OpenOffice.org CALC Pavel Navrátil Michal Jiříček
Nakladatelství a vydavatelství R
Vzdìlávání, které baví www. c o mp u t e r m e d i a . c z
tabulkový kalkulátor Calc OpenOffice.org Calc Autor: Pavel Navrátil, Ing. Michal Jiříček Návrh vnitřního layoutu: Pavel Navrátil Zlom a sazba: Petr Fajks Návrh obálky: Ing. Michal Jiříček Jazyková úprava: PhDr. Dagmar Procházková © Computer Media s.r.o., 2007 Vydání první Všechna práva vyhrazena
ISBN: 80-86686-74-4
Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez písemného svolení vydavatele. Adresa: Computer Media, s.r.o. Hrubčická 495 798 12 Kralice na Hané Česká republika Telefon: +420 582 302 666 Fax: +420 582 302 667 E-mail:
[email protected] Web: http://www.computermedia.cz Zajímá nás Váš názor! Líbí se Vám tato učebnice? Co v ní postrádáte? Tipy, postřehy a názory pište na adresu
[email protected]. Děkujeme Vám. Partnerským serverem této knihy je www.iskola.cz Nakladatelství a vydavatelství R
www.computer media.cz
2
i škola.cz Vaše elektronická škola
Obsah Obsah Vysvětlivky k prvkům použitým v knize:....................................................................................... 8 POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU ........................................................................................................8 JAK PRACOVAT S KNIHOU? JAK JE KNIHA ČLENĚNA? ..........................................................................9
OpenOffice.org .............................................................................................................................. 10 CO JE TO OPENOFFICE.ORG?................................................................................................................10 POROVNÁNÍ S KONKURENCÍ ..................................................................................................................10 PROČ OPENOFFICE.ORG?......................................................................................................................10 PŘECHOD NA OPENOFFICE.ORG..........................................................................................................11 KDE VZÍT OPENOFFICE.ORG?................................................................................................................11
Co je to Calc?................................................................................................................................. 11 Spuštění Calcu............................................................................................................................... 12 Prostředí Calcu .............................................................................................................................. 12 Základní operace s buňkami ........................................................................................................ 13 TYPY BUNĚK.............................................................................................................................................13 POHYB PO BUŇKÁCH – ZADÁVÁNÍ DAT DO BUNĚK .............................................................................13 OPRAVA OBSAHU BUŇKY – F2................................................................................................................14 PŘEPSÁNÍ PŮVODNÍHO OBSAHU BUŇKY .............................................................................................14 VYMAZÁNÍ OBSAHU BUŇKY....................................................................................................................14 DLOUHÝ TEXT V BUŇCE..........................................................................................................................14 NASTAVENÍ ŠÍŘKY SLOUPCE..................................................................................................................15
Blok – označování buněk do bloku.............................................................................................. 15 OZNAČENÍ CELÉ TABULKY DO BLOKU ..................................................................................................15 OZNAČENÍ CELÉHO SLOUPCE ...............................................................................................................16 OZNAČENÍ CELÉHO ŘÁDKU ...................................................................................................................16 OZNAČENÍ VÍCE OBLASTÍ SOUČASNĚ DO BLOKU...............................................................................16 ZRUŠENÍ OZNAČENÉHO BLOKU ............................................................................................................16
Základní operace s Calcem .......................................................................................................... 17 VYTVOŘENÍ JEDNODUCHÉ TABULKY ....................................................................................................17
Jednoduché vzorce (+; -; *; /; SUM)............................................................................................. 18 SČÍTÁNÍ, ODČÍTÁNÍ … ..............................................................................................................................18 ZÁVORKY...................................................................................................................................................19 OBLAST BUNĚK VE VZORCI....................................................................................................................19 SUM ...........................................................................................................................................................19 STAVOVÝ ŘÁDEK – OKAMŽITÁ INFORMACE .........................................................................................20 PŘESOUVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY ...............................................................................................21 KOPÍROVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY.................................................................................................21
Schránka a operace se schránkou .............................................................................................. 21 ZKOPÍROVÁNÍ TABULKY DO SCHRÁNKY (CTRL+C) .............................................................................. 22 VYJMUTÍ TABULKY DO SCHRÁNKY (CTRL+X) ....................................................................................... 22 VLOŽENÍ DAT ZE SCHRÁNKY (CTRL+V) ................................................................................................. 22 VLOŽIT JINAK............................................................................................................................................22
Operace s řádky a sloupci ........................................................................................................... 24 VLOŽENÍ ŘÁDKU.......................................................................................................................................24 VLOŽENÍ SLOUPCE ..................................................................................................................................24 ODSTRANĚNÍ ŘÁDKU / SLOUPCE ..........................................................................................................25 ROZDĚLENÍ TABULKY NA DVĚ ČÁSTI ....................................................................................................25 ROZDĚLENÍ TABULKY POMOCÍ PŘÍČEK ................................................................................................26
Úprava buněk a tabulky ................................................................................................................ 26 ZAROVNÁNÍ OBSAHU BUŇKY .................................................................................................................27 ŘEZ PÍSMA ................................................................................................................................................27 3
tabulkový kalkulátor Calc TYP PÍSMA ................................................................................................................................................27 VELIKOST PÍSMA ......................................................................................................................................28 BAREVNÝ PODKLAD BUŇKY...................................................................................................................28 BARVA PÍSMA TEXTU V BUŇCE ..............................................................................................................28 ČÁRY A OHRANIČENÍ V BUŇKÁCH .........................................................................................................28
Formát buňky – detailní nastavení............................................................................................... 29 ZÁLOŽKA ČÍSLA .......................................................................................................................................29 ZÁLOŽKA ZAROVNÁNÍ ............................................................................................................................32 ZÁLOŽKA PÍSMO A EFEKTY PRO PÍSMO ..............................................................................................33 ZÁLOŽKA OHRANIČENÍ ..........................................................................................................................34 ZÁLOŽKA POZADÍ ....................................................................................................................................35 ZÁLOŽKA OCHRANA BUŇKY ..................................................................................................................36
Automatický formát ....................................................................................................................... 36 Styly a formátování........................................................................................................................ 37 JAK KONFIGUROVAT EXISTUJÍCÍ STYL? ...............................................................................................37 JAK VYTVOŘIT STYL? .............................................................................................................................37 JAK POUŽÍT STYL?...................................................................................................................................38
Hledání a nahrazování .................................................................................................................. 38 AKTIVACE OKNA PRO HLEDÁNÍ A NAHRAZOVÁNÍ................................................................................38
Tvorba vzorců ................................................................................................................................ 39 TVORBA VZORCE NAPSÁNÍM .................................................................................................................39 TVORBA VZORCE POMOCÍ PRŮVODCE ................................................................................................39 ÚPRAVA JIŽ VYTVOŘENÉHO VZORCE ...................................................................................................41
Aplikace nejpoužívanějších funkcí .............................................................................................. 41 SUM ...........................................................................................................................................................41 MIN, MAX ...................................................................................................................................................42 IF.................................................................................................................................................................42 COUNT.......................................................................................................................................................43 VLOOKUP ..................................................................................................................................................44
Funkce uvnitř funkcí ..................................................................................................................... 45 Rozkopírování údajů do ostatních buněk.................................................................................... 47 Absolutní a relativní adresování .................................................................................................. 47 Listy a práce s listy ....................................................................................................................... 48 PŘEPÍNÁNÍ MEZI LISTY ...........................................................................................................................48 VYTVOŘENÍ NOVÉHO LISTU ...................................................................................................................49 PŘEJMENOVÁNÍ LISTU ............................................................................................................................50 SMAZÁNÍ LISTU ........................................................................................................................................50 PŘEKOPÍROVÁNÍ LISTU ...........................................................................................................................50 PŘEUSPOŘÁDÁNÍ LISTŮ .........................................................................................................................51 SKRYTÍ LISTU ...........................................................................................................................................51 VZORCE V RÁMCI LISTŮ..........................................................................................................................51 VZORCE V RÁMCI VÍCE SOUBORŮ (SEŠITŮ) ........................................................................................53
Grafy ............................................................................................................................................... 55 ZÁKLADNÍ VYTVOŘENÍ GRAFU...............................................................................................................55
Úprava grafu .................................................................................................................................. 57 MANIPULACE S GRAFEM ........................................................................................................................58 PŘEMÍSTĚNÍ GRAFU................................................................................................................................58 ZMĚNA MĚŘÍTKA GRAFU ........................................................................................................................59 ZMĚNA VELIKOSTI A TYPU PÍSMA POPISKŮ OS GRAFU A NADPISŮ ................................................60
Nástroje pro editaci grafu ............................................................................................................. 60 ÚPRAVY JEDNOTLIVÝCH SOUČÁSTÍ (PRVKŮ) GRAFU ...................................................................61
4
Obsah PLOCHA (OBLAST) GRAFU .....................................................................................................................61 ZÁLOŽKA ČÁRY ........................................................................................................................................61 ZÁLOŽKA OBLAST....................................................................................................................................62 ZÁLOŽKA PRŮHLEDNOST .......................................................................................................................62 MŘÍŽKA......................................................................................................................................................62 ZÁLOŽKA ČÁRA ........................................................................................................................................62 LEGENDA ..................................................................................................................................................62 ZÁLOŽKA OHRANIČENÍ ...........................................................................................................................63 ZÁLOŽKA OBLAST....................................................................................................................................63 ZÁLOŽKA PRŮHLEDNOST .......................................................................................................................63 ZÁLOŽKA ZNAKY ......................................................................................................................................63 ZÁLOŽKA EFEKTY PRO PÍSMO...............................................................................................................63 ZÁLOŽKA UMÍSTĚNÍ.................................................................................................................................63 NADPIS A POPISKY OS............................................................................................................................64 OSA............................................................................................................................................................64 ZÁLOŽKA POPISEK ..................................................................................................................................64 STĚNA GRAFU..........................................................................................................................................65 DATOVÉ ŘADY GRAFU .............................................................................................................................65 ZOBRAZENÍ PŘESNÉ HODNOTY Z DATOVÉ ŘADY U SLOUPCE / SPOJNICE GRAFU .......................65 ZMĚNA TVARU SLOUPCE / SPOJNICE DATOVÉ ŘADY .........................................................................66
Další možnosti úpravy grafu ........................................................................................................ 66 ROTACE GRAFU........................................................................................................................................67 ROTACE GRAFEM POMOCÍ MYŠI ...........................................................................................................67 ROTACE GRAFEM POMOCÍ OKNA 3D POHLED.....................................................................................67 3D EFEKTY GRAFU ..................................................................................................................................68 SMAZÁNÍ GRAFU......................................................................................................................................68
Grafika v Calcu .............................................................................................................................. 68 Vkládání obrázků a grafických objektů ....................................................................................... 68 VEKTOR, NEBO RASTR?..........................................................................................................................69 FORMÁT RASTROVÉ GRAFIKY A JEJICH PODPORA ZE STRANY CALCU .........................................69 VLOŽENÍ OBRÁZKU Z EXTERNÍHO (vlastního) ZDROJE........................................................................69 AUTOMATICKÉ TVARY..............................................................................................................................70 JAK PŘENÉST AUTOMATICKÝ TVAR DO TABULKY? .............................................................................71 ZMĚNA PARAMETRŮ U NĚKTERÝCH AUTOMATICKÝCH TVARŮ .........................................................71 PÍSMOMALBA............................................................................................................................................72 TEXTOVÉ POLE.........................................................................................................................................73
Operace s grafickým objektem .................................................................................................... 73 ZMĚNA VELIKOSTI....................................................................................................................................74 PŘEMÍSTĚNÍ OBJEKTU............................................................................................................................74 SMAZÁNÍ OBJEKTU..................................................................................................................................74 BARVY, ČÁRY A VÝPLŇ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ ................................................................................. 75 ZMĚNA PARAMETRŮ U OBJETŮ TYPU AUTOMATICKÝ TVAR ..............................................................75 ZMĚNA PARAMETRŮ U RASTROVÉ GRAFIKY .......................................................................................75
Vkládání dalších objektů do tabulky............................................................................................ 75 PSANÍ ROVNIC A MATEMATICKÝCH SYMBOLŮ ....................................................................................75 TVOBA VZORCŮ A SYNTAXE JEJICH ZÁPISU........................................................................................76
Pokročilá práce s Calcem ............................................................................................................. 78 SEŘAZOVÁNÍ DAT (PODLE ABECEDY A HODNOT)................................................................................78 SEŘAZOVÁNÍ PO ŘÁDCÍCH .....................................................................................................................78 FILTRY (AUTOMATICKÝ APOD.) ...............................................................................................................79 SLOŽITĚJŠÍ FILTRY ..................................................................................................................................80 POUŽÍVÁNÍ A DEFINICE ŘADY ................................................................................................................80 POUŽITÍ ŘADY...........................................................................................................................................80 POUŽÍVÁNÍ LOGICKÝCH ŘAD - POSLOUPNOSTI ..................................................................................81 OVĚŘENÍ ...................................................................................................................................................82
5
tabulkový kalkulátor Calc OVĚŘENÍ TYPU SEZNAM .........................................................................................................................84 ZAMKNUTÍ BUNĚK (LISTU, SEŠITU) .......................................................................................................84 ZAMKNUTÍ BUNĚK....................................................................................................................................85 ZAMKNUTÍ LISTU......................................................................................................................................85 ZAMKNUTÍ SEŠITU (DOKUMENTU) CALCU ...........................................................................................85 PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ ...................................................................................................................86 NASTAVENÍ PODMÍNĚNÉHO FORMÁTOVÁNÍ .........................................................................................86 SMAZÁNÍ PODMÍNEK PODMÍNĚNÉHO FORMÁTOVÁNÍ.........................................................................87
Kontingenční tabulka .................................................................................................................... 87 PŘÍKLAD VYTVOŘENÍ KONTINGENČNÍ TABULKY .................................................................................88 PRÁCE S KONTINGENČNÍ TABULKOU....................................................................................................90 ZOBRAZENÍ POUZE NĚKTERÝCH HODNOT ..........................................................................................90 ROTACE POHLEDŮ...................................................................................................................................90 POUŽITÍ FILTRU V KONTINGENČNÍ TABULCE........................................................................................91 PODROBNÁ KONFIGURACE VÝSLEDNÉHO ZOBRAZENÍ KONTINGENČNÍ TABULKY........................91 NASTAVENÍ A ZMĚNA VÝPOČTU HODNOT V KONTINGENČNÍ TABULCE ...........................................92 VYTVOŘENÍ GRAFU Z KONTINGENČNÍ TABULKY .................................................................................93
Práce se souborem (sešitem)....................................................................................................... 95 ULOŽENÍ SOUBORU.................................................................................................................................95 PRVNÍ ULOŽENÍ ........................................................................................................................................95 DRUHÉ A DALŠÍ ULOŽENÍ........................................................................................................................96 ULOŽENÍ POD JINÝM JMÉNEM (ULOŽIT JAKO...)..................................................................................97 OTEVŘENÍ SOUBORU .............................................................................................................................97 VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU .......................................................................................................... 98 ŠABLONY ..................................................................................................................................................98 ŠABLONY V PROSTŘEDÍ OPENOFFICE.ORG ......................................................................................98 SYSTÉMOVÉ ZAČLENĚNÍ ŠABLON DO PROSTŘEDÍ OPENOFFICE.ORG ......................................... 99 VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU POMOCÍ ŠABLONY .......................................................................100 ULOŽENÍ VLASTNÍ ŠABLONY ...............................................................................................................101 NASTAVENÍ CEST K SOUBORŮM..........................................................................................................101
Import dat a uložení v jiném formátu ....................................................................................... 102 IMPORT DAT DO TABULKY CALCU ...................................................................................................... 102 ULOŽENÍ DOKUMENTU V JINÉM FORMÁTU ........................................................................................103
Formuláře - interaktivní prvky v Calcu ..................................................................................... 104 PANEL NÁSTROJŮ S FORMULÁŘI .......................................................................................................104 ZAŠKRTÁVACÍ POLÍČKO.........................................................................................................................105 TLAČÍTKO VOLBY....................................................................................................................................106 SEZNAM ..................................................................................................................................................107 ROLOVACÍ TLAČÍTKO .............................................................................................................................109
Tisk a předtisková příprava ....................................................................................................... 110 NEJSNADNĚJŠÍ TISK – TLAČÍTKO TISKÁRNY .....................................................................................110 NÁHLED NA TABULKU – PŘEDTISKOVÁ PŘÍPRAVA ...........................................................................110 ZAVŘENÍ NÁHLEDU ...............................................................................................................................111 FORMÁT STRÁNKY.................................................................................................................................111 ZÁLOŽKA STRÁNKA ...............................................................................................................................111 ZÁLOŽKA OHRANIČENÍ .........................................................................................................................112 ZÁLOŽKA POZADÍ...................................................................................................................................112 ZÁLOŽKA ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ .................................................................................................................112 ZÁLOŽKA LIST ........................................................................................................................................113 SAMOTNÝ TISK TABULKY ......................................................................................................................114 TISK POUZE ČÁSTI TABULKY................................................................................................................114
Calc a internet ............................................................................................................................. 114 IMPLICITNÍ VYTVÁŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU V CALCU ......................................................115 BLOKOVÁNÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU ..........................................................................................115 TVORBA HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU................................................................................................115
6
Obsah VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU Z TEXTU ..........................................................................115 VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU TYPU POŠTA A ZPRÁVY ................................................116
Další užitečné schopnosti Calcu................................................................................................ 117 EXPORT DO PDF ....................................................................................................................................117 POSTUP PŘI EXPORU DOKUMENTU CALCU DO PDF........................................................................117 NAVIGÁTOR .............................................................................................................................................118
Nastavení Calcu........................................................................................................................... 119 VOLBY OPENOFFICE.ORG ....................................................................................................................119 VOLBY NAČÍTÁNÍ / UKLÁDÁNÍ................................................................................................................120 VOLBY OPENOFFICE.ORG CALC..........................................................................................................120
PŘÍLOHA I. ................................................................................................................................... 121 NEJČASTĚJI POUŽÍVANÉ FUNKCE - NÁZVOSLOVÍ CALC A EXCEL ..................................................121
PŘÍLOHA II. .................................................................................................................................. 127 NEJZÁKLADNĚJŠÍ OPERACE S BUŇKAMI ...........................................................................................127
Upozornění: Tato kniha popisuje program OpenOffice.org 2.1 Calc. Tento program můžete mít nainstalovaný pod několika verzemi systému Windows (Windows 98, 2000, XP apod.). Otisky obrazovek v knize jsou vytvořeny se vzhledem Windows XP. To znamená, že pokud používáte systém Windows XP s nastavenou maskou „klasický“, mohou mít okna v horní části vizuálně odlišnou lištu a tlačítka umístěná vpravo v horní části okna jinou podobu. Tato skutečnost nemá absolutně žádný vliv na obrazovku Calcu jako takovou a obsah oken se v ničem neliší od obsahu oken na vašem počítači!
7
tabulkový kalkulátor Calc Vysvětlivky k prvkům použitým v knize V knize naleznete několik značek, které mají svůj smysl. Na první pohled tak snadno vizuálně pochopíte, zda je text důležitý, zda se jedná o poznámku, nebo na co si máte dávat pozor. Poznámka: Tímto symbolem jsou v textu označeny poznámky, tedy text, který není nezbytně nutný pro pochopení vysvětlovaného problému. Má za úkol pouze upřesnit nebo doplnit význam textu, případně odkázat na jiné stránky s podobným tématem. Tip: Tímto symbolem jsou v textu označeny všechny tipy. Tip je text, který podává návod na vyzkoušení dalších postupů a ukazuje i jiné možnosti řešení daného problému. Upozornění: Tímto symbolem jsou v textu označena všechna upozornění. Varují před záludnými překážkami a úskalími, na něž je nutné dávat pozor, a upozorňují na nebezpečí v programech a na časté chyby v postupech. Pamatujte: Tímto symbolem jsou v textu označeny pasáže, které je dobré si zapamatovat a znát. Většinou se jedná o základy probírané látky daného tématu. Bez znalosti těchto pasáží obvykle není možné úspěšně pokračovat v dalším studiu.
POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU Pro popis OpenOffice.org Calcu jsou v knize použity termíny, které se odkazují na konkrétní prvek. Jedná se o následující: Zatržítka – nabízejí uživateli k výběru určitou akci. Pokud je zatržítko „zafajfkováno“, funkce je aktivní – v opačném případě nikoliv. Vždy v jednom seskupení několika zatržítek může být zatrženo libovolné množství nezávisle na ostatních. Může vzniknout případ, kdy není zatržena žádná volba, nebo jsou označeny všechny. Přepínače – jsou obdobou zatržítka, ale s tím rozdílem, že v seskupení přepínačů může být vždy pouze jediná (právě jedna) volba aktivní. Přepínací nabídka – je určena ke zpřesnění většinou číselných hodnot. Klepnutím na šipku nahoru se hodnota zvyšuje a šipkou dolů snižuje. Obvykle je možné dopsat konkrétní hodnotu do nabídky i přímo. Dialog – slouží k zadávání názvů, příkazů nebo čísel. Velmi často se vyskytuje v systému i v této knize. Rozevírací nabídka – umožňuje výběr z několika předdefinovaných hodnot (textových i číselných), které budou zobrazeny po klepnutí na malou šipku dolů v pravé části nabídky. Záložky – zejména v konfiguračních oknech často používaný prvek. Záložky většinou blíže kategorizují obsah okna. Mezi záložkami lze pohodlně přepínat myší. Aktivní záložka je vždy v popředí a částečně překrývá ostatní.
8
Jak pracovat s knihou Poznámka autora: Tato kniha si klade za cíl seznámit žáky a studenty s aplikací OpenOffice.org Calc. Přestože obsahuje popis všech důležitých oblastí Calcu, neobsahuje (a není cílem autora, aby obsahovala) popis naprosto všech nabídek a možností, které Calc skýtá.
JAK PRACOVAT S KNIHOU? JAK JE KNIHA ČLENĚNA? Kniha je členěna tematicky do samostatných kapitol. Jednotlivé kapitoly jsou řazeny tak, jak by měl začínající uživatel do tajů tabulkového kalkulátoru OpenOffice.org Calc pronikat. Ucelenost tématu v každé kapitole ale zároveň umožňuje přeskakovat jednotlivé kapitoly a vyhledat vždy takovou informaci, která je v dané chvíli potřebná. Pokud se třeba momentálně chcete zabývat tiskem, stačí vyhledat kapitolu o tisku a předtiskové přípravě a zde naleznete ucelený blok informací o tisku v aplikaci OpenOffice.org Calc. Takové členění rovněž umožňuje velmi snadno přizpůsobit výuku Calcu podle potřeby. Jinými slovy, není problém podle vlastních potřeb uspořádat jednotlivé kapitoly.
9
tabulkový kalkulátor Calc OpenOffice.org CO JE TO OPENOFFICE.ORG? OpenOffice.org je balík kancelářských programů pro použití doma nebo v úřadu, ve škole či v kanceláři, jinými slovy všude tam, kde potřebujete napsat dopis, upravit obrázek, vytvořit tabulku, prezentaci apod. Jedná se o několik nejpoužívanějších kancelářských programů: •
Writer - textový editor
•
Impress - prezentační manažer
•
Draw - program pro práci s grafikou
•
Calc - tabulkový kalkulátor
•
Base - databázový program
•
Math - editor rovnic
POROVNÁNÍ S KONKURENCÍ Pokud jste někdy stáli před problémem, jaký program pro psaní textu, tvorbu tabulek či třeba prezentaci si na svůj počítač nainstalovat, určitě jste při hledání narazili na programy, jakými jsou například Word, Excel, 602Text, 602Tab a další. Jestliže jste hledali skutečně důkladně, pak nepochybně neunikl vaší pozornosti ani balík s kancelářskými produkty OpenOffice.org. Je velmi obtížné porovnávat jednotlivé balíky programů, protože rozdíly mezi nimi jsou pro běžného uživatele velmi zanedbatelné. V zásadě lze říci, že všechny výše uvedené programy mají zhruba stejné funkce, téměř stejně se ovládají a mají přibližně stejný vzhled.
PROČ OPENOFFICE.ORG? A proč ne? I když to je asi odpověď, která vás jako náročnějšího uživatele asi moc neuspokojila. Tak tedy pěkně popořádku. Proč byste tedy vlastně měli používat balík programů OpenOffice.org mezi tolika „podobnými“ kancelářskými balíky? Důvody jsou následující:
10
•
OpenOffice.org je volně šiřitelný a zdarma. Je to sice neuvěřitelné, ale je to skutečně tak. I dnes můžete dostat něco kvalitního, což OpenOffice.org je, zcela zdarma. Nulová pořizovací cena je při zachování vysoké úrovně a kvality natolik přesvědčivou výhodou, že právě to je oním nejpádnějším argumentem pro jeho stažení a používání. To, že si například z internetu stáhnete nejaktuálnější lokalizovanou (českou) verzi programu a máte ji legálně nainstalovanou ve vašem počítači, je více než dobrý pocit. Navíc pokud víte, že konkurenční, zhruba stejně rozsáhlý balík programů stojí cca 10 000 Kč.
•
Silný, stabilní, kvalitní a spolehlivý nástroj. Výše uvedený argument vás může nahlodat v tom smyslu, zda to, co je zdarma, může být vůbec kvalitní? Vězte, že určitě ano! OpenOffice.org totiž není nějakou narychlo vytvořenou náhražkou pro fandy a nadšence, kteří nechtějí platit za „komerční software“, a tak si vytvořili svůj vlastní. OpenOffice.org je dlouhodobě vyvíjený, ostře testovaný a plně funkční celek vzájemně propojených aplikací, které svým rozsahem, možnostmi a počtem funkcí zcela konkurují velkým komerčním balíkům.
•
OpenOffice.org v porovnání s ostatními kancelářskými balíky zabere podstatně méně místa. Samotný instalační soubor i velikost dat na disku po instalaci jsou velmi malé. Je fakt, že v dnešní době Xset gigabytových harddisků to nehraje příliš velkou roli, ale je alespoň vidět, že i rozsáhlý program plný funkcí a možností lze udělat jako poměrně datově nenáročný balíček.
•
OpenOffice.org umí export do PDF. I kdyby tato funkce byla opravdu jedinou výhodou balíku OpenOffice.org, už to stojí za to o OpenOffice.org uvažovat. Formát PDF je totiž celosvětově uznávaným formátem pro elektronickou výměnu dokumentů. Pokud tedy někomu pošlete cokoliv v elektronické podobě (dopis, tabulku, obrázek) ve formátu PDF, je velmi pravděpodobné, že i když nevíte, jaký má tento člověk operační systém, textový editor či tabulkový kalkulátor, určitě si data bude moci přečíst.
•
Kompatibilita s MS Office. Možnou obavou, kterou ovšem tato skutečnost vyvrací, je kompatibilita s balíkem MS Office. Jinými slovy, pokud již máte řadu dokumentů napsaných ve Wordu či tabulky vytvořené v Excelu, nemusíte se bát, že s OpenOffice.org budete zcela „odříznuti od okolního světa“. OpenOffice.org umí načítat a ukládat do většiny aktuálních verzí MS Office i jiných aplikací podobného typu. Pokud tedy například přecházíte na OpenOffice.org z jiného programu, např. z MS Office, nejsou pochybnosti o datové kompatibilitě rozhodně na místě.
•
Ovládání, na které jste zvyklí. Většina kancelářských balíků má velmi podobné ovládání. Nepsaným standardem je, že například tlačítko B značí tučné písmo, jiné tlačítko je určeno pro změnu velikosti
Základní operace v Calcu a jiné pro změnu typu písma. Samozřejmě že OpenOffice.org se drží těchto zavedených standardů, a proto veškeré typy ovládání konkrétních operací zavedené v jiných balících jsou i zde zachovány. Můžete si tak být jisti, že pokud jste pracovali například s MS Office nebo 602PC Suite, bude práce s OpenOffice.org v podstatě stejná jako s těmito aplikacemi. Nemusíte se tak bát, že OpenOffice.org je něco úplně jiného než programy, na které jste byli zvyklí.
NIKDO NENÍ DOKONALÝ... Nic na světě není dokonalé, proto považujeme za seriózní a objektivní zmínit zde i negativa při práci s OpenOffice.org. Naštěstí jsou ale spíše „kosmetického charakteru“. •
Kompatibilita s MS Office není vždy 100%. Zejména u velkých nebo rozsáhlých dokumentů či u složitých záhlaví není převod mezi dokumenty MS Office a OpenOffice.org vždy ideální. U běžných nebo standardně používaných dokumentů je však převod v podstatě bezproblémový.
•
Lehce vyšší nároky na RAM. Přestože instalační program i instalace jako taková jsou velmi úsporné, nároky na paměť RAM jsou ve srovnání s tím relativně vyšší. U současných moderních počítačů se tímto příznakem nemusíte vůbec zabývat, ale zejména u starších strojů s omezenou kapacitou RAM můžete pocítit delší dobu startu jednotlivých aplikací a častější swapování (odkládání dat na disk).
•
Vzhled. Tento záporný argument možná není úplně podstatný a tvůrci OpenOffice.org se na mě budou asi zlobit, ale je pravda, že vhled ikonek, tlačítek a vůbec celkový vizuální dojem OpenOffice.org je slabší než vzhled například MS Office. Samozřejmě se nejedná o nic tragického a to, že lišty a ikonky nejsou stínované či že nabídky nejsou „přeplácané“ nejrůznějšími efekty, vůbec nevadí. Na druhou stranu je fakt, že v porovnání s verzemi OpenOffice.org 1.x je vizuální vzhled verze 2.x o pořádný kus dále.
•
Absence vychytávek. To, co teď napíšu, asi rovněž příznivce Calcu lehce nadzvedne ze židle, ale napsat to prostě musím, neboť si troufám tvrdit, že znám MS Office velmi dobře a mohu srovnávat. Zdá se mi totiž, že MS Office má přece jen víc tzv. vychytávek. Například u nabídky pro ohraničení tabulky chybí v Calcu pohodlné tlačítko pro volbu tenké či tučné čáry, nebo u barev není možné snadno namíchat vlastní atd. Samozřejmě všechno, co jsem uvedl, je možné v Calcu provést, ale poněkud obtížněji nebo přes více kroků, než je tomu například u MS Office.
PŘECHOD NA OPENOFFICE.ORG Mnozí uživatelé, kteří chtějí používat programy OpenOffice.org, již mohou mít nějaké zkušenosti s jinými kancelářskými programy a chtějí na OpenOffice.org pouze přejít. Dobrou zprávou je, že přechod například z Wordu či Excelu na Writer či Calc je velmi snadný, neboť ovládání jednotlivých programů je velmi podobné. Znamená to tedy, že pokud umíte pracovat s jiným kancelářským programem, pak se rozhodně při přechodu na OpenOffice.org nemusíte učit pracovat s textovým editorem nebo tabulkovým procesorem úplně od začátku. Spíš naopak, učíte se pouze změny a chápání lehce pozměněné logiky. Většina funkcí se provádí logicky i principiálně stejně, dokonce velká část funkcí má u aplikací i velmi podobná tlačítka.
KDE VZÍT OPENOFFICE.ORG? Možností jak získat OpenOffice.org je hned několik. Pokud máte k dispozici alespoň trochu „rozumné“ připojení k internetu, můžete si aktuální verzi stáhnout ze stránek http://www.openoffice.cz. Velikost stažených dat je zhruba 70 MB. Další možnou variantou je objednat si CD. Za jeho zaslání se platí manipulační poplatek, který je ale natolik nízký, že ani tato varianta získání softwaru vaši kapsu rozhodně nezruinuje.
Co je to Calc? Calc je tabulkový procesor, někdy též tabulkový kalkulátor. Programy této kategorie jsou spolu s textovými editory bezpochyby jedny z nejpoužívanějších programů na světě. Prostřednictvím tabulkových procesorů můžete pohodlně vytvářet rozsáhlé tabulky a třídit je podle zadaných klíčů, definovat prakticky neomezené vzorce a funkce, vytvářet filtry podle nadefinovaných parametrů a v návaznosti na data v tabulce vytvářet grafy. Možností je skutečně mnoho, a ač se to na první pohled nezdá, tabulkový procesor OpenOffice.org Calc je silný nástroj pro zpracování, výpočty a vyhodnocování dat v „tabulkové“ podobě.
11
tabulkový kalkulátor Calc Spuštění Calcu Po instalaci balíku Office se umístí ikony všech nainstalovaných programů do nabídky Start Programy OpenOffice.org 2.1. 1. Klepněte na tlačítko Start, umístěné v levé dolní části Windows
.
2. V rozevřené nabídce zvolte položku Programy a poté položku OpenOffice.org 2.1. 3. Windows otevře nabídku s nainstalovanými programy. Zde vyhledejte položku OpenOffice.org Calc a klepněte na ni. Calc bude spuštěn.
Spuštění pomocí panelu snadného spuštění Po instalaci OpenOffice.org jste si možná všimli, že se do pravé části dolní lišty umístila ikonka s logem OpenOffice.org. Pokud na ikonu klepnete jednou pravým tlačítkem myši, zobrazí se nabídka s položkami, připravenými k otevření nového dokumentu odpovídajícího typu. Stačí tedy klepnout na Sešit a otevře se Calc připravený s prázdným sešitem pro vaši práci.
Prostředí Calcu Po spuštění programu se zobrazí prostředí Calcu, které se skládá z několika částí. V horní části je hlavní nabídka (menu), kde jsou v podnabídkách umístěny všechny funkce Calcu. Do hlavní nabídky se dostanete buď stisknutím klávesy F10, nebo klepnutím levým tlačítkem myši na některou z položek nabídky. Protože aktivovat určitou funkci prostřednictvím hlavní nabídky může být únavné, umístili tvůrci Calcu často používané operace na tlačítka. Stačí klepnout na tlačítko a funkce je aktivována. Například pro změnu velikosti písma není nutné projít složitou cestou nabídek, ale stačí jednoduše klepnout na správnou ikonu. Tlačítka, jež spolu úzce souvisí, jsou logicky uspořádána do tzv. panelů nástrojů. Ty jsou umístěny pod hlavní nabídkou. Aktuální počet panelů nástrojů a jejich momentální zobrazení je plně v rukou uživatele.
Panely nástrojů s tlačítky Řádek vzorců - zde se zobrazuje úplný a skutečný obsah aktivní buňky.
Označení sloupců písmeny
Pozice aktivní buňky
Označená / aktivní buňka
Označení řádků čísly
Záložky sešitu. Jeden sešit může mít až 256 záložek. Každá záložka může obsahovat jinou tabulku, buď zcela nezávislou na jiné záložce, nebo s jinou záložkou úzce propojenou.
Posuvníky pro pohyb v tabulce
Stavový řádek s aktuálními pracovními informacemi
12
Základní operace v Calcu Uprostřed okna Calcu je viditelná „síť“ - mřížka. Šedé čáry mřížky rozdělují pracovní oblast na takzvané buňky. Každá buňka je malou pracovní oblastí Calcu a je schopna nést samostatně určitou informaci nezávisle na ostatních. Právě v těchto buňkách budou vytvářeny tabulky. Pamatujte: Aby bylo možné se v buňkách orientovat a pohybovat se po nich, je každá buňka označena písmenem ve vodorovném směru a číslem ve směru svislém (podobně jako u populární hry „Lodě“). Název buňky je pak tvořen sloučením těchto hodnot – např. A5, B4, C32 apod. Při práci je pochopitelně nutné vidět, ve které buňce právě stojíme a která buňka je takzvaně aktivní. Tato buňka je zvýrazněna tučnou černou čarou. Na předchozím obrázku je to buňka C5. Řádek vzorců. Zde se zobrazuje obsah aktivní buňky (tj. buňky, ve které právě stojíte).
Těsně nad mřížkou, resp. nad písmeny (A, B, C, D …) je velmi důležitý řádek vzorců. Tato oblast zobrazuje aktuální obsah každé buňky a zároveň může sloužit i k editaci buněk. V dolní části jsou patrné listy (List1, List2 …). V Calcu může mít jeden soubor až 256 listů. Přitom každý list je jedna samostatná tabulka, naprosto nezávislá na ostatních listech. Možnost implementace několika listů do jednoho souboru je velmi výhodná. Dejme tomu, že bude existovat soubor žáci.ods, obsahující 10 listů. Každý list bude seznamem jmen žáků v jedné třídě. Protože jsou všechny informace uloženy v jednom souboru (ale zároveň rozděleny do několika tabulek), je evidence snadno přenosná a zároveň pohromadě. Poměrně jednoduchými funkcemi lze ale jednotlivé listy mezi sebou provázat tak, aby data spolupracovala.
Základní operace s buňkami TYPY BUNĚK Každá buňka může nést informaci nezávisle na jiné buňce. Podle toho, o jakou informaci se jedná, můžeme rozdělit typ informací v buňce do několika kategorií. Základní typy dat jsou následující: • Řetězec (text) – jedná se o jakýkoliv text. Textová buňka může obsahovat prakticky cokoliv - čísla, text, znaménka, ale například i kombinaci prostého textu s číslem. • Číslo – jakákoliv číselná hodnota. Pokud má být číselná buňka skutečně číselná, nesmí obsahovat NIC jiného než číslo, a to bez jakýchkoliv dalších znaků! • Vzorec – vzorec vždy začíná znakem =. Vzorec je důležitým prvkem, bez něhož by nebylo možné provést žádný výpočet. Vše, co je za rovnítkem, považuje Calc za definici vzorce. • Datum – buňka obsahující datum v předem stanovené formě zápisu.
POHYB PO BUŇKÁCH – ZADÁVÁNÍ DAT DO BUNĚK Po buňkách se v Calcu můžete pohybovat kurzorovými šipkami nebo klepnutím myší vždy na tu buňku, kterou si přejete vybrat. Aktuální buňka je vždy zvýrazněna tučnou černou čarou. Buňku, se kterou budete pracovat, je nutné zvýraznit, resp. postavit se na ni. Kromě toho, že obsah je vidět v buňce samotné, její skutečný obsah je také zobrazen v řádku vzorců.
Obsah aktivní buňky je zobrazen i v řádku vzorců.
Obsah buňky tak, jak je vidět na své pozici v tabulce.
13
tabulkový kalkulátor Calc Termín „skutečný obsah“ používám proto, že ne vždy je skutečný obsah takový, jaký vidíte v buňce. Může být pozměněn formátem, může být delší apod. Nehledě na to, že například v případě vzorců se v buňce zobrazí výsledek vzorce, zatímco v řádku vzorců je vidět skutečný vzorec, který výsledek spočítal. Text, číselnou hodnotu, datum nebo vzorec zadáte do buňky pouhým napsáním. 1. Nastavte se klepnutím myši nebo kurzorovými klávesami do buňky, do níž si přejete zadat hodnotu. 2. Zadejte do buňky text nebo jakoukoliv hodnotu. 3. Obsah buňky potvrďte klávesou Enter nebo některou z kurzorových kláves.
Klávesy pro pohyb po buňkách Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Page Up Page Down
Přejdi o jednu buňku nahoru Přejdi o jednu buňku dolů Přejdi o jednu buňku doprava Přejdi o jednu buňku doleva Přejdi na horní okraj celé tabulky Přejdi na dolní okraj celé tabulky Přejdi na pravý okraj celé tabulky Přejdi na levý okraj celé tabulky Přejdi o obrazovku nahoru Přejdi o obrazovku dolů
OPRAVA OBSAHU BUŇKY – F2 Pokud potřebujete opravit obsah již napsané buňky, pak k editaci slouží klávesa F2. Přitom nezáleží na tom, zda se jedná o buňku obsahující text, číslo, vzorec apod. 1. Nastavte kurzor na buňku, která bude opravována. 2. Stiskněte klávesu F2 a proveďte opravu obsahu buňky, nebo klepněte myší na opravované místo v řádku vzorců.
F2
3. Změny potvrďte klávesou Enter.
PŘEPSÁNÍ PŮVODNÍHO OBSAHU BUŇKY Jestliže potřebujete buňku přepsat jiným, novým obsahem, nastavte se na tuto buňku a rovnou začněte psát nový text. Po potvrzení klávesou Enter bude starý obsah automaticky nahrazen novým.
VYMAZÁNÍ OBSAHU BUŇKY Smazání buňky je velmi jednoduché. Stačí nastavit kurzor na buňku, jež má být smazána, a stisknout klávesu Delete. V tom okamžiku zobrazí Calc okno s nabídkou, co přesně chcete v buňce smazat. Je totiž nutné si uvědomit, že buňka - to není jen její obsah, ale také formátování, ohraničení apod. Pokud tedy chcete smazat veškerý obsah buňky se všemi vlastnostmi, zvolte zatržítko Smazat vše a poté klepněte na tlačítko OK.
DLOUHÝ TEXT V BUŇCE Snadno se může stát, že text v buňce je příliš dlouhý a v buňce se nezobrazí. Na obrázku obsahuje buňka B2 text „Toto je dlouhý text v buňce“. Přestože text prochází buňkou C2 a končí v buňce D2, vztahuje se k buňce B2.
Dlouhý text přesahuje i do dalších buněk, protože jsou prázdné. Pokud je text dlouhý a sousední buňka vpravo nedovolí zobrazit text celý, objeví se u pravé čáry buňky červená šipka a text je vizuálně zkrácen. Ve skutečnosti ovšem buňka obsahuje celý text.
14
Základní operace v Calcu Na dalším řádku obsahuje buňka B3 naprosto stejný text („Toto je dlouhý text v buňce“), ale tento již není zobrazen celý, protože následující buňka vpravo (C3) je již plná. To ale neznamená, že by byl původní text zkrácen - pouze není vidět. Pokud bychom buňku C3 smazali, uvolnila by prostor pro zbytek textu z buňky B3. Zároveň si také všimněte malé červené šipečky u pravé hrany buňky. Ta se v Calcu zobrazuje všude tam, kde je textový obsah buňky větší, než se do buňky může vejít.
NASTAVENÍ ŠÍŘKY SLOUPCE Podobně jako s textem mohou vzniknout problémy i s číslem. Jestliže je číslo v buňce příliš dlouhé, zobrazí se místo něj několik křížků (obr. vlevo). V takovém případě je nutné „natáhnout“ šířku sloupce tak, aby se číslo do buňky vešlo. 1. Nastavte myš v záhlaví řádků na pravou hranici buňky, jejíž šířku si přejete změnit. Myš by měla získat tvar oboustranné šipky (viz obrázek vpravo). 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte vlevo nebo vpravo na požadovanou pozici. 3. Uvolněte levé tlačítko myši - šířka sloupce je změněna. Šířku sloupce lze nastavit i přesně podle nejširšího obsahu buňky ve sloupci. Podobně jako v předchozím případě nastavte myš v záhlaví řádků na pravou hranici buňky, jejíž šířku si přejete změnit. Až se tvar myši změní na oboustrannou šipku, poklepejte dvakrát levým tlačítkem myši. Šířka celého sloupce bude změněna přesně podle nejširší buňky, která se ve sloupci nachází.
Blok – označování buněk do bloku V Calcu budete velmi často pracovat s více buňkami a modifikovat více buněk současně. V celé tabulce bude např. nutné upravit formát zobrazení čísla nebo celou tabulku přemístit apod. Abyste nemuseli každou buňku upravovat zvlášť, můžete označit několik buněk do bloku a operaci pak provést s celým blokem najednou. Blok lze označit mnoha způsoby. Rovněž záleží na tom, jaká oblast buněk má blok tvořit. Pokud se bude jednat o klasické označení několika buněk v tabulce (jako na obrázku), pak postupujte následovně:
1. Nastavte myš na buňku, která bude tvořit levý horní roh budoucího bloku. 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 3. Táhněte levým tlačítkem myši k pomyslnému pravému dolnímu rohu bloku tabulky. Při tažení se označuje oblast buněk – budoucí blok. 4. V okamžiku, kdy je blok označen podle vašich požadavků, uvolněte levé tlačítko myši. Blok je označen.
OZNAČENÍ CELÉ TABULKY DO BLOKU Poměrně snadno lze označit do bloku celou tabulku, lépe řečeno celý list. U takového bloku je zaručeno, že bude obsahovat skutečně vše, co se na daném listě nachází.
15
tabulkový kalkulátor Calc Celou tabulku označíte do bloku tak, že klepnete jednou levým tlačítkem myši do šedého prostoru nad čísla, která označují řádky, a vlevo od písmen označujících sloupce. Tento prostor naleznete v levém horním rohu oblasti buněk. Jedná se o jedinou šedou prázdnou oblast bez písmena či čísla, kde se protínají popisky sloupců a řádků.
OZNAČENÍ CELÉHO SLOUPCE Velmi snadno je možné označit jeden či více sloupců. Opět se jedná o označení kompletně celého sloupce, to znamená od prvního do úplně posledního řádku tabulky. K označení stačí klepnout na název takového sloupce v záhlaví sloupců. Například chcete-li označit sloupec E, klepněte v záhlaví na šedé políčko E. Pro označení více sloupců postupujte následovně: 1. Na záhlaví sloupce, který bude z levé strany začínat výběr více sloupců, stiskněte a držte levé tlačítko myši. Například při označení sloupců B až F stiskněte levé tlačítko myši na záhlaví sloupce B. 2. Táhněte myší směrem doprava. Spolu s tažením se budou postupně označovat další sloupce. 3. Po označení požadovaného počtu sloupců uvolněte levé tlačítko myši.
OZNAČENÍ CELÉHO ŘÁDKU Postup označení celého řádku je velmi podobný označení sloupce. I zde platí, že řádek bude tímto způsobem označen kompletně celý, tedy od písmene A až do konce. K označení stačí klepnout v záhlaví řádků na číslo řádku, které potřebujete označit. Pro označení více řádků postupujte následovně: 1. V záhlaví řádku, který bude shora začínat jako první, stiskněte a držte levé tlačítko myši. Například při označení řádků 3 až 10 stiskněte levé tlačítko myši na záhlaví řádku 3. 2. Táhněte myší směrem dolů (event. nahoru). Spolu s tažením se budou postupně označovat další řádky. 3. Po označení požadovaného počtu řádků uvolněte levé tlačítko myši.
OZNAČENÍ VÍCE OBLASTÍ SOUČASNĚ DO BLOKU Více označených oblastí současně využijete, pokud byste například chtěli pracovat s různými částmi tabulky, které nejsou u sebe, abyste nemuseli každou část tabulky označit vždy samostatně a provést požadovanou operaci několikrát. Jak vytvořit více bloků? 1. Standardním způsobem vytvořte první blok. 2. Stiskněte a držte klávesu Ctrl. 3. Začněte označovat druhý blok. 4. Po označení druhého bloku můžete začít označovat se stále stisknutou klávesou Ctrl třetí a další blok. Počet celkově označených bloků není nijak omezen. Nakonec uvolněte klávesu Ctrl. Po označení všech potřebných bloků je možné s nimi začít pracovat stejně jako s jediným blokem.
ZRUŠENÍ OZNAČENÉHO BLOKU Zrušení označeného bloku provedete buď klepnutím levým tlačítkem myši na jakoukoliv buňku v tabulce, nebo stisknutím jedné z kurzorových kláves (šipek) na klávesnici. 16
Základní operace v Calcu Základní operace s Calcem VYTVOŘENÍ JEDNODUCHÉ TABULKY Abyste mohli dále pracovat s reálnými daty, vytvořte si jednoduchou tabulku. Bude se jednat o tržby cestovní kanceláře za zájezdy do jednotlivých destinací za měsíce červen až září. Tabulka bude vypadat asi takto:
Jedná se o velmi jednoduchou tabulku, ze které budete vycházet při další práci v Calcu. 1.
Pokud tomu tak není, vytvořte nový prázdný soubor. Po spuštění tabulkového kalkulátoru Calc je prázdný soubor vytvořen automaticky.
2.
Sloupec A nechte prázdný. Jednak proto, aby tabulka při vytváření v Calcu nebyla vizuálně „nalepena“ k levému okraji, a jednak proto, aby bylo snazší k levé straně tabulky doplnit „případné“ údaje.
3.
Nastavte se kurzorem do buňky B2. Můžete tak učinit buď pomocí šipek na klávesnici, nebo klepnutím na tuto buňku levým tlačítkem myši.
4.
Začněte psát text „Cestovní kancelář v jednotlivých destinacích“.
5.
Po napsání textu stiskněte klávesu Enter. Všimněte si, že text, přestože je delší než délka buňky, se automaticky roztáhl i do dalších buněk směrem doprava. Pokud by ale vpravo byly buňky plné, text by se nezobrazil celý.
6.
Nastavte se do buňky B5.
7.
Napište text první země – „Chorvatsko“ – a stiskněte Enter. Po stisknutí klávesy Enter budete posunuti o jednu buňku dolů.
8.
Tímto způsobem dopište další země.
9.
Přesuňte se do buňky C4. Zde napište název měsíce – „červen“.
10. Chcete-li se dostat do sousední buňky vpravo (tzn. do buňky D4), není nutné stisknout nejprve klávesu Enter a následně se znovu pracně nastavovat na sousední buňku D4. Je možné po dopsání názvu měsíce (v tomto případě června) přímo stisknout na klávesnici šipku doprava. Calc potvrdí červen podobně, jako byste stiskli klávesu Enter, a zároveň přímo přesune kurzor do sousední buňky vpravo. 11. Tímto způsobem doplňte názvy měsíců. 12. Nastavte se na buňku C5 a opište číselný údaj tržby. Stiskněte Enter pro potvrzení a přesun do další buňky dole. Podobným způsobem doplňte všechny zbývající číselné údaje v tabulce. 13. Názvy zemí (Chorvatsko, Itálie apod.) zřejmě budou širší a do buněk se nevejdou. Roztáhněte proto šířku sloupce B následujícím způsobem: 13.1
V záhlaví řádků se nastavte myší na čáru, která rozděluje sloupec B a sloupec C.
13.2
Tvar myši by se měl změnit na „oboustrannou“ šipku. Pozice myši musí být nastavena poměrně přesně – vyžaduje určitou citlivost v ruce, která začátečníkům může činit potíže.
13.3
Stiskněte a držte levé tlačítko myši.
17
tabulkový kalkulátor Calc 13.4
Táhněte se stisknutým tlačítkem myši směrem doprava – sloupec se bude rozšiřovat.
13.5
Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši. Sloupec by měl být rozšířen.
14. Pokud se vám do nastavené šířky sloupce nevejdou ani číselné hodnoty, rozšiřte obdobným způsobem i tyto sloupce. 15. Celou tabulku uložte do složky Dokumenty pod názvem Cestovka.ods.
TLAČÍTKO ZPĚT A ZNOVU Ještě předtím, než se pustíme do skutečné práce s Calcem, považuji za nezbytně nutné zmínit nástroj tlačítka Zpět a Znovu. Jedná se o funkce, kterými je možné vrátit poslední provedenou operaci zpátky – anulovat ji, jako by se nikdy nestala. Prostřednictvím těchto funkcí je dokonce možné vrátit nejen poslední provedenou operaci, ale i x operací nazpět či znovu. To je obrovská výhoda! Pokud totiž omylem provedete v Calcu nějakou operaci, která například nechtěně smazala data, způsobila potíže se vzorci či jakýkoliv jiný problém, pak se jediným klepnutím tlačítka jakoby vrátíte v čase před tuto osudnou operaci. Tlačítko Zpět má tvar modré „zkroucené“ šipky směřující doleva. Je rozděleno na dvě oblasti – na zmíněnou „zkroucenou“ modrou šipku a rozevírací nabídku (malou šipku směřující dolů). Každým následujícím klepnutím na modrou šipku budete vráceni o jeden krok zpět. Pokud chcete vrátit práci s Calcem naráz o několik kroků, klepněte na malou černou šipku u pravé části tlačítka směřující dolů. Bude zobrazena nabídka se seznamem posledních prováděných operací. Pouhým klepnutím myši na některý z řádků vrátí Calc všechny předcházející operace zpět – nebudete tak muset mnohokrát po sobě klepat na šipku tlačítka Zpět. Opakem tlačítka Zpět je tlačítko Znovu. Nachází se vpravo od tlačítka Zpět a má tvar zrcadlově obrácené šipky. Tlačítko Znovu anuluje operace provedené tlačítkem Zpět. Jeho použití je naprosto shodné s tlačítkem Zpět.
Jednoduché vzorce (+; -; *; /; SUM) Ještě předtím než se ponoříte do tvorby „opravdových“ a komplikovaných vzorců, je nezbytné dokonale ovládat základní filozofii Calcu, a tedy i ty nejzákladnější vzorce. Těmi je v Calcu myšleno sčítání, odčítání, násobení, dělení a funkce SUM.
SČÍTÁNÍ, ODČÍTÁNÍ … Dejme tomu, že v tabulce cestovní kanceláře, kterou jste si vytvořili, budete chtít sečíst červnové tržby z Chorvatska a z Itálie. Pouze z těchto dvou míst. Konkrétně se jedná o součet čísel 153 600 + 181 560. Výsledek necháte zobrazit do buňky C10 pod sloupcem s hodnotami června. 1. Nastavte se do buňky C10. Při tvorbě vzorce je vždy nutné nastavit se do té buňky, ve které se má zobrazit vypočítaná hodnota vzorce. 2. Napište přesně =C5+C6. Tento zápis Calc pochopí tak, že obsah buňky C5 sečte s obsahem buňky C6. Je bezpodmínečně nutné, aby první znak byl rovnítko, jinak by Calc buňku nepovažoval za vzorec a žádný výpočet by neproběhl! 3. Stiskněte klávesu Enter. 4. Obsah buňky se okamžitě změní na číselnou hodnotu. To proto, že Calc již stačil vzorec vypočítat a vzorce standardně zobrazuje jako jejich výsledek, nikoliv zápis. Ještě jednou podotýkám, proč se v calcových vzorcích používá takzvané adresování buněk, neboli proč při psaní vzorce píšeme C5 namísto konkrétního čísla. Je to proto, že Calc v každém okamžiku počítá s aktuálním obsahem buněk, na které se odkazujeme. V tomto případě to byla buňka C5 a buňka C6. Zkuste
18
Základní operace v Calcu změnit číslo v buňce C5 a výsledek vzorce v buňce C10 bude okamžitě přepočítán. Celá calcová tabulka, složená z adresovaných vzorců, je tak vždy aktuální. Je samozřejmě možné zadat Calcu vzorec i přímo, tedy napsat =153600+181560. I v takovém případě byste se dočkali výsledku. Ovšem pokud by kdokoliv změnil výši tržby za červen v Chorvatsku (tedy například obsah buňky C5), pak by se buňka s takto zadaným vzorcem nepřepočítala! Význam znaků pro nejzákladnější vzorce + plus běžné plus minus pomlčka nebo minus na numerické klávesnici * krát hvězdička / děleno lomítko zprava doleva Jednoduché vzorce mohou mít mnoho podob. Můžete prakticky jakkoliv kombinovat jednotlivá znaménka. Příklad: =C5+C6-C7+D8*D9
=C5-C6-C7-D8*D9
=A1+A2*B3-B4
ZÁVORKY Ve vzorcích v Calcu lze stejně jako v matematice používat závorky. Přitom pravidla pro výpočty se závorkami jsou stejná jako v matematice, tj. že to, co je v závorce, bude počítáno jako celek vzhledem k okolí závorky. Není zde ale tak jako v matematice několik typů závorek podle úrovně (kulaté, hranaté, složené), ve všech vzorcích se používá jeden jediný typ – závorky kulaté ( ). Příklad: =C5*(C5+C6+C7) + (C5*C6+C5) S jednou úrovní závorek byste ale jistě brzy nevystačili. Kulaté závorky je proto možné do sebe nořit, a to teoreticky do jakékoliv úrovně. Příklad: =((C1+C2)*(C2/C3))+B5
OBLAST BUNĚK VE VZORCI Při vytváření vzorců pomocí základních znamének (+ -*/) jste se odkazovali vždy pouze na jednu jedinou buňku. Například bylo třeba sečíst buňku C5 s buňkou C8. Představte si ale, že bude k dispozici seznam dvou set položek pod sebou, které bude potřeba sečíst. V případě předchozího příkladu by to bylo např. 200 míst, do kterých by cestovní kancelář pořádala zájezdy. Kdybyste postupovali dosud popsaným způsobem, byl by takový vzorec neskutečně dlouhý a vytvořit jej by zabralo spoustu času (=C5+C6+C7+C8+... + C200). S podobnými příklady se jistě ještě mnohokrát setkáte. Aby nebylo nutné vytvářet takové dlouhé a pracné vzorce, existuje možnost označit oblast buněk, na které se má určitá funkce vztahovat. Jinými slovy, pokud bude potřeba sečíst všechny buňky od pátého do dvoustého řádku, prostě „řekneme“ Calcu, aby sečetl všechno, co se nachází mezi pátým a dvoustým řádkem, a o víc se nebudeme starat. Určíme takzvanou oblast buněk. U oblasti buněk je vždy potřeba určit její začátek a konec. Začátek určuje první buňka oblasti, konec poslední buňka v oblasti. Mezi začátkem a koncem oblasti je dvojtečka. Oblast buněk se vždy zapisuje do závorek. Příklad: (C5:C10)
(C5:D20)
(H15:J56)
Samotná oblast buněk je však k ničemu, pokud ji nemáme jak použít. Proto každá oblast buněk musí být spojena s určitou konkrétní funkcí. Ukázkovým příkladem je funkce SUM vysvětlená v dalším odstavci. Příklad: =SUM(C5:C10)
=MAX(C5:D20)
=AVERAGE(H15:J56)
SUM Ačkoliv je vytváření vzorců pomocí základních znamének jistě užitečné, dlouho byste s nimi zřejmě nevystačili. Budete-li chtít využít sílu výpočtů v Calcu skutečně „pořádně“, pak nezbývá než sáhnout po některé
19
tabulkový kalkulátor Calc z calcových funkcí. Přitom nejzákladnější funkcí Calcu je jednoznačně SUM – funkce pro sečtení oblasti buněk. Vzhledem k tomu, že je velmi často používána, má na řádku vzorců i své tlačítko (pochopitelně v podobě sumy). Použití funkce SUM aplikujeme na příkladu s cestovní kanceláří. Dejme tomu, že budete chtít sečíst tržby cestovní kanceláře za jeden měsíc (tj. ze všech míst). 1. Nastavte se do té buňky, ve které má být zobrazen výsledek. V příkladu je to buňka C10. 2. Klepněte na tlačítko sumy. 3. Calc označí blikající čarou oblast buněk nad (někdy též pod nebo vedle) buňkou, ve které má být vzorec. Do této buňky se vzorec zároveň dopíše. a) Pokud s navrženou oblastí buněk souhlasíte, stiskněte klávesu Enter, vzorec bude vytvořen a součet buněk vypočítán. b) Pokud s navrženou oblastí nesouhlasíte, označte do bloku jinou oblast, která má být funkcí SUMA sečtena. Postup označování je stejný jako při označování běžných buněk do bloku, jen namísto černě zvýrazněného bloku bude mít tento blikající okraje. Teprve nyní můžete potvrdit blok klávesou Enter. Upozornění: V bodě č. 3 předchozího postupu Calc „navrhl“ oblast, označenou do bloku, která má být použita pro výpočet sumy. Calc navrhl právě tuto oblast proto, že je bezprostředně svázána (sousedí) s buňkou, ve které má být zobrazen výsledek (resp. umístěn vzorec). To ale neznamená, že oblast, kterou Calc navrhne, musí uživatel akceptovat. Pokud s oblastí souhlasí, potvrdí to klávesou Enter. Pokud ale nesouhlasí, pak je možné Calcem navrženou blikající oblast buněk upravit libovolně podle vlastní potřeby – viz bod č. 3b. Všimněte si, že vzorec vymezuje oblast buněk, které budou sečteny. Na příkladu je to oblast buněk C5 až C9. Vše mezi těmito buňkami bude tedy do vzorce zahrnuto. Odpadá vypisování C5+C6+C7+… atd. Tip: Tlačítko SUM na panelu nástrojů pouze zjednodušuje, resp. automatizuje zadávání vzorce SUM. Pokud byste do příslušné buňky dopsali celý text (tzn. =SUM(C5:C9)) „ručně“, výsledek by byl stejný, nicméně dosažený pracnější cestou.
STAVOVÝ ŘÁDEK – OKAMŽITÁ INFORMACE Stavovým řádkem je v Calcu poslední dolní řádek - lišta s doplňujícími informacemi o právě prováděných akcích v Calcu. Stavový řádek v každém okamžiku informuje o dění v Calcu. Může poskytnout určité informace tak rychle, že předčí i vytváření funkcí. Calc má v sobě po instalaci zabudováno, že jakmile je označeno do bloku více buněk s čísly, pak tyto buňky automaticky sčítá a výsledek součtu zobrazí právě na stavovém řádku. Případné textové buňky ignoruje. Tuto funkci můžete ihned vyzkoušet. Na obrázku vlevo slouží stavový řádek k zobrazení součtu označených číselných buněk. Na obrázku vpravo je stavový řádek přepnut na zobrazování průměru právě označených číselných buněk.
Je zajímavé, že ač má každý uživatel Calcu tuto funkci „na očích“, jen málokdo o ní ví. Na stavovém řádku se ale mohou automaticky provádět i jiné funkce, než je zrovna součet. K dispozici je i průměr, určení minima, maxima apod. Stačí do příslušného políčka na stavovém řádku klepnout jednou pravým tlačítkem myši a v otevřené nabídce vybrat jednu z nabízených funkcí.
20
Základní operace v Calcu PŘESOUVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY Každou část tabulky je možné přesunout na jiné místo v sešitu. Pokud má být přesun proveden na jinou pozici v sešitu (v rámci jednoho listu), lze jej velmi elegantně provést i pomocí myši. 1. Označte do bloku oblast buněk, která má být přesunuta na jinou pozici v listu. 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši na jakémkoliv místě označeného bloku - můžete si vybrat skutečně jakékoliv místo (jakoukoliv buňku) uvnitř označené (černě zvýrazněné) oblasti. 3. Táhněte myší směrem k nové pozici. Při tažení se spolu s myší táhne i čárkovaný obrys označené oblasti buněk. 4. Na nové požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši - obsah označeného bloku sem bude přesunut. Tím je celá operace dokončena. Tímto způsobem je možné přesouvat jakkoliv velkou oblast buněk. Stejně tak je možné přesunout pouze část tabulky na jinou pozici tabulky. Možností je mnoho.
Klepněte levým tlačítkem myši kamkoliv do bloku označených buněk a táhněte s nimi na novou pozici. Jakmile myš uvolníte, tabulka nebo její označená část bude přemístěna.
KOPÍROVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY Kopírování určité oblasti buněk v rámci jednoho listu je velmi podobné přesunování buněk. Pomocí kopírování je možné vytvořit kopii jakékoliv části tabulky kdekoliv na listu. Přitom postup je velmi podobný přesunu buněk. 1. Označte do bloku oblast buněk, která má být zkopírována na určitou pozici v listu. 2. Stiskněte a poté držte kdekoliv v označeném prostoru levé tlačítko myši. 3. Táhněte směrem k pozici budoucí kopie označené oblasti. 4. Stiskněte klávesu Ctrl. Poté si všimněte, že u šipky myši v pravém horním rohu je malé černé plus – jedná se o potvrzení toho, že kopírujete, nikoliv přesouváte. 4. Na cílové pozici nejprve uvolněte levé tlačítko myši. 5. Teprve nyní pusťte klávesu Ctrl.
Schránka a operace se schránkou Pro náročnější kopírování či přesouvání tabulek nebo jejich částí v rámci jednoho listu, ale i mezi listy nebo přímo mezi sešity (soubory) Calcu je vhodné používat tzv. schránku. Schránka je něco jako neviditelný odkládací prostor „někde“ v počítači, kam je možné dočasně uložit data, o kterých víte, že je budete v budoucnu potřebovat. Do schránky je tedy možné na chvíli uložit část tabulky nebo celou tabulku, o které víte, že ji budete potřebovat, a ze schránky si ji poté „vytáhnete“.
21
tabulkový kalkulátor Calc Při práci se schránkou se používají pouze tři operace: •
Zkopírování dat do schránky. Zkopíruje označenou část tabulky do schránky. Označená data nadále zůstanou součástí dokumentu.
•
Vyjmutí dat do schránky. Přenese označenou část tabulky do schránky. Budou-li data do schránky vložena tímto způsobem, pak v okamžiku, kdy budou data ze schránky vložena na konkrétní pozici, na původní pozici zmizí.
•
Vložení dat ze schránky. Vloží data ze schránky na aktuální pozici.
Obecný postup při práci se schránkou je tedy následující: 1. Označit to, co má být přeneseno pomocí schránky jinam. 2. Vložit jedním ze dvou způsobů označená data do schránky. 3. Nastavit se tam, kam mají být data zkopírována. 4. Provést vložení dat ze schránky na aktuální pozici.
ZKOPÍROVÁNÍ TABULKY DO SCHRÁNKY (CTRL+C) Zkopírováním části nebo celé tabulky do schránky se rozumí vytvoření kopie označené oblasti buněk ve schránce. 1. Označte do bloku oblast buněk, které mají být zkopírovány do schránky. 2. Klepněte na ikonu dvou stránek papíru. Nachází se uprostřed panelu nástrojů Standardní. Nechcete-li používat myš, je možné použít klávesovou kombinaci Ctrl+C. 3. Označená oblast buněk bude označena blikající čárkovanou čarou. Zkopírování označené oblasti do schránky je hotovo.
VYJMUTÍ TABULKY DO SCHRÁNKY (CTRL+X) Vyjmutím dat do schránky se rozumí přenesení označené oblasti buněk do schránky, přičemž při následném vložení dat ze schránky na určitou pozici budou data na původní pozici smazána. 1. Označte do bloku oblast buněk, které mají být zkopírovány do schránky. 2. Klepněte na ikonu nůžek. Nachází se uprostřed panelu nástrojů Standardní. Nechcete-li používat myš, je možné použít klávesovou kombinaci Ctrl+X. 3. Označená oblast buněk bude označena blikající čárkovanou čárou. Vyjmutí označené oblasti do schránky je hotovo.
VLOŽENÍ DAT ZE SCHRÁNKY (CTRL+V) Ať již byla data do schránky umístěna jakýmkoliv způsobem, vložením dat na aktuální pozici se rozumí umístění obsahu schránky do tabulky. 1. Vyberte prostředí, kam budou data ze schránky vložena. Může to být stejný list, jiný list, nebo dokonce i jiný sešit (soubor) než ten, odkud byla data do schránky vložena. 2. Zde se nastavte do té buňky, která bude tvořit levý horní roh kopírované oblasti. 3. Klepněte na ikonu tašky s papírem. Nachází se uprostřed panelu nástrojů Standardní vedle ikony dvou papírů vpravo. Nechcete-li používat myš, je možné použít klávesovou kombinaci Ctrl+V. Na aktuální pozici bude vložena oblast buněk ze schránky. Zároveň přestane blikat oblast označená do bloku. Data ve schránce již dále nezůstávají.
VLOŽIT JINAK Pokud jsou již nějaká data ve schránce, je možné je na jinou pozici Calcu vložit i jiným způsobem než pouhým zkopírováním ze schránky. Při kopírování nebo přesunu dat ze schránky běžným způsobem, jaký byl uveden v předchozích odstavcích knihy, se označená oblast do bloku zkopíruje se vším všudy. Zkopírují se tedy kompletně vzorce, formáty,
22
Základní operace v Calcu ohraničení apod. Vše bude na novou pozici přeneseno přesně tak, jak to bylo původně na místě, ze kterého jste pomocí schránky kopírovali. To je jistě ve většině případů nutné, ale v určitých případech to není vždy žádoucí.
Proč? V některých případech může být potřeba, aby se přes schránku přenesly například pouze hodnoty, nikoliv vzorce. Prostě tak, aby po přenosu dat schránkou zůstaly v cílových buňkách pouze výsledky vzorců, ale aby tyto buňky již neobsahovaly vzorce. Na pohled tato změna samozřejmě patrná nebude, ale pokud se na buňku nastavíte, v řádku vzorců již vzorec figurovat nebude – namísto něj zde bude „pouhé“ číslo. V takovém případě již pochopitelně nemůžete očekávat, že se číslo bude přepočítávat podle změněných hodnot v tabulce. V takových a podobných případech je nutné použít funkci Vložit jinak. Jedná se o okno, které před vložením dat ze schránky na aktuální pozici nabízí několik možností jak přesně data ze schránky vložit. Zda vložit pouze vzorce, jejich výsledky, hodnoty apod. 1. Označte do bloku oblast buněk, které mají být prostřednictvím schránky vloženy jinak na novou pozici listu nebo v sešitu. 2. Klepněte na tlačítko pro zkopírování dat do schránky (dva listy papíru) nebo pro vyjmutí dat do schránky (ikona nůžek). Záleží na tom, zda chcete, aby po přenosu dat pomocí schránky zůstala data ještě na původní pozici, nebo zda mají být pouze na pozici nové. 3. Nastavte se na pozici, kam má být oblast označených buněk ze schránky vložena. Může to být na stejném listu, na jiném listu, nebo dokonce v jiném sešitu (souboru). 4. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Úpravy. 5. Zde v otevřené podnabídce vyberte klepnutím položku Vložit jinak. 6. Calc otevře okno Vložit jinak, které nabízí řadu možností vložení dat ze schránky. Vyberte požadované volby a klepněte na tlačítko OK. V okně Vložit jinak jsou často používány následující možnosti: •
Vložit vše – tato varianta je stejná, jako kdybyste vložili data ze schránky normálním způsobem - vkládá se vše. Pokud tuto volbu zatrhnete, není možné zatrhnout zároveň níže uvedené možnosti.
•
Vzorce – zachová vkládaných dat.
•
Čísla – vloží pouze buňky obsahující čísla. Zároveň, pokud zatrhnete pouze tuto volbu a budete pomocí ní vkládat buňky obsahující vzorce, převede se vzorec z původní buňky pouze na číslo, které tvoří výsledek vzorce v daném okamžiku.
•
Formáty – zkopíruje formáty buněk. To znamená, že zkopíruje vlastnosti písma a textu, tedy tloušťku písma, barvu pozadí buňky, čáry a ohraničení, ale i formáty buněk, tzn. formáty desetinných míst, případné nastavení měny, symbolu před číslem apod.
•
Mimo zmíněné volby stojí za zmínku ještě možnost Transponovat. Jedná se o funkci, která dokáže „přehodit“ sloupce s řádky. To může být v některých případech velmi užitečné a jinak než touto funkcí provést nelze.
vzorce
v
oblasti
Ukázka transponované tabulky. Na obrázku vpravo před transpozicí, vlevo po. Jak je vidět, zaměnily se řádky se sloupci. Přitom samozřejmě všechny vzorce nadále zůstaly zachovány.
23
tabulkový kalkulátor Calc Operace s řádky a sloupci Zejména u tvorby rozsáhlejších tabulek vznikne prakticky vždy požadavek na přidání sloupce nebo řádku někam dovnitř tabulky. Provést tyto operace je velmi jednoduché, protože jim tvůrci Calcu přiřadili samostatné položky v hlavní nabídce. Stejně tak je často potřeba určitý řádek odstranit, posunout buňky doleva apod.
VLOŽENÍ ŘÁDKU Řádek lze do listu vložit kdekoliv, a to i do již vytvořené tabulky. 1. Nastavte se do jakékoliv buňky na tom řádku, nad kterým má být vložen nový řádek. 2. V hlavní nabídce Calcu zvolte položku Vložit. 3. V otevřené podnabídce vyberte položku Řádky. Řádek bude vložen. Přitom vlastnosti buněk na novém řádku převezme Calc z řádku, na kterém jste stáli kurzorem. Zůstane tedy zachován typ a velikost písma, barvy, čáry, ohraničení, zarovnání buněk atd.
VLOŽENÍ SLOUPCE Sloupec lze rovněž vložit i do již hotové tabulky. 1. Nastavte se do jakékoliv buňky v tom sloupci, vedle kterého vlevo má být vložen nový sloupec. 2. V hlavní nabídce Calcu zvolte položku Vložit. 3. V otevřené podnabídce vyberte položku Sloupce. I zde platí, že veškeré vlastnosti právě vloženého sloupce budou převzaty ze sloupce, na kterém jste stáli kurzorem. Pamatujte: Při vkládání řádků a sloupců dojde pochopitelně ke změně pozice každé buňky. Na obrázku je mezi řádek s Itálií a Francií vložen nový řádek. Takže zatímco původně měla Francie pozici B7, po vložení má pozici B8. Podobně změnily svoji pozici i ostatní buňky pod vloženým řádkem. Co se ale stane se vzorci, které se na tyto řádky odkazují? Nebude v nich chyba? Nebude, protože Calc naštěstí všechny vzorce upraví tak, aby vazby na buňky, které vložením řádku změnily svoji „adresu“, zůstaly nastaveny správně. Pokud tedy například nějaký vzorec počítal s údaji o Francii, pak i nadále tento vzorec bude správně počítat se stejnými údaji, pouze bude obsahovat jiné, správně doplněné adresy.
Na tomto obrázku (před vložením řádku) má např. Francie adresu buňky B7.
Zde (po vložení řádku) má již Francie adresu buňky B8. Veškeré ostatní buňky na ostatních řádcích také změnily svoji adresu. Případné vzorce v tabulce tuto změnu „pochopí“, takže automaticky přizpůsobí i své adresy ve vzorcích tak, aby ve výsledku bylo vše správně.
Jak vložit více řádků či sloupců najednou? V Calcu je možné vložit i několik řádků nebo sloupců do tabulky najednou. Pokud byste totiž chtěli vložit například 10 řádků, bylo by třeba 10x zopakovat celý proces vkládání, což by zbytečně zabralo spoustu času. Proto je možné vložit více řádků najednou.
24
Základní operace v Calcu Proces vkládání více řádků či sloupců je stejný jako při vkládání jednoho řádku nebo sloupce. Jediný rozdíl spočívá v tom, že před samotnou operací vložení musí být označen do bloku takový počet řádků či sloupců, jaký chcete najednou vložit. Tak například na obrázku vpravo budou před řádek Francie vloženy tři řádky. To proto, že od řádku Francie jsou označeny do bloku tři řádky směrem dolů. Pokud by bylo směrem dolů označeno více řádků, pak by přesně tolik bylo do tabulky vloženo. Přitom řádky budou vloženy vždy před první řádek označený do bloku. Se sloupci je to naprosto stejné.
ODSTRANĚNÍ ŘÁDKU / SLOUPCE Odstranit jeden celý řádek nebo sloupec je poměrně snadné. 1. Nastavte se do buňky toho řádku nebo sloupce, který si přejete odstranit. 2. V hlavní nabídce Calcu zvolte položku Úpravy. 3. V otevřené podnabídce klepněte na položku Odstranit buňky. 4. Calc zobrazí okno Odstranit buňky, ve kterém je k dispozici několik způsobů odstranění buněk. Chcete-li odstranit celý řádek či sloupec, vyberte buď volbu Odstranit řádek nebo řádky, nebo Odstranit sloupec nebo sloupce. 5. Akci potvrďte klepnutím na tlačítko OK. V okně Odstranit jsou k dispozici i volby Posunout buňky doleva a Posunout buňky nahoru. Pokud byste zvolili jednu z těchto voleb, pak by se odstranění vztahovalo pouze na tu buňku, ve které je umístěn kurzor. Přitom ostatní buňky ve sloupci či řádku by zůstaly, pouze by se posunuly (buď o jednu buňku doleva, nebo nahoru). Tip: Chcete-li najednou odstranit více řádků či sloupců, pak před zobrazením okna Odstranit označte buňky v těchto řádcích či sloupcích do bloku.
ROZDĚLENÍ TABULKY NA DVĚ ČÁSTI U dlouhých nebo rozsáhlých tabulek je často potřeba vidět dvě části tabulky najednou. Jak už to ale bývá, obvykle je nutné vidět najednou zrovna ty části tabulky, které jsou každá na úplně jiné pozici, takže se na jednu obrazovku nikdy nemohou vejít. Pro tyto a podobné případy existuje možnost rozdělit jednu tabulku (jeden list) na dvě části příčkou tak, že s každou částí je možné pracovat naprosto samostatně a nezávisle na jiné části. Přitom ale obě části tvoří jednu tabulku – jeden soubor. Změna, která bude provedena v jedné části, se okamžitě projeví i v části druhé. 1. Nastavte se do listu, který bude rozdělen. 2. Těsně nad svislým posuvníkem v pravé části okna Calcu si všimněte malé nenápadné černé podlouhlé oblasti. 3. Nastavte se na toto tlačítko tak, aby se tvar klasické myši změnil na tvar oboustranné šipky. 4. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte s ní směrem dolů (zhruba doprostřed plochy tabulky Calcu). 5. Uvolněte levé tlačítko myši. Příčka bude vytvořena. Uprostřed plochy se zobrazí poměrně tučná plastická čára - příčka, která bude rozdělovat tabulku na dvě části. Od tohoto okamžiku můžete pracovat s každou částí tabulky nezávisle na druhé části. Stejným způsobem můžete tabulku rozdělit ve svislém směru. Malé „nenápadné“ tlačítko, které je k rozdělení ve svislém směru potřeba, naleznete u pravého dolního okraje okna Calcu – vedle vodorovného posuvníku vpravo.
25
tabulkový kalkulátor Calc Odstranění rozdělení v tabulce Přestože rozdělená tabulka může v mnoha případech pomoci při orientaci v datech, je velmi pravděpodobné, že ji takto nebudete chtít nechat po zbytek celé práce s ní. Vodorovnou i svislou příčku můžete odstranit tak, že ji prostě uchopíte levým tlačítkem myši a přesunete na některý z okrajů (nejlépe na některý z posuvníků). Po uvolnění levého tlačítka myši příčka zmizí. Aktivovat ji opět můžete známým způsobem.
ROZDĚLENÍ TABULKY POMOCÍ PŘÍČEK Tabulku lze rozdělit ještě jedním způsobem. Ten je určen hlavně pro dlouhé tabulky a zajistí, by bylo stále vidět záhlaví sloupců, případně řádků. Pokud totiž u dlouhých tabulek budete pracovat s údaji, které se nacházejí například na řádku 820, pak již možná nebudete přesně vědět, jaký byl nadpis sloupce, ve kterém právě pracujete. Proto je možné do tabulky ukotvit tzv. příčky. Příčka rozdělí tabulku na dvě části, přičemž v jedné části bude stabilně zobrazeno např. záhlaví sloupců a ve druhé části bude možné libovolně pracovat s tabulkou. Jedná se o jinou podobu rozdělení tabulky, popsanou v předchozím postupu. Rozdělení tabulky pomocí příčky provedete následujícím způsobem: 1. Nastavte se ve sloupci A do buňky, která je umístěna těsně pod řádkem s buňkami, jež tvoří záhlaví tabulky (nadpisy). Na obrázku je to například buňka A2. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Okno a zde v otevřené podnabídce zvolte položku Ukotvit. Tímto okamžikem je příčka ukotvena. Poznáte to tak, že nad buňkou, ve které byl umístěn kurzor při ukotvení, je při vertikálním rolování obsahem listu v délce buňky tenká plná čára. Tip: Ukotvení je možné provést i ve svislém směru. V takovém případě je nutné, abyste před provedením ukotvení byli kurzorem postaveni nikoli ve sloupci A, ale o jednu buňku vpravo od takového sloupce, který má být ukotven. Tedy měl-li by být ukotven sloupec A a zároveň řádek 3, pak by kurzor před ukotvením měl být postaven v buňce B3. Výsledek ukotvení sloupce A vidíte na obrázku vpravo.
Zrušení ukotvení Ukotvení se provádí většinou u rozsáhlých tabulek a obvykle se neruší. To ovšem neznamená, že ukotvení zrušit nelze. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Okno. 2. V otevřené podnabídce vyberte klepnutím položku Ukotvit. Příčka bude odstraněna a ukotvení zrušeno. S tabulkou je od této chvíle možné pracovat tak jako předtím. Poznámka: Rozdělení tabulky nebo ukotvení příčky v tabulce nemá naprosto žádný vliv na tisk, na vzorce ani na žádné jiné parametry tabulky. Jedná se pouze o vizuální usnadnění pro uživatele, který tak má možnost pracovat s různými oblastmi tabulky a má tím pádem „větší přehled“.
Úprava buněk a tabulky Grafická úprava buněk a celé tabulky je velmi důležitá. To, jak bude tabulka vypadat, je mnohdy téměř stejně důležité jako to, jaké údaje tabulka obsahuje. Calc nabízí poměrně širokou škálu nástrojů k tomu, aby bylo možné vytvořit pěknou a reprezentativní tabulku.
26
Úprava a formát buněk v Calcu Je velmi důležité si uvědomit, že v Calcu lze v rámci každé buňky provést grafickou úpravu samostatně, nezávisle na jiné buňce. Každá buňka tak může mít jinou velikost písma, jiné ohraničení, zarovnání, barevný podklad apod. Pamatujte: Veškeré změny zarovnání, typu písma, řezu, barev, čar, ohraničení a podobně se vztahují pouze na aktivní buňku, tedy na buňku, na které právě stojíte. Většinou je ale třeba jedním stylem upravit více buněk, např. jeden řádek či sloupec nebo tabulku. V takovém případě je nutné před konkrétní operací ty buňky, na které se změny mají vztahovat, označit do bloku!
ZAROVNÁNÍ OBSAHU BUŇKY Jakýkoliv obsah buňky je možné zarovnat buď vlevo, na střed, nebo na pravou stranu buňky. Calc zarovnává buňky sám, již po zadání jejich obsahu, a to v závislosti na tom, o jaký typ obsahu se jedná. Zarovnání provádí na základě typu buňky, nicméně kdykoliv později je možné zarovnání upravit. •
Text Calc zarovnává automaticky na levou stranu buňky.
•
Číslo zarovnává na pravou stranu buňky. Toto je ukázka zarovnání vlevo. Toto je ukázka zarovnání na střed buňky. Toto je ukázka zarovnání na pravou stranu buňky.
Pro ruční zarovnání použijte jedno ze tří tlačítek (viz tabulka). Zarovnání se vždy vztahuje na aktivní buňku nebo na oblast buněk označených do bloku.
ŘEZ PÍSMA Téměř u každého typu písma lze nastavit tři základní řezy. Klepnutím na tlačítko B zvolíte tučné písmo, tlačítko I aktivuje kurzívu a tlačítko U aktivuje podtržené písmo. Uvedené řezy písem lze spolu libovolně kombinovat. Řez se vztahuje na aktuální buňku nebo na celý blok vybraných buněk. Deaktivaci vybraného řezu provedete opětovným klepnutím na příslušné tlačítko.
TYP PÍSMA Podobně jako v textovém editoru lze v Calcu u každé buňky změnit typ písma. Ke změně typu písma slouží rozevírací nabídka Název písma na panelu nástrojů Formátování. V nabídce je zobrazen vždy název písma, který je v daný okamžik aktuální. Klepnutím na šipku směřující dolů se rozevře nabídka se všemi typy písem, které je možné použít. V Calcu se pro tvorbu tabulek používá především písmo Arial. Je nastaveno jako výchozí u nových tabulek a doporučuji je také používat.
Příklady často používaných typů písem: Times New Roman – toto je text písmem Times New Roman. Arial – toto je text písmem Arial. Arial Narrow – toto je text písmem Arial Narrow. Courier New – toto je text písmem Courier New. Pokud název písma přesně znáte, není nutné otevírat nabídku, ale stačí klepnout do oblasti určené pro název písma a vepsat sem kompletní název. Upozornění: V Calcu je možné použít pouze takové typy písem, které jsou nainstalovány v systému Windows. Programy Writer, Calc a další z balíku OpenOffice.org pouze přebírají písma z Windows.
27
tabulkový kalkulátor Calc Tip: Nepoužívejte v jedné tabulce velké množství různých typů písem. Možná se vám to nejprve může zdát atraktivní, ale není tomu tak. Aby tabulka vypadala věrohodně a měla určitou úroveň, doporučuje se použít jeden až tři typy písem v rámci celého listu.
VELIKOST PÍSMA Podobně jako typ písma lze nadefinovat i velikost písma. V rozevírací nabídce (obr. vpravo) vyberte požadovanou velikost a ta bude aplikována na aktivní buňku nebo označený blok buněk. Při zvětšení velikosti písma se automaticky přizpůsobí i výška buňky, šířka nikoliv. Hodnoty velikostí v seznamu ale zdaleka nejsou všechny možné hodnoty, které lze použít. Namísto vybírání velikostí v nabídce můžete klepnout přímo na číslo (vedle šipky vlevo) a přepsat je. Tak lze nastavit například velikost písma 13 nebo 17, která v nabídce nefiguruje. Velikost písma lze v případě potřeby měnit i po polovině bodu, např. 10,5; 11,5 atd.
BAREVNÝ PODKLAD BUŇKY Určitou formou zvýraznění buněk je možnost nastavit barevný podklad – pozadí buňky. Barvu podkladu nejrychleji vytvoříte prostřednictvím ikony kyblíku (nástroj Barva pozadí), umístěné na panelu nástrojů Formátování. 1. Označte do bloku buňky, na které se barva podkladu bude vztahovat. Pokud to bude pouze jedna buňka, nastavte se na ni. 2. Klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony kyblíku Barva pozadí. Otevře se paleta barev Pozadí, které jsou k dispozici pro „obarvení“ pozadí buněk. 3. Vyberte požadovanou barvu a klepněte na ni. Pozadí buněk bude obarveno. Upozornění: Pokud je tabulka určena pro vytištění na tiskárnu, dobře zvažte barevné pozadí. Zejména u černobílých laserových tiskáren vznikne po vytištění z konkrétní barvy obvykle tmavě šedá, takže text v buňce je sotva čitelný. V takových případech doporučuji použít odstín světle šedé, která ani po vytištění nebude působit příliš tmavě.
BARVA PÍSMA TEXTU V BUŇCE Text nebo číslo v buňce lze obarvit stejně snadno jako pozadí buňky. 1. Označte do bloku buňky, na které se barva textu bude vztahovat. Pokud to bude pouze jedna buňka, nastavte se na ni. 2. Klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony velkého podtrženého písmene paleta barev, které jsou k dispozici pro „obarvení“ textu.
Barva písma. Otevře se
3. Vyberte požadovanou barvu a klepněte na ni. Barva textu označených buněk bude nastavena. Poznámka: Barva textu se v Calcu nastavuje jen výjimečně. Obvykle je barva závislá na určité podmínce, například záporné hodnoty jsou obarveny červeně apod. Doporučuji proto před nastavením barvy textu toto vždy raději zvážit.
ČÁRY A OHRANIČENÍ V BUŇKÁCH Pokud se pozorně podíváte na čáry, které v Calcu tvoří mřížku okolo jednotlivých buněk, jistě mi dáte za pravdu, že jejich barva je šedá. Šedá je proto, že tyto čáry jsou pouze pomocné, abyste se lépe orientovali a „trefili“ do správné buňky při práci s tabulkou. Pomocné čáry se ovšem netisknou na tiskárnu, a nevytváří tak žádné estetické ohraničení tabulky. Pokud byste tedy tabulku vytiskli bez vlastního nastavení čar, byl by na papíře vidět vždy pouze obsah buněk. Potřebujete-li, aby buňky, resp. tabulka byla ohraničena čarami, pak je nutné toto ohraničení ručně nastavit.
28
Úprava a formát buněk v Calcu Calc disponuje pro ohraničování několika typy čar. Jejich kompletní seznam a všechny možnosti použití jsou ale k dispozici pouze v okně Formátovat buňky, kterou se zabývá následující kapitola. Pro základní ohraničení tenkou a tučnou čarou bohatě postačí tlačítko pro ohraničení. 1. Označte do bloku oblast buněk, která má být ohraničena čarou. 2. Klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony čar Ohraničení s ikonou kyblíku.
. Jedná se o ikonu sousedící
3. Calc zobrazí malou nabídku se seznamem způsobů ohraničení, které jsou k dispozici. Jedná se o dvanáct možností. Každý způsob je zastoupen malým symbolem tabulky, která je zobrazena jakoby tečkovanou čarou. U každého takového symbolu je vždycky z některé strany plná tenká, tučná nebo dvojitá čára. Jedná se o náznak toho, ze které strany bude blok ohraničen po klepnutí na tuto ikonu. Například druhá ikona zleva na prvním řádku symbolizuje, že blok by po klepnutí na ni byl označen zleva tenkou čarou. 4. Vyberte jednu z variant. Pokud chcete ohraničit celou tabulku okolo i uvnitř tenkou čarou, zvolte ve třetím řádku poslední ikonu vpravo – ohraničení ze všech stran (viz obr. vpravo). 5. Po klepnutí na ikonu se vybrané buňky tabulky orámují tenkou plnou čarou. U nastavení čar v calcových tabulkách platí, že nový typ čáry použitý na konkrétní buňku nebo oblast automaticky přemaže staré nastavení. Pokud tedy například zvolíte ohraničení tabulky ze všech stran (včetně vnitřních) tenkou čarou a následně vnější ohraničení tučnou čarou, získáte tabulku, která bude kolem dokola ohraničena tučnou čarou a uvnitř bude mít tenké čáry. Upozornění: Barevný podklad buňky, barva písma a čáry a ohraničení mají daleko širší možnosti nastavení, než jaké jsou k dispozici pomocí tlačítek (kyblík, písmeno A…). Veškeré možnosti, které lze na buňku aplikovat, jsou k dispozici v okně Formát buňky, jemuž je věnována následující kapitola.
Formát buňky – detailní nastavení Kompletní nastavení všech vlastností jedné buňky nebo více označených buněk do bloku lze provést pomocí okna Formátovat buňky. Jedná se o hlavní okno se všemi dostupnými vlastnostmi jedné konkrétní buňky. Všechny operace popsané v předchozích odstavcích (velikost písma, barvy, ohraničení apod.) je možné v okně Formátovat buňky provést také. Přitom je k dispozici daleko širší škála nastavení a konfigurace. V okně Formátovat buňky je jedna nabídka, která tak pohromadě jinde v Calcu není. Jedná se o nastavení formátu zobrazení zejména u číselných buněk. Jinými slovy, pomocí této nabídky je možné navolit způsob zobrazování. Zobrazení okna Formátovat buňky: 1. Označte do bloku oblast buněk, na které se nastavení pomocí okna Formátovat buňky bude vztahovat. Má-li být nastavována pouze jedna buňka, postavte se na ni. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Formát. 3. V otevřené podnabídce klepněte na položku Buňky. Calc zobrazí okno Formátovat buňky, které je hlavním oknem pro konfiguraci vlastností označených buněk. Okno obsahuje celkem šest záložek.
ZÁLOŽKA ČÍSLA (OKNO FORMÁTOVAT BUŇKY) Záložka Čísla umožňuje nadefinovat, jak se bude hodnota v buňce zobrazovat. Pokud je v buňce například číslo 1520,20, může se zobrazit například s oddělenými tisíci jako 1 520,20 nebo se symbolem měny (Kč) 1 520,20 Kč a podobně. Jedná se vlastně o nastavení jakési „vizuální“ masky na skutečnou hodnotu buňky. Důležité ale je, že skutečná hodnota buňky zůstává nezměněna – formátem se definuje pouze zmíněná „maska“ buňky.
29
tabulkový kalkulátor Calc Pokud tedy například buňka bude obsahovat číslo 11256,3 a formátem z ní vytvoříte 11 256,30 Kč, pak skutečný obsah buňky zůstane i nadále 11256,3. Připomínám, že skutečný obsah buňky zjistíte tak, že se na buňku postavíte kurzorem a přečtete řádek vzorců – jedině ten zobrazuje skutečný stav. Upozornění: V souvislosti s nastavením formátu buňky je nutné zmínit jednu zásadní skutečnost. Formát buňky je tu proto, aby uživatel až následně (teprve po zadání hodnot v tabulce) mohl určit, jak bude hodnota v buňce vypadat. Vždy tedy nejprve vytvořte tabulku s prostými čísly bez jakéhokoliv zarovnání či mezer mezi čísly apod. a potom teprve nastavte formát. Zásadně při vytváření tabulky nepište hodnoty s mezerami mezi čísly (pro oddělení řádu) nebo například se symbolem měny na konci (Kč, Sk apod.)! To proto, že Calc by pak takto upravené buňky nepovažoval za buňky číselné, ale za buňky textové a případné výpočty by byly provedeny bez těchto buněk – vzorce by je vynechávaly, což by zkreslilo výsledek. Vinou tohoto nesprávného postupu již mnoho uživatelů vytvořilo tabulky s nesprávnými údaji. V levé části záložky Čísla lze zvolit jeden z druhů zobrazení a ten pak konkrétněji nastavit v pravé části okna. Vždy podle toho, na jakou položku klepnete v levé části, zobrazí se odpovídající volby v pravé části okna. Jestliže v levém sloupci vyberete položku Měna, pak prostřednictvím volby Formát můžete zvolit symbol měny, který se automaticky doplní za číslo. Pomocí oddílu Volby můžete zvolit počet desetinných míst, dále způsob zobrazení záporných čísel apod. Ukázka nadefinovaného formátu je aktuálně zobrazována vpravo v náhledovém okénku. K dispozici je celá řada druhů formátů zobrazení:
30
•
Čísla - jedná se o nastavení formátu čísla. Po klepnutí na položku se zobrazí několik možností změny formátu. V první řadě se jedná o možnost změnit počet desetinných míst pomocí přepínací nabídky Desetinná místa. Standardně je nastaven na hodnotu 2 a doporučuji jej tak ponechat. Významné je rovněž zatržítko Oddělovač tisíců. Jedná se o to, zda bude každý řád tisíců oddělen mezerou. Rovněž doporučuji zaškrtnout. K dispozici je pak i několik možností, jakým způsobem budou zobrazována případná záporná čísla, vyskytnou-li se někdy v buňce. Dokonce je zde možnost červeného zvýraznění. Jednu z možností lze vybrat pouhým klepnutím na ni.
•
Měna - formát typu Měna je velmi podobný formátu typu Čísla. Jediný rozdíl v nabídnutých možnostech je ten, že je zde u oddílu Formát k dispozici rozevírací nabídka se seznamem snad všech symbolů peněžitých měn, které se v praxi mohou použít.
•
Datum - jak již název napovídá, tento druh formátu umožňuje nastavovat formát data. Po klepnutí na tuto položku se v pravé části zobrazí několik možných způsobů zobrazení. Po pravdě, jen malá část je skutečně použitelná v reálném světě. Při zadávání data je vhodné zadávat je do buňky ve tvaru 15.1.2001 (D.M.YYYY). Přitom mezi číslicemi musí být tečky, nikoliv čárky, které svádějí k chybě na numerické klávesnici!
Úprava a formát buněk v Calcu •
Čas - nastavení času je prakticky totožné s nastavením data. Pochopitelně nabídka a možnosti formátů času jsou poněkud odlišné.
•
Procento - možnosti formátu procent jsou omezeny víceméně na přidání znaku % za obsah buňky. Avšak pozor, formát procent zároveň zvýší řád čísla o 100! To znamená, že z čísla 150 vytvoří 15000,00 %, z 15,3261 vytvoří 1532,61 %, z čísla 0,87 vytvoří 87,00 % apod.!
•
Zlomky - tento formát není příliš používán. Podle toho, jaký Typ formátu Zlomky v pravé polovině okna zvolíte, tak bude číslo v buňce rozděleno. Rozdělení probíhá tak, že nejprve je napsáno číslo v celém tvaru a poté rozdělení ve tvaru zlomku, přičemž zlomek je nahrazen lomítkem. Takže například číslo 15,24 bude zapsáno jako 15 2/9.
•
Vědecký - tento formát se používá zejména u vysokých čísel, která převede do zkráceného matematického zápisu. Například číslo 152632 by Calc v tomto formátu se dvěma desetinnými čísly zobrazil takto: 1,53E+05. Matematický formát se podobně jako formát Zlomky příliš často nepoužívá.
•
Text - druh formátu Text je velmi zajímavý a někdy se může hodit. Použijete jej v případě, že potřebujete, aby se číselná buňka chovala jako textová. To způsobí, že s buňkou, která má formát nastaven na Text, nebudou žádné vzorce počítat – budou tuto buňku ignorovat, a to i přesto, že buňka byla zadána jako číslo a i nadále se jako číslo jeví (pouze formát je nastaven na Text).
•
Definované uživatelem - velmi užitečný formát. Jedná se o možnost nadefinovat prakticky jakýkoliv typ formátu podle vlastní potřeby. To znamená, že je možné vytvořit téměř libovolnou „masku“, podle které se čísla nastavená na tento formát budou zobrazovat.
Je tak možné vytvořit například tyto tvary: z čísla 1520 vyrobit 1 520 metrů; z čísla 56230,30 vytvořit ==56 230 Kč a 30 h atd. Tvorbou vlastního typu formátu se zabývá následující odstavec.
Tvorba formátu definovaného uživatelem Položka Definované uživatelem na záložce Čísla v okně Formátovat buňky slouží k vytvoření téměř libovolného druhu formátu podle přání uživatele. Nový formát se musí zadat obecně, pomocí stanovených znaků a pravidel. Jedná se především o následující: # - křížek zastupuje jedno číslo či skupinu čísel různých od nuly; 0 - nula umístí na pozici číslo; - mezera zabezpečí oddělování tisíců; , - čárka způsobí oddělení desetinných míst Uvedené znaky je ale ještě nutné správně nakombinovat. Někdy stačí jedna chybná mezera a formát má úplně jiný význam. Definice vlastního druhu se provádí v dialogu Typ. Pokud budete například chtít, aby číslo mělo formát 15 260,00 tun, pak by se do dialogu Typ napsal následující text: # ###,00“ tun“. První křížek zastupuje skupinu znaků před řádem tisíců. Řád tisíců je oddělen mezerou od dalších třech křížků. Poté následuje čárka, která zastupuje desetinnou
Tlačítko přidá aktuálně editovaný formátovací kód do seznamu kódů definovaných uživatelem.
31
tabulkový kalkulátor Calc čárku. Následují dvě nuly – tak je značen počet desetinných míst (jedna nula by znamenala jedno desetinné místo). Jakýkoliv text, který má být před nebo za číslem v buňce, musí být v uvozovkách. Proto i text tun je v uvozovkách. Pozor ale na mezeru, uvozovky musí být umístěny bezprostředně za dvěma nulami a mezera mezi posledním desetinným číslem a textem tun se zadává až do uvozovek. Pokud by mezera byla zadána jinak (např. před uvozovkami), měl by zápis úplně jiný význam. Tvorba vlastního formátu vyžaduje určitou zkušenost s Calcem. Zejména správné pořadí znaků se může začátečníkům zdát nelogické. V každém okamžiku nastavování nového formátu je v poli Ukázka v horní části záložky k dispozici náhled na číslo tak, jak bude po použití právě vytvářeného formátu vypadat. Je to zároveň i jakási kontrola správnosti vaší práce. Více informací k problematice formátování buněk vám poskytne nápověda prostředí OpenOffice.org. Vyvoláte ji buďto klepnutím na Nápověda Nápověda OpenOffice.org, nebo klepnutím na ikonu otazníku v panelu nástrojů Standardní (případně stiskem klávesy F1) a zadáním příslušného hledaného výrazu v rejstříku nápovědy.
ZÁLOŽKA ZAROVNÁNÍ (OKNO FORMÁTOVAT BUŇKY) Záložka Zarovnání v okně Formát buněk slouží k nastavení zarovnání obsahu buňky, ať již buňka obsahuje vzorec, text, nebo číslo. Základní zarovnání bylo možné provést třemi tlačítky na panelu nástrojů – na levou stranu buňky, na pravou stranu buňky a na střed buňky. Calc ovšem nabízí podstatně širší možnosti zarovnání, a to i ve svislém směru. Standardní zarovnání na jednu ze stran buňky lze provést pomocí rozevírací nabídky Vodorovný. Zde si vyberte, zda bude obsah buňky zarovnán doleva, doprava, nebo na střed. Mimo tyto standardní způsoby zarovnání jsou zde i další dvě možnosti - Do bloku a Vyplněné. Zarovnání Do bloku může být užitečné zejména u buněk, jejichž obsah je značně větší, než by se do buňky mohl vejít. To je aktuální hlavně u delších textů. Na obrázku vlevo je delší věta, která se do běžně široké buňky nemá šanci vejít. Proto po napsání podle standardních pravidel Calcu přesáhne směrem doprava, pokud ovšem sousedící buňka vpravo není obsazena. Pokud nastavíte způsob zarovnání do bloku, text se zalomí a bude pokračovat na dalším řádku téže buňky. Velikost buňky, a tedy i celého řádku se tím zvětší - viz obrázek vpravo. Tip: Stejného efektu, tedy zalomení textu do jedné buňky, lze dosáhnout označením zatržítka Automaticky zalomit text. Rozdíl mezi zvolením položky Do bloku a zatržením Automaticky zalomit text je ten, že v případě volby Do bloku se text v buňce bude zarovnávat na obě strany, což u úzkých buněk může tvořit velké mezery mezi slovy. V případě zatržítka Zalomit text bude text zarovnán standardně na levou stranu, nebo je možné následně zvolit způsob zarovnání v rozevírací nabídce Vodorovně.
32
Úprava a formát buněk v Calcu Volba Vyplněné v rozevírací nabídce Vodorovně provede u buněk s dlouhým obsahem to, že tu část textu, která se již do buňky nevejde, prostě nezobrazí. Buňka se tak chová stejně, jako by sousedící buňka vpravo nebyla prázdná. Pokud je buňka příliš vysoká, pak hraje významnou estetickou roli i zarovnání ve svislé poloze. Tento způsob zarovnání není ve standardní nabídce žádného panelu nástrojů a je možné jej provést pouze v okně Formátovat buňky. K zarovnání ve svislé poloze slouží rozevírací nabídka Svislý. Na obrázku je příklad zarovnání (bráno zleva) volbou Dole, Uprostřed, Nahoře a pravá buňka je zarovnána kombinovaně na střed jak ve svislé poloze, tak v poloze vodorovné. Dalším zajímavým a někdy i užitečným prvkem při zarovnávání textu nebo čísla v buňce je možnost nastavení orientace textu v rozmezí 180°. Tato možnost se používá především u nadpisů tabulek, které při postavení textu „na výšku“ nezaberou příliš místa, a celý sloupec tak kvůli nadpisu nemusí být zbytečně široký. K nastavení orientace slouží pravá horní část okna, nazvaná Orientace textu. Zde je možné buď pomocí myši klepnout do kruhového výřezu a tím snadno nastavit sklon textu, nebo sklon přesně nastavit pomocí stupňů v dialogu – viz obrázek vlevo. Na obrázku nad tímto textem je text v záhlaví tabulky pootočen o 61° (viz obr. vpravo). V dolní části záložky jsou tři zatržítka – Automaticky zalomit text, Dělení slov aktivní a Zmenšit podle velikosti buňky. Význam zatržítka Automaticky zalomit text byl vysvětlen v předchozích odstavcích. Význam zatržítka Zmenšit podle velikosti buňky spočívá v tom, že pokud text svojí délkou mírně přesahuje velikost této buňky, pak velikost a vzdálenost jednotlivých písmen Calc přizpůsobí tak, aby se text do buňky přesně vešel. Zatržítko Dělení slov aktivní zapne dělení slov při zalomení řádku. Zatržítko Svisle zarovnané slouží k určení svislého zarovnání textu (znaků) v buňce. Svislý rozměr buňky se ekvivalentně upraví (prodlouží) vůči množství vepisovaných znaků. Doporučuji takto formátovat nepříliš dlouhý text (v opačném případě je pak tato buňka ve svislém rozměru příliš dlouhá a celá tabulka by nevypadala upraveně). V případě, že délka výpisu znaků je (při použití výše uvedených kombinací nastavení zarovnání) větší než délka buňky nebo že svislou délku buňky zkrátíte, můžete zpozorovat malý červený trojúhelníček při pravém okraji této buňky. Tento symbol právě značí „skrytý“ obsah znaků v buňce. Poklepáním myší na zmíněný trojúhelníček se obsah buňky zobrazí ve vodorovném směru; při dalším klepnutí myší mimo tuto buňku se text opět „skryje“ v buňce s indexem červeného trojúhelníčku.
ZÁLOŽKA PÍSMO A EFEKTY PRO PÍSMO (OKNO FORMÁTOVAT BUŇKY) Záložka Písmo je určena k detailnímu nastavení parametrů písma v buňce nebo v buňkách označených do bloku. Kromě typu písma je možné nastavit i jeho řez a velikost. Další efekty písma se pak nastavují prostřednictvím záložky Efekty pro písmo (například přeškrtnuté písmo, jeho barva, podtržení, obrys apod.). Skutečná podoba písma tak, jak nakonec bude v buňce vypadat, je zobrazena v náhledovém poli.
33
tabulkový kalkulátor Calc Volba barvy podtržení písma (může být odlišná od barvy písma) Volba podtržení písma
Volba přeškrtnutí písma
Volba barvy písma Volby přiřadí písmu reliéf, rytinu, obrys či stín.
Náhledové okno Tato volba použije vybraný efekt pouze na slova (ignoruje mezery).
Pokud byste potřebovali vybranému textu (znakům) v buňce přiřadit například horní či dolní index, pak text označte, klepněte na něj pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vyberte možnost Znak. Otevře se okno Znak, ve kterém naleznete na záložce Pozice písma kromě volby Horní index a Dolní index rovněž řadu dalších doplňujících možností formátování znaku.
ZÁLOŽKA OHRANIČENÍ
(OKNO FORMÁTOVAT BUŇKY)
Záložka Ohraničení slouží k nastavení typů čar a k určení toho, z kterých stran budou buňky jakým typem čáry ohraničeny. Předně připomínám, že v Calcu je možné každou jednu buňku nechat ohraničit z každé strany jiným typem čáry, jinou tloušťkou této čáry, která navíc může mít pokaždé jinou barvu. Výsledná tabulka tak může být zvnějšku ohraničena například dvojitou tučnou čarou a uvnitř jednoduchou tenkou plnou čarou. Navíc je prostřednictvím této záložky možné zvolit speciální druh čáry – tzv. přeškrtnutí buňky pomocí úhlopříček. Obecný postup při tvorbě ohraničení pomocí okna Formátovat buňky a záložky Ohraničení 1. Označte do bloku oblast buněk, která má být vybraným stylem čáry ohraničena. 2. Zobrazte okno Formátovat buňky (Hlavní nabídka Formát Buňky) a zde klepněte na záložku Ohraničení. 3. Nejprve je nutné vybrat typ čáry, který má být použit. To provedete pomocí výřezu Styl uprostřed okna. Je zde k dispozici 18 druhů čar (včetně žádné). Lze použít pouze tyto typy čar, žádné vlastní není možné vytvářet. Na vybraný typ klepněte myší. 4. Nyní musíte rozmyslet, které strany buněk budou zvoleným typem čáry ohraničeny. Pokud byla vybrána (bod č. 1) pouze jedna buňka, je možné provést ohraničení pouze jejích čtyř stěn. Pokud však bylo do bloku označeno několik buněk, pak je možné jiným typem čáry ohraničit vnitřní čáry této oblasti a jiným typem čáry vnější čáry označené oblasti. 5. Označte strany, které budou vybraným typem čáry ohraničeny. Existuje několik způsobů jak buňky ohraničovat, jak volit Uspořádání čar:
34
Úprava a formát buněk v Calcu a) Uspořádání čar pomocí malých tlačítek Výchozí – v horní části okna je v oblasti Uspořádání čar pět tlačítek s názvem Výchozí. Jedná se o tlačítka (zleva) Bez ohraničení, Ohraničení na všech 4 stranách, Ohraničení pouze vlevo a vpravo, Ohraničení pouze nahoře a dole a Jen úhlopříčky. Pokud tedy klepnete například na tlačítko Ohraničení na všech 4 stranách, celá oblast označená do bloku bude zvoleným typem čáry ohraničena kolem dokola. Tlačítko Jen úhlopříčky zajistí přeškrtnutí vybrané oblasti buněk pomocí dvou úhlopříček. b) Uspořádání čar klepnutím do náhledu tabulky (Uživatelem definované) – k aktivaci čar stačí i klepnutí přímo na tuto čáru do náhledu uprostřed okna. Jedním klepnutím zvolený typ čáry aktivujete a dalším ji deaktivujete. Při použití klávesy Ctrl kontrolujete individuální výběr oblasti tabulky, který má být orámován zvoleným typem čáry. 6. Klepněte na tlačítko OK a nastavení se okamžitě projeví v tabulce. Kromě tohoto základního způsobu orámování buněk můžete rovněž vybrané buňce (oblasti buněk) přiřadit stín volby Styl stínování (včetně Vzdálenosti stínu a jeho Barvy). pomocí pětice tlačítek V levé části okna naleznete volbu Vzdálenost k obsahu. Pomocí rozevíracích nabídek můžete individuálně nastavit vzdálenost mezi levým, pravým, horním a dolním ohraničením a obsahem výběru (tedy znaky v buňce). Zatržením volby Synchronizovat docílíte aplikace stejné mezery mezi obsahem buňky a ohraničením u všech čtyřech stran. Možností jak orámovat oblast buněk je skutečně mnoho. Pamatujte však na pravidlo úměrnosti; tabulka má být především přehledná s vysokou mírou vypovídací hodnoty. Výchozí uspořádání čar. Zleva: - Bez ohraničení - Ohraničení na všech 4 stranách - Ohraničení pouze vlevo a vpravo - Ohraničení pouze nahoře a dole - Jen úhlopříčky Náhledové okno na způsob orámování buněk. Slouží rovněž k individuálnímu přiřazení typu čáry klepnutím myší v tomto okně na příslušnou oblast buňky. Styl stínování buňky Vzdálenost stínu od buňky Barvy stínu buňky Výběr typu čáry. Vyberte typ čáry klepnutím myší a poté aktivujte typ uspořádání čar. Můžete rovněž zvolit barvu čáry.
Vzdálenost k obsahu - udává vzdálenost, kterou chcete nechat mezi ohraničením a obsahem výběru.
ZÁLOŽKA POZADÍ (OKNO FORMÁTOVAT BUŇKY) Záložka Pozadí je určena k detailnímu nastavení pozadí jedné buňky nebo oblasti buněk označené do bloku. Nastavení pozadí pomocí této záložky je velmi jednoduché. Pozadí se může skládat z odstínu jedné barvy. Barvu vyberete pouhým klepnutím myší na požadovaný odstín.
35
tabulkový kalkulátor Calc Upozornění: Doporučuji nastavovat barvu pozadí buněk tak, aby na něm byl dobře viditelný obsah obsah. Pozor dávejte také na kombinaci podobných odstínů pozadí buňky a jejího obsahu (samotných znaků). Například na monitoru dobře viditelná kombinace žlutého pozadí a červeného textu může u tisku na černobílých tiskárnách dost splývat.
ZÁLOŽKA OCHRANA BUŇKY (OKNO FORMÁTOVAT BUŇKY) Calc disponuje tzv. funkcí zamykání buněk. Pokud si uživatel z nějakého důvodu přeje, aby některé buňky nebylo možné editovat (manipulovat s nimi a měnit jejich obsah), pak takové buňky uzamkne. Pozor, zaškrtávací box Zamknuto pouze určí, zda při zamčení celého listu bude zamčena i tato konkrétní buňka. Ochrana buňky je funkční pouze tehdy, je-li zároveň aktivní i ochrana sešitu (Nástroje Zamknout dokument List). Volba Skrýt vzorec skryje vzorec ve vybraných buňkách a volba Skrýt při tisku zabrání tisku vybraných buněk.
Automatický formát Nastavení barvy pozadí buňky, ohraničení buňky, zarovnání textu, natočení textu v buňce, barva čáry – všechny tyto a další vlastnosti tvoří dohromady formát buňky. Obdobné nastavení buněk v rámci celé tabulky pak tvoří formát tabulky. Pokud chcete snadno a rychle nastavit barvy a ohraničení tabulky, a nechcete se zdržovat tím, že budete nastavovat buňku po buňce, řádek po řádku a čáru po čáře, můžete použít jeden z mnoha přednastavených formátů, které má Calc v sobě zabudované. Jedná se o jakési grafické šablony vzhledů tabulek. Stačí vybrat jednu z nabídnutých barevných kombinací a aplikovat ji na tabulku. 1. Označte do bloku tabulku, na kterou se bude automatický formát vztahovat. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Formát a následně na položku Automatický formát. 3. Calc zobrazí okno Automatický formát s náhledem na 17 přednastavených grafických formátů tabulky. 4. Vyberte si z nabídky ten, který vám nejlépe „padne do oka“, a klepněte na něj. 5. V pravé části okna klepněte na tlačítko Více. To způsobí, že v dolní části okna Automatický formát se zobrazí šest zatržítek. 6. Těchto šest zatržítek určuje, jaké parametry budou ze vzorové tabulky přeneseny do skutečné tabulky. Nemusíte totiž přenášet úplně všechno (tj. např. i nastavení písma či zarovnání). Můžete například přenést pouze ohraničení a vzory – tyto parametry postačí k tomu, že tabulka získá graficky pěkný vzhled, ale nebudou „nabourány“ parametry buněk. 7. Klepněte na tlačítko OK. Tabulka bude okamžitě přenastavena podle zvoleného formátu. Výběr předdefinovyných grafických formátů tabulky Náhled na grafickou podobu šablon formátu tabulky
Pomocí zatržítek určete, co má být součástí aplikovaného grafického formátu. Volbu zatržítek zpřístupňuje tlačítko Více. Tlačítko Přejmenovat slouží k přejmenování existujícího formátu. Pomocí tlačítka Odstranit můžete nepotřebný formát odstranit.
36
Úprava a formát buněk v Calcu Styly a formátování Styl je podobný souhrn parametrů jako v případě formátu, ale tentokrát se vztahuje na písmo, resp. na textový obsah buňky. Styl v sobě zahrnuje typ, velikost a řez písma, způsob zarovnání, ohraničení a zámek. Dejme tomu, že byste v tabulce pro buňky, které obsahují výsledky, používali vždy jednotný formát – tj. např. tučné písmo, zarovnání na levou stranu a větší velikost písma než v jiných buňkách. Pokud by výsledků bylo v tabulce několik, museli byste tento formát nastavovat tolikrát, kolik bude v tabulce výsledků – aby byl zachován jednotný vzhled. Proč si ale práci neusnadnit a nepoužít styl? Styl je užitečný v případě, že v tabulce často používáte určitý typ písma, řez, zarovnání a velikost. Abyste nemuseli tyto parametry nastavovat u každé buňky nebo oblasti buněk stále dokola, prostě na danou buňku pouze aplikujete styl a ten již buňku naformátuje podle nastaveného klíče. Do okna se styly se dostanete následovně: 1. V hlavní nabídce zvolte položku Formát. 2. Následně v podnabídce zvolte položku Styly a formátování. Editor zobrazí samostatné okno Styly a formátování se seznamem všech aktuálních stylů v dokumentu.
Jak konfigurovat existující styl? Do centrálního okna pro konfiguraci stylu se v Calcu dostanete klepnutím pravým tlačítkem myši na nějaký styl a následně volbou položky Upravit. Zobrazí se okno s velkým množstvím záložek, jež v sobě kombinuje veškeré možnosti nastavení, které lze provést s písmem i odstavcem jako takovým. Jakékoliv nastavení písma, zarovnání, ohraničení buněk apod. zde můžete v rámci jednoho stylu nadefinovat a poté jediným klepnutím (aktivací stylu) použít.
Jak vytvořit styl? 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Formát. 2. V rozevřené nabídce vyberte klepnutím položku Styly a formátování. Calc zobrazí stejnojmenné okno. 3. Po klepnutí pravým tlačítkem myši v ploše okna vyberte z nabídky možnost Nový. 4. Zobrazí se okno Styl buňky, ve kterém je možné nastavit kompletní formát buňky – tedy od nastavení formátu čísla přes zarovnání, nastavení písma, ochranu buňky atd. Jedná se o totéž okno jako v případě detailního nastavení buňky. 5. V poli Název záložky Organizátor nejprve editujte název vámi vytvářeného stylu. Z nabídky Spojeno s vyberte již existující styl, na kterém chcete založit nový styl. Poté editujte potřebné parametry v záložkách Číslo, Písmo, Efekty pro písmo atd. Po nastavení všech potřebných parametrů klepněte na tlačítko OK. 6. Budete vráceni zpět do okna Styly a formátování. Všimněte si, že v seznamu všech přibyl vámi nově založený styl. Nový styl je vytvořen a připraven k okamžitému použití.
37
tabulkový kalkulátor Calc Jak použít styl? 1. Označte do bloku oblast buněk, na které se styl má vztahovat. Pokud se má vztahovat pouze na jednu jedinou buňku, nastavte se na ni. 2. V hlavní nabídce Calcu vyberte klepnutím položku Formát. V rozevřené podnabídce klepněte na položku Styly a formátování. 3. Styl bude aplikován na označenou oblast buněk nebo na buňku, ve které právě stojíte.
Hledání a nahrazování U složitějších a hlavně rozsáhlejších tabulek je občas nutné vyhledat určitý údaj, který je např. nutné opravit. Tabulkový procesor pochopitelně disponuje nástroji k prohledávání tabulky. Obě funkce, tj. hledání i nahrazování, jsou principiálně velmi podobné. Nahrazování navíc umí nalezený řetězec automaticky nahradit za jiný definovaný. V Calcu slouží k hledání i nahrazování jedno okno. Všechny funkce jsou na jednom místě.
AKTIVACE OKNA PRO HLEDÁNÍ A NAHRAZOVÁNÍ 1. V hlavní nabídce tabulkového kalkulátoru zvolte položku Úpravy. 2. V rozevřené nabídce vyberte položku Najít a nahradit. 3. Zobrazí se stejnojmenné okno pro hledání a nahrazování. Calc nabízí možnosti hledání a nahrazování na jednom místě v jednom okně, proto se zde nacházejí i oba dialogy, tj. jak Hledat, tak Nahradit za. V případě, že chcete pouze hledat, napište hledaný text jen do dialogu Hledat a dialog Nahradit za ponechejte prázdný. Klepnutím na tlačítko Najít bude nalezen nejbližší výskyt hledaného řetězce. I zde platí, že hledané slovo nebo číslo nemusí být zapsáno celé, stačí jakákoliv jeho část (např. Počí místo Počítač nebo 183 místo 251836). Samozřejmě čím kompletněji bude řetězec zadán, tím přesněji bude text vyhledán. Chcete-li nahrazovat, je nutné vyplnit ještě dialog Nahradit za, v němž určíte, za který řetězec bude ten hledaný zaměněn. Tlačítko Více voleb nabízí pokročilé nástroje hledání, jako například hledání Pozpátku, Hledání podobností, Hledání ve všech listech apod. Aktivaci hledání s využitím těchto nastavení provedete zaškrtnutím příslušného zaškrtávacího políčka. Podle potřeby můžete označit zatržítka Rozlišovat velikost a Celé buňky. Jejich zatržení ovšem nedoporučuji, protože zužují kritéria vyhledávání. Zatržítko Rozlišovat velikost způsobí, že hledaný řetězec bude muset velikostí písmen přesně odpovídat zadání v dialogu Hledat. Pokud bude zatržena volba Celé buňky, pak bude muset zadání hledaného řetězce odpovídat obsahu celé hledané buňky, nebude tedy možné na základě části řetězce vyhledat kompletní buňku. 4. Po zadání a nastavení všech potřebných parametrů klepněte na tlačítko Najít (Najít vše). Bude-li požadovaný řetězec (slovo nebo číslo) nalezen, Calc se na něj postaví kurzorem. Následně je možné znovu klepnout na tlačítko Najít a hledání bude pokračovat ve zbytku tabulky. Volba Najít vše najde a označí v dokumentu všechny texty nebo formáty, které hledáte (platí pouze pro dokumenty textového editoru Writer nebo tabulkového kalkulátoru Calc). 38
Tvorba vzorců v Calcu Tvorba vzorců V této kapitole se seznámíte s nejmocnější částí tabulkového kalkulátoru – se vzorci. Calc „umí“ velké množství vzorců, roztříděných do kategorií podle druhů. Některé vzorce jsou poměrně jednoduché, jiné naopak velmi komplikované a vyžadují mnoho vstupních údajů, takže jejich zadávání není nejsnazší. Každopádně každý vzorec je možné zadávat dvěma základními způsoby: a) Tvorba vzorce napsáním. Tzv. ručním zadáním vzorce se rozumí napsání přesné specifikace vzorce do buňky přímo. To ovšem předpokládá přesnou znalost syntaxe vzorce, což zejména u složitějších vzorců není úkol pro každého. Například typický vzorec podmínky =KDYŽ(C5>5;SUMA(C5:C9);“!“) zřejmě začátečník takto z hlavy nenapíše. b) Pomocí průvodce. Prostřednictvím tzv. průvodce je uživatel krok za krokem provázen jednotlivými okny až do zdárného vytvoření kompletního vzorce. Tato varianta je oproti předchozí zmíněné sice časově delší, ale v konečné fázi snazší. Uživatel lépe pochopí význam vzorce a jednotlivé položky, které ho tvoří.
TVORBA VZORCE NAPSÁNÍM Nejjednodušší možnost zadání vzorce je jeho napsání do buňky, v níž má být zobrazen výsledek. Tato metoda se používá většinou u jednoduchých vzorců, kde není zápis příliš složitý. Na obrázku vidíte jednoduchý příklad vzorce, který sečte hodnotu buněk C2 a C3 a celý součet vynásobí koeficientem 1,5 v buňce C4. Postup vytvoření takového vzorce by vypadal následovně. 1. Nastavte se na buňku, ve které má být zobrazen výsledek (tedy na C5). 2. Začněte psát vzorec stisknutím znaménka =. 3. Napište celý vzorec =(C2+C3)*C4 a stiskněte klávesu Enter. Po stisku klávesy Enter se vzorec změnil na konkrétní hodnotu. Ve skutečnosti však buňka C5 i nadále obsahuje vzorec. Jestliže změníte jakékoliv číslo, s nímž vzorec kalkuluje, okamžitě po změně bude vzorec přepočítán a zobrazí se aktuální hodnota. Tato možnost, ač se to na první pohled nezdá, činí z tabulkového procesoru mocný nástroj zejména při výpočtech rozsáhlých a provázaných tabulek, kde je na jeden výsledek vázán další výpočet a na něj zase další výsledek atd. Samotný vzorec lze prohlédnout pomocí řádku vzorců. Nastavte kurzor na vzorec - obsah vzorce se zobrazí na řádku vzorců. Obsah vzorce je možné kdykoliv upravit stiskem klávesy F2.
Závorky ve vzorcích Jak je patrné z příkladu, ve vzorcích můžete používat i závorky. Jejich použití je v podstatě obdobné jako v matematice. Dokonce je možné závorky do sebe nořit, a to do mnoha úrovní. V takovém případě se však nepoužívají různé druhy závorek [ { (, ale stále jeden druh - kulaté! Bez potíží tak můžete zadat např. tento vzorec:
=(c1+((((c3/2)*10)-5)+(c2*b11))/2)*(B11+B45/A2) TVORBA VZORCE POMOCÍ PRŮVODCE Podobně jednoduše jako vzorec =(C2+C3)*C4 bohužel není možné definovat i ostatní vzorce, neboť jsou většinou podstatně složitější. Proto existuje tzv. průvodce funkcemi, s jehož pomocí lze definovat vzorec bez jediného klepnutí na klávesnici! Vytvářet vzorec pomocí průvodce znamená, že uživatel prostřednictvím dialogových oken bude krok za krokem provázen jednotlivými fázemi tvorby vzorce. Způsob vytváření vzorce pomocí průvodce si ukážeme na příkladu tabulky (viz obr. na následující straně) se seznamem jmen kamarádů ve sloupci B a jejich věku ve sloupci C. Cílem bude vytvořit vzorec, který spočítá jejich průměrný věk v buňce C7.
39
tabulkový kalkulátor Calc Postup tvorby vzorce pomocí průvodce: 1.
Nastavte se do buňky, ve které bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn.
2.
Průvodce funkcí – otevře se okno stejnojmenné okno, Na panelu nástrojů Calcu klepněte na tlačítko prostřednictvím kterého lze dále vytvářet vzorec výběrem příslušné funkce. Důležitým prvkem je zde nabídka Kategorie v levé části okna. Obsahuje kategorie funkcí, do nichž jsou všechny funkce zařazeny. Určitou nevýhodou je, že musíte vědět, nebo alespoň intuitivně vytušit, ve které kategorii se vámi hledaná funkce nachází. Obsah každé kategorie je možné spatřit v seznamu vlevo. Vždy po klepnutí na určitou kategorii v nabídce se seznam vzorců této kategorie zobrazí do výřezu vlevo.
3.
Vyberte požadovanou kategorii. V případě našeho příkladu výpočtu průměrného věku je to kategorie statistických vzorců – proto Statistické.
4.
V seznamu nalezněte a vyberte odpovídající funkci. Pro náš řešený příklad je to funkce AVERAGE.
5.
Klepněte na tlačítko Další >>.
6.
Calc ponechá zobrazené toto okno, pouze v pravé části přibudou dialogy pro specifikaci oblasti hodnot, se kterými bude vzorec počítat.
7.
Do dialogu Číslo1 je nutné zadat oblast buněk, ze které bude vzorec počítat průměr. Oblast buněk je možné zadat buď ručně (napsáním rozmezí C2:C6), nebo označením požadované oblasti myší. Danou oblast buněk, ze kterých bude vzorec počítat výsledek, prostě a jednoduše označte myší do bloku. Blok je v tomto případě tvořen barevnou čarou.
Upozornění: V případě nižších verzí OpenOffice.org se tato procedura provádí následovně. Aby bylo možné myší oblast buněk označit, je nutné nejprve klepnout na tlačítko vpravo od dialogu (tlačítko se zelenou šipkou směřující nahoru ). V takovém případě (pokud na toto tlačítko klepnete) okno dočasně zmizí a zobrazí se zmenšený jednořádkový dialog. Nyní prostě a jednoduše myší označte do bloku oblast buněk, ze kterých bude vzorec počítat výsledek. Blok je v tomto případě rovněž tvořen barevnou čarou. Po vybrání oblasti buněk klepněte v dialogovém okně opět na tlačítko se zelenou šipkou směřující nahoru ; dialogové okno Průvodce funkcí nabude své původní velikosti se všemi funkcemi.
40
8.
Nyní jsou zde již doplněny hodnoty rozsahu buněk dle označení.
9.
Klepněte na tlačítko OK. Vzorec bude doplněn a výsledek okamžitě spočítán a zobrazen.
Tvorba vzorců v Calcu ÚPRAVA JIŽ VYTVOŘENÉHO VZORCE Každý již vytvořený vzorec je pochopitelně možné upravit. Stejně jako při vytváření vzorce se nabízejí dva základní způsoby jak již vytvořený vzorec upravit: a) Úprava vzorce napsáním. Stisknutím klávesy F2 se dostanete do editačního režimu. Vzorec se v buňce zobrazí v textovém tvaru a barevně budou označeny buňky, kterých se vzorec týká. Díky tomu získáte snadno přehled o tom, na jakou část tabulky se vzorec vztahuje. V textovém tvaru lze velmi snadno provést především jednodušší úpravy, např. změnu hraničních buněk apod. b) Klepnutím na tlačítko průvodce funkcí . Pokud se nastavíte na buňku se vzorcem a klepnete myší na tlačítko Průvodce funkcí, zobrazí se znovu okno pro zadání oblasti, se kterou má vzorec počítat. Případné změny je možné provést v rámci tohoto okna. Pokud si přejete do buňky, která již obsahuje nějaký vzorec, vepsat nový, úplně jiný vzorec, pak doporučuji buňku nejprve smazat klávesou Delete a následně vzorec vytvořit znovu buď vepsáním, nebo pomocí průvodce funkcemi.
Delete
SOUHRNNÉ TIPY A PRAVIDLA PRO TVORBU VZORCŮ •
Vždy než začnete vytvářet vzorec, je nutné aktivovat (označit) buňku, ve které bude vzorec.
•
Jeden vzorec může počítat s výsledkem jiného vzorce. Jakýkoliv vzorec se tedy může odkazovat na buňku obsahující jiný vzorec. Lze tak vytvořit tabulku s poměrně složitou strukturou.
•
Pokud vzorec počítá s buňkami, jež mají všechny jednotný formát, např. formát měny (12 560,- Kč), pak se výsledek automaticky zobrazí také v tomto formátu a není třeba jej zvlášť nastavovat.
•
Každý vzorec musí nutně začínat znaménkem = (rovnítkem), jinak jej Calc nebere jako vzorec, ale jako textovou buňku. Pokud je vzorec tvořen pomocí průvodce, je = doplněno automaticky.
•
Vzorec musí být zapsán syntakticky správně, jinak Calc nedovolí ukončit editaci buňky (např. nesmí chybět závorka). To platí zejména v případě, že je vzorec vytvářen ručně.
Aplikace nejpoužívanějších funkcí V následující kapitole je krok za krokem popsána tvorba funkcí, které uživatelé tabulkového kalkulátoru často používají nebo které jsou typické pro určitou kategorii funkcí. Z níže uvedených postupů můžete snadno odvodit použití ostatních funkcí. Poznámka: Na rozdíl od Excelu zůstal v Calcu tvar funkce v angličtině (například průměr - AVERAGE, datum - DATE, dny - DAYS apod.)
SUM Součet určitého počtu buněk Jedná se bezesporu o jednu z nejpoužívanějších funkcí tabulkových procesorů. Funkce se nazývá suma (celkem). V Calcu má zápis ve tvaru SUM (v Excelu SUMA). Suma má dokonce i samostatné tlačítko . Sumu lze aplikovat několika způsoby, zřejmě nejjednodušší je následující. 1. Postavte se pod, nad, nebo vedle buněk, které budou následně sčítány funkcí suma. V buňce, do které se postavíte, bude umístěn součet buněk bezprostředně sousedících s tou, v níž stojíte. 2. Klepněte na tlačítko sumy. Do buňky, ve které stojíte, program umístí vzorec sumy, tj. součet všech buněk, jež se podle logiky tabulkového procesoru nacházejí v oblasti, kterou chcete sečíst (oblast buněk je orámována). Stisknutím klávesy Enter vložíte výpočet sumy do předmětné buňky.
Enter
41
tabulkový kalkulátor Calc Tabulkový procesor samozřejmě ne vždy „správně pochopí“, které buňky jsou určené k sečtení, a může dojít i k chybnému zadání vzorce, nicméně ve většině běžných případů tato metoda funguje. Tlačítko suma lze použít i mnoha jinými způsoby. Pokud ve vybraném bloku buněk bude jedna z buněk textového charakteru, tabulkový procesor ji přeskočí a bude sečítat pouze buňky obsahující čísla.
MIN, MAX Určení minimální a maximální hodnoty v seznamu buněk Funkce MIN a MAX slouží k určení minimální nebo maximální hodnoty z existujícího seznamu buněk. 1. Nastavte se do buňky, ve které bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn. 2. Na panelu nástrojů klepněte na šipku dolů u tlačítka
Průvodce funkcí.
3. Calc zobrazí okno Průvodce funkcí. V Kategorii vyberte Statistické a z nabídky Funkce pak MIN (či MAX). Pokračujte tlačítkem Další>>. 4. Kurzorem myši vyberte oblast buněk, ze kterých má být minimální nebo maximální hodnota vypočtena. 5. Po správném označení buněk dokončete výpočet tlačítkem OK. Tím je funkce MIN, resp. MAX zadána. Ze seznamu označených hodnot bude po aplikaci funkce MIN zobrazeno nejmenší číslo. Stejně jako funkci MIN můžete vytvořit funkci MAX. V kroku č. 3 tak zvolíte namísto položky MIN položku MAX.
IF Podmínka; jestliže X>Y pak proveď stanovenou akci, v opačném případě proveď jinou stanovenou akci. Podmínka je velmi důležitou funkcí tabulkového procesoru. Pomocí podmínky je možné vytvořit ve funkcích jakousi výhybku mezi dvěma možnostmi, ze kterých si vzorec podle výsledku sám vybere, jakým způsobem bude pokračovat. Dejme tomu, že bude pod sebou seznam žáků a k nim v druhém sloupci napsaný prospěch. Bude nutné zajistit, aby: v případě, že bude prospěch žáka menší nebo roven 3, pak ať Calc do připravené buňky napíše že kritériím hodnocení vyhověl. Bude-li prospěch horší než 3, ať do buňky napíše, že nevyhověl. Podmínka se definuje následujícím způsobem: 1. Nastavte se do buňky, ve které bude vyhodnocení podmínky – ve které se bude nacházet vzorec. 2. Klepněte na tlačítko
Průvodce funkcí.
3. V okně Průvodce funkcí zvolte v nabídce Kategorie funkce Logické a v seznamu těchto funkcí klepněte na podmiňovací funkci IF. 4. V okně Průvodce funkcí je nutné vyplnit pole Test, Potom a Jinak ve smyslu výše uvedeného zadání.
42
Tvorba vzorců v Calcu 5. Nastavení podmínek a hodnot: a) Test – doplňte znění podmínky. Podmínku je nutné doplnit tak, aby po jejím výpočtu bylo možné jednoznačně určit, zda byla, nebo nebyla splněna. Na příkladu je pomocí podmínky nutné zjistit, zda například buňka C6 bude menší nebo rovna 3 (C6<=3). b) Potom – napište, co požadujete provést, pokud výše uvedená podmínka bude splněna. V našem případě napište text Ano umístěný v uvozovkách. c) Jinak – doplňte, co se má provést, pokud výše uvedená podmínka nebude splněna. V našem případě napište text Ne! umístěný v uvozovkách. 6. Klepněte na tlačítko OK – podmínka je zadána a vyhodnocena. V buňce D6 by se měl objevit text Ano (protože žák Ondřej je klasifikován stupněm 2). Jestliže zkusíte změnit hodnotu v buňce C6 na číslo 4, pak se okamžitě v buňce D6 objeví text Ne! – začne pracovat druhá část podmínky. Při definici podmínek je možné do dialogu Podmínka napsat jakýkoliv libovolný vzorec Calcu. Lze použít základní operátory / * - + a pak i všechny funkce Calcu (např. SUM, AVERAGE, MIN atd). Důležité je, aby podmínka měla „dvě strany“ a mezi nimi byla porovnávací znaménka <, >, = nebo jejich kombinace a aby byla logicky správná. Uvedený příklad demonstroval použití podmínky v nejjednodušší podobě. Do dialogů Ano nebo Ne lze zadat prakticky libovolnou funkci Calcu nebo uživatelem vytvořený vzorec. Dokonce je možné vnořit do sebe i několik podmínek najednou (vytvořit podmínku v podmínce). Tak by bylo například možné, aby v případě, že podmínka nebude splněna, Calc spočítal, kolik žáků mělo také horší známku než 3, kolik stupňů chybělo do trojky apod.
COUNT Určí počet neprázdných buněk obsahujících číslo v zadaném seznamu. Funkce COUNT (v Excelu POČET) slouží ke zjišťování toho, kolik neprázdných buněk se v zadaném seznamu momentálně nachází. A k čemu je taková funkce dobrá? Dejme tomu, že například potřebujete při pořádání závodů evidovat přihlášené závodníky a vždy vědět jejich aktuální počet. Každý závodník bude mít své osobní číslo a právě sloupec s osobními čísly bude sloužit k evidenci počtu závodníků. Vytvořte nejprve výchozí tabulku závodníků, jako je na obrázku vpravo. Poté bude editována funkce COUNT.
1. Nastavte se do buňky, ve které má být zobrazen výsledek – aktuální počet závodníků. 2. Klepněte na tlačítko
Průvodce funkcí.
3. V okně Průvodce funkcí zvolte v nabídce Kategorie funkce Statistické a v seznamu těchto funkcí klepněte na podmiňovací funkci COUNT. 4. Označte do bloku oblast buněk, ze kterých má být počet neprázdných buněk obsahujících číslo zjištěn. Blok bude označen tenkou čarou. V příkladu je to oblast A5:A20. 5. Klepněte na OK – vzorec bude do buňky dosazen a výsledek okamžitě zobrazen.
43
tabulkový kalkulátor Calc Zkuste doplnit další jméno a další osobní číslo. Uvidíte, že po doplnění osobního čísla vzorec ihned zobrazí aktuální stav počtu závodníků. Tato funkce nekalkuluje s textovými buňkami, tzn. pokud byste namísto čísla do sloupce osobního čísla napsali jakýkoliv text, pak by tato buňka nebyla započítána do celkového počtu neprázdných buněk.
VLOOKUP Prohledá tabulku s údaji a podle zadaného řetězce dokáže převzít ostatní údaje na nalezeném řádku. Funkce VLOOKUP (v Excelu SVYHLEDAT) je příkladem vyhledávací funkce, i když částečně by bylo možné ji považovat za funkci databázovou. Co dokáže? Funkce se používá zejména u rozsáhlejších tabulek, které mají charakter databáze nebo seznamů (např. seznam jmen žáků ve třídě apod.). Pomocí funkce VLOOKUP je možné najít podle údajů v jednom sloupci i zbývající údaje na tomto nalezeném řádku. Srozumitelnější představu o této funkci získáte po pochopení následujícího příkladu. Dejme tomu, že po celostátní olympiádě v programování, které se zúčastnilo 1000 lidí, budete mít před sebou výsledkovou listinu v Calcu, kde budou jednotlivé osoby seřazeny podle místa, na kterém se umístily. Pokud byste chtěli zjistit, kdo se umístil na 850. místě, museli byste tento řádek pracně hledat. Proto si vytvoříte takový vzorec, který po napsání pořadového čísla (umístění) vypíše jméno člověka, jenž se na tomto místě umístil. Buňka, podle které bude vzorec hledat odpovídající řádek v tabulce. Jedná se o vstupní buňku doplňovaného údaje. Tabulka, ve které bude hledáno Pořadové číslo sloupce (zleva), ze kterého bude údaj na odpovídajícím řádku zjištěn
Na obrázku je do buňky B3 dopsáno číslo pořadí (např. 3), Calc do buněk C3, D3 a E3 doplní pomocí funkce VLOOKUP z tabulky údaje o člověku, který se na třetím místě umístil (jeho jméno, příjmení a město). Ještě předtím než začnete vytvářet tento vzorec, je nutné, abyste někde poblíž výsledku vzorce nechali volnou (vstupní) buňku pro číslo, které bude vstupním údajem. V našem příkladu je to buňka B3. Teprve na základě této buňky je možné vzorec používat. 1. Nastavte se do buňky, v níž bude zobrazen údaj z tabulky na základě zadané hodnoty. Pozor, tímto není myšlena vstupní buňka pro zadávání výchozí hodnoty. V příkladu je to buňka E3. 2. Klepněte na tlačítko
44
Průvodce funkcí.
Tvorba vzorců v Calcu 3. V okně Průvodce funkcí zvolte v nabídce Kategorie funkci Sešit a v seznamu těchto funkcí klepněte na funkci VLOOKUP. 4. Je zapotřebí vyplnit parametry těchto tří vstupních polí: a) Kritérium vyhledávání – zde je nutné zadat odkaz na buňku, podle níž má být tabulka prohledávána. Tato buňka bude moci být libovolně měněna a právě pomocí této buňky vzorec vyhledá „ten správný“ řádek. V našem případě je to buňka B3. b) Matice – do dialogu Matice je nutné zadat oblast buněk, ve kterých bude hledáno. Je to tedy tabulka se zdrojem dat (naše databáze míst pořadí, jmen, příjmení a města). c) Index – zde zadejte pořadové číslo sloupce zleva, ze kterého se má údaj vypsat. Pokud byste například v předchozím příkladu chtěli vypsat město, pak pořadové číslo sloupce je 4 (čtvrtý sloupec zleva). 5. Po doplnění všech údajů klepněte na tlačítko OK. Do buňky, kterou jste právě teď vytvořili, se okamžitě doplní hodnota z tabulky. Pokud do sousedících buněk C3, D3 a E3 budete chtít doplňovat všechny údaje (např. „Jméno“, „Příjmení“, „Město“), je nutné stejný vzorec zadat do těchto buněk, ale s tím rozdílem, že do dialogu Index zadáte jiné číslo sloupce, podle toho, jaký údaj má být zobrazen (v našem případě to bude pro sloupec C3 v poli Index hodnota 2, pro sloupec D3 pak hodnota 3 a pro sloupec D3 hodnota 4). Upozornění: Podmínkou této funkce je, aby tabulka byla seřazena vzestupně podle hodnoty, podle které bude funkce VLOOKUP tabulku prohledávat. V předchozím příkladu to bylo umístění soutěžících. Pokud by tabulka nebyla seřazena vzestupně, prohledávání údajů by probíhalo chybně, nebo by vzorec údaj nenašel i přesto, že se v tabulce nachází! Tip: Tímto způsobem si můžete vytvořit například databázi obchodních partnerů na jednom listu a určitý formulář na druhém listu (například potvrzenku nebo fakturu). Jestliže formulář nastavíte tak, aby stačilo do některé buňky zadat pouze číslo obchodního partnera, pak se do odpovídajících kolonek automaticky dopíší jeho iniciály, adresa apod. Možností využití této funkce je skutečně mnoho.
Funkce uvnitř funkcí V předchozích uvedených příkladech byla vždy použita pouze jedna funkce. Například podmínka (funkce IF) byla založena na jednoduchém vztahu, na jehož základě se funkce rozhodla, kterým ze dvou směrů bude pokračovat. Například pokud bude obsah buňky větší než 50, potom ať se provede „něco“, v opačném případě ať se provede „něco jiného.“ Velkou výhodou ale je, že Calc samozřejmě umožňuje vnořit jednu funkci do druhé. Můžete tak počítat s nějakou funkcí, jejíž některou část tvoří jiná funkce. Například v případě podmínky můžete nastavit, že pokud průměr všech hodnot bude větší než 20, potom ať funkce zobrazí nějaký výsledek, v opačném případě ať zobrazí jiný výsledek. Zde již funkce nevyhodnocuje pouze rovná se, je větší či menší než, ale k porovnání používá funkci průměr (AVERAGE). Průměr je pak tedy vnořenou funkcí podmínky (funkce KDYŽ). Je dokonce možné, aby bylo vnořeno několik funkcí do sebe. Výsledná funkce tak může klidně obsahovat i několik dalších „podfunkcí“, čímž se ze vzorce stane poměrně silný výpočetní mechanismus.
Příklad: Dejme tomu, že úkolem bude zjistit průměrný prospěch žáka z pěti předmětů: pokud bude průměr známek žáka lepší než 3, pak ať Calc vypíše text „postačující prospěch“. Jestliže ale bude mít žák průměr ze zkoumaných předmětů stejný nebo horší než známka 3, potom ať Calc spočítá a vypíše, o kolik je jeho průměr vyšší než zmíněná známka 3. Jak jistě vidíte, na tomto příkladu bude použita podmínka. Příklad se neobejde bez vnořených funkcí, které budou počítat jak průměr žáka v podmínce, tak také to, o kolik se žák v případě nevyhovujícího průměru odchýlil od známky 3.
? 45
tabulkový kalkulátor Calc Na prvním obrázku vlevo dole je příklad vyhodnocení, ve kterém má žák Karel průměr menší než 3. Podmínku splňuje, a proto byl vypsán text „Postačující prospěch“. Na obrázku vpravo má žák průměrný prospěch vyšší než 3, a proto vzorec spočítal rozdíl mezi skutečným prospěchem a Karlovým průměrným prospěchem – ten činí 0,4. 1.
Nejprve je nutné vytvořit zdrojovou tabulku. Tu vytvořte podle obrázku na předchozí straně.
2.
V buňce B8 bude vzorec s podmínkou, která žákův průměr vyhodnotí. Nastavte se proto do této buňky.
3.
Klepněte na tlačítko
4.
Calc zobrazí okno Průvodce funkcí. V nabídce Kategorie zvolte funkce Logické a v seznamu těchto funkcí klepněte na podmínku IF. U jednoduchých podmínek by stačilo do jednotlivých dialogů dopsat jednoduché vztahy (např. C5>3, apod.). V tomto případě je ale nutné, aby samotné vyhodnocení bylo další funkcí – a to funkcí průměr (AVERAGE). Funkce se do dialogu zadává tak, jako by tento dialog byl samostatná buňka. Jsou dvě metody, jak funkci do dialogu „dostat“. Buď přesnou syntaxi znáte a funkci do dialogu dopíšete „ručně“, nebo použijete jakéhosi podprůvodce funkcemi.
5.
Do dialogu Test tedy dopište funkci podmínky vázanou na průměr (AVERAGE). Je však nutné znát přesně její syntaxi. Ta v konkrétním případě zní 3<=AVERAGE(B2:B6). Tento zápis zajistí, že podmínka bude zkoumat, jestli průměr buněk B2 až B6 je větší nebo roven číslu 3.
6.
Pokud již máte zadanou podmínku v dialogu Test, je nyní nutné nastavit, co se stane v případě, že podmínka bude splněna. Jak již bylo v zadání řečeno, bude-li průměr známek menší než 3, potom podmínka vypíše text „Postačující prospěch“. Přepněte se proto v průvodci funkcí do dialogu Potom.
7.
Do dialogu Potom je nutné zadat další funkci. Tentokrát takovou, která spočítá rozdíl mezi číslem 3 a průměrem žáka. Zápis této funkce je následující: 3-AVERAGE(B2:B6).
8.
Přepněte se do dialogu Jinak.
9.
Sem podle zadání skočí podmínka v případě, že průměr bude menší než 3. Pak vypíše text „Postačující prospěch“. Do dialogu Jinak proto tento text vepište do uvozovek.
Průvodce funkcí.
10. Funkce by po doplnění všech tří dialogů měla vypadat jako na obrázku. Klepněte na tlačítko OK. Funkce obsahující vnořené funkce je hotova. Můžete vyzkoušet její správnou činnost dosazením odpovídajících známek žáka Karla.
Funkce podmínky (IF) vázaná na funkci průměru (AVERAGE) Funkce zjišťující rozdíl mezi číslem 3 a průměrem žáka Konec podmínky. V případě prospěchu <3 se vypíše hlášení „Postačující prospěch“.
46
Tvorba vzorců v Calcu Upozornění: Není povoleno a ani není možné vnořit libovolnou funkci do jakékoliv jiné funkce. Jinými slovy, není možné vnořit do funkce, která očekává číselný výsledek jinou funkci, jejímž výsledkem je logická hodnota Calcu - například funkce pravda - TRUE (v Excelu PRAVDA). Pokud byste toto provedli, výsledek celé funkce by nahlásil chybu. Vždy při rozmýšlení složitější funkce proto raději zvažte, zda případný výsledek vnořené funkce odpovídá výsledku, který očekává nadřazená funkce.
Rozkopírování údajů do ostatních buněk Často vzniká situace, kdy v tabulce existuje několik (většinou desítek) řádků a u každého je potřeba vyrobit vzorec, např. průměr. Vytvářet tabulku s 200 položkami a zadávat např. průměr u každého řádku zvlášť by bylo velmi náročné a hlavně časově zdlouhavé. Calc proto nabízí možnost zkopírovat první řádek v tabulce do ostatních řádků, přitom přizpůsobí hodnoty ve vzorcích vždy konkrétnímu řádku. 1. Klepněte levým tlačítkem myši na buňku, kterou si přejete kopírovat. 2. Nastavte myš na pravý dolní roh buňky (je zvýrazněn malým černým čtverečkem). Tvar myši se změní na černý křížek (viz obrázek vlevo). 3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Táhněte myší požadovaným směrem (v našem případě dolů). Po stranách tažené oblasti Calc zobrazuje tenkou barevnou čáru (viz obrázek vpravo). 5. Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši – vzorce budou zkopírovány. Vzorce budou zkopírovány a zároveň přizpůsobeny tomu řádku nebo sloupci, ke kterému se mají vztahovat. Zkuste se nastavit na některou z buněk, kterou jste tímto způsobem rozkopírovali, a stiskněte klávesu F2. Můžete posoudit, jak Calc přizpůsobil vzorec právě aktuálnímu řádku.
U buňky, jejíž vzorec má být rozkopírován, se nastavte na její dolní roh. Kurzor myši změní vzhled na černý křížek.
Následně stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte směrem dolů. Obsah buňky (i se vzorci) se rozkopíruje.
Absolutní a relativní adresování Aby měl vzorec Calcu smysl, používá téměř ve všech případech minimálně jeden odkaz na proměnnou buňku, např. =C5*1,5. Jistě jste si při kopírování buněk v předchozím odstavci všimli, že se spolu s každým řádkem mění i proměnné (přizpůsobují se řádku, na němž právě jsou). Tato situace není vždy žádoucí. Proč? To ukazuje následující příklad. V tabulce na obrázku vpravo jsou měsíční výdělky čtyř zaměstnanců. Je třeba odečíst daň, která se mění, a proto je pod tabulkou zapsána formou koeficientu. Výsledek tvoří násobek příjmu a koeficientu – je vypočten do sloupce D. Sloupec E zobrazuje, jak se vzorce kopírovaly, resp. jaké vzorce právě teď obsahuje sloupec D.
47
tabulkový kalkulátor Calc Pokud nadefinujete první řádek, vše je v pořádku a výpočet je proveden. Jestliže kopírujete vzorec do druhého řádku a dalších, výsledkem bude nula. Chyba se stala v okamžiku, kdy se u druhého řádku (buňka D4) vzorec posunul z původního =C3*C8 na =C4*C9. To by v normálním případě bylo v pořádku, ale nyní potřebujete, aby hodnotu koeficientu v buňce C8 Calc neposouval. Je třeba ji „zmrazit“. Proto Calc disponuje absolutním a relativním adresováním buněk. •
Relativní adresování - adresy (odkazy) na buňky se mění podle toho, jak se mění samotná buňka. Pokud buňku, na kterou jsou odkázány vzorce, přesunete na jinou pozici, Calc na ni automaticky předefinuje i všechny odkazy.
•
Absolutní adresování - adresa se definuje bez možnosti jakékoliv pozdější automatické změny. Absolutní adresování spočívá v přidání znaku $ před prvek, který potřebujete absolutně adresovat (zmrazit). Má-li být absolutně adresován sloupec, přidá se $ před sloupec ($C3), pokud řádek, přidá se $ před něj (C$3), jestliže řádek i sloupec - $C$3. Uvedený příklad by měl správně vypadat jako na obrázku vpravo.
Znak $ nemusí být vždy přidán ručně. Ke změně adresování slouží klávesová kombinace Shift+F4. Podmínkou použití této klávesy je, že musíte být v editačním režimu buňky (musí blikat kurzor) a musíte stát před prvkem, který si přejete absolutně adresovat. 1. Nastavte se na buňku se vzorcem, ve kterém si přejete některou z adres nastavit jako absolutní. 2. Stiskněte klávesu F2 – tím se dostanete do editačního režimu. V buňce začne blikat kurzor. 3. Nyní se kurzorem nastavte doprostřed odkazu, který má být nastaven na absolutní. 4. Stiskněte klávesu Shift+F4. Můžete ji celkem stisknout 4x, přičemž každé následující stisknutí přidá znak $ před jinou část odkazu. Vyzkoušejte. 1x Shift+F4
2x Shift+F4
3x Shift+F4
4x Shift+F4
5. Jakmile vám bude pozice $ vyhovovat (resp. jakmile bude absolutní „zaaretování“ nastaveno správně), stiskněte klávesu Enter a funkce bude v nové podobě potvrzena. Nyní již i při změně pozice buněk nebudou absolutně adresované odkazy aktualizovány.
Listy a práce s listy Calc umožňuje provádět výpočty i v rámci několika listů a dokonce i v rámci několika sešitů (souborů). Připomínám, že na každém listě může být samostatná tabulka, nezávislá na tabulce v jiném listu. Stejně tak ale mohou být tabulky na listech mezi sebou prakticky libovolně propojeny. Vždy po vytvoření nového dokumentu nebo po spuštění Calcu (kdy je nový dokument připraven) jsou k dispozici tři listy, pojmenované List1, List2 a List3. Listy naleznete v levém dolním rohu okna Calcu v podobě šedých záložek. Záložka, která má bílou barvu, je právě aktivní – na té stojíte. Na obrázku vlevo má sešit tři listy a aktivní je List1. Na obrázku vpravo má sešit osm listů a aktivní je List4.
PŘEPÍNÁNÍ MEZI LISTY Přepínání mezi listy je velmi snadné. Stačí klepnout jednou levým tlačítkem myši na „záložku“ toho listu, na který si přejete přepnout. Ten bude po přepnutí zvýrazněn bílou barvou. Okamžitě po přepnutí na jiný list se pochopitelně na pracovní ploše Calcu zobrazí i tabulka, která k danému listu náleží. 48
Tvorba vzorců v Calcu VYTVOŘENÍ NOVÉHO LISTU Každý sešit může mít až 255 listů. Toto množství by mělo stačit i hodně kreativním uživatelům. Jak již ale bylo řečeno, standardně jsou k dispozici s novým sešitem pouze tři listy (i to lze ale nastavit). Nový list do sešitu vložíte následujícím způsobem: 1. V hlavní nabídce Calcu zvolte položku Vložit. 2. V otevřené podnabídce zvolte položku List. Pomocí okna Vložit list vytvoříte ve vašem dokumentu nový list. Každý nový list můžete vytvořit i následovně:
Zvolte, zda se má nový list vložit Před či Za aktivní list.
1. Klepněte na jakýkoliv již existující list jednou pravým tlačítkem myši. 2. V zobrazené nabídce položku shora – Vložit.
vyberte
Zvolte počet vkládaných listů (můžete jich vytvořit i několik najednou).
první
3. Zobrazí se okno Vložit list. Podobně jako v předchozím případě vložíte nový list či listy do dokumentu. List bude vložen do sešitu.
List Ze souboru Tato možnost vloží list z existujícího souboru do aktivního dokumentu. Z již existujícího dokumentu Calcu tak můžete vložit jeho listy do vašeho nového dokumentu. 1. V hlavní nabídce Calcu zvolte položku Vložit. 2. V otevřené podnabídce zvolte položku List ze souboru. 3. Otevře se okno Vložit. Jeho prostřednictvím nalistujte příslušný dokument Calcu, ze kterého mají být listy vloženy. 4. Ze seznamu vyberte předmětný dokument Calcu a potvrďte tlačítkem Vložit. 5. V následujícím okně Vložit list (jedná se o totéž okno jako při vkládání běžného listu, pouze pracujete s jeho dolní částí) vyberte listy, které chcete importovat do vašeho nového dokumentu. Pokud chcete importovat pouze některé z nich (kontrolovat jejich výběr), použijte klávesu Ctrl.
Výběr importovaných listů v okně Vložit list
Cesta k souboru Calcu je zobrazena pod seznamem listů. Zatržítko Odkaz zvolte, pokud chcete vložit list(y) jako odkaz ke zdrojovému souboru, a ne jako kopii. Odkazy je možné aktualizovat podle momentálního obsahu.
!
Pozor, v případě přejmenování či přesunu (výmazu) tohoto zdrojového souboru (ze kterého vedou odkazy listů do vašeho dokumentu) se tyto vazby ztratí! Případná změna dat ve zdrojovém souboru Calcu se tak nepromítne do vašeho dokumentu; po potvrzení tlačítka Ano při aktualizaci odkazů vygeneruje Calc chybové hlášení o nenalezeném souboru.
!
49
tabulkový kalkulátor Calc PŘEJMENOVÁNÍ LISTU Calc standardně pojmenovává listy List1, List2, List3 atd. Každý list ale můžete pojmenovat vlastním názvem, který lépe vystihuje to, co list obsahuje.
NĚKOLIK RAD PRO PŘEJMENOVÁNÍ LISTU: •
Listy se snažte pojmenovávat stručně a výstižně, nevolte příliš dlouhé názvy. Uvědomte si, že pojmenování listu může být součástí vzorce, a u dlouhého jména listu úměrně prodlužujete délku vzorců operujících s tímto listem.
•
Název listu může obsahovat háčky, čárky a mezery.
•
Název listu může být dlouhý maximálně 31 znaků včetně mezer.
•
Po přejmenování listu se nové jméno automaticky dosadí do všech vzorců, které s listem počítají. Nemusíte se tak obávat případného kolapsu takových vzorců.
•
List lze přejmenovávat nesčetněkrát po sobě. Přejmenování nemá na nic vliv.
Postup při přejmenování listu 1. Nastavte se na list, který si přejete přejmenovat. 2. Klepněte pravým tlačítkem myši na záložku tohoto listu. Ze zobrazené nabídky vyberte možnost Přejmenovat. 3. Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete editovat nový název listu. 4. Po napsání názvu klepněte na tlačítko OK. List bude přejmenován.
SMAZÁNÍ LISTU Každý existující list můžete ze souboru smazat klepnutím na Úpravy v hlavní nabídce Calcu a v nabídce pak na položku List Odstranit. Předtím je pochopitelně nutné, aby list, který chcete smazat, byl aktivní. List můžete smazat i pomocí rozevírací nabídky. 1. Klepněte na list, který si přejete smazat, pravým tlačítkem myši. 2. V otevřené nabídce vyberte položku Odstranit a klepněte na ni. 3. Zobrazí se okno pro potvrzení zamýšlené operace. Zde klepněte na OK.
Upozornění: Pozor, smazaný list není možné žádným způsobem obnovit! Před smazáním listu proto tuto operaci vždy dobře promyslete.
PŘEKOPÍROVÁNÍ LISTU Každý list je možné zkopírovat pod jiným jménem. Kopie listu je užitečná v případě, že potřebujete dvě téměř totožné tabulky s rozdílem pouze v některých buňkách. 1. Stiskněte a držte levé tlačítko myši na listu, který si přejete zkopírovat. 2. Stiskněte a držte klávesu Ctrl.
50
Tvorba vzorců v Calcu 3. Za současného stisknutí klávesy Ctrl táhněte listem ve vodorovném směru. Malá šipka nad listy ukazuje, kam bude nový list umístěn. 4. Uvolněte nejprve levé tlačítko myši a následně klávesu Ctrl. List bude překopírován s původním názvem a s číslovkou za podtržítkem .
PŘEUSPOŘÁDÁNÍ LISTŮ Pořadí listů v takovém sledu, jak jdou za sebou, není závazné. Listy lze vzájemně jakkoliv přeuspořádat, resp. změnit pořadí toho, jak jdou za sebou. 1. Nastavte se myší na záložku listu, kterou si přejete přesunout mezi jiné dva listy. 2. Na této záložce stiskněte a držte levé tlačítko myši. 3. Táhněte směrem mezi záložky, kde má být nová pozice tažené záložky. Malé šipky u sousedících listů ukazují, kam bude list umístěn. 4. Uvolněte levé tlačítko myši a záložka bude přemístěna.
SKRYTÍ LISTU Každý list můžete nechat skrýt tak, aby ho nebylo vidět (nebude se dole zobrazovat jeho záložka), ale zároveň aby stále byl součástí sešitu (souboru). Bude se prostě chovat jako „skrytý“. 1. Nastavte se na list, který si přejete skrýt. Tento list musí být v danou chvíli aktivní. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Formát. 3. V otevřené podnabídce zvolte List a v další otevřené podnabídce pak klepněte na Skrýt. List bude okamžitě skryt tak, že jeho záložka zmizí ze seznamu v dolní části okna Calcu.
Zobrazení skrytého listu Ze skrytého stavu lze list pochopitelně nechat kdykoliv zobrazit. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát. 2. V otevřené podnabídce zvolte List a v další otevřené podnabídce pak klepněte na Zobrazit. 3. Zobrazí se okno Zobrazit se seznamem všech listů, které předtím byly skryty. Klepněte myší na jméno toho listu, který si přejete nechat zobrazit. 4. Klepněte na tlačítko OK a list bude zobrazen. Upozornění: Skrytý list je stále součástí sešitu. To znamená, že kdokoliv si ho může kdykoliv nechat zobrazit. Nehledě na to, že v sešitu zabírá stále tolik místa (myšleno velikostí na disku), kolik zabíral v zobrazeném stavu.
VZORCE V RÁMCI LISTŮ Dosud se v knize veškeré vzorce týkaly pouze jednoho jediného listu. Jedna tabulka byla provedena vždy na jednom listu a v rámci něj se také všechny vzorce pohybovaly. Jak již ale bylo uvedeno, Calc „umí“ vzorci propojit jednotlivé listy prakticky libovolně. Snadno tak může vzniknout poměrně složitý propletenec mezi jednotlivými listy (či dokonce i jednotlivými dokumenty Calcu).
51
tabulkový kalkulátor Calc Například dejme tomu, že každý list by obsahoval seznam žáků a jejich známek v jedné třídě. Jeden list by byl pro 1.A, druhý pro 2.A atd. V jednom souboru by tedy byla uložena celá škola, přehledně roztříděná podle tříd (na listech), a to i se známkami. Pokud by ale bylo třeba spočítat průměr známek za celou školu, pak by to bez možnosti propojení vzorců přes listy nebylo možné. Protože ale tuto možnost Calc má, bude stačit na dalším novém listu vytvořit tabulku se vzorcem, který spočítá průměr známek ze všech tříd a bude se přitom odkazovat na všechny vzorce (všech tříd). Pamatujte: Se vzorci, které pracují s údaji na jiných listech, se pracuje stejně, jako kdyby tyto vzorce byly vytvářeny v rámci jednoho listu. Jediný rozdíl spočívá v tom, že se před buňku jiného listu zadá název tohoto listu s vykřičníkem.
Jednoduchý vzorec odkazující se na jiný list Dejme tomu, že na jednom listu bude seznam dárců nějaké organizace s výškou jejich příspěvku. Na druhém listu pak bude součet příspěvků od všech dárců. Vzorec z druhého listu bude muset použít údaje z prvního listu. 1.
Vytvořte tabulku dárců včetně částek, které darovali, na prvním listu. Přejmenujte List1 například na Dárci.
2.
Přepněte se na druhý list a zde napište do buňky B2 text „Součet dárců“. List2 přejmenujte na Součet dárců.
3.
Nastavte se do buňky C2 na listu Součet dárců.
4.
Klepněte na tlačítko sumy
5.
Calc nyní potřebuje zadat oblast buněk pro výpočet sumy. Protože se tato oblast nachází na prvním listu, přepněte se na něj klasickým způsobem, tj. klepnutím na list Dárci v dolní části okna Calcu.
6.
Nyní na prvním listu označte myší do bloku oblast buněk D3 až D7 (budou orámovány tenkou červenou čarou). Jedná se o tu oblast, která bude zahrnuta do sumy.
7.
Po označení této oblasti stiskněte klávesu Enter.
SUM.
Okamžitě poté budete přepnuti na list Součet dárců (se vzorcem) a vzorec bude spočítán.
=SUM(Dárci.D3:D7)
Pokud se nastavíte na vzorec ve druhém listu a stisknete klávesu F2, můžete si všimnout zápisu =SUM(Dárci.D3:D7). Jedná se o standardní zápis vzorce s tím rozdílem, že před označenou oblastí buněk je údaj o názvu listu (na kterém jsou buňky umístěny) s tečkou (tedy ListDárci).
Vzorec pomocí průvodce odkazující se na jiný list Postup vytváření vzorců pomocí průvodce je v případě propojení více listů téměř shodný jako při klasickém vytváření vzorců pomocí průvodce. Navážeme na předchozí příklad. Dejme tomu, že budete chtít na druhém listu zjistit, jaká byla průměrná výše peněžní částky od jednotlivých dárců.
52
1.
První list je již vytvořen z předchozího příkladu, proto se přepněte na List3, který bude průměrnou hodnotu počítat. Přejmenujte tento list na Průměrná částka.
2.
Do buňky B2 tohoto listu vepište text „Průměrná částka“.
3.
Nastavte se do buňky C3, ve které bude vzorec a tím pádem i výsledek vzorce.
4.
Klepněte na tlačítko
5.
Calc zobrazí okno Průvodce funkcí. Zvolte v nabídce Kategorie funkce Statistické a v seznamu těchto funkcí klepněte na funkci průměru AVERAGE.
Průvodce funkcí.
Tvorba vzorců v Calcu 6.
Pokračujte klepnutím na tlačítko Další>>.
9.
V dalším kroku bude Calc potřebovat zadat oblast dat pro výpočet průměru. Přepněte se na list se zdrojem dat – tedy na list Dárci.
10. Označte do bloku požadovanou oblast dat (částky, které darovali). Opět můžete pozorovat zvýraznění vybrané oblasti tenkou červenou linkou. Výběr dat se okamžitě promítne do dialogového pole Číslo1 v okně Průvodce funkcí. Dole v náhledové části tohoto okna můžete pozorovat tvar celého vzorce a vpravo také spočítaný výsledek. 11. V okně Průvodce funkcí potvrďte tlačítkem OK. Budete přepnuti zpět na list Průměrná částka, vzorec bude doplněn a okamžitě zobrazí v tabulce Calcu výsledek. Tímto způsobem je možné propojovat jakoukoliv buňku na jakémkoliv listu s jakoukoliv jinou buňkou na jiném listu. Výsledné propojení listů Dárci a Průměrná částka vzorcem
=AVERAGE(Dárci.D3:D7)
NĚKOLIK PRAVIDEL PRO PRÁCI S VÍCE LISTY •
Pokud dojde k přejmenování listu, pak se automaticky nové jméno změní i ve všech vzorcích, které s tímto listem souvisejí (pracují).
•
Pokud dojde ke smazání listu, pak pochopitelně vzorce, které s tímto listem souvisejí, přestanou fungovat.
•
Pokud bude list skryt, pak se všechny vzorce, které se odkazují na tento list, budou chovat úplně normálně tak, jako by skrytý list byl vidět. Nenastane žádný kolaps vzorců.
•
Listy lze vzájemně propojit prakticky jakkoliv. To znamená, že na výsledek, který je vypočítán z výsledků jiných listů, je možné se dále odkazovat. Může tak klidně vzniknout složitý propletenec na sebe se odkazujících vzorců v rámci listů i v rámci jednotlivých dokumentů Calcu.
VZORCE V RÁMCI VÍCE SOUBORŮ (SEŠITŮ) Kromě toho, že Calc umí vzorci propojit jednotlivé listy v rámci jednoho sešitu (souboru), umí pomocí vzorců mezi sebou propojit i jednotlivé soubory. V praxi se však tato možnost příliš nevyužívá, protože má několik výrazných nevýhod. Postup při vytvoření propojení na jiný soubor: 1. Dejme tomu, že budete chtít vytvořit součet hodnot, které se nacházejí v jiném souboru. Oba soubory si nejprve otevřete. 2. Nastavte se do souboru, ze kterého se budete na ten druhý odkazovat. 53
tabulkový kalkulátor Calc 3. Klepněte na tlačítko
Průvodce funkcí.
4. Calc zobrazí okno Průvodce funkcí. Zvolte v nabídce Kategorie funkce Matematické a v seznamu těchto funkcí klepněte například na funkci sumy SUM.Po klepnutí na tlačítko Další>> bude Calc v následujícím kroku požadovat oblast s buňkami, které má zahrnout do vzorce a sečíst. Tímto se ale nenechte zmást. 4. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Okno. 5. Zde by se v dolní části nabídky měl objevit seznam všech otevřených souborů tabulkového kalkulátoru Calc. Mezi nimi i ten, na který se funkce SUM má odkazovat. Klepněte na něj. Poznámka: Soubor, ve kterém teď pracujete, je označen černou tečkou. Na tento soubor se pochopitelně neodkazujte. 6. Budete přepnuti do tohoto souboru. Zde označte do bloku oblast číselných buněk, které mají být funkcí SUM z předchozího souboru spočítány. 7. Po označení bloku budete vráceni zpět do okna Průvodce funkcí souboru, se kterým pracujete. Zde můžete pozorovat vytvořenou vazbu vámi editované funkce SUM k datům druhého souboru.
Vytvořená vazba funkce SUM k datům druhého souboru kalkulátoru Calc
8. Klepnutím na tlačítko OK okna Průvodce funkcí bude vzorec vytvořen. Přitom bude kalkulovat s jiným než tímto aktuálním souborem, a to i když soubor se zdrojem dat bude kdykoliv později zavřen. Nyní můžete prohlédnout zápis vzorce. Zápis by měl obsahovat jméno souboru a cestu k němu. Toto je příklad zápisu vzorce, který obsahuje data z jiného souboru. Na první pohled vypadá vzorec poměrně děsivě, ale jedná se o pouhou sumu několika buněk (viz konec vzorce):
54
Tvorba a úprava grafů v Calcu Výhody vzorců v rámci více souborů •
Pokud je třeba vytvořit tak velkou strukturu tabulky nebo výpočtu, že by jeden soubor nestačil (a to ani s 255 listy), poskytuje propojení několika souborů dostatečný prostor i těm nejnáročnějším uživatelům.
•
Je-li třeba čerpat jeden údaj nebo malé množství údajů z tabulky v jiném souboru, nemá smysl tuto tabulku vytvářet celou na samostatném listě. Zvlášť pokud je příliš rozsáhlá.
Nevýhody vzorců v rámci více souborů •
Při jakékoliv změně v cestě, názvu či při jiném zásahu do souboru, na který se funkce odkazují, nedochází k aktualizaci vzorce! To je velmi silná, ovšem logická nevýhoda.
•
Neustále je nutné dbát na to, aby cesty k souborům zůstávaly zachované, případně je nutné je „udržovat“. Jinak by vzorce odkazující se na jiný soubor nefungovaly.
•
Přenos a manipulace se souborem, který v sobě obsahuje vzorce s odkazy na jiné soubory, jsou velmi nepružné. U takových souborů je například při kopírování, přesouvání apod. nutné vždy kopírovat či přesouvat i všechny svázané soubory, jinak vzorce nebudou fungovat. Tip: Nevede-li vás k tomu skutečně pádný důvod, raději se odkazům na jiné soubory vyhýbejte. Většinou lze navrhnout takovou strukturu tabulek, která se bez odkazů na jiné soubory (a vzorce v nich) obejde.
Grafy Grafy jsou velkou samostatnou kapitolou Calcu. Přenášejí strohá data z mnohdy složitých tabulek do vizuálně přehledné, srozumitelné a jasné podoby. Calc nabízí široké spektrum grafů, od dvojrozměrných sloupcových (přes pruhové, plošné, prstencové) až po trojrozměrné kruhové, jehlanové, kuželové a další. Graf se vzhledem k Calcu chová jako grafický objekt, například obrázek. Můžete plynule měnit jeho velikost, přesouvat jej, kdykoliv ho přemístit na jiný list nebo pomocí schránky do jiné aplikace balíku OpenOffice.org (např. do Writeru).
NĚKOLIK PRAVIDEL A ZÁSAD PRO TVORBU GRAFŮ •
Grafy se vytvářejí nejčastěji z již hotové tabulky, naplněné daty.
•
Calc má k dispozici velké množství grafů různých typů a tvarů.
•
Graf vytvořený na základě tabulky (tj. drtivá většina všech grafů v Calcu) se vždy okamžitě a aktuálně přizpůsobuje tabulce. To znamená, že pokud se v tabulce změní určitá hodnota, v grafu se tomu okamžitě přizpůsobí výška sloupce, tvar křivky apod.
•
Již hotový graf je možné kdykoliv později dotvářet – měnit jeho vzhled, barvy, velikost, dokonce i typ grafu.
•
Při tvorbě grafu si uvědomte, že ne každý typ grafu je možné použít na jednu konkrétní tabulku!
•
Některé typy grafů umí zpětné vyčíslení dat. To znamená, že podle toho, jak „pohneme“ čarou v grafu, tak se přizpůsobí čísla ve zdrojové tabulce.
Náhled na všechny důležité typy grafů naleznete v příloze v zadní části knihy.
ZÁKLADNÍ VYTVOŘENÍ GRAFU Před vytvářením grafu je třeba vypracovat zdrojovou tabulku, ze které bude graf vytvořen. Dejme tomu, že budete analyzovat tržby cestovní kanceláře do jednotlivých zemí za měsíce červen, červenec a srpen. 1.
Vytvořte tabulku se zdrojovými daty. Snažte se vytvořit pokud možno přesnou kopii tabulky na obrázku. Je důležité, aby buňka tvořící levý horní roh tabulky (na obrázku buňka A3), byla prázdná.
2.
Označte tabulku do bloku, a to včetně názvů měsíců i názvů zemí (viz obr. vpravo).
55
tabulkový kalkulátor Calc 3.
Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko pro vytvoření grafu
4.
Po přesunutí kurzoru myši na plochu listu můžete pozorovat změnu kurzoru na tvar křížku se symbolem grafu. Klepněte na prázdné místo v listu.
Vložit graf.
Oblast dat buněk, ze kterých bude Calc vytvářet graf
Calc aktivuje průvodce grafem (okno Automatický formát grafu), který vás v několika krocích provede jeho vlastní tvorbou. 5.
V okně Automatický formát grafu vidíte na řádku Rozsah oblast buněk, ze které bude graf vytvářen. Poznámka: Je-li to zapotřebí, můžete oblast výběru upravit známým způsobem, a to označením buněk myší přímo v tabulce dat. Stav výběru je signalizován tenkou červenou linkou a také můžete pozorovat aktualizaci výběru oblasti buněk v minimalizovaném okně Automatický formát grafu.
6.
Pokračujte v okně Automatický formát grafu klepnutím na tlačítko Další>>.
7.
Okno Automatický formát grafu zobrazí v pravé části možnosti výběru z jednotlivých typů grafů. Na zvolený typ klepněte levým tlačítkem myši. V levé části (v náhledovém okně) se po výběru grafu zobrazí jeho náhled.
Náhledové okno na zvolený typ grafu Aktivní volba zobrazí textové popisky dat v grafu.
Jednotlivé základní typy grafů
Volba Datová řada v: vám umožní zvolit, zda se graf vytvoří ze zdrojových dat uspořádaných v řádcích, či ve sloupcích. Sledujte při aktivaci příslušného přepínače změnu grafu v náhledovém okně.
8.
Klepnutím na tlačítko Další >> můžete v dalším kroku specifikovat variantu zvoleného typu grafu. Jedná se v podstatě o podtyp (variantu) zvoleného grafu. Průvodce grafem Calcu disponuje řadou graficky propracovaných typů a variant – zejména v podobě 3D grafů. Začátečníkům však doporučuji nejprve trénink na standardních typech.
9.
Klepněte na tlačítko Další >>.
10. V dalším kroku se rozhodněte, zda chcete, aby měl graf titulek (nadpis), a zda má zobrazovat legendu, či nikoliv. Pokud ano, nezapomeňte zaškrtnout příslušná zatržítka a rovněž doplňte text titulku grafu. V tomto kroku můžete také specifikovat popisky (titulky) jednotlivých os grafu. Tyto údaje ovšem nemusíte zadávat povinně a lze je doplnit až po vytvoření grafu.
56
Tvorba a úprava grafů v Calcu Poznámka: U každého typu grafu může být množství zatržítek (popisků os apod.) odlišné od jiného typu grafu. Některé typy grafů mohou dokonce obsahovat takové prvky, které se u jiných grafů vůbec nezobrazují. V některých případech jsou některé prvky pouze neaktivní. 11. Tvorbu grafu pomocí průvodce dokončete klepnutím na tlačítko Vytvořit. Graf bude ve své základní podobě vytvořen a vložen na list. Po vytvoření se graf umístí do speciálního rámu. Kdykoliv je možné na tento objekt klepnout tlačítkem myši a graf bude „aktivní“ – tj. v rozích a po stranách se zobrazí zelené čtvercové úchopné body a zároveň bude v tabulce barevně odlišena oblast dat, ze kterých graf čerpá. Bezprostředně po dokončení vytváření grafu bude graf zobrazen tak, jak jej vygeneruje Calc. Graf v takové podobě je sice „použitelný“, ale zdaleka není nejoptimálněji vizuálně upraven. Často je graf příliš malý, popisy os kategorií jsou zbytečně velké a zabírají příliš mnoho místa, jednotlivé sloupce či výseče grafu by mohly být výrazněji barevně nebo rastrově odlišeny apod. Například na následujícím obrázku již vidíte vytvořený graf. Osa x je docela nepřehledná a navíc nezobrazuje všechny země. Jestliže vám na vzhledu grafu skutečně záleží, pak doporučuji po jeho vytvoření provést úpravu grafu, která je detailněji popsána v následující kapitole.
Zdrojová tabulka dat
Průvodcem vygenerovaný graf ve své základní vizuální podobě
Pamatujte: Již při vytváření tabulky (bod 1), tj. ještě před vytvořením grafu, je dobré, aby tabulka měla prázdnou buňku, která tvoří horní levý roh tabulky. Proč? Protože v takovém případě dokáže Calc snadno rozlišit, kam až sahají sloupce grafu a co jsou řady grafu. Kdyby ale tabulka byla celistvá, pak by i první sloupec (tj. v našem případě seznam států) mohl být grafem považován za první datovou řadu.
Úprava grafu Každý již vytvořený graf je možné kdykoliv později prakticky jakkoliv upravit. Je možné měnit barvy a výplň sloupců, vzhled pozadí grafu, čáry, nadpisy, velikosti písem u popisů os a mnoho dalších parametrů. Dokonce je možné změnit i typ existujícího grafu! Mimo jiné je možné s grafem jako celkem manipulovat podobně jako s jakýmkoliv jiným grafickým objektem uvnitř Calcu – to znamená měnit měřítko, přemisťovat jej na jinou pozici, kopírovat pomocí schránky apod.
57
tabulkový kalkulátor Calc MANIPULACE S GRAFEM Jak již bylo zmíněno, po vytvoření grafu se graf vloží do listu jako grafický objekt, tj. bude vložen do speciálního obdélníku, který je vybaven úchopnými body. Pokud na graf klepnete levým tlačítkem myši, můžete s ním manipulovat (např. přesunovat, měnit jeho celkovou velikost apod.). V případě, že chcete editovat jednotlivé součásti grafu, je nutné na něj poklepat levým tlačítkem myši. Otevřete tak graf do editačního módu jednotlivých součástí grafu. •
1x 2x
Obrázek č. 1 - pokud poklepete myší do oblasti grafu spíše k vnější hranici (tj. k čáře, která je viditelná okolo grafu), zobrazí se okolo této oblasti v rozích i po stranách malé černé úchopné body. Této oblasti se říká plocha (oblast) grafu. Klepnete-li v tomto okamžiku přímo na oblast grafu samotného, zobrazí se okolo této aktivované oblasti buďto zelené čtvercové, či červené kulovité (u 3D grafů) úchopné body, naznačující možnost manipulace s grafem. Zároveň se barevnými čarami zvýrazní ty buňky v tabulce Calcu, ze kterých graf čerpá data. V této pozici je možné s grafem jako celkem poměrně snadno manipulovat. Je možné ho snadno přemístit, změnit měřítko, velikost, umístit jej do schránky apod.
1.
Poznámka: Opakovaným klepnutím levým tlačítkem myši se v případě 3D grafů mění režim označení oblasti grafu z červených úchopných bodů (otáčení grafem) na zelené úchopné body (změna jeho velikosti). •
Obrázek č. 2 - pokud klepnete myší přímo na graf nebo na jeho pozadí, budete již moci v rámci možností měnit parametry součástí grafu. Jedná se například o natočení grafu, barvy stěn, velikost a barvu textových popisků apod. Poklepáním na vybrané oblasti zobrazíte příslušné dialogové okno, prostřednictvím kterého můžete detailně upravovat parametry a hodnoty.
2.
Dialogové okno můžete zobrazit rovněž tak, že klepnutím označíte oblast v grafu a pak na ni klepnete pravým tlačítkem myši. Z nabídky vyberte položku Vlastnosti objektu; ta vám zobrazí žádané dialogové okno s možnostmi nastavení chování předmětného objektu grafu. Této oblasti se říká zobrazovaná oblast. Uvedené dvě možnosti označení grafu a jeho oblastí je dobré si zapamatovat. Pokaždé totiž můžete s grafem provádět zcela jiné operace. Navíc - následující text v knize se bude na jednotlivé možnosti odkazovat.
PŘEMÍSTĚNÍ GRAFU Vytvořený graf je možné kdykoliv a jakkoliv přemisťovat na jinou pozici na listu. 1. Klepněte a držte stisknuté levé tlačítko myši v oblasti grafu blízko vnější hranice grafu.
58
Tvorba a úprava grafů v Calcu 2. Táhněte myší požadovaným směrem. Současně při tažení bude tažena i čárkovaná čára, symbolizující velikost a tvar grafu. 3. Na požadované pozici tlačítko uvolněte a graf bude přemístěn. Uvedeným způsobem je možné graf přemístit pouze v rámci jednoho listu Calcu. Pokud byste potřebovali graf přemístit na jiný list, je nutné využít k tomu schránku. Označený graf nejprve klepnutím na tlačítko dvou papírů zkopírujte do schránky, přepněte na jiný list a tam následně klepnutím na ikonu schránky graf vložte. Při manipulaci se schránkou si rovněž můžete vybrat, zda půjde o přesun, nebo o kopírování.
ZMĚNA MĚŘÍTKA GRAFU Velikost oblasti grafu můžete poměrně snadno zvětšovat nebo zmenšovat. Upozornění: V případě grafu můžete jeho velikost změnit dvojím způsobem. A) Buď změníte velikost celé oblasti grafu a tomu se v měřítku přizpůsobí i všechny nadpisy, čísla, velikost legendy apod. Nebo B) změníte pouze velikost samotného grafu v oblasti, přičemž oblast grafu zůstane stejně velká (pouze bude obsahovat rozměrově větší graf). Postup u obou způsobů je naprosto stejný, záleží jen na tom, kterou oblast myší vyberete.
Změna velikosti celé oblasti grafu 1. Klepněte myší do oblasti grafu spíše k vnějšímu ohraničení grafu. 2. Jakmile se zobrazí úchopné body v rozích oblasti, nastavte se na jeden z nich a stiskněte a držte levé tlačítko myši. 3. Táhněte požadovaným směrem. Oblast grafu bude „deformována“ podle toho, zda ji budete „natahovat“, nebo „smršťovat“. 4. Uvolněte levé tlačítko myši. Velikost grafu bude změněna.
Změna velikosti pouze grafu (oblast zůstane stejně velká) V tomto případě zůstane celková oblast stejně velká a na stejné pozici. Také veškeré popisky os a nadpisu, velikost legendy a písem zůstanou stejné. Změna se bude týkat pouze velikosti samotného grafu. Tato varianta změny velikosti se používá hlavně v případech, kdy Calc vytvoří graf, který nevypadá příliš pěkně – poměr velikosti písem popisků a legendy je v poměru k velikosti grafu příliš velký (malý graf, velké písmo). 1. Poklepejte na graf tak, aby byl otevřen do editačního módu. 2. Poté klepněte na samotný graf tak, aby se v jeho oblasti zobrazily úchopné body. 3. Nastavte se na jeden z rohových úchopných bodů a stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Táhněte myší požadovaným směrem. 5. Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši. Velikost grafu uvnitř celé oblasti grafu bude změněna.
59
tabulkový kalkulátor Calc ZMĚNA VELIKOSTI A TYPU PÍSMA POPISKŮ OS GRAFU A NADPISŮ Po vytvoření grafu je popiskům os, nadpisu a údajům v legendě přiřazeno písmo určité velikosti. Zpravidla však není vyhovující. Po vytvoření grafu Calcem je obvykle písmo zbytečně velké. 1. Poklepejte myší na celý graf tak, aby byl otevřen do editačního módu. 2. Klepněte na prázdné oblasti grafu pravým tlačítkem myši. Zobrazí se nabídka s několika položkami, prostřednictvím kterých můžete měnit požadované vlastnosti grafu, tedy například i velikost písma. Zobrazí dialogové okno s možností změny velikosti písma nadpisu, titulku (názvu) osy x a y. Zobrazí dialogové okno s možností změny velikosti písma popisek os x, y a z.
Zobrazí dialogové okno s možností změny velikosti písma legendy.
3. Z nabídky vyberte tu položku, u které chcete měnit velikost písma (např. pro změnu velikosti písma popisků osy x zvolte Nadpis Titulek osy X, pro změnu velikosti písma u legendy pak Nadpis Legenda apod.). 4. V zobrazeném dialogovém okně aktivujte záložku Znaky (pro změnu typu písma, jeho řezu a velikosti) či záložku Efekty pro písmo (například pro změnu barvy písma, jeho podtržení, přidání stínu apod.). 5. Proveďte u písma požadované změny a potvrďte tlačítkem OK. Tip: U některých součástí grafu (např. jeho nadpisu, popisků os x a y a legendy) můžete po klepnutí pravým tlačítkem myši na tomto objektu využít položku Vlastnosti objektu (ze zobrazené nabídky), která přímo otevře dialogové okno s příslušnými nástroji editace vlastností tohoto objektu.
Nástroje pro editaci grafu Calc disponuje panelem nástrojů, prostřednictvím kterého je možné editovat běžné součásti grafu. Panel nástrojů se v prostředí lišt Calcu objeví vždy, když na graf nebo do oblasti grafu poklepete myší – tedy když je otevřen do editačního režimu. Naopak zmizí, jestliže oblast grafu přestane být aktivní a budete-li například pracovat s buňkami zdrojové tabulky. Poznámka: Není pochopitelně v možnostech této knihy, aby obsahovala popis všech možností, které lze s grafem provádět a jak jej lze upravovat. V následujících odstavcích budou popsány možnosti některých důležitých položek grafu a to, co na nich lze měnit.
60
Tvorba a úprava grafů v Calcu Typ grafu. Prostřednictvím něj je možno měnit typ grafu. Titulky zap/vyp - tlačítko aktivující a skrývající titulky (nadpisy) grafu
Automatický formát. Spouští průvodce tvorby grafu. Dat v řádcích/sloupcích. Podle použití tlačítek aktuálně překresluje graf.
Legenda zap/vyp - tlačítko aktivující a skrývající legendu grafu.
Názvy od zap/vyp - tlačítko aktivující a skrývající názvy os grafu Zobrazit/skrýt popis(y) os - tlačítko aktivující a skrývající popisky os grafu
Vodorovná mřížka zap/vyp - tlačítko aktivující a skrývající vodorovnou mřížku grafu
Svislá mřížka zap/vyp - tlačítko aktivující a skrývající svislou mřížku grafu
Reorganizovat graf. Pokud použijete toto tlačítko, dojde k přesunutí všech objektů grafu do jejich výchozích umístění. Tato funkce nemění typ grafu ani jakýkoliv jiný atribut kromě umístění objektů.
Škálovat text. Je-li tlačítko aktivní, pak změní měřítko textu v grafu, když změníte velikost grafu.
Klepnutím na černou šipku můžete prostřednictvím nabídky Viditelná tlačítka upravovat počet nástrojů této lišty.
Tento panel zajistí základní úpravy grafu ve smyslu zobrazování jeho základních prvků.
Úpravy jednotlivých součástí (prvků) grafu Poklepáním na graf jej nejprve otevřete do editačního režimu. Úpravu součástí grafu pak můžete provést dvěma způsoby: •
Výběrem prvku grafu a prostřednictvím hlavní nabídky Calcu a nástroje Formát. Pokud jste následně klepnutím levým tlačítkem myši nevybrali konkrétní součást grafu, můžete vybírat pouze z možností této nabídky. V případě, že jste označili určitý prvek v grafu, můžete aktivovat podnabídku Vlastnosti objektu, která otevře příslušné dialogové okno k tomuto prvku grafu.
•
Prostřednictvím místní nabídky po klepnutí pravým tlačítkem myši na vybraný prvek grafu a volbou nástroje Formát Vlastnosti objektu.
V obou případech se k vybranému prvku otevře dialogové okno s příslušnými editačními nástroji.
PLOCHA (OBLAST) GRAFU Položka Plocha grafu dovoluje změnit veškeré parametry týkající se oblasti grafu, v níž je graf umístěn. Jedná se o tu oblast, která je po vytvoření grafu ohraničena úchopnými body. Mimo jiné je zde možné nastavit libovolné pozadí, tvar, typ a barvu čáry oblasti, typ a velikost písma uvnitř oblasti atd. 1. Otevřete graf do editovatelného režimu. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát a z nabídky vyberte možnost Plocha grafu. 3. Zobrazí se okno Plocha grafu. Okno Plocha grafu disponuje třemi záložkami - Čáry, Oblast a Průhlednost.
Záložka Čáry Prostřednictvím záložky Čáry můžete ploše (oblasti) grafu přiřadit způsob jejího orámování (Vlastnosti čáry). Za pomoci rozevírací nabídky Styl zvolte typ lemovací čáry, z nabídky Barvy vyberte příslušný odstín barvy a z nabídky Šířka tloušťku čáry. V případě potřeby můžete rovněž této lemovací čáře nastavit atribut průhlednosti (stejnojmenná rozevírací nabídka Průhlednost). 61
tabulkový kalkulátor Calc Záložka Oblast Prostřednictvím rozevírací nabídky Vyplnit máte možnost nastavit výplň celé oblasti plochy grafu. 1. Možnost Barva vám nabídne druhou rozevírací nabídku s výběrem odstínů barev. 2. Pokud z nabídky Vyplnit zvolíte možnost Přechod, pak můžete opět vybírat z předdefinovaných schémat přechodů barev, popřípadě můžete po zaškrtnutí zatržítka Automaticky u Přírůstku nastavit počet kroků prolnutí dvou koncových barev přechodu. 3. Volba Šrafování u nabídky Vyplnit nabízí typy šrafované oblasti grafu (včetně nastavené podkladové barvy pod šrafováním). 4. Volba Bitová mapa nabídky Vyplnit vám umožní aplikovat na plochu grafu zvolené schéma textury podkladu. V pravé části pak máte k dispozici sadu nástrojů pro upřesnění parametrů aplikace podkladové bitmapy.
Záložka Průhlednost Za pomoci záložky Průhlednost můžete ploše grafu (a vlastně aplikovaným čarám, barvám či bitmapovým podkladům) přiřadit stupeň průhlednosti, typ přechodu průhlednosti, ohraničení, počáteční a konečnou hodnotu přechodu apod.
MŘÍŽKA U Mřížky grafu můžete změnit pouze typ, barvu a tloušťku čáry, popřípadě její průhlednost. 1. Otevřete graf do editovatelného režimu. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát a z nabídky vyberte možnost Mřížka. Z podnabídky pak zvolte, kterou mřížku os (Hlavní mřížka osy X, Hlavní mřížka osy Y apod.) chcete editovat, případně zvolte Mřížky všech os. 3. Zobrazí se okno Mřížka. Okno Mřížka obsahuje pouze jednu záložku Čára.
Záložka Čára Prostřednictvím záložky Čára nastavíte vlastnosti čar mřížky. Za pomoci rozevírací nabídky Styl zvolte typ čar mřížky, z nabídky Barvy vyberte příslušný odstín barvy a z nabídky Šířka tloušťku čar. V případě potřeby můžete rovněž čarám mřížky nastavit faktor průhlednosti (stejnojmenná rozevírací nabídka Průhlednost).
LEGENDA Položka Legenda umožňuje nastavit parametry, barvy a umístění legendy v oblasti grafu. Legenda je do grafu přidána automaticky, jestliže při vytváření byla zatržena příslušná volba. 1. Otevřete graf poklepáním myší do editovatelného režimu. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát a z nabídky vyberte možnost Legenda.
62
Tvorba a úprava grafů v Calcu 3. Zobrazí se okno Legenda. Okno Legenda obsahuje šest záložek - Ohraničení, Oblast, Průhlednost, Znaky, Efekty pro písmo a Umístění.
Záložka Ohraničení Prostřednictvím záložky Ohraničení nastavíte vlastnosti čáry, která lemuje legendu. Za pomoci rozevírací nabídky Styl zvolte typ čáry, z nabídky Barva vyberte příslušný odstín barvy čáry a z nabídky Šířka tloušťku čáry. V případě potřeby můžete rovněž lemovací čáře nastavit faktor průhlednosti (stejnojmenná rozevírací nabídka Průhlednost).
Záložka Oblast Za pomoci záložky Oblast můžete nastavit barevný odstín plochy legendy, případně zvolit přechod barev této plochy, aplikovat na ni bitmapu apod. Postupujte vždy tak, aby text legendy i barevná políčka symbolizující sloupce grafu zůstaly na pozadí barevného odstínu dobře viditelné (a to i v případě černobílého tisku). Graf (včetně legendy si musí zachovat maximální vypovídací hodnotu a přehlednost.
Záložka Průhlednost Záložkou Průhlednost můžete ploše legendy (aplikovaným barvám její oblasti či bitmapovým podkladům) přiřadit stupeň průhlednosti, typ přechodu průhlednosti, počáteční a konečnou hodnotu přechodu apod.
Záložka Znaky Tato záložka umožňuje změnit vlastnosti textu legendy. Prostřednictvím Písma můžete změnit typ písma textu, Styl písma vám umožní změnu řezu písma. Třetí možností je změna velikosti písma legendy. V dolní části - v náhledovém okně - můžete vizuálně kontrolovat chování textu na základě vámi prováděných změn.
Záložka Efekty pro písmo Vzhled legendy můžete finalizovat některou z voleb záložky Efekty pro písmo. Znovu ovšem připomínám, že legenda musí být zejména přehledná. Z tohoto důvodu je asi nejpoužitelnější volbou této záložky pouze Barva písma, prostřednictvím které dosáhnete změny barvy textu legendy.
Záložka Umístění Jedinou možností záložky Umístění je volba pozice legendy v oblasti (ploše) grafu. Její umístění pak může být buďto Vlevo, Nahoře, Dolní (tedy vespod) či Vpravo. Tip: Z minulých statí pojednávajících o grafu však již víte, že graf se skládá z jednotlivých objektů. Pokud tedy v editačním režimu grafu klepnutím myší vyberete legendu, můžete ji po uchopení myší vléci (za stálého držení levého tlačítka myši) na zvolené místo oblasti grafu a tam ji umístit. Volte vždy prázdnou oblast grafu, na které legenda neunikne pozornosti toho, kdo bude graf sledovat.
63
tabulkový kalkulátor Calc NADPIS A POPISKY OS Položka Nadpis grafu vám umožní nastavit parametry, barvy a umístění samotného nadpisu i názvů (popisů) os grafu. 1. Otevřete graf do editovatelného režimu. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát a z nabídky vyberte možnost Nadpis. Z podnabídky pak zvolte, zda budete editovat Hlavní nadpis, nebo názvy jednotlivých os (Popis osy X, Popis osy Y apod.), či chcete editovat Všechny názvy současně. 3. Zobrazí se okno Titulek. Okno Titulek obsahuje šest záložek - Ohraničení, Oblast, Průhlednost, Znaky, Efekty pro písmo a Umístění. Prostřednictvím nástrojů těchto záložek můžete změnit velkost, barvu písma nadpisu a popisek os grafu, přidat jim podtržení apod. Jejich použití je obdobné jako při editaci legendy grafu.
OSA Formu zobrazení hodnot jednotlivých datových os grafu můžete editovat (po klepnutí na nástroj Formát hlavní nabídky Calcu) prostřednictvím volby Osa. 1. Opět otevřete graf do editovatelného režimu. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát a z nabídky vyberte možnost Osa. Z podnabídky pak zvolte, zda budete editovat Osu X (Osu Y apod.), či chcete editovat Všechny osy současně. 3. Zobrazí se okno Osa X (Osa Y, Osy). Zobrazené okno (např. Osa X) obsahuje čtyři záložky - Čára, Znak, Efekty pro písmo a Popisek. Prostřednictvím nástrojů těchto záložek můžete změnit typ čáry osy, velikost písma a barvy textu hodnot datové oblasti osy, typ písma apod. Použití těchto nástrojů je obdobné jako při editaci legendy grafu či nadpisu a samotných názvů os (viz výše uvedené odstavce). Za podrobnější zmínku ovšem stojí záložka Popisek.
Záložka Popisek Záložka Popisek okna Osa X nabízí několik nástrojů a možností zobrazení textu hodnot datové oblasti os. 1. Prostřednictvím zatržítka Zobrazit popisky (zatržením či nezatržením) buďto text hodnot os zobrazíte, či skryjete. Protože ve většině případů číselné hodnoty či textové popisky vhodně vizuálně doplňují sloupce (spojnice) grafu, doporučuji nechat toto zatržítko označené. 2. Volba Otočit text umožňuje natočit textové (číselné) hodnoty os a přispět k jejich lepší čitelnosti. Buďto můžete text natočit myší prostřednictvím úchopného bodu na kruhovém výřezu v okně, nebo hodnotu ve stupních zadat v poli Stupňů. V našem případě je to hodnota 32o. 3. Tok textu určuje tok textu v popisu dat. Aktivní zatržítko Přesah určuje, že text v buňkách může přetéct do dalších buněk. To může být užitečné, pokud máte málo místa. V některých případech můžete využít volbu Svisle zarovnané, čímž dosáhnete toku písmen popisku osy ve svislém směru. Nejvíce zřejmě využijete možnosti ovlivnění a nastavení voleb Zobrazit popisky a Otočit text.
64
Tvorba a úprava grafů v Calcu STĚNA GRAFU Stěna grafu je plocha za mřížkou grafu. V případě potřeby ji můžete barevně zvýraznit či na ni aplikovat přechod barev či vzorek bitmapy. Jedná se o doplňkovou méně důležitou možnost, která ovšem může zatraktivnit vzhled grafu.
DATOVÉ ŘADY GRAFU Zobrazení přesné hodnoty z datové řady u sloupce / spojnice grafu V některých případech může být žádoucí zobrazit přesnou číselnou hodnotu, jíž dosáhl sloupec grafu. Jedná se například o případ zvýraznění výjimečné hodnoty, která by neměla uniknout pozornosti. 1. Otevřete graf do editovatelného režimu. 2. Poklepáním levým tlačítkem myši přímo na vybraném sloupci (spojnici) grafu zobrazte dialogové okno Datová řada. 3. Aktivujte záložku Popisky dat. Na ní je klíčovým místem zatržítko Zobrazit hodnotu, prostřednictvím kterého (pokud je aktivní) se u vrcholu sloupce/spojnice grafu zobrazí mezní (nejvyšší) datová hodnota. Zároveň se po aktivaci tohoto zatržítka zpřístupní další nástroje, které zobrazení této hodnoty v grafu více specifikují (Zobrazit hodnotu jako číslo / jako procento, Zobrazit text popisu, Zobrazit ikonu s popisem). 4. Potvrďte tlačítkem OK. Sloupce vybrané datové řady zobrazí vzápětí tuto hodnotu. 5. Pro zvýraznění znaků tohoto popisku můžete použít některé další nástroje záložek okna Datová řada (například záložka Znaky či záložka Efekty pro písmo s možnostmi typu písma a jeho velikosti, barvou, obrysem a reliéfem písma apod.). Výsledná podoba pak může vypadat tak, jak naznačuje obrázek vpravo. Upozornění: Ne za každých okolností je použití této možnosti vhodné. Nutno zmínit, že tyto hodnoty mohou (zvláště při nevhodné velikosti textu překrývajícího sloupce v grafu) přispět k jeho znepřehlednění. Hodnoty se totiž přiřadí ke všem vrcholům sloupce / spojnice vybrané datové řady, tedy i k těm, u kterých není jejich zobrazení účelné. Tip: V tomto případě je vhodnější k zájmovému sloupci / spojnici grafu zobrazení popisku tímto způsobem neaplikovat, nýbrž k němu vložit obyčejné textové pole, které doplníte číselnou hodnotou manuálně. Můžete to provést prostřednictvím lišty nástrojů Kresba. V prostředí Calcu ji zobrazíte klepnutím v hlavní nabídce na příkaz Zobrazit Panely nástrojů Kresba. Lišta se standardně zobrazí u dolního okraje prostředí Calcu. Z této lišty vyberte nástroj Text symbolizovaný ikonou , myší vytvořte na listu rámec pole, vepište potřebný údaj a textové pole umístěte k danému sloupci / spojnici grafu. Další formátování tohoto textu je již obdobné jako u textu běžného, včetně všech zvýrazňujících prvků. Výhodou tohoto řešení je, že toto textové pole je samostatným objektem, což umožňuje libovolné pozicování u předmětného sloupce v grafu.
Vložené textové pole
Nevýhodou pak je to, že není svázáno s datovými hodnotami tabulky a při změně hodnot ve zdrojové tabulce se údaj v tomto poli neaktualizuje; toto musíte provést manuálně sami.
65
tabulkový kalkulátor Calc Změna tvaru sloupce / spojnice datové řady Tato změna se opět realizuje prostřednictvím okna Datová řada a záložky Formulář. U jednotlivých (vybraných) řad tak můžete například změnit vzhled sloupce (například u 3D grafů profil Kvádr, Válec, Kužel, Jehlan). 1. Otevřete graf do editovatelného režimu. 2. Poklepáním levým tlačítkem myši přímo na vybraném sloupci 3D grafu zobrazte dialogové okno Datová řada. 3. Aktivujte záložku Formulář. 4. Vyberte jednu z možností konverze sloupce grafu v Profilu sloupků / sloupců.
Změna tvaru sloupce grafu u vybrané datové řady.
5. Potvrďte tlačítkem OK. Upozornění: Uvědomte si, že veškeré změny, které provedete v nastavení datové řady, se vztahují pouze na tuto jednu datovou řadu! Pokud například nastavíte ve sloupcovém grafu u vybrané datové řady Kužel, bude se toto nastavení vztahovat pouze na jednu řadu a zbývající řady budou nastaveny normálně (tak jak byly v grafu původně vytvořeny). Stejně tak popisky by bylo nevhodné nastavit pouze u sloupců jednoho typu. Neuváženým nastavením můžete z poměrně hezkého grafu snadno vytvořit nepěkný „zmetek“, který nebude mít žádnou vizuální vypovídací hodnotu. Toto upozornění tedy platí pro všechny změny, které budou v grafu po jeho vytvoření dále prováděny.
Další možnosti úpravy grafu V předchozích odstavcích nebyly zdaleka vyčerpány všechny možnosti úpravy vytvořeného grafu. Zkuste klepnout pravým tlačítkem myši (v editačním režimu grafu) u vnějšího okraje jeho oblasti. Měla by se objevit podobná nabídka, jakou vidíte na obrázku. Obsahuje položky, jejichž pomocí se můžete dostat do všech oken a záložek jednotlivých součástí grafu. Stejná nabídka se zobrazí v hlavní nabídce Calcu při klepnutí na položku Formát (graf musí být opět „otevřen“ v editační podobě). Použití některých nástrojů této nabídky již bylo objasněno v minulých statích. Zobrazí okno s možnostmi editace nadpisu a podnadpisu (titulku) grafu a popisků os. Zobrazí okno s možnostmi editace popisků datových řad os grafu. Nástroj Pata grafu ovlivňuje vzhled paty sloupců / spojnic grafu. Okno s možnostmi editace celé plochy (oblasti) grafu (barvy, gradient, průhlednost barvy plochy apod.)
Zobrazí okno s možnostmi editace legendy grafu. Okno s možnostmi editace mřížky datové oblasti grafu Okno s možnostmi editace stěny grafu (barvy, gradient, průhlednost barvy stěny apod.) Změna typu grafu Volba spouští průvodce tvorbou grafu.
Nástroj 3D efekty umožňuje řadu změn vizuálního charakteru u vytvořených 3D grafů (geometrie, úhel rotace, osvětlení grafu apod.) Pokud zobrazíte nabídku prostřednictvím hlavní nabídky Calcu příkazem Formát, přibude v nabídce nástroj 3D pohled, umožňující rotaci os.
66
Tvorba a úprava grafů v Calcu Pokud klepnete pravým tlačítkem myši na konkrétní prvek grafu, zobrazí se pokaždé taková nabídka, která odpovídá možnostem daného prvku. Většinou ale bude obsahovat jednu z položek zobrazených na obrázku nad tímto textem. Ukázku takových nabídek vidíte po pravé straně tohoto textu.
ROTACE GRAFU U prostorových typů grafů je možné poměrně snadno a detailně nastavit jejich polohu a natočení v prostoru. To je možné uskutečnit buď pomocí okna, které je k tomu určené, nebo pomocí myši. Příklad jednoho grafu různě natočeného v prostoru:
Rotace grafem pomocí myši 1. Otevřete 3D graf poklepáním myší do editovatelného režimu. 2. Klepněte do prostoru grafu tak, aby se u jeho rohů zobrazily malé červené kuličky – úchopné body. Možná vám to ze začátku bude činit potíže, takže pokud se netrefíte napoprvé, zkoušejte to znovu. 3. Přesuňte kurzor myši nad jeden bod - tvar kurzoru se změní na nebo na (u stranových úchopných bodů).
(v případě rohových úchopných bodů)
4. Nyní můžete myší pohybovat. Zobrazí se obrys grafu ve tvaru trojrozměrného kvádru v podobě „drátěného modelu” (viz obrázek vpravo). Při pohybu myši bude kvádr kopírovat pohyby myši. 5. Jakmile bude poloha kvádru odpovídat zhruba té poloze, kterou od grafu očekáváte, uvolněte levé tlačítko myši - graf bude zobrazen. Možná budete překvapeni, jakou polohu graf zaujal. Pro začátečníka totiž bývá obvykle obtížné nastavit polohu tak, aby graf i nadále měl dobrou vypovídací hodnotu a přitom byly dobře vidět všechny sloupce a údaje. Tip: V případě, že graf není ve výsledné poloze po rotaci přehledný, není nutno jej stejným způsobem pracně (rotací myši) vracet zpět do původní polohy; možná by se vám to ani nepodařilo. Vraťte graf do původní pozice před rotací prostým klepnutím na tlačítko Zpět .
Rotace grafem pomocí okna 3D pohled 1. Opět otevřete 3D graf poklepáním myší do editovatelného režimu. 2. Klepněte v hlavní nabídce Calcu na příkaz Formát a z nabídky vyberte 3D pohled. 3. Calc otevře stejnojmenné okno 3D pohled, ve kterém můžete ručně zadávat hodnoty rotace jednotlivých os. Po potvrzení nastavených hodnot tlačítkem OK změní graf (za pomoci rotace) svou polohu. 67
tabulkový kalkulátor Calc 3D EFEKTY GRAFU U prostorových typů grafů je rovněž možné pracovat s pokročilými efekty, které jej vizuálně dále upraví. Slouží k tomu nástroj 3D efekty. 1. Otevřete 3D graf poklepáním myší do editovatelného režimu. 2. Klepněte na otevřený graf pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte nástroj 3D efekty. 3. Příkaz otevře okno 3D efekty, ve kterém je řada prvků pro doplňkové vizuální nastavení 3D grafu. Tlačítko Přiřadit aktivuje vámi nastavené hodnoty 3D efektů.
Pomocí Geometrie nastavíte grafu např. hloubku jeho podstavy, zapnete či potlačíte faktor perspektivy apod.
Textury a Materiál je možno aplikovat na oblast grafu. Pomocí Osvětlení nastavíte grafu způsob jeho nasvětlení včetně barvy světelného zdroje.
Stínování přiřadí grafu vržený stín včetně možnosti editace jehu úhlu dopadu, vzdálenosti od grafu apod.
Náhledové okno Poznámka: Ne u všech typů prostorových grafů mohou být všechny nástroje 3D efektů dostupné.
SMAZÁNÍ GRAFU Každý graf můžete smazat podobně jako jakýkoliv jiný grafický objekt. 1. Klepněte na oblast grafu tak, aby byly vidět jeho zelené úchopné body (aby byl graf označen). 2. Stiskněte klávesu Delete. Graf bude okamžitě smazán bez jakéhokoliv upozornění. Smazaný graf můžete ještě vrátit zpět tlačítkem Zpět
na panelu nástrojů.
Grafika v Calcu Spolu s příchodem zpracování textu na počítači se zvýšily i obecné nároky na úroveň tabulek. Již nestačí vytvořit tabulku, zvětšit písmo a nastavit čáry. U firemních nebo školních tabulek se předpokládá vložené logo, u rozsáhlejších tabulek jsou samozřejmostí grafy, schémata, obrázky. To všechno jsou grafické prvky, které mohou být buď vytvořeny přímo prostředky Calcu, nebo mohou být do dokumentu vloženy v podobě obrázku z jiného zdroje. Součástí programového balík OpenOffice 2.1 je vlastní program pro práci s grafikou - OpenOffice.org Draw. Často se vám ale přihodí, že potřebujete na list tabulkového kalkulátoru pouze vložit obrázek nebo fotografii. V takovém případě samozřejmě můžete provést základní grafické úkony a funkce s obrázkem i v OpenOffice.org Calc.
Vkládání obrázků a grafických objektů Obrázek je typickým grafickým objektem. Do tabulky je možné vložit obrázky ze dvou obecných zdrojů Calcu: a) Automatické tvary. Součástí balíku OpenOffice.org je sada obrázků - automatických tvarů. Je možné je kdykoliv vložit do dokumentu, b) Z externího (vlastního) zdroje. Do dokumentu Calcu je možné vložit prakticky jakýkoliv grafický obrázek. Podmínkou je, aby byl uložen ve formátu, který Calc podporuje. Tímto způsobem je možné do tabulky „dostat“ například naskenovanou fotografii, logo firmy apod. 68
Grafika v Calcu VEKTOR, NEBO RASTR? Obrázky lze obecně rozdělit do dvou skupin, podle toho, jakého typu obrázek je. Jedná se o obrázky vektorové anebo rastrové. •
Vektorové obrázky jsou složeny z křivek. To znamená, že obrys každého objektu, každá čára a vůbec všechno, co se na obrázku nachází, je matematicky počítáno a složeno z čar a křivek. Výhodou vektorového obrázku je zachovaná ostrost a oblost hran při jakémkoliv zvětšení. Nevýhodou je omezená vypovídací schopnost vektorové grafiky (např. vektorová fotografie není možná). Příkladem vektorového obrázku je jakýkoliv automatický tvar na liště nástrojů Kresba.
•
Rastrový obrázek se celý skládá z bodů, které jsou poskládány jeden vedle druhého. Jednotlivé body jsou velmi malé a mají různou barvu, a proto je lidské oko vidí jako obrázek. Výhodou rastrového obrázku je velká vypovídací schopnost, nevýhodou je snížení kvality při zvětšování. Klasickým příkladem rastrového obrázku je například naskenovaná fotografie.
Formát rastrové grafiky a jeho podpora ze strany Calcu Rastrovou grafiku (tedy například fotografii) lze v počítači uložit v několika formátech. Je na vás a na vstupním zařízení, jaký formát zvolíte. Například pokud máte digitální fotoaparát, který pracuje s formátem JPG, nemusíte nad volbou formátu dále přemýšlet a zřejmě nebude s vkládáním grafiky do Calcu v tomto formátu problém. Pouze si při fotografování musíte uvědomit, jaké rozlišení snímků zvolit. Pokud máte jako vstupní zařízení skener, jistě budete mít na výběr, v jakém formátu oskenovanou fotografii uložit. Právě pro práci s fotografií je nutné vybrat, zda se jedná o kvalitu na úkor objemu dat, anebo o nějaký kompromis mezi objemem dat a kvalitou obrázku, který má být do dokumentu tabulkového kalkulátoru vložen. Programy balíku OpenOffice.org skutečně podporují řadu grafických formátů (viz obrázek vpravo). Následující popisné řádky přibližují některé z typických a velmi často používaných formátů rastrové grafiky. •
TIFF, TIF - nekomprimovaný formát o vysoké kvalitě. Má velký objem datového souboru. Je vhodný pro fotografie nejvyšší kvality za cenu velkého objemu dat.
•
BMP - formát je podobný předchozímu formátu TIFF.
•
JPEG, JPG - nejuniverzálnější formát pro tvorbu fotografií. Formát se ztrátovou kompresí, který není tak datově objemný jako TIFF, ale právě na úkor výsledné kvality obrazu.
•
GIF - formát se často používá při tvorbě tlačítek, teček, drobných piktogramů apod. s primárním využitím ve webové grafice. Je tvořen maximálně 256 barvami a má minimální nároky na objem dat. Podporuje průhlednost.
•
PNG - sice méně známý, ale velmi kvalitní formát nekomprimované rastrové grafiky. V současnosti se stává nativním formátem grafiky řady moderních aplikací. Má široké využití, od webové až po profesionální grafiku.
Programové součásti OpenOffice.org načítají řadu grafických formátů
VLOŽENÍ OBRÁZKU Z EXTERNÍHO (VLASTNÍHO) ZDROJE Vkládání obrázku z externího zdroje je pravděpodobně nejčastější způsob vkládání obrázků vůbec. Ať již potřebujete vložit logo školy, obrázek z dovolené, či jakýkoliv jiný obrázek, musí splňovat tyto podmínky: •
Měl by být uložen nejlépe přímo ve vašem počítači (resp. na disku počítače). Není to sice nutná podmínka, ale pro pozdější případnou aktualizaci obrázku je tato varianta vhodnější.
•
Neměl by být příliš velký (rozumí se svou velikostí na disku, nikoliv velikostí šířky a délky). Příliš velký obrázek by totiž zbytečně zvětšoval velikost souboru s tabulkou.
•
Musí být ve formátu, který Calc umí načíst. Calc verze OpenOffice.org 2.0 bezpečně zvládá tyto standardní formáty: JPG, JPEG, BMP, GIF, PCX, TIF, TGA, PNG a několik dalších, méně používaných formátů. Upozornění: Nižší verze balíku OpenOffice.org nemusí import některých grafických formátů korektně zvládat.
69
tabulkový kalkulátor Calc Pokud obrázek splňuje všechny výše uvedené podmínky, je možné jej vložit do tabulky: 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Vložit. 2. V otevřené podnabídce vyberte položku Obrázek. 3. Zobrazí se další podnabídka, v ní klepněte na druhou položku shora – Ze souboru. 4. Calc zobrazí okno Vložit obrázek.
Adresář (případně další podadresáře) souborů s obrázky, které je možné vložit do tabulky Calcu. V tomto případě obsahuje adresář Gallery soubory (a také další podadresáře) s grafikou.
Přepíná mezi různými formami zobrazení ikon. Přejde o adresář výše (umožňuje procházení stromovou strukturou adresářů směrem ke kořenovému adresáři).
Náhled na vybraný soubor s grafikou. Volby typu souboru, které budou v okně Oblasti hledání zobrazeny. Aktivní zatržítko Náhled zobrazí grafiku souboru v náhledovém okně.
Pomocí tlačítka Otevřít bude obrázek vložen do dokumentu.
5. Jedná se o stejné okno, jaké Calc zobrazuje při otevírání souborů. Zde je třeba najít ve stromové struktuře disku požadovaný soubor s obrázkem. Poznámka: Po standardní instalaci balíku OpenOffice.org 2.1 se nachází ukázková galerie obrázků (rastrové grafiky) na cestě C:\Program Files\OpenOffice.org 2.1\Share\Gallery. 6. Vyberte klepnutím nalezený soubor. 7. Klepněte na tlačítko Otevřít a obrázek bude vložen do tabulky. Popis změny velikosti a dalších operací s obrázkem najdete v části Operace s grafickým objektem na str. 73.
AUTOMATICKÉ TVARY Calc umožňuje vložit do tabulky celou škálu předdefinovaných tvarů, čar, křivek, bublin, obdélníků a jiných objektů. Všechny tyto prvky se nazývají automatické tvary a jsou snadno přístupné z panelu nástrojů Kresba (Zobrazit Panely nástrojů Kresba). Zde je příklad obrázku, jenž byl poskládán z automatických tvarů:
.GRSDN]GHDVLE\GOt?
70
Grafika v Calcu Panel nástrojů Kresba obsahuje typově několik sekcí předdefinovaných automatických tvarů.
Některé z nich mají vedle symbolu ikony malou černou šipku. Po klepnutí na tuto šipku zvolené sekce tvarů se zobrazí nabídka s obsahem konkrétních grafických objektů. Například kategorie Základní tvary obsahuje různé obdélníky, n-úhelníky, čtverce, obličej atd. (viz obr. vpravo).
Jak přenést automatický tvar do tabulky? Dejme tomu, že budete chtít mít v tabulce automatický tvar pod názvem „veselý obličej“. 1. Klepněte na malou černou šipku u tlačítka Kresba.
Tvary symbolů na panelu nástrojů
2. Po klepnutí na tuto šipku se zobrazí nabídka s obsahem grafických objektů Tvary symbolů. Vyhledejte piktogram s podobou „smajlíka“ ☺. Klepněte na tuto ikonu. 3. Nabídka zmizela a kurzor myši se změnil na kříž. 4. Nastavte se myší v dokumentu Calcu na pozici, která bude tvořit pomyslný levý horní roh budoucího tvaru, a stiskněte a držte levé tlačítko myši. 5. Se stále stisknutým tlačítkem táhněte myší směrem k budoucímu pravému dolnímu rohu budoucího tvaru. Při „natahování“ si můžete všimnout, jak se vytváří a deformuje automatický tvar, který jste vybrali. 6. Jakmile budete s velikostí a poměrem stran automatického tvaru (veselého obličeje) spokojeni, uvolněte levé tlačítko myši. Automatický tvar je vytvořen a umístěn do tabulky. Tímto způsobem je možné vytvořit v tabulce všechny zbývající automatické tvary z nabídky. Nejčastěji používaným druhem automatických tvarů je čára, obdélník a elipsa. Proto jsou tyto objekty umístěny přímo na panelu nástrojů Kresba postupně zleva na této liště. Pro jejich použití tedy není nutné procházet nabídkami paletek tvarů. Tip: Jak vyrobit kružnici? V automatických tvarech lze poměrně snadno vyrobit prakticky jakoukoliv elipsu. Jak ale vytvořit skutečnou kružnici? Stačí použít automatický tvar pro elipsu, ale při tažení myší (předchozí postup, bod č. 5) držte ještě stisknutou klávesu Shift. V bodě 6 pak nejprve uvolněte tlačítko myši a teprve potom klávesu Shift. Tím bude skutečně vytvořena pravidelná kružnice.
Změna parametrů u některých automatických tvarů U vybraných automatických tvarů je možné měnit některé jejich části. Děje se tak prostřednictvím speciálních žlutých úchopných bodů (mají je pouze některé automatické tvary). Pokud například klepnete na již vytvořený automatický tvar „veselý obličej“, který jste vytvořili v předchozím příkladu, pak se u čáry úst obličeje zobrazí malý žlutý bod. Stačí na něj nastavit myš, stisknout a držet levé tlačítko a pouhým pohybem (dolů) lze z úsměvu vyrobit zamračení. Můžete rovněž měnit některé z dalších vlastností těchto objektů - například barvu či lemovací čáry. Klepněte na tvar pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte: •
nástroj Čára - pro změnu vlastností čáry tvaru;
•
nástroj Oblast - pro změnu barvy výplně tvaru;
•
nástroj Text - pro přidání textového popisku vybraného tvaru.
Nutno zmínit, že ne u všech tvarů jsou všechny tyto editační nástroje použitelné.
71
tabulkový kalkulátor Calc PÍSMOMALBA Prostřednictvím tlačítka Galerie písmomalby na panelu nástrojů Kresba lze do dokumentu vložit trojrozměrné písmo, které se vzhledem ke Calcu chová jako jakýkoliv jiný grafický objekt (např. jako obrázek). 1. Klepněte na tlačítko písmomalby. 2. Calc zobrazí okno Galerie písmomalby s možností výběru stylu ozdobného písma. Klepnutím myši vyberte jeden z nabízených stylů a klepněte na tlačítko OK. 3. Text v předdefinované podobě je umístěn do dokumentu. Pro jeho změnu poklepejte myší na vložený objekt písmomalby. Uprostřed něj se otevře pole s možností změny tohoto textu. Po ukončení editace klepněte mino objekt 3D textu - tento bude aktualizován dle vámi pozměněného textu. Pokud na již vytvořený 3D text písmomalby klepnete jednou levým tlačítkem myši, Calc zobrazí panely nástrojů Písmomalba (například změna tvaru, zarovnání a rozestupu znaků písmomalby) a 3D nastavení (modifikace 3D hloubky písma, jeho rotace, osvětlení atd.). Okno galerie písmomalby
Stejná výška písmen písmomalby
Tvar písmomalby
Zarovnání textu
Zapnutí / potlačení 3D rozměru textu
Rotace textu písmomalby
Směrová orientace textu písmomalby
Hloubka textu písmomalby
Rozestup písma textu písmomalby
Osvětlení textu písmomalby
Povrch textu písmomalby
Barva 3D rozměru textu písmomalby
Klepnutím pravým tlačítkem na objekt 3D text písmomalby můžete rovněž ze zobrazené nabídky volit jednotlivé editační nástroje tohoto typu textu. Jedná se obecné nástroje i nástroje doplňující panely Písmomalba a 3D nastavení. Překlopí objekt ve svislém či vodorovném směru. Přenese objekt do popředí (před ostatní objekty) či do pozadí (za ostatní objekty). Volba Na pozadí znamená, že se objekt přesune pod rastr buněk.
Forma ukotvení objektu
Práce s objektem prostřednictvm schránky
Poznámka: Omezte použití textu písmomalby pouze na střídmé grafické zvýraznění (např. nadpisu grafu či prvku, který má vizuálně upoutat pozornost uživatele) dokumentu Calcu.
72
Grafika v Calcu TEXTOVÉ POLE Textové pole je malá editovatelná oblast textu, malý „poddokument“ v dokumentu. V textovém poli můžete použít styl, řez, velikost a typ písma, způsob ohraničení a zarovnání individuálně, bez ohledu na okolní text, ve kterém se textové pole nachází. Textové pole v sobě může obsahovat text libovolné délky a má vzhledem k okolí (tzn. např. okolnímu textu) podobné vlastnosti jako jakýkoliv jiný grafický objekt. To znamená, že textové pole je možné různými způsoby obtékat, přemisťovat je, zvětšovat, kopírovat atd. Prostřednictvím textového pole lze velmi jednoduše vytvořit efekt, tzv. „text v textu“. Textové pole je v Calcu poměrně populárním prvkem. Je to totiž jediná možnost jak napsat souvislejší text s takovými vlastnostmi, aby bylo možné ho alespoň trochu editovat a upravovat podobně jako v textovém editoru. Jak jistě chápete, v klasických buňkách jsou možnosti napsání delšího textu a jeho následného zarovnání omezené. Na obrázku vpravo je příklad textového pole v dokumentu tabulkového kalkulátoru. Textové pole se do dokumentu Calcu vkládá klepnutím na ikonu textového pole na panelu nástrojů Kresba. 1. Klepněte na ikonu textového pole nástrojů Kresba.
na panelu
2. Kurzor myši se změní na podobu, v jaké je při editaci běžného textu. 3. Nastavte se myší na pozici, která bude tvořit pomyslný levý horní roh textového pole, a stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Se stále stisknutým tlačítkem táhněte myší směrem k budoucímu pravému dolnímu rohu textového pole. 5. Vepište alespoň několik prvních znaků požadovaného textu. 6. Textové pole uzavřete klepnutím mimo ně na ploše listu. S textovým polem (po jeho vložení) můžete zacházet jako s jakýmkoliv jiným grafickým objektem. Veškeré vlastnosti jsou (podobně jako u obrázku) k dispozici po klepnutí na pole pravým tlačítkem myši a následným zvolením příslušné položky v nabídce. Měnit lze veškeré běžné vlastnosti textu - od velikosti písma, řezu, typu a zarovnání až po barvu výplně textového pole, vlastnosti lemující čáry apod. Změny jsou naprosto nezávislé na okolních buňkách tabulky.
Operace s grafickým objektem V následujících odstavcích bude popsána manipulace a důležité operace s grafickými objekty. Za grafický objekt lze považovat veškerou grafiku obsaženou v tabulce Calcu. Například vložený rastrový obrázek, čáru, textové pole, automatický tvar, trojrozměrný text atd. Metody uvedené v následujících odstavcích jsou pro všechny grafické objekty stejné, resp. univerzální. Proto nebyly popsány u každého objektu v předchozích kapitolách samostatně.
Základní pravidlo při práci s grafickými objekty: Pokud chcete měnit parametry nebo vlastnosti jakéhokoliv grafického objektu, klepněte na něj pravým tlačítkem myši a v otevřené nabídce zvolte příslušný nástroj. Otevře se okno, jež obsahuje veškeré konfigurační možnosti, které lze s objektem provést. 73
tabulkový kalkulátor Calc ZMĚNA VELIKOSTI Změnu velikosti každého objektu můžete provést pomocí některého z úchopných bodů. Pokud na grafický objekt klepnete jednou levým tlačítkem myši, zobrazí se všechny úchopné body daného objektu. Úchopný bod je malý zelený čtvereček, většinou na okrajích a v rozích grafického objektu. Například obrázek bude mít v každém rohu jeden úchopný bod a uprostřed každé strany další. Příklad úchopných bodů na jednotlivých typech grafických objektů:
Rastrový obrázek
Automatický tvar
Trojrozměrný text Písmomalby
Čára
1. Klepněte na obrázek jednou levým tlačítkem myši (aby se zobrazily úchopné body). 2. Nastavte se myší nad některý úchopný bod tak, aby se tvar myši změnil na tvar oboustranné šipky (viz obrázek krychle - pravý dolní roh tohoto obrázku a jeho úchopný bod). 3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Táhněte směrem dovnitř obrázku - obrázek se bude zmenšovat (pokud byste táhli směrem od obrázku, obrázek by se zvětšoval). 5. Po dosažení požadované velikosti uvolněte levé tlačítko myši a obrázek bude mít novou velikost. Upozornění: Při změně velikosti velmi záleží na tom, který úchytný bod použijete. Pokud například u obrázku použijete jeden z rohových úchytných bodů za současného stisku klávesy Shift, pak se obrázek bude zvětšovat nebo zmenšovat v měřítku – poměr stran zůstane zachován. Pokud ale použijete jeden z bodů na některé ze stran obrázku, budete zvětšovat nebo zmenšovat právě jen tuto stranu – dojde tak k deformaci obrázku a poměru jednotlivých stran. Poznámka: Zejména u vkládání rastrových obrázků se beze změny velikosti neobejdete. Obrázky totiž Calc vkládá do dokumentu většinou přes celou stránku, což je málokdy vyhovující. V těchto případech musí být obrázek téměř vždy zmenšen.
PŘEMÍSTĚNÍ OBJEKTU Ať již se jedná o jakýkoliv grafický objekt, téměř vždy po jeho vložení do dokumentu je třeba přemístit jej na jinou pozici. Calc dokáže pracovat s grafickými objekty poměrně pohodlně, a proto není problém přemístit jeden objekt na jakékoliv jiné místo v tabulce. 1. Klepněte na objekt pravým tlačítkem myši tak, aby se zobrazily úchytné body. 2. Nastavte se doprostřed grafického objektu tak, aby se u myši zobrazil křížek na všechny strany (viz obr. vpravo). 3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Se stále stisknutým levým tlačítkem táhněte směrem, kterým potřebujete objekt přesunout. Objekt bude tažen současně s myší. 5. Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši – přesun je dokončen.
SMAZÁNÍ OBJEKTU Smazání jakéhokoliv grafického objektu (včetně textového rámu) je naprosto nenáročná operace. Jednoduše objekt označte tak, aby byly vidět jeho úchytné body, a následně stiskněte na klávesnici klávesu Delete.
74
Delete
Grafika v Calcu BARVY, ČÁRY A VÝPLŇ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ U některých typů vektorových objektů (automatických tvarů) můžete nastavit typ a tloušťku, případně barvu čáry nebo barvu pozadí vektorových objektů. Podotýkám, že tyto parametry vektorových objektů (tvarů) není z principu možné nastavit u vložených rastrových obrázků.
Změna parametrů u objektů typu Automatický tvar 1. Klepněte na objekt, u kterého má být provedena změna. Po klepnutí na zvolený objekt se v Calcu zobrazí lišta nástrojů Vlastnosti kresby. V případě, že tato lišta není zobrazena, můžete ji aktivovat prostřednictvím hlavní nabídky Calcu Zobrazit Panely nástrojů Vlastnosti kresby. 2. Na panelu nástrojů Vlastnosti kresby klepněte na jednu z následujících ikon podle toho, jaký parametr má být změněn.
Čára
Styl čáry
Tloušťka čáry
Styl šipky
Oblast Barva čáry
Rotovat
Styl oblasti - výplň
Změnit ukotvení
Přenést do popředí
Zarovnání
Odsunout do pozadí
Budete-li měnit barvu čáry objektu nebo jeho výplň, klepněte u přepínací či rozevírací nabídky na šipku směřující dolů (obdobně u ikony nástroje na malou černou šipku). Dosáhnete tak zobrazení celé palety barev nebo dalších možností.
Změna parametrů u rastrové grafiky 1. Klepněte na objekt, u kterého má být provedena změna. Po klepnutí na zvolený objekt se v Calcu zobrazí lišta nástrojů Obrázek. V případě, že tato lišta není zobrazena, můžete ji aktivovat prostřednictvím hlavní nabídky Calcu Zobrazit Panely nástrojů Obrázek. 2. Na panelu nástrojů Obrázek klepněte na jednu z ikon podle toho, jaký parametr má být změněn. Úprava tónu barvy, kontrastu, jasu apod.
Sada filtrů pro úpravu zobrazení rastrového obrázku
Průhlednost
Volba grafického režimu (Výchozí, Stupně šedi, Černobílá, Vodoznak)
Oblast
Čára
Stín
Oříznout
Přenést do popředí / odsunout do pozadí
Změnit ukotvení
Zarovnání
Vkládání dalších objektů do tabulky Nejčastějším typem externího objektu, který je do tabulky vkládán, je bezesporu obrázek. A to buď v podobě automatického tvaru, nebo externího rastrového obrázku. Calc má ale podobně jako další programy z balíku OpenOffice.org možnost vložit do tabulky i jiné typy objektů, například rovnice, organizační diagram, data z jiných aplikací apod. Všechny jmenované prvky jsou pro Calc externí typy objektů, které jsou zčásti vytvářeny v jiném modulu a následně do dokumentu Calcu pouze vloženy.
PSANÍ ROVNIC A MATEMATICKÝCH SYMBOLŮ Při zpracování různých matematických nebo fyzikálních úloh na počítači se většinou nelze obejít bez speciálních značek ( apod.). Přímo v Calcu můžete většinu jednodušších zápisů vzorců doplnit přímo, (Calc k tomu využívá vazby k aplikaci Math instalované jako další součást programového balíku OpenOffice.org 2.1) nebo celý vzorec editovat právě v aplikaci Math a importovat jej poté do Calcu.
75
tabulkový kalkulátor Calc Upozornění: Vložením rovnice nebo vzorce zde není myšleno nadefinování vzorce Calcu, např. =SUMA(B5:B10). Jedná se o vizuální podobu rovnice, tj. včetně speciálních matematických ), které normálními prostředky Calcu značek, elektrotechnických a dalších symbolů ( nejsou k dispozici.
Tvorba vzorců a syntaxe jejich zápisu Jak již bylo výše naznačeno, samotný Calc nedisponuje prostředky pro zápis speciálních značek vzorců a symbolů. 1. Vzorec vložíte do Calcu prostřednictvím hlavní nabídky příkazem Vložit Objekt Vzorec. 2. V dolní části Calcu se zpřístupní poměrně rozměrné editační pole pro zápis vzorce.
Nápověda k aplikaci pro tvorbu vzorců Math Klepnutím na ikonu Kurzor pro vzorce v panelu nástrojů lze zapnout nebo vypnout kurzor ve vzorci. Je-li kurzor ve vzorci aktivní, potom je část vzorce, ve které je umístěn kurzor v okně Příkazy, označena tenkým okrajem. Editační pole s kurzorem aplikace Math pro zápis vzorce
Otevře dialog Symboly, kde si můžete vybrat symbol, který chcete vložit do vzorce.
Upozornění: Hned v úvodu je nutné zmínit fakt, že zápis vzorců je realizován za pomoci vlastních funkcí, symbolů a formátovacích vlastností aplikace Math. Tip: Začátečníkům přijde jistě vhod nápověda programu Math, která disponuje rozsáhlým pojednáním o tvorbě vzorců, jejich formátování a syntaxi jejich zápisu. Tuto nápovědu můžete aktivovat přímo v Calcu právě v okamžiku po zadání příkazu pro vložení vzorce, kdy máte k dispozici dolní editační pole spolupracující aplikace Math. Po klepnutí na ikonu nápovědy bude tato otevřena v samostatném okně. Pokud vyberete odkaz Referenční tabulky vzorců, zobrazíte tabulku zápisu vzorců a symbolů. V jejím levém sloupci je uvedena forma zápisu daného symbolu, kterou použijte při zápisu v editačním poli vzorce.
76
Grafika v Calcu Například součet druhé odmocniny ze čtyř a čtvrté odmocniny ze čtyř zapíšete jako sqrt 4+nroot{4}{4} - viz obr. vpravo. Přímo v průběhu editace pak můžete pozorovat výslednou podobu vzorce v tabulce Calcu. 3. Další syntaxe vzorců můžete do editačního pole vkládat prostřednictvím hlavní nabídky Calcu Zobrazit Výběr. Calc zobrazí paletu Výběr, kde je v horní části nad čarou nabídka skupin funkcí, pod čarou pak jednotlivé funkce zvolené skupiny. 4. Po zvolení skupiny vyberte příslušnou funkci a klepnutím myší ji dosaďte do vzorce. Nezapomeňte přímo v řádku editovaného vzorce dosadit místo implicitní syntaxe (je inverzně zvýrazněna ) skutečné hodnoty. 5. Pokračujte obdobným způsobem dál v editaci předmětného vzorce až do jeho zakončení. V případě, že funkce není k dispozici, vytvářejte ji přímo v editačním poli vzorce. 6. Využít můžete rovněž i tzv. Katalog symbolů , jehož ikona se nachází na nástrojové liště Calcu. (Pozor, nezaměňujte s funkcí běžné sumy! Ikona katalogu symbolů je k dispozici pouze v případě editačního režimu vkládání matematického vzorce). Po klepnutí na tuto ikonu se zobrazí nevelké okno s názvem Symboly. Pomocí něj můžete do vzorce dosazovat specifické znaky a symboly řecké abecedy. V případě potřeby můžete tyto symboly dále upravovat v dalším okně po klepnutí na tlačítko Upravit. Do textového pole můžete vepisovat libovolný text a čísla a tak libovolně upravovat a měnit konečnou podobu vzorce nebo značek, které jsou do pole vloženy. Rovněž každá značka se chová jako jakýkoliv znak, takže ji lze i pohodlně smazat. Do jednoho textového pole můžete přidat libovolné množství matematických symbolů. 7. Po dokončení editace rovnice klepněte myší mimo editační pole vzorce. Editační pole zmizí, textové pole se stane běžně nepřístupným a lze pokračovat v práci na dokumentu Calcu. Poznámka: Po opuštění editačního pole se vzorec stane pro normální editaci nepřístupným. Aby bylo možné vzorec kdykoliv později upravit nebo změnit, stačí na jeho oblast dvakrát klepnout levým tlačítkem myši. Poté se opět v dolní části Calcu zobrazí editační pole vzorce a text i symboly uvnitř vzorce lze bez problémů editovat.
77
tabulkový kalkulátor Calc Pokročilá práce s Calcem Tato kapitola se bude zabývat již poněkud náročnějšími operacemi v Calcu. Předpokládá se naprostá znalost základních operací s buňkami (jako je oprava buňky, tvorba základních vzorců, mazání, přesouvání, kopírování atd.).
SEŘAZOVÁNÍ DAT (PODLE ABECEDY A HODNOT) Zejména u tabulek s větším počtem řádků je někdy potřeba tabulku abecedně seřadit podle určeného sloupce. Calc umí třídit jak podle textového obsahu buněk, tak i podle číselných hodnot. Třídění může být vzestupné (od A do Z, či od 1 do X) i sestupné. 1. Označte celou tabulku do bloku (i když budete řadit data pouze podle jednoho sloupce). Pozor, v případě, že má tabulka nad každým sloupcem nadpis (tzv. záhlaví), označte tabulku do bloku bez tohoto prvního řádku, který záhlaví tvoří (na obrázku jsou to buňky Jméno a Výdělek). 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Data a v rozevřené nabídce na první položku shora - Řadit. 3. Calc otevře okno Řadit.
4. V nabídce Seřadit podle určete sloupec, podle nějž má být provedeno řazení. Na výběr bude tolik sloupců, kolik je jich označeno v tabulce do bloku. Sloupce budou označeny Sloupec A, Sloupec B atd. Pokud ovšem tabulka, kterou chcete seřadit, obsahuje záhlaví (nadpisy sloupců), pak se v nabídce budou zobrazovat přímo tyto názvy, a snadněji tak získáte informaci o tom, podle kterého sloupce bude řazena. 5. Pomocí přepínačů Vzestupně / Sestupně určete, zda se bude jednat o řazení vzestupné, nebo sestupné. 6. Klepněte na tlačítko OK a tabulka bude seřazena. V některých tabulkách se může stát, že bude několik položek v tabulce shodných (například se vyskytne několik jmen Petr). V takovém případě Calc neví, jak má shodné položky seřadit, a proto je dobré při definici sloupce (krok 4) v nabídce Seřadit podle nadefinovat také zbývající nabídky Potom podle. Tyto volby se při řazení stanou aktivní právě tehdy, když v předchozím řazení Calc nalezne stejné hodnoty. Pokud bude několik řádků v seřazovaném sloupci shodných, aktivuje Calc druhou podmínku Potom podle. Kdyby se náhodou stalo, že i druhý sloupec bude obsahovat shodné položky, pak Calc aktivuje třetí podmínku (opět s názvem Potom podle).
Seřazování po řádcích Může nastat případ, kdy je třeba řadit údaje v řádcích (tzn. např. zleva doprava). Tuto možnost Calc standardně nenabízí, je nutné ji aktivovat prostřednictvím dalšího nastavení. 1. Označte do bloku řádky, které mají být seřazeny. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Data a v rozevřené nabídce na první položku shora – Řadit. 3. Calc otevře okno Řadit. 4. V okně klepněte na záložku Volby.
78
Pokročilá práce v Calcu 5. Calc aktualizuje zobrazení okna Řadit, ve kterém zatrhněte dole volbu Zleva doprava (seřadit sloupce). 6. Poté se klepnutím na záložku Seřadit podle přepněte zpět do výchozího stavu okna Řadit. 7. Nyní se již v nabídkách Seřadit podle budou namísto sloupců objevovat řádky. 8. Zbývající postup řazení je stejný jako v případě řazení sloupců.
FILTRY (AUTOMATICKÝ APOD.) V Calcu můžete pracovat s tzv. filtry. Filtrem se rozumí podmínka, kterou je testován každý řádek v tabulce. Vyhoví-li podmínce, pak řádek v tabulce zůstane zobrazen. Pokud podmínce nevyhoví, jeví se jako skrytý, což ovšem neznamená, že bude smazán. Filtr má význam u rozsáhlejších tabulek, kde v daném okamžiku pracujete pouze s daty, která vyhovují určitému kritériu. Příklad: Dejme tomu, že máte seznam několika lidí, u nichž znáte jméno, bydliště a profesi. Pro další práci s tabulkou je třeba vybrat pouze ty, kteří bydlí v Praze. Na řešení tohoto problému se nabízí použití filtru. 1. Umístěte kurzor do hlavičky libovolného sloupce, v našem případě například na buňku s textem Bydliště. 2. V hlavní nabídce Calcu zvolte položku Data a tam položku Filtr. 3. V otevřené podnabídce vyberte Automatický filtr. 4. Pokud jste postupovali správně, pak se u záhlaví buněk objeví šipky směřující dolů. 5. U sloupce, na který má být aplikován filtr, klepněte na šipku.
1.
6. Calc zobrazí nabídku se seznamem položek, které jsou stejné jako obsah buněk ve sloupci. Pouhým vybráním jedné položky se již definuje filtr. To znamená, že vyberete-li Praha, pak se v tabulce zobrazí pouze řádky obsahující ve sloupci Bydliště slovo Praha. Na obrázku č.1 je zobrazena původní tabulka. Obrázek č. 2 naznačuje výběr položky z nabídky filtru a na obrázku č. 3 je již tabulka s filtrem aplikovaným na bydliště Praha. Všimněte si čísel řádků – jejich posloupnost je narušena, neboť nevyhovující řádky jsou skryté. Použití filtru rovněž vizuálně naznačuje modrá šipka u záhlaví nabídky. Filtry lze i kombinovat. Například potřebujete-li pracovat s buňkami, kde sloupec Bydliště obsahuje pouze slovo Praha a zároveň Jméno obsahuje pouze například Petr, lze jednoduše nadefinovat u každého sloupce filtr zvlášť. Calc ve výsledné podobě zobrazí pouze řádky, které vyhovují všem definovaným filtrům.
2.
Na obrázku č. 4 je zobrazeno použití filtru, který byl použit na sloupce Bydliště a Profese. Propustil pouze bydliště Praha a profesi Programátor. Tomuto filtru vyhověly pouze dva záznamy.
4.
3.
7. V případě, že potřebujete zobrazit všechny záznamy, klepněte na modrou šipku v záhlaví nabídky filtru a v samotné nabídce klepněte na -vše-. 79
tabulkový kalkulátor Calc Složitější filtry Na předchozím příkladu byla uvedena nejjednodušší aplikace filtru. Existují i složitější definice, pomocí nichž lze zejména u číselných řádků přesně definovat kritéria filtru. Postup aktivace filtru (aktivace tlačítek s šipkami) je stejný jako v předchozím případě. Rozdíl spočívá až v konkrétní definici. 1. Klepněte na tlačítko šipky dolů tak, aby se otevřela nabídka se seznamem hodnot, které korespondují s hodnotami ve sloupci. 2. Všimněte si prvních tří položek v nabídce (-vše-, -Standardní-, a -Horních 10-). Zvolte položku -Standardní- pro definici vlastního formátu. 3. Excel zobrazí okno Standardní filtr, kde pomocí rozevíracích nabídek můžete snadno definovat filtr. Na obrázku vpravo je příklad filtru, který propustí pouze řádky, v nichž bude číselná hodnota u sloupce Plat v rozsahu >=20500.
Tlačítko Více zobrazí (či potlačí) doplňující volby při nastavování parametrů vlastního filtru.
4. Klepněte na tlačítko OK a filtr bude aplikován. Podmínce filtru bude v našem případě vyhovovat 5 záznamů. Tip: U definice tzv. vlastních filtrů můžete používat i zástupné znaky, jako je ? (otazník) a * (hvězdička). Zástupné znaky jsou užitečné zejména při definici filtru, který obsahuje textový řetězec.
POUŽÍVÁNÍ A DEFINICE ŘADY Calc usnadňuje uživatelům práci kromě mnoha jiných prvků také takzvanou řadou. Řadou se rozumí posloupnost předem nadefinovaných logicky svázaných řetězců – například leden, únor, březen, duben… nebo pondělí, úterý, středa… Pokud napíšete první slovo ze seznamu do libovolné buňky a poté budete tuto buňku myší rozpínat (pomocí symbolu + v jejím pravém dolním rohu), pak se do ostatních buněk doplní text automaticky. Nemusí se vypisovat leden až prosinec, ale stačí napsat pouze leden a buňku roztáhnout – ostatní měsíce budou dopsány automaticky.
Použití řady Aplikaci řady vyzkoušíme na již zmíněných měsících. 1. Napište do libovolné buňky leden. 2. Nastavte se myší do pravého dolního okraje buňky na černý čtvereček tak, aby se myš změnila na černý křížek. 3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte myší buď doprava, nebo dolů. Zároveň si všimněte, jak se u myši zobrazuje text dalšího měsíce (viz obrázek). 4. Na měsíci, kterým si přejete řadu zakončit, uvolněte levé tlačítko myši a tvorba řady je hotova. Měsíce budou okamžitě doplněny do buněk.
80
Pokročilá práce v Calcu Automaticky po instalaci jsou k dispozici následující řady: Dny v týdnu zkratkovitě
po, út, st, čt, pá, so, ne
Dny v týdnu plným jménem
pondělí, úterý, středa, čtvrtek, pátek, sobota, neděle
Řada arabských číslic
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15...
Římské číslice I - XII
I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII
Měsíce plným jménem
leden, únor, březen, duben, květen, červen…
Vytvoření řady Řady zmíněné v předchozí tabulce jsou sice užitečné, ale není nad to mít možnost definovat vlastní řady, takové, které často používáte v praxi právě vy. Definici řady provedete prostřednictvím okna Volby. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Nástroje a poté v otevřené podnabídce na položku Volby. 2. Calc zobrazí okno Volby, v jehož levém sloupci klepněte na znaménko a z rozbalené nabídky vyberte Řadit seznamy.
u položky OpenOffice. org Calc
Tlačítko Nový umožní editaci nové řady.
Možnost editace řad pro aplikaci Calc
3. Okno Volby je rozděleno na několik sloupců. V poli Seznamy jsou již nadefinované seznamy. V poli Položky je seznam jednotlivých položek dané řady. 4. V případě potřeby vytvoření nové řady klepněte v pravé části okna na tlačítko Nový. Poté editujte vámi požadovanou řadu (např. jaro, léto, podzim, zima) - definovat ji budete přímo v poli Položky. Během tvorby nové řady nejsou přístupné další prvky tohoto okna. 5. Jakmile bude nová řada nadefinována, klepněte na tlačítko Přidat. Řada je hotova a můžete ji hned vyzkoušet v tabulce. Odstranění řady provedete opět v okně Volby. Stačí klepnout na řadu a poté na tlačítko Odstranit.
Používání logických řad - posloupnosti Řady, které byly popsány v předchozím postupu, musely být předdefinovány buď tvůrci Calcu, nebo je předdefinoval uživatel. Navíc se jednalo o řady většinou textové. Calc ale umí používat i řady získané na základě matematických vzorců, a to vždy aplikované na konkrétní případ posloupnosti dat.
81
tabulkový kalkulátor Calc Tak například pokud budete chtít vytvořit číselnou posloupnost, kde mají být pouze lichá čísla, stačí vyplnit první tři buňky 1, 3, 5 a Calc pochopí, že zbývající buňky budou 7, 9, 11 … Postup je následující: 1. Vyplňte pod sebe (případně podle potřeby vedle sebe) do prvních tří buněk první čísla požadované posloupnosti. Vyplnit musíte tolik buněk, aby z nich bylo zřejmé, o jaký typ posloupnosti se jedná. Obvykle stačí právě tři buňky. 2. Buňky označte do bloku. 3. Nastavte se do pravého dolního rohu bloku (a tedy i poslední buňky) tak, aby se kurzor šipky u myši změnil na černý křížek. 4. Jakmile bude namísto šipky křížek, stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte směrem dolů (případně doprava, podle toho, zda jsou buňky pod sebou, nebo vedle sebe). 5. U každé další buňky, kterou budete míjet, se zobrazí ve žlutém obdélníčku její hodnota. Jedná se o vypočítanou hodnotu, která byla spočítána podle algoritmu na základě posloupnosti prvních tří buněk. 6. Jakmile dosáhnete požadovaného počtu buněk, uvolněte levé tlačítko myši a hodnoty budou do buněk okamžitě doplněny. Tip: Calc dokonce umí rozpoznat i logickou posloupnost, pokud se v buňce vyskytuje číslo s textem. Například pokud napíšete do jedné buňky 1. čtvrtletí a tuto buňku „roztáhnete“, bude se nadále doplňovat 2. čtvrtletí, 3. čtvrtletí atd. Upozornění: Nečekejte od této funkce zázraky. Ani Calc není superinteligentní; je to pouhý program. Jakékoliv složitější vztahy si proto začne „vykládat po svém“ a vytvoří nereálné algoritmy. Tento typ logicky vytvářených řad je proto vhodný u načítaných hodnot (např. násobky X, přičítání čísel po určité hodnotě apod.).
OVĚŘENÍ Dejme tomu, že byste vytvořili v Calcu nějaký formulář, například osobní dotazník. Ten byste odeslali žadateli k vyplnění a očekávali vyplněný dotazník zpátky. Je přirozené, že budete očekávat, že v buňce určené pro jméno bude jméno žadatele. V buňce datum narození bude figurovat datum narození, v buňce určené pro počet dětí bude moci být pouze celé číslo od nuly do patnácti atd. Fakt ale je, že pokud takový dotazník pošlete někomu, kdo neumí příliš pracovat s Calcem (či obecně s tabulkovým kalkulátorem) nebo nějakému šprýmaři, pak můžete mít klidně v buňce určené pro počet dětí nějakou textovou informaci, nebo datum narození nemusí být vyplněno ve správném formátu apod. Pro takové případy existuje funkce, které se říká ověření. Má za úkol hlídat vstupní údaj, jenž je do buňky vepisován, a ověřit, zda vyhovuje nastaveným kritériím. Pokud vyhovuje, může být obsah buňky potvrzen klávesou Enter. Pokud ale údaj nevyhovuje, pak Calc vypíše varovné hlášení a údaj do buňky prostě nebude možné vložit. Například pokud by chtěl někdo do buňky počtu dětí napsat číslo –2, zobrazilo by se chybové hlášení, protože v ověření by bylo nastaveno, že v buňce pro počet dětí může být jedině celé číslo od nuly do patnácti. Ověření můžete nastavit na celou řadu parametrů. Můžete kontrolovat, zda je zadáno celé číslo, zda se číslo pohybuje v intervalu krajních zadaných hodnot, není-li text příliš dlouhý, je-li datum zadáno ve správném formátu a spoustu dalších možností. Ověření můžete nastavit následujícím způsobem: 1. Postavte se na tu buňku, které se má ověření týkat. Můžete označit do bloku i více buněk – v takovém případě se ověření bude vztahovat na všechny buňky označené do bloku. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Data. V otevřené nabídce klepněte na položku Kontrola vstupních dat. 82
Pokročilá práce v Calcu 3. Calc zobrazí okno Platnost, které obsahuje tři záložky: Kritérium, Nápověda při vstupu a Chybové hlášení. Nejdůležitější je záložka Platnost. 4. Na záložce Kritérium klepněte na rozevírací nabídku Povolit. Zde můžete vybrat typ dat, který bude povoleno do buňky zadat. K dispozici jsou následující možnosti: a) Všechny hodnoty – pokud zvolíte tuto položku, jako byste žádné ověření nenastavovali. Používá se v případě, že chcete ověření zrušit. b) Celá čísla – zajistí, že vstupní hodnota bude muset být jedině celé číslo. Při zvolení této položky se zobrazí dialogy, které umožní detailně nastavit formát zadávaného čísla. Je například možné nastavit, jaká hodnota čísla musí být minimální nebo maximální, případně lze nastavit interval čísel, mezi nimiž se zadávané číslo typu Minimum a Maximum musí pohybovat. c) Desetinná – má stejné vlastnosti jako při nastavení celého čísla, ale s tím rozdílem, že povolí i desetinné místo u čísla. I zde je možné nastavovat intervaly minima a maxima. d) Datum – zajistí, že do buňky bude možné vložit pouze datum. Navíc je možné nastavit, od kterého do kterého data má být datum zadáno. Opět s možností nastavení minima a maxima. e) Čas – ověření velmi podobné datu. Zajistí, že do buňky bude možné zadat pouze čas, navíc s možností omezení vstupu času typu Minimum a Maximum. f) Rozsah buněk – povolí pouze hodnoty ze zadané oblasti buněk. Oblast buněk může být určena přímo nebo jako databáze či pojmenovaná oblast. Oblast může obsahovat jeden řádek nebo jeden sloupec buněk. Určíte-li jako oblast více sloupců a řádků současně, potom bude použit pouze první sloupec. g) Seznam – velmi zajímavá volba. Povolí pouze hodnoty a řetězce obsažené v seznamu. Řetězce a hodnoty mohou být v seznamu smíšeny. U čísel jsou vyhodnoceny jejich hodnoty, proto když zadáte do seznamu číslo 1, bude vstup 100 % vyhodnocen jako platný. Tato varianta je detailněji popsána za tímto postupem. h) Délka textu – zajistí minimální, případně maximální počet znaků, které budou moci být do buňky zadány, a to bez ohledu na charakter znaků (tj. zda se jedná o číslo, nebo písmeno). 6. Po nastavení ověření se přepněte na záložku Nápověda při vstupu. 7. Záložka Nápověda při vstupu vám umožní nadefinovat upozorňující hlášení typu bublinové nápovědy, které se zobrazí při aktivaci předmětné buňky. 8. Záložka Chybové hlášení je určena k definování chybového hlášení. To se zobrazí v okamžiku, kdy se někdo pokusí do buňky vepsat jinou hodnotu, než která je povolena v ověření. a) V rozevírací nabídce Akce vyberte ikonu, která se v chybovém hlášení zobrazí. Při nastavování chybového hlášení máte možnost zvolit, zda se při nesprávně zadané hodnotě její vkládání do buňky zablokuje (volba Zastavit), či se zobrazí informativní hlášení, které však umožní vložení chybné hodnoty (Upozornění / informace), či zda se spustí předem přichystané makro (volba Makro). b) Doplňte text do dialogů Nadpis (jedná se o nadpis okna s hlášením) a Chybové hlášení (text okna s hlášením). c) Nezapomeňte zaškrtnout zatržítko Zobrazit chybové hlášení, pokud jsou zadány neplatné hodnoty. 9. Klepněte na tlačítko OK a ověření včetně nastavení chybového hlášení bude aktivováno. Nyní můžete zkusit zadat nejprve správnou hodnotu (tu by ověření mělo přijmout) a poté záměrně nesprávnou hodnotu, kterou by ověření nemělo přijmout a mělo by být zobrazeno nastavené chybové hlášení. 83
tabulkový kalkulátor Calc Ověření typu Seznam Speciálním a nutno přiznat že poměrně propracovaným typem ověření je seznam. Ověření probíhá tak, že do buňky je možné zadat pouze ty hodnoty, které jsou předdefinovány. Předem tak může být zadáno třeba 20 určitých hodnot, které může buňka obsahovat. Žádné jiné nebudou přijaty. Z výše uvedeného ale vzniká potřeba mít někde seznam povolených hodnot (mohou to být i texty). Proto ještě před vytvořením ověření je nutné vytvořit někde v tabulce nebo na jiném listě pomocný seznam takových hodnot. Doporučuji seznam vytvořit ve sloupci, který bude dostatečně vzdálen od hlavní tabulky, nebo na jiném listu (to ovšem situaci mírně komplikuje). Poté je možné začít vytvářet ověření formou seznamu. Příklad: Dejme tomu, že v předchozím dotazníku bude kolonka s otázkou týkající se vzdělání. Přitom dotazovaný bude moci odpovědět pouze jednou z těchto možností: základní, vyučen(a), středoškolské, vysokoškolské. 1. Vytvořte dotazník uchazeče. 2. Jeden z řádků věnujte dotazu na vzdělání. 3. Klepněte do buňky, kam bude dotazovaný informaci o dosaženém vzdělání dopisovat. 4. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Data. V otevřené nabídce pak zvolte Kontrola vstupních dat. 5. Zobrazí se okno Platnost, kde na záložce Kritérium vyberte v nabídce Povolit položku Seznam. 6. Aktivují se tři zatržítka a zpřístupní se dialogové pole Položky. Klepněte do něj a definujte výše zmíněné typy vzdělání. Jednotlivé položky vzdělání od sebe oddělte odsazením pomocí klávesy Enter. 7. Klepněte na OK. Nyní aktivujte buňku pro vstup údajů o vzdělání (do dotazníku). Jakmile buňku vyberete, zobrazí se u jejího pravého okraje symbol šipky, podobný, jaký znáte z rozevíracích nabídek. Ve skutečnosti se z buňky také stala rozevírací nabídka. Pokud totiž na šipku klepnete, v nabídce se zobrazí pouze ty hodnoty, které jste nadefinovali. Jiné hodnoty ověření nepovoluje zadat (zobrazí se případně nastavené chybové hlášení). Jakmile příště změníte definované hodnoty tohoto seznamu, změní se i obsah rozevírací nabídky.
ZAMKNUTÍ BUNĚK (LISTU, SEŠITU) Calc disponuje funkcí, která umí zamknout vybrané buňky tak, aby s nimi nebylo možné do jejich odemknutí jakkoliv manipulovat. Je možné zamykat i pod heslem, což je někdy docela užitečné. Pokud například chcete někomu poslat tabulku, aby do ní vyplnil pouze některé buňky (viz třeba již zmíněný osobní dotazník), pak zamknete celou tabulku kromě právě těchto buněk. Uživatel tak nebude moci zapsat údaje nikam jinam než do odemknutých buněk a vy budete mít jistotu, že žádná jiná data (a buňky) nejsou poškozena. U zamknutých buněk není možné: •
měnit jejich obsah;
•
přepisovat je, mazat;
•
přemisťovat je;
•
měnit jakkoliv jejich formát (tzn. velikost, typ a barvu písma, barvu pozadí apod.), stejně tak není možné měnit formát číselných zamknutých buněk (např. z formátu měna na procenta apod.).
Zamknutí probíhá tak, že se uzamkne celý list, a pouze ty buňky, které předtím byly označeny jako neuzamykatelné, zamčené nebudou.
84
Pokročilá práce v Calcu Zamknutí buněk Jak již bylo řečeno, buňky mohou mít vzhledem k zámku dva stavy – zamčeno / odemčeno. Dokud ale nebude zamknutý celý list, případně sešit, je úplně jedno, v jakém stavu se nachází. Teprve po zamknutí listu není možné se zamknutými buňkami pracovat. Buňky lze zamknout nebo odemknout následujícím způsobem: 1. Nastavte se na buňku, u které chcete nastavit její zamknutí nebo odemknutí. Pokud označíte do bloku více buněk, pak se nastavení bude vztahovat na všechny buňky v bloku. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát a následně v podnabídce na položku Buňky. 3. Calc zobrazí známé okno s kompletním nastavením formátu buňky. Zde se přepněte na záložku Ochrana buňky. 4. Tady je důležité zatržítko Zamknuto. Pokud toto zatržítko bude označeno, pak po uzamknutí celého listu budou zamknuty i buňky, které právě nastavujete. Jestliže ovšem toto zatržítko nebude zaškrtnuto, pak po uzamknutí celého listu tyto buňky nebudou uzamknuty. 5. Klepněte na OK. To, zda je buňka uzamknuta, nebo není, se nikde neprojevuje. Nikde není žádný grafický symbol, a dokud neuzamknete celý list, nemáte možnost tuto skutečnost nijak zjistit.
Zamknutí listu Teprve zamknutý list zamyká i uzamknuté buňky. List zamknete následovně: 1. Postavte se na list, který chcete zamknout. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Nástroje. 3. V rozevřené nabídce vyberte Zamknout dokument. Následně se otevře další podnabídka, kde klepněte na List. 4. Calc zobrazí okno Uzamknout list. Jsou v něm zastoupena pouze dialogová pole pro zadání a ověření hesla. Pokud nechcete, heslo psát nemusíte. 5. Klepněte na tlačítko OK a list bude uzamknutý. Po uzamknutí listu můžete vyzkoušet editovat zamknuté buňky. Určitě se vám to nepodaří, můžete pozorovat hlášení o uzamčení buněk. Bude možné pracovat pouze s těmi buňkami, které byly předtím označeny jako neuzamčené. Buňky můžete pochopitelně znovu odemknout pro editaci, a to tak, že v hlavní nabídce Calcu klepnete opět na Nástroje Zamknout dokument List. V případě, že bylo uzamknutí listu zaheslované, musíte nejprve v dialogovém poli okna Odemknout list vyplnit správné heslo. V opačném případě nebude list odemknut.
Zamknutí sešitu (dokumentu) Calcu Podobně jako jeden list je možné zamknout i celý sešit, tedy dokument Calcu. Zamknutí sešitu se používá hlavně pro „zmrazení“ listů jako takových, tj. struktury sešitu (aby nikdo nemohl manipulovat s listy jako celkem). Upozornění: Pozor, tato funkce nemá stejný význam jako zamknutí listu. Zamknutím sešitu nedokážete, aby nebylo možné editovat buňky uvnitř listů! Toto umí jen uzamknutí listu. 1. Pokud máte otevřeno více sešitů, přepněte se na ten, který si přejete zamknout. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Nástroje. 85
tabulkový kalkulátor Calc 3. V rozevřené nabídce vyberte Zamknout dokument. Následně se otevře další podnabídka, kde klepněte na Dokument. 4. Calc zobrazí okno Uzamknout dokument. Jsou v něm zastoupena pouze dialogová pole pro zadání a ověření hesla. Pokud nechcete, heslo psát nemusíte. 5. Klepněte na tlačítko OK a celý sešit bude uzamknutý. Celý sešit (dokument) můžete pochopitelně znovu odemknout pro editaci. V hlavní nabídce Calcu klepnete opět na Nástroje Zamknout dokument Dokument. V případě, že bylo uzamknutí sešitu zaheslované, musíte nejprve v dialogovém poli okna Odemknout dokument vyplnit správné heslo. V opačném případě nebude sešit odemknut. Tip: Zamknutí listů se často používá právě v případech, kdy chcete poskytnout tabulku další osobě, například proto, aby do ní něco doplnila. V takovém případě jsou namístě obavy, aby další uživatel, byť omylem, v tabulce nezměnil nějaká data nebo vzorce. Klasickým případem může být např. osobní dotazník.
PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ Při tvorbě vzorců jste se již jistě seznámili s klasickou podmínkou (funkce IF). Připomínám, že se jednalo o funkci, jež se na základě určitého výsledku sama rozhodla, kterou ze dvou možností bude pokračovat. Tato funkce nezbytně potřebovala ke své existenci buňku, ve které vyhodnocení proběhlo (nacházel se zde vzorec, a tedy i výsledek). Calc ovšem nabízí ještě jednu alternativu podmínky – tzv. podmíněné formátování. Na rozdíl od podmíněné funkce je výsledkem nikoliv výsledek vzorce, ale vizuální změna formátu buňky – například tučné písmo, odlišná barva pozadí, jiné orámování apod. Příklad: Pokud vzorec spočítá průměr známek žáka, a ten bude vyšší než 3, potom ať se buňka zbarví červeně a písmo ať je nastaveno tučně (buňka bude vypadat „křiklavě“). Pokud však obsah buňky, tj. vypočítaný průměr, bude menší než 3, potom ať se se vzhledem buňky neděje nic.
Nastavení podmíněného formátování 1.
Postavte se do buňky, na kterou se má podmíněné formátování vztahovat. Znovu připomínám, že na rozdíl od funkce IF (tj. podmíněné funkce) se tady nevytváří žádná funkce, není tedy třeba používat jakoukoliv novou buňku. Pokud má být stejné podmíněné formátování nastaveno na několik buněk současně, označte je do bloku.
2.
V hlavní nabídce Calcu klepněte na Formát.
3.
V rozevřené nabídce zvolte Podmíněné formátování.
4.
Calc zobrazí okno Podmíněné formátování, v němž je možné nastavit jednak samotnou podmínku a jednak i formát - vzhled buňky, který bude použit v případě, že podmínka bude splněna.
Ponechte nastavenu volbu Hodnota buňky je. V případě volby Vzorec je byste museli definovat vlastní podmínku. Zde můžete vybrat jednu z podmínek. Celkem je jich k dispozici osm. Formát buňky, v jakém se zobrazí v případě splnění podmínky
86
Hodnota, podle které se bude porovnávat. Pokud v sousední nabídce zvolíte leží mezi, budete muset vyplnit dvě krajní hodnoty. Místo konkrétního čísla zde může být i odkaz na jakoukoliv buňku.
Pokročilá práce v Calcu 5.
První nabídku zleva nechejte nastavenou na položce Hodnota buňky je. Pokud byste ji nastavili na položku Vzorec je, pak byste mohli nastavit podmínku výhradně pomocí vlastního vzorce. Tato varianta se však téměř nepoužívá.
6.
V sousední nabídce vpravo můžete vybrat jeden z osmi způsobů podmínek. Název položek plně vystihuje jejich význam. Snad jen u položky leží mezi je nutné brát v úvahu, že budete muset zadat dvě krajní hodnoty minima a maxima. Rovněž dobře odlišujte položku je větší než od položky je větší než nebo se rovná.
7.
Položka Styl buňky vám nabídne formátovací styly buněk. Vyberte formát, který vám vyhovuje. V případě, že bude splněna podmínka, buňka nabude vzhledu formátu, který jste jí přiřadili. Všimněte si, že na obrázku vpravo je u základních (předdefinovaných) formátovacích stylů i jeden s názvem Buňka - červený podklad a tučné písmo. Je to uživatelský formátovací styl vytvořený pro zvýraznění buňky při podmíněném formátování. Poznámka: Položka Styl buňky je vázána právě na existenci stylů a formátování. Patrně vám několik málo předdefinovaných stylů formátování po instalaci prostředí OpenOffice.org nebude stačit a budete chtít buňce přiřadit výstižnější vzhled. Budet tedy muset vytvořit nový styl formátování. S tvorbou stylů a formátování jste se již seznámili v kapitole Styly a formátování na straně 37.
8.
Vyberte z nabídky Styl buňky vhodný formátovací styl. Předpokládám, že jste si vhodný formátovací styl pro změnu vzhledu buňky vytvořili.
9.
Nyní můžete klepnout na tlačítko OK v okně Podmíněné formátování - podmíněné formátování bude na aktuální buňku aktivováno. Správnou funkčnost můžete vyzkoušet tak, že do buňky vepíšete takové číslo, o kterém víte, že určitě splní podmínku podmíněného formátování. Okamžitě po potvrzení čísla klávesou Enter by se odlišný formát měl projevit. Poté můžete vrátit hodnotu zpět a podmíněný formát zmizí. Při nastavování podmíněného formátování je možné nastavit celkem až tři podmínky vztahující se na jednu buňku. Takže například jinak se buňka „obarví“, pokud průměr žáka bude větší než 3, a jinak bude obarvena, pokud průměr žáka bude menší než 3. Do třetice je možné nastavit, že ještě jinak bude buňka obarvena, pokud se průměr žáka bude rovnat 3. A jak se nastaví druhá a další podmínka na jednu jedinou buňku? Velmi snadno. Stačí, když navážete na předchozí postup, tj. aktivujete příslušné zatržítko Podmínka 2 (případně Podmínka 3) a novou podmínku (včetně vhodně vytvořeného formátovacího stylu) definujete.
10. Po nadefinování těchto podmínek klepněte v okně Podmíněné formátování na tlačítko OK a prověřte dosazením hodnot výsledek podmíněného formátování.
Smazání podmínek podmíněného formátování 1. Označte buňku (buňky), u které chcete zrušit podmíněné formátování. 2. Otevřete okno Podmíněné formátování prostřednictvím hlavní nabídky Calcu Formát Podmíněné formátování. 3. První, druhou nebo třetí podmínku podmíněného formátování můžete smazat tak, že ji deaktivujete (zrušíte označení příslušných zatržítek Podmínka 1, Podmínka 2 a Podmínka 3). 4. Poté klepněte na tlačítko OK. 5. Podmíněné formátování bude zrušeno.
Kontingenční tabulka Kontingenční tabulka je název, který již při vyslovení nebudí příliš mnoho sympatií. V souvislosti s tabulkovým kalkulátorem se však jedná o funkci, která v určitých případech dokáže usnadnit manipulaci hlavně s delšími tabulkami, jež mají charakter databáze (tj. obsahují mnoho údajů stejného typu, např. seznam osob, seznam obchodních partnerů a jejich pohledávky apod.). Oblast kontingenční tabulky je podobně rozsáhlá jako například oblast grafů v Calcu. Rovněž je zde celá řada možností, nastavení, parametrů, voleb – prostě další velká kapitola.
87
tabulkový kalkulátor Calc Kontingenční tabulka se vytváří nejčastěji z klasické tabulky a je to tabulka interaktivní. To znamená, že v ní nejsme omezeni na „pouhé“ vyplňování buněk a vytváření vzorců, ale že tabulka podle toho, jak ji nadefinujeme, nabízí interaktivní prvky – rozevírací nabídky, zatržítka, tlačítka apod. Vše je pochopitelně propojeno s aktuálními pohledy a logicky svázáno tak, aby s daty bylo možné pracovat. Souhrnně a lidsky řečeno, kontingenční tabulka je určena hlavně k vytváření jiných pohledů na již existující data tak, aby je bylo možné snadno analyzovat.
Příklad vytvoření kontingenční tabulky Dejme tomu, že budeme mít tabulku, která bude mapovat sběr papíru u studentů druhé, třetí a čtvrté třídy za jeden rok po čtvrtletích. Vytvořte si takovou tabulku, jaká je na následujícím obrázku. Tabulku vytvořte pokud možno co nejpřesněji podle obrázku, aby odkaz na adresy buněk odpovídal ve vaší tabulce stejně jako v knize.
Tabulka, kterou máte před sebou, je sice přehledná, ale neumožňuje například snadno zjistit, kolik nasbírali studenti z jedné třídy za všechna čtvrtletí. Dále z ní nemůžeme zjistit, kolik nasbírala například jedna třída za každé čtvrtletí. Po vytvoření kontingenční tabulky to bude možné. 1. Označte do bloku celou tabulku, tj. oblast buněk B2 až G15. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Data a následně v rozevřené podnabídce na položku Průvodce daty Začátek. 3. V zobrazeném okně Výběr zdroj ponechte zatrženu možnost Současný výběr. 4. Calc zobrazí okno Průvodce daty. 5. V dialogovém okně Průvodce daty jsou k dispozici tlačítka s popisky sloupců. V pravé části je okno s položkami, jejichž počet i názvy odpovídají přesně nadpisům sloupců z původní tabulky (tj. Jméno, Třída, 1. čtvrtletí atd.). Kromě toho jsou uprostřed okna čtyři oblasti, pojmenované Pole stránky, Pole sloupce, Pole řádku a Datová pole. Do těchto oblastí je nutné podle toho, jaký má být pohled na tabulku, přemístit tlačítka z pravé části okna. Důležité je, abyste pochopili klíč, podle nějž budete to které tlačítko do toho kterého pole umisťovat. Uvědomte si také, že kontingenční tabulka není klasická 2D tabulka, kdy sloupce tvoří jeden rozměr, řádky druhý rozměr.
88
Pokročilá práce v Calcu 6.
Klepněte na tlačítko Jméno, které by mělo být zobrazeno jako první v levém sloupci tlačítek. Stiskněte levé tlačítko myši a táhněte jím do bílého pole s názvem Pole řádku.
7.
Podobně přetáhněte všechna tlačítka s názvem čtvrtletí do pole Datová pole (viz následující obrázek).
8.
Tlačítko Třída přetáhněte na pole Pole stránky.
9.
Klepnutím na tlačítko Více zobrazíte dolní část okna Průvodce daty. V případě, že chcete kontingenční nabídku vložit na nový list v sešitu Calcu, vyberte z nabídky Výsledky do možnost -nový list-. V opačném případě ponechte volbu -nedefinováno(kontingenční tabulka bude vložena na stejný list pod zdrojovou tabulku dat).
10. Bude vytvořen nový list s kontingenční tabulkou, která by měla vypadat asi tak, jak ji vidíte na obrázku níže. 11. Tato podoba tabulky však nemusí mít plnou vypovídací schopnost, případně nemusí vyhovovat rozmístění jejích jednotlivých oblastí. K jejímu úplnému dokončení je tedy nezbytné přemístit pole tak, aby tabulka měla skutečně vypovídací hodnotu. 12. Princip je velmi jednoduchý. Prostě uchopíte levým tlačítkem myši šedý popisek pole a táhnete s ním na požadovanou pozici. Díky tomu můžete například pole Data umístit do levého sloupce a výběrovým kritériem (tzv. stránkové pole) ponechat pole Jméno a umístit ho do horní části apod. Výsledek různého zobrazení této kontingenční tabulky vidíte na následujících dvou obrázcích:
89
tabulkový kalkulátor Calc Poznámka: V předchozím příkladu jste touto knihou byli vedeni k tomu, abyste v rámci příkladu vytvořili tabulku co možná nejpřehlednější. Při vytváření kontingenčních tabulek jste si jistě položili otázku, jak má začátečník při vytváření kontingenční tabulky poznat, kam umístit řádky, kam sloupce a případně jak má po vytvoření tabulky „přeházet“ některé buňky tak, aby se tabulka vytvořila podle jeho představ? Bohužel, na tyto otázky není přesná odpověď. Kontingenčních tabulek mohou být tisíce typů (myšleno co do počtu typů dat a pohledů na ně), a nelze proto nikde popsat, jak přesně krok za krokem postupovat. Velkou roli hraje určitě i zkušenost uživatele s kontingenčními tabulkami. Doporučuji proto „trénovat“ vytváření nejprve na menších tabulkách a později na tabulkách rozsáhlejších.
PRÁCE S KONTINGENČNÍ TABULKOU Pokud je již kontingenční tabulka správně vytvořena, pracuje se s ní velmi pohodlně a snadno. V naší tabulce jsou jména jako záhlaví řádků, data tvoří čtvrtletí, tj. záhlaví sloupců, a hlavní stránkové třídění je formou tříd. Jistě jste si povšimli černé šipky u buňky v horní části kontingenční tabulky (v tzv. stránkovém poli), která je vlastně v roli výběrového kritéria. Záleží na tom, která ze součástí tabulky je právě tímto výběrovým kritériem. Po klepnutí na tuto šipku můžete z otevřené nabídky zvolit konkrétní položku výběrového kritéria. Máte tak možnost selektivně zobrazovat data v kontingenční tabulce.
Zobrazení pouze některých hodnot Dejme tomu, že byste chtěli, aby se v tabulce promítala pouze jedna jediná třída. Protože právě třída je hlavním stránkovým řadicím klíčem, stačí, když v úplně prvním řádku tabulky klepnete na šipku rozevírací nabídky. Calc zobrazí nabídku, kde bude seznam všech tříd, v našem případě třídy II., III. a IV. Vyberte klepnutím jednu třídu. Okamžitě poté se tabulka překreslí a budou v ní zobrazeni pouze ti žáci, kteří chodí do zvolené třídy. Pokud byste opět chtěli zobrazit žáky všech tříd, museli byste opět klepnout na nabídku a zde zvolit položku -vše-, tedy první shora.
Rotace pohledů Pohled, který na tabulku nastavíte ihned po jejím vytvoření, zdaleka nemusí být konečný. Jednotlivé dimenze (tj. osy - nadpisy řádků a sloupců) můžete téměř neomezeně „prohazovat“ tak, jak vám to bude vyhovovat. Obecně můžete prvky prohazovat následujícím způsobem: 1. Nastavte myš na některý z prvků, který si přejete umístit na jinou osu. Připomínám, že v kontingenční tabulce můžete prohazovat pouze ty prvky, které jsou zabarveny šedě a vypadají jako tlačítko (tedy např. jméno, data, třída apod.). Dokonce můžete v oblasti stránkového pole zobrazit i více položek tabulky v roli výběrového kritéria (viz obr. vpravo). 2. Na vybraném prvku stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte k jinému prvku, do jiné buňky nebo na jiný řádek. 3. Zde uvolněte levé tlačítko myši a tabulka bude okamžitě překreslena a přepočítána na aktuální pohled. Kontingenční tabulka musí samozřejmě zůstat i po těchto změnách přehledná a logicky uspořádaná.
90
Pokročilá práce v Calcu Použití filtru v kontingenční tabulce V případě potřeby také můžete data v této tabulce dále filtrovat. 1. Pokud klepnete levým tlačítkem myši na buňku ve stránkovém poli, která má název Filtr, zobrazí se stejnojmenné dialogové okno s možnostmi nastavení podmínek filtrování dat. Můžete tak například nastavit filtr pro zobrazení dat pouze jednoho žáka (viz následující obrázky).
Pro úplnost - okno filtru zobrazíte i po klepnutí pravým tlačítkem myši v kterémkoliv místě kontingenční tabulky a po výběru volby Filtr ze zobrazené nabídky. 2. Nastavení filtru zrušíte tak, že opět klepnete na buňku s označením Filtr, v zobrazeném okně zvolíte v nabídce Název pole položku -žádné- a potvrdíte tlačítkem OK.
Podrobná konfigurace výsledného zobrazení kontingenční tabulky Možnosti jak upravit zobrazení kontingenční tabulky jsou skutečně široké. Ovlivnit je můžete prostřednictvím konfiguračních prvků okna Průvodce daty. Způsoby jak je zobrazit jsou dva: •
Klepněte levým tlačítkem myši kamkoliv do oblasti dat kontingenční tabulky (tak aby byla aktivní buňka s daty). Poté prostřednictvím hlavní nabídky Calcu Data zvolte z nabídky možnost Průvodce daty Začátek.
•
Klepněte obdobným způsobem na oblast dat, ale pravým tlačítkem myši a ze zobrazené nabídky vyberte možnost Začátek.
V obou případech se zobrazí okno Průvodce daty. Již na první pohled je zřejmé, že se jedná o okno již hotové kontingenční nabídky - v oblasti formátu dat jsou umístěny jednotlivé součásti tabulky.
Deaktivací (odznačením) zatržítka Přidat filtr docílíte toho, že filtr nebude v oblasti stránkového pole k dispozici a nebude jej možné použít při dalším selektivním zobrazování dat v kontingenční tabulce.
Sloupců celkem - spočítá a zobrazí celkový součet sloupce.
Sečíst řádky - spočítá a zobrazí celkový součet řádků datového pole (tedy celé oblasti dat).
91
tabulkový kalkulátor Calc Klepněte na tlačítko Více - nachází se při pravém dolním okraji okna Průvodce daty. Okamžitě je zpřístupněna jeho dolní část se zatržítky, která ovlivňují výsledné zobrazení kontingenční tabulky.
Nastavení a změna výpočtu hodnot v kontingenční tabulce Okamžitě po vytvoření kontingenční tabulky se v tabulce kromě jiných zobrazily i oblasti (sloupce či řádky) se součtem hodnot. Jaké hodnoty se sčítají, je vždy závislé na tom, jaký pohled je nastavený – vždy tedy může jít o součet jiných čísel. V kontingenční tabulce existuje možnost nastavit i jiné vzorce než součet, například průměr. 1. Klepněte jednou pravým tlačítkem myši na název (resp. záhlaví) sloupce, který tvoří součet. 2. Ze zobrazené nabídky vyberte položku Začátek. 3. Poté Calc zobrazí okno Průvodce daty. Nyní je důležité vybrat oblast kontingenční tabulky, u které budete chtít aplikovat výpočet jiné funkce - se vší pravděpodobností se bude jednat o oblasti Datového pole.
4. V náhledovém okně vždy klepnutím myší vyberte datové pole (v našem případě jednotlivá čtvrtletí) a poté klepněte na tlačítko Volby (do okamžiku, než klepnutím označíte oblast dat, je nepřístupné). 5. V otevřeném okně Datové pole vyberte přepínač Uživatelem definované a v nabídce funkcí pak například Průměr. Potvrďte tlačítkem OK. 6. Postupujte obdobně u všech datových polí, u kterých chcete změnit funkci. Teprve poté klepněte v okně Průvodce daty na tlačítko OK a finalizujte tak změnu funkce výpočtu u datových polí. 7. V kontingenční tabulce můžete pozorovat změnu ve výpočtech. V našem případě již oblast datových polí není vyplněna součtem, nýbrž průměrem (viz obrázek vpravo). Poznámka: Pokud klepnete v okně Datové pole na tlačítko Více, zpřístupní vám skrytou dolní část tohoto okna. Pro každé datové pole je možné určit Typ zobrazení. U některých typů zobrazení je možné určit dodatečné informace pro základní pole a základní položku. V každé kontingenční tabulce lze nastavit desítky pohledů na data. Existuje obrovské množství řešení jak definovat pohledy, omezení, volby, výpočty atd. Jenom základních variant pohledů – tj. možností, na kterou osu umístit jaký typ dat – je celá řada.
92
Pokročilá práce v Calcu Neustálým prohazováním pohledů na tabulku ji paradoxně můžete dostat až do stavu, ve kterém budou hodnoty v ní zobrazeny nesmyslně nebo nebudou mít v tomto pohledu vypovídací schopnost. Stejně snadno ji ale z tohoto stavu můžete dostat opět do podoby, která již bude prakticky použitelná. Závěrem poslední ukázka sestavení kontingenční tabulky s tím, že na jednotlivé osy jsou trošku jinak umisťována data. Vidíte, že výsledný vzhled tabulky je zase o něco jiný než v předchozích případech. Přitom je tvořena opět z původní zdrojové tabulky.
VYTVOŘENÍ GRAFU Z KONTINGENČNÍ TABULKY Pokud již existuje správně vytvořená kontingenční tabulka, není problém vytvořit přehledný graf. Připomínám, že kontingenční graf se vytvoří vždy podle aktuálního pohledu na kontingenční tabulku. Před vytvořením grafu si tedy raději vždy dobře prohlédněte, zda je právě nastavený pohled pro graf vyhovující. Na rozdíl od Excelu není graf vytvořený z kontingenční tabulky v Calcu ani u verze OpenOffice.org 2.1 plně interaktivní - postrádá tedy tlačítka s rozevíracími nabídkami, pomocí kterých by bylo možné vzhled grafu dále modifikovat a dotvářet. I tak však může kontingenční tabulku vhodně vizuálně doplňovat. V následujících odstavcích je uveden další příklad kontingenční tabulky včetně tvorby grafu.
93
tabulkový kalkulátor Calc Výchozí bude zdrojová tabulka fiktivní společnosti, která bude sledovat využití servisních vozidel při zajišťování činnosti spojené s opravami zařízení a servisními zásahy u zákazníků. Vytvořte si takovou tabulku, jaká je na následujícím obrázku. Tabulku vytvořte pokud možno co nejpřesněji podle obrázku, aby odkaz na adresy buněk odpovídal ve vaší tabulce stejně jako v knize. Tabulka, kterou máte před sebou, je sice přehledná, ale neumožňuje například snadno zjistit přehled celkově najetých kilometrů v daný den či u daných typů výjezdů. Dále z ní nemůžeme zjistit přehled zásahů jednotlivých pracovníků apod. Po vytvoření kontingenční tabulky to bude možné. 1. Označte do bloku celou tabulku, tj. oblast buněk A2 až E27. 2. Vytvořte kontingenční tabulku. Jednotlivé datové položky zdrojové tabulky rozmístěte tak, jak vidíte na následujícím obrázku okna Průvodce daty. Toto je samozřejmě pouze jedna z více možností koncepce kontingenční tabulky. 3. Tabulku dokončete klepnutím na tlačítko OK. 4. Vytvořená kontingenční tabulka by měla mít následující podobu.
5. Graf by měl být přehledný a mít vysokou vypovídací hodnotu. Bylo by samozřejmě možné vytvořit graf z celé kontingenční tabulky, některé položky by však v grafu figurovaly zbytečně a znepřehledňovaly by ho. 6. Označte oblast buněk A5:G10. Postupujte ovšem tak, že nejprve klepnete na buňku G10 a pokračujete k buňce A5. V opačném případě byste totiž přesunovali popisek buňky (a vlastně celou datovou oblast) na jiné místo v kontingenční tabulce. Výběr buněk naznačuje obrázek na následující straně.
94
Pokročilá práce v Calcu
7. Poté klepněte na liště nástrojů Standardní na ikonu průvodce tvorby grafem a vytvořte z označené oblasti dat kontingenční tabulky graf. 8. Graf dále finalizujte vhodnými úpravami tak, aby byl maximálně přehledný. Výsledná podoba grafu by mohla vypadat tak, jak ji vidíte na obrázku vpravo.
Práce se souborem (sešitem) Každá práce a každá tabulka, kterou v Calcu vytvoříte, pro vás může být kdykoliv v budoucnu užitečná. Proto je dobré si každou vytvořenou tabulku uložit na disk počítače.
ULOŽENÍ SOUBORU Při ukládání je nutné rozlišit, zda se jedná o první uložení, nebo zda již byl soubor předtím uložen a je potřeba uložit pouze provedené změny.
PRVNÍ ULOŽENÍ Po vytvoření určité části tabulky doporučuji tuto ihned uložit. Raději si s ukládáním dejte práci hned v úvodu tvorby tabulky, než abyste vytvořili celé „dílo“ a pak o ně přišli například z důvodu výpadku elektrické energie nebo „zakousnutí“ Windows či Calcu. 1. Klepněte na panelu nástrojů na ikonu diskety
(třetí ikona zleva).
2. Calc zobrazí okno Uložit jako, kde se nastavují všechny potřebné parametry pro uložení souboru. Jedná se o standardní ukládací okno, jaké můžete znát např. z některých jiných programů pro Windows. 3. Nejprve je nutné zvolit kam, resp. do jakého adresáře či složky má být soubor uložen. Tuto volbu zprostředkovává rozevírací nabídka Uložit do v horní části okna pro ukládání. Calc automaticky nabízí složku Dokumenty, která je v systému Windows a balíku OpenOffice.org považována za výchozí pro načítání a ukládání dokumentů. Doporučuji ponechat.
95
tabulkový kalkulátor Calc 4. V dolní části okna je dialog Název souboru. Ten obsahuje prozatímní název, který je obvykle shodný s první větou v dokumentu. Většinou je ale tento název nevhodný. Vepište proto do dialogu vlastní název souboru. Název může obsahovat mezery, háčky a čárky. Název souboru volte co nejkratší a nejvýstižnější.
Složka (resp. adresář), do které bude soubor uložen Tlačítko pro přechod do nadřazeného adresáře Tlačítka pro rychlý přechod do předdefinovaných složek (adresářů). Jediným klepnutím na některé z tlačítek se lze snadno dostat např. do složky Dokumenty, na plochu apod. Datový typ souboru. Standardním formátem apliakce OpenOffice.org Calc je Sešit OpenDocument (.ods).
Tlačítko pro vytvoření nové podsložky v právě aktuální složce
Klepnutím na tlačítko Uložit proběhne uložení dokumentu.
Název souboru, pod nímž bude sešit uložen.
5. Další prvky - například Uložit jako typ, vytvoření nové složky apod., zatím nevyužijeme. 6. Klepněte na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu okna. Calc uloží soubor do zvolené složky pod zvoleným názvem. Poznámka: Složka Dokumenty je pro všechny programy balíku OpenOffice.org (tedy Writer, Calc, Math, Draw atd.) výchozí složkou pro otevírání a ukládání všech vytvořených dokumentů, dopisů, složek, tabulek apod. Není ale bezpodmínečně nutné, aby všechny vytvořené tabulky byly ukládány právě sem. Klidně je možné vytvořit kdekoliv jinde jinou složku a do ní nasměrovat všechny cesty Calcu. Používat složku Dokumenty je ale výhodné, neboť se na ni odkazuje mnoho tlačítek v celém systému Windows. Tip: Doporučuji vytvořit ve složce Dokumenty další podsložky (např. pomocí Průzkumníka ve Windows), pojmenované tematicky podle budoucího obsahu – například Pracovní, Výkazy, Škola, Osobní apod. V budoucnu budou soubory postupně přibývat a jistě by bylo nepřehledné mít všechny soubory koncentrované na jednom místě.
DRUHÉ A DALŠÍ ULOŽENÍ Jakmile je již soubor jednou uložen, má přiřazené jméno a je umístěn v určité složce (adresáři), pak je každé další uložení velmi jednoduché. Stačí pouze klepnout na ikonu diskety a Calc uloží změny, které byly provedeny od posledního uložení celé tabulky do současnosti. Upozornění: Nepodceňujte pravidelné ukládání! Vyhnete se tak ztrátě dat. Věřte, že ztráta dat je daleko bolestnější než občasné klepnutí na ikonu diskety! Pravidelné ukládání můžete nastavit i prostřednictvím tzv. automatického ukládání. Jedná se o speciální funkci Calcu, která po nastaveném počtu minut bude dokument pravidelně ukládat. Nemusíte tak stále myslet na to, že je třeba soubor po určité vykonané činnosti ukládat.
96
Pokročilá práce v Calcu
Tip: Pro rychlé uložení lze použít i klávesovou zkratku Ctrl+S.
ULOŽENÍ POD JINÝM JMÉNEM (ULOŽIT JAKO...) Dejme tomu, že otevřete soubor s nějakou tabulkou. V tabulce budete chtít provést určité změny, např. přidat řádky, seřadit údaje apod., ale budete chtít mít v počítači uloženou jak původní tabulku (před provedením změn), tak novou, upravenou tabulku. Právě k takovým a podobným operacím je určeno uložení do jiného souboru – Uložit jako. Původní soubor zůstane beze změn a kopie se změnami bude uložena pod novým názvem. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Soubor. 2. V otevřené podnabídce zvolte klepnutím Uložit jako... 3. Calc zobrazí stejné okno jako při ukládání nového souboru. 4. Zde v dialogu Název souboru bude napsáno jméno souboru, pod kterým je dosud dokument uložen. 5. Přidělte souboru nový název a klepněte na tlačítko Uložit. Soubor bude uložen pod novým názvem. Přitom původní soubor zůstane uložen pod starým názvem beze změn. Nyní veškeré operace, které budete se souborem provádět, se již budou vztahovat na nově pojmenovaný soubor.
OTEVŘENÍ SOUBORU Abyste mohli pracovat se souborem, který již v počítači existuje, je nutné takový soubor otevřít. 1. Klepněte na ikonu pro otevření souboru (vzhledově je to žlutá otevřená složka). 2. Calc zobrazí standardní okno Otevřít se stromovou strukturou, kde je možné vybrat požadovaný soubor. Podobně jako u ukládání bude výchozí složka nastavena na Dokumenty. Prostřednictvím velkých tlačítek u levého okraje okna je možné se rychle dostat na plochu, zpět do složky Dokumenty apod. Pomocí rozevírací nabídky v horní části okna je možné změnit disk či složku. 3. Ze seznamu uložených souborů klepněte myší na ten, který si přejete otevřít. 4. Nyní stačí klepnout na tlačítko Otevřít a soubor bude otevřen pro běžné užívání. Všimněte si, že u dolního okraje okna Otevřít je zatržítko Pouze ke čtení. Pokud je aktivujete (tedy zaškrtnete), budete soubor otevírat pouze pro čtení bez možnosti uložit provedené změny. Uvedený způsob ovšem není zdaleka jediný, jak lze tabulku otevřít. Soubor Calcu lze otevřít prakticky z jakéhokoliv libovolného místa Windows (např. ze složky, pracovní plochy apod.) pouhým poklepáním na ikonu souboru tohoto tabulkového kalkulátoru. To, že se jedná o tabulku Calcu, poznáte podle charakteristické ikony (viz příklad vpravo). Stačí na ikonu poklepat levým tlačítkem myši a bude spuštěn Calc (pokud dosud spuštěn není) a přímo načtena tato tabulka.
2x
97
tabulkový kalkulátor Calc VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU S každým otevřením Calcu se automaticky vytvoří i nový soubor, který se jmenuje Bez názvu1. Číslo za slovem Bez názvu je pořadové číslo nové tabulky od okamžiku otevření Calcu. Název souboru se zobrazuje v titulní liště Calcu. Na obrázku je příklad již třetího nového souboru v pořadí. Pokud potřebujete pouze další novou čistou tabulku, stačí klepnout na ikonu symbolizující dokument Calcu, která je umístěna na panelu nástrojů Standardní jako úplně první zleva. Poznámka: Prostředí OpenOffice.org disponuje funkcí vytváření (zakládání) nových dokumentů pro všechny aplikace tohoto kancelářského balíku. Pokud klepnete na malou černou šipku vedle ikony symbolizující zakládání nového dokumentu, otevře se nabídka dalších typů dokumentů, které můžete založit a dále editovat. Upozornění: Chcete-li nový prázdný list papíru pro vytváření nové tabulky, máte prakticky dvě možnosti. Buď klepnutím na ikonu listu papíru vytvoříte nový soubor, anebo se v již existujícím souboru přepnete na list, který je zatím prázdný – obvykle je tato varianta výhodná i tehdy, pokud se nějakým způsobem vytvořená tabulka vztahuje k nově vznikající tabulce.
ŠABLONY Pro vytvoření nového souboru můžete použít i tzv. šablonu. Šablonou se rozumí prázdná tabulka nebo formulář, například faktura, seznam žáků, prázdná tabulka pro účetní operace a podobně, které stačí pouze doplnit vlastními údaji. Šablona tak velmi usnadňuje práci a čas – není nutné zabývat se tvorbou grafické úpravy tabulky, ale stačí pouze doplňovat údaje. Prostředí balíku OpenOffice.org disponuje několika typy šablon, které jsou importovány při instalaci celého prostředí v tzv. Průvodci šablon. Bohužel je jich pouze několik (a ještě typově zaměřených na tvorbu dopisu, faxu, prezentace či porady, tedy šablony využitelné spíše v textovém editoru Writer), pro Calc není po instalaci k dispozici šablona žádná. Je to mimo jiné proto, že tabulek mohou být miliony a tvůrci Calcu by jen těžko mohli vytvářet šablony každému uživateli na míru. Tip: Nicméně díky komunitě uživatelů balíku OpenOffice.org (která je již velmi početná) vznikají kvalitně zpracované uživatelské šablony, které můžete v prostředí jednotlivých součástí OpenOffice.org uplatnit a případně dále modifikovat pro své účely. Stáhnout je můžete z internetové adresy http://www.openoffice.cz/sablony2, kde jsou k dispozici i šablony pro starší verze balíku OpenOffice.org. V následujících odstavcích bude popsán postup implementace těchto uživatelských šablon do prostředí OpenOffice.org.
Šablony v prostředí OpenOffice.org Uživatelské šablony stažené z internetových stránek projektu OpenOffice.org jsou ve stávajícím stavu typově rozčleněny do několika sekcí (viz. obr. vpravo) a jsou na zdrojové internetové adrese v komprimovaném stavu ve formátu ZIP. Po stažení je vhodným komprimačním programem rozbalte a umístěte do vámi zvoleného adresáře. Můžete se přesvědčit, že šablony pro Calc jsou ve formátu *.ots. a jsou zastoupeny ve více adresářích těchto šablon. Přehled koncovek šablon v prostředí OpenOffice.org: Součást OpenOffice.org
koncovka šablony
Součást OpenOffice.org
koncovka šablony
OpenOffice org. Writer
*.ott
OpenOffice org. Draw
*.otd
OpenOffice org. Calc
*.ots
OpenOffice org. Impress
*.otp
Tyto šablony můžete buďto načítat z adresáře, do kterého jste je po stažení archivu ze zdrojové internetové stránky dekomprimovali (rozbalili), anebo je postupně začlenit do interní systémové struktury šablon prostředí
98
Pokročilá práce v Calcu OpenOffice.org. Tato procedura je sice poměrně pracnější, zajistíte tím ovšem uživatelsky komfortní otevírání všech šablon (předinstalovaných i stažených či individuálně vytvořených) z jednoho místa.
Systémové začlenění šablon do prostředí OpenOffice.org To, že uživatelské šablony pro kalkulátor Calc hodláte systémově začlenit do prostředí OpenOffice, je opodstatněno tím, že typickým způsobem otevření šablony z prostředí OpenOffice.org je její načtení prostřednictvím hlavní nabídky Soubor Nový Šablony a dokumenty. Po klepnutí na tento příkaz se otevře okno Šablony a dokumenty. Již letmým prozkoumáním zjistíte, že pro prostředí tabulkového kalkulátoru Calc zde skutečně žádná z předinstalovaných šablon není. Předpokládejme ovšem, že máte k dispozici individuálně stažené šablony pro Calc, uložené ve vám známém adresáři na disku počítače.
Tlačítka pro rychlý přechod mezi jednotlivými kategoriemi dokumentů: - založením nového dokumentu - načtením šablony - otevřením vlastních dokumentů apod.
Prostřednictvím tlačítka Procházet můžete uživatelsky uspořádávat (přidávat či mazat) adresáře a šablony, přejmenovávat je apod.
Zobrazí vlastnosti (popis) dokumentu nebo šablony.
Zobrazí náhled na dokument či šablonu.
Tlačítko pro přechod z aktuálně otevřeného adresáře o úroveň výš. V tomto případě již u šablon není možno přecházet do výše nadřazeného adresáře, jste tedy v „kořenovém adresáři“ šablon aplikace OpenOffice.org.
Postup při přidávání vlastních šablon do struktury šablon OpenOffice: 1. Otevřete okno Šablony a dokumenty prostřednictvím hlavní nabídky Calcu Soubor Nový Šablony a dokumenty. Aktivujte (v případě, že tomu tak není) oblast šablon klepnutím na velké tlačítko Šablony v levém sloupci okna. 2. V okně Šablony a dokumenty klepněte na tlačítko Uspořádat, které otevře okno Správa šablon. 3. Nejprve budete chtít vytvořit vlastní adresář, do kterého budete chtít umístit odkaz na uživatelskou šablonu Calcu. Klepněte proto v okně Správa šablon na tlačítko Příkazy a z nabídky vyberte Nový. Tímto krokem vytvoříte v šablonách nový adresář. Nezapomeňte také ještě v levém sloupci okna Správa šablon upřesnit název nově vytvářeného adresáře (naznačeno na obr. vpravo), například na Uživatelské šablony Calcu.
99
tabulkový kalkulátor Calc 4. Označte nově vytvořený adresář šablon a opět v pravé části okna Správa šablon klepněte na tlačítko Příkazy. Z nabídky vyberte možnost Importovat šablonu. 5. Příkaz otevře standardní okno Otevřít. Jeho prostřednictvím nalistujte adresář, ve kterém máte uživatelské šablony Calcu. Všimněte si, že systém se skutečně dotazuje na soubory šablon, v dolní části tohoto okna v oblasti Soubory typu jsou koncovky šablon. 6. Označte požadovaný soubor se šablonou a klepněte na tlačítko Otevřít. Cesta k příslušné šabloně bude doplněna do systému šablon OpenOffice.org, a to do vámi vytvořeného adresáře Uživatelské šablony Calcu (viz obrázek vpravo). 7. Obdobným způsobem můžete doplnit cesty k dalším šablonám.
Vytvoření nového souboru pomocí šablony Vytvořit nový dokument prostřednictvím existující šablony můžete následujícími dvěma způsoby: A) nalistováním příslušného souboru šablony v adresářové struktuře disku; B) použitím uživatelsky upravené systémové oblasti šablon OpenOffice.org. A) Nalistování příslušného souboru šablony v adresářové struktuře disku: 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Soubor Otevřít. V adresářové struktuře pevného disku nalistujte příslušný adresář, kde máte uloženy vaše šablony. 2. Klepnutím na ikonu označte požadovanou šablonu a otevřete ji klepnutím na tlačítko Otevřít. Šablona bude otevřena do dokumentu, ve kterém můžete ihned začít pracovat. Původní šablona zůstává na svém místě pro další použití. B) Použití uživatelsky upravené systémové oblasti šablon OpenOffice.org: 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Nový Šablony a dokumenty. 2. V otevřeném okně Šablony a dokumenty poklepejte levým tlačítkem myši na adresář, ve kterém máte uloženy šablony Calcu. Ihned poté se vám v tomto adresáři všechny šablony zobrazí. 3. Klepněte myší na předmětný soubor šablony. V pravé horní části tohoto okna máte možnost aktivací tlačítka Vlastnosti dokumentu zobrazit informace o šabloně, pomocí vedlejšího tlačítko Náhled zobrazíte rozvržení šablony.
Seznam všech šablon v uživatelsky upravené systémové oblasti šablon prostředí OpenOffice.org
100
Náhled na šablonu
Pokročilá práce v Calcu 4. Načtěte šablonu prostřednictvím tlačítka Otevřít. Šablona bude otevřena do dokumentu, ve kterém můžete ihned začít pracovat. Původní šablona zůstává na svém místě pro další použití.
Uložení vlastní šablony V Calcu můžete vytvořit libovolné množství vlastních šablon. Šablony je výhodné používat u neustále se opakujících tabulek, případně častých formulářů atd. Vytvoření šablony je velmi jednoduché – vytvoříte tabulku běžným způsobem, ale uložíte ji ve speciálním formátu do speciálního adresáře (složky). 1. Vytvořte tabulku, která bude sloužit jako nová šablona. Taková tabulka obvykle obsahuje všechny vzorce, vazby, grafickou úpravu buněk atd. Neobsahuje ale konkrétní údaje. Proto je šablona šablonou – údaje doplní uživatel až po načtení šablony do běžného dokumentu Calcu. 2. Klepněte na Soubor v hlavní nabídce Calcu a tam zvolte položku Uložit jako. Otevře se standardní okno pro ukládání souboru běžným způsobem. 3. V rozevírací nabídce Soubory typu zvolte položku Šablona sešitu OpenDocument (*.ots). 4. Nalistujte příslušný adresář, do kterého chcete šablonu uložit. 5. Nyní stačí dopsat název, pod kterým bude šablona vystupovat, a klepnout na tlačítko Uložit.
NASTAVENÍ CEST K SOUBORŮM Jak již bylo uvedeno, programy OpenOffice.org se při ukládání a otevírání souborů automaticky nastavují do složky Dokumenty na disku C. Tuto cestu lze ale v Calcu změnit jednou provždy. Stačí v hlavní nabídce Calcu klepnout na položku Nástroje, v rozevřené nabídce pak na Volby. V otevřeném okně klepněte v levém sloupci na znaménko u položky OpenOffice.org a v zobrazené struktuře pak na položku Cesty. V prostředním okně vidíte aktuální implicitní nastavení cest ke všem typům dokumentů.
1. V případě, že chcete změnit nastavení cesty pro určitý typ souborů aplikací OpenOffice.org, označte nejprve v prostředním okně předmětnou oblast a poté klepněte na tlačítko Upravit. Prostřednictvím okna Vybrat cestu nalistujte cestu, která bude sloužit jako nová pro ukládání a otevírání souborů. Cestu potvrďte klepnutím na tlačítko OK. 2. Operaci nastavení cest finalizujte v okně Volby klepnutím na tlačítko OK. Nová cesta bude nastavena.
101
tabulkový kalkulátor Calc Import dat a uložení v jiném formátu Při práci se soubory v Calcu je téměř nezbytné zabývat se alespoň částečně importem externích dat do dokumentu Calcu a jejich ukládáním v jiných formátech.
IMPORT DAT DO TABULKY CALCU Je téměř jisté, že pokud budete s Calcem pracovat často, setkáte se s potřebou jak „dostat“ do jeho tabulky údaje buď z jiného programu, nebo prostě ze souboru na disku. Obvykle totiž máte tyto údaje v nějaké podobě, ale v programu, který data vygeneroval, s nimi pochopitelně nemůžete pracovat tak pohodlně, jak to umožňuje Calc. Je tedy nutné je do Calcu importovat. Předem je nutné zdůraznit, že do Calcu není možné „dostat“ všechno, co máte v elektronické podobě. Vstupní data musí mít alespoň nějaký řád. Pokud tedy máte soubor, který obsahuje bez jakéhokoliv pravidla „kupu“ číslic, pak tyto údaje do Calcu téměř jistě nedostanete.
NĚKOLIK PRAVIDEL PRO DATA URČENÁ K IMPORTU DO CALCU •
V ideálním případě by data měla být přímo v databázovém formátu DBF. Toto zbožné přání však obvykle splněno není, nicméně pokud byste měli možnost si vybrat, pak doporučuji.
•
Poměrně dobře se exportují data, která jsou v přesně stanovené formě, například údaje jsou pod sebou ve sloupcích oddělené tabulátorem, čárkou, středníkem apod. Export takového typu dat je poměrně bezproblémový.
•
Soubor s daty by měl mít v celém svém obsahu jednotnou strukturu. Tedy ne aby u většiny údajů v souboru byly oddělovače, např. středníky, a u několika řádků pak třeba čárky.
•
Soubor s daty může být teoreticky jakkoliv dlouhý. Prakticky by však měl mít maximálně 65 536 řádků (což je jistě hodnota obtížně dosažitelná).
Chcete-li importovat data z jiné databáze, resp. z externího zdroje, pak byste si předtím vždy měli data prohlédnout jinak než v Calcu. Vhodný je například Poznámkový blok či jeho dokonalejší náhrada PSPad (ten však již jako volně šiřitelný SW musíte doinstalovat). Pro import dat do Calcu je doporučen formát CSV. Tento formát odděluje datová pole oddělovači (např. čárkami nebo středníky) a záznamy odřádkováním. Na obrázku vpravo vidíte část dat ve formátu CSV, oddělených středníky, zobrazených v editoru PSPad. Jednotlivé údaje jsou na řádcích pod sebou, což je první předpoklad pro úspěšný import. Druhým předpokladem je stabilní oddělovač v celém souboru. Tím je zde středník. To, že se na první pohled zdá, že soubor je rozházený, se děje pouze u delších jmen. Import pak probíhá velmi snadno – jedná se vlastně o podobný princip jako otevření již existujícího souboru. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Soubor a v otevřené podnabídce vyberte klepnutím položku Otevřít. 2. Calc zobrazí standardní okno pro otevření souborů ve formátu. Je nutné přesvědčit se o nastavené masce okna tak, aby zobrazovala i soubory, které nejsou přímo ve formátu Sešit OpenDocument (*.ods). Jinak by totiž nebylo možné soubor pomocí „otevíracího“ okna vůbec spatřit, natož otevřít. V dialogu Soubory typu (v dolní části okna) proto vyberte a zvolte položku všechny soubory (*.*). Tím se v okně zobrazí všechny soubory v aktuálním adresáři. Alternativou je v dialogu Soubory typu volba Text CSV (*.csv, *.txt). 102
Pokročilá práce v Calcu 3. Nastavte se do adresáře (resp. do složky), který obsahuje soubor, jenž má být do Calcu importován. 4. Jakmile naleznete požadovaný soubor, klepněte na něj a následně klepněte na Otevřít. 5. Calc nyní aktivuje Import textu. V okně se průvodce táže, zda importovaná data obsahují nějaký oddělovač, nebo jsou ve vstupním souboru pevně řazena podle dalších parametrů. Ve většině případů se zřejmě setkáte se soubory, které budou obsahovat oddělovač. Jako oddělovač zvolte v tomto případě středník. V dolní části okna vidíte na náhledu importovaný text tak, jak bude vypadat v Calcu po rozdělení do sloupců. Určuje znakovou sadu, která se používá v importovaném souboru.
Volba oddělovače. Určuje, zda se v souboru používají oddělovače, nebo sloupce pevné šířky.
Náhledové okno zobrazuje, jak bude importovaný text vypadat po rozdělení do sloupců.
6.
Klepněte na tlačítko OK pro dokončení importu dat. Upozornění: Doporučuji ihned po naimportování textu do tabulky soubor uložit. Avšak pozor, nezapomeňte při ukládání změnit v ukládacím okně typ souboru na Sešit OpenDocument (*.ods). Pokud byste to totiž neprovedli, tabulka by se uložila opět ve formátu souboru, ze kterého byla importována (například znovu do formátu CSV). Výsledkem by v takovém případě byla zbytečná námaha!
ULOŽENÍ DOKUMENTU V JINÉM FORMÁTU Podobně jako lze do Calcu data importovat, lze v něm i vytvořené dokumenty ukládat v jiných formátech. Je ovšem velmi důležité si rozmyslet, v jakém formátu mají být data ukládána. Před exportem dat si vždy zodpovězte tyto otázky: •
Budu data potřebovat v prostém textu, nebo v konkrétním formátu? To je víceméně závislé na tom, zda budou data následně načtena do nějakého programu, nebo zda mají být určena spíše pro obecnější použití.
•
Mám program, kterým data z případného speciálního formátu načtu?
•
Budu potřebovat data mezi uložením do jiného formátu a další manipulací s nimi nějak upravovat? Pokud ano, bude mít změna v datech vliv na zvolený formát.
1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Soubor. Zde v otevřené nabídce vyberte klepnutím položku Uložit jako. 2. Calc zobrazí standardní okno pro ukládání souborů. Klepněte na rozevírací nabídku Uložit jako typ. 3. Nabídka obsahuje velké množství typů souborů, do nichž je možné tabulku uložit. Mnoho typů se liší pouze verzí programu, kterým je soubor možné uložit. Zde je výčet nejdůležitějších: a) HTML Dokument (OpenOffice.org Calc) (*.html) – uloží tabulku do podoby internetové stránky.
103
tabulkový kalkulátor Calc b) Text CSV (.csv) – uloží tabulku ve formátu s oddělovačem, sloupce budou odděleny například středníkem. Tento formát použijte v případě, že budete chtít z tabulky získat ryze textový soubor. Jedná se o formát velmi vhodný k importu do dalších prostředí, zejména databázové systémy jej velmi snadno přijímají. c) Microsoft Excel 95/97/2000/XP (.xls) - formát tabulkového kalkulátoru Excel balíku kancelářských aplikací Microsoft Office. d) dBASE(.dbf) – klasický databázový formát. Tento formát jsou schopny načíst téměř všechny tabulkové kalkulátory a programy pracující s databázemi. 4. Po zvolení formátu souboru dopište jeho jméno do dialogu Název souboru a klepněte na tlačítko Uložit. Poznámka: Data vyexportovaná jako běžný text s oddělovači můžete bez větších problémů číst a upravovat, zatímco data vyexportovaná ve speciálním formátu prakticky nemáte šanci bez správného programu „rozluštit“. Na druhou stranu vyexportováním dat ve speciálním formátu jsou data připravena pro daný program a velmi snadno je možné je tímto programem načíst, na rozdíl od dat v běžném textovém tvaru. Upozornění: Jestliže při ukládání zvolíte export do excelového formátu XLS, uvědomte si, že budete exportovat do formátu jiné aplikace. To znamená, že pokročilé formátovací prvky Calcu a hlavně grafická úprava tabulky a speciální nastavení formátu nemusí být do těchto exportů přeneseny. Naopak všechny vzorce by měly zůstat a měly by být správně překonvertovány z formátu Calcu do formátu Excelu. Export do nižších verzí je velmi užitečný v případě, že potřebujete soubor poslat nebo jinak poskytnout uživateli, který má například nižší verzi Excelu. Jinak by totiž tabulku nenačetl. Na obrázku vpravo vidíte příklad upozorňujícího hlášení zobrazeného během procedury exportu.
Formuláře - interaktivní prvky v Calcu Calc je výkonný nástroj. To jste koneckonců nepochybně při dosavadní práci s ním již mohli okusit. S výjimkou kontingenční tabulky jste dosud pracovali s tabulkou jako takovou, která je ovšem neinteraktivní. Calc ale nabízí možnost zakomponovat do tabulky interaktivní ovládací prvky, jako jsou různá tlačítka, přepínače, rozevírací nabídky, dialogy apod. Ty mohou být svázány s buňkami, a tedy následně vyhodnoceny. Je tedy například možné vytvořit tabulku, kde uživatel namísto toho, aby zadával údaje do „nějakých“ buněk, bude pracovat v poměrně příjemném uživatelském prostředí, bude „klikat“ na dialogy atd. Co z toho plyne? V Calcu je možné vytvořit komfortní tabulku, která bude snadno ovladatelná. Fakt je, že tento typ tabulky budete zřejmě většinou vytvářet pro dalšího uživatele, protože ovládací prvky jsou vlastně pouze nadstavbou toho, co se v Calcu dá udělat klasickou cestou.
Panel nástrojů s formuláři Abyste mohli jednotlivé ovládací prvky do tabulky vůbec vkládat, musíte nejprve zobrazit panel nástrojů pro práci s formuláři. To provedete klepnutím na položku Zobrazit v hlavní nabídce Calcu. V rozevřené podnabídce vyberte Panely nástrojů a konečně v poslední podnabídce zvolte Ovládací prvky formuláře. 104
Pokročilá práce v Calcu Režim návrhu zap / vyp. Tato funkce se používá k rychlému přepínání mezi režimem návrhu a uživatelským režimem. Po aktivaci je možné upravovat ovládací prvky formuláře, po deaktivaci je možné formulář používat.
Zaškrtávací políčko (zatržítko). Lze je svázat s konkrétní buňkou, která vyhodnocuje stav zatržítka.
Formátované pole je textové pole, u kterého je možné určit, jak se formátuje vstup / výstup a jaká omezení pro ně platí.
Vybrat. Přepíná ukazatel myši do režimu výběru, nebo tento režim ukončí. Režim výběru se používá k výběru ovládacích prvků v aktuálním formuláři.
Tlačítko. Většinou je pak svázáno s makrem.
Tlačítko volby - přepínač. Lze jej svázat s konkrétní buňkou, která vyhodnocuje stav přepínače.
Zapne či vypne průvodce tvorbou formuláře.
Seznam. Vytvoří seznam. Pomocí tohoto prvku může uživatel vybrat položku ze seznamu. Kombinované pole je jednořádkový seznam s rozbalovacím seznamem, ze kterého může uživatel vybrat hodnotu. Popisek vytvoří pole pro zobrazení textu. Slouží pouze k zobrazení předem definovaného textu. Nelze do něj zadávat údaje.
Textové pole. V textových polích jsou zobrazovány údaje nebo pole slouží k zadávání dat.
Posuvník lze opět svázat s buňkou, která vyhodnocuje stav. Navíc je možné volit krok posuvníku a další parametry. Rolovací tlačítko (číselník) lze svázat s buňkou. Výsledkem bude, že se při změně obsahu buňky aktualizuje obsah rolovacího tlačítka. A naopak, pokud změníte hodnotu rolovacího tlačítka, aktualizuje se obsah buňky.
Otevře panel Více ovládacích prvků s možností vložení pole pro datum, čas, měnu, navigační panel apod.
Návrh formuláře otevře formulář v režimu návrhu, aby jej bylo možné upravit. Otevře panel Návrh formuláře.
ZAŠKRTÁVACÍ POLÍČKO Zaškrtávací políčko (zatržítko) je prvek, u kterého existují dva stavy - je zatrženo / není zatrženo. Stav zatržítka je možné přenést do jakékoliv buňky v Calcu a na základě toho provést nějakou další operaci. 1. Na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře se ujistěte, že jste v režimu editace formuláře (aktivujte tlačítko Režim návrhu zap / vyp). Pouze v tomto režimu jsou v panelu k dispozici jednotlivé formulářové prvky. 2. Klepněte na prvek Zaškrtávací políčko
. Tvar myši se v tom okamžiku změní na křížek.
3. Nastavte se v tabulce Calcu do místa, kam má být zaškrtávací políčko umístěno, například do buňky B2. 4. Na požadované pozici vytvořte kurzorem (za stálého držení levého tlačítka myši) rámeček. 5. Na vybrané pozici bude prvek vytvořen pod názvem Zaškrtávací políčko. Tím je sice vytvořen, ale nemá zatím žádný význam, není propojené s žádným prvkem. Prostě není možné s ním pracovat. 6. Klepněte na zaškrtávací políčko pravým tlačítkem myši tak, aby se zobrazila rozevírací nabídka. V ní vyberte položku Ovládací prvek (můžete postupovat i tak, že přímo na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře klepnete na třetí tlačítko zleva Ovládací prvek). 7. Calc zobrazí okno Vlastnosti: Zaškrtávací políčko se třemi záložkami; aktivní bude záložka Data (pokud tomu tak není, klepněte na ni). 8. Zde je nutné provést nejdůležitější nastavení ovládacího prvku, a to určit, s jakou buňkou bude prvek propojen. To nastavíte do dialogu Spojená buňka. Sem vepište adresu buňky, například C2. Buňka, na kterou nastavíte propojení s ovládacím prvkem (se zaškrtávacím políčkem), bude od této chvíle obsahovat pouze dvě možné hodnoty - PRAVDA v případě, že zatržítko bude zatrženo, a NEPRAVDA v případě, že zatrženo nebude. 9. Poté aktivujte záložku Obecné. Pokud nechcete, aby se vedle zaškrtávacího políčka zobrazoval jeho implicitní název, pak jej v dialogu Popisek smažte. 105
tabulkový kalkulátor Calc 9.
Na stejné záložce můžete prostřednictvím dialogu Zapnuto dále nastavit, jaká bude výchozí hodnota prvku, tj. zda bude po otevření sešitu zatrženo, či nezatrženo. Rovněž podle vlastního uvážení můžete vzhled zaškrtávacího políčka „vylepšit“ volbou 3D v dialogu Styl.
10. Uzavřete okno Vlastnosti: Zaškrtávací políčko. 11. Na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře deaktivujte Režim návrhu zap / vyp. Teprve poté budete moci vyzkoušet funkčnost zaškrtávacího políčka. Nyní již můžete zkusit zatrhnout a znovu zrušit zatržení nového prvku. Uvidíte, že jakmile bude zaškrtávací políčko zatrženo, zobrazí se v buňce C2 hodnota PRAVDA, jakmile nebude zatrženo, zobrazí se hodnota NEPRAVDA. Možná si kladete otázku, k čemu to může být dobré, když prvky v zatrženém stavu vypisují hodnotu PRAVDA a v nezatrženém NEPRAVDA. Dá se to nějak použít? Samozřejmě. Nejdříve bylo nutné nějakým způsobem získat stav prvku do buňky – a to proto, aby bylo možné na tyto buňky nastavit vzorec, který stav vyhodnotí. Vyhodnocení zaškrtávacího políčka se téměř vždy provádí pomocí podmínky. Podmínka je totiž jedinou funkcí, která umí „sama“ rozhodnout, co se stane, když je v buňce PRAVDA, a naopak, co se má provést, jestliže je zde NEPRAVDA.
TLAČÍTKO VOLBY Logika nastavení tlačítka volby (přepínače) je téměř shodná s logikou nastavení zaškrtávacího pole, popsaného v předchozích odstavcích. Jediný zásadní rozdíl spočívá v tom, že zaškrtávací pole je prvek, který může stát sám o sobě. Tlačítka voleb ale musí být vedle sebe minimálně dvě. Základní princip, že i tento prvek musí být svázán s nějakou buňkou, která vyhodnocuje její stav, zůstává zachován. 1.
Na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře se ujistěte, že jste v režimu editace formuláře (aktivujte tlačítko Režim návrhu zap / vyp). Pouze v tomto režimu jsou v panelu k dispozici jednotlivé formulářové prvky.
2.
Klepněte v panelu na prvek Tlačítko volby
3.
Nastavte se v tabulce Calcu do místa, kam má být tlačítko volby umístěno, například do buňky B8.
4.
Na požadované pozici vytvořte kurzorem (za stálého držení levého tlačítka myši) rámeček.
5.
Na vybrané pozici bude vytvořeno tlačítko volby s implicitním názvem Tlačítko volby. Tím je sice prvek vytvořen, ale nemá zatím žádný význam, není propojen s žádnou buňkou tabulky. Zatím s ním tedy není možné pracovat.
6.
Protože tlačítka musí být vždy minimálně dvě, opakujte postup jejich vytvoření ještě jedenkrát (případně i víckrát) tak, abyste pod sebou získali nejméně dvě (lépe tři) tlačítka tohoto prvku.
7.
Nyní je nutné svázat tlačítko voleb s nějakou konkrétní buňkou, která vyhodnotí, který z přepínačů je aktivní.
8.
Klepněte pravým tlačítkem myši na první z tlačítek tak, aby se zobrazila rozevírací nabídka. V ní vyberte položku Ovládací prvek (můžete postupovat i tak, že přímo na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře klepnete na třetí tlačítko zleva Ovládací prvek).
9.
Calc zobrazí okno Vlastnosti: Tlačítko volby se třemi záložkami. Nejprve aktivujte záložku Obecné. Vzhledem k tomu, že v tomto případě již máme vytvořené obdobné prvky tři, bude vhodné je pro lepší orientaci zpřehlednit pojmenováním. Dialog Název upřesněte např. na OptionButton1 (můžete ovšem klidně zvolit český ekvivalent vašeho upřesňujícího názvu) a dialog Popisek upřesněte na Tlačítko volby 1.
. Tvar myši se v tom okamžiku změní na křížek.
10. Dále je nutné provést nejdůležitější nastavení tohoto ovládacího prvku, a to určit, s jakou buňkou bude prvek propojen. Nejprve aktivujte záložku Data. Propojení s buňkou nastavíte v dialogu Spojená buňka. Sem vepište adresu buňky, například C8. V dialogu Referenční hodnota (zapn) dále editujte text (znaky), který se v buňce C8 zobrazí po klepnutí na tento první přepínač Tlačítko volby 1, v našem případě např. hodnotu 1.
106
Pokročilá práce v Calcu 11. Pro zbývající dvě tlačítka voleb zopakujte postup v bodech 9 a 10 s tím, že dialog Název upřesníte u druhého tlačítka na OptionButton2 (či vhodný výstižný český ekvivalent) a u třetího tlačítka na OptionButton3. Dialog Popisek pak obdobně upřesněte na Tlačítko volby 2 (u druhého tlačítka) a Tlačítko volby 3 (u třetího tlačítka). Pak editujte parametry záložky Data. Pozor, u Calcu je trošku rozdíl v porovnání s Excelem (který toto nevyžaduje)! V Calcu musíte pro každý tento prvek specifikovat propojení na buňku (v našem případě tedy C8). Pokud toto neprovedete, tlačítko voleb nebude funkční! Nezapomeňte rovněž pro každý ze zbývajících prvků specifikovat text v dialogu Referenční hodnota (zapn). Pokud se budeme držet našeho příkladu, pak pro druhý prvek to bude vepsaná hodnota 2 a pro třetí hodnota 3. Tvorba tlačítka volby je hotova. 12. Nejprve na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře deaktivujte Režim návrhu zap / vyp (uzavřete tím režim editace tlačítek). Teprve poté budete moci vyzkoušet funkčnost tlačítka voleb. Nyní již můžete funkčnost tlačítek voleb vyzkoušet. Uvidíte, že v případě klepnutí na Tlačítko volby 1 se zobrazí hodnota 1, po klepnutí na Tlačítko volby 2 hodnota 2 a po klepnutí na poslední Tlačítko volby 3 to bude hodnota 3 (viz obrázek funkčních přepínačů vpravo). Upozornění: U tvorby tlačítek voleb v Calcu je nutné propojovat všechny prvky na jednu a tutéž buňku a také doplňovat příslušnou referenční hodnotu, která se zobrazí po klepnutí na vybraný prvek tlačítka volby.
SEZNAM Seznam (rozevírací nabídka) je svým nastavením poněkud odlišný a možná i složitější než zaškrtávací políčko a tlačítko volby. Seznam obsahuje soupis předdefinovaných položek, ze kterých si uživatel může jednu vybrat. Logicky tak musí být tyto položky nejprve někde nadefinovány a potom musí být někde vyhodnoceno, jakou položku ze seznamu uživatel vlastně vybral. 1. Při vytváření seznamu je nejprve nutné vytvořit soupis položek, které bude seznam obsahovat. Tyto položky je nutné vepsat do buněk někde mimo tabulku, jedná se vlastně o pomocné buňky (mohou být editovány i mimo tisknutelnou oblast výsledné tabulky / formuláře tak, že je uživatel ani nemusí vidět nebo mohou být na jiném listu). Napište například do sloupce E (počínaje buňkou E16) názvy měst, ze kterých si pak uživatel bude moci vybrat (viz obr. vpravo). 2. Na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře se ujistěte, že jste v režimu editace formuláře (aktivujte tlačítko Režim návrhu zap / vyp). Pouze v tomto režimu jsou v panelu k dispozici jednotlivé formulářové prvky. 3. Klepněte na prvek Seznam
. Tvar myši se v tom okamžiku změní na křížek.
4. Nastavte se v tabulce Calcu do místa, kam má být seznam umístěn, například do buňky B15. 5. Na požadované pozici vytvořte kurzorem (za stálého držení levého tlačítka myši) rámeček. 6. Na vybrané pozici bude vytvořen prvek seznam, zatím ale nemá žádný význam, není propojen s žádnou buňkou tabulky. Není možné s ním pracovat. 7. Klepněte pravým tlačítkem myši na seznam tak, aby se zobrazila rozevírací nabídka. V nabídce vyberte položku Ovládací prvek (můžete postupovat i tak, že přímo na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře klepnete na třetí tlačítko zleva Ovládací prvek). 8. Calc zobrazí okno Vlastnosti: Seznam. Nejprve v něm aktivujte klepnutím myši záložku Data. 9. Nyní musíte vyplnit dva velmi důležité dialogy – Spojená buňka a Rozsah zdrojové buňky. Do dialogu Spojená buňka je nutné zadat buňku, ve které proběhne vyhodnocení nabídky a vybrané volby uživatelem – sem doplňte například buňku C15. Do dialogu Rozsah zdrojové buňky je nutné zadat oblast buněk, která obsahuje položky budoucí nabídky. V našem případě se jedná o oblast buněk E16 až E22 (to je právě zdrojová oblast jmen měst, která má seznam nabízet k výběru). 107
tabulkový kalkulátor Calc
V případě, že byste chtěli, aby seznam obsahoval v nabídce i prázdnou položku, zahrňte do této zdrojové oblasti i buňku E15. 10. Dále se rozhodněte, zda budete chtít, aby buňka, ve které proběhne vyhodnocení nabídky (tedy C15), obsahovala výpis textu zvolené položky ze seznamu (tedy jméno města), nebo výpis pozice položky v seznamu. K tomu slouží dialog Obsah spojené buňky. Pokud zvolíte možnost Zvolená položka, pak bude vypsáno jméno města, pokud naopak zvolíte možnost Pozice zvolené položky, bude vypsáno číslo pozice, na kterém jméno města v seznamu figuruje. 11. Pokud aktivujete záložku Obecné, můžete nastavovat řadu dalších atributů prvku seznam. Například pomocí dialogu Zarovnání můžete zarovnávat položky seznamu k levému okraji, na střed či k pravému okraji seznamu nebo pomocí dialogu Barva pozadí nastavit barevný odstín nabídky seznamu. Za pozornost stojí dialog Počet řádek - tím je míněn počet řádků, které budou zobrazeny v otevřené nabídce seznamu po klepnutí na šipku (nikoliv počet položek seznamu, ten je definován rozsahem zdrojové buňky). Tato volba vlastně upřesňuje, jak vizuálně dlouhá bude nabídka seznamu po jejím rozbalení. V případě krátké nabídky to nijak neovlivní fakt, že budete moci touto nabídkou listovat. Možností jak dále ovlivnit funkčnost seznamu je spousta, záleží pouze na záměru tvůrce při použití tohoto formulářového prvku. Tvorba seznamu v jeho základní podobě je hotova. 12. Nejprve na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře deaktivujte Režim návrhu zap / vyp (uzavřete tím režim editace seznamu). Teprve poté budete moci vyzkoušet funkčnost tlačítka voleb. Nyní již můžete funkčnost hotového připraveného seznamu vyzkoušet. Sledujte, že v buňce C15 (ve které se bude zobrazovat vyhodnocení nabídky seznamu) se na základě vašeho nastavení zobrazuje buďto výpis jména města, nebo číslo jeho pozice ze seznamu (na obrázku vpravo je znázorněn zmíněný druhý případ). Pořadové číslo je bráno shora.
Vyhodnocovací buňka C15. Pomocná zdrojová tabulka. Funkční seznam zobrazuje ve vyhodnocovací buňce C15 číslo pozice položky v seznamu (vidíte, že Olomouc je zobrazena na čtvrté pozici, čemuž odpovídá i umístění ve zdrojové tabulce a seznamu).
108
Pokročilá práce v Calcu Jak vidíte, vytvořit nabídku s položkami, tedy seznam v Calcu, není zase až tak těžké. Pochopitelně k tomu, aby nabídka mohla být použita prakticky, zbývá ještě vyhodnotit číslo, které je s nabídkou svázané. Opět zřejmě připadne v úvahu podmínka, ale to je už na vás. Možností je skutečně mnoho. Tip: V případě formuláře typu seznam vzniká pomocný seznam položek, který ovšem ne vždy musí být vidět (např. z estetických důvodů). Doporučuji proto veškeré pomocné seznamy, vyhodnocující buňky a další pomocné údaje umístit na zvláštní list, který potom můžete nechat skrýt. Calcu je totiž skutečně jedno, zda tyto „pomocné“ výpočty a buňky budou na stejném listu jako formuláře, nebo na listu jiném. Poznámka: Jak již bylo zmíněno, formuláře jako takové neumí žádné funkce ani výpočty. Jsou určeny pouze k tomu, abyste mohli „naprogramovat“ tabulku v Calcu pro další uživatele v pěkném prostředí a aby se tito uživatelé mohli věnovat práci s tabulkou, a ne řešit problémy se zadáváním dat v tabulkovém kalkulátoru.
ROLOVACÍ TLAČÍTKO Posledním prvkem, který zde bude zmíněn, bude rolovací tlačítko (číselník). Jedná se o prvek, pomocí kterého je možné měnit hodnotu čísla podle nastaveného kroku v rámci určeného rozpětí čísel. 1.
Na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře se ujistěte, že jste v režimu editace formuláře (aktivujte tlačítko Režim návrhu zap / vyp). Pouze v tomto režimu jsou v panelu k dispozici jednotlivé formulářové prvky.
2.
Klepněte na prvek Rolovací tlačítko
3.
Nastavte se v tabulce Calcu do místa, kam má být rolovací tlačítko umístěno, například do buňky C2.
4.
Na požadované pozici vytvořte kurzorem (za stálého držení levého tlačítka myši) rámeček - ve většině případů bude vyhovující orientace tohoto prvku ve svislém směru. Upravte jeho rozměry tak, aby vyhovovaly budoucímu konceptu celé tabulky (formuláře), dejte však pozor na příliš malou velikost obou tlačítek při zmenšování prvku.
5.
Na vybrané pozici bude vytvořen prvek rolovací tlačítko, zatím ale není propojen s žádnou buňkou tabulky. Není možné s ním pracovat.
6.
Klepněte pravým tlačítkem myši na seznam tak, aby se zobrazila rozevírací nabídka. V nabídce vyberte položku Ovládací prvek (můžete postupovat i tak, že přímo na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře klepnete na třetí tlačítko zleva Ovládací prvek).
7.
Calc zobrazí okno Vlastnosti: Rolovací tlačítko. Nejprve v něm aktivujte klepnutím myši záložku Data.
8.
Na záložce Data je k dispozici pouze jeden dialog, a to Spojená buňka. Do ní doplňte buňku, která bude zobrazovat hodnoty čísel při použití rolovacího tlačítka. Vzhledem k tomu, že rolovací tlačítka by měla být jakoby „součástí“ buňky, která bude zobrazovat tyto číselné hodnoty, je to v našem případě opět buňka C2.
9.
Poté aktivujte záložku Obecné. Kromě řady dialogů, pomocí kterých můžete ovlivnit fungování rolovacího tlačítka, stojí za pozornost především dialogy Min. hodnota a Max. hodnota. Jejich prostřednictvím vymezíte rozpětí čísel, v jehož rámci bude možné se pomocí rolovacího tlačítka pohybovat.
. Tvar myši se v tom okamžiku změní na křížek.
Pomocí dialogu Výchozí hodnota také můžete nastavit číslo, které se zobrazí jako výchozí (nicméně stále bude možné pohybovat se v nastaveném rozmezí minima a maxima). Dialog Zvýšit / snížit hodnotu slouží k nastavení „krokování“ přechodu na následující hodnotu (například po 2, 3, 4 apod.). Tím je míněno, po jakém kroku bude číslo zvyšováno nebo snižováno po klepnutí na šipku rolovacího tlačítka. Tvorba rolovacího tlačítka v jeho základní podobě je hotova. 10. Nejprve na panelu nástrojů Ovládací prvky formuláře deaktivujte Režim návrhu zap / vyp (uzavřete tím režim editace seznamu). Teprve poté budete moci vyzkoušet funkčnost rolovacího tlačítka. 109
tabulkový kalkulátor Calc Po klepnutí se číslo v propojené buňce buď zvýší, nebo sníží podle toho, zda jste klepnuli na šipku nahoru, nebo dolů. Krok, o který se číslo bude měnit, stejně jako minimální povolená a maximální povolená hodnota – vše bude fungovat tak, jak jste to nastavili na příslušných záložkách. Poznámka: U ostatních prvků formulářů se vlastnosti a propojení na buňky nastavují velmi podobně jako u prvků uvedených v předchozích odstavcích.
Tisk a předtisková příprava Jedním ze základních předpokladů vytváření tabulky v Calcu je možnost přenést následně tuto tabulku na papír – vytisknout. Tabulky v Calcu ale mohou být různě veliké, široké, dlouhé, navazující na sebe, rozdělené atd. Prostě existuje celá řada variant a tomu musí být přizpůsoben i tisk. Tiskové možnosti jsou v Calcu velmi rozsáhlé. Je možné nastavit celou řadu parametrů, počínaje okraji stránky až po automatické záhlaví buněk. Možnosti při tisku v Calcu jsou rozsáhlejší než například ve Writeru.
NEJSNADNĚJŠÍ TISK – TLAČÍTKO TISKÁRNY Nejjednodušší způsob jak vytisknout obsah listu je pomocí tlačítka tiskárny. Stačí klepnout na tlačítko tiskárny Tisknout soubor přímo a Calc vytiskne veškerý obsah listu, na kterém právě stojíte. Přitom tisk proběhne na tiskárnu, která je ve Windows nastavena jako výchozí, budou nastaveny standardní okraje a tisk „vyjede“ v jedné kopii. Uvedené parametry není možné pomocí tlačítka tiskárny měnit. Proto se toto tlačítko používá hlavně u jednoduchých tabulek, které je třeba rychle a snadno vytisknout.
NÁHLED NA TABULKU – PŘEDTISKOVÁ PŘÍPRAVA Složitější a dlouhé tabulky se obvykle nevejdou na jednu stránku. Někdy na druhou stránku papíru přesahuje třeba pouze jeden sloupec. Ještě předtím než tabulku vytisknete, se můžete podívat na to, jak přesně bude na papíře vypadat, na kolik papírů se vlastně vejde a zda by nebylo možné například rozšířit okraje, aby se na papír vešel ještě jeden sloupec. Náhled zobrazíte klepnutím na ikonu lupy s papírem
.
Panel nástrojů určený k nastavení parametrů stránky před tiskem. Je možné použít například: - listování stránkami dokumentu - zvětšení či zmenšení náhledu na stránku dokumentu - zobrazení přes celou obrazovku - nastavení formátu stránky Okraje, které vymezují zobrazení sloupců či řádků na papíře. Část tabulky, která se nevejde po okraje, bude přesunuta na další stránku. Umístění tabulky na papíře tak, jak skutečně bude vypadat po vytištění
Po klepnutí na ikonu lupy s papírem se Calc přepne do speciálního režimu. Řadu dosud dostupných funkcí nebude možno použít.
110
Tisk a předtisková příprava v Calcu Naopak se zobrazí speciální lišta s tlačítky, pomocí kterých je možné nastavit parametry stránky před tiskem. Tlačítko Celá obrazovka - zobrazí náhled dokumentu přes celou obrazovku monitoru.
Předchozí stránka a Další stránka - tlačítka pro listování stránkami dokumentu
Zvětšit a Zmenšit - tlačítka pro zvětšení a zmenšení pohledu na dokument
Tlačítko Zavřít náhled uzavře náhled na dokument.
Formát stránky - podrobné nastavení parametrů tisku dokumentu
První stránka a Poslední stránka - tlačítka pro přechod na první a poslední stránku dokumentu
Uprostřed stránky se nachází papír se zobrazenou tabulkou tak, jak bude skutečně vypadat na papíře po vytištění. Vše je v měřítku a odpovídá skutečnosti. Význam tlačítek okna s náhledem na dokument: Tlačítko
Název tlačítka
Význam
Předchozí stránka Další stránka
Umožní listování dokumentem po stránkách.
První stránka Poslední stránka
Umožní přejít na první nebo poslední stránku v dokumentu.
Zvětšit Zmenšit
Pomocí tohoto tlačítka je možné zvětšit nebo zmenšit náhled.
Celá obrazovka
Umožní zobrazit stránku dokumentu přes celou obrazovku monitoru. Toto zobrazení se ukončí opětovným klepnutím na tlačítko Celá obrazovka.
Formát stránky
Nabízí rozsáhlé možnosti nastavení parametrů tisku dokumentu.
Zavřít náhled
Uzavře náhledový režim na dokument a přepne zpět do normálního režimu tabulkového kalkulátoru.
ZAVŘENÍ NÁHLEDU Pokud jste si tabulku prohlédli a jste spokojeni s jejím umístěním na stránce, můžete ji buď vytisknout klepnutím na tlačítko Tisknout soubor přímo, nebo přejít zpět do editačního režimu Calcu a teprve pak ji vytisknout (případně před tiskem provést ještě nějaké úpravy). Z režimu náhledu se do standardního editačního zobrazení Calcu dostanete klepnutím na tlačítko Zavřít náhled. Po návratu do standardního režimu si při podrobnějším prozkoumání tabulky můžete všimnout jedné odlišnosti od původního stavu. Čára mezi některými buňkami není šedá, ale černě zbarvená. To proto, že takto dává Calc najevo, kde končí stránka a kde začíná další v případě tisku. Snadno tak při manipulaci s tabulkou poznáte, zdali tento sloupec bude ještě na stejné stránce jako sousední sloupec, nebo ne (viz obrázek vpravo).
FORMÁT STRÁNKY Nastavení vzhledu stránky je před tiskem zejména rozsáhlejších tabulek velmi důležité. K nastavení vzhledu stránky slouží okno Styl stránky, do kterého se můžete dostat klepnutím na tlačítko Formát stránky v režimu náhledu na dokument. Okno obsahuje celkem sedm záložek.
Záložka Stránka Prostřednictvím záložky Stránka je možné nastavit orientaci a velikost stránky na papíře. K nastavení Orientace není co dodat - stačí klepnout na jednu z nabízených možností Na výšku či Na šířku (záleží na koncepci editované tabulky). 111
tabulkový kalkulátor Calc Důležitý je ale Formát papíru. Ten je standardně nastaven podle nainstalované tiskárny, většinou na rozměr A4. Volby Okraje umožňují nastavit mezeru mezi okrajem stránky a textem dokumentu. V pravé dolní části je v oddíle Nastavení rozvržení dvojice zatržítek Zarovnání tabulky: Vodorovný / Svislý. Jejich prostřednictvím můžete vycentrovat tabulku přesně na střed stránky jak ve vodorovném, tak i svislém směru. Zbývající volby na záložce Stránka se v praxi příliš nepoužívají.
Záložka Ohraničení Nabízí v praxi ne příliš často použitelné volby, jako je ohraničení anebo přidání stínu celé oblasti tabulky (volby Uspořádání čar a Styl stínování). S volbou Uspořádání čar ještě souvisí Vzdálenost k obsahu. Tím je míněna právě vzdálenost orámování od obsahu samotné tabulky. U nastavení vzdálenosti k obsahu si dejte pozor na příliš velké hodnoty, které tabulku výsledným orámováním čarou (volba Uspořádání čar) „oříznou“.
Záložka Pozadí Prostřednictvím této záložky můžete nastavit barvu (či obrázek), která bude aplikována na pozadí celé tabulky. Volbu můžete použít společně s možnostmi Uspořádání čar (orámování tabulky) ze záložky Ohraničení. Zvýraznění buněk tabulky zůstane zachováno a nebude touto volbou překryto. Upozornění: Pokud se přepnete do běžného editačního režimu Calcu, toto zvýraznění barvou nebude na pozadí tabulky vidět! Přesto však bude tištěno, pokud budete dokument tisknout na papír. Toto upozornění platí jak pro volby záložky Ohraničení, tak pro volby záložky Pozadí. Opět se jedná o méně důležitou sadu nástrojů, která však může přispět k výslednému grafickému ztvárnění celého dokumentu. Upozornění: Pozor, volby záložek Ohraničení a Pozadí jsou aplikovány na celý dokument, tedy na všechny tabulky na všech listech, které jsou součástí aktuálního dokumentu, v němž jste aplikovali tyto volby.
Záložka Záhlaví a Zápatí Záložky Záhlaví a Zápatí umožňují nastavit do záhlaví a zápatí text, který se bude objevovat na každé vytištěné stránce. Záhlaví a zápatí se obvykle používá k nastavení číslování stránek, někdy také k vypsání autora tabulky, případně data a času vytvoření tabulky. Každopádně do záhlaví a zápatí v Calcu není možné například umístit obrázek nebo propracovat záhlaví vizuálně tak dokonale jako například ve Writeru. Po klepnutí na záložku Záhlaví (Zápatí) můžete nejprve upravit mezery mezi okraji stránky a okraji záhlaví (Levý okraj, Pravý okraj), mezeru mezi dolním okrajem záhlaví a horním okrajem textu dokumentu (Mezery) a výšku záhlaví (Výška). 112
Tisk a předtisková příprava v Calcu Úpravu záhlaví a zápatí pak uskutečníte prostřednictvím tlačítka Upravit, pomocí kterého otevřete okno Záhlaví (Styl stránky) či Zápatí (Styl stránky). Právě v tomto okně můžete do dokumentu přidávat jednotlivé proměnné hodnoty záhlaví a zápatí. Předdefinované proměnné přidané prostřednictvím tlačítek Vlastní záhlaví. Proměnné můžete oddělit vepsáním vhodného oddělovače (čárkou, středníkem apod.). Proměnné hodnoty. Zleva je to: - atributy textu - název souboru - název listu - stránka - stránky - datum - čas
Proměnná odvozená od názvu souboru Calcu Nabídka předdefinovaných typů záhlaví (zápatí)
Vlastní definice proměnné. Může obsahovat jakýkoliv volně editovaný text.
Záložka List Poslední záložkou okna Styl stránky je záložka List. Jedná se bezpochyby o záložku nejdůležitější. Obsahuje totiž nastavení, která (opět hlavně u delších tabulek) mohou být při tisku klíčová. Způsob, jakým budou „vyjíždět“ stránky za sebou. Tato volba může být důležitá proto, abyste tabulku dokázali po vytištění správně seskládat. Zaškrtněte, pokud chcete, aby první stránka začínala jiným číslem než 1. První stránce se poté přiřadí číslo zadané ve vedlejším poli. Chcete-li, aby byla tištěna mřížka (nebo i záhlaví sloupců a řádků, popř. další součásti tabulky, které se standardně netisknou), zatrhněte příslušné volby.
Režim nastavení měřítka definuje měřítko pro tisk sešitu.
Za podrobnější zmínku stojí nabídka Režim nastavení měřítka v oddíle Měřítko záložky List. Z nabídky vyberte jeden z režimů nastavení měřítka. Odpovídající ovládací prvky se zobrazí vždy po pravé straně této nabídky. a) Upravit měřítko tisku - stanoví měřítko pro všechny tištěné stránky. Poměr měřítka je udáván v procentech. b) Přizpůsobit rozsah tisku výšce / šířce - určuje maximální počet stran na šířku a na výšku, na které bude každý list s aktuálním stylem stránky vytištěn. c) Přizpůsobit rozsah tisku počtu stran - určuje maximální počet stran, na které bude každý list s aktuálním stylem strany vytištěn. Měřítko tisku bude upraveno tak, aby se vše vešlo na požadovaný počet stran. To, jak se jednotlivé atributy nastavení prakticky projevují, je nejvhodnější vyzkoušet přímo na tisku samotného dokumentu Calcu.
113
tabulkový kalkulátor Calc TISK TABULKY Jestliže jste prošli všemi nastaveními, zatržítky a konfigurací, můžete vyzkoušet samotný tisk. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Soubor. 2. V otevřené nabídce vyberte položku Tisk. 3. Calc zobrazí okno s možností konfigurace tiskové úlohy.
Zde můžete vybrat jednu z tiskáren, které jsou nainstalované v operačním systému.
Vyberte rozsah tisku. Volba Vše vytiskne celý dokument Calcu. Možnost Stránky vytiskne určené stránky dokumentu. Chcete-li vytisknout rozsah stránek, použijte např. zápis 3-6. Chcete-li vytisknout jednotlivé stránky, použijte zápis 7;9;11 (čísla stran oddělená středníkem). Je možné také tisknout kombinaci jednotlivých stran a rozsahu stran (pak použijte formát 3-6;8;10;12).
Pomocí rozevírací nabídky Název můžete určit tiskárnu, na kterou bude tabulka vytištěna. V okně se standardně zobrazuje tiskárna, která je ve Windows nastavena jako výchozí. Chcete-li tabulku vytisknout několikrát, zadejte do dialogu Počet kopií odpovídající číslo. Pozor, pod nastavením počtu kopií se nachází zatržítko Seřadit. Jestliže bude Seřadit zatrženo, bude vytištěna vždy jedna kopie celé vícestránkové tabulky a poté bude následovat další a další. Pokud ovšem zatržítko označeno nebude, budou vytištěny nejprve všechny první stránky, pak všechny druhé stránky atd. Klepnutím na tlačítko OK dojde k vytištění tabulky tak, jak byla nastavena.
TISK POUZE ČÁSTI TABULKY Pokud nechcete vytisknout celou tabulku, ale pouze některou její část, označte tuto část do bloku ještě předtím, než aktivujete okno Tisk. V okně Tisk pak zatrhněte přepínač Výběr. Tím Calcu sdělíte, že má tisknout pouze tu oblast buněk, která je označena do bloku.
Calc a internet OpenOffice.org má široké možnosti propojení jednotlivých aplikací na internet. Například v textovém editoru Writer i tabulkovém kalkulátoru Calc lze běžně používat hypertextové odkazy na internet. To znamená, že budete-li při editaci dokumentu Calcu odkazovat čtenáře na určitou adresu (která se nachází na internetu), stačí pak čtenáři, aby na tento vámi vložený hypertextový odkaz prostě jen klepnul. Ihned poté se spustí prohlížeč internetu a zobrazí příslušnou stránku, na kterou se dokument odkazoval hypertextovým odkazem. Dokument může mít i odkazy na konkrétní objekty internetu (například obrázky) a možností může být i vytvoření hypertextové vazby typu poštovní e-mailová adresa. Pak stačí klepnout na tento odkaz a otevře se program – poštovní klient – pro odesílání a příjem pošty. Spolupráce Calcu a internetu ale nespočívá pouze v tom, že Calc „umí“ hypertextové odkazy. Calc totiž „umí“ uložit vytvořený list nebo rovnou celý sešit ve formátu HTML, tedy přímo ve formátu pro internetový prohlížeč. Začátečníci tak mohou bez jakékoliv znalosti HTML tagů vytvořit alespoň jednoduchou stránku s tabulkou na internetu. Na druhou stranu, HTML stránky vytvořené v Calcu nebudou pracovat s dynamickými součástmi typu zatržítek, nabídek či přepínačů a nemusí být rovněž správně zobrazeny v prohlížečích. Berte proto vytváření internetových stránek v Calcu skutečně „s rezervou“.
114
Calc a internet IMPLICITNÍ VYTVÁŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU V CALCU Po instalaci je tabulkový kalkulátor Calc nastaven tak, že při psaní internetové adresy nebo e-mailové adresy „pochopí“, že se jedná o hypertextový odkaz do internetu a po jeho vložení do tabulky ji zvýrazní a vyrobí z ní hypertextový odkaz. Zkuste do jakékoliv buňky napsat jakoukoliv internetovou adresu. Podmínkou je, aby adresa začínala tak, jak má, tzn. buď http://, nebo www. Jakmile adresu dopíšete, Calc ji okamžitě změní na internetový (resp. hypertextový) odkaz. Text bude modrý, zvýrazněný šedým podkladem, a pokud na text nastavíte šipku myši, změní se na symbol ruky, kterou jistě znáte z prohlížeče. Příklad: http://www.computermedia.cz. Naprosto stejným způsobem lze vytvořit hypertextový odkaz na e-mailovou adresu. Opět stačí napsat e-mailovou adresu kamkoliv do dokumentu a po jejím dopsání ji Calc změní na hypertextový odkaz. Příklad:
[email protected]. Poznámka: Calc (na rozdíl od Writeru) neumožňuje deaktivovat hypertextový odkaz prostřednictvím stavového řádku.
Blokování hypertextového odkazu Často není v dokumentu žádoucí, aby se informace o adrese na webovou stránku (nebo informace o e-mailovém kontaktu) měnily implicitně na hypertextový odkaz, nýbrž mají zůstat napsány jako běžný text. Úprava vzhledu na standardní se nachází v oblasti automatických oprav. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Nástroje. Z nabídky vyberte volbu Automatické opravy. 2. Otevře se okno Automatické opravy. Klepněte na záložku Volby. 3. V záložce Volby zrušte zatržítko Rozpoznání URL a potvrďte OK. Poté budou hypertextové odkazy psány jako standardní a neaktivní text.
TVORBA HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU Hypertextový odkaz můžete přidávat jakékoliv běžné součásti dokumentu Calcu. Hypertextový odkaz tedy může být aplikován na textový obsah buňky, číselnou buňku či buňku obsahující vzorec. Upozornění: Pozor, v Calcu (na rozdíl od Writeru) nefunguje přidání hypertextového odkazu na obrázek!
Vytvoření hypertextového odkazu z textu Nejprve editujte potřebný text v dokumentu Calcu. Hypertextový odkaz pak můžete vložit ve dvou podobách: A) odkaz vložený jako výpis URL adresy; B) odkaz aplikovaný na část textu v dokumentu. V obou způsobech je zásadní rozdíl v tom, jak je vložený hypertextový odkaz aplikován a jak se zobrazí v dokumentu Calcu. A) Odkaz vložený jako výpis URL adresy: 1. Označte klepnutím myši buňku, do které má být vložen hypertextový odkaz. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na příkaz Vložit a z nabídky vyberte Hypertextový odkaz (nebo na liště nástrojů Standardní klepněte na ikonu hypertextového odkazu ). 3. Calc otevře okno Hypertextový odkaz. Typickým příkladem může být vložení hyperlinku na běžnou webovou stránku; jako Typ hypertextového odkazu tedy zvolte přepínač Web. 115
tabulkový kalkulátor Calc Do pole Cíl doplňte platnou URL adresu stránky, na kterou se má dokument Calcu odkazovat. Protokol http:// nemusíte vypisovat, systém jej doplní sám. Dialog Rámec a pole Text a Název nevyplňujte. 4. Po klepnutí na tlačítko Použít je hypertextový odkaz na příslušné místo buňky vložen a aktivován, což můžete pozorovat na změně barvy textu a zvýraznění podkladovou barvou. Všimněte si ovšem jedné podstatné věci. Hypertextový odkaz je vložen za původní text (editovaný v buňce) a má podobu výpisu celé URL adresy. Je to vidět jak v řádku vzorců, tak i v buňce tabulky. Tento typ vloženého odkazu nemusí vyhovovat, protože podstatně znepřehledňuje data v tabulce (viz obrázek vpravo). Existuje však druhý způsob vložení hypertextového odkazu - jeho aplikace na vybranou část textu. B) Odkaz aplikovaný na část textu v dokumentu: 1. Vyberte klepnutím myši buňku, ve které je editován původní text. Poté označte přímo v řádku vzorců slovo (znaky), na které chcete aplikovat hypertextový odkaz. 2. V hlavní nabídce Calcu klepněte na příkaz Vložit a z nabídky vyberte Hypertextový odkaz (nebo na liště nástrojů Standardní klepněte na ikonu hypertextového odkazu ). 3. V okně Hypertextový odkaz doplňte v poli Cíl platnou URL adresu stránky, na kterou se má dokument Calcu odkazovat, a potvrďte tlačítkem Použít. Hypertextový odkaz je tímto vložen a aktivován. Všimněte si, že v porovnání s předchozím případem je hypertextový odkaz aplikován skutečně pouze na vybranou část textu a je „skrytou“ součástí tohoto vybraného textu. Tabulka s takto vloženým hyperlinkem působí daleko profesionálněji (viz obrázek vpravo).
Vytvoření hypertextového odkazu typu Pošta a zprávy Dalším příkladem je volba poštovní e-mailové adresy jako hypertextového odkazu. Význam spočívá ve vytvoření vazby z existujícího dokumentu Calcu na (v systému instalovaný a předvolený) poštovní program. Hypertextový odkaz typu Pošta a zprávy pak prostřednictvím tohoto dokumentu (po klepnutí myší na odkaz) automaticky spouští e-mailového klienta a otevírá okno pro vytváření e-mailové zprávy. Zároveň vkládá odkazem definovanou e-mailovou adresu (popřípadě předmět zprávy) do řádku adresáta. Uživateli pak stačí doplnit text zprávy a odeslat ji na e-mail adresáta. Dalo by se říci, že předdefinováním tohoto odkazu má uživatel dokumentu zjednodušenou práci při odesílání e-mailu, který reaguje na věcné informace dokumentu Calcu. 1. Nejprve v okně Hypertextový odkaz klepněte v jeho levém sloupci na ikonu Pošta a zprávy. 2. Do pole Příjemce vepište platnou e-mailovou adresu příjemce, např. mailto:info@firmaxy.cz. Stačí opět zadat pouze adresu e-mailu a textový editor doplní značku mailto:. Do pole Předmět můžete zadat odkaz, který se vloží do zprávy. 3. Další postup (a rozhodnutí, jakým způsobem vložit hypertextový odkaz) je obdobný jako ve výše popisovaných případech. 116
Další užitečné schopnosti Calcu Po klepnutí na vytvořený hypertextový odkaz se již spustí předvolený e-mailový klient (Outlook, Outlook Expres, Mozilla Thunderbird apod.). V něm můžete doplnit text zprávy a odeslat ji pak adresátovi. Na obrázku vpravo vidíte ukázku, kdy se po klepnutí na hypertextový odkaz v dokumentu Calcu spouští poštovní klient s otevřeným oknem editace e-mailové zprávy. Hypertextový odkaz typu Pošta a zprávy Poštovní program spuštěný prostřednictvím hypertextového odkazu
Další užitečné schopnosti Calcu Jak již bylo v úvodu řečeno, balík kancelářských aplikací, jehož součástí je i tabulkový kalkulátor Calc, představuje vysoce výkonnou alternativu podobně zaměřeným komerčním aplikacím. Disponuje i řadou zajímavých funkcí a schopností, které uživateli mohou pomoci při rutinním zpracování dokumentů.
EXPORT DO PDF Formát PDF (Portable Document Format) je všeobecně pokládán za standardní formát elektronického dokumentu a je velmi rozšířen. Jeho hlavní předností je, že není vázán na operační systém (načtou jej jak počítače s operačním systémem Windows, tak i počítače s Linuxem či systémem Solaris, ale i počítače Apple s operačním systémem MacOS). Dalším faktem hovořícím pro rozšíření formátu PDF je i to, že jeho korektní a vždy stejné zobrazení není závislé (tak jako řada aplikací) například na ovladačích v operačním systému instalovaných tiskáren. Ty jsou u jednotlivých typů tiskáren jiné a někdy podstatnou měrou ovlivňují formátování textu (jistě se vám již někdy stalo, že hotový dokument vám stejný textový editor zobrazil jinak na dvou počítačích s různými tiskárnami). Totéž samozřejmě platí i pro různé verze editorů a formáty, ve kterých dokument ukládají a tyto pak vzájemně mezi sebou někdy s obtížemi načítají. S těmito problémy se obecně u dokumentu PDF nesetkáte. PDF lze tedy zobrazit a vytisknout na jakékoliv platformě při zachování původního formátování. Navíc zobrazení PDF dokumentu podporují i všechny známé prohlížeče webových stránek, takže je to ideální formát dokumentu, který je možno sdílet po internetu. K jeho zobrazení potřebujete pouze aplikaci, která je schopna jej načíst. Tou je komerční editor PDF Adobe Acrobat či jeho volně šiřitelná verze Adobe Acrobat Reader, který dokáže formát PDF pouze načítat bez možnosti jeho editace (což ovšem úplně postačuje). Schopnost exportovat editovaný dokument do PDF formátu mají i jednotlivé součásti balíku kancelářských aplikací OpenOffice.org (tedy například Writer nebo Calc).
Postup při exportu dokumentu Calcu do PDF Výchozím stavem je hotový editovaný dokument Calcu, který je potřeba převést do formátu PDF. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na Soubor a z nabídky vyberte možnost Exportovat do PDF. 2. Calc nejprve otevře okno Export, prostřednictvím kterého nalistujte vhodné místo (adresář), kam dokument PDF uložíte. V dialogu Název souboru doplňte název, pod kterým bude soubor PDF uložen. 3. V následujícím kroku otevře Calc konfigurační okno s názvem Volby PDF, které nabízí řadu nastavení ovlivňujících výstup formátu PDF.
117
tabulkový kalkulátor Calc Mezi volbami záložky Obecné naleznete například nastavení rozsahu exportovaných stran, nastavení kvality komprese obrázků (jako součásti vytvářeného dokumentu PDF), export editovaných poznámek z prostředí dokumentu Calcu (či Writeru) apod. Volba Rozsah určuje, zda budete exportovat obsah všech listů (volba Vše), či zda definujete export obsahu vybraného listu (volba Stránky). Zajímavou schopností exportu je možnost ochrany dokumentu PDF zašifrováním a omezením oprávnění se zabezpečením heslem. Volby naleznete na záložce Bezpečnost. Můžete pak omezit možnosti tisku, úprav či kopírování obsahu vygenerovaného PDF. 4. Klepnutím na tlačítko Export se spustí vlastní konverze dokumentu Calcu do formátu PDF. Výsledkem exportu je pak hotový dokument ve formátu PDF. Alternativou tohoto postupu je možnost klepnout na ikonu Přímý export do PDF , která se nachází na liště nástrojů Standardní. V tomto případě se však již nezobrazuje konfigurační okno formátu Volby PDF, export proběhne přímo dle implicitně nastavených hodnot prostředí OpenOffice.org.
NAVIGÁTOR Navigátor symbolizuje v prostředí aplikací OpenOffice.org všestranně užitečného pomocníka. Ten uživateli napomáhá při orientaci ve velkém množství objektů, které jsou v dokumentu obsaženy. Příkladem je rozsáhlý dokument Writeru, nicméně i v prostředí dokumentu Calcu (zvláště obsahuje-li více listů) může být jeho použití velmi efektivní. Podstatou navigátora je možnost rychlého pohybu v dokumentu po jeho jednotlivých součástech. Navigátora nejrychleji aktivujete klepnutím na příslušnou ikonu , která se nachází na liště nástrojů Standardní, nebo v hlavní nabídce Calcu klepněte na Úpravy a z otevřené nabídky vyberte možnost Navigátor. Otevře se samostatné okno s názvem Navigátor. V něm jsou pod sebou seřazeny jednotlivé součásti dokumentu v tzv. kategoriích (nadpisy, listy, tabulky, textové rámce, obrázky, OLE objekty, sekce, hypertextové odkazy, rejstříky či poznámky), prostřednictvím kterých je možno se v něm pohybovat. Jsou seřazeny v pomyslné stromové struktuře. V případě, že je u příslušné kategorie znaménko , znamená to, že kategirie obsahuje alespoň jeden objekt, který je součástí dokumentu. Poklepáte-li myší na objektu způsobí to, že se přesunete přímo na místo v dokumentu, kde se objekt nachází (nemusíte jím tedy složitě listovat a hledat jej pohledem manuálně). Upozornění: Nutno podotknout, že Navigátor má (kromě možnosti procházení dokumentem výše uvedeným způsobem) řadu dalších nástrojů, které ovšem (ve většině) nelze v Calcu použít a jsou funkční pouze ve Writeru.
118
Nastavení prostředí Calcu Nastavení Calcu Calc je již poměrně rozsáhlým programem a jako takový má pochopitelně celou řadu možností a nastavení. Veškeré konfigurační nabídky a volby jsou naštěstí shromážděny na jednom místě, a to v okně Volby. 1. V hlavní nabídce Calcu klepněte na položku Nástroje. 2. Zde v rozevřené nabídce vyberte klepnutím Volby. 3. Calc zobrazí konfigurační okno Volby, které obsahuje sedm základních kategorií uspořádaných ve stromové struktuře. V každé z nich jsou pak jednotlivé položky, prostřednictvím kterých se již realizuje příslušné nastavení a chování aplikací balíku OpenOffice.org. Vzhledem k velkému množství funkcí a skutečně detailnímu nastavení (jednotlivých položek je přibližně 30), budou zmíněny pouze ty nejpodstatnější.
VOLBY OPENOFFICE.ORG Prostřednictvím položek kategorie OpenOffice.org můžete určit obecná nastavení pro práci s OpenOffice.org, například údaje o uživateli, ukládání, tisk, cesty k důležitým souborům a adresářům a výchozí barvy. •
Za zmínku stojí především položka Cesty. S její pomocí můžete definovat místa (adresáře), do kterých budou ukládány dokumenty aplikací OpenOffice.org, ve kterých jsou uloženy předinstalované obrázky galerie, zálohy, šablony apod. Tato problematika již byla zmíněna v kapitole Nastavení cest k souborům na straně 101.
•
Další oblastí nastavení, o které je důležité se zmínit, je Bezpečnost. Pokročilí uživatelé tabulkového kalkulátoru Calc mohou ve svých tabulkách používat makra, která mohou pocházet (obecně řečeno) z důvěryhodných a méně důvěryhodných zdrojů. Zde narážím na problematiku možné přítomnosti nežádoucí sekvence kódu, která může být v makru obsažena (je naprogramována v makrojazycích současných moderních kancelářských balíků). V tomto případě se jedná o tzv. makroviry, které mohou při aktivaci spouštět nežádoucí procesy v operačním systému počítače. Makroviry jsou přítomny většinou v souborech XLS, XLA (formáty souborů aplikace Microsoft Excel, které Calc dokáže načítat). Klepnutím na tlačítko Zabezpečení maker máte možnost nastavit úroveň bezpečnosti při načítání (otevírání) dokumentů, které právě makra obsahují.
Tip: Zrychlete líný OpenOffice.org! Zdá se vám, že se prostředí OpenOffice.org 2.1 na vašem počítači pomalu spouští? Zde je pár tipů jak běh tohoto prostředí zrychlit - souvisí právě s položkou voleb OpenOffice.org. V první řadě můžete ovlivnit zvětšení cache (vyrovnávací paměti). Ve stromové struktuře OpenOffice.org vyberte Paměť. Zde změňte v oblasti Grafická vyrovnávací paměť u položky Použít pro OpenOffice.org hodnotu na 64 MB a u položky Paměť na objekty hodnotu na 8 MB. Další možnost vede přes zákaz Javy (tedy pokud ji nepotřebujete). Její načítání trvá relativně dlouho. Javu zakážete opět ve volbách OpenOffice.org, tentokrát pod položkou Java. Zde zrušte zatržení Použít běhové prostředí jazyka Java (JRE). Změny se uloží ve všech aplikacích kancelářského balíku OpenOffice.org, takže je nemusíte nastavovat u každé zvlášť. 119
tabulkový kalkulátor Calc VOLBY NAČÍTÁNÍ / UKLÁDÁNÍ •
Položka Obecné disponuje volbami, které se vážou k načítání (otevírání) a ukládání dokumentu a jeho součástí. Nezapomeňte na případnou úpravu dialogu časového intervalu Ukládat informace pro automatické obnovení každých xx minut v případě pádu aplikace. Pomocí volby Standardní formát souboru můžete určit, který formát souborů bude použit jako výchozí při ukládání dokumentů různých druhů.
•
Pod položkou Vlastnosti VBA jsou pak specifikace vázané na jazyk VBA (Visual Basic for Applications), tedy obecné nastavení pro načítání a ukládání dokumentů Microsoft Office s VBA kódem. Souvisí to se schopností OpenOffice.org načítat dokumenty s makry editovanými v syntaxi jazyka VBA. Toto nastavení doporučuji ponechat beze změny.
•
Položka HTML kompatibilita - definuje nastavení pro stránky HTML (tedy pro případ, že dokument bude ukládán / exportován do formátu HTML). Vzhledem k tomu, že asi nebudete příliš často potřebovat ukládat dokumenty OpenOffice.org do HTML, bude implicitní nastavení plně postačovat.
VOLBY OPENOFFICE.ORG CALC Tyto volby a nastavení jsou vázány přímo k tabulkovému kalkulátoru Calc. •
Položka Obecné zahrnuje základní parametry nastavení prostředí, tedy sešitů Calcu. Ovlivnit můžete nastavení měrných jednotek v sešitu, aktualizaci vazeb při načítání dokumentu Calcu, parametry nastavení vstupu dat apod. Implicitní výchozí nastavení po instalaci by mělo vyhovovat.
•
Další nastavovací prvky naleznete pod položkou Zobrazit. Určují, které prvky hlavního okna OpenOffice.org Calc budou zobrazeny. Také můžete zobrazit nebo skrýt zvýraznění hodnot v tabulkách. Upřesnit můžete například zobrazení mřížky či úchopné body vkládaných objektů. Poměrně důležitým prvkem nastavení je sada zatržítek pro zobrazení (a potlačení) záhlaví sloupců / řádků, vodorovného a svislého posuvníku, záložek listů, symbolů souhrnů apod.
•
Položka Spočítat obsahuje nastavení pro výpočty v sešitech. Můžete určit například chování pro tzv. iterační odkazy, tedy zda se mají počítat vzorce s iteračními odkazy (vzorce, které se neustále opakují, dokud není problém vyřešen). Pokud není pole Iterace zaškrtnuto, iterační odkazy způsobí chybu. Dále zde můžete ovlivnit nastavení data, počet desetinných míst a zda se má při hledání v sešitech brát v úvahu velikost písmen apod. Výchozí nastavení by opět mělo vyhovovat.
120
•
Položku Řadit seznamy již znáte z pojednání v kapitole Používání a definice řady (strana 80). Jedná se o posloupnost předem nadefinovaných logicky svázaných řetězců, které pak Calc do buněk automaticky doplňuje. Právě zde můžete vytvářet (definovat) vlastní uživatelské řady.
•
Dialog Změny obsahuje různé volby pro barevné zvýraznění zaznamenaných změn v dokumentech. Chcete-li zaznamenávat v dokumentu změny, zvolte v hlavní nabídce Calcu Úpravy Sledování změn.
Přílohy PŘÍLOHA I. NEJČASTĚJI POUŽÍVANÉ FUNKCE - NÁZVOSLOVÍ CALC A EXCEL Poznámka: V níže uvedeném přehledu naleznete výčet názvů funkcí Calcu (kterým odpovídá daná funkce Excelu), obecnou syntaxi zápisu v Calcu a také stručný popis významu funkce.
Typ funkce
Calc
Excel
Význam funkce, syntaxe a příklad zápisu v Calcu
Matematické
ABS
ABS
Vrátí absolutní hodnotu čísla. ABS(Číslo) Příklad: =ABS(A1)
Matematické
COS
COS
Vrátí kosinus zadaného čísla (úhlu). COS(Číslo) Příklad: =COS(A1)
Matematické
SIN
SIN
Vrátí sinus zadaného čísla (úhlu). SIN(Číslo) Příklad: =SIN(A1)
Matematické
TAN
TG
Vrátí tangens zadaného úhlu. TAN(Číslo) Příklad: =TAN(A1)
Matematické
INT
CELÁ.ČÁST
Zaokrouhlí číslo dolů na nejbližší nižší celé číslo. INT(Číslo) Příklad: =INT(A1)
Matematické
LN
LN
Vrací přirozený logaritmus čísla (založený na konstantě e=2.71828182845904). LN(Číslo) Příklad: =LN(A1)
Matematické
SQRT
ODMOCNINA Vrátí druhou odmocninu zadaného nezáporného čísla. SQRT(Číslo) Příklad: =SQRT(A1)
Matematické
POWER
POWER
Vrátí číslo umocněné na zadanou mocninu. POWER(Základ;Mocnina) Příklad: =POWER(A1;B1)
Matematické
PRODUCT
SOUČIN
Vynásobí mezi sebou zadané hodnoty (těch může být max. 30). PRODUCT(Číslo 1;Číslo 2;...;Číslo 30) Příklad: =PRODUCT(A1;A2;...;A30)
Matematické
SUBTOTAL
SUBTOTAL
Funkce s rozsáhlejšími možnostmi. Jedná se o funkci, která „přebírá“ podle zadaného kódu výpočet některé z jedenácti jinak samostatných funkcí. Podle toho, jaký kód bude zadán, taková funkce bude provedena. Kódy funkcí mohou být následující: Kód
Funkce
Popis funkce
1
AVERAGE
Vrátí průměrnou hodnotu seznamu zadaných buněk.
2
COUNT
Vrátí počet buněk obsahujících čísla ze zadaného seznamu.
ze
121
tabulkový kalkulátor Calc Pokračování tabulky přehledu funkcí ze strany 121: Typ funkce
Calc
Excel
Význam funkce, syntaxe a příklad zápisu v Calcu
Matematické
SUBTOTAL
SUBTOTAL
Kódy funkcí: Kód
Funkce
Popis funkce
3
COUNT2
Vrátí počet neprázdných buněk seznamu (mohou obsahovat cokoliv).
4
MAX
Vrátí maximální hodnotu v seznamu zadaných buněk.
5
MIN
Vrátí minimální hodnotu v seznamu zadaných buněk.
6
PRODUCT
Vynásobí vzájemně zadané buňky.
7
STDEV
Odhadne směrodatnou odchylku.
8
STDEVP
Vypočítá směrodatnou odchylku.
9
SUM
Sečte hodnoty ze zadaných buněk.
10
VAR
Vypočte odhad rozptylu.
11
VARP
Vypočte rozptyl.
SUBTOTAL(Funkce;Oblast) Příklad: =SUBTOTAL(9;A1:A3) Matematické
SUM
SUMA
Sečte všechna čísla v zadané oblasti buněk. SUM(Oblast) Příklad: =SUM(A1:A125)
Matematické
SUMIF
SUMIF
V zadané oblasti provede součet pouze těch čísel, která splňují zadané kritérium. SUMIF(Oblast;Kritéria;Součet) Příklad: =SUMIF(A1:A4;”>10”;B1:B4)
Matematické
ROUND
ZAOKROUHLIT Zjistí a vrátí počet prázdných buněk v zadané oblasti buněk. ROUND(Číslo;Počet míst) Příklad: =ROUND(A1;2)
Matematické
COUNTBLANK COUNTBLANK Zjistí a vrátí počet prázdných buněk v zadané oblasti buněk. COUNTBLANK(Rozsah) Příklad: =COUNTBLANK(B1:B6)
Matematické
COUNTIF
COUNTIF
Zjistí a vrátí počet buněk, které splňují zadané kritérium (podmínku). COUNTIF(Oblast;Kritérium) Příklad: =COUNTIF(A1:A5;”>4”)
Statistické
MAX
MAX
Vrátí maximální hodnotu ze seznamu argumentů. MAX(Oblast) Příklad: =MAX(A1:D1)
122
Přílohy Pokračování tabulky přehledu funkcí ze strany 122: Typ funkce
Calc
Excel
Význam funkce, syntaxe a příklad zápisu v Calcu
Statistické
MIN
MIN
Vrátí minimální hodnotu ze seznamu argumentů. MIN(Oblast) Příklad: =MIN(A1:D1)
Statistické
MODE
MODE
Vrátí hodnotu, která se v zadaném seznamu buněk objevuje nejčastěji. Podmínkou je, aby se v zadané oblasti alespoň jedna hodnota vyskytovala nejméně 2x. Jinak funkce vrátí chybové hlášení #VALUE! MODE(Oblast) Příklad: =MODE(A1:C4)
Statistické
COUNT
POČET
Vrátí počet buněk, které v zadaném seznamu buněk obsahují číslo. Buňky s textem se do počtu nezapočítávají. COUNT(Oblast) Příklad: =COUNT(A1:C4)
Statistické
COUNTA
POČET2
Vrátí počet buněk, které v zadaném seznamu nejsou prázdné. V tomto případě se do počtu započítávají i buňky obsahující text. COUNTA(Oblast) Příklad: =COUNTA(A1:C4)
Statistické
AVERAGE
PRŮMĚR
Vrátí aritmetický průměr čísel ze zadané oblasti buněk. AVERAGE(Oblast) Příklad: =AVERAGE(A1:C4)
Databázové funkce
Logika zadávání databázových funkcí je mírně odlišná od způsobu, jakým se funkce zadávají běžně. Databázové funkce vždy musí operovat s nějakou databází, tj. tabulkou s daty. Dále je nutné vytvořit kritéria, opět nejlépe v rámci nějaké tabulky. Všechny vysvětlované funkce této oblasti se proto budou vztahovat na následující tabulku. Horní tabulka tvoří hlavní databázi, na kterou se databázové funkce budou vztahovat. Dolní tabulka (se stejnou hlavičkou) slouží pro funkce výpočtu z hlavní (horní) databázové tabulky. Pozor, pomocnou tabulku s kritérii není nutné vytvářet, pokud má funkce prohledávat celou databázi a z ní vytvořit výsledek. V takovém případě ale na výpočty postačí i klasické funkce, takže funkce databáze by postrádaly smysl. Kdy tedy použít databázové funkce? Například tehdy, když budete v databázi stromů chtít zjistit, jaký je nejvyšší výdělek z jabloně nebo průměrné stáří všech broskvoní. Databázové funkce se hodí tam, kde potřebujete v databázi vyhledat jednu položku, která se zde vyskytuje vícekrát, a s touto pracovat. Tyto operace lze mimo jiné nahradit i filtry.
Databázové
DMAX
DMAX
Vrací nejvyšší hodnotu buňky v databázi, která vyhovuje zadaným kriteriím. DMAX(Databáze;Sloupec;Kritéria) Př: =DMAX(A1:D10;2;A14:A16) - viz výuková tabulka výše
123
tabulkový kalkulátor Calc Pokračování tabulky přehledu funkcí ze strany 123: Typ funkce
Calc
Excel
Význam funkce, syntaxe a příklad zápisu v Calcu
Databázové
DMIN
DMIN
DCOUNT
DPOČET
DAVERAGE
DPRŮMĚR
Všechny ostatní databázové funkce se zadávají naprosto stejně jako uvedená funkce DMAX. Jejich význam je rovněž stejný jako u funkcí statistických, pouze se vztahují na celou databázovou tabulku.
DSUM
DSUMA
TODAY
DNES
Datum a čas
Vrátí do buňky aktuální datum. Funkce nevyžaduje žádné argumenty. TODAY() Příklad: =TODAY()
Datum a čas
NOW
NYNÍ
Vrátí systémové datum a čas. Hodnota se aktualizuje při přepočtení dokumentu nebo při úpravě hodnoty buňky. NOW() Příklad: =NOW()
Vyhledávací Vyhledávací funkce jako takové nevypočítají žádnou hodnotu. Jsou určeny především ke zjištění funkce informace o buňce, tj. o pozici buňky, řádku, sloupce apod. Tento typ funkcí se používá většinou (Sešit) v souvislosti s jinými funkcemi nebo jako součást makra či složitějšího projektu. Například funkce pro zjištění pozice buňky by v klasické tabulce asi příliš užitku nepřinesla. Vyhledávací (Sešit)
INDEX
INDEX
Vrátí obsah buňky na přesně stanovenou pozici. Funkce vyžaduje přesnou specifikaci pozice buňky, jejíž obsah má být zadán (může být i obecná, odkazující se na výsledek jiné funkce). INDEX(Oblast;Řádek;Sloupec) nebo INDEX(Oblast;Řádek;Sloupec;Oblast) Příklad: =INDEX(A1:A4;3;1)
Vyhledávací (Sešit)
MATCH
POZVYHLEDAT
- viz výuková tabulka
Vyhledá a vrátí číslo řádku ze seznamu, na kterém se nachází zadaná hodnota. Máte-li sloupec, který obsahuje spoustu čísel, a chcete-li zjistit, na kterém řádku se nachází jedno konkrétní číslo, pak použijte tuto funkci. MATCH(Hodnota;Oblast) Příklad: =MATCH(10;A1:A4)
124
- viz výuková tabulka
Funkce pro práci s textem
Textové funkce jsou určené pro práci s textem. Nezapomínejte ale na to, že i textové funkce potřebují buňku, ve které budou provedeny. Jinými slovy, není možné například sloučit obsah dvou buněk do jedné, aniž byste využili další buňky pro vzorec s touto funkcí.
Funkce pro práci s textem
CONCATENATE CONCATENATE Sloučí jednotlivé textové položky do jednoho obsahu.
Funkce pro práci s textem
LEN
CONCATENATE(Buňka1;Buňka2, …) Příklad: =CONCATENATE(A1;B1;C1) DÉLKA
Vrátí délku řetězce v zadané buňce. LEN(Buňka) Příklad: =LEN(A1)
Přílohy Pokračování tabulky přehledu funkcí ze strany 124: Typ funkce
Calc
Excel
Funkce pro práci s textem
SEARCH
HLEDAT
Význam funkce, syntaxe a příklad zápisu v Calcu Najde a zobrazí pozici prvního písmene, které se shoduje se zadaným vzorem. Hledání probíhá zleva doprava. Velká a malá písmena se při hledání nerozlišují. SEARCH(Text;Buňka) Příklad: =SEARCH(”Marie”;A1) - viz výuková tabulka
Funkce pro práci s textem
EXACT
STEJNÉ
Porovná dva řetězce v určených buňkách. Jako výsledek zobrazí buď PRAVDA v případě, že se texty v buňkách shodují, nebo NEPRAVDA v případě, že se texty neshodují. EXACT(buňka1;buňka2) Příklad: =EXACT(A1;A2)
- viz výuková tabulka
Logické funkce
Logické funkce používají logické hodnoty. Jedná se především o hodnoty PRAVDA a NEPRAVDA. Pozor, pokud do buňky napíšete text PRAVDA, nebude Calc brát tuto buňku jako buňku textovou s textem PRAVDA, ale jako buňku logickou s hodnotou PRAVDA. Rozdíl je v tom, že text „pravda“ sám o sobě nic nevyjadřuje, zatímco logická hodnota NEPRAVDA může být výsledkem vyhodnocení nějaké funkce, event. podkladem pro zpracování v dalším vzorci.
Logické
AND
A
Vrátí výsledek logické funkce AND. Jinými slovy, tato funkce se používá pro vyhodnocení výsledků jiných funkcí, jejichž výsledkem je buď hodnota PRAVDA, nebo NEPRAVDA. Pokud všechny buňky, se kterými tato funkce pracuje, mají hodnotu PRAVDA, pak funkce vrátí také hodnotu PRAVDA. Pokud se alespoň v jedné ze všech buněk, se kterými tato funkce pracuje, vyskytne jakákoliv jiná hodnota než PRAVDA, pak tato funkce vrátí hodnotu NEPRAVDA. Tato funkce se dobře hodí např. pro kompletní analýzu výsledků apod.
AND(Buňka1;Buňka2;Buňka3; …) Příklad: =AND(A3;A4;A5;A6) Logické
IF
KDYŽ
- viz výuková tabulka
Funkce IF je podmínka. Jedná se o funkci, která se na základě vypočtených hodnot a nastavených vztahů „sama“ dokáže rozhodnout, kterým ze dvou směrů bude pokračovat. Dokonce je možné vnořit do sebe i několik funkcí najednou, tedy například vytvořit podmínku v podmínce (viz příklad na následující straně).
125
tabulkový kalkulátor Calc Pokračování tabulky přehledu funkcí ze strany 123: Typ funkce
Calc
Excel
Význam funkce, syntaxe a příklad zápisu v Calcu
Logické
IF
KDYŽ
IF(Podmínka;Ano;Ne) Příklad: =IF(SUM(B1:B3)>40;”Stačí na dárek”;”Nestačí na dárek!!!”) -viz následující výuková tabulka
Logické
OR
NEBO
Vrátí výsledek logické funkce OR. Jinými slovy, tato funkce se používá pro vyhodnocení výsledků jiných funkcí, jejichž výsledkem je buď hodnota PRAVDA nebo NEPRAVDA. Pokud alespoň jedna buňka ze seznamu buněk má hodnotu PRAVDA, pak tato funkce také vrátí hodnotu PRAVDA. Pokud ale všechny buňky mají hodnotu NEPRAVDA, pak také vrátí hodnotu NEPRAVDA.
OR(Buňka1;Buňka2;Buňka3;…) Příklad: =OR(A3;A4;A5;A6) Informační
CELL
POLÍČKO
- viz výuková tabulka
Zobrazí informace o buňce. Je možné nechat zobrazit informaci o formátu buňky, barvě pozadí, adrese, šířce atd., to vše pomocí speciálních parametrů. Těch je celá řada, v následující tabulce je uvedeno několik často používaných parametrů: Parametr
Popis funkce parametru
ADDRESS Odkaz na první oblast. COL
Vrátí číslo sloupce buňky.
PROTECT
Vrátí 1, pokud je buňka zamčena, a 0, pokud buňka není zamčena.
ROW
Číslo řádku buňky v oblasti
WIDTH
Šířka sloupce zaokrouhlená na celé číslo
CELL(Typ parametru;Buňka) Příklad: =CELL(”WIDTH”;A1) Parametr CELL vrátí šířku odkazovaného sloupce. Vrácené číslo udává počet číslic 0, které mohou být zadány do sloupce ve výchozí velikosti výchozího typu písma. - viz následující výuková tabulka
126
Přílohy PŘÍLOHA II. NEJZÁKLADNĚJŠÍ OPERACE S BUŇKAMI Oprava buňky
F2
Smazání buňky
Delete
1. Nastavte se na buňku, jejíž obsah má být opraven. 1. Nastavte se na buňku, jejíž obsah má být smazán. 2. Stiskněte na klávesnici klávesu F2.
2. Stiskněte na klávesnici klávesu Delete.
Přemístění buňky (buněk) myší 1. Nastavte se myší do označené oblasti buněk, které budou přesouvány. 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 3. Táhněte s buňkou požadovaným směrem. 4. Uvolněte levé tlačítko myši.
Kopírování buňky (buněk) myší 1. Nastavte se myší do označené oblasti buněk, které budou kopírovány. 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši.
Ctrl
3. Táhněte s výběrem požadovaným směrem. 4. Teprve v průběhu přetahování oblasti buněk stiskněte a držte klávesu Ctrl. 5. Uvolněte levé tlačítko myši. 6. Uvolněte klávesu Ctrl.
Rozdíl mezi kopírováním a přesouváním poznáte tak, že v průběhu kopírování se u ukazatele myši zobrazuje symbol . Rychlé rozkopírování vzorce U buňky, jejíž vzorec má být rozkopírován, se nastavte kurzorem myši na její pravý dolní roh.
Následně stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte směrem dolů (či vodorovným směrem). Proces rozkopírování vzorce symbolizuje během pohybu myší znaménko plus.
Nastavení šířky sloupce 1. Nastavte myš v záhlaví řádků na pravou hranici buňky, jejíž šířku si přejete změnit. Myš by měla získat tvar oboustranné šipky (viz obrázek vpravo). 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte vlevo nebo vpravo na požadovanou pozici. 3. Uvolněte levé tlačítko myši a šířka sloupce je změněna.
127
tabulkový kalkulátor Calc Poznámky:
128
