GARIS PANDUAN. PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR (PENGURUSAN, FASILITI DAN e-exatt) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir

G A R I S PA N D U A N PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR (PENGURUSAN, FASILITI DAN e-ExaTT) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) Universiti Teknologi MARA • SHAH ALAM

•

2012

Edisi Pertama

U nivesiti T eknologi MARA

1


2



ISI KANDUNGAN

Pendahuluan : Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir 1.0 2.0 3.0 4.0

Pengenalan Disentralisasi Pengurusan Peperiksaan Matlamat dan Objektif Pelan Transfromasi dan Inisiatif

Bab 1 : Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan Pengenalan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Definisi/Tafsiran 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang Digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran

3.0 4.0 5.0

7 8 9

13 13 13 13 14 14 22 22 22 24

Bab 2 : Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti

2.0

7

11

1.0

1.0

5

29

Pengenalan Punca Kuasa Skop Jawatankuasa/Keanggotaan Definisi/Tafsiran

31 31 31 32 32


3


6.0

Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang Digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran

Bab 3 : Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) 1.0

Pengenalan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Definisi/Tafsiran 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang Digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran

33 42 42 42 43

47

49 49 49 50 50 52 55 56 66 57

Jawatankuasa

60

Penghargaan

65

4



PENDAHULUAN GARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA


5


6



GARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1.0

PENGENALAN

Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir ini disediakan bagi memastikan pengurusan dan pengendalian peperiksaan dijalankan mengikut spesifikasi dan prosedur yang telah ditetapkan supaya kualiti, keselamatan dan kerahsiaan kertas soalan adalah terjamin. Pemantauan merangkumi pengurusan pemprosesan kertas soalan peperiksaan, pengurusan peperiksaan, fasiliti dan penggunaan Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT). Pemantauan juga merupakan inisiatif bagi memastikan proses pengurusan peperiksaan berkualiti, terjamin dan dilaksanakan dengan lancar bagi Universiti Teknologi MARA (UiTM).

Garis Panduan Pemantauan akan digunapakai di seluruh sistem UiTM selari dengan disentralisasi pengurusan peperiksaan. Penggunaan garis panduan ini merangkumi Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep), Fakulti, Pusat Pengajian, UiTM Negeri, UiTM Cawangan dan Kolej-Kolej Bersekutu (KKB).

2.0

DISENTRALISASI PENGURUSAN PEPERIKSAAN

Disentralisasi peperiksaan ke UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dilaksanakan secara berperingkat. Pelaksanaan disentralisasi ini adalah bersesuaian dengan Agenda Universiti menjadikan 12 Kampus Negeri sebagai Universiti Negeri Berautonomi, Transformasi Akademik (ACT 2012) dan pertambahan bilangan program serta kod baru yang memerlukan UiTM merekayasa pengurusan peperiksaannya.


7


Perutusan Tahun Baharu Naib Canselor UiTM 2012 telah meletakkan asas pelaksanaan disentralisasi peperiksaan Universiti seperti berikut : “Dalam mana-mana institusi pendidikan, peperiksaan merupakan salah satu kegiatan yang wajib. Dengan bilangan enrolmen pelajar UiTM yang semakin meningkat, proses-proses peperiksaan kini menjadi lebih mencabar, terutamanya dengan kepesatan penubuhan kampuskampus dan program-program baru. Oleh itu, pelaksanaan disentralisasi peperiksaan akhir telah diberikan pertimbangan serius. Maka, mulai Mac 2012 ini, beberapa program di Perlis dan Perak akan menyediakan soalan peperiksaan dan menjadualkan tarikh peperiksaan di kampus masingmasing. Semua kampus yang menawarkan program diploma akan menguruskan peperiksaan di kampus masing-masing, dan disentralisasi peperiksaan dijangka lengkap menjelang Mac 2013, apabila kegiatan peperiksaan akan diuruskan sepenuhnya di kampus masing-masing. Saya pasti pihak HEA dan InQKA akan mengambil langkah-langkah tertentu untuk memastikan semua proses peperiksaan terjamin mutu dan integritinya” Y Bhg. Dato’ Prof. Ir. Dr. Sahol Hamid Abu Bakar, FASc Naib Canselor UiTM 31 Januari 2012

Mesyuarat Senat Bil. 164 bertarikh 8 Mac 2012 telah meluluskan disentralisasi peperiksaan akhir bermula Jun 2012 sehingga Januari 2014.

3.0

MATLAMAT DAN OBJEKTIF

Tujuan utama Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir adalah untuk memastikan pengurusan dan pengendalian peperiksaan dijalankan mengikut spesifikasi dan prosedur yang telah ditetapkan.

Objektif-objektif utama pemantauan peperiksaan akhir seperti berikut :

8



3.1

Memastikan kawalan kualiti, keselamatan dan kerahsiaan hal ehwal berkaitan pengurusan peperiksaan dan kertas soalan adalah terjamin di seluruh sistem universiti.

3.2

Memantau pengurusan peperiksaan yang merangkumi aktiviti-aktiviti pemprosesan kertas soalan peperiksaan akhir bagi memastikan ianya mengikut spesifikasi dan garis panduan yang telah ditetapkan dan diselaraskan bagi seluruh sistem universiti.

3.3

Memastikan jadual waktu peperiksaan (JWP) adalah dioptimumkan penggunaannya menggunakan Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT).

4.0

PELAN TRANSFORMASI DAN INISIATIF

Susulan daripada perletakan asas Perutusan Tahun Baharu 2012 Naib Canselor UiTM dan kelulusan Senat Bil. 164 bertarikh 8 Mac 2012, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan telah menyediakan Pelan Transformasi Disentralisasi Peperiksaan Akhir UiTM dan inisiatif untuk panduan bersama (rujuk Rajah 1).

BHEPep dengan kerjasama InQKA dan kumpulan pelaksana pemantauan peperiksaan yang terdiri daripada Ketua Unit Pengurusan Kualiti Kampus Negeri, Ketua Sistem Audit, Juruaudit Kualiti, Pensyarah, Penolong Pendaftar (HEA) dan Pegawai Eksekutif dari beberapa Fakulti, Pusat, UiTM Negeri, UiTM Cawangan, Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) dan Unit Sistem Maklumat Bersepadu (USMB) telah berjaya menyediakan Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir UiTM.

Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir ini merupakan rujukan bagi Pegawai Pemantau di Fakulti, Pusat, UiTM Negeri dan UiTM Cawangan untuk menjalankan pemantauan peperiksaan iaitu pemantauan pengurusan, fasiliti dan sistem e-ExaTT dengan mengambil kira proses sedia ada dan proses setelah disentralisasi dilaksanakan. U nivesiti T eknologi MARA

9


Beberapa siri latihan kepada Ketua Unit Kualiti, Ketua Sistem Audit dan Pegawai Pemantau yang dilantik akan diadakan bagi memastikan pengurusan dan disentralisasi peperiksaan dapat dilaksanakan dengan jayanya. Rajah 1

10



BAB 1 : PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA


11


12



PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1.0

PENGENALAN Garis panduan ini memperjelaskan skop dan panduan pemantauan peperiksaan yang dijalankan di BHEPep, Fakulti UiTM Shah Alam dan Unit Peperiksaan UiTM Kampus Negeri. 2.0 PUNCA KUASA Manual Pengurusan Peperiksaan UiTM 2012 yang diluluskan oleh Mesyuarat Senat 164 bertarikh 8 Mac 2012. 3.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti-aktiviti pemprosesan kertas soalan peperiksaan BHEPep dan Unit Peperiksaan Kampus. 4.0

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN PPm

:

Pegawai Pemantau yang dilantik (BHEPep/ UiTM Negeri/UiTM Cawangan)


13


5.0

DEFINISI/TAFSIRAN BHEPep

:

Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan

PPm

:

Pegawai Pemantau

UPep

:

Unit Peperiksaan Kampus

KKB

:

Kolej-Kolej Bersekutu

PP

:

Penolong Pendaftar

R

:

Rektor (Kampus Negeri)

TR(A)

:

Timbalan Rektor (Akademik)

PPt

:

Pembantu Penerbitan

PBJ

:

Pegawai Bertanggungjawab (Penolong Pendaftar/Pegawai Eksekutif)

PTMS

:

Produk Tidak Mengikut Spesifikasi

PgP

:

Pengarah Peperiksaan

MSP

:

Mesyuarat Semakan Pengurusan

14



6.0

KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1

MELAKSANAKAN PEMANTAUAN (PENGURUSAN)

6.1.1 HEA Kampus melantik PPm untuk melaksanakan

Pemantauan Pengurusan Peperiksaan di UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 6.1.2 PPm menjalankan pemantauan dengan membuat

semakan ke atas Dokumen Rekod Kualiti dan Proses aktiviti sebenar. PPm hendaklah melaporkan penemuan pemantauan dan sebarang cadangan serta pemerhatian dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan. (BHEPep/PP/01/02-1) 6.1.3 Prosedur Pemantauan

Pemantauan Pengurusan Peperiksaan adalah seperti berikut : i. Prosedur Penyediaan Surat Pengumuman Kertas Soalan Membuat semakan surat arahan dari UPep kepada fakulti untuk menyerahkan kertas soalan peperiksaan. ii. Prosedur Penerimaan Kertas Soalan a. Membuat semakan rekod penerimaan kertas soalan daripada fakulti.

•

Borang Penerimaan Kertas Soalan telah ditandatangani oleh Fakulti dan UPep.

BHEPep(KS) DS Akt.03-02-04 (Semakan D)


15


•

Borang Penyerahan Kertas Soalan (Produk Pelanggan)

BHEPep(KS) DS Akt.03-02-03 (Semakan E)

•

Borang Pengakuan Staf BHEPep(KS) DS Akt.03-07-01 (Semakan E) b. Membuat semakan kertas soalan bersama Borang ii dan iii di atas dalam Sampul D. c. Membuat semakan rekod laporan keseluruhan penerimaan kertas soalan dan skima jawapan. d. Membuat semakan rekod kertas soalan yang tidak mengikut prosedur dan mengandungi kesilapan. e. Membuat semakan rekod kertas soalan yang disimpan di dalam Bilik Kebal. f. Membuat semakan Buku Rekod Penerimaan Kertas Soalan. BHEpep (KS) DS Akt. 03-02-07 (Semakan A) iii. Prosedur Menentukan Keperluan Kertas Soalan Membuat semakan Borang Keperluan Kertas Soalan mengikut Fakulti/Cawangan. BHEPep (KS) DS Akt. 03-03-06 (Semakan D) iv. Prosedur Pengagihan Kertas Soalan Membuat semakan agihan tugas mencetak kertas soalan kepada PPt berdasarkan :

16



a. Buku Rekod Pengagihan Kertas Soalan

BHEPep (KS) DS Akt. 03-04-01 (Semakan D)

b. Sampul D ditandatangani oleh PBJ.

BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-05 (Semakan C) v. Prosedur Mencetak Kertas Soalan a. Membuat semakan Rekod Mengeluarkan dan Menyimpan Kertas Soalan Dari Bilik Kebal bagi tujuan pencetakan. BHEPep (KS) DS Am. 04-10-02 (Semakan A) b. Membuat semakan Borang Percetakan Kertas Soalan BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C) c. Percetakan Kertas Soalan

•

Membuat semakan senarai kod kursus yang berkategori kod merah

•

Membuat semakan bilangan kertas soalan di Sampul A dan bandingkan dengan Borang Keperluan Kertas Soalan mengikut Fakulti/ Cawangan di belakang Sampul D.

BHEPep (KS) DS Akt.03-03-06 (Semakan D) d. Produk Tidak Mengikut Spesifikasi (PTMS)

•

Membuat semakan Laporan Analisa Produk Tidak Mengikut Spesifikasi.

BHEPep (KS) DS Akt.03-06-04

•

Membuat semakan Rekod Merincih Halaman PTMS.

BHEPep (KS) DS Akt.03-06-02 U nivesiti T eknologi MARA

17


e. Catatan Jumlah Kertas Soalan

Membuat semakan jumlah kertas soalan dan pengesahan pegawai pada Sampul D dan Borang Percetakan Kertas Soalan.

BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C)

vi. Prosedur Memproses Kertas Soalan Selepas

Dicetak a. Penyediaan Sampul A

•

Membuat semakan catatan bilangan kertas soalan di Sampul A dan dibandingkan dengan Sampul D.

•

Membuat semakan butiran pada Sampul A: - Fakulti/UiTM Negeri/KKB - Kod kursus - Jumlah set kertas soalan - Tarikh - Tempoh masa peperiksaan - Tempat peperiksaan - Jumlah bungkusan b. Pemeterian Bungkusan Sampul A

18


•

Membuat semakan sampel Sampul A yang telah dimeteri.

•

Membuat semakan Rekod Memproses Kertas Soalan Selepas Cetak.

BHEPep (KS) DS Akt.03-06-01 (Semakan C)

bungkusan


c. Menyimpan Bungkusan Sampul A

Membuat semakan bungkusan Sampul A di bilik kebal bagi memastikan bungkusan untuk kampus ke 2/KKB disusun mengikut tarikh dan sesi peperiksaan di dalam bilik kebal.

vii. Prosedur Penyerahan Kertas Soalan

Menyerahkan Bungkusan Kertas Soalan Kepada Kampus ke 2 dan KKB. a. Membuat semakan surat kebenaran pegawai yang ditugaskan mengambil kertas soalan. b. Membuat semakan salinan Senarai Penyerahan Kertas Soalan dan Skima Jawapan Mengikut Kod Kursus. BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-06 (Semakan A) c. Membuat semakan borang :

•

Senarai Penyerahan Kertas Soalan dan Skima Jawapan Mengikut Kod Kursus

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-06 (Semakan A)

•

Borang Kebenaran Membawa Kertas Soalan Peperiksaan Bagi Pelajar-Pelajar UiTM.

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-02 (Semakan E)

•

Borang Pengesahan Kertas Soalan Setelah Tiba Ke UiTM Negeri dan KKB

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-05 (Semakan C)


19


viii. Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan a. Membuat semakan aduan pelanggan :

•

Daftar aduan pelanggan berkaitan kertas soalan (Log)

BHEPep (KS) DS Am 04-13-02

•

Aduan berkaitan peperiksaan

•

Laporan Ketua Pengawas

jadual

pengawasan

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-04 (Semakan H)

• Lain-lain aduan berkaitan BHEPep/UPep b. Membuat Semakan Tindakan Pembetulan : •

Borang Pengendalian Aduan Pelanggan

BHEPep (KS) DS Am 04-13-01 (Semakan D)

•

Borang Tindakan Pelanggan

BHEPep (KS) DS Am 04-13-03

Pembetulan

Aduan

c. Maklumbalas :

Membuat semakan respon atau maklumbalas kepada pelanggan/pengadu.

ix. Penjadualan Pengawasan Peperiksaan a. Membuat semakan tarikh edaran jadual waktu pengawasan peperiksaan kepada pengawas.

20



b. Membuat

semakan pengagihan/kekerapan/ keseimbangan tugas pengawasan bagi setiap pengawas. c. Membuat semakan pengendalian dewan peperiksaan (nisbah bilangan pengawas berbanding pelajar bagi setiap bilik peperiksaan) berasaskan panduan UPep. Nota : Rujuk Peraturan dan Tatacara Pengendalian dan Pengawasan Peperiksaan UiTM dalam Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM (Terkini). d. Membuat semakan rekod bilangan permintaan pertukaran tugasan mengawas. e. Membuat semakan rekod bilangan pengawas “standby” setiap sesi peperiksaan. 6.2 MEREKOD DAN MEMBUAT LAPORAN PEMANTAUAN PPm perlu merekod laporan pemantauan dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-1) untuk dimajukan kepada PgP BHEPep dan TR(A)

6.3

MENGHANTAR LAPORAN PEMANTAUAN TR(A) menghantar laporan pemantauan kepada PgP BHEPep untuk tindakan selanjutnya.


21


6.4

MEREKOD BHEPep akan merekod laporan yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan hasil dari laporan pemantauan tersebut. 6.5

SEMAKAN LAPORAN DALAM MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN (MSP) Laporan Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dibawa ke MSP BHEPep untuk dibincangkan. Sekiranya terdapat kesilapan dan ketidakpatuhan, UiTM Negeri/ UiTM Cawangan perlu mengemukakan semula laporan pemantauan dan tindakan pembetulan/pencegahan tersebut kepada PgP BHEPep dan perlu mengambil tindakan di atas ketidakpatuhan tersebut.

7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM. 7.2

Prosedur Audit Kualiti Dalaman BHEPep (KS) As 02-03 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan. (BHEPep/PP/01/02-1)

22



9.0

CARTA ALIR

Lampiran 1A : Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan/Unit Peperiksaan

10.0 LAMPIRAN

Lampiran 1B : Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan. (BHEPep/PP/01/02-1)


23

Lampiran 1A :


CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/ UNIT PEPERIKSAAN

Proses Kerja

Rekod Kualiti

MULA

PPm

Melaksanakan Pemantauan

PPm

Merekod dan Membuat Laporan Pemantauan

TR(A)

Menghantar Laporan Pemantauan

BHEPep

BHEPep

Rekod

Ketidak patuhan

Laporan dalam MSP

Tiada Ketidak patuhan

TAMAT

24


Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-1)

PE

N

Lampiran 1B :

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/ UNIT PEPERIKSAAN


SENARAI SEMAK

BHEPep/PP/01/02-1 BIL 1

PERKARA

P

PROSEDUR PENYEDIAAN PENGUMUMAN KERTAS SOALAN

O

ULASAN

SURAT

Surat arahan Unit Peperiksaan kepada fakulti untuk menyerahkan kertas soalan. 2.

PROSEDUR PENERIMAAN KERTAS SOALAN a. Rekod penerimaan kertas soalan daripada fakulti. i. Borang Penerimaan Kertas Soalan BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-04 (Semakan D) telah ditandatangani oleh fakulti dan Unit Peperiksaan. ii. Borang Penyerahan Kertas Soalan (Produk Pelanggan) BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-03 (Semakan E) iii. Borang Pengakuan Staf BHEPep (KS) DS Akt. 03-07-01 (Semakan E) b. Kertas soalan bersama borang ii dan iii dalam Sampul D. c. Rekod laporan keseluruhan penerimaan kertas soalan dan skima jawapan. d. Rekod kertas soalan yang tidak mengikut prosedur dan mengandungi kesilapan. e. Rekod kertas soalan yang disimpan di dalam Bilik Kebal. f. Buku Rekod Penerimaan Kertas Soalan. BHEpep (KS) DS Akt. 03-02-07 (Semakan A)

3

PROSEDUR MENENTUKAN KERTAS SOALAN

KEPERLUAN

Borang Keperluan Kertas Soalan mengikut Fakulti/ Cawangan. BHEPep (KS) DS Akt. 03-03-06 (Semakan D)

4

PROSEDUR PENGAGIHAN KERTAS SOALAN Agihan tugas mencetak kertas soalan kepada Pembantu Penerbitan berdasarkan : a. Buku Rekod Pengagihan Kertas Soalan BHEPep (KS) DS Akt. 03-04-01 (Semakan D) b. Sampul D ditandatangani oleh PBJ. BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-05 (Semakan C)


25


BIL 5

PERKARA

P

PROSEDUR MENCETAK KERTAS SOALAN a. Rekod Mengeluarkan dan Menyimpan Kertas Soalan dari Bilik Kebal BHEPep (KS) DS Am. 04-10-02 (Semakan A) b. Borang Percetakan Kertas Soalan. BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C) c. Percetakan Kertas Soalan i. senarai kod kursus yang berkategori kod merah ii.

Bilangan kertas soalan di Sampul A dan bandingkan dengan Borang Keperluan Kertas Soalan di belakang Sampul D. BHEPep (KS) DS Akt. 03-03-06 (Semakan D)

d. Produk tidak mengikut spesifikasi (PTMS) i. Laporan Analisa Produk Tidak Mengikut Spesifikasi BHEPep (KS) DS Akt.03-06-04 ii. Rekod Merincih Halaman PTMS BHEPep (KS) DS Akt.03-06-02 e. Catatan Jumlah Kertas Soalan Jumlah kertas soalan dan pengesahan pegawai pada Sampul D dan Borang Percetakan Kertas Soalan. BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C) 6

PROSEDUR MEMPROSES KERTAS SOALAN SELEPAS DICETAK a. Penyediaan Sampul A i. Catatan bilangan kertas soalan di Sampul A berbanding dengan Sampul D. ii. Butiran pada Sampul A: • Fakulti/UiTM Negeri/KKB • Kod kursus • Jumlah set kertas soalan • Tarikh • Tempoh masa peperiksaan • Tempat peperiksaan • Jumlah bungkusan b. Pemeterian Bungkusan Sampul A i. Sampel bungkusan Sampul A yang telah dimeteri. ii.

26

Rekod Memproses Selepas Cetak.

Kertas

Soalan

BHEPep (KS) DS Akt. 03-06-01 (Semakan C)


O

ULASAN


BIL

PERKARA

P

O

ULASAN

c. Menyimpan Bungkusan Sampul A Bungkusan Sampul A di bilik kebal bagi memastikan bungkusan untuk kampus ke 2/KKB disusun mengikut tarikh dan sesi peperiksaan dalam bilik kebal. 7

PROSEDUR PENYERAHAN KERTAS SOALAN Menyerahkan Bungkusan Kertas Soalan Kepada Kampus ke 2 dan KKB a. Surat kebenaran pegawai yang ditugaskan mengambil kertas soalan. b. Salinan senarai keperluan kertas soalan diisi dan difailkan. BHEPep(KS)DS Akt. 03-08-06 (Semakan A) c. Borang-borang : i. Senarai Penyerahan Kertas Soalan dan Skima Jawapan Mengikut Kod Kursus BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-06 (Semakan A) ii.

Borang Kebenaran Membawa Kertas Soalan Peperiksaan bagi Pelajar-Pelajar UiTM. BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-02 (Semakan E)

iii. Borang Pengesahan Kertas Soalan Setelah Tiba ke UiTM Negeri dan KKB BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-05 (Semakan C) 8

ADUAN DAN MAKLUMBALAS PELANGGAN a. Aduan pelanggan : i. Daftar aduan pelanggan berkaitan kertas soalan (Log) BHEPep (KS) DS Am 04-13-02 ii.

Aduan berkaitan jadual pengawasan peperiksaan

iii. Laporan Ketua Pengawas BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-04 (Semakan H) iv. Lain-lain aduan berkaitan BHEPep/ UPep b. Tindakan Pembetulan : i. Borang Pengendalian Aduan Pelanggan BHEPep (KS) DS Am 04-13-01 (Semakan D) ii.

Borang Tindakan Pembetulan Aduan Pelanggan BHEPep (KS) DS Am 04-13-03


27


BIL

PERKARA

P

O

ULASAN

c. Maklumbalas : Respon atau maklumbalas kepada pelanggan/ pengadu. 9

PENJADUALAN PENGAWASAN PEPERIKSAAN a. Tarikh edaran jadual waktu pengawasan peperiksaan kepada pengawas. b. Pengagihan/kekerapan/keseimbangan tugas pengawasan bagi setiap pengawas. c. Pengendalian dewan peperiksaan (nisbah bilangan pengawas berbanding pelajar bagi setiap bilik peperiksaan) berasaskan panduan Unit Peperiksaan. d. Rekod bilangan permintaan tugasan mengawas.

pertukaran

e. Rekod bilangan pengawas “standby” setiap sesi peperiksaan. MAKLUMAT PEMANTAUAN TARIKH PEMANTAUAN PASUKAN PEMANTAU

1. 2. LAPORAN OLEH PEMANTAU

TANDATANGAN NAMA JAWATAN FAKULTI/UiTM NEGERI/ UiTM CAWANGAN TARIKH

28


WAKIL YANG DIPANTAU

DISAHKAN OLEH


BAB 2 : PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA


29


30



PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1.0

PENGENALAN Garis panduan ini memperjelaskan proses Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti di Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) dan Unit Peperiksaan (UPep) UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Buku Arahan Keselamatan Kerajaan - Arahan Keselamatan Lampiran ‘F’ muka surat 37 Perkara Peti Keselamatan - Bilik Kebal. 2.2 Prosedur Keselamatan [BHEPep(KS) Am 04-09] 2.3 Prosedur Kawalan Bilik Kebal [BHEPep (KS) Am 04-10] 3.0 SKOP Prosedur pemantauan ini merangkumi : 3.1 Lokasi Strategik (Pejabat) 3.2 Bilik Kebal 3.3 Bilik Cetak


31


3.4

Ruang Kerja Pemprosesan Kertas Soalan 3.5 Mesin Cetak 3.6 Kaunter Penyerahan Kertas Soalan 3.7 Stor/Ruang Penyimpanan Kertas Cetak 3.8 Bilik Gerakan 3.9 Dewan/Bilik-Bilik Peperiksaan 4.0

JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN PPm

:

Pegawai Pemantau yang dilantik (UiTM Negeri/UiTM Cawangan)

5.0 DEFINISI/TAFSIRAN

32

BHEPep

:


PPm

:

Pegawai Pemantau

UPep

:


BK

:

Bilik Kebal

BC

:

Bilik Cetak

RK

:

Ruang Kerja

PB

:

Polis Bantuan



PK

:

Pengawal Keselamatan

BGP

:

Bilik Gerakan Peperiksaan

DP

:

Dewan Peperiksaan

BP

:

Bilik Peperiksaan

R

:


TR(A)

:


PgP

:


PP

:

Penolong Pendaftar/Kanan

PE

:

Pegawai Eksekutif/Tertinggi/Kanan

6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 MELAKSANAKAN PEMANTAUAN (FASILITI) 6.1.1 HEA kampus perlu melantik PPm untuk melaksanakan pemantauan - Fasiliti di UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 6.1.2 PPm akan menjalankan pemantauan dengan membuat semakan pemantauan (Fasiliti) dan membuat ulasan atau cadangan diatas pemerhatian yang telah dijalankan di UiTM Negeri/UiTM Cawangan dalam Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan. (BHEPep/PP/01/02-2).


33


6.1.3 Pemantauan

Pengurusan adalah seperti berikut :

Peperiksaan

(Fasiliti)

i. Lokasi Strategik (Pejabat)

a. Lokasi pejabat BHEPep/UPep hendaklah dibina di kawasan yang strategik b. Setiap pejabat BHEPep/UPep dibina di kawasan yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut : • Berada di aras lantai (tingkat bawah)

•

Mempunyai ruang parkir kenderaan yang luas untuk proses penyerahan dan pengambilan kertas soalan peperiksaan

•

Mempunyai ruang/tempat untuk PB/PK (membuka dan menutup pejabat)

•

Mempunyai 2 pintu (pintu utama pejabat dan pintu kecemasan)

•

Tidak mempunyai tingkap (jika tidak dapat dielakkan, tingkap hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi jenis m.s setebal 1 cm dengan jarak 7 cm di antara palang-palang).

•

Pejabat BHEPep/UPep merupakan kawasan larangan pelajar.

ii. Bilik Kebal a. BHEPep/UPep perlu melantik Pegawai yang bertanggungjawab untuk membuka pintu BK (Kod Akses/Kunci BK)

34



b. BK perlu berada di lokasi yang strategik

iaitu berdekatan dengan BC dan RK untuk penyimpanan kertas soalan peperiksaan c. Setiap BK perlu mempunyai ciri-ciri berikut : • Mempunyai Combination Number/Kod Akses/Kunci Tatakira

•

Dinding, lantai dan bumbung BK sebaikbaiknya hendaklah dibina daripada konkrit bertetulang besi setebal 23 cm.

•

Tidak boleh mempunyai tingkap atau lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan, tingkap atau lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi jenis m.s setebal 1 cm dengan jarak 7 cm di antara palang-palang.

•

Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan)

•

Pintu BK hendaklah dihadkan kepada satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu BK keluli kalis api yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci tatakira.

•

Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dan lagi dilindungi dengan dawai mata punai XPM berukuran 2 cm.

•

Grill besi berkunci


35


•

Rak Besi.

•

Kabinet besi kalis api.

•

CCTV.

•

Penghawa Dingin.

•

Fire Extinguisher (FE 13)/Alat pemadam api.

•

Loceng/penggera/alarm kecemasan.

•

Alat pengesan asap.

•

Lampu Kecemasan.

•

Papan tanda larangan membawa telefon.

•

Rekod penyelenggaraan peralatan kecemasan di Bilik Kebal. iii. Bilik Cetak a. BC perlu berada di lokasi yang strategik iaitu berdekatan dengan BK dan RK. b. BC perlu mempunyai keluasan saiz/ruang yang bersesuaian mengikut kapasiti pelajar bagi UiTM Negeri/UiTM Cawangan untuk pencetakan kertas soalan peperiksaan. c. Setiap BC perlu mempunyai ciri-ciri berikut : • CCTV.

• 36


Kekemasan/kebersihan.


•

Bilangan Pembantu Penerbitan.

•

Tiada tingkap.

•

Lampu Kecemasan.

•

Exhaust Fan.

•

Papan tanda larangan membawa telefon. iv. Ruang Kerja Pemprosesan Kertas Soalan. a. RK perlu berada di lokasi yang strategik iaitu berdekatan dengan BC dan BK. b. RK perlu mempunyai keluasan saiz/ruang yang bersesuaian mengikut kapasiti pelajar bagi UiTM Negeri/UiTM Cawangan untuk pemprosesan kertas soalan peperiksaan. c. Setiap RK perlu mempunyai ciri-ciri berikut: • CCTV

•

Tiada tingkap

•

Mesin Perincih

•

Lampu Kecemasan

•

Exhaust Fan

•

Papan tanda larangan membawa telefon


37


v. Mesin Cetak

a. UPep perlu memilih Mesin Cetak yang “Heavy Duty” dan mempunyai ketahanan mencetak bagi kuantiti yang banyak. b. UPep perlu memastikan setiap mesin mempunyai :

•

Jenama mesin cetak yang bersesuaian (Contoh yang digunakan di UiTM seperti mesin OCE’/XEROX/RICOH/CANON).

•

Jumlah/Bilangan Mesin yang mencukupi.

•

Keupayaan bilangan cetakan bagi seminit (minimum 100 helai per minit).

•

Jadual, tarikh dan rekod penyelenggaraan berkala. vi. Kaunter Penyerahan Kertas Soalan a. Setiap kaunter perlu mempunyai PB/PK yang bertugas dihadapan Kaunter Penyerahan Kertas Soalan. b. Berada di lokasi yang strategik dan bersesuaian. c. Dilengkapi CCTV. vii. Stor/Ruang Penyimpanan Kertas Cetak a. Lokasi yang strategik iaitu berdekatan dengan BC untuk memudahkan proses pencetakan kertas soalan.

38



b. Kertas cetak perlu disusun mengikut warna dan

berada dalam keadaan yang kemas viii. Bilik Gerakan a. BGP perlu berada pada lokasi yang strategik bagi memudahkan urusan pengambilan kertas soalan dan pemulangan/penyerahan skrip jawapan peperiksaan b. UPep perlu memastikan Bilik Gerakan mempunyai ciri-ciri berikut : • Talian telefon

•

Mesin faks

•

Komputer/talian internet/printer

•

Kabinet penyimpanan skrip jawapan ix. Dewan Peperiksaan/Bilik Peperiksaan a. UPep perlu menyenaraikan nama dan kapasiti dewan/bilik-bilik peperiksaan yang terdapat di UiTM Negeri/UiTM Cawangan b. PB/PK perlu merekod setiap rondaan yang dilakukan c. UPep perlu memastikan DP/BP mempunyai ciri-ciri berikut : • Ruang untuk meletakkan barang-barang pelajar


39


•

Susunan meja peperiksaan (jarak minimum 1 meter)

•

Nombor meja

•

Pelan susun atur DP/BK

•

Notis/papan tanda mengenai maklumat peperiksaan

•

Sistem Audio (PA System)

•

Jam Dinding

•

Pencahayaan

•

Penghawa Dingin/Kipas

•

Kesesuaian bilik peperiksaan (elakkan dari silau, bising dan lain-lain)

•

Tandas yang berhampiran dengan dewan/ bilik peperiksaan

6.2

MEREKOD DAN MEMBUAT LAPORAN PEMANTAUAN

PPm perlu merekod laporan pemantauan dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02–2) untuk dimajukan kepada PgP BHEPep dan TR(A).

40



6.3

MENGHANTAR LAPORAN PEMANTAUAN TR(A) menghantar laporan pemantauan kepada PgP BHEPep untuk tindakan selanjutnya. 6.4

MEREKOD BHEPep akan merekod laporan yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan hasil dari laporan pemantauan tersebut. 6.5

SEMAKAN LAPORAN DALAM MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN (MSP) Laporan Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dibawa ke MSP BHEPep untuk dibincangkan. Sekiranya terdapat kesilapan dan ketidakpatuhan, UiTM Negeri/UiTM Cawangan perlu mengemukakan semula laporan pemantauan dan tindakan pembetulan/pencegahan tersebut kepada PgP BHEPep dan perlu mengambil tindakan di atas ketidakpatuhan tersebut. 7.0

DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Buku Arahan Keselamatan Kerajaan - Arahan Keselamatan Lampiran ‘F’ muka surat 37 Perkara Peti Keselamatan - Bilik Kebal 7.2 Prosedur Kawalan Bilik Kebal [BHEPep (KS) Am 04-10] 7.3 Prosedur Keselamatan [BHEPep(KS) Am 04-09]


41


8.0

BORANG YANG DIGUNAKAN Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-2)

9.0

CARTA ALIR

Lampiran 2A : Pemantauan Peperiksaan Peperiksaan

-

Fasiliti,

Bahagian

Hal

Ehwal

10.0 LAMPIRAN

42

Lampiran 2B : Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-2)


Lampiran 2A :

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/ UNIT PEPERIKSAAN

Tanggungjawab


CARTA ALIR

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

MULA

PPm


PPm


TR(A)


BHEPep

BHEPep

Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti (BHEPep/PP/01/02-2)

Rekod

Ketidak patuhan

Semakan laporan dalam MSP

Tiada Ketidak patuhan TAMAT


43

Lampiran 2B :


SENARAI SEMAK

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/ UNIT PEPERIKSAAN

BHEPep/PP/01/02-2 PERKARA

BIL 1

LOKASI STRATEGIK (PEJABAT) a. Berada di aras lantai (tingkat bawah) b. Mempunyai ruang parkir kenderaan yang luas (proses penyerahan dan pengambilan kertas soalan peperiksaan) c. Mempunyai Polis Bantuan/Pengawal Keselamatan (membuka dan menutup pejabat) d. Mempunyai dua pintu (pintu utama pejabat dan pintu kecemasan) e. Tidak mempunyai tingkap f. Pejabat BHEPep/UPep merupakan kawasan larangan pelajar.

2

BILIK KEBAL a. Pegawai yang bertanggungjawab (Kod Akses/kunci bilik kebal) b. Lokasi strategik (berdekatan dengan Bilik Cetak dan Ruang Kerja) c. Combination Number/Kod Akses/Kunci Tatakira d. Dinding, lantai dan bumbung Konkrit bertetulang besi setebal 23cm e. Tiada tingkap/lubang angin f. Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan) g. Satu Pintu Besi (berkeluli kalis api) h. Hujung dan pangkal palang besi ditanam dalam konkrit dan dilindungi dengan dawai mata punai XPM (2 cm) i. Grill besi berkunci j. Rak Besi k. Kabinet besi kalis api l. CCTV m. Penghawa Dingin n. Fire Extinguisher (FE 13)/Alat pemadam api o. Loceng/pengera/alarm kecemasan p. Alat pengesan asap q. Lampu Kecemasan r. Papan tanda larangan membawa telefon s. Rekod Penyelenggaraan

44


P

O

ULASAN


PERKARA

BIL 3

P

O

ULASAN

BILIK CETAK a. Lokasi/kesesuaian (berdekatan dengan Bilik Kebal dan Ruang Kerja) b. Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan) mengikut kapasiti pelajar c. CCTV d. Kekemasan/kebersihan e. Bilangan Pembantu Penerbitan f. Tiada tingkap g. Lampu Kecemasan h. Exhaust Fan i. Papan tanda larangan membawa telefon

4

RUANG KERJA PEMPROSESAN KERTAS SOALAN a. Lokasi/kesesuaian (berdekatan dengan Bilik Cetak dan Bilik Kebal) b. Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan) c. CCTV d. Tiada tingkap e. Mesin Perincih f. Lampu Kecemasan g. Exhaust Fan h. Papan tanda larangan membawa telefon

5

MESIN CETAK a. Jenama (Heavy Duty)

6

b. Jumlah/ Bilangan Mesin

c. Keupayaan (Bilangan Cetakan Seminit)

d. Jadual/ Tarikh/ Rekod Selenggara berkala

KAUNTER PENYERAHAN KERTAS SOALAN a. Polis Bantuan/Pengawal Keselamatan b. Kesesuaian lokasi/strategik c. CCTV

7

STOR/RUANG PENYIMPANAN KERTAS CETAK a. Lokasi (bersebelahan Bilik Cetak) b. Susunan warna kertas/kekemasan


45


PERKARA

BIL 8

P

O

ULASAN

BILIK GERAKAN a. Lokasi (strategik) b. Talian telefon c. Mesin Faks d. Komputer/Talian Internet/Printer e. Kabinet penyimpanan Skrip Jawapan

9

DEWAN PEPERIKSAAN/BILIK PEPERIKSAAN a. Senarai dan kapasiti dewan/bilik peperiksaan b. Rekod rondaan dewan oleh Polis Bantuan/Pengawal Keselamatan c. Ruang barang-barang pelajar d. Susunan meja peperiksaan (jarak minimum 1 meter) e. Nombor meja f. Pelan susun atur dewan/bilik peperiksaan g. Notis/papan tanda mengenai maklumat peperiksaan h. Sistem Audio (PA System) i. Jam Dinding j. Pencahayaan k. Penghawa Dingin/Kipas l. Kesesuaian bilik peperiksaan (elakkan dari silau, bising dan lain-lain) m. Tandas berhampiran dengan dewan/bilik peperiksaan MAKLUMAT PEMANTAUAN

TARIKH PEMANTAUAN PASUKAN PEMANTAU



46


WAKIL YANG DIPANTAU

DISAHKAN OLEH


BAB 3 : PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - e-ExaTT (SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN) BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA


47


48



PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - e-ExaTT (SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1.0

PENGENALAN Garis panduan ini disediakan bertujuan untuk memperjelaskan skop dan panduan pemantauan Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) yang digunapakai di seluruh sistem UiTM. 2.0 PUNCA KUASA Mesyuarat Senat Bil. 164 bertarikh 8 Mac 2012. 3.0 SKOP Garis panduan ini disediakan untuk memantau Sistem e-ExaTT seperti berikut : 3.1 Melaksanakan Pemantauan. 3.2 Merekod dan Membuat Laporan Pemantauan. 3.3 Menghantar Laporan Pemantauan. 3.4 Mendapatkan Maklumbalas Pemantauan. 3.5 Merekod Maklumbalas.


49


4.0

JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN PPm

:

Pegawai Pemantau yang dilantik (BHEPep/ UiTM Negeri/UiTM Cawangan)

5.0 DEFINISI/TAFSIRAN

50

e-ExaTT

:

Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (Electronic Examination Time Table)

JWP

:

Jadual Waktu Peperiksaan

JWP(M)

:

Jadual Waktu Peperiksaan Muktamad

SIMS

:

Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu (Student Information Management System)

BHEPep

:


PgP

:


R

:


TR(A)

:


UPep

:


JK JWP

:

Jawatankuasa yang dianggotai oleh pensyarah FSKM yang dilantik oleh Rektor dan Pegawai Teknologi Maklumat, InfoTech

FSKM

:

Fakulti Sains Komputer dan Matematik



PPm

:

Pegawai Pemantau.

KPP

:

Ketua Pusat Pengajian.

PP (A)

:

Penolong Pendaftar (Akademik).

Ko

:

Koordinator.

Kod Kursus Tercicir

:

Kod kursus yang ada peperiksaan akhir tetapi tidak disenaraikan dalam draf JWP.

Data Pendaftaran Kursus Pelajar Aktif

:

Senarai kod kursus yang didaftarkan oleh pelajar dalam SIMS.

Parameter

:

Data dan maklumat penting untuk menjana JWP.

Kekangan

:

Parameter yang perlu dipatuhi untuk menjana JWP.

Senarai Kursus Peperiksaan Akhir

:

Senarai kod kursus yang mempunyai peperiksaan akhir.

Kod Kursus : Setara

Kod kursus lain yang setara dengannya di mana terdapat pertindanan silibus sekurangkurangnya 70%. Jam peperiksaan semua kursus yang disetarakan hendaklah sama, walaupun jam kredit tidak semestinya sama. Semua kursus yang disetarakan mempunyai satu kertas soalan peperiksaan akhir yang sama.


51


Kod Kursus Sama Periksa

:

Kod kursus lain yang perlu dijadualkan peperiksaan pada hari dan masa yang sama dengannya, walaupun kandungan keseluruhan kursus tidak setara. Kertas soalan peperiksaan akhir adalah berbeza bagi setiap kursus, walaupun mungkin ada beberapa soalan yang sama.

6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 MELAKSANAKAN PEMANTAUAN (e-ExaTT) 6.1.1 HEA kampus perlu melantik PPm untuk melaksanakan Pemantauan e-ExaTT di UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 6.1.2 PPm menjalankan pemantauan dengan membuat semakan ke atas Dokumen Rekod Kualiti dan proses aktiviti sebenar. PPm hendaklah melaporkan penemuan pemantauan dan sebarang cadangan serta pemerhatian dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) [BHEPep/PP/01/02-3]. 6.1.3 Pemantauan e-ExaTT adalah seperti berikut : i. Memantau Penyediaan Data Pendaftaran Untuk Penjanaan JWP a. Memastikan UPep mendapatkan data berikut

daripada SIMS selepas tempoh pendaftaran kursus berakhir :

•

52


validasi

Data pendaftaran kursus pelajar aktif


•

Senarai kursus peperiksaan akhir.

•

Senarai kursus setara.

•

Senarai kursus sama periksa. b. Memastikan UPep mengenalpasti parameter dan kekangan yang dihadapi. c. Memastikan TR(A) mengeluarkan surat pemakluman kepada KPP/Ko untuk menyemak dan mengesahkan kod kursus yang ada peperiksaan akhir dikeluarkan. d. Memastikan TR(A) mengeluarkan surat pemakluman kepada JK JWP untuk proses penyediaan JWP. e. Memastikan tempoh masa 3 hari bekerja untuk menyemak dan mengesahkan kod kursus yang ada peperiksaan akhir dipatuhi. ii. Memantau Proses Penjanaan JWP Menggunakan e-ExaTT. a. Memastikan JK JWP menjana JWP berdasarkan maklumat data pendaftaran, parameter dan kekangan dalam tempoh seminggu. b. Memastikan tiada pertindihan (clash free) iaitu pelajar dijadualkan untuk menduduki peperiksaan tidak lebih daripada satu peperiksaan di dalam slot masa yang sama. c. Menyemak surat pemakluman draf JWP.


53


iii. Memantau Penyediaan JWP

a. Menyemak surat pemakluman draf JWP dan

JWP(M). b. Memantau JWP dari aspek berikut :

•

Pertindihan slot peperiksaan

•

Kod tercicir

• Tarikh penyediaan JWP(M) iv. Memantau Hebahan JWP(M) kepada Pelajar a. Memastikan JWP(M) dimuat naik ke laman web tidak lewat 4 minggu dari tarikh peperiksaan bermula dipatuhi. b. Memastikan UPep mempamerkan JWP(M) di papan notis untuk makluman pelajar. 6.2 MEREKOD DAN MEMBUAT LAPORAN PEMANTAUAN PPm perlu merekod laporan pemantauan dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) (BHEPep/PP/01/02-3) untuk dimajukan kepada PgP BHEPep dan TR(A). 6.3

MENGHANTAR LAPORAN PEMANTAUAN TR(A) menghantar laporan pemantauan kepada PgP BHEPep untuk tindakan selanjutnya.

54



6.4

MEREKOD

BHEPep akan merekod laporan yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan hasil dari laporan pemantauan tersebut.

SEMAKAN LAPORAN DALAM MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN (MSP) Laporan Pemantauan Peperiksaan - e-ExaTT yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dibawa ke MSP BHEPep untuk dibincangkan. Sekiranya terdapat kesilapan dan ketidakpatuhan, UiTM Negeri/UiTM Cawangan perlu mengemukakan semula laporan pemantauan dan tindakan pembetulan/pencegahan tersebut kepada PgP BHEPep dan perlu mengambil tindakan di atas ketidakpatuhan tersebut. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Manual Pengguna Electronic Examination Time Table (e-ExaTT). 6.5

8.0

BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1

Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT), Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan [BHEPep/PP/01/02-3].


55


9.0

CARTA ALIR

Lampiran 3A Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT), Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan

10.0 LAMPIRAN

56

Lampiran 3B Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT), Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan [BHEPep/PP/01/02-3].


PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (e-ExaTT) BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/ UNIT PEPERIKSAAN

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Lampiran 3A :


CARTA ALIR

Proses Kerja

Rekod Kualiti

MULA

PPm


PPm


TR(A)


BHEPep

BHEPep

Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) [BHEPep/PP/01/02-3].

Rekod

Ketidak patuhan

Semakan laporan dalam MSP

Tiada Ketidak patuhan TAMAT


57

Lampiran 3B :


SENARAI SEMAK

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (e-ExaTT) BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/ UNIT PEPERIKSAAN

BHEPep/PP/01/02-3 BIL

PERKARA

1

Memantau Penyediaan Data Pendaftaran Untuk Penjanaan JWP a. Pastikan UPep mendapatkan data berikut daripada SIMS selepas tempoh validasi pendaftaran kursus berakhir: i.

Data pendaftaran kursus pelajar aktif

ii. Senarai kursus peperiksaan akhir iii. Senarai kursus setara iv. Senarai kursus sama periksa b. Pastikan UPep mengenalpasti parameter dan kekangan yang dihadapi. c. Pastikan UPep menghantar fail yang mengandungi kod kursus yang ada peperiksaan akhir kepada KPP/Ko untuk semakan kod kursus tercicir. d. Pastikan tempoh masa 3 hari bekerja untuk menyemak kod kursus tercicir dipatuhi. 2

Memantau Proses Penjanaan JWP Menggunakan e-ExaTT a. Pastikan JK JWP menjana JWP berdasarkan perkara berikut : i.

Terima pemakluman daripada UPep

ii. Terima 3 fail utama daripada UPep iii. Mula penjanaan menggunakan sistem e-ExaTT iv. Pastikan tiada pertembungan masa dalam JWP yang dijana v. Pastikan semua kekangan yang telah ditetapkan dipatuhi vi. Hantar draf kepada UPep dalam tempoh seminggu dari tarikh pemakluman. b. Semak surat pemakluman draf JWP.

58


P

O

ULASAN


BIL 3

PERKARA

P

O

ULASAN

Memantau Penyediaan JWP a. Menyemak surat pemakluman draf JWP dan JWP(M). b. Memantau JWP dari aspek berikut: i. Pertindihan Slot Peperiksaan ii. Kod tercicir iii. Tarikh penyediaan JWP(M)

4

Memantau Hebahan JWP(M) kepada Pelajar a. Pastikan JWP(M) dimuatnaik ke laman web tidak lewat 4 minggu dari tarikh peperiksaan bermula dipatuhi. b. Pastikan UPep mempamerkan JWP(M) di papan notis untuk makluman pelajar. MAKLUMAT PEMANTAUAN

TARIKH PEMANTAUAN PASUKAN PEMANTAU


WAKIL YANG DIPANTAU

DISAHKAN OLEH



59


60



JAWATANKUASA DAN PENGHARGAAN : GARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA


61


JAWATANKUASA PENYUNTING


PENASIHAT : Prof Dr. Azni Zain Ahmed Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Bahagian Hal Ehwal Akademik, Universiti Teknologi MARA PENGERUSI : Puan Azida Azmi Pengarah Peperiksaan Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam AHLI JAWATANKUASA : 1.

Puan Hairani Wahab Ketua Penilaian Kecemerlangan dan Amalan Terbaik Institut Kualiti & Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM Shah Alam

2.

Prof. Madya Dr. Naimah Mohd. Hussin Pensyarah, UiTM Perlis

Puan Noor Asyikin Mohd Nor Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam 4. Encik Ak Ashaari Ak Yussof Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam 5. Encik Mohd. Hizam Mohd Nor Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam 6. Cik Noraisah Abdul Mutalib Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam 3.

7. Encik Mohd. Roslan Pungut Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam

62



JAWATANKUASA PENYEDIAAN DOKUMEN

GARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

PENGURUSAN PEPERIKSAAN Bab 1 :

Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan

Bab 2 :

Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti

PENGERUSI : Puan Hairani Wahab Ketua Penilaian Kecemerlangan dan Amalan Terbaik Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) UiTM Shah Alam AHLI : 1. Prof Madya Dr. Ashaari Abd. Jalil Ketua Pencapaian dan Penarafan Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) UiTM Shah Alam 2. Puan Rosmawati Abd. Halim Ketua Penilaian Kendiri/Audit Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) UiTM Shah Alam 3. Puan Ismalaili Ismail Koordinator Unit Kualiti UiTM Perlis 4. Puan Khalipah Ibrahim Ketua Unit Kualiti UiTM Terengganu 5. Encik Mhd Zaki Tawang Ketua Unit Pengurusan Kualiti UiTM Perak 6.

Dr. Kuldip Singh Penyelaras Jawatankuasa Pengukuran Kualiti UiTM Sarawak


63


7. Encik Abdul Rahim Ramli Ketua Sistem Audit UiTM Terengganu 8. Encik Nero Madi Ketua Sistem Audit UiTM Sarawak 9. Encik Wan Abdullah Wan Alwi Ketua Sistem Audit UiTM Perak 10. Encik Mohd Izwan Osman Juruaudit UiTM Perlis 11. Encik Mohd Hizam Mohd Nor Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam 12. Cik Noraisah Abdul Mutalib Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam

64



SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (e-ExaTT) UiTM

Bab 3 : Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik

Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) PENGERUSI BERSAMA : 1. Prof. Madya Dr. Naimah Mohd. Hussin Pensyarah UiTM Perlis 2. Prof. Madya Azizi Ngah Tasir Timbalan Pengarah Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) UiTM Shah Alam AHLI : 1.

Encik Saiful Nizam Warris Pensyarah Kanan UiTM Terengganu

2. Puan Nura Mohd. Thalha Pegawai Teknologi Maklumat InfoTech, UiTM Shah Alam 3. Encik Mohd. Khanafi Haron Pegawai Teknologi Maklumat InfoTech, UiTM Shah Alam 4. Encik Mohamad Rosli Abdul Ghani Pegawai Teknologi Maklumat UiTM Perak 5. Puan Siti Rozanae Ismail Ketua Unit USMB UiTM Perak 6. Puan Sarah Syazwani Shah Kamarrudin Pegawai Teknologi Maklumat UiTM Terengganu


65


7. Encik Ak Ashaari Ak Yussof Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam 8. Puan Noor Sharulniza Sau Hamid Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Terengganu 9. Encik Hisyammudin Mohamad Twontawi Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Kelantan 10. Puan Norita Sapien Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik Institut Perkembangan Pendidikan (InED) 11. Cik Adlin Na’Qiah Sabal@Sabar Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik Pusat Pemikiran Dan Kefahaman Islam (CITU) 12. Puan Nur Fadhlina Misni Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Melaka 13. Puan Nurul Liyana Mohd. Kamil Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Pulau Pinang 14. Encik Rahim Sajari Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik Akademi Pengajian Bahasa (APB) 15. Encik Mohd Hizam Mohd Nor Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam

66



JAWATANKUASA PENYEDIAAN DOKUMEN


REKALETAK DAN GRAFIK : Encik Rosman Yahya Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UiTM Shah Alam DICETAK OLEH : Pusat Percetakan Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka (FSSR) UiTM Shah Alam


67


Penghargaan Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) merakamkan Penghargaan dan Terima Kasih kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara langusung atau tidak langsung dalam menerbitkan Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir, Edisi Pertama. Semoga inisiatif ini akan mengefisyenkan lagi Pengurusan Peperiksaan di Universiti Teknologi MARA.

68


GARIS PANDUAN. PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR (PENGURUSAN, FASILITI DAN e-exatt) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Recommend Documents