PANDUAN PENGOLAHAN KOLEKSI DAN SIRKULASI BERBASIS SLiMS By Dian Kristyanto Library Consultant in CV. Selembar Papyrus
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................................................... 2 BAB 2 PANDUAN PENGOLAHAN KOLEKSI................................................................................ 3 2.1
Proses input data ................................................................................................................... 3
2.2
Proses Cetak Label & Barcode .......................................................................................... 10
BAB 3 PANDUAN LAYANAN SIRKULASI .................................................................................. 12 3.1
Transaksi Peminjaman ....................................................................................................... 13
3.2
Transaksi Pengembalian Koleksi ...................................................................................... 14
BAB 4 PENGATURAN KEANGGOTAAN .................................................................................... 15 BAB 5 PENGATURAN PELAPORAN ........................................................................................... 18 BAB 6 PANDUAN PENGGUNAAN OPAC ..................................................................................... 22 BAB 7 PENUTUP ............................................................................................................................... 26
1
BAB 1 PENDAHULUAN Perkembangan teknologi dan tingginya konsumsi masyarakat terhadap informasi membuat lembaga jasa penyedia informasi berlomba memberikan fasilitas terbaik bagi masyarakat dalam hal akses informasi. Salah satu lembaga penyedia informasi yang mengalami perkembangan signifikan akibat dari dampak teknologi informasi adalah perpustakaan. Sebagai pusat informasi kredibel maka perpustakaan dituntut untuk mampu memberikan fasilitas dan pelayanan terbaik pada penggunanya, hal ini dikarenakan persepsi masyarakat terhadap perpustakaan yang belum berubah dan masih beranggapan perpustakaan adalah gudang penyimpanan buku. Perpustakaan perlahan mengalami perkembangan signifikan dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat penunjang kemudahan pelayanan dan memberikan fasilitas nyaman kepada pemustaka. Selain itu dalam memberikan kemudahan akses informasi perpustakaan menyediakan katalog online yang dapat diakses pemustaka dari luar perpustakaan. Katalog online sering juga dikenal dengan OPAC (Online Public Access Catalogue) berfungsi memberikan informasi pada pemustaka tentang koleksi yang dimiliki perpustakaan. Katalog online juga memberikan kemudahan pada pemustaka dalam hal penelusuran informasi di perpustakaan sehingga pemustaka dapat dengan cepat memperoleh informasi tentang koleksi yang diinginkan. Aplikasi SLiMS merupakan sistem informasi yang dapat digunakan sebagai OPAC. Aplikasi SLiMS tidak hanya memberikan kemudahan akses bagi pemustaka melainkan juga menguntungkan pustakawan terutama dalam proses administrasi dan pelayanan perpustakaan. SLiMS memberikan ruang pada pustakawan menggunakan beberapa menu untuk kegiatan pengolahan koleksi, pelayanan sirkulasi hingga proses pelaporan dan visitor counter.
2
BAB 2 PANDUAN PENGOLAHAN KOLEKSI
2.1
Proses input data
Langkah pertama yaitu masuk ke halaman utama OPAC yang telah terinstal baik offline maupun online, jika alamat url yang diketik sesuai maka akan muncul tampilan OPAC seperti gambar 1. Gambar 1. Tampilan OPAC
Halaman administrator dapat diakses dengan mengklik icon menu yang terletak pada pojok kanan atas halaman katalog online sehingga muncul tampilan menu seperti pada gambar 2. Terdapat beberapa pilihan menu yang ditampilkan dimana setiap menu memiliki kegunaan yang berbeda-beda. Untuk masuk pada halaman administrator maka pustakawan dapat mengklik menu “masuk pustakawan”.
3
Gambar 2. Halaman menu pada OPAC
Setelah mengklik menu “Masuk Pustakawan” pustakawan akan masuk pada halaman login seperti pada gambar 3. Pada halaman ini pustakawan diminta memasukkan username dan password yang sudah terdaftar. Apabila username dan password sudah terisi dengan benar maka segera tekan “enter” pada keybord atau cukup melakukan klik pada tombol “masuk”. Gambar 3. Halaman login administrator
Apabila pustakawan berhasil melakukan login, maka akan tampil halaman administrator seperti pada gambar 4. Pada halaman ini pustakawan dapat melakukan aktifitas pengolahan, pelaporan ataupun transaksional.
4
Gambar 4. Halaman administrator/pustakawan
Aktifitas pengolahan koleksi pada halaman administrator dapat dijalankan dengan mengklik menu “bibliografi” seperti yang terlihat pada gambar 5. Adapun fungsi dari beberapa submenu yang perlu dipahami adalah sebagai berikut : 1. Daftar bibliografi, berfungsi untuk menampilkan daftar koleksi yang telah masuk dalam database perpustakaan. Daftar koleksi tersebut ditampilkan berdasarkan judul buku milik perpustakaan. 2. Tambah bibliografi baru, menu ini berisikan metadata yang disesuaikan berdasarkan identitas koleksi dan berfungsi untuk kegiatan submit data buku. 3. Daftar eksemplar, berfungsi menampilan daftar koleksi perpustakaan berdasarkan jumlah eksemplar. 4. Daftar eksemplar keluar, berfungsi menampilan item koleksi berstatus dipinjam. 5. Pencetakan label, berfungsi untuk mencetak label buku 6. Cetak barkod eksemplar, berfungsi untuk mencetak barcode buku 7. Mencetak katalog, berfungsi untuk mencetak katalog buku 8. Ekspor data, berfungsi untuk mengekspor data koleksi sesuai judul 9. Impor data, berfungsi untuk mengimpor data koleksi sesuai judul berformat CSV 10. Ekspor item, berfungsi untuk mengekspor data koleksi sesuai eksemplar 11. Impor item, berfungsi untuk mengimpor data koleksi sesuai eksemplar berformat CSV
5
Gambar 5. Menu bibliografi
Submit koleksi dapat dilakukan dengan mengklik menu “bibliografi” kemudian klik menu “tambah bibliografi baru”. Gambar 6. Menu daftar bibliografi
Susunan metadata yang digunakan untuk submit koleksi terlihat seperti pada gambar 7, pustakawan dapat mengisi beberapa metadata yang penting untuk diinformasikan kepada pemustaka.
6
Gambar 7. Menu tambah bibliografi baru
Beberapa metadata diromendasikan untuk disubmit dan ditampilkan pada halaman OPAC adalah sebagai berikut : 1. Judul, berfungsi menampilkan judul koleksi yang dituliskan lengkap (tidak disingkat). Penulisan judul dapat merujuk pada halaman judul buku karena informasi yang disampaikan lebih lengkap dari pada cover buku. 2. Pengarang, berfungsi menampilkan nama pengarang. Cara pengisiannya dilakukan dengan mengklik menu “tambah data pengarang” dan tuliskan nama pengarang sesuai dengan informasi yang terdapat pada buku. Penulisan nama pengarang harus konsisten sehingga mudah dipahami oleh pemustaka, adapun yang perlu diperhatikan dalam penulisan nama pengarang antara lain ; a. Kebijakan penulisan nama pengarang dibalik atau sesuai asli sehingga tidak menimbulkan kerancauan. Contoh : apabila pengarang dibalik maka nama Wahyuni Puspita = Puspita, Wahyuni. b. Pastikan mengisi status kepengarangan, Contoh : Wahyuni Puspita berstatus editor pada buku “A” maka tempatkan nama tersebut sebagai Editor bukan Primary Author. c. Apabila dalam sebuah buku terdapat lebih dari satu nama pengarang maka seluruh nama tersebut dapat di input d. Apabila pengarang adalah sebuah badan organisasi maka dapat ditempatkan pada pilihan organizational body. 3. Pernyataan tanggung jawab, dapat berisikan instansi yang bertanggung jawab terhadap kepemilikan koleksi. 4. GMD, berisikan keterangan material dari koleksi yang akan disubmit. Apabila koleksi yang disubmit adalah buku maka GMD yang dipilih adalah text. 5. Edisi, berisikan edisi buku 7
6. ISBN/ISSN, berisikan kode ISBN yang terdapat pada koleksi 7. Penerbit, berisikan nama penerbit buku 8. Tahun terbit, berisikan tahun terbitan buku 9. Tempat terbit, berisikan informasi kota terbit 10. Deskripsi fisik, berikan daftar kolasi buku seperti jumlah halaman, indeks, bibliografi dan sebagainya. Contoh : x, 300hlm, ; bibl, ; ilus, ; ind. : 22 cm (artinya buku tersebut memiliki halaman angka romawi sebanyak 10 halaman, angka arab 300 halaman, memiliki lembar bibliografi, terdapat gambar/ilustrasi, memiliki index dan memiliki tinggi 22 cm) 11. No Panggil, berisikan nomer klasifikasi buku. 12. Subyek, berisikan subjek buku, untuk mengisikan subyek maka dapat mengklik menu “Tambah Data Subyek”. Sebuah buku dapat memiliki lebih dari 1 subjek, pastikan subjek ditulis dengan huruf KAPITAL. 13. Bahasa, berisikan pilihan bahasa yang digunakan pada masing-masing koleksi. 14. Abstrak, berisikan keterangan abstrak buku. Metadata ini tidak wajib untuk digunakan tapi dapat sangat bermanfaat untuk memberikan gambaran pada pemustaka tentang isi dari buku tersebut. 15. Image, digunakan untuk mengupload cover buku 16. Promosikan ke beranda, berisikan pilihan yang menerangkan apakah koleksi tersebut perlu dipromosikan pada halaman utama OPAC atau tidak perlu. Beberapa Metadata tersebut dapat diisi pada proses awal submit data, jika sudah terisi maka dapat disimpan dengan mengklik menu “Simpan” sehingga data tersimpan seperti pada gambar 8. Proses berikutnya pustakawan harus mengisikan eksemplar buku dengan cara klik menu “Edit” kemudian pada menu “data koleksi” klik “tambah eksemplar baru” untuk mengisikan kode eksemplar, kode inventaris, nomer panggil, lokasi buku dan sebagainya seperti yang terlihat pada gambar 9. Apabila seluruh metadata pada menu eksemplar sudah terisi maka dapat disimpan dengan mengklik menu ”simpan”. Gambar 8. Proses edit bibliografi
8
Gambar 9. Menu edit/tambah eksemplar
Adapun fungsi dari setiap metadata yang ada pada gambar 9 adalah sebagai berikut ; 1. Kode eksemplar, berfungsi sebagai barcode pada masing-masing buku 2. No. Panggil, selain berfungsi sebagai nomer klasifikasi juga digunakan untuk mencetak label buku 3. Kode inventaris, berfungsi memberikan keterangan nomer inventaris pada masing-masing buku 4. Tipe koleksi, berfungsi memberikan informasi tentang tipe buku yang disubmit. Menu ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan seperti menambahkan “Koleksi Referensi”, “Koleksi Khusus” dan sebagainya. 5. Status eksemplar, memberikan informasi tentang status buku tersedia, dipinjam, rusak, atau dalam perbaikan 6. No. Pemesanan, memberikan informasi tentang riwayat pemesanan apabila buku tersebut masih dalam proses pemesanan 7. Tanggal pemesanan, memberikan informasi tanggal buku di pesan 8. Tanggal penerimaan, memberikan informasi tanggal buku akan diterima 9. Agen, memberikan informasi tentang nama distributor (pihak ketiga) yang menjual buku tersebut 10. Sumber perolehan, memberikan informasi tentang darimana buku tersebut diterima oleh perpustakaan yaitu melalui jalur pembelian atau hibah dari instansi lain, dosen/guru, mahasiswa/siswa ataupun donatur lainnya. 11. Faktur, memberikan informasi tentang nomor faktur pembelian buku 12. Tanggal faktur, memberikan informasi tentang tanggal pembelian\ 13. Harga, memberikan informasi tentang berapa harga pembelian buku tersebut
9
2.2
Proses Cetak Label & Barcode
Proses pengolahan koleksi setelah tahap input data adalah melakukan cetak label dan barcode menggunakan sistem otomasi. Menu label dan barcode di aplikasi SLiMS pada dasarnya berada di menu yang berbeda, akan tetapi dalam perkembangannya telah muncul inovasi yang dihasilkan oleh komunitas SLiMS berubah plugin-plugin baru yang salah satunya adalah plugin cetal label & barcode. Plugin ini dibuat untuk tujuan menjadikan label dan barcode dalam satu rangkaian sehingga dapat memberikan efisiensi waktu bagi pustakawan dalam proses pengolahan. Oleh karena itu pada panduan ini cetak label dan barcode menggunakan menu “label barcodes printing” yang terletak pada menu “bibliografi” seperti pada gambar 10.
Gambar 10. Halaman cetak label barcode
Dalam proses mencetak label dan barcode, pustakawan dapat mencentang judul koleksi yang ada pada halaman label barcode. Maksimal label dalam antrian cetak sebanyak 50 item, akan tetapi dalam 1 (satu) lembar kertas F4 (Folio) hanya dapat memuat 16 item label barcode. Jika sudah mencentang judul koleksi maka dapat mengklik menu “tambahkan dalam antrian” kemudian klik menu “cetak label dari data terpilih” setelah itu akan tampil halaman printing seperti pada gambar 11, apabila muncul pemberitahuan dapat mengklik “cancel” lalu “print”. Pastikan nama printer telah sesuai dengan nama printer yang digunakan.
10
Gambar 11. Proses cetak label barcode
11
BAB 3 PANDUAN LAYANAN SIRKULASI SLiMS memberikan kemudahan pada pustakawan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi yaitu proses peminjaman dan pengembalian koleksi. Dalam kegiatan layanan sirkulasi, pustakawan dapat melakukan transaksi dengan cara mengklik menu “sirkulasi”. Pada menu tersebut terdapat beberapa submenu sirkulasi yang digunakan oleh pustakawan seperti terlihat pada gambar 12. Adapun kegunaan dari masing-masing submenu tersebut adalah sebagai berikut : 1. Mulai transaksi, berfungsi sebagai menu transaksional pelayanan peminjaman buku. Pada menu ini pustakawan dapat memasukkan kode angggota untuk memulai proses transaksi. 2. Pengembalian kilat, berfungsi sebagai menu tranksasi cepat karena pustakawa cukup mengisikan kode barcode buku pada menu yang tersedia. 3. Aturan peminjaman, berfungsi untuk mengatur konsep peminjaman yang diberlakukan di perpustakaan seperti jumlah peminjaman, denda, jatuh tempoh peminjaman dan sebagainya. 4. Sejarah peminjaman, berfungsi untuk melihat histori transaksi peminjaman dalam kurun waktu tertentu yang berlangsung di perpustakaan. 5. Daftar keterlambatan, berfungsi untuk menampilkan anggota yang mengalami keterlambatan pengembalian buku. 6. Reservasi, berfungsi untuk menampilkan anggota yang melakukan reservasi koleksi.
Gambar 12. Menu sirkulasi
12
3.1
Transaksi Peminjaman
Transaksi peminjaman dapat dilakukan dengan melakukan klik pada submenu “Mulai Transaksi” sehingga muncul halaman transaksi seperti yang terlihat pada gambar 13. Pada halaman ini pustakawan cukup memasukkan ID anggota/NIM dengan melakukan scan barcode pada kartu anggota perpustakaan. Gambar 13. Halaman transaksi peminjaman
Apabila ID anggota/NIM telah teridentifikasi maka muncul halaman transaksi atas nama anggota yang meminjam koleksi. Setelah itu proses peminjaman dapat masuk pada menu “Peminjaman” kemudian masukkan kode barcode buku yang dipinjam. Pastikan judul buku yang masuk dalam halaman transaksi sesuai dengan judul buku aslinya. Apabila seluruh data koleksi yang dipinjam telah selesai tersubmit maka pustakawan dapat keluar dari halaman tersebut dengan mengklik menu “Selesai Transaksi”. Gambar 14. Proses transaksi peminjaman
13
3.2
Transaksi Pengembalian Koleksi
Transaksi lain yang perlu diketahui adalah transaksi pengembalian, terdapat dua cara yang digunakan dalam proses pengembalian koleksi antara lain; 1. Memanfaatkan menu “Transaksi”, proses kerja transaksi pengembalian dengan menggunakan menu ini sama dengan transaksi peminjaman. Kelebihan transaksi pengembalian dengan menggunakan menu ini adalah pustakawan dapat melakukan proses perpanjangan apabila pemustaka meminta penambahan jangka waktu peminjaman. 2. Menggunakan menu “Pengembalian Kilat”, pada menu ini pustakawan dapat dengan mudah melakukan transaksi pengembalian yaitu cukup melakukan scanning barcode buku yang dikembalikan. Pada menu ini dapat teridentifikasi denda peminjaman yang menjadi beban pemustaka, akan tetapi menu ini tidak dapat menfasilitasi perpanjangan koleksi.
14
BAB 4 PENGATURAN KEANGGOTAAN Proses pendaftaran anggota baru dan pengaturan kebijakan keanggotaan perpustakaan dapat masuk pada menu “keanggotaan”. Pada menu ini terdapat beberapa submenu yang memiliki fungsi berbeda-beda antara lain : 1. Lihat daftar anggota, berfungsi untuk menampilkan data anggota perpustakaan secara menyeluruh. 2. Tambah anggota, berfungsi untuk menambahkan anggota baru perpustakaan. 3. Tipe keanggotaan, berfungsi untuk mengatur kebijakan keanggotaan perpustakaan seperti kebijakan jumlah maksimal pinjaman, denda, masa keanggotaan dan sebagainya. 4. Kartu anggota, berfungsi untuk mencetak kartu anggota perpustakaan. 5. Ekspor data, berfungsi untuk mengunduh data anggota perpustakaan 6. Impor data, berfungsi untuk mengimpor data dari luar sistem terutama dalam bentuk CSV. Gambar 15. Menu keanggotaan perpustakaan
Menu keanggotaan berisikan data anggota lengkap dengan ID anggota dan tipe keanggotaannya, dalam halaman ini dapat dilihat daftar anggota yang mengalami jatuh tempo keanggotaan artinya bahwa masa keanggotaan telah kadaluarsa sehingga perlu dilakukan perpanjangan supaya dapat memanfaatkan layanan dan fasilitas di perpustakaan. Pada menu ini pustakawan dapat melakukan editing terhadap data anggota yang ada, editing dilakukan atas dasar adanya permintaan ataupun komplain dari anggota terkait data pribadinya.
15
Gambar 16. Halaman keanggotaan
Pendaftaran anggota baru perpustakaan dapat dilakukan dengan dua metode yaitu melalui impor data anggota dengan memanfaatkan menu “impor data” dimana seluruh data anggota baru di letakkan dalam bentuk excel CSV dengan format mengikuti SLiMS. Metode kedua adalah dengan melakukan pengisian anggota baru secara manual dalam menu “Tambah Anggota”. Beberapa hal penting yang diperhatikan saat mengisi anggota baru melalui SLiMS, antara lain : 1. Pastikan kode anggota tidak mengalami duplikasi, artinya kode anggota harus berbeda antara masing-masing calon anggota perpustakaan baru. 2. Nama anggota harus di isi secara lengkap 3. Set otomatis tanggal kadaluarsa keanggotaan 4. Pastikan tipe keanggotaan di pilih sesuai dengan prodi/jurusan yang diambil anggota 5. Tawarkan pembuatan username & password yang dapat digunakan untuk melihat histori transaksi secara mandiri.
16
Gambar 17. Halaman tambah anggota
17
BAB 5 PENGATURAN PELAPORAN Laporan aktifitas perpustakaan mulai dari proses pengolahan, administratif maupun transaksional dapat dilihat pada menu pelaporan. Dalam menu ini ada beberapa submenu yang memiliki fungsi berbeda-beda, adapun fungsi dari setiap submenu tersebut antara lain ; 1. Statistik koleksi, memiliki fungsi menghasilkan data statistik dan grafik mengenai jumlah koleksi yang telah tersubmit. 2. Laporan peminjaman, berfungsi untuk menampilkan informasi tentang sejarah peminjaman koleksi di perpustakaan seperti jumlah mahasiswa yang meminjan, total judul buku, total eksemplar, total peminjaman dan lain sebagainya. 3. Laporan anggota, memiliki fungsi menampilkan data anggota perpustakaan yang masih aktif ataupun sudah kadaluarsa. 4. Rekapitulasi, memiliki fungsi menampilkan rekap koleksi berdasarkan tipe koleksi, bahasa, klasifikasi dan GMD. 5. Daftar judul, memiliki fungsi menampilkan jumlah koleksi berdasarkan judul buku. 6. Daftar judul eksemplar, memiliki fungsi menampilkan jumlah koleksi berdasarkan jumlah eksemplar 7. Statistik penggunaan koleksi, memiliki fungsi menampilkan data koleksi yang sering di pinjam oleh mahasiswa 8. Daftar peminjaman anggota, memiliki fungsi menampilkan daftar riwayat peminjaman anggota perpustakaan. 9. Sejarah peminjaman, memiliki fungsi menampilkan sejarah peminjaman anggota 10. Peringatan jatuh tempoh, memiliki fungsi menampilkan sisa waktu peminjaman yang dilakukan oleh anggota perpustakaan 11. Daftar keterlambatan, memiliki fungsi menampilkan riwayat keterlambatan yang dialami oleh anggata. 12. Aktifitas staff, memiliki fungsi menampilkan riwayat aktifitas staff perpustakaan dalam kegiatan pelayanan seperti berapa banyak koleksi yang sudah diolah, berapa banyak melakukan transaksi peminjaman dan sebagainya. 13. Statistik pengunjung, menu ini memiliki fungsi menampilkan riwayat kunjungan perpustakaan oleh mahasiswa & dosen yang diklasifikasikan setiap tahun. 14. Statistik pengunjung (per hari), menu ini memiliki fungsi menampilkan riwayat kunjungan perpustakaan oleh mahasiswa & dosen yang dikelompokkan berdasarkan hitungan hari. 15. Daftar pengunjung, memiliki fungsi menampilkan jumlah kunjungan perpustakaan yang dilengkapi dengan nama, dan tipe keanggotaan. 16. Laporan denda, menampilkan laporan denda anggota yang mengalami keterlambaran pengembalian koleksi.
18
Gambar 18. Menu pelaporan
SLiMS dilengkapi dengan menu rekapitulasi laporan pengunjung perpustakaan, dimana laporan tersebut diterima dari pengisian visitor counter yang berisikan data kunjungan pemustaka. Dalam laporan pengunjung dibagi menjadi dua antara lain : 1. Laporan pengunjung tahunan, format ini membagi data kunjungan setiap bulannya. Pada laporan ini dapat di lihat identitas pendidikan dari pemustaka yang sering melakukan kunjungan ke perpustakaan setiap bulannya. Contohnya Riki Prayogi (mahasiswa prodi ilmu perpustakaan)
Gambar 19. Halaman laporan statistik pengunjung per tahun
2. Laporan pengunjung harian, laporan ini digunakan untuk melihat aktifitas harian terhadap kunjungan mahasiswa di perpustakaan. Pada laporan ini dibuat cukup sederhana tanpa dilengkapi dengan adanya tipe keanggotaan. 19
Gambar 20. Halaman statistik pengunjung harian
Aplikasi SLiMS memberikan kemudahan dalam melakukan pengunduhan database. SLiMS dilengkapi dengan menu ekspor dimana menu tersebut memungkinkan pustakawan mengunduh data dalam bentuk excel CSV. Data tersebut dapat digunakan sebagai pegangan dalam penentuan kebijakan pengadaan maupun stock opname dan dapat juga digunakan sebagai laporan tahunan perpustakaan. Selain itu SLiMS dilengkapi dengan menu impor yang memungkinkan pustakawan mengupdate koleksi dengan mengambil data dari luar sistem untuk dimasukkan dalam database. Langkah-langkah dalam melakukan ekspor dan impor data antara lain ; 1. Ekspor data Untuk melakukan ekspor data koleksi, cukup dengan masuk pada menu ekspor data yaitu klik menu bibliografi > ekspor data. Setelah masuk kedalam halaman ekspor data maka langkah berikutnya adalah mengklik menu “ekspor sekarang”, menu ini bertujuan untuk mendownload data dari dalam sistem kemudian di convert dalam bentuk excel CSV. Langkah tersebut dapat diterapkan pada halaman ekspor item dan ekspor data anggota. Kegiatan ekspor data diharapkan dapat membantu pustakawan melihat keseluruhan data koleksi perpustakaan dalam format lain yang lebih mudah.
20
Gambar 21. Halaman ekspor data
2. Impor data Langkah impor data hampir sama dengan ekspor data yaitu dengan mengklik menu bibliografi > impor data. Setelah masuk pada halaman impor data dan setelah itu klik tombol “browse” kemudian cari file dengan format CSV berisikan data yang akan diupload. Apabila file sudah ditemukan dapat mengklik menu “impor sekarang”, apabila terdapat pemberitahuan yang menyatakan bahwa upload anda berhasil maka data telah masuk dalam sistem, namun apabila muncul pemberitahuan yang menyebutkan terjadi kesalahan maka anda harus melihat format CSV sudah sesuai atau berbeda dengan format bawaan dari sistem.
Gambar 22. Halaman impor data
21
BAB 6 PANDUAN PENGGUNAAN OPAC Online Public Access Catalogue (OPAC) atau dikenal dengan katalog online merupakan fasilitas SLiMS. Fungsi dari OPAC adalah memudahkan pemustaka dalam menemukan informasi tentang koleksi milik perpustakaan. OPAC memberikan informasi lengkap terkait deskripsi koleksi perpustakaan seperti subjek dan nomer klasifikasi sehingga memudahkan pemustaka saat menenulusur kembali koleksi di rak. Pemanfaatan OPAC pada SLiMS dapat dilakukan secara offline yaitu dengan menggunakan jaringan local (LAN Network) dan online berbasis internet. Gambar 23. Halaman OPAC
Dalam menelusur informasi melalui OPAC, pemustaka hanya perlu mengetikkan kata kunci buku, adapun strategi penelusuran berbasis OPAC sebagai berikut : 1. Pencarian berdasarkan judul, contoh : ketik kata kunci “maternitas” maka hasil pencarian menunjukkan beberapa informasi buku dengan kata “maternitas” didalam judulnya. 2. Pencarian berdasarkan nama pengarang, contoh ketikkan kata kunci “Potter” pada menu pencarian maka hasil pencarian menunjukkan beberapa informasi judul buku dengan kata “Potter”.
22
Gambar 24. Hasil pencarian
Apabila informasi yang dibutuhkan pemustaka telah ditemukan maka langkah berikutnya adalah mengklik konten informasi yang diinginkan. Langkah ini dilakukan untuk mendapatkan informasi lengkap dari buku yang dibutuhkan pemustaka seperti penerbit, tahun terbitan, edisi dan sebagainya. Beberapa hal perlu diperhatikan pemustaka saat melihat detail informasi di OPAC antara lain : 1. Perhatikan ketersediaan koleksi yang dicari, tujuannya adalah untuk melihat jumlah
eksemplar buku sesuai judul yang diinginkan. 2. Perhatikan nomer klasifikasi dan/atau lokasi buku, tujuannya untuk memberikan kemudahan pada pemustaka saat menelusur kembali buku di rak.
Gambar 25. Halaman detail informasi koleksi
23
Fasilitas lain yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka adalah menu “warta perpustakaan”. Pada menu ini pemustaka dapat melihat beberapa informasi penting yang ditampilkan oleh pihak perpustakaan seperti informasi keanggotaan perpustakaan, pelayanan perpustakaan, ataupun informasi lain terkait dengan kegiatan di perpustakaan.
Gambar 26. Halaman warta perpustakaan
Dalam memberikan keterbukaan akses informasi kepada pemustaka maka SLiMS menyediakan menu “area anggota” pada halaman OPAC. Pemustaka dapat menggunakan halaman ini dengan cara memasukkan password dan ID anggota yang diterima dari pihak perpustakaan.
Gambar 27. Halaman login anggota
24
Halaman ini berfungsi menampilkan riwayat peminjaman pemustaka selama menjadi anggota perpustakaan, selain itu pengguna dapat melihat riwayat denda dan pemuska diberikan hak untuk mengganti password sesuai keinginan. Gambar 28. Halaman anggota perpustakaan
25
BAB 7 PENUTUP Panduan pemanfaatan SLiMS untuk kegiatan pelayanan sirkulasi dan pengolahan koleksi diharapkan dapat membantu pustakawan dalam mempelajari setiap menu SLiMS sehingga optimalisasi penggunaan sistem otomasi dapat terwujud. Panduan ini juga diharapkan membantu pemustaka dalam memahami mekanisme kerja sistem SLiMS dengan baik sehingga mampu melakukan proses manajemen informasi yang relevan sesuai kebutuhan. Aplikasi SLiMS memberikan banyak manfaat dalam hal penyebaran informasi perpustakaan dan kemudahan akses melalui halaman OPAC. Selain itu aktifitas administrasi dan pelayanan perpustakaan dapat dikerjakan dan termonitoring dengan mudah melalui SLiMS, oleh karena itu penggunaan aplikasi ini harus dioptimalkan dengan baik oleh pustakawan sehingga dapat mendukung kinerja dan kontribusi setiap pegawai dalam menjalankan tugas di perpustakaan.
26
