Organizace firemního večírku

Organizace firemního večírku Vánoční večírek Malínková Aneta

Rok 2009/10

Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 1

Obsah Úvod ........................................................................................................................................................ 3 Současný stav .......................................................................................................................................... 3 Stanovené cíle projektu ........................................................................................................................... 3 Cílové skupiny .......................................................................................................................................... 3 Strom cílů................................................................................................................................................. 4 Hodnotící kritéria..................................................................................................................................... 5 Výskyt možných rizik ............................................................................................................................... 5 Personální zastoupení ............................................................................................................................. 5 WBS diagram ........................................................................................................................................... 6 Časový harmonogram příprav ................................................................................................................. 7 Ganttův diagram...................................................................................................................................... 8 Výstupy .................................................................................................................................................... 8 Realizace projektu ................................................................................................................................... 9 Finanční náročnost – rozpočet ................................................................................................................ 9 Logický rámec ........................................................................................................................................ 10


Stránka 2

Úvod Tento projekt se zabývá organizací vánočního večírku auditorské firmy B&G v Prostějově, (vytvořené pro tento projekt), který je organizován pro zaměstnance firmy a její čestné hosty.

Současný stav V současnosti firma zaměstnává celkem 15 zaměstnanců. Uspořádání vánočního večírku patří s blížícími se Vánoci již několik let k tradici společnosti, která je každoročně uskutečňována, jak pro její zaměstnance, tak obchodní partnery a další významné klienty.

Stanovené cíle projektu -

blíže se seznámit s kolegy a obchodními partnery

-

získání nových obchodních kontaktů

-

dodržení tradice

-

zpříjemnění atmosféry

-

vyhlášení významných úspěchů jednotlivců a výsledků firmy

-

poděkování ze strany ředitele, majitele firmy za výsledky v uplynulém roce a přání do dalšího nového pracovního roku

-

sblížení zaměstnanců a setkání mimo pracoviště

-

vylepšení firemní image

Cílové skupiny Cílovou skupinou jsou v tomto případě zaměstnanci firmy, konkrétně její vedení spolu s auditory a administrativními pracovnicemi společnosti B&G v Prostějově a dále významní obchodní klienti, s kterými tato společnost dlouhodobě spolupracuje. Celkem se bude jednat o 25 pozvaných hostů na vánoční večírek, včetně zaměstnanců.


Stránka 3

Strom cílů


Stránka 4

Hodnotící kritéria Hodnotícími kritérii budou především zpětné ohlasy zúčastněných samotného večírku a účast pozvaných, se zájmem v dalších letech spolu s dodržením časového harmonogramu akce.

Výskyt možných rizik -

překročení rozpočtu

-

možnost selhání některých z dodavatelů

-

nízká účast z důvodu nemoci

-

selhání lidských zdrojů účinkujících

-

selhání techniky

-

výpadek elektrického proudu

Personální zastoupení Veškerou organizaci vánočního večírku mají na starosti dvě administrativní pracovnice spolu ve spolupráci s ředitelem firmy, který je hlavním iniciátorem této akce. Průběh samotného večera ve vybraném společenském zařízení přebírá na starosti již majitel společenského zařízení, kde proběhne samotná akce a dále ředitel firmy. O hosty večírku se budou starat 2 číšníci plus obsluha rautu (1 osoba). Personální zastoupení kulturního programu: -

doprovodná kapela složená ze 2 členů

-

obsluha ohňostroje

-

barman


Stránka 5

WBS diagram Určení termínu, včetně času Seznam zúčastněných

Určení a zamluvení místa Předpřípravy vánočního večírku Vytvoření pozvánek Rozeslání pozvánek Nákup vánoční výzdoby

Organizace vánočního večírku

Zajištění doprovodné kapely Zajištění programu Zajištění barmana

Zajištění ohňostroje Zaplacení programu večírku Zajištění občerstvení

Objednávky drobného občerstvení Objednávky přípitků a nápojů

Objednávkyrautu Zajištění vánoční výzdoby Zaplacení občerstvení


Stránka 6

Časový harmonogram příprav Jednotlivé kroky k přípravě vánočního večírku je potřeba zajistit dostatečně dopředu před samotným konáním akce. Jak dopředu je potřeba jednotlivé kroky zajistit určují časy t.

Předpřípravy vánočního večírku 1. Určení termínu, včetně času, vánočního večírku

t1 = 12 týdnů

2. Sestavení seznamu zúčastněných

t2 = 11 týdnů

3. Určení a zamluvení místa vánočního večírku

t3 = 11 týdnů

4. Vytvoření pozvánek

t4 = 8 týdnů

5. Rozeslání pozvánek

t5 = 6 týdnů

6. Nákup vánoční výzdoby

t6 = 4 týdny

Zajištění programu vánočního večírku 7. Zajištění doprovodné kapely

t7 = 10 týdnů

8. Zajištění barmana na cocktail´s show

t8 = 10 týdnů

9. Zajištění ohňostroje

t9 = 10 týdnů

10. Zaplacení programu večírku

t10 = 10 týdnů

Zajištění občerstvení 11. Objednávky drobného občerstvení

t11 = 2 týdny

12. Objednávky přípitků a nápojů

t12 = 1 týden

13. Objednávka rautu

t13 = 2 týdny

14. Zaplacení občerstvení

t14 = 1 týden

Další činnosti 15. Zajištění vánoční výzdoby


t15 = 1 den

Stránka 7

1 den

1 týden

2 týdny

3 týdny

4 týdny

5 týdnů

6 týdnů

7 týdnů

8 týdnů

9 týdnů

10 týdnů

Činnost

11 týdnů

Termín

12 týdnů

Ganttův diagram

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Výstupy -

úspěšně zorganizovaný večírek

-

zajištěný program

-

určený datum večírku

-

zajištěné místo konání včetně potřebného personálu

-

občerstvení

-

spokojení hosté


Stránka 8

Realizace projektu 1. Stanovení termínu ředitelem firmy, konkrétně na 11. 12. 2009 od 17:00 hod. Hlavním z předpokladů bylo za den zvolit pátek, z důvodu volna následující den. 2. Vytvoření seznamu pozvaných hostů a podle toho zvolit vhodné místo konání. Celkem bylo ředitelem navrhnuto 25 lidí k pozvání na večírek. Jako místo k uskutečnění musí být zvolena restaurace, která má ve svých prostorech salónek ideální k této příležitosti. 3. Po zajištění místa a času konání večírku budou administrativní pracovnicí vytvořeny pozvánky, které budou rozeslány hromadně e-mailem, se zpětným potvrzením o účasti na akci. 4. Pro zajištění vánoční atmosféry budou zavčas nakoupeny ozdoby v duchu vánoc pro vyzdobení salónku, které budou převezeny den předem do místa restaurace a salónek bude po domluvě vyzdoben pracovníky restauračního zařízení. 5. Součástí večírku je i menší kulturní program. Zajištění kapely, ohňostroje a barmana pro coctail´s show je prací administrativní pracovnice, stejně jako jejich zaplacení. 6. Jako poslední je potřeba zajistit občerstvení, které je potřeba dopředu objednat a zaplatit. Zajištění občerstvení včetně nápojů zařizuje ředitel podniku v místě konání akce.

Finanční náročnost – rozpočet

Odměny za organizaci akce Vánoční výzdoba Kapela Ohňostroj Coctail´s show Raut Drobné občerstvení Přípitek a další nápoje Celkové náklady

Cena včetně DPH 3 000 Kč 2 500 Kč 3 000 Kč 5 000 Kč 1 500 Kč 6 000 Kč 2 000 Kč 5 000 Kč 28 000 Kč

Veškeré náklady spojené s vánočním večírkem jsou na náklady firmy.


Stránka 9

Logický rámec

Popis projektu

OOU

Způsob ověření

Cíl

Organizace vánočního večírku

Úspěšně zorganizovaný večírek k 11. 12. 2009

Fotografické záznamy z akce

Účel

Setkání pracovníků a spolupracovníků firmy

Seznam pozvaných hostů

Potvrzení o účasti na akci

Onemocnění některých z pozvaných hostů

Úspěšně zorganizovaný večírek

Dodržení harmonogramu akce

Záznam o akci

Vytvořený harmonogram akce

Kulturní program

Uskutečněná vystoupení

Smlouva s účinkujícími

Selhání techniky, nedostavení se účinkujících

Občerstvení

Doklad o objednávce

Doklad o zaplacení

Nedostatek objednaného občerstvení

Konkrétní výstupy

Zájem o večírek v dalších letech

Spokojení hosté

Klíčové činnosti

Předpoklady/Rizika

Reservace místa večírku

Zareservovaný salónek v restauračním zařízení

Zápis o reservaci

Seznam počtu pozvaných

Vytvořený počet pozvánek

Rozeslané pozvánky

Zajištění kulturního programu

Vybraná konkrétní vystoupení

Smlouva s účinkujícími


Volné místo salónku s dostatečnou kapacitou

Nevhodný termín akce

Stránka 10

Organizace firemního večírku

Recommend Documents