De VNM Slimmer-op-wegwijzer
vaker met het
openbaar vervoer
U wilt meer medewerkers met het openbaar vervoer laten reizen. Want een deel van hen heeft goede mogelijkheden om met de trein, bus of tram te reizen. In deze Slimmer-op-wegwijzer leest u hoe het gebruik van openbaar vervoer bij uw medewerkers succesvol kunt stimuleren.
De voordelen
Het openbaar vervoer aantrekkelijk maken biedt voordelen, zowel voor u als uw medewerkers.
Voor u: -• Past in duurzaam beleid (minder autokilometers, dus beter voor het milieu) -• Productievere werknemers (kunnen soms onderweg werken) -• Aantrekkelijk werkgeverschap (meer keuzevrijheid, goede randvoorwaarden) -• Minder parkeerproblemen -• Kostenbesparing mogelijk (OV-abonnement is goedkoper dan reiskostenvergoeding auto)
Voor uw medewerkers: -• Meer keuzevrijheid -• Kostenbesparing mogelijk (OV is goedkoper dan auto, minder afschrijving) -• Reistijd aan andere zaken te besteden -• Geen last van files -• Geen parkeerproblemen
-2-
Checklist stimuleren openbaar vervoer
Organisatie Bepaal uw visie op mobiliteit (1.1) Maak één persoon verantwoordelijk (1.2) Stel een actieplan, communicatieplan en planning op (1.3) Kies één of meer maatregelen om OV te stimuleren en die bij uw visie passen (2)
Maatregelen stimuleren OV Bied zo nodig aanvullend vervoer (3) Geef een goede reiskostenvergoeding (4)
-• Standaard kilometervergoeding (4.1) -• Standaard kilometervergoeding op basis van kosten OV (4.2) -• OV-reizigers krijgen hogere vergoeding dan automobilisten (4.3) -• Vergoeding OV-kosten van leaserijders (4.4)
Geef uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart (5) Bied alternatieven voor zakelijke ritten (6)
Hanteer flexibele werktijden voor OV-reizigers (7) Geef persoonlijk reisadvies (8) Geef nieuwe medewerkers een proefabonnement (9)
Interne communicatie Zet een campagne op en zorg voor structurele communicatie. Besteed aandacht aan: Doel en doelgroep (10.1 en 10.2) Rol en draagvlak management (10.3) Ondernemingsraad (10.4) Manager P&O (10.5) Medewerkers die al met het OV reizen (10.6) Nieuwe medewerkers (10.7) Medewerkers die nu met de auto reizen (10.8) Campagnemateriaal (10.9)
-3-
1. Organisatie 1.1 Bepaal uw visie op mobiliteit Waarom gaat u als werkgever aan de slag met het stimuleren van openbaar vervoer? De ervaring leert dat werkgevers met een heldere visie vaak de beste resultaten behalen. Een heldere visie helpt u bij het maken van de juiste en consistente keuzes, het creëren van draagvlak en bij uw interne communicatie. Werkgevers met een visie die ook nog eens breed verankerd is in de organisatie, scoren nog beter. Goed werkgeverschap kan zo’n visie zijn. Deze werkgevers hebben veel oog hebben voor de werksfeer, de gezondheid en de ontwikkeling van de medewerkers. Verbreding hiervan naar de mobiliteit van uw medewerkers is dan een kleine stap. Goede regelingen en voorzieningen vergroten de keuzevrijheid van uw medewerkers en dragen bij aan een betere balans tussen werk en privé. Voor andere werkgevers staat groen ondernemen hoog in het vaandel. Zij kopen bewust duurzaam in en hebben hun werkprocessen duurzaam ingericht. U kunt uw doelstellingen op het gebied van duurzaamheid. uitstekend vertalen naar het reisgedrag van uw medewerkers.; het stimuleren van openbaar vervoer past daar prima in. Een brede aanpak van de parkeerproblematiek is voor andere werkgevers de belangrijkste stimulans om met openbaar vervoer aan de slag te gaan. Waarschijnlijk gaat u – naast het stimuleren van openbaar vervoer – nog meer doen om de hoeveelheid auto’s te verminderen, of de parkeerruimte efficiënter te gebruiken. Maar ook andere visies kunnen ten grondslag liggen aan uw mobiliteitsbeleid: denk aan bereikbaarheid van de organisatie of kostenbesparing. In onze andere Slimmer-op-wegwijzers leest u wat u hiervoor nog meer kunt doen.
-4-
1.2 Maak één persoon verantwoordelijk Het is goed als één persoon verantwoordelijk is voor alles rondom stimulering van het openbaar vervoer. Binnen veel organisaties is dit een personeelsmanager; hij of zij is immers verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Deze persoon betrekt hierbij andere collega’s die belangrijk zijn voor de voortgang. Denk aan de facilitair manager (voor eventueel vervangend vervoer) en de communicatieadviseur (voor interne communicatie).
1.3 Stel een actieplan, communicatieplan en planning op Maak een actieplan, een communicatieplan en een bijbehorende tijdsplanning. In het actieplan neemt u ondermeer de acties en maatregelen op die u uit deze weg wijzer kiest. In hoofdstuk 10 vindt u een handleiding voor de interne communicatie en een campagne die u kunt gebruiken. Bekijk verder goed voor welke maatregelen besluitvorming nodig is en door wie. Een traject met de ondernemingsraad duurt al snel enkele maanden. Neem in het plan ook op hoe u de stimulering van openbaar vervoer vervolgens gaat ‘borgen’ in de organisatie. Gaat u ook met andere mobiliteitsoplossingen aan de slag? Leg dan de verschillende actieplannen naast elkaar en stem ze op elkaar af. Zeker op het gebied van interne communicatie is dit erg belangrijk. De verschillende projecten kunnen elkaar dan immers versterken.
-5-
2. Welke maatregelen passen bij uw visie? Voor welke maatregelen kiest u? Uw keuze zal afhangen van uw visie en doelstellingen, en van de beschikbaarheid van geld en menskracht. Zorg voor consistente en logische keuzes; in het ideale geval versterken maatregelen en acties elkaar. Let op dat maatregelen elkaar juist niet afzwakken.
Staat groen ondernemen centraal binnen uw organisatie? Dan kiest u bijvoorbeeld voor deze combinatie:
-• Persoonlijk reisadvies -• OV-abonnement of reiskostenvergoeding op basis van kosten OV -• Mobiliteitskaart (zoals NS-Business of Mobility Card) voor medewerkers met zakelijke ritten
-• Zuinige of elektrische dienstvoertuigen voor zakelijke autoritten Is goed werkgeverschap uw belangrijkste drijfveer? Denk dan aan:
-• Persoonlijk reisadvies -• OV-abonnement of OV-jaarkaart (evt. 1e klas) of goede reiskostenvergoeding -• Voorzieningen voor aanvullend vervoer -• Dienstvoertuigen voor zakelijke ritten Wilt u met minimale kosten het openbaar vervoer stimuleren? Dan kunt u kiezen voor:
-• Afsluiten grootgebruikerscontract -• OV-abonnement voor uw medewerkers of reiskostenvergoeding op basis van kosten OV Welke insteek of maatregelen u ook kiest, een goede interne communicatie is essentieel. In hoofdstuk 10 vindt u hiervoor tips en ideeën.
-6-
3. Bied zo nodig aanvullend vervoer De bus of trein stopt niet altijd direct voor de deur van uw bedrijf. Is de afstand van halte/station naar uw bedrijf meer dan 500 meter (redelijke loopafstand), overweeg dan aanvullend vervoer te regelen voor uw medewerkers. Daarmee maakt u het gebruik van het openbaar vervoer aantrekkelijker. We noemen dit ook wel voor- en natransport.
Hoe dit voor- en natransport eruit ziet, hangt natuurlijk af van uw situatie: de ligging van het bedrijf, de afstand die moet worden overbrugd etc. Mogelijkheden kunnen zijn:
OV-fiets of OV-scooter Dit zijn huurfietsen en huurscooters; ze staan op de meeste OV-knooppunten. U kunt een abonnement nemen, zodat uw medewerkers hiervan gebruik kunnen maken. Voor medewerkers met een Utrecht Bereikbaarpas of een Eemland Bereikbaarpas is de OV-fiets gratis. Zie voor meer informatie www.ov-fiets.nl
Eigen of bedrijfsfietsen/scooters U plaatst uw bedrijfsfietsen- of scooters in de stalling bij het station; uw medewerkers kunnen hiermee het laatste stukje naar het werk rijden. U kunt uw medewerkers ook de gelegenheid geven om hun eigen fiets in de stalling te plaatsen. Een jaarabonnement voor de stalling kost ongeveer € 100.
Vouwfiets U kunt uw OV-reizigers een vouwfiets (te leen) geven. Het voordeel van een vouwfiets is dat uw medewerkers deze ook eenvoudig kunnen meenemen in de bus of trein. Een vouwfiets past ook binnen een fietsplan (zie Slimmer-op-wegwijzer fietsen).
Een pendeldienst Bijvoorbeeld een bus(je) of elektro-shuttle. Dit kunt u alleen organiseren, maar natuurlijk ook samen met omliggende bedrijven. -7-
4. Geef een goede reiskostenvergoeding Zorg ervoor dat het openbaar vervoer financieel interessant is voor uw medewerkers. Dit kunt u doen door een goede reiskostenvergoeding te geven. U kunt uit verschillende opties kiezen.
4.1 Standaard kilometervergoeding van maximaal € 0,19 U kunt alle medewerkers dezelfde kilometervergoeding geven, ongeacht de manier waarop ze reizen. Het openbaar vervoer is meestal goedkoper dan de auto; het is voor uw medewerkers dus financieel aantrekkelijk om hiervoor te kiezen. Vergoedt u € 0,19, dan houden OV-reizigers vrijwel altijd geld over. Ditzelfde geldt voor fietsers en car poolers. Het is dus een maatregel waar een duidelijke financiële prikkel van uitgaat.
4.2 Standaard kilometervergoeding op basis van kosten OV Heeft u geen ruimte voor een vergoeding van € 0,19, overweeg dan een standaard reiskostenvergoeding die gebaseerd is op de kosten van het openbaar vervoer. De OV-bedrijven hebben hiervoor standaard tabellen. Eventueel geeft u de automobilisten – voor wie uit de 9292-reisplanner blijkt dat het OV geen serieuze optie is – wel een vergoeding van € 0,19. Maak heldere afspraken wat u precies verstaat onder ‘serieuze optie’.
4.3 OV-reizigers krijgen een hogere vergoeding dan automobilisten Een derde mogelijkheid is om uw OV-reizigers (en eventueel ook uw fietsers) een hogere vergoeding te geven dan de medewerkers die met de auto naar het werk komen. U geeft de OV-reizigers en fietsers een vergoeding van bijvoorbeeld € 0,19, of een vergoeding op basis van de kosten voor het openbaar vervoer. Voor autogebruik krijgen mensen geen of een lagere kilometervergoeding. Ook hierbij kunt u ervoor kiezen om automobilisten - voor wie uit de 9292-reisplanner blijkt dat het OV geen serieuze optie is – wel een hogere vergoeding te geven. -8-
4.4 Vergoeding OV-kosten van leaserijders Zorg er voor dat óók uw leaserijders met het openbaar vervoer kunnen reizen. Geef ze bijvoorbeeld de mogelijkheid de reiskosten te declareren, of stel een OV- of mobiliteitskaart beschikbaar (zie ook hoofdstuk 5). Voor u als werkgever is het financieel gunstig als leaserijders een deel van hun ritten met het openbaar vervoer reizen; een OV-kilometer kost ongeveer de helft van dezelfde kilometer in de leaseauto.
“Sluit een grootgebruikerscontract af met de OV-bedrijven. Uw medewerkers kunnen dan makkelijker en vaak voordeliger abonnementen bestellen; reizen met het openbaar vervoer levert hen dan nog meer financieel voordeel op.” Gabriëlle Dijkstra - van der Burg • adviseur en OV-specialist, VNM
-9-
5. Geef uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart U kunt voor uw medewerkers de abonnementen voor het openbaar vervoer regelen. Voordeel hiervan is dat het drempelverlagend is voor uw medewerkers; ze hoeven niet zelf uit te zoeken welk soort kaart of abonnement voor hen het meest geschikt is. Ander voordeel is dat ze de kosten niet hoeven voor te schieten (dit scheelt vooral bij jaarkaarten). U als werkgever heeft er wel werk aan. De OV-bedrijven kunnen u een deel van het werk uit handen nemen als extra service bij een grootgebruikerscontract. Er zijn ook partijen die dit volledig van u kunnen overnemen. In hoofdstuk 11 vindt u hun adresgegevens. Er zijn veel verschillende kaarten en abonnementen voor de trein, bus en tram. De OV-bedrijven kunnen u hierover informeren. Een aantal ervan noemen we hier.
Een trajectkaart voor de trein en/of de bus Extra voordeel van een treinabonnement is dat deze tevens dient als kortingkaart: uw medewerkers kunnen hiermee (ook in hun vrije tijd) op andere trajecten met 40% korting reizen. U kunt aan een trein- of busabonnement ook een OV-fiets abonnement koppelen. Kijk voor de kosten op www.ov-fiets.nl
Een NS- of OV-jaarkaart U kunt uw medewerkers (belastingvrij) een persoonlijke OV-jaarkaart geven. U kunt ook kiezen voor een NS-jaarkaart (alleen trein). Dit is vooral interessant voor medewerkers die erg ver weg wonen, of medewerkers die geregeld zakelijke ritten maken met het openbaar vervoer. Uiteraard kunt u ook andere medewerkers zo’n kaart geven, maar niet volledig belastingvrij. Ook aan deze kaarten kunt u een OV-fietsabonnement koppelen.
- 10 -
Utrecht Bereikbaarpas en Eemland Bereikbaarpas Zit uw organisatie in de regio Utrecht, dan kunt u voor uw medewerkers de Utrecht Bereikbaar(plus)pas en/of de Eemland Bereikbaarpas aanschaffen. Ze zijn niet per stuk af te nemen: Utrecht Bereikbaar bespreekt met u de minimale pasafname. De gewone pas kost € 100 (excl. BTW) per medewerker per jaar en is voor de medewerkers die binnen de stadsregio Utrecht reizen. Zij kunnen gebruik maken van bussen en sneltrams in de stadsregio en landelijk van de OV-fiets. De Utrecht Bereikbaar Pluspas kost € 250 per medewerker per jaar en is voor medewerkers die binnen de provincie Utrecht reizen. Zij kunnen hiermee gebruik maken van bussen en sneltrams in de provincie en landelijk van de OV-fiets. Daarnaast kunnen zij ook parkeren op P+R Soesterberg en P+R Leusden om van daaruit met hun Pluspas verder te reizen naar Utrecht. Met de Eemland Bereikbaarpas kunnen medewerkers reizen met alle Connexxion-bussen in de regio Amersfoort en landelijk gebruik maken van de OV-fiets. Deze pas kost € 100 per medewerker per jaar. Kijk voor meer informatie op www.utrechtbereikbaar.nl
Een mobiliteitskaart Met de NS Business Card en de Mobility Card kunnen uw medewerkers de trein, OV-fiets, (trein)taxi en poolauto’s gebruiken. Gebruikers van de NS Business Card kunnen met hun kaart snel en makkelijk een Greenwheels auto huren. U kunt een mobiliteitskaart in plaats van – maar ook aanvullend op – de leaseauto geven. De kaart is ook heel geschikt voor parttimers en voor zakelijke ritten. U krijgt achteraf een rekening voor de reizen die met de kaart zijn gemaakt; bij de reservering kan uw medewerker eventueel een omschrijving doorgeven. Declaraties zijn daardoor overbodig. Welke kaart het meest geschikt is voor uw organisatie, hangt van uw situatie af. Wij adviseren u om voor beide kaarten een offerte aan te vragen. Kijk voor meer informatie op www.ns.nl en www.mobilitymixx.nl
Regels Belastingdienst
-• De kosten voor het reizen met het openbaar vervoer in het woon-werk- én zakelijk verkeer mag u volledig belastingvrij vergoeden.
-• Betaalt u een kilometervergoeding? Dan mag u belastingvrij maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden, zowel voor zakelijke ritten als woonwerkverkeer, ongeacht het vervoermiddel. Medewerkers kunnen van dit bedrag een OV-abonnement kopen. Als werkgever kunt u dit abonnement met korting aanbieden aan uw medewerkers door een grootgebruikerscontract af sluiten met de vervoersaanbieder (zie contactgegevens achterin).
-• Reist een medewerker met het openbaar vervoer en geeft u hem een OV-abonnement? U mag de vergoeding dan niet aanvullen tot € 0,19 per kilometer.
-• Kijk voor meer informatie over fiscale regels in de fiscusfolder op www.vnm.nu/ov
- 11 -
6. Bied alternatieven voor zakelijke ritten Veel medewerkers komen met de auto naar het werk omdat zij deze nodig hebben om naar zakelijke afspraken te reizen. Bied uw medewerkers daarom alternatieven aan, zoals (elektrische) fietsen, scooters en/of auto’s. In onze Slimmer-op-wegwijzer flexibel reizen leest u hierover meer. Daarnaast zorgt u er natuurlijk voor dat uw medewerkers ook voor de werkafspraken eenvoudig met het openbaar vervoer kunnen reizen. Speciaal voor dit doel kunt u aller hande kaarten en abonnementen kiezen. Uw medewerkers hoeven dan geen kosten te declareren. Een aantal mogelijkheden staan hieronder. Overweeg ook mobiliteitskaarten als alternatief (zie hoofdstuk 5).
Bedrijfs-OV-jaarkaart(en) De kaart staat op naam van het bedrijf en alle medewerkers kunnen hiervan gebruik maken, ongeacht de bestemming. Voor ongeveer € 4.500,- heeft u al een bedrijfskaart voor het openbaar vervoer. Declaraties zijn hierdoor niet meer nodig.
OV-chipkaarten Zorg dat er altijd (anonieme of wegwerp)OV-chipkaarten op het secretariaat liggen. Uw medewerkers kunnen dan altijd gebruik maken van de bus of de tram. Met een Connexxion OV-chipkaart kunnen medewerkers ook gebruik maken van Wheels4all auto’s.
E-tickets voor treinreizen Deze kunt u door het secretariaat laten bestellen en betalen via internet. De print van de bevestigingsmail is samen met een identiteitskaart van de medewerker (e-ticket is op naam van de gebruiker) het plaatsbewijs.
- 12 -
Bezoekerskaartjes Krijgt u veel bezoekers/cursisten? Dan kunt u afspraken maken met NS over het afnemen van dagkaartjes vanaf ieder station in Nederland naar uw vestigingsplaats. Deze kunt u (tegen gereduceerd tarief) aan uw bezoekers uitreiken. Voorbeeld: bij een cursusinstelling kunnen cursisten bij de aanmelding voordelig zo’n treinkaartje kopen. U kunt ook grotere aantallen treinkaartjes afnemen voor zakelijke ritten tegen een voor delig tarief! Maak daarover afspraken op maat met NS (zie contactgegevens achterin).
- 13 -
7. Hanteer flexibele werktijden voor OV-reizigers De dienstregelingen sluiten niet altijd precies aan op uw werktijden. Geef uw mede werkers de gelegenheid om hun werktijden hierop aan te passen.
8. Geef persoonlijk reisadvies Medewerkers zijn zich vaak niet bewust van de mogelijkheden van het openbaar vervoer. Geef een persoonlijk reisadvies aan (nieuwe) medewerkers. U kunt dit zelf doen op basis van de website www.9292ov.nl. U kunt het opstellen van uitgebreide reisadviezen ook uitbesteden; zie hoofdstuk 11 voor contactgegevens van aanbieders.
- 14 -
9. Geef nieuwe medewerkers een proefabonnement Nieuwe medewerkers gaan op zoek naar de beste manier van reizen naar uw bedrijf. Zij hebben nog geen gewoontegedrag ontwikkeld en zijn relatief eenvoudig te beïnvloeden. Maak daarvan gebruik en laat hen al tijdens hun eerste maanden bij u de mogelijkheden van het openbaar vervoer ervaren. Geef hen allereerst een persoonlijk reisadvies. Dit is belangrijk omdat veel van uw nieuwe medewerkers waarschijnlijk niet op de hoogte zijn van de OV-bereikbaarheid van uw organisatie. Als blijkt dat het openbaar vervoer aantrekkelijk is, is een structurele keus voor het openbaar vervoer toch vaak nog een stap te ver. Bied degenen voor wie het OV een optie blijkt te zijn, dan ook eerst een proefabonnement. Zo kunnen zij kennismaken met het openbaar vervoer. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een OV-trajectkaart voor de eerste twee maanden te verstrekken. Dit in plaats van een reiskosten vergoeding. VNM helpt u graag om dit op te zetten voor uw organisatie.
- 15 -
Gedragsbeïnvloeding; wat komt er bij kijken? Gedrag is grotendeels automatisch Een belangrijk deel van ons gedrag is min of meer automatisch. Deskundigen denken dat dit voor meer dan 95% van ons gedrag het geval is. Het menselijk brein kan het ook helemaal niet aan om steeds weer over iedere handeling na te denken en voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen. Ook het reisgedrag van de meeste van uw medewerkers is geautomatiseerd, men denkt er niet meer over na. Gepland en beredeneerd gedrag is vooral te beïnvloeden met argumenten. Bij geautomatiseerd gedrag werkt dit echter amper; u zult vooral subtiele beïnvloedingstechnieken moeten inzetten.
Gedrag is grotendeels irrationeel En om er nog een schepje bovenop te doen: de mens blijkt helemaal niet zo rationeel te zijn. We wéten dat de trein in de spits vaak sneller is, toch gaan we massaal om acht uur ’s ochtends in de file staan. Mensen maken veelal keuzes op basis van sentimenten. Vraagt u uw medewerkers naar de redenen waarom ze bepaald (reis)gedrag vertonen, houd er dan rekening mee dat de uitkomsten niet altijd betrouwbaar zijn. Het is immers vaak geen weloverwogen gedrag. Bovendien hebben we de neiging achteraf ons gedrag ‘goed te praten’.
Gedrag is ‘besmettelijk’ We hebben de neiging ons gedrag aan te passen aan het gedrag van ‘de massa’. Dit gebeurt vrijwel onbewust. Gedrag blijkt steeds weer besmettelijk. Dit is een belangrijk principe om rekening mee te houden. Sociale druk en de sociale norm spelen een grote rol bij het veranderen van gedrag.
Ons brein is selectief Het is u vast wel eens opgevallen. Bent u aan het verbouwen, dan ziet u plots overal adver tenties en folders van de bouwmarkt. Ons brein registreert heel selectief. En dat moet ook wel, want de hedendaagse mens wordt bestookt met informatie. We hebben de neiging vooral informatie op te nemen die we verwachten én die onze eigen patronen en overtuigingen bevestigt. Dit geldt ook voor uw medewerkers. Veel communicatieboodschappen die u als werkgever over hen ‘uitstort’ worden niet (of beperkt) opgevangen. Én door uw medewerkers ‘ingekleurd’, zodat ze het kloppend krijgen met hun verwachtingen of patronen. Wilt u meer weten over de achtergronden van gedragsbeïnvloeding? Kom dan naar een van de VNM-themalunches over dit onderwerp. Er zijn ook adviesbureaus die u kunnen helpen, zie hoofdstuk 11.
- 16 -
10. Interne communicatie Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!
Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een (korte) OV-campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige campagne, zorg voor een structurele aanpak. In dit hoofdstuk vindt u veel tips en ideeën voor de interne communicatie én een uitgewerkte voorbeeldcampagne. De basis voor uw communicatieplan heeft u dus al voor u liggen.
10.1 Wat wilt u bereiken? U wilt zoveel mogelijk medewerkers met het openbaar vervoer laten reizen. Uw communicatiedoelstellingen kunnen zijn:
-• Medewerkers kennen de mogelijkheden van het OV naar het bedrijf -• Medewerkers weten dat het interessant (financieel en tijdwinst) is om met het OV te reizen, vooral voor medewerkers die meer dan 15 km van het werk wonen
-• Medewerkers hebben een positief gevoel bij openbaar vervoer
“Met de maatregelen alleen bent u er niet. Gedragsverandering kan een lastig proces zijn. Automobilisten blijken vaak een onvolledig beeld te hebben van de mogelijkheden van openbaar vervoer en hebben er een negatief gevoel bij. Interne communicatie is dan ook een kritische succesfactor.” Els Jellema - Slaghekke • communicatieadviseur, VNM
- 17 -
10.2 Met wie communiceert u? Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses, (voor)oordelen over het openbaar vervoer etc. Niet iedereen heeft echter dezelfde aanpak en boodschap nodig. U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:
-• Management -• Ondernemingsraad -• Manager P&O -• Medewerkers die al met het OV reizen -• Nieuwe medewerkers -• Medewerkers die nu met de auto reizen (en voor wie OV een reëel alternatief zou kunnen zijn)
10.3
Management
Waarom? Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.
Boodschap Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap)? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.
Hoe?
-• Presentatie in managementoverleg -• Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken)
-• Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar
- 18 -
10.4
Ondernemingsraad
Waarom? Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de OR-leden te informeren over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun ‘achterban’. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het OV-beleid bij uw medewerkers terecht komen.
Boodschap Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.
Hoe?
-• Presentatie in OR-overleg -• Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen
10.5
Manager P&O
Waarom? De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.
Boodschap Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.
Hoe?
-• 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)
- 19 -
10.6
Medewerkers die al met het OV reizen
Waarom? Deze collega’s beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep ‘mogelijke nieuwe OV-reizigers’. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. U las al dat gedrag ‘besmettelijk’ is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme, door de OV-reizigers heel zichtbaar te maken.
Boodschap Laat hen merken dat het reizen met het OV bijdraagt aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun reisgewoonten. Vraag hen op te treden als ambassadeur.
Hoe?
-• 1-op-1-gesprekken met deze medewerkers -• Vrijwel alle acties die ook bij 10.8 zijn beschreven
10.7
Nieuwe medewerkers
Waarom? Deze mensen hebben nog geen ‘gewoontegedrag’ ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten.
Boodschap Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers reist al met het OV). Geef heel helder de mogelijkheden van het OV aan.
Hoe?
-• Arbeidsmarktcommunicatie (zoals personeelsadvertenties) -• Introductiegesprek/programma -• Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle regelingen voor woon-werkverkeer
-• Persoonlijk reisadvies -• Probeerabonnement - 20 -
10.8
Medewerkers die nu met de auto reizen en voor wie het OV een redelijk alternatief is
Waarom? Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reisgedrag beïnvloeden.
Boodschap Veel automobilisten kennen het openbaar vervoer alleen ‘van horen zeggen’ of op basis van ervaringen in een ver verleden. Uit recent onderzoek blijkt ondermeer dat een deel van de automobilisten de reistijd en kosten van het openbaar vervoer (ver) overschat. Men is daardoor negatiever over het OV dan ‘realistisch’ is. Communiceer bijvoorbeeld de onderbelichte positieve punten, zoals effectief tijdsgebruik: werken/lezen/vergaderen/slapen in de trein. U kunt ook aandacht besteden aan de mogelijkheden van het OV: bushalte bijna voor de deur, station op loopafstand, dienst regeling, OV-fiets voor laatste stukje etc. Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of communiceer de ´sociale norm´ (“wist je dat .. % van je collega’s geregeld met het openbaar vervoer reist?”). Gedrag is immers besmettelijk, zie kader over gedragsbeïnvloeding. Neem in de boodschap ook mee: de aanwezigheid van vervoermiddelen voor zakelijke ritten (zoals poolauto’s en bedrijfsfietsen). Medewerkers hoeven/mogen niet met de eigen auto naar een zakelijke afspraak, dus hoeven ’s ochtends niet met de auto te komen.
Hoe? Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het voorbeeld geven. Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie (zie verderop). Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.
- 21 -
Personeelsmagazine en intranet
-• Interviews met OV-reizende collega’s in personeelsmagazine, op intranet etc. Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron.
Campagnemateriaal in het personeelsblad
-• Column van collega over zijn bijzondere OV-ervaringen. -• Vaste rubriek of projectsite op intranet met de mogelijkheden, maatregelen, succesverhalen, OV-routes, etc. Hierop plaatst u ook actuele reisinformatie. Medewerkers kunnen via de projectsite vragen stellen aan de helpdesk (stimuleert ook weer 1-op-1-communicatie). Denk ook aan een weblog van de directeur die met openbaar vervoer reist.
-• Plaats op uw intranet een link naar 9292OV of schaf de Reiswijzer aan. De bezoeker of medewerker hoeft op internet daarin alleen het herkomstadres in te vullen en hij/zij krijgt een reisadvies naar uw bedrijf. Voor informatie en kosten kunt u terecht bij 9292 Zakelijk.
-• Maandelijkse succesrapportages (ontwikkeling aantal OV-reizigers, kilometers en kostenvergelijking).
-• Gebruik de campagneposters (10.9) ook in het personeelsblad en het intranet. Evenementen
-• Kick-off bijeenkomst: een bijeenkomst voor uw medewerkers om de OV-campagne/het nieuwe beleid te introduceren. Dit kan in samenwerking met de OV-aanbieders, zoals Connexxion en NS. In het volgende hoofdstuk vindt u de contactgegevens. - 22 -
Wij kunnen u eventueel met deze partijen in contact brengen.
-• Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag, de Week van de Vooruitgang of Dag van de Duurzaamheid. Dit kan heel goed in combinatie met andere thema’s, zoals fietsstimulering. Met kraampjes van OV- en fietsaanbieders, informatie over regelingen, leuke activiteiten die met het thema te maken hebben, start van campagne etc.
Campagnemateriaal op intranet
Ludieke acties
-• Placemats met een OV-thema in het bedrijfsrestaurant (plattegrond met alle bushaltes in de omgeving, kostenvoordeel, succesverhaal, een campagneposter).
-• Een ludieke actie bij de bushalte of het station in de omgeving van uw bedrijf (evt. samen met OV-bedrijf).
-• Hang de campagneposters (10.9) zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant en de parkeergarage.
-• Geef OV-reizende collega’s een doos bonbons. Op iedere bonbon staat de tekst 'Wanneer nam jij voor het laatst de trein?'. De medewerkers delen deze heel gericht uit, met als doel collega’s op een specifieke dag met het openbaar vervoer naar het werk te laten reizen. Deze methode is in diverse bedrijven zeer succesvol geweest.
-• Geef uw OV-reizigers kans op een extra beloning (gadget, entreekaart evenement, …), door middel van een verloting. Elke week wordt uit de OV-reizigers van die week een winnaar getrokken. - 23 -
-• Deel leuke gadgets uit: een opvouwbaar parapluutje, een leuk mapje voor het OV-abonnement etc.
-• Zet een interne ‘competitie’ op tussen afdelingen of teams en stel een groepsbeloning in het vooruitzicht als een target is gehaald (bepaald aantal OV-reizen of aantal medewerkers dat OV gebruikt voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten). De economische prikkel (beloning) en de sociale prikkel (vanuit de groep) versterken elkaar. Zet uw interne communicatiemiddelen actief in om de tussenstanden en resultaten te communiceren.
-• U kunt ook individuele targets benoemen, en een beloning in het vooruitzicht stellen die ook voor het thuisfront aantrekkelijk is (zoals kaartjes Efteling). De sociale prikkel kan dan vanuit de partner of de kinderen komen.
-• Organiseer samen met GVU/Connexxion een probeerkaartjes-actie (of ander probeeraanbod) voor uw medewerkers. De vervoerbedrijven hebben hiermee goede ervaringen opgedaan.
Lijncommunicatie
-• Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken met medewerkers. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak mensen reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.
En denk ook aan
-• Goede informatie over openbaar vervoer in (online) personeelshandboek. -• Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt. De campagneposters kunt u hiervoor als basis gebruiken.
-• Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer. -• Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies. -• Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.
-• Informatiebord (9292) met actuele reisinformatie in de hal van het bedrijf.
- 24 -
10.9 Voorbeeld campagnemateriaal Samen met grafisch bureau MetDick hebben we voor u de campagne ‘Wanneer…?’ ontwikkeld. U kunt de campagne kosteloos gebruiken binnen uw organisatie. Op www.vnm.nu/ov kunt u de bestanden downloaden. U kunt uw eigen medewerkers een rol geven in de campagne. Zij vertellen dan over hun persoonlijke ervaringen met het openbaar vervoer. Op de volgende pagina’s vindt u een aantal voorbeelden. U kunt de aanpassingen uiteraard door uw eigen vormgever laten doen. Ook kunt u een offerte aanvragen bij MetDick.
Wanneer nam jij voor het laatst de trein?
Ik zat vanochtend nog in de trein. Met collega’s die verknocht zijn aan hun auto heb ik weleens discussies over het openbaar vervoer. Ze denken dat de trein altijd vertraging heeft en dat ze veel langer onderweg zijn. Meestal baseren ze hun oordeel op één slechte ervaring. Maar ze vergeten dat ze met hun auto veel vaker in de file staan dan de keren dat ik eens vertraging heb met de trein. En dat ze moeten zoeken naar een parkeerplek. Nee, geef mij de trein maar: even bijkomen na een dag werken met m’n iPod en een boek. De trein is echt zo gek nog niet.
254805_v03_VNM_OV_poster_A2.indd 1
Jorien van A
nraad
co mm un ic
at ie
02-02-10 00:23
- 25 -
Wanneer nam jij voor het laatst de trein?
Ik zat vanochtend weer in de trein. Ik moet altijd vroeg aanwezig zijn, gelukkig rijdt de trein al vanaf half zeven. Het is fijn om tijdens de rit nog even een beetje te dutten. Ik word wel weer wakker tijdens de vijf minuten lopen van het station naar kantoor. ‘s Middags spreek ik vaak af met een vriendin die in de buurt werkt om samen terug te reizen, kunnen we gezellig even bijpraten. Ik krijg mijn OV-abonnement vergoed, dus ook in het weekend reis ik gratis naar de stad. Voor mijn collega’s
Bouchra
Aissati
rec ept ie
zoek ik vaak even uit welke bus of trein ze moeten nemen naar een afspraak. Dat gaat heel gemakkelijk via de reisplanner van 9292OV. Voor mij is het OV oké.
254805_v03_VNM_OV_poster_A2.indd 2
02-02-10 00:23
- 26 -
Wanneer zat jij voor het laatst in de trein?
Ik nam vanochtend nog de trein. Sinds een paar maanden laat ik – als het maar even kan – mijn auto thuis staan en reis met de trein naar kantoor. Het is prettig om niet aan te hoeven sluiten in de file. Met mijn laptop kan ik in de trein gewoon doorwerken. Dat weegt voor mij op tegen die paar keren dat ik eens vertraging heb. Wat mij als financiële man opvalt, is dat mijn treinreizen goedkoper uit-
rtinez ilo Ma
Jam
direct ie
pakken dan mijn eerdere dagelijkse autoritten. Ik zie eigenlijk alleen maar voordelen.
254805_v03_VNM_OV_poster_A2.indd 3
02-02-10 00:24
- 27 -
Wanneer zat jij voor het laatst in de bus?
Ik zat vanochtend nog in de spitsbus. Ik was de file al een tijdje zat en de Utrecht Bereikbaar Pas die Personeelszaken voor iedereen regelde gaf de doorslag. Ik besloot om de bus in ieder geval een kans te geven. Nu zet ik mijn auto neer op de P+R en stap ik daar op de spitsbus. Die rijdt langs de file over de vluchtstrook en ik kan ondertussen werken of bellen, in plaats van op de weg te moeten
Stefan
ldermarketing
den Do
letten. Vanaf het station pak ik een OV-fiets voor het laatste stukje naar kantoor, zodat ik ook nog wat beweging krijg. Deze fiets kan ik met mijn UB-pas zelfs gratis gebruiken. Ik ben om.
254805_v03_VNM_OV_poster_A2.indd 4
02-02-10 00:24
- 28 -
11. Wie kan u verder helpen? Heeft u nog specifieke vragen over het stimuleren van openbaar vervoer? Of zoekt u hierbij professionele begeleiding? Neem dan contact op met VNM: 030 - 215 5080,
[email protected] of kijk op onze website www.vnm.nu. U kunt zich ook aanmelden voor een van onze themalunches over openbaar vervoer. Op www.slimreizen.nl staan veel praktijkvoorbeelden waarin werkgevers hun kennis en ervaringen delen, bijvoorbeeld over het stimuleren van het OV.
Contactgegevens aanbieders VNM kan voor u de eerste contacten leggen maar u kunt dit ook rechtstreeks doen.
9292 Zakelijk Individuele reisinformatie aanvragen, Reiswijzer op maat voor uw bedrijf Tania Rademaker
0900 - 899 8585
[email protected]
www.9292OV.nl
Connexxion Grootgebruikerscontract en OV-abonnementen tram/bus Michel Gamos
06 - 4644 7239
[email protected]
www.connexxion.nl
- 29 -
MetDick Grafisch vormgever/webbouwer (campagnemateriaal) Dick Verschuur
0174 - 883 707
[email protected]
www.metdick.nl
Mobility Mixx Mobiliteitskaarten (Mobility Card) en poolautosysteem Marcel Bakker
036 - 527 2809
[email protected]
www.mobilitymixx.nl
MuConsult Ondersteuning o.a. op het gebied van gedragsbeïnvloeding Neeske Abrahamse
033 - 465 5054
[email protected]
www.muconsult.nl
NS Business Services Grootgebruikerscontract, OV-abonnementen trein, mobiliteitskaarten (NS-Business Card) Hans Klijntjes
030 - 235 5891
[email protected]
www.ns.nl
OV-fiets Makkelijke huurfiets bij OV-knooppunten voor het natransport Hansje Vos
088 - 671 1897
[email protected]
www.ov-fiets.nl
- 30 -
Utrecht Bereikbaar Utrecht Bereikbaar-pas Menno van de Wetering
030 - 711 1470
[email protected] www.utrechtbereikbaar.nl
VCCR Reisadviezen en abonnementenadministratie via internet Bas Hilckmann
010 - 400 0241
[email protected]
www.vccr.nl
Vipre Reisadviezen en abonnementenadministratie Sjanne van de Kieboom
010 - 283 9569
[email protected]
www.vipre.com
XTNT Ondersteuning o.a. op het gebied van gedragsbeïnvloeding Gerard Tertoolen
030 – 239 8060
[email protected]
www.xtnt.nl
- 31 -
Colofon U wilt duurzamer werken voor een sterke marktpositie. Als aantrekkelijke werkgever het talent van de toekomst aan u binden. Of parkeerproblemen oplossen om uw organisatie bereikbaar te houden. Door uw medewerkers slim te laten werken en reizen kan dat. VNM helpt u op weg met kennis, netwerken en praktische oplossingen. © VNM – Slimmer op weg. Downloaden kan ook, kijk op www.vnm.nu Wilt u meer doen met deze Slimmer-op-wegwijzer? Neem dan contact op. VNM Herculesplein 201A Stadion Galgenwaard (ingang Noord) 3584 AA UTRECHT T 030 - 215 5080 E
[email protected] www.vnm.nu/ov
maart 2011
254820
Vormgeving: MetDick, Den Haag; Floris Hollander Print: Drukkerij Aktief, Den Haag
