PASTIKAN ANDA MENGINSTAL SESUAI URUTAN DIATAS, SALAH URUTAN BERESIKO JAVA TIDAK TERDETEKSI

Prosedur menjalankan alat 1. Download dan install beberapa software berikut Link download JDK : https://jdk7.java.net/archive/7u10-b10.html Pilih yang windows, 64 bit yang filenya berukuran 90mb. link download netbeans 7.2 : https://netbeans.org/community/releases/72/ Link download mySQL : http://prdownloads.sourceforge.net/appserv/appserv-win32-2.5.10.exe?download iReport 5.0.0 : http://prdownloads.sourceforge.net/appserv/appserv-win32-2.5.10.exe?download PASTIKAN ANDA MENGINSTAL SESUAI URUTAN DIATAS, SALAH URUTAN BERESIKO JAVA TIDAK TERDETEKSI. 2. Setelah install, unrar file aplikasi.zip yang disertakan di file. File bernama Roda57 masukkan pada directory berikut : C : //MyDocument/NetBeansProject File bernama dbRoda57 masukkan pada directory berikut : C ://Appserv/MySQL/data 3. Buka file projek dari netbeans lalu file yang ada didalam Ireport 5.0.0 yang didownload semuanya masukkan ke library melalui fungsi add library juga add ulang semua fungsi yang ada di library.

Cara menjalankan

4.1.1. User Interface Rancangan User Interface yang diusulkan adalah sebagai berikut : 4.1.1.1. Standarisasi Tombol Tombol yang digunakan dalam program yang dibuat berbentuk gambar sebagai simbol action yang akan dilakukan. Untuk membantu bila user tidak mengerti fungsi tombol, maka disetiap tombol diberikan ToolTip message yang akan mengeluarkan keterangan bila kita menaruh pointer diatas tombol seperti contoh berikut :

Gambar 4.85 Tooltip Message Adapula keterangan tombol yang telah dibuat adalah sebagai berikut :

Tabel 4.27 Keterangan Tombol No

Tombol

Keterangan

1

add data / dokumen

2

edit dan view data / dokumen

3

hapus data / dokumen

4

Tutup (kembali ke form sebelumnya)

5

Cari data (Search)

6

Tambah data didalam pembuatan dokumen

7

Bersih, digunakan untuk membersihkan data di textfield dan lainnya (Clear)

8

Edit / ubah

9

Print dokumen

10

Save data / dokumen

11

Refresh data

4.1.1.2. Standarisasi Penghapusan Data Pada sistem yang dibangun, ada standarisasi cara untuk penghapusan dokumen yang telah dibuat, sehingga hanya orang yang yang punya otorisasi yang dapat menghapusnya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus data pada tabel master transaksi. Data yang akan dihapus haruslah dipilih terlebih dahulu di tabel master transaksi. Bila data tidak ada yang dipilih akan muncul messagebox seperti ini :

Gambar 4.86 Informasi tidak ada pilihan data Sebelum menghapus, sistem akan memberikan feedback dahulu berupa messagebox seperti dibawah ini yang berfungsi sebagai konfirmasi apakah yakin akan menghapus data.

Gambar 4.87 Pilihan hapus Bila “no” dipilih, maka data batal dihapus. Bila “yes” dipilih maka akan memunculkan messagebox konfirmasi seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.88 Konfirmasi Penghapusan Data Messagebox diatas berguna sebagai konfirmasi penghapusan data. Tidak sembarang karyawan bisa menghapus data transaksi yang telah mereka buat. Hanya direktur dan manager umum yang punya otoritas untuk menghapus data. Bila ada karyawan yang tidak punya otoritas mencoba menghapus data dengan cara memasukkan kode karyawan dan passwordnya, maka akan muncul messagebox seperti berikut :

Gambar 4.89 User tidak punya otorisasi Dan bila orang yang punya otorisasi (Direktur atau manager umum) memasukkan kode karyawan beserta password, maka akan muncul messagebox seperti gambar 4.90 dan data akan terhapus dari database.

Gambar 4.90 Hapus sukses 4.1.1.3. Form Login

Gambar 4.91 Form Login Keterangan: Form Login muncul ketika user hendak menggunakan program dan berfungsi untuk mengidentifikasi siapa saja yang user yang dapat mengakses sistem. Untuk dapat menggunakan program, user harus terlebih dahulu memasukkan Username dan Password. Username menggunakan Kode Karyawan. Ketika tombol Login ditekan, sistem akan mencocokkan data Kode Karyawan dengan yang ada di dalam Database. Bila cocok, Login berhasil dan akan memunculkan message box berikut :

Gambar 4.92 Messagebox Login Berhasil Dan bila data Kode Karyawan yang dimasukkan tidak cocok, maka login akan gagal dan akan memunculkan message box berikut :

Gambar 4.93 Messagebox Login Gagal

4.1.1.4. Form Menu Utama

Gambar 4.94 Menu Utama

Gambar 4.95 Tab Menu 1




Keterangan: Pada form menu utama terdapat menu – menu seperti Menu, Transaksi, Laporan, dan Master. Berikut adalah rincian dari menu – menu tersebut : a. Menu : Login, Logout, Exit. b. Transaksi : Rancangan Pesanan, Daftar Penggunaan Material, Surat Penawaran Harga, Surat Order Penjualan, Surat Perintah Kerja, Faktur Penjualan, Kuitansi, Bukti Kas Masuk, Surat Jalan. c. Laporan : Laporan Penjualan, Laporan Pemasukan Kas, Laporan Piutang, Laporan Usia Piutang, Laporan Order, Jurnal. d. Master : Karyawan, Bagian, Pelanggan, Material, Satuan, Jenis Material, Finishing, Finish Good, Model, Jenis Finish Good, Hak Akses, History Log.

4.1.1.5. Form Rancangan Pesanan

Gambar 4.99 Form Master Rancangan Pesanan Keterangan :

Form diatas adalah Master untuk Rancangan Pesanan, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form Rancangan Pesanan. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen Rancangan Pesanan apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 6 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form Rancangan Pesanan yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, tombol “Add Pelanggan” yang berguna untuk melakukan pendaftaran. Keenam, ada juga fungsi cari data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari kata kunci apa yang dimasukkan user, bisa di cari berdasarkan Nomor Rancangan Pesanan maupun tanggal. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci. 1. Fungsi tombol “add pelanggan”. Pertama bila ada pelanggan yang hendak melakukan pemesanan, maka staff penjualan akan mendaftarkan pelanggan tersebut dan menyimpan data pribadinya dengan cara memasukkan data pelanggan ke dalam master pelanggan dengan menekan tombol “add pelanggan”. Form master pelanggan disini berperan juga sebagai pendaftaran window. Form master pelanggan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.100 Master Pelanggan Form diatas adalah form master pelanggan yang digunakan untuk mendaftarkan pelanggan. Ketika membuka form ini, kode pelanggan akan otomatis ter-generate secara otomatis. Staff penjualan lalu memasukkan data pelanggan seperti nama, alamat, kota, no telepon dan email. Lalu menekan tombol “add” pelanggan sehingga pelanggan akan terdaftar dan datanya tersimpan di database. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield dari input user otomatis melakukan generate terhadap kode pelanggan. Staff Pelanggan dapat menampilkan data pelanggan yang berada di tabel ke textfield dengan cara memilih row yang ditampilkan pada tabel pelanggan. Ketika di pilih maka secara otomatis data akan berpindah ke textfield. Bila hendak mengubah data, user harus memilih dulu data mana yang hendak dipilih. Data tersebut akan tampil di textfield, setelah selesai di ubah, user menekan tombol “edit” dan data pun akan berubah. Bila ingin menghapus data, user harus memilih juga data yang ingin dihapus, ketika sudah terblok di tabel, tekan tombol “hapus” maka data akan terhapus. 2. Fungsi tombol “add data”. Tombol “add data” berguna untuk memunculkan Form kosong guna membuat Rancangan Pesanan baru. Form ini berguna untuk mencatat pesanan pelanggan, nantinya akan dirangkap dengan desain yang dibuat sesuai dengan

spesifikasi permintaan pelanggan. Form Rancangan Pesanan dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.101 Form Add Rancangan Pesanan Form ini diakses oleh Staff penjualan ketika akan mencatat pesanan pelanggan. Pertama nomor rancangan pesanan akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor rancangan pesanan akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff penjualan. Lalu staff penjualan harus memasukkan tanggal. TextArea Proyek berisikan keterangan mengenai proyek pembuatan apa yang akan dilakukan. Textfield nomor desain diisi dengan nomor desain sesuai dengan desain yang dibuat

di awal. Setelah itu staff penjualan dapat memilih pelanggan yang diinginkan dengan cara mencarinya di form berikut ini :

Gambar 4.102 Form Cari Pelanggan Data pelanggan yang pertama kali dimasukkan ke dalam master pelanggan akan muncul disini. Staff Penjualan hanya perlu memilih data pelanggan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga kode pelanggan, pelanggan, dan alamat akan terisi secara otomatis di form rancangan pesanan dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Lalu guna mengisi detail Rancangan Pesanan, Staff Penjualan harus memilih finish good apa saja yang akan dipesan oleh pelanggan. Ketika tombol “cari” ditekan, akan muncul form cari finish good seperti dibawah ini :

Gambar 4.103 Form Cari Finish Good Staff penjualan memilih finish good mana yang akan dipesan oleh pelanggan. Secara garis besar master finish good ini akan mencangkup data tentang finish good secara umum. Bila ternyata ada jenis finish good yang tidak tercantum di master, staff penjualan harus mendiskusikannya dulu dengan staff akuntansi, bila disetujui staff akuntansi akan memasukkan jenis baru itu ke master finish good. Staff Penjualan hanya perlu memilih data finish good mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga kode finish good, finish good, jenis dan model akan terisi secara otomatis dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa diinput manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Data finish good yang telah diambil dan muncul di textfield belum lengkap. Staff penjualan harus memasukkan ukuran dari finish good yang akan dibuat. Lalu dengan menekan tombol “tambah data”, maka kode finish good, finish good, jenis, model, ukuran akan disimpan ke dalam detail rancangan pesanan.Hal ini bisa dilakukan berulang kali hingga semua pesanan pelanggan masuk ke dalam detail rancangan pesanan. Tombol “bersih” pada detail digunakan untuk membersihkan textfield dari data finish good yang hendak dimasukkan ke dalam detail. Tombol “edit” digunakan untuk mengubah data. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus data. Tombol “edit” dan “hapus” mempunyai cara kerja yang hampir sama, dimana data yang hendak diubah atau dihapus harus dipilih dahulu, ketika dipilih, data akan muncul di textfield, dapat di ubah secara langsung di textfield tersebut, lalu terakhir menekan tombol “edit” agar data yang sebelumnya berubah menjadi yang baru. Untuk menghapus, tinggal menekan tombol “hapus” bila data yang hendak dihapus cocok dengan apa yang ditampilkan di textfield. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data rancangan pesanan yang dibuat dengan nomor rancangan pesanan yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.104 Konfirmasi save Bila tombol “Yes” ditekan, maka data rancangan pesanan akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form rancangan pesanan kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa Surat Rancangan Pesanan yang dapat dilihat pada lampiran.

Gambar 4.105 Tambah sukses 3. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master Rancangan Pesanan data mana yang hendak dibuka. Form Rancangan Pesanan yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.106 View Rancangan Pesanan Pada form View rancangan pesanan, ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tanggal pembuatan rancangan pesanan. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbeda-beda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang Surat Rancangan Pesanan ini. Staff penjualan dapat mengubah data pelanggan (kode pelanggan, pelanggan, alamat), keterangan proyek juga nomor desain. Pada tingkat detail, isi detail dapat diubah dengan cara memilih data finish good pada tabel di detail. Data finish good tersebut akan ditampilkan di textfield yang disediakan, dan staff penjualan dapat mengubah data tersebut, lalu dengan tombol “edit” pada detail akan meng-update detail tersebut. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox berikut ini :

Gambar 4.107 Edit sukses 4. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 5. Fungsi Cari data Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Rancangan pesanan yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor rancangan pesanan atau berdasarkan tanggal yang dipilih. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.108 Cari data rancangan pesanan 4.1.1.6. Form Daftar Penggunaan Material

Gambar 4.109 Form Master Daftar Penggunaan Material Keterangan : Form diatas adalah Master untuk Daftar Penggunaan Material, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form Daftar Penggunaan Material. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen Daftar Penggunaan Material apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form Daftar Penggunaan Material yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan Nomor Daftar Penggunaan Material maupun tanggal. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci.

1.

Fungsi “add data”

Tombol “add data” berguna untuk memunculkan Form kosong guna membuat Daftar Penggunaan Material baru. Form ini berguna untuk mencatat material apa saja yang akan digunakan dalam produksi, barang - barang pelengkap lainnya yang harus dibeli agar dapat dilengkapi kebutuhan pelanggan dengan lengkap, juga finishing apa yang harus dilakukan pada barang yang dipesan pelanggan. Dokumen ini nantinya akan menjadi rangkap Rancangan Pesanan. Form Daftar Penggunaan Material dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.110 Form Daftar Penggunaan Material dengan tab appliances

Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan mencatat apa saja kebutuhan dari rancangan pesanan yang dibuat, terdiri dari barang – barang pelengkap yang harus dibeli, material yang digunakan, juga finishing apa yang harus dilakukan di akhir. Pertama nomor daftar penggunaan material akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor daftar penggunaan material akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus memilih rancangan pesanan mana yang akan dibuat daftar penggunaan materialnya. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih rancangan pesanan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari rancangan pesanan sebagai berikut :

Gambar 4.111 Form cari rancangan pesanan Data rancangan pesanan yang ditampilkan di sini hanyalah rancangan pesanan yang belum dibuatkan daftar penggunaan material atau data rancangan pesanan dengan status pembuatan daftar penggunaan material yang masih “pending”. Filter ini dilakukan dengan maksud agar rancangan pesanan yang telah dibuatkan daftar penggunaan material tidak akan dibuatkan lagi sehingga menjamin bahwa tidak akan ada data berganda. Staff keuangan memilih rancangan pesanan mana yang akan dibuatkan daftar penggunaan material. Secara garis besar form cari rancangan pesanan yang disediakan mencangkup data tentang rancangan pesanan secara umum seperti nomor rancangan pesanan, tanggal, proyek, pelanggan, dan

nomor desain. Staff keuangan hanya perlu memilih data rancangan pesanan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor rancangan pesanan, tanggal, dan proyek akan terisi secara otomatis di form daftar penggunaan material dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Pada tab pertama, staff keuangan dapat memasukkan data tentang appliances atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi selain material. Staff keuangan akan memasukkan data seperti appliances, warna, merek, jumlah, dan harga. Textfield harga sudah diatur agar hanya dapat dimasukkan angka, bila dimasukkan karakter lain selain angka, sistem akan menolak dan mengeluarkan suara “bip”. Pada textfield harga, setelah memasukkan harga dan jumlah, staff keuangan diharuskan memencet tombol enter untuk melakukan perhitungan total, agar textfield total dapat terisi secara otomatis. Setiap kali tombol “tambah data” ditekan, sistem akan secara otomatis menghitung subtotal harga dari appliances yang telah dimasukkan oleh staff keuangan. Tab ke dua dari detail daftar penggunaan material dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 4.112 Tab ke dua pada detail daftar penggunaan material

Pada tab kedua, staff keuangan dapat memasukkan data tentang material apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi. Ketika tombol “cari” ditekan, maka sistem akan memunculkan form cari material seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.113 Form cari material Staff keuangan memilih material mana yang akan digunakan untuk produksi. Secara garis besar form cari material ini akan mencangkup data tentang material secara umum. Bila ternyata ada jenis material yang tidak tercantum di master, staff keuangan harus mendiskusikannya dulu dengan staff akuntansi, bila disetujui staff akuntansi akan memasukkan jenis baru itu ke master material. Staff keuangan hanya perlu memilih data material mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga kode material, material dan jenis material akan terisi secara otomatis dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Data material yang telah diambil dan muncul di textfield belum lengkap. Staff keuangan harus memasukkan kode, ukuran, jumlah, harga dari material yang dibutuhkan. Textfield harga sudah diatur agar hanya dapat dimasukkan angka, bila dimasukkan karakter lain selain angka, sistem akan menolak dan mengeluarkan suara “bip”. Pada textfield harga, setelah memasukkan harga dan jumlah, staff keuangan diharuskan memencet tombol enter untuk melakukan perhitungan total, agar textfield total dapat terisi secara otomatis. Lalu dengan menekan tombol

“tambah data”, maka kode material, material, jenis material, kode, ukuran, jumlah, harga akan disimpan ke dalam detail daftar penggunaan material. Hal ini bisa dilakukan berulang kali hingga semua material yang akan digunakan tersimpan ke dalam detail daftar penggunaan material. Setiap kali tombol “tambah data” ditekan, sistem akan secara otomatis menghitung subtotal harga dari material yang telah dimasukkan oleh staff keuangan. Pada tab ketiga, staff keuangan dapat memasukkan data tentang finishing apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi. Ketika tombol “cari” ditekan, maka sistem akan memunculkan form cari finishing seperti gambar berikut

Gambar 4.114 Form cari finishing Staff keuangan memilih finishing apa yang akan dilakukan di akhir produksi. Secara garis besar form cari finishing ini akan mencangkup data tentang finishing secara umum. Bila ternyata ada jenis finishing baru yang tidak tercantum di master, staff keuangan harus mendiskusikannya dulu dengan staff akuntansi dan bagian produksi, bila disetujui staff akuntansi akan memasukkan jenis baru itu ke master finishing. Staff keuangan hanya perlu memilih data finishing mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga kode finishing, finishing dan harga akan terisi secara otomatis dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Dengan menekan tombol “tambah data”, maka kode finishing, finishing dan harga akan disimpan ke dalam detail daftar penggunaan material. Hal ini bisa dilakukan berulang kali hingga semua finishing yang akan dilakukan tersimpan ke

dalam detail daftar penggunaan material. Setiap kali tombol “tambah data” ditekan, sistem akan secara otomatis menghitung subtotal harga dari finishing yang telah dimasukkan oleh staff keuangan. Tab ke tiga dari detail daftar penggunaan material dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 4.115 Tab ke tiga pada detail daftar penggunaan material Ketika semua data detail sudah selesai dimasukkan, akan muncul ke tiga subtotal tersebut (appliances, material, finishing) di panel perhitungan. Gambarnya dapat dilihat seperti di bawah ini:

Gambar 4.116 Panel Grandtotal Material Staff keuangan harus menekan tombol “tambah” sehingga ke tiga subtotal tersebut akan dihitung oleh sistem. Data grandtotal material ini digunakan sebagai dasar pemberian harga pada surat penawaran harga dan bisa kita sebut juga sebagai harga pokok penjualan dari transaksi tersebut.

Tombol “bersih” pada detail digunakan untuk membersihkan textfield dari data yang hendak dimasukkan ke dalam detail. Tombol “edit” digunakan untuk mengubah data. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus data. Tombol “edit” dan “hapus” mempunyai cara kerja yang hampir sama, dimana data yang hendak diubah atau dihapus harus dipilih dahulu, ketika dipilih, data akan muncul di textfield, dapat di ubah secara langsung di textfield tersebut, lalu terakhir menekan tombol “edit” agar data yang sebelumnya berubah menjadi yang baru. Untuk menghapus, tinggal menekan tombol “hapus” bila data yang hendak dihapus cocok dengan apa yang ditampilkan di textfield. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data daftar penggunaan material yang dibuat dengan nomor daftar penggunaan material yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data daftar penggunaan material akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form daftar penggunaan material kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa Surat Daftar Penggunaan Material yang dapat dilihat pada lampiran dan mengubah “status DPM” secara otomatis di rancangan pesanan dari “pending” menjadi “done”. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master Daftar Penggunaan Material data mana yang hendak dibuka. Form Daftar Penggunaan Material yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.117 View Daftar Penggunaan Material Pada form View Daftar Penggunaan Material ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tombol cari rancangan pesanan. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbeda-beda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang Surat Daftar Penggunaan Material. Staff keuangan dapat mengubah data detail. Isi detail dapat diubah dengan cara memilih data pada tabel di detail. Data tersebut akan ditampilkan di textfield yang disediakan, dan staff keuangan dapat mengubah data tersebut, lalu dengan tombol “edit” pada detail akan meng-update detail tersebut. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Daftar Penggunaan Material yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan

nomor Daftar Penggunaan Material atau berdasarkan tanggal yang dipilih. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.118 Pencarian data Daftar Penggunaan Material

4.1.1.7. Form Surat Penawaran Harga

Gambar 4.119 Master Surat Penawaran Harga Keterangan : Form diatas adalah Master untuk Surat Penawaran Harga, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form Surat Penawaran Harga. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen Surat Penawaran Harga apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form Surat Penawaran Harga yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari

berdasarkan Nomor Surat Penawaran Harga, nama pelanggan, maupun tanggal. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci. 1.

Fungsi “add data” Tombol “add data” berguna untuk memunculkan Form kosong guna

membuat Surat Penawaran Harga baru. Form akan digunakan sebagai perjanjian legal antara pembeli dengan penjualan, juga digunakan sebagai dasar untuk penetapan harga jual oleh penjual. Form Surat Penawaran Harga dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.120 Form Surat Penawaran Harga Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan membuat surat perjanjian legal antara penjual dan pembeli atau disebut di sini surat penawaran harga. Surat ini nantinya akan dipakai sebagai surat acuan apabila terjadi masalah ditengah produksi. Pertama nomor surat penawaran harga akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor surat penawaran harga akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus memilih rancangan pesanan mana yang akan dibuat surat penawaran harga. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih rancangan

pesanan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari rancangan pesanan sebagai berikut

Gambar 4.121 Form Cari rancangan pesanan Data rancangan pesanan yang ditampilkan di sini hanyalah rancangan pesanan sudah dibuatkan daftar penggunaan material atau data rancangan pesanan dengan status pembuatan daftar penggunaan material yang sudah “done”. Filter ini dilakukan dengan maksud agar rancangan pesanan yang telah dibuatkan daftar penggunaan material tidak akan dibuatkan lagi surat penawaran harganya sehingga menjamin bahwa tidak akan ada data berganda. Staff keuangan memilih rancangan pesanan mana yang akan dibuatkan surat penawaran harga. Secara garis besar form cari rancangan pesanan yang disediakan mencangkup data tentang rancangan pesanan secara umum seperti nomor rancangan pesanan, proyek, pelanggan, dan alamat pelanggan. Staff keuangan hanya perlu memilih data rancangan pesanan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor rancangan pesanan, proyek, pelanggan, dan alamat pelanggan akan terisi secara otomatis di form surat penawaran harga dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Setelah itu staff keuangan harus memilih daftar penggunaan material mana yang akan dijadikan sebagai patokan harga atau harga pokok penjualan dari barang yang dipesan pelanggan. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih daftar penggunaan material dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari daftar penggunaan material sebagai berikut

Gambar 4.122 Form Cari daftar penggunaan material Staff penjualan memilih daftar penggunaan material mana yang akan akan dijadikan sebagai patokan harga atau harga pokok penjualan dari barang yang dipesan pelanggan. Secara garis besar form cari daftar penggunaan material yang disediakan mencangkup data tentang daftar penggunaan material yang diperlukan seperti nomor daftar penggunaan material dan grandtotal material. Staff keuangan hanya perlu memilih data daftar penggunaan material mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor daftar penggunaan material dan grandtotal material akan terisi secara otomatis di form surat penawaran harga dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Setelah itu staff keuangan harus memilih detail dari rancangan pesanan mana yang akan dibuat surat penawaran harga. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih detail rancangan pesanan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari detail rancangan pesanan sebagai berikut

Gambar 4.123 Form Cari detail rancangan pesanan Data detail rancangan pesanan yang ditampilkan di sini hanyalah data detail rancangan pesanan yang sesuai dengan nomor rancangan pesanan yang sebelumnya telah dipilih. Filter ini dilakukan dengan maksud agar detail rancangan pesanan yang telah tidak akan dipilih lagi di surat penawaran harga lainnya sehingga menjamin bahwa tidak akan ada data detail berganda. Staff keuangan memilih rancangan pesanan mana yang akan dibuatkan surat penawaran harga. Form cari detail rancangan pesanan yang disediakan mencangkup data tentang detail rancangan pesanan seperti kode finish good, finish good, jenis, model, dan ukuran. Staff keuangan hanya perlu memilih data detail rancangan pesanan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga kode finish good, finish good, jenis, model, dan ukuran akan terisi secara otomatis di form surat penawaran harga dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Data finish good yang telah diambil dan muncul di textfield belum lengkap. Setelah surat penawaran harga selesai, direktur harus membukanya dan mengubah semua harga dari detail yang ditampilkan sesuai dengan pertimbangan direktur. Lalu dengan menekan tombol “tambah data”, maka kode finish good, finish good, jenis, model, ukuran dan harga akan disimpan ke dalam detail surat penawaran harga. Hal ini bisa dilakukan berulang kali hingga semua detail rancangan pesanan masuk ke dalam detail surat penawaran harga.

Tombol “bersih” pada detail digunakan untuk membersihkan textfield dari data yang hendak dimasukkan ke dalam detail. Tombol “edit” digunakan untuk mengubah data. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus data. Tombol “edit” dan “hapus” mempunyai cara kerja yang hampir sama, dimana data yang hendak diubah atau dihapus harus dipilih dahulu, ketika dipilih, data akan muncul di textfield, dapat di ubah secara langsung di textfield tersebut, lalu terakhir menekan tombol “edit” agar data yang sebelumnya berubah menjadi yang baru. Untuk menghapus, tinggal menekan tombol “hapus” bila data yang hendak dihapus cocok dengan apa yang ditampilkan di textfield. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data surat penawaran harga yang dibuat sesuai dengan nomor surat penawaran harga yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data surat penawaran harga akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form surat penawaran harga kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa surat penawaran harga yang dapat dilihat pada lampiran. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master surat penawaran harga data mana yang hendak dibuka. Form surat penawaran harga yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.124 View surat penawaran harga Pada form view surat penawaran harga ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tombol cari rancangan pesanan dan tombol cari daftar penggunaan material. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbeda-beda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang Surat penawaran harga. Dapat dilihat bahwa harga pada setiap detail surat penawaran harga adalah 0. Tugas seorang direktur adalah mengubah harga tersebut dan mengisinya dengan harga yang pantas untuk mendapatkan total harga dari pesanan pelanggan yang harus dibayar pelanggan. Harga dapat diubah dengan cara memilih data pada tabel di detail. Harga dari detail tersebut akan ditampilkan di textfield yang disediakan beserta dengan data lainnya, dan direktur dapat mengubah data tersebut, lalu dengan tombol “edit” pada detail akan meng-update detail tersebut. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar 4.107. Setiap kali tombol “edit” ditekan, sistem akan secara otomatis menghitung total harga dari detail yang telah dimasukkan oleh direktur.

Ketika semua harga pada detail sudah selesai dimasukkan, akan muncul angka total harga di panel perhitungan. Gambarnya dapat dilihat seperti di bawah ini:

Gambar 4.125 Panel perhitungan Direktur harus menekan tombol “kurang” sehingga total harga yang telah dijumlahkan dari harga yang dimasukkan direktur akan dikurangi dengan grandtotal material yang didapatkan sesuai dengan daftar penggunaan material yang hendak digunakan sebagai dasar perhitungan, semua itu akan dihitung oleh sistem. Bila total harga lebih kecil dari grantotal material, maka total pendapatan akan minus atau rugi sehingga sistem tidak akan menerima input tersebut sehingga akan memunculkan messagebox seperti gambar 4.125. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar 4.107.

Gambar 4.126 Messagebox pendapatan minus 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Surat penawaran harga yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan

nomor surat penawaran harga, nama pelanggan atau berdasarkan tanggal yang dipilih. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 4.126 dimana data yang dicari berdasarkan nama pelanggan.

Gambar 4.127 Pencarian data surat penawaran harga 4.1.1.8. Form Surat Order Penjualan

Gambar 4.128 Master surat order penjualan Keterangan :

Form diatas adalah Master untuk surat order penjualan, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form surat order penjualan. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen surat order penjualan apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form surat order penjualan yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan nomor surat order penjualan, tanggal, nomor surat penawaran harga, tanggal mulai pengerjaan, dan status surat order penjualan. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci. 1.


membuat surat order penjualan yang baru. Form ini digunakan sebagai penanda bahwa suatu produksi akan dimulai dan juga sebagai acuan dasar bagian produksi atas barang apa saja yang harus dibuat. Dokumen ini nantinya akan dikirim kepada pelanggan beserta surat jalan untuk dicocokkan apakah barang yang diterima benar atau salah.. Form surat order penjualan dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.129 Form surat order penjualan Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan membuat penanda bahwa suatu produksi akan dimulai. Surat ini nantinya akan dipakai sebagai acuan dasar bagian produksi atas barang apa saja yang harus dibuat. Pertama nomor surat order penjualan akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor surat order akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus memilih transaksi mana yang harus diproduksi dahulu berdasarkan surat penawaran harga yang telah disepakati pelanggan. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih surat penawaran harga dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari surat penawaran harga sebagai berikut

Gambar 4.130 Form cari surat penawaran harga Staff keuangan memilih surat penawaran harga mana yang akan dibuatkan surat order penjualan. Secara garis besar form cari surat penawaran harga yang disediakan mencangkup data tentang surat penawaran harga secara umum seperti nomor surat penawaran harga, nomor rancangan pesanan, nomor daftar penggunaan material, proyek, pelanggan,dan total pendapatan. Staff keuangan hanya perlu memilih data rancangan pesanan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor surat penawaran harga, nomor rancangan pesanan, nomor daftar penggunaan material, proyek dan pelanggan akan terisi secara otomatis di form surat order penjualan dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Detail surat penawaran harga akan muncul dengan sendirinya ketika mencari surat penawaran harga karena detail surat order penjualan diambil berdasarkan detail surat penawaran harga. Tidak lupa staff keuangan harus memasukkan tanggal mulai pengerjaan, tanggal estimasi pengerjaan selesai, juga notes. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data surat order penjualan yang dibuat sesuai dengan nomor surat order penjualan yang tertera di form tersebut.

Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data surat order penjualan akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form surat order penjualan kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa surat surat order penjualan yang dapat dilihat pada lampiran. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master surat penawaran harga data mana yang hendak dibuka. Form surat penawaran harga yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.131 View surat order penjualan Pada form view surat order penjualan ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tombol cari surat penawaran harga. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk

view data berbeda-beda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang surat order penjualan. Staff keuangan dapat mengubah data seperti tanggal mulai pengerjaan, estimasi pengerjaan selesai juga notes. Ketika surat jalan dan faktur penjualan sudah selesai diproses, staff keuangan harus mengubah status surat jalan dan faktur penjualan secara manual berdasarkan surat jalan dan faktur penjualan yang sudah disetujui pelanggan. Sedangkan status surat order penjualan hanya boleh diubah oleh staff akuntansi ketika suatu transaksi sudah selesai. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar Gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Rancangan pesanan yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor surat order penjualan, tanggal, nomor surat penawaran harga, tanggal pengerjaan atau status surat order penjualan yang dipilih. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.132 Pencarian data surat order penjualan

4.1.1.9. Form Surat Perintah Kerja

Gambar 4.133 Master Surat Perintah Kerja Keterangan : Form diatas adalah master untuk surat perintah kerja, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form surat perintah kerja. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen surat perintah kerja apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form surat perintah kerja yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan nomor surat perintah kerja , nomor surat order penjualan, atau tanggal. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci.

1.


membuat surat perintah kerja yang baru. Form ini merupakan rangkuman yang menjelaskan tentang data apa saja yang diperlukan dalam suatu proses produksi. Form surat perintah kerja dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.134 Form Surat Perintah Kerja Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan memulai produksi. Surat ini merupakan rangkuman yang menjelaskan tentang data apa saja yang diperlukan dalam suatu proses produksi. Bila ada data yang hilang ketika produksi berjalan, bagian produksi bisa melihat kembali ke surat ini dan meminta mencetak ulang surat yang hilang tersebut berdasarkan data yang tercantum di surat perintah kerja. Pertama nomor surat perintah kerja akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor surat perintah kerja akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus memilih surat order penjualan mana yang akan dibuatkan surat perintah kerja. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih surat order penjualan

dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari surat order penjualan sebagai berikut

Gambar 4.135 Form cari surat order penjualan Staff keuangan memilih surat order penjualan mana yang akan dibuatkan surat perintah kerja. Form cari surat order penjualan yang disediakan mencangkup data tentang detail rancangan pesanan seperti nomor surat order penjualan, nomor rancangan pesanan, proyek, nomor daftar penggunaan material, mulai pengerjaan dan estimasi selesai. Staff keuangan hanya perlu memilih data surat order penjualan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor surat order penjualan, nomor rancangan pesanan, proyek, nomor daftar penggunaan material, mulai pengerjaan dan estimasi selesai akan terisi secara otomatis di form surat perintah kerja dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Tidak lupa staff keuangan harus memasukkan perintah kerja khusus apa yang harus dilakukan, hal ini bisa ditanyakan kepada direktur atau bagian penjualan selaku pihak yang bernegosiasi dengan pelanggan. Tombol “edit” digunakan untuk mengubah perintah kerja. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data surat perintah kerja yang dibuat sesuai dengan nomor surat perintah kerja yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data surat perintah kerja akan

tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form surat perintah kerja kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa surat perintah kerja yang dapat dilihat pada lampiran. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel master surat perintah kerja mana yang hendak dibuka. Form surat perintah kerja yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.136 View surat perintah kerja Pada form view surat perintah kerja, tombol cari surat order penjualan di disable agar tidak dapat diubah oleh staff keuangan. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbeda-beda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang surat perintah kerja. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data

tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi

Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Surat perintah kerja yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor surat perintah kerja, nomor surat order penjualan, atau berdasarkan tanggal yang dipilih.

4.1.1.10. Form Faktur Penjualan

Gambar 4.137 Master Faktur Penjualan Keterangan :

Form diatas adalah master untuk faktur penjualan, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form faktur penjualan. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen faktur penjualan apa saja yang sudah dibuat, juga beberapa informasi penting lainnya. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form faktur penjualan yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan nomor faktur penjualan, nomor surat order penjualan, tanggal, periode, jatuh tempo, jenis pembayaran, status faktur penjualan, atau grandtotal tertinggi atau terendah. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci. 1.


membuat faktur penjualan yang baru. Form ini berguna untuk mencatat penjualan yang dilakukan kepada pelanggan juga sebagai bukti atau acuan untuk penagihan piutang. Form faktur penjualan dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.138 Form Faktur Penjualan Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan mencatat penjualan yang dilakukan kepada pelanggan juga sebagai bukti atau acuan untuk penagihan piutang. Pertama nomor faktur penjualan akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor faktur penjualan akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus memilih surat order penjualan mana yang akan dibuatkan faktur penjualannya. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih surat order penjualan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari surat order penjualan sebagai berikut :

Gambar 4.139 Form cari surat order penjualan Staff keuangan memilih surat order penjualan mana yang akan dibuatkan faktur penjualannya. Secara garis besar form cari surat order penjualan yang disediakan mencangkup data tentang surat order penjualan secara umum seperti nomor surat order penjualan, nomor surat penawaran harga, pelanggan dan total. Staff keuangan hanya perlu memilih data surat order penjualan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor surat order penjualan, nomor surat penawaran harga, pelanggan dan total akan terisi secara otomatis di form faktur penjualan dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Detail faktur penjualan akan muncul dengan sendirinya ketika mencari surat order penjualan karena faktur penjualan diambil berdasarkan nomor surat penawaran harga yang ada pada surat order penjualan. Sistem akan secara otomatis menghitung berapa total harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Jenis pembayaran yang disediakan ada 2, yaitu tunai dan cicilan sehingga ada 2 kondisi yang dapat terjadi ketika membuat faktur pajak. Sekali jenis pembayaran dipilih, maka staff keuangan tidak dapat memilihnya lagi, sehingga bila kesalahan terjadi, faktur penjualan yang dibuat harus dihapus dan harus membuat yang baru. Tanggal jatuh tempo dimasukkan dengan pertimbangan khusus dan aturan khusus yaitu pembayaran pertama mendapat 45 hari batas jatuh tempo, pembayaran kedua mendapat 30 hari batas jatuh tempo, dan pembayaran ketiga mendapat 15 hari batas jatuh tempo.

Dengan standarisasi pemberian batas waktu jatuh tempo diharapkan dapat mengurangi resiko piutang yang tidak tertagih.

Bila jenis pembayarannya tunai, staff keuangan akan memilih jenis pembayaran tunai, lalu staff keuangan dapat menekan tombol “calculate”, sehingga sistem dapat menghitung otomatis PPN, grandtotal, dan pembayaran 1 seperti gambar berikut:

Gambar 4.140 Hitung Tunai Jenis pembayaran tunai berarti pelanggan akan membayar hingga lunas pada pembayaran pertama. Ketika pelanggan akan melunasi, staff keuangan akan memilih checkbox lunas, menekan tombol “calculate” untuk menghitung sisa pembayaran dan button “pembayaran 1” akan enable. Ketika button “pembayaran 1” dipilih akan menampilkan form kuitansi untuk pembayaran.

Gambar 4.141 Tunai-Lunas Ketika sudah dibayar, staff keuangan harus mengubah status faktur penjualan dari “open” ke “closed” sehingga button “pembayaran 1” akan disable dan menyebabkan button “cetak faktur pajak” enable sehingga faktur pajak bisa dicetak. Faktur pajak

hanya bisa dicetak bila status faktur penjualan sudah “closed” atau transaksi sudah lunas.

Gambar 4.142 Tunai-Faktur Pajak Bila jenis pembayarannya cicilan, staff keuangan akan memilih jenis pembayaran cicilan, lalu staff keuangan dapat menekan tombol “calculate”, sehingga sistem dapat menghitung otomatis PPN, grandtotal, pembayaran 1, pembayaran 2, pembayaran 3 seperti gambar berikut:

Gambar 4.143 Hitung Cicil Jenis pembayaran cicilan berarti pelanggan akan melakukan pembayaran sebanyak tiga kali dengan proporsi yang berbeda yaitu pembayaran 1 sebesar 50%, pembayaran 2 sebesar 30% dan pembayaran 3 sebesar 20%. Ketika pelanggan akan melunasi setiap pembayaran, staff keuangan akan memilih checkbox lunas, menekan tombol “calculate” untuk menghitung sisa pembayaran dan button pembayaran yang dilakukan akan enable. Ketika button pembayaran yang dilakukan dipilih akan menampilkan form kuitansi untuk pembayaran sesuai dengan data yang ada. Contoh berikut adalah contoh untuk pembayaran kedua:

. Gambar 4.144 Cicilan pembayaran kedua Bila staff keuangan memilih checkbox kedua, maka button “pembayaran 1” akan disable, dan button “pembayaran 2” akan enable. Perlakuan yang sama akan terjadi bila staff keuangan memilih checkbox ketiga, maka button “pembayaran 2” akan disable, dan button “pembayaran 3” akan enable. Setiap kali memilih checkbox diharapkan staff keuangan untuk menekan button “calculate” agar sisa pembayaran dapat terus diperbaharui nilainya. Ketika sudah dibayar lunas, staff keuangan harus mengubah status faktur penjualan dari “open” ke “closed” sehingga button “pembayaran 3” akan disable dan menyebabkan button “cetak faktur pajak” enable sehingga faktur pajak bisa dicetak. Faktur pajak hanya bisa dicetak bila status faktur penjualan sudah “closed” atau transaksi sudah lunas.

Gambar 4.145 Cicilan-faktur pajak Button faktur pajak sendiri akan langsung mengeluarkan output berupa faktur pajak standar yang dapat dilihat di lampiran. Kuitansi yang dibuat langsung dari faktur

penjualan tidak perlu diisi oleh data tapi sudah otomatis diisi oleh sistem, contoh nya seperti gambar berikut:

Gambar 4.146 Kuitansi dari faktur pajak Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data faktur penjualan yang dibuat sesuai dengan nomor faktur penjualan yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data faktur penjualan akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form faktur penjualan kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa faktur penjualan yang dapat dilihat pada lampiran. Setelah menyimpan data, tampilan akan kembali ke menu master faktur penjualan dan akan menghitung ulang informasi yang ditampilkan di master tersebut seperti grandtotal tertinggi, grandtotal terendah, rata-rata grandtotal, total PPN, total pemasukan, dan total piutang. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel master faktur

penjualan mana yang hendak dibuka. Form faktur penjualan yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.147 View Faktur Penjualan Pada form view faktur fenjualan, tombol cari surat order penjualan di disable agar tidak dapat diubah oleh staff keuangan. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbeda-beda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang surat perintah kerja. Yang dapat diedit oleh karyawan hanyalah note dan tanggal jatuh tempo. Setiap ada pembayaran yang akan dilakukan, untuk pembayaran berikutnya harus ditetapkan tanggal jatuh tempo yang baru. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus”

Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Faktur penjualan yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor faktur penjualan, nomor surat order penjualan, nama pelanggan, periode faktur penjualan, jatuh tempo, jenis pembayaran, status faktur penjualan, grandtotal tertinggi atau grandtotal terendah. Semakin banyak tipe pencarian, maka akan semakin mudah proses pencarian data.

Gambar 4.148 View Pencarian Faktur Penjualan

4.1.1.11. Form Kuitansi

Gambar 4.149 Master Kuitansi Keterangan : Form diatas adalah master untuk kuitansi, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form kuitansi. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen kuitansi apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form kuitansi yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan nomor kuitansi, nomor faktur penjualan, atau tanggal dibuat kuitansi tersebut. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci. 1.


membuat kuitansi yang baru. Form ini berguna sebagai bukti pembayaran pelanggan juga dijadikan sebagai dasar pembuatan bukti kas masuk. Form kuitansi dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.150 Form Kuitansi Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan membuat bukti pembayaran untuk pelanggan. Kuitansi nantinya akan dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas masuk. Pertama nomor kuitansi akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor kuitansi akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus memilih pembayaran apa yang akan dilakukan oleh pelanggan dilihat dari faktur penjualan yang bersangkutan dengan pelanggan. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih faktur penjualan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari faktur penjualan sebagai berikut :

Gambar 4.151 Form cari faktur penjualan Staff keuangan memilih pembayaran di dalam faktur penjualan mana yang akan dibuatkan kuitansi. Secara garis besar form cari faktur penjualan yang disediakan mencangkup data tentang faktur penjualan secara spesifik yang berhubungan dengan pembayaran, yaitu nomor faktur penjualan, nama pelanggan, pembayaran 1, pembayaran 2, pembayaran 3. Staff keuangan perlu memilih data rancangan pesanan mana yang hendak diambil, lalu memasukkan jumlah dan keterangan untuk pembayaran pada textfield yang tersedia. Lalu menekan tombol “tambah data”, nomor faktur penjualan, nama pelanggan, jumlah, dan keterangan pembayaran akan terisi secara otomatis di form kuitansi dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data kuitansi yang dibuat sesuai dengan nomor kuitansi yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data kuitansi akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form kuitansi kembali. Setelah tersimpan,

sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa kuitansi yang dapat dilihat pada lampiran. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master kuitansi data mana yang hendak dibuka. Form kuitansi yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.152 View kuitansi Pada form view kuitansi ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tombol cari faktur penjualan. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbedabeda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang kuitansi. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar Gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Rancangan pesanan yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor

kuitansi, nomor faktur penjualan atau tanggal. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.153 Pencarian data kuitansi

4.1.1.12. Form Bukti Kas Masuk

Gambar 4.154 Master bukti kas masuk Keterangan : Form diatas adalah master untuk bukti kas masuk, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form bukti kas masuk. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen bukti kas masuk apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form bukti kas masuk yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan nomor bukti kas masuk, nomor kuitansi, atau tanggal dibuat bukti kas masuk tersebut. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci.

1.


membuat bukti kas masuk yang baru. Form ini berguna sebagai bukti atas pengakuan pemasukan kas. Dalam membuat bukti kas masuk, ada dua tipe pembayaran yaitu tunai dan transfer. Form bukti kas masuk tunai dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.155 Form bukti kas masuk - tunai Form ini diakses oleh staff akuntansu ketika akan melakukan pengakuan terhadap pemasukan kas. Pertama nomor bukti kas masuk akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor bukti kas masuk akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal. Setelah itu staff keuangan harus nomor kuitansi mana yang hendak diakui sebagai pemasukan kas. Untuk memilih staff akuntansi dapat memilih kuitansi dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari kuitansi sebagai berikut :

Gambar 4.156 Form cari kuitansi Staff akuntansi memilih kuitansi mana yang akan diakui pemasukannya. Secara garis besar form cari kuitansi yang disediakan mencangkup data tentang kuitansi secara umum, yaitu nomor kuitansi, nomor faktur penjualan, nama pelanggan dan jumlah. Lalu menekan tombol “tambah data”, nomor kuitansi, nomor faktur penjualan, nama pelanggan, dan jumlah akan terisi secara otomatis di form bukti kas masuk dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Lalu staff akuntansi harus memilih jenis penerimaan. Bila yang dipilih adalah “tunai”, maka textfield no bukti setor, no rekening, dan penyetor akan enable sedangkan rekening tujuan, cabang, atas nama akan disable. Begitu juga bila staff akuntansi memilih “transfer”, maka textfield no bukti setor, no rekening, dan penyetor akan disable sedangkan rekening tujuan, cabang, atas nama akan enable. Contoh bukti kas masuk transfer adalah sebagai berikut :

Gambar 4.157 Form bukti kas masuk – transfer Tidak lupa staff akuntansi harus memasukkan nama bank dan tanggal transfer atau setor pada textfieldnya masing-masing. Lalu tergantung dengan jenis penerimaan apa yang dipilih oleh staff akuntansi, maka staff akuntansi harus memasukkan data lainya seperti no bukti setor, no rekening, penyetor, rekening tujuan, cabang, atas nama. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data bukti kas masuk yang dibuat sesuai dengan nomor bukti kas masuk yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data bukti kas masuk akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form bukti kas masuk kembali. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa bukti kas masuk yang dapat dilihat pada lampiran. pada lampiran. 2. Fungsi tombol “view dan edit data”

Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master bukti kas masuk data mana yang hendak dibuka. Form bukti kas masuk yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.158 View bukti kas masuk Pada form view bukti kas masuk ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tombol cari kuitansi. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbedabeda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang bukti kas masuk. Staff akuntansi dapat mengubah data seperti nama bank, tanggal transfer / setor, atau no bukti setor, no rekening, penyetor, rekening tujuan, cabang, atas nama tergantung dari pilihan jenis penerimaan. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar Gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data

Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Bukti kas masuk yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor bukti kas masuk, nomor kuitansi atau tanggal. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.159 Pencarian data bukti kas masuk

4.1.1.13. Form Surat Jalan

Gambar 4.160 master surat jalan Keterangan : Form diatas adalah master untuk surat jalan, dimana form diatas adalah pusat kontrol dari form surat jalan. Di form tersebut kita dapat melihat secara historis dokumen surat jalan apa saja yang sudah dibuat. Secara mendasar ada 5 fungsi yang dapat dilakukan di form ini . Yang pertama, tombol “Add Data” berguna untuk memunculkan form surat jalan yang baru yang hendak dibuat. Kedua, tombol “View dan Edit Data” digunakan untuk melihat kembali dokumen yang sudah dibuat di masa lalu, mengubah isi data juga mencetak ulang dokumen tersebut. Ketiga, tombol “Delete” digunakan untuk menghapus. Keempat, tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Kelima, ada juga fungsi pencarian data yang dapat digunakan untuk mencari data yang diinginkan tergantung dari apa yang diinput, bisa di cari berdasarkan nomor surat jalan, tanggal atau nomor faktur penjualan. Fungsi diatas akan dijelaskan lebih rinci. 1.

Fungsi “add data”

Tombol “add data” berguna untuk memunculkan Form kosong guna membuat surat jalan yang baru. Form ini digunakan sebagai otorisasi pengiriman barang juga sebagai dokumen yang dijadikan dasar pencocokan antara barang yang dikirim dengan yang dipesan pelanggan. Form surat jalan dapat dilihat seperti dibawah ini:

Gambar 4.161 Form surat jalan Form ini diakses oleh staff keuangan ketika akan membuat surat yang mengotorisasi pengiriman barang. Surat ini nantinya akan digunakan juga oleh pelanggan untuk mencocokkan antara barang yang dipesan dengan yang dikirim. Pertama nomor surat jalan akan ter-generate secara otomatis dan textfield nomor surat jalan akan di disable agar tidak dapat dirubah oleh Staff keuangan. Lalu staff keuangan harus memasukkan tanggal, no kendaraan, dan penanggung jawab. Setelah itu staff keuangan harus memilih barang mana yang akan dikirim dilihat dari data faktur penjualan. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih faktur penjualan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari faktur penjualan sebagai berikut

Gambar 4.162 Form cari faktur penjualan Staff keuangan memilih barang dari faktur penjualan mana yang akan dikirim dan dibuatkan surat jalan. Secara garis besar form cari faktur penjualan yang disediakan mencangkup data tentang faktur penjualan secara umum seperti nomor faktur penjualan, nomor surat order penjualan, nomor surat penawaran harga dan nama pelanggan. Tapi oleh karena di dalam faktur penjualan tidak disertakan alamat, maka kita harus menggambil data tersebut. Data bisa diambil dengan cara mencari dari rancangan pesanan, sekaligus mencocokkan faktur penjualan dengan rancangan pesanan. Untuk memilih staff keuangan dapat memilih rancangan pesanan dengan menekan tombol “cari” dan akan muncul Form cari rancangan pesanan sebagai berikut:

Gambar 4.163 Form cari rancangan pesanan

Staff keuangan memilih rancangan pesanan yang sesuai dengan faktur penjualan yang akan dibuatkan surat jalan. Secara garis besar form cari rancangan pesanan yang disediakan mencangkup data tentang rancangan pesanan secara umum seperti nomor rancangan pesanan, nama pelanggan, proyek, alamat. Staff keuangan hanya perlu memilih data rancangan pesanan mana yang hendak diambil, lalu menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor surat rancangan pesanan, nama pelanggan dan alamat akan terisi secara otomatis di form cari faktur penjualan dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Setelah data di form cari faktur penjualan lengkap, staff keuangan menekan tombol “tambah data”, sehingga nomor faktur penjualan, nomor surat order penjualan, nomor rancangan pesanan, nama pelanggan dan alamat akan terisi secara otomatis di form surat jalan dan textfield yang menampungnya akan disable agar tidak bisa dimasukkan data secara manual dan menghindari dari kesalahan pengubahan data. Detail surat jalan akan muncul dengan sendirinya ketika mencari faktur penjualan karena detail surat jalan diambil berdasarkan detail faktur penjualan. Tombol “save” digunakan untuk menyimpan data surat jalan yang dibuat sesuai dengan nomor surat jalan yang tertera di form tersebut. Ketika tombol save ditekan, akan muncul message dialog yang menanyakan “apakah anda yakin?” seperti gambar 4.104. Bila tombol “Yes” ditekan, maka data surat jalan akan tersimpan dan memunculkan messagebox seperti gambar 4.105. Bila tombol “No” ditekan, maka data batal disimpan dan kembali ke form surat jalan. Setelah tersimpan, sistem akan langsung secara otomatis mengeluarkan output berupa surat jalan yang dapat dilihat pada lampiran. pada lampiran. 2. Fungsi tombol “view dan edit data” Tombol “view dan edit” berguna untuk membuka dokumen terdahulu yang sudah dibuat. Bila hendak membuka, user harus memilih di tabel Master surat jalan data mana yang hendak dibuka. Form surat jalan yang dibuka melalui tombol “view dan edit” tampak seperti berikut

Gambar 4.164 View surat jalan Pada form view surat jalan ada beberapa tombol yang disable, yang tidak boleh diubah seperti tombol cari faktur penjualan. Tombol save disable, sedangkan tombol edit dan print enable. Ini dikarenakan kebutuhan untuk view data berbedabeda. Ada yang view data bertujuan untuk mengubah data yang ada, ada juga yang hanya berniat mencetak ulang bukti kas masuk. Khusus di form surat jalan ini, data memang tidak bisa diubah sehingga yang bisa diubah hanya status surat jalan. Status surat jalan di sini dan yang berada di surat order penjualan harus diganti secara manual dari “open” ke “closed” ketika kopi surat jalan yang sudah ditanda tangani oleh pelanggan diberikan kepada staff keuangan dari bagian pengiriman / kurir. Ketika edit selesai, akan keluar messagebox seperti gambar Gambar 4.107. 3. Fungsi tombol “hapus” Fungsi tombol “hapus” bisa dilihat pada subbab 4.5.7.2 Standarisasi Penghapusan Data. 4. Fungsi Cari data

Fungsi ini ada untuk mempercepat proses pencarian data sehingga lebih efisien. Surat jalan yang ada dapat dicari dengan cara memasukkan nomor surat jalan, nomor faktur penjualan atau tanggal. Contoh pencarian data yang dilakukan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.165 Pencarian data surat jalan

4.1.1.14. Form Laporan Penjualan

Gambar 4.166 Form laporan penjualan berdasarkan faktur penjualan Keterangan : Form laporan penjualan digunakan untuk membuat laporan penjualan setiap bulannya. Bagian akuntansi dapat memilih periode laporan penjualan dan kemudian sistem akan menampilkan data penjualan yang terjadi selama periode yang dipilih. Bagian akuntansi dapat menekan tombol “print” untuk mencetak laporan penjualan yang dapat dilihat pada lampiran, atau tombol “keluar” untuk kembali ke menu utama. Laporan penjualan yang dihasilkan oleh form ini akan menjadi salah satu informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, memberikan informasi tentang berapa besar penjualan yang terjadi pada periode yang dipilih, serta dapat digunakan sebagai dasar untuk memikirkan strategi penjualan untuk masa yang akan datang.

Gambar 4.167 Form laporan penjualan berdasarkan pelanggan 4.1.1.15. Form Laporan Piutang

Gambar 4.168 Form laporan piutang berdasarkan faktur penjualan Keterangan : Form laporan piutang digunakan untuk membuat laporan piutang setiap bulannya. Bagian akuntansi dapat memilih periode laporan piutang dan kemudian sistem akan menampilkan data piutang yang ada selama periode yang dipilih. Bagian akuntansi dapat menekan tombol “print” untuk mencetak laporan piutang yang dapat dilihat pada lampiran, atau tombol “keluar” untuk kembali ke menu utama. Laporan piutang yang dihasilkan oleh form ini akan menjadi salah satu informasi yang dapat

digunakan untuk pengambilan keputusan, memberikan informasi tentang berapa besar piutang yang ada pada periode yang dipilih.

Gambar 4.169 Form laporan piutang berdasarkan pelanggan

4.1.1.16. Form Laporan Pemasukan Kas

Gambar 4.170 Form laporan pemasukan kas Keterangan : Form laporan pemasukan kas digunakan untuk membuat laporan pemasukan kas setiap bulannya. Bagian akuntansi dapat memilih periode laporan pemasukan kas dan kemudian sistem akan menampilkan data pemasukan kas yang terjadi selama periode yang dipilih. Bagian akuntansi dapat menekan tombol “print” untuk mencetak laporan pemasukan kas yang dapat dilihat pada lampiran, atau tombol “keluar” untuk kembali ke menu utama. Laporan pemasukan kas yang dihasilkan oleh form ini akan menjadi salah satu informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan memberikan informasi tentang berapa besar pemasukan kas yang terjadi pada periode yang dipilih.

4.1.1.17. Form Laporan Order

Gambar 4.171 Form laporan order berdasarkan order berjalan Keterangan: Form laporan order digunakan untuk membuat laporan order berjalan dan order selesai setiap bulannya. Bagian akuntansi dapat memilih periode laporan order dan kemudian sistem akan menampilkan data order yang terjadi selama periode yang dipilih. Bagian akuntansi dapat menekan tombol “print” untuk mencetak laporan order yang dapat dilihat pada lampiran, atau tombol “keluar” untuk kembali ke menu utama. Laporan order yang dihasilkan oleh form ini ada dua,yang pertama adalah laporan order berjalan yang akan memberikan informasi tentang transaksi mana saja yang masih dalam tahap pengerjaan dan laporan order selesai yang memberikan informasi tentang transaksi mana saja yang sudah selesai.

Gambar 4.172 Form laporan order berdasarkan order selesai 4.1.1.18. Form Jurnal

Gambar 4.173 Form master jurnal Keterangan : Form diatas adalah master untuk jurnal, dimana form diatas adalah pusat kendali dari pembuatan jurnal. Ketika “add data” dipilih, maka akan muncul form jurnal. Form jurnal digunakan untuk membuat jurnal setiap bulannya. Bagian akuntansi dapat memilih periode jurnal dan kemudian sistem akan menampilkan jurnal yang terjadi selama periode yang dipilih. Bagian akuntansi dapat menekan

tombol “print” untuk mencetak jurnal yang dapat dilihat pada lampiran, atau tombol “keluar” untuk kembali ke menu utama.

Gambar 4.174 Form jurnal

4.1.1.19. Form Laporan Usia Piutang

Gambar 4.175 Form laporan usia piutang Keterangan: Form laporan usia pitutang digunakan untuk memperhitungkan usia piutang dari setiap piutang dan mengecek berapa hari keterlambatan yang terjadi juga berapa nominal pembayaran yang terlambat tersebut. Pertama bagian akuntansi harus memilih data faktur penjualan yang tampil di dalam tabel faktur penjualan. Faktur penjualan yang ditampilkan adalah faktur penjualan dengan jenis pembayaran cicilan dan belum selesai pembayarannya. Setelah dipilih, data faktur penjualan akan masuk ke dalam textfield yang disediakan. Lalu selisih hari akan dicek oleh sistem dengan menekan tombol “cek hari”. Bila belum terlambat, sistem akan mengeluarkan messagebox sebagai berikut:

Gambar 4.176 Messagebox belum jatuh tempo Messagebox diatas akan mengeluarkan hasil dari selisih hari yang dihitung sistem bila transaksi tersebut belum jatuh tempo. Bila terlambat, sistem akan mengeluarkan messagebox sebagai berikut:

Gambar 4.177 Messagebox sudah jatuh tempo Messagebox diatas akan mengeluarkan hasil dari selisih hari yang dihitung sistem bila transaksi tersebut sudah jatuh tempo. Lalu hasil dari perhitungan selisih hari akan masuk ke dalam textfield yang disediakan. Ada beberapa range keterlambatan yang disediakan yaitu belum terlambat, 0-30 hari, 30-60 hari, 60-90 hari, dan diatas 90 hari. Hasil dari perhitungan selisih hari akan dimasukkan ke dalam range yang disediakan, tapi yang dimasukkan bukan nilai selisih hari melainkan nilai pembayaran yang terlambat. Lalu staff akuntansi dapat menekan tombol “save:” untuk menyimpannya. Hal ini dilakukan berulang kali hingga semua faktur penjualan yang tersedia dihitung selisih harinya. Bila penambahan data berhasil akan muncul messagebox berikut

Gambar 4.178 Messagebox penambahan sukses

4.1.1.20. Form Master Karyawan

Gam bar 4.179 Form Master Karyawan Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data karyawan baru ataupun mengubah data karyawan yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode karyawan yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add karyawan” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master karyawan. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data. 4.1.1.21. Form Master Bagian

Gambar 4.180 Form Master Bagian

Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data bagian baru ataupun mengubah data bagian yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode bagian yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master bagian. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data. 4.1.1.22. Form Master Pelanggan

Gambar 4.181 Form Master Pelanggan Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data pelanggan baru ataupun mengubah data pelanggan yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode pelanggan yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master pelanggan. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data.

4.1.1.23. Form Master Material

Gambar 4.182 Form Master Material Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data material baru ataupun mengubah data material yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode material yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master material. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data. 4.1.1.24. Form Master Satuan

Gambar 4.183 Form Master Satuan Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data satuan material baru ataupun mengubah data satuan material yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode satuan yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master satuan. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data. 4.1.1.25. Form Jenis Material

Gambar 4.184 Form Master Jenis Material Keterangan:

Form ini diakses saat user ingin memasukkan data jenis material baru ataupun mengubah data jenis material yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode jenis material yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master jenis material. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data.

4.1.1.26. Form Finishing

Gambar 4.185 Form Master finishing Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data finishing baru ataupun mengubah data finishing yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode finishing yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master finishing. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data. 4.1.1.27. Form Model

Gambar 4.186 Form master model

Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data model finish good baru ataupun mengubah data model finish good yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode model yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master model. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data. 4.1.1.28. Form Jenis Finish Good

Gambar 4.187 Form master jenis finish good Keterangan: Form ini diakses saat user ingin memasukkan data jenis finish good baru ataupun mengubah data jenis finish good yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode jenis finish good yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master jenis finish good. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data.

4.1.1.29. Form Master Finish Good

Gambar 4.188 Form master finish good Keterangan:

Form ini diakses saat user ingin memasukkan data finishing baru ataupun mengubah data finishing yang telah ada jika terjadi perubahan. Pertama kali dibuka, tampilan form ini kosong kecuali kode finishing yang ter-generate secara otomatis. Tombol “add bagian” berfungsi untuk menyimpan data yang telah diisi di dalam form ini ke dalam master finishing. Tombol “bersih” digunakan untuk membersihkan textfield yang ada. Tombol “keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fungsi ubah data dan juga hapus data.

4.1.1.30. Form Master Hak Akses

Gambar 4.189 Form hak akses Keterangan: Form ini diakses saat user ingin mengetahui hak akses apa saja yang dipunyai seorang karyawan. User hanya perlu memasukkan kode karyawan di textfield yang disediakan, dan data akan keluar dengan sendirinya. Data ini tidak dapat diubah, mengubah hak akses pun tidak bisa karena hanya menunjukkan hak akses yang dimiliki.

4.1.1.31. Form History Log

Gambar 4.190 Form history log Keterangan: Form ini hanya dapat diakses dengan persetujuan direktur atau staff yang memang diberi ijin khusus. Form ini digunakan untuk audit trace sehingga segala aktifitas karyawan bisa dipantau. Tabel tersebut memberikan info tentang tanggal, jam, dokumen apa yang dibuat atau diubah, kode karyawan yang mengubah juga aktivitas yang dilakukan. Dengan dokumen ini, tingkat keamanan pada sistem akan semakin meningkat. History log ini juga dilengkapi dengan fungsi pencarian log dimana dapatdicari berdasarkan periode atau kode karyawan.

4.1.1.32. Standarisasi Penghapusan Data Pada sistem yang dibangun, ada standarisasi cara untuk penghapusan dokumen yang telah dibuat, sehingga hanya orang yang yang punya otorisasi yang dapat menghapusnya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus data pada tabel master transaksi. Data yang akan dihapus haruslah dipilih terlebih dahulu di tabel master transaksi. Bila data tidak ada yang dipilih akan muncul messagebox seperti ini :

Gambar 4.85Informasi tidak ada pilihan data Sebelum menghapus, sistem akan memberikan feedback dahulu berupa messagebox seperti dibawah ini yang berfungsi sebagai konfirmasi apakah yakin akan menghapus data.

Gambar 4.86Pilihan hapus Bila “no” dipilih, maka data batal dihapus. Bila “yes” dipilih maka akan memunculkan messagebox konfirmasi seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.87 Konfirmasi Penghapusan Data Messagebox diatas berguna sebagai konfirmasi penghapusan data. Tidak sembarang karyawan bisa menghapus data transaksi yang telah mereka buat. Hanya direktur dan manager umum yang punya otoritas untuk menghapus data. Bila ada karyawan yang tidak punya otoritas mencoba menghapus data dengan cara memasukkan kode karyawan dan passwordnya, maka akan muncul messagebox seperti berikut :

Gambar 4.88 User tidak punya otorisasi Dan bila orang yang punya otorisasi (Direktur atau manager umum) memasukkan kode karyawan beserta password, maka akan muncul messagebox seperti gambar 4.90 dan data akan terhapus dari database.

Gambar 4.89 Hapus sukses

PASTIKAN ANDA MENGINSTAL SESUAI URUTAN DIATAS, SALAH URUTAN BERESIKO JAVA TIDAK TERDETEKSI

Recommend Documents