P-07-00 Versie: 0.1 Datum: 13 april 2015
Protocol calamiteitenbeheersing SecureFeed 1 Introductie 1.1 Doel protocol Met dit protocol heeft SecureFeed een werkwijze paraat om snel en adequaat te handelen bij (signalen over) calamiteiten. De aanpak is gericht op het waarborgen van de voedselveiligheid en de integriteit en stabiliteit van de diervoedersector. De calamiteitenbeheersing voorkomt en beperkt schade en leidt tot behoud en versterking van het vertrouwen (in bedrijven) in de sector en in SecureFeed. Iedere calamiteit is anders; bij de beheersing ervan gaat gedegen analyse vooraf aan maatregelen en communicatie. 1.2 Schade Schade kan bestaan uit: Aantasting van de voedselveiligheid Aantasting integriteit branche, SecureFeed, haar deelnemers (imago, reputatie) en/of de integriteit van diervoeders Aantasting stabiliteit dierlijke productieketen o Directe en indirecte – financiële - schade door verstoring afzet o O.m. door te blokkeren, terug te halen en/of te vernietigen product 1.3 Definities CT = Calamiteitenteam TC = Technische Commissie wg(’en) = werkgroep(en) RvB = Raad van Bestuur RvT = Raad van Toezicht directeur = directeur of door hem aangewezen plaatsvervanger ketenpartners = organisaties die schakels (leveranciers of afnemers) in de afzetketen vertegenwoordigen externe partijen = andere vertegenwoordigers van belanghebbenden TelCo = telefonische conferentie tijdlijn = document met weergave van alle feiten, besluiten, acties met bijhorende tijdstippen gedurende de beheersing van de calamiteit; op te stellen door het secretariaat van SecureFeed 1.4 Signalen Signalen over (potentiële) risico’s of calamiteiten komen op diverse manieren binnen. Deelnemers melden signalen telefonisch bij SecureFeed (tel. 085 – 7731945). ’s Nachts, in het weekend, bij feestdagen of op andere momenten waarop SecureFeed niet bereikbaar is, verwijst het antwoordapparaat naar het digitale meldformulier op www.securefeed.eu. Na invullen en versturen van het formulier ontvangt de verzender een ontvangstbevestiging. Personen met ‘piketdienst’ bij SecureFeed ontvangen per e-mail het ingevulde formulier en per sms een attendering op de digitale melding. Het CT, de TC en de RvB ontvangen maandelijks een overzicht van personen met piketdienst (incl. secretariële ondersteuning) in de komende periode. 1.5 Opschaling naar calamiteitenorganisatie Bij signalen over (potentiële) risico’s of calamiteiten, is dit protocol van toepassing. Bij verificatie van het signaal of tijdens de afhandeling van het signaal c.q. de risicobeheersing, kan blijken dat sprake is van een (potentiële) calamiteit. Daarvan kan sprake zijn als verontreiniging van een voedermiddel een afkeurgrens van SecureFeed overschrijdt (zie bijlage 1). In dat geval is een vaste werkwijze voor calamiteitenbeheersing van toepassing. De directeur kan ook in andere situaties besluiten tot toepassen van die werkwijze. Bij afwezigheid van de directeur ligt de bevoegdheid bij zijn plaatsvervanger (een lid van het programmateam van SecureFeed, waarvan contactgegevens bij het CT, de TC en de RvB bekend zijn). Bij ‘een calamiteit’ vindt opschaling plaats naar een calamiteitenorganisatie en –aanpak’. Dan ligt de regie voor het vaststellen en uitvoeren van maatregelen en communicatie bij het CT. De directeur verzorgt de opstart van de calamiteitenbeheersing en beslist over te betrekken personen. Het CT bestaat uit: voorzitter en directeur van SecureFeed, vicevoorzitter TC en een communicatieadviseur. Bij afwezigheid van de voorzitter van SecureFeed is de vicevoorzitter zijn vervanger. Is de directeur afwezig, dan ligt de bevoegdheid bij zijn vervanger. Is de vicevoorzitter van de TC afwezig of met het bedrijf direct bij de calamiteit betrokken, dan wijst de directeur een vervanger aan als lid van het CT. De vicevoorzitter van de TC zorgt voor de verbinding met de TC. Een betrokken bedrijf kan niet als lid of adviseur in het CT of de TC optreden; wel kan dit bedrijf worden ‘gehoord’ over de calamiteit en genomen maatregelen. Bij twee of meer betrokken leden van de TC, blijft de samenstelling van de TC ongewijzigd, tenzij de directeur anders besluit. Conform de bestuurlijke governance van SecureFeed heeft de TC een adviserende functie, het CT beslist op gedelegeerd mandaat van het bestuur. Het CT kan zich laten adviseren door een jurist, afkomstig van een kantoor waar SecureFeed vaste afspraken mee heeft. Het CT werkt vanuit het crisiscentrum bij SecureFeed op kantoor of overlegt per TelCo. Werkgroepen en de TC overleggen in principe per TelCo. Bijeenkomsten vinden plaats bij SecureFeed op kantoor.
Pagina: 1/6
P-07-00 2 Stroomschema
Pagina: 2/6
P-07-00 3 Stappenplan calamiteitenbeheersing SecureFeed 1: ontvangst signaal, de directeur registreert de melding - Registratie door de directeur. Dit omvat: Gegevens van de melder: naam, contactgegevens, relatie tot (potentiële) risico of calamiteit Voor zover al bekend: o Betrokken deelnemer(s) o Aard en oorzaak (potentiële) risico of calamiteit o Informatie over de situatie: verdachte partij(en), leverancier(s); contaminant: welke en gemeten waarde; hoeveelheid (verdacht) product; tijdsperiode verontreiniging en/of uitlevering; soort diervoeder(s), voor welke diersoort(en); getroffen afnemers (aantal, verspreiding) Bij wie (potentiële) risico of calamiteit al bekend (gemaakt) is 2: de directeur verifieert de melding - Verificatie door de directeur. Dit omvat: Eventuele controle bron; na melding via bijv. (social) media Verzamelen beschikbare informatie, eventueel opstarten tijdlijn o Weergave feiten (incl. tijdsverloop) o Eerste inschatting impact, mede o.b.v. actie- en afkeurgrenzen SecureFeed en referentielijst met ketenpartners Als het buiten het werkterrein van SecureFeed valt, zorgen voor zorgvuldige overdracht Indien afkeurgrens SecureFeed is overschreden: TelCo met de wg Leveranciersbeoordeling - Vaststellen of melding te kwalificeren is als (potentiële) calamiteit, mede op basis van expertise uit de werkgroepen Indien nee, afhandelen als risico door de directeur o Zie stappenplan (in hoofdstuk 7) Indien ja, afhandelen als calamiteit o Melden registratie en start tijdlijn bij TC, CT, RvB, RvT en deelnemers; aankondigen TelCo bij TC o Vertrouwelijke melding voorinformatie bij ketenpartners en externe partijen, conform vaste afspraken o Start actieve(re) monitoring (social) media 3: overleg TC - Volgens aankondiging, met vaste agenda (zie hoofdstuk 4) en met secretariële ondersteuning - Aanvullen tijdlijn Met verder beschikbare info, o.m. met behulp van betrokken deelnemer(s) - Analyse situatie, problemen en (mogelijke) scenario’s - Vaststellen of sprake is van (dreigende) calamiteit; beoordeling mede op basis van actie- en afkeurgrenzen Indien nee: o Afhandelen als risico door de directeur o Melden afhandeling bij CT, RvB en (conform vaste afspraken) bij ketenpartners en externe partijen Indien ja, verder met (mogelijke) oplossingen o Melden calamiteit bij CT en aankondigen TelCo / bijeenkomst - Beoordelen voor (zwaarwegend) advies aan CT van: (mogelijke) oplossingen vereiste maatregelen (leidraad: zie hoofdstuk 5) gewenste nadere info en problemen ‘van latere orde’ te betrekken experts, deelnemers, toeleveranciers, ketenpartners en externe partijen 4: directeur start calamiteitenorganisatie op - Bepaalt locatie overleg; zorgt indien noodzakelijk voor beschikbaarheid crisiscentrum bij kantoor SecureFeed - Geeft opdracht voor start te nemen (eerste) maatregelen - Meldt start CT bij RvB, RvT, deelnemers en (conform vaste afspraken) bij ketenpartners en externe partijen 5: CT operationeel - Overleg volgens aankondiging, met vaste agenda (zie hoofdstuk 4) - Aanvullen tijdlijn Met verder beschikbare info, onder meer m.b.v. experts Vaststellen welke info nog gewenst / ontbreekt - Analyse situatie: problemen, (mogelijke) scenario’s en oplossingen - Maatregelen: beoordelen voortgang lopende en uitvoering geven aan vereiste aanvulling - Besluiten over communicatie (leidraad: zie hoofdstuk 6) - Vaststellen restproblemen (‘van latere orde’) - Besluit vervolgprocedure, incl. indien aan de orde vereiste afstemming met (betrokken) deelnemers, ketenpartners en externe partijen - Vaststellen tijdstip vervolgoverleg, tot CT besluit (met advies van TC) dat afschaling naar nazorg verantwoord is - Informeren (betrokken) deelnemers en eventueel betrokken toeleveranciers over stand van zaken en vereiste maatregelen - Rapporteren stand van zaken bij TC, RvB, RvT en (conform vaste afspraken) ketenpartners en externe partijen 6: nazorg door de directeur, inclusief evaluatie - Start fase ‘nazorg’ door de directeur - Doorlopende activiteiten overdragen naar ‘staande organisaties’, incl. info-uitwisseling met betrokken bedrijven en organisaties Op basis van informatiebehoefte - Effect activiteiten (maatregelen / communicatie) monitoren, indien vereist aanpassen - Evaluatie van de calamiteitenbeheersing (binnen twee weken na afschalen calamiteitenorganisatie) De evaluatie omvat: o Oorzaak en aanleiding calamiteit o De calamiteitenbeheersing (initiatie / registratie en verificatie melding, maatregelen en communicatie) o Lessen voor de toekomst - Evaluatierapport binnen SecureFeed bespreken en met ketenpartners en externe partijen - Bijstellen protocol op bevindingen, inplannen en opvolgen vervolgstappen - De directeur documenteert en archiveert afgesloten tijdlijn en evaluatierapport
Pagina: 3/6
P-07-00 4 Vaste agenda’s Overleg TC 1. Welkom en opening 2. Procesafspraken - aanleiding, doelstelling, duur, verslaglegging overleg 3. Beeldvorming a. Situatieanalyse - Beeld uit tijdlijn, aanvullende feitelijke informatie - Overzicht (onderzoek) oorzaak, problemen, mogelijke scenario’s en verwacht tijdsverloop b. Analyse netwerk en omgeving - Overzicht netwerk aan actoren, hun acties en gewenste afstemming c. Prioriteren - Opstellen lijst met problemen (dilemma’s/thema’s); urgentie bepalen; prioriteren 4. Oplossingen benoemen - Per probleem: inventarisatie (mogelijke) maatregelen Beoordelen voortgang lopende maatregelen en vereiste aanvullingen - Beoordelen vereiste afstemming Met (betrokken) deelnemer(s), (betrokken) leveranciers, ketenpartners en externe partijen 5. Advies - Per (geprioriteerd) probleem: advies over vereiste maatregelen en afstemming opstellen - Vaststellen welke aanvullende informatie / expertise gewenst en resterende problemen 6. Toetsen resultaat overleg - Toets genomen besluiten op doelstellingen overleg - Procesevaluatie (leren voor de volgende vergadering) 7. Afsluiting - Afspraken over tussentijds informeren - Tijd en plaats volgende bijeenkomst; time-check Overleg CT 1. Welkom en opening 2. Procesafspraken - aanleiding, doelstelling, duur, verslaglegging overleg 3. Beeldvorming a. Situatieanalyse - Beeld uit tijdlijn, aanvullende feitelijke informatie - Overzicht (onderzoek) oorzaak, problemen, mogelijke scenario’s en verwacht tijdsverloop b. Analyse netwerk en omgeving - Overzicht netwerk aan actoren, hun acties en gewenste afstemming - Media-analyse c. Prioriteren - Lijst met problemen (dilemma’s/thema’s), urgentie en prioritering vaststellen, mede o.b.v. advies TC 4. Oplossingen benoemen - Per probleem: (mogelijke) maatregelen vaststellen Beoordelen voortgang lopende maatregelen en vereiste aanvullingen - Vaststellen vereiste communicatie Met betrokken deelnemer(s), (betrokken) leveranciers, ketenpartners en externe partijen Met media 5. Besluiten - Per (geprioriteerd) probleem: vaststellen vereiste maatregelen en communicatie - Vaststellen welke aanvullende info / expertise gewenst - Vaststellen strategie communicatie, boodschap / statement, Q&A, contactpersonen - Vaststellen resterende problemen 6. Toetsen resultaat overleg - Toets genomen besluiten op doelstellingen overleg - Procesevaluatie (leren voor de volgende vergadering) 7. Afsluiting - Afspraken over tussentijds informeren - Tijd en plaats volgende bijeenkomst; time-check Instructies voor inbellen telefonische conferenties - Inbelnummer vanuit Nederland: +31 (0)207132973 - Inbelnummer vanuit België: +32 (0)24010543 - De vergadercode is: 7926950315
Pagina: 4/6
5 Leidraad voor maatregelen Het pakket aan maatregelen die de TC kan vaststellen, omvat o.m.: - Bij verdachte partijen voedermiddelen, mengvoeders en toevoegingsmiddelen: Voorraden blokkeren; bij betrokken deelnemer(s) Beëindigen ontvangst verdachte product; bij betrokken deelnemer(s) Recall van geleverde verdachte product; door betrokken deelnemer(s) o In overleg met de autoriteiten (NVWA en/of FAVV) Aanpassen risicoprofiel en/of beoordeling verdachte product en/of leverancier Product-leverancier-combinatie op rood zetten o Bij betrokken deelnemer(s) en leverancier(s) betrokken product(en) o Inclusief voorwaarden voor verkrijgen status oranje of groen - Tracking and tracing In kaart brengen herkomst verdachte voedermiddelen en periode verontreiniging o Met betrokken deelnemer(s) en leverancier(s) betrokken product(en) o In afstemming met ketenpartners en NVWA In kaart brengen getroffen afnemer(s) o Met betrokken deelnemer(s), ketenpartners en externe partijen - Intensivering monitoring voor nadere analyses Incl. bemonsteringsplan (met o.m. product, systematiek en laboratoria) - Extra audits, bij betrokken deelnemer(s) en/of betrokken leverancier(s)
6 Leidraad voor communicatie - Afstemming over en aankondigen van maatregelen Gelet op positie SecureFeed en afspraken met betrokken deelnemer(s), ketenpartners en externe partijen - Vaststellen afspraken eigen documentatie, inventarisatie, informatie, tijdlijn, uitwisseling met (betrokken) deelnemer(s), ketenpartners en externe partijen - Vaststellen strategie communicatie Evt. na afstemming met betrokken deelnemer(s) en organisaties - Vaststellen boodschap / statement / Q&A-lijst - Vaststellen betrokken partijen / doelgroepen Inclusief afspraken wie welke doelgroep informeert o Betrokken deelnemer(s): Informeert altijd eigen afnemers en - in overleg met SecureFeed – leveranciers • O.b.v. vastgesteld statement Vult altijd zelf Meldwijzer NVWA in Informeert GMP+ International en eigen CI Bij op rood zetten LPC meldt SecureFeed dit bij betreffende leverancier, incl. vastgestelde voorwaarden om weer status oranje of groen te krijgen (evt. ook – aanvullende – voorwaarden, om te voorkomen dat (verdachte) partijen alsnog elders in keten terugkomen) - Afspraken over contactpersonen en woordvoering Contactpersoon voor (andere) deelnemers Contactpersoon voor ketenpartners en externe partijen o Nationale toezichthouders en GMP+ International GMP+ informeert buitenlandse schemahouders o Nevedi, Hisfa en andere FND-organisaties, Fefac o CI’s o Verzekeringsmaatschappijen o Ketenpartners afnemers o De (individuele) afnemers en leveranciers o Eventuele andere betrokken partijen Woordvoerder voor vakpers en/of voor algemene media o SecureFeed maakt geen bedrijfsnamen bekend, uit het oogpunt van privacy en aansprakelijkheid(sclaims) o Betrokken deelnemer(s) verwijzen naar SecureFeed o Verzekering kan betrokken bedrijven verplichten geen uitlatingen aan derden (media) te doen, tenzij vooraf overeenstemming bestaat over de inhoud - Afspraken over monitoring (social) media Inclusief monitoren impact statement en reacties in (social) media Inclusief bijstellen en/of aanvullen communicatieacties op reacties
P-07-00 7 Stappenplan risicobeheersing SecureFeed 1: ontvangst signaal, de directeur registreert de melding - Registratie door de directeur. Dit omvat: Gegevens van de melder: naam, contactgegevens, relatie tot (potentiële) risico of calamiteit Voor zover al bekend: o Betrokken deelnemer(s) o Aard en oorzaak (potentiële) risico of calamiteit o Informatie over de situatie: verdachte partij(en), leverancier(s); contaminant: welke en gemeten waarde; hoeveelheid (verdacht) product; tijdsperiode verontreiniging en/of uitlevering; soort diervoeder(s), voor welke diersoort(en); getroffen afnemers (aantal, verspreiding) Bij wie (potentiële) risico of calamiteit al bekend (gemaakt) is 2: de directeur verifieert de melding - Verificatie door de directeur. Dit omvat: Eventuele controle bron; na melding via bijv. (social) media Verzamelen beschikbare informatie, eventueel opstarten tijdlijn o Weergave feiten (incl. tijdsverloop) o Eerste inschatting impact, mede o.b.v. actie- en afkeurgrenzen SecureFeed en referentielijst met ketenpartners Als het buiten het werkterrein van SecureFeed valt, zorgen voor zorgvuldige overdracht Indien afkeurgrens SecureFeed is overschreden: TelCo met de wg Leveranciersbeoordeling - Vaststellen of melding te kwalificeren is als (potentiële) calamiteit, mede op basis van expertise uit de werkgroepen Indien nee, afhandelen als risico door de directeur en vaststellen of sprake is van nieuw risico en/of nieuwe feiten o Indien nee, naar 3-a o Indien ja, naar 3-b en aankondiging TelCo met te betrekken expertise (alleen als nog geen TelCo heeft plaatsgevonden van de wg Leveranciersbeoordeling of als aanvullende informatie vereist is) Indien ja, afhandelen als calamiteit o Zie stappenplan calamiteitenbeheersing 3-a: (bij bekende situatie) directeur handelt risico af - Conform eerder afgesproken maatregelen en communicatie - Samen met de betrokken deelnemer(s) - In afstemming met betrokken ketenpartners en externe partijen, conform afspraken 3-b: (bij nieuw risico en/of nieuwe feiten) TelCo met experts uit wg’en - Aanvullen tijdlijn Met verder beschikbare info, o.m. met behulp van betrokken deelnemer(s) - Analyse situatie, problemen en (mogelijke) scenario’s - Bevestigen: sprake van risico, geen (potentiële) calamiteit o Indien bevestigd: afhandelen als risico o Indien alsnog beoordeeld als (potentiële) calamiteit: afhandelen via stappenplan calamiteitenbeheersing - Vaststellen vereiste maatregelen Waaronder (nader) onderzoek naar aard en oorzaak van het risico Er kan sprake zijn van aanvullende maatregelen o Bij nieuwe feiten bij bekend risico - Vaststellen gewenste nadere info en problemen ‘van latere orde’ - Vaststellen te betrekken experts, deelnemers, ketenpartners en externe partijen 4: traceren oorzaak risico, uitvoeren maatregelen en communicatie - Om escalatie en/of herhaling te voorkomen - Melden afhandeling risico bij deelnemers, wg’en, RvB en (conform afspraken) bij ketenpartners en externe partijen 5: evaluatie afwikkeling risico in wg(’en) - Beoordelen in het licht van: Werkwijze risicobeheersing SecureFeed Afspraken met ketenpartners en externe partijen 6: bevindingen archiveren en verwerken - Resultaat evaluatie: Archiveren Verwerken in risico-aanpak en –communicatie SecureFeed Melden bij en bespreken met ketenpartners en externe partijen
Pagina: 5/6
P-07-00 BIJLAGE 1 Actie- en afkeurgrenzen SecureFeed Producten
Contaminanten Alle contaminanten genoemd in bijlage 1 van Richtlijn 2002/32/EG m.u.v.: Dioxinen, DL PCB’s en non-DL PCB’s Aflatoxine B1 (normen: ook in GMP+ BA1 of GMP OVOCOM BT01) Dioxinen, DL PCB’s en non-DL PCB’s (Richtlijn 2002/32/EG) (m.u.v. dioxinen in leghennen(opfok)voeders) Dioxinen in leghennen(opfok)voeders Aflatoxine B1 in melkveevoeders (mengvoeders en enkelvoudige aflevering aan veehouders) Aflatoxine B1 in overige diervoederproducten Pesticiden zoals omschreven in Richtlijn 2002/32/EU en Verordening (EG) Nr. 396/2005 http://ec.europa.eu/sanco_pesticides/public/index.cfm Bovenwettelijke normen zoals vastgelegd in GMP+ BA1 of GMP OVOCOM BT01 (m.u.v. pH, natrium, kalium, chloride en sulfaat) DON, Zearalenon, Ochratoxine A In mengvoeders en voedermiddelen (geleverd aan de veehouder voor directe vervoedering) (GMP+ BA1 of GMP OVOCOM BT01) DON In voedermiddelen voor verwerking in mengvoeders Zearalenon In voedermiddelen voor verwerking in mengvoeders Ochratoxine A In voedermiddelen voor verwerking in mengvoeders Fumonisine FB1 + FB2 T2 + HT2
Salmonella
Afkeurgrens Tenzij anders vermeld: voedermiddelen toevoegingsmiddelen voormengsels mengvoeders
Actiegrens Tenzij anders vermeld: voedermiddelen toevoegingsmiddelen voormengsels
Wettelijke afkeurgrens
75% van de wettelijke afkeurgrens
Wettelijke afkeurgrens
Wettelijke actiegrens
Wettelijke afkeurgrens 5 ppb
0,4 ng WHO PCDD/F-TEQ/kg 2,5 ppb
Wettelijke afkeurgrens Wettelijke afkeurgrens
75% van de wettelijke afkeurgrens Actiegrens Securefeed gelijk aan wettelijke afkeurgrens
GMP afkeurgrens
GMP actiegrens Indien deze ontbreekt: 75% van de GMP afkeurgrens -
GMP afkeurgrens
2,5 mg/kg 0,25 mg/kg 0,125 mg/kg
Aanwezigheid in 25 g van de serotypen: Enteritidis Typhimurium
Melde n aan Secur F d
15 mg/kg Maalderijprod. haver: 2.000 µg/kg Overige graanprod.: 500 µg/kg Mengvoeders: 250 µg/kg Aanwezigheid in 25 g (alle serotypen dienen gemeld te worden).
Mel den aan
Salmonella; overige maatregelen Voor Belgische bedrijven geldt dat iedere constatering van Salmonella aan het FAVV moet worden gemeld. Zie hiervoor tevens: http://www.favv.be/plantaardigeproductie/omzendbrieven/_documents/2010-06-11_Salmonellaindiervoedersomzendbrief.pdf Wat te doen als norm ontbreekt? Voor contaminanten in producten waarin deze niet zijn genormeerd, wordt de norm afgeleid van vergelijkbare producten waarvoor wel een norm bestaat.
Pagina: 6/6
