Organisatie branchebureau 2013 – 2018 Planning werving, selectie en inwerken van nieuwe medewerkers 15 april 2013 Deze notitie geeft inzicht in de gewenste ontwikkeling van de bezetting van het kantoor in de periode tot 2018 om de te nemen beslissingen, de werving, de selectie en het inwerken van nieuwe medewerkers te kunnen plannen. Het is de bedoeling om deze notitie gaande weg het proces te actualiseren en te evalueren.
1
Huidige situatie
De capaciteit van het bureau van de VVVF is thans voldoende om zijn taak goed te kunnen vervullen. Onzekerheden doen zich nog voor wat betreft de ontwikkeling van: -
De VLK (financieel en inhoudelijk). De VVVH (risico van afscheiding met beperkte financiële gevolgen voor de VVVF) De eigen financiën (ledenverlies, contributievermindering als gevolg van verdere omzetdaling, kosten)
Het is verstandig de risico’s verder te analyseren alvorens definitieve en onomkeerbare besluiten te nemen.
2
Bezetting/capaciteit in de periode 2011 - 2017 1
De huidige en benodigde indicatieve bezetting is in het onderstaand overzicht in kaart gebracht . 2012
2013
2014
2015
2016
2017
Functie
bezetting fte
bezetting fte
bezetting fte
bezetting fte
bezetting fte
bezetting fte
WR
GJ
80
GJ
80
GJ/opv
80
GJ/opv
80
GJ/opv
80
GJ/opv
80
Duurz.Ond
GD
10
GD
15
GD/opv
10
GD/opv
0
GD/opv
0
GD/opv
0
CP
25
CP
25
CP
30
CP
30
CP
30
CP
30
MT
10
MT
10
MT
10
MT
10
MT
10
MT/opv
10
CP
25
CP
25
CP
20
CP
20
CP
20
CP
20
Werk/Arbo
GD
75
GD
70
GD/opv
50
GD/opv
50
GD/opv
50
GD/opv
50
Secties
GD
5
GD
5
GD/opv
0
GD/opv
0
GD/opv
0
GD/opv
0
MT
20
MT
25
MT
25
MT
25
MT
25
MT/opv
25
Tech. Inn
CP
0
CP
0
CP
0
CP
0
CP
0
CP
0
VLK
CP
50
CP
40
CP
40
CP
40
CP
40
CP
40
VLK tech
GJ
20
GJ
20
GJ/opv
20
GJ/opv
20
GJ/opv
20
GJ/opv
20
VVVH
MT
0
MT
0
MT
0
MT
0
MT
0
MT/opv
0
COM beleid
MT
20
MT
15
MT
15
MT
15
MT
15
MT/opv
15
CH
10
CH
20
CH
20
CH
20
CH
20
CH
20
CH
70
CH
60
CH
60
CH
60
CH
60
CH
60
GD
10
GD
10
GD/opv
0
GD/opv
0
GD/opv
0
GD/opv
0
COM uitvoerend ALG
MT
50
MT
50
MT
50
MT
50
MT
50
MT/opv
50
ADM
MV
10
MV
10
MV
10
MV
10
MV
10
MV
10
SECR/BO
MV
90
MV
90
MV
90
MV
90
MV
90
MV/opv
70
BO
CH
20
CH
20
CH
20
CH
20
CH
20
CH
20
Tot
600 tot
1
590 tot
Zie voor afkortingen paragraaf 8 Afkortingen
550 tot
540 tot
540 tot
520
2
Samenvatting: GJ
100 GJ
100 GJ
100 GJ
100 GJ
100 GJ
100
GD
100 GD
100 GD
60
50
50
50
MT
100 MT
100 MT
100 MT
100 MT
100 MT
100
CP
100 CP
90
90
90
90
90
CH
100 CH
100 CH
100 CH
100 CH
100 CH
100
MV
100 MV
100 MV
100 MV
100 MV
100 MV
80
tot
600 tot
590 tot
550 tot
540 tot
540 tot
520
CP
GD
CP
GD
CP
GD
CP
Opmerkingen over de verwachte benodigde capaciteit: Beleidsniveau: -
Het thema “Wet- en regelgeving” zal een volledige fte blijven vergen. We gaan er daarbij van uit dat de inbreng van de kant van de leden minimaal gelijk blijft t.o.v. de situatie in 2011/2012. Na de perikelen rond pensioenen (fusie met een ander BPF) zou de benodigde capaciteit voor "arbo en werk" inclusief opleidingen weer op 50% moeten komen te liggen. Dat zou in 2014 zijn beslag moeten krijgen. Het werk voor VVVF secties neemt eerder af dan toe behalve voor bouwverven en protective coatings. Geschat wordt dat de benodigde capaciteit voor VLK 40% fte zal worden van af 2013. Voor duurzame ontwikkeling en innovatie zou de VVVF/VLK meer capaciteit dan thans beschikbaar moeten stellen. Afhankelijk van de ambitie en investering in communicatie zou de capaciteit op het niveau van beleid en uitvoering opgevoerd moeten worden. In de schatting van de benodigde capaciteit is uitgegaan van de organisatorische uitwerking die in 2011 door het bestuur is vastgesteld en die in 2012 zijn beslag moet krijgen. Belangrijke opmerking daarbij is dat communicatie een integraal onderdeel is van het thema- en issuemanagement van een branchevereniging. Het logische gevolg is dat issuegroepen en daardoor hun respectievelijke issuemanager ook een communicatietaak hebben. De communicatietaken moeten echter wel ingebed blijven in een algemeen communicatiebeleid die ook een organisatorische uitwerking moet krijgen (in 2012 te realiseren). Het verenigingsmanagement zal de komende jaren door de komst van de VLK en door de uitbreiding met cq vervanging door nieuwe medewerkers, meer tijd in beslag nemen. Na verloop van tijd is te verwachten dat de capaciteit die daarvoor nodig is steeds minder zal worden maar zal naar de huidige schatting minimaal 40% fte vergen.
-
-
-
Uitvoerend niveau: -
-
-
3
Voor telefonische bereikbaarheid van het bureau, back office, boekhouding (alleen VVVF) en uitvoerende communicatie taken is thans 2 fte nodig. De communicatiemedewerker zou van af 2013 voor 20% fte taken op beleidsniveau moeten kunnen verrichten. De huidige financiële administratie en taakverdeling tussen bureau en externe administrateur zal bezien moet worden. Vooralsnog wordt er van uitgegaan dat voor de VVVF boekingen in het boekhoudprogramma door het bureau worden gedaan. In deze planning wordt er van uitgegaan dat de administratieve taken niet zwaarder worden (bijvoorbeeld als gevolg van besluiten van de vereniging of van contractuele verplichtingen van bijvoorbeeld subsidiegevers). In de huidige back office is nog een professionaliseringsslag te maken. Dat vergt echter een investering in tijd en een zekere doorlooptijd om verbeteringen door te voeren. Na realisatie daarvan zal de benodigde capaciteit naar schatting van 2 fte naar 1,6 fte kunnen verminderen.
Planning pensionering medewerkers (onder voorbehoud)
Hieronder is ervan uitgegaan dat het pensioen ingaat op de ingangsdatum van de AOW-uitkering (zoals in de huidige tekst van de CAO). De datum van prepensioen is afhankelijk van de opgebouwde prepensioenrechten en de keuze van de werknemers. Over wat de prepensioenrechten van Marjan en Martin precies inhouden is nog geen duidelijkheid te krijgen. Dat zou door tussenkomst het BPF uitgerekend moeten worden.
3
3.1
Gerrit Jonkers
Geboorte datum
18 april 1949
Pensioendatum bij 65
18 juni 2014
Daadwerkelijke (pré)pensioendatum
18 juni 2014
Vakantierechten in 2014 vóór pensioendatum
69 dagen
Streef datum in dienst nieuwe medewerker
3.2
Gerben Dijkstra
Geboorte datum
15 mei 1949
Pensioendatum bij 65
15 juli 2014
Daadwerkelijke (pré)pensioendatum
15 juli 2014
Vakantierechten vóór pensioendatum
2 maanden
Streefdatum in diens nieuwe medewerker
3.3
Martin Terpstra
Geboorte datum
15 januari 1952
Pensioendatum bij 65
15 augustus 2017
Daadwerkelijke (pré)pensioendatum Vakantierechten vóór pensioendatum Streefdatum in dienst nieuwe medewerker
3.4
Marjan van der Velden
Geboorte datum
5 februari 1952
Pensioendatum bij 65
5 september 2017
Daadwerkelijke (pré)pensioendatum Vakantierechten vóór pensioendatum Streefdatum in dienst nieuwe medewerker
4
Planning 2013 - 2018 (onder voorbehoud)
Uitgangspunten voor de planning: -
-
Geschatte doorlooptijd voorbereiding van de werving en selectie: 3 maanden Geschatte doorlooptijd vanaf stellen vacature tot aan indiensttreding, voor de technische beleidsmedewerker: 9 maanden; voor de beleidsmedewerker sociale zaken: 7 maanden, voor de directeur 7 maanden en voor back office 4 maanden. Geschatte benodigde inwerk periode: 2 maanden voor beleidsmedewerkers en directeur en 1 maand voor back office. Totale doorlooptijd varieert van 8 maanden tot 15 maanden per medewerker
4
Planning
Opmerking
2013
1 april 2013 starten proces voor de opvolging van Gerrit 1 april 2013 starten proces voor de opvolging van Gerben
2014
1 april 2014 in dienst treden van opvolger Gerrit 1 mei 2014: in dienst treden opvolger van Gerben 18 juni 2014: afscheid Gerrit 15 juli 2014: afscheid Gerben
2015
-
2016
?: start proces opvolging Marjan en Martin
2017
?: afscheid Martin ?: afscheid Marjan
5
Aanbod voor nieuwe beleidsmedewerkers
Uitgangspunt: alle beleidsmedewerkers blijven in dienst van de VVVF Wat heeft de VVVF als werkgever te bieden: -
Een veelzijdige functie binnen een boeiende omgeving, met vele raakvlakken met bedrijfsleven, overheid en andere spelers op het maatschappelijk veld. Vele contacten. Een uitstekend pakket arbeidsvoorwaarden. Het volgen van opleidingen in het Verenigings Management is mogelijk. Auto van de zaak. Mogelijkheden voor flexibele inzet (één dag thuiswerken) Voor beleidsmedewerker SZ: functie is part time. Salarisindicatie: nog nader in te vullen.
-
6
Plan van aanpak werving en selectie
Voor alle vacatures: -
Communicatie van de vacature naar de leden (directies en management) met verzoek om eventuele kandidaten te stellen, tips te geven enz. Advertentie intern Synthesium Advertentie op gespecialiseerde sites. Werving en selectie door bureau en kleine commissie uit het bestuur. Voor de vacature TZ: indien nodig inschakeling van een bureau voor werving in de "chemie" in brede zin. Geen werving via bureau onder de leden.
-
7
Functies bij het branchebureau
Functie
Doel en hoofdtaken (vanaf 2013)
Gewenst profiel
Directeur (1 fte)
Al het verenigingsmanagement, w.o.: Volledige ondersteuning bestuur en ALV van VVVF en beperkte ondersteuning bestuur en ALV VVVH en VLK Strategie en planning VVVF en VLK (volledig) en VVVH (beperkt) Ledenzaken VVVF, VLK en VVVH
Allround verenigingsmanager met ervaring Goed ontwikkeld gevoel voor bestuur Academisch niveau Strateeg en organisator Communicator
5
Functie
Doel en hoofdtaken (vanaf 2013)
Gewenst profiel
Financieel Beheer VVVF, VLK (en VVVH) Vertegenwoordiging VVVF en VLK bij CEPE resp. FEICA en VVVF bij VNO-NCW en VNCI; VVVH bij VNG Ledenwerving voor de drie verenigingen (nader af te spreken met VVVH) Overleg tussen besturen VVVF, VVVH en VLK Coördineren tussen thema's (bereiken synergie) Coördineren tussen verenigingen (bereiken sysnergie) Management van het branchebureau Management van de communicatie Management van ketensamenwerking en statistieken Inhoudelijke voorbereiden en uitvoeren van het beleid binnen het thema Technologische Innovatie Beleidsmedewerker VLK (0,4 fte) gecombineerd met Beleidsmedewerker Duurzaamheid en Innovatie
Branchecoördinator VLK. Zorgt ten behoeve van de VLK voor:
Beleidsmedewerker TZ (1 fte)
Behartigen van de belangen van en het verlenen van diensten aan de leden op het gebied van wet- en regelgeving (VVVF, VLK en VVVH) Inhoudelijk voorbereiden en uitvoeren van het beleid binnen het thema wet- en regelgeving (VVVF, VVVH en VLK)
- Ondersteuning bestuur en ledenvergadering - Strategie en planning - Ledenzaken - Financieel Beheer - Vertegenwoordiging bij FEICA - Ledenwerving - Ondersteuning secties - Inhoudelijke behandeling van issues binnen secties - Coördinatie tussen secties van de VLK - Inhoudelijke behandeling van andere issues binnen VLK - Coördinatie tussen thema’s van de VVVF en VLK secties
Deelnemen aan de werkzaamheden van CEPE cq FEICA bij het behartigen van de Europese belangen van de verf- en drukinktindustrie resp. lijm en kitindustrie.
Voltooide opleiding op HBO- of academisch niveau Enkele jaren relevante werkervaring op het raakvlak van techniek, management en commercie Affiniteit met de betrokken branches of met branches van afnemers of opdrachtegevers, bijvoorbeeld in de bouw Projectervaring Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal Uitstekende beheersing van MS Office (o.a. Word, Powerpoint) Goede communicatieve vaardigheden Goede sociale vaardigheden, netwerker Representatieve en professionele uitstraling Pro actief en resultaatgericht Dienstverlenend Voltooide chemische opleiding op HBO- of academisch niveau Enkele jaren relevante werkervaring op het raakvlak van techniek, management en commercie het liefst in verf-, drukinkt-, lijm- of kitindustrie. Affiniteit met de betrokken branches of andere branches in de procesindustrie Projectervaring Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal Uitstekende beheersing van MS Office (o.a. Word, Powerpoint) Goede communicatieve vaardigheden
6
Functie
Doel en hoofdtaken (vanaf 2013)
Gewenst profiel Goede sociale vaardigheden, netwerker Representatieve en professionele uitstraling Pro actief en resultaatgericht Dienstverlenend
Beleidsmedewerker SZ
Behartigen van de belangen van en het verlenen van diensten aan de leden (alleen VVVF en beperkt VVVH) op arbeidsrechtelijk en sociaal terrein, met name CAO, pensioen, arbeidsomstandigheden (samen met de beleidsmedewerker TZ) en opleidingen; Inhoudelijke voorbereiden en uitvoeren van het beleid binnen het thema werk en arbo (VVVF). Deelnemen aan de werkzaamheden van CEPE (en in beperkte mate FEICA) bij het behartigen van de Europese belangen van de verf- en drukinktindustrie (resp. lijm en kitindustrie) op het gebied van sociale zaken, in het bijzonder op het gebied van arbeidsomstandigheden en opleidingen (samen met de beleidsmedewerker TZ).
Beleidsmedewerker duurzaamheid en innovatie
Inhoudelijke voorbereiden en uitvoeren van nader af te spreken onderdelen van het beleid binnen het thema Duurzaam Ondernemen en het thema Technologische Innovatie.
Voltooide juridisch / economische opleiding op HBO- of academisch niveau Enkele jaren relevante werkervaring Affiniteit met het werk van een branchevereniging c.q. werkgeversorganisatie Projectervaring Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal Uitstekende beheersing van MS Office (o.a. Word, Powerpoint) Goede communicatieve vaardigheden Goede sociale vaardigheden, netwerker Representatieve en professionele uitstraling Pro actief en resultaatgericht Dienstverlenend Gelijk aan die voor beleidsmedewerker SZ
Deelnemen aan de werkzaamheden van CEPE cq FEICA bij het behartigen van de Europese belangen van de verf- en drukinktindustrie resp. lijm en kitindustrie op het terrein van duurzaamheid (waar onder ‘green procurement). Medewerker Communicatie
Nog nader in te vullen
Nog nader in te vullen
Office Manager/ boekhouding
Nog nader in te vullen
Nog nader in te vullen
8
Afkortingen
WR
Thema Wet en Regelgeving
DO
Thema Duurzaam Ondernemen
TI
Thema Technologische Innovatie
WA
Thema Werk en Arbo
VLK
Lijmen en Kitten
VVVH
Verfgroothandel
COM
Communicatie
ALG
Algemeen
7
ADM
Administratie
SECR
Secretarieel werk
BO
Back Office
