OpusFlowCRM TM. OpusFlowCRM is een product van:

TM

OpusFlowCRM

Versie:

5.x.x

OpusFlowCRM™ is een product van: OpusFlow Schenkeldijk 10 3284 LN ZUID – BEIJERLAND Tel.: +31 (0)186 – 66 91 94 Fax: +31 (0)186 – 66 95 99 Email: [email protected] www.opusflow.nl

Handleiding OpusFlowCRM™

Inhoudsopgave Inleiding.......................................................................................................................................... 3 1)

De Installatie ....................................................................................................................... 4 Stap 1: Downloaden ................................................................................................................................. 4 Stap 2: De setup uitvoeren ....................................................................................................................... 4 Stap 3: Controle........................................................................................................................................ 5 Stap 4: De Instellingen............................................................................................................................. 8 Doelfolder Adressynchronisatie ............................................................................................................................8 Locatie database ....................................................................................................................................................9 Het instellen van de archiveringswijze..................................................................................................................9 Locatie Sjablonen ................................................................................................................................................13 Locatie ingescande documenten..........................................................................................................................13 Gebruikersinstellingen.........................................................................................................................................14 Email opslaan en groepsmappen. ........................................................................................................................14 CRM-Instellingen:...............................................................................................................................................15

Stap 5: Importeren van uw eigen contactpersonen............................................................................... 15 Stap 6: Automatische synchronisatie instellen...................................................................................... 15

2)

Het OpusFlowCRM-adreskaartje .................................................................................. 17 Tabblad Algemeen van het adreskaartje..............................................................................................................17 Tabblad Correspondentie van het adreskaartje....................................................................................................20 Tabblad CRM van het adreskaartje. ....................................................................................................................21

3)

Groepsmappen van de CRM module ............................................................................. 22

4)

E-mail opslaan .................................................................................................................. 24

5)

Bedrijf/ Contact aanpassen ............................................................................................. 28 Aanpassen van de bedrijfsgegevens ....................................................................................................... 28 Aanpassen van de contactpersoon gegevens ......................................................................................... 30

6)

Geavanceerd zoeken en Samenvoegen ........................................................................... 32 Samenvoegen .......................................................................................................................................... 34

7)

Relaties zoeken.................................................................................................................. 36

8)

Het opslaan van documenten .......................................................................................... 37 Opslaan bij:Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen ................... 37 Opslaan bij: Windows Verkenner gebruiken om op te slaan...............................................................................39 Opslaan bij: Geen keuze......................................................................................................................................40

9)

Het zoeken van documenten............................................................................................ 40 Onderdeel 1 van het zoekscherm: extra selectiemogelijkheid............................................................... 41 Instelling: “ Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen”..................................41 Instelling: “Windows Verkenner gebruiken om op te slaan” of: “Niets aangevinkt”..........................................42

Onderdeel 2: De zoekcriteria.................................................................................................................. 42 Keuzeknop “laatste xx dagen”.............................................................................................................................42 Radiobuttons “Alles”, “Inkomend” en “Uitgaand” .............................................................................................42 “Zoeken tijdens selecteren”.................................................................................................................................42

Onderdeel 3: Het invulveld en de button “Zoek…”.............................................................................. 43 Onderdeel 4: Het resultatenscherm ....................................................................................................... 43 OpusFlowCRM 5.x.x

1


Documenten selecteren........................................................................................................................................44 Het snelmenu.......................................................................................................................................................44

Onderdeel 5: De buttons......................................................................................................................... 45 Zoek….................................................................................................................................................................46 Open adreskaartje ................................................................................................................................................46 Open ....................................................................................................................................................................46 Verwijder document(en)…..................................................................................................................................46 Mail… .................................................................................................................................................................46 Sluit venster.........................................................................................................................................................46

10)

Hulpmiddelen ................................................................................................................... 47

Uren en kilometer registratie ................................................................................................................. 47 Importeer uw eigen outlook contactpersonen in de OpusFlowCRM database.................................... 48 Documentverwerking ............................................................................................................................. 49 Wijzig instellingen-set ............................................................................................................................ 52 Onderhoud OpusFlowCRM ................................................................................................................... 52 Andere taal selecteren ............................................................................................................................ 53

11)

Beheer ................................................................................................................................ 54

Groepen (Codes) toevoegen, wijzigen of verwijderen............................................................................ 54 Projectenbeheer ...................................................................................................................................... 56 1. 2. 3.

Project/Dossier-weergave op adreskaartje).................................................................................................56 De projectgegevens.....................................................................................................................................57 De buttons...................................................................................................................................................59

Submappen ............................................................................................................................................. 60

12)

Sjablonen aanpassen voor gebruik in OpusFlowCRM................................................. 61

Een OpusFlowCRM-sjabloon maken.................................................................................................... 62 Een nieuw OpusFlowCRM-sjabloon maken .......................................................................................................62 Het plaatsen van bladwijzers. ..............................................................................................................................62 Factuur sjabloon doornummeren .........................................................................................................................66 Een mailing maken..............................................................................................................................................71 Aanmaken van adres-etiketten ............................................................................................................................72

Excel-sjablonen ...................................................................................................................................... 81 E-mail sjablonen..................................................................................................................................... 82

13)

OpusFlowCRM en Laptop/Offline-gebruik................................................................... 85

Het maken van een replica..................................................................................................................... 85 De Instellingen........................................................................................................................................ 86 Het beheer............................................................................................................................................... 91

14)

PDA-gebruik en OpusFlowCRM.................................................................................... 92

Het gebruik ............................................................................................................................................. 92

OpusFlowCRM 5.x.x

2


Inleiding OpusFlowCRM™ is een multifunctionele document / relatie -oplossing die Outlook als centrale uitvalsbasis neemt. Door te werken met OpusFlowCRM™ wordt het aanmaken, beheren, beheersen van documenten en relatiegegevens voor een groot deel geautomatiseerd. Met OpusFlowCRM wordt u op een ongedwongen manier bijgestaan in uw dagelijkse werkzaamheden zonder u een nieuwe werkmethode op te dringen. Met OpusFlowCRM™ kunt u: o o o o o o o o o

Een geavanceerd adressenbestand bijhouden, op basis van uw eigen onderverdelingen, eigenschappen en andere wensen; Brieven, nieuwsbrieven, mailings, etc versturen aan meerdere bedrijven en contactpersonen op basis van uw eigen Word-sjablonen, Excel-sjablonen of HTML email; Vanuit het OpusFlowCRM adreskaartje correspondentie terugvinden welke u verstuurd en ontvangen heeft aan/naar de desbetreffende; Overzichten maken in Excel van de inhoud van Outlookmappen (adreslijsten, verzendlijsten, etc.) Uw eigen contactpersonen die u reeds in Outlook heeft, importeren in de adressendatabase van OpusFlowCRM™; Urenlijsten en kilometerdeclaraties genereren vanuit uw Outlook Agenda; Eenvoudig zoeken op een veelheid van kenmerken; Eenvoudig papieren post digitaal opslaan, registreren en distribueren. Et cetera.

OpusFlowCRM 5.x.x

3


1) De Installatie Hieronder volgt een instructie, hoe u in 5 stappen OpusFlowCRM succesvol kunt installeren op uw PC.

Stap 1: Downloaden Download het setup-programma van de website, en sla het bestand op een tijdelijke locatie op. Indien u gebruik maakt van een netwerk en u nog meer werkplekken moet installeren, kunt u het setup-programma het beste op een netwerk-locatie opslaan welke vanaf alle werkplekken toegankelijk is. Zo kunt u dan alle werkplekken met hetzelfde setup-programma installeren. De laatste versie is altijd te downloaden vanaf: http://www.opusflow.nl/OpusFlowCRM/OpusFlowCRM.exe

Stap 2: De setup uitvoeren Als u het setup-programma gedownload heeft, is het zeer belangrijk dat u voor u verder gaat, eerst Outlook volledig afsluit. Via CTRL-ALT-DEL kunt u bij “Taakbeheer” op de tabbladen “Toepassingen” en “Processen” controleren of “OUTLOOK.exe” daadwerkelijk is afgesloten. Vervolgens kunt u vanuit uw Windows Verkenner naar het setup-programma gaan en dit dubbelklikken. u zult dan het volgende venster te zien krijgen:

Figuur 1.

De setup van OpusFlowCRM

Om te starten met de installatie klikt u op “Next” en daarna in het daarop volgende scherm op “Accepteren” indien u de gebruikersovereenkomst gelezen hebt en accepteert. Daarna kunt u door verder te klikken de installatie starten. Is de installatie succesvol uitgevoerd dan zal dit door het programma gemeld worden, en wordt uw PC na bevestiging herstart.

OpusFlowCRM 5.x.x

4


Stap 3: Controle Als uw PC is herstart, dient u te controleren of de installatie succesvol is uitgevoerd en of alle componenten daadwerkelijk op uw PC zijn geïnstalleerd: 1. Controleer of de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM” is aangemaakt (zie figuur 2);

Figuur 2.

Deze directory dient aangemaakt te zijn na de setup

Is de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM” niet aangemaakt, dan heeft u vermoedelijk niet genoeg rechten om software te installeren. Neemt u hiertoe contact op met uw systeembeheerder of OpusFlow. 2. Start nu Outlook op. Omdat u voor de eerste keer gebruik gaat maken zal OpusFlowCRM een aantal zaken gaan inrichten, zoals een extra OpusFlowCRM-werkbalk in Outlook.

Als u voor de eerste keer gebruik maak van OpusFlowCRM zullen u de hierboven getoonde vragen worden gesteld. Gaat u akkoord dan kunt u gaan werken met OpusFlowCRM. Figuur 3.

Eenmalige berichtdialogen bij het eerste gebruik van OpusFlowCRM

OpusFlowCRM 5.x.x

5


3. Als laatste dient u in Outlook de aanwezigheid te controleren van: a) Extra werkbalk in Outlook (zie figuur 3);

Figuur 4. b)

Figuur 5.

De extra OpusFlowCRM-werkbalk Submap “OpusFlowCRM” onder uw eigen Contactpersonen-map met drie adreskaartjes erin:

De OpusFlowCRM contactpersonen-map met de drie adreskaartjes.

OpusFlowCRM 5.x.x

6


c)

Figuur 6.

Extra tabblad “OpusFlowCRM” onder “Extra” -> “Opties” in Outlook.

Tabblad met OpusFlowCRM-Instellingen

OpusFlowCRM 5.x.x

7


Stap 4: De Instellingen U hoeft de instellingen van OpusFlowCRM alleen te veranderen als u OpusFlowCRM met meerdere gebruikers gaat gebruiken via een netwerk. Standaard staan alle instellingen na installatie al correct voor lokaal gebruik. Wilt u met meerdere gebruikers (via een netwerk) gebruik gaan maken van OpusFlowCRM, dan dient u de instellingen te laten verwijzen naar een centrale locatie op het netwerk: De instellingen kunt u veranderen op het OpusFlowCRM-tabblad wat u via “Extra”-> “Opties” kunt bereiken (zie figuur 5). Doelfolder Adressynchronisatie Deze instelling hoeft u alleen te veranderen indien u werkt met Exchange Server. Standaard staat deze instelling op de OpusFlowCRM submap van uw contactpersonen. In deze map zullen de OpusFlowCRMadreskaartjes geplaatst worden. Maakt u echter gebruik van Exchange server dan is het echter ook mogelijk om een Openbare map aan te geven, zodat alle gebruikers gebruik maken van dezelfde gegevens. Ook is het voor laptop/offline gebruikers dan mogelijk om deze map toe te voegen aan hun Favorieten, zodat zij ook zonder verbinding hun gegevens in OpusFlowCRM kunnen raadplegen.

Figuur 7.

Selectiescherm voor de OpusFlowCRM-contactpersoonfolder

Om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk een reeds bestaande contactpersoonfolder aanwijzen, kunnen alleen folders met de naam “OpusFlowCRM” gebruikt worden. Om de inhoud van deze map gelijk te houden met de inhoud van de database dient u gebruik te maken van de optie “Synchronisatie”-> “Automatisch synchroniseren”.

In de systemtray (naast de klok) verschijnt dan het autosync programma dat op instelbare momenten de database automatisch zal synchroniseren met de adreskaartjes. Later in dit hoofdstuk wordt het synchroniseren in detail besproken. Let op: Gaat het openen van adreskaartjes in combinatie met de openbare mappen van de Exchange server erg langzaam, dan kunt u beter deze instelling terugzetten naar de “OpusFlowCRM” – submap van uw eigen contactpersonen.

OpusFlowCRM 5.x.x

8


Locatie database De bron van alle gegevens in OpusFlowCRM is een (Access-)database. Door deze database op het netwerk te plaatsen, kunt u met meerdere gebruikers werken met dezelfde gegevens uit deze centrale database. Gaat u met meerdere collega’s via uw netwerk met OpusFlowCRM werken, dan dient u hiervoor een netwerklocatie vrij te maken. We raden u hierbij aan om een aparte directory genaamd “OpusFlowCRM” aan te maken, met de volgende submappen: • Database; • Sjablonen; • Documenten. Het is hierbij belangrijk dat alle OpusFlowCRM-gebruikers alle rechten hebben op deze submappen. Om te zorgen dat u met alle andere gebruikers gebruik kunt maken van dezelfde Access-database, kopieert u nu eenmalig het bestand “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database\OpusFlowCRM.mdb” naar de “Database” submap van de OpusFlowCRM-directory op het netwerk. Vervolgens verwijst u met behulp van het dialoogvenster, dat verschijnt als u op de button “Locatie database” klikt, naar de locatie van de database op het netwerk. Indien u al een backup maakt van de locatie waar de database wordt opgeslagen kunt u “Auto Backup” afvinken.

Figuur 8. Figuur 9. Via de bovenste knop “Wijzig database” kunt u de database op het netwerk selecteren. Indien u OpusFlowCRM gebruikt op een laptop/offline PC gebruikt, dan dient u een andere instelling te gebruiken. Daarover kunt u meer lezen in het hoofdstuk over laptop/offline gebruik.. Het instellen van de archiveringswijze U kunt uw documenten op verschillende manieren archiveren. De wijze waarop u uw documenten wilt opslaan stelt u in bij de optie “locatie aan te maken documenten”. U komt bij dit scherm, door in het menu te selecteren Extra, Opties en vervolgens het tabblad OpusFlowCRM aan te klikken.

OpusFlowCRM 5.x.x

9


Figuur 10. Via het menu Extra naar het OpusFlowCRM Opties scherm Op het tabblad OpusFlowCRM selecteert u vervolgens de button “Locatie aan te maken documenten”.

Figuur 11. De button “Locatie aan te maken documten” Nu verschijnt een scherm, waarin u kunt kiezen hoe, en waar u uw documenten wenst te archiveren. Alle documenten die met OpusFlowCRM worden aangemaakt, worden op een centrale locatie geplaatst. OpusFlowCRM maakt hiertoe automatisch een mappenstructuur aan op basis van de door u ingestelde projecten en submappen waarin de documenten worden gearchiveerd. Direct na installatie staat dit ingesteld op “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”. Werkt u via een netwerk, dan dient u deze locatie voor alle gebruikers te laten verwijzen naar een centrale locatie op het netwerk, waaronder alle documenten opgeslagen kunnen worden. Zodoende kunnen OpusFlowCRM-gebruikers zeer eenvoudig documenten van elkaar terugvinden.

OpusFlowCRM 5.x.x

10


Afhankelijk van uw keuze die u hier maakt, toont OpusFlowCRM een ander scherm als u een document wilt opslaan of zoeken. Er zijn drie hoofdinstellingen:

Figuur 12. Ook de locatie waar OpusFlowCRM automatisch alle documenten in gaat opslaan verwijst u naar het netwerk. Gebruikt u een laptop module voor offline gebruik van OpusFlowCRM, dan verwijst u in de bovenste instelling naar “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents” (of een andere lokale directory), en in de onderste instelling naar het netwerk. 1. Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen. U kunt documenten onderverdelen in projecten en/of submappen. Deze optie is niet mogelijk in combinatie met “Windows Verkenner gebruiken om documenten op te slaan.”

Figuur 13. Keuze: “Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen”. Vult u tevens de optie “Bedrijfs-gebaseerd archiveren”aan, dan zal de mappenstructuur die OpusFlowCRM zelf maakt om de documenten in te bewaren gebaseerd zijn op de bedrijfsnaam van de klant. Zonder deze optie aan te vinken krijgt u een mappenstructuur in de vorm van [Projectnaam] – [Submap].

OpusFlowCRM 5.x.x

11


Met de optie aangevinkt krijgt u een structuur in de vorm van [Bedrijfsnaam] – [Projectnaam] – [Submap]. U kunt instellen of u gebruik wilt maken van projecten en/of submappen, via de OpusFlowCRM werkbalk: Kies “Bewerk”, en vervolgens Projectenbeheer (1) of submappen (2).

1

2

Figuur 14. Via het menu naar de instellingen van projecten en/of submappen. Klikt u op “Projectenbeheer” (1), dan krijgt u een scherm waarin u per project kunt aangeven of dit project submappen heeft. Is er geen enkel project met een submap, dan worden de submappen niet weergegeven. Klikt u op “Submappen”(2), dan verschijnt er een scherm waarin u kunt instellen of u uitsluitend gebruik wilt maken van submappen. (zie hoofdstuk 10: “Projectenbeheer” en “Submappen”). 2. Windows verkenner gebruiken om op te slaan. Als u de Windows verkenner wilt gebruiken voor het opslaan van uw documenten, dan is het niet mogelijk, om te kiezen voor “Bedrijfs-gebasseerd archiveren” en u kunt ook niet kiezen voor: “Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen”.

Figuur 15. Keuze: “Windows Verkenner gebruiken om documenten op te slaan”. Kiest u de optie “Uitsluitend centraal”, dan kunt u met de verkenner uitsluitend op de ingestelde begindirectory terecht (in dit geval: J:\Documents). Kiest u de optie overal, dan kunt u uw documenten overal opslaan.

OpusFlowCRM 5.x.x

12


3. Niets aangevinkt Als u geen opslagmogelijkheid aanvinkt, kiest OpusFlowCRM er voor, om uw documenten op te slaan in de standaard documentenmap. (In dit voorbeeld: J:\documents)

Figuur 16. Keuze: “Niets aangevinkt”. Als u kiest voor de optie bedrijfs-gebaseerd archiveren dan slaat OpusFlowCRM uw documenten op in een map per bedrijf. De optie bedrijfs-gebaseerd archiveren is niet mogelijk in combinatie met “Windows Verkenner gebruiken om documenten op te slaan.” Locatie Sjablonen Bij het automatisch aanmaken van brieven, emails, excel bladen of andere documenten vanuit OpusFlowCRM, kunt u gebruik maken van sjablonen met uw eigen huisstijl en logo’s. Meer over het opnemen van uw eigen sjablonen kunt u lezen in het hoofdstuk “Eigen sjablonen aanpassen voor gebruik in OpusFlowCRM”. Ook hierbij geldt weer: als u met meerdere gebruikers, gebruik wilt maken van dezelfde sjablonen, dient u in de instellingen te verwijzen naar een centrale locatie. Standaard wordt in deze instelling verwezen naar “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates”, waar ook een aantal voorbeeld-sjablonen zullen staan. Heeft u een netwerk-directory voor sjablonen aangemaakt, dan kunt u de Nederlandse voorbeelden (brief.dot, factuur.dot en bladwijzers.dot) kopiëren naar deze locatie en de instellingen hiernaar verwijzen.

Figuur 17. Locatie van de sjablonen. Locatie ingescande documenten Vanuit de postverwerkingsmodule kunt u ingescande documenten vanuit een door u aangewezen locatie, verwerken. Voor meer informatie hierover: Zie het hoofdstuk “Documentverwerking”. Standaard staat deze instelling op “C:\”. u kunt dit echter veranderen in de locatie waar uw (batch)scanner de ingescande documenten plaatst. Dit kan een lokale directory zijn of een netwerk-locatie.

Figuur 18. Locatie van de te verwerken, ingescande documenten

OpusFlowCRM 5.x.x

13


Gebruikersinstellingen Bij de gebruikersinstellingen kunt u uw eigen volledige naam invullen. Deze naam wordt bij het aanmaken van documenten gebruikt als “Afzender”. Verder kunt u hier uw initialen invullen, welke OpusFlowCRM gebruikt bij het samenstellen van de referentie van uitgaande documenten. U kunt hier ook uw persoonlijke gegevens invullen die u d.m.v. bladwijzers kunt laten terugkomen in documenten (Word, Excel, E-mail) die u aanmaakt met OpusFlowCRM. Als u bijvoorbeeld een direct telefoon- of faxnummer heeft, kunt u met uw collega’s één sjabloon gebruiken, die wel uw persoonlijke gegevens bevat. De vier vrije velden maken het mogelijk om aanvullende persoonlijke gegevens in uw documenten te gebruiken. Deze gegevens kunnen ook gebruikt worden voor uw bladwijzers. Meer is hierover te lezen in hoofdstuk 11. Dit betreft de volgende velden: Afzender (Volledige naam) GebruikerTelefoon GebruikerFax GebruikerWebSite GebruikerEmail GebruikerVrijVeld1 -> GebruikerVrijVeld4

Figuur 19. Gebruikersinstellingen Als u het vinkje “Projecten (dossiertypen) tonen op “Correspondentie” tabblad. Dan krijgt u naast een onderverdeling in “uitgaand” en “Inkomend” ook een onderverdeling op documenttype op het adreskaartje. Email opslaan en groepsmappen. U kunt er voor kiezen om email automatisch te laten opslaan als het adres van de afzender of geadresseerde wordt herkend door OpusFlowCRM. “Automatisch opslag-venster tonen“ biedt de mogelijkheid om een project en submap te kiezen alsof u handmatig op de knop e-mail opslaan heeft gedrukt in de OpusFlowCRM werkbalk. “Alleen uitgaande mail opslaan indien aangemaakt met OpusFlowCRM knoppen” zal de uitgaande email alleen opslaan als u één van de e-mail knopjes in OpusFlowCRM gebruikt om een e-mail te maken. De selectie-vakjes “Interne e-mail overslaan” is alleen van toepassing op Exchange gebruikers. Alle mailtjes die u dan van uw collega’s krijgt, zullen overgeslagen worden. Figuur 20.

OpusFlowCRM 5.x.x

Email opslaan en groepsmappen

14


CRM-Instellingen: Hiermee geeft u de lokatie aan van de mappen waar de taken, afspraken en logboekitems (telefoonnotities, ed) in terechtkomen. Als u een Exchange server gebruikt is het verstandig om hiervoor drie openbare mappen te maken waar iedereen auteursrechten heeft

Stap 5: Importeren van uw eigen contactpersonen Heeft u reeds (adres)gegevens van uw relaties in Outlook, dan kunt u deze eenvoudig importeren in OpusFlowCRM. u kunt dit doen via de optie “Eigen contacts importeren in database…” onder het menu “Hulpmiddelen” in de OpusFlowCRM werkbalk. (zie Hoofdstuk “Hulpmiddelen” - “Eigen contacts importeren in database…”) Heeft u adresgegevens in andere bestanden zoals Access of Excel, dan kunt u deze via een tussenstap ook importeren in OpusFlowCRM. Via de menu-optie “Bestand”-> “Importeren en exporteren…” kunt u met de “Wizard Importeren exporteren” (“uit een ander programma of bestand importeren”) van deze gegevens, Outlook adreskaartjes maken. Deze Outlook adreskaartjes kunt u vervolgens weer importeren in OpusFlowCRM.

Stap 6: Automatische synchronisatie instellen. Om de inhoud van de map contactpersonen (en in geval van gebruik van de CRM module de map met Agenda-items, afspraken en logboek items) gelijk te houden met de inhoud van de database dient u gebruik te maken van de optie “Synchronisatie”-> “Automatisch synchroniseren”.

Figuur 21.

Menu-keuze automatisch synchroniseren

In de system tray (naast de klok) verschijnt dan het autosync programma dat op instelbare momenten de database automatisch zal synchroniseren met de adreskaartjes.

Figuur 22.

Auto-sync actief in de system tray.

Als u met een Exchange server werkt en voor alle mappen een zogenaamde Openbare Map heeft gemaakt dan is het niet nodig om Afspraken, Taken en Activiteiten te synchroniseren. Ook hoeft in dat geval slechts bij één van pc’s die met OpusFlowCRM werken de synchronisatie actief te zijn omdat iedereen met dezelfde database werkt en dezelfde centrale Openbare Map met contacpersonen.

OpusFlowCRM 5.x.x

15


Als u zonder Exchange server werkt dan moet iedere OpusFlowCRM gebruiker de auto-sync tool in de system tray aan hebben. Om de instellingen van de auto-sync tool te bekijken klikt u met de rechtermuis toets op het icoon in de systemtray en kiest “Instellingen”.

Figuur 23. Figuur 24.

Instelling voor gebruikers zonder Exchange Exchange server instelling

Heeft u deze stappen gevolgd dan kunt u direct aan de slag met OpusFlowCRM !

OpusFlowCRM 5.x.x

16


2) Het OpusFlowCRM-adreskaartje Tabblad Algemeen van het adreskaartje. Als u een adreskaartje uit de OpusFlowCRM contactpersonen-map opent, zult u een aangepaste weergave zien, van het adreskaartje van wat u standaard van Outlook gewend bent.

Figuur 25. Het OpusFlowCRM-adreskaartje: tabblad “Algemeen” Op het tabblad “Algemeen” wordt de algemene adresinformatie getoond en kunt u met behulp van de buttons onder de adresgegevens direct brieven, emails of Excel documenten aanmaken. Klikt u op één van de buttons dan worden de volgende dialoog-vensters getoond.

OpusFlowCRM 5.x.x

17


1

2c

2a

2d

2b

2e

2c

3

Figuur 26. De dialoog-vensters die verschijnen als u een document wilt aanmaken. 1.

Hier kunt u een Word-, Email- of Excel sjabloon kiezen op basis waarvan u het document op wilt stellen. (Zie “Hoofdstuk 12: Sjablonen aanpassen voor gebruik in OpusFlowCRM”);

Afhankelijk van wat u heeft ingesteld in het scherm “Locatie aan te maken documenten” verschijnt hier een keuzedialoog m.b.t de opslaglocatie (figuur 2a t/m 2f). Hier dient u aan te geven hoe, en waar het aan te maken document opgeslagen dient te worden: • Onder project (figuur 2a) • Onder project met daaronder een submap (figuur 2b) • Onder submap (figuur 2c) • Zelf kiezen m.b.v. Windows Verkenner, vanaf de ingestelde begindirectory.(figuur 2d) • Zelf kiezen m.b.v. Windows Verkenner, overal(figuur 2e) • Op de standaardlocatie (figuur 2f) (Er verschijnt dan geen scherm) (Dit is alleen van toepassing bij Word en Excel documenten. E-mails worden pas bij verzending opgeslagen) 2.

Als laatste dient u een onderwerp in te vullen, waarna OpusFlowCRM: • Word, Excel of het E-mail bericht zal opstarten en de adresgegevens automatisch invult; • het document opslaat in de (project)map (+ evt. submap) onder de in de instellingen aangeven locatie (OpusFlowCRM maakt zodoende zelf een boomstructuur); • het document archiveert onder de geadresseerde, waarna het vanaf het adreskaartje (tabblad “Correspondentie”) te openen is.

OpusFlowCRM 5.x.x

18


1

2

3

Figuur 27. Een automatisch aangemaakte brief 1. OpusFlowCRM slaat het document op onder een automatisch aangemaakte bestandsnaam: [Documentnummer] [Geadresseerde] [Onderwerp] [Sjabloon] 2. Adresgegevens zijn ingevuld; 3. Automatisch is een documentnummer aangemaakt en een referentie: [Initialen Afzender] [Project] [Documentnummer]

OpusFlowCRM 5.x.x

19


Tabblad Correspondentie van het adreskaartje.

Figuur 28. Het tabblad “Correspondentie” Als u na het aanmaken van het document, het tabblad “Correspondentie” selecteert, zult u zien dat het zojuist aangemaakte document in de lijsten voor uitgaande correspondentie is verschenen. Vanuit dit tabblad kunt u via de button “Voeg document toe”, ook documenten aan deze relatie koppelen die u al eerder gemaakt heeft. Vinkt u de optie “Complete directory” aan, dan kunt u met één handeling meerdere documenten koppelen aan de relatie.

OpusFlowCRM 5.x.x

20


Tabblad CRM van het adreskaartje.

Figuur 29. Tabblad CRM van het adreskaartje Figuur 30. CRM Op dit tabblad vindt u alle Afspraken, Taken en Logboekitems (telefoonnotities etc.) die betrekking hebben op de contactpersoon. In het onderste vak vindt u alle afspraken die betrekking hebben op alle contactpersonen van het bedrijf waar deze contactpersoon werkt. Als u werkelijk profijt wilt hebben van de functionaliteit die de CRM module biedt is het van belang dat afspraken, taken en notities gemaakt worden vanuit het adreskaartje door op de Nieuw knop te drukken van de respectievelijke onderdelen. Het is natuurlijk ook mogelijk om eerst een afspraak of taak te maken en die links-onder in het betreffende item te koppelen aan één van uw OpusFlowCRM contactpersonen, maar deze standaard Outlook optie blinkt niet uit in gebruikersgemak en wordt niet aanbevolen. Op het tabblad “Relaties” kunt u aangeven of en met welke andere bedrijven of contactpersoon dit bedrijf (of contactpersoon) een relatie heeft. De tab “Relaties” maakt het mogelijk om ad-hoc verbanden aan te leggen tussen bedrijven en/of contactpersonen onderling. Een voorbeeld van toepassing is als u distributeurs heeft van uw product die ook weer wederverkopers hebben. Een andere toepassing is het leggen van een verband tussen 2 personen en de mogelijkheid aantonen om via introductie van persoon A in contact te kunnen komen met persoon B.

OpusFlowCRM 5.x.x

21


3) Groepsmappen van de CRM module Met OpusFlowCRM dan heeft u de beschikking over drie mappen waar alle Agenda’s, Takenlijsten en logboeken van de OpusFlowCRM gebruikers in één overzicht te zien zijn. OpusFlowCRM houdt namelijk de agenda, logboek en takenmap van de OpusFlowCRM gebruikers continu in de gaten en logt de informatie die daarin verschijnt naar de centrale database zolang de gebruiker niet aangegeven heeft dat het een privé item betreft. Vooral de centrale agendamap wordt door de meeste gebruikers van de CRM module op prijs gesteld omdat hiermee in één oogopslag te zien is wie, waar, is. Afspraken in de groepsagenda zijn direct herkenbaar doordat het onderwerp automatisch wordt voorzien van de naam van de persoon die de afspraak gemaakt heeft. Door het openen van een afspraak in de groepsagenda kan men, (mits de afspraak gemaakt is vanaf het CRM tabblad van het adreskaartje), direct het kaartje openen van de contactpersoon waar de collega een afspraak mee heeft. Figuur 31. Afspraak in de groepsagenda

Indien men een afspraak heeft staan en deze privé is kan men ervoor zorgen dat collega’s dit niet kunnen zien.

OpusFlowCRM 5.x.x

22


Dit kan op verschillende manieren: - Door privé aan te vinken links onderin het scherm en door “Tijd weergeven als” op bezet te zetten. Hierdoor kunnen collega’s zien dat u een afspraak heeft maar niet wat het inhoud ervan is. - Het is ook mogelijk om de afspraken helemaal niet in de groepsagenda te tonen. Hiervoor is de combinatie “vrij” en “Privé” aan te geven.

Figuur 32. Privé afspraken

Figuur 33. Afspraken scherm

OpusFlowCRM 5.x.x

23


4) E-mail opslaan

Als u in Outlook één of meerdere e-mailberichten selecteert en de bovenstaande button aanklikt verschijnt het onderstaande venster:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Figuur 34. E-mail berichten opslaan in OpusFlowCRM 1. Hier stelt OpusFlowCRM een onderwerp voor. Standaard is dit het onderwerp van het e-mailtje. De gebruiker kan dat hier echter aanpassen. 2. Hier heeft u de keuze of u de volledige e-mail of alleen de aangevinkte bijlagen wilt opslaan. 3. Hiermee kan de e-mail gearchiveerd worden als inkomend of uitgaand bericht. (OpusFlowCRM stelt hier standaard een optie voor al naar gelang het e-mailbericht zich bevindt in de Inbox of de Verzonden items) 4. Hier heeft u de mogelijkheid om de e-mail dat in OpusFlowCRM opgeslagen moet worden direct te verwijderen uit Outlook. Ook heeft u de keuze om het venster al dan niet te sluiten na het opslaan van het e-mail bericht. OpusFlowCRM 5.x.x

24


5. Afhankelijk van wat u heeft ingevuld in het scherm “Locatie aan te maken documenten” ziet u hier één van onderstaande schermen:

Figuur 35. Scherm voor de locatie van het op te slaan E-mail bericht ( respectievelijk: op standaardlocatie of met verkenner, onder project, onder project met daaronder submap of, onder submap.) U kunt hier aangeven op welke locatie de e-mail moet worden opgeslagen. (Onder een project, submap, m.b.v. verkenner e.d.) 6. Met deze button kunt u een e-mailadres toe kennen aan een reeds bestaande relatie. Is het emailadres al bekend in OpusFlowCRM, dan zal de desbetreffende relatie automatisch aangevinkt worden. 7. Staat de desbetreffende relatie nog niet in OpusFlowCRM, dan kunt u de relatie met deze button toevoegen. 8. Deze buttons geven u de mogelijkheid om de gegevens van een (zojuist toegevoegde relatie) aan te passen. Indien u deze button aanklikt verschijnt het venster dat is afgebeeld in figuur 17/18. Voor uitleg over deze mogelijkheden verwijzen wij u naar het volgende hoofdstuk. 9. Met deze button worden de volgende handelingen door OpusFlowCRM uitgevoerd: • E-mail bericht wordt opgeslagen in de geselecteerde projectmap/submap; • E-mail bericht wordt opgeslagen onder adreskaartje(s) van de geselecteerde relatie(s); • Icoon van het e-mail bericht en Outlook wordt veranderd, zodat u kunt zien welke berichten opgeslagen zijn;

OpusFlowCRM 5.x.x

25


Tip: Om te zien of uw emails zijn opgeslagen kunt u d.m.v. een extra veld uw inbox een makkelijk overzicht zien. Dit extra veld kunt u aanmaken door het volgende Het volgende scherm zult u dan zien. Kies dan te doen. Klik met uw rechtermuisknop op het voor “Velden”. werkbalk in uw inbox. Kies dan voor “Huidige weergave aanpassen…”

Kie dan bij “Beschikbare velden selecteren uit:” Kies dan voor “Factuurinformatie” en klik op voor “Alle e-mailvelden” “Toevoegen” door op “Omhoog” en “Omlaag” te klikken kunt u de positie bepalen van het veld. Klik dan op “OK” en nogmaals op “OK”

OpusFlowCRM 5.x.x

26


Het is een beetje onlogisch om Hier kunt u het label van “Factuurinformatie” “”Factuurinformatie” als opgeslagen e-mail te veranderen naar “CRM” markeren. Daarom is het ook mogelijk om deze naam te veranderen naar “CRM”. Dit kunt u doen door met de rechtermuisknop op het veld “Factuurinformatie” te klikken en dan voor “Kolommen opmaken…” te kiezen.

Als resultaat heeft u een “CRM” veld toegevoegd die weergeeft welke emails u heeft opgeslagen.

OpusFlowCRM 5.x.x

27


5) Bedrijf/ Contact aanpassen

De bovenstaande button gebruikt u om uw adresgegevens te beheren:

Aanpassen van de bedrijfsgegevens

1

2 4

5

3

6

Figuur 36. Bedrijfsgegevens aanpassen

OpusFlowCRM 5.x.x

28


1. Met deze buttons bent u in staat om het aangegeven bedrijf te verwijderen uit de database of een nieuw bedrijf toe te voegen. Indien u kiest “Nieuw bedrijf toevoegen” word u gevraagd een bedrijfsnaam in te voeren, en vervolgens wordt u gevraagd een zoeknaam in te voeren. Indien u een bedrijf verwijderd zullen ook alle contactpersonen van dit bedrijf worden verwijderd. 2. Als u op de bovenste button klikt verschijnt het onderstaande venster. In dit venster is het mogelijk om dit bedrijf in te delen in de gewenste groepen. Ook kunt u hier groepen toevoegen, verwijderen of wijzigingen doorvoeren.

3. 4. 5. 6.

Als u de onderste button aanklikt verschijnt er een soortgelijk venster. Hier bent u in staat de bijbehorende codes te selecteren. Door deze buttons te gebruiken is het mogelijk om de betreffende gegevens in te voeren of aan te passen als zich hierin mutaties voordoen. Hier kunt u zoeken op (een gedeelte van) de bedrijfsnaam. Hier kunt u aangeven of deze bedrijven een kerstkaart moeten krijgen. Vanuit het venster “Samenvoegen” kunt u dan met een eenvoudige handeling deze bedrijven selecteren; Bij bedrijven als 6 vrije tekstvelden gebruiken. Deze velden zijn niet voor gedefinieerd en kunt u gebruiken voor uw eigen specifieke informatie. Deze vrije velden kunt u voorzien van uw eigen label via “Bewerk” “Gebruikersvelden” in de OpusFlowCRM werkbalk. Hier kunt u ook de termen “Groepen” en “Codes” veranderen.

OpusFlowCRM 5.x.x

29


Aanpassen van de contactpersoon gegevens Als u in het vorige venster op het tabblad “Contactpersonen” klikt verschijnt het onderstaande venster.

2 1

3 4

5

Figuur 37. Contactpersoon gegevens aanpassen 1. In deze velden kunt u de gewenste contactpersoon opzoeken. Dit kan zowel op (een deel van) de naam van de persoon, als via het bijbehorende bedrijf. 2. Met deze buttons kunt u bladeren door alle bedrijfsgegevens in OpusFlowCRM. 3. Hier kunt u een nieuwe contactpersoon toevoegen aan het geselecteerde bedrijf. 4. Door deze button te gebruiken kunt u een contactpersoon uit OpusFlowCRM verwijderen. 5. Hier kunt een contactpersoon koppelen aan een ander bedrijf.

OpusFlowCRM 5.x.x

30


De extra tabbladen voor contactpersonen.

Figuur 38. Detailvelden per contactpersoon. Bij de informatie per contactpersoon vindt u twee extra tabbladen met de privé-gegevens van de contactpersoon en een groot aantal vrije velden (tekst en ja/nee) die u zelf kunt definiëren. Via “Bewerk” “Gebruikersvelden” in de OpusFlowCRM werkbalk kunt u de labels van deze velden veranderen in de omschrijvingen die u wenst. Ook kunt u hier de labels van de tabbladen (“Details” en “Zelf invullen”) aanpassen.

OpusFlowCRM 5.x.x

31


6) Geavanceerd zoeken en Samenvoegen

Vanuit dit scherm kunt u specifiek zoeken op alle velden in uw adresbestand en ook op (combinaties van) groepen en codes. Vanuit de lijst met zoekresultaten kunt u doorklikken naar de adreskaartjes, de gegevens aanpassen, of u kunt de resultaten selecteren voor een samenvoeg-actie naar Word of (HTML) e-mail.

1

2

4

3

4

5

Figuur 39. Word-documenten of e-mails adresseren aan relaties

OpusFlowCRM 5.x.x

32


1. Hier kunt u zoeken op alle bedrijfsgegevens. Ook kunt u de soort zoekactie aangeven: “EN” / “OF” 2. Hier kunt u zoeken op alle contactpersoongegevens; 3. Hier kunt u aangeven hoe u de zoekresultaten weergegeven wilt hebben: • Bedrijven / Contactpersonen: Nu wordt alles apart weergegeven, afhankelijk van of u op een bedrijfs- of contactpersoonveld hebt gezocht; • Bedrijven en contactpersonen: Zoekt u nu op bedrijfsgegevens, dan worden ook de contactpersonen van de gevonden bedrijven getoond. • Bedrijven zonder contactpersonen + contactpersonen: Deze opties is speciaal bedoeld voor het maken van mailings. Gebruikt u deze optie dan worden alleen de gevonden contactpersonen getoond én de bedrijven getoond waar u geen contactpersoon van heeft. Zo voorkomt u dat u het bedrijf aanschrijft en ook een contactpersoon bij dat bedrijf. 4. Dit zijn de resultaat-lijsten waarin de gevonden bedrijven c.q. contactpersonen worden getoond, door dubbelklikken kunt u het adreskaartje openen en door ze aan te vinken, kunt u ze selecteren voor de te maken samenvoeg-actie; 5. Met deze button kunt u de resultaten in de lijsten uitprinten.

Figuur 40. Op het tabblad “ Groepen en Codes” kunt u uw zoekactie combineren met het zoeken op groepen en/of codes. Ook hier kunt u gebruik maken van “EN” en “ OF”. u kunt zoeken naar uitsluitend die relaties die én in de ene groep zitten én de andere groep.

OpusFlowCRM 5.x.x

33


Samenvoegen

1

2

3 5

4

6

Figuur 41. Vanaf het tabblad “Samenvoegen” kunt u vanuit één scherm Word-documenten/etiketten, etc. .adresseren aan meerdere relaties en kunt u ook gepersonaliseerde (HTML) Emails versturen aan meerdere contactpersonen. 1. Hier kunt u een sjabloon selecteren wat u wilt gebruiken als basis voor de te maken documenten, etiketten of e-mails. In principe kunt u hier drie verschillende soorten sjablonen kiezen: - *.dot-bestanden: een brief/document met bladwijzers; - *.dot-bestanden: etiketten/stickervellen; - *.msg-bestanden: (HTML) e-mails. Meer over het maken van deze sjablonen leest u in Hoofdstuk 11: Sjablonen aanpassen voor gebruik in OpusFlowCRM; 2. Standaard gebruikt OpusFlowCRM voor het vullen van de bladwijzers “Straat”, “Postcode” en “Plaats” de gegevens van het postadres. Hier kunt u aangeven als u wilt dat er een ander adres gebruikt moet worden. uiteraard zijn de verschillende gegevens altijd beschikbaar met hun eigen bladwijzers zoals “VestigingsadresStraat”, “VestigingsadresPostcode” en “VestigingsadresPlaats”; 3. Hier kunt de opties instellen als u naar een Word-document gaat samenvoegen: - Samenvoegen tot één document: Als u bijvoorbeeld één brief (met bladwijzers) wilt samenvoegen naar meerdere relaties, dan kunt u ervoor kiezen om samen te voegen naar één document. Doet u dit, dan krijgt u één lang Word-document (wat u in één keer af kunt drukken); anders krijgt u meerdere aparte Word-documenten. Selecteert u een sjabloon voor etiketten/stickervellen, dan staat deze optie altijd aan. - Niet archiveren: Als u dit uitvinkt, dan verschijnt het aangemaakte document niet op het adreskaartje van de geadresseerde. Bij etiketten wordt dit standaard uitgevinkt. - Direct afdrukken: Deze optie staat standaard altijd uit. Vinkt u deze optie aan, dan wordt het document direct afgedrukt op de standaard printer. Deze kunt u selecteren via “Start” -> “Instellingen” -> “Printers”.

OpusFlowCRM 5.x.x

34


4. Deze instellingen zijn voor het versturen van (HTML) e-mail, en worden alleen actief als u een *.msg bestand als sjabloon kiest: - (HTML) E-mail direct verzenden: Als u deze optie gebruikt dan worden alle e-mails direct verzonden als u op de button “Samenvoegen” heeft geklikt. u moet er dus zeker van zijn dat de informatie en het sjabloon correct zijn! Het is het veiligst om eerst een testje te maken en die niet te verzenden; - (HTML) E-mail openen: Deze optie houdt in dat de samengevoegde e-mail berichten direct op uw scherm openen, zodat u ze na controle één voor één kunt verzenden. u moet deze optie dus niet kiezen, als u erg veel berichten gaat verzenden; - (HTML) E-mail opslaan in Concepten: Nu worden de e-mail berichten niet verzonden en ook niet getoond, maar alleen aangemaakt aan opgeslagen in de map Concepten (Drafts) in Outlook. Het verzenden zult u handmatig moeten doen. 5. Automatisch opslaan: Deze optie wordt alleen maar actief bij het samenvoegen van Worddocumenten, als u niet voor de optie “Niet archiveren” heeft gekozen. Afhankelijk van wat u heeft ingesteld in het scherm “Locatie aan te maken documenten” verschijnt hier één van onderstaande schermen.

Figuur 42. Scherm voor de locatie van het op te slaan document ( respectievelijk: op standaardlocatie of met verkenner, onder project, onder project met daaronder submap of, onder submap.). Net zoals u bij het aanmaken van documenten vanaf het adreskaartje gewend bent, dient u hier aan te geven waar u wilt dat de documenten worden opgeslagen. 6. Samenvoegen: Hiermee start u het samenvoegen naar Word of het verzenden van de e-mail berichten.

OpusFlowCRM 5.x.x

35


7) Relaties zoeken

Door op de button met de verrekijker te klikken, kunt u eenvoudig zoeken op alle mogelijke criteria, groepen en codes. Wilt u alleen zoeken op tekst, dan kunt ook typen in het tekst-vakje direct in de werkbalk. Al uw laatste zoekopdrachten worden in de lijst bewaard.

1

2

3

Figuur 43. Zoeken van relaties

OpusFlowCRM 5.x.x

36


1. In het veld ‘Zoeken naar’ kunt u zoeken op (een deel van) de naam van de contactpersoon of de naam van het bedrijf waar deze werkzaam is. Ook is het mogelijk om te zoeken op (een deel van) het telefoonnummer. Vervolgens verschijnen alle relaties die aan de criteria voldoen. 2. Als u een “Bedrijfsnaam” en een “Contactpersoon” selecteert kunt u met deze button de database muteren. Er verschijnt dan het venster zoals getoond in het hoofdstuk “Bedrijf/ Contact aanpassen”; 3. Dubbelklikt u op de resultatenlijst of klikt u op deze button, dan verschijnt het adreskaartje van de contactpersoon.

8) Het opslaan van documenten Als u een document wilt opslaan, wordt u gevraagd naar een onderwerp.

Figuur 44. Het onderwerp van het document Alleen wanneer u een reeds bestaand document wilt koppelen vanaf een OpusFlowCRM-adrskaartje, verschijnt de volgende vraag:

Figuur 45. Het wijzigen van de locatie van het document Als u hier “Nee” kiest, blijft het bestand op dezelfde locatie staan; maar als u hier “Ja” kiest, wordt het bestand, afhankelijk van wat u heeft ingesteld in het optiescherm “Locatie van de documenten” opgeslagen:

Opslaan bij:Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen Als u in het scherm “Locatie aan te maken documenten” heeft gekozen voor optie 1: Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen, verschijnt één van onderstaande drie schermen met de titel “Kies projectinformatie“. OpusFlowCRM 5.x.x

37


Indien u werkt met alleen projecten:

Figuur 46. Het scherm “Kies projectinformatie” bij gebruik van projecten. In dit voorbeeld zijn er de projecten “Algemeen”, “Bijeenkomsten”, “Marketing” en “Software”, waaruit een keuze gemaakt kan worden. U kunt in totaal 12 projecten naar keuze aanmaken. Indien u werkt met alleen submappen:

Figuur 47. Het scherm “Kies projectinformatie”, bij gebruik van submappen. In dit voorbeeld zijn er de submappen “Onroerend goed”, “Software” en “Personeel”. Aan het plusteken kunt u zien, dat de submappen “Onroerend goed” en “Software”van dit voorbeeld, een verdere onderverdeling in submappen hebben. U kunt uiteraard veel meer submappen en verdere onderverdeling naar keuze aanbrengen. (Zie hoofdstuk 10 Beheer)

OpusFlowCRM 5.x.x

38


Indien u werkt met projecten en submappen.

Figuur 48. Het scherm”Kies projectinformatie” bij gebruik van projecten en submappen. In dit voorbeeld zijn er de projecten “General” en “Meetings” met de subfolders “Software”en (subsubfolder) “Email-software” waaruit een keuze gemaakt moet worden. Opslaan bij: Windows Verkenner gebruiken om op te slaan Als u in het scherm “Locatie aan te maken documenten” heeft gekozen voor optie 2: “Windows verkenner gebruiken om op te slaan”, verschijnt onderstaande verkennerscherm waarin u de gewenste map kunt selecteren. Dubbelklik om een map te selecteren.

Figuur 49. Het selecteren van de opslaglocatie.

OpusFlowCRM 5.x.x

39


Als u in het scherm “Locatie aan te maken documenten” heeft gekozen voor de Windows Verkenner met “Uitsluitend centraal”, kunt u uitsluitend surfen naar bestanden die onder de centrale directory liggen. (In dit voorbeeld : “J:\documents”) Heeft u gekozen voor “overal”, dan kunt u met de verkenner overal naar surfen. (In het plaatje is bijvoorbeeld gekozen voor de C-schijf) Opslaan bij: Geen keuze Als u in het scherm “Locatie aan te maken documenten” heeft gekozen voor optie 3: “Geen keuze”, verschijnt geen scherm voor de opslaglokatie.

9) Het zoeken van documenten Het is heel eenvoudig om uw documenten terug te vinden in OpusFlowCRM. Klik op de button met de verrekijker en de map “Zoek documenten”.

Figuur 50. De button “Zoek documenten” van de OpusFlowCRM werkbalk. Na het klikken op de button, verschijnt onderstaand zoekscherm.

1

2

4

3

5

Figuur 51. Het zoekscherm voor documenten.(weergave met projecten in onderdeel 1) Het zoekscherm bestaat uit 5 onderdelen.

OpusFlowCRM 5.x.x

40


Onderdeel 1 van het zoekscherm: extra selectiemogelijkheid. De weergave van onderdeel 1 is afhankelijk van de keuze die u heeft gemaakt in het scherm “Locatie aan te maken documenten”: Instelling: “ Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen” Heeft u gekozen voor de optie “Documenten onderverdelen in projecten/documenttypen en/of submappen”, dan kunt u gebruik maken van de volgende combinatiemogelijkheden: 1. Alleen projecten Gebruikt u alleen projecten, dan worden in onderdeel 1 al uw projecten getoond. Door projecten aan te vinken, worden bij het zoeken uitsluitend die documenten getoond, die onderdeel zijn van één van de aangevinkte projecten.

1

Figuur 52. Zoekmogelijkheid op basis van projecten. 2. Alleen submappen Gebruikt u alleen submappen, dan worden in onderdeel al uw submappen getoond. Submappen waar een plus-teken voor staat hebben weer onderliggende submappen.Door submappen aan te vinken, worden bij het zoeken uitsluitend die documenten getoond, die onderdeel zijn van één van de aangevinkte submappen.

1

Figuur 53. Zoekmogelijkheid op basis van submappen. 3. Projecten en submappen Gebruikt u zowel projecten als submappen, dan worden in onderdeel 1 al uw projecten en submappen getoond. Submappen waar een plus-teken voor staat hebben weer onderliggende submappen.Door projecten en/of submappen aan te vinken, worden bij het zoeken uitsluitend die documenten getoond, die onderdeel zijn van één van de aangevinkte projecten en/of submappen. 1

Figuur 54. Zoekmogelijkheid op basis van projecten en/of submappen.

OpusFlowCRM 5.x.x

41


Instelling: “Windows Verkenner gebruiken om op te slaan” of: “Niets aangevinkt”. Als u geen projecten of submappen gebruikt, dan wordt er in onderdeel 1 niets weergegeven.

1

Figuur 55. Bij “Windows Verkenner gebruiken om op te slaan”en bij “Niets aangevinkt”heeft u in onderdeel 1 geen extra zoekmogelijkheid.

Onderdeel 2: De zoekcriteria In onderdeel 2 kunt u de wijze van zoeken instellen en u kunt tevens de selectie beperken.

2

Figuur 56. Onderdeel 2: De wijze van zoeken instellen en/of de selectie beperken.

Keuzeknop “laatste xx dagen” Met deze keuzeknop kunt u het zoeken beperken tot die documenten, die in de door u opgegeven periode zijn opgeslagen. Radiobuttons “Alles”, “Inkomend” en “Uitgaand” Kiest u voor de optie “Inkomend”, dan wordt alleen gezocht in de ingekomen documenten. Kiest u voor de optie “Uitkomend”, dan wordt alleen gezocht in de verstuurde documenten en kiest u voor de optie “Alles”, dan wordt in alle documenten gezocht. “Zoeken tijdens selecteren” Vinkt u de selectie “Zoeken tijdens selecteren” aan, dan worden, terwijl u in het zoekveld typt, de resultaten reeds in het resultatenscherm (onderdeel 3) getoond. Vink deze optie niet aan, als u gebruik maakt van een grote (langzame) database.

OpusFlowCRM 5.x.x

42


Onderdeel 3: Het invulveld en de button “Zoek…” De daadwerkelijke zoekopdracht geeft u, zodra u op de button “Zoek…” klikt. In het invulveld naast deze button, kunt u een woord of een deel van een woord typen, waarnaar gezocht moet worden. In dit voorbeeld wordt gezocht op het woord “piet”. Er wordt gezocht in alle tabellen, dus niet alleen op onderwerp, maar ook op bijvoorbeeld afzender, geadresseerde enz.

3

Figuur 57. Onderdeel 3: Het invulveld en de button “Zoek…”.

Onderdeel 4: Het resultatenscherm In het resultatenscherm worden de gevonden documenten weergegeven. Bovenaan het resultatenscherm ziet u hoeveel documenten er zijn gevonden (in dit voorbeeld 5). In dit voorbeeld is er gezocht op het woord “piet”. (Bij de documenten nr. 23,39 en 3 is de auteur “Piet van Dongen”; bij document nr. 20 is de auteur “Willem Pieterse en bij document nr. 91 is het onderwerp: “wie krijgt de zwarte piet?“)

4

Figuur 58. Onderdeel 4: Het resultatenscherm, nadat er is gezocht op het woord “piet”. Weergave van het resultatenscherm aanpassen. U kunt de volgende aanpassingen maken aan de weergave van het resultatenscherm: De volgorde wijzigen van de weergave U kunt de selectie in een andere volgorde zetten, door te klikken op de gewenste kolomtitel.

OpusFlowCRM 5.x.x

43


De breedte van de kolommen wijzigen Als u de muisaanwijzer precies tussen tussen twee kolomtitels zet, verandert de muisaanwijzer van een pijl in een kruis. U kunt nu de kolombreedte aanpassen, door op de linkermuisknop te klikken; deze ingedrukt te houden en de muis naar links of naar rechts te bewegen. Zodra u de linkermuisknop weer loslaat, is de breedte van de kolom gewijzigd. Bij een nieuwe zoekopdracht krijgt u weer de vorige lay-out.

Figuur 59. Het wijzigen van de kolombreedte.

Documenten selecteren. Als u in het weergavescherm met de linkermuisknop op een document klikt, wordt dit document geselecteerd. U herkent een geselecteerd document aan de gewijzigde de tekst en achtergrondkleur. (Witte letters op een blauwe achtergrond). Het is ook mogelijk om meer documenten tegelijk te selecteren. U drukt op de “Ctrl”-toets; houdt deze toets ingedrukt en klikt vervolgens met de linkermuisknop op de gewenste documenten. Nadat u de gewenste documenten heeft geselecteerd, laat u de “Ctrl”-toets weer los.

Figuur 60. Het selecteren van meer documenten tegelijk.. Het snelmenu Als u één of meer documenten heeft geselecteerd, kunt u gebruik maken van het snelmenu. De functies worden uitgevoerd voor de geselecteerde documenten. U klikt op de rechtermuisbutton om het “snelmenu” te laten verschijnen.

Figuur 61. Het snelmenu. De meeste functies van het snelmenu komen overeen met de functies van de buttons (zie onderdeel 5). De functie “Wijzig label” is echter uniek voor het snelmenu. Zodra u de muisaanwijzer beweegt op de functie “Wijzig label”, verschijnt er een tweede menu, met de labels die gewijzigd kunnen worden. OpusFlowCRM 5.x.x

44


Figuur 62. de functie “Wijzig label”van het snelmenu. Als u een label heeft geselecteerd en met de linkermuisknop klikt, verschijnt er een invoerschermpje, waarin u de tekst van het label kunt wijzigen.

Figuur 63. Invoerscherm voor het wijzigen van een label; in dit geval het label “Auteur”. In dit voorbeeld wordt het label “Auteur” gewijzigd. Stel dat we de auteur “Piet van Dongen” zouden wijzigen in “Peter van Dongen”, dan verdwijnt het desbetreffende document (bij multi-selectie: de desbetreffende documenten) uit het resultatenscherm. In het resultatenscherm staan (in dit voorbeeld) immers alleen de documenten met het woord “piet”.

Onderdeel 5: De buttons Het laatste onderdeel van het zoekscherm zijn de buttons.

5

Figuur 64. De buttons van het zoekscherm voor documenten

OpusFlowCRM 5.x.x

45


Op het zoekscherm staan de volgende buttons; Zoek… Deze button wordt gebruikt om een selectie te maken en is reeds eerder toegelicht. Open adreskaartje Hiermee opent u het adreskaartje (of bij multi-selectie: de adreskaartjes) van de contactpersoon of het bedrijf waaronder het desbetreffende document is opgeslagen. Open Hiermee opent u het geselecteerde document (of bij multi-selectie: de geselecteerde documenten). Verwijder document(en)… Hiermee verwijdert u het geselecteerde document (of bij multi-selectie: de geselecteerde documenten). Mail… Hiermee wordt het dialoogvenster voor een nieuw Email bericht gestart. Het desbetreffende geselecteerde document is (of bij multi-selectie: de geselecteerde documenten zijn) automatisch als attachment toegevoegd. Sluit venster Hiermee verlaat u het zoekscherm voor documenten.

OpusFlowCRM 5.x.x

46


10)

Hulpmiddelen

Uren en kilometer registratie

1

2

3

Figuur 65. Registratie van kilometers en uren Met deze functie kunt u vanuit uw Outlook Agenda een overzicht maken van uw uren en kilometers per project of per klant. 1. In deze velden kunt u er voor kiezen de gehele agenda of om een bepaalde periode weer te geven; 2. Hier kunt u kiezen hoe de afspraken (+ uren en kilometers) in Excel worden gerangschikt: op datum of op project; 3. Na het klikken op deze button wordt automatisch Excel opgestart en wordt er een spreadsheet aangemaakt met alle gegevens.

OpusFlowCRM 5.x.x

47


Importeer uw eigen outlook contactpersonen in de OpusFlowCRM database

1

2

Figuur 66. Importeren contactpersonen Een handig hulpmiddel is het importeren van al uw al bestaande contactpersonen vanuit Outlook naar OpusFlowCRM. Deze functie maakt het heel eenvoudig om over te stappen op OpusFlowCRM. Dankzij deze functie hoeft u niet alle relatiegegevens opnieuw in te voeren. 1. Door op deze button te klikken kunt u een map selecteren waarin de te importeren Outlook adreskaartjes staan. 2. Met deze button start u het importeren van de adreskaartjes in de geselecteerde map in OpusFlowCRM. U kunt deze functie ook gebruiken om gegevens te importeren uit andere programma’s of databases. Outlook biedt namelijk al de mogelijkheid om uit allerlei andere programma’s gegevens te importeren. U kunt deze functie vanuit Outlook starten via “Bestand” -> “Importeren en exporteren”. Als dit niet werken via Excel, dan kunt u het Excel bestand via Access naar Outlook importeren. Mocht u er niet uitkomen dan kunt u altijd contact opnemen met OpusFlow.

OpusFlowCRM 5.x.x

48


Documentverwerking

1

3

2

6

4

5

Figuur 67. Documentverwerking Vanuit dit scherm kunt u op eenvoudige wijze ingekomen (ingescande) post archiveren en verdelen. 1. De postverwerkingsmodule leest alle documenten uit, in de directory die is aangewezen in de instellingen onder “Locatie ingescande documenten”. Staan de documenten die u wilt gaan verwerken allemaal in deze directory, dan hoeft u de “Laad”-button dus niet te gebruiken. Deze gebruikt u alleen als u documenten op een andere locatie wilt gaan verwerken. In het venster “Bestandsnaam” ziet u welk document op dit moment geladen is. Met de “Bekijk”button opent u het document. Standaard neemt OpusFlowCRM de bestandsnaam als onderwerp van het te verwerken document (in dit voorbeeld “20040098”). In het venster “Onderwerp document” kunt u een nieuw onderwerp aangeven; laat u dit venster leeg dan wordt de bestandsnaam gebruikt. 2. Hier kunt u een aantal opties aangeven: Inkomend/uitgaand: Dit staat standaard op “Inkomend” maar het is ook mogelijk om uitgaande documenten vanuit dit scherm te archiveren en te distribueren. De keuze voor “Inkomend” dan wel “uitgaand” bepaald het tabblad van het adreskaartje waar het document terug te vinden zal zijn; Niet ingescand (alleen registratie): Als u deze optie aanvinkt kunt u zogenaamd “paperless” documenten archiveren. u kunt dit gebruiken voor documenten die u niet wilt/kunt inscannen, maar welke u wel wilt registreren bij een bepaalde afzender. u kunt u hierbij denken aan grote tekeningen of brochures. Kiest u voor deze optie, dan kunt aangeven op welke plaats het document fysiek is opgeslagen;

OpusFlowCRM 5.x.x

49


3. 4. 5. 6.

Direct versturen zonder e-mail te tonen: Bij het aanvinken van deze optie, zal het e-mail bericht direct verzonden worden. Wilt u het e-mailbericht voor het versturen nog voorzien van een begeleidende tekst, dan dient u deze optie uitgevinkt te laten; Geen e-mail verzenden: Als u het te verwerken document niet direct door wilt sturen, dan dient u deze optie aan te vinken. Staat deze optie uitgevinkt, dan is het verplicht om minstens één geadresseerde te kiezen via de “Aan”-button. Via de “Aan”-button kunt u kiezen aan welke personen u per e-mail (of fax) het document wilt sturen. OpusFlowCRM maakt vervolgens een bericht met het document als bijlage; Hier kunt u aangeven welke informatie u wilt opnemen in het onderwerp van het te versturen emailbericht; Hier kunt u een relatie opzoeken en als afzender benoemen. Het document is vervolgens terug te vinden op het correspondentie-tabblad van het desbetreffende adreskaartje; Afhankelijk van de door u gekozen instelling in het scherm “Locatie aan te maken documenten, verschijnt één van onderstaande schermen:

Figuur 68. Scherm voor de locatie van het op te slaan document ( respectievelijk: op standaardlocatie of met verkenner, onder project, onder project met daaronder submap of, onder submap.) Hier geeft u aan hoe, en waar het document gearchiveerd dient te worden. Klikt u vervolgens op de button “Verzenden / archiveren”, dan worden automatisch de volgende acties uitgevoerd: • Aanmaken (+ eventueel direct versturen) van een e-mailbericht met het document als bijlage; • Het document archiveren onder de afzender; • Het document verplaatsen van de huidige locatie naar de project (+ eventueel sub-map); • Laden van het volgende document in de directory voor ingescande documenten. Is de directory leeg, dan krijgt u de onderstaande melding.

Figuur 69. Alle poststukken zijn verwerkt.

OpusFlowCRM 5.x.x

50


OpusFlowCRM 5.x.x

51


Wijzig instellingen-set

Figuur 70. Instellingen-set wijzigen Het is binnen één OpusFlowCRM-installatie vanaf één PC mogelijk om te werken met meerdere databases, adresfolders en netwerk-locaties. Vanuit dit scherm kunt u nieuwe instellingen-sets aanmaken en wisselen tussen deze verschillende instellingen-sets. Dit betekent dus dat u per instellingen-set verschillende waarden kunt kiezen voor: • Doelfolder adressychronisatie; • Locatie database; • Locatie aan te maken documenten; • Locatie sjablonen; • Locatie ingescande documenten.

Onderhoud OpusFlowCRM

Figuur 71. Onderhoud OpusFlowCRM Deze functie is een onderhoudsfunctie, welke u uitsluitend hoeft te gebruiken na een update van OpusFlowCRM naar een nieuwe versie.

OpusFlowCRM 5.x.x

52


Andere taal selecteren

Figuur 72. Taal selecteren U heeft binnen OpusFlowCRM de mogelijkheid om tijdens de uitvoering van het programma van taal te wisselen. Er zijn dus geen aparte installaties nodig voor de verschillende taal-versies. Het instellen van een andere taal is eenvoudig. U selecteert de gewenste taal en klikt vervolgens op ‘OK’

OpusFlowCRM 5.x.x

53


11)

Beheer

Het is binnen OpusFlowCRM mogelijk om bedrijven onder te verdelen op twee verschillende niveau’s: • Groepen; • Codes. Op basis van deze onderverdeling kunt u later bedrijven zoeken en bijvoorbeeld selecties maken voor het versturen van mailings. De inrichting van groepen en codes is sterk afhankelijk van uw specifieke bedrijfssituatie, en kunt u geheel flexibel aanpassen aan uw wensen. Een voorbeeld-inrichting is om “Groepen”te gebruiken voor het onderverdelen van uw relaties in “categorieën” zoals “Debiteuren”, “Crediteuren”, “Overheid”, etc. Codes kunt u dan gebruiken voor het toekennen van bijvoorbeeld een branche-code. Standaard staat de lijst met codes ingevuld met de stabucodering, welke in de bouw gebruikt wordt om een onderverdeling op bouwdeel te maken.

Groepen (Codes) toevoegen, wijzigen of verwijderen

1

2

3

Figuur 73. Aanpassen van een groep

OpusFlowCRM 5.x.x

54


Met deze optie bent u in staat de beschikbare groepen aan te passen, waarin u de bedrijven kunt onderverdelen. 1. Voor het invoegen van een nieuwe groep klikt u op de button ‘Groep invoegen’. Vervolgens wordt u gevraagd de naam van de nieuwe groep in te voegen. 2. Als u een groep wilt wijzigen selecteert u de desbetreffende groep. Vervolgens klikt u op de button ‘Groep wijzigen’. 3. Indien u een groep wilt verwijderen selecteert u de te verwijderen groep(en). Vervolgens klikt u op de button ‘Groepen verwijderen’ Als de gewenste veranderingen doorgevoerd zijn klikt u op de button ‘Sluit venster”. Let op: - Groepen en codes worden gebruikt voor het onderverdelen van bedrijven en contactpersonen. - Projecten/Documenttypen en submappen en worden gebruikt voor het onderverdelen van documenten.

OpusFlowCRM 5.x.x

55


Projectenbeheer Indien u in het scherm “Locatie aan te maken documenten” heeft gekozen voor “documenten onderverdelen in projecten en/of submappen”, dan zal bij het archiveren en aanmaken van documenten in OpusFlowCRM altijd gevraagd worden om een project waaronder het document opgeslagen dient te worden. De projecten die in de lijsten worden getoond, kunt u bij projectenbeheer beheren. Wordt een document in OpusFlowCRM opgeslagen, dan zal het document fysiek worden opgeslagen onder de desbetreffende projectmap (onder de in de instellingen aangegeven locatie). LET OP: Als u niet werkt projecten, dan kunt u de “projecten” ook gebruiken als documenttypen. Als u projecten maakt zoals “Correspondentie”, “Financieel”, “Personeel”, etc. en u vinkt overal het vinkje “Submappen” uit, dan hebt u direct de keuze uit uw eigen document-typen. OpusFlowCRM is dus NIET alleen geschikt voor project-organisaties. Het scherm “Projectenbeheer”bestaat uit drie gedeeltes. In het eerste deel van het scherm “Projectenbeheer” stelt u de gewenste weergave op het adreskaartje in; in het tweede deel van het scherm vult u de projectgegevens in en in het derde deel van het scherm staan de buttons.

1

2

3

Figuur 74. Het scherm “Projectenbeheer” (hier in de standaard layout) 1. Project/Dossier-weergave op adreskaartje) De keuze die u hier maakt, heeft invloed op de weergave van de projecten op het adreskaartje. Meteen na een keuze worden ook direct de lay-out en instelmogelijkheden van het scherm “Projectenbeheer” gewijzigd. Kiest u voor “Standaard”, dan krijgt u in het scherm “Projectenbeheer”de algemene instelmogelijkheden te zien, bij de andere twee keuzes, krijgt u enkele extra instellingsmogelijkheden.

Figuur 75. Project/dossier-weergave op adreskaartje OpusFlowCRM 5.x.x

56


2. De projectgegevens De projectgegevens die u kunt invullen, en de layout van het scherm hangen af van de keuze die u hiervoor heeft gemaakt bij de “Project/dossier-weergave op adreskaartje”. U kunt de gegevens wijzigen, door in een veld de inhoud te veranderen en het scherm te sluiten, of naar een ander project te navigeren. 1. Standaard

Figuur 76. De standaard instelmogelijkheden van het scherm “Projectenbeheer” Kiest u voor de standaard weergave, dan kunnen er maximaal 12 projecten op het adreskaartje worden weergegeven. Bij de standaard-weergave kunt u de volgende gegevens instellen: Uitschakelen: Hier kunt u het project uitvinken, zodat “oude” en afgeronde projecten niet meer in de lijsten verschijnen, wanneer u een document wilt opslaan of aanmaken. Projectnaam: Hier verschijnt de naam van het project, zoals die in de lijsten wordt getoond. Projectnummer: Hier kunt u een project een nummer geven, of een afkorting Naam opdrachtgever: Bij projecten is het vaak handig, te weten wie de initiator is geweest. Plaats: Dit gegeven is van belang indien u gebruik maakt van de kilometerregistratie. Afstand Dit gegeven is van belang, indien u gebruik maakt van de kilometerregistratie. U kunt hier de afstand aangeven, die OpusFlowCRM vanaf het OpusFlowCRM Agenda-item, direct zal gebruiken ten behoeve van de kilometerregistratie. Submappen Hier kunt u aangeven, of er onder een project een submap hangt. Indien er geen projecten met submappen zijn, wordt het submappenbeheer in de OpusFlowCRM werkbalk uitgeschakeld. 2. Alleen geselecteerde projecten tonen op adreskaartje OpusFlowCRM 5.x.x

57


Figuur 77. De instelmogelijkheden van het scherm “Projectenbeheer”, bij de keuze: “Alleen geselecteerde projecten tonen op adreskaartje” De instelmogelijkheden die u hier heeft zijn grotendeels hetzelfde als bij de standaard weergave. Enige verschil is de optie “Zichtbaar op adreskaartje”. Zichtbaar op adreskaartje Vinkt u deze optie aan, dan wordt het project in de tabbladen van “Dossiers” op het adreskaartje getoond, staat de optie uit, dan wordt het project niet getoond. Hierdoor is het mogelijk, om toch meer dan 12 projecten te hebben, hoewel er well altijd maar maximaal 12 projecten kunnen worden getoond op het tabblad “Dossiers” van het adreskaartje. 3. Projecten koppelen aan bedrijven

1

2

Figuur 78. De instelmogelijkheden van het scherm “Projectenbeheer”, bij de keuze: “Projecten koppelen aan bedrijven” Extra optie OpusFlowCRM 5.x.x

58


De instelmogelijkheden die u hier heeft zijn grotendeels hetzelfde als bij de standaard weergave. Het enige verschil is, dat u hier een project kunt koppelen aan een bedrijf. Wanneer u een project heeft gekoppeld aan een bedrijf, wordt het desbetreffende project zichtbaar op het tabblad “Dossiers”van het adreskaartje van het desbetreffende bedrijf. Een bedrijf kan maximaal 12 projecten hebben; meer projecten kunnen niet op het tabblad “Dossiers”van het adreskaartje worden getoond. Als een project niet aan een bedrijf is gekoppeld, wordt dit project ook niet op het tabblad “Dossiers” van het adreskaartje van dit bedrijf getoond. U krijgt dus in de praktijk per bedrijf verschillende projecten te zien. Het koppelen van een project aan een bedrijf Aan de linkerkant van het scherm staan de projectgegevens; aan de rechterkant van het scherm ziet u een overzicht van de bedrijven in OpusFlowCRM. U koppelt (of ontkoppelt) een project aan een bedrijf uit de lijst, door het aanvinkveld voor het bedrijf aan te zetten. Vervolgens sluit u het scherm, of navigeert u naar een ander project en de wijziging is verwerkt. Het opzoeken van een bedrijf Als u in het zoekveld (een deel van) de bedrijfsnaam typt en vervolgens op de “Zoek”button klikt, dan verschijnt het desbetreffende bedrijf bovenaan de lijst. 3. De buttons

Figuur 79. De buttons van het scherm “Projectenbeheer” Button met pijl naar links of naar rechts Met de pijltjes kunt u op alfabetische volgorde door de reeds bestaande projecten bladeren. Eventuele wijzigingen van het project worden meteen opgeslagen. Button “Nieuw” Een nieuw project kunt u eenvoudig aanmaken door op de button ‘Nieuw’ te klikken. Vervolgens wordt u gevraagd een projectnaam op te geven en hierna kunt u de overige projectgegevens invoeren. Button “Verwijder…” Met de button “Verwijder…” verwijdert u het project dat in het vak “Projectnaam” staat. Button Sluit venster Met deze button verlaat u het scherm en worden de wijzigingen opgeslagen.

OpusFlowCRM 5.x.x

59


Submappen Hier kunt u aangeven, of het bij het opslaan/aanmaken van documenten onder dit project, verplicht moet zijn om een submap aan te geven. Submap toevoegen wijzigen of verwijderen

Figuur 80. Bewerken submap Met deze optie kunt u de onder projecten vallende submappen, toevoegen, wijzigen of verwijderen. Door de optie “Alleen subfolders gebruiken bij opslaan van documenten” in te schakelen zorgt u ervoor dat u geen verplichte keuze voor projecten krijgt bij het opslaan van bestanden. Zo kunt u dus direct uw eigen mappenstructuur in OpusFlowCRM maken, waardoor een uniforme manier van archiveren wordt gewaarborgd. Toonvolgorde: Standaard worden de submappen getoond op alfabetische volgorde. Wilt toch dat de submappen in een andere volgorde worden getoond dan kunt u het veld “Toonvolgorde” gebruiken. Indien dit wordt ingevuld wordt er van laag naar hoog gesorteerd. ParentID: Wilt u een zogenaamde treeview (boomstructuur) maken, dan vult u het veld “ParentID” in. De ParentID is de ID het unieke nummer van de submap die u boven deze submap wilt hebben. De afbeelding rechtsboven correspondeert met de rechterafbeelding van de lijst submappen.

OpusFlowCRM 5.x.x

60


12)

Sjablonen aanpassen voor gebruik in OpusFlowCRM

Bij het aanmaken van documenten (vanuit het OpusFlowCRM-adreskaartje en “Samenvoegen”), maakt OpusFlowCRM gebruik van Word-sjablonen. u kunt uw eigen sjablonen eenvoudig aanpassen voor gebruik binnen OpusFlowCRM. u wordt dan in de gelegenheid gesteld om uw eigen sjablonen met uw eigen huisstijl en logo’s te gebruiken bij het aanmaken van documenten vanuit OpusFlowCRM. Ten eerste dient u hiervoor een instelling in Word aan te passen. Via de menu-optie “Extra”-> “Opties” -> tabblad “Bestandslocaties” kunt u de locatie van gebruikerssjablonen en werkgroepsjablonen veranderen in de locatie waar uw OpusFlowCRM sjablonen staan. (Zie “Stap 4: De Instellingen” -> Locatie Wordsjablonen). U kunt dit wijzigen via de “Wijzig”-button.

Figuur 81. Via de “Wijzig”-button kunt u de locaties wijzigen in de locatie van de OpusFlowCRMsjablonen

OpusFlowCRM 5.x.x

61


Een OpusFlowCRM-sjabloon maken Voor de verschillende uitgaande documenten die u verstuurd heeft u wellicht al sjablonen of documenten met een bepaalde opmaak/huisstijl op basis waarvan u nieuwe uitgaande documenten maakt. In dit voorbeeld zal uitgelegd worden hoe u deze, reeds bestaande documenten aan kunt passen voor gebruik in OpusFlowCRM en hoe u nieuwe sjablonen kunt aanmaken. Een nieuw OpusFlowCRM-sjabloon maken Open uw eigen document dat u wilt gaan gebruiken in OpusFlowCRM. Vervolgens kiest u in Word voor de menu-optie “Bestand”-> “Opslaan als..”.

Figuur 82.

Figuur 83. uw eigen document opslaan als sjabloon . Als u vervolgens bij de lijst “Opslaan als” kiest voor “Documentsjabloon (*.dot)” zult u zien dat direct verwezen wordt naar de directory van de OpusFlowCRM-sjablonen. Vervolgens kunt u bij “Bestandsnaam” de gewenste omschrijving van het sjabloon invullen. Het plaatsen van bladwijzers. In sjablonen maakt OpusFlowCRM gebruikt van bladwijzers, om te bepalen waar, welke (adres)informatie geplaatst dient te worden. Om de plaats van bladwijzers zichtbaar te maken, kunt u in Word via “Extra” -> “Opties” – tabblad “Weergave” de optie “Bladwijzers” aanvinken.

Figuur 84. Bladwijzers zichtbaar maken. OpusFlowCRM 5.x.x

62


Vervolgens kunt u via “Invoegen” -> “Bladwijzers” de gewenste bladwijzers in uw document plaatsen, zodat OpusFlowCRM de juiste informatie op de door u gewenste plaats kan zetten. Voor alle adresgegevens is een bladwijzer beschikbaar. Een overzicht van alle bladwijzers vindt u onder de button “Klik hier voor help” op het venster “Samenvoegen”. Briefaanhef Geadresseerde NaamContactpersoon Contactpersoon TAV Afzender Bedrijfsnaam Straat Postcode Plaats Land

AnderAdresStraat AnderAdresPostcode AnderAdresPlaats AnderAdresLand Debiteurennummer DebiteurennummerCP Crediteurennummer CrediteurennummerCP Functie Factuurnummer Docnr

PostAdresStraat PostAdresPostcode PostAdresPlaats PostAdresLand

Referentie Onderwerp

VestigingsAdresStraat VestigingsAdresPostcode VestigingsAdresPlaats VestigingsAdresLand

Telefoon Fax FaxRechtstreeks FaxPrive Mobielnummer Email

Contact1 -> Contact15 Company1 -> Company6 GebruikerTelefoon GebruikerFax GebruikerWebSite GebruikerEmail GebruikerVrijVeld1 -> GebruikerVrijVeld4 Project Submap Projectinfo

Figuur 85. Overzicht van de beschikbare bladwijzers. Via het invoegen van deze bladwijzers kunt u nu bepalen op welke plaats in het document de informatie geplaatst dient te worden.

Figuur 86. Het invoegen van bladwijzers in het sjabloon. LET OP: In Word kunt u een bladwijzer slechts op één plaats in een document plaatsen. Wilt u een bladwijzer op meerdere plaatsen in het document laten terugkomen, dan plaatst u een volgnummer achter de gewenste bladwijzer. Bijvoorbeeld: “Bedrijfsnaam” en “Bedrijfsnaam_2”.

OpusFlowCRM 5.x.x

63


Heeft u de gewenste bladwijzers op de juiste locatie geplaatst dan kunt u het sjabloon opslaan en zult u het kunnen kiezen als u vanaf het OpusFlowCRM-adreskaartje een document gaat aanmaken.

Figuur 87. Bladwijzers zichtbaar in een sjabloon. Tip: Doordat er vele bladwijzers op het scherm komen kan het zijn dat men niet meer weet wat er eigenlijk staat of wat er een bepaalde inhoud niet al is gebruikt. Door simpelweg te typen wat u in wilt voeren.

Deze te selecteren.

En dan een bladwijzer in te voeren, krijgt men een bladwijzer met een benaming erin. Dit kan handig zijn als u vele bladwijzer in wilt voeren.

OpusFlowCRM 5.x.x

64


Hierdoor krijgt u overzichtelijker document te zien.

OpusFlowCRM 5.x.x

65


Factuur sjabloon doornummeren Om facturen te laten doornummeren kan er in het sjabloon door uw op uw eigen manier worden aangepast. Dit doet u door op uw factuur sjabloon naar eigenschappen -> Samenvatting en onder Categorie een “1” te zetten.

Figuur 88. Factuur eigenschappen Figuur 89.

Factuur categorie

Daarna is het noodzakelijk om in “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents” het bestand “ava” (NIET ava.ini) te kopiëren en deze te hernoemen naar “ava1".

Figuur 90. “kopie van ava” bestand hernoemen Figuur 91.

OpusFlowCRM 5.x.x

ava1 bestand

66


Als u deze dan opent met kladblok of notepad kunt u een eigen nummering aanmaken.

Figuur 92. ava1 openen Figuur 93. Figuur 94.

ava1 openen met ava1 kladblok

Er zijn diverse manier om nummeringen aan te maken: 1

Heeft als nummering: 1, 2, 3, 4, etc.

20050001

Heeft als nummering: 20050001, 20050002, 20050003, 20050004, etc.

20051

Heeft als nummering: 20051, 20052, 20053…. 20059, 20060, 20061, etc.

Let op: Het is niet mogelijk om leestekens te gebruiken. De nummering moet daadwerkelijk een nummer zijn. Indelingen zoals 2005-1 of 2005/1 zijn dus niet mogelijk. Het wel mogelijk om het jaartal als veld in het document toe te voegen met de autonummering erachter.

OpusFlowCRM 5.x.x

67


Tip: Bladwijzer knop aanmaken in het werkbalk Als u vele bladwijzers in moet vullen, is het handig dat u dit snel kan doen. Klik op Extra/Aanpassen

Als volgt ziet u het volgende scherm, zorg dat u links Invoegen heeft geselecteerd, want dan kunt u rechts naar beneden scrollen om zo naar bladwijzers te gaan.

OpusFlowCRM 5.x.x

68


Als u vervolgens met de linkermuisknop op Bladwijzer klikt en deze in gedrukt houd, dan kunt u een knop aanmaken op het werkbalk door simpel weg ernaar toe te slepen en los te laten.

OpusFlowCRM 5.x.x

69


Een OpusFlowCRM-sjabloon aanpassen. U kunt vanuit Word via de menu-optie “Bestand” -> “Openen” kiezen voor het openen van het bestandstype “Documentsjabloon (*.dot)”. Als u vervolgens het sjabloon selecteert, kunt u deze bewerken.

Figuur 95. Een sjabloon openen voor bewerking.

OpusFlowCRM 5.x.x

70


Een mailing maken Indien u één document wilt versturen aan meerdere relaties (mailing, nieuwsbrief, offerte-aanvragen, etc), kunt u dit doen vanaf het “Samenvoegen-venster. Om dit te doen dient u van te voren een document (op basis van een sjabloon) gereed te maken met de juiste tekstuele opmaak. U doet dit als volgt: 1. Vanuit Word kiest u voor “Bestand” -> “Nieuw…”. Vervolgens kunt u in het hieronder weergegeven venster het sjabloon kiezen op basis waarvan u de te versturen brief wilt gaan samenstellen.

Figuur 96. Het maken van een sjabloon ten behoeve van een mailing. In Word wordt nu een nieuw sjabloon geopend, op basis waarvan de uitgaande brieven gemaakt kunnen worden. u kunt nu in dit sjabloon de door u gewenste tekst typen en het document via “Bestand” -> “Opslaan” in de sjabloon-directory van OpusFlowCRM. Hierna kunt het sjabloon kiezen vanuit het venster “Samenvoegen”, om zo met één handeling meerdere relaties te adresseren.

Figuur 97. Een nieuw sjabloon ten behoeve van het versturen van een mailing.

OpusFlowCRM 5.x.x

71


Aanmaken van adres-etiketten U kunt op twee manieren adres-etiketten maken: • Een etiket voor één relatie; • Etiketten (stickervellen) met meerdere adressen (in geval van mailing). Wilt u één adres-etiket afdrukken voor één enkele relatie, dan kunt u hier het beste een apart sjabloon voor maken. Hiervoor verwijzen we u naar de bovenstaande paragrafen. Heeft u eenmaal zo’n sjabloon verstuurd aan een relatie, dan wordt deze direct opgeslagen onder het adreskaartje en kunt u die van daaruit altijd openen en afdrukken. Voor het maken van meerdere adres-etiketten heeft OpusFlowCRM bij de installatie al een aantal voorbeeld etiketten (en enveloppen) mee-geïnstalleerd in de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates”.

Figuur 98. De standaard OpusFlowCRM sjablonen, etiketten (C2160, C163, C166) en enveloppen (E6, E10, E9). Het maken van sjablonen voor etiketten en sjablonen verschilt per Office-versie.

OpusFlowCRM 5.x.x

72


Stap A: U opent via “Bestand” -> “Nieuw” een leeg document. Vervolgens kiest u voor “ Bestand” -> “ Opslaan als..” en slaat u het bestand op als “Documentsjabloon (*.dot). Dit sjabloon kunt u dan vanuit het venster “Samenvoegen” selecteren voor het maken van de daadwerkelijke mailmerge.

OpusFlowCRM 5.x.x

73


Voor het maken dan uw eigen adres-etiketten dient u per Office-versie, de volgende stappen uit te voeren:

Office 2000: Stap 1: Het samenstellen van de adres-etiketten start u vanuit Word via de menu-optie “Extra” - > “Afdruk samenvoegen”. Stap 2: Bij “Hoofddocument” -> “Maken” kiest u voor “Adresetiketten” en daarna “Nieuw hoofddocument”

Stap 3: Bij “Gegevens ophalen”, kiest u via “Gegevens bestand koppelen” vervolgens het bestand wat OpusFlowCRM klaar heeft gezet na het uitvoeren van het samenvoegen naar één document.

In het rechtervenster “Gegevensbestand koppelen” dient u naar “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates\DB” te navigeren en bij “Bestandstype” voor “MS Access-database (*.mdb)” te kiezen. Daar selecteert u dan het bestand “MergeNL.mdb”.

OpusFlowCRM 5.x.x

74


Stap 4: In het daarop volgende venster zal u gevraagd worden uit welke tabel u gegevens wilt gebruiken. MergeNL heeft slechts één tabel, dus hier kunt gewoon op “OK” klikken. Daarna kunt u in het venster “Opties” aangeven welk type etiket u wilt gebruiken voor de stickervellen.

Stap 5: Daarna kunt u de inhoud van het etiket samenstellen. Met behulp van de button “Samenvoegveld invoegen” kiezen uit de waarden die in het samengevoegde document als bladwijzers zijn gevuld.

Stap 6: Als u de opmaak van het etiket via “OK” bevestigd, dan kunt u het als sjabloon opslaan.

OpusFlowCRM 5.x.x

75


Office XP/20002/2003:

Via “Extra” -> “Brieven en verzendlijsten” -> “ Wizard Afdruk Samenvoegen” start u de Wizard.

Figuur 99. Het starten van de Wizard “Afdruk samenvoegen” Stap 1: Aan de rechterkant verschijnt nu een keuze-menu. Daarin maakt u eerst de keuze tussen “Etiketten” of “Enveloppen”, waarna u onderin “Volgende: Begindocument” klikt.

OpusFlowCRM 5.x.x

76


Stap 2: Hier kunt u kiezen welk type etiket of enveloppe u wilt gebruiken. De standaard-keuze (“Het huidige document gebruiken”) bovenin is correct. Bij “Opties” kunt u voor het gewenste type kiezen:

Figuur 100. Selecteer het gewenste formaat voor uw etiketten of enveloppen. Daarna kunt u verder klikken op “Volgende: Adressen selecteren”, onderin het scherm.

OpusFlowCRM 5.x.x

77


Stap 3: Nu klikt u op “Bladeren…” en selecteert u het bestand “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates\DB\MergeNL.mdb”

In het hierop volgende scherm, kunt u direct op “OK” klikken:

Onderin uw scherm klikt u nu op “Volgende: Lables schikken”

OpusFlowCRM 5.x.x

78


Stap 4: Nu dient u met uw cursor direct onder «Volgende record» te gaan staan, op het 2e etiket.

In het venster “Lables schikken” klikt u nu op “Meer items”. Hierdoor verschijnt een lijst met de beschikbare bladwijzers (Samenvoegvelden), die u d.m.v. “Invoegen” direct op de juiste plaats kunt zetten.

In ons voorbeeld gebruiken van de samenvoegvelden “Bedrijfsnaam”, “Geadresseerde”, “Straat”, “Postcode” en “Plaats”.

OpusFlowCRM 5.x.x

79


Als u de gewenste samenvoegvelden heeft geplaatst zal uw sjabloon er zo uit moeten zien:

Het enige wat u nu nog hoeft te doen, is het de samenvoegvelden te kopiëren naar de andere etiketten op het sjabloon. uw sjabloon zal er daarna zo uit moeten zien:

LET OP! Ook het eerste etiket moet beginnen met <> ! Nu kunt u uw sjabloon opslaan en kunt u het vanuit het venster “Samenvoegen” kiezen voor gebruik.

OpusFlowCRM 5.x.x

80


Excel-sjablonen Net als het aanmaken van brieven (in Word) vanaf het adreskaartje, is het ook mogelijk om Excel documenten aan te maken en te adresseren. U kunt in Excel documenten de zelfde informatie laten opnemen, zoals met de bladwijzers in Word. Excel kent echter geen bladwijzers, zoals Word dat kent, dus dient u de “bladwijzers” tussen blokhaken in de gewenste cel te plaatsen. Bij de installatie van OpusFlowCRM, is er een voorbeeld mee-geïnstalleerd, waar u kunt zien hoe u de cellen kunt vullen. Dit voorbeeld vind u op “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates\Excel sjabloon.xlt” Het maken van Excel sjablonen is voor iedere Office-versie hetzelfde, en doet u als volgt: Stap 1: U opent een bestaand Excel-bestand, dat u wilt gaan gebruiken als template, met de door u gewenste opmaak (of u begint met een leeg Excel-bestand). Vervolgens kiest u voor “Bestand” “Opslaan als…”, en kiest u voor het type “Excel sjabloon *.xlt”

OpusFlowCRM 5.x.x

81


Stap 2: In de gewenste cellen plaats u nu de zogenaamde bladwijzers tussen blokhaken. Het is ook toegestaan om meerdere bladwijzers in één cel te plaatsen of te combineren met vaste tekst ervoor of erachter. Voor de bladwijzers kunt u dezelfde omschrijvingen gebruiken, die u gewend bent van Word (zie figuur 48). Als u alle bladwijzers geplaatst heeft, slaat u het bestand op, en kunt u het sjabloon voor gebruik kiezen vanaf het adreskaartje (Vanaf de buttons onder de adresgegevens).

E-mail sjablonen Net als bij Excel-sjablonen kennen e-mails ook geen bladwijzers zoals Word dat kent. Ook hier kunt u de bladwijzers dus invoeren tussen blokhaken. Het maken van een nieuw e-mail sjabloon doet u als volgt:

U start een nieuw leeg email bericht.

Outlook 2000

Outlook 2003

Mocht uw opmaak in Outlook op RTF-indeling staan, dan dient u eerst “Tekst zonder opmaak’ aan te vinken en dan voor HTML te kiezen.

OpusFlowCRM 5.x.x

82


Daar kiest u het gewenste formaat. Voor OpusFlowCRM kunt u het beste HTML gebruiken. Dit wordt het beste ondersteund op alle versies van Outlook in combinatie met OpusFlowCRM en biedt alle mogelijkheden op het gebied van huisstijl, lettertypen, afbeeldingen, etc. Wilt u HTML standaard instellen als email formaat, dan gaat u naar “Extra” -> “Opties” -> “Emailindeling” en selecteert u HTML en dé-selecteert u Word, zoals u ziet in onderstaande afbeelding. Deze instelling wordt dringend aanbevolen.

OpusFlowCRM 5.x.x

83


Om in uw email sjabloon ook de gewenste bedrijfsnaam, straat, postcode, etc weergeven. Maar ipv wat in Word de gebruikte bladwijzers kan in de email-sjabloon gebruik gemaakt worden van blokhaken bijv. [Bedrijfsnaam] of [Afzender] Deze gegevens worden uit uw gebruikersinstellingen gehaald. Hierdoor is het dus mogelijk om met een gezamenlijk email-sjabloon een persoonlijke email te versturen.

Figuur 101. E-mail sjabloon opmaak Figuur 102.

OpusFlowCRM 5.x.x

E-mail sjabloon

84


13)

OpusFlowCRM en Laptop/Offline-gebruik

Heeft u een laptop, dan kunt u OpusFlowCRM ook gebruiken als u offline bent. u dient dan wel een aantal zaken van te voren in te stellen. In dit hoofdstuk wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe u dit kunt doen:

Het maken van een replica Om offline te kunnen werken in OpusFlowCRM, dient er op uw laptop/offline PC een zogenaamde replica van de centrale database geplaatst te worden. Zo’n replica is een soort “schaduw-kopie” van de centrale database. Met behulp van de laptop-module van OpusFlowCRM is het mogelijk om deze lokale replica te synchroniseren met de centrale database. De medewerkers op kantoor zien dan uw wijzigingen en vice versa. Voor de laptop-module heeft u het programma MS Access nodig! Als u de replica voor uw laptop of offline PC wilt gaan maken, dient u verbinding te hebben met het netwerk, en via uw Windows Verkenner bij de locatie van de centrale database te kunnen. Als u nu de centrale database opent in Access, kiest u voor “Extra” -> “Replicatie” -> “Replica maken…”

Figuur 103. Een replica maken van de centrale OpusFlowCRM database. MS Access vraagt u nu of u de database wilt sluiten. Hierop antwoord u “Ja”. Vervolgens wordt u gevraagd of u een back-up wilt maken. Ook hier antwoord u “Ja” op.

OpusFlowCRM 5.x.x

85


Daarna kunt u de locatie kiezen voor de nieuwe replica. Standaard staat de te gebruiken (lokale) database in “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database”, maar wanneer u beschikt over een extra “D:\” of “E:\”schijf., is het aan te bevelen deze te gebruiken als locatie voor de database (en documenten en templates) van OpusFlowCRM. Verder is het aan te bevelen om de naam van de gebruiker op te nemen in de op te geven bestandsnaam van de replica. Hierdoor kan de database beter worden herkent.

Figuur 104. De juiste locatie en bestandsnaam kiezen voor de locale replica.

De Instellingen Alle instellingen van OpusFlowCRM kunt u wijzigen via “Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM”. Doelfolder adressynchronisatie Als u op een laptop werkt in combinatie met een Exchange Server, dan kunt u de Openbare map welke centraal wordt gebruikt voor de OpusFlowCRM adreskaartjes, toevoegen aan uw Favorieten. u kunt de Auto-synchronisatie in dat geval uitzetten omdat Outlook er zelf voor zorgt dat de kaartjes in uw Favorieten gelijk blijven aan die van de Openbare map. Heeft u geen Exchange server, dan kunt u de instelling gewoon laten staan op de “OpusFlowCRM” submap van uw eigen contactpersonen. Het instellen van de doelfolder voor laptop-gebruik in combinatie Exchange server verschilt per Outlookversie. Om de instelling goed te zetten dient u vanuit uw laptop online verbonden te zijn met de Exchange server.

OpusFlowCRM 5.x.x

86


Outlook2000: Bij Outlook2000 kunt u door de doelfolder in uw Favorieten te selecteren, rechtermuisknop en te kiezen voor “Eigenschappen” instellen dat u de map ook offline beschikbaar heeft.

OpusFlowCRM 5.x.x

87


Office2002/XP 2003: In uw mappenlijst klikt u met uw rechtermuisknop op de “OpusFlowCRM” map met de OpusFlowCRM adreskaartjes. uw mappenlijst kunt u zichtbaar maken via het menu “ Beeld” -> “Mappenlijst” in Outlook.

In het snelmenu wat u dan te zien krijgt, kiest u voor “Toevoegen aan Favorieten…” Vervolgens gaat u naar uw Favorieten en selecteert u de “OpusFlowCRM”-folder. In Outlook moet er dan voor zorgen dat u via het menu “Extra” -> “Instellingen voor Verzenden/ontvangen” de optie “Deze map offline beschikbaar maken” aangevinkt is.

Hierna kiest u “F9” of “Alle mappen synchroniseren” om te synchroniseren met Outlook en zult u de volgende keer dat u Outlook opstart zonder verbinding, zien dat u de OpusFlowCRM adreskaartjes van de Openbare map heeft.

OpusFlowCRM 5.x.x

88


De Database: Nu gaat u in OpusFlowCRM de correcte locaties van de 2 databases aangeven, zodat bekend is welke database, met welke database gesynchroniseerd moet worden. Dit doet u in Outlook via: “Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM” -> “Locatie database”. De scherm stelt u in zoals u kunt zien in onderstaand scherm.

Figuur 105. OpusFlowCRM ingesteld voor laptop-gebruik. Werkt u op uw laptop of offline PC nooit via een “langzame” verbinding zoals analoog, ISDN, VPN, o.i.d., en bent u altijd óf offline óf direct aangelogd op het netwerk, dan kunt u de optie “Automatisch status bepalen” aanvinken. OpusFlowCRM weet dan zelf of u offline bent of aangelogd op het netwerk. Vinkt u deze optie aan als u ook via bijvoorbeeld ISDN inbelt, dan zal OpusFlowCRM tijdens de uitvoering van het programma direct gaan werken via de ISDN-verbinding, wat de snelheid niet ten goede zal komen.

OpusFlowCRM 5.x.x

89


De documenten (vanaf Windows 2000) Naast database-gegevens, kunt u met de laptop module ook documenten off-line bewerken en oproepen. Controleer of uw “Off-line bestanden” functie aanstaat. Dit kunt doen door in Windows verkenner te klikken op Extra/Mapopties…/ het tabblad Off-line bestanden aan te klikken en dan de functie “Off line bestanden inschakelen” aan te vinken.

Figuur 106. Extra/Mapopties… Figuur 107.

Off line bestanden

Daar na kunt u (mits uw Windows versie het ondersteunt) in Outlook kiezen voor: “Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM” -> “Locatie aan te maken documenten” Net als bij de locatie van de database, geeft u hier ook een lokale en een netwerk locatie aan. Ook hier heeft de aanbeveling om als lokale locatie niet te kiezen voor de standaard locatie “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”, maar voor een locatie op “D:\” of “E:\”. Na her-installatie van uw PC, blijven de OpusFlowCRM-gegevens dan namelijk gewoon bewaard.

Figuur 108. De laptop-instellingen voor documenten: Boven de verwijzing naar de locale lokatie. Onder de verwijzing naar de netwerk-lokatie.

OpusFlowCRM 5.x.x

90


Het beheer Indien u uw lokale gegevens wilt synchroniseren met de gegevens op het netwerk dan kunt u kiezen tussen: - database-gegevens; - documenten. Wilt u alleen de database-gegevens synchroniseren (gegevens m.b.t. uw relaties) dan kiest u voor “Synchronisatie” -> “Database-gegevens synchroniseren”. Door u aangemaakte documenten worden nu niet met het netwerk gesynchroniseerd, maar men kan op het desbetreffende adreskaartje wél zien dat het document bestaat (en vice versa). Wilt u ook de documenten zelf met het netwerk synchroniseren, dan kiest u voor “Synchronisatie” -> “Documenten synchroniseren”. Nu worden ook de documenten zelf met het netwerk gesynchroniseerd. Omdat beide synchronisaties (indien niet direct op het netwerk ingelogd) veel tijd kunnen kosten, is het aan te bevelen om het handmatig synchroniseren niet vanuit Outlook te starten, omdat Outlook tijdens te synchroniseren dan “vast” staat. Bent u niet direct ingelogd op het netwerk, dan kunt u het beste het programma “C:\Program Files\OpusFlowCRM\OpusFlowCRM.exe” starten en de handelingen vanuit het “Database”-menu uitvoeren. Dan kunt u gewoon in Outlook blijven werken terwijl de synchronisatie loopt.

OpusFlowCRM 5.x.x

91


14)

PDA-gebruik en OpusFlowCRM

Ook als u een PDA gebruikt, kunt u uw relaties hierop (blijven) beheren. Het grote verschil met standaard OpusFlowCRM, is dat de PDA module uw standaard contactpersonen in Outlook als map gaat gebruiken voor het opslaan van de adreskaartjes, en niet een aparte OpusFlowCRM-map. In de instellingen zult u ook zien, dan uw standaard contactpersonen-map direct is geselecteerd en dat u geen andere map kunt kiezen. Wilt u niet dat uw prive-contactpersonen worden opgenomen in OpusFlowCRM, dan dient u het vakje “Privé” (rechtsonder) aan te vinken. Deze contactpersonen zullen dan door de PDA-module worden overslagen. Met de PDA module kunt u niet alleen OpusFlowCRM-gegevens op uw PDA bekijken. u kunt ook relaties toevoegen, en gegevens wijzigen.

Het gebruik De software van de PDA module wordt geïnstalleerd op de PC waarmee u uw PDA synchroniseert. Op deze PC dient u dan ook de speciale PDA-licentie (License.ocx) te plaatsen welke u bij de aanschaf heeft ontvangen. Let op: Voor het gebruik van de PDA module dient u een back-up maken van uw contactpersonen. Om deze module te activeren zullen de volgende stappen gemaakt moeten worden: 1. Plaats de PDA licentie (Licentie.ocx) in “C:\Program Files \OpusFlowCRM” op de pc waar u uw PDA/Handheld synchroniseert. 2. Sluit Outlook, wacht dan 15 seconden en start Outlook opnieuw. 3. Ga in Outlook naar “Extra”-> “Opties”-> “OpusFlowCRM” kies dan voor “”Doelfolder adressynchronisatie” en zorg dat de optie op uw standaard contactpersonen staat. Dus NIET op OpusFlowCRM. 4. Synchroniseer uw contacten. 5. Synchroniseer hierna uw PDA/Handheld Nu ziet u dat al uw contactpersonen op uw PDA/Handheld zichtbaar zijn. Zodra u nu nieuwe contactpersonen op uw PDA/Handheld zet of wijzigt zoals u dat gewend was, dan zullen ze ook in OpusFlowCRM worden gezet zodra u met uw pc synchroniseert. Let op 1: U kunt geen contacten op uw PDA/Handheld verwijderen, omdat deze weer terug worden gezet zodra u uw PDA synchroniseert. Let op 2: U kunt uw contactpersonen op prive zetten zodat ze niet zichtbaar zijn in OpusFlowCRM door uw nieuwe contactpersoon op Privé te zetten.

OpusFlowCRM 5.x.x

92

OpusFlowCRM TM. OpusFlowCRM is een product van:

Recommend Documents