ORGANIZATIONAL COMMUNICATION HOTEL IBIS SLIPI “ Hotels the way you like them ” PREPARED BY :
Irene Clarissa Lie Diana Marsela Dewi Nerissa A. Giovanni Nina Febriana Sherly Kurniawati Theodore Christoper
STIKOM THE LONDON SCHOOL OF PUBLIC RELATIONS JAKARTA
1
PROFILE HOTEL IBIS BAGAN ORGANISASI
SLOGAN “ Hotels the way you like them ”
FACILITY Fasilitas yang dimiliki oleh Hotel Ibis Slipi sebagai berikut: - Cable TV - Internet access - Business centre - Drug store - Safe deposit box at reception - Laundry & dry cleaning - Taxi limousine 2
- Massage , long distance & IDD call. Fasilitas terbaru yang dimiliki oleh hotel ibis yaitu kamar yang dilengkapi dengan fasilitas free akses internet 24 jam nonstop, yang dinamakan dengan
seharga Rp 450.000,- ++.
VISI & MISI Visi dan misi dari hotel Ibis ini tidak disebutkan karena confidential.
Hotel Ibis Hotel Ibis Slipi adalah hotel Ibis yang terbesar di Indonesia yang berlokasi di Jakarta Barat dan terdiri dari 338 Kamar. Semua hotel Ibis yang ada di Jakarta merupakan hotel ber-bintang 3. Umbrella brand dari hotel ibis ini adalah Accor. Hotel Ibis ini berbentuk franchise karena itu tidak ada hubungan antar cabang hotel Ibis baik manajemen, kebijakan-kebijakan serta dari segi IT-nya. Tetapi ada event yang diadakan untuk mempertemukan semua cabang-cabang yang di satu wilayah misalnya di daerah jakarta sendiri yang terdapat 5 cabang yaitu ibis slipi, ibis tamarine, ibis mangga dua, ibis arcadia. Organisasi yang terdapat di hotel ibis terdiri atas beberapa department. Kali ini departmen yang akan kami bahas adalah department IT.
System IT Yang Dipakai Penentuan system IT (information technology) pada hotel ibis ini ditentukan oleh owner langsung dan semua system program di Hotel ini dibeli dari perusahaan penyedia program. IT di hotel ini hanya sebagai pendukung dalam menjalankan system IT tersebut dan bila ada kerusakan secara hardware maka IT yang ada di hotel inilah yang membantu untuk membenarkannya. Sistem yang ada akan selalu diperbaharui dan dikembangkan terus menerus. Dalam sistem informasi teknologi di suatu organisasi, hotel ibis menggunakan 5 buah software
3
atau sistem komputerisasi dan seluruh sistem di hotel online 24 jam non-stop. ▪ Yang pertama adalah system epitome sejak tahun 2008, kelebihan dari system epitome sendiri adalah harganya lebih murah dibanding dengan software lainnya. ▪ Kedua adalah untuk pemakaian
program front office hotel ibis
menggunakan system / software navition. ▪ Ketiga adalah menggunakan koneksi internet yang sejak tahun 2006 sudah dipakai oleh hotel ibis sebagai salah satu fasilitas yang terdapat di setiap kamar. ▪ Keempat adalah secure Parking, untuk secure parking hotel ibis slipi tidak menggunakan jasa perusahaan security tetapi dari sistem yang dibuat oleh IT daripada hotel ibis. ▪ Dan terakhir adalah email sebagai salah satu jaringan atau penghubung dalam suatu department.
Job desk dari IT : ◦ Memastikan setiap computer hotel berfungsi dengan baik ◦ Memastikan setiap system computer berjalan dengan baik ◦ Memperbaiki setiap hardware yang rusak. ◦Menolong setiap user yang mengalami kesulitan dapat menggunakan computer dengan benar. ◦ Berkoordinasi dengan perusahaan software dalam penggunaan dan perbaikan program. ◦ Mensetting system email baik dlm networking ataupun internet. ◦ Menghubungkan komunikasi antar department. Seperti kirim data, sharing data, biasanya via e-mail.
4
HAMBATAN Hambatan yang sering dihadapi departement bagian IT : ▪ IT di setiap hotel ibis hanya dikerjakan sendiri, tidak ada yang membantu dalam menjalankan tugasnya, jadi IT di hotel ibis berperan sebagai manager sekaligus sebagai supervisor. ▪ Karena menggunakan sistem /software komputerisasi, kadang kala mengalami suatu problem dalam system tersebut , untuk mengatasi permasalahan seperti ini IT dari hotel Ibis dibantu oleh teknisi lain yang berperan sebagai Programer yang berasal dari perusahaan yang menyediakan sistem/software tersebut. ▪ Hambatan human error yang sering terjadi pada system yang terdapat pada hotel ibis ini di mana masalah kecil dapat menjadi besar. ▪ Kurangnya kemampuan tiap user dalam menggunakan computer, sehingga IT harus menghandel setiap kesulitan untuk membantu para pengguna komputer yang tidak mengerti memakai komputer. ▪ Ibis slipi hanya memiliki seorang IT staff, sehingga tidak semua masalah dapat ditangani dengan cepat, yang di mana ibis slipi memiliki lebih dari 300 computer yang harus di pantau.
Peran IT dalam organization communication : ▪ Membantu setiap arus komunikasi baik meskipun tidak langsung atau face to face dari satu departement ke departement lainnya melalui email computer hotel maupun email melalui internet. ▪ Membantu menyampaikan informasi bagi para karyawan yang berada di dalam hotel. ▪ Untuk penghematan waktu dan biaya bagi pengiriman informasi organisasi.
5
▪ Membantu arus komunikasi dari accord pusat menuju system reservasi yaitu system Epitom.
Hambatan IT di dalam komunikasi organisasi : 1. Kekurangan dari email sendiri yaitu kapasitas untuk pengiriman file yang terbatas hanya sekitar 10megabyte sampai 15 megabyte sehingga pengiriman informasi dalam bentuk file harus dikirimkan secara manual. 2. Dalam mengirim email kadang kala terjadi kesalahan di dalam pengetikan alamat email sehingga email tersebut tidak terkirim dengan baik. 3. Dalam pengiriman email tersebut juga terkadang pada providernya mengalami masalah misalnya under maintainance.
▪ Kegunaan IT secara Internal : Untuk menghubungkan komunikasi antar department seperti, mengirim data, sharing data dan biasanya via e-mail.
▪ Kegunaan IT secara Eksternal (Customer) : Untuk memudahkan customer dalam proses pem-booking-an, Hotel Ibis slipi
mempunyai website yaitu www.ibis-slipi.com sehingga customer
dapat go online dengan cara membooking kamar sesuai dengan keinginan customer melalui website kemudian mengirimkan data diri kita dan pada waktu kita mengirim email, email tersebut akan langsung masuk secara otomatis melalui data komputer resepsionis.
▪ Cara hotel mendapatkan customer Hotel tidak hanya menunggu customer untuk datang tetapi hotel juga mencari customer. Hotel ibis ini juga mempunyai marketer dimana biasanya marketer ini membangun kerjasama dengan travel agency, 6
government, dan perusahaan yang dapat menjadi potensial customer bagi hotel ibis. Biasanya harga dari travel agent atau pihak-pihak yang telah bekerja sama sebelumnya lebih murah harganya jika dibandingkan dengan datang langsung ke hotel tersebut.
Hotel Ibis Slipi, Jakarta
Industry
: Hotel & Resort – General
Type of Company
: MNC
CEO / MD
:-
No. of Employees
: 340
Web Site URL
: http://www.accorhotels-asia.com/1736/detail/default_id.aspx
Overview
: Hotel Ibis Slipi memiliki 338 kamar dan suite dan dibangun pada lokasi yang strategis di Jakarta Barat, hanya 5 menit dari pusat bisnis, dekat dengan Jakarta Convention Center, pusat perbelanjaan dan mudah dicapai dari bandara internasional. Hotel ini menawarkan dua restoran, teras barbeque, bar, kolam renang dan pusat kebugaran.
7
