Panduan untuk Simpul 1. Kontak a. Untuk keperluan komunikasi, pengumpulan data dan registrasi, kontak resmi dari sekretariat adalah: o Wilmar (PN 2002)
[email protected] ‐ 081931440006 o Wijaya (FT 1985)
[email protected] ‐ 0811961951 o Robert (SI 1991)
[email protected] ‐ 08159003832 o Sekretariat/Rita – 021 57955110 2. Formulir a. Formulir untuk keperluan pemilu ada 2 jenis, form database dan form registasi KPU b. Form database adalah form yang diserahkan oleh Koordinator (Wijaya). Harap tidak menggunakan form dengan kolom dan format lainnya. c. Form database hardcopy yang dibagikan hanya sebagai ilustrasi. Karena banyaknya kolom yang ada, sheet menjadi lebar dan font menjadi terlalu kecil dan agak sulit untuk dibaca. Untuk data yang lebih detil gunakan form database dalam bentuk soft copy (file) d. Kolom 14, 15, 16 dan 17 di form database dibutuhkan untuk proses registrasi KPU. Dengan mengisi kolom tersebut, alumnus dan simpul tidak wajib untuk mengisi seluruh field pada form registrasi KPU. Form registrasi KPU cukup diisi degan nama dan tanda tangan, sisanya akan diisi oleh tim sekretariat. e. Walaupun tidak wajib, mengisi kolom 14, 15, 16 dan 17 pada form database dan juga mengisi seluruh field pada form registrasi KPU tidak dilarang, malah akan sangat membantu tim sekretariat. 3. Pengumpulan Data a. Proses penambahan data alumnus dan peng‐update‐an isi data dilakukan dengan menggunakan form database. b. Untuk memperingan beban kerja simpul dan tim secretariat, sangat dianjurkan untuk mengirimkan update secara berkala walaupun jumlahnya sedikit, ketimbang menunggu dulu sampai jumlahnya banyak. c. Tim sekretariat akan mengirimkan rekap progress pengalangan kepada simpul setiap pagi. Dengan demikian diharapkan awareness terhadap pencapaian target menjadi lebih tinggi. d. Untuk melakukan update/penambahan data, harap dilakukan dengan cara mengirimkan form database via email : o To: Wilmar o CC: Wijaya o CC: Robert
4. Mobilisasi Untuk alumnus yang kesulitan untuk datang, pulang, maupun keduanya pada hari H pencoblosan, kita akan mencoba membantu melakukan koordinasi akomodasi dengan teman‐teman pendukung Bambang lainnya yang kemungkinan ada di lokasi berdekatan. Dalam hal kendaraan yang bisa dikontribusikan oleh sesama pendukung maupun simpul tidak mencukupi, akan disediakan akomodasi. Untuk keperluan tersebut harap simpul dapat melakukan inventarisasi kebutuhan tersebut dengan cara mengisi kolom 20, 21, 22, 23 dan 24. Dengan mengisi kolom tersebut, tim sekretariat akan dapat melakukan perencanaan dan optimalisasi akomodasi yang dibutuhkan. 5. Kontribusi pada hari H dan lainnya Kita masih membutuhkan kontribusi waktu/tenaga untuk hari H pencoblosan. Jika ada alumnus maupun simpul yang terpanggil untuk berkontribusi waktu/tenaga, harap dapat berkoordinasi dengan Koordinator. 6. Biaya‐biaya yang timbul Bambang sangat berterima kasih atas jerih payah yang telah dilakukan untuk melakukan penggalangan ini. Oleh karena itu, jika kegiatan yang dilakukan menimbulkan konsekwensi biaya seperti untuk komunikasi dalam menghubungi teman‐teman alumni lain, bahan bakar untuk kontribusi akomodasi, atau yang lainnya, harap untuk tidak sungkan mendiskusikannya dengan Koordinator. Setiap kasus pasti akan dibahas sampai tuntas secara cepat dan tidak bertele‐tele.
Kolom, keterangan dan panduan pengisiannya 1. No No urut pada saat alumnus ybs pertama kali dimasukkan ke dalam database. Harap tidak mengganti no ini. 2. Nama Cukup Jelas 3. Jurusan Di isi dengan kode jurusan (mis: SI, MS, DS, dll) 4. Angkatan Diisi dengan angkatan dalam 4 digit (mis: 1998, 2002, dll) 5. Handphone 1 Cukup Jelas 6. Handphone 2 Cukup Jelas 7. KTP Keterangan tentang KTP yang dimiliki oleh alumnus ybs (lihat lookup “KTP”) 8. Fotocopy KTP Untuk mepermudah pendaftaran, dianjurkan menyerahkan fotocopy KTP agar seketariat dapat membantu proses registrasi dan validasi. Kolom ini berisi status penyerahan FC KTP tersebut. (Lihat lookup “Fotocopy KTP”) 9. Keberpihakan Diisi dengan status keberpihakan alumnus ybs (Lihat lookup “Keberpihakan”) 10. Tandatangan Idem FC KTP, dianjurkan untuk mengisi/menandatangani form registrasi sehingga tim sekretariat dapat membantu registrasi dan validasi. Kolom ini berisi status penandatanganan form tsb. (Lihat lookup “Tanda Tangan”) 11. Kehadiran pada hari H Berisi prediksi kehadiran pada hari H pencoblosan (Lihat lookup “Kehadiran”)
12. Alasan Tidak Hadir OPTIONAL – keterangan (kalau alumnus ybs bersedia memberikan keterangan kenapa tidak hadir) 13. Email Cukup Jelas 14. Alamat Tempat Tinggal (Untuk mengisi data form Registrasi KPU) Diisi dengan alamat saat ini (Jabodetabek) 15. Pekerjaan (Untuk mengisi data form Registrasi KPU) Diisi dengan pekeerjaan saat ini 16. Alamat Kantor (Untuk mengisi data form Registrasi KPU) Diisi dengan alamat kantor 17. Telpon Kantor (Untuk mengisi data form Registrasi KPU) Cukup Jelas 18. Simpul Diisi dengan nama Anda (sebagai simpul yang mengumpulkan alumnus) 19. Koordinator Diisi dengan “Wijaya” 20. Akomodasi Diisi dengan keterangan soal kebutuhan akomodasi pada hari H pencoblosan (lihat lookup “Akomodasi”) 21. Lokasi – Pergi Jika Kolom 20 (Akomodasi) berisi “Perlu – Pergi” atau “Perlu – Pergi dan Pulang” atau “Bisa berkontribusi”, kolom ini diisi lokasi penjemputan yang diinginkan (Lihat lookup “Lokasi Penjemputan” Untuk isian “Bisa Berkontribusi” pada kolom 20, berarti kolom 21 ini adalah lokasi kendaraan yang bisa dikontribusikan tersebut pada saat pergi 22. Lokasi – Pulang Idem kolom 21 (Lokasi – Pergi), jika Kolom 20 (Akomodasi) berisi “Perlu – Pulang” atau “Perlu – Pergi dan Pulang” atau “Bisa berkontribusi”, kolom ini diisi lokasi penjemputan yang diinginkan (Lihat lookup “Lokasi Penjemputan” Untuk isian “Bisa Berkontribusi” pada kolom 20, berarti kolom 22 ini adalah lokasi kendaraan yang bisa dikontribusikan tersebut pada saat pergi
23. Lokasi – Lainnya Jika Akomodasi dibutuhkan atau Bisa Berkontribusi, tetapi spot tidak tersedia di dalam lookup, lokasi tersebut dituliskan pada kolom ini. Contoh: ‐ Pergi – Kelapa Gading ‐ Pulang – Kali Deres ‐ Dll Hasil masukan pada kolom ini akan dijadikan lookup kolom 18 dan 19 oleh tim sekretariat. 24. Jumlah / Kapasitas Kendaraan Jika kolom 20 (Akomodasi) diisi dengan “Bisa Berkontribusi”, kolom ini diisi degan kapasitas kendaraan yang memungkinkan untuk ditumpangi 25. Kolom Lainnya Kolom lain (yang di set hidden pada file excel soft copy form database) diharap tidak diubah.
