Opdrachtgevend bestuur : PROVINCIE LIMBURG PROVINCIALE HOGESCHOOL LIMBURG (PHL) ELFDE-LINIESTRAAT 24, 3500 HASSELT

ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN

Opdrachtgevend bestuur : PROVINCIE LIMBURG PROVINCIALE HOGESCHOOL LIMBURG (PHL) ELFDE-LINIESTRAAT 24, 3500 HASSELT Benaming van de DIENST: Huren van kopiemachines voor de Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) over een periode van 5 jaar

Nummer aanbestedingsdossier: 20120049 Datum goedkeuring: 09 – 02 - 2012 Wijze van gunnen van de opdracht: algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking Naam en adres van de ontwerper : PHL - centrale diensten Elfde-Liniestraat 24, 3500 Hasselt

Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) - Elfde-Liniestraat 24 - 3500 HASSELT Tel (011) 23 88 88 Fax (011) 23 88 89

Aanbestedingsdossier 20120049

datum 09-02-2012

bladnummer 2

De opening van de inschrijvingen heeft plaats op woensdag 5 september 2012 om 11.00 uur, in de Provinciale Hogeschool Limburg, Elfde-Liniestraat 24 te 3500 Hasselt (Gebouw A, 1 ste verdieping, grote vergaderzaal), ten overstaan van de algemeen directeur van de Provinciale Hogeschool Limburg of zijn afgevaardigde.

2/29



datum 09-02-2012

bladnummer 3

Toepasselijke reglementering Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de latere wijzigingen. 1. Het Koninklijk besluit van 8 december 1988 betreffende de mededinging inzake bepaalde overheidsopdrachten van leveringen in het raam van de Europese Gemeenschappen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en de latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 8 november 1998 (BS VAN 13-11-98) betreffende de wijziging van Art. 100 van het KB van 08-01-96. 4. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en de latere wijzigingen. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) uitgegeven door het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. 6. Het Algemeen Reglement op de Electrische Installaties (AREI laatste uitgave). 7. Dit bestek, dat bovenvermelde bepalingen aanvult, wijzigt of ervan afwijkt voor sommige artikels toegelaten door de Algemene Aannemingsvoorwaarden. 8. Alle bescheiden waarnaar de hierboven vermelde documenten verwijzen, zijn ook van toepassing op deze opdracht. De inschrijver wordt geacht rekening te hebben gehouden met alle wijzigingen aan voormelde documenten die van kracht werden tot uiterlijk de vijfde dag welke de opening der inschrijvingen voorafgaat.

Opmerking: toevoegingen en wijzigingen m.i.v. 01/11/2009 1. Wet van 24.12.1993 e  Motivering voor de onregelmatigheid van de offertes artikel 21bis, §2, 1 lid  Speciale sectoren gunningscriteria artikel 41bis  Vervanging van de bijlage 1 en 2 door aangepaste bijlagen 2. KB 08.01.1996  Raming van het opdrachtbedrag artikels 2, 28 en 54  Kandidaatstellingen artikels 6, §3, 32, §3 en 58, §3  Indieningstermijnen artikels 7, 15, 33, 41, 59 en 67  PV van gegunde Europese opdracht artikels 9, 35 en 61  Selectiebeperking artikels 16, 42 en 68  Kwalitatieve selectiecriteria artikels 16, 42 en 68  Uitsluitingsgronden en de kwalitatieve selectie artikels 17, §1, 20bis, 20ter, 43, §1, 45, 46bis, 69, §1, 73bis en 73ter  Ontwerpenprijsvragen artikels 75 en 76, §2  Technische specificaties en normen artikels 82bis en 83bis en 85  Verplichtingen inzake belastingen, milieu en arbeid die op de plaats van uitvoering gelden kunnen in het bestek worden opgenomen  Verantwoordingen voor abnormale eenheids- en totale prijzen artikel 110, §3  Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gesteund op dwingende spoed artikel 120bis  Verloop van de onderhandelingen artikel 122ter



datum 09-02-2012

 Gebruik van elektronische middelen artikel 81ter & quater, 104, 106 en 108

bladnummer 4



datum 09-02-2012

bladnummer 5

AFWIJKINGEN + eventuele MOTIVATIE (artikel 3 KB van 26-09-1996) Hierna volgt de lijst van de bepalingen waarvan voor onderhavige aanneming wordt afgeweken van de bovenvermelde toepasselijke reglementering. 1. (Art 33 bijlage KB van 26/09/96) Aan de aannemer wordt een bijzondere terugnemingsplicht inzake verpakkingen opgelegd. De leverancier is verplicht iedere verpakking terug te nemen. Onder verpakking wordt verstaan: alle producten, vervaardigd in gelijk welk materiaal, die gebruikt worden voor het insluiten, beschermen en aanbieden van goederen aan de aanbestedende overheid. e

2. (Art. 116, 1 lid, KB van 08/01/98). De gestanddoeningstermijn wordt van 60 kalenderdagen gebracht op 90 kalenderdagen.



Deel I.

datum 09-02-2012

bladnummer 6

REGLEMENTAIRE EN VERORDENENDE BEPALINGEN

1.1. Algemene bepalingen De regelementering die van toepassing is op deze opdracht wordt aangegeven op blz. 3 van dit dossier. Op deze opdracht zijn in het bijzonder van toepassing: 1. de wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen. 2. het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en latere wijzigingen.

1.2. Opdrachtgever van de levering Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) Elfde-Liniestraat 24 3500 Hasselt tel. (011) 23 88 88

1.3. Voorwerp van de opdracht De uit te voeren levering: Het huren van kopiemachines voor de Provinciale Hogeschool Limburg over een periode van 5 jaar. Het afsluiten van een onderhoudscontract voor dezelfde toestellen over dezelfde periode. . Deze opdracht omvat 1 perceel: Perceel 1: huren van kopieerapparatuur voor de Provinciale Hogeschool Limburg met een beheer en betaalsysteem.

1.4. Wijze van gunnen van de opdracht (artikel 13 wet 24-12-1993) De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge een algemene offerte aanvraag met Europese bekendmaking

1.5. Wijze van prijsbepaling (artikel 86 wet 08-01-1996) Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht volgens prijslijst.



datum 09-02-2012

bladnummer 7

1.6. Kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) * Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes, overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. Economische en (selectiecriteria)

financiële

draagkracht

van

de

inschrijver

-

vereiste

bewijsstukken

Een passende bankverklaring. Daaronder wordt verstaan een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren. Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) * Een lijst van de voornaamste leveringen die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren: - indien het leveringen aan een overheid betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of geviseerd; - indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen, worden de certificaten opgesteld door de koper; bij ontstentenis daarvan is een verklaring van de leverancier toegelaten. * Een geldig ISO 9001 (versie 2008) certificaat, of een verklaring of bewijzen inzake gelijkaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewakingBerichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekend gemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen en in het Mededelingsblad van de Europese Gemeenschap en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.



datum 09-02-2012

bladnummer 8

1.7. Opmaak van de offerte (artikel 89 KB van 08-01-1996) De offerte en de inventaris worden in één exemplaar (artikel 103 KB van 08-01-1996) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in artikel 90 van het KB van 0801-1996. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden : “Ik, ondergetekende, [Naam inschrijver], verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het (de) door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier en inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door het bestuur vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden.”

1.8. Wijziging hoeveelheden (artikel 97 KB van 08-01-1996) De inschrijver kan de aangeduide hoeveelheden van de inventaris NIET wijzigen, ongeacht of het om forfaitaire dan wel om vermoedelijke hoeveelheden gaat. Het bestuur behoudt zich het recht voor bij de toewijzing de opgegeven hoeveelheden te verminderen indien de budgetten, vastgelegd in het goedgekeurde investeringsprogramma, overschreden zouden worden of indien er gewijzigde noden zijn binnen de hogeschool

1.9. Vergissingen + leemten (artikel 98 KB van 08-01-1996) Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vast stelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.

1.10. Indiening van de offerte (artikel 104 KB van 08-01-1996) De offerte wordt geschoven in een “definitief gesloten omslag” waarop zijn vermeld :    

“offerte”; de datum van de zitting waarop de offertes worden 5 september 2012; het kenmerk van het bestek (20120049); de omschrijving van de opdracht (Huren van kopiemachines voor de Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) over een periode van 5 jaar).

1.10.1. Inzending per post Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding “offerte”. De offerte wordt gestuurd aan:



datum 09-02-2012

bladnummer 9

Provinciale Hogeschool Limburg t.a.v. de heer Lambrechts, algemeen directeur Elfde-Liniestraat 24 3500 Hasselt De offerte moet bij het bestuur toekomen ten laatste de dag vóór de opening van de offertes.

1.10.2. Afgifte ten kantore De inschrijvingen kunnen op dezelfde wijze tegen ontvangstbewijs eveneens afgegeven worden op volgend adres: PROVINCIALE HOGESCHOOL LIMBURG (PHL), Elfde-Liniestraat 24 te 3500 Hasselt, en dat tot 1 (één) uur voor de aanvang van de openingszitting.

1.10.3. Afgifte ter zitting De inschrijving kunnen op dezelfde wijze aan de voorzitter overhandigd worden vóór de opening van de zitting

1.11. Plaats, dag en uur van de opening van de offertes (artikel 2 KB van 26-091996) De opening van de offertes heeft plaats op woensdag 5 september 2012 om 11.00 uur ten overstaan van de algemeen directeur van de Provinciale Hogeschool Limburg of zijn afgevaardigde, in de Provinciale Hogeschool Limburg, Elfde-Liniestraat 24 te 3500 Hasselt (eerste verdieping, gebouw A, grote vergaderzaal).

1.12. Varianten (artikel 113 KB van 08-01-1996) Er zijn geen “verplichte” en/of “facultatieve” varianten.

1.13. Criteria voor gunning van de opdracht (artikel 115 KB van 08-01-1996)  De prijs: (60pt) o Een all-in huurprijs voor alle toestellen over 60 maanden. Er kan geen minimum verbruik van het aantal kopieën per jaar geëist worden t.o.v. de PHL o Een omnium onderhoudsprijs of clickprijs per zwart – wit kopie o Een omnium onderhoudsprijs of clickprijs per kleurenkopie  De prijs, de functionaliteiten en de gebruiksfaciliteiten van het voorgestelde registratie- en betaalsysteem (20pt). De volledige gebruiksfaciliteiten, de werking het registratiesysteem en de werking van het betaalsysteem moeten op een chronologische en duidelijke tekst, in de Nederlandse taal, toegevoegd worden aan de in te dienen inventarislijst.  De technische functionaliteiten van de toestellen die onderling vergeleken worden (20pt) De inschrijver geeft in een toegevoegd bundel: een eenvoudig, Nederlandstalige, opsomming van de functionaliteiten van elk type toestel. Conform de regelgeving wordt volgende clausule m.b.t. de prijsherziening in het aanbestedingsdossier opgenomen: een prijsherziening uitsluitend mogelijk voor de clickprijs en kan alleen toegepast worden bij schommelingen van lonen en sociale lasten (Kan max. 1 maal per jaar).



datum 09-02-2012

bladnummer 10

1.14. Vrije varianten (artikel 115 KB van 08-01-1996) Het is verboden om vrije varianten in te dienen

1.15. Gestanddoeningstermijn (artikel 116 KB van 08-01-1996) De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft bedraagt 90 kalenderdagen.

1.16. Duur van de opdracht (artikel 17 – 3b wet van 24-12-1993) De opdracht wordt gesloten voor een periode van 5 jaar, ingaand op 01 november 2012. De opdracht zal alleszins definitief een einde nemen op 30 oktober 2017.



Deel II.

datum 09-02-2012

bladnummer 11

ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN

2.1. Algemeen Voorzover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit. De indeling hierna in artikels is overgenomen van de bijlage bij het bovenvermelde Koninklijk besluit.

2.2. Artikel 1 - Leidend ambtenaar De leidende ambtenaar is de algemeen directeur van de Provinciale Hogeschool Limburg, de heer B. Lambrechts, vertegenwoordigd door de directeur Facilitaire diensten, mevrouw Heidi Croes ElfdeLiniestraat 23 Gebouw D te 3500 Hasselt mail: [email protected] De algemeen directeur of zijn vertegenwoordiger heeft de leiding en de controle op de uitvoering van de levering. Hij is belast met:  de algemene coördinatie van de levering;  het naleven en doen naleven van alle bepalingen van dit bestek;  het nazicht van de afrekeningen;  het opmaken van de verslagen en processen-verbaal vereist op grond van dit bestek;  het afleveren van de documenten die nodig zijn om de levering te voltooien Alleen de algemeen directeur of zijn vertegenwoordiger zijn gemachtigd bevelen te geven aan de opdrachtnemer. Alle briefwisseling in verband met de levering wordt gericht aan de heer B. Lambrechts, algemeen directeur.

2.3. Artikel 5 - borgtocht Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5 % (vijf) van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht (excl. BTW). Dit wil zeggen: de som van het huurrbedrag van alle toestellen over de periode van 5 jaar.

2.4. Artikel 9 – Vrijgave borgtocht De borgtocht gestort voor onderhavige levering zal als volgt worden vrijgegeven: 25% na verstrijken van het tweede jaar van de overeenkomst 25% na verstrijken van het derde jaar van de overeenkomst 25% na verstrijken van het vijfde jaar van de overeenkomst 25% na verstrijken van het eerste jaar van de overeenkomst In elk geval stuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.



datum 09-02-2012

bladnummer 12

2.5. Artikel 13 – Prijsherziening (wet 24.12.1993 – art 7 – 13) Voor de opdracht van deze dienst is er door de aanbestedende overheid geen prijsherziening toegestaan over de duur van deze overeenkomst. Uitsluitend bij schommelingen van lonen en sociale lasten kan de overeengekomen kopieprijs aangepast worden. Dus niet voor de huurprijs van de toestellen. De basisindex is de index van de maand vòòr de dag van de opening der offerten. De prijsherziening kan uitsluitend doorgevoerd worden wanneer deze drie maanden voor het einde van elk boekjaar aangekondigd werd. De verhoging zal ingaan op de eerste dag van het volgend boekjaar. Bij het doorvoeren van een prijsverhoging zal volgend parametrische formule gehanteerd worden: P = P( a s + b i + c) S I Aan de parametrs wordenvolgende contractuele waarden toegekend: a = 0.40 lonen + sociale lasten b = 0.40 materialen c = 0.20 vaste term

2.6. Artikel 15 - Betalingen De betalingen kunnen maandelijks geschieden binnen de vijftig (50) kalenderdagen na ontvangst van de faktuur. De leverancier kan zelf bepalen om de facturatieperiode te verlengen. Bij het verstrijken van iedere facturatieperiode zullen de fakturen opgesteld worden op basis van de werkelijk ste gemaakte kopies en op basis van de afgesproken huurprijs per maad. 1/60 van de totaal som aangegeven op de inventarislijst in bijlage. De Provinciale Hogeschool Limburg kan derhalve niet verplicht worden een minimum aantal kopies per maand, per jaar of voor de duur van het contract te maken. De firma maakt met de aankoopdienst van de Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) de nodige afspraken om het aantal maandelijks of per kwartaal gemaakte kopies vast te stellen.

2.7. Artikel 19 - Opleveringskosten De opleveringskosten vallen ten laste van de leverancier.

2.8. Artikel 20 - Middelen van optreden De leverancier wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn : 1. wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen leveringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; 2. ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3. wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd; 4. wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek. 5. wanneer de werking van de apparatuur te wensen overlaat;



datum 09-02-2012

bladnummer 13

2.9. Artikel 49 - Elementen die in de prijzen zijn inbegrepen De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering(en) wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 1. de kosten voor verpakking, behalve bij toepassing van artikel 56 § 2, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2. de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering, op voorwaarde dat het bestek de juiste plaats van levering vermeldt. Bij gebreke hiervan vallen deze kosten ten laste van de aanbestedende overheid; 3. de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de levering; 4. het monteren en het bedrijfsklaar maken; 5. de volledige installatie van de apparatuur op het PHL netwerk; 6. de volledige installatie van kaartlezers op de toestellen aangegeven in de overzichtslijst; 7. de tol- en accijnsrechten; 8. de keurings- en de opleveringskosten.

2.10. Artikel 52 - Wijze van uitvoering De levering dient plaats te vinden binnen maximum 50 kalenderdagen na ontvangst van de toewijzing. Door de inschrijver dient bij zijn offerte de termijn opgegeven te worden die nodig is voor deze levering en installatie. De leveringstermijn behelst de tijd die nodig is voor de aan de fabricage voorafgaande verrichtingen en de voorbereiding van de levering, inzonderheid de eventuele voorafgaande keuringen. De installatie dient uitgevierd te worden in nauw overleg met de IT – dienst van de PHL.

2.11. Artikel 55 § 1 - Plaats van de levering De goederen dienen geleverd en geïnstalleerd te worden op kosten van de leverancier op de volgende locaties in de Provinciale Hogeschool Limburg: Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) Dpt. PHL – Healthcare Guffenslaan 39 3500 HASSELT Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) Dpt. PHL – Business Dpt. PHL – Education Mad - faculty PHL - Congress PHL - Centrale diensten Elfde-Liniestraat 23- 23a- 24- 25 3500 HASSELT

Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) Dpt. PHL – Architecture Dpt. PHL - Bio Agoralaan



datum 09-02-2012

bladnummer 14

Universitaire Campus, gebouw E 3590 DIEPENBEEK Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) Dpt. PHL – Music Bootstraat 11 3500 HASSELT De inschrijver dient er rekening mee te houden dat bepaalde toestellen op verdiepingen dienen geplaatst te worden. In de brief waarin aan de leverancier de leveringsopdracht wordt gegeven zal er een afspraak gemaakt worden voor een vergadering in verband met de levering en installatie van de apparaten.

2.12. Artikel 55 § 4 - Nazicht van de levering De gebroken en/of geschonden goederen zullen op kosten van de leverancier vervangen worden.

2.13. Artikel 56 - terugnameplicht De leverancier is verplicht iedere verpakking terug te nemen. Onder verpakking wordt verstaan: alle producten, vervaardigd in gelijk welk materiaal, die gebruikt worden voor het insluiten, beschermen en aanbieden van goederen aan de aanbestedende overheid.

2.14. Artikel 57 - Voorlopige oplevering Bij het verstrijken van de in artikel 55 § 4 bepaalde termijn voor het nazicht van de levering van vijftien (15) kalenderdagen wordt overgegaan tot het opstellen van een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van de levering. Tijdens de voorlopige oplevering zullen volgende functionaliteiten gecontroleerd worden: 1. de plaatsing van alle toestellen op de aangegeven standplaats 2. het type toestel volgens het overzicht in dit dossier 3. de connectie van elk toestel op het PHL netwerk 4. de plaatsing en functionaliteit van de kaartlezers 5. het functioneren van het registratie- en betaalsysteem 6. het uitlezen van de tellerstanden via het PHL netwerk 7. de printkwaliteit per toestel 8. de kopieerkwaliteit per toestel 9. de scankwaliteit per toestel 10. de controle van de bijkomende functionaliteiten per toestel

2.15. Artikel 65 - Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de termijn van de overeenkomst, d.w.z. ten laatste na 5 jaar.



Deel III.

datum 09-02-2012

bladnummer 15

TECHNISCHE BEPALINGEN

3.1. Algemeen : Er wordt gevraagd een offerte in te dienen met een kostprijs per kopie of per klick gebaseerd op het aantal gemaakte kopieën uit het verleden. (Overzicht van de hoeveelheden uit het verleden zijn toegevoegd aan dit dossier.) De prijs per kopie is exclusief papier. Indien de werking van de aangeboden toestellen beïnvloed wordt door specifieke eigenschappen van het te gebruiken papier zal de inschrijver dit expliciet moeten vermeleden. De huur verrekend over 5 jaar of 60 maanden omvat: de installatie-, configuratie- en leveringskosten, connectiekosten, het onderhoud, de opleiding en training, reprobel, aansluiting op een betalings- en beheersysteem, de software van het beheer- en betalingssysteem en eventueel andere kosten die niet in deze opsomming zijn opgenomen. (uitgezonderd papier en nietjes) OP STRAFFE VAN NIETIGHEID MOET DE INSCHRIJVER VOLDOEN AAN DE HIERONDER EN IN PUNT 3.2. VERMELDE TECHNISCHE VEREISTEN. Er wordt gevraagd om uitsluitend digitale toestellen, die zeker moeten kunnen aangesloten worden op het netwerk van de Provinciale Hogeschool (Windows 7, Windows XP en Mac omgeving). De toestellen moeten een constante afdrukkwaliteit bieden (kopie=origineel). De machines moeten zeer gebruiksvriendelijk zijn. Alle functies kunnen vanuit het netwerk worden aangesproken. De kopieerapparaten moeten compatibel zijn, en voorgesteld worden en functioneren met een betalingssysteem dat gebasseerd is op Ping ping betalingen. De inschrijver is verantwoordelijk voor de convertie van de huidige gegevens naar het nieuwe beheer- en betaalsysteem en over de volledige werking van het nieuwe registratie- en betalingssysteem. Het betalingssysteem dient gekoppeld te worden aan het beheerssysteem Over het beheer- en betaalsysteem wordt verderop in dit dossier meer uitleg verschaft. Het uitvoeren van de opdracht dient in nauw overleg met de Provinciale Hogeschool Limburg te gebeuren. De hierna gegeven technische omschrijving van de verschillende types van kopieertoestellen is gebasseerd op het huidige machinepark de omschrijving is niet bindend. De opgesomde techniciteiten, onder punt 3.2 “technische omschrijving van de gevraagde toestellen” zijn richtgevend. Aan de inschrijvers wordt gevraagd de apparatuur uit hun gamma aan te bieden die nauw aansluit met de opgesomde karakteristieken in punt 3.2. Hier dient men er wel rekening mee te houden dat het drastisch verhogen van bijvoorbeeld de kopieersnelheid geen meerwaarde biedt in de evaluatie van het dossier. Er wordt hier duidelijk gevraagd naar gelijkwaardige toestellen met gelijke functionaliteiten. Indien er belangrijke afwijkingen of verschillen zouden zijn dient de inschrijver dit te vermelden op een bijlage van de offerte. Aan de inschrijvers worden gevraagd in de mate van het mogelijke rekening te houden met volgende gegevens en adviezen : De gezondheidsrisico’s bij kopieerapparaten en printers schuilen in: -ozon: Het is onbekend of bij geurwaarneming schadelijke effecten te verwachten zijn. De stof is reeds bij vrij lage concentraties (boven 0,1ppm) irriterend voor de ogen en de ademhaling. Bij langdurige blootstelling aan 0,3 tot 0,8 ppm zijn ernstigere klachten zoals hoofdpijn, geïrriteerde



datum 09-02-2012

bladnummer 16

keel en bedrukt gevoel op de borst mogelijk, in ernstige gevallen kan zelfs ademnood door longoedeem (vocht op longen) voorkomen. MAC-waarde 0,06 ppm (reukdrempel 0,02 ppm) Ozon is vrij instabiel (halfwaardetijd 10’). We verwachten weinig problemen indien de ruimte groot genoeg is en voldoende geventileerd wordt, indien het onderhoud van de apparaten regelmatig gebeurd en indien er gelijkmatig gekopieerd wordt. Daartegenover staat dat hoe meer toestellen er in een ruimte staan, hoe groter de ozonproductie is, hoog-volume apparaten geven aanleiding tot hogere concentraties. -aldehyden: (vooral formaldehyde): irriterend voor ogen, huid en ademhaling, allergie -stof afkomstig van de toner: bevat carbon blak. Deze stof geeft aanleiding tot longaandoeningen en is mogelijks kankerverwekkend (mogelijke sporen PAK’s). Onder normale omstandigheden komt carbon black niet vrij (vooral gevaar voor . Enkel bij slecht onderhouden apparaten en onvoldoende geventileerde ruimten, kunnen de deeltjes de gezondheid bedreigen. -Geluid & licht: geluidsoverlast en gebrek aan daglicht kan leiden tot verminderde concentratie en vermoeidheid. Bij een goede verlichting is de pupildiameter van het oog gemiddeld 2 keer kleiner, waardoor er minder kans is op netvliesbeschadiging (ultraviolette straling) Men raadt een lokaal van 25 m2 aan voor apparaten met een volume van 5000 – 50.000 afdrukken per maand (250 – 2500 per dag). Eveneens adviseert men deze toestellen te plaatsen in een lege werkruimte, een brede gang, nis of hal. Hoog volumeapparatuur produceert te veel warmte en ongewenste dampen en dient geplaatst te worden in een aparte goed geventileerde ruimte volgens leveranciersvoorschriften. Bronvermelding. Chemiekaarten 2005 “printen zonder ademhalen” Arbo nr. 12, 2005 samenvatting van literatuur Dr. Goossens, idewe, 2000



datum 09-02-2012

bladnummer 17

Netwerk PHL De backbone van het PHL netwerk is een gigabit netwerk. Alle gebouwen zijn verbonden met een 1Gb verbinding. Alle servers hebben een 1Gb netwerkaansluiting en staan gecentraliseerd op campus Elfde-Linie. De studenten maken verbinding met het netwerk via een wifi aansluiting (a/b/g). De docenten maken verbinding met het netwerk via een Wi-Fi aansluiting (a/b/g). De administratief medewerkers maken verbinding met het netwerk via een lan verbinding (100mb) of via Wi-Fi. Servers Alle servers zijn gecentraliseerd en gevirtualiseerd op vmware Esxi 5. Active directory Voor authenticatie maakt de PHL gebruik van Active directory (windows 2008r2 servers). In het netwerk zijn 3 AD domeinen actief: - domein 1: alle administratieve gebruikers - domein 2: alle studenten / docenten - domein 3: dit is bovenliggend domein voor gemeenschappelijke toepassingen, domein 3 heeft een ‘trust’ met domein 1 en domein 2 Studenten / personeelskaarten De PHL heeft studenten/personeelskaarten met een Belgacom PingPing chip. Deze kaart wordt ook gebruikt als betaalkaart voor catering. Alle pingping tags zijn geregistreerd in de PHL database en kunnen gekoppeld worden aan de active directory account. Specificaties MFP Algemeen De PHL wenst te werken met 3 type toestellen. De basisfunctionaliteiten bij deze toestellen moeten gelijk zijn. Omschrijving Snelheid printen / kopiëren Zwart / wit (minimum) Snelheid printen / kopiëren Kleur (minimum) Papierformaat Papierinvoer / capaciteit

Papieruitvoer (standaard) Afwerkingsopties:

Bedieningspaneel

Type 1 +/- 25 ppm

Type 2 +/- 45 ppm

Type 3 +/- 75 ppm

+/- 20 ppm

+/- 40 ppm

+/- 60 ppm

A5 tot A3 Handmatig / minimum 1 lade 500 vel A4 Mediagewicht 60 tot 220g/m2 (via lade) Meeredere lades zijn vereist bij hogere types 250 vel 2000 vel stapeluitvoer nieten tot 50 pagina’s nieten op meerdere posities sorteren dubbelzijdig Bediening via kleurenaanraakscherm, mag in combinatie met numerisch klavier



datum 09-02-2012

bladnummer 18

Helderheid van kleurenaanraakscherm moet ingesteld kunnen worden Kopie functionaliteiten Eerste pagina verschijnt binnen: Resolutie (minimum) Kopieerfuncties (basis)

Authenticatie Watermerk

Scan snelheid Papierformaat Bestandsformaat Authenticatie Bestemming

10sec 600x600dpi Automatisch dubbelzijdig, automatisch verkleinen en vergroten (25%-400%), elektronisch voorsorteren, automatische ladeselectie, negatief en gespiegeld beeld, boekjes maken, invoegen van omslagen en tussenbladen, boeken kopiëren, randen wissen, originelen van verschillende afmetingen, beeld verschuiven, onderbreking van grote opdrachten, transparanten, … Kopiëren enkel mogelijk na authenticatie Het moet mogelijk zijn om vooraf ingestelde watermerken toe te voegen aan print opdrachten, al dan niet verplicht per gebruiker/toestel. Scan functionaliteiten 50ppm in kleur (A4 – 300dpi) 75ppm in zwart/wit (A4 – 300dpi) A5 tot A3 PDF/JPEG/TIFF Scannen enkel mogelijk na authenticatie (zie lager) Naar map op fileserver (smb) Naar email adres van ingelogde gebruiker (zie lager) Naar in te geven email adres Print functionaliteiten

Eerste pagina verschijnt binnen: Resolutie (minimum) Printertalen: Aansluitingen: Printer driver: Ondersteunde besturingssystemen:

Printfuncties (basis)

Authenticatie Extra printfuncties

8sec 600x600dpi PCL5c, PCL6, Postscript3 10/100/100 base-T ethernet Universele printer driver voor alle type toestellen (= 1 driver voor alle toestellen) (zie lager) Windows XP (32/64-bit), Windows Vista (32/64-bit), Windows 7 (32/64-bit), Windows 8 (64-bit), windows server 2003 (32-bit) Windows server 2008r2 (64-bit), Mac OS X 10.6 (Snow Leopard), Mac OS X 10.7 (Lion) automatisch dubbelzijdig, beveiligd printen, uitgesteld printen, boekjes maken, omslagbladselectie, scheidingsvellen en uitzonderingspagina's, papierselectie op eigenschap, watermerken, bannervellen, aanpassen aan nieuw papierformaat, scheidingsvellen tussen transparanten, selectie uitvoerlade, beeldkwaliteit, driverinstellingen opslaan en oproepen, verkleinen/ vergoten, gespiegeld beeld, afdekbladen, printen enkel mogelijk na authenticatie (zie lager) Gedetailleerde omschrijving (zie lager) ‘volg mij’ printen: de gebruiken kan op eender welk toestel zijn printopdracht ophalen



datum 09-02-2012

bladnummer 19

‘printen zonder stuurprogramma’: - de gebruiken kan printopdrachten sturen naar een emailadres, deze opdrachten kunnen op eender welk toestel worden opgehaald - de gebruiken kan bestanden via internet opladen, deze opdrachten kunnen op eender welk toestel worden opgehaald Verplicht watermerk: per gebruik / opdracht een verplicht watermerk afdrukken

Authenticatie Fax functies

Fax functies Alle toestellen moeten optioneel kunnen uitgebreid worden met een Fax module voor verzenden en ontvangen Faxen versturen enkel mogelijk na authenticatie (zie lager) Basisfunctionaliteiten voor het versturen en ontvangen van faxen Doorsturing van faxen naar vooraf ingesteld mailadres

Beheerders functies * Alle configuratie instellingen zijn beveiligd met een paswoord * De printer configuratie moet kunnen via het toestel en via een we interface * Technische storingen moeten automatisch gemeld worden aan de leveranciers, de beheerder(s) krijgen hiervan een melding per mail * Verbruiksgoederen moeten automatisch besteld worden * Meldingen zoals geen papier, papier storing, … moet automatisch gemeld worden aan de beheerder van het toestel, per toestel moeten er eventueel een andere beheerder kunnen ingesteld worden * Automatische rapportering van tellerstanden aan leverancier en beheerder

Eco / Groen

* De toestellen moeten voldoen aan de Energy Star normen * De toestellen moet bij niet gebruikt automatisch overgeschakeld worden energie spaarstand * De verbruiksgoederen moeten geleverd worden met een minimale verpakking * Alle verbruiksgoederen / vervangonderdelen moeten recycleerbaar zijn



datum 09-02-2012

bladnummer 20

Beheersysteem Aanvullend op de basisfunctionaliteiten moet er een beheerssysteem geïnstalleerd worden met volgende functionaliteiten: Configuratie de configuratie van de toestellen moet gebeuren via een centrale applicatie Authenticatie De toestellen kunnen enkel gebruikt worden nadat de gebruiker zich heeft kenbaar gemaakt met zijn studenten- / personeelskaart, eventueel aangevuld met het paswoord dat gekoppeld is aan de active directory account. Na authenticatie moet volgende informatie beschikbaar zijn op basis van gegevens in active directory / externe database: - saldo van gebruiker - emailadres gebruikers (voor scannen naar mailadres) - kostengroep(en) waartoe gebruiker behoort  indien een gebruiker behoort tot meerdere kostengroepen moet de kopie/printopdracht aan één van deze groepen kunnen toegewezen worden - prijscategorie - overzicht beschikbare functies: kopie / print / scan / fax * Indien gewenst kan de inschrijver een overzicht van alle mogelijke kostengroepen opvragen Kopie functies Na authenticatie worden de kopie functies die hoger staan beschreven beschikbaar Print functies Na authenticatie krijgt de gebruiker een overzicht van zijn printopdrachten, deze opdrachten kunnen komen van: - opdrachten gestuurd naar de universele printer - opdrachten gemaild naar een mailadres van printsysteem - opdrachten opgeladen via de web applicatie Scan functies Na authenticatie kan de gebruiker documenten scannen naar zijn eigen mailadres en eventueel manueel in te geven mailadressen. Fax functies Na authenticatie kan de gebruiker documenten via fax versturen indien de faxmodule beschikbaar is op het toestel. Bij de opmaak van de offerte wordt er rekening gehouden dat alle toestellen een faxmodule hebben. Tijdens de implementatieperiode zal er na overleg met de IT- dienst beslist worden hoeveel toestellen een faxmodule moeten hebben. Betaling Op basis van prijscategorie en soort opdracht wordt automatisch het saldo op de studenten/personeelskaart bijgewerkt. Indien het saldo niet toereikend is, wordt de opdracht onderbroken. Het saldo dient rechtstreeks van de ping ping kaart vermindert te worden. Betaling privé opdrachten Gebruikers (bv. administratief personeel) die gratis kunnen gebruik maken van de functies moeten de mogelijkheid krijgen om toch betalende opdrachten te sturen voor bv. persoonlijk gebruik. Opdrachten versturen via mail Gebruikers moeten documenten kunnen sturen naar een specifiek mailadres. Deze opdrachten



datum 09-02-2012

bladnummer 21

worden aangeboden op het toestel na authenticatie. De leverancier geeft aan welke formaten worden ondersteund. Opdrachten versturen via webapplicatie Gebruikers moeten documenten kunnen sturen via een webapplicatie. Deze opdrachten worden aangeboden op het toestel na authenticatie. De leverancier geeft aan welke formaten worden ondersteund. Rapportering Het opdrachtgevend bestuur moet de mogelijkheid hebben om diverse rapporten te maken op basis van gebruiker, kostengroep, toestel, periode, tellerstanden, soort opdracht, … Prijsbepaling De prijsbepaling voor het gebruik van de kopietoestellen moet kunnen op verschillende niveaus: - Prijs voor kopie, print, scan, fax - Prijs bepaling op basis van pingping tag: Op basis van de pingping tag wordt een prijs categorie bepaald (student, docent, atp, …, niet herkende pingping tags (bv. externen) moeten ook in een prijsgroep terecht kunnen - Prijs op basis van formaat: A5-A3 , duplex, niet-duplex - Prijs op basis van kleur / zwart wit: o Prijs op basis van procentuele bladvulling zw/kleur, indien mogelijk o Prijs op basis van enkel zw/kleur

Nota: Opname van PHL kopieertoestellen in het aangeboden beheersysteem.

De Provinciale Hogeschool Limburg heeft een aantal toestellen in eigendom, dit zeer recente toestellen dienen opgenomen te worden in de onderhoudsovereenkomst. De kandidaat leverancier of inschrijver heeft de mogelijkheid deze onderhoudskosten in een apart systeem aan te bieden. Indien dit verschillend is van het aangeboden onderhoudsplan dient de inschrijver dit toe te voegen aan de inventarislijst.



Overzicht van de gevraagde toestellen:

datum 09-02-2012

bladnummer 22

(gebaseerd op aantal ppm)

Depart. / Dienst

Standplaats

Dossier 2012-2017

Postscript

Autorisatie & beheer

Music

Secretariaat

25ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Personeel en financiën

25ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Secretariaat AD

25ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Campusbeheer

25ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

DOP

25ppm C

Postscript

X

Handel

Secretariaat B001

25ppm C

Postscript

X

Beeldende kunst

DOP

25ppm C

Postscript

X

Handel

Virtueel ondernemen F business

25ppm C

Postscript

X

Aantal 25ppm C

8

Gezondheidszorg

Gebouw C 1ste verdieping

45ppm C

Postscript

X

Gezondheidszorg

Gebouw C 1ste verdieping

45ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Stud.zaken 1ste verdieping

45ppm C

Postscript

X

Lerarenopleiding

Secretariaat L.O.

45ppm C

Postscript

X

Beeldende Kunst

Hal

45ppm C

Postscript

X

Biotechniek

Secretariaat Bio +1

45ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Bibliotheek

45ppm C

Postscript

X

Gezondheidszorg

Docentenkamer

45ppm C

Postscript

X

Gezondheidszorg

Secretariaat

45ppm C

Postscript

X

Handel

Docenten

45ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Stud.zaken glv

45ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Gebouw D 2e verdieping

45ppm C

Postscript

X

Aantal 45ppm C

12

Gezondheidszorg

Koepel

75ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Blok A 132

75ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Bookshop

75ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Bookshop

75ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Bookshop Gang

75ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Bookshop Gang

75ppm C

Postscript

X

Gezondheidszorg

Koepel

75ppm C

Postscript

X

Architectuur

Drukkerij

75ppm C

Postscript

X

Architectuur

Drukkerij Extra

75ppm C

Postscript

X

Architectuur

Drukkerij

75ppm C

Postscript

X

Centrale adm.

Gebouw D 1e verdieping / Congress

75ppm C

Postscript

X

Aantal 75ppm C

11

Centrale adm.

Laptopdienst

All in one ( B/W )

Centrale adm.

Magazijn

All in one ( B/W )

Handel

Opleidingshoofd en B103

All in one ( B/W )

Handel

Opleidingshoofd en B114

All in one ( B/W )

Architectuur

Bibliotheek

All in one ( B/W )

Beeldende kunst

Secretariaat C011

All in one ( B/W )

Centrale adm.

Case Studies

All in one ( B/W )

Architectuur

Secretariaat

All in one ( B/W )

Centrale adm.

Gebouw D 2e verdieping / Socius

All in one ( B/W )

Centrale adm.

Kantoor Heidi

All in one ( B/W )

Lerarenopleiding

Virtueel ondernemen F education

All in one ( B/W )

Postscript

X

Lerarenopleiding

SLO - Creatieve therapie

All in one ( B/W )

Postscript

X

Aantal All in one

12

Totaalaantal

43

Geen autorisatie Wel beheersysteem



datum 09-02-2012

bladnummer 23

3.2. OVERZICHT VAN DE GEBODEN EXTRA’S PER KOPIEERTOESTEL Geef een opsomming van de mogelijke opties of mogelijke funcitonaliteiten per type toestel  

 

25ppm 45ppm 75ppm

All in one toestel

Geef aan of één of meerdere extra opties, hierboven opgesomd, invloed hebben op de universele print instelling. M.b.t. de aangeboden All in one toestellen dient elke inschrijver er rekening mee te houden dat de IT dienst van de PHL een demo of test toestel kan opvragen en dit voor een periode van 14 kalenderdagen. Het niet ter beschikking kunnen stellen van een demotoestel heeft uitsluitening tot gevolg. Overzicht van de huidige toestellen met de clicks over de lopende periode van 5 jaar Model RICOH Aficio MP 4500 Ricoh Aficio MP 2000 RICOH Aficio MP C2500 RICOH Aficio MP 161 RICOH Aficio MP C2550 RICOH Aficio MP 7500 Ricoh Aficio 1224C RICOH Aficio MP C4500 RICOH Aficio MP C7500 Ricoh Aficio 2016 Ricoh Aficio 1027 RICOH Aficio MP C2800

Units 15 8 7 4 3 2 2 2 1 1 1 1

Total Print Copy 7.634.921 3.507.366 4.125.562 1.112.534 656.120 450.052 2.610.030 1.747.264 856.251 325.110 220.514 104.502 411.046 213.662 197.384 2.203.416 901.365 1.302.051 288.474 225.898 62.576 490.236 250.963 239.273 1.046.361 650.600 395.761 110.305 60.297 49.967 389.192 60.193 327.678 133.899 97.927 35.972

Fax 1.993 6.362 6.515 94 0 0 0 0 0 41 1.321 0

Scan 275.233 0 133.733 1.219 14.613 21.457 0 6.604 17.278 0 0 14.623



datum 09-02-2012

bladnummer 24

3.3. Algemene bemerkingen met betrekking tot de apparaten Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht voor haar eigen papier op de apparaten te gebruiken. Het apparaat moet ook een kopie kunnen maken van een met blauwe balpen of vulpen beschreven origineel. Het aangeboden apparaat:  Dient NIEUW en van het LAATSTE NIEUWE type te zijn, het aanbieden van de nieuwste technologie is belangrijk;  Dient uitgerust te zijn met een ozonfilter;  Dient zo uitgerust te zijn dat het bij de opening door de gebruiker onmiddellijk in veiligheidsstand overgaat;  Dient zo ontworpen dat er minimaal contact is met de toner;  Dient omnium-verzekerd te zijn, uitgezonderd diefstal;  Moet uitgerust zijn met een vaste glasplaat;  Dient een gemakkelijk verplaatsbaar vloermodel (geen tafeltoestellen) te zijn;

3.4. Onderhoud van de apparaten De inschrijver verbindt er zich toe de routine-onderhoudsbeurten regelmatig en de herstelling snel uit te voeren. De gemiddelde responstijd voor een herstelling na telefonische oproep dient gelegen te zijn binnen de 24 uur. Indien tijdens de uitvoering van het contract blijkt dat de voorgeschreven interventietijden voor het onderhoud bij herhaling NIET worden gerespecteerd, kan het bestuur de opdracht beëindigen. Indien tijdens de huurperiode wordt vastgesteld dat het apparaat geen goede kopie/prints meer aflevert, ondanks de tussenkomst van de technische dienst, dan is de firma verplicht een ander apparaat te plaatsen, zonder wijziging van het lastenboek.

3.5. Aanpassing aan behoeften Indien het volume per apparaat zou vermeerderen en de aangeboden apparaten niet meer geschikt zouden zijn voor de gewijzigde behoefte, dan dienen de apparaten aangepast te worden aan het hoger volume, en/of dient een bijkomend apparaat geplaatst te worden afhankelijk van de situatie die zich dan voordoet, en dat alles zonder wijziging van de voorwaarden vermeld in het lastenboek en de prijs van de opdracht.

3.6. Veiligheid – Art. 61 §1 – Voorlopige keuring Om tot de voorlopige keuring te kunnen overgaan, dient een gunstig indienststellingsverslag van de Dienst Veiligheid van de Provinciale Hogeschool Limburg voorgelegd te worden. De geplaatste toestellen moeten voldoen aan de Europese en Belgische regelgeving inzake kopieerapparatuur; Voor elk toestel dient er bij de voorlopige oplevering een CE verklaring afgeleverd te worden.

3.7. Documentatie en/of informatie



datum 09-02-2012

bladnummer 25

De nodige documentatie en informatie over de verschillende apparaten en het onderhoudsschema dient bij de offerte te worden gevoegd.



datum 09-02-2012

bladnummer 26

OPDRACHTGEVEND BESTUUR: Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) Elfde-Liniestraat 24, 3500 Hasselt BENAMING VAN DE OPDRACHT : Huren van kopiemachines voor de Provinciale Hogeschool Limburg over een periode van 5 jaar

Offerteformulier 1

Voor één inschrijver - natuurlijke persoon

De ondergetekende (naam en voornamen) Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer)

1

Voor één vennootschap

De vennootschap (handelsnaam of naam) Rechtsvorm

Nationaliteit

Maatschappelijke zetel (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer)

2 3

Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam en voornamen)

In hoedangheid van Volmacht Nationaliteit Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer)

1

slechts één vorm kan geldig ingevuld worden - de overige doorhalen. de volgende gegevens dienen voor elke gemachtigde ingevuld te worden. 3 elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van zijn (haar) volmacht; hij (zij) kan zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het “Belgisch Staatsblad” waarin zijn (haar) bevoegdheden zijn bekendgemaakt. 2



1

datum 09-02-2012

bladnummer 27

Voor één vereniging zonder rechtspersoonlijkheid opgericht door meerdere natuurlijke en/of rechtspersonen De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) (hierna dienen voor ieder van hen dezelfde gegevens ingevuld te worden als aangegeven op de vorige pagina en dit naargelang het een natuurlijke of een rechtspersoon betreft)

2 3

(eventueel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (hierna dienen voor iedere vennootschap dezelfde gegevens ingevuld te worden als aangegeven op de vorige pagina)

4

die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming onder de naam

Verbindt of verbinden zich op zijn (haar) (hun) roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bijzonder bestek, van de opdracht Huurprijs voor 43 toestellen over een periode van 60 maanden tegen de som van (in cijfers – excl. BTW Geschreven (in letters - excl. BTW Prijs voor 100 zwart / wit kopieën (100 clicks) tegen de som van (in cijfers – excl. BTW Geschreven (in letters - excl. BTW Prijs voor 100 kleuren kopieën (100 clicks) tegen de som van (in cijfers – excl. BTW Geschreven (in letters - excl. BTW

Als volgt gedetailleerd :

1

slechts één vorm kan geldig ingevuld worden - de overige doorhalen. de gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het “Belgisch Staatsblad” waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. 3 in te vullen in dezelfde volgorde als voor de vennootschappen. 4 door de inschrijver(s) in te vullen 2



datum 09-02-2012

bladnummer 28

OPDRACHTGEVEND BESTUUR: Provinciale Hogeschool Limburg (PHL), Elfde-Liniestraat 24, 3500 Hasselt OPDRACHT : Huren van kopiemachines voor de Provinciale Hogeschool Limburg over een periode van 5 jaar

INVENTARIS AANDUIDING VAN DE ARTIKELS

VH

EEN-

OF

HEID

FF FF Vaste huurprijs voor: Leveren, plaatsen, installeren, configureren, in dienst stellen en digitaal uitlezen van alle tellerstanden via PHL netwerk van de gevraagde kopieapparatuur met de nodige kaartlezers en bijbehorende software over een periode van 5 jaar. Opgelet: elk inschrijver dient een lijst met de huurprijs per toestel toe te voegen aan deze inventarislijst

ST 43 st

DUUR

EENHEIDSPRIJS IN LETTERSCHRIFT

MD 60

Totaal BTW 21 % ALGEMEEN TOTAAL

Onderhoudsprijs per zwart / wit kopie voor alle toestellen over een periode van 5 jaar Inbegrepen in deze onderhoudsprijs zijn: alle verbruiksproducten, alle verplaatsingskosten, alle werkuren en alle wisselstukken. Exclusief nieten en papier. Hier kan geen minimum afname opgegeven worden

FF

100st

Totaal BTW 21 % ALGEMEEN TOTAAL Onderhoudsprijs per kleurenkopie voor alle toestellen over een periode van 5 jaar Inbegrepen in deze onderhoudsprijs zijn: alle verbruiksproducten, alle verplaatsingskosten, alle werkuren en alle wisselstukken. Exclusief nieten en papier Hier kan geen minimum afname opgegeven worden

FF

100 st

/

/

/

/

Naam en handtekening van de inschrijver:

Totaal BTW 21 % ALGEMEEN TOTAAL

TOTAAL CIJFERSCHRIFT



datum 09-02-2012

bladnummer 29

De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op Rekeningnummer

-

-

Bij

1

geopend op naam van

(voor de Belgische aannemers) 2 3 Bij deze offerte voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instellingen wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 90 § 3 van het Koninklijk besluit van 08-01-1996. OFWEL

(voor de buitenlandse aannemers) Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 90 § 4 van het Koninklijk besluit van 08-01-1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers.

(voor beide) Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) of omtrent de offrerende vennootschap inwinnen bij andere instellingen.

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:  de bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bijzonder bestek moeten worden overgelegd  de door het bijzonder bestek vereiste modellen en monsters

Gedaan te

op De inschrijver(s)

1

aanduiding van de financiële instelling waar de betalingen moeten uitgevoerd worden. doorhalen wat niet van toepassing is. 3 bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan 2.500 euro dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn offerte alle inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen zoals bedoeld in art. 90 § 3 van het Koninklijk besluit van 1996-01-08. 2

Opdrachtgevend bestuur : PROVINCIE LIMBURG PROVINCIALE HOGESCHOOL LIMBURG (PHL) ELFDE-LINIESTRAAT 24, 3500 HASSELT

Recommend Documents