Sofie heeft de oploSSing voor al uw facturen e-facturatie e-archivering e-hr fullfilment
Reken jou za www.o
advertorial 0497 27 89 80
[email protected]
papierloze toekomst voor iedereen Het debat rond elektronische facturatie laait weer op. Het thema blijft meer dan ooit actueel, met name in economisch onzekere tijden. Dat mag niet verbazen. De elektronische factuur bezorgt iedereen voordelen: kostenbesparing, tijdwinst, meer veiligheid. Dat het principe alleen aan grote ondernemingen besteed zou zijn, klopt dan ook niet. Meer nog: OptiPost bewijst dat e-invoicing haalbaar is voor ieder bedrijf, ook voor de Belgische kmo.
Sven Dauwe, managing partner bij OptiPost:
‚‚
“E-facturatie heeft niets met IT te maken. Het gaat om meer efficiëntie en lagere kosten bij de behandeling en verzending van bedrijfskritische documenten.”
E
lektronische facturatie is Sven Dauwe ontdekte in de Belgische de kant van de leverancier verhoogt het een snel groeiend domarkt een lacune. OptiPost biedt een gebruik van die verschillende kanalen de mein in Europa. Gemidnieuw platform voor elektronische aflevecomplexiteit van afhandeling van de factudeld gesproken gaat het ring van documenten. “Ons uitgangspunt ratie. De leverancier moet facturen printen om een groeiritme van is duidelijk”, vertelt hij. “Het was belangrijk en opsturen per post, andere facturen verzowat veertig procent per dat we ons als een onafhankelijke speler werken in pdf en e-mailen, en nog andere jaar. In die context hinkt in de markt zouden profileren. Tegelijk was via Zoomit tot bij de klant brengen. België voorlopig nog wat er het besef dat we geduld moesten oeachterop. Van het totale fenen. We weten dat de Belgische markt OptiPost verlaagt drempel facturenvolume dat er in ons land omgaat, zijn tijd neemt voor de overstap naar het Die complexiteit blijkt een drempel voor verloopt nauwelijks vijf tot tien procent via digitale kanaal.” In de consumentenmarkt bedrijven die de stap naar elektronische elektronische weg. Voor bedrijven die zich is er voorlopig nog maar een handvol lefacturatie willen zetten. Ze weten immers in de afhandeling en ondersteuning van veranciers dat de elektronische factuur als dat ze meer kanalen zullen moeten beheelektronische facturatie specialiseren. Daar speelt OptiPost op in. De ren, ligt in ons land een enorm pooplossing van het bedrijf is er net op tentieel voor het rapen. Sven Dauwe, gericht de complexiteit bij de verzen“Het middensegment bleef echter die een uitgebreide ervaring opder weg te nemen. OptiPost baseert onbediend. Nochtans bestaat daar veel bouwde in de wereld van printing, IT zich daarvoor op een verzendplatinteresse en zitten veel van die bedrijven en postautomatisering, zag de opform. Eenvoudig uitgelegd zit het promet vragen rond wetgeving, de impact van portuniteit. Samen met partner Into it ces als volgt in elkaar. De verzender export, enzovoort.” richtte hij OptiPost op. “Voor de klasspeelt de facturatiedata aan OptiPost sieke postdiensten blijven er vandoor. Daarna zorgt OptiPost ervoor dat daag twee belangrijke poten over”, de factuur bij de klant terecht komt, op zegt Sven Dauwe. “Enerzijds gaat het om optie aanbiedt. Sven Dauwe: “Als klant van de manier die de klant verkiest. Het grote direct marketing, met de verzending van een telecom- of nutsbedrijf kun je kiezen uit voordeel voor de verzender is dat die zich folders en ander reclamedrukwerk. Andereen klassieke, papieren factuur, een fackan concentreren op het eigenlijke factuzijds is er het postvolume van de transactuur op pdf via e-mail, of een elektronische ratieproces. De verzending van de factionele documenten: facturen, loonfiches, factuur via Zoomit.” Die manier van werken turen behoort in dat geval niet langer tot boetes, enzovoort. Het gaat daarbij om dozorgt ervoor dat er in de praktijk nog veel de bezorgdheid van de verzender. “Het cumenten met een juridische waarde.” Ook papier in omloop blijft. Ook klanten die kieprincipe is niet nieuw”, zegt Sven Dauwe. dat volume is echter in dalende lijn. Jaar na zen voor pdf via e-mail blijken de factuur “Grote verzenders – zoals telecomoperajaar krimpt het transactionele postvolume heel vaak te printen, om ze daarna keurig toren en nutsbedrijven – maken daarvoor met drie tot vijf procent, ten voordele van in een map bij te houden. Het voordeel ligt gebruik van de platformen van UnifiedPost de digitale verzending. hier alleen bij de leverancier, die de kosten of Zoomit. Andere bedrijven ontwikkelden voor papier en postzegels uitschakelt. Aan hun eigen verzendplatform.” Aan de on-
derkant van de markt – bij de zelfstandige ondernemers en kmo’s – zijn de volumes facturen doorgaans te klein om voordeel te halen uit de investering in zo’n verzendplatform. Sven Dauwe: “Het middensegment bleef echter onbediend. Nochtans bestaat daar veel interesse en zitten veel van die bedrijven met vragen rond wetgeving, de impact van export, enzovoort.” Dat is precies waar OptiPost een antwoord op biedt. Het bedrijf ontwikkelde een oplossing die toelaat om op basis van facturatiedata – rechtstreeks afkomstig uit een boekhoud- of ERP-pakket – een factuur bij de eindklant af te leveren. Sven Dauwe: “We zagen dat er heel wat interesse bestond bij middelgrote bedrijven, maar dat ze op het vlak van de benodigde IT wat aan hun lot werden overgelaten. Daar brengen we met OptiPost verandering in.” Met de oplossing stelt OptiPost zich bovendien technologieonafhankelijk op. “Er zijn in de wereld van de boekhoudsoftware en ERP-pakketten nogal wat verschillende dataformats in omloop. Wij zorgen ervoor dat een bedrijf dat elektronische wil factureren niets aan zijn vertrouwde proces moet veranderen. De oplossing structureert de data op de juiste manier, ongeacht het pakket waaruit ze afkomstig zijn, verwerkt ze tot een factuur en verstuurt die naar de ontvanger, in het formaat van zijn voorkeur.” Als extra dienstverlening biedt OptiPost de mogelijkheid aan om ook de archivering van de factu-
ren voor zijn rekening te nemen. Het gaat daarbij zowel om de archivering van elektronische documenten als van de afschriften van papieren facturen. Voor de technologische onderbouw kon OptiPost alvast rekenen op de toonaangevende spelers uit de sector. De oplossing stoelt op het platform van UnifiedPost, waarbij partner Into it in als implementatiepartner optreedt. Ook verzenders met een klein volume die hun facturen via Zoomit aan klanten willen aanbieden, kunnen daarvoor bij OptiPost terecht.
Binnen het jaar terugverdiend
Vaak hebben bedrijven een erg goede reden om op elektronische facturatie over te stappen. Het gaat immers om een vorm van cashflowoptimalisatie. “Dat is de primaire doelstelling”, vindt ook Sven Dauwe. “Vaak gaat er kostbare tijd verloren. Zo lang een factuur niet is verstuurd, kan de klant ook geen betaling uitvoeren en ligt de cashflow stil. Door het proces van de uitgaande facturatie te versnellen – gewoon al door de factuur sneller bij de klant af te leveren – volgt ook de betalingsstroom sneller.” Tegelijk kan de elektronische factuur een vormvereiste zijn om als leverancier te mogen optreden, onder meer in het kader van overheidsopdrachten. De meest directe driver blijft uiteraard de kostenreductie die aan elektronische facturatie vast hangt. Sven Dauwe: “Voor ondernemingen met
grote verzendingsvolumes valt de zware investering in print-, plooi- en frankeermachines weg.” Maar ook bij kleinere ondernemingen gaat het al snel om een substantiële besparing. Sven Dauwe: “We nemen meestal gewoon de proef op de som. We zitten samen met de klant en berekenen hoe veel een factuur de onderneming in de realiteit kost. Daar zetten we ons voorstel tegenover, met de garantie dat de investering in de implementatie van ons systeem binnen het jaar is terugverdiend.” Zelfs de papieren facturen die een onderneming via OptiPost verstuurt, zijn grosso modo de helft goedkoper dan wanneer het bedrijf het printen, plooien en frankeren in eigen beheer uitvoert. Omdat het bedrijf grote volumes combineert, kan het de tarieven voor de behandeling en verzending van facturen sterk drukken. Sven Dauwe: “Die besparing is de hoofdzaak, maar tegelijk ben je als bedrijf ook van een grote last af. Wanneer je in ons systeem instapt, ben je bovendien sowieso klaar om naar elektronische facturatie over te stappen, inclusief digitaal archief.” Bij de overstap van papier naar digitaal, zakken de kosten per factuur nog eens met zeventig procent. De prijs van een elektronische factuur via OptiPost bedraagt dan ongeveer nog vijftien procent van wat de onderneming betaalde voor de verwerking en verzending van een papieren factuur in eigen beheer. Dat inzicht zorgt ervoor dat de adoptie
van de elektronische factuur stilaan in een stroomversnelling komt. Ook de wetgever helpt daarbij een handje. Sinds begin 2010 was er al een nieuwe reglementering van kracht – op basis van een Europese richtlijn – die één en ander vereenvoudigde. Op 13 juli keurde de federale ministerraad het wetsontwerp voor de elektronische factuur goed. De e-factuur heeft daarmee nu ook volgens de letter van de wet dezelfde bewijskracht als een papieren exemplaar. De nieuwe wet bepaalt niet langer hoe de verzender de authenticiteit en integriteit van de factuur moet bewijzen. De principes blijven nochtans bestaan. Een factuur mag niet wijzigbaar zijn tijdens haar wettelijk verplichte levensduur van zeven jaar. Bovendien moet duidelijk zijn van wie de factuur effectief afkomstig is. Sven Dauwe: “Vanaf 1 januari 2013 zijn daar eigenlijk geen regels meer voor. Het gebruik van de elektronische handtekening is dan niet langer verplicht, maar blijft wel de veiligste methode.” Daarom heeft OptiPost een e-signing engine op basis van de elektronische handtekening in zijn oplossing geïntegreerd. Nieuw in de wetgeving is ook dat de ontvanger zich niet langer formeel akkoord dient te verklaren met de vorm waarin hij of zij de factuur ontvangt. “We verwachten op dat vlak een verschuiving van opt-in naar opt-out. Wanneer een ontvanger de factuur niet elektronisch wenst te ontvangen, moet hij een bezwaar indie-
nen en daarbij expliciet om een papieren factuur vragen.”
Eén geïntegreerd, overzichtelijk geheel
De combinatie van de formele bevestiging van het wettelijke kader en de aanhoudende kostendruk als gevolg van de huidige economische omstandigheden, ziet het ernaar uit dat steeds meer bedrijven de stap naar elektronische facturatie zetten. OptiPost ziet voor zichzelf binnen die context een duidelijke rol. Sven Dauwe: “Ons is het erom te doen de operationele efficiëntie van de verzendstromen van documenten binnen een organisatie te verhogen, waardoor het bedrijf een duidelijke kostenbesparing realiseert en zijn ecologische voetafdruk verkleint. We bundelen digitale verzendkanalen en verschillende formaten met de traditionele printing en verzending van bedrijfskritische documenten. Zo behoudt het bedrijf altijd het overzicht.” Meer info: www.optipost.be
follow optipost
