Felhasználói kézikönyv HR folyamatokat támogató szoftver
InterConnect Magyarország Informatikai Fejlesztő, Szolgáltató és Tanácsadó Kft. Tétényi út 29. II/16. 1119, Budapest tel: +36/20 526-1312
2013.03.24.
Bevezetés Ezt a dokumentumot a szoftver regisztrált felhasználóinak, illetve azoknak szánjuk, akik regisztrálni kívánják magukat a rendszerben. A kézikönyv egy általános áttekintést követően bemutatja a rendszer fontos funkcióit. A kézikönyv elsősorban technikai szempontból tekinti át a rendszert, tartalmi kérdésekben nem ad útmutatást. Ha Önnek további segítségre van szüksége, vagy visszajelzést szeretne adni a szoftverrel kapcsolatban, kérjük, forduljon bizalommal munkatársunkhoz az
[email protected] e-mail címen vagy a +36/20 526-1312 telefonszámon.
-1-
1. Alapismeretek A szoftver több alegységből épül fel, melyeket külön-külön is használni lehet. A főbb alegységek a következők: Az állományba tartozó és a munkából meghatározott okokból átmenetileg távollévők (gyermekgondozási ellátás), valamint a munkajogi állományba már nem tartozó személyek adatait kezelő modul. Különböző szűrési feltételeknek megfelelő riportokat előállító modul. A felhasználói fiókokat, jogosultságokat kezelő modul. Az e-mail és SMS értesítések működését beállító és áttekintő modul. A módosítások mentése nem automatikusan, hanem a felületen elhelyezett kontrolok Segítségével történik. A szoftver minden esetben figyelmeztet, ha egy módosítás után mentés nélkül elnavigálna a felhasználó. A véletlen adatvesztés elkerülése érdekében minden törlés előtt egy azt külön megerősítő kérdést kap a felhasználó. A szoftver támogatja a több dokumentumos felületeket így nagyfelbontású képernyők esetén a munkavégzés könnyebbé válhat.
2. Felhasználói szerepek Minden felhasználót regisztrálni kell a rendszerbe. Az egyes felhasználók meghatározott felhasználói jogosultságokat kapnak, amelyek megszabják, milyen műveleteket végezhet el birtokosuk szoftverben. Tanácsos legalább két adminisztrátori felhasználót regisztrálni annak érdekében, hogy az adminisztrátor felhasználók egyikének szabadsága vagy betegsége idején megoldható legyen a helyettesítés. Az alábbi táblázat a szoftverben rendelkezésre álló összes felhasználó szerepről áttekintést ad. Szerep Dolgozó
Adminisztrátor
Elérhető funkciók A hozzá rendelt személyi törzs jelenléti ívét töltheti.
A rendszer valamennyi funkcióját eléri: Rögzíthet, módosíthat és törölhet személyi törzseket és felhasználói fiókokat. Riportokat állíthat elő. Az ütemezett feladatokat kézzel is indíthatja. A megjelenő adatok formátumát szabályozhatja. -2-
Leírás Egy Dolgozó szereppel rendelkező felhasználói fiók egy és pontosan egy személyi törzshöz tartozik.
Betekintő
A rendszer paramétereit állíthatja. A kezdeti adatbázist feltöltheti egy külső adatforrásból. A rendszerben tárolt összes információhoz hozzáfér, de a semmilyen módosítást sem végezhet.
3. Hozzáférés a rendszerhez A szoftvert bármely népszerű böngészőből elérhető. Az elérési cím a rendszer telepítésekor kerül meghatározásra. A rendszerbe csakis azok a léphetnek be, akik rendelkeznek felhasználónévvel és jelszóval. Ha nem emlékszik felhasználónevére, kérjük, forduljon az egyik Adminisztrátorhoz, ebben az esetben ugyanis az Adminisztrátor tud új jelszót létrehozni az Ön számára. Ha elfelejtette jelszavát és a rendszerben egyedül Ön rendelkezik Adminisztrátori jogosultsággal, kérjük, hogy forduljon az Üzemeltetőhöz segítségért.
4. Nyelvi megjelenés A jobb felső sarokban lévő piktogramok segítségével bármikor válthat egy másik nyelvre.
5. Elérhető funkciók 5.1. Személyi törzs Új személyi törzs felvételekor számtalan adatot megadhat, de kötelezőszerűen csak egy egyedi törzsszámot (Tsz) kell megadnia. A következő adatkörök tartoznak egy személyi törzshöz: Személyi adatok Munkaköri besorolás Jogviszony adatok Képzettségek Átvett eszközök Család Orvosi vizsgálat Szabadság nyilvántartás
-3-
Jelenléti ív
A felület felső részében egy gyorskeresővel ellátott navigációs sáv található. Személyi törzs csak akkor törölhető, ha nem hivatkozik rá felhasználói fiók. Minden személyi törzshöz rögzíthető megjegyzés és tetszőleges számú fénykép. A Miniatűrként megjelölt fénykép a Személyi adatok felületen egy kicsinyített méretben megjelenik. A fényképek a rendszerből le is tölthetőek.
5.1.1. Személyi adatok A felületen a legfontosabb személyes adatok rögzíthetőek. Új törzs felvételekor egy egyedi törzsszám (Tsz) megadása kötelező, ezt az értéket később nem lehet módosítani. 5.1.2. Munkaköri besorolás A személyi törzs munkakörére jellemző aktuális adatait, illetve egy részének a historikus változásait is kezelhetjük. 5.1.3. Jogviszony adatok A felületen a személyi törzs jogviszony adatait kezelhetjük. 5.1.4. Képzettség A személyi törzshöz tetszőleges számú iskolai végzettséget, képesítést és elvégzett tanfolyamot rögzíthetünk. 5.1.5. Átvett eszközök A különböző átvételi elismervények akár elektronikus formában is rögzíthetőek a rendszerben: bármilyen és tetszőleges számú fénykép vagy dokumentum csatolható a személyi törzsekhez. Ezen állományok a rendszerből le is tölthetőek. 5.1.6. Család A személyi törzs családi állapotára és családtagjaira vonatkozó adatokat rögzíthetjük ezen a felületen. 5.1.7. Orvosi vizsgálat Az orvosi vizsgálatok gyakorisága és a legutóbbi orvosi vizsgálat időpontjának megadása után a következő orvosi vizsgálat időpontja automatikusa számolódik. 5.1.8. Szabadság nyilvántartás A felületen rögzített adatok kezelése éves bontásban történik.
-4-
5.1.9. Szabadság nyilvántartás A különböző típusú kivett szabadságokról ad részletes információt a rendszer. A következő típusokat kezeli a szoftver: Szabadság Betegszabadság Temetési szabadság Apa szabadság Tanulmányi szabadság 5.1.10. Jelenléti ív A felületen rögzített adatok havi bontásban jelennek meg. Az Adminisztrátor szerepű felhasználók a lakat ikonra kattintva lezárhatják a kiválasztott hónapot. Lezárt hónapot Dolgozó szerepű felhasználó nem módosíthat, de ez a megszorítás az Adminisztrátorokra nem vonatkozik. A lakat ikonra újra kattintva lehetőség van a hónapot újra megnyitni. A nyitott illetve zárt lakat ikon jelzi a megjelenített hónap aktuális állapotát.
5.2. Riportok A következő riportok állíthatóak elő: Üzemorvosi vizsgálat lejárat Igazolványok és képzettségek lejárat Próbaidő vége Névsor Állományi lista E-mail címek Alapadatok Szabadság Jelenléti ív Be- és kilépők Kigyűjtési lista Átvett eszközök Havi számfejtési adatok Az összes riport a Jelenléti ív kivételével Excel állományt generál. A Jelenléti ív Pdfet készít. 5.2.1. Üzemorvosi vizsgálat lejárat Listázásra kerülnek azok a személyi törzsek, amelyeknek a következő orvosi vizsgálatuk a választott időszakba esik. 5.2.2. Igazolványok és képzettségek lejárat A riport a Képzettségek felületen rögzített elemeket vizsgálja. Megjelenik minden képzettség, amelynek az Érvényesség vége értéke a választott időszakba esik.
-5-
5.2.3. Próbaidő vége Megjelenik minden személyi törzs, amelynek a választott időszakban jár le a próbaideje. 5.2.4. Névsor A választott Állománymódú személyi törzsek kerülnek kigyűjtésre. 5.2.5. Állományi lista A riportban megjelenik minden személyi törzs: kigyűjtésre kerülnek a Jogviszony kezdete és Jogviszony vége, az aktuális havi bér, a költséghely és a munkakör adatok. 5.2.6. E-mail címek A választott Állománymódú személyi törzsek e-mail címeiből készül egy lista. 5.2.7. Alapadatok Kigyűjtésre kerülnek az adott Állománymódú személyi törzsek Személyi adatai. 5.2.8. Szabadság Személyi törzsenként megjeleníti a választott hónapban kivett és az adott hó végéig még nem felhasznált szabadnapok számát. 5.2.9. Jelenléti ív A választott hónapra legenerálja azoknak a személyi törzseknek az összefűzött egyoldalas jelenléti íveit, amikhez nem tartozik Dolgozó szerepű Aktív felhasználói fiók. 5.2.10. Be- és kilépők Egy listát generál azokból a személyi törzsekből, akiknek a Jogviszony kezdete vagy a Jogviszony vége a választott időszakba esik. 5.2.11. Kigyűjtési lista (összes alap-, fizetési- és képzettségi adat) Az Alapadatok riportban megjelenített adatokon kívül kigyűjtésre kerülnek a fizetési és képzettségi adatok is. 5.2.12. Átvett eszközök A választott személyi törzshöz rögzített eszközök kerülnek listázásra.
-6-
5.2.13. Havi számfejtési adatok Kigyűjtésre kerül az összes Aktív állománymódú személyi törzs adott havi összesített jelenléti adata.
5.3. Adminisztráció > Felhasználók A felhasználó azonosítójának egyedinek kell lennie. A rendszerbe csak az Aktív állapotú felhasználó jelentkezhet be.
5.4. Adminisztráció > Rendszer > Értékkészletek Bizonyos adatkörök választható elemei bővíthetőek, szűkíthetőek vagy módosíthatóak. A következő adatköröket szabályozhatjuk itt: Állampolgárság Szervezeti egység Költséghely Foglalkozási viszony Foglalkoztatás jellege FEOR Munkakör Új elem felvétele megköveteli a választott Típus, Magyar és Angol megnevezés egyediségét. Csak használaton kívüli elem törölhető.
5.5. Adminisztráció > Rendszer > Rendszer paraméterek A rendszer alapvető paramétereit állíthatjuk itt be. Ezek módosítását különösen nagy körültekintéssel végezzük: a nem megfelelő beállítás könnyen okozhat adatvesztést vagy teljes működésképtelenséget! Módosítás előtt kérje az Üzemeltető segítségét. Az alábbi táblázat a szoftverben rendelkezésre álló összes felhasználó szerepről áttekintést ad. Típus Email CC/BCC címek
Csatolmányok tárhelye Képek tárhelye Initscript
Leírás Minden, a szoftverből kiküldésre kerülő levélről az itt felsorolt címzettek másolatot kapnak. Több címzett megadása esetén az elválasztó jel a pontosvessző. Az átvett eszközökhöz rögzített állományok elérési útvonala. A személyi törzsekhez rögzített fényképek elérési útvonala. Az alkalmazás adatbázis verziója.
-7-
FTP SMS Az SMS szerver elérési paraméterei. Felhasználónév/Hoszt/Jelszó/Port
5.6. Adminisztráció > Rendszer > Ütemezett feladatok Minden nap éjfélkor a következő ütemezett feladatok futnak le: Próbaidő vége 14 nap múlva (email) Minden hónap első napján éjfélkor a következő ütemezett feladatok futnak le: Igazolvány, képzettség lejár 3 hónap múlva (email) Jogviszony vége 1 hónap múlva (email) Orvosi vizsgálat lejár jövő hónapban (email) Orvosi vizsgálat lejár jövő hónapban (SMS) A zárójelben jelzett csatornán kerülnek értesítésre az érintett személyek. Az SMS értesítés a Személyi törzs Mobil mezőjében rögzített telefonszámra küldi az üzenetet. Az e-mail értesítés a Személyi törzs E-mail címére illetve a Rendszer paramétereknél megadott CC/BCC címekre küld üzenetet.
5.7. Adminisztráció > Kivételnapok A hagyományos munkarendtől eltérő napok rögzítésére szolgál ez a felület. Az itt beállított értékekre a Személyi törzs Jelenléti ív felülete támaszkodik.
5.8. Adminisztráció > Ősfeltöltés A kezdeti adatok betöltése egy kötött formátumú Excel állomány segítségével is történhet.
6. Kijelentkezés A kijelentkezés böngésző becsukásával vagy a Kijelentkezés menüpont megnyomásával történik. Bejelentkezés után a jobb felső sarokban egy számláló mutatja, hogy a felhasználó mennyi idő múlva kerül automatikusan kiléptetésre. Amennyiben a felhasználó bármilyen műveletet végrehajt a felületen a számláló visszaáll a kezdeti 20 perces értékére.
-8-
Tartalomjegyzék BEVEZETÉS ..................................................................................................................................................... - 1 1. ALAPISMERETEK ...................................................................................................................................... - 2 2. FELHASZNÁLÓI SZEREPEK ................................................................................................................... - 2 3. HOZZÁFÉRÉS A RENDSZERHEZ .......................................................................................................... - 3 4. NYELVI MEGJELENÉS ............................................................................................................................. - 3 5. ELÉRHETŐ FUNKCIÓK ........................................................................................................................... - 3 5.1. Személyi törzs ..................................................................................................................................... - 3 5.1.1. Személyi adatok ........................................................................................................................................ - 4 5.1.2. Munkaköri besorolás ................................................................................................................................ - 4 5.1.3. Jogviszony adatok .................................................................................................................................... - 4 5.1.4. Képzettség ................................................................................................................................................. - 4 5.1.5. Átvett eszközök ......................................................................................................................................... - 4 5.1.6. Család ........................................................................................................................................................ - 4 5.1.7. Orvosi vizsgálat ......................................................................................................................................... - 4 5.1.8. Szabadság nyilvántartás .......................................................................................................................... - 4 5.1.9. Szabadság nyilvántartás .......................................................................................................................... - 5 5.1.10. Jelenléti ív ................................................................................................................................................ - 5 -
5.2. Riportok .............................................................................................................................................. - 5 5.2.1. Üzemorvosi vizsgálat lejárat.................................................................................................................... - 5 5.2.2. Igazolványok és képzettségek lejárat .................................................................................................... - 5 5.2.3. Próbaidő vége ........................................................................................................................................... - 6 5.2.4. Névsor ........................................................................................................................................................ - 6 5.2.5. Állományi lista ........................................................................................................................................... - 6 5.2.6. E-mail címek .............................................................................................................................................. - 6 5.2.7. Alapadatok ................................................................................................................................................. - 6 5.2.8. Szabadság ................................................................................................................................................. - 6 5.2.9. Jelenléti ív .................................................................................................................................................. - 6 5.2.10. Be- és kilépők .......................................................................................................................................... - 6 5.2.11. Kigyűjtési lista (összes alap-, fizetési- és képzettségi adat) ............................................................. - 6 5.2.12. Átvett eszközök ....................................................................................................................................... - 6 5.2.13. Havi számfejtési adatok ......................................................................................................................... - 7 -
5.3. Adminisztráció > Felhasználók .......................................................................................................... - 7 5.4. Adminisztráció > Rendszer > Értékkészletek ..................................................................................... - 7 5.5. Adminisztráció > Rendszer > Rendszer paraméterek ........................................................................ - 7 5.6. Adminisztráció > Rendszer > Ütemezett feladatok ............................................................................ - 8 5.7. Adminisztráció > Kivételnapok .......................................................................................................... - 8 5.8. Adminisztráció > Ősfeltöltés .............................................................................................................. - 8 6. KIJELENTKEZÉS ....................................................................................................................................... - 8 TARTALOMJEGYZÉK .................................................................................................................................. - 9 -
-9-
