Passiefhuis-Platform vzw

Passiefhuis-Platform vzw De REFLEX voor energiebewust bouwen Passiefhuis-Platform, vereniging zonder winstoogmerk Gitschotellei 138 2600 Berchem BTW: in aanvraag KBC: 733-0106722-52

Reglement van Inwendige Orde Legende:

RIO = Reglement van Inwendige Orde RVB = Raad van Bestuur AV = Algemene Vergadering

Inleiding:

Het reglement van inwendige orde, afgekort RIO, verduidelijkt of herhaalt de statuten of vult ze aan. Ze vormt in die zin de verduidelijking, herhaling of aanvulling van de verbintenis (rechten en plichten) die elk lid door zijn lidmaatschap aangaat. Bij tegenspraak tussen het reglement en de statuten zijn deze laatste bepalend.

1. Kandidatuurstelling: 1.A. uittreksel uit de statuten Volgens Art. 7: Een kandidaat-stemgerechtigd lid dient zijn kandidatuur te motiveren tijdens een gesprek met een bestuurder. De bestuurder legt iedere kandidatuur ter advies voor aan de raad van bestuur. Rekening houdend met het advies van de raad van bestuur dient de kandidaat vervolgens, door middel van een schrijven ten aanzien van de voorzitter, op duidelijke wijze activiteiten of intenties met betrekking tot het thema bedoeld in Artikel 3 vast te leggen. De raad van bestuur beslist vervolgens geheim en autonoom over elk verzoek tot opneming met een twee/derde meerderheid. Tegen deze beslissing van de raad van bestuur is geen verhaal mogelijk.

1.B. bijzondere bepalingen a. Elke kandidatuurstelling van werkend of geassocieerde leden gebeurt schriftelijk. Dit schrift identificeert de kandidaat en vermeldt zijn aanvaarding van de statuten en RIO. b. De toelating als werkend lid wordt beslist in de RVB. Dit is slechts mogelijk na een gesprek met minstens één van de bestuurders. c. Elke aanvraag tot werkend lidmaatschap houdt de aanvraag tot geassocieerd lidmaatschap in. De kandidaat kan evenwel dit geassocieerd lidmaatschap weigeren in afwachting van de behandeling van zijn werkend lidmaatschap.

Paraaf: 1 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

2. Aanvaardingsvoorwaarden: 2.A. uittreksel uit de statuten Volgens Art. 7: De toetredingsvoorwaarden voor geassocieerde leden worden opgenomen in een reglement van inwendige orde, dat wordt opgesteld door de raad van bestuur.

2.B. bijzondere bepalingen a. Kandidaat moet zich na lezing van het RIO en de statuten akkoord verklaren met de inhoud ervan. b. Kandidaat geeft toestemming om desgevallend zijn (bedrijfs)naam en logo in de publieke lijst van leden op te nemen en te laten gebruiken binnen de context van het PHP vzw. c. Kandidaat mag geen activiteit uitvoeren, gedrag vertonen of publieke uitspraak doen die de naam van het PHP vzw nadelig kan beïnvloeden. d. Elke kandidaat onderschrijft de criteria die de grenzen van het passiefhuis vastleggen. Daartoe zal ondergetekende: i. het begrip 'passiefhuis' enkel gebruiken voor gebouwen die daadwerkelijk voldoen aan de criteria opgesteld door Passiefhuis-Platform vzw , ii. zichzelf continu informeren en opleiden over de actuele stand van zaken omtrent passiefhuizen en passiefhuistechnologie, iii. klanten wijzen op en motiveren tot het gebruik en de aankoop van energie-efficiënte producten, iv. het Passiefhuis-platform op transparante wijze informeren over kosten en besparingsmogelijkheden, v. zeer goede kwaliteit en dienstverlening bieden in passiefhuisprojekten, waarbij voor particuliere leden enkel punt i. geldt. 3. Uitsluitingsvoorwaarden: 3.A. uittreksel uit de statuten Volgens Art. 10: Het lidmaatschap eindigt indien de algemene vergadering beslist een lid uit te sluiten met een meerderheid van twee derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigde leden en nadat het lid in kwestie is gehoord. Het lidmaatschap neemt een einde indien het lid overlijdt, failliet of onbekwaam wordt verklaard, onder voorlopig bewind wordt gesteld, of indien het lid zijn bijdrage niet betaalt. De raad van bestuur kan in afwachting van een beslissing van de algemene vergadering de leden schorsen die zich zouden schuldig gemaakt hebben aan handelingen die strijdig zijn met de statuten. Het lid wier uitsluiting voorgesteld wordt, dient voorafgaandelijk door middel van een schrijven van dit voornemen op de hoogte te worden gebracht, teneinde zijn verdediging te kunnen waarnemen op de desbetreffende algemene vergadering.

3.B. bijzondere bepalingen a. Een lid kan eveneens uitgesloten worden omwille van het uitdragen van ideologisch gedachtegoed dat strijdig is met de doelstellingen van het PHP vzw of met de wet. Paraaf: 2 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

b. Een lid kan eveneens uitgesloten worden voor het uitvoeren van een activiteit, het vertonen van gedrag of het doen van een publieke uitspraak die de naam of de belangen van het PHP vzw nadelig kan beïnvloeden.

4. Voorrechten voor de leden en geassocieerde leden: 4.A. uittreksel uit de statuten nihil

4.B. bijzondere bepalingen a. Leden genieten van kortingen bij deelname aan evenementen die door het PHP vzw zelf georganiseerd worden. b. Leden worden gratis op de hoogte gehouden over het PHP vzw en de evoluties desbetreffende op de markt via een nieuwsbrief. c. Professionele leden zijn de leden of geassocieerde leden die de bijdrage voor professioneel lidmaatschap hebben voldaan. d. Professionele leden bezorgen desgevallend een overzicht van eigen producten en diensten die aanverwant zijn aan of zinvol zijn voor de bevordering van passiefhuis-technologie en die in de databank van het PHP vzw kunnen opgenomen worden. e. Professionele leden hebben recht op een aantal gratis diensten van het PHP vzw, zoals vermeld in de subsidieaanvraag IWT, evenals op een verminderde tarifiëring bij de andere diensten. f. Voor particuliere leden gelden de voorrechten in voorkomend geval voor het ganse gezin. 5. Bijdragen – lidgelden: 5.A. uittreksel uit de statuten volgens Art . 8: Voor het definiëren van de exacte bijdrage gelden de bepalingen van het reglement van inwendige orde.

5.B. bijzondere bepalingen a. De lidgelden zijn in het begin van het boekjaar verschuldigd en zijn geldig voor een lidmaatschap van 1 jaar. b. De gepubliceerde lidgelden zijn uitgedrukt in Euro en zijn exclusief 21 % BTW. c. De lidgelden kunnen jaarlijks aangepast worden door de RVB en worden slechts van kracht na goedkeuring door de Algemene Vergadering. d. Professionele leden o De lidgelden voor bedrijven en zelfstandigen worden bepaald op basis van de bedrijfsomzet volgens laatst neergelegde balans (bedrijven waarvan meer dan 25 % van het kapitaal rechtstreeks of onrechtstreeks in het bezit is van één of meerdere ondernemingen -met uitzondering van leden van PHPvzw, publieke investeringsmaatschappijen, participatiemaatschappijen of, mits geen controle wordt uitge-

Paraaf: 3 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

oefend, institutionele beleggers- dienen de grootste van de omzetten van deze ondernemingen in aanmerking te nemen.)
Micro-onderneming omzet ≤ 500 000 EUR 300,00 EUR
Kleine onderneming 500 000 < omzet ≤ 12 500 000 EUR 600,00 EUR
Middelgrote onderneming 12 500 000 < omzet ≤ 25 000 000 EUR 1200,00 EUR
Grote ondernemingen > 25 000 000 EUR 2400,00 EUR o Voor NGO’s, VZW’s, overheidsinstellingen, kennisinstellingen,… wordt het lidgeld vastgelegd op 150,00 EUR. e. Voor particuliere leden wordt het lidgeld vastgelegd op 60,00 EUR. f. Bij het aangaan van een wissellidmaatschap wordt het hoogste lidmaatschapstarief van beide verenigingen bepaald als het geldende lidmaatschapstarief. g. De Raad van Bestuur is bevoegd tot het toekennen van een maximale korting van 50% op de lidmaatschapsbijdrage voor kandidaat-leden welke reeds lidmaatschap verwierven van een zusterorganisatie. Een zusterorganisatie wordt gedefinieerd als hebbende een gelijk of gelijkaardig doel. 6.1. Samenstelling Raad Van Bestuur: kandidatuur voor de Raad Van Bestuur 6.1.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 16: … Om verkiesbaar te kunnen zijn voor de raad van bestuur moeten de kandidaat-bestuurders opvolgbare intenties, met betrekking tot het thema bedoeld in artikel 3, en in de vorm van een schriftelijke intentieverklaring, voorleggen aan de algemene vergadering. Eventuele bijkomende criteria kunnen bepaald zijn in het reglement van inwendige orde.

6.1.B. bijzondere bepalingen -

nihil

6.2. Samenstelling Raad Van Bestuur: verkiezing van de Voorzitter 6.2.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 16: De raad van bestuur benoemt na iedere verkiezing of herverkiezing door de algemene vergadering onder de bestuurders een voorzitter, rekening houdend met de bepalingen in het reglement van inwendige orde.

6.2.B. bijzondere bepalingen -

nihil

6.3. Samenstelling Raad Van Bestuur: benoeming van de Secretaris en Penningmeester 6.3.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 16: De raad van bestuur benoemt bij deze gelegenheid een secretaris en een schatbewaarder, conform de bepalingen in het reglement van inwendige orde.

6.3.B. bijzondere bepalingen

4 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

-

nihil

6.4. Samenstelling Raad Van Bestuur: verkiezing van een Vicevoorzitter 6.4.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 15: … De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, of in geval van afwezigheid of delegatie, door een bestuurder aangeduid door diens collega’s. De secretaris van de raad van bestuur treedt op als secretaris en verslaggever van de algemene vergadering. In geval van afwezigheid of delegatie door de raad van bestuur duidt de voorzitter van de vergadering een secretaris aan. volgens Art. 18: … De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur van de vereniging alsook de bevoegdheid voor bepaalde handelingen en taken, voor bepaalde of onbepaalde duur opdragen aan of ontnemen van één of meer personen, al dan niet bestuurder of lid, die ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college optreden. De raad van bestuur stelt de omvang van de bevoegdheden, en de wijze waarop deze worden uitgeoefend, en gebeurlijk het salaris of de bezoldiging vast. De akten die de vereniging verbinden, ander dan de akten betreffende het dagelijks bestuur, worden, behoudens bijzondere delegatie door de raad van bestuur, ondertekend door de voorzitter. De raad van bestuur treedt in rechte op in naam van de vereniging als eiser en als verweerder.

6.4.B. bijzondere bepalingen a. indien de Raad van Bestuur dit wenselijk acht, kan naast een voorzit-

ter, secretaris en penningmeester ook een vicevoorzitter gekozen worden. b. De eventuele vice-voorzitter wordt verkozen door de leden van de RVB uit de andere leden van de RVB.

7. Taakbepaling van de Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en Vicevoorzitter 7.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 16: De raad van bestuur bepaalt de taken van voorzitter, secretaris en penningmeester, en legt deze vast in het reglement van inwendige orde.

7.B. bijzondere bepalingen 7.B.1. DE VOORZITTER a. Erover waken dat de bedrijvigheid van de vereniging overeenstemt met de doelstellingen zoals ze zijn vastgelegd in de statuten. Erover waken dat de vereniging haar verbintenissen nakomt en geen handelingen stelt in strijd met de openbare orde en goede zeden. b. Erover waken dat de beheerders, meer speciaal de secretaris en de penningmeester hun opdracht naar behoren vervullen. c. Op tijd de herkiezing van mandaten laten doorgaan. d. Ervoor zorgen dat op alle facturen, brieven, aankondigingen,…uitgaande van de vereniging, uitdrukkelijk de benaming v.z.w. wordt vermeld. e. In het oog houden dat een evenwicht heerst tussen inkomsten en uitgaven.

5 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

Het vastleggen van duidelijke werkrichtlijnen, samen met de RVB, en toezien op de uitvoering van deze afspraken;  Toezien op het beheer van de middelen, volgens de regels van goed beheer, en de aanwending ervan ifv de doelstellingen van de vzw;  Toezien op het nauwgezet bijhouden door de penningmeester van alle uitgaven en inkomsten en de verplichte wettelijke rekeningen; f. De vergaderingen van de RVB en de algemene vergaderingen voorzitten. g. De voorzitter moet steeds onthouden:  Dat aan de Algemene Vergadering bepaalde bevoegdheden niet kunnen worden ontzegd;  Dat van alle vergaderingen een verslag dient te worden gemaakt en dat al de uitgaven en inkomsten nauwgezet dienen te worden bijgehouden;  Dat alle publicatieverplichtingen nageleefd worden;  Dat de vereniging de aangegane verbintenissen dient uit te voeren en haar vermogen dient aan te wenden voor het doel van de vereniging;  Dat geen handelingen mogen worden verricht in strijd met de openbare orde en goede zeden, anders Ioopt de vereniging het risico dat een gerechtelijke ontbinding wordt uitgesproken op verzoek van een lid, van een belanghebbende derde of van het Openbaar Ministerie; 

7.B.2. DE SECRETARIS a. De oproepingen voor de vergadering doen. b. De oproepingen voor de verkiezingen doen. c. De verslagen van vergaderingen maken en het verslagenboek bijhouden op de zetel, conform de statuten. d. Toezien op de goede werking van het secretariaat van de vereniging en hierover op regelmatige en gestructureerde wijze verslag uitbrengen aan de RVB. e. De ledenlijst bijhouden en neerleggen op de griffie. f. De wettelijk verplichte publicaties verrichten. g. De secretaris ziet erop toe:  Dat een Algemene Vergadering dient samengeroepen te worden telkens 1/5 van de leden hierom vraagt;  Dat een voorstel, ondertekend door minstens 1/20 van de leden, op de agenda dient te worden geplaatst 7.B.3. DE PENNINGMEESTER a. Al de betalingen tijdig doen. Hiertoe zal hij samen met de voorzitter:  Bestellingen van investeringsgoederen of hoger dan 1500€ schriftelijk goedkeuren.  Onkosten die de begroting overstijgen voorleggen aan de Raad van Bestuur.  Toezien op afspraken desbetreffende;  Toezien op het beheer van de middelen, volgens de regels van goed beheer, en de aanwending ervan ifv de doelstellingen van de vereniging;

6 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

b. Nauwgezet bijhouden van alle uitgaven en inkomsten en van de verplichte wettelijke rekeningen. c. Erover waken dat de leden zich niet persoonlijk verrijken met gelden van de vereniging. d. In het oog houden dat een evenwicht heerst tussen inkomsten en uitgaven. e. Geen lidgelden vragen die hoger zijn dan statutair bepaald. f. Ervoor zorgen dat de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen vervuld zijn. g. Minimaal driemaandelijks op gestructureerde wijze verslag uitbrengen aan de voorzitter en de RVB.

7.B.4. DE VICEVOORZITTER a. Neemt de taken van de voorzitter over bij diens afwezigheid.

8. Vertegenwoordigingsbevoegdheid m.b.t. activiteiten en evenementen 8.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 19: De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt toe aan de raad van bestuur en mede aan de voorzitter. De omvang van deze vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt nader omschreven in het reglement van inwendige orde. Bij belet van de voorzitter gelden de bepalingen van het reglement van inwendige orde. De raad van bestuur kan schriftelijk volmacht verlenen aan één of meerdere leden, alsook aan derden, om de vereniging te vertegenwoordigen binnen de grenzen van de volmacht.

8.B. bijzondere bepalingen a. De vertegenwoordigingsbevoegdheid in art 19 dient gelezen te worden als de bevoegdheid tot officiële vertegenwoordiging op activiteiten, evenementen en dergelijke. Een officiële vertegenwoordiging ontstaat enkel uit een voorafgaande vraag of uitnodiging op naam van het PHP vzw. Ook de vertegenwoordiging van de vierde zin van art 19 moet in dit licht begrepen worden. Dit in tegenstelling tot de vertegenwoordiging van art 17. Hier wordt vertegenwoordiging bedoeld met als doel de vereniging te binden (contractueel of extracontractueel). b. Alle leden van de RVB kunnen te allen tijde spreken in naam van het PHP vzw om het PHP vzw te promoten. Zij kunnen echter individueel geen verbintenissen aangaan in naam van de vereniging. c. Bij een algemene vraag om officiële vertegenwoordiging van het PHP vzw beslist de RVB wie afgevaardigd wordt. d. Bij een gepersonaliseerde vraag om officiële vertegenwoordiging van het PHP vzw mag de gevraagde persoon ingaan op het verzoek na overleg met de voorzitter. e. Alvorens eender wie het PHP vzw vertegenwoordigt dienen eventuele vergoedingen eerst besproken en goedgekeurd te worden door de RVB.

9. Vertegenwoordigingsbevoegdheid in rechte

7 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

9.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 17: De raad van bestuur bestuurt de vereniging en vertegenwoordigt haar in en buiten rechte. Alle bevoegdheden die de wet niet uitdrukkelijk verleent aan de algemene vergadering, worden toegekend aan de raad van bestuur. Daartoe heeft de raad van bestuur de meest uitgebreide machten van beheer en bestuur, voor zover zij niet door de wet of de statuten uitsluitend aan de algemene vergadering voorbehouden zijn. De raad van bestuur kan natuurlijke personen of rechtspersonen die geen lid zijn uitnodigen, teneinde zichzelf te laten bijstaan. Deze personen hebben enkel een adviserende bevoegdheid en geen beslissingsrecht. volgens Art. 18: De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur van de vereniging alsook de bevoegdheid voor bepaalde handelingen en taken, voor bepaalde of onbepaalde duur opdragen aan of ontnemen van één of meer personen, al dan niet bestuurder of lid, die ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college optreden. De raad van bestuur stelt de omvang van de bevoegdheden, en de wijze waarop deze worden uitgeoefend, en gebeurlijk het salaris of de bezoldiging vast. De akten die de vereniging verbinden, ander dan de akten betreffende het dagelijks bestuur, worden, behoudens bijzondere delegatie door de raad van bestuur, ondertekend door de voorzitter. De raad van bestuur treedt in rechte op in naam van de vereniging als eiser en als verweerder.

9.B. bijzondere bepalingen a. om het PHP vzw rechtsgeldig te binden dienen de geschriften door minimum 3 bestuurders ondertekend te worden.

10. Vergoedingen: 10.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 20: De leden van de raad van bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel, conform de bepalingen in het reglement van inwendige orde, recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.

10.B. bijzondere bepalingen a. Er is geen vergoeding voorzien voor eigen prestaties die kaderen in de gewone werking van de RVB van het PHP vzw. b. Vergoeding van specifieke kosten voor deelname aan congressen, lezingen, perscommunicatie,… e.d. mits voorafgaande goedkeuring door de RVB. c. Vergoeding kan enkel toegekend worden voor reëel gemaakte onkosten, op voorlegging van een detailstaat, goed te keuren door de voorzitter + penningmeester. d. Desgevallend worden voor verplaatsingen de reële kosten voorgelegd (trein, taxi,…) of wordt voor verplaatsingen met de eigen wagen een kilometervergoeding toegekend van 0,25 EUR/km).

11. Procedure van vergaderen: 11.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 16: De raad van bestuur vergadert conform de wetgeving en de procedures vermeld in het reglement van inwendige orde.

8 van 9

PHP vzw – Reglement van Inwendige Orde (versie 23 mei 2007)

11.B. bijzondere bepalingen -

nihil

12. Ontbinding – vereffening: 12.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 24: In geval van vrijwillige of gerechtelijke ontbinding zal, na aanzuivering van het passief, de bestemming van de goederen worden bepaald door de algemene vergadering, conform het reglement van inwendige orde. In geval van ontbinding zal het maatschappelijk bezit een bestemming worden gegeven die zoveel mogelijk overeenkomt met de in Artikel 3 nagestreefde doeleinden.

12.B. bijzondere bepalingen -

nihil

13. Goedkeuring Reglement van Inwendige Orde: 13.A. uittreksel uit de statuten volgens Art. 25: De raad van bestuur stelt het reglement van inwendige orde samen. De raad van bestuur legt het reglement van inwendige orde en eventuele aanvullingen en herzieningen voor aan alle stemgerechtigde leden. Alle stemgerechtigde leden hebben het recht om advies te verlenen op het voorstel van reglement van inwendige orde. De raad van bestuur beslist op basis van dit advies over eventuele bijkomende aanpassingen. De raad van bestuur beslist over het in werking treden van het reglement van inwendige orde.

13.B. bijzondere bepalingen a. Na samenstelling of wijzigingen aan het RIO wordt een kopie aan alle stemgerechtigde leden bezorgd (e-mail of post). b. Elk stemgerechtigd lid heeft het recht om adviezen of voorstellen tot wijzigingen in te dienen bij de RVB gedurende de 2 weken volgend op het versturen van de kopie. c. Enkel de RVB kan beslissen over eventuele aanpassingen. d. Na eventuele wijzigingen wordt het RIO pas van kracht na goedkeuring door de voltallige RVB en na verspreiding ervan onder de stemgerechtigde leden. Volgens Art. 26 van de statuten: Al wat niet uitdrukkelijk door onderhavige statuten en het reglement van inwendige orde is voorzien zal worden geregeld door de geldende wetgeving. In alle gevallen, waarin zowel de wet als de statuten en het reglement van inwendige orde niet voorzien, beslist de raad van bestuur.

9 van 9