JAARVERSLAG 2009 Bestuur/Organisatie Van januari 2009 t/m mei 2009 zijn er onder het oude bestuur 3 ALV’s gehouden op respectievelijk 25 januari, 2 april en 12 mei. Op de ALV van 2 april 2009 is het voltallige bestuur op eigen verzoek afgetreden. Het bestuur was van mening dat geen goede samenwerking en wederzijds vertrouwen meer was tussen het bestuur en de parkbeheerder. Omdat er op dat moment nog geen bestuurskandidaten waren, werden de werkzaamheden conform de statuten voortgezet door 3 bestuursleden uit het afgetreden bestuur, Emiel Muller (penningmeester), Jojanneke Hazelhoff (secretaris) en Sandra van Dijk (competitieleider), totdat er een nieuw bestuur actief zou zijn. Met instemming van de ledenvergadering wordt een commissie samengesteld om de beleidsruimte te onderzoeken van een nieuw bestuur. De commissie wordt gevormd door Patrick Strating, Mathijs Hooijsma en Marcel Richter. Op 12 mei 2009, tijdens een ingelaste ALV, doet de genoemde commissie verslag en wordt er een nieuw bestuur gevormd uit de volgende personen: Patrick Strating (voorzitter), Raymond Janssen (penningmeester) en Dini Blok (secretaris). Dit nieuwe bestuur is vanaf 12 mei aan de gang gegaan, startend met de afronding van de competitie. Vanaf mei 2009 zijn er 8 bestuursvergaderingen gehouden onder het nieuwe bestuur. Onze hoofdsponsor Laponder Jaarsveld heeft zich per 1 januari 2009 teruggetrokken. Omdat de sponsorrelatie afhankelijk was van één van de afgetreden bestuursleden. Het nieuwe bestuur wil voorlopig de sponsoring meer zoeken in het ad hoc ophalen van bijdragen tijdens evenementen, meer dan in duurzame sponsorrelaties. Ondanks het feit dat zij (Laponder Jaarsveld) vonden dat wij aan alle verplichtingen hadden voldaan weigerden zij de laatste rekening te betalen. Wij hebben vervolgens besloten om alle openstaande sponsorposten niet aan te schrijven omdat hier geen contracten aan ten grondslag lagen. Laponder Jaarsveld hebben wij nog wel aangeschreven maar zij hebben geen reactie gegeven. Omdat niet duidelijk hoe de afspraken hier precies lagen hebben wij afgezien van verdere stappen. Het aantal leden is in 2009 minder geworden. Het leden aantal is ongeveer 650. De teruggang is zeker reden tot zorg, al volgt dit de algemene landelijke en regionale trends. Eén van de voornemens is om in 2010 wervende evenementen te organiseren.
Activiteiten Allerlei activiteiten zijn er georganiseerd:
5 april 2009 zijn we gestart met het Openingstoernooi.
Er hebben 27 teams deelgenomen aan de KNLTB-zomercompetitie. Deze hebben we afgesloten met een gezamenlijke BBQ op 23 mei.
I.p.v. de Parkkampioenschappen in juni/juli hebben we een midzomertoernooi (langste-dag-vanhet-jaar-toernooi 21 juni) georganiseerd. Velen hebben hieraan deelgenomen.
De Parkkampioenschappen hebben we verschoven tot na de vakantie e.w. van 29 augustus t/m 6 september 2009. De Parkkampioenschappen waren opengesteld voor alle parkleden.(Zij die lid zijn van de KNLTB en Parkleden). Een bijzonder groot aantal van 110 leden heeft zich ingeschreven. Dit hebben we dankzij de toernooi commissie die veel werk heeft geleverd, kunnen realiseren. Op 5 september is er een feestavond georganiseerd aan het einde van de Parkkampioenschappen. Een bijzonder moment was het serveren van de Wimbledon-aardbeien in het finaleweekend.
Er is geen Slottoernooi georganiseerd doordat de Parkkampioenschappen begin september hebben plaats gevonden.
Er is een wintercompetitie opgezet onder leiding van Frank Litjens/Erik Pierik. +/- 40 leden hebben zich hiervoor opgegeven. Ook zijn er een aantal leden op 4/5 niveau van start gegaan. Hierdoor is de zondagmiddag weer een stuk ‘voller’ geworden.
Voor de Jeugd zijn er ook allerlei activiteiten geweest.
Jeugdkampioenschappen 8 juni. Feestavond voor de Jeugd en loterij.
Jeugdweek van 6-9 juli.
Jeugdinstuif op de vrijdagmiddag.
Een Ouder-Kind Toernooi op 30 augustus.
Slottoernooi Jeugd op 12 september
Bowling voor de jeugd op 19 september
Op 7 november is er een Mini-toernooi voor de jongste jeugd georganiseerd.
In december tijdens de Kerstvakantie een driedaags Kerst-Jeugd toernooi.
Communicatie Goed contact met de leden en adequate informatievoorziening is erg belangrijk. Het nieuwe bestuur volgt de wens van het oude bestuur om meer gebruik te maken van elektronische middelen, voor website en nieuwsbrieven. Op 23 augustus 2009 heeft TCDiekman een geheel nieuwe Website gekregen, waar alle activiteiten en zaken die de leden moeten weten, beschreven staan. Deze website wordt bijgehouden door Patrick Strating, maar biedt mogelijkheden om andere personen in de gelegenheid te stellen informatie toe te voegen. Ook de BV Diekman heeft een nieuwe site “tennisbaaninfo”geopend, met name gericht op baanhuur en het winterseizoen en met informatie over het tennispark. Er is veel positieve feedback op de nieuwe communicatiemiddelen. Ook is er een nieuwe vorm van versturen van de Nieuwsbrief. Deze komt via de mail bij de leden thuis. Er zijn sinds de nieuwe website in 2009 totaal 3 Nieuwsbrieven uitgegaan. Het emailbestand is echter nog niet compleet, en de vereniging werkt eraan dit verder te completeren. Daarom kan nog niet alles elektronisch gebeuren.
Commissies In 2009 waren kende TCDiekman de volgende actieve commissies.
Technische Commissie In de eerste helft van 2009 was Sandra van Dijk competitieleidster. Vanaf de zomer bestaat de Technische Commissie tijdelijk uit Eric Pierik en Patrick Strating, waarbij Eric Pierik formeel geregistreerd staat als competitieleider. Er wordt gewerkt aan verdere uitbreiding van de Technische Commissie. In november zijn de voorlopige competitieteams opgegeven bij de KNLTB.
Toernooicommissie De commissie bestaat uit Tim te Nijenhuis (voorzitter), Saskia Strating, Melanie Janssen, Mark Trienen en wordt bijgestaan door vele vrijwilligers.
Kascommissie De kascommissie bestaat uit René Blouw en Eelco Braam.
Jeugdcommissie In 2009 is het jeugprogramma hoofdzakelijk vormgegeven door tennisleraar Thomas Blok.
De sponsorcommissie, de CAFA-commissie en de clubbladcommissie zijn met het aftreden van het oude bestuur opgeheven.
Financiën Nadat in mei 2009 de financiële administratie werd overgedragen, bleek al snel dat er sinds 01/01/09 geen boekingen meer waren verricht. Er moest dus een inhaalslag worden gemaakt. Het huidige bestuur heeft besloten om af te zien van een financiële bijdrage voor de werkzaamheden, hetgeen de club in vergelijking met voorgaande jaren veel geld scheelt (10 x € 115.00). Er zijn tevens in dit jaar nog uitgaven gedaan waarvan wij de bestemming missen. Het gaat om cadeautjes, stagiairekosten, champagne, etc. Dit gaat over de periode van voor 04/09. Er wordt in 2010 per evenement een verslag gemaakt waarbij wij uitgaan van de 0-lijn. Eigenlijk zou elke evenement zichzelf moeten kunnen bedruipen. Het huidige jaarrapport is nog op de identieke manier zoals voorgaande jaren maar in de toekomst zal de administratie per evenement gevoerd gaan worden. Dat geeft meer inzicht en dus duidelijkheid. De rente-afspraken voor 2010 zullen vele malen lager liggen dan in 2009 door de enorme rentedaling. De tegoeden die wij hebben op de verschillende bankrekeningen zullen de komende tijd niet worden aangeroerd. Wij gaan er dan ook vanuit dat elke zonder winst en/of verlies zal moeten worden afgesloten. Er zijn dit jaar grote uitgaven geweest voor onze website. Ondanks het feit dat er een begroting lag en een afspraak dat er nog weinig hoefde te gebeuren bleek de site niet af en moesten wij nog een grote investering doen om dit te kunnen vervolgen. Er werd in de loop van het jaar een groot bedrag (kas-competitiegelden) aan ons overhandigd waar de penningmeester ons niet van op de hoogte had gebracht. Daardoor is er een kastekort ontstaan van € 50.40 hetgeen wij hebben afgeboekt. C1000 Theo Janssen staat garant voor eventuele tekorten die ontstaan tijdens de zitting van de huidige penningmeester. De tekorten die zijn ontstaan doordat alle debiteuren van eind 2008/begin 2009 oninbaar zijn, vallen hier dan ook niet onder. Deze debiteuren zijn eind 2009 in zijn totaliteit afgeboekt. Het gaat om een bedrag van meer dan € 2500 waarvan de vorige sponsorcommissie en penningmeester aangaven dat zij meerdere malen hadden geprobeerd dit te innen maar dit niet mogelijk bleek te zijn. Ook heeft de vorige hoofdsponsor Laponder Jaarsveld in een gesprek aan gegeven, in de persoon van D. Slaa, dat aan alle voorwaarden waren voldaan maar dat desondanks de rekening niet betaald zou worden. Al deze z.g. sponsorovereenkomst waren niet op papier vastgelegd. Er wordt overgestapt naar een andere leverancier voor het eten op de diverse evenementen,het drukwerk, de postzegels, etc. C1000 Theo Janssen verzorgt dit. De rekeningen van dit bedrijf dienen door de kascommissie extra gecontroleerd te worden aangezien de penningmeester persoonlijk betrokken is bij dit bedrijf en er geen misverstanden kunnen en mogen ontstaan. Deze nieuwe leverancier gaat er altijd vanuit dat het goedkoper en beter kan. Wij hebben veel vrijwilligers ingeschakeld die geen vergoeding van ons krijgen maar jaarlijks mee zullen doen aan de vrijwilligersdag.
Overig Een AED cursus (reanimatiecursus) wordt sinds 2008 gegeven. Eind 2009 is er een herhalingscursus geweest voor de eerste cursisten (totaal 6 personen). Voor de nieuwe cursus hebben zich 12 mensen aangemeld. Deze zal in januari 2010 en februari 2010 worden gegeven.
Namens het bestuur van T.C. Diekman Patrick Strating Dini Blok Raymond Janssen
