Pátyi Polgármesteri Hivatal 2071 Páty, Kossuth Lajos u. 83.
Iktatószám: 3761/3/2014.
ELLEN RZÉSI JELENTÉS A GAZDÁLKODÁSSAL KAPCSOLATOS SZABÁLYZATOK SZABÁLYSZER SÉGI ELLEN RZÉSÉR L
Készítette: Majláth Konrád Konstantin pénzügyi – adó - pénzügyi ellen rzési szakért , költségvetési gazdasági szakért , közbeszerzési tanácsadó, adószakért , számviteli szolgáltató, közigazgatási min ségbiztosítási auditor, bejegyzett bels ellen rzési szakért , nyilvántartási száma: 5112729
2014. november
1
I. Az ellen rzés szervezésére vonatkozó adatok Az ellen rzést végz szervezeti egység:
szerv vagy
Az ellen rzés célja:
Bels ellen rzés Majláth Konrád Konstantin (reg. szám: 5112729) Az ellen rzési programban részletesen meghatározott szempontok szerint annak vizsgálata volt, hogy a Hivatalnál a gazdálkodással kapcsolatos szabályzati rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi el írásoknak, a szabályzatok aktualizálása folyamatosan megtörtént-e.
Ellen rzött szervezet(ek) vagy szervezeti egység(ek):
Pátyi Polgármesteri Hivatal
Az ellen rzés típusa:
Szabályszer ségi ellen rzés
Alkalmazott ellen rzési eszközök és módszertanok:
A költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet A vizsgálat alávont id szak szabályzati rendszere.
Ellen rizend
2013. év
Vonatkozó jogi háttér:
id szak:
Ellen rzés tervezett id tartama:
2014. október 27. – 2014. november 21.
Id igény (ellen ri munkanapok száma):
20 munkanap
Vizsgálatvezet : Az ellen rzésben közrem köd bels ellen r: Az ellen rzött id szakban a Hivatalban lév vezet k:
Majláth Konrád Konstantin (megbízólevél száma:3761/2014.) Holczmann Gyuláné bels ellen r (reg. szám: 5112285) Székely László polgármester dr. Guba Zsolt jegyz
Törvények Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) A számvitelr l szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) Rendeletek A költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) Az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) 249/2000.(XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól (Áhsz.) az államháztartás számvitelér l szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (Áhsz)
2
bb megállapítások, javaslatok a gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok szabályszer ségi ellen rzése cím vizsgálatról Az ellen rzésére Pátyi Polgármesteri Hivatal Jegyz jének megbízása és a megbízáshoz kapcsolódó ellen rzési program alapján került sor. Az ellen rzési programot a bels ellen rzési vezet állította össze, szempontrendszerével egyetértési jogot gyakorolt aláírásával a Jegyz . Az ellen rzés célja az ellen rzési programban részletesen meghatározott szempontok szerint annak vizsgálata volt, hogy a Hivatalnál a gazdálkodással kapcsolatos szabályzati rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi el írásoknak, a szabályzatok aktualizálása folyamatosan megtörtént-e. Meg vagyunk gy dve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy megalapozott véleményt formálhassunk. Az ellen rzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területr l, illetve folyamatokról összességében1: intézkedési tervkészítést igényel. Tekintettel arra, hogy a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet -a költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l- szerint min síteni és értékelni szükséges az ellen rzés eredményét, így az ellen rzés során feltárt hiányosságokat az alábbi kategóriákba soroltuk: Az ellen rzés által tett megállapítások min sítése: 1.) Kiemelt jelent ség nek min sül az a megállapításunk, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvet en eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkit zéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelent s. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet jelent s költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban m ködhetne. A kiemelt jelent ség megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részér l. 2.) Átlagos jelent ség nek min sül az a megállapításunk, ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkit zés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza meg. 3.) Csekély jelent ség nek min sül az a megállapításunk, ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelent sen a cél vagy célkit zések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos m veletek hatékonyságát és min ségét.
A bels ellen rzés az ellen rzés megállapításait az ellen rzött id szakban hatályos, az intézkedést igényl megállapításokra tett javaslatokat a jelenleg hatályos jogszabályok alapján fogalmazta meg. Az ellen rzés nyomán kialakított véleményem a vizsgált területr l, illetve folyamatról összességében: „korlátozottan megfelel ” Az ellen rzés „korlátozottan megfelel nek” ítélt területei a legtöbb tekintetben megfelel kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható teljesítményt mutatnak. Bizonyos területek vonatkozásában a megállapítások azonban arra utalnak, hogy a bels ellen rzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben ködtetik, illetve követik nyomon megfelel en. Ha az adott terület vagy szervezeti egység vezet je nem tesz megfelel korrekciós intézkedéseket, akkor a bels irányítási és ellen rzési rendszerben lényeges hiányosságok alakulhatnak ki. A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások általában hatékonyak, és az ellen rzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül.
A Bkr. 42. § (1) bekezdése szerint a jelentéstervezetet megküldtük a Jegyz részére, aki a Bkr.42. § (2) bekezdésében foglalt észrevételezési jogával élt, a jelentéstervezetre észrevételt tett melyben a megállapításokat elfogadta.
Bkr. 41. § (4) bekezdése alapján Az ellen rzési jelentés vezet i összefoglalójában az ellen rzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. 1
3
Megállapítások és javaslatok 1. 2013. évben jelent s személyi változások történtek a gazdálkodási feladatokat ellátó Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Irodavezet inek személyében, mely magas kockázati tényez t eredményezett a m ködésben és a szabályozottságban. A pénzügyi rendszer megfelel m ködtetéséhez a pénzügyi irodavezet k szakmai hozzáértése elengedhetetlen lett volna. A szabályzatokon a jogosultságok átvezetése, ugyanakkor a pénzügyi irodavezet el készítés iránti intézkedését igényelte volna. 2. A Polgármesteri Hivatal a 2012. évben a Számv. tv.-ben és az Áhsz.-ben el írt gazdálkodást érint szabályzatokkal (a Számv. tv. 14. § (5) bekezdés a) pontjában el írt eszközök és a források leltárkészítési és leltározási, a 14. § (5) bekezdés b) pontjában el írt eszközök és a források értékelési a 14. § (5) bekezdés d) pontjában el írt pénzkezelési a 14. § (4) bekezdésben el írt számviteli politika és a 161.§ (1) bekezdése szerinti számlarend) rendelkezett. 2012. július 1. napján léptette hatályba a Jegyz a szabályzatokat, 2013. évre a jogszabályváltozásból ered módosítás elmaradt. A feltárt hiányosságot az ellen rzés (2) átlagos jelent ség nek min síti.
A jelentéstervezetre a Jegyz által tett észrevétel ” a számviteli politika 2013. évben nem került felülvizsgálatra. Ugyanakkor az Áhsz. erre vonatkozó rendelkezései 2012. és 2013. évben nem változtak. Értelemszer en a szabályzatokat jogszabályi változások miatt nem volt indokolt változtatni, módosítani, felülvizsgálni. Ugyanakkor a feltüntetett hibák fennálltak 2013. évben, amiket természetesen javítunk. A számlarendre, a II/3., a II/4. Leltárkezelési szabályzat, II/5. II/6. ugyanezek a megállapításaim.” Javasolt a szabályzatok felülvizsgálata, elkészítése, figyelemmel a 2014. évi számviteli változásokra az államháztartás számvitelér l szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet alapján. A bels ellen rzés az államháztartás új számviteli rendszerének bevezetése tárgykörben készített szakvéleményt szakmai támogatás címén a Hivatalvezet részére bocsájtja további felhasználás céljából. II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Szükséges rögzíteni, 2013. évben jelent s személyi változások történtek a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Irodavezet inek személyében, magas kockázati tényez t eredményezett a m ködésben és a szabályozottságban. A pénzügyi rendszer megfelel m ködtetéséhez a pénzügyi irodavezet k szakmai hozzáértése elengedhetetlen lett volna. Név
Kinevezés id pontja
Megszüntetés id pontja
Munkakör
Sz. Tamás
2012.07.16
2013.09.16
pénzügyi vezet
G. Zsuzsánna
2013.08.12
2014.04.04
pénzügyi vezet
Pénzügyi-számviteli szabályzatok vizsgálata Vizsgálatom során ellen riztem, hogy a Polgármesteri Hivatal szabályzati rendszere, megfelel-e a hatályos jogszabályi el írásoknak, a szabályzatok aktualizálása folyamatosan megtörtént-e.
4
II/1. Számviteli Politika vizsgálata A számvitelr l szóló, többször módosított 2000. évi C. törvényben foglaltak, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet értelmében, a törvényben rögzített alapelvek, értékelési el írások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelel számviteli politikát. A Sztv. 14. §-ának 4. bekezdése, valamint az Áhsz. 8.§-a rögzíti a számviteli politikával kapcsolatos alapvet el írásokat. A számviteli politika kialakításának az az els dleges célja, hogy annak alapján olyan számviteli rendszer kialakítására kerüljön sor, melynek ködése biztosítja a megbízható és valós adatokat az éves beszámoló összeállításához, valamint megfelel információt szolgáltat a vezet i döntések meghozatalához. Páty Község Polgármesteri Hivatala számviteli politikáját a számvitelr l szóló, módosított 2000. évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet 8. § (3) bekezdése alapján határozta meg a Jegyz . A számviteli politika 2012. július 1-jét l lép hatályba, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. A Jegyz által tett észrevétel ” a számviteli politika 2013. évben nem került felülvizsgálatra. Ugyanakkor az Áhsz. erre vonatkozó rendelkezései 2012. és 2013. évben nem változtak. Értelemszer en a szabályzatokat jogszabályi változások miatt nem volt indokolt változtatni, módosítani, felülvizsgálni. Ugyanakkor a feltüntetett hibák fennálltak 2013. évben, amiket természetesen javítunk.” A Számviteli politika a következ témákhoz kapcsolódóan tartalmazott el írásokat a Hivatal tevékenységének bemutatása, az Hivatal által ellátandó feladatok, a számviteli politika és a számviteli alapelvek kapcsolata, beszámolási és könyvvezetési forma, a beszámoló készítés id pontja, a beszámolóért való felel sség, az eszközök és források min sítésének szempontjai, fajlagosan kis érték eszközök nagysága, a terv szerinti értékcsökkenés elszámolásának módja, a 100 ezer Ft egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközök elszámolási módjának meghatározása, a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának, visszaírásának szabályai, az eszközök értékvesztésének, visszaírásának szabályai, az értékpapírok forgóeszközként, illetve pénzügyi befektetésként történ számbavétele, a bizonylatok könyvekben történ rögzítésének rendje, A kiegészít melléklet tartalma, szerkezete. A Számviteli politika hatálya kiterjedt a Hivatalra és következ önállóan m köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar- Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, továbbá az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Páty Német Nemzetiségi Önkormányzatra. Számviteli politika a számviteli törvényben megfogalmazott alapelvekre és értékelési eljárásokra épült. Rögzítették az Áhsz. 8. § (8) bekezdésének megfelel en azt az id pontot, mely id pontig el kell készíteni a tárgyév mérlegét. A tárgyévet követ en értékelési feladatokat, azaz a költségvetési évre vonatkozóan a számvitelben helyesbítéseket a beszámoló készítésre (mérlegkészítés) meghatározott - február 25.-
5
id pontig lehet elvégezni, ez id pontig kellett elvégezni az értékelési feladatokat, valamint a könyvekben a költségvetési évre vonatkozó helyesbítéseket. A f könyvi könyvelés az ECO-STAT számítógépes programmal, a befektetett eszközök és a használt, illetve használatban lév egyéb eszközök analitikus nyilvántartása az ECOSTAT programmal és manuálisan történik. A Számviteli politika nem tartalmazta az analitikus nyilvántartás vezetésének a kötelezettségét, rendjét, az analitikus nyilvántartás és a f könyv egyeztetésének módját, az egyeztetésért felel sök megnevezését, mert a számlarendbe került szabályozásra. II/2. Számlarend vizsgálata A Hivatal számlarendjét a számvitelr l szóló módosított 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet alapján határozta meg a Jegyz . A számlarend 2012. július 1. napjától hatályos, hatályba lépéssel egyidej leg az el számlarend nem került hatályon kívül helyezésre, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. a Jegyz által tett észrevétel ” az Áhsz. erre vonatkozó rendelkezései 2012. és 2013. évben nem változtak. Értelemszer en a szabályzatokat jogszabályi változások miatt nem volt indokolt változtatni, módosítani, felülvizsgálni. Ugyanakkor a feltüntetett hibák fennálltak 2013. évben, amiket természetesen javítunk. Jegyz i észrevételezés alapján került rögzítésre „a számlarend vizsgálatánál jelzi a jelentés, hogy az el számlarend nem került hatályon kívül helyezésre. Sajnos egy olyan szabályzatot nehéz hatályon kívül helyezni, ami a Hivatalban nem lelhet fel, igaz ezt az új szabályzat életbe léptetésekor kellett volna megtenni.” A minta számlarend tartalmazta minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését, a számla tartalmát, ha az a megnevezéséb l egyértelm en nem következik, a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, az egyes számlákat érint kiemelt gazdasági eseményeket, az egyes f könyvi számlák más számlákkal való kapcsolatát, a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartások kapcsolatát, a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet a bizonylati szabályzattal összhangban, az id szakonként elvégzend zárlati feladatokat. A számlarend hatálya kiterjedt a Hivatalra és az önállóan m köd költségvetési intézményekre Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Páty Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A számlarendben rögzítették az Áhsz. 49. § (5) bekezdése alapján a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határidejét. Az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határideje minden tárgynegyedévet követ hónap 10-e. Feladás: követelések állományváltozása, készletek állományváltozása, kötelezettségek állományváltozása esetekben készül.
6
A feladási bizonylatnak tartalmaznia kell: id szak eleji nyitó állomány összegét (+), a tárgyid szak állománynövekedésének összegét (+), a tárgyid szak állománycsökkenésének összegét (-), a tárgyid szak záró-állományának összegét (±), az id szak eleji nyitó- és záró állomány különbözetét. A szabályzat szerint a f könyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás adatainak egyeztetését, negyedévente, de legkés bb az id közi mérlegjelentést megel en, illetve a mérleggel lezárt évet követ év február 15-ig kell elvégezni. Az analitikus nyilvántartás vezetéséért, valamint az adatok egyeztetéséért a pénzügyi f el adó I., pénzügyi f el adó II. felel s. A számlarendben teljességgel nem rögzítették az Áhsz. 49. § (5) bekezdése alapján a könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határidejét a számlarend hatálya alá tartozó intézményeknél. A kapcsolódó intézmények analitikus nyilvántartására vonatkozó kapcsolatrendszer és az alkalmazott nyilvántartások vezetése nem került rögzítésre. (az intézmények által készített analitikák és azok feladása a Hivatal felé). II/3. Pénzkezelési Szabályzat vizsgálata A Hivatal Pénzkezelési Szabályzatát a számvitelr l szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkez 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet el írásai, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján a határozta meg a Jegyz 2012. június 27. napjával. A Pénzkezelési Szabályzat 2012. július 1-jével lépett hatályba, a hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. Pénzkezelési Szabályzat tartalmazta a létrehozás célját, hatályát, kerekítés szabályait, a pénzkezelés során érvényesítend alapelveket. Továbbá a bankszámlakezelést, az alkalmazható fizetési módokat, készpénzkezelés szabályait a forint pénztár esetében a pénz- és értékkezelés rendjét. A VIII. fejezetben került rögzítésre az utólagos vezet i ellen rzés feladata. A Pénzkezelési Szabályzat a következ témákhoz kapcsolódóan tartalmazott el írásokat: a bankszámla nyitására, kezelésére, az intézménynél alkalmazható fizetési módokra, készpénzkezelés szabályaira, a házipénztár elhelyezésére, védelmére, pénztári nyitva tartás rendjére, a pénzkezelés személyi feltételeire, utalványozók körére, pénzszállítás szabályaira, a munkabér fizetésének rendjére, valutapénztár kezelésének szabályaira, pénz- és értékkezelés rendjére, értékpapírok kezelésére, a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére. A Pénzkezelési Szabályzat hatálya kiterjedt a hivatalra és az önállóan m köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola, vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda,
7
az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Német Nemzetiségi Önkormányzatra. Az elkülönül és átlátható gazdálkodás, valamint az önálló költségvetés alapján az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a helyi nemzetiségi önkormányzat, az önállóan köd és gazdálkodó és az önállóan m köd költségvetési szervek önálló fizetési számlával rendelkeztek. A helyi nemzetiségi önkormányzat a képvisel -testület döntésének megfelel en pénzforgalmának bonyolítására a helyi önkormányzat számlavezet pénzintézeténél önálló fizetési számlát nyit és alkalmaz. A helyi nemzetiségi önkormányzatok és az önállóan m köd költségvetési szervek önálló pénztárat nem m ködtetnek. Az önkormányzati hivatal által kezelt házipénztárából a készpénzben történ kiadások teljesítésére a pénztári órák figyelembe vételével került sor. A bankszámlán elhelyezett pénzeszközök felett a banknál bejelentett aláírásra jogosultak rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A banknál bejelentett aláírásra jogosult személyek nevét és aláírását a Pénzkezelési Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazta. Pénzkezelési Szabályzat a megnyitott kincstári számlák forgalmának könyvvezetési, egyeztetési rendjét nem tartalmazta. Továbbá a készpénzben teljesíthet kiadások értékhatárai sem kerültek meghatározásra. Nem szabályozták az aláírás bejelent okmányok kezelésével kapcsolatos feladatokat és hatásköröket. Komoly hiányosság, hogy a Pénzkezelési szabályzatban nem rögzítették az Intézményi sajátosságok közül a saját jegyértékesítés a tanfolyami díjbeszedés és a területfoglalási díj beszedés folyamatát, valamint a Hivatal felé történ elszámolás módját és alkalmazott nyomtatványok használatát a M vel dési Házra. A Pénzkezelési szabályzat módosítása indokolt, mivel az intézményben történik készpénz beszedés, így pénzkezel helyként ködik. II/4. Eszközök és Források Leltározási és Leltárkészítési szabályzatának vizsgálata A számvitelr l szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet el írásai alapján a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztására leltárt kell készíteni. A hivatkozott jogszabályok nem határozzák meg tételesen a leltárral, a leltározással kapcsolatos központi el írásokat, csak követelményeket fogalmaznak meg. A gazdálkodó szervezeteknek önállóan, a saját adottságaik figyelembe vételével kell kialakítani a beszámoló részét képez mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szerepl eszközök, források leltározására, értékelésére vonatkozó szabályokat. A Leltárkészítési és leltározási szabályzat 2012. július 1-t l lépett hatályba, ett l az id ponttól a korábbi leltározási szabályzat hatályát vesztette, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. A Jegyz által tett észrevétel ” Áhsz. erre vonatkozó rendelkezései 2012. és 2013. évben nem változtak. Értelemszer en a szabályzatokat jogszabályi változások miatt nem volt indokolt változtatni, módosítani, felülvizsgálni. Ugyanakkor a feltüntetett hibák fennálltak 2013. évben, amiket természetesen javítunk.” Leltárkészítési és leltározási szabályzat hatálya kiterjedt a hivatalra és az önállóan köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola, vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra,
8
Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A szabályzat tartalmazza a december 31-i fordulónappal a jogszabályoknak megfelel en a mérlegben kimutatott eszközök mennyiségben és értékben, a mérlegben kimutatott források értékben történ leltározását, a könyvviteli mérlegben értékkel nem szerepl , használt és használatban lev készletek, kis érték immateriális javak, tárgyi eszközök, valamint a 0-ra leírt eszközök leltározási módját, az üzemeltetésre, kezelésre átadott, vagyonkezelésbe vett, illetve az idegen helyen tárolt eszközök leltározásának módját, a leltározás el készítése során elvégzend feladatokat, a leltározás és a könyvviteli nyilvántartások egyeztetésének módját, a leltárak kiértékelésének feladatait, szabályait, a leltározás minden szakaszát felölel ellen rzési feladatokat, a leltáreltérések (hiányok-többletek) megállapításával, rendezésével, azok könyvviteli elszámolásával kapcsolatos feladatokat, a leltáreltérések miatt szükségessé vált felel sségre vonással kapcsolatos feladatokat. A szabályzat nem tartalmazza az önállóan m köd és gazdálkodó intézmények részére milyen dokumentumokat biztosít az önállóan m köd és gazdálkodó intézmény, együttesen, vagy intézményenként történik-e a leltározás, a leltári körzeteket az önállóan m köd és gazdálkodó intézmények esetében, a leltározás személyi feltételeit, a feladatokat a felel sséget és az ellen rzését a leltár felvételének. Nem rendelkeztek arról, hogy kinek kell gondoskodni a leltározás végrehajtásához szükséges nyomtatványok beszerzésér l, valamint a nyomtatványok átadás-átvételének megfelel dokumentálási szabályozásáról. II/5. Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata A költségvetési szervek m ködése során az eszközök egy része feleslegessé, használhatatlanná válik. Ezeknek az eszközöknek a körét id szakonként indokolt áttekinteni és gondoskodni kell azok más irányú hasznosításáról (értékesítésér l, térítés nélküli átadásáról), illetve selejtezésér l. A feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének rendjét központi el írások nem szabályozzák, azt a gazdálkodó szervezetnek önállóan kell kialakítani, a helyi körülmények figyelembevételével. A szabályzat 2012. július 1. napjával lépett hatályba, a hatályba lépésével a korábbi Selejtezési szabályzat hatályát vesztette, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. A Jegyz által tett észrevétel ” Áhsz. erre vonatkozó rendelkezései 2012. és 2013. évben nem változtak. Értelemszer en a szabályzatokat jogszabályi változások miatt nem volt indokolt változtatni, módosítani, felülvizsgálni. Ugyanakkor a feltüntetett hibák fennálltak 2013. évben, amiket természetesen javítunk.” A szabályzat tartalmazta a feleslegessé vált vagyontárgyak feltárására, a javaslattétel módjára, a selejtezési eljárás lefolytatására, selejtezés végrehajtására, a selejtezésnél használt bizonylatok leírására, a selejtezés végrehajtásának ellen rzésére vonatkozó szabályokat.
9
II/6. Eszközök és források értékelési szabályzatának vizsgálata A számvitelr l szóló, többször módosított 2000. C. törvényben, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendeletben foglalt el írás értelmében a költségvetés alapján gazdálkodó szervnek a törvényben rögzített alapelvek alapján - a számviteli politika keretében - el kell készíteni az eszközök és források értékelési szabályzatát. Az értékelési szabályzat elkészítésének els dleges célja, hogy abban meghatározásra kerüljenek azok az értékelési elvek, módszerek, amelyekkel szervezetünk az eszközei és forrásai mérlegértékét meghatározza és rögzítse azokat a szabályokat, amelyek alkalmazását a számviteli törvény, valamint a kormányrendelet a költségvetés alapján gazdálkodó szervre bízza. Az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata 2012. július 1-jével lépett hatályba, a hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. A Jegyz által tett észrevétel ” Áhsz. erre vonatkozó rendelkezései 2012. és 2013. évben nem változtak. Értelemszer en a szabályzatokat jogszabályi változások miatt nem volt indokolt változtatni, módosítani, felülvizsgálni. Ugyanakkor a feltüntetett hibák fennálltak 2013. évben, amiket természetesen javítunk.” Eszközök és Források Értékelési Szabályzata hatálya kiterjedt a hivatalra és az önállóan köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola, vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A szabályzatban meghatározták az eszközök és források értékelésének módszerét, követeléstípusonként az adós min sítés szempontjait és a dokumentálás rendjét, a jogszabályon alapuló joger s követelések (adósok) esetében, az áruszállításból és szolgáltatásnyújtásból származó követelések esetében, a kis összeg követelések esetében követelések és kötelezettségek esetében a devizaárfolyam meghatározását. Az eszközök értékelése az eszközök bekerülési (beszerzési, és el állítási) értéke, a befektetett eszközök értékhelyesbítése, az immateriális javak értékelése, a tárgyi eszközök értékének meghatározása a mérlegben, a készletek értékelése, a követelések értékelése, a vev k értékelése, az adósok értékelése, az egyéb követelések értékelése, a pénzeszközök értékelése, az egyéb aktív pénzügyi elszámolások értékelése, A források értékelése saját t ke értékelése: az induló t ke, a t keváltozás, az értékelési tartalék értékelése, a kötelezettségek értékelése: a hosszú lejáratú kötelezettségek, a rövid lejáratú kötelezettségek értékelése,
10
az egyéb passzív pénzügyi elszámolások értékelése. Az eszközök értékelésének keretében szabályozták, hogy a bekerülési érték mit foglal magában, meghatározták a tárgyi eszközökkel kapcsolatos általános és speciális szabályokat. A bekerülési érték és a felmerült költségek kapcsolatát. Rögzítették az egyes eszköz és forráscsoportok értékelésének módszerét (nettó értéken, nyilvántartási értéken.) II/7. A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés szabályzatának vizsgálata
pénzügyi
ellenjegyzés,
Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés a) pontjában foglalt el írás alapján a költségvetési szerv bels szabályzatban rendezi a m ködéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. Így különösen a gazdálkodással – így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, a teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végz személyek kijelölésének rendjével és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos bels el írásokat, feltételeket. Páty Község Polgármesteri Hivatala szabályzatát az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkez 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltak alapján határozta meg a Jegyz . A szabályzat 2012. június 27. napi dátummal került elkészítésre, 2012. július 1. napján lépett hatályba. Hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre, 2013. évre nem került felülvizsgálatra. Jegyz i észrevételezés alapján került rögzítésre „Sajnos egy olyan szabályzatot nehéz hatályon kívül helyezni, ami a Hivatalban nem lelhet fel, igaz ezt az új szabályzat életbe léptetésekor kellett volna megtenni.” A 2012. évi szabályzat hatálya kiterjedt a Hivatalra és a Hivatalhoz tartozó önállóan köd költségvetési szervekre Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatára, Páty Község Német Nemzetiségi Önkormányzatára. A szabályzat tartalmazta az Áht. és az Ávr. szerint a kötelezettségvállalásra jogosultak körét, aláírás mintáját, kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, a teljesítésigazolásra jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az érvényesítésre jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az utalványozásra jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az utalványozás ellenjegyzésére jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját. a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartás vezetésének módját, az összeférhetetlenség fennállásának feltételeit, a kötelezettségvállalások nyilvántartásának egyeztetési id pontját és felel sét, a kötelezettségvállalások nyilvántartását – érvényességét - minden negyedévet követ 10-éig felül kell vizsgálni, melynek végrehajtásáért a pénzügyi irodavezet felel s.
11
A szabályzat nem tartalmazta a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történ nyilvántartásának eljárási szabályait. A szabályzatban nem rögzítették elkülönült pályázatokkal kapcsolatos rendjét.
kötelezettségvállalások
nyilvántartási
Az egyes kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó jogkörök tekintetében nem került meghatározásra a helyettesítés rendje, a helyettesítés feltételrendszere. (Hány nap után nevezhet tartósnak a távollét és a helyettesít mekkora összeghatárig vagy korlátlanul végezheti el a gazdasági esemény feladatkörét). Továbbá 2013. évre a személyi változások – kötelezettségvállaló, utalványozó, pénzügyi ellenjegyz , érvényesít - nem kerültek átvezetésre 5. számú melléklet nyilvántartás a kötelezettségvállalásra jogosult személyekr l. 6. számú melléklet nyilvántartás a pénzügyi ellenjegyzésére jogosult személyekr l. 7. számú melléklet nyilvántartás a teljesítés igazolásra jogosult személyekr l. 8. számú melléklet nyilvántartás az érvényesítésre jogosult személyekr l. 9. számú melléklet nyilvántartás az utalványozásra jogosult személyekr l. Összegzés a 2013. december 31-ig történ
szabályozás vizsgálatáról
A Polgármesteri Hivatal a 2012. évben a Számv. tv.-ben és az Áhsz.-ben el írt gazdálkodást érint szabályzatokkal (a Számv. tv. 14. § (5) bekezdés a) pontjában el írt eszközök és a források leltárkészítési és leltározási, a 14. § (5) bekezdés b) pontjában el írt eszközök és a források értékelési a 14. § (5) bekezdés d) pontjában el írt pénzkezelési a 14. § (4) bekezdésben el írt számviteli politika és a 161.§ (1) bekezdése szerinti számlarend) rendelkezett. 2012. július 1. napján léptette hatályba a Jegyz a szabályzatokat, 2013. évre a jogszabályváltozásból ered módosítás elmaradt. A szabályzatok hatályát kiterjesztették a Hivatalra és a Hivatalhoz tartozó önállóan köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatára, Páty Község Német Nemzetiségi Önkormányzatára. Javasolt a szabályzatok felülvizsgálata, elkészítése, figyelemmel a 2014. évi számviteli változásokra az államháztartás számvitelér l szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet alapján. Az új számviteli munka megkezdéséhez a Hivatalnak a következ feladatai vannak az új számviteli rendeletben meghatározott számviteli alapelvek alapján ki kell alakítaniuk a számviteli politikájukat, a számviteli politika keretében el kell készíteniük, illetve módosítaniuk kell a szabályzataikat, el kell készíteni az új számlarendet, ki kell alakítaniuk az analitikus nyilvántartások rendjét, a szabályzatok hatályának kiterjesztése során vegyék figyelembe, hogy az önkormányzati fenntartású intézmény - Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola,- állami fenntartásba kerülés következtében a megsz nt a feladat ellátása,
12
Pénzügyi Iroda köztisztvisel inek és az Intézmény munkavállalóinak személyében bekövetkezett változások kerüljenek átvezetésére a szabályzatokban. Jegyz i észrevétel alapján rögzítésre került, hogy „Típushibaként jelentkezett a szabályzatok 2013-as felülvizsgálata. Sok esetben ez „kisebb” felülvizsgálatot igényelt: a jogosultságok átvezetése, ugyanakkor a pénzügyi irodavezet el készítés iránti intézkedését igényelte volna”. Az ellen rzés a végleges jelentésbe beépítette a Jegyz által tett észrevételeket, egy kivételével. „az önállóan m köd intézmények esetében önállóan végzik a leltározási tevékenységet. Nekünk ehhez nem kell biztosítani semmit. Értelemszer en a szabályzatnak sem kell tartalmaznia. A jelentésben szerepel: „Nem rendelkeztek kinek kell gondoskodnia a leltározás végrehajtásához szükséges nyomtatványok beszerzésér l”. Nem gondolom, hogy a szabályzatnak err l rendelkeznie kell, maximum valamelyik alkalmazott munkaköri leírásában kellene rögzíteni a feladatot. Mivel nem mi adunk nyomtatványt nem értelmezhet a mondat.” Álláspontom szerint, mivel a szabályzat hatálya kierjesztésre került minden önállóan köd költségvetési intézményre, akkor a leltározási tevékenység ellátását önállóan, de a gazdasági feladatot ellátó –jelen esetben a Polgármesteri Hivatal- iránymutatása alapján kell, hogy ellássa. Az Áhsz. 22. § (1) Az éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és meg rizni, amely tételesen, ellen rizhet módon tartalmazza a mérlegben szerepl eszközöket és forrásokat, ez a Hivatal feladata.
Budapest, 2014. november 21.
Majláth Konrád Konstantin bels ellen r
Melléklet: A bels ellen rzés az államháztartás új számviteli rendszerének bevezetése tárgykörben készített szakvéleményt szakmai támogatás címén a Hivatalvezet részére bocsájtja további felhasználás céljából.
13
III.
ZÁRADÉK
Az ellen rzési jelentés tartalmát megismertem, egy példányát átvettem. A költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 42. § (2) bekezdése értelmében nyilatkozom, a 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 45. § (3) bekezdése szerint a lezárt ellen rzési jelentés kézhezvételét l számított 8 napon belül intézkedési tervet készítek és megküldöm a bels ellen rzési vezet részére.
Amennyiben nem nyilatkozik, akkor a jelentésben foglaltakkal való egyetértését jelenti.
Páty, 2014. november „
„
dr. Guba Zsolt jegyz
A jelentést tájékoztatásul kapja: Polgármester
14
