1
ORGANISASI DAN TATA LAKSANA GKJW JEMAAT WARU
Pendahuluan Gereja didirikan oleh Tuhan Yesus tidak di tempat yang kosong, tetapi di dunia yang penuh tantangan, persoalan dan godaan. Kehadiran gereja ditengah dunia bukan untuk larut dengannya, melainkan memperbaharuinya. Panggilan ini melekat pada keberadaan gereja. Oleh karena itu dalam mewujudnyatakan panggilan tersebut gereja dipanggil untuk melaksanakannya secara benar dan bertanggungjawab. Dalam rangka menjawab panggilan Tuhan, maka GKJW Jemaat Waru perlu menata kegiatan pelayanannya secara tertib, teratur dan terorganisasi, supaya setiap bagian persekutuan jemaat dapat menjalankan perannya dengan sebaik-baiknya. Ortala (Organisasi Tata Laksana) ini adalah salah satu bentuk upaya untuk memperlancar dan memaksimalkan pelayanan. Setidaknya setiap bagian persekutuan mengerti tentang tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab , supaya tidak terjadi tumpang tindih pelayanan. Kiranya Tuhan memberkati pelayanan kita.
2
Pengertian 1. Organisasi dan Tata Laksana (Ortala) adalah serangkaian ketentuan yang mengatur struktur, uraian tugas, dan hubungan kerja di lingkup GKJW Jemaat Waru. 2. Majelis Jemaat adalah pengambil keputusan tertinggi di Jemaat (Pranata tentang Majelis-majelis bab I ps. 1-3 dan tentang Majelis Jemaat bab II ps. 4-5). 3. Pelayan Harian Majelis Jemaat (PHMJ) adalah perangkat yang dibentuk oleh Majelis Jemaat untuk melaksanakan tugas dan kewajiban seharihari di Jemaat. 4. Badan Pembantu (Komisi/ Kelompok Kerja/ Panitia) adalah perangkat yang dibentuk oleh Majelis Jemaat untuk menangani tugas di bidang tertentu. 5. Wilayah adalah bagian dari persekutuan jemaat yang berada di tempat tertentu yang dibentuk oleh Majelis Jemaat demi kelancaran pelaksanaan pelayanan.
3
Struktur dan Tugas PHMJ A. Struktur : Ketua Wakil Ketua I Wakil Ketua II Wakil Ketua III Wakil Ketua IV Sekretaris I Sekretaris II Bendahara I Bendahara II Pembantu umum: 1. Guru Injil (Exofficio) 2. Ketua Wilayah 1 – 12 B. Tugas-tugas Ketua :
1. Bertindak untuk/dan atas nama Jemaat dalam pelayanan ke luar 2. Bertanggungjawab atas terlaksananya keputusan rapat PHMJ dan Sidang Majelis Jemaat.
3. Mengambil keputusan penting yang mendesak dan mempertanggungjawabkan kepada PHMJ/ Majelis Jemaat. 4. Bersama sekretaris I menetapkan agenda rapat PHMJ dan sidang
majelis jemaat. 5. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas pelayanan. Wakil Ketua I : 1. Menjadi koordinator di bidang Teologi : secara teratur mendampingi, menyemangati, dan mengarahkan serta mengawasi pembinaan di bidang Teologi. 4
2. Menjadi nara sumber di bidang Teologi pada rapat PHMJ dan Sidang Majelis Jemaat. 3. Mewakili Ketua sesuai dengan bidangnya atas pendelegasian Ketua/ PHMJ 4. Memimpin rapat PHMJ/Sidang Majelis Jemaat atas pelimpahan kewenangan dari Ketua 5. Memimpin rapat koordinasi bidang Teologi 6. Bersama dengan sek2 dan komperlitbang bertanggungjawab dalam pelaksanaan program dibidang Teologi. 7. Bertanggung jawab kepada Ketua
Wakil Ketua II : 1. Menjadi koordinator di bidang Persekutuan : secara teratur mendampingi, menyemangati, dan mengarahkan serta mengawasi pembinaan di bidang Persekutuan. 2. Menjadi nara sumber di bidang Persekutuan pada rapat PHMJ/ Sidang Majelis Jemaat. 3. Mewakili Ketua sesuai dengan bidangnya atas pendelegasian Ketua/ PHMJ 4. Memimpin rapat PHMJ/Sidang Majelis Jemaat atas pelimpahan kewenangan dari Ketua 5. Memimpin rapat koordinasi bidang persekutuan 6. Bersama dengan sek2 dan komperlitbang bertanggungjawab dalam pelaksanaan program dibidang persekutuan. 7. Bertanggung jawab kepada Ketua Wakil Ketua III: 1. Menjadi koordinator di bidang Kesaksian dan Pelayanan Cinta Kasih : secara teratur mendampingi, menyemangati, dan mengarahkan serta mengawasi pembinaan di bidang Kesaksian dan Pelayanan Cinta Kasih 2. Menjadi nara sumber di bidang Pelayanan Cinta Kasih pada rapat PHMJ/ Sidang Majelis Jemaat. 3. Mewakili Ketua sesuai dengan bidangnya atas pendelegasian Ketua/ PHMJ 5
4.
5. 6. 7.
Memimpin rapat PHMJ/ Sidang Majelis Jemaat atas pelimpahan kewenangan dari Ketua
Memimpin rapat koordinasi bidang Kesaksian dan Pelayanan Cinta Kasih. Bersama dengan sek2 dan komperlitbang bertanggungjawab dalam pelaksanaan program dibidang Kesaksian dan Pelayanan Cinta Kasih. Bertanggung jawab kepada Ketua
Wakil Ketua IV: 1. Menjadi koordinator di bidang Penatalayanan : secara teratur mendampingi, menyemangati, dan mengarahkan serta mengawasi pembinaan di bidang Penatalayanan . 2. Menjadi nara sumber di bidang Penatalayanan pada rapat PHMJ/ Sidang Majelis Jemaat. 3. Mewakili Ketua sesuai dengan bidangnya atas pendelegasian Ketua/ PHMJ 4. Memimpin rapat PHMJ/ Sidang Majelis Jemaat atas pelimpahan kewenangan dari Ketua 5. Memimpin rapat koordinasi bidang Penatalayanan. 6. Bersama dengan sek2 dan komperlitbang bertanggungjawab dalam pelaksanaan program dibidang Penatalayanan. 7. Bertanggung jawab kepada Ketua Sekretaris I : 1. Berwenang menugasi karyawan (Kepala Tata Usaha / Karyawan) untuk kelancaran di bidang kesekretariatan. 2. Bersama Waka IV membuat aturan kerja di bidang kesekretariatan dengan mengacu kepada aturan kepegawaian Majelis Jemaat GKJW Waru. 3. Bertanggungjawab atas tersedianya data warga secara optimal. 4. Menyelenggarakan kegiatan administrasi Jemaat (Surat - menyurat), warta jemaat dan jadwal pelayanan ibadah. 5. Bersama Sekretaris II menyiapkan laporan dan notula rapat PHMJ/Sidang Majelis Jemaat. 6. Bersama Sekretaris II menyiapkan informasi jemaat untuk sidang Majelis Daerah. 7. Bersama dengan Ketua menandatangani surat-surat penting. 6
Sekretaris II : 1. Bersama dengan waka dan komperlitbang bertanggungjawab atas pelaksanaan PKT. 2. Bersama dengan waka dan komperlitbang bertanggungjawab menyusun PKT. 3. Melaksanakan administrasi pelaksanaan program 4. Bersama Sek1 menyiapkan laporan dan notula rapat PHMJ/Sidang Majelis Jemaat . 5. Bersama Sek1 menyiapkan informasi jemaat untuk sidang Majelis Daerah 6. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan PKT 7. Bersama dengan Ketua menandatangani surat-surat penting
Bendahara I : 1. Bertanggungjawab terhadap penerimaan keuangan jemaat 2. Bertugas dalam hal penanganan administrasi keuangan. 3. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sentralisasi kegiatan administrasi keuangan di setiap lingkup pelayanan. 4. Melaporkan keadaan keuangan Jemaat pada setiap rapat PHMJ maupun Sidang Majelis Jemaat. 5. Bertanggung jawab atas ketersediaan dan keberadaan (fisik keuangan) kas kecil pada sekretariatan. Bendahara II : 1. Bertugas sebagai pemegang fisik keuangan. 2. Bertanggungjawab atas keamanan fisik keuangan dan pengelolaan administrasi keuangan Jemaat. 3. Bertugas melakukan pembayaran keuangan setelah ada persetujuan bendahara 1 Pembantu Umum PHMJ : 1. Menyampaikan informasi tentang keadaan di wilayah yang perlu diketahui dan ditindaklanjuti oleh PHMJ/ Majelis Jemaat. 2. Mensosialisasikan dan melaksanakan keputusan PHMJ/ Majelis Jemaat yang berkaitan langsung dengan wilayah. 7
3. 4. 5.
Memimpin rapat PHMJ atau Sidang Majelis Jemaat apabila diberi mandat oleh Ketua. Bertanggungjawab kepada Ketua PHMJ. Guru injil selaku pembantu ExOfficio.
8
BADAN PEMBANTU MAJELIS JEMAAT (Komisi, Kelompok Kerja (PokJa), dan Panitia) KEANGGOTAAN 1. Komisi beranggotakan 5 orang atau lebih, terdiri dari: seorang ketua, seorang wakil ketua, seorang sekretaris dan dua orang anggota. Khusus untuk Komisi Pengawasan dan Pemeriksaan Keuangan Jemaat jumlah anggotanya sebanyak 3 (tiga) orang, terdiri dari: seorang convener, dan dua orang anggota. 2. Jumlah keanggotaan Kelompok Kerja dan Panitia disesuaikan menurut kebutuhan. 3. Di antara anggota Komisi/PokJa/Panitia harus ada anggota Majelis Jemaat 4. Ketua Komisi harus anggota Majelis Jemaat. WEWENANG 1. Komisi/PokJa/Panitia berwenang untuk mengelola dan menggunakan anggaran PKT Majelis Jemaat sesuai bidangnya dan dalam pelaksanaanya memperhatikan realitas keuangan yang ada. 2. Komisi/PokJa/Panitia berwenang mengajak keterlibatan warga jemaat dalam melaksanakan program serta berkoordinasi terlebih dahulu dengan PHMJ. 3. Komisi berwenang untuk mengusulkan kepada Majelis Jemaat melalui PHMJ perihal pembentukan Panitia sesuai dengan kebutuhannya.
PERTANGGUNGJAWABAN 1. Dalam menjalankan tugasnya Komisi/ PokJa/ Panitia bertanggungjawab kepada Majelis Jemaat melalui PHMJ. 2. Laporan penggunaan keuangan oleh Komisi/ PokJa/ Panitia harus disertai tanda bukti asli, dan dipertanggungjawabkan setidaknya 2 (dua) minggu setelah selesainya kegiatan dengan diketahui oleh Wakil Ketua sesuai bidangnya. 9
Sebelum poin 2 terpenuhi Komisi/ PokJa/ Panitia tidak bisa mengajukan anggaran untuk pelaksanaan program berikutnya. KESEKRETARIATAN
1. Sebelum menjalankan programnya, Komisi/PokJa/Panitia diharuskan mengisi formulir pengajuan pelaksanaan program dalam rapat kooordinasi bersama waka sesuai bidangnya. 2. Waka menyampaikan hasil rapat koordinasi tentang isian formulir pengajuan dan pelaksanaan program pada rapat PHMJ. 3. Surat/undangan dari Komisi/Panitia/PokJa yang ditujukan kepada anggota Komisi yang bersangkutan ditangani oleh Komisi yang bersangkutan; 4. Surat/undangan dari Komisi/Panitia/Pokja yang ditujukan kepada lintas Komisi harus diketahui oleh Wakil Ketua bidang. 5. Surat/undangan dari Komisi/Panitia/Pokja yang ditujukan kepada Wilayah/ UP Wilayah harus diketahui oleh PHMJ. 6. Surat/ undangan dari Komisi/Panitia/Pokja yang ditujukan kepada Jemaat/ lembaga lain dibuat oleh PHMJ.
10
URAIAN TUGAS MASING-MASING KOMISI BIDANG I TEOLOGI Komisi Pembinaan Teologi (KPT) Membantu Majelis Jemaat di bidang Teologi sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Teologi bab IV pasal 22. ay. 1. Tugas-tugasnya : 1. Membuat jadwal pelayanan ibadat Minggu dan ibadat-ibadat khusus untuk 1 (satu) tahun. 2. Menyiapkan liturgi-liturgi khusus untuk lingkup jemaat dan wilayah . 3. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan Teologi baik untuk warga jemaat dan anggota Majelis Jemaat, antara lain : sarasehan sarasehan untuk pelayanan khotbah maupun Pemahaman Alkitab, katekisasi anak, remaja, calon sidhi, calon warga dewasa, maupun persiapan perkawinan. 4. Menyediakan buku-buku bacaan Teologi untuk peningkatan wawasan Teologi warga jemaat. 5. Bersama dengan pokja ibadat mengatur pelayan dan liturgi ibadat.
Komisi Pembinaan Kesenian Gerejawi (KPKG) Membantu Majelis Jemaat dalam memberdayakan dan mengembangkan potensi warga di bidang Kesenian Gerejawi. Tugas-tugasnya.: 1. Menghimpun, membina dan memberdayakan warga jemaat yang memiliki talenta di bidang Kesenian Gerejawi. 2. Menghidupkan dan membina warga jemaat yang mempunyai talenta seni. 3. Bersama dengan pokja ibadat menata pelayan organis, pemandu pujian, paduan suara/ vokal group atau seni yang lain dalam ibadat . 11
BIDANG II PERSEKUTUAN Komisi Pembinaan Peranan Anak dan Remaja (KPAR) Membantu Majelis Jemaat di bidang Pelayanan Anak dan Remaja sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Persekutuan bab I pasal 1- 4 dan bab III pasal 7 dan Pranata tentang Pelayanan Anak dan Remaja Bab I pasal 1-3. Tugas-tugasnya a.l.: 1. Menghimpun anak-anak dalam pelayanan ibadat Minggu, baik di wilayah, maupun di gereja. 2. Mengkoordinir pelayanan tentang Anak dan Remaja di wilayah melalui Ketua wilayah. 3. Menyelenggarakan kegiatan yang menumbuhkan pada diri anak cinta kepada Tuhan, Gereja, dan Lingkungan. 4. Menyelenggarakan kegiatan yang menjadikan anak semakin akrab dengan Alkitab. 5. Menyelenggarakan kegiatan yang melengkapi bekal Pamong dalam mendampingi anak-anak. 6. Memberdayakan peranan anak dalam merancang dan melaksanakan pelayanannya. Komisi Pembinaan Pemuda dan Mahasiswa (KPPM) Membantu Majelis Jemaat di bidang Pelayanan Pemuda dan Mahasiswa sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Persekutuan bab I pasal 1-4 dan bab III pasal 7 dan Pranata tentang Pelayanan Pemuda dan Mahasiswa Bab I pasal 1-3. Tugastugasnya : 1. Menghimpun Pemuda dan Mahasiswa dalam pelayanan ibadat Minggu, baik di wilayah, maupun di gereja. 2. Mengkoordinir pelayanan tentang Pemuda dan Mahasiswa di wilayah melalui Ketua Wilayah. 3. Menyelenggarakan ibadat Pemuda dan Mahasiswa secara rutin. 4. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang melengkapi Pemuda dan Mahasiswa mampu menghadapi perubahan jaman tanpa kehilangan jatidiri imannya. 12
5.
Memberdayakan Pemuda dan Mahasiswa dalam merancang dan melaksanakan pelayanannya.
Komisi Pembinaan Peranan Wanita (KPPW) Membantu Majelis Jemaat di bidang Pelayanan Wanita sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Persekutuan bab I pasal 1- 4 dan bab III pasal 7 dan Pranata tentang Pelayanan Wanita Bab I pasal 1-3. Tugas-tugasnya : 1. Menghimpun peranan Wanita dalam pelayanan ibadat Minggu, baik di wilayah, maupun di gereja. 2. Mengkoordinir pelayanan tentang peranan Wanita di wilayah melalui Ketua Wilayah. 3. Menyelenggarakan kegiatan Persekutuan Wanita jemaat secara rutin. 4. Menyelenggarakan kegiatan yang kreatif dan menyehatkan untuk menumbuhkan semangat kekeluargaan di antara wanita jemaat. 5. Menyelenggarakan kegiatan yang dapat menampung dan menyalurkan kreatifitas wanita jemaat untuk peningkatan kesejahteraan keluarga.
Komisi Hubungan Antar Umat/Komisi Hubungan Umum dan Oikumene (KAUO) Membantu Majelis Jemaat dalam menjalin Hubungan Antar Umat dan Antar Gereja. Tugas-tugasnya : 1. Menjajagi dan mengembangkan hubungan baru dengan komunitas keagamaan di Kabupaten Sidoarjo 2. Membina dan mendorong warga jemaat agar berperan aktif dalam kegiatan lintas agama 3. Mendorong Paguyuban GKJW Kabupaten Sidoarjo agar lebih berperan dalam hubungan antar umat di wilayah Kabupaten Sidoarjo. 4. Meningkatkan kegiatan yang bersifat Oikomenes. 13
Kelompok Kerja Hukum (Pokja Hukum) Membantu Majelis Jemaat dalam mendampingi dan menyelesaikan masalah hukum yang dihadapi warga jemaat. Tugas-tugasnya a.l: 1. Menghimpun warga jemaat yang berprofesi dan berpotensi dibidang hukum. 2. Mengamati dan mempelajari persoalan – persoalan hukum yang dihadapi warga jemaat. 3. Membuka kesempatan konsultasi hukum untuk warga jemaat. 4. Menjalankan pendampingan khusus kepada warga jemaat yang sedang menjalani proses hukum atas penugasan dari PHMJ.
Komisi Pelayanan Adi Yuswa (KPAY) Membantu Majelis Jemaat dalam melayani warga Adi Yuswa. Tugas-tugasnya : 1. Menyelenggarakan ibadah Adi Yuswa secara rutin. 2. Menyelenggarakan pendampingan terkait pergumulan usia lanjut. 3. Melibatkan Adi Yuswa dalam pelayanan. 4. Menghimpun warga Adi Yuswa untuk terlibat dalam kegiatan.
14
BIDANG III KESAKSIAN DAN PELAYANAN CINTA KASIH Komisi Pembinaan Kesaksian (KPK) Membantu Majelis Jemaat di bidang Kesaksian sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Kesaksian bab I pasal 1- 4 dan bab II pasal 5. Tugas-tugasnya : 1. Memikirkan dan mengusahakan adanya kegiatan yang mendorong warga jemaat untuk berani memperkenalkan Yesus Kristus sebagai Juru Selamat. 2. Mengajak warga jemaat untuk mendalami budaya-budaya yang ada di Indonesia dan etnis lainnya sebagai sarana pemberitaan Injil Yesus Kristus. 3. Komisi Pembinaan Pelayanan Cinta Kasih (KPPCK) Membantu Majelis Jemaat di bidang Pelayanan Cinta Kasih dengan ketentuan Pranata Bidang Pelayanan Cinta Kasih bab I pasal 1-4 dan bab II pasal 6. Tugas-tugasnya : 1. Menyelenggarakan kegiatan yang dapat mendorong warga jemaat untuk mewujudkan kepedulian kepada sesama, baik dilakukan secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama. 2. Mengadakan kunjungan pastoral bagi warga yang membutuhkan.
15
Dukungan Kesehatan Warga (DKW) Membantu Majelis Jemaat di bidang Pelayanan Cinta Kasih sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Pelayanan Cinta Kasih bab I pasal 1-4 dan bab III pasal 7.2.b -7.2.d. Tugas-tugasnya : 1. Menyelenggarakan kegiatan Pelayanan Kesehatan secara rutin. 2. Membantu meringankan beban warga jemaat yang sedang menjalani rawat inap di rumah sakit maupun di rumah dengan pertimbangan-pertimbangan khusus. 3. Mengadakan penambahan sarana-sarana untuk kebutuhan Pelayanan Kesehatan. 4. Menghimpun dana dari warga jemaat dan penggunaannya atas persetujuan Majelis Jemaat.
Paguyuban Tuwuh Tresna ( PTT ) Membantu Majelis Jemaat di bidang pendidikan Tugas-tugasnya : 1. Menghimpun dan mengupayakan dana yang akan dipergunakan untuk membantu kesulitan warga yang tidak mampu untuk melanjutkan pendidikan sampai jenjang yang lebih tinggi. 2. Berkoordinasi dengan ketua wilayah mendata dan menverifikasi warga yang membutuhkan bantuan biaya pendidikan. Paguyuban Pangrukti Layon (PAPALA) 1. Membantu warga yang sedang berduka dalam hal mempersiapkan sekaligus pelaksanaan pemakaman. 2. Menghimpun iuran dari warga untuk pelayanan pemakaman. 3. Teknis pelaksanaanya diatur dalan peraturan tersendiri.
16
BIDANG IV PENATALAYANAN Komisi Pembinaan Penatalayanan (KPPL) Membantu Majelis Jemaat di bidang Penatalayanan sesuai dengan ketentuan Pranata Bidang Penatalayanan bab I pasal 1- 4 dan bab III pasal 6. Tugas-tugasnya : 1. Menyelenggarakan pembinaan untuk pengenalan menejemen/ organisasi gereja. 2. Memikirkan peningkatan mutu SDM, Dana, Sarana dan prasarana. 3. Menginventarisir sarana dan prasarana gereja. 4. Mengupayakan pemeliharaan harta milik gereja . 5. Bersama dengan pokja ibadat menyediakan sarana peribadatan.
Komisi Urusan Rumah Tangga Gereja (KURTG) Membantu Majelis Jemaat dalam hal memelihara dan mengatur perlengkapan kerumahtanggaan Jemaat. Tugas-tugasnya : 1. Menyiapkan tempat, akomodasi, dan konsumsi ketika jemaat menjadi tuan rumah untuk pertemuan atau rapat-rapat. 2. Menyediakan akomodasi dan konsumsi rapat-rapat jemaat. 3. Mengusahakan keindahan, kenyamanan dan keasrian gedung/ kantor/ tempat ibadah milik gereja. 4. Menangani kelancaran ibadah Perjamuan Kudus dalam hal kebutuhan peralatannya (roti, anggur, sloki dll). 5. Bersama dengan pokja ibadat menyediakan kelengkapan ibadat. 6. Menginventarisir perlengkapan rumah tangga gereja.
17
Panitia Hari Raya Gerejawi (Paskah-KesPel, Undhuh-unduh, HUT Jemaat, Natal) Membantu Majelis Jemaat dalam hal penyelenggaraan peringatan hari raya gerejawi. Tugas-tugasnya : 1. Merencanakan terselenggaranya kegiatan perayaan-perayaan hari besar gerejawi secara tertib, teratur, dan berkesinambungan. 2. Membantu warga jemaat agar lebih dalam penghayatannya atas makna hari raya gerejawi; 3. Memberdayakan peranan warga jemaat, baik anak maupun dewasa, dalam melaksanakan kegiatannya.
18
LINTAS BIDANG Komisi Perencanaan Penelitian dan Pengembangan (Komperlitbang) Membantu Majelis Jemaat dalam hal Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan jemaat sesuai dengan Peraturan Badan Pembantu Majelis Jemaat bab IV ps 23.b.1 – 23.b.9. Tugas-tugasnya : 1. Merencanakan Program Kegiatan Tahunan Jemaat dengan cara: a. Mengumpulkan usulan program dari Komisi-komisi Jemaat. b. Mengolah dan merangkumnya menjadi usulan Program Kegiatan Tahunan Jemaat yang disampaikan ke Sidang Majelis Jemaat untuk disahkan menjadi Program Kegiatan Tahunan Jemaat. 2. Memantau pelaksanaan Program Kegiatan Tahunan Jemaat dengan cara: a. Mengamati pelaksanaan Program Kegiatan Tahunan Jemaat itu di Komisi-komisi Jemaat. b. Mencatat semua keberhasilan dan ketidakberhasilan dan mencari sebab-sebabnya. 3. Memberi saran untuk memperbaiki pelaksanaan Program Kegiatan Tahunan yang sedang berjalan, maupun yang akan datang kepada Komisi-komisi maupun PHMJ. 4. Mengumpulkan data secara benar (akurat) tentang kegiatan di bidang-bidang Teologi, Persekutuan, Kesaksian, Cinta Kasih dan Penatalayanan di Jemaat dan kemudian mengolahnya untuk mengetahui tingkat kemandirian Jemaat di bidang Teologi, Daya dan Dana 5. Membuat peta Jemaat dengan cara: a. Mengumpulkan data yang benar (akurat) tentang warga, sarana (tanah, gedung, dll), data sosial kemasyarakatan di Jemaat (prosentase, sosial ekonomi, kecenderungan pengembangan di depan, dll) b. Mendeteksi kekuatan dan kelemahan Jemaat dalam menghadapi kenyataan lingkungan, baik ke dalam maupun ke luar. 19
c. Membuat perkiraan pertumbuhan/pengembangan Jemaat. 6. Bekerjasama dengan Komisi-komisi yang lain untuk menopang pelaksanaan tugas Majelis Jemaat.
Komisi Pengawas dan Pemeriksa Keuangan Jemaat (KP2J) Membantu Majelis Jemaat di bidang Keuangan dan Harta Milik Gereja sesuai dengan Peraturan Badan Pembantu Majelis Jemaat bab IV pasal 23.a.1 – 23.a.3. Tugas-tugasnya: 1. Mengadakan Pengawasan dan Pemeriksaan terhadap pengamanan dan penggunaan keuangan dan harta kekayaan gereja di Badan-badan Pembantu Majelis Jemaat dan PHMJ. 2. Memberikan pertimbangan-pertimbangan untuk peningkatan pengamanan dan ketepatgunaan penggunaan keuangan dan harta kekayaan gereja kepada Majelis Jemaat. 3. Pelaksanaan tugas-tugas KP2J diuraikan dalam uraian tersendiri. 4. Melaporkan hasil pengawasan kepada Majelis Jemaat.
20
BAB III WILAYAH Struktur dan Uraian Tugas Struktur Ketua Sekretaris Bendahara UP-UP (Keterangan: Bila dipandang perlu wilayah dapat menambah struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan, misalnya: adanya Wakil Ketua Wilayah atau Ketua Rayon.)
Uraian Tugas : Ketua Tugas-tugasnya : 1. Merencanakan dan melaksanakan program kerja di wilayahnya bersama dengan Pengurus Wilayah dengan mengacu pada PKT Jemaat. 2. Penanggungjawab atas terselenggaranya kegiatan di Wilayah. 3. Melaksanakan keputusan Sidang Majelis dan Rapat PHMJ yang berkaitan dengan Wilayah 4. Mengadakan rapat-rapat di Wilayah 5. Melaksanakan tugas-tugas penggembalaan kepada warga Jemaat di Wilayah bersama majelis jemaat/Pendeta Jemaat 6. Menghimpun laporan/ informasi Wilayah yang perlu diketahui/ ditindaklanjuti oleh PHMJ/Majelis Jemaat. 7. Mengkoordinasi semua kegiatan di Wilayahnya 8. Bertanggungjawab kepada Majelis Jemaat melalui PHMJ
21
Sekretaris Tugasnya : 1. Menyelenggarakan administrasi di Wilayah meliputi: surat-menyurat/ undangan; pendataan warga; laporan-laporan warga (kelahiran, kematian, perkawinan) ke Jemaat; membuat laporan triwulan, menyiapkan laporan kegiatan-kegiatan rutin di Wilayah kepada Sekretaris PHMJ dengan terlebih dahulu ditandatangani oleh Ketua Wilayah 2. Bertanggungjawab kepada Ketua Wilayah Bendahara Tugasnya : 1. Menyelenggarakan Administrasi Keuangan di Wilayah. 2. Membuat pembukuan penerimaan dan pengeluaran 3. Pengeluaran uang harus sepengetahuan Ketua Wilayah. 4. Membuat laporan dan menyetorkan keuangan kepada bendahara jemaat setiap bulan dengan sepengetahuan Ketua Wilayah. 5. Mempersiapkan data keuangan tiap tiga bulan untuk kepentingan pemeriksaan KP2J dan komperlitbang. 6. Menginformasikan laporan keuangan tersebut kepada warga Wilayah. 7. Bertanggungjawab kepada Ketua Wilayah.
22
BADAN PEMBANTU WILAYAH Urusan Pembinaan Teologi (UPT) Tugasnya : 1. Mendata para warga yang belum memiliki Alkitab/Kitab Suci dan melaporkannya kepada Ketua Wilayah untuk pengadaannya 2. Menjemaatkan buku-buku/majalah terbitan GKJW (Pancaran Air Hidup, Rancangan Khotbah, Tuntunan Ibadah Anak & Remaja) 3. Mengamati dan melaporkan kepada Ketua Wilayah tentang warga yang undur dari persekutuan. 4. Mendata dan mendorong warga anak yang sudah saatnya sidi untuk mengikuti katekisasi sidi 5. Melaporkan kepada Ketua Wilayah bila ada simpatisan Kristen. 6. Mengamati adanya perkembangan Teologi warga Jemaat dan melaporkan kepada Ketua Wilayah 7. Mengatur ibadah Wilayah di rumah warga secara bergantian. Dalam hal ini perlu dilaksanakan persiapan diantaranya menghubungi warga yang akan menjadi tuan rumah dan penetapan pelayan firmannya. 8. Mengupayakan adanya sarasehan firman / Alkitab di Wilayah maupun di jemaat. 9. Membuat jadwal pelayanan ibadah Pemahaman Alkitab dan Persekutuan Doa di Wilayah 10. Bertanggungjawab kepada Ketua Wilayah Urusan Pembinaan Kesenian Gerejawi (UPKG) Tugasnya: 1. Meningkatkan gairah warga untuk memuliakan Tuhan, a.l. melalui Kesenian Gerejawi. 2. Menjadwalkan kegiatan yang telah terbentuk untuk mengisi ibadah dan pelayanan lainnya. 3. Bertanggungjawab kepada ketua wilayah 23
Urusan Pembinaan Anak dan Remaja (UPAR) Tugasnya : 1. Mencatat/mendata warga anak dan remaja. 2. Menghimbau para orang tua untuk membimbing anak-anaknya mengikuti ibadah di Wilayah maupun di Gereja. 3. Mendorong warga untuk bersedia menjadi Pamong/Guru di Ibadah Anak. 4. Mengusahakan sarana dan prasarana Ibadah Anak & Remaja di Wilayah jika diperlukan. 5. Mengatur kegiatan Pelayanan untuk Anak dan Remaja di luar hari Minggu yang bersifat pembinaan. Urusan Pembinaan Pemuda dan Mahasiswa (UPPM) Tugasnya: 1. Mencatat/mendata warga pemuda dan mahasiswa. 2. Mendorong pemuda dan mahasiswa agar mengikuti kegiatan di Jemaat dan di Wilayah. 3. Memberi peran kepada pemuda dan mahasiswa dalam pelayanan di Wilayah. Urusan Pembinaan Peranan Wanita (UPPW) Tugasnya : 1. Mencatat/ mendata jumlah wanita. 2. Mengadakan kegiatan wanita di Wilayahnya sesuai dengan program KPPW. 3. Memotivasi wanita untuk turut dalam kegiatan kesejahteraan/ pastoral.
24
Urusan Pembinaan Kesaksian dan Pelayanan Cinta Kasih (UPK dan UPCK) Tugasnya : 1. Mengadakan kegiatan kesaksian berupa sarasehan untuk lebih memahami dan mewujudkan makna kesaksian. 2. Memberi perhatian kepada warga yang baru menerima baptisan dewasa. 3. Memberi perhatian kepada warga yang membutuhkan perhatian khusus.
Urusan Pelayanan Kematian dan Pelayanan Cinta Kasih (Pelayanan Duka) Tugasnya : 1. Menerima laporan dari keluarga yang berduka. 2. Bersama ketua wilayah menyampaikan berita duka kepada warga se Wilayahnya. 3. Melaporkan kematian kepada PAPALA Jemaat. 4. Membantu meringankan beban material kepada keluarga yang sedang berduka. 5. Bersama dengan PAPALA jemaat melakukan tugas “pangrukti layon” (merawat jenasah) keluarga yang berduka. 6. Mengatur ibadat penghiburan.
Urusan Pelayanan Kesejahteraan Tugasnya: 1. Mendata warga jemaat di Wilayah yang perlu dibantu kesejahteraannya 2. Meningkatkan pemahaman dan kesadaran warga tentang diakonia 3. Mengadakan kegiatan cinta kasih kepada warga jompo, janda, sakit, dan lemah ekonomi di Wilayahnya. 4. Mengadakan gerakan orang tua asuh untuk anak warga di Wilayah. 25
Urusan Pembinaan Penatalayanan (UPPL) Tugasnya: 1. 2. 3. 4. 5.
Memotivasi warga untuk memahami pentingnya tertib administrasi bergereja. Membantu peningkatan persembahan warga di Wilayah. Mengajak warga untuk memelihara barang milik gereja baik di Wilayah maupun Jemaat. Mengajak warga untuk menambah inventaris yang diperlukan. Menginventarisir segala milik gereja terutama yang ada di Wilayah.
26
BAB IV RAPAT – RAPAT HAKEKAT DAN FUNGSI RAPAT – RAPAT 1.
Rapat – rapat dalam Greja Kristen Jawi Wetan adalah bagian dari perwujudnyataan diri Greja Kristen Jawi Wetan sebagai salah satu tubuh dan satu keluarga Tuhan Allah yang para anggotanya terpanggil untuk hidup bersama dengan sehati dan berpikir.
2.
Fungsi rapat rapat dalam Greja Kristen Jawi Wetan adalah : a. Menjadi tempat untuk bersama – sama berdoa dan mencari kehendak Tuhan Allah. b. Menjadi tempat untuk berkomunikasi, bermusyawarah dan mengambil keputusan bersama menghadapi tugas – tugas dan masalah – masalah yang timbul dalam rangka pelaksanaan Panggilan Gereja. c. Menjadi tempat bagi para pesertanya untuk saling membina dan saling menggembalakan.
CIRI – CIRI POKOK Sesuai dengan hakekat dan fungsi pokoknya, rapat – rapat dalam Greja Kristen Jawi Wetan mempunyai ciri – ciri pokok : a. Pelaksanaannya mengungkapkan wibawa, daya kekuatan, kasih, ketertiban dan pengendalian diri sebagai isyarat – isyarat kehadiran Roh Kudus. b. Keputusan – keputusannya mencerminkan hasrat bersama untuk dengan setia mengikuti jalan – jalan yang ditunjukkan Tuhan Allah dan merupakan hasil permufakatan yang didukung semua peserta.
27
RAGAM RAPAT Dalam rangka pelaksanaan Panggilan dan Kegiatan – kegiatan pelayanannya. Greja Kristen Jawi Wetan Majelis Jemaat Waru, menyelenggarakan rapat – rapat yang terdiri atas : 1.
Sidang Majelis Jemaat Waru dan rapat – rapat seksi yang merupakan bagiannya, diadakan sekali setiap tiga bulan. Hal – hal lain mengenai Sidang Majelis Jemaat Waru, diatur dalam tata tertib Persidangan.
2.
Rapat Pelayan Harian Majelis Jemaat, diselenggarakan 1 (satu) kali dalam seminggu dengan pengaturan sesuai dengan kesepakatan ( Pranata sedikitnya 1 x setiap 2 minggu ).
3.
Rapat koordinasi, diselenggarakan sedikitnya satu kali dalam satu bulan ( Minggu ke- 4.) yang dihadiri oleh Ketua dan Sekretaris Badan – badan Pembantu Majelis Jemaat, penyelenggara Rapat Koordinasi adalah Pelayan Harian Majelis Jemaat dan atau Koordinator Bidang .
4.
Rapat Komisi, diselenggarakan sedikitnya satu kali setiap dua bulan.
28
BAB V PELIMPAHAN WEWENANG Pelayanan Harian Majelis Jemaat Sejalan dengan fungsinya sebagaimana diatur dalam pranata tentang Majelis – majelis Bab II pasal 6 maka untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan pelayanan, Pelayanan Harian Majelis Jemaat Waru juga diberi wewenang : 1.
Pengawasan dalam arti “ pengendalian “ pelaksanaan program dan segala kegiatan Majelis Jemaat termasuk kegiatan yang berkaitan dengan masyarakat.
2.
Mengambil keputusan untuk masalah – masalah yang memerlukan penanganan segera, kemudian melaporkan kepada Sidang Majelis Jemaat untuk mendapatkan pengesahan, dengan tetap menjaga kelancaran kegiatan pelayanan di Majelis Jemaat Waru yang telah diprogramkan.
29
BAB VI Ketentuan Peralihan dan Penutup 1. Organisasi dan Tatalaksana ( ORTALA ) Greja Kristen Jawi Wetan Majelis Jemaat Waru ini berlaku sejak tanggal diumumkan. 2. Dengan berlakunya Organisasi dan Tatalaksana ( ORTALA ) Greja Kristen Jawi Wetan Majelis Jemaat Waru ini, maka segala ketentuan lama sejauh telah di atur dalam ORTALA ini, dinyatakan tidak berlaku lagi 3. Segala perubahan, penambahan dan pembaharuan hanya dapat dilakukan dengan keputusan Sidang Majelis Jemaat Waru
Disahkan pada Sidang ke 2 Majelis Jemaat GKJW Waru Hari, tgl Waktu
: Selasa Nopember 2009 : Pkl. WIB
Ketua
Adi Sanyoto, S.Th Pendeta
Sekretaris
Siswo Martono, S.Kom., MM. Penatua
30
Lampiran 1 KETENTUAN TENTANG ADMINISTRASI -SEKRETARIAT 1. Pengelolaan Surat-menyurat/ laporan a. Pengelolaan administrasi dan surat-menyurat b. Semua surat yang ditujukan ke luar GKJW Jemaat Waru dibuat oleh PHMJ. c. Semua surat yang berisi pelaporan untuk pemuatan dalam Warta Jemaat supaya diserahkan ke sekretariat paling lambat hari Kamis atau dalam rapat PHMJ. d. Surat dari Komisi untuk Urusan Pembinaan (UP) Wilayah diketahui oleh PHMJ. e. Laporan Ketua Wilayah dan Komisi/ PokJa kepada PHMJ harus memberi tembusan kepada Komperlitbang. f. Pengelolaan dikoordinasi oleh KTU (Kepala Tata Usaha) / Sekretaris jemaat. 2. Pencatatan Kelahiran a. Menyerahkan 1 lembar foto copy Surat Keterangan Lahir dari RS/Bidan/Kelurahan atau Akte Kelahiran b. Menyerahkan 1 lembar foto copy surat baptis ke dua orang tuanya/Surat Nikah Gereja c. Mengisi blangko pendaftaran yang telah disediakan di Sekretaris Wilayah, setelah ditandatangani oleh Ketua Wilayah diserahkan kepada Sekretaris PHMJ d. Diberitakan di Warta Jemaat berturut-turut 2 kali hari Minggu e. Yang Bersangkutan diberi Surat Tanda Warga 3. Baptis Anak a. Menyerahkan foto copy Surat Tanda Warga orang tua b. Menyerahkan foto copy Surat Pemberkatan Perkawinan orang tua c. Bagi warga dari Jemaat/gereja lain yang ingin membaptiskan anaknya harus ada surat penitipan dari Jemaat/ gereja asal. d. Mengisi blangko pendaftaran Baptis Anak yang telah disediakan di Sekretaris Wilayah. 31
e. Mengembalikan blangko pendaftaran Baptis Anak yang telah ditanda tangani oleh Ketua Wilayah dan dilampiri foto copy Akte Kelahiran Anak. f. Apabila salah satu atau keduanya bukan beragama Kristen maka harus ada yang bertanggungjawab dan dinyatakan dalam surat penyerahan. 4. Baptis Dewasa a. Mengisi blangko pendaftaran sebagai calon warga yang telah disediakan di Sekretaris Wilayah. b. Membuat surat pernyataan diatas materai yang cukup yang berisi tentang tidak adanya paksaan dan menyerahkan surat tersebut ke Sekretaris PHMJ c. Mengikuti ketekisasi calon warga 5. Sidi a. Mengisi blangko pendaftaran sebagai calon sidi yang telah disediakan di Sekretaris Wilayah dan menyerahkan ke Sekretaris PHMJ melalui Ketua Wilayah. b. Menyerahkan foto copy Akte Kelahiran c. Menyerahkan Surat Tanda Warga (“surat baptis”) asli, yang akan dikembalikan setelah pelaksanaan sidi. d. Bagi warga dari Jemaat/gereja lain harus menyerahkan surat penitipan dari Jemaat asal. e. Mengikuti katekisasi sidi sampai dengan persiapan dan pelaksanaan. 6. Perjamuan Kudus a. Sedikitnya diberitakan berturut-turut 2 kali hari Minggu di Warta Jemaat tentang pelaksanaan Perjamuan Kudus. b. Dipersiapkan kartu Perjamuan Kudus untuk warga dewasa c. Dipersiapkan buku tamu perjamuan kudus untuk mengantisipasi apabila ada warga jemaat/gereja lain yang mengikuti perjamuan di GKJW Jemaat Waru. 7. Laporan Perkawinan Tahap 1 a. Mengisi blangko Laporan Perkawinan tahap I yang telah di sediakan di Sekretaris Wilayah dan menyerahkan ke Sekretaris PHMJ melalui Ketua Wilayah selambat-lambatnya 90 hari sebelum pelaksanaan pemberkatan b. Laporan Perkawinan tahap I ini selanjutnya diberitakan dalam Warta Jemaat berturut-turut 2 (dua) kali hari Minggu. 32
c. Bagi warga Jemaat lain yang calonnya berasal dari Jemaat/ gereja lain harus menyerahkan surat pelimpahan dari Jemaat asal. 8. Laporan Perkawinan Tahap 2 a. Menyerahkan surat kelengkapan perkawinan (daftar surat-surat yang diperlukan dapat di minta di Sekretariat Gereja), sebelum perkawinan dilaksanakan. b. Menyerahkan formulir Laporan II minimal 21 hari sebelum pelaksanaan pemberkatan. c. Laporan perkawinan Tahap 2 diberitakan di Warta Jemaat berturut-turut 2 (dua) kali hari Minggu sebelum hari pemberkatan 9. Atestasi a. Pemberian Surat Pindah ke Jemaat/ Gereja lain: Ybs. membawa Surat Tanda Warga Asli dengan memberitahukan alamat jemaat/ gereja yang dituju. Kemudian jatidiri yang bersangkutan dicoret dari Buku Induk Jemaat dan perubahan status pada komputer datawarga. b. Pencatatan warga yang pindah dari Jemaat/ Gereja lain: yang bersangkutan harus menyerahkan Surat Atestasi dari Jemaat/ Gereja dan Surat Tanda Warga/ Surat Baptis Asli. c. Baik atestasi keluar maupun atestasi masuk diberitakan di Warta Jemaat berturut-turut 2 kali hari Minggu. d. Pencatatan warga yang meninggalkan Jemaat untuk sementara waktu ke tempat lain (a.l.: karena study, pekerjaan) dapat diberikan surat keterangan penitipan. 10. Pencatatan Keuangan a. Pencatatan keuangan mengacu kepada Buku Pedoman Sistem Akuntansi & Keuangan GKJW Jemaat Waru b. Semua penyetoran keuangan kepada Bendahara Jemaat atau Karyawan Tata Usaha Urusan Administrasi Keuangan disiapkan formulir khusus. Penyetor harus menerima tembusan.
33
11. Pencatatan arsip/ dokumen meliputi : a. Surat masuk/ keluar b. Notula, perjanjian kerja-sama dan dokumen-dokumen. c. Perencanaan, pelaksanaan, pelaporan pertanggungjawaban tugas-tugas Majelis. d. Kegiatan ibadah-ibadah (Ibadah Minggu, Ibadah Rumah Tangga, Ibadah Syukur, dll). e. Keikutsertaan warga jemaat dalam persekutuan se daerah dan se Jawa Timur (se GKJW) yang meliputi: Pengiriman data-data Jemaat, Pemberian informasi, Laporan-laporan/ usulan ke Majelis Daerah atau Majelis Agung di Jemaat. f. Periode kerja Majelis Jemaat, nama-nama, alamat, dan jabatan/ kedudukannya g. Perjanjian/ kontrak kerja/ Surat Keputusan. h. Pengadaan dan penggunaan dana dan sarana i. Jatidiri warga dicatat di Buku Kewargaan yang terdiri dari: Buku Kelahiran, Buku Baptis Anak, Buku Baptis Dewasa, Buku Katekisasi Anak, Buku Katekisasi Calon Sidi, Buku Katekisasi warga calon, Buku Mutasi, dan Buku Induk. j. Pencatatan kewargaan selain dilakukan pada buku juga dilakukan pada komputer database warga, dengan demikian setiap warga masuk diwajibkan mengisi formulir data warga. k. Pengelolaan pencatatan dikoordinasi oleh KTU (Kepala Tata Usaha)/ Sekretaris
34
