Op weg naar meer rendement uit IT in het onderwijs
Inleiding De digitalisering binnen het onderwijs bevindt zich midden in een stroomversnelling. Dit leidt tot onontkoombare veranderingen. Zo komt er in rap tempo een breder en groter aanbod van toepassingen beschikbaar. Hiervan is alleen niet altijd duidelijk wat de toegevoegde waarde voor het onderwijs is.
Bij dit alles is sprake van een negatieve trend: de complexiteit, kosten en de benodigde beheersinspanning zijn de afgelopen jaren toegenomen. Deze trend moet omgebogen worden. Zodat u weer grip krijgt!
De uitdaging Maar wat is dan die zo noodzakelijke grip? Vanzelfsprekend is een stabiele en kostenefficiënte IT-infrastructuur een randvoorwaarde. Maar uiteindelijk wordt de rol van IT in het onderwijsproces steeds groter. Kijk bijvoorbeeld naar het ondersteunen van gedifferentieerd onderwijs en kennisdeling, of het mogelijk maken van andere vormen van onderwijs. Technologie op zich is geen garantie voor het succesvol realiseren van deze potentiële meerwaarden. Het is vooral een organisatorisch vraagstuk. Het heeft alles te maken met hoe we IT in lijn brengen met onze ambitie, oftewel: “Hoe organiseren wij IT zo, dat er optimaal rendement ontstaat voor het onderwijs?” Ontwikkelingen gaan razendsnel. Hierdoor is het bijna onmogelijk om IT-plannen met een lange houdbaarheidsdatum te formuleren. De spreekwoordelijke stip op de horizon! Liever spreken we over een ‘bestemmingsplan’, vergelijkbaar met een bestemmingsplan van een gemeente. Hierbij wordt de route naar de toekomst niet als een stip op de horizon gezet, maar beschreven. Deze route is gebaseerd op maatschappelijke, technologische en onderwijskundige ontwikkelingen.
© EV, Huizen
pagina 2 van 8
Bestemmingsplan Het bestemmingsplan is een concretisering van de visie (‘Hoe zien wij dat IT bijdraagt aan onze organisatiedoelstellingen en: welke projecten gaan wij uitvoeren om dat te realiseren?’). De kaders bestaan uit de visie, architectuurprincipes en organisatorische invulling. Binnen deze kaders kan uw organisatie zich op IT-gebied de komende jaren op een dynamische wijze ontwikkelen. De kaders worden met het bestuur, de directies en de leerkrachten vastgesteld. Deze vormen een leidraad bij het nemen van beslissingen over projecten.
Bij het tot stand komen van het bestemmingsplan formuleren we een programmadefinitie. Ieder ‘centraal’ of ‘decentraal’ project toetsen we aan het bestemmingsplan. Zo wordt geborgd dat alle projecten daadwerkelijk bijdragen aan het realiseren van de gezamenlijk geformuleerde visie.
© EV, Huizen
pagina 3 van 8
Visie Om tot een goed bestemmingsplan te komen is het noodzakelijk om een visie te hebben. Hiervoor bestaan twee mogelijke routes: de zogenaamde ‘koninklijke weg’ die een separaat visietraject voorschrijft en de ‘knelpuntroute’ die via het oplossen van de knelpunten loopt.
Koninklijke weg Als er al een visie bestaat, dan gebruiken we deze als input voor het bestemmingsplan. Is er nog geen visie, dan wordt deze in een separaat traject ontwikkeld. Knelpuntenroute Met stakeholders inventariseren we knelpunten (diagnose) en brengen we oplossingsrichtingen in kaart. Vervolgens worden de knelpunten en oplossingsrichtingen geprioriteerd tot een ‘roadmap’. Langs deze route ontstaat er op een pragmatische manier een realistische visie.
© EV, Huizen
pagina 4 van 8
Gezamenlijke en individuele ambities Een visie en een bestemmingsplan moeten passen bij de identiteit en ambities binnen alle onderdelen van de organisatie. We noemen dit ook wel de ‘couleur locale’. Onderdelen (scholen, locaties of opleidingen) moeten de ontwikkeling van IT vorm kunnen geven binnen de met elkaar afgesproken kaders. Het is belangrijk om daarbij samen te bepalen wat decentraal (onderdelen) kan en wat centraal (bestuursbureau) moet.
De verschillende kleuren van de bloemen geven de gewenste onderscheidende diversiteit weer (rechts) . De bloemen staan in vruchtbare grond wat op zich niet onderscheidend is en daarom gemeenschappelijk en wel randvoorwaarde voor een mooie bloei (links). Zo ook voor IT en ITinfrastructuren. Bij het beantwoorden van de vraag ‘wat centraal/wat decentraal’ is het belangrijk dat er bij alle stakeholders een borging van het draagvlak ontstaat. Dit is essentieel voor het succes van de verdere ontwikkeling van IT. De grenzen leggen we daarom vast in het bestemmingsplan.
Scenarioplanning In de scenario’s werken we verschillende mogelijkheden uit om de doelstellingen van het gedefinieerde programma te realiseren. Voor elk scenario koppelen we de gewenste uitkomst aan een meerjarenbegroting. Daarbij worden financiële, personele en veranderkundige consequenties uitgewerkt.
© EV, Huizen
pagina 5 van 8
Route naar meer rendement uit IT De route naar meer rendement op IT bestaat uit de volgende stappen. De volgorde waarin u deze stappen doorloopt is afhankelijk van uw specifieke situatie – met name van welke stappen u al gezet heeft.
Hoe nu verder? ⋅
Hebben we een visie op IT?
⋅
Organiseer een IT-themadag
⋅
Stel een agenda op
⋅
Stel vast wie de stakeholders zijn
⋅
Nodig deskundige sprekers uit
⋅
Sluit de themadag af met een actielijst
⋅
Formeer een kopgroep die het bestemmingsplan gaat opstellen
⋅
Stel een bestemmingsplan op
⋅
Borging en verankering van het bestemmingsplan bij alle stakeholders
⋅
Benoem een kwartiermaker die hiermee aan de slag gaat
⋅
Stel een veranderstrategie op
⋅
En nog veel meer...
© EV, Huizen
pagina 6 van 8
De eerste stap op weg naar meer rendement uit uw IT Juist in deze tijden zijn er volop kansen om meer rendement uit IT te halen, zeker in een onderwijsomgeving... Expanding Visions (EV) helpt u hiervoor de basis te leggen. We zijn een onafhankelijk managementadviesbureau. Onze specialisatie is het organiseren van Informatie Technologie. Van IT-sourcingsvraagstukken tot IT-governance of complexe IT (EU)-aanbestedingen. Aarzel niet om een eerste stap te zetten in een route naar meer rendement. U kunt hiervoor contact opnemen met Jaap Kraaijenhagen:
[email protected]. Of bel: +(31) (0)35 5 488 388.
Expanding Visions Zeeweg 5 1271 VV HUIZEN (NH) www.ev.nl 035 – 5 488 388
© EV, Huizen
pagina 7 van 8
© EV, Huizen
pagina 8 van 8
