Overeenkomstig de wettelijke verplichting wordt deze rapportage u ter kennisgeving aanbieden;

Oplegnotitie voor de gemeenteraad – zaaknummer 47344 1. Aanleiding In deze rapportage wordt verslag gedaan van de uitvoering van het Bouwbeleid over het jaar 2012. Daarmee wordt voldaan aan de verplichting zoals die in de verschillende regelgeving is vastgelegd. In dit verslag wordt ook een vooruitblik gegeven op de verdere ontwikkeling van de uitvoeringsorganisatie en hoe we de wettelijke taken in 2013 oppakken. In 2011 is een analyse uitgevoerd of de werkorganisatie in staat is om de Wabo-taken uit te voeren waarvoor ze verantwoordelijk is. Het antwoord daarop is positief. Wel is er een aantal aandachtspunten genoemd welke inmiddels zijn verwerkt. Overeenkomstig de wettelijke verplichting wordt deze rapportage u ter kennisgeving aanbieden;

2. Relevante aspecten in het verslag Afhandelen omgevingsvergunningen -Aantal omgevingsvergunningen 215. -Geen vergunningen van rechtswege, dus alle vergunningen zijn binnen de wettelijke termijnen verleend. -In het kader van de procedure doorgestuurd naar de provincie in 1 geval. -Aanhaken Natura 2000 gebieden in 1 geval. Toezicht -Op omgevingsvergunningen volgens beleid. Handhaving -Volgens beleid waarbij 9 van de 29 zaken dmv pre-mediation opgelost zijn. Organisatie -Ervaring opgedaan met flexen door aan te landen op de diverse locaties binnen de gemeente. Ontwikkeling 2013 -Volledige jaar uitvoeren volgens de in 2012 vastgestelde uitvoeringsnota Omgevingsrecht. -Invoeren van een systeem om klanttevredenheid te meten. -De handhaving meer thematisch inrichten. *Gebiedstoezicht. *Thematisch toezicht pseudo horeca activiteiten. *Thematisch toezicht dubbele bewoning. -Doorontwikkelen Molenwaard Nabij. Het voorgaande is een korte bondige weergave van het jaarverslag en de vooruitblik. Uitvoerige informatie treft u aan in het verslag. U wordt gevraagd kennis te nemen van het bijgaande verslag.

Postbus 5

|

2970 AA Bleskensgraaf

|

T

14 0184

|

I

www.gemeentemolenwaard.nl

1

Jaarverslag 2012

Verslag van het gezamenlijke bouwbeleid (Wabo)van werkorganisatie “De Waard” Periode 2012

Ontwikkeling 2013

Jaarverslag uitvoering Omgevingsrecht werkorganisatie “De Waard”

maart 2013

2

LEESWIJZER 0.

Bestuurssamenvatting

1.

Inleiding

2.

Evaluatie Vergunningen 2.1.

Omgevingsloket

2.2.

Principe verzoeken / conceptaanvragen

2.3.

Afhandeling Wabo gerelateerde vergunningen 2.3.1. Toetsing activiteit bouwen 2.3.2 Welstandsadviezen 2.3.3. Overige adviseurs

3.

2.4.

Toezicht

2.5.

Handhaving

2.6.

Pre-Mediation

Ontwikkeling bedrijfsvoering 2012 3.1.

Tussenrapportage

4.

Monitoring

5.

Conclusie

6.

Werkprogramma 2013 6.1.

Werkwijze en algemene verantwoording

6.2.

Verantwoording per taakgebied

6.3.

Vergunninggebonden taken

6.4.

Niet vergunninggebonden taken

6.5.

Niet vergunning gebonden gebiedstoezicht

6.6.

Handhaving

6.7.

APV en bijzondere wetten

7.

Ontwikkelingen ambtelijke organisatie

8.

Gevolgen ambtelijke capaciteit

9.

Slotopmerking


maart 2013

3

0.

Bestuurssamenvatting

In 2007-2008 hebben de gemeentebesturen van de gemeenten die deel uitmaken van werkorganisatie “De Waard” een Bouwbeleid vastgesteld. In 2012 is de Uitvoeringsnota omgevingsrecht volledig herzien. In deze rapportage wordt verslag gedaan van de uitvoering van het beleid over het jaar 2012. Daarmee wordt voldaan aan de verplichting zoals die in de verschillende regelgeving is vastgelegd. Op 1 oktober 2010 is de Wabo in werking getreden. Centraal in de Wabo staat de dienstverlening door de overheid aan burgers en het bedrijfsleven. De Wabo integreert een groot aantal vergunningen (circa 25), ontheffingen en toestemmingen tot één omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning beoogt de diverse toestemmingsbesluiten die nodig zijn voor het realiseren van een fysiek project (bouw, aanleg, oprichten, gebruik, sloop) zodanig te bundelen dat één besluit overblijft. Het jaar 2012 is het tweede volledige jaar dat de Wabo van toepassing was. De bouwkundige toetsers raken meer en meer gewend aan hun rol, namelijk die van accountmanager. Dit betekende dat ze niet alleen de bouwkundige toetsing voor hun rekening namen maar verantwoordelijk waren voor het gehele proces van de vergunningaanvraag. Een belangrijke taak omdat de opzet van de Wabo een nauwkeurige coördinatie en onderlinge afstemming tussen de verschillende partijen vergt. In 2012 zijn er geen vergunningen van rechtswege ontstaan zodat kan worden geconcludeerd dat de accountmanagers hun werk naar behoren hebben gedaan. Ook blijkt uit dit verslag dat de methodiek van het Bouwbeleid inmiddels goed is geïmplementeerd. Er kan goed worden gestuurd op de intensiteit van toetsing en toezicht. In dit verslag wordt ook een vooruitblik gegeven op de verdere ontwikkeling van de uitvoeringsorganisatie en hoe we de wettelijke taken in 2013 oppakken. In 2011 is een analyse uitgevoerd of de werkorganisatie in staat is om de Wabotaken uit te voeren waarvoor ze verantwoordelijk is. Het antwoord daarop is positief. Wel is er een aantal aandachtspunten genoemd welke inmiddels zijn verwerkt.


maart 2013

4 1.

Inleiding

Dit is het jaarverslag van het Bouwbeleid 2012 (vergunningverlening, toezicht en handhaving). Het verslag heeft betrekking op de periode 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012. In 2007 - 2008 hebben de gemeenten die deel uitmaken van de werkorganisatie “De Waard” afzonderlijk hun Bouwbeleid vastgesteld. Het beleid voorzag in een aantal documenten waarvan de uitvoeringsnota / kwaliteitshandboek waarin de naar normen en vaste werkwijzen zijn uitgewerkt deel uit maakt. Met deze systematiek voldeden de gemeenten aan de vereisten die de Woningwet en de Wro stelden, en die sinds 1 oktober 2010 in de Wabo zijn vastgelegd. Iedere gemeente is op grond van die wetgeving verplicht om jaarlijks bekend te maken hoe intensief de wettelijke taken worden uitgevoerd en welke middelen daarvoor worden ingezet. Ook is er een jaarlijkse verantwoordingsplicht om verslag te doen van de wijze waarop ze uitvoering geeft aan haar wettelijke taken. Deze rapportage bevat een overzicht van de uitgevoerde activiteiten over het verslagjaar. Belangrijk om te vermelden is dat de uitvoeringsnota volledig is herzien. De komst van de Wabo noodzaakt tot het heroverwegen, aanpassen en aanscherpen van het uitvoeringskader. Daarom is op 4 december 2012 de “uitvoeringsnota omgevingsrecht 2012” door de drie colleges vastgesteld. In hoofdstuk 2 wordt aandacht gegeven aan een evaluatie van de werkzaamheden zoals de werkorganisatie die heeft uitgevoerd. In hoofdstuk 3 wordt de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in 2012 behandeld worden. De hoofdstukken 4 en 5 worden gewijd aan monitoring en een algehele conclusie. In de hoofdstukken 6 tot en met 8 wordt vooruit gekeken naar 2013. 2.

Evaluatie Vergunningen

Binnen de werkorganisatie ligt de (ambtelijke) verantwoording voor de uitvoering van de Wabo in eerste instantie bij de afdeling Klant Contact en dan vooral bij het team Vergunningen. Zij is verantwoordelijk voor het verlenen van de omgevingsvergunningen en daarmee samenhangende werkzaamheden (klantcontact en vooroverleg). Het Team Vergunningen is ook verantwoordelijk voor het houden van toezicht en handhaving op de naleving van het omgevingsrecht. Deze taken betreffen niet de milieucomponent en het brandveilig gebruik van de Wabo. De milieutaken (vergunningverlening en toezicht) werden, voor de 3 gemeenten uitgevoerd door de Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid.1 Het brandveilig gebruik is getoetst en gecontroleerd door de Regionale brandweer Zuid-Holland-Zuid. Daar waar nodig schaalt het team Vergunningen op binnen de organisatie. Hierbij kan worden gedacht aan de juridisch afwikkeling van Handhavingszaken en het voeren van procedures door RO specialisten. 1

Bij een aanvraag omgevingsvergunning die uit meerdere activiteiten bestaat betekent dit dat de vergunning voor zover het gaat om de milieuactiviteiten wordt voorbereid door de omgevingsdienst maar dat de werkorganisatie wel zorg draagt voor de (totale) vergunningverlening en vergunningsprocedure.


maart 2013

5 2.1. Omgevingsloket Het team Vergunningen beschikt over een loketfunctie waar burgers en bedrijven alle informatie kunnen krijgen over alle zaken betreffende vergunningverlening, toezicht en handhaving. Ook kunnen zij daar aanvragen bespreken en indienen. Hiervan wordt goed gebruik gemaakt zoals onderstaande tabel laat zien.

kwartaal 1

kwartaal 2

kwartaal 3

kwartaal 4

2012

2011

telefoon

390

386

272

254

1302

1440

balie

66

61

50

34

211

339

mail

75

100

44

10

229

416

Webform.

151 531

547

366

298

1893

2195

Er is het afgelopen jaar een nieuwe vorm van dienstverlening gestart, namelijk via het webformulier “vragen aan de Waard” Het Omgevingsloket heeft in 2012 151 van dit soort vragen beantwoord. In het kader van dienstverlening heeft de front-Office van het team Vergunningen onderlinge afspraken gemaakt over de bezetting van de balie, de beantwoording van verzoeken via mail en telefoon. Hierdoor zijn de wachttijden aan het loket minimaal en wordt iedereen dezelfde dag teruggebeld. Met betrekking tot de dienstverlening van het Omgevingsloket worden regelmatig positieve reacties ontvangen. Om een indruk te geven is een reactie hieronder verwerkt. Via deze weg wil ik u hartelijk bedanken voor al uw advies en ondersteuning omtrent onze vragen over de bouwplannen op perceel 705, Lekdijk 373 te Nieuw-Lekkerland. Recent hebben wij te horen gekregen van de eigenaar van dit perceel, de heer J. van den Oever, dat de bouwplannen niet doorgaan en dat de aanvraag voor het aanpassen van het bestemmingsplan op dit perceel eveneens is gestopt. Uw advies heeft ons als buurtbewoners veel duidelijkheid gegeven in de mogelijke stappen die wij hadden moeten maken als dit plan wel was doorgevoerd. Ondanks de spanning die e.e.a. met zich meebracht onder de buurtbewoners heeft het ons wel dichter bij elkaar gebracht. Dat is dan weer een positieve bijkomstigheid. Nogmaals hartelijk dank namens alle buurtbewoners rondom perceel 705. Vriendelijke groet, familie van Gemerden

2.2. Principeverzoeken / concept aanvragen Ook in 2012 is gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een principe verzoek of een conceptaanvraag te doen. Het voordeel hiervan is dat de aanvrager in een vroeg stadium weet wat de kans van slagen van de aanvraag is. In 2012 is 138 keer gebruik gemaakt van deze mogelijkheden.

Principeplannen werkelijk

Graafstroom

Liesveld

Nieuw-Lekkerland

2012

2011

65

41

32

138

187


maart 2013

6

2.3. Afhandeling gerelateerde vergunningen Voor 2012 is buiten het Afdelingsplan ook een werkprogramma (inclusief capaciteitsplanning voor het team Vergunningen) gemaakt. Vanwege de nog geringe ervaring met de Wabo kon er nauwelijks geput worden uit ervaringscijfers. De resultaten van 2012 zijn mede uitgangspunt geweest voor het werkprogramma van 2013. In het overzicht op de volgende bladzijden is een nauwkeurige uitsplitsing gemaakt van de WABO gerelateerde vergunningaanvragen en vergunningen. In de tellingen is een splitsing gemaakt tussen de reguliere procedure (normale vergunning waarop binnen 8 weken wordt beslist) en de uitgebreide procedure. De uitgebreide procedure wordt onder andere toegepast bij aanvragen om een omgevingsvergunning voor de activiteit milieu, gebruiksvergunning brandveiligheid, Rijksmonumenten vergunning en nog een aantal andere zaken. De afhandelingstermijn hiervoor bedraagt maximaal 26 weken. Verder zijn in de tellingen alle activiteiten die onder de Wabo vallen apart opgenomen. Een meervoudige aanvraag voor een omgevingsvergunning bestaat namelijk uit meerdere activiteiten zoals bouwen, sloop, aanleg etc. Zoals de tabel laat zien zijn er verschillende combinaties mogelijk. Het zal duidelijk zijn dat de opzet van de Wabo een nauwkeurige coördinatie en onderlinge afstemming tussen de verschillende partijen vergt. De toetsers zijn als accountmanagers verantwoordelijk voor een goed verloop van dit proces. Terugkijkend op 2012 kan worden gesteld dat de processen goed zijn verlopen. Daar waar nodig is de behandelingstermijn met ten hoogste 6 weken verlengd. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij uitgebreide adviezen van externe adviseurs en complexe plannen. Wanneer niet aan de termijn wordt voldaan is de vergunning van rechtswege verleend. In “de Waard” zijn er in 2012 geen vergunningen van rechtswege verleend. Verder wijst de tabel op de volgende pagina voor zich.


maart 2013

7

Liesveld

Nieuw-Lekkerland

De Waard 2012

Aantal Ingekomen Aanvragen Aanvraag omgevingsvergunning uitgebreid (26 wk) Aanvraag omgevingsvergunning regulier (8 wk)

9 64

18 58

6 57

212 33 179

Aantal Vergunningen Verleend Aanvraag omgevingsvergunning uitgebreid (26 wk) Aanvraag omgevingsvergunning regulier (8 wk)

16 55

5 58

215 29 186

292

8 73

4 5 0 2 6 4 1 1 0

5 2 0 0 3 7 0 1 0

6 1 0 1 1 0 0 0 0

15 8 0 3 10 11 1 2 0

11 5 0 1 14 13 11 7 3

Activiteit Bouwen Bouwen lager dan 100.000 Bouwen 100.000 - 1 miljoen Bouwen hoger dan 1 miljoen

55 32 22 1

43 26 14 3

49 39 7 3

147 97 43 7

165

Activiteit Sloop Sloop

1 1

0 0

1 1

2 2

50

Activiteit Aanleg Aanleg

6 6

5 5

5 5

16 16

5

Activiteit Monumenten Monumentenvergunningen (rijks-) Monumentenvergunningen (gem-) Cultuurhistorische panden Archeologische monumenten

7 2 2 2 1

0 0 0 0 0

2 2 0 0 0

9 4 2 2 1

6

19 11 2 5 1

33 11 4 7 11

24 10 2 12 0

76 32 8 24 12

98

2012

De Waard 2011

Graafstroom

Rapportage Omgevingsvergunning

WABO-gerelateerd

Aantal resultaten Verlengen beslistermijn Verzoek aanvrager opgeschort Vergunningen van rechtswege Omgevingsvergunning geweigerd Aanvraag vergunningsvrij Aanvraag ingetrokken (extern) Buiten behandeling gesteld/ niet compleet Achteraf ingediende aanvraag Doorgestuurd naar provincie Z-H

Activiteit Strijdig gebruik RO Binnenplanse ontheffing 2.12 lid 1a-1 Wabo Ontheffingsbesluit Buitenplanse kleine afwijking 2.12 lid 1a-2 Wabo Tijdelijke afwijking 2.12 lid 2


maart 2013

8 Activiteit Milieu Milieuneutrale wijziging Overig

3 2 1

2 1 1

4 4 0

9 7 2

3

Activiteit Brandveilig gebruik Brandveilig gebruiken gebouw

2 2

1 1

1 1

4 4

0

Aanhaken Natura 2000 gebieden Verklaring van geen bedenkingen provincie

1 1

0 0

0 0

1 1

1

16 14 2

20 16 4

11 6 5

47 36 11

5

1 1

2 2

2 2

5 5

5

Niet WABO-gerelateerd Sloopmelding Korte procedure Lange procedure Gebruiksmelding Brandveilig gebruik

2.3.1. Toetsing activiteit bouwen Voor de toetsing van (bouw)aanvragen wordt gebruik gemaakt van checklists die zijn gebaseerd op vastgelegde toetsingsprotocollen. De protocollen zijn weer gebaseerd op een inschatting van risico’s. De toetsing is in 2012 altijd uitgevoerd overeenkomstig de vastgestelde niveaus

Toetsniveaus De verschillende toetsniveaus zijn in de uitvoeringsnota als volgt gedefinieerd: 1. In die gevallen waarin de kans op fouten betrekkelijk klein is en de eventuele gevolgen van falen aanvaardbaar zijn, kan worden volstaan met een visuele toetsing op dat voorschrift. Met vakkennis wordt op het oog beoordeeld of in het bouwplan kritieke situaties worden aangetroffen. Zoals een ervaren automonteur u aan het geluid van de motor kan vertellen dat de kleppen niet goed staan afgesteld. 2. Voor een steekproefsgewijze toetsing (selectief op basis van inzicht en ervaring) kan gekozen worden wanneer de kans op fouten gemiddeld is en als gevolg van falen uitsluitend materiële schade het gevolg kan zijn. Bij deze toetsing worden alleen de kritieke punten gecontroleerd. 3. Bij een gemiddelde kans op fouten waarbij delen van het bouwwerk daardoor getroffen kunnen worden ligt de keuze voor globale toetsing voor de hand (complete indruk, op hoofdlijnen en principes). Tekeningen en berekeningen worden met elkaar vergeleken. Invoergegevens berekening worden op juistheid gecontroleerd. 4. Wanneer de kans op fouten aanwezig is en de gevolgen groot zijn, en het gehele bouwwerk daardoor getroffen kan worden, dient te worden gekozen voor integrale toetsing (inhoudelijk op principes, uitgangspunten, algemene samenhang, getalsmatige controle op hoofdlijnen). Tekeningen en berekeningen worden met elkaar vergeleken. Invoergegevens van de berekening worden op juistheid gecontroleerd. Kritieke punten worden nagerekend.


maart 2013

9

2.3.2. Welstandsadviezen Het volledige jaarverslag van het gevoerde welstandsbeleid zal u in een apart document tezamen met het jaarverslag van de welstandscommissie van Dorp, Stad & Land worden verstrekt. In het onderstaande overzicht wordt het aantal adviesaanvragen weergegeven over meerdere jaren en de verdeling ervan over de geleverde adviezen. In 2012 zijn 125 adviezen door welstand gegeven. Dit waren 121 positieve adviezen en 4 negatieve adviezen tenzij het plan wordt aangepast. De colleges van burgemeester en wethouders hebben in geen van de gevallen besloten om af te wijken van een negatief welstandsadvies. De negatieve adviezen hebben uiteindelijk geleid tot een positief advies na aanpassing van de vergunningaanvraag. Gemeente

2008

2009

2010

2011

2012

Totaal geadviseerde plannen

GRM LSV NLL De Waard

95 126 60 281

101 103 51 255

79 69 40 188

89 61 49 199

53 42 30 125

Niet strijdig, incl. mits


86 111 53 250

93 93 46 232

75 58 37 170

85 59 45 189

51 40 30 121

Strijdig incl. tenzij


9 15 7 31

8 10 5 23

4 11 3 18

4 2 4 10

2 2 0 4

2.3.3. Overige adviseurs Buiten de tweewekelijkse welstandsadviezen zijn er regelmatig verplichte adviezen nodig van de Omgevingsdienst ZHZ, Provincie en de Rijksdienst cultureel erfgoed. Met deze organen zijn werkafspraken gemaakt over de advisering. Met name de samenwerking met de Omgevingsdienst loopt moeizaam. De termijnen waarbinnen de OZHZ moet reageren op volledigheid worden vaak niet gehaald. Dit geldt ook voor de inhoudelijke beoordelingen. Daarnaast heeft de OZHZ de neiging om snel te verzoeken om de termijn te verlengen terwijl de motivatie om dit te doen niet sterk is. Dit is al met al een zorgelijke ontwikkeling. Deze zorg is recent in de regionale werkgroep bouwen woningtoezicht aan de orde geweest en is bekend bij de directie van de Omgevingsdienst. De interne adviezen op het gebied van Ruimtelijke ordening, brandpreventie, archeologie etc. verlopen volgens de werkafspraken.


maart 2013

10

2.4. Toezicht. Voor het toezicht is in het beleid voor verschillende categorieën bouwwerken een toezichtprotocol vastgesteld. Afhankelijk van de omvang van het bouwwerk en de functie wordt meer of minder intensief toezicht gehouden. Het bouwtoezicht is in 2011 overeenkomstig de protocollen uitgevoerd. Apart gebiedstoezicht (niet vergunninggebonden) heeft plaatsgevonden volgens een planning vooraf. Het uitvoeren van gebiedstoezicht is een wettelijke plicht. Snel en slagvaardig reageren op ongewenste ontwikkelingen heeft een positieve invloed op het naleefgedrag en voorkomt dat op termijn grote (en kostbare) inspanningen moeten worden geleverd om de problemen weer beheersbaar te krijgen. 2.5. Handhaving. In 2012 is het handhavingsproces geïmplementeerd in het zaaksysteem. De portefeuillehouder krijgt zeswekelijks een overzicht waarin de stand van zaken op de handhavingzaken staat vermeld. Het systematisch vastleggen, tijdig prioriteren en volgen van de ontwikkelingen draagt bij tot een beheerste en beheersbare werklast. Verder valt op dat er in vergelijking met 2011 veel minder hoorzittingen zijn geweest. Om aan de wettelijke hoorplicht van 4:8 Awb te voldoen hoef je als bestuursorgaan geen formele hoorzitting te organiseren. Telefonisch horen kan bijvoorbeeld ook. Bij constatering van de overtreding is er een eerste contact met de overtreder. Indien dit leidt tot een vooraankondiging is er nogmaals contact met de overtreder met uitwisseling van elkaars standpunten. In het algemeen is er dan geen behoefte meer om in het kader van de zienswijzenprocedure een hoorzitting op het gemeentekantoor te organiseren. Vaak vinden er op meer momenten korte contactmomenten plaats met de overtreder. Al met al een efficiënte manier van werken. In 2012 is een start gemaakt met het onderzoek naar dubbele bewoning. Dit wordt vervolgd in 2013. Het is de bedoeling dat dit eind 2013 is afgerond. 2.6. Pre-Mediation bij bezwaar- en beroepsprocedures Eind 2011 is de pilot pre-mediation gestart. Aanleiding hiervan was de landelijke tendens om geschillen met de burger op informele wijze op te lossen. In het project werd pre-mediation toegepast bij de behandeling van bezwaar- en beroepsprocedures. Bij pre-mediation wordt eerst via een informele weg, vaak via een gesprek, naar een oplossing gezocht voor het geschil. De pilot liep van af oktober 2011 en is in augustus 2012 geëvalueerd. Tijdens de pilot zijn er van de 18 bezwaarschriften 9 via pre-mediation afgedaan. Naar aanleiding van de pilot is een pre-mediationfase toegevoegd aan het bezwaarschriftenproces.


maart 2013

11


maart 2013

12 3. Ontwikkeling bedrijfsvoering in 2012 Het is van groot belang om steeds energie te blijven steken in de doorontwikkeling van het beleid en de processen. Ook in 2012 lag er de uitdaging om op een zorgvuldige en efficiënte wijze de werkzaamheden uit te voeren en alert te zijn op nieuwe ontwikkelingen 3.1. Tussenrapportage In 2011 is een tussen rapportage gemaakt van het gezamenlijke beleid in de periode 2008 – medio 2011. Verder is in 2011 de werkorganisatie geanalyseerd of aan de kwaliteitscriteria van de Wabo wordt voldaan. De algemene conclusie van was dat de werkorganisatie in staat is om uitvoering te geven aan de Wabotaken waarvoor het de verantwoordelijkheid draagt. Beide rapportages leverden een aantal actiepunten op. Hieraan is in 2011 en 2012 hard gewerkt. Uiteindelijk rest nog een enkel punt. De lijst met acties en de stand van zaken treft u hieronder aan. Vakgebied

Activiteit

APV etc.

Heroverwegen Bibob-beleid

Fo 1e lijn

Opstellen communicatieplan volgens Bouwbeleid

Toezicht

Hst 4 BV aanpassen aan het Bouwbeleid

Toezicht

Klachtensignalering

Toezicht

Toezicht staat van onderhoud best. Woningen, overleg woningcorporaties Gebiedstoezicht Bouwbeleid nader uitwerken Strafrechtelijk optreden

Toezicht Toezicht BO technisch Teamleider Toezicht Welstandsbeleid harmoniseren Team.

Toezicht

Toezicht

Teamleider

Organisatie in overeenstemming met kwaliteitscriteria Werkprogramma aanpassen aan WABO Checklist toezicht aanpassen nav deregulering Drie nota’s in overeenstemming met elkaar Onderhoud en doorontwikkelen van vakkennis en in jurisprudentie als voortdurend aandachtspunt in het opleidingsplan Kennisontwikkeling op terrein van asbestherkenning *Astbest herkenning (3 medewerkers) *DTA © actueel houden (1 medewerker) Scholing van (een van de) toezichthouders op de specialisatie cultuurhistorie / monumenten Vastleggen van bestaande werkafspraken in dienstverleningsovereenkomsten

Resultaat Is project van team Juridische kwaliteit waarin Vergunningen participeert. Afgehandeld in 2012. We liften mee met team Publiekscommunicatie om voor de gehele organisatie een communicatieplan te maken. Deel Vergunningen is gereed 2012. Gereed, is geen reden tot aanpassing, wordt nu meegenomen in herziening Bouwbeleid Gereed, ontwikkelt in zaaksysteem In 2013 gereed Was gereed in 2011 Is verwerkt in uitvoeringsnota 2012 In orde 2012 In orde 2011. In orde 2011 In orde 2011 Jaarlijks inplannen in Afdelingsplan / werkplan

Gereed

Gereed

In Uitvoeringsnota 2012 verwerkt


maart 2013

13

Toezicht

Milieuambtenaren

Milieuambtenaren

Toezicht

Teamleider Juridische kwaliteitszorg Teamleider

Teamleider

Vergunningen Regelingen en Financiën

Werkgroep integraal Handhavingsbeleid Milieuambtenaren

(werkafsprakenboek) Nagaan of de ingehuurde bureaus voor de controle van constructies, het ecologisch bureau en de bureaus voor het maken van stedenbouwkundige plannen voldoen aan de Wabo-kwaliteitscriteria In overleg treden met de omgevingsdienst over het door de dienst uitvoeren van de zelfevaluatie voor de milieutaken Bij de omgevingsdienst informeren naar de stand van zaken met betrekking tot het ketentoezicht. Om een (tussen)-rapportage op dit punt verzoeken Monitoren van de consequenties van het gebiedstoezicht voor de beschikbare capaciteit Over 2011 jaarverslaglegging conform Wabo-voorschriften Systematiek kwaliteitscontrole en -borging introduceren Jaarlijks probleemanalyse en prioriteitstelling heroverwegen en vastleggen Bij het opstellen van jaarplannen aandacht voor het formuleren van meetbare doelstellingen Instellen van een voorziening Wabo-leges of anderszins waarborgen dat uitvoering van de taken overeenkomstig de vastgelegde kwaliteitscriteria te allen tijde is gewaarborgd Werkafspraken maken met andere instanties toezicht- en handhavingstaken waarbij meerdere organen bevoegd zijn Overleg met omgevingsdienst over verder operationalisatie van het ketentoezicht en vastleggen

Gereed

Gereed

Is overleg met omgevingsdienst door team regelingen en ook intern opgepakt Gereed

Gereed In orde 2011 Jaarlijks inplannen in Afdelingsplan / werkplan Jaarlijks inplannen in Afdelingsplan / werkplan Ingevoerd per 2013

Is intern opgenomen (november 2012) Zit in voorgaand project

Van de 26 actiepunten komen er 3 punten jaarlijks terug in het werkplan. Van de overige punten dienen nog 2 acties in 2013 te worden voltooid. Deze zijn in 2012 wel al opgepakt. 4.

Monitoring

Jaarlijks wordt er een afdelingsplan KC gemaakt. Voor het team Vergunningen wordt een apart werkprogramma gemaakt met een urenraming op basis van de verwachte aantallen (Omgevingsvergunningen, handhaving enz.) per jaar uitgaande van de normering zoals die in de “uitvoeringsnota omgevingsrecht” is vastgelegd. Monitoring impliceert dat tijdens de uitvoering van een programmajaar steeds vinger aan de pols kan worden gehouden of de raming en werkelijkheid met elkaar in overeenstemming zijn. Als de werklast de capaciteit van de organisatie te boven gaat moet worden ingegrepen. Als de werklast lager is dan geraamd kunnen extra taken worden uitgevoerd of de inhuur van externen (zo die aanwezig is) worden verminderd. In 2012 is hierop ingespeeld met als resultaat de in hoofdstuk 5 geschetste gewijzigde samenstelling van het team.


maart 2013

14

5. Conclusie Evaluatie 2012 In 2012 zijn we er in geslaagd te werken volgens de vastgestelde protocollen. Dit komt door verbeterde werkprocedures waardoor de toetsing efficiënter heeft plaats kunnen vinden. Ook zorgt het workflow managementsysteem (Mozard) voor de nodige efficiency. De volledige implementatie van de Omgevingsvergunning qua toetsing, toezicht en handhaving in het zaaksysteem is een groot succes. Dit gehele proces wordt papierloos uitgevoerd. De vergunning wordt digitaal getoetst en verleend. De burger kan zijn of haar aanvraag digitaal volgen gedurende het gehele proces. Het toezicht op de bouwplaats vindt plaats met behulp van een I-pad waarop alle tekeningen zijn te vinden. Het verwerken van de bevindingen of handhavings acties vinden allemaal digitaal plaats. Ook het maandelijks handhavingsoverleg met de wethouder gaat papierloos. Kortom voor zowel de medewerkers als de burgers een hele vooruitgang. In 2012 is voor eerst het volledige jaar met het zaaksysteem gewerkt. Het jaar 2012 was het jaar waarin de gemeente Molenwaard is ontstaan. Het was ook het jaar waarin stappen zijn gezet mbt tot “Molenwaard nabij” en de daarbij behorende pijlers / projecten. Door hun enthousiasme en kennis zijn de drie handhavers ingezet voor de pilot ‘@nders Werken’ (H@W). Hierin zijn zij ambassadeurs die in 2012 als eerste plaats onafhankelijk konden werken. Uit de overzichten blijkt dat het aantal aanvragen is teruggelopen. Het zal duidelijk zijn dat dit alles te maken heeft met de economische recessie. Om diverse redenen heeft dit binnen het team Vergunningen niet geleid tot een overschot aan uren. Er deden zich namelijk personele ontwikkelingen voor, zoals zwangerschapsverlof, langdurige ziekte en disfunctioneren, waardoor het goed was de samenstelling van het complete team Vergunningen tegen het licht te houden. Dit alles leverde een uitdagende puzzel op. Uiteindelijk is de samenstelling van het team aangepast aan de ontwikkelingen binnen het werkveld en zijn alle vergunningaanvragen binnen de wettelijke termijnen afgehandeld. Een resultaat om trots op te zijn. Al met al een jaar waarin weer veel gebeurd is in deze dynamische organisatie.


maart 2013

15

6. Werkprogramma 2013 Op grond van het Omgevingsrecht is onze organisatie verplicht jaarlijks een uitvoeringsprogramma te maken. In dat werkprogramma wordt vastgelegd welke activiteiten we voornemens zijn in het betreffende jaar uit te voeren. Het werkprogramma bevat de uitvoerende taken die de gemeente Molenwaard ter hand neemt (omgevingsvergunningen, handhaving enz.). Ook worden hierin de ambities van het college verwerkt. Verder worden de acties uit het afdelingsplan KC verwerkt. Een urenraming op basis van de verwachte aantallen per jaar uitgaande van de normering zoals die in de “uitvoeringsnota omgevingsrecht” is vastgelegd is een onderdeel van het geheel. Een werkprogramma is een beredeneerde verwachting van noodzakelijke capaciteit. Uiteraard worden daarbij altijd aannames gemaakt. Aannames over aantallen, aannames ook over de te verwachten tijdsbesteding. Dat is voor een deel subjectief; wij weten immers nog niet welke werklast er concreet moet worden weggewerkt. Maar dat wil niet zeggen dat het ook willekeurig is. De gehanteerde uitgangspunten zijn gebaseerd op kengetallen en worden jaarlijks verder verfijnd. In het voorliggende werkprogramma zijn niet alleen de taken vanuit het omgevingsrecht opgenomen. Het totale werkpakket van het team Vergunningen is benoemd en gekwantificeerd. Hierbij gaat het om de werkzaamheden van het Omgevingsloket (front-Office), BAG, straatnaamgeving en huisnummering, werkzaamheden ter uitvoering van de APV, GBKN, SVHW, enz. Voor 2013 is op basis van de ervaringen van 2012 en de economische situatie een prognose van de noodzakelijke capaciteit gemaakt. Hierbij zijn de productieve uren van de medewerkers afgezet tegen de berekende werklast 6.1. Werkwijze en algemene verantwoording Het totaal overzicht van de werkzaamheden in onze gemeente is verwerkt in uitgebreide Excel documenten welke desgewenst kunnen worden aangeleverd. In dit document wordt volstaan met de uitkomsten. De cijfermatige onderbouwingen zijn gebaseerd op kengetallen omtrent de werklast uit het verleden, gekoppeld aan de kwaliteitseisen zoals die in de uitvoeringsnota zijn vastgelegd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen “vergunninggebonden” en “niet vergunninggebonden” taken. Voor de toezichtfrequentie zijn de normen uit hoofdstuk 6 van de uitvoeringsnota als uitgangspunt gehanteerd. De verwachte gemiddelde tijdsbesteding per toezichtmoment is per taak bepaald. Daarbij is als toezicht gedefinieerd 2: 1. Reistijden naar en van de locatie waar toezicht wordt gehouden; 2. Inspectie ter plaatse; 3. Verslaglegging van de inspectie overeenkomstig de gemaakte afspraken; 4. Eventuele informerende correspondentie direct naar aanleiding van de inspectie; 5. Dossiervorming. 2

Uitvoeringsnota, hoofdstuk 6


maart 2013

16 Uitgangspunt bij het bovenstaande is dat de juridische handhaving direct aan het werk kan met de informatie die de toezichthouder de jurist levert. Voor het becijferen van de beschikbare capaciteit is uitgegaan van een berekening van de productieve uren per medewerker. 6.2. Verantwoording per taakgebied De gemeenteraad heeft met de formulering van het beleid aangegeven dat alle taken op een minimaal verantwoord niveau moeten worden uitgevoerd. Een niveau dat ook door het tweedelijnstoezicht (was VROM-inspectie nu Gedeputeerde Staten) als acceptabel kan worden aangemerkt3. In 2011 is de werkorganisatie geanalyseerd of aan de kwaliteitscriteria van de Wabo wordt voldaan. De algemene conclusie daarvan was dat de werkorganisatie in staat is om uitvoering te geven aan de Wabo-taken waarvoor het de verantwoordelijkheid draagt. Wel werd opgemerkt dat wij geen “robuuste” organisatie zijn. Dat betekent dat steeds alertheid vereist is als zich bijzondere omstandigheden voordoen. Hiermee wordt bedoeld ziekte en personeelsverloop, pieken in de werklast en bij bijzondere activiteiten (grote projecten e.d.). dan moet steeds worden beoordeeld of we voldoende zijn toegerust is op de taak; Het is essentieel dat zodra dit noodzakelijk is snel middelen beschikbaar zijn om extra capaciteit of bijzondere deskundigheid in te huren. Gewaarborgd moet zijn en blijven dat snel kan worden ingespeeld op actuele ontwikkelingen. Daarom is er met ingang van dit jaar een egalisatievoorziening Wabo (flexibele schil) ingesteld. Hierdoor kan snel capaciteit worden ingezet als dit nodig blijkt. 6.3. Vergunninggebonden taken Voor de vergunninggebonden taken wordt jaarlijks een raming gemaakt op basis van de verwachte aantallen aanvragen per taak. Daartoe worden de aantallen vergunningaanvragen etc. over eerdere jaren geïnventariseerd. De eerste jaren na invoering van de Wabo is dit geen eenvoudige opgave omdat het aantal aanvragen wijzigde nav veranderde wetgeving. De werkprogramma’s voor de vergunninggebonden taken hebben als belangrijkste onderwerpen de begeleiding van aanvragen om bouw, sloop, aanleg, monumenten en planologie. Voor het taakgebied bouwen wordt er extra capaciteit gerekend als er sprake is van een uitgebreide procedure een samengestelde vergunning, voor welstand, brandweer enz. Voor de afhandeling van principeplannen / vooroverleg is capaciteit beschikbaar. Goed vooroverleg versnelt de afhandeling van de officiële aanvraag. Bij de beoordeling van vergunningaanvragen is steeds uitgegaan van de normering zoals die in de uitvoeringsnota is vastgelegd. Intensiteit van de toetsing neemt toe naarmate de risico’s groter worden, en daarmee ook de capaciteit die voor die toetsing moet worden ingezet. In 2013 zal de welstandsnota tegen het licht worden gehouden. De huidige nota is gedeeltelijk geharmoniseerd maar is nog niet volledig eenduidig voor de 3

Met de ambtenaren van de Inspectie VROM is de aanpak in de voorbereiding doorgesproken.


maart 2013

17 gemeente Molenwaard. Daarbij komt dat ook een weeffout in de wet moet worden gerepareerd. Hierdoor behoort snellere advisering tot de mogelijkheden. Door reparatie van de wet zijn er een aantal nieuwe scenario’s mbt welstandsadvisering mogelijk. De eerste gesprekken met de wethouder zijn hierover al gevoerd. Verder is de welstandsnota niet interactief te raadplegen op de website. Ook hier zal aandacht aan worden besteed. Voor deze taken zal medio 2013 gestart worden met het meten van de klanttevredenheid. Op dit moment wordt hiervoor een pilot gedraaid voor het meldpunt openbare ruimte en de WMO aanvragen. 6.4. Niet vergunninggebonden taken Bij de niet vergunninggebonden taken is de toezichtfrequentie en het tijdsbeslag vastgelegd. In beide gevallen is voor het becijferen van de werklast per taak ook bezien welk risicoprofiel de taak had in de risico-inventarisatie. Daarop is de toezichtintensiteit zo nodig gecorrigeerd. De Woningwet kent nog een aantal taken die niet aan een vergunning zijn gebonden. Dit betreft met name excessenregeling over de staat van bouwwerken en terreinen en ongediertebestrijding. Deze taken behoeven een adequate klachtenregeling in elk van de programma’s is een reservering opgenomen voor klachtafhandeling op dit punt. De cijfers over de afgelopen jaren zijn daarbij leidend geweest. Het betreft hier overigens geen grote aantallen. 6.5. Niet vergunninggebonden gebiedstoezicht Bij het gebiedstoezicht is het onderscheid in deelgebieden gemaakt zoals dat in de uitvoeringsnota is vastgelegd en verantwoord. Het gebiedstoezicht verdient aandacht omdat de Alblasserwaard onderdeel uitmaakt van een Nationaal Landschap en zich dientengevolge juist op dit onderwerp mag verheugen in de belangstelling van de hogere overheden. Dat laat natuurlijk onverlet dat de gemeenten ook hier een eigen verantwoordelijkheid hebben en de personele middelen daar moeten worden ingezet waar de risico’s op aantasting van belangrijke waarden het grootst zijn. Immers, een gebiedsdeel kan nog zo waardevol zijn, als de risico’s op aantasting marginaal zijn, kan toch worden volstaan met een bescheiden toezichtscapaciteit. Het toezicht op het buitengebied is onderscheiden in “bebouwd” en “onbebouwd”.. Er zijn uren geraamd om twee maal per jaar een gebiedscontrole te houden. Daarbij worden de bebouwde percelen ook gecontroleerd, waarbij het uitgangspunt is dat visuele controles vanaf het openbare gebied plaatshebben. Dit impliceert dat niet in gebouwen wordt gecontroleerd. Dit maakt het effect van de controles kleiner. Aangezien het hier om beperkte risico’s gaat, achten wij het vooralsnog niet noodzakelijk om, voor zowel de organisatie als voor de ondernemers, belastende controlebezoeken uit te voeren. Kinderdijk en Nieuwpoort zijn een beschermd stads-/dorpsgezicht. Bij Kinderdijk betreft dit het molengebied en verder het stadje Nieuwpoort. In deze gebieden wordt maandelijks gecontroleerd op de gebiedswaarden. Reden daarvoor is niet zo zeer dat sprake is van acuut risico op aantasting maar in deze gebieden zijn de bouwregels beduidend strenger dan op andere plaatsen en willen de gemeenten direct kunnen optreden zodra overtredingen worden geconstateerd.


maart 2013

18

De bedrijventerreinen worden twee maal per jaar gecontroleerd op overtredingen, waarbij het accent ligt op illegale bouw en gebruik en ernstige verrommeling van de erven. Het accent zal daarbij liggen op de overtredingen die gevaarzetting opleveren of de bedrijvigheid van andere bedrijven verstoren. De dorpskernen zullen op een minimaal niveau worden geïnspecteerd op excessen in bouw en gebruik. Jaarlijks wordt daarvoor per straat een bescheiden reservering gemaakt. Doel van de inspecties is vooral om greep te houden op de kwaliteit van de bebouwde omgeving. Sportparken, campings, recreatiegebieden en monumenten worden ook 1 keer per jaar gecontroleerd. De toezichthouders leggen hun bevindingen vast in een korte rapportage. Mogelijke overtredingen worden door de handhavers vastgelegd. Op basis van de prioriteitstelling uit de uitvoeringsnota zal vervolgens worden beoordeeld of, en zo ja met welke prioriteit de overtredingen worden aangepakt. Bij het gebiedstoezicht kunnen natuurlijk ook andere overtredingen worden geconstateerd dan die op het gebied van bouwen RO-regelgeving. Te denken valt daarbij bijvoorbeeld aan overtredingen van de APV-voorschriften. Die zullen uiteraard worden meegenomen. In de toekomst kunnen ook andere thema’s in het gebiedstoezicht worden geïntegreerd. Recent is door de gemeenteraad aangegeven dat er gemeente breed onderzoek gedaan moet worden naar pseudo horeca activiteiten. Hiervoor wordt een plan van aanpak geschreven. Dit oppakken heeft gevolgen voor het gebiedstoezicht des te meer daar het project rond dubbele bewoning ook nog speelt. De cluster Toezicht en Handhaving van het team Vergunningen heeft de consequenties onderzocht en de inzet op voornoemde speerpunten evenwichtig verdeeld. Voor de oppak van de horeca activiteiten is een plan van aanpak geschreven 6.6. Handhaving (juridisch) En tenslotte als uitvoerende taak de handhaving. Voor het werkprogramma is bij de handhaving uitgegaan van de bestaande werklast. Uit de cijfers van de Quick Scan blijkt dat de capaciteit voor de handhaving voldoende is. De organisatie van de handhaving is zo geregeld dat er nauwe samenwerking plaatsvindt tussen de handhavers de juristen en bij strijdigheid met het bestemmingsplan met het team regelingen. Er zijn duidelijke werkafspraken wanneer wie wat doet. Dit heeft bewezen een efficiënte werkwijze te zijn. 6.7. APV en bijzondere wetten Voor de APV en andere wetten zijn alle soorten vergunningen geïnventariseerd en gekwantificeerd. In 2013 zijn er ook een tweetal projecten die de aandacht vragen. Het betreft het actualiseren van de Drank- en Horeca vergunningen en de harmonisatie van Exploitatievergunningen. Ook hiervoor zijn uren geraamd.


maart 2013

19

7. Ontwikkeling organisatie In het afdelingsplan KC is opgenomen dat iedere medewerker zich in 2013 ontwikkelt tot een ambassadeur van de gemeente Molenwaard. Als KC hebben we een dienstverlening die aanslaat bij de klantbehoefte. We zijn een ondersteunende gemeente voor actieve burgers. Dit jaar wordt hiervoor “Hostmanship” verder uitgewerkt en er wordt ervaring opgedaan in het werken in de kernen (flexen). Deze zaken vergen tijd en inzet van de medewerkers welke ook zijn verwerkt in het werkprogramma. 8.

Gevolgen voor de ambtelijke capaciteit

Nadat de ramingen zijn gemaakt, is bezien hoe de daaruit voortkomende werklast zich verhoudt tot de beschikbare capaciteit op de verschillende taken. Uitgaande van een licht aantrekkende economie moet het mogelijk zijn het werkpakket van 2013 met de huidige capaciteit af te handelen. Dat wil zeggen dat de vacature bij de handhavers niet wordt ingevuld en de langdurige afwezigheid van een medewerker slechts voor een klein deel wordt ingevuld. Dit houdt voor 2013 wel in dat de taken herschikt worden. Dit is goed mogelijk omdat alle medewerkers in Algemene dienst zijn aangesteld. Zoals in hoofdstuk 6.2. verwoord is het essentieel dat zodra het noodzakelijk is snel middelen beschikbaar zijn om extra capaciteit of bijzondere deskundigheid in te huren. Om snel op actuele ontwikkelingen in te kunnen spelen is er met ingang van dit jaar een egalisatievoorziening Wabo (flexibele schil) ingesteld. Hierdoor kan snel capaciteit worden ingezet als dit nodig blijkt. 9. Slotopmerking De planning is met grote zorgvuldigheid opgesteld. Hoe zorgvuldig dat ook gebeurt, er blijft altijd ruimte voor vragen en er blijven altijd onzekerheden hoe die planningen in de praktijk zullen uitvallen. Binnen het Team is in ieder geval de positieve instelling aanwezig om onverwachte omstandigheden het hoofd te bieden. In de in 2011 uitgevoerde zelfevaluatie werd inzichtelijk gemaakt dat de organisatie voldoet aan de door het rijk gestelde kwaliteitseisen en in staat is de werkzaamheden zelf uit te voeren. Een belangrijk gegeven hierbij zijn de goede werkafspraken en de nauwe samenwerking tussen de teams Vergunningen, Regelingen en Juridische kwaliteit/OOV.


maart 2013

Overeenkomstig de wettelijke verplichting wordt deze rapportage u ter kennisgeving aanbieden;

Recommend Documents