P A R T N E R K A P C S O L A T I ( C R M ) É S S Z Á M L Á Z Á S I P R O G R A M R E N D S Z E R

Comp-Sys Számítástechnikai Szolgáltató és Kereskedelmi Kft 9028 Győr, Szent Imre út 113/b Telefon: 96-517-799 Web: www.compsys.hu e-mail: [email protected]

PARTNERKAPCSOLATI (CRM) ÉS SZÁMLÁZÁSI PROGRAMRENDSZER FELHASZNÁLÓI LEÍRÁSA

Http://www.compsys.hu

2014. augusztus

"A jövőbe mutató megoldás"

Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás

Tartalomjegyzék Fogalom meghatározások ............................................................................................................. 5 A program indítása ........................................................................................................................ 6

1. 2. 2.1. 2.2.

A vállalat kiválasztása ........................................................................................................................................ 6 Kezelő név és jelszó megadása ........................................................................................................................... 6

A program kezelése ....................................................................................................................... 8

3.

3.1. A menürendszer kezelése .................................................................................................................................... 8 3.1.1. A Törzskarbantartás és a Lekérdezések menü kezelése .............................................................................. 8

Kezelői jogosultságok beállítása ................................................................................................... 9 Törzsállományok karbantartása ................................................................................................ 10

4. 5.

5.1. A törzskarbantartó menüpontok kezelése ......................................................................................................... 10 5.1.1. Alapfunkciók ............................................................................................................................................ 10 5.1.2. Rendezés, szűrés, gyorskeresés ................................................................................................................. 10 5.2. Ágazatok ........................................................................................................................................................... 11 5.3. Tevékenység csoportok..................................................................................................................................... 12 5.4. Tevékenységek.................................................................................................................................................. 13 5.5. Szolgáltatások ................................................................................................................................................... 14 5.5.1. A szolgáltatás kód szerkezete: .................................................................................................................. 14 5.6. Kapcsolat minőségek ........................................................................................................................................ 15 5.7. Munkaszámok ................................................................................................................................................... 16 5.8. Partnerek ........................................................................................................................................................... 16 5.9. Partnerkapcsolatok ............................................................................................................................................ 17 5.10. Főkönyvi kontírozás ..................................................................................................................................... 18 5.11. Kezelők ......................................................................................................................................................... 19 5.12. Munkaszám alapú jogosultságok .................................................................................................................. 19 5.13. Vállalat adatok .............................................................................................................................................. 21

Ajánlatok összeállítása ................................................................................................................ 22

6.

6.1. Bevezetés .......................................................................................................................................................... 22 6.1.1. Ajánlat fejléc ............................................................................................................................................. 22 6.1.2. Forrástallózás ............................................................................................................................................ 23 6.1.3. Célszűrés ................................................................................................................................................... 23

Megrendelések felvitele ............................................................................................................... 25

7. 7.1. 7.2.

8.

Csekkbefizetések felvitele ................................................................................................................................ 25 Egyéb megrendelések felvitele ......................................................................................................................... 26

Számlázás ..................................................................................................................................... 28 8.1. Csoportos számlák készítése ............................................................................................................................. 28 8.1.1. Új számlák készítése egy részletben (100%) ............................................................................................ 29 8.1.2. Új számlák készítése több részletben ........................................................................................................ 31 8.2. Számlanyilvántartás .......................................................................................................................................... 35 8.2.1. Számlanyomtatás ...................................................................................................................................... 37 8.2.2. Számlasztornírozás ................................................................................................................................... 38 8.3. Kontírozatlan számlák ...................................................................................................................................... 40

9.

Lekérdezések ................................................................................................................................ 42 9.1. Etikettek készítése............................................................................................................................................. 42 9.1.1. Terjesztési etikettek készítése a megrendelésekhez .................................................................................. 42 9.1.2. Boríték címke megrendelők számára ........................................................................................................ 43 9.1.3. Boríték címke ajánlatok kiküldéséhez ...................................................................................................... 44 9.2. Csekk nyomtatás ............................................................................................................................................... 44 9.2.1. Csekk nyomtatás ajánlatokhoz .................................................................................................................. 44 9.2.2. Csekk nyomtatás számlákhoz ................................................................................................................... 46 9.3. Kimutatások ...................................................................................................................................................... 46 9.3.1. Új megrendelők......................................................................................................................................... 46 9.3.2. Utolsó megrendelés partner címlista ......................................................................................................... 47 9.3.3. Ajánlat lista ............................................................................................................................................... 48 9.3.4. Ajánlat/megrendelés/minőség kontaktlista ............................................................................................... 48 9.3.5. Megrendelés lista ...................................................................................................................................... 49


3. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás 9.3.6. 9.3.7. 9.3.8. 9.3.9. 9.3.10. 9.3.11.

10.

Postaküldemények feladókönyve .............................................................................................................. 49 OAFSZ tagdíj bontó ív.............................................................................................................................. 50 Partnerkód hol fordul elő .......................................................................................................................... 50 PÜ teljesítések munkaszámonként ............................................................................................................ 51 Rendezetlen fizetve számlák ..................................................................................................................... 52 Újság szerkesztési listák ........................................................................................................................... 53

Egyebek......................................................................................................................................... 56

10.1.

Újság szerkesztés szín kódok: ....................................................................................................................... 56


4. oldal



1. Fogalom meghatározások Ágazat:

A Felhasználónál előforduló és az alkalmazás (Partnernyilvántartás, Számlázás, Főkönyv) látókörébe tartozó szervezeti egységek, pl. asztalos, autós, szedészet, újságíró, ügyvezetés, pénzügy, rendezvény szervezés stb.

Tevékenység csoport: Tevékenység tárgya: Minőség:

Pl. újság, kiállítás, konferencia, kiadvány értékesítés, nyomdai előkészítés, újságírás

A tevékenység tárgyának időpontja: Munkaszám:

Pl. „Asztalos” újság 020401-i száma.

Partner:

A Felhasználóval kapcsolatban álló külső partnerek (megrendelők), illetve más jogán (pl. szövetségi tagság) egy valamely szolgáltatás terjesztési listájába (pl. előfizetői lista, VIP) tartozó partnerek.

Csoportos számla:

A számla elkészítéséhez szükséges adatokat a megfelelő tevékenység alrendszer tölti fel, a számla fél-automatikusan készül a feltöltött adatok alapján (pl. előfizetés, rendezvény, szedészet havi számla stb.).

Eseti számla:

Olyan számla, amelyet nem előz meg ajánlatkiküldés és megrendelés. Természetesen az ilyen számla is pontosan ugyanúgy tartalmazza az adatok feldolgozásához szükséges azonosítókat (munkaszámok, cikkszámok).

Cikkszám:

A kiajánlott szolgáltatások, termékek, beazonosítására szolgál. Feladata a továbbiakban még, hogy a szolgáltatáshoz rendelje az ajánlatok tételeit. Az adott tételt azonosítsa be és összefogja annak leíró adatait, árát, stb.

Szülő cikkszám:

Olyan szolgáltatás csoport (pl. Asztalos újság 2002. hirdetés), amely magában foglal további szolgáltatásokat (gyerek cikkszám, pl. Asztalos Újság 2002. hirdetés 1/4 színes, 1/4 ff, előlap, hátlap, betétlap stb.)

Gyerek cikkszám:

Olyan szolgáltatás (pl. pl. Asztalos Újság 2002. hirdetés 1/4 színes, 1/4 ff, előlap, hátlap, betétlap stb.), amely beépül valamely szolgáltatás csoportba (szülő cikkszámba, pl. Asztalos újság 2002. hirdetés).

„Asztalos”, „Autószaki”, „Autó Diga”, „Faipar.hu”, szedészet, levilágítás A cégkapcsolat egyéb minősége, VIP, szövetségi tag, cikkíró stb., aki nem rendel meg és nem kap számlát valamely szolgáltatásról, hanem azt más kapcsolat folytán veszi igénybe.

A fenti tevékenységek konkrét megtestesülése a kifejlesztendő alkalmazásban (partnerek és cégkapcsolatok, számlázás, könyvelés). A kódolása és használata lehetővé teszi az egyes tevékenységek nyilvántartását, pénzügyi és jövedelmezőségi helyzetének nyomon követését stb. Átveszi a jelenleg a számlatükör árbevételi és költség számlái megbontásának funkcióját.


5. oldal



2. A program indítása 2.1.

A vállalat kiválasztása

A fenti képernyőminta szerint megjelenő listában rá kell kattintani a választandó cégre, majd a Belépés gombra.

2.2.

Kezelő név és jelszó megadása

A fenti képernyőn meg kell adni a kezelő kétszámjegyű kódját, és a hozzá tartozó jelszót. A mezők között az Enter billentyűvel lehet továbblépni. Ha a fenti adatokat helyesen adtuk meg, megjelenik a program főképernyője:


6. oldal




7. oldal



3. A program kezelése 3.1.

A menürendszer kezelése

A program menüje többféleképpen érhető el: 

Az egér bal gombjával rá lehet kattintani a menü megfelelő elemére (pl. Törzskarbantartás)



Az Alt billentyű egyszeri lenyomásával rá lehet lépni a menü első elemére (Könyvelés)



Az Alt billentyű és a kiválasztandó menüelem aláhúzott betűjének együttes lenyomásával be lehet lépni a kívánt menüpontba (pl. Alt-L Lekérdezések)

3.1.1.

A Törzskarbantartás és a Lekérdezések menü kezelése

Ennek a menünek a kezelése kissé eltér a program főmenüjének a kezelésétől. Itt az egyes menücsoportokat az előttük álló + vagy - jelre kattintva lehet kinyitni vagy bezárni, több szinten keresztül. A billentyűzetről kezelve a menücsoportok a rájuk lépéskor automatikusan kinyílnak és bezáródnak.


8. oldal



4. Kezelői jogosultságok beállítása A program lehetőséget ad a kezelőknek a program menüpontjaihoz való hozzáférésének beállítására. Ezt a program Főmenü, Szerviz menüjében végezhetjük el. A képernyő felső részében ki kell választani a kezelőt, az alsó részben pedig menücsoport vagy menüpont szinten be kell állítani a jogosultságokat. A beállítások rögzítéséhez rá kell kattintani a Rögzít gombra. A kiválasztott kezelőre vonatkozó beállításokat át lehet örökíteni a többi kezelőre, ehhez az Átörökítés gomb felett be kell jelölni azokat a kezelőket, akik számára a beállított jogokat örökíteni akarjuk, majd rá kell kattintani az Átörökítés gombra.


9. oldal



5. Törzsállományok karbantartása 5.1.

A törzskarbantartó menüpontok kezelése

5.1.1.

Alapfunkciók

A törzsállományok (pl. Ágazatok, Szolgáltatások, Partnerek stb.) karbantartása során a következő feladatokat lehet elvégezni: Feladat

Billentyű

Új tétel felvitele

Insert, F6 vagy Alt-Ú

Módosítás

Enter, F7 vagy Alt-M

Törlés

Delete, F8 vagy Alt-T

Gyorskeresés

F1 vagy Alt-G

Átrendezés

F2 vagy Alt-U

Kibontás (pl. egy partnerrel vagy munkaszámmal kapcsolatos részletes (nem törzsállomány!) adatok megtekintése)

+ jel a sor elején, vagy Enter az adott főkönyvi számon állva

Kilépés

Esc vagy Kilépés gomb

Módosítás esetén a rögzít gomb lenyomásakor a program a következő kérdést teszi fel:



Igen esetén a program a módosításokat az eddig már rögzített adatokon is végigvezeti, tehát pl. a főkönyvi számla megnevezése visszamenőleg módosulni fog.



Nem esetén a program a módosított adatokkal egy új főkönyvi számot fog létrehozni, az eddig lekönyvelt adatok megtartják a főkönyvi számla eredeti adatait.

Rögzítés nélküli kilépéshez bármelyik mezőben állva le lehet nyomni az Esc-t, vagy egérrel rá lehet kattintani az Elvet gombra.

5.1.2.

Rendezés, szűrés, gyorskeresés

A törzsállományok alaprendezettségét (ahogyan a menüpont elindításakor megjelennek) a Tulajdonság mező beállításával változtathatjuk meg: az F2 billentyű leütésével vagy a mező szélén található lefelé mutató jelre kattintva a legördülő listából kell kiválasztani a rendezettségi szempontot. A Tulajdonság mező tartalma a fentieken túl meghatározza még: 

a Gyorskeresés (F1) szempontját,



a törzsállomány szűrését a Tulajdonság (F2) mező tartalma (F3) alapján.

Példák a fentiekre: 

Gyorskeresés, pl. egy partner megnevezésére:


10. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás A Tulajdonság (F2) mezőben tartalma legyen "Megnevezés", ennek eredményeként a rendezettség is Megnevezés szerinti lesz. A Gyorskereső (F1) mezőben kezdjük el gépelni a keresendő nevet, pl. Ács. Figyeljük meg, hogy amint a karaktereket leütjük, a program folyamatosan rákeres az éppen beütött számsorozatra. Ha a leütött karakter nem jelenik meg a Gyorskereső (F1) mezőben, azt jelenti, hogy a begépelt karaktersorozat nem található. Ugyancsak figyeljük meg, hogy a beírt karakterek visszatörlésekor a program folyamatosan keres visszafelé, üres mező esetén értelemszerűen visszaáll a legelső tételre. 

Szűrés pl. a Megnevezés valamely tartalmi részletére A Tulajdonság mező tartalma legyen "Megnevezés" A Tartalom mezőbe írjuk be a keresendő szövegrészletet, pl. "kft". A Hogyan (F4) mezőben válasszuk ki a "Valahol a mezőben" értéket. Kattintsunk a Frissítés (F5) gombra. A fentiek hatására a program kiszűri azokat a partnereket, amelyek megnevezésében szerepel a kft szövegrészlet. A szűrt tételek rendezettségét a fentiek szerint megváltoztathatjuk (pl. partner kód szerintire), és újra használhatjuk a Gyorskereső funkciót.

5.2.

Ágazatok


11. oldal



5.3.

Tevékenység csoportok


12. oldal



5.4.

Tevékenységek


13. oldal



Szolgáltatások

5.5.

Ebben a törzsállományban a program a Felhasználó által nyújtott szolgáltatásokat tárolja strukturált módon:

A törzsállomány a következő adatokat tárolja: Megnevezés

Hossz

Leírás

Szolgáltatás kód

11

A szolgáltatás (termék), illetve szolgáltatás- vagy termékcsoport kódja, a kód szerkezetét ld. alább.

Beépül

11

A szolgáltatás- vagy termékcsoportok („szülő cikkszámok”) esetén üres. Az elemi szolgáltatások vagy termékek („gyerek cikkszámok”) esetén az a cikkszám, amely csoportba az adott szolgáltatás beépül („szülő cikkszám”).

Megnevezés

A szolgáltatás vagy termék megnevezése.

Egységár

A szolgáltatás vagy termék nettó (Áfa nélküli) egységára, egész forintra kerekítve.

Áfa

A szolgáltatás árának Áfa összege, forintbam.

Me

A szolgáltatás mennyiségi egysége.

Áfakulcs

A szolgáltatás Áfa kulcs

Munkaszám

A szolgáltatáshoz (csoporthoz) kapcsolódó munkaszám (csoport). Pl.:

5.5.1.



SUAS02: a szolgáltatás az Asztalos újság 2002. évi kiadásához kapcsolódik



UUAH02: a szolgáltatás az Autóház újság 2002. évi kiadásához kapcsolódik.

A szolgáltatás kód szerkezete: Pozíció

Leírás


14. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás 1-1:

5.6.

A szolgáltatás jellege, pl. : 

E = előfizetés,



H = hirdetés



stb.

2-4:

A szolgáltatás jellegen belüli sorszám, pl. E+001, E+002, H+001 stb.

5-11:

A szolgáltatás csoporton belüli folyamatos sorszám, pl. E+001+001, H+001+001 stb.

Kapcsolat minőségek


15. oldal



5.7.

Munkaszámok

5.8.

Partnerek


16. oldal



5.9.

Partnerkapcsolatok

A táblázat a partnerek kötődésének fajtáit tartalmazza.

Mező

Leírás

Munkaszám

Az ágazatok, tevékenységek, tevékenység csoportok kódja, a munkaszám első 4 karaktere, pl. SUAS: Asztalos ágazat, Újság, Asztalos újság, tehát hogy a partner kihez (mely ágazat mely tevékenységéhez) kötődik.

Szolg_Kód

A partner által igénybevett szolgáltatás típus, pl. E: előfizető, K: kiállító, H: hirdető stb.

Partnerkód

A partner azonosítója a Partner törzsben.

Partner megnevezés:

A partner megnevezése a Partner törzsből kiírva (itt nem módosítható).

Postacím:

A partner levelezési címe, ahová a megrendelt terméket (pl. újság példányt) küldeni kell.

SzlaPartnerKód:

Annak a partnernek a kódja, akinek részére a szolgáltatásról (termékről) a számlát ki kell állítani. Ez az esetek egy részében azonos a szolgáltatást igénybevevő partnerrel (pl. egyéni újság előfizetők), más esetben (pl. Asztalos szövetségi tagok) pedig a szövetség (mint partner) kódja.

Számlázási cím

Annak a partnernek a számlázási címe a partner törzsből, akinek a részére a számla készül.


17. oldal



5.10. Főkönyvi kontírozás


18. oldal



5.11. Kezelők

5.12. Munkaszám alapú jogosultságok A programban Törzskarbantartás->Beállítások->Kezelő-munkaszám jogosultságok menüpontban állíthatók be, a következő módon, pl.:


19. oldal



A táblázatba fel kell vinni a Kezelő-munkaszám első 4 jegyét tartalmazó összes párosítást. A Jog mezőbe a következő értékek vihetők be:  

R: adatrögzítési (írási) jog (ajánlatok, megrendelések, stb.) L: lekérdezési ()olvasási) jog (lekérdezésekben a munkaszámmal kapcsolatos adatok megjeleníthetősége)

A fenti példa szerint ezeket lehet kombinálni is, pl. a 99-es kezelőnek rögzítési és lekérdezési joga is van az SUAS (Asztalos újság) munkaszámra; a 02-es felhasználónak viszont az SUAS munkaszámra csak lekérdezési joga van. A beállítások elvégzésére (a fenti menüpont használatára) Pintér Imre, Kozma Ferencné, Stipsits Zsuzsa és a 99-es kezelő jogosultak. A jogosultsági rendszer az összes kezelő-munkaszám párosítás beállítása után tud életbe lépni.


20. oldal



5.13. Vállalat adatok


21. oldal



6. Ajánlatok összeállítása 6.1.

Bevezetés

A programban az összes ajánlatfajta felvitele az alábbi egységes adatbeviteli képernyőn történik:

A képernyő 3 fő részből áll:  Ajánlat fejléc  Forrástallózás  Célszűrés

6.1.1.

Ajánlat fejléc

Az ajánlat fejléc a következő adatokat tartalmazza: Az előzőekben tárgyalt munkaszám törzsben szereplő egyed, mely leírja, hogy mely Munkaszám: ágazat, mely tevékenységéről, mely termékéről van szó, pl. SUAS02: Asztalos ágazat, Újság, Asztalos újság, 2002. Szolgáltatás:

A szolgáltatás törzsben szereplő egyed, amely leírja, hogy konkrétan mely termék(csoport)ról vagy szolgáltatás(csoport)ról van szó, pl. E001 2002-es előfizetés.

Minőség:

A kapcsolat minősége, pl. N: normál előfizető, S: szövetségi tag stb.

Ajánlat neve:

Az elkészült ajánlati lista (kiknek, mit ajánlottunk) tárolásához és későbbi visszakereséséhez használandó név. Az ajánlat összeállításának elindítása. Az elmentett ajánlati listák közötti tallózást, keresést, a megtalált ajánlat kiválasztását teszi lehetővé.


22. oldal



6.1.2.

Forrástallózás

Ebben a részben van lehetőség az ajánlat célcsoportjának összeállításához különféle címlistákból való válogatásra. Ezek a címlisták a következők lehetnek: A célcsoport összeállításához egy létező ajánlat listából kívánunk válogatni. Ajánlat: Megrendelés:

A célcsoport összeállításához egy megrendelés listából kívánunk válogatni.

Partnertörzs:

A célcsoport összeállításához a partnertörzsből kívánunk válogatni.

Partnerkapcsolat:

A célcsoport összeállításához a partnerkapcsolati törzsből kívánunk válogatni.

A címlista kiválasztása után a következő mezőket kell kitölteni: Az előzőekben tárgyalt munkaszám törzsben szereplő egyed, mely leírja, hogy mely Munkaszám: ágazat, mely tevékenységéről, mely termékéről van szó, pl. SUAS02: Asztalos ágazat, Újság, Asztalos újság, 2002. Szolgáltatás:


Minőség:

A kapcsolat minősége, pl. N: normál előfizető, S: szövetségi tag stb.

Az gomb lenyomásával a fentiek szerint megadott címlista fajtából (ajánlat, megrendelés stb.) a megadott feltételek szerint (munkaszám, szolgáltatás stb.) tudjuk a szűrést elindítani. A gomb lenyomásának eredményeképp megjelenik a feltételeknek megfelelő partner lista (partnerkód, megnevezés, postacím, munkaszám, szolgáltatás kód, forrás). A listában a Szóköz billentyű lenyomásával tudunk partnereket megjelölni egyesével vagy csoportosan megjelölni (a csoportos megjelöléshez a Windowsban megszokott módon először ki kell választani a kijelölendő tételeket, majd le kell nyomni a Szóköz billentyűt. A Szóköz billentyű „oda-vissza” működik, tehát a kijelölés visszavonására is használható. Csoportos kijelölés esetén a Szóköz billentyű a kijelölést megfordítja: a kijelöletlenek kijelöltek lesznek és fordítva. Amennyiben befejeztük a forrás címlistából való válogatást, lenyomhatjuk a ként a forráslistában kijelölt partnerek átkerülnek a céllistába.

gombot. Ennek eredménye-

Amennyiben további forráslistákból kívánunk válogatni, visszatérhetünk a Forrástallózás rész elejére, és kiválaszthatunk más forrás típust (pl. megrendelést), és megadhatunk újabb szűrő feltételeket (munkaszám, szolgáltatás stb.). Ezután az

gomb újbóli megnyomásával a megjelenő listából újabb partnereket jelölhetünk ki, majd a gombbal hozzáadhatjuk őket a célcsoporthoz.

Fontos megjegyezni, hogy a program a kijelölt partnerek közül csak azokat adja hozzá a célcsoporthoz, akik abban még nem szerepelnek.

6.1.3.

Célszűrés

Az elkészült célcsoportot lehetséges különféle szempontok szerint szűrni: Az előzőekben tárgyalt munkaszám törzsben szereplő egyed, mely leírja, hogy mely Munkaszám: ágazat, mely tevékenységéről, mely termékéről van szó, pl. SUAS02: Asztalos ágazat, Újság, Asztalos újság, 2002. A mező Szolgáltatás:


Forrás:

Milyen forrásból került bele az adott egyed a célcsoportba (ajánlat, megrendelés stb.)

Sorrend:

Az összeállított célcsoport sorba rendezhető a lista oszlopai szerint (partnerkód, megnevezés stb.)


23. oldal



Az összeállított (vagy módosított) célcsoport lista a mezőben megadott néven, és a későbbiekben a dosítási céllal hívható be.


gomb lenyomásával tárolható el, az „Ajánlat neve” gomb lenyomásakor ezen a néven található meg, és mó-

24. oldal



7. Megrendelések felvitele A programban kétféleképpen lehetséges megrendelést rögzíteni: 1. A bankszámlára beérkező csekk befizetéseken keresztül. 2. Egyéb ajánlatok visszakeresésével és az azok alapján megrendelt szolgáltatások bevitelével.

7.1.

Csekkbefizetések felvitele

A program a következő képernyőt jeleníti meg:

A program a következő adatokat kéri be: Csekk azonosító:

A csekk befizetési szelvényen szereplő befizetőazonosítót kell megadni. Ez alapján a program kikeresi a konkrét ajánlatot, és automatikusan kitölti a következő adatokat: munkaszám, Szolg-kód, a befizető partner adatai, az ajánlat végösszege.

Csekk befizetés dátuma:

A program felajánlja a napi dátumot, ezt szükség szerint módosítani kell a tényleges dátumra.

Csekk befizetés összege: A program felajánlja az ajánlat végösszegét, ezt szükség szerint módosítani kell a ténylegesen befizetett összegre. Amennyiben ez nem egyezik az ajánlatban szereplő tételek végösszegével, abban az esetben az alsó táblázatban kézzel el kell végezni a szükséges módosításokat (pl. mennyiségeket, árakat), vagy pedig a Korrekció gombra kattintva a programmal is el lehet végeztetni a korrekciót.


25. oldal



Ha az adatok megfelelőek, akkor a Rögzít gombra kattintva lehet a befizetés adatait tárolni.

Egyéb megrendelések felvitele

7.2.

A program a következő képernyőt jeleníti meg:

A program a következő adatokat kéri be: Munkaszám:

A munkaszám első 6 jegye, pl. SUAS02 Asztalos újság: annak az ajánlatnak a munkaszáma, amelyre a megrendelés érkezett.

Szolgáltatás kód:

A szolgáltatás kód első 4 jegye, pl. E001 Előfizetés, az ajánlott szolgáltatás kódja.

A gomb lenyomásával lehetőség van az elkészített ajánlatok közötti tallózásra. A kiválasztott ajánlat munkaszáma és szolgáltatás kódja megjelenik a fenti mezőkben. Az ajánlatokat.

gomb lenyomásával a program beolvassa a fent megadott munkaszám, szolgáltatás kódnak megfelelő

A képernyő 2 táblázatból áll, a két táblázat között kattintva, vagy az F9-cel lehet váltogatni.:  Felső táblázat: a megrendelések fejléc sorai PartnerKód:

A partner kódja

Megnevezés:

Megnevezés

Postacím:

Postaváros, PostaUtca, PostaIrsz

Minőség:

Milyen minőségben rendelte meg a szolgáltatásokat, pl.:

Forrás: Http://www.compsys.hu



N: normál megrendelő



S: szövetség tagja

Honnan keletkezett a megrendelés, pl. 26. oldal







Ajánlat alapján,



Egyedi).

Alsó táblázat: a megrendelések tételei Munkaszám

A konkrét, teljes munkaszám, pl. SUAS0201. SUAS0202 stb. Módosításnál vagy új tétel rögzítésénél csak a felső táblázatban szereplő munkaszámmal egyezőt vagy annál részletesebbet adhat meg.

Beép:

A szolgáltatás gyűjtő kódja (szülő cikkszáma)

Szolg_kód:

A ténylegesen igénybe vett szolgáltatás kódja (gyerek cikkszám). Módosításkor vagy új felvitelkor csak a fejlécben szereplő szülő cikkszámnak megfelelő, gyerek cikkszámot lehet megadni.

Szolg_megnevezés:

A szolgáltatás megnevezése a VA_CIKKből.

Egységár:

Az eredeti, ajánlat szerinti egységár, Áfa nélkül.

Mennyiség:

A megrendelt mennyiség.

Számlázható:

Amennyiben a megrendelés kiszámlázható, ebbe a mezőbe egy i-t kell írni.

KedvSz:

A kedvezmény %-a.

KedvÁr:

A kedvezményes ár, Áfa nélkül.

Áfakulcs:

A tétel Áfa kulcs, szövegesen.

Megjegyzés:

A tételhez tartozó megjegyzés szövege.

Alvállalkozó:

A megrendeléssel kapcsolatos belső alvállalkozó (pl. hirdetéshez nyomdai előkészítő munka) munkaszáma.

Számlasorszám:

A számla sorszáma, ha a megrendelés már ki lett számlázva, egyébként nulla. (VA_SZLA:SZLASZAM, ahol JELLEG=’V’)

Sztornó:

A sztornó számla sorszáma, ha a számla vissza lett sztornírozva, egyébként 0.

A megrendelt tételeket addig lehet módosítani, törölni, amíg nem készült róluk számla. A már kiszámlázott tételeket nem lehet sem törölni, sem módosítani. Ha a megrendelésen módosított, a rögzítés előtt rá kell kérdezni, hogy így rögzíthető-e a megrendelés.


27. oldal



8. Számlázás 8.1.

Csoportos számlák készítése

A menüpont a következő feladatok elvégzését teszi lehetővé:  Megrendelések alapján új számlák elkészítése egyszerre több vevő részére, egy vagy több részletben (pl. rendezvény részvétel esetén)  Elkészült számlák megtekintése, nyomtatása, újranyomtatása A menüpont indításakor a következő képernyő jelenik meg:


A számlázandó megrendelések munkaszáma (F5-re tallózható a munkaszám törzs).

Szolgáltatás csoport:

A számlázandó szolgáltatás (F5-re tallózható a szolgáltatás törzs azon része, amely az előző megadott munkaszámhoz tartozik).

Partner minőség:

N=normál partner S=szövetségi tagok

Partner:

A partner kódja (F5-re tallózható a partnertörzs, előszűréssel).

Számlázott tételek:

Jelölőnégyzet: Üres: a megadott feltételeknek (munkaszám, szolgáltatás, minőség, partnerkód) megfelelő, még nem számlázott megrendeléseket gyűjti össze a program. Pipa: a megadott számú kötegben kiszámlázott számlákat gyűjti össze a program.

Kötegszám:

Számlázott tételek esetén a köteg száma; F5-re tallózhatók az elkészült kötegek. A kötegszámnak több részletben történő számlázáskor van jelentősége: az első részletet tartalmazó köteg számának megadásával készíthető el a következő részszámlát tartalmazó köteg.


28. oldal



A fenti adatok megadása után az

gomb megnyomásával lehet a kívánt funkciót elindítani.

A képernyő alábbi területe 3 táblázatból áll:  Megrendelés (számla) fejléc adatok (felső)  Megrendelés (számla) tétel adatok (bal alsó)  Számla, köteg, rész % adatok (jobb alsó), csak akkor jelenik meg, ha számlázott tételeket kértünk.

8.1.1.

Új számlák készítése egy részletben (100%)


A számlázandó megrendelések munkaszám csoportja, pl. SUAS03, Asztalos újság 2003 (F5-re tallózható a munkaszám törzs).


A számlázandó szolgáltatás csoport, pl. E008 (F5-re tallózható a szolgáltatás törzs azon része, amely az előző megadott munkaszámhoz tartozik).

Partner minőség:

N=normál partner S=szövetségi tagok

Partner:

A partner kódja (F5-re tallózható a partnertörzs, előszűréssel).


Jelölőnégyzet: hagyjuk üresen, a megadott feltételeknek (munkaszám, szolgáltatás, minőség, partnerkód) megfelelő, még nem számlázott megrendeléseket gyűjti össze a program.

A felső táblázatban a számlázandó megrendelések láthatók: Sz.szám:

Számlasorszám, ami ebben az esetben üres (még nem számlázott megrendelésekről lévén szó). A számlasorszámot a program automatikusan adja, nincs lehetőség annak megváltoztatására, beállítására. A Partnerkapcsolati (CRM) rendszer (mivel a Comp-Sys Integrált Vállalatirányítási Rendszer szerves részét képezi, annak moduljaival közös adatbázisban működik), a Főkönyv-PÜ-Számlázás/Win (CompSysWinFokSzla) program számlázó moduljával közös számlasorszám tartományt használ.

Partner:

A számlát kapó partner kódja.

Számlát kapó partner neve:

A számlát kapó partner megnevezése, a számlán ez a megnevezés szerepel.

Össz. Érték:

A számlázandó megrendelés bruttó (Áfával növelt) értéke.

Fiz. Mód:

Fizetési mód megnevezése.

Nap:

A fizetési mód alapján az esedékes napok száma.

Számlázási cím

A számlát erre a címre

Rend. Szám:

A számlázandó megrendelés belső (technikai azonosítója)

Munkaszám, megnevezés Szolg_kód:

A szolgáltatás csoport kódja.

Cikk megnevezés:

A számlázandó termék/szolgáltatás megnevezése

Megr.:

A megrendelő partner kódja.

Megrendelő partner neve Postacím:

A megrendelést erre a címre kell eljuttatni.

Az alsó táblázatban a felső szerint kijelöl megrendelés tételei látszanak: Munkaszám:

A megrendelés tényleges munkaszáma, pl. SUAS0312 Asztalos újság 2003. 1. szám

Munkaszám meg-


29. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás nevezése Szolg_kód:

A számlázandó termék vagy szolgáltatás kódja, E008001

Cikk megnevezése:

A számlázandó termék/szolgáltatás megnevezése.

M.e.:

Mennyiségi egység

Menny.:

A számlázandó mennyiség.

Egységár:

A termék/szolgáltatás Áfa nélküli egységára.

K.%:

A kedvezmény mértéke.

Kedv.ár:

A kedvezményes egységár.

Áfa %.

Áfakulcs.

Dátum:

A megrendelés dátuma.

A felső táblázatban a Szóköz billentyű lenyomásával ki kell választani (meg kell jelölni) a megjelentekből a kiszámlázandó megrendeléseket. A megjelölt megrendelések vastagított betűvel jelennek meg. A megjelölt tételen újra megnyomva a szóköz billentyűt, a kijelölés megszűnik. Egyszerre több tétel kijelöléséhez először a jelölendő sorokat kell kiválasztani a Windows-ban máshol is használt módon, pl. a Shift-Lefelé nyíllal vagy a Shift-PgDn billentyűkkel; a kiválasztott (sötétkék) sorok a szóköz lenyomására megjelöltté válnak, kivastagodnak. A megjelölt megrendeléseket a

gomb lenyomásával lehet elkészíteni. Ekkor a következő ablak jelenik meg:

A kitöltendő adatok: Számla kelte:

A számla elkészítésének a dátuma; a program a napi dátumot ajánlja fel.

Számla teljesítés dátuma:

A számlán szereplő termékek/szolgáltatások teljesítésének a dátuma; a program a napi dátumot ajánlja fel.

Teljesítés helye:

Győr

Megjegyzés:

A program 3 megjegyzés sort ajánl fel: 

1 db fejléc megjegyzés

 2 db lábléc megjegyzés (számla alján) A lábléc megjegyzés mezőkbe a program automatikusan beírja az s1, s2 kódokat, ami az előre megadott szövegek automatikus behelyettesítését eredményezi, ld. Megjegyzés törzs:


30. oldal



Számlázandó %:

A számlázandó részteljesítés százaléka, jelen esetben 100%.

A program először előállítja a számlák adatait, majd megkérdezi:

Igen esetén a program a megadott példányszámban kinyomtatja az elkészült számlákat.

8.1.2.

Új számlák készítése több részletben

8.1.2.1.

Első részszámla elkészítése

Az első részszámla elkészítésének menete lényegében megegyezik az egy részletben történő számlázással, egészen a gomb lenyomásáig:


31. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás A fenti ablakban a Számlázandó % mezőben a kiszámlázandó részszámla %-át kell megadni, a példa szerint 50-et; ennek eredményeként a program elkészíti az első 50%-os részszámlát. Az egyszerre (csoportosan) elkészült részszámlák a programban megkapják a soron következő kötegszámot.

8.1.2.2.

További részszámla elkészítése

A következő adatokat kell megadni: Munkaszám:

A számlázandó megrendelések munkaszám csoportja, pl. RKAD03, Aautó Diga 2003 (F5-re tallózható a munkaszám törzs).


A számlázandó szolgáltatás csoport, pl. K003 (F5-re tallózható a szolgáltatás törzs azon része, amely az előző megadott munkaszámhoz tartozik).

Partner minőség:

N=normál partner

Partner:

A partner kódja (F5-re tallózható a partnertörzs, előszűréssel), üresen kell hagyni


Jelölőnégyzet: pipáljuk ki.

Kötegszám:

A program bekéri annak a kötegnek a számát, amely az előző részszámlákat tartalmazza. Ha nem tudjuk ezt a számot (amely szerepel minden kinyomtatott számla alján), akkor az F5 lenyomására a program megjeleníti a megadott munkaszám-szolgáltatás kód pároshoz tartozó kötegszámokat:

A listából válasszuk ki a folytatandó köteg számát, pl. a 719-et. Az

gomb lenyomására a program megjeleníti a megadott kötegben szereplő számlákat:


32. oldal



Láthatóan a képernyő alsó része kétfelé oszlik:  A baloldali táblázat tartalmazza a fenti táblázatban kijelölt számla tételeit. Nagyon fontos, hogy amennyiben a kijelölt számla sztornírozva lett, akkor az a táblázat az eredeti és a sztornó számla tételeit is mutatja, +/- előjellel:



A jobboldali táblázat azt mutatja meg, hogy a részszámlázás eddig mely számlaszámokon, mely kötegekben, milyen részletekben és milyen teljesítés dátumokkal történt. Sztornírozott számla esetén szintén fontos, hogy a táblázat az eredeti és a sztornírozott számlákat is tartalmazza (ld. fenti táblázat).


33. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás A példa szerint eddig a 9534-es számlaszámon, a 719-es kötegben 50% lett kiszámlázva 2003-04-28-i teljesítéssel. A 719/0 azt jelenti, hogy ez az utolsó köteg, amelyben számlázás történt (a 0 a következő kötegszámot „jelenti”). A második 50%-os részszámla elkészítéséhez a fenti táblázatban ne jelöljünk ki egyetlen sort sem, hanem így nyomjuk le a

gombot; ekkor a következő képernyő jelenik meg:

Jól látható, hogy a Számlázandó % mezőben a program felajánlja az 50-et, pontosan ennyi maradt még számlázandó az előző részszámlák után. A

gomb lenyomása után a program elkészíti a következő részszámlát.

Ha ezután újra behívjuk a példában szereplő 719-es köteget, akkor az alábbi képernyőt kapjuk:

Láthatóan a jobb alsó táblázatban 2 sor van:  Az első sor a 9534-es számlát mutatja, amely a 719-es kötegben van. A 719/720 azt jelenti, hogy a 719-es kötegben szereplő rész a 720-asban folytatódik.  A második sor a 9535-ös számlát mutatja, amely a 720-as kötegben lett elkészítve, a /0 azt jelenti, hogy ez az utolsó köteg, tehát ez a számla tartalmazza az utolsó részszámlát.


34. oldal



A felső táblázatban kijelölt számlák esetén a

gomb lenyomásával azok újranyomtatása lehetséges:

Ha nincsenek kijelölt számlák, és a részszámlázás egy következő kötegben folytatódott, akkor a nyomására az alábbi üzenet jelenik meg:

Az utolsó, 720-as köteg lekérésekor a nik meg (ld. feljebb).

8.2.

gomb le-

gomb lenyomására a már kinyomtatott számlák újranyomtatása jele-

Számlanyilvántartás

A menüpont a következő feladatok elvégzését teszi lehetővé:  Elkészült számlák visszakeresése, újranyomtatása munkaszám, szolgáltatás kód, kötegszám, partnerkód, dátum alapján. A dátum lehet a Számla kelte, Teljesítés dátuma, Fizetési határidő.  Elkészült számlák sztornírozása gombnyomásra A számlákról az alábbi adatok jelennek meg:


35. oldal



A felső táblázat tartalma: Partner: Partner megnevezése: J.:

A vevő kódja. A vevő megnevezése a számlán. A számla jellege: V: normál vevői számla, V-: sztornó számla. Számlasorszám. A számla összes nettó (Áfa nélküli) értéke.

Szla.szám: Szla.nettó: Fizetési mód: Köteg/Követő: A köteg száma, amelyben a számla szerepel, pl. 719. A következő köteg száma.  Egy részletben történő számlázás esetén 0.  Részszámla esetén az utolsó részletet tartalmazó számla esetén szintén 0.  Egyébként a következő köteg száma, pl. 720. A részszámla mértéke. Sz% Egy részletben történő számlázás esetén 100%. A szállító (kiállító) számlaszáma. Jóváírandó bankszámla: Számla dátu- Kelte, Teljesítés, Esedékes. mok: A vevő címe (eltérhet a partnertörzsben lévőtől). Számlázási cím Ez a cím kerül a számla etikettre. Postacím Kapcsolódó számla száma; a sztornó vagy a sztornírozott számla száma. Kapcs. Szla: Az alsó táblázat tartalma: Munkaszám: Megnevezés: Szolgáltatás kód: Cikk megne-

Munkaszám. A munkaszám megnevezése. A kiszámlázott termék/szolgáltatás kódja. A kiszámlázott termék/szolgáltatás megnevezése.


36. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás vezés: M.e.: Nettó érték: Mennyiség: Egységár: Kedv.%:

8.2.1.

Mennyiségi egység. Áfa nélküli, kedvezménnyel csökkentett érték. A kiszámlázott mennyiség. A nettó (Áfa nélküli) egységár. Kedvezmény %

Számlanyomtatás

A számlákat a program az adatok tárolása után a következő kérdésre válaszolva azonnal nyomtatja:

Utólagos nyomtatásra 2 helyen van lehetőség:  A Csoportos számlakészítés menüpontban  A Számlanyilvántartás menüpontban. Mindkét esetben a Szóköz billentyűvel ki kell jelölni a kinyomtatandó számlákat, majd le kell nyomni a gombot. 

A Csoportos számlakészítés menüpontban a már kinyomtatott számlák újranyomtatása ablak jelenik meg:



A Számlanyilvántartás menüpontban az alábbi ablak jelenik meg:

A választástól függően a program a kijelölt számlákat, vagy pedig a számlák postacímeit tartalmazó öntapadós, borítékra ragasztható etiketteket nyomtatja ki.


37. oldal



8.2.2.

Számlasztornírozás

Számla sztornírozására a Számlanyilvántartás menüpontban van lehetőség. A megfelelő szűrőfeltételek megadásával meg kell keresni a sztornírozandó számlát, ki kell jelölni a Szóköz billentyűvel, majd le kell nyomni a gombot; ekkor a Kimenő számla sztornó ablak jelenik meg:

Itt lehetőség van a sztornó számla dátum- és megjegyzésadatait módosítani vagy megadni. A

gomb lenyomására a program elkészíti a sztornó számlát.

Nagyon fontos, hogy a sztornó számla ugyanazt a kötegszámot kapja, mint az eredeti számla! A sztornó számla nem nyomtatódik ki automatikusan, hanem csak megjelenik a Számlanyilvántartás ablakban; a kinyomtatása az előzőekben ismertetett módon történhet.

8.2.2.1.

Részszámla sztornírozása

Részszámlát ugyanolyan módon lehet sztornírozni, mint a normál, egy részletben készült (100%-os) számlát, a következő feltételekkel:  Ha már az összes részszámla elkészült, akkor mindegyiket külön-külön le kell sztornírozni.  Ha még nem készült el az összes részszámla, de valamely elkészült részszámla sztornírozva lett, akkor a program a következő részszámla elkészítésekor 0 értékű számlát fog készíteni.


38. oldal



A fenti képernyőn a következő folyamat látható (hátulról előre):  A 9545-ös 50%-os részszámla (normál számla, ld. jobb alsó táblázatban V), a 724-es csomagban készült, 2 tételt tartalmaz: 6 m2 és –6m2 (ld. bal alsó táblázat)  A 724-es köteget megelőzően a 723-asban 2 db számla készült (ld. jobb alsó táblázat): a 9542-es (normál) és a 9544-es (sztornó) részszámla. Tehát, a 9545-ös 50%-os részszámla 0 értékű, mivel az előző részletet tartalmazó részszámla, a 9542-es vissza lett sztornírozva a 9544-es számlával. Ebben az esetben a részszámlázást elölről kell kezdeni, egészen onnan, hogy a megrendelések közé újra fel kell venni a kiszámlázandó tételeket, majd a Csoportos számlakészítés menüpontban el kell készíteni a megfelelő részszámlákat. Nagyon fontos, hogy a sztornó számla ebben az esetben is ugyanazt a kötegszámot kapja, mint az eredeti számla! Az is jól látható, hogy a példa szerint a 724-es csomagban szereplő másik részszámla, a 9546-os a helyes mennyiséget tartalmazza, jól követhető, hogy az előző 50%-os részszámla, a 9543-as a 723-as csomagban lett elkészítve (ld. következő képernyő).


39. oldal



8.3.

Kontírozatlan számlák

A menüpont a következő feladatok elvégzését teszi lehetővé:  A főkönyvi feladáshoz nem megfelelően kikontírozott számlák kikeresése és a főkönyvi számok megadása (kontírozás)


40. oldal



A megjelenő ablak két részből áll:  A felső táblázat a kontírozási táblázatot mutatja: Munkaszám: Szolg_kód: Főkönyvi szám: 

A munkaszám vagy annak egy részlete, első néhány karaktere. Ez azt jelenti, hogy minden így kezdődő munkaszámot ugyanígy kell kezelni. A termékek/szolgáltatások kódja, vagy annak eleje. Az az árbevétel (9-es) számla, amelyre a megadott munkaszám-szolgáltatás kód párost könyvelni kell.

Az alsó táblázat a rosszul kontírozott kimenő számlákat mutatja:

Sz.szám: Munkaszám, megnevezés Szolg_kód, megnevezés.

Számlasorszám.

Az hibás számlák kontírozásához a felső táblázatba be kell írni (le kell menni az aljára egy üres sorba) az alsó táblázatban szerepelő munkaszám-szolgáltatás kód párosokat (általában a kódok első néhány karakterét), a Főkönyvi szám oszlopba pedig a megfelelő árbevétel (9-es) számlaszámot; természetesen az F5-re tallózható a Főkönyvi számlatükör árbevétel része, onnan kiválasztható a szükséges számlaszám.


41. oldal



9. Lekérdezések 9.1.

Etikettek készítése

A program kétféle etikett elkészítésére nyújt lehetőséget: Boríték etikettek ajánla- az etiketten csak a címzett adatai és egyéb adatok szerepelnek, a feladó nem, ezek az etikettek kerülnek a borítékokra pl. ajánlatok vagy számlák kiküldésetokhoz, megrendelőkkor. nek: Terjesztési etikettek megrendelőknek:

az etiketten a feladó adatai is szerepelnek, ilyen etikettek kerülnek a kiküldött újság vagy egyéb kiadvány csomagolására.

A program mindkét fajta etikettet lézernyomtatóra, A4-es formátumú etikett lapra készíti el.

9.1.1.

Terjesztési etikettek készítése a megrendelésekhez

A már teljesült megrendelésekkel (pl. újság előfizetések, hirdetések, rendezvény részvétel stb.) kapcsolatos anyagok (pl. elkészült újságpéldányok az előfizetőknek stb.) küldéséhez az etiketteket a Lekérdezések/Egyéb listák, feldolgozások/Partnerkapcsolati rendszer/Terjesztési etikett fóliára menüpontban lehet elkészíteni. Az etiketteken szerepelnek a feladó, a címzett adatai, illetve a postázással kapcsolatos információk. A menüpont indításakor az alábbi képernyő jelenik meg:

A fenti képernyő példa szerint a következő paramétereket kell/lehet megadni: Paraméter neve Munkaszám: Szolg_kód: Minőség: Munkaszám2: SzolgKód2: Van2:

Partner: Megye:

Leírás A konkrét megrendelés munkaszáma, pl. UUAT1312, az újság 2013/12. száma A munkaszámhoz tartozó szolgáltatás kód, pl. E, előfizető A megrendelő minőség kódja, pl. N: normál, V: VIP stb. A fenti munkaszám+szolg.kód+minőségen túl ezt a munkaszámot is figyeljük, pl. UUAT14 A fenti munkaszám+szolg.kód+minőségen túl ezt a szolg. kódot is figyeljük, pl. E. A lehetséges értékek alapján az alábbi megrendelők jelennek meg: - i: csak azok, akik az alap- és a Munkaszám2+SzolgKód2 szerinti szűrésben is szerepelnek, tehát azok, akik előfizettek a 2013/12-es számra és bármelyik 2014 évi számra. - n: csak azok, akik az alapszűrésben benne vannak, a Munkaszám2+SzolgKód2 szerintiben viszont nem, pl. előfizettek a 2013/12-es számra, de nem fizettek elő semelyik 2014-es számra. - egyéb esetben (pl. üres) az alapszűrő szerinti összes megrendelő megjelenik, a 2-es szűrőkben megadottakat a program figyelmen kívül hagyja. Lehetőség van konkrét partnerkódra, megnevezés részletre szűrni. Ha üres, akkor nincs partner szerinti szűrés. Lehetőség van megyére szűrni.


42. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás Kezdő_etikett: Felirat:

Felirat2: Postajel:

Sorrend:

9.1.2.

Alapértelmezésben 1, ekkor a nyomtatás a bal felső sarokból indul. Más érték esetén a program a bal felső saroktól kezdve kihagyja a megadott számú etikettet. Az etiketten a kézbesítésre vonatkozó szöveg, pl.: - KDM - NDH: ebben az esetben a „Díj hitelezve stb.” felirat nem jelenik meg - egyéb szöveg vagy üres További felirat szöveg kiírási lehetőség. Lehetséges értékek: - üres: a fenti szűrőknek megfelelő összes megrendelő megjelenik - más megadott betűjel: csak azok jelennek meg, akiknek a Partnerkapcsolat törzsben a megadott betűjel van, pl. nem kapták meg az eredeti kézbesítést, és utólag küldjük pl. ajánlottan; ebben az esetben a Partnerkapcsolati törzsben ennél a partnernél be kell írni pl. a postajel mezőbe egy A-t, és itt is meg kell adni ugyanezt az A betűt. Az etikettek az alábbi sorrendben készülnek: - ha nincs megadva semmi, akkor a megrendelők neve szerint ABC-sorrendben, - ha i betű van megadva, irányítószám+város+utca+név szerinti sorrendben

Boríték címke megrendelők számára

A fóliás etikettekhez hasonlóan lehet csak a címzett adatait tartalmazó etiketteket is készíteni, előnyomott borítékokhoz, a Lekérdezések/Egyéb listák, feldolgozások/Partnerkapcsolati rendszer/Boríték címke megrendelők számára menüpontban:

Paraméter neve Munkaszám: Szolg_kód: Minőség: Partner: Megye: Kezdő_etikett: Postajel:

Leírás A konkrét megrendelés munkaszáma, pl. UUAT1312, az újság 2013/12. száma A munkaszámhoz tartozó szolgáltatás kód, pl. E, előfizető A megrendelő minőség kódja, pl. N: normál, V: VIP stb. A fenti munkaszám+szolg.kód+minőségen túl ezt a munkaszámot is figyeljük, pl. UUAT14 Lehetőség van megyére szűrni. Alapértelmezésben 1, ekkor a nyomtatás a bal felső sarokból indul. Más érték esetén a program a bal felső saroktól kezdve kihagyja a megadott számú etikettet. Lehetséges értékek: - üres: a fenti szűrőknek megfelelő összes megrendelő megjelenik - más megadott betűjel: csak azok jelennek meg, akiknek a Partnerkapcsolat törzsben a megadott betűjel van, pl. nem kapták meg az eredeti kézbesítést, és utólag küldjük pl. ajánlottan; ebben az esetben a Partnerkapcsolati törzsben ennél a partnernél be kell írni pl. a postajel mezőbe egy A-t, és itt is meg kell adni ugyanezt az A betűt.


43. oldal



9.1.3.

Boríték címke ajánlatok kiküldéséhez

A Lekérdezések/Egyéb listák, feldolgozások/Partnerkapcsolati rendszer/Boríték címke ajánlatok kiküldéséhez menüpontban az elkészült ajánlati listákon szereplő partnerek részére lehet etiketteket készíteni, előnyomott borítékhoz. Ezeken az etiketteken csak a címzett adatai szerepelnek.

A fenti képernyő példa szerint a következő paramétereket kell/lehet megadni: Paraméter neve Munkaszám: Szolg_kód: Minőség: Partner: Megye: Kezdő_etikett: Csekk azon-tól-ig: Rögzítve: Megrendelve: Postajel:

Leírás A konkrét megrendelés munkaszáma, pl. UUAT1312, az újság 2013/12. száma A munkaszámhoz tartozó szolgáltatás kód, pl. E, előfizető A megrendelő minőség kódja, pl. N: normál, V: VIP stb. A fenti munkaszám+szolg.kód+minőségen túl ezt a munkaszámot is figyeljük, pl. UUAT14 Lehetőség van megyére szűrni. Alapértelmezésben 1, ekkor a nyomtatás a bal felső sarokból indul. Más érték esetén a program a bal felső saroktól kezdve kihagyja a megadott számú etikettet. A csekkek postázásához meg lehet adni a befizető (csekk) azonosító szám tartományt is. További felirat szöveg kiírási lehetőség. i/n megadásával szűrni lehet csak a megrendelőkre is. Lehetséges értékek: - üres: a fenti szűrőknek megfelelő összes megrendelő megjelenik - más megadott betűjel: csak azok jelennek meg, akiknek a Partnerkapcsolat törzsben a megadott betűjel van, pl. nem kapták meg az eredeti kézbesítést, és utólag küldjük pl. ajánlottan; ebben az esetben a Partnerkapcsolati törzsben ennél a partnernél be kell írni pl. a postajel mezőbe egy A-t, és itt is meg kell adni ugyanezt az A betűt.

9.2.

Csekk nyomtatás

9.2.1.

Csekk nyomtatás ajánlatokhoz

A menüpont helye:Lekérdezések/Egyéb listák/Partnerkapcsolati rendszer/Csekkek/Csekk nyomtatás ajánlatokhoz; a következő képernyő jelenik meg:


44. oldal



A lehetséges paraméterek: A munkaszám(csoport) kódja, pl. SUAS15, Asztalos újság 2015. Munkaszám: A szolgáltatás kód, pl. E031 előfizetés Szolg_kód: Ha partnerre is szeretnénk szűrni, akkor meg lehet adni egy konkrét partnerkódot, a kód Partner: elejét vagy pedig egy megnevezés részletet. A kapcsolat minősége, pl. N, normál megrendelő. Minőség: Ajánlat_fej_sorszám: Egy konkrét ajánlat csoport (fej) sorszáma vagy 0, ekkor erre nincs szűrés. Csekk azonosító tartomány kezdete vagy 0, ekkor erre nincs szűrés. Csekk_azon_tól: Csekk azonosító tartomány vége vagy 0, ekkor erre nincs szűrés. Csekk_azon_ig: A közlemény szöveg részlete vagy üres, ekkor erre nincs szűrés. Közlemény Az ajánlat rögzítés dátuma vagy üres, ekkor erre nincs szűrés. Rögzítve i esetén csak azok a csekkek, amelyek be lettek fizetve, tehát megrendelték, vagy üres, ekkor Megrendelve: erre nincs szűrés. Újság előfizetés esetén lehet új ajánlat csoportot, tehát új csekk azonosítókat készíteni, ekkor Újcsekk: itt i-t kell megadni, egyébként, tehát már elkészített csekkek nyomtatásához üresen kell hagyni. Ha az Újcsekk mezőbe i-t adtunk meg, akkor ezzel a mezővel le lehet szűrni azokat a KövHó: megrendelőket, amelyeknek az itt megadott hónaptól nincs előfizetés megrendelve, tehát pl. 07 esetén azoknak készül új csekk, akiknek a 6. hónapig van előfizetése. Az elkészült listából a szokott módon, a Nyomtatási kép ikonnal lehet indítani a csekkek kinyomtatását.


45. oldal



9.2.2.

Csekk nyomtatás számlákhoz

9.3.

Kimutatások

9.3.1.

Új megrendelők

A következő adatokat kell megadni: pl. UUAT14=Autótechnika újság 2014 Munkaszám: A szolgáltatás csoport kódja, pl. E=előfizetők, H=hirdetők Szolg_kód: A program elővezeti a belépett kezelőt, csak a lekérdezési jogosultság miatt kell. Kezelő: A program megjeleníti a fenti szűrőnek megfelelő új megrendelőket, akik a korábbi időszakban nem voltak megrendelők. A KorábbiUtolsóMegr oszlopban megjeleníti az utolsó megelőző megrendelt időszakot.


46. oldal



9.3.2.

Utolsó megrendelés partner címlista

A következő adatokat kell megadni: pl. UUAT14=Autótechnika újság 2014 Munkaszám: A szolgáltatás csoport kódja, pl. E=előfizetők, H=hirdetők Szolg_kód: A program elővezeti a belépett kezelőt, csak a lekérdezési jogosultság miatt kell. Kezelő: A program megjeleníti a szűrőnek megfelelő partnerek adatait, amelyet pl. Excel-be vagy más programba beolvasva fel lehet használni körlevél küldéshez címlistaként.


47. oldal



9.3.3.

Ajánlat lista

A MegrJelző szűrő kitöltése: - üres: minden ajánlatot kérünk, - i: csak azokat az ajánlatokat kérjük, amelyekből lett megrendelés, - n: csak azokat az ajánlatokat kérjük, amelyekből nem lett megrendelés. A lekérdezés megjeleníti a szűrőnek megfelelő ajánlatokat. A Megrendelés_dátuma oszlopban szerepel az adott ajánlattal kapcsolatos utolsó megrendelés dátuma. Ha ez az oszlop üres, akkor az ajánlatból nem lett megrendelés.

9.3.4.

Ajánlat/megrendelés/minőség kontaktlista


48. oldal


Partnerkapcsolati (CRM) és Számlázási rendszer felhasználói leírás A lekérdezés működése gyakorlatilag megegyezik az előzőével, a célja inkább körlevél küldéshez címlista lekérése.

9.3.5.

Megrendelés lista

9.3.6.

Postaküldemények feladókönyve


49. oldal



9.3.7.

OAFSZ tagdíj bontó ív

9.3.8.

Partnerkód hol fordul elő

A partner kód megadásával (természetesen az F5 segítségével egyszerűen meg lehet keresni név stb. alapján is) lekérdezhető a partner összes előfordulása (ajánlatok, megrendelések, számlák, pénzügy):


50. oldal



9.3.9.

PÜ teljesítések munkaszámonként


51. oldal



9.3.10. Rendezetlen fizetve számlák Ez egy ellenőrző lista: van-e olyan „fizetve” számla, amely valamely okból nincs (automatikusan vagy kézi rögzítéssel) pénzügyileg rendezve:


52. oldal



9.3.11. Újság szerkesztési listák 9.3.11.1. Kitöltetlen, túlcsordult oldalak A megjelenő képernyő:

A megadható szűrő feltételek: Munkaszám: Pl. egy újság konkrét száma Az oldal területe és a hozzá kapcsolódó hirdetések, egyéb felületek területe közötti eltérés százalékEltérés: ban kifejezve. 0=nem teljesen kitöltött, Típus: 1=túlcsordult oldalak.


53. oldal



9.3.11.2. Tartalomjegyzék A megjelenő képernyő:

Megadandó szűrő feltétel: egy újság konkrét száma. A lista nyomtatási képe:


54. oldal



9.3.11.3. Hírdető index Megadandó szűrő feltétel: egy újság konkrét száma.

A lista nyomtatási képe:


55. oldal



10.

Egyebek

10.1. Újság szerkesztés szín kódok: Színes hirdetés Fekete-fehér hirdetés Színes PR cikk Fekete-fehér PR cikk Színes cikk Fekete-fehér cikk


56. oldal


P A R T N E R K A P C S O L A T I ( C R M ) É S S Z Á M L Á Z Á S I P R O G R A M R E N D S Z E R

Recommend Documents