Jaarverslag 2012
Pag. VOORWOORD
2
1
Tegen de stroom in
4
2
Het programma
5
2.1 Wie stonden er op het podium
6
Ons publiek
7
3.1 Waar komt het publiek vandaan
7
3.2 Bijzondere publieksgroepen
7
3.3 Communicatie met het publiek
8
De accommodatie
9
4.1 Algemeen
9
4.2 Beheer
9
4.3 Theatertechniek
9
4.4 Horeca
9
3
4
De organisatie
11
5.1 Het bestuur
11
5.2 Het personeel
13
5.3 Stagiaires
13
5.4 Vrijwillige medewerkers
14
5.5 Freelancers
14
Samenwerking en partners
15
6.1 Theater Achterom
15
6.2 Cultuurplatform
15
6.3 VNPF
15
6.4 Samenwerking en overleg met andere podia
15
6.5 Opleidingen
15
7
Events en verhuur
16
8
Financieel
16
8.1 Exploitatie
16
8.2 Liquiditeit
17
8.3 Accountant controle
18
8.4 Vooruitblijk
19
Bijlage 1: Overzicht stagiaires in 2012
20
Bijlage 2: Programma in 2012
21
Bijlage 3: Resultaten en cijfers
22
5
6
2 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
VO O RW O O R D JA A RV E R SLAG 20 12 2012 was een succesvol jaar voor Podium De Vorstin refererend aan de publieke belangstelling. Hoe mooi een concert ook mag zijn, als ‘cultureel ondernemer’ word je toch vooral ook beoordeeld op het publieksbereik en het aantal producties waarmee dat wordt gerealiseerd. Dat mag niet het enige beoordelingscriterium zijn. Uiteindelijk is de basis van het beleid om een artistiek aantrekkelijk programma te bieden met de aandacht gericht op vernieuwing, publieksverbreding, talentontwikkeling en (hernieuwde) kennismaking. Op onderdelen hiervan zijn we uitstekend geslaagd (publieksverbreding en talentontwikkeling) op andere onderdelen zoals programmatische vernieuwing is dit minder het geval. Niet omdat dit geen prioriteit had maar omdat de omstandigheden (continuïteit, financiële haalbaarheid) dit onmogelijk maakten. 2012 werd gedomineerd door tijdelijkheid en onzekerheid. Wederom had De Vorstin slechts tijdelijke subsidietoezeggingen en een tijdelijk huurcontract, daarom konden er ook slechts tijdelijke (dure) arbeidscontracten met medewerkers worden aangegaan en voor sommige medewerkers zelfs dat niet (meer). Na de negatieve publiciteit over de hoge realisatiekosten van het gebouw in 2010 was er sprake van cynisme en ongeloof onder de inwoners van Hilversum; er leek weinig vertrouwen in de exploitatie te zijn. Inmiddels mogen we constateren dat het draagvlak voor Podium De Vorstin met de dag groeit, dat er soms zelfs trotse reacties in de stad waarneembaar zijn. Financieel gezien kon 2012 (nog) niet kostendekkend worden afgesloten. De belangrijkste redenen hiervoor waren: Advieskosten om een groot aantal scenario’s uit te werken zoals die door de gemeente Hilversum waren gewenst; De bouwactiviteiten naast het gebouw van De Vorstin die een aantal ‘huurders’ heeft doen afhaken; De gevolgen van de tijdelijke arbeidscontracten Het niet kunnen programmeren op lange termijn.
De hoogtepunten van 2012. De toezegging dat Podium De Vorstin vanaf 2013 een structurele subsidie mag ontvangen. De concerten van Earth, Wind & Fire Experience (het vuur is niet geblust), LSB Experience (old skool talent), Spinvis, Tony Macaroni, Kerst met Jaya The Cat en onze huisband Only Seven Left, Nico Dijkshoorn en Ronald Giphart Het grote aantal zeer succesvolle eigen producties: Soulfood, Seven-Eleven, Plug&Play, Pop BIZZ Quiz, JACK Bijzondere producties: 8 weken lang Weijers Ontweekt, de ‘thuiskomst’ van Leon Blokhuis, Dolf Jansen ‘steelt’ alle posters van JACK voor zijn jarige broer Jack, Beatlesdag, ALV VNPF, Dutch Promo Awards, Omroep M?V van het jaar, Nipkov schijf, en een bijna wekelijks uitverkocht TROS Muziekcafé. De drukste productie sinds de opening van De Vorstin: 1100 scholieren op 1 feestje
3 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
1
TEGEN DE STROOM IN
De meest gebruikte term in 2012 was waarschijnlijk ‘crisis’. Alle economen zijn het met elkaar eens: 2012 was een crisisjaar. Voor sommigen staan we aan het begin, anderen voorspellen het einde van de crisis. Het landelijk beeld over het clubcircuit (de verzamelde poppodia van Nederland) geeft een negatieve tendens, namelijk: minder bezoekers, stijgende ticketprijzen, minder horeca omzet, meer besloten verhuur en minder programma. Podium De Vorstin vertoont in 2012 een tegengesteld beeld; meer bezoekers, meer horeca-omzet, hogere entree-inkomsten, meer uitverkochte producties bij een gelijkblijvend aantal producties. In dit opzicht was 2012 voor Podium De Vorstin een heel goed jaar. Toch is de recessie niet voorbijgegaan aan De Vorstin, de horeca-uitgaven per bezoeker waren lager en er waren minder verhuurproducties. Podium De Vorstin deelt ook een aantal andere aspecten met collega-podia: de hogere gages die gevraagd worden en de stijgende marketingkosten (vooral de hoge tarieven voor reclameborden). Ook in 2012 was er sprake van een tijdelijke subsidierelatie, namelijk een contract tot de zomer en later weer een verlenging tot eind december. Dit heeft negatieve gevolgen gehad voor de exploitatie en voor het programma. De bouwactiviteiten naast het pand van De Vorstin waren voor een aantal bedrijven/organisaties reden om voor de realisatie van hun evenementen uit te wijken naar elders, waardoor een aantal grote verhuurproducties geen doorgang vonden. De Vorstin heeft een groei doorgemaakt als ontwikkelaar van eigen nieuwe producties en het scouten van lokaal talent, die vaak de basis vormen van deze producties. Vooral binnen het danceaanbod is het aantal ingekochte producties sterk gedaald en het aantal eigen producties sterk toegenomen. Ook de samenwerking met een aantal partijen is verder uitgebreid en verlengd.
4 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
2
HET PROGRAMMA
Door gebrek aan continuïteit (subsidie-toezeggingen voor slechts een half jaar) was het heel moeilijk om een uitdagend programma aan te bieden. Ook het contracteren van grotere acts was maar beperkt mogelijk omdat deze veelal op langere termijn gecontracteerd moeten worden. De concurrentiekracht van het alsmaar toenemende aantal festivals wordt steeds groter, niet alleen zijn deze festivals bereid om hogere gages te betalen, maar voor talentvolle bands is het de mogelijkheid om zich aan een breder en groter publiek te presenteren. Ook de media richten zich steeds meer op festivals. In 2011 zijn we gestart met een aantal eigen producties. Een aantal succesvolle producties zoals Soulfood zijn gecontinueerd in 2012. Andere producties zijn gestopt als gevolg van onvoldoende belangstelling. Na deze ervaringen was het mogelijk om in 2012 andere, betere producties te organiseren en was er meer tijd om talent te scouten en (jonge) programmamakers te zoeken en te betrekken bij nieuwe programmaconcepten. In 2012 is het aantal eigen producties uitgegroeid tot bijna 40% van alle danceproducties en 15% van alle concertproducties Enkele cijfers: 2012 Aantal bezoekers 55.560 Aantal producties 327 Aantal concerten (betaald) 72 Aantal concerten ( gratis) 78 Dance producties 66 Verhuur producties 94 Het aantal schooluitvoeringen is licht terug gelopen.
2011 51.278 332 78 36 58 110
Vanaf april 2012 hebben we de programmering van theatervoorstellingen/kindervoorstellingen helaas moeten staken, omdat de gemeentelijke subsidie (€ 12.500,- voor 25 voorstellingen) werd ingetrokken en deze activiteiten niet kostendekkend kunnen worden georganiseerd. Podium De Vorstin wil programmatisch een verbindende positie innemen tussen de inwoners van de Gooi- en Vechtstreek, vooral de inwoners van Hilversum. Daarom moet het merk ‘Hilversum Mediastad’ zijn weerslag vinden in het programma-aanbod van Podium De Vorstin. Dat vraagt een netwerk met de verschillende mediabedrijven, omroepen, zenders, producenten en productiehuizen. In het afgelopen jaar is er veel tijd en energie gestoken in het ontwikkelen van dit netwerk. 2012 kende 65 producties waarin sprake was van een samenwerking tussen media bedrijven en Podium De Vorstin. Het betrof radio- en tv programma’s, congressen, symposia en prijsuitreikingen. Dit hadden veel meer producties kunnen zijn; De Vorstin werd echter beperkt door onvoldoende parkeermogelijkheden voor gasten/bezoekers en door de bouw van de Witte Prinses (het wooncomplex naast het gebouw van De Vorstin). Vooral het ontbreken van een modern betalingssysteem op parkeerterrein Langgewenst doet producties met veel publiek uitwijken naar Amsterdam of Utrecht. Dat is uitermate jammer omdat juist het publiek van deze producties eet, drinkt en ‘koopt’, ook elders in Hilversum. Meermalen is in 2012 de parkeerproblematiek besproken met de gemeente Hilversum, doch ondanks het aanbod van De Vorstin om parkeerkaarten in te kopen voor de huurders zodat de gemeente geen huurpenningen zal mislopen, is er tot op heden nog geen overeenstemming met het parkeerbedrijf van de gemeente Hilversum bereikt. In 2013 zal De Vorstin dan ook opnieuw proberen (desnoods via een appèl op de wethouder of de gemeenteraad om parkeermogelijkheden voor haar gebruikers/huurders te realiseren).
5 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
2.1
WIE STONDEN ER OP HET VORSTIN PODIUM IN 2012 3Js
A Friend In London Acda En De Munnik Alain Clark Alasca Angela Groothuizen Anne Soldaat Anneke Van Giersbergen Zorita Anthony's Putsch
Esmée Peters Eva Auad Eva Livina Falco Luneau Fischer Z Frans Duijts Frederique Spigt Fresku Fried Bourbon Rob Kamphues Glennis Grace
Lefties Soul Connection Leo Blokhuis Leon Van Der Zanden Lisa Hannigan Live Band Karaoke LSB Experience Maarten Swaan Major Tom Mara Sophie Marike Jager Mary Davis Jr.
Rondje Doe Maar Rowwen Hèze Roxeanne & Dre Hazes Royal Parks Royaltease
Audio Adam
Goeiemiddag
Massada
Sjaak Bral
Avant La Lettre B Master Bertolf Bløf Boy Brown Hill Byentl Caramba Joris Linssen Case Mayfield Charlotte Ten Brink Elske Dewall Charly Luske Chris Hordijk
Graham Colton Gregory Porter Gruppo Sportivo Handsome Poets Hartog Haryy Sacksioni Het Muzikale Dagboek Hit Me Tv. Houses Hummingville Ilse DeLange Iris Kroes Izaline Calister
Ciolor Ones
Jan Akkerman
Number Nine
The Jamal Thomas Band
Concrete Sneakers Crosstown De Dijk De Meisjes Erwin Nyhoff De Staat Dean Saunders Denise Rivera Deva Dyne Dewolff Die Twa Dio Dirk Scheele Divera Doeshka Dolf Jansen Dudettes Earth Wind & Fire Exper. Lange Frans Edwin Pennock
Jan Smit Jaya The Cat
Only Seven Left Overtones Pater Moeskroen Paul Carrack Paul De Leeuw Peter Katz Phil Friendly Please Lady Linn & Magn. Seven Zazi Purple Helmet
The Kik The New Shining The Perfect Tool
77 Bombay Street
Jim Cole Joan Franka Joggo John Henry Jonathan Jeremiah Julian Sas Ellen Ten Damme Kamryn Belle Emilio Guzman Karin Bloemen Karsu Katinka Polderman Kay Rosenberg Kayak Key Largo King Jack Rodney Elzer Kizzy Mchugh
Massive Magic Mathilde Santing The Medics Miss Montreal Moke Moss Nadie Natalia Jayden Nick En Simon Nico Dijkshoorn & Ronald Giphart Nielson Nina June Nits
Quincy Rachèl Louise Racoon Ralph De Jongh René Schuurmans Renee Renske Taminiau Rigby Rilan & The Bombardiers
Ruth Jacott Sabrina Starke Rochelle & Band The Scene Serena Pryne Shary-An Someday Sonja Van Hamel Soulmachine Speelman En Speelman Spinvis Sue Moreno Sunday Sun Sven Hammond Swingfish The Antler King The Cosmic Carnaval The Doors Alive The Greater Good
Kris Berry Tim Akkerman Time Bandits Tina Lie T.Ebben & The Smalltown Villai Toni Macaroni True Bypass Valerius Van De Laan & Woe
Van Velzen Vof De Kunst Vonder & Bloom William Seen's Transport Music Xander De Buisonjé Yevgueni Yori Swart Yuri Honing 6
Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
3
ONS PUBLIEK
3.1
Waar komt het publiek vandaan
In 2012 bezochten ruim 55.600 mensen de activiteiten in De Vorstin. In 2011 waren het 51.278 bezoekers een stijging van 9%. Opvallend is dat iets meer vrouwen (51%) dan mannen (49%) De Vorstin bezochten. Mogelijk speelt ‘veilig’ uitgaan hier een belangrijke rol in. Het publiek is afkomstig uit de volgende woonplaatsen: 47 % is afkomstig uit Hilversum 5% is afkomstig uit Amsterdam, Almere 26% is afkomstig uit de Gooi en Vechtstreek 6% is afkomstig uit de regio Utrecht 5% is afkomstig uit de regio Baarn, Zeist, Amersfoort 11% is afkomstig uit de rest van Nederland Ten opzichte van 2011 is er een sterke toename van het aantal bezoekers uit Hilversum. Opvallend is ook de stijging van het aantal bezoekers uit de provincie Utrecht, daar waar vorig jaar grote groepen bezoekers afkomstig waren uit de regio Amstelveen, Haarlem, Zaandam. Het aantal bezoekers uit de rest van Nederland daalde sterk, wat mogelijk te verklaren is uit het wegebben van het ‘The Voice’ e effect (één van de eerste producties na de opening van de Vorstin was het 1 seizoen van The Voice Of Holland). De vraag naar aanvullende producten zoals diner (restaurants), overnachtingen (hotels) en shoppen nemen nog wel toe.
Muziekcafé in 360° 3.2 Bijzondere publieksgroepen Jongeren Voor de groep jongeren tot 16 jaar is er de periodieke dance-avond “ SMACK’, deze is alcoholvrij. De deurcontrole op ‘voorafgaand alcohol gebruik’ (het zogeheten indrinken) is zeer streng en noodzakelijk. In samenwerking met middelbare scholen zijn er schoolfeesten, uitvoeringen van musicals en theatervoorstellingen. Dit jaar waren er een aantal bijzondere schoolproducties zoals die van het 7 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
Luzac College, ATC Live, het Aloysius College, de Groen van Prinsterer School en het Roland Holst College Kinderen Voor onze jongste bezoekers was er slechts een beperkt theateraanbod door het stopzetten van de gemeentelijke subsidiebijdragen. Er waren nog slechts 3 voorstellingen: Armando’s Dierenpraat, Dirk Scheele (2x). Deze voorstellingen waren allen uitverkocht. Senioren In samenwerking met de ANBO selecteert De Vorstin maandelijks een specifiek aanbod voor senioren, soms gepaard gaand met specifieke kortingsacties. 3.3 Communicatie met het publiek Goede communicatie met het publiek is onmisbaar bij voor het welslagen van een goede programmering. De Vorstin benut een aantal communicatiekanalen. Een overzicht: 40.000 Uitladders ‘Uit in het Gooi’. Gedistribueerd over 350 verspreidingspunten in het Gooi 1200 algemene maandposters 550 dance/multimediaposters 45.000 flyers 65.000 digitale nieuwsbrieven 5.100 likes op Facebook 2.200 volgers op Twitter Ruim 100.000 bezoekers van de website http://www.devorstin.nl 250 krantenartikelen
Internationale Beatles Fanclub dag
8 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
4
DE ACCOMMODATIE
4.1
Algemeen
Het pand van De Vorstin is beeldbepalend voor de omgeving. Een architectonisch hoog gewaardeerd complex dat alleen al om die reden nog steeds specifieke bezoekers trekt. Maandelijks ontvangen we delegaties van andere gemeentes, studenten bouwkunde/vrijetijdskunde, podia en ontwerpers, voor een blik achter de schermen. Dagelijks ontvangen we complimenten over de sfeer, entourage en akoestiek. 4.2
Beheer
Hoewel het pand er inmiddels ruim 2,5 jaar staat is er op het gebied van interieur en techniek nog steeds een aantal grote problemen. Vooral de installatietechniek laat veel te wensen over. Omdat publieksruimten en andere ruimten aan elkaar gekoppeld zijn, zijn ruimtes of veel te koud of veel te warm en dus zijn er (te) veel klachten van publiek, artiesten en gebruikers. e De vloer van de concertzaal is voorzien van inmiddels de 3 nieuwe toplaag, maar ook deze nieuwe laag zal op zeer korte termijn vervangen moeten worden door een geheel nieuwe toplaag die een grotere slijtvastheid heeft. In het pand is nauwelijks opslagruimte, dit is reden voor De Vorstin om in overleg met de gemeente te zoeken naar een alternatief. Inmiddels verrijst op de locatie naast De Vorstin de Witte Prinses, 32 appartementen voor jongeren. De bouw van dit complex heeft aanzienlijke negatieve gevolgen gehad voor de exploitatie van De Vorstin. Vanuit De Vorstin is geprobeerd in overleg met gemeente, opdrachtgever en aannemer tot goede afspraken te komen. Vooral door een gebrek aan communicatie vanuit de gemeentelijke projectleiding zijn er onnodige kosten gemaakt en is er omzetverlies ontstaan. Zo was het onmogelijk om een terras te exploiteren en was het voorplein ongeschikt voor verhuurproducties. Een aantal problemen lijkt financieel onoplosbaar, waaronder de onmogelijkheid om in het pand ontvangst voor mobiele telefoons te realiseren. Dat is bijzonder publieksonvriendelijk in een tijd dat steeds meer bezoekers eisen dat zij mobiel/digitaal bereikbaar zijn. Een oplossing is wel mogelijk maar financieel niet haalbaar vanuit het eigen budget van De Vorstin. Hoewel bij de ontwikkeling van het pand geïnvesteerd is in het terugwinnen van warmte om daarmee zuiniger met energie om te springen, is er in het dagelijks gebruik sprake van veel te veel verspilling van energie door inefficiënte installaties. 4.3
Theatertechniek
De Vorstin huurt de theater-technische installatie en –apparatuur van de gemeente Hilversum. Dit is voor beide partijen kostbaar en tijdrovend. Podium De Vorstin heeft de service en het onderhoud van de theatertechniek in 2012 overgenomen van de gemeente Hilversum. In 2012 zijn de gesprekken gecontinueerd om deze installaties definitief over te dragen aan De Vorstin omdat het goedkoper is en er een betere kwaliteit gerealiseerd kan worden. 4.4
Horeca
Podium De Vorstin is erg afhankelijk van de horeca-inkomsten. Ruim 50% van de eigen inkomsten komt uit de horeca-exploitatie. Hoewel er in 2012 meer bezoekers waren, waren de horecae inkomsten ruim 10% lager, bij een iets hogere brutowinst marge. Met de realisatie van een 2 bar in de concertzaal zouden de horeca-inkomsten kunnen worden verhoogd, maar de liquiditeitspositie van De Vorstin maakte een dergelijke investering in 2012 vooralsnog nog niet mogelijk. 9 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
Nadat de opzet van het podiumcafé in 2011 is veranderd van Grand Café naar Kleine Zaal, draait deze ruimte volledig conform verwachting. Dit blijkt onder andere uit de stijgende bezoekaantallen. Nadat het terras voor Podium De Vorstin met tweedehands meubilair werd aangekleed, bleek een volwaardige exploitatie hiervan door de bouwactiviteiten naast het pand van De Vorstin onmogelijk. De door De Vorstin beoogde horeca-omzet vanuit de exploitatie van het terras, is in 2012 dan ook niet gerealiseerd. 95% van alle horecadiensten is ingevuld met vrijwillige medewerkers. Zij verdienen een compliment voor hun inzet, want mede dankzij hen werd een brutowinst op de horeca-omgezet gerealiseerd van maar liefst 72%!
Foto: Enthousiast publiek
10 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
5
DE ORGANISATIE Stichting De Vorstin kent 6 geledingen: Stichtingsbestuur: Het bestuur bestaat uit vrijwillige, onbezoldigde bestuursleden, benoemd op basis van bestuurlijke kwaliteit, kennis, ervaring en betrokkenheid. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de exploitatie. Directie: De directie bestaat uit een algemeen directeur; de directie is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding. Managementteam: Het managementteam bestaat uit de hoofden van de afdelingen programma, productie, facilitair, personeel en office. Medewerkers en Freelancers: In De Vorstin werken circa 20 freelancers, met name op de afdeling productietechniek en horeca. In De Vorstin werken daarnaast 4 vaste medewerkers. Stagiaires: De Vorstin biedt ieder jaar 15 -20 stage/werkervaringsplaatsen aan. Vrijwillige medewerkers: In De Vorstin zijn circa 140 vrijwillige medewerkerkers actief. 5.1
Het bestuur
Het bestuur van De Vorstin bestond eind december 2012 uit: o Dhr. Paul van Oort - voorzitter(zelfstandig adviseur/interim-manager) o Dhr. Jan Gitsels – secretaris (TV-regisseur en directeur Walk In The Park BV) o Dhr. Alfons Remery- penningmeester (Directeur MKB bij Meeuwsen Ten Hoopen Accountants) o Dhr. Cees Manintveld – bestuurslid (Directeur stemmenbureau MultiVoice) o Mw. Helma Wiebrecht - bestuurslid (Zakelijk manager Podium P60 in Amstelveen) o Mw. Manon Polak – bestuurslid (HR/Legal Consultant en Interim-manager bij Empacity) Extern adviseur : Arjen van Veen Senior (Manager Financial Accounting Advisory Services E&Y) In 2012 traden de bestuursleden Dhr. Peter van Os en Dhr. Pim van Casteelen af. Door de tijdelijke subsidierelatie is het bestuur in 2012 nauwelijks toegekomen aan het maken van structureel beleid. Het besturen van Podium De Vorstin was het aansturen van een voortdurend crisisproces: nadat het huidige bestuur eind 2010 de verantwoordelijkheid van het vorige bestuur had overgenomen, lag er de grote druk om op zeer korte termijn resultaten te boeken. Deze druk, gecombineerd met een subsidiekorting van € 90.000 in 2011, en nog eens een korting van € 33.000 in 2012 zorgde voor een zware start en een bijzonder moeilijke liquiditeitspositie. Het voortdurende liquiditeitstekort noodzaakte het bestuur van De Vorstin in voorjaar 2012 een hands-on-benadering van de bedrijfsvoering te voeren; er volgden talrijke ambtelijke en bestuurlijke overleggen met de gemeente en er werd op verzoek van de gemeente een externe financiële expert aangetrokken om bestuur en directie bij te staan in de onderhandelingen met de gemeente. In dezelfde periode werd ook een door de gemeente ingezet grootschalig onderzoek naar de bedrijfsvoering van De Vorstin door bureau DSP uitgevoerd. Hieruit kwam De Vorstin uitstekend naar voren. Vanaf het najaar van 2012 werden in opnieuw talrijke overleggen verschillende toekomstscenario’s opgesteld en doorgesproken, werd de financiële meerjarenraming voor De Vorstin vastgesteld en werd een aanvang gemaakt om de mismatch in de huisvestingssituatie & berekende huurpenningen van De Vorstin te onderzoeken. Vervolgens werd, op verzoek en op initiatief van de gemeente Hilversum, de basis gelegd voor fusieonderhandelingen met Theater Achterom. Vrijwel alle bestuursleden van De Vorstin namen in verschillende samenstellingen deel aan de overleggen met de gemeente.
11 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
In de bestuurssamenstelling van De Vorstin vonden in 2012 twee wijzigingen plaats: - bestuurslid Peter van Os is op eigen verzoek teruggetreden. Zijn rol binnen het bestuur lag in het bijzonder op het creatieve en innovatieve vlak, waar hij door de voortdurende aandacht op de bedrijfsvoering en de overleggen met de gemeente Hilversum, niet meer aan toe kwam. Zijn plaats in het bestuur werd ingenomen door Manon Polak, een ervaren bestuurder met een groot hart voor cultuur in Hilversum. - Penningmeester Pim Casteelen kon de grote werkdruk van het penningmeesterschap niet langer combineren met zijn werkzaamheden voor zijn eigen bedrijf en trad eveneens op eigen verzoek terug. Hij werd vervangen door Alfons Remery, directeur MKB/ accountant bij de Hilversumse vestiging van Meeuwsen Ten Hoopen Accountants B.V). Bestuurslid Helma Wiebrecht is vanaf de laatste maanden van 2012 wegens ziekte afwezig; zij behoudt haar bestuurszetel. Gezien de fusiebesprekingen met Theater Achterom heeft het bestuur van De Vorstin ervoor gekozen om het aantal actieve bestuursleden (5) tot in ieder geval de afronding van de fusiebesprekingen nog niet aan te vullen. De aanhoudende lastige financiële situatie en de fusiebesprekingen zorgden er ook voor dat het voornemen van het bestuur om rond de zomer 2013 een Raad van Toezicht-model in te stellen (waarbij de directeur de functie en titel van directeur-bestuurder zou krijgen, en het bestuur meer vanuit een controlerende rol functioneert) werd uitgesteld tot na de afronding van de fusiebesprekingen. Het invoeren van het nieuwe bestuursmodel wordt op zijn vroegst voorzien voor zomer 2014. Naast de algemene bestuursvergaderingen vonden er in aanwezigheid van een bestuursdelegatie ook 11 besprekingen plaats met de gemeente. In kleinere samenstellingen vonden tevens talrijke interne bijeenkomsten, telefonische vergaderingen en informatie-uitwisselingen per e-mail plaats.
In 2012 lag de bestuurlijke focus op: Het vinden van oplossingen voor nieuwe verliezen, ontstaan door het gebrek aan continuïteit en de onmogelijkheid van een lange termijnplanning; Het onderzoek naar mogelijke samenwerking met andere culturele instellingen zoals Theater Achterom, Bibliotheek en Globe; De zeer problematische liquiditeitspositie die werd veroorzaakt door: Aanloopverliezen in de eerste maanden Een bezuiniging van € 120.000 (ruim 25%) op het activiteiten-budget sinds de opening Acts eisen betaling vooraf, publiek betaalt veel later pas de tickets Investeringen, o.a. voor het oplossen van knelpunten vanuit de nieuwbouw Voorfinanciering van BTW op huurpenningen Talrijke ambtelijke en bestuurlijke overleggen en het aantrekken van een extern financiële expert op verzoek van de gemeente Hilversum om de organisatie bij te staan bij het ontwikkelen van een groot aantal toekomstscenario’s in opdracht van de gemeente Hilversum; Begeleiden van het onderzoek naar effectiviteit en efficiëntie van Podium De Vorstin door de DSP-groep in opdracht van de gemeente Hilversum. Om inzicht te krijgen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van een economisch beter exploitatiemodel c.q. te komen tot bezuinigingen op de begroting van De Vorstin is er in opdracht van de gemeente Hilversum een aantal scenario’s ontwikkeld om deze problemen het hoofd te bieden. 12 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
Hieruit kwam De Vorstin uitstekend naar voren; Vanaf het najaar 2012 werden opnieuw in een groot aantal scenario’s opgesteld en doorgesproken, werd het bedrijfsplan 2013-2016 samen met een meerjarenraming opgesteld en doorgesproken. Vervolgens werd de basis gelegd voor de fusie-onderhandelingen met Theater Achterom; Kwaliteitsverbetering interne organisatie. 5.2
Het personeel
Door de tijdelijkheid van de subsidies was het niet mogelijk om de tijdelijke contracten van personeelsleden om te zetten in vaste verbintenissen. Ondanks deze tegenvaller zijn de meeste medewerkers gebleven. Binnen het management team waren er wijzigingen. Productiemanager Jeroen Gerits besloot terug te treden. Zijn functie is komen te vervallen en zijn werkzaamheden zijn intern opgevangen. Een aantal freelance medewerkers is in dienst genomen. Enerzijds omdat dit efficiënter was, maar ook om de continuïteit te garanderen. Met ruim 300 producties is er sprake van een hoge werkdruk. In 2012 is er veel geïnvesteerd in training en opleiding op het gebied van beheer en veiligheid. In 2012 is er een aantal wisselingen geweest in de personeelsformatie. De afdelingen marketing en programma werden samengevoegd tot 1 afdeling. De vaste personeelsformatie heeft een omvang van 10,2 fte (full time equivalent). De personeelsformatie per 31 december 2012: Directie Leon Zwaans
-
Directeur
Afdeling Programma Stefanie Holstege Kevin Bonet Natascha de Schipper
-
Hoofd Programma & Marketing Programmeur Marketingmedewerker
Afdeling Medewerkers Niels Houben
-
Manager Medewerkerszaken
Addling Facilities en Horeca Arnold Majoor Facilities Manager Fleur Out ·· Horeca medewerker Henk van Rheenen Medewerker beheer en schoonmaak Afdeling Events & Verhuur Bram van Kattenbroek
-
Event Manager
Addling Office Hellian van Beekum Nathalie Furbach
-
Office Manager Administratief medewerker (stage)
Afdeling Productie Maikel Sakkers Arne de Vries
-
Productiecoördinator Beheerder oefenruimtes/productie
5.3 Stagiaires Stagiaires spelen een belangrijke rol binnen De Vorstin. Zij bieden ondersteuning aan vaste medewerkers, zorgen voor nieuwe input in de organisatie, ze kunnen opdrachten uitvoeren waar anders geen tijd/geld voor is. Stagiaires leveren dus voordeel op. Het werken met stagiaires heeft 13 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
ook nadelen. Er moet tijd vrijgemaakt worden voor opleiding, instructie en evaluatie. In 2012 waren er in totaal 29 stagiaires (zie bijlage 1) actief in De Vorstin, afkomstig van een groot aantal verschillende opleidingen, disciplines en opleidingsniveaus. Gemiddeld zijn er gelijktijdig 10 tot 12 stagiaires actief. Zij werken aan de hand van een intern opleidingsplan. De stagiaires binnen De Vorstin hebben naast het invullen van hun opleidingseisen een aantal gezamenlijke interne taken. De Vorstin is waarschijnlijk de enige organisatie in Nederland die een eigen stagiaire-overleg heeft waar alleen stagiaires aan deelnemen. 5.4
Vrijwillige Medewerkers
In 2012 waren in De Vorstin ruim 200 vrijwillige medewerkers actief; ruim 70 daarvan zijn gedurende 2012 weer uitgestroomd. Redenen hiervoor zijn, dat men elders gaat studeren, men verhuist, gaat nieuwe relaties aan (of juist niet..), maar de meeste medewerkers haakten in 2012 af omdat het werk te zwaar was. De aanwezigheid/beschikbaarheid van vrijwillige medewerkers is absoluut noodzakelijk voor een organisatie als De Vorstin. Deze grote afhankelijkheid is tegelijk de sterkte en de zwakte van de organisatie. Extern wordt de inzet en inbreng van vrijwilligers veelal enorm onderschat. De meeste medewerkers studeren of hebben een fulltime baan. Een vrijwillig medewerker werkt meestal minimaal 16 uur per maand. Veel medewerkers halen ook het dubbele aantal uren. Vrijwillige medewerkers zorgen dan ook voor een groot draagvlak, zij zijn de kritische consument en pleitbezorger en niet in de laatste plaats een goedkope arbeidskracht. Acquisitie en interne opleiding zijn dan ook belangrijke aspecten binnen De Vorstin. 5.5
Freelancers, zzp’ers, payroll medewerkers
Hoeveel er geen sprake is van een dienstverband wordt er wel geïnvesteerd in de relatie met de tijdelijke krachten (freelancers). Vooral voor technische ondersteuning (geluid en licht) wordt er veel gebruik gemaakt van freelancers. In 2012 is er geïnvesteerd in een meer allround opleidingstraject, zodat deze medewerkers zowel voor licht als geluid inzetbaar zijn. Hierdoor kon er kosten-efficiënter gewerkt worden.
Foto: Open podium 14 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
6
SAMENWERKING EN PARTNERS
Podium De Vorstin streeft naar een spilfunctie in de culturele infrastructuur van Hilversum en Het Gooi, onder andere door samenwerkingsverbanden aan te gaan. 6.1
Theater Achterom
Theater Achterom en Podium De Vorstin werken samen op het gebied van programma en marketing. De programmering wordt bepaald en afgestemd in een overleg tussen de programmeurs. De marketing afdeling van De Vorstin verzorgt een groot deel van de publiciteit voor de activiteiten van Theater Achterom. Eind 2012 is op verzoek van de gemeente Hilversum een onderzoekstraject gestart om te komen tot een fusie tussen de organisaties. De Vorstin staat positief tegenover een mogelijke fusie, mits dit leidt tot een verbetering van de financiële structuur van de eigen organisatie. 6.2
Cultuurplatform
De gezamenlijke culturele instellingen in Hilversum hebben een periodiek overleg onder de noemer ‘Cultuurplatform’. Het overleg richt zich op gezamenlijke activiteiten, afstemming en gezamenlijk cultuurbeleid. 6.3
VNPF
Podium De Vorstin is lid van de Vereniging Nederlandse Poppodia en (pop-)Festivals (VNPF). Deze behartigt de collectieve belangen van de poppodia en popfestivals van Nederland. Daarnaast streeft de VNPF naar bevordering van popmuziek als podiumkunst, professionalisering van de popsector en de ontwikkeling en verbreding van de programmering van poppodia en popfestivals. In 2012 werd het jaarlijkse congres van de VNPF in De Vorstin gehouden. 6.4
Samenwerking en overleg met andere podia
In een snel veranderende omgeving is het van groot belang om tijdig nieuwe ontwikkelingen te signaleren, daarom vindt regelmatig formeel en informeel overleg plaats met collega-podia. Mensen, middelen en kennis worden uitgewisseld en er wordt gebruik gemaakt van elkaars netwerk. Podia waar De Vorstin mee samenwerkt zijn P60 in Amstelveen, Duycker in Hoofddorp, Burgerweeshuis in Deventer, Metropool in Hengelo en Boerderij in Zoetermeer. 6.5
Opleidingen
De Vorstin werkt samen met een groot aantal opleidingsinstellingen: InHolland, NHTV, ROC, Hogeschool Amsterdam, Herman Brood Academie, Schoevers, Hogeschool Utrecht. Deze samenwerking kent een groot aantal verschillende vormen: stages, werkbezoeken, gastcolleges, programmabezoek, praktijkbezoeken, adviesfuncties van medewerkers. In de afgelopen jaren is veel tijd geïnvesteerd in samenwerking met de HKU, behalve een aantal stageplaatsen levert dat nauwelijks resultaat op. Studenten en docenten hebben geen binding met Hilversum, wonen er niet en gaan er dus ook niet uit en komen als bezoekers dus ook nauwelijks in De Vorstin. Zij richten zich om die reden volledig op Utrecht. Vooral de huisvesting is een cruciaal aspect hierin.
15 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
7
EVENTS EN VERHUUR
Het verschil tussen events en verhuur is dat het bij verhuur HET alleen de verhuur betreft van de accommodatie. Bij events levert De Vorstin aanvullende diensten zoals horeca, techniek en ondersteunend personeel. Podium De Vorstin is financieel gezien sterk afhankelijk van de inkomsten uit verhuur en events. Dat bleek nogmaals uit het onderzoek door de DSP groep. In totaal zijn deze inkomsten 300% hoger dan bij vergelijkbare podia. De Vorstin geeft altijd prioriteit aan programma-activiteiten, maar op dagen en momenten dat er geen programma is, is de accommodatie beschikbaar voor derden. In totaal waren er in 2012 bijna 100 events en verhuurproducties. Het grootste deel van de verhuurproducties betreft mediaproducties in de vorm van radio- en tv registraties, bedrijfspresentaties en congressen, maar ook belangenorganisaties zijn frequente gebruiker. Omdat er in 2011 veel verzoeken kwamen van (middelbare) scholen voor gala’s, eindejaar uitvoeringen, schoolmusicals en diploma–uitreikingen, is er in 2012 voor deze schoolproducties ´ruimte´ vrijgemaakt in de planning, waarbij een aangepast tarief gehanteerd wordt om het financieel mogelijk te maken voor de smalle beurzen van de genoemde onderwijsinstellingen. De meest bijzondere events in 2012 waren: Het KRO programma Weijers Ontweekt, 51 x Tros Muziekcafé, Omroep M/V van het jaar, Kunstbende, The Voice of Holland, Massada Classic Album, Avro’s Junior Songfestival, Beatles Dag, VNPF ALV, Dutch Promo Awards en KRO’s Ode aan de Doden.
Foto: Ellen ten Damme tijdens KRO’s Ode aan de Dode
16 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
8
FINANCIEEL
8.1
Exploitatie
2012 was financieel wederom een bijzonder moeilijk jaar. Door de grote onzekerheid over de continuering van de exploitatie, was het moeilijk om een goed programma in te kopen, konden alleen verhuringen op kort termijn worden aangegaan, was er grote onzekerheid onder de tijdelijke medewerkers en waren er geen mogelijkheden om structurele sponsorafspraken te maken. 2012 leverde veel meer bezoekers dan verwacht, bij iets minder producties. Deze extra bezoekers leverden echter nauwelijks extra inkomsten op, omdat acts per definitie recettedeals eisen, waarbij meerinkomsten door meer publiek voor 80% naar de acts terugvloeien. In opdracht van de gemeente Hilversum heeft de DSP-Groep de exploitatie doorgelicht. Op basis van een benchmark met vergelijkbare podia leverde dit het volgende beeld op: (Bron QuickScan DSP van 9 mei 2012) De Vorstin heeft meer producties en trekt meer bezoekers dan de referentiegroep De Vorstin heeft meer concerten en het aantal betalende bezoekers is groter. De Vorstin heeft iets meer dance avonden met iets minder bezoekers. De Vorstin heeft een hogere personeelsbezetting maar dit wordt volledig verklaard door het groter aantal producties De Huisvestingskosten zijn extreem hoog De kantoor- en algemene kosten zijn laag (50% lager dan de referentiegroep) De Vorstin heeft naar verhouding veel inkomsten uit verhuur De inkomsten uit sponsoring zijn beperkt. Ondanks de stijgende inkomsten kan 2012 niet met een positief saldo worden afgesloten. Ook de DSP-groep concludeerde dat ondanks de positieve resultaten (De Vorstin scoorde op bijna alle punten beter dan vergelijkbare podia) de structurele subsidie bijdrage echter te laag is om te komen tot een gezonde exploitatie. Ondanks deze constatering voerde de gemeente Hilversum in 2012 nog een subsidiekorting van € 33.000 in. 8.2
Liquiditeit
Als relatief nieuwe stichting beschikt podium De Vorstin nauwelijks over eigen vermogen, waardoor voor de aanloopkosten alle reserves moesten worden aangesproken. De Vorstin heeft daarom een groot negatief vermogen. In de kostenstructuur van een podium is er sprake van veel vooruitbetaalde kosten: Acts eisen vooruitbetaling, terwijl de tickets nog moeten worden verkocht; Horeca-inkoop dient vooraf betaald te worden; Huurders betalen grotendeels achteraf, leveranciers eisen betaling vooraf; De gemeentelijke huur van ruim € 1.000.000 per jaar dient vooraf te worden betaald, waarbij de BTW pas later kan worden teruggevorderd). Het resultaat hiervan is dat er altijd een scheve betalingsverhouding is, waarbij het eigen vermogen van het Podium dient als buffer. Aangezien De Vorstin een negatief eigen vermogen heeft, levert dit voor De Vorstin grote liquiditeitsproblemen op, soms zelfs resulterend in het annuleren van
17 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
concerten, het te laat betalen van de huur aan de gemeente Hilversum en het te laat uitbetalen van het salaris van de medewerkers.
Foto: Winnaars VIP-arrangement worden thuis per limo opgehaald.
8.3
Accountantscontrole
De accountantscontrole van Podium de Vorstin geeft een bevestiging van een gedegen werkende Administratieve Organisatie en Interne Beheersing binnen de stichting. Periodieke tussentijdse rapportages geven het bestuur en directie inzicht in de financiele ontwikkelingen binnen de stichting. De inkomsten en uitgaven evenals de beschikbaar gestelde subsidie is derhalve gedegen gerapporteerd en vastgelegd. De accountant verstrekt de stichting een goedkeurende accountantsverklaring bij de opgestelde jaarrekening 2012. Echter de methodiek van subsidieverstrekking is voor onze controlerend accountant reden om in de accountantsverklaring voor het tweede jaar een continuïteitsparagraaf op te nemen. Door de voortdurende onzekerheid over het verstrekken van een adequate meerjarensubsidie leidt tot het opnemen van een voorbehoud. Voor een nadere toelichting van de financiële resultaten verwijzen wij u naar bijlage 3 in het jaarverslag. 8.4
Vooruitblik 2013
Een meerjarige subsidietoezegging door de gemeente, het terugdraaien van de subsidiekorting uit 2012 ad € 33.000 en het verhogen van de subsidie met de gevraagde € 100.000 (alle drie de punten zijn publiekelijk aangekondigd door de verantwoordelijke wethouder) zal het liquiditeitsprobleem gedurende 2013 definitief uit de wereld helpen. Het tweede grote onderwerp voor 2013 is het oplossen van een aantal uitdagingen rond de huisvesting (o.a. de hoge huur, de knelpunten in het gebouw en de te hoge kosten van het onderhoud). De Vorstin heeft de gemeente laten weten dat het in eigendom krijgen van het gebouw door de Vorstin onder voorwaarden bespreekbaar is, als dit tot het oplossen van de genoemde knelpunten leidt. 18 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
Overigens verwacht De Vorstin dat 2013 in belangrijke mate in het teken zal staan van de fusiegesprekken en de realisatie van de fusie met Theater Achterom
Hilversum maart 2013
Met bijzondere dank aan onze fotografen; Roland Koek, Bram Muller, Robin Eggenkamp, Tom Baetsen, Yuri Saalberg, Hans Lensink en Huub Verwey.
19 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
-
Bijlage 1 - Overzicht van stagiaires in 2012
Naam
Afdeling
Opleiding
School
Job Salemans
beheer en horeca
Facilitair Leidinggevende niveau 4 BOL.
ROC Midden Nederland
Marloes Smit
marketing
Nieuwe media en digitale cultuur
Utrecht University
Lisa Veerkamp
medewerkers
Leisure management
ROC Hilversum
Bas Twilt
verhuur en events
Evenementen organisatie
ROC ASA te Amersfoort
Kelly Kuiper
verhuur en events
Evenementen organisatie
ROC ASA te Amersfoort
Dirk Slootbeek
verhuur en events
Vrijetijdsmanagement
Inholland Diemen Zuid
Adriaan Boer
productie
3e jaar AV-productie
ROC MBO College, te Hilversum.
Yme van der Staaij
productie
Opleiding Muziektechniek
Mediacollage in Amsterdam
Mattijs Corijn
productie
Podium en studio geluidstechniek
Herman Brood Academie
Peter Noordmans
events en verhuur
Art management
Hogesch. van de Kunsten in Utrecht
Nara Hovanusyan
medewerkers
Evenementenorganisatie
ROC ASA te Amersfoort
Jara Balkestein
medewerkers
Evenementenorganisatie
ROC ASA te Amersfoort
Pauline Verkamman
marketing
International event, music & entert. Studies.
HAN Nijmegen
Lidwine Jocker
events en verhuur
Kunst en Economie
Hogesch. van de Kunsten in Utrecht
Anne Hoeksma
events en verhuur
Vrijetijdsmanagement
Hogeschool INHolland in Diemen
Dominique Kluinhaar
productie
Audiovisuele opleiding ‘’Sound&Vision’’
ROC Midden Nederland
Sander Holmer
productie
Mbo bol-3 av studio podiumtechnieken,
Deltion College Zwolle
Raoul Sleijser
productie
Podium- en evenementechniek
ROC Midden Nederland
Maik Vriens
productie
Audiovisuele opleiding ‘’Sound&Vision’’
ROC Midden Nederland
Ian Verwoerd
productie
Facilitaire dienstverlening
ROC Midden Nederland
Vivianne Veenendaal
horeca
Leisure management
Roc van Amsterdam
Freija Kars
medewerkers
Leisure management
Inholland Diemen Zuid
Sophie van der Pas
events en verhuur
Facility management
Schroevers
Roel Ravensberger
productie
Podium en studio geluidstechniek
Herman Brood Academie
Anne Hoeksma
events en verhuur
Leisure management
Hogeschool INHolland in Diemen
Maartje Mast
grafisch
Grafisch Vormgeven
Grafisch Lyceum in Utrecht
Maarten Tol
programma
Media & entertainment management aan
Inholland Rotterdam
Dayle Vrieze
events en verhuur
Media en Entertainment Management
Inholland Den haag
20 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
Bijlage 2 - RESULTATEN EN CIJFERS
PRODUCTIES/ACTIVITEITEN
AANTAL
AANTAL
PRODUCTIES
PRODUCTIES BEZOEKERS BEZOEKERS
2012
2011
2012
2011
CONCERTEN
78
72
15.833
11.928
CONCERTEN GRATIS
78
36
12.135
7.636
DANCE
66
58
15.604
14.058
THEATER
14
37
2.799
3.942
EDUCATIE
3
16
70
1.301
65
39
2.568
5.524
9
37
2.750
3.216
MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES
19
21
1.675
2.333
DIVERSEN
12
20
1.568
2.541
TOTALEN
323
333
INKOOP PRODUCTIES
191
223
VORSTIN PRODUCTIES
71
12
VERHUUR PRODUCTIES
58
98 55.560
51.278
MEDIA SCHOLEN/EDUCATIE
AANTAL
AANTAL
21 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
Bijlage 3 - 2012 afgezet tegen 2011 in cijfers FINANCIËLE BATEN EN LASTEN x € 1000 BATEN
2012
2011
OPBRENGSTEN AKTIVITEITEN
945
879
ACTIVITEITENKOSTEN
629
646
RESULTAAT ACTIVITEITEN
316
233
SUBSIDIES ACTIVITEITEN
412
445
35
45
6
1
769
724
484
477
20
17
1.092
1.161
-942
-942
EXPLOITATIE KOSTEN
17
19
KANTOORKOSTEN
56
48
4
5
MARKETING
39
35
ALGEMENE KOSTEN
48
45
4
1
TOTAAL
822
866
RESULTAAT
-53
-142
FINANCIËLE BATEN EN LASTEN
-10
-9
INCIDENTELE SUBSIDIES AANLOOP VERLIEZEN OVERIGE SUBSIDIES TOTALE BATEN LASTEN PERSONEELSKOSTEN AFSCHRIJVINGEN HUISVESTING HUURSUBSIDIE
AUTOKOSTEN
KOSTEN VOORGAAND JAAR
VRIJVAL BESTEMMINGSRESERVE
48
BUITENGEWONE EENMALIGE LASTEN
-21
0
RESULTAAT
-84
-103
22 Jaarverslag 2012 Podium De Vorstin
