Organisatie van grote activiteiten

Organisatie van grote activiteiten Inspiratiedag 1 oktober 2011

Inhoud 1

Think before you act .................................................................................................................................................................... 4 1.1 1.1.1

Plannen ............................................................................................................................................................................. 4

1.1.2

Delegeren ........................................................................................................................................................................ 5

1.1.3

Transparantie: werkinstrumenten gebruiken ................................................................................................... 6

1.1.4

Evalueren ......................................................................................................................................................................... 6

1.2

2

Tips voor een stressloze organisatie ......................................................................................................................... 4

Werkinstrumenten ............................................................................................................................................................ 6

1.2.1

Draaiboek ......................................................................................................................................................................... 6

1.2.2

Begroting .......................................................................................................................................................................... 7

1.2.3

Checklist .......................................................................................................................................................................... 7

1.2.4

Werklijst (shiftlijst) ...................................................................................................................................................... 7

Tips voor de praktische organisatie ....................................................................................................................................... 8 2.1

Voorbereiding ..................................................................................................................................................................... 8

2.2

Dag zelf .................................................................................................................................................................................. 8

2.2.1

controle ............................................................................................................................................................................ 8

2.2.2

taakverdeling en afspraken ...................................................................................................................................... 8

2.2.3

inrichting en veiligheid ............................................................................................................................................... 8

2.2.4

financies ............................................................................................................................................................................ 9

2.2.5

barbeheer ......................................................................................................................................................................... 9

2.3

Dag erna ................................................................................................................................................................................. 9

2.3.1

opruimen en controle ................................................................................................................................................ 9

2.3.2

materiaal........................................................................................................................................................................ 10

2.3.3

financies dag erna ...................................................................................................................................................... 10

2.3.4

evaluatie ........................................................................................................................................................................ 10

3

Wettelijke kant van de zaak ................................................................................................................................................... 10

4

Materiaal en logistiek................................................................................................................................................................ 12 4.1 4.1.1

Uitleendiensten ......................................................................................................................................................... 12

4.1.2

Commercieel circuit ................................................................................................................................................ 12

4.1.3

Materiaal aankopen .................................................................................................................................................. 13

4.2

5

Materiaal ............................................................................................................................................................................. 12

Logistiek .............................................................................................................................................................................. 13

4.2.1

Ruimtes indelen ......................................................................................................................................................... 13

4.2.2

Opbouw en afbraak .................................................................................................................................................. 14

4.2.3

Materiaalbeheer ......................................................................................................................................................... 14

4.2.4

Afval en opkuis ........................................................................................................................................................... 14

Bronnen .......................................................................................................................................................................................... 14 2

6

Bijlages ............................................................................................................................................................................................ 15 6.1

Voorbeeldje draaiboek ................................................................................................................................................. 16

6.2

Voorbeeld activiteitenbegroting ............................................................................................................................. 17

6.3

Voorbeeldje checklist eetfestijn.............................................................................................................................. 18

6.4

Voorbeeld shiftlijst ........................................................................................................................................................ 20

3

Hoe groot is een “grote activiteit”? Als we het hebben over grote activiteiten, bedoelen we in deze bundel evenementen waar veel personen op één locatie verzameld zijn. In holebi- en transgenderverenigingen gaat dit vaak over feesten (fuif, jubileum, …). Toch zijn er nog een aantal andere grote activiteiten die toch iets meer organisatorische vaardigheden vergen. We denken dan aan een tornooi, een rommelmarkt, een grotere ontmoetingsdag of een groots opgezette (sensibiliserende) actie. Jubileum Toneel Fuif Eetfestijn of barbecue Sporttornooi Sensibiliserende actie Ontmoetingsdag …

1 Think before you act 1.1 Tips voor een stressloze organisatie 1.1.1 Plannen Jaarplanning Het kan handig zijn om op voorhand een jaarplanning klaar te hebben. Op deze manier weet iedereen wanneer er tijd vrijgemaakt moet worden. Indien een jaarplanning opstellen je te zwaar lijkt, dan kan je ervoor kiezen om op kortere termijn een agenda op te stellen. Het is niet zo moeilijk om de kalender vol te proppen met toffe activiteiten zonder rekening te houden met de beschikbare medewerkers. Als je minder medewerkers hebt, plan je beter minder activiteiten. Zo kan je de activiteiten die je doet, beter doen. Traditie vs. vernieuwing Heel vaak bouwt een vereniging een traditie op. Elk jaar opnieuw is er in maart de fuif en in mei het voetbaltornooi. Er gaat niets boven de kracht van herhaling, zeker naar naambekendheid toe. Toch is het belangrijk om niet vastgeroest te geraken. Vaak komen er alleen maar activiteiten bij en valt er niets weg. Soms is het enthousiasme wat weg en blijft men de activiteit toch organiseren “uit gewoonte”. Hou hier dus zeker rekening mee in de planning en de uitwerking van activiteiten. Een planningsmoment Een goede planning, vertrekkende vanuit een evaluatie, kan je onmogelijk maken op een drukke bestuursvergadering naast een hele reeks andere punten. Het kan handig zijn er een middag, dag of zelfs weekend van te maken. Zo kan je eens verder kijken dan volgende week of deze maand en langer stilstaan bij wat je vereniging nood aan heeft. Dit kan tevens bijdragen aan de werksfeer tussen de medewerkers. Zo’n planningsmoment slaagt alleen als iedereen weet waarom je het doet en er zin in heeft. Praat daarom vooraf met je medewerkers over wat zij verwachten. Betrek zoveel mogelijk medewerkers in de voorbereiding. Het is beter en ook leuker als je het gewicht van zo’n dag niet in je eentje moet dragen. Datum kiezen Verzeker je ervan dat de gekozen datum voor je activiteit geen conflict met andere evenementen oplevert. o o

Kijk op de holebi- en transgenderkalender(s) naar andere jaarlijkse evenementen en acties. Behoed je voor datumconflicten met schoolfeesten, trouwfeesten enz. waardoor vrijwilligers zich niet kunnen vrijmaken.

4

Ervaring doorgeven Met het oog op de toekomst is het belangrijk om de ervaringen door te geven. De organisator kan alles wel in zijn of haar hoofd zitten hebben, maar het is een stuk handiger voor het nageslacht als de planning op papier staat. Voor bepaalde zaken moet je gewoon vroeg genoeg zijn om ze aan te vragen of te bespreken; denk maar aan verlichting- en geluidsinstallaties, zalen voor feesten, … Vaak leer je dingen door vallen en opstaan. Maar uiteindelijk kan je ook veel op voorhand voorkomen door een goede voorbereiding. Niet iedere generatie medewerkers moet dezelfde fouten maken. Dingen goed doorgeven is al de helft van het werk. Hoe kan je dit nu doen? o o

Maak een draaiboek per activiteit met o.a. nuttige adressen of maak een bundeltje voor het hele werkjaar. Zorg ervoor dat er elk jaar in de voorbereidende werkgroep ook enkele nieuwe medewerkers zitten. Op die manier zorg je ervoor dat ook het “collectief geheugen” in de groep blijft.

1.1.2 Delegeren Delegeren of zelf organiseren Een evenement organiseren is een evenwichtsoefening tussen alles zelf strak in handen houden en loslaten of delegeren. Het ene uiterste is de geboren organisator die zelf de touwtjes in handen wil houden. Vaak is dit een echte controlefreak. Het andere uiterste is de chaotische organisator die enthousiast en gedreven van de ene taak in de andere vliegt. Vaak hebben deze personen weinig overzicht over het gebeuren. Beide uitersten veroorzaken heel wat stress bij de organisator. Deze stress kan absoluut vermeden worden.

Gouden stelregel: zorg ervoor dat je als organisator van alles op de hoogte bent en verdeel de taken zoveel mogelijk. Jouw taak is het overzicht behouden. Dit is dus niet hetzelfde als alles zelf uitvoeren! Indien mogelijk valt het zelfs aan te raden om zelf géén verantwoordelijkheid op te nemen voor een activiteit of thema. Potentieel benutten en waarderen Als organisator is het ontzettend belangrijk dat je het potentieel in de vereniging ten volle benut. Elke medewerk(st)er is wel in iets goed. Hiervoor is het belangrijk om mensen gerust te stellen: “je zal het wel kunnen”, “ik weet dat je de geschikte persoon bent hiervoor”. Vertrouwen geven doet mensen soms echt open bloeien. Als organisator moet je hier wel over enige inschattingsvaardigheden beschikken. Echt verantwoordelijkheid geven Het is belangrijk om ook écht verantwoordelijkheid te geven aan medewerkers. Als organisator moet je de medewerker of een werkgroep het volle vertrouwen geven. Dit wil dus niet zeggen dat er geen overzicht of terugkoppeling moet zijn. Dit wil wel zeggen dat je mensen een stuk vertrouwen en “carte blanche” geeft. Sturen en bijsturen Als organisator moet je ervoor zorgen dat de planning en afspraken zoveel mogelijk gerespecteerd worden; dat alles gebeurt wat moet gebeuren. Een planning is ook nooit af: er kan steeds bijgestuurd of aangevuld worden. Een planning is ook meer dan een lijst die aan het begin van een werkjaar gemaakt wordt. Ze wordt regelmatig bovengehaald en besproken, aangepast en hermaakt. Online zijn er heel wat instrumenten beschikbaar om de transparantie zo hoog mogelijk te maken. Dit kan ook via het nieuwe extranet van çavaria (http://extranet.cavaria.be), aan te vragen bij de regionale medewerker.

5

1.1.3 Transparantie: werkinstrumenten gebruiken Zie verder

1.1.4 Evalueren Evaluatie In de evaluatie moet je terug gaan kijken naar de doelstellingen. Heb je bereikt wat je wilde bereiken? Waren er effectief meer ouders aanwezig? Heeft iedereen zich geamuseerd? De evaluatie gebeurt best grondig door het organiserende werkgroepje, vooral in functie van een volgende editie. Dit kan gaan van het bonnetjessysteem tot het inhoudelijke programma. Daarna kan je nog een meer globale evaluatie houden op de kernvergadering. Iedereen kan dan eens ventileren wat hij/zij ervan vond. Je kan ook direct kijken of je de activiteit ook het jaar erop wilt organiseren of niet.

Heel wat leuke evaluatiemethodieken en tips vind je op www.steunpuntjeugd.be... Leer uit je fouten Schrijf in een verslagje wat beter anders aangepakt was. Dat kan je meegeven aan de medewerkers die de volgende activiteit in elkaar steken. Zo hoef je als groep niet elk jaar dezelfde fout te maken. Je kan de punten uit de evaluatie ook direct terug verwerken in het draaiboek of de checklist. Op die manier voorkom je zeker dat fouten opnieuw gemaakt worden.

1.2 Werkinstrumenten We bekijken kort volgende instrumenten: draaiboek, begroting, checklist en werklijst (of shiftlijst). Het kan handig zijn om deze instrumenten ook online te plaatsen. Dat verhoogt de transparantie.

1.2.1 Draaiboek Bij de meeste activiteiten is het handig om een algemeen draaiboek te maken. Hierin staat het volledige verloop van de activiteit van A tot Z. Voor een filmavond kan dit zich beperken tot een A4’tje; voor een fuif zal dit wellicht enkele pagina’s zijn en voor een sporttornooi of jubileum een heuse bundel. Bij een grotere activiteit (vb. feestweekend) kan het interessant zijn om meerdere draaiboeken te maken: 1. Een algemeen draaiboek (overzicht voor iedereen) 2. Eén of meerdere specifieke draaiboeken voor de technische ploeg voor de toneelregie voor de catering … Hoe ziet zo'n draaiboek er nu uit? Datum Uur – wat – waar – wie Meer informatie

Tips Schrijf altijd namen op, ook als iedereen gewoon verwacht wordt te komen helpen. Vergeet zeker niet de opkuis/afbraak ook in het draaiboek te vermelden en ook hier de taken op voorhand te verdelen.

Een voorbeeldje vind je in bijlage.

6

1.2.2 Begroting In een activiteitenbegroting vermeld je de verwachte financiële onkosten (het budget dat je wilt spenderen) en een idee van de verwachte winst (opbrengsten). Verlies hier zeker de onderliggende motivatie van je activiteit niet uit het oog: als je een evenement organiseert dat bedoeld is om geld in het laatje te krijgen, pas er dan zeker voor op dat je niet al te kwistig met je geldbronnen voor bijvoorbeeld inkleding omgaat.

Een voorbeeldje vind je in bijlage.

1.2.3 Checklist Een checklist is eigenlijk een lijst van alle dingen die moeten gebeuren. Je kan deze lijst systematisch afvinken, zodat je een goed overzicht hebt over wat nog moet gebeuren. Ook hier maak je terug een algemene organisatiechecklist (vb. draaiboek doorgestuurd, locatie vastgelegd, …). Je splitst deze best op in voorbereiding, tijdens de activiteit en achteraf. Je kan de taken dan nog indelen naar thema of naar tijd (x aantal weken voor het initiatief of per maand).

Tips Bij het opstellen van een checklist is het handig om terug te tellen vanaf de datum van het evenement: 4 weken voor het evenement moet de promotie verspreid worden, 5 weken voor het evenement moet de promotie dus klaar zijn, 6 weken voor het evenement moet de layout dus klaar zijn en naar de drukker gestuurd worden, … Bij grotere activiteiten kan je met verschillende specifieke checklists werken: een checklist voor materiaal, een checklist voor eten en drank, … Een handige tip: zet de checklist (of een stuk ervan) online of hang ze op tijdens een bestuur of activiteit. Op die manier kan iedereen die (virtueel) langsloopt nog dingen erbij schrijven. Voor fuiven vind je een checklist op http://www.fuifpunt.be.

Een voorbeeldje vind je in bijlage.

1.2.4 Werklijst (shiftlijst) Een werklijst wordt best op voorhand ingevuld. Je kan dit doen door de lijst op voorhand rond te laten gaan op een vergadering of activiteit, online te laten invullen of via mail medewerkers te vragen voor een bepaalde taak (en dus zelf de lijst bijeen te puzzelen).

Tips Als de lijst af is, zorg dan zeker dat iedereen deze nog eens te zien krijgt (via mail, via internet, tijdens een vergadering,…). Zo voorkom je misverstanden. Zorg voor een lijst met gsm-nummers van de medewerkers. Zo kan je bellen wanneer iemand te laat is. Tijdens het evenement hang je de lijst op verschillende plaatsen op, zodat iedereen goed zijn taak kent. Bij grotere evenementen zoals feestweekends kan je best alle medewerkers een geplastificeerd kaartje geven met hun taken op (datum, uur, plaats, taak). Als organisator zorg je er over het algemeen voor dat je zelf nergens op de werklijst staat. Zo heb je je handen vrij om onverwachte situaties het hoofd te bieden. Op die manier ben je ook vrij om eventueel de pers of speciale gasten te woord te staan.

Een voorbeeldje vind je in bijlage.

7

2 Tips voor de praktische organisatie Bron: www.fuifpunt.be

2.1 Voorbereiding o o o o o o o o o o

programma/concept vastleggen een geschikte locatie en datum zoeken deelverantwoordelijken of werkgroepje (zie boven) contracten checklist en begroting opstellen (zie werkinstrumenten papierwinkel (zie wetgeving) zaal materiaal en logistiek (inrichting enz.) (zie verder) sponsoring promotie

2.2 Dag zelf 2.2.1 controle o

o o o

o

Het is belangrijk om voor de start van het evenement samen met de zaaluitbater een inventaris op te maken, niet alleen van drank en glazen maar ook van eventuele schade in het gebouw. Zo vermijd je dat je verantwoordelijk gesteld wordt voor schade die de vorige gebruikers hebben aangebracht. Je doet dit best met twee mensen van de organisatie. Lees op voorhand nog eens goed alle contracten na. Test de muziek- en lichtinstallatie. Zorg ervoor dat de controle bij de inkom goed georganiseerd is. Gebruik eventueel nadarafsluiting, zo kan je de mensen die binnenkomen en buitengaan beter van elkaar scheiden en maak je controle eenvoudiger. Voorzie steeds een gesloten doos of box (met gleuf) waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd.

2.2.2 taakverdeling en afspraken o o o o o o

Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn. Zorg voor een lijst met gsm-nummers van de medewerkers. Zo kan je bellen wanneer iemand te laat is. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor het evenement begint. Maak een overzicht van wie waar en welke uren helpt en hang dit op verschillende plaatsen op. Hang een lijstje op met deelverantwoordelijken met gsm-nummers om te contacteren bij problemen. Is het voor iedereen duidelijk tot hoe laat - er inkom wordt gevraagd; - er consumptiebonnen worden verkocht; - er drank verkrijgbaar is; - er muziek wordt gedraaid? -…

2.2.3 inrichting en veiligheid o o

Zorg voor de inrichting van de zaal of het terrein en zet alles op tijd klaar. Plaats een (goed zichtbare) drankbonnenstand. Het best is een gesloten stand met loket.

8

o o o

Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers (politie, brandweer, dokter van wacht, leverancier drank). Zorg ervoor dat de locatie steeds vlot bereikbaar blijft voor de hulpdiensten. Controleer de nooduitgangen, deze mogen niet gesloten zijn.

2.2.4 financies o o o

Ga na wie wanneer moet worden betaald en zorg dat het geld ter beschikking is. Voorzie voldoende wisselgeld voor de verschillende kassa’s (bonnetjes, inkom). Stel iemand aan die regelmatig het geld uit de diverse kassa's gaat weghalen om een te grote hoeveelheid cash geld te vermijden.

2.2.5 barbeheer o

Tijdens een fuif of eetfestijn is de bar een belangrijke bron van inkomsten. Ervaringen leren echter de winst vaak 20 à 25% lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijke oorzaken: o Slechte controle op het (her)gebruik van de bonnetjes o Medewerkers die drank weggeven aan vrienden of die zelf drinken zonder een drankbon in te leveren o Drankbonnen die verdwijnen in de zakken van… o Medewerkers die geen ervaring hebben met tappen o Te veel aangesloten vaten op het einde van het evenement

Wij geven je enkele tips om de bar efficiënt te beheren: o Bij elke brouwerij kan je gratis terecht voor een tapcursus, voor een organisatie kan dit bovendien een interessante activiteit zijn. o Maak zowel voor als na het evenement een stock op van de drank. Je kan dit best met twee medewerkers doen. Tel altijd de volle flessen en vaten en nooit het leeggoed! o Werk altijd met een doorgeeftoog. Zo kan je de hele zaak beter controleren en loopt alles meer geordend. o Je schenkt je dranken best niet te lang op voorhand in, niemand drinkt graag lauwe consumpties. Zelfs een pint in een plasticbeker moet goed gepresenteerd worden. o Duid een toogverantwoordelijke aan. Deze persoon controleert of alles goed verloopt. Hij/zij kan ook zorgen voor het aansluiten van de biervaten en het regelmatig bijvullen van de frigo’s. o De kartonnen dozen, kisten of emmers voor de gebruikte drankbonnen moeten consequent gebruikt worden. o Medewerkers beloon je niet door hen de ganse tijd gratis te laten drinken achter de toog. Beter is hen achteraf uit te nodigen voor een medewerkersfeestje (bij de evaluatie). Of je organiseert achteraf een leuke uitstap voor de medewerkers. o Wanneer een evenement georganiseerd wordt door meerdere organisaties neemt de kans op misbruiken toe. Het gevaar bestaat dat medewerkers zich niet echt verantwoordelijk voelen voor het (eind)resultaat. De controle op de toog zal dan ook strenger moeten zijn. Je kan een toogverantwoordelijke uit een andere organisatie bij de dienstdoende ploeg plaatsen. o Bepaal de prijs van je consumpties in functie van de som die je verschuldigd bent aan de brouwer en/of de zaaluitbater. Hou er ook rekening mee dat de prijs van je consumpties mee in aanmerking genomen wordt bij de berekening van Sabam.

2.3 Dag erna 2.3.1 opruimen en controle o o o

Je kan best onmiddellijk na het evenement opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek op voorhand duidelijk af wie opruimt! Spreek op voorhand goed af met de zaaluitbater wat er wordt verstaan onder opruimen. Ook het buitenterrein verdient een grondige beurt. Papier en bekers moeten er niet blijven liggen. 9

o o o

Als je panelen, borden of wegwijzers hebt geplaatst langs openbare wegen, ruim ze op. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten. Doe samen met de zaaluitbater de stockcontrole, zo worden discussies vermeden.

2.3.2 materiaal o o o o

Denk eraan dat uitgeleend materiaal op tijd terug moet zijn. Plaats nadarafsluiting bij elkaar zodat de gemeentedienst dit gemakkelijk kan opladen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. Breng ook de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.

2.3.3 financies dag erna o o

Wacht niet te lang met de betalingen (SABAM, zaaluitbater, brouwer, …). De medewerkers zullen graag weten wat hun inspanningen hebben opgeleverd. Zorg voor een financieel verslag.

2.3.4 evaluatie o o

Een evaluatie wordt vaak vergeten! Nochtans kan je leren uit de fouten en het volgende keer beter doen. Een evaluatiemoment kan worden aangegrepen om al de medewerkers te bedanken voor hun inspanningen. Evalueer alle fasen: de voorbereiding, de dag zelf en het opruimen. De checklist kan een handige leiddraad vormen voor de evaluatie.

3 Wettelijke kant van de zaak Als je je waagt aan de organisatie van een grote activiteit of evenement, moet je voldoen aan een heel aantal wetten en reglementen. Het probleem is dat talloze van die reglementen verschillen van gemeente tot gemeente. Hieronder krijg je een beknopt overzicht van wat zo goed als overal “moet” en “niet mag”. Informeer tijdig bij je gemeentebestuur. En… laat je niet afschrikken door deze lijst, maar gebruik hem bijvoorbeeld als checklist… voor een probleemloos feest. Locatie Sommige zalen beschikken over een permanente vergunning om evenementen zoals fuiven te organiseren. Vraag de uitbater om informatie. Organiseer je je evenement in een zaal zonder permanente vergunning of in openlucht, dan moet je zeker het gemeentebestuur op de hoogte brengen. Vergunningen voor eten en drank In sommige gemeenten moet je een aanvraag indienen om sterke drank te mogen schenken. Voor 'eenmalige evenementen zonder handelskarakter' heb je geen vergunning nodig voor eetwaren. Commerciële verkopers hebben zelf een vergunning (vb. frietkraam, cateringbedrijf, …). Auteursrechten Als je in het openbaar muziek maakt of speelt of een film vertoont, moet je daar auteursrechten voor betalen. De inning van de auteursrechten voor muziek en films is in handen van SABAM. De aanvraag moet ten minste 10 dagen op voorhand ingediend worden. Er zijn enkele manieren om een korting te krijgen op het basistarief muziek. Doe je geen aanvraag of betaal je de verschuldigde rechten niet op voorhand, dan kan je een boete krijgen. SABAM voert geregeld controles uit op grote evenementen. Meer info op http://www.sabam.be

10

Je kan de kostprijs drukken door… … te kijken naar de tabel met minimumbedragen voor inkom en drankprijs. Eén eurocent minder vragen en je komt in een andere schijf terecht. … door je zaal af te bakenen in het geval je de zaal niet volledig gebruikt. Ook de uitvoerders en producenten van de muziekstukken hebben recht op een vergoeding: de billijke vergoeding. (In de praktijk gaat het dan om platenmaatschappijen en de groepen die muziek uitvoeren die door anderen gecomponeerd is.) Je bent als organisator vrijgesteld van aangifte als de zaaluitbater een jaartarief betaald heeft. Meer info op http://www.bvergoed.be Je kan de kostprijs drukken door… … verschillende oppervlaktes waar een verschillende activiteit doorgaat apart aan te geven en dus ook af te bakenen; …het aantal luidsprekers te beperken (als de oppervlakte niet afgebakend kan worden); soms is het goedkoper om de oppervlakte bewust niet af te bakenen buiten; …het aantal meter lopende toog te beperken.

Geluidsoverlast De milieuwetgeving rond geluidsoverlast is vrij uitgebreid. Veel hangt af van de locatie (zaal, al dan niet met permanente erkenning, of in openlucht) en het tijdstip (tussen 22.00 u en 7.00 u gelden strenge voorschriften). De burgemeester kan echter tijdelijk afwijkingen toestaan. Je kan veel problemen voorkomen door vooraf de buren te contacteren. Geef hen een duidelijke uitleg over wat je organiseert, nodig hen uit en bezorg hen een GSM-nummer waarop ze je tijdens het evenement kunnen contacteren. Waarschijnlijk zullen ze bij problemen eerst jou, en dan pas de politie verwittigen. Alcohol en drugs Schenk nooit alcoholische dranken aan jongeren onder de 16 jaar of aan dronken personen. Dit is strafbaar! Sterke dranken zijn verboden te schenken aan alle jongeren onder de 18 jaar. Medewerkers mogen tijdens het evenement geen alcohol drinken. Druggebruik toelaten kan niet. Er wordt hier geen onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Tolereren wordt door de rechtspraak trouwens beschouwd als “aanzetten tot”. Het oogluikend toelaten is dus een verzwarende omstandigheid en is dus strafbaar. Verzekering Als je een evenement opzet, is een goede verzekering onontbeerlijk. In ruil voor een (verhoudingsgewijs) kleine premie zal de verzekering bij een ongeval de kosten vergoeden. Die kosten kunnen bijvoorbeeld bij brand, schade aan elektronische toestellen of ongevallen met lichamelijke schade erg hoog oplopen. Bij çavaria zijn vrijwilligers in de verenigingen sowieso verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand. De verzekering BA dekt je in tegen schade of ongevallen die door jou veroorzaakt worden, maar waar anderen, “derden”, het slachtoffer van zijn. Voor grote evenementen is dit echter onvoldoende. Je kan een offerte vragen aan onze verzekeringsagent (met 40% korting als aangesloten vereniging bij çavaria en WJNH). www.parkassur.be/verenigingen.htm. Mogelijke verzekeringen voor grote evenementen: Contractuele aansprakelijkheid: contractuele verbintenis niet of foutief naleven (vb. schade aan geleend of gehuurd materiaal). BA exploitatie of uitbating: voor schade aan derden door onvrijwillige fout organisatie of medewerker Brand: voor schade aan gebouw en/of inboedel door brand- of waterschade Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing: voor lichamelijke schade door brand of ontploffing (meestal door de verhuurder) 11

Lichamelijke ongevallen: voor lichamelijke schade medewerkers (50% betaald door çavaria, voor jongerengroepen betaalt WJNH overige 50%) Verzekering alle risico's: voor waardevolle voorwerpen (vandalisme, brand, storm, diefstal) Vestiaire: voor verlies of diefstal voorwerpen in vestiaire Evenementenpolis/verenigingspolis: combinatie BA, rechtsbijstand en ongevallen Je kan je niet laten verzekeren voor wat wettelijk niet toegelaten is; een verzekering tegen boetes wegens

geluidsoverlast is bijvoorbeeld niet mogelijk. Publiciteit Flyers moeten voorzien zijn van naam en adres van een verantwoordelijke uitgever. Druk ook de volgende zin af: “Niet op de openbare weg gooien.” Vzw's moeten ook hier de naam van hun vzw en het adres van de zetel bijplaatsen. Op een affiche vermeld je wie – wat – wanneer – waar – met wie. Op de affi che moet ook de naam van een “verantwoordelijke uitgever” staan, met vermelding van zijn privé-adres (het adres van de vereniging is dus niet voldoende!). Deze persoon dient meerderjarig te zijn en in België te wonen. Vzw's moeten de naam van hun vzw en het adres van de zetel ook vermelden. Vzw of feitelijke vereniging Mocht er toch iets “onverwachts” gebeuren, dan kan je als organisator aansprakelijk gesteld worden. Hoe groter je organisatie, hoe groter de risico’s. Organiseert je groep geregeld grote evenementen (>500 man), dan moet je overwegen om een vzw-structuur aan te nemen.

4 Materiaal en logistiek 4.1 Materiaal 4.1.1 Uitleendiensten Heel wat materiaal kan je op voorhand bestellen bij de gemeentelijke of provinciale uitleendienst. Dit moet uiteraard wel tijdig gebeuren. Provincie Antwerpen www.uitleendienstmalle.be (audiovisueel) Provincie Vlaams-Brabant www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst Provincie Limburg www.limburg.be/pul Provincie Oost-Vlaanderen http://www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/uitleendiensten/index.cfm Provincie West-Vlaanderen www.west-vlaanderen.be/uitleendienst

4.1.2 Commercieel circuit Ben je te laat of is het materiaal niet (meer) beschikbaar, kijk dan in het “commercieel” circuit. Uiteraard zal hier de kostprijs heel wat hoger zijn. Voorbeeldje: voor zo'n €300 moet het mogelijk zijn geluid en licht te huren voor een kleine fuif. Kijk eerst of je via via geen firma kan vinden die een prijsje wil maken. Vind je niemand, kijk dan eens in de gouden gids (www.goudengids.be) en zoek een firma in je

12

buurt. Je kan best aan verschillende firma’s tegelijk een offerte vragen. Zo kan je de prijs/kwaliteit beter vergelijken. Lees goed het contract na en zorg dat alle afspraken hierin vermeld staan (vb. uur van afhaling, installatie of levering,…). 1610 Verlichtingsapparatuur – verhuur 1690 Geluidsinstallaties – verhuur …

4.1.3 Materiaal aankopen Op langere termijn kan je ook zorgen dat materiaal dat nooit beschikbaar is in uitleendiensten, aangekocht wordt. Je kan de suggestie geven aan de gemeente. Kleiner materiaal kan je ook zelf aankopen. Kijk wel of het voldoende voordelig is. Hiervoor bereken je de kostprijs van het huren op langere termijn (vb. 5 jaar aan 50 euro = 250 euro). Je vergelijkt deze prijs met de kostprijs van een eventuele aankoop. Eventueel reken je hier ook nog verhuur aan derden in. Als het niet gigantisch verschilt, kan het interessant zijn om tot een aankoop over te gaan.

4.2 Logistiek 4.2.1 Ruimtes indelen Het is belangrijk om op voorhand goed je ruimtes in te delen. Je maakt een eenvoudig plannetje van de beschikbare lokalen of terreinen en duidt hierop aan wat waar plaatsvindt. Plannetjes kan je gemakkelijk visualiseren in allerlei grafische computerprogramma’s zoals photoshop of publisher. Voor activiteiten in openlucht kan je ook luchtfoto’s bewerken (vb. via http://maps.google.be). Een goed plan maakt de opbouw stukken gemakkelijker. Iedereen weet direct waar wat moet komen. Uiteraard is alles sterk afhankelijk van de grootte van je activiteit. Mogelijke aanduidingen Onthaal/inschrijvingen Medewerkersruimte Materiaal Eetstanden Afvalbakken WC’s EHBO Podium …

Voorbeeldje indeling ruimtes

13

4.2.2 Opbouw en afbraak Bij heel grote activiteiten kan je naast je algemeen draaiboek ook nog een “logistiek” draaiboek maken. Bij een kleinere activiteit, zoals een filmavond, is dit uiteraard niet nodig. Een logistiek draaiboek werkt op dezelfde manier als een gewoon draaiboek. Alleen zal je hier alles i.v.m. logistiek vermelden. De leveringen en wie wanneer de leverancier ontvangt of helpt afladen. De logistieke opbouw en wie wat wanneer zal doen (vb. nadars zetten, bar bouwen met stellingen, …) Hetzelfde voor de afbraak (vb. wanneer komt de gemeente de nadarhekkens terughalen, wie ontvangt en helpt de gemeente?)

4.2.3 Materiaalbeheer Op grote activiteiten kan het interessant zijn om iets meer aandacht te schenken aan het materiaalbeheer. Dit is uiteraard zeer afhankelijk van het type activiteit. Bij een festival of feestweekend is dit een must; bij een eetfestijn zal dit wellicht niet allemaal nodig zijn. Deze zaken kan je best ook in het (logistieke) draaiboek opnemen.

Tips Maak een materiaallijst per deelactiviteit. Voorzie een aparte ruimte voor materiaal. Je kan per deelactiviteit het materiaal klaarzetten of –leggen in curverboxen met een duidelijke aanduiding erop van de activiteit. Hou er rekening mee dat het meeste materiaal zo droog mogelijk moet bewaard worden. Laat ook zeker geen voedingsproducten los liggen (zelfs als ze verpakt zijn!). Je kan een deelverantwoordelijke aanduiden voor het materiaal (een tijdelijke materiaalmeester). Maak duidelijk dat iedereen mee verantwoordelijk is voor het materiaal. Gebruikt materiaal wordt teruggelegd waar het genomen werd. De laatste shift ruimt het gebruikte materiaal op. Je kan iemand aanstellen die de hele dag maar één taak heeft, nl. het rondlopen met materiaal. Zo vermijd je dat anderen moeten weglopen van hun taak. Zorg zeker voor een goede verpakking van materiaal. Veel schade wordt immers veroorzaakt door vervoer. Denk eraan dat duur materiaal verzekerd kan worden, ook persoonlijk materiaal (extra verzekering alle risico’s). Voorzie een lijst met contactadressen, telefoonnummers en info over de leveranciers. …

4.2.4 Afval en opkuis Denk op voorhand goed na hoe je de opkuis gaat organiseren. Voorkomen en sorteren van het afval voor en tijdens de activiteit bespaart meestal al heel wat werk. Zet ook deze aandachtspunten in het (logistieke) draaiboek. Vergeet de opkuis niet op de werklijst te zetten. Voorzie voldoende afvalbakken. Werk met herbruikbare bekers. …

5 Bronnen http://www.fuifpunt.be Saerens, I. (ed.) (2004). Handboek manifestaties en evenementen, integrale veiligheid. Uitgeverij Politeia Poppunt, Formaat en Fuifpunt (2010). Fuiven, concerten, festivals organiseren, een praktische gids.

14

6 Bijlages 1 Voorbeeld draaiboek 2 Voorbeeld begroting 3 Voorbeeld checklist 4 Voorbeeld shiftlijst 5 Checklist fuiven Fuifpunt 6 SABAM aanvraagformulier + tarieven 7 Billijke Vergoeding tarieven

15

6.1 Voorbeeldje draaiboek Pride-actie op de Grote Markt Voorbeeld 1

Vrijdag 26/03 Uur 19u

Wat Opbouw podium

Plaats Grote markt

Wie Jan, Stijn, Liesbet, Pieter en Kris

Info (zeker contactgegevens) Podium geleverd door technische dienst gemeente (tel 02/555555) - afspraak gemaakt door Kris (0476/22222)

Plaats Uitleendienst gemeente Grote Markt

Wie Jan en Stijn

Info (zeker contactgegevens) Snoekstraat 1, 2000 bxl, waarborg €100 afspraak gemaakt door Kris (0476/222222) Materiaal gevoerd door Kris

Grote markt Grote markt

Kris Kris

Tel dj: ….

Jan, Stijn, Liesbet, Pieter en Kris

Materiaal uitleendienst in auto Jan (terugbrengen maandag)

Wie Jan en Stijn

Info (zeker contactgegevens) Snoekstraat 1, 2000 bxl - waarborg €100 terugvragen

…

Zaterdag 27/03 Uur 9u.30 9u30

14u 15u … 18u

Wat Afhalen licht en geluid Spandoeken en ballonnen hangen, opbouw stand Onthaal dj Onthaal Schepen (openingsspeech) Opruimen

Liesbet, Pieter, Kris

Maandag 28/03 Uur 9u.30

Wat Terugbrengen licht en geluid

Plaats Uitleendienst gemeente

Voorbeeld 2 Vrijdag 10 oktober 8.30u: Afhalen materiaal uitleendienst Snoekstraat 1, bxl Waarborg: 0 euro Huurgeld: 142,50 euro • Sandrien en Joke 8u30: laden materiaal • Jan en Stijn brengen een aanhangwagen mee naar het roze huis. • Wie helpt laden? . . . . . . . . . . 9u30: start opbouw op de Grote Markt • Wie? . . . . . . . . . .

Taken • Podiums opzetten • Licht en geluid • Stand klaarzetten • Banners en ballonnen ophangen 12u30: eten + laatste afspraken Daarna nog verder installeren 15u: start event … 16

6.2 Voorbeeld activiteitenbegroting

Actie wereldaidsdag Grote Markt Begroting

Afrekening

Opmerkingen

UITGAVEN Drukwerk

220,00

Flyer

70,00

Affiche

bij flyer.be

150,00

Huur materiaal Licht en geluid

70,00

Podium

50,00 20,00

bij stad bij stad

Aankopen Drank Inkledingsmateriaal Verzekering en vergunningen Extra verzekering event Sabam en Billijke vergoeding Medewerkers Kilometervergoeding chauffeurs Drankbonnetjes Diverse Onvoorziene kosten (schade,…) TOTAAL UITGAVEN

290,00

INKOMSTEN Verkoop drank

250,00

Subsidie stad

500,00

TOTAAL INKOMSTEN

750,00

SALDO (inkomsten uitgaven)

460,00

17

6.3 Voorbeeldje checklist eetfestijn Voorbeeld 1 (naar thema) OP VOORHAND Programma vastleggen O Brainstorm in september O Datum bepalen O Locatie bepalen O Werkgroepje oprichten september – januari Bekendmaking O Nieuwsbrief en website september: aankondiging O Opmaken uitnodiging in december O Nieuwsbrief en website januari: uitnodiging/flyer Draaiboek en werklijst O Checklist te doen O Draaiboek opmaken O Draaiboek verdelen 1 week op voorhand O Werklijst opmaken O Werklijst 3 weken op voorhand online zetten Geldzaken O Begroting O Sponsoring O Wisselgeld bank Papierwinkel O Aanvraag materiaal uitleendienst O SABAM aanvragen (10 dagen op voorhand) O Billijke vergoeding O Extra verzekeringen O Afspraken met gemeente O… Zaal O Contract opmaken O Afspraken rond opkuis (kuisgerief aanwezig?) O Afval: vuilniszakken aanwezig? O Drank en frigo's ter plaatse? O… Materiaal O Aankoop drank en eten, afspraken brouwer (oa. frigo's, opdienbladen, …) O Licht en geluid

DAG ZELF Afspraken zaal O Aanwezig materiaal checken O Afspraken zaal checken (volgens contract) O Drank tellen O… Zaal inrichten O Klaarzetten en inrichten zaal O Klaarzetten onthaaltafel (met inschrijvingslijst en kassa met wisselgeld) O Materiaal lokaal inrichten O Inrichten bar (bonnetjes, bonnetjesdoos, drank,,…) O Muziekinstallatie en belichting O Ophangen werklijst en nuttige telefoonnummers achter bar O… Bewegwijzering O Aangeven waar men mag parkeren en langs waar men binnen mag komen. O… Geldzaken O Enveloppes met geld klaarleggen voor contante betalingen. O Voldoende wisselgeld O… Veiligheid? Afspraken medewerkers O Afspraken overlopen met iedereen O Taken (werklijst) overlopen O Opkuisregeling overlopen O… ACHTERAF O Afrekening en betalingen O Terugvoeren materiaal O Verslagje met foto’s nieuwsbrief en website O Evaluatie op bestuur

18

Voorbeeld 2 (naar tijdstip) OP VOORHAND Wanneer Wat September

Oktober November

Brainstorm bestuur – datum en locatie bepalen Werkgroepje oprichten Aankondiging datum in groepsblaadje Planning en begroting opmaken Nakijken vereiste vergunningen Opmaken en verspreiden uitnodiging …

TIJDENS … ACHTERAF …

19

6.4 Voorbeeld shiftlijst

Takenlijst 15 januari 2011

voorbereid ing (19u20u) receptie

bar

opkuis

vestiaire

19:00-20:00

20:00-22:00

22:00-00:30

00:30-3:00

3:00-5:00

5:00- 6:00

20