OSTREFA, valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě

JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Hudební fakulta Katedra hudební produkce Hudební produkce

OSTREFA, valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě Absolventský projekt

Řešitel projektu: BcA. Ondřej Sikora Vedoucí projektu: Mgr. Jaromír Javůrek, Ph.D.

Brno 2016

Bibliografický záznam SIKORA, Ondřej. OSTREFA, valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě. Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Hudební fakulta, Katedra hudební produkce, 2016. 35s. Vedoucí magisterského absolventského projektu Mgr. Jaromír Javůrek, Ph.D. Anotace Absolventský projekt „OSTREFA, valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě“ se uskutečnil v termínu 4. – 7. 6. 2015 v Ostravě a okolních obcích. Jednalo se o setkání vrcholných představitelů evropských festivalů, jehož součástí byl mimo oficialit i bohatý doprovodný program. Annotation The graduation project „OSTREFA, the general meeting and conference of the European festival association in Ostrava“ took place in Ostrava and neighbouring towns from 4th to 7th of June 2015. It was a meeting of the highest representatives of European festivals and apart from officialities it also served a rich off-program. Klíčová slova Evropská festivalová asociace, Janáčkův máj, festival, valná hromada, konference Key words European Festivals Association, Janáček May, Festival, General Assembly, Conference

Prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto práci zpracoval zcela samostatně a pouze s využitím uvedených zdrojů. V Brně, dne 12. 5. 2016 Ondřej Sikora

Obsah Úvod............................................................................................................................... 5   1   Obecná charakteristika projektu .............................................................................. 6   1.1   1.2   1.3  

The European Festivals Association ............................................................................6   Janáčkův máj, o.p.s. .....................................................................................................6   OSTREFA a její význam pro řešitele projektu ............................................................7  

2   Přípravná fáze .......................................................................................................... 8   2.1   2.2   2.3   2.4   2.5   2.6   2.7   2.8   2.9   2.10  

Přípravná fáze - únor 2014 až leden 2015....................................................................8   OSTREFA ....................................................................................................................9   Rizika a jejich řešení ....................................................................................................9   Cíle projektu ...............................................................................................................11   Skupiny participující na projektu ...............................................................................12   Projektový tým ...........................................................................................................12   Širší projektový tým ...................................................................................................14   Komunikace ...............................................................................................................14   Doprovodný program OSTREFA ..............................................................................15   Kompletní program OSTREFA..............................................................................20  

3   Realizační fáze ...................................................................................................... 21   3.1   3.2   3.3   3.4   3.5  

Významné milníky .....................................................................................................21   Vstupy ........................................................................................................................24   Technické zajištění projektu ......................................................................................25   Ekonomická stránka projektu ....................................................................................26   Propagace a mediální kampaň ...................................................................................28  

4   Ukončení projektu ................................................................................................. 31   5   Poprojektová fáze .................................................................................................. 33   5.1  

Výstupy projektu ........................................................................................................33  

6   Hodnocení projektu a závěr................................................................................... 34   Použité informační zdroje ............................................................................................ 36   Seznam zkratek ............................................................................................................ 37   Seznam tabulek ............................................................................................................ 38   Seznam příloh .............................................................................................................. 39  

Úvod Tato práce je zaměřena na komplexní popis činností řešitele projektu a jeho spolupracovníků, jejichž vykonání bylo nezbytné pro úspěšný průběh valné hromady Evropské festivalové asociace v Ostravě (v originále The European Festivals Association). Setkání, jenž se uskutečnilo od 4. do 7. 6. 2015 bylo zorganizováno společností

Janáčkův

máj,

o.p.s.,

která

v

Ostravě

a

dalších

městech

Moravskoslezského kraje každoročně na přelomu května a června organizuje Mezinárodní hudební festival Janáčkův máj. Práce detailně popisuje zejména přípravnou a realizační fázi, jejichž vyvrcholením bylo setkání delegátů, kteří na ostravském setkání zastupovali na 52 festivalů z 27 zemí Evropy. Absolventský projekt byl pro řešitele doposud největší profesní zkouškou a úkolem, jehož se během své krátké uměleckomanažerské kariéry musel zhostit. Vysoká prestiž organizovaného setkání vedla k navození řešitelova pocitu vysoké vlastní zodpovědnosti za projekt a jeho úspěšné zorganizování.

5

1 Obecná charakteristika projektu Jak vyplývá z titulní strany této práce, řešitelův absolventský projekt byl pojmenován jako “OSTREFA, valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě”. Aby čtenář získal dostatečný vhled do kontextu prostředí, ve kterém byl tento projekt organizován, bude na následujících řádcích nezbytné identifikovat alespoň dvě hlavní instituce / právnické osoby, které se na vzniku a zorganizování tohoto projektu podílely.

1.1 The European Festivals Association The European Festivals Association (dále jen EFA) je zastřešující organizací pro festivaly z celé Evropy ale i mimo ni. Jedna z nejstarších kulturních sítí v Evropě byla založene ve švýcarské Ženevě v roce 1952, a to společnou iniciativou významného dirigenta Igora Markevitche a filozofa Denise de Reugemonta. Od svého založení se asociace rozrostla z původních 15 členů na dynamickou síť, sdružující dnes téměř 100 hudebních, tanečních, divadelních a multižánrových festivalů, národních festivalových asociací a jiných kulturních organizací z více než 40 zemí.1 EFA svým členům nabízí možnost pravidelného setkávání, sdílení myšlenek či kooperačních možností na každoročních konferencích a valných hromadách, vzdělávací programy pro mladé manažery skrz své aktivity Atelier for Young Festival Managers, vhled do festivalového dění skrze vydávanou řadu publikací EFA BOOKS series a EFA Blog Festival Bytes (www.festivalbytes.eu), či legislativní pomoc asociačním členům skrz The European House for Culture.2

1.2 Janáčkův máj, o.p.s. Společnost Janáčkův máj, o.p.s. (dále jen JM) byla založena roku 2003 z iniciativy Statutárního města Ostravy (dále jen SMO), aby v Ostravě a jiných městech Moravskoslezského kraje (dále jen MSK) organizovala každoročně Mezinárodní hudební festival Janáčkův máj (dále jen MHF JM), jenž byl pod tímto názvem založen již v roce 1976. Před vznikem této obecně prospěšné společnosti byl festival realizován pod hlavičkou Janáčkovy filharmonie Ostrava, pro kterou ji organizovala společnost ARS/KONCERT spol. s.r.o. MHF JM se stal členem EFA 1 2

zdroj: http://www.efa-aef.eu/en/association/, volný překlad autora práce zdroj: http://www.efa-aef.eu/en/activities/, volný překlad autora práce 6

roku 1993 a v roce 1996 byl festival také jedním ze zakládajících členů Asociace hudebních festivalů České republiky (dále jen AHF ČR), jež je jakožto národní asociace kolektivním členem EFA. (Báchorek, 2007)

1.3 OSTREFA a její význam pro řešitele projektu K řešitelovu absolventskému projektu vedla poměrně dlouhá cesta, kterou se tato podkapitola bude čtenáři na následujích řádcích snažit osvětlit. Ředitelem MHF JM je již dlouhá léta Jaromír Javůrek, jenž pomáhal řešitele projektu připravit k samotným přijímacím zkouškám na bakalářský studijní obor Hudební manažerství na Hudební fakultě JAMU. Po přijetí na tuto akademii řešitel každoročně od roku 2012 participoval jako asistent produkce na organizování MHF JM a získal tak poměrně solidní vhled do úskalí organizování kulturních projektů v České republice, jejich financování, marketingu a dalších dílčích činností. V dubnu roku 2014 se pak řešitel tohoto projektu zúčastnil za MHF JM vzdělávacího programu EFA Atelier for Young Festival Managers, jenž se uskutečnil od 3. do 10. dubna 2014 ve skotském hlavním městě Edinburghu. Na tomto setkání měl možnost řešitel blíže poznat aktivity EFA a osoby, které v této organizaci působí, zejména Kathrin Deventer, secretary general (generální tajemnici) EFA. Když proto MHF JM potvrdil, že u příležitosti 40. výročí vzniku festivalu bude této organizaci ctí se zhostit zorganizování každoroční valné hromady EFA právě v Ostravě, oslovil na začátku ledna roku 2015 ředitel festivalu Jaromír Javůrek řešitele, zdali by měl zájem na této akci participovat. Cesty řešitele, MHF JM a EFA se tak konečně protly.

7

2 Přípravná fáze Za přípravnou fázi můžeme označit velké množství činností a aktivit, které byly provedeny před začleněním se řešitele do realizace samotného setkání EFA v Ostravě. MHF JM potvrdil, že se zhostí orgnizace valné hromady EFA již na počátku roku 2014 a pomyslná štafeta byla řediteli MHF JM předána na valné hromadě v hlavním městě Bosny a Hercegoviny Sarajevu (valná hromada se uskutečnila od 26. do 28. 2. 2014). Původním plánem MHF JM bylo zorganizovat valnou hromadu ve spolupráci s Mezinárodním hudebním festivalem 13 měst Concentus Moraviae, toho času také členem EFA. Tento festival se však v průběhu roku 2014 rozhodnul z EFA vystoupit a břímě hlavního a jediného organizátora tak připadlo právě na MHF JM.

2.1 Přípravná fáze - únor 2014 až leden 2015 V tomto období ještě nebyl řešitel projektu zapojen do projektového týmu a na přípravách se podílel pouze tým zaměstnanců MHF JM v sestavě Jaromír Javůrek, Martina Illichmannová, Jaroslava Koňaříková a Dajána Krestová. Konkrétní činnosti těmito osobami vykonávané a jejich kompetence budou popsány v kapitole 2.6 Projektový tým. Mezi nejvýznamnější činnosti v průběhu tohoto období vykonané, může být zařazeno zejména podání žádosti o finanční podporu projektu z rozpočtu SMO, předvýběr doprovodného programu, hotelu pro ubytování delegátů a podobně. Veškeré náležitosti stran programu setkání se však ještě upřesňovaly od zapojení řešitele do realizace projektu, tedy od ledna 2015. Na začátku roku 2015 již tedy bylo jasné, že zorganizování valné hromady EFA v Ostravě leží čistě na ramenou produkčního týmu MHF JM. Vzhledem k tomu, že termín valné hromady (4. - 7. 6. 2015) přímo zasahoval do termínu konání jubilejního 40. ročníku MHF JM (24. 5. - 8. 6. 2016), jenž byl navíc produkčně velmi náročný (zúčastnily se jej zahraniční orchestry jako Royal Liverpool Philharmonic Orchestra, Amsterdam Sinfonietta), rozhodnul se ředitel festivalu Jaromír Javůrek krátce po začátku roku 2015 oslovit řešitele tohoto projektu Ondřeje Sikoru, aby rozšířil produkční tým MHF JM a od 1. 2. 2015, jakožto nový zaměstnanec společnosti JM pod 0,25 úvazkem na organizaci valné hromady EFA participoval. Pomyslným koncem přípravné a startem intenzivní realizační fáze byla návštěva Kathrin Deventer (secretary general EFA) a Nathalie Dert (office manager EFA) v Ostravě, která se uskutečnila od 28. do 30 1. 2015 a při které si tyto dámy prohlédly ta 8

nejdůležitější místa, která byla organizátory vybrána pro jednotlivé části programu ostravského setkání. Proběhla také schůzka s primátorem SMO Ing. Tomášem Macurou MBA. Během této třídenní návštěvy zástupců EFA v Ostravě bylo nedůležitější vyjasnění a sjednocení představy obou stran o doprovodném programu, nezbytném technologickém vybavení, personálním zajištění průběhu akce, předběžná konkretizace harmonogramu setkání a debata nad jednotlivými rozpočtovými položkami. Více bude toto rozvedeno v kapitole 3 Realizační fáze.

2.2 OSTREFA V této chvíli je nabíledni, že nastal čas čtenáři vysvětlit význam označení OSTREFA. Při lednové návštěvě Kathrin Deventer a Natalie Dert v Ostravě bylo mnoho času věnováno debatám o tom, jak by ostravská valná hromada měla vypadat, jakým doprovodným programem by měla být podpořena a jakým způsobem by bylo nejvhodnější zachytit specifickou atmosféru města. Tím nejdůležitějším výstupem z brainstormingů a debat na toto téma proběhnuvších bylo právě označení OSTREFA. Pozornému čtenáři je více než jasné, že se jedná o kombinaci slov OSTRAVA a EFA. Bylo rozhodnuto, že OSTREFA se stane jednotným označením, které bude pro valnou hromadu používáno. Speciálně k tomuto označení byl společností Kantors Creative Club zpracován jednotný vizuální styl, pod jehož hlavičkou byly prezentovány veškeré výstupy a oficiální tiskoviny pro valnou hromadu vytvořené. Společnost Kantors Creative Club je autorem vizuálního stylu MHF JM a proto byla vybrána i pro tuto spolupráci. Jednotný vizuální styl OSTREFA se inspiroval jak grafickým stylem EFA, tak dnes již pro SMO typickými vykřičníky. Logo OSTREFA je možno nalézt v příloze A.

2.3 Rizika a jejich řešení Na počátku příprav v lednu 2015 bylo nutno zhodnotit ta největší rizika, která v průběhu organizace a projektové realizace samotné mohou nastat, analyzovat jejich příčiny a navrhnout potenciální řešení těchto rizik. Za hlavní riziko byla označena termínová kolize konání valné hromady EFA s termínem MHF JM. Tohoto si však byli ostravští organizátoři od počátku vědomi, neboť právě u příležitosti 40. ročníku MHF JM se toto setkání rozhodli zorganizovat. Nezbytné však bylo zajistit dostatečné množství lidských zdrojů, zejména asistentů a asistentek produkce, kteří po dobu festivalu a samotného setkání EFA rozšíří stálý 9

tým JM. Jména těchto osob budou rozvedena v kapitole 2.6 Projektový tým a v kapitole 2.7 Širší projektový tým. Druhým hlavním rizikem byla označena rozpočtová náročnost akce. Ač se na celkových výdajích podílela také EFA (zejména hradila ubytování delegátů, tisk oficiálních dokumentů nezbytných pro valnou hromadu a další), ze strany JM bylo nezbytné pro projekt nalézt nemalé finanční prostředky. Z veřejných zdrojů se počítalo pouze s finanční participací SMO (50 000 Kč) a MSK (200 000 Kč). Avšak pouhým prvotním odhadem nákladů, bylo více než jasné, že celková výdajová stránka bude mnohem vyšší. Vzhledem k prestižnosti akce však bylo rozhodnuto, že zbytek nákladů bude hrazen z rozpočtových rezerv JM. Samozřejmostí bylo naplánování pravidelných rozpočtových porad s ekonomkou společnosti, na kterých byly jednotlivé výdajové složky a jejich výše pravidelně diskutovány. Za další riziko byla označena možná ztráta důležitých informací či pouhé nepochopení se (myšleno zejména ve vztahu k velké geografické vzdálenosti projektového týmů EFA a JM). Plánovány byly proto pravidelné porady v rámci týmu a konferenční hovory mezi Ostravou a Bruselem (sídlo EFA), při kterých byly jednotlivé kroky a novinky alespoň jednou za měsíc konzultovány (s blížícím se tremínem projektu mnohem častěji). Samozřejmostí bylo ohromné množství proběhnuvší mailové korespondence mezi řešitelem projektu a zástupci EFA, které vznik tohoto rizika eliminovalo. Za dílčí riziko byla označena i pomyslná "přeplněnost" doprovodného programu. Organizátoři samozřejmě chtěli přijíždějícím delegátům nabídnout co nejzajímavější program a ukázat jim Ostravu v tom nejlepším světle. Valné hromady EFA se rozhodly využít i jiné organizace (kupříkladu Institut umění - Divadelní ústav, dále jen IDU), které logicky chtěly využít faktu, že se v Ostravě po tři dny bude nacházet "centrum festivalové Evropy" a ve městě budou vysoce postavení manažeři a ředitelé velkého množství nejrůznějších evropských festivalů. Právě z tohoto důvodu byla do programu zařazena YOUNG PERFORMERS SHOWCASE, která byla při této příležitosti zorganizována právě ve spolupráci JM a IDU. Na pravidelných týmových poradách týmu JM i na konferenčních hovorech s EFA bylo toto nebezpečí pravidelně diskutováno a výsledná podoba doprovodného programu jednání EFA v Ostravě tak, jak je uvedena dále v této práci, byla výsledkem mnohatýdenních debat.

10

2.4 Cíle projektu Ostrava valnou hromadou EFA získala možnost zařadit se mezi významné evropské metropole, kde se již v minulosti toto setkání uskutečnilo (v minulosti byla hostitelským městem kupříkladu Granada, Vilnius, Merano, Brusel, Londýn...) a stala se tak po Praze a Brně teprve třetím městem České republiky, které valnou hromadu EFA přivítalo. Prestižnost této akce byla rozhodujícím faktorem, proč se rozhodl ředitel JM nabízené možnosti využít. Hlavním cílem projektu bylo představit Ostravu a MSK delegátům EFA, ředitelům a manažerům významných hudebních festivalů celé Evropy. Jako indikátor naplnění hlavního cíle řešitel zvolil jednoduché měřítko - čím více do Ostravy přijíždějících asiciačních členů, tím lépe. Jako hlavní projektový cíl řešitel projektu označuje samotné uskutečnění akce, zvolení vhodného doprovodného programu a bezproblémový průběh setkání, zejména v kombinaci s ve stejný čas probíhajícím MHF JM. Za další cíl bylo označeno zvýšení povědomí o MHF JM a posílení jeho pozice v rámci EFA. Naplnění tohoto cíle nutno hodnotit až s větším časovým odstupem, avšak minimálně samotnou důkladnou spoluprací na přípravách se JM projevil jako spolehlivý partner ve vztahu k EFA. Dílčím cílem bylo také posílení pozice JM, potažmo MHF JM v rámci SMO, zde myšleno zejména vzhledem k prestižnosti organizované akce. K dosažení výše definovaných cílů bylo potřeba velké množství aktivit, zejména na bázi vzájemné komunikace mezi jednotlivými, na projektu participujícími skupinami. Zvolení vhodných komunikačních cest, navození přátelské atmosféry a pravidelné konferenční hovory mezi Ostravou a Bruselem, to vše vedlo k informovanosti obou stran, a tedy i pracovní atmosféře, která byla prosta jakýchkoliv stresových situací či informačních selhání. Dosažení vysokého počtu delegátů, kteří do Ostravy nakonec přijeli (celkem se jednalo o téměř 100 osob, které reprezentovaly na 52 festivalů z 27 zemí Evropy) může samozřejmě být přisuzováno pouze prestižnosti a významu akce, neboť valná hromada EFA se koná pouze jednou ročně a pro asociaci je, moderně řečeno, highlightem mezi aktivitami. Avšak nadstandardní péče a servis poskytnuté delegátům ze strany organizátorů či bohatý doprovodným program, dle názoru řešitele projektu, přispěly k naplnění tohoto cíle také svým dílem. 11

2.5 Skupiny participující na projektu Projekt OSTREFA, valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě, díky svému uskutečnění se a mezinárodnímu přesahu, více či méně ovlivnil velké množství osob a skupin. Mezi ně patří zejména tyto: •

Projektový tým JM (řešitel projektu - hlavní koordinátor, ředitel společnosti, asistentka ředitele, hlavní ekonomka společnosti, produkční společnosti, asistenti produkce).

•

Projektový tým EFA (secretary general, office manager, administrative assistant).

•

Dodavatelé (oficiální hotel, místa konání doprovodného programu, vystupující umělci...).

•

Političtí představitelé (primátor SMO...).

•

Delegáti EFA.

•

Spolupracující na doprovodném programu (IDU, Janáčkova konzervatoř a gymnázium v Ostravě).

•

Široká veřejnost.

Níže budou zmíněny ty skupiny a konkrétní osoby, se kterými řešitel projektu komunikoval a spolupracoval nejintenzivněji.

2.6 Projektový tým Projektový tým byl složen primárně ze zaměstnanců JM a jak již bylo řečeno výše, řešitel projektu se díky zorganizování valné hromady EFA dostal do týmu zaměstnanců této společnosti. Jednalo se o tyto osoby: 1. Mgr. Jaromír Javůrek, Ph.D. - ředitel JM a MHF JM. Vedoucí řešitelova absolventského projektu a jeho hlavní supervizor. Jménem společnosti vystupoval ve směru ke všem partnerům a poskytovatelům služeb. Pro hlasování v rámci valné hromady byl delegován také jako zástupce AHF ČR. V rámci projektu se podílel na všech nejzásadnějších rozhodnutích, volbě doprovodného programu a vystupoval i jako oficiální mluvčí projektu směrem k médiím. 2. Mgr. Jaroslava Koňaříková - zaměstnankyně JM / produkční MHF JM. Při přípravách projektu měla na starosti prvotní komunikaci s EFA, připravovala také žádost o dotaci pro dotační řízení SMO. Od ledna 2015 předala přípravy 12

v plné míře řešiteli projektu. Nečekané bylo rozhodnutí zaměstnankyně k 1. 4. 2015 odejít do předčasného důchodu. Toto rozhodnutí předala k rukám ředitele až k 31. 1. 2015, a tak byl zbytek projektového týmu postaven do situace, kdy krom práce na přípravách projektu, bylo nutné zajistit i produkční zaštítění MHF JM po 1. 4. 2015, kdy zaměstnankyně JM skutečně opustila. 3. Bc. Dajána Krestová - asistentka ředitele společnosti JM, řešiteli poskytovala pomoc s produkčním zajištěním projektu, zejména se zasíláním objednávek a komunikací s poskytovateli služeb. 4. Martina Illichmannová - hlavní ekonomka společnosti JM. S ní byla průběžně konzultována finanční náročnost akce a měla hlavní dohled nad rozpočtem. Řešiteli

pomáhala

také

s

tvorbou

pro

projekt

nezbytných

smluv

a v poprojektové fázi zéjména se závěrečným vyúčtováním poskytnutých dotací. 5. BcA. Ondřej Sikora - student magisterského studia oboru Hudební produkce brněnské JAMU. Od 1. 2. 2015 projektový manažer JM, po odchodu zaměstnankyně Jaroslavy Koňaříkové do předčasného důchodu převzal také produkci MHF JM. Náplní jeho práce bylo koordinování projektového týmu, spolupráce na doprovodném programu, komunikace s partnery, poskytovateli nejrůznějších služeb, v doprovodném programu vystupujícími umělci a co je hlavní, zejména komunikaci s EFA. Jakožto hlavní osoba za projekt zodpovědná, byl řešitel zprostředkovatelem a šiřitelem všech důležitých informací. Do projektového týmu řešitel projektu zařazuje i dvě osoby z EFA, se kterými při přípravách projektu komunikoval nejčastěji. Tato jména jsou zde zařazena především díky skutečnosti, že veškerá konkrétní rozhodnutí o místech konání, doprovodném programu nebo zajištění dalších služeb byla zaměstnanci JM vykonána po konzultacích a pravidelných poradách právě s těmito dvěma představiteli EFA. Jednalo se o tyto osoby: 1. Kathrin Deventer - secretary general (generální tajemnice) EFA. Jménem EFA vystupovala ve směru ke všem partnerům či médiím. V rámci EFA měla pozici podobnou, jako Jaromír Javůrek v rámci JM. 2. Lenart Deroo - administrative assistant EFA. Právě Lenart Deroo předával řešiteli souhrnné informace o požadavcích ze strany EFA a vystupoval proto jako týmový koordinátor bruselského týmu EFA. Právě pravidelná 13

komunikace s Lenartem Deroo byla nezbytná pro řešitele projektu a tudíž i nezbytná pro dosažení všech vytyčených cílů. Nutno podotknout, že tým EFA, jenž pracuje v sídle organizace, se celkově skládá z devíti pracovníků, s Kathrin Deventer a Lennartem Deroo však řešitel projektu komunikoval téměř na každodenní bázi.

2.7 Širší projektový tým Níže jsou sepsána jména a stručné charakteristiky náplní práce osob širšího projektového týmu. 1. Mgr. Petr Bohuš - PR specialista společnosti. Tvorba tiskových zpráv, jejich šíření a příprava tiskové konference. 2. Bc. Jakub Mičovský - správa sociálních sítí MHF JM, na kterých byly šířeny informace spjaté také s tímto projektem. Správa webu společnosti. Při konání samotné akce doprovázel delegáty na všech místech jako fotograf. 3. PhDr. Lenka Dohnalová, Ph.D. - zaměstnankyně hudební sekce IDU, jménem IDU vystupovala jako osoba odpovědná za projekt YOUNG PERFORMERS SHOWCASE, jenž byl součástí doprovodného programu ostravského setkání. 4. Silvie Hrůzová - kreativec společnosti Kantors Creative Club, ve spolupráci s řešitelem projektu byla zodpovědná za tvorbu veškerých materiálů OSTREFA, které byly využity pro tiskoviny projektu. Dále mohou být do širšího projektového týmu asistenti produkce, jenž byli najati zejména pro spolupráci při samotném čtyřdenním setkání, daňový poradce a účetní JM, tajemník Janáčkovy konzervatoře a gymnázia v Ostravě, kde se odehrávala YOUNG PERFORMERS SHOWCASE, zástupci Hotelu Mercure, v němž byli ubytováni delegáti EFA a další.

2.8 Komunikace Komunikaci můžeme rozdělit na komunikaci v rámci ostravského týmu JM a komunikaci s přesahem do zahraničí, kdy byl ostravský tým v kontaktu s bruselským týmem EFA. V rámci týmu JM probíhala komunikace ponejvíce na úrovni řešitel projektu ředitel společnosti - asistentka ředitele, kdy však nejčastěji schůzky probíhaly pouze na úrovni řešitel projektu - ředitel společnosti JM. Ostatní zaměstnanci JM pak byli přivoláváni pouze ke konzultacím konkrétních kroků nebo k zadání jejich vykonání. 14

Pravidelně se uskutečňovaly porady (jednou měsíčně, s blížícím se projektem jejich četnost logicky rostla až na setkání, která probíhala několikrát týdně), na kterých byli všichni další zaměstnanci společnosti informováni o postupu příprav a měli prostor k vyjádření svého názoru. Komunikace s EFA probíhala ponejvíce mailovou korespondencí řešitele projektu nebo ředitele společnosti s Kathrin Deventer, případně mailovou korespondencí řešitele projektu s Lennartem Deroo. Ve vyjasňování těch nejdůležitějších bodů pak skvěle fungovala komunikace mailovou formou "odpovědět všem", případně byly zprávy zasílány vedoucím obou organizací (EFA a JM) v kopii. S blížícím se termínem probíhaly pravidelné konferenční hovory mezi EFA a JM, kde bylo vše, bod po bodu, ještě jednou konzultováno. I přes poměrně velké množství do projektu zapojených osob, probíhala komunikace na bezproblémové úrovni, a všichni členové jak ostravského, tak bruselského týmu byli o podstatných skutečnostech včas informováni. Přispěla k tomu šíře zvolených komunikačních kanálů a četnost schůzek / konferenčních hovorů. Ze strany EFA byl řešiteli projektu poskytnut na začátku února 2015 harmonogram s vyznačenými daty těch nejdůležitějších činností vykonaných ze strany EFA, zejména směrem k jednotlivým delegátům. Díky tomuto bylo pro řešitele mnohem jednodušší získat přehled o tom, v jaký čas je potřeba mít co vyjasněno. Nejpřínosnějším dokumentem byl v tomto ohledu řešitelem projektu a Lennartem Deroo detailně zpracovaný harmonogram samotného setkání (production schedule), ve kterém bylo konkrétně znázorněno, kdy která konkrétní činnost probíhá, jaké technologické vybavení je pro ni nezbytné a kdo je zodpovědnou nebo kontaktní osobou. Ukázka tohoto dokumentu je uvedena v příloze D: Production schedule OSTREFA. Zcela samostatně komunikovala EFA směrem k přijíždějícím delegátům, vždy na základě informací poskytnutých ze strany řešitele projektu. Komunikace směrem ven, tedy k médiím a široké veřejnosti bude popsána v samostatné kapitole 3.5 Propagace a mediální kampaň.

2.9 Doprovodný program OSTREFA Vzhledem k vícedenní povaze setkání, které se pro delegáty EFA uskutečnilo od 4. do 7. 6. 2015 bylo nutné zajistit atraktivní program. Doprovodný program, jenž by charakterizoval město a kraj, ve kterém se valná hromada EFA koná není v rámci 15

těchto setkání nic neobvyklého, proto chtěl JM pokračovat v této tradici. Volba doprovodného programu probíhala v kooperaci s EFA a výsledná podoba tak, jak je rozvedena níže, byla otázkou mnohatýdenních debat a jednání. Největší slovo stran doprovodného programu měl ředitel JM Jaromír Javůrek a secretary general EFA Kathrin Deventer. Jak již bylo řešeno výše, samotného setkání EFA v České republice chtěly využít i jiné osoby a organizace. Tak byla do doprovodného programu zařazena YOUNG PERFORMERS SHOWCASE. Ve finále zařazení tohoto "projektu v projektu", jak byla SHOWCASE řešitelem často označována, způsobila organizačnímu týmu mnoho starostí a vrásek. Ve chvíli, kdy řešitel k projektu přistoupil, však již byly přípravy na SHOWCASE v plném proudu, IDU měl na ni vyhrazené finanční prostředky a příslib ředitele JM, že bude-li to jen trochu možné, bude tato přehlídka mladé nastupující české umělecké generace do doprovodného programu valné hromady EFA v Ostravě přece jen zařazena. Dalším specifickým bodem doprovodného programu byla návštěva muzikologa a předního světového odborníka na Janáčkovu tvorbu, Prof. Johna Tyrrella. Jeho návštěvu při této příležitosti organizoval JM společně s Ostravskou univerzitou. Výsledný doprovodný program ostravského setkání měl pak tuto podobu: 4. 6. 2015, 19:00 Návštěva koncertu Royal Liverpool Philharmonic Orchestra v rámci MHF JM. O přestávce koncertu proběhlo oficiální zahájení valné hromady EFA v Ostravě a přivítání přijíždějících delegátů EFA ředitelem Jaromírem Javůrkem, secretary general EFA Kathrin Deventer a prezidentem EFA Darko Brlekem. 21:00 - 24:00 OSTREFA NIGHT CAFÉ. Tento koncept byl vymyšlen již na prvním osobním setkání s představitelkami EFA v Ostravě v lednu 2015. Názvem OSTREFA NIGHT CAFÉ byla označena neformální setkání delegátů, která probíhala v prostorách Hotelu Mercure každý večer, vždy po skončení oficiálních bodů programu. Pro první OSTREFA NIGHT CAFÉ měli delegáti možnost na adresu JM s dostatečným časovým předstihem poštou zaslat lahev alkoholu či jiné pochutiny pro jejich země typické a tak mohla být degustována vína zaslaná delegáty z Itálie, Turecka, speciální piva dovezená přímo týmem EFA či lahve skotské. První 16

OSTREFA NIGHT CAFÉ se uskutečnilo v jednom z menších salónků Hotelu Mercure a příjemná atmosféra byla podpořena profesionálním servisem zaměstnanců tohoto hotelu. 5. 6. 2015, 9:00 - 9:30 Přednáška anglického muzikologa a odborníka na tvorbu Leoše Janáčka Prof. Johna Tyrrella. Následovala ihned po oficiálním zahájení prvního jednacího dne. Tématem přednášky byl Leoš Janáček a jeho vztah k ostravskému regionu. Delegáti tak díky této přednášce mohli více porozumět prostředí, ve kterém se valná hromada odehrávala. Po této přednášce měl Prof. Tyrrell ještě jednu delší přednášku o Janáčkovi a jeho operách pro studenty Ostravské univerzity. Přítomnost Prof. Tyrrella byla jednou ze součástí doprovodného programu, která byla domluvena ještě před příchodem řešitele k projektu. 12:30 - 13:00 Po dopoledních jednáních následovala tisková konference v prostorách Nové radnice SMO. Delegáty přivítal a úvodního slova se ujal náměstek primátora Ing. Zbyněk Pražák, PhD., po tiskové konferenci následoval krátký oběd, opět přímo v prostorách Nové radnice. Poté následoval cca 10 minutový přesun na Janáčkovu konzervatoř a gymnázium v Ostravě, kde následoval další bod programu, konkrétně YOUNG PERFORMERS SHOWCASE. 14:00 - 17:00 YOUNG

PERFORMERS

SHOWCASE.

Tato

součást

doprovodného

programu byla pro řešitele osobně tím největším úskalím. Jak bylo řečeno výše, v době, kdy řešitel k projektu nastoupil, byly již přípravy na SHOWCASE v plném proudu. IDU, s nímž ve finále JM na této přehlídce spolupracoval, chtěl poměrně logicky využít setkání evropských festivalových špiček v Ostravě a ukázat delegátům EFA to nejlepší z mladé české nastupující umělecké generace. Odborná komise tak vybrala zástupce instrumentalistů a pěvců, kteří po uvítání delegátů ředitelkou Janáčkovy konzervatoře a gymnázia v Ostravě Mgr. Soňou Javůrkovou pro delegáty vystoupili v koncertním sále Leoše Janáčka a Bohuslava Martinů, každý s programem nepřesahujícím 15 minut. Vzhledem k náročnosti celého čtyřdenního setkání však došlo k situaci, které se řešitel předem obával. Mnoho delegátů zvolilo raději odpolední odpočinek v nedalekém Hotelu Mercure (je od konzervatoře vzdálen chůzí 17

pouhé 3 minuty) a tak řady posluchačů SHOWCASE postupně řídly. Nutno podotknout, že opravdu jen hrstka delegátů vydržela na SHOWCASE plné tři hodiny jejího trvání. Je však otázkou, kolik představitelů evropských festivalů by přilákala samostatně zorganizovaná přehlídka, bez jakékoliv návaznosti na valnou hromadu EFA, byla - li by zorganizována kupříkladu v Praze nebo Brně. Pro řešitele projektu a celý tým JM však SHOWCASE znamenala další produkční výzvu, neboť k jejímu zdárnému zorganizování bylo nutno vykonat mnoho přípravných produkčních kroků, od obsáhlé komunikace s IDU, zajištění ubytování umělců, dvou korepetitorů z Ostravy, prostor na konzervatoři pro zkoušení a přípravu před vystoupením, korekturu a tisk brožury s životopisy vystupujících a mnoho dalšího. Celá přehlídka byla nahrávána a delegáti obdrželi její záznam již druhý den na samotné valné hromadě! Přínosem pro rozpočet JM byla provize za produkční spolupořádání akce, jež plynula ze s IDU uzavřené smlouvy o spolupráci. Z YOUNG PERFORMERS SHOWCASE zůstávají v řešiteli projektu rozporuplné pocity. Na jednu stranu je pozitivní fakt, že se tato akce uskutečnila a mladí čeští umělci měli možnost se delegátům EFA představit, zaujmout je a případně získat hostování na některém z evropských festivalů (toto však není a nebude předmětem řešitelova zkoumání). Podařilo se také během krátké chvíle zpracovat záznam celé akce a delegátům jej ještě před jejich odjezdem předat. Opačnou stránkou věci je skutečnost, že SHOWCASE byla v doprovodném programu zařazena tak trochu "navíc" a program dne 5. 6. 2015 tak působil, nutno vzhledem k organizačnímu týmu sebekriticky podotknout, oním dojmem "přeplněnosti", kterému se organizátoři chtěli od začátku příprav vyhnout. V příloze E přikládá řešitel projektu výtvarné řešení YOUNG PERFORMERS SHOWCASE. 17:00 - 18:00 Na YOUNG PERFORMERS SHOWCASE přímo navazovala komentovaná prohlídka centra města. Delegáty Ostravou provedl přímo řešitel projektu a v anglickém komentáři přiblížil krátce historii města a ty nejzásadnější stavby, kolem kterých prohlídková trasa vedla (Katedrála Božského Spasitele, Divadlo Jiřího Myrona, Divadlo Antonína Dvořáka....). V závěru trasy proběhlo zastavení v Restauraci U Rady, vyhlášené ostravské pivnici, kde při svých návštěvách města

18

s oblibou sedávali Igor Stravinskij nebo Paul Hindemith. Celkem se prohlídky centra města zúčastnilo asi 30 delegátů. 20:00 - 23:00 Slavnostní večeře na Zámku Poruba. Součástí slavnostních večeří na valných hromadách EFA bývají tradičně různá speciální vystoupení. Pro první slavnostní večeři v rámci ostravského setkání organizátoři zajistili Ondřeje Havelku a jeho Melody Makers a jejich vystoupení, jenž proběhlo po oficiální části večera, se u delegátů setkalo s mimořádným ohlasem. Této slavnostní večeře měli možnost zúčastnit se také mladí umělci ze SHOWCASE, případně jejich agenti a navázat tak osobní vazby na představitele významných evropských festivalů. 6. 6. 2015, 14:00 - 16:30 Prohlídka Dolní oblasti Vítkovice. Tato část doprovodného programu přímo navazovala na nejdůležitější část ostravského setkání, samotnou valnou hromadu EFA, jenž se uskutečnila v Multifunkční aule GONG, v jádru této industriální oblasti. Po skončení valné hromady měli delegáti možnost odjet přistavěným autobusem do Hotelu Mercure nebo se zůčastnit komentované prohlídky oblasti nebo se jen projít po areálu bývalé továrny, kde se každé léto uskutečňuje mnoho kulturních akcí, včetně multižánrového festivalu Colours of Ostrava. Možnosti v angličtině komentované prohlídky nakonec využilo 25 delegátů. 20:00 - 23:00 Slavnostní večeře na Zámku Šilheřovice. Pro druhou, závěrečnou večeři ostravského setkání zvolili organizátoři protipól ruchu centra města a ta se tak uskutečnila nedaleko Ostravy v Zámku Šilheřovice, jenž je obklopen parkem a golfovým hřištěm. V průběhu večera pak vystoupil folklórní soubor Tanečnica a jazzové trio Borise Urbánka. Proběhlo také poděkování představitelů EFA řediteli JM Jaromíru Javůrkovi a jeho organizačnímu týmu a předání vlajky EFA, pomyslné štafety, řediteli festivalu Wratislavia Cantats ve Wroclavi, kde se uskuteční valná hromada v roce 2016. Z politických představitelů se této večeře zúčastnil člen Evropského parlamentu, bývalý primátor SMO a bývalý hejtman MSK PhDr. Evžen Tošenovský.

19

7. 6. 2015, 10:00 - 13:30 Poslední součástí doprovodného programu byla návštěva rodného místa Leoše Janáčka, od Ostravy nedaleko vzdálených Hukvald. Pro delegáty byl přistaven autobus u Hotelu Mercure, který je zavezl až na Hukvaldy. Zde měli delegáti možnost projít se po vsi a naobědvat se v jedné z místních hospůdek, navštívit rodný dům Leoše Janáčka nebo se projít oborou až k středověkému Hradu Hukvaldy. Ve 13:30 proběhnul odjezd z Hukvald a po zpáteční cestě byli delegáti zavezeni na ostravské Letiště Leoše Janáčka, odkud mnozí z nich, včetně kompletního týmu EFA odlétali letadlem 15:45 do Prahy a odtud dále do svých cílových destinací. Zbývající delegáty pak autobus zavezl zpět do Hotelu Mercure. Cestou na Hukvaldy a zpět pro organizační tým a řešitele projektu skončily oficiální části programu. Další delegáti již odjížděli z Ostravy po vlastní ose.

2.10 Kompletní program OSTREFA Výše zmíněné části doprovodného programu zmiňují body a ty části oficiálního programu ostravského setkání, které pro delegáty připravoval organizační tým JM po konzultacích s představiteli EFA. Kompletní program čtyřdenního setkání však byl mnohem nabitější, neboť obsahoval mnohá jednání, které si tým EFA organizoval zcela samostatně a tým JM poskytoval pouze zprostředkování prostor, případně nezbytného technologického zajištění. Jednalo se zejména o aktivity a jednání, která se uskutečnila v odpoledních hodinách dne 4. 6. 2015 (EFA Board Meeting, General Assembly of The Festival Academy, Collective and Affiliate Members Meeting (CAMM)), dopolední Parallel working sessions s experty na dané oblasti proběhnuvší v pátek 5. 6. 2015 a nejdůležitější část ostravského setkání General Assembly, tedy formální valnou hromadu, která se konala v sobotu 6. 6. 2015. Poslední takovouto EFA samostatně zorganizovanou akcí byl závěrečný EFA Board meeting v neděli 7. 6. 2015. Kompletní program OSTREFA, včetně oficiálních částí a jednání a také událostí doprovodného charakteru je uveden v příloze F. Takto vytištěný program obdrželi delegáti (krom dalších materiálů, které budou zmíněny níže) při jejich příjezdu a registraci v lobby Hotelu Mercure.

20

3 Realizační fáze Jak bylo řečeno výše, za pomyslný start realizační fáze řešitel projektu považuje návštěvu Kathrin Deventer a Nathalie Dert v Ostravě, která se uskutečnila na konci ledna 2015. Velkou výhodou byla skutečnost, že na této návštěvě se všichni do projektu zaangažovaní již osobně znali a komunikace byla tudíž jednodušší. Mohly se tak naplno rozběhnout přípravy a veškeré produkční činnosti.

3.1 Významné milníky Za první významný milník můžeme považovat samotné přistoupení řešitele projektu k jeho organizaci. Toto se uskutečnilo na konci ledna 2015 při shůzce s představitelkami EFA. Tato doba se nesla zejména ve znamení seznámení osob obou produkčních týmů (konkrétně se jednalo o propojení koordinátorů obou týmů a šiřitele těch nejdůležitějších informací. Za EFA to byl Lennart Deroo a za JM Ondřej Sikora). V průběhu února 2015 byly řešitelem projektu kontaktovány jednotlivé prostory, kde byly naplánovány slavnostní večeře (zámky) a valná hromada (GONG). Původním plánem bylo první slavnostní večeři 5. 6. 2015 uskutečnit v bývalé kompresorovně v hornickém muzeu Landek Park, nicméně termínovou kolizí se svatební hostinou, která se zde konala 6. 6. 2015, byli organizátoři nuceni vyhledat nový prostor. Volba tedy padla na Zámek Poruba, jenž poskytuje dostatečnou kapacitu zejména z hlediska velikosti sálu a vyvýšeného pódia pro kapelu (v průběhu večera vystoupili Ondřej Havelka a jeho Melody Makers). Pro druhou slavnostní večeři pak organizátoři zajistili reprezentativní prostory na Zámku Šilheřovice. Problémem se ukázala být také termínová kolize samotné valné hromady s jinou akcí komerčního charakteru v ten den (v sobotu 6. 6. 2015) organizovanou v Multifunkční aule GONG v Dolní oblasti Vítkovic. Ač se samotná valná hromade EFA neuskutečnila v hlavním sále této budovy, nýbrž v menším sále konferenčním, v hlavním sále byla ve stejném čase naplánována zvuková zkouška projektu Vivaldiano Jaroslava Svěceného a docházelo by tak s vysokou pravděpodobností k přeslechům a tedy narušení valné hromady. Kontaktováním manažera Vivaldiana řešitelem projektu se však podařilo této kolizi zabránit a obě akce se tak v GONGu mohly uskutečnit, aniž by se navzájem omezovaly.

21

V týdnu od 16. února 2015 sekretariát EFA zasílal oficiální pozvání na nadcházející valnou hromadu všem členským festivalům a národním festivalovým asociacím poštou a také mailem. Na začátku března 2015 se setkal tým organizující SHOWCASE. Na schůzce, která proběhla v IDU v Praze, byla vyjasněna kritéria výběru umělců, kteří na SHOWCASE vystoupí a probrána další specifika produkce tohoto projektu (zejména nutnost uzavření smlouvy o spolupráci mezi IDU a JM a vyjasnění povinností smluvních stran z této smlouvy vycházejících). Od této chvíle pak byl řešitel projektu v intenzivním kontaktu s IDU a pracoval na přípravách SHOWCASE. V průběhu března obdržel velké množství informací a požadavků ze strany EFA, týkajících se jednotlivých meetingů, které si sekretariát EFA dále organizoval zcela samostatně. Požadavky se týkaly zejména prostorového a technologického zajištění. Řešitel projektu tak mohl postupem času pracovat na blokaci nezbytných prostor (v Hotelu Mercure, případně v partnerské restauraci JM Moravské chalupě) a tvorbě produkčně logistickém plánu - viz příloha D: Production schedule OSTREFA. V dubnu pak probíhala intenzivní komunikace s umělci, kteří byli již předjednáni ředitelem JM a osloveni pro vystoupení v rámci doprovodného programu, zjišťování jejich technických a jiných požadavků a uzavírání smluv. Řešitel projektu a ředitel JM, případně jeho asistentka osobně navštívili místa konání slavnostních večeří a předjednali slavnostní menu obou večeří (delegáti EFA měli v registračním formuláři možnost vyjádřit se ke svým specifickým požadavkům na stravu, takže organizátoři mysleli i na "detaily" v podobě bezlepkových nebo vegetariánských úprav jídelníčku). O jakýchkoliv novinkách byl organizační tým EFA informován a mohl je tak zanášet do kompletního programu OSTREFA (viz příloha F), jehož aktuální podoba byla sekretariátem EFA zasílána všem delegátům spolu s připomínkou registračního deadlinu. Registrační deadline byl stanoven na 17. 4. 2015. Během dubna EFA kontaktovala vlastními cestami nejen delegáty, ale kupříkladu také takzvané Atelier Alumni, tedy absolventy vzdělávacího programu Atelier for Young Festival Managers, aby se ostravské valné hromady zúčastnili. Začátek května 2015, konkrétně týden od pondělí 4. 5. 2015 byl ve znamení finalizování informací pro jednotlivé tiskoviny. Nejednalo se pouze o kompletní program OSTREFA (příloha F), ale zejména o tzv. "reader", tedy spis obsahující 22

kompletní informace o ostravském jednání. Tým JM tak do této tiskoviny dodal do začátku května úvodní slovo ředitele MHF JM, úvodní slovo primátora SMO, informace o kulturním životě Ostravy a Moravskoslezského regionu, texty představující město a kraj, fotografie a místa konání jednotlivých aktivit a další, vše samozřejmě přeloženo do angličtiny. EFA pak do readerů dodávala veškeré další texty o asociačních aktivitách za předcházející rok 2014, hospodaření za rok 2014, výhledu hospodaření na rok následující a vše, co bylo potřebné pro projednání na valné hromadě. Reader byl jednou z tiskovin, kterou přijíždějící delegáti obdrželi ihned po příjezdu do Hotelu Mercure hotelovém lobby, kde probíhala registrace. Lennart Derroo a Kathrin Deventer v týdnu od 4. 5. 2015 měli nelehký úkol komunikačního charakteru, sice znovu kontaktovat představitele festivalů sdružených v EFA, kteří se nestihli nebo jednoduše zapomněli registrovat do 17. 4. 2015. V týdnu od 11. 5. 2015 tak Lennart Deroo zpracoval pro řešitele projektu finální počet přijíždějících delegátů a hostů, včetně detailů jejich příjezdu a odjezdu. Řešitel projektu o toto speciálně žádal, neboť bylo nutné upřesnit finální počty zúčastněných osob místům konání jednotlivých slavnostních večeří, finalizovat nezbytný počet volných vstupenek pro delegáty na koncert Royal Liverpool Philharmonic Orchestra, objednat autobusovou dopravu na místa konání jednotlivých bodů programu a podobně. Zcela samostatně v tomto období tým EFA komunikoval s Hotelem Mercure kvůli počtu objednaných pokojů. Také smlouvu s Hotelem Mercure řešil tým EFA zcela bez potřeby pomoci ze strany organizačního týmu JM. Poslední květnový týden roku 2015 byl vyhrazen finalizaci a korekturám textů a všech dokumentů (programy, readery), které musely být vytištěny předem a nachystány do příjezdu delegátů a zahájení registrace. Jako jednodušší řešení byla zvolena varianta tisku všech materiálů v Ostravě. Na sekretariát JM byly doručeny papírové tašky (dodány jako dar pro projekt členem dozorčí rady JM Ing. Janem Skipalou, Ph.D.) v jednotném vizuálním stylu, do kterých byly následně nachystány všechny dokumenty, dárkové předměty, mapy a jiné. Dárkové předměty a informace o městě a regionu organizátoři zajistili díky odboru propagace SMO a MSK. Materiály, které chtěl mít tým EFA do balíčků pro delegáty zařazeny nadto, byly do Ostravy doručeny poštou, stejně jako další nezbytné potřeby sekretariátu EFA, zejména kancelářského typu (sešívačky, složky, propisovací pera...). Pro

23

sekretariát EFA byl zajištěn prostor v jednom z menších salónků Hotelu Mercure, a to po celou dobu ostravského setkání. První část týmu EFA do Ostravy přijela ve středu 3. 6. 2015 a tentýž večer proběhla schůzka Lennarta Deroo, Kathrin Deventer, Ondřeje Sikory, Jaromíra Javůrka a Jakuba Mičovského, na které bylo schéma celého setkání, krok za krokem, ještě jednou prodiskutováno, aby vše proběhlo bez komplikací a problémů. Cenným dokumentem byl v tomto ohledu zpracovaný detailní harmonogram - production schedule OSTREFA, který byl vodítkem. Téhož dne byl připraven dočasný sekretariát EFA v Hotelu Mercure, včetně nezbytného technického zajištění, o kterém EFA řešitele projektu předem informovala (na místo byla z kanceláře JM přepravena kupříkladu kopírka se skenerem, papíry pro tiskárnu...). Večer pak Lenart Deroo s asistenty produkčního týmu JM zkompletovali tašky pro registraci, která začínala následujícího dne ráno v hotelovém lobby. Termín 4. - 7. 6. 2015 pak byl vyhrazen pro konání akce samotné, přičemž nejdůležitější část čtyřdenního setkání, valná hromada EFA, se uskutečnila v sobotu 6. 6. 2015 od 10:00 do 14:00 v kongresovém sále Multifunkční auly GONG v Dolní oblasti Vítkovice. Po skončení akce, odjezdu všech delegátů a kompletního týmu EFA došlo k internímu zhodnocení průběhu akce, vydání závěrečných tiskových zpráv a jejich rozeslání médiím a organizační tým JM se naplno pustil do poprojektové fáze.

3.2 Vstupy Jak již bylo zmíněno výše, hlavním organizátorem ostravského setkání byl JM, jenž pro setkání poskytnul finanční zajištění. Dostatečné finanční zabezpečení ze strany hlavního organizátora umožnilo uskutečnění projektu v plném rozsahu a plánovaném schématu, které je po rozpočtových položkách uvedeno v kapitole 3.4 Ekonomická stránka projektu. Mezi nezanedbatelné vstupy řešitel projektu řadí také lidské zdroje, konkrétně všehny zaměstnance společnosti, kteří na tomto projektu pracovali často nad rámec své pracovní doby. Dále se jednalo o všechny asistenty produkce, fotografa, hostesky a celou řadu osob z různé služby poskytujícíh organizací, které větší či menší měrou přispěly ke zdárnému průběhu projektu.

24

3.3 Technické zajištění projektu Z hlediska technického zajištění projektu může být projekt rozdělen do několika částí podle toho, kde se jednotlivé body programu odehrávaly: Hotel Mercure - v Hotelu Mercure se odehrávalo největší množství aktivit. Hotel disponuje kvalitním technickým zabezpečením všech svých prostor, proto nebyl problém mít k dispozici ve všech potřebných salóncích (sál Karolina, Antonín a Šalamoun) dostatečný počet stolů, židlí (vše dle předem zaslaných požadavků EFA, viz příloha G: Rozestavění sálů pro working groups 5. 6. 2015), flipchart a projektor s připraveným notebookem s možností pouštění powerpointových prezentací na přichystané plátno. V lobby hotelu byly připraveny stoly pro registraci delegátů a speciální místnost byla vyhrazena pro sekretariát EFA. Do této místnosti byla převezena barevná tiskárna s kopírkou a skenerem, poskytnutá organizačním týmem JM. Veškeré další drobnosti kancelářského typu pak EFA doručila do Ostravy předem poštou. Prostory v Hotelu Mercure a jejich nezbytné vybavení zajišťoval řešitel projektu na základě informací poskytnutých ze strany EFA a tyto položky pak byly vyčísleny ve smlouvě o jednorázovém pronájmu prostor, kterou pro projekt uzavíral JM přímo s Hotelem Mercure. Samozřejmostí bylo pokrytí wi-fi signálem ve všech prostorách hotelu. Multifunkční aula GONG - v konferenčním sále této budovy se uskutečnila samotná formální valná hromada EFA. Na základě poskytnutých požadavků ze strany EFA (viz příloha H: Rozestavění sálu pro valnou hromadu 6. 6. 2015) byl přichystán prostor konferenčního sálu, včetně nezbytného technického zajištění (notebook, projektor, plátno). Specifickou částí technického charakteru bylo v rámci valné hromady simultánní tlumočení do třech světových jazyků (angličtina, němčina, francouzština - vždy z jednoho jazyka do zbývajících dvou), které zajišťovala firma Linguacom. Tato firma si pak na místo konání dovezla veškeré své technické vybavení (kabinky pro tlumočníky, sluchátka pro zájemce o tlumočení), řešitel projektu zasahoval pouze do koordinace harmonogramu s odpovědnými osobami z Multifunkční auly GONG. Celý průběh valné hromady byl externí společností také zaznamenáván a záznam byl poté zaslán na EFA pro archivaci. Zámek Poruba a Zámek Šilheřovice - v místech konání slavnostních večeří nebylo potřeba zajišťovat žádné speciální technické požadavky ze strany EFA, nicméně bylo nutné vyhovět požadavkům umělců. Zejména Ondřej Havelka a jeho 25

Melody Makers nejsou z technického hlediska jednoduchým souborem (velký počet hudebníků, nutné praktikábly, naladění klavíru, místo pro zvukaře a podobně viz příloha CH: Technické požadavky Ondřej Havelka a jeho Melody Makers), avšak vše se podařilo na obou místech zajistit ke spokojenosti všech umělců. Z pohledu technického zajištění byla jednodušší slavnostní večeře v Zámku Šilheřovice, kde si umělci přivezli veškerou techniku vlastní a řešitel projektu s fotografem Jakubem Mičovským v tomto ohledu posloužili pouze jako pomocná síla na vykládku a nakládku nástrojů z automobilu a zpět. Jiné - tímto bodem má řešitel projektu na mysli prostory, ve kterých se odehrávala dílčí setkání a technické zajištění bylo potřeba minimální nebo vůbec žádné. Jednalo se zejména o salónek restaurace Moravská chalupa (nutná pouze blokace pro zvolený termín a čas), foyer divadelního sálu Domu kultury města Ostravy (slavnostní zahájení, nutná blokace prostor + bezdrátový mikrofon) a Janáčkovy konzervatoře a Gymnázia v Ostravě pro SHOWCASE (technické a prostorové zabezpečení průběhu SHOWCASE není záměrem této kapitoly).

3.4 Ekonomická stránka projektu Finanční náročnost projektu byla opravdu vysoká a již na začátku příprav, zejména po vystoupení Mezinárodního hudebního festivalu 13 měst Concentus Moraviae bylo jasné, že se týmu JM s vysokou pravděpodobností nepodaří nalézt dostatečné financování projektu z veřejných zdrojů. Řešitel k projektu přistoupil v době, kdy již byla podána žádost o podporu projektu z rozpočtu SMO a bylo jisté, že mohou organizátoři pro tento projekt počítat z rozpočtu SMO s částkou 50 000 Kč. Druhým zdrojem veřejného charakteru byla dotace obdržená z rozpočtu MSK ve výši 200 000 Kč. Specifickým příjmem do rozpočtu projektu byla částka vyplývající z uzavřené smlouvy o spolupráci s IDU na organizaci SHOWCASE ve výši 35 000 Kč. Nejdůležitějším momentem z hlediska ekonomického zajištění projektu byla první schůzka s Kathrin Deventer a Nathalie Dert v lednu 2015 v Ostravě. Na této schůzce bylo ujasněno, že ze zdrojů EFA bude hrazeno: •

Ubytování týmu EFA a všech delegátů (přičemž EFA hradila dvě noci vždy jednoho představitele asociačního festivalu).

•

Tisk oficiálních materiálů (readery).

26

•

Náklady (doprava + ubytování) spojené s účastí hostů pozvaných ze strany EFA (zejména delegace představitelů Thajska, experti na problematiky jednotlivých Parallel worging sessions, konaných v pátek dopoledne 5. 6. 2015).

•

Výdaje spojené s díčími jednáními (EFA Board Meeting, General Assembly of The Festival Academy, Collective and Affiliate Members Meeting (CAMM)).

Ze zdrojů JM pak mělo být hrazeno: •

Doprovodný program.

•

Slavnostní večeře a pohoštění.

•

Autobusová doprava na místa konání jednotlivých bodů programu.

•

Pronájem prostor.

•

Zajištění simultánního překladu valné hromady.

•

Náklady (doprava + ubytování) spojené s účastí hostů pozvaných ze strany JM (Prof. John Tyrrell). Na konferenčních hovorech mezi Ostravou a Bruselem byly jednotlivé

rozpočtové položky samozřejmě konzultovány a sami představitelé EFA měli pochopení a byli si vědomi faktu, že rozpočtově je projekt pro ostravské organizátory velmi nákladný a oba týmy se snažily najít kompromis v tom, jaký servis je skutečně nezbytné přijíždějícícm delegátům zajišťovat. Tak bylo kupříkladu upuštěno od myšlenky posílat pro delegáty přilétající na blízká letiště do Ostravy - Mošnova, Katowic nebo Krakova speciální autobusy, které by je přepravily do Ostravy. Právě toto však bylo z hlediska rozpočtové náročnosti shledáno jako nadbytečné a delegátům tak byly doporučeny alespoň firmy takovéto transfery poskytující nebo kontakty na osvědčené a s jednotlivými letištěmi spolupracující taxislužby. Celková nákladová stránka projektu je uvedena níže v Tabulce 1.

27

Tabulka 1 Celkové náklady projektu (tabulka je v Kč), zdroj: řešitel projektu

OZNAČENÍ  NÁKLADU   Cestovné   Náklady  na   reprezentaci   Ostatní  služby   Pronájem  prostor   Reklama   Honoráře   Vedlejší  náklady  k   honorářům   Asistenti  produkce   OSA   Jiné  náklady   CELKEM  

ČÁSTKA   2  698   113  013   95  966   111  706   1  815   72  350   53  840   18  117   1  653   820   471  978  

POZNÁMKA       Občerstvení,  nákup  dárkových   předmětů,  slavnostní  večeře   (vč.  daně)   Simultánní  tlumočení,  místní   přeprava,  cestovné  John  Tyrrel,   ubytování  hostů  (vč.  daně)   GONG,  Zámek  Poruba,  Zámek   Šilheřovice       Cimbálová  muzika  Tanečnica,   Trio  Borise  Urbánka,  Ondřej   Havelka  a  jeho  Melody  Makers   Honorář  Ondřeje  Havelky,   doprava  umělců,  ubytování   umělců   DPP  vč.  daně              

3.5 Propagace a mediální kampaň Z hlediska propagace a mediální kampaně se dá projekt rozdělit na dvě nezávislé komunikační cesty. První cestou byla komunikace prováděné ze strany EFA směrem ke členským festivalům a jejich představitelům. Tuto komunikaci (označovanou jako "EFACTS") prováděla EFA zcela samostatně přes Kathrin Deventer nebo Juliane Reissig, která v asociaci pracuje jako Communications and Publications Manager. V pravidelných mailech byly členským festivalům rozesílány novinky o programu jednání, informace o ubytování v Ostravě, připomínky deadlinů registrace, odkazy ke stažení oficiálních dokumentů (reader) a jiné. Tyto maily obsahovaly velké množství informací, které řešitel projektu pro EFA zpracovával a projednával ponejvíce s Kathrin Deventer a Lennartem Deroo v rámci konzultačních konferenčních hovorů. Velký servis byl přijíždějícím delegátům poskytnut zejména v oblasti cestovních možností jak se do Ostravy a z ní dostat. Veškeré tyto informace pak byly součástí interních komunikačních cest vyslaných ze strany EFA.

28

Nejdůležitější zprávy pak EFA pravidelně šířila také přes svůj účet na sociálních sítích Twitter a Facebook a samozřejmě přes asociační stránky www.efa-aef.eu Organizační tým JM měl jiný komunikační úkol, a to sice docílit situace, kdy je setkání vysokých představitelů evropských festivalů v Ostravě "vidět" a o projektu se ví. Setkání EFA v Ostravě bylo akcentováno na úvodních slovech hlavních koncertů MHF JM a to buďto z úst ředitele JM Jaromíra Javůrka nebo prezidenta festivalu, českého houslového virtuoza Ivana Ženatého. Speciálně pro projekt byly vyrobeny roll-upy a bannery ve vizuálu OSTREFA, které byly přemisťovány na místa konání jednotlivých akcí programu. Vydáno bylo několik tiskových zpráv, které zpracovával na základě řešitelem poskytnutých informací externí PR specialista JM Petr Bohuš. Tiskové zprávy byly zveřejněny na webu JM a vše bylo sdíleno také na Facebookovém profilu MHF JM. Nutno podotkonout, že organizační tým byl překvapen množstvích publikovaných tiskových zpráv, které se objevovaly na portálech www.novinky.cz, www.aktualne.cz, www.ostravan.cz, www.ostrava-online.cz a jinde (viz příloha I: Printscreen tiskové zprávy). Externí PR specialista Petr Bohuš byl, vzhledem ke své novinářské minulosti (uváděl pořad Klekánice na České televizi, vlastní talk show na televizi Polar) a množství osobních vazeb a kontaktů, tou nejlepší volbou pro kontakt s médii. Byl také spolu s PhDr. Zdeňkem Sladovníkem, vedoucím oddělení vnějších a zahraničních vztahů SMO, hlavní osobou, se kterou se řešitel podílel na uspořádání tiskové konference k projektu, která se uskutečnila v prostorách Nové radnice SMO, konkrétně sálu zastupitelstva SMO. Tisková konference byla nejvýznamnější vykonanou aktivitou směrem k médiím. Tiskové konference se bohužel nemohl zúčastnit primátor SMO Ing. Tomáš Macura MBA a zastoupil jej jeden z jeho náměstků Ing. Zbyněk Pražák, Ph.D. Dále mezi přísedícími byli prezident EFA Darko Brlek, secretary general EFA Kathrin Deveter a ředitel JM Jaromír Javůrek, kteří byli k dispozici novinářům pro případné rozhovory. Novinářům byly na tiskové konferenci předány press kity, které obsahoval do té doby vydané tiskové zprávy a další informace, které mohly být využity v dalších článcích. Jaromír Javůrek se postaral o šíření informací u odborné veřejnosti, zejména díky svým kontaktům a osobním vazbám na festivaly a filharmonie v rámci celé České republiky a různé odborné komise (Česká hudební rada, Asociace hudebních umělců a vědců). 29

Projekt jako takový necílil na návštěvnost ze strany široké veřejnosti a v tomto ohledu měli organizátoři v rámci tohoto projektu zjednodušenou pozici, neboť nebylo zapotřebí vyprodat koncertní sál, naplnit kapacitu přednášek a podobně. Zvlášť byla komunikována pouze SHOWCASE, na kterou se přišlo podívat i několik diváků právě z řad široké veřejnosti. Bohužel nebyl úspěšný ani prvotní cíl představitelů IDU, tedy přilákat na první českou SHOWCASE odborníky a novináře ze zahraničí. Tito, ač nebyl problém s nimi navázat kontakt, se dojednoho omluvili, a tak tento dílčí cíl, jenž si představitelé IDU před začátkem příprav SHOWCASE vytkli, nutno považovat za nesplněný. Z hlediska komplexního pohledu na projekt valné hromady a konference EFA v Ostravě jej však řešitel projektu za selhání organizačního týmu absolutně nepovažuje, neboť jak již zaznělo výše, SHOWCASE byla zařazena pouze jako součást doprovodného programu, nikoliv jako jeho stěžejní část. V rámci projektu napsal vlastní speciální propagační text také řešitel projektu Ondřej Sikora. Jednalo se o blogový text "From Edinburgh to Ostrava", jenž byl umístěn na stránku www.festivalbytes.eu, kam s různými blogy na aktuální kulturní a kulturně-společenská témata mohou přispívat všichni členové EFA. Tento text byl sdílen přes sociální sítě jak EFA, tak JM. Printscreen blogu From Edinburgh to Ostrava je uveden v příloze J.

30

4 Ukončení projektu Projekt Valná hromada a konference evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě se uskutečnil v plném rozsahu, bez jakýchkoliv změn a komplikací a proto řešitel považuje ukončení tohoto projektu za řádné. Hlavní cíl projektu, tedy představit Ostravu a Moravskoslezský kraj delegátům EFA, ředitelům a manažerům významných hudebních festivalů celé Evropy se podařilo splnit. Delegáti ve městě prožili čtyři dny, které byly naplněny nejen jednáními s asociačními kolegy a odbornými přednáškami, ale také kulturou, prohlídkami zajímavých míst (mimo Ostravu zejména rodná obec Leoše Janáčka Hukvaldy, Zámek Šilheřovice) a dalšími doprovodnými aktivitami, jež delegátům EFA přiblížily Ostravu jako město, které ač nezískalo titul Evropské hlavní město kultury pro rok 2015, je i tak kulturní a kreativní metropolí s mimořádným potenciálem. Hlavní indikátor úspěšnosti hlavního cíle, tedy zajištění dostatečného množství delegátů, byl dle názoru řešitele projektu naplněn z části. Ač na toto setkání do Ostravy přijelo téměř 100 osob reprezentujících na 52 festivalů z 27 zemí Evropy, za Českou republiku se jednání zúčastnil pouze ředitel MHF JM Jaromír Javůrek. Z pohledu hlavního organizátora je skutečnost, že další festivaly České republiky, především ty sdružené v AHF ČR nejevily o valnou hromadu EFA v Ostravě zájem je pro řešitele zarážející a znepokojující (čestnou výjimkou byla v tomto ohledu ředitelka Filharmonie Brno a jejích festivalů PhDr. Marie Kučerová). Právo hlasovat na valné hromadě jménem AHF ČR bylo uděleno na základě plné moci řediteli MHF JM Jaromíru Javůrkovi až po intervenci a žádosti EFA směrem k vedení AHF ČR. Hlavní projektový cíl, uskutečnění samotné akce a bezproblémový průběh setkání, zejména s ve stejném termínu probíhajícím MHF JM, byl také naplněn. Vyžádal si ovšem oběť v podobě menšího času věnovaného produkci MHF JM, neboť zejména řešitel projektu byl po dobu setkání EFA v Ostravě touto akcí zcela ochromen, zaneprázdněn a nemohl tak příliš vykonávat funkci hlavního produkčního MHF JM. Festivalový tým je však již natolik zkušený, že také MHF JM probíhal v termínu 4. - 7. 6. 2015 bez problémů. Hodnocení dílčího cíle, tedy zvýšení povědomí o MHF JM a jeho posílení v rámci EFA bude možné soudit až s delším časovým odstupem. První takovouto příležitostí bude další valná hromada, která se uskuteční v dubnu 2016 v polské Wroclawi při mezinárodním festivalu Wratislavia Cantans. Schopnost festivalového 31

týmu MHF JM uspořádat setkání s mezinárodním přesahem, jakým byl tento projekt, je známka profesionality a skutečnost sama o sobě zvyšující kredit organizace.

32

5 Poprojektová fáze Poprojektová fáze začala pro řešitele projektu a celý organizační tým JM téměř ihned po odjezdu delegátů v neděli 7. 6. 2015. Následující den se konal závěrečný koncert 41. ročníku MHF JM, takže od 9. 6. byla zahájena intenzivní poprojektová fáze. Z Hotelu Mercure byla odvezena veškerá technika, včetně všech propagačních dokumentů, které zůstaly na místě registrace v hotelovém lobby. Proběhlo vydání poslední tiskové zprávy o průběhu projektu a celková dokumentace reakce médií na projekt. Nejvíce úkolů měla v poprojektové fázi ekonomka JM Martina Illichmannová, která v této fázi hradila faktury za poskytnuté služby a spolu s řešitelem kompletovala veškerou smluvní dokumentaci k projektu. Vypracována byla závěrečná hodnotící zpráva, která byla poskytnuta jak pro SMO, tak MSK. Nejdůležitější částí poprojektové fáze bylo vyúčtování dotací určených na projekt z veřejných rozpočtů. Na adresu SMO bylo závěrečné vyúčtování zasláno k 15. 9. 2015, na adresu MSK pak k 31. 1. 2016, což byly termíny určené v uzavřených smlouvách o poskytnutí dotace.

5.1 Výstupy projektu Hlavním výstupem projektu bylo mezinárodně navštívené čtyřdenní setkání. Dílčím výstupem pak byla především YOUNG PERFORMERS SHOWCASE, první přehlídka tohoto typu v České republice. Řešitel SHOWCASE při přípravách označoval jako "projekt v projektu", což je označení, které SHOWCASE opravdu nejvíce charakterizuje. Bez setkání EFA v Ostravě by se totiž neuskutečnila ani tato přehlídka, jejíž přípravy by dle názoru řešitele naplnily požadavky kladené minimálně na absolventský projekt bakalářkého stupně vzdělání. Výstupem ze SHOWCASE je pak bulletin / brožura k této akci vydaná a audionahrávka přehlídky. Obsáhlým výstupem projektu je fotodokumentace, zachycující průběh všech dní ostravského setkání. Dále ohromné množství proběhnuvší mailové komunikace s EFA (desítky mailů), poznámky řešitele projektu, tiskové zprávy a další texty (blog, závěrečné zprávy) k projektu vydané, uzavřené smlouvy a oficiální tiskoviny (readery, programy). Výstupem valné hromady je pak videozáznam její formální části.

33

6 Hodnocení projektu a závěr Na samém začátku této závěrečné kapitoly si řešitel dovoluje podotknout, že tento projekt byl v rámci jeho kariéry jím největší organizovanou akcí, která značně prověřila jeho manažerské schopnosti. Její hladký průběh a pozitivní reakce delegátů EFA byly pak pro řešitele znakem skutečnosti, že projekt může být považován za úspěšný. Celý projekt se uskutečnil bez výraznějších komplikací a mezi ostravským a bruselským týmem vládla pozitivní atmosféra a dá se říci, že z počátku čistě pracovní vztah přerostl v přátelství. Nad uskutečněným projektem tak vládla oboustranná spokojenost. Také formální vlaná hromada proběhla bez komplikací a krom jiného byly do EFA díky ostravské valné hromadě přijaty tři nové festivaly (Europalia Arts Festival z Belgie, Batumi MusicFest z Gruzie a Pavia Barocca z Itálie). EFA tak nyní představuje síť 96 festivalů a národních asociací z více než 40 zemí světa. Na jedné ze slavnostních večeří podepsali vrcholní představitelé EFA smlouvu o spolupráci s Thajským královstvím, kde se v budoucnu uskuteční jeden z příštích školících programů Atelier for Young Festival Managers a Thajské království se bude jak finančně, tak organizačně spolupodílet na organizaci tohoto projektu. Dílčí hodnocení si zaslouží valná hromada sama. Pro usnášeníschopnost formální valné hromady je potřeba, aby se jí zúčastnila nadpoloviční většina všech asociačních členů, což valná hromada v Ostravě splňovala velmi těsně, ale přece. Za osobní neúspěch, jenž je zároveň velkým zklamáním, považuje řešitel projektu a také ředitel JM Jaromír Javůrek neúčast představitelů dalších festivalů ČR, potažmo festivalů sdružených v AHF ČR. Aktivita AHF ČR je bohužel klesajícího charakteru a tak MHF JM v tomto ohledu zůstává čestnou výjimkou a řešitel projektu věří, že tomu tak bude i nadále. Hodnocení

"projektu

v

projektu",

tedy

YOUNG

PERFORMERS

SHOWCASE, nechává řešitel na jeho hlavním organizátorovi a iniciátorovi, tedy IDU. Za tým JM však byla této přehlídce věnována maximální péče a úsilí a přehlídka se uskutečnila v plánovaném rozsahu a kvalitě. Pozitivnímu hodnocení projektu přispívá bohatý doprovodný program, jenž dle názoru ostravského týmu vhodně doplňoval oficiální části setkání. Hodnocení tohoto projektu nelze završit bez poděkování všem, kteří se zasloužili o jakoukoliv část výsledného celku. Od kreativců ze společnosti Kantors 34

Creative Club, zaměstnanců Hotelu Mercure, Domu kultury města Ostravy až po asistenty produkce. Všichni, kteří pro zdar projektu vykonali jakoukoliv dílčí činnost, nesou na úspěchu setkání EFA v Ostravě svůj díl. Jako poslednímu si řešitel projektu dovolí poděkovat řediteli JM Jaromíru Javůrkovi za veškerou pomoc při konzultacích a organizování projektu, a zejména za poskytnutou příležitost.

35

Použité informační zdroje 1) BÁCHOREK, Milan. Janáčkův máj: moravský hudební klenot. Ostrava: Image Studio, 2007, 223 s. ISBN 978-80-903902-0-1. 2) About EFA. European Festivals Association [online]. Brussels, 2016 [cit. 2016-03-03]. Dostupné z: http://www.efa-aef.eu/en/association/ 3) EFA Activities. European Festivals Association [online]. Brussels, 2016 [cit. 2016-03-03]. Dostupné z: http://www.efa-aef.eu/en/activities/ 4) Asociace hudebních festivalů ČR [online]. Litomyšl, 2016 [cit. 2016-03-03]. Dostupné z: http://www.czech-festivals.cz 5) O festivalu. Janáčkův máj [online]. Ostrava, 2016 [cit. 2016-03-03]. Dostupné z: http://www.janackuvmaj.cz/cs/o-festivalu

36

Seznam zkratek o.p.s. - obecně prospěšná společnost EFA - European Festivals Association JM - Janáčkův máj, o.p.s. MHF JM - Mezinárodní hudební festival Janáčkův máj SMO - Statutární město Ostrava MSK - Moravskoslezský kraj IDU - Institut umění - divadelní ústav AHF ČR - Asociace hudebních festivalů České republiky

37

Seznam tabulek Tabulka 1 Celkové náklady projektu (tabulka je v Kč) .............................................. 28  

38

Seznam příloh A.   Logo OSTREFA ............................................................................................. A-1   B.   Taška OSTREFA ............................................................................................. B-1   C.   Titulní strana dokumentů OSTREFA .............................................................. C-1   D.   Production schedule OSTREFA ..................................................................... D-1   E.   Výtvarné řešení YOUNG PERFORMERS SHOWCASE............................... E-1   F.   Kompletní program OSTREFA ....................................................................... F-1   G.   Rozestavění sálů pro working groups 5. 6. 2015 ............................................ G-1   H.   Rozestavění sálu pro valnou hromadu 6. 6. 2015 ........................................... H-1   I.   Technické požadavky Ondřej Havelka a jeho Melody Makers ........................... I-1   J.   Printscreen tiskové zprávy (z www.ostrava-online.cz) ........................................ J-1   K.   Printscreen blogu From Edinburgh to Ostrava (z www.festivalbytes.eu) ...... K-1   L.   Fotografie - slavnostní zahájení ....................................................................... L-1   M.   Fotografie - roll up OSTREFA ....................................................................... M-1   N.   Fotografie - tisková konference na Nové radnici ............................................ N-1   O.   Fotografie - prohlídka centra Ostravy, zastávka v Hospodě u Radů .............. O-1   P.   Fotografie - hromadná fotografie na Zámku Poruba ....................................... P-1   Q.   Fotografie - slavnostní večeře na Zámku Poruba ........................................... Q-1   R.   Fotografie - podpis smlouvy o spolupráci mezi EFA a Thajským král. .......... R-1   S.   Fotografie - exteriér Zámku Poruba ................................................................. S-1   T.   Fotografie - valná hromada .............................................................................. T-1   U.   Fotografie - slavnostní večeře na Zámku Šilheřovice..................................... U-1   V.   Fotografie - Kathrin Deventer a Jaromír Javůrek ........................................... V-1  

39

A. Logo OSTREFA

A-1

B. Taška OSTREFA

B-1

C. Titulní strana dokumentů OSTREFA

4. 7.6.2015 THE 64th EFA GENERAL ASSEMBLY IS ORGANIZED IN PARTNERSHIP WITH THE INTERNATIONAL MUSIC FESTIVAL „JANÁČEK MAY“ Valná hromada a konference Evropské festivalové asociace (EFA) v Ostravě se koná za finanční podpory Statutárního města Ostravy a Moravskoslezského kraje General Assembly and Conference of European Festivals Association (EFA) in Ostrava is financially supported by City of Ostrava and Moravian - Silesian Region

Official Hotel: Mercure Ostrava Center Hotel

C-1

D. Production schedule OSTREFA

64th%EFA%General%Assembly%2015% 4E7$June$2015,$Ostrava,$Czech$Republic$$ Hosted$by$the$International$Music$Festival$“Janáček$May”$ $

PRODUCTION%SCHEDULE% CONTACT%DETAILS% EFA%Team$E$Lennart$Deroo:$+32$474$76$29$38$ International%Music%Festival%“Janáček%May”$E$Ondřej$Sikora:$+420$607$783$165$ Hotel%Mercure%Ostrava%Center$E$Reception$Desk:$+420$595$606$600$ Technician:%% Photographer:%% CC%taxi*$E$Phone:$+420$733$766$766$;$EEmail:[email protected]$$ City%TAXI%Ostrava$E$Phone:$+420$800$290$000$+420$737$770$155$;$EEmail:[email protected]$$ *$Hotel$Mercure$is$strictly$cooperating$with$this$company$ $ $ $ Hotel%Mercure%Ostrava% Center% Ceskobratrska$18/1742,$$ 702$00$Ostrava,$$ Czech$Republic$ +420$595$606$600$ $ Ostrava%City%Cultural% Centre%U%Concert%Hall% 28.$rijna$124$ 709$24$Ostrava$ Czech$Republic$ +420$597$489$111%

Restaurant%Moravská% chalupa% Musorgského$9$ 702$00$Ostrava$ Czech$Republic$ +420$596$124$937$

$

New%City%Hall%of%Ostrava% Prokešovo$náměstí$1803/8$ 702$00$Ostrava$ Czech$Republic$ +420$599$443$096$

$

$

$

Janáček%Conservatory% Českobratrská$958/40$ 702$00$Ostrava$ Czech$Republic$ +420$596$112$007$ $

Chateau%Zámek%Poruba% Nábřeží$Svazu$ protifašistických$bojovníků$ 60$ 708$00$Ostrava$ Czech$Republic$ +420$596$923$094$

$ GONG%Hall% Dolní$oblast$Vítkovice$ Ruská$2887/101$ 703$00$Ostrava$–$Vítkovice$ Czech$Republic$ +420$595$952$570$ $

$

$

Šilheřovice%Chateau% K$Zámku$1$ 747$15$Šilheřovice$(Ostrava)$ Czech$Republic$ +420$599$500$100$

$

$

$

The$64th$EFA$General$Assembly$is$organised$in$partnership$with$the$ International$Music$Festival$“Janáček$May”$ $

$

$

D-1

Wednesday,)3)June)2015) Time)

What)

Needs)

Responsible)

Remarks)

09:10$–$10:35$ Brussels$–$Prague$$ 12:05$–$13:05$ Prague$O$Ostrava)

Airplane$

$

Buy)chocolate)

13:05$

Arrival)Kathrin,)Jacqueline)and)Lennart$ • PickOup$(3$persons$with$luggage))

Shuttle$

Festival$

)

Afternoon$

To)Do:) $ • Hang$up$flags$and$banners) • Eventual:$registration$(2$tables)) • Visit$all$conference$rooms,$venues$(signs,$setO up,$tables,$…)) • Confirm$transfers) • Confirm$with$Ondrej$for$guide/person) • Double$check$lunches,$dinners) • Visit$Moravska$Chalupa$+$ask$for$guide) • EFA$Secretariat:$check$printer,$internet,$…) • Check:$office$material$box$+$drinks$(Schnitzer$ +$Ankara)) • Check:$setOup$Karolina$Hall$) • Check:$technician,$division$of$tasks$ festival/EFA,$…$(Who?)) • Check$final$registrations$list) Meeting)dinner$with$Jaromir,$Ondrej,$Magdalena$and$ $ Jakub$(photographer)$in$Hotel$Restaurant$ • Run$through$programme/production$sheet$ • Welcome$bags$

LD$

)

KD$+$LD$

)

LD$

)

19:30$

23:00$ Arrival:) (late$evening)$ • Banu$Tuncag$&$Gulcin$Akdag$(DOMarine)$ $ • Annabelle$Stivala$Attard$&$Kenneth$Zammit$ $ Tabona$(Malta)$ $ • Supawan$Teerarat$&$Harisuda$Boonyawat$ $ (Thailand)$ 01:00$ Arrival)Darko)Brlek)

$

The$64th$EFA$General$Assembly$is$organised$in$partnership$with$the$ International$Music$Festival$“Janáček$May”$ $

$

$

D-2

E. Výtvarné řešení YOUNG PERFORMERS SHOWCASE

YO U N G P E R F O R M E R S SHOWCASE CZECH REPUBLIC 5. 6. 2O15, 14.OO-17.OO JA N ÁČ KOVA KO N Z E RVATO Ř A GY M N Á Z I U M V O S T R AV Ě JA N ÁČ E K CO N S E RVATO RY O S T R AVA

I N S T R U M E N TA L I S T É I N S T R U M E N TA L I S T S Barbora Brabcová Vilém Hofbauer MagdalenaHrudová Lukáš Kolek Eliška Kukalová Matyáš Novák Anna Paulová Julie Svěcená Michaela Špačková Hedvika Švendová Tomáš Vrána

PIANO TRUMPET PIANO SAXOPHONE VIOLIN PIANO CLARINET VIOLIN

PĚVCI SINGERS Lukáš Bařák Hana Dobešová Eliška Gattringerová Petra Havránková Barbora Perná Luboš Skala Jan Šťáva Alžběta Vomáčková

BARITONE MEZZO-SOPRANO SOPRANO SOPRANO SOPRANO BASS-BARITONE BASS MEZZO-SOPRANO

BASSOON GUITAR PIANO

Organized by Arts and Theatre Institute and IMF Janáček May. Supported by Ministry of Culture Czech Republic W W W.JA N AC K U V M AJ.C Z W W W.I D U.C Z W W W.C H R.N I PA X.C Z

E-1

F. Kompletní program OSTREFA

PROGRAMME THURSDAY, 4 JUNE 2015 Arrival of delegates

14:00-18:00 Registration (Lobby Hotel Mercure) 14:30 EFA Board Meeting (Meeting point: Lobby Hotel Mercure; Venue: Restaurant Moravská chalupa)

16:30

General Assembly of The Festival Academy (Meeting point: Lobby Hotel Mercure; Venue: Restaurant Moravská chalupa)

Informal Collective and Affiliate Members

Meeting (CAMM) (Hotel Mercure, Janak Restaurant & Bar)

18:15

Bus to Official Opening (Meeting point: Lobby Hotel Mercure)

19:00

Concert of the Royal Liverpool Philharmonics, Vasilij Petrenko (conductor), Paul Lewis (piano) (Ostrava City Cultural Centre Concert Hall)

9:00-12:00

Parallel working sessions ǚǽ oÇÖ¶ªÀ¢ǽ#ÖÇåÓǽFestivals & Artistic Collaboration, moderated by Piotr Turkiewicz, International Festival Wratislavia Cantans, with a contribution by Patrick de Clerck, Director MPFB+ (Hotel Mercure, Karolina Hall) ǚǽ oÇÖ¶ªÀ¢ǽ#ÖÇåÓǽFrom Sponsoring to Communication, moderated by Sophie Detremmerie, Flanders Festival Brussels, and Colm Croffy, Association of Irish Festival Events, AOIFE (Hotel Mercure, Antonín Hall, 3rd floor) ǚǽ oÇÖ¶ªÀ¢ǽ#ÖÇåÓǽVAT & Social Security in partnership with Pearle*, with Bert Nijsten (expert on VAT in crossborder cooperation) and Dimitri Vanhoeymissen (expert on social security) (Hotel Mercure, Šalamoun Hall, 3rd floor)

12:00

ǚǽo—¹Ç¿—ǽÚӗ—§—ÚǽŒøǽJaromír Javůrek, DIRECTOR INTERNATIONAL MUSIC FESTIVAL “JANÁČEK MAY” ǚǽDarko Brlek, PRESIDENT EUROPEAN FESTIVALS ASSOCIATION (EFA)

21:00

Bus to Hotel Mercure

OSTREFA NIGHT CAFE hosted by the EFA Board

Walk to New City Hall (Meeting point: Lobby Hotel Mercure)

12:30

Official Opening of the General Assembly (including small reception during intermission)

Working Day (Hotel Mercure, Karolina Hall)

ǚǽIntroduction by Kathrin Deventer, SECRETARY GENERAL EFA ǚǽKeynote by Prof. John Tyrrell ON “LEOŠ JANÁČEK AND THE OSTRAVA REGION” ǚǽBert Mulder, Felix Meritis Foundation/European Storylines team

Press conference of International Music Festival “Janáček May” and EFA (New City Hall of Ostrava)

ǚǽIng. Tomáš Macura, MBA, MAYOR OF THE CITY OF OSTRAVA ǚǽJaromír Javůrek, DIRECTOR INTERNATIONAL MUSIC FESTIVAL “JANÁČEK MAY” ǚǽDarko Brlek, PRESIDENT EFA ǚǽKathrin Deventer, SECRETARY GENERAL EFA

13:00 Lunch (New City Hall of Ostrava) 13:45 Walk to Janáček Conservatory 14:00-17:00 Showcase of young Czech artists

(Hotel Mercure, Karolina hall)

(Janáček Conservatory)

17:00-18:00 Sightseeing in Ostrava (tour ends at Hotel Mercure)

19:30

Bus to Chateau Zámek Poruba (Meeting point:

20:00

Dinner with international guests, Atelier

Informal EFA Orientation breakfast for New Delegates with EFA Board members, EFA Secretariat, all new delegates (Hotel Mercure,

23:00

Alumni Network and others, including a surprise programme (Chateau Zámek Poruba) Bus to Hotel Mercure

Breakfast Room)

OSTREFA NIGHT CAFE hosted by the EFA Board

FRIDAY, 5 JUNE 2015 8:00–9:00 8:30

Registration (Lobby Hotel Mercure)

Lobby Hotel Mercure)

(Hotel Mercure, Janak Restaurant & Bar)

F-1

SATURDAY, 6 JUNE 2015 8:00 Informal breakfast with EFA Board members 9:15 Bus to Gong (Meeting point: Lobby Hotel Mercure) 10:00-14:00 General Assembly (GONG Hall, at Lower area of Vitkovice)

ǚǽo—¹Ç¿—ǽÚӗ—§ǽŒøǽPhDr. Evžen Tošenovský, MEMBER OF THE EUROPEAN PARLIAMENT

ǚǽÇ¿¿—¿Çրáªñ—ǽÚӗ—§ǽ¡ÇÖǽTamás Klenjánszky by Claus

Hässig, SECRETARY GENERAL GRAND THÉÂTRE DE GENÈVE ǚǽYӗ—§ǽŒøǽH.E. Mr. Narong Sasitorn, Ambassador of Thailand in Prague, Czech Republic ǚǽnª“—ÇǽÓ֗ڗÀá€áªÇÀǽ“Festival & Art Scene in Thailand” by Prof. Dr. Apinan Poshyananda, Permanent Secretary, Ministry of Culture, Thailand ǚǽ"ÇÖ¿€¹ǽ€¢—À“€ǽªÀ¹å“—ÚǛǽñÇáªÀ¢ǽÇÀǽÀ—òǽ¿—¿Œ—ÖÚǧǽÇӗÀǽǽ ǽ exchange between EFA Board, Secretariat and Members etc.

14:00 16:30 19:15

Sightseeing of Lower area of Vitkovice Bus to Hotel Mercure Bus to Šilheřovice Chateau (Meeting point: Lobby Hotel Mercure)

20:00 Dinner Dinner with jazz musicians and folk band (Šilheřovice Chateau)

23:00

Bus to Hotel Mercure

OSTREFA NIGHT CAFE hosted by the EFA Board (Hotel Mercure, Janak Restaurant & Bar)

SUNDAY, 7 JUNE 2015 8:30

EFA Board meeting (Hotel Mercure,

10:00

Bus to Hukvaldy village (Meeting point:

Janak Restaurant & Bar) Lobby Hotel Mercure)

11:00

Visit of Hukvaldy village and birthplace of Leoš Janáček, transport to the airport provided (for flight at 15:45 from Ostrava) Departure of delegates

ACCOMMODATION Hotel Mercure Ostrava (Ceskobratrska 18/1742, 702 00 Ostrava, Czech Republic, Phone: +420 595 606 600)

CONTACTS EFA Team - Lennart Deroo: +32 474 76 29 38 International Music Festival “Janáček May” - Ondřej Sikora: +420 607 783 165 Hotel Mercure Ostrava Center - Reception Desk: +420 595 606 600 CC taxi*: +420 733 766 766 City TAXI Ostrava: +420 800 290 000 or +420 737 770 155 * Hotel Mercure is strictly cooperating with this company

F-2

G. Rozestavění sálů pro working groups 5. 6. 2015 ! !

!

7!

Speakers! 3!

!

SCREEN!

!

!

! ! ! ! ! ! ! ! 7!

7!

!

Screen!

1!Room!of!24!people! !

Working!Groups!5!June!am! Hotel!Mercure! ! ! ! ms!of!25!people! ! 2 ! ! Roo !

25#

!

G-1

H. Rozestavění sálu pro valnou hromadu 6. 6. 2015

! !

6!June!10:00*!14:00! General!Assembly! Place:!Gong! Total!80!People!

! !

!

!

12! ! 16!

SCREEN!

EFA!BOARD! 6!

!

!

!

!

!

! ! ! ! ! ! ! ! 16! 12! !

!

!

!

!

6!

12!

!

!

!

!

H-1

I. Technické požadavky Ondřej Havelka a jeho Melody Makers

Technické po adavky Ond ej Havelka a jeho Melody Makers Ozvučení: (zajišťuje orchestr) Další technické podmínky: • pódium minimálně 7 x 5 m (šířka x hloubka), s praktikábly 3 m x 2 m x 40 cm (šířka x hloubka x výška) a 2 m x 2 m x 60 cm (šířka x hloubka x výška) – pódium musí být připraveno do příjezdu účinkujících na zvukovou zkoušku podle nákresu zaslaného emailem • klavír naladěný na 441 Hz + výškově nastavitelná klavírní židle (žádáme o naladění klavíru v den koncertu!) • 14 židlí bez loketních opěrek • uzamykatelné šatny (s věšáky, stoly na odložení nástrojů a obalů nástrojů, židlemi a zrcadly) pro 16 pánů a Ondřeje Havelku - poblíž šaten (popřípadě v šatnách) by měla být tekoucí voda • 2 pomocné síly pro vyložení a naložení aparatury a technického materiálu • prostor v sále pro umístění mixážního pultu pro zvukaře (optimálně uprostřed posledních dvou řad) Pořadatel zajistí parkovací místa a povolení k vjezdu: • pro autobus a 4 os. automobily v místě konání koncertu

I-1

J. Printscreen tiskové zprávy (z www.ostrava-online.cz)

J-1

K. Printscreen blogu From Edinburgh to Ostrava (z www.festivalbytes.eu)

K-1

L. Fotografie - slavnostní zahájení

L-1

M.

Fotografie - roll up OSTREFA

M-1

N. Fotografie - tisková konference na Nové radnici

N-1

O. Fotografie - prohlídka centra Ostravy, zastávka v Hospodě u Radů

O-1

P. Fotografie - hromadná fotografie na Zámku Poruba

P-1

Q. Fotografie - slavnostní večeře na Zámku Poruba

Q-1

R. Fotografie - podpis smlouvy o spolupráci mezi EFA a Thajským král.

R-1

S. Fotografie - exteriér Zámku Poruba

S-1

T. Fotografie - valná hromada

T-1

U. Fotografie - slavnostní večeře na Zámku Šilheřovice

U-1

V. Fotografie - Kathrin Deventer a Jaromír Javůrek

V-1