-
.
~~
-. . . . . . . . o . . . . . . . . . . . . .
Mtnistene van Veheer en Waterstaat Directie Vwdidibng inionnaùe en Documenlabe
P0rthur 20901 2500 M Den Haag Telefwn 070-3517047
PROJECTPLAN RVI-DEELPROJECT:
'TAXI CENTRAAL'
Rijksverkeersinspectie Sector Marktordening 13 augustus 1997
..........
*.l.l.l..m".."
Ministerie van Verl~ec~r w Waterstadi Iniorniatio en Documci rtatie Posibus 20901 2500 TX I h tlaag "-,~ ~ - ~ , " ~ , ~
i I
_.
..._.
,l.. /
-
~-~
INHOUDSOPGAVE
1.
WIDìNG
3
2.
PLAN VAN AANPAK EN TIJDSCHEMA
6
BIJLAGE 1 UITWERKING 6 DEELPROJECTEN TAXI CENTRAAL BIJLAGE 2 FINANCIEEL OVERZICHT
12 25
1. Inleiding ûp 13 december 1996 is het kabinetsstandpunt 'naar een klantgericht taxivervoer' aan de Tweede Kamer aangeboden. Doel van de voorstellen is te komen tot (verdere) liberalisering, deregulering en herregulering van het taxibeleid. Het kabinetsstandpunt zal 29 september 1997 in de Tweede Kamer worden besproken. Indien de Tweede Kamer akkoord gaat met de voorstellen zal overgegaan worden tot het implementeren van het kabinetsstandpunt. Deze implementatie heeft ook grote gevolgen voor de RVI, sector Marktordening. Daar per 2000 de vergunningen verleend zuilen worden door de Minister (lees RVI, sector Marktordening) en niet meer door de decentrale overheden. Daarop vooruitlopend zal per 1998 de eisen voor de ondernemersvergunning, ondermeer vakbekwaamheid, worden verscherpt en een chauffeurspas worden voorgeschreven.
Gezien de korte tijdspanne waarin een en ander gerealiseerd dient te worden heeft de RVI, sector Marktordening gekozen voor een werkwijze op projectbasis met daarvoor vrijgestelde medewerkers en de mogelijkheid waar nodig deskundigheid in te huren. Het project heeft de naam 'Taxi Centraal' meegekregen. Doel van het deelproject 'Taxi Centraal' is de inrichting van de taak van de RVI, sector Marktordening als vergunningverlenende instantie taxi na bespreking in de Tweede Kamer. De voorbereiding is nu al gestart zodat soepel en zonder problemen in 1998 een chauffeurspas verleend kan worden en in 2000 de vergunningen door de RVI, sector Marktordening kunnen worden verwerkt en verstrekt. Het projectplan 'Taxi Centraal' heeft betrekking op de periode 1998 tot 2000. De meeste werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd in 1997, 1998 en 1999. Het deelproject 'Taxi Centraal' maakt onderdeel uit van het project tot het uitvoeren van het kabinetsstandpunt, onder verantwoordelijkheid van VenW, Directoraat Generaal Personenvervoer, directie Mobiliteitsmarkt, afdeling Marktordening. Een goede onderlinge afstemming is Zeer belangrijk. De RVI, sector Marktordening neemt in het kader van een goede afstemming deel aan een aantal andere deelprojecten, te weten wetgeving, controle en handhaving, financiële regelingen, capaciteitsnorm, vakbekwaamheid, OnderzoeWevaluatie/monitoring, klachtencie en het projectteam. Verantwoordelijk voor het deelproject 'Taxi Centraal ' is het sectorhoofd Marktordening van de Rijksverkeersinspectie, J. Orta. Binnen de RVI is een functiescheiding aangebracht tussen de controle- en handhavingstaken en de vergunningverlenende taken. Deze taken zijn ondergebracht in afzonderlijke sectoren resp. de sector Handhaving en de sector Marktordening. Deze scheiding dient een optimale functiescheiding te waarborgen. Bij de invulling van de vergunningverlenende rol door de sector Marktordening is echter een goede afstemming met de sector Handhaving geboden om beide taken optimaal te kunnen invullen. Naast DGP/afdeIing MO en de RVI, sector Handhaving en Controle zijn verder in- en extern betrokkenen: RVI, sector Marktordening, directie Voorlichting VenW, de huidige vergunningverlenende instanties, de branche en externe bureaus,
3
De nadruk van de werkzaamheden zal komen te liggen op het ontwikkelen van een chauffeurspas, het inrichten van de taak als vergunningverlenende instantie taxi bij de RVI, sector Marktordening en de overdracht van de bestuurlijke taken van de decentrale overheden naar de RVI, sector Marktordening. Goed overleg en communicatie zijn mede succesfactoren. Het resultaat van het deelproject 'Taxi Centraal' zal zijn de verlening van een chauffeurspas per i998 en per 2000 de verwerking en verstrekking van vergunningen. De projectorganisatie van het deelproject 'Taxi Centraal' ziet er als volgt uit: Er zijn 6 RVI-deelprojecten gevormd, te weten: regelgeving en procedures; deelprojectleider A. van Doorn informatie technologie-taxi (IT);deelprojectleider P. Boere organisatie en personeel; deelprojectleider P. van Gans administratieve organisatie; deelprojectleider J. Samsom gegevensbeheer en taakoverdracht; deelprojectleider V. Lodder communicatie; deelprojectleider D. de Jong De 6 RVEdeelprojecten zijn in de bijlage 1 "uitwerking RVI-deelprojecten' nader omschre ven, inclusief een raming van de kosten. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de totaai te verwachten kosten. Daarnaast zijn er twee actiepunten die niet ondergebracht zijn in RVI-deelprojecten, te weten: inbedding van de vergunningverlening binnen de afdeling Wegvervoer van de sector Marktordening. Verantwoordelijk hiervoor is het hoofd Wegvervoer N. Rambach. apart zal bekeken worden welke gegevens het beleid teruggekoppeld wil zien als de vergunningverlening loopt. Dit zal worden uitgevoerd door dhr. H. Seinstra. De RVI-deelprojectleiders en de projectleider "Taxi Centraal' vormen de projectleiding. De RVI-deelprojectleiders dragen zelf verantwoordelijkheid voor de invulling van het project en het behalen van de gestelde doelen en producten. De projectleider 'Taxi Centraal' heeft een faciliterende rol richting de RVI-deelprojectleiders en is verantwoordelijk voor de voortgang van het totale deelproject 'Taxi Centraal'. Relatie interne organisatie; periodiek zal o.a. het betrokken management, de directeur RVI en het sectorhoofd Marktordening en DGP (dhr. Riedstra/mw. Gooijer) in een aparte bijeenkomst geïnformeerd worden over de voortgang van het deelproject 'Taxi Centraal' en eventuele knelpunten. Relatie externe organisaties; de realiseerbaarheid en haalbaarheid van het projectplan 'Taxi Centraal' is afhankelijk van de medewerking van de decentrale overheden en de branche. Communicatie en voorlichting en een goede afstemming met andere intern betrokkenen zijn hierbij erg belangrijk.
4
De projectorganisatie en de reiatie met het totale DGP-project is hieronder nogeens schematisch weergegeven
DGP-PROJECT IMPLEMENTATIE KABJNETSSTANDPUNT ' NAAR EEN KLANTGERICHT TAXIVERVOER' 16 DGP-DEELPROJECTEN
I I
4 RM-DEELPROJECT 'TAXI CENTRAAL'
I
PROJECTLEIDEVG
I I
regeigeving &
I
IT-taxi
I
organisatie &
personeel
----
I
I
ah. organisatie
gegevens-
beheer &
procedures
taakoverdracht
5
I
communiuicatie
Plan van aanpahen tijàschema In het kabinetsstandpunt 'naar een klantgericht taxivervoer' worden ten opzichte van het huidige taxibeleid een behoorlijk aantal veranderingen voorgesteld. Zo zal per: Ml98 aangescherpte landelijke uniforme kwaliteitseisen gaan gelden voor de vergunning van de ondernemer, de chauffeurspas en het voertuig; 1/1'2000 zal een afbouw van het bestaande capaciteitsbeleid plaatsvinden. Tevens zal een landelijk maximumtarief gaan gelden waaronder geconcureerd mag worden; 1/1'2002 zullen het capaciteits- en prijzenbeleid volledig worden afgeschaft. Tevens wordt Nederland een vervoergebied. Op dit moment zijn er 40 regio's, met ongeveer 40 tot 60 ambtenaren en 26 verordeningen. Tot 2000 blijven de decentrale overheden de vergunningen verstrekken, waarbij een aantai kwaliteitseisen landelijk zullen worden vastgesteld. Per 2000 gaan alle taken over van de decentrale overheden naar de RVI, *tor Marktordening. 2.
Voor de RVI, sector Marktordening betekent dit de volgende actiepunten: a. chauffeurspas b. ondernemersvergunning c. procedure ontwikkelen en beschrijven uitgifte chauffeurspas d. opzetten van een IT-systeem e. overdracht taken/archieven van de huidige vergunningverlenende instanties f. organisatorische- en personele consequenties en opleiding
ad a. chauffeurspas Begin 1998 moeten alle chauffeurs een chauffeurspas hebben. Er geldt een overgangsperiode om aan de verplichting te voldoen, mits tijdig een aanvraag voor een chauffeursspas is ingediend. Mei 1997 zijn door de RVI voorstellen en aanbevelingen gedaan t.a.v. de regelgeving voor de chauffeursspas. Mogelijk blijven een of meer van de huidige decentrale overheden zelf belast met de verstrekking van de chauffeursspas. De RVI zal een inventarisatie maken van alternatieven en zal op grond daarvan aanbevelingen doen aan DGP. De besprekingen over de regelgeving dienen zo spoedig mogelijk te worden afgerond. Begin 1998 zal een aanpassing van het Besluit personenvervoer plaatsvinden. In een ministeriele regeling worden nadere regels gegeven. De werkzaamheden die noodzakelijk zijn om te komen tot de gewenste regelgeving en het opstellen van de procedures die daaruit voortvloeien worden uitgevoerd binnen het RVI-deelproject Regelgeving en procedures. Daarnaast zal de vormgeving chauffeurspas nader moeten worden uitgewerkt en worden uitgezocht welke gegevens op de pas moeten staan. Dit zijn acties die in het RVI-deelproject Organisatie en Personeel worden uitgevoerd.
6
ad b. ondernemersvergunning Vanaf 1/1/2000 verleent de RVI, namens de minister, ondernemersvergunningen voor het verrichten van taxivervoer. De door of namens Gedeputeerde Staten verleende vergunningen gelden dan als een door de minister verleende vergunning. Tot 1/1/2000 geldt een capaciteitsregime. Vanaf 1/1/2000 geldt een voor een bepaald vervoergebied verleende vergunning voor heel Nederland, Tot 2000 zullen de huidige vergunningverlenende instanties de ondernemersvergunningen blijven verstrekken op basis van de bestaande verordeningen en een aantal landelijk vastgestelde kwaliteitseisen. Eind 1998/begin 1999 zal gestart worden met het ontwikkelen en beschrijven van de administratieve procedure m.b.t. de verstrekking van de ondernemingsvergunning met ingang van ZOOO.
ad c. procedure ontwikkelen en beschrijven voor de uitgifte van de chauffeurspas Per 1998 moeten alle chauffeurs een chauffeurspas hebben. De RVI, sector Marktordening zal de administratieve procedure nader uitwerken in het RVI-deelproject Regelgeving en Procedures. Hierbij zullen o.a. zaken als betalingstraject, standaardformulieren, procedure bij niet verlenen/intrekking/diefstai/verlies, termijnen en afgiftepunten nader worden onderzocht en uitgewerkt. De uiteindelijke procedure zal worden beschreven in een A.0.-procedure. Voor een aantal van deze zaken zullen ook de andere RVI-deelprojecten van het deelproject 'Taxi Centraal' betrokken zijn. Bij de totstandkoming van de administratieve procedure zullen de huidige vergunningverlenende instanties worden betrokken. Het informeren van, het verkrijgen van inzicht in de huidige gang van zaken rond de vergunningverlening en overleg met de huidige vergunningverlenende instanties is hierbij nodig. ad d. opzetten IT-systeem Ter ondersteuning van de uit te voeren werkzaamheden zal worden voorzien in het ontwikkelen van: . chauffeurspassysteem . registratie- en archiveringssysteem . samenvoegingssysteem van gegevens Om deze systemen te kunnen ontwikkelen zal een document van eisen worden opgesteld en programma's moeten worden ontwikkeld. Het verkrijgen van inzicht bij de huidige 'chauffeurspas-verlenende instanties' en andere instanties die al werken met een dergelijk vergunningsysteem is hierbij nodig.
ad.e. Gegevensbeheer en takenoverdracht Om per 1998 de chauffeurspassen te kunnen uitgeven is het noodzakelijk een archief- en registratiesysteem in te richten. T.a.v. dit geautomatiseerde archief- en registratiesysteem zal een document van eisen moeten worden opgesteld, waarbij gelet moet worden op wettelijke- en praktische eisen voor het beheer en de administratieve verwerking van de gegevens. Om per 1/1/2000 de ondernemingsvergunning te kunnen verlenen zal vanaf 1998 onderzocht moeten worden hoe de gegevensbestanden van de huidige vergunningverlenende instanties geintergreerd kunnen worden in het tot dan ontwikkelde archief- en registratiesysteem van de RVI. Daarnaast zal vanaf 1998 in overleg met de huidige vergunningverlenende instanties de totale overdracht van taken uitgewerkt worden. Het informeren van, verkrijgen van inzicht in de huidige gang van zaken m.b.t. de vergunningverlening en overleg met de huidige vergunningverlenende instanties is hierbij nodig. ad.f.
organisatie, personeel en opleiding Dit onderdeel is te scheiden in twee periodes te weten, consequenties uitgifte chauffeurspas per 1998 en de uiteindelijke gehele vergunningverlening per 2000. Voor beide periodes zullen de organisatorische- en personele consequenties moeten worden uitgewerkt. Daarnaast zal een opleidingsplan worden ontwikkeld voor de toekomstige medewerkers. Bij beide onderdelen zal tevens de invulling van de steunpunten aan de orde komen. Informeren, verkrijgen van inzicht in de huidige organisatie van de vergunningverlening en overleg met de huidige vergunningverlenende instanties is hierbij nodig.
Bij de tijdsplanning wordt wordt uitgegaan van 1 mei 1998 ais haalbare ingangsdatum voor de verstrekking van de chauffeurspas.
actie
maand
jaar
voorstel regelgeving en alternatieven t.a.v. verlening chauffeurspassen en ondernemingsvergunningen aanleveren
juni
1997
voorstel regelgeving toetsen op uitvoerbaarheid
juni
1997
leges
juni
1997
eisen archivering gereed
juli
1997
vormgeving/gegevens chauffeursspas
augustus
1997
8
~
start europese aanbesteding; gehele IT aandeel, incl. post en archiefsysteem
september
1997
primaire- en administratieve werkprocessen chauffeurspas
oktober
1997
start inventarisatie bestaande archieven en contacten september
1997
met huidige vergunningverstrekkers i.v.m. personele consequenties en taakoverdracht opstellen programma van eisen uitvoering
september
1997
overleg decentrale overheden over invulling loketfunctie t ,b. v. chauffeurspas
oktober
1997
document van eisen en selectie-criteria gehele IT aandeel, incl. post en archiefsysteem
'oktober
1997
instructie loketten
oktlnov
1997
ppstellen en vaststellen formulieren
november
1997
bestellen archiefkasten
november
1997
kwaliteitseisen personeel opstellen m.b.t. uitgifte rhauffeursspas
december
1997
~~
Jrganisatieschema's
december
1997
Jpleidingsplan m.b.t. uitgifte :hau ffeurspas
januari
1998
sluiting niet-openbare aanbestedingsprocedure; selectie leverancier afgerond
januari
nrichten bezwaarprocedure
.januari
1998
3epalen regiogebieden
januari
1998
xganisatiestructuur uitgifte :hauffeursspas
februari
1998
brmatie t.b.v. uitgifte chauffeursspas
februari
1998
februari
1998
Uinvangen basis post en archiefsysteem
februari
1998
;lobale en hierarchische processchema's
februari
1998
lrocedure ondernemingsvergunning gereed
maart
1998
letailmocesschema's
maart
,998
:euze regionale spreiding
april
.998
Uinvangen produktie chauffeurspas .~
-
9
basispost en archiefsysteem getest en operationeel
april
1998
uitgebouwde post en archiefsysteem operationeel
juli
1998
vormgeven regionaie sDreiding
iuni
1998
chauffeurspasproduktie gereed en start uitgifte chauffeurspas
mei
1998
contact leggen met externe bureau's i.v.m. advisering overname bestaande archieven
september
1998
inventarisatie bestaande archieven gereed
september
1998
inventarisatie bestaande personele bezetting gereed
september
1998
kwaliteitseisen personeel m.b.t. ondernemingsvergunningverlening
oktober
1998
opleidingsplan m.b. t. ondernemingsvegunningverle- januari ning
1999
aanvangen ontwikkelen organisatiesysteem
januari
1999
organisatiestructuur ondernemingsvergunningverlening
februari
plan van aanpak daadwerkelijke overdracht archieven en biikomende taken
februari
-11999
formatie ondernemingsvergunningverlening
februari
1999
1 oktober
1 1999
zereed organisatiesvsteem
I
daadwerkelijk overdracht archieven/taken realiseren
okt/novidecp
start verlening ondernemingsvergunningen en nog niet door RVI verleende chauffeurspassen
januari
ieleidsinformatiesysteem MO
december
1999 ~
11 92
-+-
mmdures aanpassen i.v.m. vervallen capaciteitseis begin Ier 2002 vergunningverlening volgens wetgeving per 1/1/2002 ìfronding deelproject' Taxi Centraal' ; uitvoering rolledig binnen afdeling Wegvervoer
januari
januari
De hiervoor vermelde tijdsplanning is gericht op het halen van de termijn van 1 mei 1998 als ingangsdatum uitgifte chauffeurspas. De tijdsplanning is nog niet volledig en slechts haalbaar, indien alle betrokkenen meewerken en de voorstellen bij de Tweede Kamer in goede aarde vallen. 10
Per deelproject zijn de risicofactoren aangegeven. Algemene risicofactoren zijn: . datum behandeling kabinetsstandpunt in Tweede Kamer t.o.v. ingangsdatum uitgifte chauffeurspas van 1 mei 1998; . mogelijke weerstand Tweede Kamer; Tweede Kamer stelt vele wijzigingen voor; dit zowel m.b.t. de behandeling van het kabinetsstandpunt als wei de behandeling van het voorstel tot wijziging van het Besluit personenvervoer. . mogelijke weerstand branche, decentrale overheden;
11
BLTLAGE 1 bi het projectplan 'Taxi Centraal': uitwerking RVI-deelprojecten RVI-deelprojecten:
. . . . . .
regelgeving en procedures informatie technologie (IT) organisatie en personeel adminstratieve organisatie gegevensbeheer en taakoverdracht communicatie
12
DEELPROJECT REGELGEVING EN PROCEDURES Het formuleren van regelgeving die als wettelijke grondslag zal dienen voor de verlening van ondernemersvergunningen en chauffeurspassen door de RVI. De herziene regelgeving taxivervoer zal fasegewijs worden ingevoerd. Per 1998 wordt de chauffeurspas door de RVI afgegeven (m.u.v. enkele regio's). Hiervoor moet het Besluit personenvervoer worden aangepast en een ministeriële regeling worden ontworpen. Met ingang van 1.1,2000 verleent de RVI ook de ondernemersvergunning. Hiervoor dient de Wet personenvervoer alsook opnieuw het Besluit personenvervoer te worden aangepast.
Doel:
Het opstellen van een overzicht van alternatieven voor het verlenen van chauffeurspassen. Een aantal opties waarbij de verlening van chauffeurspassen wordt uitgevoerd door de huidige vergunningverlenende overheden dan wel (deels) door de RVI. Het opstellen van de procedures die gevolgd dienen te worden bij de behandeling van aanvragen om een chauffeurspas dan wel een ondernemersvergunning. Verantwoordeiijke: Eindverantwoordelijke: DGP voor het opstellen van regelgeving. De RVI doet voorstellen en toetst gedurende het proces de conceptregelgeving op uitvoerbaarheid. Deelprojectleider: A. van Doorn. De RVI stelt tevens de procedures op die worden gevolgd bij het aanvragen van een chauffeurspas dan wel een ondernemersvergunning. 1.
Producten:
2.
3. 4. 5.
6. 7.
Planning:
Definitief voorstel regelgeving aanleveren aan DGP, gesprekken mbt regelgeving eind augustus 199î afronden. Uitwerking procedure chauffeurspas tbv IT, procedure ondernemersvergunning in grote lijnen. Model chauffeurspas gereed. Aanvraagformulieren en standaardbrieven in concept gereed. Procedure ondernemersvergunning in concept gereed Definitieve procedure ondernemersvergunning per 1/1/2000 Procedure ondernemervergunning aanpassen aan regelgeving per 1/1/2002.
Maand
Acties
1997 augustus oktober november oktober
I
1 2 en 3
4 5
13
1998 maart
6
2001
begin 7 Dit tijdsschema bevat niet de evaluatiemomenten zoals voorzien in het kabinetsstandpunt.
Communicatie:
Het deelproject heeft sterke relaties met: . DGP . De andere deelprojecten . RVI, sector Handhaving
Raming kosten:
De kosten hebben betrekking op interne personele reiskosten en zijn hier dan ook niet in opgenomen.
Risicofactor:
.
De RVI beschikt niet over regionaai verspreide loketten. De daadwerkelijke afgifte van de chauffeurspas zal dan ook grotendeels via de loketten van de huidige vergunningverleners moeten gebeuren. Hierbij kunnen acceptatieproblemen ontstaan.
14
DEELPROJECT JNFORMATIE TECHNOLOGIE(IT)-TAXI
Het ondenteunen en stroomlijnen van de werkprocessen in het kader van de verlening van chauffeurspassen en de ondernemersvergunningen en vergunningbewijzen. Het ontwikkelen van automatiseringssystemen die informatie verwerken en verstrekken die bijdragen aan het realiseren van de doelen van de Wet personenvervoer.
Doel:
VerantwoordeUjke: Verantwoordelijke: Hoofd Sector MO Deelprojectleider: P. Boere
Vastlegging en verwerking chauffeurs en ondernemersgegevens: Vervaardiging en uitgifte chauffeurspassen en vergunningen; 2. Registratie en archivering van relevante chauffeursdocumenten; 3. 4. Beleidsinformatie-systeem. Randvoorwaarde is dat de realisatie gebeurd d.m.v. de aanschaf van standaardpakkemn
Producten:
1.
Planning:
Maand
Acties
mei
2 en 3
oktober
1
1998 1999
2000 Communicatie:
Raming kosten: x f 1oo0,-
december 4 Het deelproject heeft sterke relaties met: . De huidige vergunningverlenende instanties . RVI, sector Handhaving
1997
Ontwikkelen referentiekader zoals QA 100 150 Pas ontwikkelen Pas produktierijp maken Produktie pas Noodsysteem voor duplikaten Workflow/post en archief OCR Chauffeurspassen Ondernemerssysteem
1998
1999
650 650
200 150 70 440
330 15
2000
Relaties andere systemen OS-software MO-beleidssysteem Lokale steunpunten Hardware 100 Testen Tools voor het ondersteunen op afstand Helpdesk Versiebeheer Overnemen bestaande archieven
80
40
60 525 415 900 100
100
100
100
200
200 40 100
___---
Totaal
Risicofactoren:
350
Niet kunnen archiveren van de aangeleverde documenten voor de aanvraag van een chauffeurspas. Ais de aangeleverde documenten niet met behulp van IT beheerd kunnen worden dan geeft dit een enorm logistiek probleem, waar de organisatie jaren last van blijft houden. Als niet op tijd een externe partij gecontracteerd wordt voor de realisatie of uitvoering van de passenfabricage, dan kan op de gewenste datum geen chauffeurspas worden verstrekt.
Voor het maken van een fraude bestendige pas en het produktie rijp maken van de pas is minstens 5 maanden benodigd. Uitloop van dit proces betekent ook automatisch niet op tijd verstrekken van de pas. Windows 95 project Voor het project is het van wezenlijk belang dat de MO-organisatie de beschikking heeft over windows-95 of NT omdat dit het platform is waarop alles aangeschaft of gerealiseerd zal worden. Europese aanbesteding De aanbesteding van het IT project valt onder de normen van de Europes aanbesteding. Dit heeft consequenties voor de termijnen waarop de invoering van het systeem haalbaar kan zijn. De beschikbaarheid van bugetten heeft consequenties voor de start van de procedure van Europese aanbesteding. Krapte in de IT-markt voor het verkrijgen van personeel De personele IT-markt is op het ogenblik (8 aug. ‘98) zo krap geworden dat eisen stellen bij de inhuur van IT-personeel bijna onmogelijk is geworden. Je mag blij zijn als inhuurder dat je iemand krijgt. Dit heeft consequenties voor de uitvoering. 16
Verhuizing Door de verhuizing van de RVI van de Koninginnegracht naar Holland Spoor (Poseidon) is het mogelijk dat de RVI systemen in Den Haag tijdelijk niet operationeel zullen zijn. Dit heeft meteen consequenties voor de behandeling en uitgifte van de chauffeurspassen. Ontwikkeling van systemen Uitgegaan is dat de aanschaf van de software bij een bedrijf gebeurt dat gespecialiseerd is in archief en workflow-systemen. Als de aanschaf van dit soort systemen buiten het taxi-project valt dan wordt het project geconfronteerd met inhuur met alle consequenties van dien. Verandering van eisen door Kabinet enlof Beleid Het gewenste IT-budget is gebaseerd op een doorrekening van de nu aanwezige eisen. Als die eisen veranderen dan kan dat consequenties hebben voor het begrootte budget en de tijdsplanning.
17
DEELPROJECT ORGANISATIE EN PERSONEEL
In kaart brengen van de personele en organisatorische consequenties van de nieuwe taak en de wijze van implementatie. Dit geldt zowel voor de invoering van de chauffeurspassen per 1998 en de verstrekking van de ondernemersvergunningen per 1-1-2000. Het deelproject wordt in drie trajecten verdeeld. Deze brengen achtereenvolgens de consequenties in beeld van de invoering van de chauffeurspas, de ondernemersvergunning en de regionale verstrekking.
Doel:
Verantwoordeüjke: Verantwoordelijke: Hoofd sector MO Deelprojectleider: P. van Gans Producten:
Producten chauffeurspas 1. Benodigde kwaliteit personeel 2. Opleidingsplan 3. Chauffeurspas productie 4. Organisatiestructuur 5. Formatie 6. Implementatie Producten ondernemersvergunning 7. Benodigde kwaliteit personeel 8. ûpleidingsplan 9. Organisatiestructuur 10. Formatie 11. Implementatie Regionale verstrekking 12. Bepalen alternatieve loketten van uitgifte 13. Bepaling regiogebieden 14. Keuze regionale spreiding 15. Vormgeven aan regionale spreiding
Planning Maand
Acties
1997 dec
1.2 en3
18
1998 jan feb apr mei juni okt
13 4 en 5 13 6 15 7
jan feb
8 9 e n 10 11 en 12
1999 mrt
Communicatie:
Het deelproject heeft sterke relaties met: . De huidige vergunningverlenende instanties . De ander deelprojecten . Diverse afdelingen binnen de RVI
Raming kosten: x fl000
1997
1998
Opleidingen Inhuur
20 50
30 50
Totaal
70
80
Risicofactor:
zie pagina 14
--
1999
_-
19
2000
DEELPROJECT ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE. Doek
Het inrichten van de administratieve organisatie, inpassing in de werkprocessen en beschrijven van de administratieve organisatie zodat per 1998 de chauffeurspassen, per 1-1-2000 de vergunningen kunnen worden verwerkt en verstrekt.
Verantwoordeuke: Verantwoordelijke: Hoofd sector MO Deelprojectleider: J. Samsom
Producten:
Inrichting administratieve organisatie: 1. Primaire werkprocessen, administratieve werkprocessen; 2. Instructie loketten; 3. Eisen archivering v.w.b. functiescheidingen; 4. Opstellen en vaststellen formulieren en passen; 5. Inrichting bezwaarprocedure; 6. Leges. 7. Financiële stromen. Beschrijven administratieve organisatie: 8. Organisatieschema's; 9. Globale en hiërarchische processchema's; 10. Detailprocesschema's De uitvoering van dit deel wordt uitbesteed.
Planning: Chauffeurspassen: Maand 1997 juni: september oktober: november: december
Akties 6 1 2 en 3 4
8
1998
januari: februari: maart:
5
juli: september: oktober: november:
5
7 en 9 10
Vergunningen: 1998
9 10
6 20
Communicatie:
Raming kosten: x f 1oO0,-
Het deelproject heeft sterke relaties met: . De huidige vergunningverlenende instanties. . De proceduresitermijnen worden door middel van beleidsregel vastgesteld. . RVI, sector Handhaving.
1997
1998
1999
1O0
100
Drukwerk 250 Inhuur ontwikkeling processen 100
200
---
---
350
300
200
---
Totaal
100
21
DEELPROJECT GEGEVENSBEHEER EN TAAKOVERûRACHT
De RVI zal de gegevensstroom die op gang komt als de RVI per 01/01/98
Doek
chauffeurspassen en per 1/1/2000 ondernemersvergunningen gaat verlenen, optimaal moeten kunnen verwerken en beheren. De RVI zal hiervoor een archief- en registratiesysteem inrichten dat voldoet aan de wettelijke en praktische eisen die de nieuwe taak hieraan stelt. Gegevensbestanden van de huidige vergunningverstrekkers zuilen worden overgenomen en geïntegreerd in dit archief- en registratiesysteem. Ook zullen, indien nodig en mogelijk, taken en personeel worden overgedragen.
Verantwoordelijke: Verantwoordelijke: Deelprojectleider:
Hoofd sector MO V. Lodder
Gegevensbeheer * lijst van eisen archivering inclusief een overzicht mbt Wettelijke eisen aan het bewaren en retourneren van documenten * inventarisatie huidige gegevensbestanden/archivering Taakoverdracht * inventarisatie huidige personele bezetting, zowel kwantitatief als kwalitatief * overzicht personele consequenties bij overdracht
Producten:
Planning:
Maand
Acties
juli september
eisen archivering gereed start inventarisatie bestaande archieven en contacten met huidige vergunningverstrekkers ivm personele consequenties van taakoverdracht start niet-openbare aanbestedingsprocedure document van eisen en selectiecriteria gereed bestellen archiefkasten
1997
september oktober november 1998
januari april juli augustus september
einde aanbesteding; definitieve selectie leverancier basispost en archiefsysteem getest en operationeel uitgebouwde post en archiefsysteem operationeel contact leggen met externe bureaus i.v.m. advisering overname bestaande archieven inventarisatie bestaande archieven en personele bezetting gereed
22
I
1999
plan van aanpak daadwerkelijke overdracht archieven en bijkomende taken gereed daadwerkelijke overdracht realiseren
februari okt/nov/dec
I
Communicatie:
Raming kosten: x f 1OOo
Het deelproject heeft sterke relaties met: . De deelprojecten IT, P&O, A 0 en Communicatie. De communicatie zal grotendeels bilateraal verlopen met andere deelprojectleiders en betrokkenen binnen de eigen organisatie. . De huidige vergunningverlenende instanties.
1997
1998
1999
100
Archiefkasen Extern advies Totaal
Risicofactoren:
Zie pagina 14.
23
2000
DEELPROJECT COMMUNICATLE Doel:
Met behulp van alle beschikbare middelen en media alle betrokkenen informeren over de invulhg van de rol van de RVI als vergunningverlenende instantie taxi en de gevolgen daarvan.
Verantwoordeiijke: Verantwoordelijke: Hoofd sector MO Deelprojectleider: D. de Jong Produkten:
Er zal in september/oktober een communicatieplan worden opgesteld waarin een meer gedetailleerd overzicht wordt gegeven van de in te zetten communicatiemiddelen per doelgroep. Bij produkten/communicatiemiddelenkan gedacht worden aan:
.
. .
. ,
Planning:
Brochures en folders
Nieuwsbrievedvoortgangsmeidingen Brieven met aankondigingen Deelname aan seminadcongressen
Communicatieplan uiterlijk oktober gereed en eventuele aanpassing n.a.v. uitkomsten Kamerbehandeling. Belangrijke momenten van communiceren zijn: het informeren van de branche over de komende veranderingen begin
. .
Communicatie:
Voorlichtingsbijeenkomsten
1998
het informeren en instrueren van de huidige vergunningver-lenende instanties vanaf de kamerbehandeling vanaf begin oktober 1997.
Het deelproject heeft sterke relaties met: J. Gooijer van DGP . A. Arntz, hoofd afdeling Taxivervoer RVI-handhaving B. Wouters, Directie Voorlichting VenW Huidige vergunningverlenende instanties . Afhankelijk doelgroep en het produkt.
. . .
Raming kosten: x f 1000
1997
1998
1999
2000
middelen inhuur
100 100
200 50
---
100 50
---
100 50
--_
200
250
150
150
Totaal
---
24
BLJLAGE 2 bu het projectplan ''taxi Centraal': Fmancieel overzicht
In totaal wordt voor het gehele deelproject 'Taxi Centraal' f 8.600.000 aan kosten geraamd. Hieronder is in een schema de verdeling van de kosten per deelproject en per jaar nader aangegeven.
RVI-deelproject
1997
1998
1999
2000
REGELGEVING EN PROCEDURES
-
-
-
-
IT
350
3.500
1.325%
1.325
ORGANISATIE EN PERSONEEL
70
80
GEGEVENSBEHEER EN TAAKOVERDRACHT
100
250
(ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE COMMUNICATIE TOTAAL
1 1
1
1
350
300
200
250
150
150
1.070
4.380
1.675
1.475
200
25
