P3M HR adminisztrációs- és kontroll folyamatokat támogató bérszámfejtési rendszer
Rendszerismertetı www.memolux.hu
P3M rendszer az Üzlet szolgálatában A vállalatok még a mai, rohamtempóban gyorsuló integráció korában is elképzelhetetlenek az emberi munkaerı nélkül. Valójában a vállalat érdekeit szem elıtt tartó embereken múlik a vállalat küldetésének, céljainak, felépítésének, termékeinek és szolgáltatásainak meghatározása. İk tehetik sikeressé a vállalkozást, és a sikert, a terveket a cél irányában motivált személyzet erıfeszítései tarthatják fenn. A munkatársak motiválásának egyik legfontosabb eleme a munkaerı ellenértéke. A HR részlegek egyre kifinomultabb módszerekkel határozzák meg az alkalmazottak bér profilját. Ennek következtében a juttatások rendszere korábban soha nem tapasztalt bonyolultságúvá vált. Ezzel együtt a jogalkotás is egyre szövevényesebb, így a bérszámfejtési adminisztrációt egyre jobban leterheli a jogszabályok értelmezése és betartása. Ebben a helyzetben egy megbízható, a jogszabályi elıírások változásaira rugalmasan reagáló informatikai rendszer elengedhetetlen feltétele a szabályszerőség és a szerteágazó HR igények kielégítésének.
2. oldal
A funkcionális követelményeken túl az utóbbi idıben a figyelem középpontjába került a vállalati kontrollrendszerek testre szabott kialakításának követelménye, illetve a kontrollrendszerek megbízható, és ellenırizhetı mőködésének bizonyíthatósága. Ez annál hangsúlyosabb szerepet kap, minél nagyobb a folyamatban indított tranzakciók anyagi vonzata. A bérköltségek kezelésének és a bérszámfejtési tranzakciók végrehajtásának integrálása a vállalat belsı kontroll folyamataiba jelenleg ezért is kiemelt elvárás. Kutatásaink ezért az elmúlt idıszakban arra irányultak, hogy az irányítási és ellenırzési modellek (mint pl. EFQM, COSO, COBIT) által nyújtott elvek és szempontok hogyan ültethetık át eredményesen a gyakorlatba, hogyan tehetünk szert maximális elınyökre a szabályrendszerek által kierıszakolt követelmények teljesítése során. Ezeket a tapasztalatainkat is beépítettük a P3M rendszerbe, hogy felhasználói szintén élvezzék ezeket az elınyöket.
P3M Alapelvek A P3M rendszer a bérszámfejtési folyamatokat támogató hagyományos rendszerektıl jelentısen különbözik az üzleti kockázatok csökkentését elsıdlegesen szem elıtt tartó alkalmazásépítési koncepciójával, melyet a rendszer tervezésének elején rögzítettünk. A P3M rendszer az alábbi fı követelményeket teljesíti:
folyamat orientáltság modularitás könnyő kezelhetıség nagy volumenő tranzakciók kezelése csoportmunka támogatása ügyfél/más érdekeltek által végrehajtható funkciók támogatása tevékenység monitorozás központosított üzemeltetés
3. oldal
A különbözı alkalmazások kezelıi felületének egységes, a fejlesztı eszközöktıl független megvalósítására törekedtünk, annak érdekében, hogy a P3M rendszer a legáltalánosabb üzemeltetési környezetben is használható legyen. Ez teszi idıtállóvá, ami hosszútávon jelentıs megtakarítást jelent. Nem kell az újonnan megjelenı platformokra újabb alkalmazást vásárolni, ismételten beilleszteni az IT struktúrába, hiszen a P3M rendszer a felhasználói oldalon egy böngészıbıl elérhetı, szerver oldalon pedig mind Windows, mind Linux platformon is mőködtethetı. Biztosítjuk továbbá a kiszervezési formában mőködı bérszámfejtési alkalmazás esetén, az ügyfél által közvetlen mőködtethetı funkciók körének folyamatos bıvülését, a kapcsolattartás optimalizálása érdekében. Ez a bıvítmény lehetıvé teszi más érdekelt felek közvetlen bevonását is. Az eddig használatban lévı alkalmazások kiváltása modulonként is lehetséges, az átállás idıszakban biztosítjuk az alkalmazások együttes mőködtetését. A meglévı alkalmazások kiváltási menetrendjére az elızetes üzleti folyamat felmérés alapján, az egyedi üzleti modellnek megfelelıen, a kockázat felmérés és elemzés alapján teszünk javaslatot.
Rendszerfelépítés A P3M rendszer tervezésekor a fent vázolt kihívásokra találtuk meg az optimális megoldást. A P3M rendszer hatálya – a fenti követelményekkel összhangban – túlmutat a bérszámfejtési adminisztráción. Lefedi a bérszámfejtéshez kapcsolódó összes fontos üzleti folyamat adminisztrációját. Rendszerintegrációs képessége alkalmassá teszi a vállalatspecifikus bemeneti formátumok fogadására is. Ezeket mutatja be következı ábra.
4. oldal
P3M Rendszer-bevezetési célkitőzések A bérszámfejtéshez kapcsolódó üzleti célkitőzéseket elsısorban az általános üzleti célok vezérlik. Mindenkor fontos szem elıtt tartani a bérszámfejtésre és a kapcsolódó tevékenységek finanszírozására rendelkezésre álló keretek hatékony felhasználását is. Az alábbiakban felsorolt célokhoz könnyen hozzárendelhetık a teljesítményt leíró mértékek, illetve azok alapján felmérhetı, hogy a P3M rendszer bevezetése milyen mértékő megtakarítást jelenthet egy vállalkozás számára. Célkitőzés
Teljesítménymutató
Hatás (példák)
1. Megbízható és költséghatékony bérszámfejtés
Költség/számfejtett fı
Csökkentse bérszámfejtési költségeit/díjait 25%-kal!
2. Számfejtési korrekciók megelızése
Korrekció/hó
Számfejtési korrekciók számát csökkentse 50%-kal!
3. Dolgozói elégedettség növelése
Reklamációk száma
Csökkentse a reklamációk kezelésére fordított idıt 50%-kal!
4. HR munkatársak szakmai képességeinek növelése
Helyesbítı ill. megelızı intézkedések/év
Csökkentse a nem testre-szabott képzési költségeit 30%-kal!
5. oldal
Célkitőzés 5. HR adminisztráció ésszerősítése
Teljesítménymutató
Hatás (példák)
Költség/összlétszám
Csökkentse a jelenléti ív vezetésére fordított kiadásait 50%-kal!
6. Visszaélési lehetıségek, Ellenırzési hibás pénzügyi tranzakciók automatizmusok számának csökkentése száma/hó
Visszaélések, illetve hibás pénzügyi tranzakciók viselt költségeit csökkentse 90%-kal!
7. Könyvelési feladások számszaki pontosságának növelése
Korrekciók száma/hó
Könyvelési feladás egyeztetési ráfordításait csökkentse 50%-kal!
8. Könyvvizsgálathoz kapcsolódó költségek csökkentése
Költség/év
Csökkentse a bérszámfejtés könyvvizsgálati ellenırzéséhez kapcsolódó ráfordításait 50%kal!
9. Nemzetközi, illetve hazai elıírásoknak megfelelı ellenırzési rendszer mőködtetése
Nem megfelelésbıl Törvényi, illetve jogszabályi adódó többletköltség/év mulasztásokból származó költségeit csökkentse 50%-kal!
P3M Rendszer-bevezetési program terve A rendszerbevezetés során nagy hangsúlyt helyezünk az üzleti folyamatok sajátosságainak megismerésére, hogy a rendszer valóban hozzájáruljon a HR adminisztráció hatékonyságának növeléséhez. A bevezetés sikere számunkra éppolyan fontos, mint megbízóink számára. A bevezetési projektek tervezése során az alábbi - mintaként szolgáló - ütemezési sémát használjuk: Szakasz Feladat
Felelıs
I.
Nagyvonalú tervezés
Megbízó, Projekt Vezetı 1 nap
8 óra
II.
Üzleti folyamatelemzés
Megbízó érintett vezetıi, 1 hét Tanácsadó
40 óra
III.
Részletes tervezés
Megbízó, Projekt Vezetı 1 hét
40 óra
IV.
Telepítés, konfigurálás, adat migráció
Megbízó és Vállalkozó szakemberei
2 hét
160 óra
V.
Tesztüzem, probléma-megoldás
Megbízó és Vállalkozó szakemberei
2 hét
160 óra
VI.
Próbaüzem támogatással / Éles üzem kiemelt támogatással
Megbízó és Vállalkozó szakemberei
1 hó
160 óra/ 320 óra
6. oldal
Átfutás Ráfordítás
P3M Bérszámfejtés A P3M rendszer minden alkalmazása több cég adatait képes kezelni egy felületen keresztül, ugyanakkor jól elkülönített adatbázis háttérrel. A több szintő jogosultsági rendszer biztosítja az egyes felhasználók számára a hozzáférést a számára engedélyezett cég adataihoz, és a szükséges mőveleti kör elvégzésének lehetıségét. A P3M Bérszámfejtés alkalmazás központi szerepet játszik az alkalmazások között. Azon túl, hogy tartalmazza a dolgozók összes HR vonatkozású adatait, integrált adatkapcsolatot biztosít a Költségtervezés, a TB számfejtés és az Utalás modulok számára. Az ellenkezı irányú adatelérés szintén jelentıs mértékő, például a TB modul által számfejtett adatok szerves részét képezik a Bérszámfejtés bemeneti információinak. Mivel a P3M rendszer teljes mértékben Internet (web-alapú) technológiára épül, az összes alkalmazás biztosítja a távoli hozzáférést, illetve a felhasználói jogosultság alapján megosztott munkavégzést. Ily módon például biztosítható, hogy a bérszámfejtések input adatai (törzsadat változások, ledolgozott munkaidı adatok, eseti kifizetések, stb.) a bérszámfejtés helyszínétıl távol kezelhetık, illetve megadhatók legyenek. A P3M bérszámfejtés alkalmazás a távolléti és jelenléti idıadatokat napi bontásban tartja nyilván a különféle bemeneti illesztések segítségével. A pontos adatmegadás az alapja a helyes számfejtésnek, ezért az adatmegadás helyességét, valamint a már tárolt adatokkal való összhangját kiemelt fontosságú kontroll ellenırzések biztosítják. 7. oldal
P3M TB számfejtés A P3M TB számfejtés alkalmazás a Bér modulban rögzített dolgozói törzsadatok átvétele mellett, biztosítja a TB családtámogatási ellátások pontos számolásához szükséges, gyerekekre vonatkozó adatok nyilvántartását is. Esetenként a helyes számfejtés feltétele a belépık korábbi adatainak bevitele, amit szintén lehetıvé tesz a rendszer. A P3M TB számfejtı alkalmazás számos beépített ellenırzéssel támogatja az adatok integritásának megırzését. A P3M teljes körő és egymással összekapcsolódó adatai révén képes a dolgozói ellátásokról – 2-3, vagy akár több évre visszamenıleg - összefoglaló információt nyújtani a TB ügyintézı, vagy az ı munkáját ellenırzı személy számára. Az elıírt statisztikák lekérése a szokásos lekérdezı felülettel lehetséges. A folyamatos jogszabály változások követése kulcskérdés. Évek óta jól bevált változásmenedzselési módszerünk biztosítja, hogy akár visszamenıleges elszámolás esetén is az adott idıpontban érvényes szabály alapján történjen az elszámolás.
8. oldal
P3M Utalás A P3M Utalás alkalmazás jelentıs mértékő beépített kontroll rendszert kínál a pénz átutalások kezdeményezése felett. A kezdeményezett utalási csomagok több szintő ellenırzés után, a céghez kapcsolt banki vagy postai formátumnak megfelelı módon, az arra jogosultak számára válnak továbbíthatóvá mind az egyes bankok rendszerei felé, mind fájlban vagy papír formátumban. Az utalási csomagok története végig követhetıvé válik. A P3M Bérszámfejtés által szolgáltatott jövedelem adatok egy lekérdezési felületen kiválaszthatók az utalás kezdeményezéséhez, míg más rendszerek esetén lehetıség van állandó utalások (pl. társasági adó) rögzítésére, vagy egyedi utalások indítására. Az átutalások ellenırzését beépített automatizmusok is segítik, így gyakorlatilag kizárhatók a formailag hibás tételekbıl fakadó banki visszautasítások.
P3M Lekérdezı felület Szerteágazó lekérdezési igényre készült fel a P3M rendszer. Mind a kötelezı statisztikák, mind az ellenırzési listák, vagy a menedzsment eseti információs igényei kielégíthetık a többféle csoportosításban és szőrési
9. oldal
lehetıséggel felszerelt lekérdezı felületrıl. A gyakori lekérdezések menüpontként, míg az egyedi lekérdezések az általános lekérdezés összeállító modulból indíthatók. A lekérdezési eredmények további feldolgozásának érdekében az eredmények akár Excel fájlba is tölthetık. Esetenként elegendı az eredményt képernyın megtekinteni, vagy a kiválasztott nyomtatón papírformába önteni. A nagyobb mérető listák készítésének haladását figyelemmel kísérheti a felhasználó, és szükség esetén beavatkozhat a listák elkészítési sorrendjébe.
P3M Extrák A P3M belsı levelezési rendszerében érkeznek meg a felhasználókhoz a listák és az egyes nagyobb feldolgozások eredményei, valamint a fontos ellenırzési-, illetve hibalisták. Az eredmények továbbíthatók, vagy a csatolt állományok lementhetık a felhasználó saját gépére. A rendszeradminisztrátor is felhasználhatja ezt a belsı levelezési rendszert az egyes felhasználói csoportok értesítésére, például az újdonságok közzétételére. A mőveleti napló elemzésével jól követhetı a feldolgozási folyamatok hatékonysága. Az üzemeltetı számára is segítséget jelent egyes kezelési hibák felderítése során. A felhasználóhoz rendelhetı nyelv lehetıséget biztosít a nemzetközi személyzettel mőködı vállalatok számára, hogy mind a felhasználói felület, mind a kimutatások, egyes adatkörök nyelvét egyedileg megválassza. További információ: www.memolux.hu, tel: +36 1 460 7403, fax:: +36 1 460 7493
10. oldal
