PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PENGAWAS PEPERIKSAAN DAN PENGAWAS PEPERIKSAAN UNIVERSITI
Unit Peperiksaan, Pejabat Pendaftar Hal Ehwal Akademik
PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PENGAWAS PEPERIKSAAN DAN PENGAWAS PEPERIKSAAN UNIVERSITI Jadual Peperiksaan yang muktamad adalah berkuatkuasa serta merta. Kakitangan yang disenaraikan selaku Ketua / Pengawas Peperiksaan mengambil maklum akan tugasan mengawas seperti yang tertera di dalam Jadual Waktu Peperiksaan. 1.0 Keterangan umum 1.1 Ketua Pengawas hendaklah melapor diri di Bilik Sekretariat Peperiksaan satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula bagi lokasi Dewan dan (45) minit bagi lokasi selain dewan; 1.2
Pengawas peperiksaan hendaklah melapor diri (45) minit sebelum peperiksaan bermula di Dewan, manakala (30) minit di lokasi selain dewan;
1.3
Ketua Pengawas dan Pengawas yang bertugas adalah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa peperiksaan berjalan dengan teratur dan sempurna setiap masa;
1.4
Ketua Pengawas/Pengawas hendaklah secukupnya pada masa peperiksaan.
1.5
Sekretariat Peperiksaan akan membantu perihal pengurusan peperiksaan, tetapi tanggungjawab utama adalah terletak kepada Ketua Pengawas dan Pengawas.
1.6
Satu fail rujukan mengandungi dokumen berikut ada disediakan oleh Unit Peperiksaan di dewan/bilik peperiksaan; Teks Pengumuman Ketua Pengawas Senarai nama pelajar mengikut kursus (di dalam sampul soalan) Borang Laporan Ketua Pengawas Borang Laporan Salahlaku Peperiksaan Borang Pindaan Kertas Soalan Borang Laporan Rampasan Kad Matrik Pelajar (sahsiah rupa diri)
1.7
Pegawai yang dibenarkan masuk ke dewan/bilik peperiksaan semasa peperiksaan sedang berjalan; Ketua Pengawas/Pengawas Sekretariat Peperiksaan Pemeriksa bagi kertas berkenaan Presiden dan Naib Presiden/Timbalan Naib Canselor Akademik/Pendaftar
1.8
Ketua Pengawas hanya boleh dilantik di kalangan Staf Akademik sahaja
1.9
Semua Ketua Pengawas/Pengawas adalah WAJIB hadir bertugas mengikut jadual yang telah ditetapkan.
1.10
Ketua Pengawas/Pengawas yang tidak dapat hadir bertugas perlu mencari pengganti dengan melengkapkan Borang Gantian Pengawas dan menyerahkan borang ke Bilik Sekretariat Peperiksaan sehari sebelum tugas.
memastikan
bahawa
calon
diawasi
1
1.11
Ketua Pengawas/Pengawas yang cuti sakit atau cuti kecemasan perlu melaporkan kepada Timbalan Dekan/Dekan Fakulti. Pengawas gantian adalah dilantik oleh Timbalan Dekan/Dekan fakulti.
1.12
Ketua Pengawas/Pengawas yang tidak hadir bertugas tanpa makluman dan sebab yang dibenarkan akan dikenakan tindakan oleh Pejabat Pentadbiran dan Sumber Manusia.
1.13
Ketua Pengawas/Pengawas yang dilantik hendaklah bersifat adil dan amanah semasa menajalankan tugas pengawasan peperiksaan.
1.14
Ketua Pengawas/Pengawas yang dilantik hendaklah mengikut etika berpakaian yang ditetapkan universiti dalam artikel 7.2: Etika Berpakaian.
2.0 Tugas dan tanggunjawab umum 2.1
Tugas Ketua Pengawas Sebelum Peperiksaan Bermula 2.1.1
Melapor diri dan mengambil beg soalan peperiksaan di Bilik Sekretariat Peperiksaan 1 jam sebelum peperiksaan bermula (dewan) dan 45 minit sebelum bagi bilik peperiksaan.
2.1.2
Memastikan soalan peperiksaan adalah yang betul sepertimana tercatat di dalam Jadual Peperiksaan dan ‘layout’ Bilik Peperiksaan.
2.1.3
Menandatangani Buku Rekod Pengambilan Soalan Peperiksaan.
2.1.4
Memastikan segala keperluan peperiksaan di lokasi peperiksaan berfungsi dan berkeadaan baik serta teratur.
2.1.5 Memastikan semua Pengawas Peperiksaan yang hadir mencatatkan masa dan mengesahkan kehadiran pengawas peperiksaan. 2.1.6 Memastikan dan mengarahkan semua Pengawas meletakkan di atas meja calon kertas soalan, buku jawapan atau apa-apa alat dan bahan yang dibenarkan untuk kertas yang berkenaan sekurang-kurangnya empat puluh lima (45) minit sebelum peperiksaan dimulakan di dewan dan tiga puluh (30) minit sebelum peperiksaan dimulakan di bilik peperiksaan. 2.1.7
Mengarahkan pengawas peperiksaan supaya tidak berdiri di belakang calon atau telalu kerap berjalan semasa peperiksaan sedang berjalan kerana perbuatan ini akan mengganggu calon.
2.1.8
Mengarahkan pengawas peperiksaan untuk berjalan dan mengawasi calon setiap lima belas (15) minit.
2.1.9
Mengarahkan pengawas supaya tidak membuat perkara yang boleh mengganggu pengawasan peperiksaan seperti menggunakan telefon bimbit dengan kerap, membaca surat khabar, menanda buku jawapan dan sebagainya.
2
2.1.10 Mengarahkan Pengawas untuk mengawal pintu masuk dewan/bilik peperiksaan untuk memastikan supaya calon-calon peperiksaan membawa bersama Slip Menduduki Peperiksaan dan kad pelajar. 2.1.11 Mengarahkan calon untuk mencetak slip menduduki peperiksaan sebelum memasuki dewan/bilik peperiksaan. Cetakan boleh dibuat di Bilik Sekretariat Peperiksaan dengan caj RM5 (tertakluk kepada kelulusan Universiti) atau cetakan percuma di Pejabat Kewangan. 2.1.12 Mengarahkan pengawas untuk memastikan calon tidak membawa masuk bersama mereka apa-apa buku, kertas, gambar, dan seumpanya yang boleh disabitkan tuduhan salahlaku peperiksaan. 2.1.13 Memberitahu pengawas untuk membenarkan calon masuk ke dalam bilik peperiksaan tidak lebih dari sepuluh (10) minit sebelum peperiksaan bermula dan dua puluh (20) minit bagi dewan peperiksaan. 2.1.14 Memastikan calon tidak meninggalkan beg atau keperluan di luar dewan / bilik peperiksaan. 2.1.15 Membaca pengumuman kepada calon lima (5) minit sebelum peperiksaan bermula menggunakan Teks Pengumuman yang dibekalkan oleh Sekretariat Peperiksaan.
2.2 Tugas Ketua Pengawas/Pengawas Semasa Peperiksaan 2.2.1 Sentiasa berada di dewan/bilik peperiksaan dan menguruskan apa-apa situasi yang berlaku semasa peperiksaan sedang dijalankan. 2.2.2 Sentiasa membuat pengawasan menyeluruh semasa peperiksaan sedang berlangsung. 2.2.3
Memastikan calon yang lewat tiga puluh minit (30) selepas peperiksaan bermula melengkapkan Borang Hadir Lewat dan masa menjawab tidak ditambah.
2.2.4
Memastikan tiada calon yang dibenarkan memasuki dewan/bilik peperiksaan selepas tiga puluh (30) minit pertama.
2.2.5
Menyemak slip menduduki peperiksaan dan mengumpul semua Slip Kehadiran Calon pada 30 minit pertama dari bermulanya peperiksaan.
2.2.6
Memastikan pelajar layak menduduki peperiksaan bagi kursus berkenaan seperti yang tertera di Slip Kebenaran Menduduki Peperiksaan.
2.2.7
Mengambil kad pelajar bagi calon yang tidak mempunyai slip menduduki peperiksaan dan tidak mematuhi sahsiah rupa diri pelajar bersama borang laporan rampasan kad pelajar.
2.2.8
Menyemak maklumat diri calon peperiksaan dengan membandingkan rupanya dengan gambar dalam kad pelajar atau kad pengenalan.
3
2.2.9
Slip Kehadiran yang telah dikumpulkan dikira, dicatatkan dan disimpan di dalam sampul yang disediakan.
2.2.10 Memastikan tiada pembetulan soalan peperiksaan dibuat pada masa peperiksaan berlangsung. 2.2.11 Mengawasi secukupnya calon peperiksaan sementara dari dewan/bilik peperiksaan.
yang
dibenarkan
keluar
2.2.12 Mengiringi calon yang telah dibenarkan keluar ke tandas bagi memastikan calon tidak melakukan perbuatan yang melanggar peraturan peperiksaan. 2.2.13 Tidak membenarkan calon keluar dewan tiga puluh (30) minit pertama selepas peperiksaan bermula dan lima belas (15) minit sebelum peperiksaan berakhir. 2.2.14 Pengawas perlu melaporkan kepada Ketua Pengawas sekiranya terdapat calon yang menyamar, meniru, mengelat, sakit atau melanggar peraturan peperiksaan. 2.2.15 Pengawas perlu melaporkan kepada Ketua Pengawas jika timbul keadaan yang menjadikan peperiksaan itu tidak adil kepada mana-mana calon yang lain. 2.2.16 Memastikan Laporan Salahlaku Peperiksaan lengkap diisi bersama bukti yang diambil disekitar atau dalam kawasan calon. Memastikan bahan bukti diambil atau dirampas pada ketika calon sedang menggunakan bahan tersebut. 2.2.17 Mengawal pintu keluar dewan/bilik peperiksaan untuk memastikan supaya calon peperiksan tidak membawa keluar kertas soalan, buku jawapan/kertas jawapan sama ada sudah digunakan atau belum. 2.2.18 Membuat pengumuman pada lima belas (15) minit terakhir sebelum peperiksaan tamat. Tiada calon peperiksaan yang dibenarkan keluar sehingga tamat peperiksaan 2.2.19 Mengira bilangan buku jawapan/kertas jawapan yang diserahkan oleh calon peperiksaan setelah tamat sesi peperiksaan. 2.2.20 Membuat pengumuman apabila masa peperiksaan telah berakhir dan mengarahkan calon peperiksaan untuk berhenti menulis. Calon peperiksaan perlu memastikan maklumat dimuka hadapan skrip jawapan telah lengkap diisi dan mengikat Skrip Jawapan dengan benang sekiranya berkaitan. 2.2.21 Menyuraikan calon peperiksaan hanya setelah bilangan buku jawapan/kertas jawapan yang diserahkan oleh calon peperiksaan selesai dikira dan jumlahnya betul dengan jumlah calon peperiksaan yang hadir.
4
2.3 Tugas Ketua Pengawas/Pengawas selepas Peperiksaan Tamat 2.3.1 Membuat pengumuman kepada calon peperiksaan untuk memberikan kerjasama untuk tidak berdiri atau keluar dari dewan / bilik peperiksaan ketika Pengawas Peperiksaan sedang mengumpulkan semua Skrip Jawapan untuk dikira. Lebihan kertas yang telah digunakan atau tidak digunakan perlu ditinggalkan di atas meja calon peperiksaan. 2.3.2 Membuat pengumuman kepada calon peperiksaan untuk terus senyap dan duduk sementara menunggu Pengawas Peperiksaan mengira jumlah Skrip Jawapan. Jumlah Skrip Jawapan perlulah sama dengan jumlah Slip Kehadiran. 2.3.3 Membuat pengumuman kepada calon peperiksaan agar memastikan semua keperluan peperiksaan calon yang dibawa sebelum peperiksaan tidak ditinggalkan. Calon peperiksaan dibenarkan keluar dari dewan / bilik peperiksaan setelah urusan Skrip Jawapan dan Slip Kehadiran peperiksaan selesai. 2.4 Tugas Ketua Pengawas/Pengawas Sebelum Keluar Dari Dewan / Bilik Peperiksaan 2.4.1
Melaporkan sekiranya timbul sesuatu kejadian yang memerlukan pembetulan atau penangguhan peperiksaan dengan mengisi Borang Laporan Ketua Pengawas.
2.4.2
Mengira dan mengesahkan jumlah buku jawapan/kertas jawapan adalah sama dengan jumlah kehadiran calon di dewan/bilik peperiksaan dengan membandingkan jumlah bilangan slip kehadiran dengan buku jawapan/kertas jawapan pelajar.
2.4.3
Memastikan semua maklumat berkaitan telah diisikan di dalam borangborang seperti; i. Borang Laporan Ketua Pengawas ii. Borang Laporan Salahlaku Peperiksaan iii. Borang Pelajar Lewat Hadir Peperiksaan iv. Boran Laporan Rampasan Kad Pelajar (sahsiah rupa diri)
2.4.4 Memastikan semua keperluan peperiksaan yang diambil sebelum peperiksaan dikumpulkan untuk dikembalikan ke Sekretariat Peperiksaan. 2.4.5 Memastikan keadaan dewan / bilik peperiksaan kemas, bersih dan tersusun. 2.4.6 Memastikan suis-suis dimatikan (switch off ).
5
2.5 Pemulangan dan Penghantaran Beg Peperiksaan ke Bilik Sekretariat Peperiksaan 2.5.1 Pemulangan Beg Soalan bersama buku jawapan/kertas jawapan hanya dibenarkan kepada Ketua Pengawas yang bertugas sahaja. 2.5.2 Ketua Pengawas hendaklah mengesahkan bilangan buku jawapan dengan menandatangan Buku Rekod Pengambilan dan Pemulangan Buku Jawapan.
6
