Opleiding voor de OCI’s Gebruik van de webservice 24.06.2015
Dagorde 1. 2. 3. 4. 5.
Algemeenheden Nieuwe onderneming Opzoeking en resultaten Opzeggen/verbreken Nieuwe audit ingeven 5.1 Plantaardige primaire productie 5.2 Dierlijke primaire productie 6. Audits en certificaten 7. Bedrijfsovername 8. Nieuwe databank 2
Dagorde 1. Algemeenheden 1.1 Login 1.2 Structuur 1.3 Lijst loonwerkers exporteren
3
1. Algemeenheden 1.1 Login - 1 Contactpersoon = 1 login - Passwoord : - default - keuze - reinitialisatie
4
1. Algemeenheden 1.2 Structuur - Functies : - Beheer van de certificatiegegevens - Facturatie van de Vegaplan/Codiplan bijdragen - Automatische overdracht naar Bood Audit in quarantaine = aanpasbaar door de OCI
5
1. Algemeenheden 1.2 Structuur - Certificatiebeslissing genomen : - Audit uit quarantaine - Opgenomen in de nachtelijke batch - Gegevens van de audit niet meer aanpasbaar - Vegaplan/Codiplan facturatie Contacteer het secretariaat om de gegevens aan te passen
Certificatieperiode (begindatum, einddatum) kan enkel door de IT worden aangepast! 6
1. Algemeenheden 1.3 Lijst loonwerkers exporteren Om de publieke lijst loonwerkers in XLSX te exporteren moet u eerst ingelogd zijn op de database ! Vraag : Kan de xlsx export van de DB voor de OCI’s, met de gegevens van de audit, de ondernemingen en de vestigingen, enz, worden opnieuw voorzien ? Antwoord: Ja, in de volgende DB zal dit opnieuw mogelijk zijn.
7
Dagorde 1 2. Nieuwe onderneming
8
2. Nieuwe onderneming Gegevens van de onderneming Gegevens van de vestigingseenheid Gegevens van de registratie Gegevens van de contactpersoon
Gegevens van de audit 9
2. Nieuwe onderneming Eerst via het ON checken dat de operator nog niet in de DB bestaat Bij een bedrijfsovername worden de registraties en certificaten overgenomen
In dit geval moet de rubriek “nieuwe registratie” niet worden ingevuld
10
Dagorde
1. des OCI 3. Opzoeking en resultaten 3.1 Opzoeking 3.2 Resultaten 5
11
3. Opzoeking en resultaten
3.1 Opzoeking
- Elke OCI kan de gegevens raadplegen van al de operatoren in de DB - Opzoekingen zijn mogelijk op basis van een deel van het VEN, van het beslagnummer of van de naam van de operator
12
3. Opzoeking en resultaten 3.1 Opzoeking Het formaat van de ON’s hangt af van het land: • • • • •
Belgïe : 0999999999 (“0” + 10 cijfers) Duitsland : 999999999 (9 cijfers) Frankrijk : XX999999999 (11 cijfers of 2 karakters + 9 cijfers) Luxembourg : 99999999 (8 cijfers) Nederland : 999999999B99 of 99999999 (kvk) (12 karakters met 10de karakters = B of 8 cijfers)
Voor de buitenlandse ondernemingen: ON = VEN/CP 13
3. Opzoeking en resultaten 3.2 Resultaten Indien de OCI over een actieve registratie beschikt voor deze operator, kunnen al de velden worden aangepast (telefoonnummer, e-mail, ON, VEN, beslagnummer, enz.)
E-mail adres en taal van de contactpersoon zijn belangrijke gegevens 14
3. Opzoeking en resultaten 3.2 Resultaten • Rubriek “certificatie statuten” - De OCI kan het lopende certificaat raadplegen en afprinten.
Wanneer een registratie verbroken is, is het certificaat niet meer raadpleegbaar, gezien de certificatieperiode beeïndigd is.
- “Per default” worden al de activiteiten weergegeven. Selecteer “lopende activiteiten” om enkel de gecertificeerde activiteiten te zien.
15
3. Opzoeking en resultaten 3.2 Resultaten • Rubriek “registratie” :
- Geen effect op de facturatie - Bindt de operator aan een bepaalde OCI voor dit lastenboek (zie transferprocedure om te wijzigen) - Registraties CodiplanPLUS Rund en CodiplanPLUS Varken moeten aan de registratie G-040 dierlijke primaire productie gelinkd zijn.
16
3. Opzoeking en resultaten 3.2 Resultaten • Rubriek “audits” :
- Elk gevalideerde audit wordt in rekening genomen voor de facturatie - De afprintbare certificaten zijn te vinden: - Onder de rubriek “activiteiten” als zij lopend zijn - Onder de rubriek “audit” als de begindatum in de toekomst ligt (n.a.v. een opvolgingsaudit)
17
Dagorde 1
Production Primaire 4. Opzeggen / Verbreken
18
4. Opzeggen / Verbreken 4.1 Een registratie opzeggen
De registratie wordt automatisch stopgezet bij afloop van het certificaat, d.i. op de voorziene einddatum Het certificaat blijft geldig tot de voorzien einddatum Einddatum registratie = einddatum certificaat
19
4. Opzeggen / Verbreken 4.2 Een registratie verbreken De registratie wordt onmiddelijk stopgezet. Het certificaat wordt ook onmiddelijk stopgezet.
Einddatum = datum van de verbreking Audit zichtbaar ≠ geldig certificaat 20
4. Opzeggen / Verbreken Om de leesbaarheid van de gegevens te verhogen vragen wij u al de volgende registraties op te zeggen: 1) Registraties voor G-012 G-037 (G-037 attestatie) IKKB 2) meervoudige registraties.
1 lastenboek = 1 actieve registratie Ook voor QS : enkel één actieve Vegaplan registratie 21
4. Opzeggen / Verbreken
Q : Is het niet beter de registraties te verbreken wanneer de certificatieperiode niet meer loopt ? R : Jawel ! Indien er geen actief certificaat onder de registratie hangt, kan deze best worden verbroken.
22
Dagorde
5. Nieuwe audit ingeven 5.1 Plantaardige primaire productie 5.2 Dierlijke primaire productie
23
5. Nieuwe audit ingeven 5.1 Primaire plantaardige productie 5.1.1. Vegaplan Standaard/G-040 A-B Indien alle activiteiten Vegaplan gecertificeerd zijn - Elektronische CL verplicht om de audit te valideren - Certificaat officieel equivalent met G-040 A – B
24
5. Nieuwe audit ingeven 5.1 Primaire plantaardige productie 5.1.2. Vegaplan Standaard Indien niet alle activiteiten Vegaplan gecertificeerd zijn - Elektronische CL verplicht om de audit te valideren
Aandacht: tegenstrijdige ingaves vermijden
25
5. Nieuwe audit ingeven 5.1 Primaire plantaardige productie 5.1.3. IPM en G-040 A-B - Geen verplichting - Non-conformiteiten betreffende IPM worden jaarlijks aan de Gewesten doorgestuurd - Elektronische CL verplicht
26
5. Nieuwe audit ingeven 5.2 Primaire dierlijke productie - CodiplanPLUS Rund en CodiplanPLUS Varken : Registraties voor deze lastenboeken moeten gelinkd zijn aan het lastenboek G-040 primaire dierlijke productie
Om de certificatieperiode te laten overeenstemmen 27
5. Nieuwe audit ingeven • CodiplanPLUS Rund en CodiplanPLUS Varken : Vraag : Voor CDP Varkens is het niet meer mogelijk om een audit in te geven voordat de certificatiebeslissing van de gelinkte G040 C genomen is. Kan dit opnieuw worden voorzien? Antwoord : Neen, want er zijn in het verleden te veel vergissingen gebeurd bij de manuele ingave van de certificatiedata (die moeten overeenkomen met deze van de gelinkte G-040).
28
Dagorde
1. donn6. Audits en certificaten 6.1 Audits 6.2 Certificaten
29
6.1 Audits en certificaten 6.1.1. Audits • Initiële audit : - Eerst checken dat u de rechten hebt om een audit uit te voeren voor een lastenboek - Beslissingsdatum gelijk aan of groter dan de auditdatum. - Begindatum certificatie is de certificatiebeslissingsdatum - Certificatie verantwoordelijkle = de persoon die de certificatiebeslissing neemt 30
6.1 Audits en certificaten 6.1.1. Audits • Opvolgingsaudit : - Eerst checken dat u de rechten hebt om een audit uit te voeren voor een lastenboek
-
Beslissingsdatum kan na de vervaldatum van de certificatie liggen - Stardtdatum van de nieuwe certificatieperiode sluit bij de vorige certificatieperiode aan (einddatum vorig certificaat + 1 dag)
Geen nieuwe registratie aanmaken ! 31
6 Audits en certificaten 6.1. Audits • Uitbreidings- of limitatief audit: - Auditdatum en beslissingsdatum bevinden zich binnen de certificatieperiode - Nieuw certificaat, met melding van de nieuwe activiteiten - Einddatum van het certificaat is gelijk aand e eindatum van het bestaande certificaat
32
6.1 Audits en certificaten 6.1. Audits • Onaangekondige en tussentijdse audits : - Bij een positive certificatiebeslissing heeft de audit geen impact op de lopende certificatieperiode.
- In geval van negatieve certificatiebeslissing wordt de certificatieperiode beeïndigd.
33
6. Audits en certificaten 6.1. Audits • Bedrijfsovername audit : - Enkel in geval van overname van de onderneming. - Auditdatum en certificatiedatum mogen niet voor de datum van de overname liggen - Certificatieperiode blijft ongewijzigd maar begindatum is de datum van de positieve beslissing.
34
6. Audits en certificaten 6.2. Certificaten - Geldigheidsduur van het certificaat is 3 jaar, behalve voor de activiteit « broeierijen » (één jaar). - Voor de sectorgiden : • Al de aanwezige activiteiten die onder het toepassingsbebied van de Gids vallen moeten worden gecertificeerd. • De BOOD check gebeurt de dag van de introductie van de audit (nachtelijke batch) maar de beslissing kan later worden genomen. • De certificatiebeslissingen (positief of negatief) moeten naar BOOD worden doorgegeven.
35
6. Audits en certificaten 6.2. Certificaten - Voor de private lastenboeken : • Al de activiteiten moeten niet noodzakelijk worden gecertificeerd. • De activiteiten met de melding « gunstig » zijn gecertificeerd. • De activiteiten wel aangekruisd maar zonder de melding « gunstig » zijn niet gecertificeerd (negatieve beslissing). • Het is mogelijk om auditgegevens in te geven en te bewaren wanneer de beslissing nog niet genomen is. 36
Dagorde
1. données
7. bedrijfsovername
37
7. Bedrijfsovername - Overname van een onderming door een andere operator overnameaudit - Behalve voor overnames door familieverwanten van 1ste of 2e graad indien de activiteiten ongewijzigd blijven. Stap 1 : Indien de nieuwe onderneming nog niet in de DB voorkomt, de nieuwe onderneming ingeven, maar zonder registraties.
38
7 Bedrijfsovername Stap 2 :
Bij de overlater : De informatie onder « bedrijfsovername » ingeven : VEN/CP nummer en datum van de overname ingeven Stap 3 :
Overdracht van de registratie van de overlater bij de overnemer
39
7. Bedrijfsovername Stap 4 :
Bij de overnemer : Onder de overgedragen registratie, het « bedrijfsovername audit » ingeven Beslissingsdatum kan niet vroeger liggen dan de datum van overname. Na de nachtelijke batch wordt de overname effectief.
40
7. Bedrijfsovername Stap 4 : Vraag : Welke checklist moet worden geüpload bij een bedrijfsovername audit voor de Vegaplan Standaard ? Antwoord : Vandaag is het zo dat u een elektronische checklist van de Vegaplan Standaard moet gebruiken met de gegevens van de operator en als audittype « administratieve audit ». Geen gecontroleerde eis, dus geen NC. Oppervlakte moet niet worden vermeld als u deze niet kent.
Voorstel: gewoon geen elektronische checklist moeten uploaden in geval van een administratief audit. Wordt overwogen. 41
Dagorde
1. données
8. Nieuwe databank
42
8. Nieuwe databank - Nieuwe hosting voor de databank vanaf 01/01/2016 : • Voor de overdracht van gegevens tussen de twee hosten, mogen er geen meervoudige registraties zijn. Zeg de dubbele registraties gelijdelijk op !
43
8. Nieuwe databank V : Kunnen wij de lijst krijgen van al de operatoren waarbij meervoudige registraties aanwezig zijn ? A : Ja ! wij vragen dit aan de IT V : Kunnen de registraties waarvan de certificatieperiode afgelopen is niet automatisch worden opgezegd ? A : We zullen dit aan de IT vragen Voorstellen voor de verder ontwikkeling van de database : - De identieke gegevens (tussen onderneming, vestiging, registratie en contactpersoon) kunnen automatisch kopiëren.
44
