Pagina Versie _HR_PV.doc John Wemer van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012

Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc

John Wemer 27-12-2011

1 van 10


Hoofdstuk 1 ALGEMEEN Artikel 1 De vereniging, die is opgericht te Schiphol op 1 januari 2012, draagt de naam “Douane Schiphol Personeelsvereniging”, afgekort “DSPV”. Artikel 2 De vereniging heeft ten doel het bevorderen en instandhouden van onderling contact tussen alle medewerkers en partners dan wel gezinsleden van de medewerkers van de Douane Schiphol Passagiers en Douane Schiphol Cargo. Zij streeft dit doel na door onder andere het organiseren van gezamenlijke activiteiten op gebied van cultuur, sportiviteit en ontspanning. Artikel 3 Alle leden kunnen kosteloos een exemplaar van de Statuten DSPV en het Huishoudelijk Reglement bij de secretaris van de DSPV verkrijgen. Nieuwe leden krijgen deze na inschrijven per e-mail toegezonden. Artikel 4 Beschadiging van eigendommen van de DSPV en de door haar gehuurde goederen of zaken, waarvan de DSPV voor behoud of beheer verantwoordelijk is gesteld, komen voor rekening van de veroorzaker(s) Hoofdstuk 2 VAN DE LEDEN EN DE BEGUNSTIGERS Artikel 5 De vereniging kent medewerkersleden, bijzonderdere leden, ereleden en begunstigers. Waar in dit regelement of in krachtens dit reglement vastgestelde reglementen gesproken of genomen besluiten sprake is van lid of leden worden daaronder de medewerkersleden begrepen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald of kennelijk anders is bedoeld. Artikel 5a Bijzondere leden zijn gewezen personeelsleden van de DSPV die aansluitend op hun dienstverband gepensioneerd zijn, van VUT-regeling gebruik maken of (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt zijn geraakt als mede weduwen en weduwnaars van medewerkersleden, ereleden die aangegeven hebben bij de vereniging betrokken te willen blijven of personen die als zodanig door het bestuur zijn aangemerkt. Artikel 5b Ereleden zijn zij die, die op grond van bijzondere verdiensten voor de vereniging, als zodanig op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering met een meerderheid van ten minste twee/derde van de stemmen zijn benoemd en hun benoeming hebben aanvaard. Het bestuur kan de ereleden van contributie verplichtingen ontheffen. Artikel 6 De leden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering en het recht aldaar het woord te voeren. Voorts hebben zij steeds toegang tot alle door de vereniging te organiseren evenementen. Artikel 7 De leden hebben voorts de navolgende rechten: a. van amendement; b. van initiatief; c. van stemrecht op de algemene ledenvergaderingen; d. tot benoembaarheid tot lid van het bestuur; e. van introductie op clubbijeenkomsten. Het bestuur is gerechtigd aan introducé(e)'s de toegang te weigeren. Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


2 van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012 Artikel 8 Het lidmaatschap eindigt: - door de dood van het lid; - door einde dienstverband DSC / DSP; - door opzegging door het lid; - door opzegging door de Vereniging;

Artikel 8a Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden schriftelijk tegen het einde van een kalenderjaar, mits en met inachtneming van een opzeggingstermijn van minste 1 (één) maand. Niettemin is onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging mogelijk: indien redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voorduren; binnen een maand nadat een besluit waarbij de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, aan een lid bekend is geworden of medegedeeld (tenzij het betreft een wijziging van de geldelijke rechten en verplichtingen); binnen een maand nadat een lid een besluit is meegedeeld tot omzetting van de Vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaats gehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar. Artikel 8b Opzegging van het lidmaatschap door de Vereniging kan eveneens slechts geschieden tegen het einde van een kalenderjaar. De opzegging geschiedt door het bestuur, schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste 1 (één) maand. Opzegging van het lidmaatschap door de Vereniging kan slechts plaatsvinden wanneer redelijkerwijs van de Vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voorduren. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaats gehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar. Artikel 9 Leden en begunstigers die geschorst zijn, hebben geen toegang tot vergaderingen, behoudens tijdens de behandeling van het beroep als bedoeld in artikel 6, of andere door de vereniging te houden bijeenkomsten. Artikel 10 De begunstigers hebben toegang tot de door de vereniging georganiseerde evenementen, bezitten de rechten van leden, met uitzondering van die genoemd in artikel 3, sub a tot en met d. Zij hebben geen toegang tot de algemene ledenvergaderingen. Artikel 11 Een begunstiger kan door het bestuur de toegang tot activiteiten van de vereniging worden ontzegd. Het bestuur kan dit op eigen initiatief doen of op voorstel van tien leden. Het bestuur deelt zijn besluit schriftelijk aan de begunstiger mee met redenen omkleed. De begunstiger kan binnen vier weken na ontvangst van de mededeling in beroep komen bij de algemene ledenvergadering. Het bepaalde in artikel 8 van de statuten is daarbij van toepassing. Hoofstuk 3 VAN HET BESTUUR Artikel 12 De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur (DB), welk lichaam de PV in en buiten rechte vertegenwoordigt. De leden van DB staan ingeschreven bij de kamer van koophandel. Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


3 van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012 Artikel 13 De voorzitter, secretaris en penningmeester worden door de algemene vergadering gekozen. Het bestuur benoemt uit haar midden de overige bestuursleden en eventuele plaatsvervangers.

Artikel 14 Bestuursleden treden af volgens onderstaand rooster: Een bestuurslid wordt gekozen voor de duur van 3 zittingsjaren Een bestuurslid kan herkozen worden. Ieder jaar zijn 2 bestuursleden aftredend e 1: Voorzitter, 2 secretaris e 2: Secretaris, 2 penningmeester 3: Penningmeester, Vice-voorzitter, bestuurslid Het herkozen bestuurslid neemt weer dezelfde plaats in op het rooster van aftreden. Wordt het aftredende bestuurslid niet herkozen dan neemt het nieuw gekozen bestuurslid op het rooster van aftreden de plaats in van het niet gekozen bestuurslid. Artikel 15 Het bestuur heeft leiding in alle zaken de Vereniging betreffende, houdt een wakend oog op de naleving van de Statuten en Huishoudelijk Reglement en treedt op waar belangen en rechten van de vereniging moeten worden behartigd of verdedigd. Artikel 16 Het bestuur bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zeven natuurlijke personen met dien verstande dat ten minste twee/derde van de bestuursleden uit medewerkersleden bestaat. Artikel 17 Wanneer een bestuurslid aftreedt, het lidmaatschap verliest of wegens ziekte of niet in staat is zijn functies waar te nemen, zullen zijn werkzaamheden door één of meerdere bestuursleden worden waargenomen. Het is ook mogelijk dat door het bestuur een lid tijdelijk wordt gekozen als bestuurslid. Een nieuw gekozen bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop het oorspronkelijke lid afgetreden zou zijn. Artikel 18 Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd , kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn. Artikel 19 Het dagelijks bestuur draagt in het bijzonder zorg voor de uitvoering van de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement en van de rechtsgeldige besluiten van de algemene ledenvergadering en die van het bestuur. Tevens behartigt het de dagelijkse belangen waarvoor geen beslissing van het bestuur nodig is. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur ook zelfstandig beslissen onder voorbehoud van goedkeuring achteraf door het bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering. Artikel 20 De voorzitter a. draagt zorg voor eer en goede naam van de vereniging in het algemeen; b. is het eerste aanspreekpunt van de vereniging en heeft kennis van lopende zaken; c. leidt de algemene bestuur en ledenvergaderingen en regelt de te verrichten werkzaamheden; d. heeft het recht de discussie op de algemene bestuur en ledenvergadering te sluiten wanneer hij meent dat de aanwezigen voldoende zijn ingelicht, doch is verplicht deze weer te openen, indien ten minste de meerderheid der aanwezige stemgerechtigde leden het belang daartoe kenbaar maken; e. benoemt op de algemene ledenvergadering de leden van het stembureau; f. beslist in bestuursvergaderingen bij staken van stemmen over zaken; g. houdt toezicht op de werkzaamheden van de overige bestuursleden; Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


4 van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012 h. bekrachtigt de verschillende verslagen met zijn handtekening; i. opent en sluit de voor alle leden toegankelijke verenigingsbijeenkomsten; j. bepaalt hoe en waar de prijzen der vereniging worden bewaard;

Artikel 21 De vice-voorzitter a. vervangt de voorzitter bij afwezigheid tijdens bestuurs- en ledenvergadering b. vervangt de voorzitter als aanspreekpunt bij afwezigheid c. heeft kennis van lopende zaken Artikel 22 De secretaris: a. is belast met al die werkzaamheden die worden geacht tot zijn taak te behoren; b. is gerechtigd de correspondentie namens het bestuur te ondertekenen; c. is verplicht van alle uitgaande stukken kopie te houden; d. draagt zorg dat alle geschreven en gedrukte stukken de vereniging betreffende worden opgenomen in het archief dat door hem wordt beheerd; e. houdt een lijst van leden, bijzondere leden, ereleden en begunstigers bij en is verplicht alle mutaties aan de penningmeester mede te delen; f. draagt zorg dat aan de leden en begunstigers een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement ter hand wordt gesteld; g. zorgt voor publicatie c.q. mededelingen van alle door het huishoudelijk reglement gevorderde of door het bestuur gewenste mededelingen; h. stelt aan het einde van het verenigingsjaar een jaarverslag samen, hetwelk de goedkeuring van het bestuur behoeft. Dit verslag wordt, nadat het ter inzage is gesteld, behandeld in de algemene ledenvergadering, bedoeld in artikel 34, onder a.; i. heeft kennis van lopende zaken. Artikel 23 De penningmeester: a. beheert de gelden der vereniging; b. draagt zorg voor de inning van alle aan de vereniging toekomende gelden, zo mogelijk tegen kwitantie en voor het voldoen van haar schulden. Alle uitgaven doet hij zo mogelijk tegen kwitantie. Voor betalingen boven de €1000,- heeft hij goedkeuring nodig van het dagelijks bestuur; c. is voor de onder zijn beheer staande gelden persoonlijk aansprakelijk, tenzij overmacht bewezen kan worden; d. heeft voor het aangaan van belangrijke financiële verplichtingen van de vereniging tegenover derden de goedkeuring van het bestuur nodig; e. is verplicht nauwkeurig boek te houden; f. is bij niet tijdig voldoen van contributie verplicht een lid /begunstiger binnen twee maanden ten minste twee maal schriftelijk tot betaling te manen; g. verleent inzage van alle bescheiden en verstrekt alle gewenste inlichtingen aan de kascommissie: 1. bij tussentijds aftreden binnen 14 dagen na beëindiging van zijn functie; 2. telkens wanneer de kascommissie zulks verlangt. De kascommissie bestaat uit minste twee leden, door de algemene leden vergadering te benoemen bedoeld in artikel 35, onder e; h. stelt aan het eind van het jaar een financieel overzicht samen, het welk de goedkeuring van het bestuur behoeft. Dit verslag wordt nadat het ter inzage is gesteld, behandeld in de algemene ledenvergadering bedoeld in artikel 35, onder b; i. heeft kennis van lopende zaken. Artikel 24 Overige bestuursleden. De overige bestuursleden zullen alle werkzaamheden verrichten die in het belang van de vereniging nodig zijn en staan andere bestuursleden in hun werkzaamheden bij. De overige e e bestuursleden kunnen worden aangewezen als zijnde 2 secretaris of 2 Penningmeester. Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


5 van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012 Artikel 25 Voor zover het huishoudelijk reglement daar niet voorziet, regelt het bestuur de overige taken van ieder bestuurslid afzonderlijk.

Artikel 26 Besluiten van het bestuur, ter algemene kennis gebracht, zijn voor de leden bindend zolang de algemene ledenvergadering of het bestuur deze besluiten niet herroept of wijzigt. Hoofdstuk 4 VAN VERGADERINGEN Artikel 27 Het bestuur vergadert ten minste tien maal per jaar en voorts wanneer de voorzitter of twee leden van bestuur het wenselijk achten. De geplande vergaderdata van de PV-bestuur worden aan het begin van het kalenderjaar vast gelegd. Het bestuur vergadert volgens een agenda, welke door het dagelijks bestuur (DB), wordt vastgesteld. Van elke PV-vergadering worden notulen gemaakt en onder PV-bestuursleden gedistribueerd. Artikel 28 Een bestuursvergadering is niet tot besluitneming bevoegd, indien niet minstens de helft van de totale aantal bestuursleden aanwezig is. Besluitneming binnen het bestuur geschied door stemming. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Indien er sprake is van staking en de voorzitter zich van stemming heeft onthouden, is het voorstel verworpen. Artikel 29 Het bestuur heeft het recht kandidaten voor de vacatures in het bestuur voor te stellen en omtrent door de leden gestelde kandidaten advies uit te brengen. Artikel 30 Algemene ledenvergaderingen worden belegd op een door het bestuur te bepalen tijdstip en plaats. Artikel 31 Ieder lid heeft het recht voorstellen in te dienen die verband houden met het gestelde doel van de vereniging. Artikel 32 De organisatie van evenementen en activiteiten wordt in de vergadering door de bestuursleden in commissies verdeeld. Artikel 33 De leden van de door het PV-bestuur benoemde commissies zijn ten allen tijde verantwoording schuldig aan het PV-bestuur. Artikel 34 Er wordt een algemene ledenvergadering gehouden: a. binnen zes maanden na afloop van ieder verenigingsjaar (jaarvergadering); b. op initiatief van het bestuur; c. op verlangen van tenminste 30 leden, die daarvan schriftelijk met opgave van redenen, aan het bestuur kennis moeten geven. Deze vergadering dient uiterlijk binnen zes weken te worden gehouden na het tijdstip waarop het verlangen daartoe kenbaar is gemaakt.

Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


6 van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012 Artikel 35 In de jaarvergadering wordt: a. verslag uitgebracht door de secretaris over het afgelopen verenigingsjaar; b. financieel verslag uitgebracht door de penningmeester; c. verslag uitgebracht door de kascommissie; d. een begroting voor het volgende verenigingsjaar ingediend; e. de kascommissie voor het volgend verenigingsjaar gekozen; f. het bestuur voor het komende verenigingsjaar door verkiezing aangevuld; g. behandelt wat verder ter tafel zal worden gebracht; h. gelegenheid geven tot het stellen van vragen; i. vaststellen van de contributie en donatie.

Artikel 36 De uitnodiging tot een algemene ledenvergadering geschiedt schriftelijk ten minste veertien dagen van te voren, onder vermelding van de te behandelen punten. Artikel 37 Voorstellen tot wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement moeten ten minste twee weken voor de algemene ledenvergadering aan de leden worden meegedeeld. Artikel 38 Over personen wordt schriftelijk met gesloten briefjes gestemd. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter ook hier een schriftelijke stemming nodig acht of ten minste tien leden dit verzoeken. Artikel 39 Voor zover niet anders is bepaald geschieden verkiezingen en benoemingen en worden besluiten genomen bij meerderheid van geldige stemmen. Artikel 40 Indien bij een verkiezing bij eerste stemming in één of meer vacatures niet is kunnen voorzien, moet een tweede vrije stemming plaats hebben. Leidt deze nog niet tot resultaat dan heeft een stemming plaats uit het dubbeltal van hen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Komen door het verkrijgen van een gelijk aantal stemmen meer personen dan een dubbeltal voor de voordracht in aanmerking, dan delen die allen in de herstemming, waarbij de gewone meerderheid beslissend is. Artikel 41 Wanneer een gekozene voor de benoeming bedankt, moet er een nieuwe stemming plaats vinden. Artikel 42 Bij staking van stemmen over zaken beslist de voorzitter. Artikel 43 Van onwaarde zijn stemmen uitgebracht door middel van: a. blanco stembriefjes; b. stembriefjes welke de personen niet duidelijk aanwijzen; c. ondertekende stembriefjes; d. stembriefjes welke niet voldoen aan de door de voorzitter gegeven aanwijzingen. Artikel 44 Door de algemene vergadering genomen besluiten zijn voor de gehele Vereniging bindend. De leden zijn tot een goede uitvoering van de genomen besluiten verplicht.

Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


7 van 10

Huishoudelijk reglement Douane Schiphol Personeelsvereniging Akkoord bestuursvergadering 09-01-2012 Artikel 45 Zoveel mogelijk worden de bestuursleden ten minste drie dagen van te voren en onder opgave van de te behandelen punten, als mede van tijdstip en plaats, ter vergadering door de voorzitter of secretaris opgeroepen.

Hoofdstuk 5 VAN DE GELDMIDDELEN Artikel 46 De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit: - contributies - donaties - overige inkomsten (schenkingen, sponsoring, toegangsgelden, toevallige baten, rente etc) Artikel 47 De contributie van leden wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De contributie van leden wordt maandelijks geïnd. Artikel 48 Begunstigers dragen aan de vereniging ten minste een jaarlijkse door de algemene ledenvergadering vast te stellen bedrag bij. Het bestuur brengt de donateurs schriftelijk op de hoogte van een wijziging in het minimumbedrag. Artikel 49 Het is bestuursleden toegestaan de door hen in het belang van de Vereniging gemaakte kosten aan de Vereniging in rekening te brengen, een en ander ter beoordeling van het bestuur. Hiertoe staat de bestuursleden een zogenaamd “kosten declaratieformulier” ter beschikking. De declaratie dient ter goedkeuring door ten minste één ander bestuurslid mede te worden ondertekend. Artikel 50 De begroting voor een activiteit dient minimaal twee weken voor de activiteit te worden ingediend en goedgekeurd door het bestuur. Hoofdstuk 6 VAN COMMISSIES Artikel 51 Het bestuur kan zich doen bijstaan door werkcommissies. Een werkcommissie gedraagt zich volgens de door het bestuur gegeven aanwijzingen. Indien een werkcommissie zijn werkzaamheden niet naar behoren vervult, kan het bestuur hem van zijn taak ontheffen en zijn werkzaamheden overdragen aan een door het bestuur te benoemen andere werkcommissie. Artikel 52 Het bestuur is bevoegd de werkcommissies op te heffen wanneer de taak van de commissie is voltooid of het voortbestaan van de commissie niet meer bijdraagt aan de doelstelling van de Vereniging. Hoofdstuk 7 VAN VEILIGHEID, VERANTWOORDING EN VERPLICHTINGEN Artikel 53 Het bestuur is niet aansprakelijk voor enig schade, verlies of diefstal aan personen of van eigendommen. Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


8 van 10


Artikel 54 Het bestuur verplicht zich om bij iedere activiteit die door de DSPV wordt georganiseerd een inventarisatie te maken van mogelijke redelijke risico’s. Waar enig risico kan worden aangetekend moeten bij doorgang van de activiteiten voldoende maatregelen worden genomen om het risico tot een acceptabel niveau te reduceren. Artikel 55 Activiteiten georganiseerd door of namens de DSPV mogen de naam of het imago van de Douane Schiphol niet schaden of in diskrediet brengen. Artikel 56 Het bestuur behoudt zich het recht voor om in het geval van overmacht een activiteit te annuleren of uit te stellen tot nader order. Artikel 57 Leden van de Vereniging verplichten zich bij inschrijving tot betaling. Het bestuur behoudt zich het recht voor om wanbetalers en deelnemers die niet voorafgaand aan de activiteit de bijdrage te hebben voldaan deelname aan een activiteit te ontzeggen. Het bestuur behoudt zich het recht voor om in sommige gevallen waarin niet aan de verplichting kan worden voldaan de kosten op zich te nemen. (bijvoorbeeld bij ziekte, ongeval of overlijden) Hoofdstuk 8 VAN WEBSITE DSPV Artikel 58 Door de Vereniging word een website bijgehouden http://www.dspv.nl die mededelingen over activiteiten bevat. Hier kunnen nieuwe leden informatie vinden over hoe men zich als lid kan aanmelden. Tenzij anders aangegeven en met uitzondering van de bestuursmededelingen draagt de redactie de verantwoording over de inhoud van de website. Hoofdstuk 9 VAN SLOTBEPALINGEN Artikel 59 In gevallen waarin dit regelement niet voorziet en in bijzondere omstandigheden is het bestuur, indien het dit in belang van de Vereniging noodzakelijk acht gerechtigd zo nodig zonder een nadere goedkeuring van de algemene ledenvergadering, de benodigde maatregelen te nemen. Artikel 60 Wijzigingen in dit Reglement geschieden alleen door de algemene ledenvergadering mits het voorstel hiertoe op de Agenda staat vermeld. Deze wijzigingen moeten ten minste door 2/3 (tweederde) van het aantal op de vergadering aanwezige leden worden bekrachtigd. Artikel 61 Over gelden en ruimte in tijd etc. die het bestuur krijgt van de directeuren van Douane Schiphol Pax en Douane Schiphol Cargo wordt ieder jaar in november samen met het dagelijks bestuur onderhandeld. Hiervan worden notulen bijgehouden en besluiten vast gelegd, deze zijn geldend voor de opvolgende jaar.

Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


9 van 10


Aldus vastgesteld op de algemene bestuursvergadering van 09 januari 2012

de voorzitter mevr. K. Schoonheim

de secretaris dhr. J.A. Wemer.

Pagina Versie 1.1

27122011_HR_PV.doc


10 van 10

Pagina Versie _HR_PV.doc John Wemer van 10

Recommend Documents