Op Weg naar 2010 Informatiemap Samenvoeging parochies Aartsbisdom Utrecht Februari 2008
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD
1.
Naar een nieuwe structuur Werken met deze informatiemap Begeleiding rond proces van samenvoeging Samenvoeging van parochies: waarom? Realiseren van kerkelijke doelstelling onder druk Oplossing in bestuurlijke schaalvergroting De grote parochie Relatie met het bisdom
pag.
5
2.
Fasering in schema: twee mogelijkheden Doel: samenvoeging op 1 januari 2010 Doel: samenvoeging op 1 januari 2009 Bijlage: Projectaanpak
3.
Communicatie De sleutel tot succes Onderscheiden vormen Werkgroepen: opdracht en rapportage Communicatieplan voor parochianen Inhoud van de boodschap Organisatie Creatief gebruik van middelen Een nieuwe naam Ondersteuning vanuit het bisdom Bijlage: Een naam bedenken voor de nieuwe parochie
11
4.
Pastoraat Pastorale leiding Pastoraatsgroepen Contacten Vaardigheden Taken Bijlage: (model) huishoudelijk reglement pastoraatsgroep
16
5.
Bestuurlijk kader Algemeen Situatie van de organisatie Positie van het bestuur in de parochie Benoeming bestuursleden Werklast Profielschets Afbakening van taken
20
8
2
Omvang van het bestuur Werving en benoeming van bestuursleden In de overgang Bijlage: Formulier in verband met voordracht bestuursleden 6.
Beleidsplan Inleiding Beleidsproces Middelen Fasering Organigram
25
7.
Werken met locatieraden Inleiding De grote parochie Taken van de locatieraad Budget Leden locatieraad Bijlage: model huishoudelijk reglement
30
8.
Harmonisatie en integratie administraties Integratie administratie: een stevige klus Openheid en vertrouwen Inventarisatie bestaande positie Formuleren doelstellingen en randvoorwaarden toekomst Harmonisatie grondslagen Financiële administratie Ledenregistratie/Bijdrageadministratie Ondersteuning Navision Archivering Overige randvoorwaarden Bijlage: Checklist inventarisatie
34
9.
Een centraal secretariaat Taken Aansturing Valkuilen Rechtspositieregeling
43
10.
De begroting Beleidskader De begroting formeel Deelbegrotingen De exploitatiebegroting Exploitatie versus liquiditeit Beoordeling begroting Bijlage: Van exploitatiebegroting naar liquiditeitsbegroting
45
3
11.
Werkgroepen Het algemeen reglement Het oprichten van werkgroepen Samenstelling Relatie met het bestuur Werkwijze Opheffing Bijlage: model huishoudelijk reglement
49
12.
Beheer van begraafplaatsen Inleiding Diverse soorten Reglementering Het beheer van begraafplaatsen De exploitatie Stappenplan Aparte rechtspersoon Bijlage: statuten kerkelijke instelling RK begraafplaats(en) parochie…..
54
13.
Gebouwen Hardnekkig misverstand: kerksluiting in verband met samenvoeging Het bisdombeleid ongewijzigd Gevolgen van samenvoeging Adviescommissie gebouwenbeheer Inventarisatie in aanloop naar samenvoeging Onderhoudsplannen/harmonisatie
61
14.
Samenvoeging (fusie) Inleiding Verhouding parochie, bisdom en bisschop Samenvoeging in de praktijk Rechtsgevolgen Inventarisatie ex artikel 1283 CIC Pensioenkwesties Procedureel Bezwaar en beroep Bijlagen: modeldecreet model akte van fusie
64
Bijlagen 1. Materiële regelingen vrijwilligers 2. Organigram grote parochie 3. Sheets presentatie voorjaar 2008 (PM) 4. Lijst met adressen en contactpersonen (PM)
72
4
VOORWOORD
Samenvoeging van parochies past in de ogen van het Aartsbisdom het best bij het realiseren van missionaire doelstellingen. Het is het concrete antwoord op ontwikkelingen in kerk en samenleving. In de map Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen zijn voorbeelden van deze veranderingen genoemd en komen nieuwe mogelijkheden voor groei in beeld: “Kijk eens goed naar de velden, ze staan wit, rijp voor de oogst” (Joh. 4,35). Om groei mogelijk te maken is het nodig om krachten te bundelen, ons samen verantwoordelijk te weten voor de Kerk en haar zending en zo energie vrij te maken voor de vele uitdagingen waarvoor we als Kerk staan. Dat geldt voor het bisdom en ook voor parochies, die sinds enige jaren samenwerken in een parochieverband. De inzet is er nu op gericht om de parochies in de verbanden met ingang van 1 januari 2010 samen te voegen. Sinds 2000 werken parochies en pastorale beroepskrachten steeds meer samen. Ervaring leert dat nieuwe activiteiten zijn opgepakt, dat in pastorale teams meer ruimte is gekomen om geprofileerd te werken en dat stuurgroepen en parochiebesturen de nodige ervaringen hebben opgedaan met inter-parochiële samenwerking, die ook nieuwe inspiratie en uitdagingen hebben gebracht. Ook duidelijk is geworden dat besluitvorming vaak traag verloopt, (pastorale) planning stagneert en samenwerking nog te weinig doelgericht is. Op deze wijze is samenwerking weinig aantrekkelijk en haken (nieuwe) bestuurders gefrustreerd af, omdat weinig resultaat kan worden geboekt. Veel pastorale teams zitten gevangen in allerlei overlegsituaties, hetgeen er mede debet aan is dat hun geestelijk leiderschap onvoldoende tot uiting komt. Het loslaten van de bekende praktijk blijkt lastiger te zijn dan gedacht. Op grond van ervaringen zijn inmiddels steeds meer mensen ervan overtuigd geraakt dat de huidige organisatie niet meer aansluit bij de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, zodat een ingrijpende aanpassing van de kerkelijke organisatie nodig is. Het samenvoegen van parochies is in dit verband een ingrijpend en noodzakelijk middel, met als doel om ruimte te bieden aan de opbouw van missionaire geloofsgemeenschappen. De huidige parochies hebben ieder een eigen geschiedenis en een eigen kleur, waarin veel waardevolle elementen aanwezig zijn. Deze willen we versterken en bevorderen. Plaatselijke geloofsgemeenschappen houden hun eigen accent, waardoor de nieuwe parochie in haar geheel een breder en pluriformer pastoraal aanbod kan aanbieden. Geloofsgemeenschappen hoeven zo niet meer ieder afzonderlijk aan alle wezenlijke taken van de parochie vorm te geven. Ook andere groepen gelovigen en/of religieuze centra kunnen daaraan in de toekomst gemakkelijker een eigen bijdrage leveren. Het bundelen van krachten komt de vitaliteit van elke plaatselijke geloofsgemeenschap ten goede en de nieuwe grote parochie is daarmee de beste garantie geworden voor de continuïteit van de plaatselijke geloofsgemeenschap. Besluitvorming over de samenvoeging van parochies vond plaats in november 2007. Daarbij is toegezegd dat het bisdom de parochies waar mogelijk ondersteunt. Bijgaande Informatiemap is een van de middelen om u op weg te helpen en die ik van harte bij u aanbeveel.
mgr. dr. W.J. Eijk Aartsbisschop van Utrecht Utrecht, 20 februari 2008
5
1.
NAAR EEN NIEUWE STRUCTUUR
Werken met deze informatiemap Het Aartsbisdom Utrecht heeft besloten om een beleid te voeren dat inhoudt dat alle parochies in het bisdom uiterlijk op 1 januari 2010 opgaan in een grote parochie, waarvan de grenzen worden bepaald door die van de bestaande parochieverbanden. In dit kader stelt het bisdom zich actief en ondersteunend op. In dit eerste hoofdstuk wordt kort uiteengezet welke ondersteuning parochies in verband met dit proces kunnen verwachten en in welke context dat plaatsvindt. In de diverse hoofdstukken van deze werkmap treft u praktische informatie en materiaal aan dat u bij het proces van samenvoeging kunt gebruiken. Zo is er een voorbeeld voor planning (fasering met samenvoeging op 1 januari 2010 of 2009) opgenomen, en geeft de werkmap een organigram voor een werkbare structuur van een grote parochie. U vindt tips en handreikingen voor zorgvuldige communicatie, het samenstellen van een nieuw bestuur, het functioneren van diverse groepen, de harmonisatie van de administratie en nog meer. Waar mogelijk zijn in de map ook modellen en formulieren opgenomen die behulpzaam kunnen zijn bij het structureren van de diverse werkzaamheden die samenhangen met het traject naar een grote parochie. Het is niet de bedoeling om deze map integraal uit het hoofd te leren of strikt toe te passen. Deze map is vooral bedoeld ter inspiratie en als hulpmiddel bij het denken over bepaalde onderwerpen rond samenvoeging en het vormgeven van verschillende aspecten. De map biedt modellen en structuren die werken. De grenzen daarvan worden uiteindelijk bepaald door regels van kerkelijk en Nederlands recht, bisdombeleid en plaatselijke mogelijkheden. Geadviseerd wordt om deze map in zijn geheel aandachtig door te bladeren, zodat een goede indruk ontstaat van het materiaal en de onderwerpen die erin zijn te vinden. De modellen zijn ook digitaal verkrijgbaar via:
[email protected]. Begeleiding rond proces van samenvoeging Van het bisdom en de dekenaten mag verwacht worden dat zij parochies op weg helpen bij een zo complexe verandering als nu voor de deur staat. In dat kader biedt het bisdom allereerst deze informatiemap aan tijdens presentaties over samenvoeging in de periode februari tot en met april 2008. Het besef daarbij is, dat louter de inzet van een algemene presentatie en een daarbij behorende map niet voldoende zijn. De grote verscheidenheid van parochieverbanden in het bisdom maakt ieder proces van samenvoeging uniek, en daarbij past ook individuele begeleiding. Om dit te bewerkstelligen heeft ieder parochieverband de mogelijkheid om gebruik te maken van een procesbegeleider die een stuurgroep helpt om de voortgang in het proces te bewaken. Deze procesbegeleiding wordt aangeboden door het dekenaat, eventuele kosten komen voor rekening van het bisdom. De procesbegeleider zal zijn deskundigheid met name inbrengen in vergaderingen van de stuurgroep. Bovendien kan hij/zij bepalen of en in hoeverre de inbreng van andere deskundigheid nodig is. Hiervoor zijn dienstverleners bij het bisdom beschikbaar, waaronder de econoom, de heer M. Boeser RA, bouwadviseurs en mevrouw mr. P.M.M. Stassen van juridisch adviesbureau ARRK.
6
Samenvoeging van parochies: waarom? De redenen waarom het Aartsbisdom nu heeft besloten om van ruim 300 naar 45 parochies te gaan, zijn inmiddels breed gecommuniceerd. Toch is het goed om ze ook hier in dit hoofdstuk nogmaals beknopt uiteen te zetten. Met name in de recente periode is in diverse media de nadruk vooral gelegd op de financiële problemen van het bisdom. Daarbij is de indruk ontstaan dat samenvoeging van parochies louter is ingegeven door de wens van het bisdom om door herstructurering zuiniger te kunnen werken. Niet ontkend wordt dat financiële argumenten een rol hebben gespeeld in het besluit tot reorganisatie van het basispastoraat. De wens tot meer efficiency is echter zeker niet de belangrijkste reden. Van groter belang is namelijk de constatering dat parochieverbanden en pastorale teams in brede zin vastlopen in hun verdere ontwikkeling. De verbanden die in de afgelopen jaren zijn ontstaan hebben parochies meestal op een goede manier nader tot elkaar gebracht. Wat in deze verbanden niet kon worden gerealiseerd is een evenwichtige relatie tussen enerzijds de pastorale teams en anderzijds de besturen van de parochies. De stuurgroepen die in dit verband werden ingericht, fungeren wel als coördinator en klankbord voor de pastorale teams, maar zij hebben formeel een zwakke positie. Dit leidt tot een bepaalde onevenwichtigheid, die er debet aan is dat pastores relatief veel tijd kwijt zijn aan het op één lijn brengen en houden van allerlei mensen en zelfs organisaties, ofwel: aan het managen van de betrokken parochies. Daardoor vloeit veel energie bij pastores weg en kunnen zij zich niet goed richten op hun eigenlijke taken, die op geestelijk terrein liggen. Realiseren van kerkelijke doelstelling onder druk Een en ander heeft ertoe geleid dat we er niet meer goed in slagen om onze doelstelling (het verspreiden van de Evangelische Boodschap) optimaal te realiseren. De structuur waarin we werken is naar de huidige maatstaven niet meer adequaat. De parochie zoals we die nu zo’n 50 jaar kennen, is toe aan herijking. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde parochie ongeveer 20% van haar parochianen bereikt, met name door liturgische vieringen. We willen ook die andere 80% bereiken, en wellicht ook mensen die we nu nog niet kennen. Daartoe dient de parochie minder naar binnen gekeerd te zijn en zich dus minder bezig te houden met de eigen organisatie en meer met de inhoud. Een parochie dient zich, als rechtspersoon in het Nederlands recht, aan een complex aantal regels te houden. Dit veronderstelt nogal wat en het is noodzakelijk om daartoe capabele mensen in te schakelen. Deze blijken wel te vinden en te interesseren, maar we moeten ze wel adequater in gaan zetten. Oplossing in bestuurlijke schaalvergroting Tegen deze achtergrond gaat het bisdom ervan uit dat de besturen uiteindelijk beter kunnen functioneren na bestuurlijke schaalvergroting. Binnen de huidige parochieverbanden gaat veel aandacht uit naar vraagstukken van structuur en organisatie. Er blijft relatief weinig tijd over voor het scheppen van de juiste voorwaarden om doelstellingen op inhoudelijk terrein te bereiken. Daarbij komt dat het bestuur van een parochie vandaag de dag nogal veel regels dient na te leven. Het betreft regels op het gebied van gebouwen (onderhoud, veiligheid, vergunningen), personeel en vrijwilligers (veiligheid, welzijn, gezondheid, verzekeringen, administratie en functioneren), financiën (belastingen, administraties, begroting en jaarrekening), ledenregistratie (SILA en RK Ledenregistratie) en ga zo maar door. Het gaat hier nagenoeg steeds om regels die door de burgerlijke overheid worden gesteld! De uitzonderingspositie die
7
kerken in het verleden hadden is in de afgelopen jaren namelijk drastisch teruggebracht. De kerk wordt door de rijksoverheid in heel veel gevallen gelijkgesteld aan ‘gewone’ ondernemingen. Om een parochie te besturen moet men vandaag de dag dus heel wat in huis hebben, aan kennis, ervaring en deskundigheid. Binnen een grote parochie kunnen we de beschikbare capaciteiten op deze terreinen nuttiger inzetten. Door samenvoeging kan de structuur van een grote parochie in één keer zo worden neergezet dat besluitvorming soepeler kan verlopen, hetgeen ook betekent dat we daarna minder bezig hoeven te zijn met structuur en organisatie. De grote parochie Met de grote parochie streeft het bisdom na dat parochies een aantal activiteiten op centraal niveau gaan organiseren, waarbij te denken valt aan alle bestuurlijke zaken op het terrein van gebouwen, secretariaat, personeel en vrijwilligers, administratie en financiën. Betekent dit dan ook dat het bestuur in de grote parochie alles zelf gaat doen? Neen, dat zou niet kunnen en is ook niet nodig. Er zal beleid gemaakt moeten worden waarin duidelijk wordt wie wat doet, waarom en wanneer. Heel veel wordt nu al gedaan door vrijwilligers en om deze enthousiast te houden, zullen we ook op dit terrein professioneler moeten werken. We dienen ons goed te realiseren dat er onderscheid gemaakt moet worden tussen het vaststellen van beleid – dat in het bestuur gebeurt – en het uitvoeren daarvan, dat op allerlei manieren gebeurt. Het bestuur blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid en ziet in dat kader er ook op toe dat de uitvoering goed en zorgvuldig gebeurt, dat wil zeggen: zoals was afgesproken. Dat betekent dat in de grote parochie tussen het bestuur en de deelgemeenschappen en/of locaties helder moet vaststaan welke kant we samen op gaan en wat de bijdrage van iedereen daarbinnen is. Dit veronderstelt een andere wijze van werken dan tot nu toe gebruikelijk is. Relatie met het bisdom Een bisdom dat niet meer uit 300 parochies bestaat maar uit 45 ontwikkelt ook een andere relatie met die parochies, hun besturen en pastorale teams. Aangenomen mag worden dat dit een gelijkwaardiger verhouding wordt waarbij over en weer wordt ingezet op kwaliteit. Leidraad is en blijft het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie, dat in alle bisdommen in Nederland geldt. In het kader van dit reglement valt nog veel te winnen voor wat betreft het op een geordende wijze omgaan met bestuurlijke aspecten. Te beginnen met het hanteren van de begroting als richtinggevend kader en het daaruit voortvloeiend planmatig werken. Het beter structureren van de vele verschillende werkzaamheden betekent dat de parochies en het bisdom de eigen taken op een goede manier kunnen uitoefenen en op elkaar afstemmen, waarmee men elkaar over en weer ondersteunt. Dat voorkomt (onaangename) verrassingen, haastige spoed en het gevoel dat bisdom en parochies tegenover elkaar staan. Alsof ze niet samen hetzelfde doel dienen!
8
2.
FASERING IN SCHEMA: TWEE OPTIES
Het bisdombeleid richt zich op de samenvoeging van parochies op uiterlijk 1 januari 2010, waartoe onderstaand een traject schematisch wordt geschetst. Bij de opstelling van dit schema is ervan uitgegaan dat het parochieverband een stuurgroep heeft, bestaande uit afgevaardigden van de diverse aangesloten parochies. Er wordt niet vanuit gegaan dat het verband al (veel) gezamenlijk beleid heeft opgezet. Alles dat op dit terrein wel aanwezig is, heeft uiteraard ook betekenis voor het tempo waarin men kan werken. Omdat er ook verbanden zijn die inmiddels een verdergaande samenwerking kennen, en die tegen de grenzen van hun eigen structuur aanlopen, wordt hieronder tevens een schema gegeven voor samenvoeging op 1 januari 2009. De laatste kolom verwijst naar de hoofdstukken ter zake in deze map. DOEL: SAMENVOEGING OP 1 JANUARI 2010 Wat? Start Gespreksrondes nieuw beleid (dekenaal) Opstellen hulpmiddelen Financiële openheid Opstellen Projectplan - Onderwerpen benoemen - Traject inrichten/termijnen - Actoren bepalen Harmonisatie financiële verslaglegging Aflopen proces zoals afgesproken - Beleidsplan en - Organigram opstellen Beleidsplan en organigram klaar Begroting, naam nieuwe parochie, bestuursleden werven, namen PT Pensioenzaken regelen Bij bisdom inleveren - naam nieuwe parochie - namen bestuursleden m.i.v. 1 januari 2010 - namen PT - begroting - inventarisatie ex canon 1283 CIC Decreet samenvoeging
Wie? Bisdom Bisdom
Wanneer? 1 januari 2008 Tot 1 juli 2008
Bisdom Parochies
Januari/februari 2008 1 juli 2008
Parochies/begeleiding
Mei september 2008
8 bijlage bij 2
Parochies/begeleiding
1 januari 2009 af
8
Parochies/begeleiding waar nodig
November 2008 1 juli 2009
6
Parochies Parochies Parochies
1 juli 2009 Augustus/september 2009 Vóór 1.1.2010
Parochies
1 november 2009
Bisschop
November/december 2009 1 januari 2010
14
Notaris
Januari/februari 2010
14
Start nieuwe parochie Akte van fusie
Hfdst
5 / 10 14
9
Versneld traject tot samenvoeging DOEL: SAMENVOEGING OP 1 JANUARI 2009
Wat Start Gespreksrondes nieuw beleid (dekenaal) Opstellen hulpmiddelen Opstellen projectplan - Inrichten proces - Afspraken op hoofdlijnen Financiële openheid Aflopen proces zoals afgesproken - Beleidsplan en - Organigram opstellen Beleidsplan en organigram klaar Begroting opstellen, naam nieuwe parochie, bestuursleden werven, namen PT Pensioenzaken regelen Bij bisdom inleveren - naam nieuwe parochie - namen bestuursleden m.i.v. 1 januari 2009 - namen PT - begroting - inventarisatie ex canon 1283 CIC Decreet samenvoeging
Wie? Bisdom Bisdom
Wanneer? 1 januari 2008 Tot 1 juli 2008
Bisdom
Januari/februari 2008
Parochies/begeleiding
Januari t/m mei 2008
bijlage bij 2
Parochies Parochies/begeleiding waar nodig
1 juli 2008
8
Mei t/m september 2008 6
Parochies
1 september 2008
Parochies
Augustus/september 2008
5 en 10
Parochies
Vóór 1.1.2009
14
Parochies
1 november 2008
Bisschop
November/december 2008 1 januari 2009
14
Notaris
Januari/februari 2009
14
Start nieuwe parochie Akte van fusie
Hoofdstuk
10
PROJECTAANPAK Het traject naar samenvoeging van parochies kan beschouwd worden als een project, waarvoor een projectorganisatie wordt ingericht. Hiertoe wordt een projectgroep ingericht en een projectplan gemaakt. Projectgroep De parochies stellen gezamenlijk een projectgroep in. De stuurgroep en/of de pastoor kunnen hierbij het voortouw nemen. De projectgroep bestaat uit 5 mensen, waarvan een als projectleider wordt aangesteld. Leden van de projectgroep worden geworven op basis van deskundigheid op pastoraal inhoudelijk, financieel juridisch, communicatief en procesmatig terrein. Leden van de projectgroep komen bij voorkeur niet uit het pastoraal team, het bestuur of de stuurgroep. Enerzijds vanwege de werkdruk die een combinatie van taken met zich meebrengt, anderzijds om een enigszins onafhankelijke positie te creëren. De projectgroep begeleidt, stuurt en bewaakt het proces, overeenkomstig een projectplan. Projectplan De projectgroep begint met het maken van een projectplan. In dit plan wordt het project opgedeeld in (parallelle) processen, waarbij een van de twee schema’s in hoofdstuk 2 (Fasering) als basis dient, aangevuld met het schema voor een beleidscyclus zoals is opgenomen in hoofdstuk 6. In het plan worden de verschillende processen benoemd en ingepast, alsmede wordt de kritische volgorde daarvan bepaald. Bij elk deelproces wordt aangegeven welke organen of mensen daarbij betrokken moeten worden, welke data gelden en wie namens de projectgroep toeziet op het specifieke onderdeel. Tot slot wordt in het projectplan op onderdelen aangegeven welke rapportagemomenten gelden en ziet de projectgroep erop toe dat doelstellingen worden gehaald.
11
3.
COMMUNICATIE
Communicatie: de sleutel tot succes Goede communicatie rond ingrijpende veranderingsprocessen is van wezenlijk belang. Zonder twijfel is samenvoeging een ingrijpend veranderingsproces voor parochies en de betrokken geloofsgemeenschappen. Op de vraag wat de oorzaken zijn van stroef verlopende of zelfs geheel mislukte samenvoegingen ofwel fusies, zullen velen wijzen op onduidelijke of gebrekkige communicatie. Vandaar dat een beknopt hoofdstuk over communicatie een prominente plaats inneemt in deze informatiemap. Communicatie mag zeker geen ad hoc karakter hebben. Het gevaar bestaat dat boodschappen een ongelukkige timing krijgen of op zich naar vorm of inhoud onduidelijk zijn. Nog erger is een situatie waarin berichten elkaar ronduit tegenspreken. Onderstaand volgen suggesties die kunnen helpen bij het formuleren van beleid inzake communicatie gedurende het proces tot samenvoeging van parochies. Onderscheiden vormen In het kader van samenvoeging van parochies zijn drie hoofdvormen van communicatie te onderscheiden: - communicatie tussen (werk)groepen in het proces; - communicatie naar parochianen; - communicatie naar derden. De doelstelling - en dus de aard - van deze hoofdvormen verschillen sterk van elkaar. De communicatie tussen werkgroepen is gericht op de ondersteuning van het proces zelf. Zij omvat opdrachten, instructie, rapportages en andere berichten. Communicatie aan parochianen heeft primair een informerend karakter. De doelstelling is om de betrokkenheid van parochianen bij de samenvoeging te verhogen. Een bijkomend hoger doel is om parochianen te enthousiasmeren. Communicatie naar derden heeft een informerend karakter. Het zwaartepunt van dit hoofdstuk ligt op de communicatie naar parochianen. Werkgroepen: opdracht en rapportage Doorgaans zal het proces van samenvoeging worden aangestuurd door een stuurgroep, al dan niet ondersteund door een procesbegeleider. De stuurgroep wordt ingesteld door de besturen van de afzonderlijke parochies. Op haar beurt zal de stuurgroep voor deelprocessen gebruik maken van adviescommissies en werkgroepen. Hierbij kan gedacht worden aan een adviescommissie rond de vorming van een centraal secretariaat, een groep die de harmonisatie van de administratie tot stand moet brengen enzovoort. Voor alle processen, waarin onderzoeksvragen of werkzaamheden worden neergelegd bij adviescommissies of werkgroepen is het van belang om te komen tot heldere opdrachtformulering en rapportages. Dit voorkomt misverstanden, maakt dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten en draagt daarmee bij aan (de bewaking van) een goede voortgang. Het voorkomt tevens frustraties bij individuele betrokkenen. Een goede opdrachtformulering omvat de volgende onderdelen: Doelstelling. Een omschrijving van de werkzaamheden die moeten worden verricht of een heldere formulering van de onderzoeksvragen waarover advies nodig is.
12
-
-
-
Tijdpad en fasering. In de opdracht moet helder zijn wanneer werkzaamheden moeten zijn afgerond. Omvangrijke opdrachten kennen een fasering, die bijdraagt aan de bewaking van de voortgang. Rapportage. Er moet duidelijk worden afgesproken wanneer en op welke wijze moet worden gerapporteerd. Zeker bij gefaseerde projecten is het aan te bevelen om tussentijdse rapportages, na afronding van iedere fase, af te spreken. Middelen. Voor sommige opdrachten zal een werkgroep of commissie middelen nodig hebben. Denk aan een werkgroep communicatie. In de opdracht moet helder zijn welke middelen ter beschikking staan en hoe men die genereert. In sommige gevallen zal de werkgroep daartoe zelf een begroting moeten maken.
Een goede rapportage van een adviescommissie of werkgroep omvat: een omschrijving van de vraagstelling; een samenvatting van de werkwijze die is gevolgd; een opsomming van de bevindingen en conclusies van de commissie of werkgroep; een eindconclusie of advies; eventueel: een beschrijving van knelpunten en suggesties ter oplossing daarvan. Communicatieplan voor parochianen Voor de communicatie aan parochianen is een gedegen communicatieplan nodig. Dit plan beschrijft in grote lijnen welke boodschap de besturen aan parochianen willen uitdragen en fasering daarbij mogelijk en nodig is. Verder beschrijft dit plan welke relevante groepen in de parochianen zijn te onderscheiden, in hoeverre zij speciale aandacht verdienen en welke media daarbij worden gebruikt. Van belang is om tevoren te omschrijven welke middelen in dit verband nodig zijn, zowel praktisch (menskracht, materiaal, ondersteuning) als financieel. Inhoud van de boodschap Hiervoor is aangegeven dat het van belang is om parochianen bij de samenvoeging te betrekken. Beter nog is het indien men erin slaagt om parochianen te enthousiasmeren. Dit laatste heeft uitsluitend kans van slagen indien de besturen van parochie zelf enthousiasme uitdragen en een positieve boodschap uitdragen. Gelet op de doelstelling van de kerk liggen hier vele mogelijkheden. Vanzelfsprekend zal men aan de start van een proces van samenvoeging daarover berichten. Op dat moment is van belang dat men aangeeft: wat de doelstelling van samenvoeging is, waar die met name op ziet en hoe dit nu plaatsvindt in de context van het beleid van het Aartsbisdom (bestuurlijke schaalvergroting); wat de voordelen van samenvoeging zijn in het kader van de verspreiding van de boodschap van de kerk en voor het functioneren van de afzonderlijke en plaatselijke geloofsgemeenschappen (welke dingen gaan in de toekomst voelbaar samen? Wat blijft apart? Wat is het voordeel van dit alles?); gevolgen die de samenvoeging (op korte termijn) niet zal hebben (identiteit plaatselijke geloofsgemeenschappen; kerkgebouwen e.d.); wat nadelen kunnen zijn; hoelang het proces tot samenvoeging gaat duren;
13
-
hoe de parochianen op de hoogte zullen worden gehouden; enz.
Na de start is het van belang om met enige regelmaat over de voortgang van het proces te berichten. Van belang is om een positieve boodschap uit te stralen, dus wat goed gaat, de (goede) sfeer waarin het proces verloopt, en resultaten die zijn geboekt. Dit kan heel goed op het moment dat zaken die zijn afgerond, met een toelichting op de keuzes die daarbij zijn gemaakt. Een enkele keer zal ook iets gezegd moeten worden over negatieve dingen. Dit is echter veel minder vaak nodig dan wordt aangenomen en is nagenoeg altijd contraproductief. Een geloofsgemeenschap die eindeloos met elkaar aan het problematiseren is, straalt weinig geloof, hoop en/of liefde uit. Op grond van de fasering die in hoofdstuk 2 is belicht kan men op voorhand al inschatten wanneer welke berichtgeving het beste kan plaatsvinden. Organisatie Een goede organisatie rond communicatie draagt bij aan de kwaliteit. In een proces tot samenvoeging kan volstaan worden met een kleine werkgroep. Bij voorkeur is een lid van de stuurgroep verantwoordelijk voor die werkgroep, waarbij hij/zij de leiding over de PR heeft. De werkgroep draagt zorg voor de inhoud van de berichtgeving en voor een juiste timing daarvan. Parochianen van de verschillende locaties moeten op hetzelfde moment over dezelfde berichtgeving beschikken en in elk geval eerder dan derden! De aansturing van een werkgroep door één leidinggevende garandeert dat de berichtgeving consistent is. De stuurgroep, het pastoraal team en de besturen volgen de lijn die is afgesproken en ingezet, óók als er zich onverwachte zaken voordoen of incidenten optreden blijven afspraken inzake communicatie en het einddoel staan. In dit kader is van belang dat breed wordt uitgedragen wie voor de communicatie verantwoordelijk is. Indien derden vragen stellen over het proces en zeker bij incidenten is van belang dat er één persoon is die als woordvoerder optreedt en dat anderen daarnaar verwijzen. In voorkomende gevallen kan het nuttig zijn dat betrokkenen in het proces (bijvoorbeeld de pastoor, ander pastorale beroepskrachten, bestuursleden) worden geïnterviewd over het proces. Dit wordt te allen tijde gecoördineerd door de woordvoerder. Van belang is dat bij de werkgroep communicatie bekend is wie voor interviews benaderd kan worden en waarover, én dat vooraf afstemming plaatsvindt ten aanzien van de inhoud van het interview. Bij voorkeur is iemand van de werkgroep bij een interview aanwezig. Creatief gebruik van middelen Het parochieblad (de parochiebladen) is het middel bij uitstek zijn om parochianen te informeren over de samenvoeging. Om successen te belichten, of mijlpalen die zijn behaald, kan men veelal ook gebruik maken van plaatselijke weekbladen, huis aan huiskranten en dergelijke. Juist voor de minder betrokken parochianen geldt dat deze media belangrijk kunnen bijdragen aan (positieve) beeldvorming. Natuurlijk is de uitdaging voor de werkgroep communicatie gelegen in het uitdenken van leuke evenementen/berichten en de media die daartoe gebruikt kunnen worden. Er zijn talloze mogelijkheden met internet en e-mails. Men kan denken aan een gezamenlijke opening of afsluiting van een werkjaar, hoogtepunten in het liturgisch jaar, een gezamenlijke kerst- of nieuwjaarskaart, mijlpalen van werkgroepen en commissies.
14
Een nieuwe naam Kerkgebouwen krijgen bij hun wijding tot kerkgebouw een naam, en deze naam behouden ze. Een nieuwe parochie krijgt meestal ook een nieuwe naam. Het zoeken van een nieuwe naam is een proces dat heel goed in overleg met parochianen kan worden gedaan en waartoe allerlei activiteiten kunnen worden ontwikkeld, mede ter bevordering van draagvlak. In 2003 heeft de toenmalige vicaris generaal aangegeven aan welke voorwaarden een naam voor een parochie dient te voldoen, zie de bijlage bij dit hoofdstuk. Omdat nu ineens 45 nieuwe parochies zullen ontstaan, die ieder een (nieuwe) naam krijgen, zal op bisdomniveau een kleine commissie worden ingericht die adviseert over naamgeving. Het is immers niet de bedoeling dat straks de ene naam heel vaak voorkomt en andere namen geheel en al verdwijnen. De in te richten commissie kan parochies adviseren over namen en zal te zijner tijd ook de bisschop adviseren bij de definitieve besluitvorming. Als kader geldt hetgeen in de bijlage bij dit hoofdstuk is opgenomen. Ondersteuning vanuit het bisdom Voor communicatie geldt dat die in hoofdzaak op plaatselijk niveau vorm zal moeten krijgen. Het aartsbisdom kan voor berichtgeving in algemene zin zorg dragen en zal dit doen door aan de processen van samenvoeging aandacht te besteden in het bisdomblad ‘Op Tocht’. Denkbaar is dat hierin ook met enige regelmaat ruimte wordt gegeven aan de zogenaamde ‘best practices’. Hiervoor komt ook ruimte beschikbaar op het extranet, dat met ingang van april 2008 beschikbaar is voor het Aartsbisdom. Indien in parochieverbanden leuke activiteiten rond de samenvoeging plaatsvinden, ontvangt de persdienst van het bisdom daarover graag een artikel dat zij in het bisdomblad dan wel op extranet kan plaatsen (
[email protected]). De persdienst van het Aartsbisdom is in voorkomende gevallen ook beschikbaar om te adviseren over publicitaire aspecten en daarbij waar nodig te assisteren.
15
Bijlage: Een naam bedenken voor de nieuwe parochie Waar parochies fuseren, ontstaat de noodzaak om een naam te bedenken voor de nieuwe parochie. Het is goed dat de kerkgebouwen - al of niet aangepast - hun naam behouden. Voor de parochies, die uit de fusie is ontstaan is ook een naam vereist. Ook voor parochieverbanden kan het wenselijk zijn een naam te bedenken. In fusieprocessen wordt vaak een prijsvraag uitgeschreven, om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij de naamgeving. Het geeft ook de ruimte om onvermoede namen naar boven te krijgen. Bij het beoordelen van de suggesties en bij de keuze van de naam is het belangrijk, om enkele criteria voor ogen te houden. Men kan de naam kiezen van de heilige Drie-eenheid of van de H. Geest of een naam die verwijst naar het Christus-mysterie: de Verrijzenis des Heren, de Wederkomst, het licht van Christus, de Goede Herder, de Salvator, het H. Hart, het H. Kruis, Christus Koning, Pax Christi. Of één van de titels van Maria: Onze Lieve Vrouw van Goede Raad, Maria ten Hemelopneming, koningin van de Vrede, Moeder Maria. Men kan ook de keuze laten vallen op een engel of een heilige. Dat kan een heilige zijn van een van de parochies of een combinatie van twee heiligen. Dit kan met name een rol spelen, als dorpen of stad vanouds een heilige patroon hebben. Te denken valt bijvoorbeeld aan St. Plechelmus in Oldenzaal, St. Lebuïnus in Deventer, St. Maarten in Utrecht. Men kan ook een andere heilige kiezen of bijna-heilige. Ik denk aan de Thomas a Kempisparochie in Zwolle of de Moeder Theresaparochie in Hengelo-Zuid. Het zal ook mooi zijn, als de namen van onze diocesane heiligen bewaard blijven: St. Willibordus, H. Bonifatius, H. Radboud, H. Bernulphus, H. Ludger. De naam kan ook verwijzen naar een fragment uit het Evangelie. Bijvoorbeeld de Emmausparochie, verwijzend naar het verhaal van de leerlingen van Emmaus. De Taborparochie, verwijzend naar Jezus' verheerlijking op de berg. De Herberg-parochie, verwijzend naar de kerstnacht en naar de barmhartige Samaritaan. De Vredesparochie, verwijzend naar de groet van de verrezen Heer. De Blijde Boodschap-parochie, verwijzend naar heel het Evangelie. Een profane naam bijvoorbeeld verwijzend naar een stadsdeel of landstreek, is niet geschikt. De naam van de parochie moet een uitnodiging zijn aan onszelf en aan anderen, om verder te kijken dan onze binnenwereldse werkelijkheid en volgelingen van Jezus te worden. Vicaris-generaal dr. P. Rentinck (2003)
16
4.
PASTORAAT
Pastorale leiding De pastorale zorg over een parochie is, onder het gezag van de bisschop, toevertrouwd aan een pastoor als haar eigen herder. De eindverantwoordelijkheid van de pastoor in deze pastorale komt mede tot uitdrukking door zijn positie als voorzitter van het parochiebestuur. De pastoor oefent de aan hem toevertrouwde pastorale zorg uit met medewerking van de andere leden van het pastoraal team (priesters, diakens, pastoraal werk(st)ers), die aldus medeverantwoordelijkheid dragen voor het pastoraat in een parochie. Het pastoraat wordt in de plaatselijke geloofsgemeenschap ondersteund door een zogenaamde pastoraatsgroep, van wie de werkzaamheden zijn omschreven in de map ‘Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen’. Het pastoraal team zet, onder leiding van de pastoor, het pastorale beleid ut en zorgt dat de parochie en de diverse locale geloofsgemeenschappen in dit opzicht inhoudelijk op koers blijven. Voorts draagt het pastoraal team, ondersteund door het parochiebestuur, zorg voor de uivoering van het pastorale werk. Pastoraatgroepen Omdat een pastoraal team nooit alleen het hele pastoraat kan dragen en uitvoeren en om de leken daar op een eigen wijze meer bij te betrekken worden pastoraatsgroepen per geloofsgemeenschap of per locatie opgericht. Deze groepen staan open voor vragen en initiatieven die uit de gemeenschap opkomen, en stemmen pastorale werkzaamheden in de gemeenschap op elkaar af. De pastoraatsgroep maakt het mogelijk dat het leven gelovig geleefd kan worden en dat de inspiratie (Geest) die aanwezig is de ruimte krijgt initiatieven uit te laten groeien, door de aanwezige talenten aan te spreken en door om te zien naar mensen en zaken die aandacht nodig hebben. Op deze wijze wordt aan het pastorale beleid mee vorm gegeven en wordt zichtbaar dat leden van de plaatselijke geloofsgemeenschap de pastorale zorg in en van de geloofsgemeenschap mee dragen. Het pastoraal team ondersteunt en begeleidt de groep, terwijl het parochiesecretariaat ondersteuning biedt in praktische zin. Contacten De pastoraatsgroep onderhoudt contacten met het pastoraal team, met de andere pastoraatsgroepen in de parochie, met de verschillende inhoudelijke werkgroepen (gemeenschapsopbouw, leren, dienen en vieren) en met de locatieraad. Het is van belang dat deze contacten goed georganiseerd en gestructureerd zijn, zodat ze ook zinvol kunnen verlopen. Vaardigheden De leden van de pastoraatsgroep vormen een team waarin diverse talenten aanwezig dienen te zijn. Bij de samenstelling wordt hiermee rekening gehouden, teneinde de diversiteit van de groep te waarborgen. De groep bestaat uit mensen die goed op de hoogte zijn van parochiële activiteiten en die bekend zijn met de wijk, de buurt, het dorp of de stad. Zij hebben een gelovige houding en praktijk en kunnen hun eigen geloofsverhaal verbinden met de christelijke traditie. Zij hebben daartoe enige kennis van de Schrift en de Traditie en zijn specifiek toegerust voor het werk dat zij in de pastoraatsgroep gaan doen. Leden van de pastoraatsgroep zijn communicatief en relationeel ingesteld, kunnen leiding geven en ontvangen en genieten het vertrouwen van parochianen. Zij kunnen goed omgaan met hun eigen en andermans grenzen en zijn waar nodig bereid zich nader toe te rusten.
17
Taken De (leden van de) pastoraatsgroep vorm(t)en samen het aanspreekpunt van de locale geloofsgemeenschap. Ze zijn daartoe goed en gemakkelijk bereikbaar voor parochianen, vrijwilligers, werkgroepen en het pastoraal team. Zij zorgen ervoor het werkplan van de geloofsgemeenschap uitgevoerd wordt en stemmen pastorale vragen en werkzaamheden op elkaar af. De leden van de pastoraatsgroep zijn – naast het secretariaat - contactpersoon voor pastorale vragen van parochianen over huisbezoek, doop, huwelijk, overlijden, ziekenbezoek, persoonlijk gesprek en dergelijke. Zij kunnen waar nodig (werk)groepen begeleiden en ondersteunen en hebben een rol in het signaleren van kansen voor nieuwe initiatieven en missionaire activiteiten. De leden van de pastoraatsgroep informeren mensen over kansen en mogelijkheden om aan diverse activiteiten van de parochie deel te nemen. Zij hebben oor en oog voor de talenten van mensen, hebben een rol in de viering van de liturgie en kunnen eventueel tijdelijk leiding geven aan een werkgroep of commissie. Budget Het bestuur stelt voor de werkzaamheden van de pastoraatsgroep en op basis van de begroting, de benodigde middelen beschikbaar via de locatieraad. Zie over de begroting: hoofdstuk 10.
18
(MODEL) HUISHOUDELIJK REGLEMENT PASTORAATSGROEP 1. 1.1
1.2
1.3
1.4 1.5
1.6 1.7 1.8
1.9
2. 2.1
2.2
3. 3.1
Begrippen Een parochie is een bepaalde gemeenschap van katholieken, in een bisdom duurzaam opgericht, waarover de herderlijke zorg, onder het gezag van een bisschop, aan een pastoor als haar eigen herder toevertrouwd wordt (canon 515.1 CIC). De parochie is een kerkelijk rechtspersoon in de zin van canon 116 CIC, die krachtens een wettige oprichting van rechtswege rechtspersoonlijkheid bezit (canon 515.3), welke ingevolge artikel 2 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek als zodanig is erkend naar Nederlands recht. De pastoor is de eigen herder van de hem toevertrouwde parochie. Hij oefent de pastorale zorg over de hem toevertrouwde gemeenschap uit onder het gezag van de bisschop, tot wiens deel aan het dienstwerk van Christus hij geroepen is, om voor die gemeenschap de verkondigingstaak, de heiligingstaak en de bestuurstaak uit te oefenen, ook met medewerking van andere priesters of diakens en met hulp van christengelovigen-leken. Het bestuur is het bestuur van de parochie X , dat bestaat uit … parochianen en de pastoor van de parochie. Het bestuur bestuurt de parochie voor zover het betreft het parochieel vermogen en de zorg voor een doelmatige aanwending daarvan ten bate van de parochie, met inachtneming van het kerkelijk recht en hetgeen de bisschop daarover bepaalt. Het pastoraal team is de door de bisschop als zodanig benoemde groep personen die in de parochie gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor het pastoraat draagt. Het Algemeen Reglement (verder: AR) is het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’ zoals dat door de bisschoppen in Nederland is vastgesteld en dat het bestuur van de parochie regelt. Een locatie is een (kerk)gebouw waarin bepaalde en omschreven activiteiten van de parochie plaatsvinden. De locatieraad is de raad die de werkzaamheden op de locatie ……….. te ………………. coördineert conform dit huishoudelijk reglement. De pastoraatsgroep is de groep die er mee zorg voor draagt dat het (pastoraal) beleid van de parochie en in de locale geloofsgemeenschappen uitgevoerd wordt, en die daarmee zichtbaar maakt dat de leden hun aandeel in de pastorale zorg dragen. Een werkgroep is een werkgroep van de parochie X, zoals deze op grond van het AR door het bestuur van de parochie is ingericht. Kader De parochie X is een rechtspersoon naar kerkelijk recht die met ingang van 1 januari 2010 is ontstaan door samenvoeging van de parochies …………., ……….., ………… en ………….. en……………. te……… en die bestaat uit een aantal geloofsgemeenschappen die geconcentreerd kunnen zijn rond een locatie. Overal waar sprake is van een locatie/geloofsgemeenschap wordt een pastoraatsgroep ingericht. De taken en bevoegdheden van de pastoraatsgroep worden op grond van artikel 37 van het AR door het bestuur van de parochie vastgelegd in dit huishoudelijk reglement. Taken pastoraatsgroep De pastoraatsgroep draagt er mee zorg voor dat het werkplan van de plaatselijke geloofsgemeenschap wordt uitgevoerd. De pastoraatsgroep fungeert daartoe als contact
19
3.2 3.3
3.4 4. 4.1 4.2
4.3 4.4 4.5
4.6
5. 5.1
5.2
5.3
6. 6.1 6.2 6.3
en als zichtbaar aanspreekpunt in en voor de plaatselijke geloofsgemeenschap. Zij koppelt hetgeen in de geloofsgemeenschap leeft terug naar het pastoraal team. De pastoraatsgroep stemt in overleg met andere betrokkenen in de parochie de activiteiten in de plaatselijke geloofsgemeenschap op elkaar af. De eindverantwoordelijkheid voor de pastorale zorg en het pastorale beleid in de parochie en de locale geloofsgemeenschappen berust bij de pastoor, met medewerking van de andere leden van het pastoraal team. De leden van het pastoraal team maken geen deel uit van de pastoraatsgroep. Samenstelling en werkwijze pastoraatsgroep De pastoraatsgroep bestaat uit .. personen (minimaal drie en maximaal zeven). Leden van de pastoraatsgroep komen uit de eigen geloofsgemeenschap en zijn specifiek toegerust voor hun taak. Zij worden op voordracht van het pastoraal team benoemd door de deken. Zij vervullen hun functie gedurende maximaal tweemaal vier jaar. Leden van de pastoraatsgroep dienen praktiserend rooms-katholiek te zijn, de leer van de Kerk te onderschrijven en een levensstaat te voeren die daarmee overeenstemt. De pastoraatsgroep bepaalt zelf de onderlinge verdeling van taken. Een lid van de pastoraatsgroep is bereid zich wezenlijk1 in te zetten voor de parochie. Voor zover nodig maakt de pastoraatsgroep een rooster voor de werkzaamheden, welk rooster aan het secretariaat van de parochie wordt bekend gemaakt. Verlof en vakantie worden in overleg met de overige leden van de pastoraatsgroep bepaald en aan het secretariaat van de parochie meegedeeld. In geval van verhindering wegens ziekte of anderszins brengt het lid van de pastoraatsgroep het secretariaat van de parochie zo spoedig mogelijk in kennis. Geschillenregeling De pastoor, het pastoraal team en de leden van de pastoraatsgroep dienen in respect voor ieders verantwoordelijkheid met elkaar samen te werken in de behartiging van het pastoraal beleid van de parochie. Indien deze samenwerking naar de mening van de pastoor, het pastoraal team of de pastoraatsgroep verstoord is dient door één van hen of door hen gezamenlijk in der minne een oplossing te worden nagestreefd. Indien dit niet tot een oplossing leidt legt één van hen of legt men gezamenlijk het geschil schriftelijk aan de bisschop voor, die een bindend besluit neemt. Slotbepaling Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd in de vergadering van het bestuur van de parochie op …. Dit huishoudelijk reglement wordt geacht geen bepalingen te kennen die in strijd zijn met het AR. In geval van twijfel geldt het AR. Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd. Wijziging behoeft de goedkeuring van het bestuur van de parochie.
Aldus vastgesteld in een vergadering van het parochiebestuur, gehouden op ……………. te ………………………… en ondertekent door (vice)voorzitter parochiebestuur en secretaris parochiebestuur 1
Ervaring leert dat gerekend moet worden op gemiddeld 2 dagdelen (6 tot 10 uur per week)
20
5.
BESTUURLIJK KADER
Algemeen De parochie is een zelfstandige kerkelijke rechtspersoon van de RK Kerk die wordt geregeerd door haar eigen statuut, te weten het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’ (verder te noemen: AR, laatste druk: augustus 2006). In het kerkelijk recht is het bisdom de plaatselijke kerk. Om die reden komt het aan de bisschop toe parochies te veranderen, door opheffing, oprichting of samenvoeging en benoemt de bisschop de pastorale beroepskrachten en de bestuurders van een parochie. De parochie is de kleinste pastorale entiteit van de RK Kerk, zij dient het geloof bereikbaar en toegankelijk te maken voor iedereen. Situatie organisatie Het beleid van het Aartsbisdom is gericht op het inrichten van grote parochies met verschillende locaties en/of geloofsgemeenschappen. Dit betekent dat de inmiddels sinds vijf jaar bestaande parochieverbanden uiterlijk op 1 januari 2010 door samenvoeging worden omgevormd tot parochies. Dit betekent een proces van bestuurlijke schaalvergroting, naast pastoraal maatwerk (nabij, op kleine en op grote schaal, toegesneden op specifieke groepen etc.). Gelet op de fase waarin het bestuur van een grote parochie zich bevindt, dient het bestuur zich primair bezig te houden met het ontwikkelen en implementeren van beleid in verband met het creëren van nieuwe verhoudingen en het inrichten van nieuwe manieren van werken. De grote parochie kent een aantal activiteiten, projecten en werkzaamheden op centraal niveau, naast die op decentraal niveau (per locatie of per deelgemeenschap). Het is van belang om alle niveaus goed tot hun recht te laten komen, de samenhang te bewaken en locale initiatieven te ondersteunen en verder uit te bouwen. Positie van het bestuur in de parochie Op grond van het kerkelijk recht is de pastoor beheerder van de rechtspersoon parochie. De pastoor is voorzitter van het bestuur, dat verder gevormd wordt door leken. Het bestuur bestuurt de parochie en schept in dat verband de voorwaarden voor de uitvoering van het pastoraal beleid. Het pastoraal beleid wordt inhoudelijk opgesteld door het pastoraal team, onder verantwoordelijkheid van de pastoor, en vastgesteld in het bestuur. Ten aanzien van het vermogensrechtelijke beheer is sprake van een collegiaal bestuur. De pastoor kan een volmacht verlenen aan de vicevoorzitter van het bestuur, zodat deze hem ter zake kan vervangen. Het pastoraal team bestaat uit professionele werkers in het pastoraat (priesters, diakens en pastoraal werk(st)ers). Zij verrichten hun werkzaamheden op basis van een zending van de bisschop. Benoeming bestuursleden Leden van het parochiebestuur worden door de bisschop benoemd op basis van deze profielschets, die een aantal inhoudelijke eisen aan kandidaten stelt. In de toekomst wordt nadrukkelijk getoetst of bestuurders aan de gestelde voorwaarden voldoen. Kandidaten voor het bestuur worden aan de bisschop ter benoeming voorgedragen overeenkomstig artikel 27 van het AR. De parochie streeft naar een evenwichtig verdeling van mannen en vrouwen in het bestuur en kent een leeftijdsgrens van 75 jaar. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar en zijn terstond slechts eenmaal herbenoembaar. Het bestuur kiest zelf uit zijn midden een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester.
21
Werklast Het bestuur vergadert eenmaal per maand, bij welke vergaderingen men in principe aanwezig moet zijn. Naast deze vergaderingen en de voorbereidingstijd daarvoor wordt van bestuursleden verwacht dat zij waar nodig en incidenteel commissie- en werkgroepvergaderingen bijwonen, een en ander afhankelijk van de taak die men in het bestuur vervult. De werklast voor de voorzitter, de secretaris en de penningmeester overschrijdt de hiervoor genoemde tijd en beslaat een tijd van gemiddeld een dag per week. Van bestuursleden wordt verwacht dat zij actief deelnemen aan de geloofsgemeenschap die zij dienen, onder andere door deelname aan zondagse vieringen. De tijd die daarmee gemoeid is, is niet opgenomen in de hiervoor geschetste werklast. Profielschets Uit het algemeen reglement: de benoeming van bestuursleden geschiedt door de bisschop; benoembaar zijn katholieken die uitmunten door een vast geloof, een rechtschapen levenswandel en een wijs oordeel; niet benoembaar zijn personen die niet woonachtig zijn in de parochie, die bloedverwanten zijn van bestuursleden tot in de vierde graad, die in dienstbetrekking staan tot de parochie en/of diegenen die in belangrijke mate leveringen van goederen en diensten ten behoeve van de parochie verrichten; algemene eisen: minimaal 18 jaar; aantoonbaar bestuurlijke ervaring; in staat om grote lijnen te zien en op beleidsmatig niveau te functioneren; voldoende tijd en de bereidheid om die in het bestuurlijk werk te steken; specifieke eisen in het bestuur dient een aantal disciplines vertegenwoordigt te zijn, waarbij met name gedacht wordt aan: * kennis op het gebied van administratie, financiën en automatisering; * kennis op gebied van het aansturen van een secretariaat; * kennis op het gebied van procesbegeleiding en het sturen van organisaties; * kennis op het gebied van gebouwen en vastgoedbeheer. het hebben van netwerken die voor het werk van de parochie van belang zijn. Afbakening van taken Het bestuur van de parochie dient het belang van de organisatie, die een pastoraal doel heeft. Het pastoraal team formuleert het pastoraal beleid, dat door het bestuur van de parochie wordt gefaciliteerd. Dit betekent dat het beleid in het bestuur wordt vastgesteld en daarna voor alle betrokkenen als grondslag geldt. Het beleid wordt bestuurlijk vertaald in een begroting, die dient te worden goedgekeurd door de bisschop. Het pastoraal team kan niet functioneren zonder een bestuur dat de organisatie inricht en aanstuurt, andersom kan een bestuur niet functioneren als het niet weet wat voor pastoraal beleid er gevoerd wordt. Bij het vaststellen van beleid is het van belang om de juiste verhoudingen in het oog te houden en niet op elkaars stoel te gaan zitten.
22
Omvang van het bestuur De ideale omvang van een bestuur ligt rond de zeven personen (inclusief voorzitter). Dit is groot genoeg om de taken van het bestuur te behartigen en tegelijkertijd daadkrachtig en efficiënt te werken. In grote(re) besturen blijken relatief veel bestuursleden achterover te leunen, in de vooronderstelling dat anderen voldoende actief zijn. Dit is inefficiënt en ook frustrerend. In (te) kleine besturen kan de werkdruk te zeer oplopen of ze zijn kwetsbaar in hun quorum. Bij gelegenheid van de samenvoeging van parochies is het niet de bedoeling dat alle reeds benoemde bestuurders doorstromen naar het nieuwe bestuur, of dat uit elke voormalige parochie iemand in het nieuwe bestuur zitting neemt. Van belang is dat het bestuur bestaat uit capabele mensen met ervaring in het aansturen van grotere organisaties en complexe processen. Van deze mensen wordt verwacht dat zij zich om de hele parochie bekommeren, en niet om de gemeenschap waar ze zelf toevallig wonen. Werving en benoeming van bestuursleden Bij het samenstellen van een nieuw bestuur is het van belang om op een toekomstgerichte wijze een goede mix tussen ervaring, continuïteit en nieuw elan binnen te halen. Het bevorderen van kwaliteit in het bestuur dient de organisatie, het dient ook het functioneren van individuele bestuursleden. Bestuursleden die niet opgewassen zijn voor hun taak, frustreren niet alleen zichzelf maar ook collega-bestuurders. Bestuursleden kunnen open (door middel van een vacature, advertentie etc.) of gesloten (door coöptatie) worden geworven. In alle gevallen dient het bestuur van de parochie een profielschets op te stellen, waarbij het in deze notitie gestelde is opgenomen (formele en materiële eisen) en waar nodig nader aangevuld. Het is van belang dat het bestuur een goede afspiegeling is van de plaatselijke geloofsgemeenschap(pen). Kandidaten worden voorgedragen bij de deken, die voor doorzending van de voordracht naar het bisdom zorg draagt. Bij het voordragen ter benoeming van kandidaten aan de bisschop wordt de voor de nieuwe parochie opgestelde profielschets meegezonden alsmede de ingevulde formulieren (bijlage bij dit hoofdstuk). Met betrekking tot de diverse kandidaten wordt nader gemotiveerd hoe zij in de profielschets passen. Kandidaten dienen zelf een verklaring in te vullen waaruit blijkt dat zij aan de gestelde eisen voldoen. Standaardformulieren daartoe hanteert het bisdom al enige tijd. Op de volgende pagina’s vindt u deze formulieren, toegesneden op de specifieke situatie waarin met een nieuwe parochie wordt gestart. In de overgang Tot de datum van samenvoeging van parochies, of dat nu 1 januari 2009 of 2010 is, verkeren in feite alle parochiebestuurders in een overgangssituatie. Bij tussentijdse benoeming wordt hiermee rekening gehouden. Het kan ook dienstig zijn om op enig moment een stuurgroep samen te stellen met beoogde nieuwe bestuursleden. In dat geval kan een nieuwe groep mensen al vóór de datum van samenvoeging samenwerken. Ook is het mogelijk om ervoor te kiezen dat uit de huidige bestuursleden op de datum van samenvoeging bijvoorbeeld 5 mensen doorgaan in het nieuwe bestuur, waarbij een rooster van aftreden wordt opgesteld voor een gefaseerde vervanging van bestuursleden in de toekomst.
23
Betreft:
aan:
formulier voor het ter benoeming voordragen van kandidaten voor het bestuur van een PAROCHIE
de aartsbisschop van Utrecht, Postbus 14019, 3508 SB UTRECHT
betreft: o benoeming lid van het bestuur van een parochie na samenvoeging parochies datum: ………………………… de stuurgroep van het samenwerkingsverband van de Rooms Katholieke parochies, ……………………………………………… te …………………………………………….. draagt op verzoek van de samenwerkende parochies met ingang van 1 januari 2010 en overeenkomstig het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’, voor tot benoeming als lid van het bestuur van de op te richten parochie ………………… ………….. te …………… ………………….: de heer/mevrouw……………………………………………. wonende: …………………………………………… straat: ………………………………………………………………………. postcode en plaats: ………………………………………………………… die woonachtig is in de nieuwe parochie, en die op de hierbij ingesloten bijlage verklaart tot deze benoeming in staat en bereid te zijn. De door deze te vervullen bestuursfunctie betreft: o vicevoorzitter o lid - secretaris o lid - penningmeester o lid Het advies van de deken is positief hetgeen blijkt uit ondertekening van dit verzoek. Namens de stuurgroep:
…………………………………
………………………………………
(voorzitter)
(secretaris)
………………………………… (deken)
24
BIJLAGE
Bij formulier tot voordracht van bestuurslid parochie
Betreft:
Eigen verklaring in verband met de voordracht tot benoeming als bestuurslid in een samengevoegde parochie
Ondergetekende, de heer/mevrouw …………………………………………….. wonende: …………………………………………… straat: ………………………………………………………………………. postcode en plaats: ………………………………………………………… telefoonnummer: …………………………………………………………… geboortedatum: …………………………………………………………….. verklaart in verband met zijn/haar voordracht tot benoeming als lid van het bestuur van de op te richten RK Parochie …………………………………………………………………………………………. te ………………………………………………………………………………………. dat hij/zij o o o
o o o o
praktiserend rooms-katholiek is, de leer van de Kerk onderschrijft en een levensstaat voert die daarmee overeenstemt in het volle bezit van zijn/haar burgerlijke rechten niet gehuwd is met een bestuurslid van de parochie c.q. dat er geen sprake is van bloed- of aanverwantschap met een bestuurslid daarvan tot in de graad van neven c.q. nichten niet in loondienst is aangesteld door het bestuur van de parochie dan wel goederen en/of diensten levert aan de parochie woonachtig is in de nieuwe parochie bekend is met het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’ en daarvan kennis heeft genomen; kennis heeft genomen van de profielschets en voldoet aan de daarin gestelde relevante ervaring, specifiek met betrekking tot ………………………, namelijk: ………………(CV).
Ondergetekende verklaart dat ook overigens aan hem/haar geen omstandigheden bekend zijn die een beletsel zouden kunnen vormen om door de bisschop in het bestuur van de parochie te worden benoemd. Aldus opgemaakt naar waarheid en ondertekent te ……………………………………………….. op ……………………………. …………………………………………………… in blokletters ……………………………………………………. (handtekening)
25
6.
BELEIDSPLAN
Inleiding Bestuurlijke schaalvergroting versterkt de noodzaak om zaken goed te organiseren en op elkaar aan te laten sluiten. Een beleidsplan helpt daarbij. Duidelijk moet zijn hoe het pastorale beleid voor de komende tijd er uit gaat zien en welke middelen daarvoor ingezet worden. Denken en doen worden met elkaar verbonden en uitgewerkt in een aantal concrete stappen. Beleidsproces Het formuleren van beleid gebeurt in een aantal stappen. Het is een proces waar diverse mensen bij betrokken zijn, vanuit verschillende betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Om die reden is het van belang om zorgvuldig te werk te gaan. Als bijlage bij dit hoofdstuk reiken we een model aan, dat bij het opstellen van een beleidsplan kan worden gebruikt. Het formuleren van pastorale doelstellingen begint bij het pastoraal team, dat daarvoor begeleiding en ondersteuning kan krijgen van de pastorale dienstverlening. Pastoraal beleid dient te worden vertaald naar middelen. Hiertoe dient het gesprek met het bestuur, waarbij prioriteiten worden gesteld. Het beleidsplan van de parochie wordt uiteindelijk vastgesteld in het bestuur van de parochie. In de parochie kan voor dit proces een project opgezet worden, met mensen die ervaring hebben met het maken van plannen, waardoor tijdelijk extra tijd en menskracht vrij wordt gemaakt. Middelen Zodra het pastorale beleid door het pastoraal team is geformuleerd, dient het bestuur van de parochie – in samenspraak met de pastoor - te bezien welke middelen (personeel, gebouwen en financiën) nodig zijn om dit beleid te realiseren. Daarbij komen de volgende aspecten aan de orde. 1. Personeelsbeleid waarin wordt aangegeven welke personele bezetting nodig is, welke faciliteiten daarvoor beschikbaar zijn en welke activiteiten het bestuur op dit terrein onderneemt. In het personeelsbeleid gaat het zowel om de pastorale beroepskrachten als om de vrijwilligers en de overige betaalde krachten (dirigenten, organisten, secretarieel personeel). 2. Gebouwenbeleid waarin wordt aangegeven welke voorzieningen nodig zijn om het pastorale beleid te realiseren, welke gebouwen daarvoor beschikbaar en geschikt zijn, in welke staat deze gebouwen verkeren en welke alternatieven denkbaar en mogelijk zijn. 3. Financieel beleid waarin wordt aangegeven wat de baten en lasten van de parochie en van de plaatselijke geloofsgemeenschappen zijn, en op welke wijze beschikbare middelen worden ingezet. Ook het verwerven van nieuwe inkomsten en de actie kerkbalans dienen binnen dit kader een belangrijke plek te krijgen. In diverse parochieverbanden wordt inmiddels gewerkt met een beleidsplan, en/of met deelplannen voor de verschillende pastorale werkvelden. Parochies die nog geen gebruik maken van een beleidsplan, kunnen het beste starten met een evaluatie van de huidige activiteiten in de verschillende geloofsgemeenschappen. Fasering Omdat het bij het maken van een beleidsplan om een proces gaat, waarin door diverse betrokkenen diverse stappen worden gezet, is ook een tijdpad nodig. Dat voorkomt dat het proces teveel tijd gaat vragen. In elk geval dient het beleidsplan klaar te zijn op het moment dat de begroting wordt vastgesteld, hetgeen in het najaar gebeurt. Op basis daarvan worden de
26
verschillende budgetten toegewezen aan locatieraden, beraden en werkgroepen. Hun plannen dienen daartoe tijdig beschikbaar te zijn. Evaluatie vindt vervolgens plaats in mei. In schema gezet ziet dit er als volgt uit. wat Evaluatie (pastorale) activiteiten lopende werkseizoen en inventariseren wensen voor de toekomst Opstellen (deel)plannen nieuwe werkseizoen Rekening en verantwoording budgetten Jaarrekening naar bisdom Beoordelen van de verschillende deelplannen en deze samenvoegen tot een totaalplan Bespreking beleidsplan in het kader van middelen Inleveren deelbegrotingen Vaststellen begroting en budgetten Opsturen begroting aan bisdom
onder verantwoordelijkheid van wanneer Pastoraal team (in overleg met Januari – maart betrokken groepen en organen)
Pastoraal team (in overleg met betrokken groepen en organen) Bestuur (in overleg met betrokkenen) Bestuur Pastoraal team
Pastoor en bestuur Bestuur Bestuur Bestuur
April - mei Februari – maart Vóór 1 mei Mei - juni
Augustus – september September / oktober November Vóór 1 december
Organigram Teneinde de onderlinge samenwerking in een organisatie te bevorderen dient de parochie te beschikken over een organigram, waarvan een voorbeeld als bijlage achter in deze map is te vinden, en werken de diverse groepen aan de hand van een voor hen geldend reglement, waarvan voorbeelden bij de diverse hoofdstukken in deze map worden aangereikt. Het is van belang dat taken goed worden afgebakend, zodat helder is wie wat doet. Vervolgens is het van groot belang dat afspraken ook zorgvuldig worden uitgevoerd en nagekomen. In de grote parochie is men meer dan ooit aangewezen op een goed georganiseerde organisatie. Ervaring leert bovendien dat mensen graag willen weten waar ze aan toe zijn en waar ze wel/niet op kunnen rekenen. Steeds waar de afspraken worden genegeerd levert dit op dat doelen niet bereikt worden en dat individuele mensen of groepen gefrustreerd raken.
27
MODEL VOOR HET MAKEN VAN EEN BELEIDSPLAN Het kader voor het beleidsplan wordt aangereikt door de beleidsmap Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen. Vervolgens is het goed om te bedenken dat:
Een beleidsplan iets anders is dan een werkplan: • Een beleidsplan formuleert visie, context en een programma voor de middellange en lange termijn en leidt daaruit een stappenplan en prioriteiten voor de korte termijn af. • Een werkplan is een plan van aanpak voor een afgebakende periode, bijvoorbeeld één werkjaar. Het formuleert de taken en activiteiten die tijdens die periode in de parochie moeten worden aangepakt, wie daarvoor verantwoordelijk en dus ook aanspreekbaar is en wat aan het einde van die periode bereikt moet zijn. In het werkplan worden prioriteiten uit het beleidsplan concreet gemaakt. • Houd het beleidsplan beperkt, concreet en uitdagend. Zorg ervoor dat iedere parochiaan die het leest er enthousiast en hoopvol van wordt.
Visie In de visie staat beschreven hoe de omgeving van de parochie er nu en in de toekomst uitziet. Een visie geeft richting en inspireert. Het is belangrijk dat de visie parochiebreed wordt gedragen. Kern van het pastorale beleid van ons bisdom is dat we toegroeien naar missionaire geloofsgemeenschappen. Dat we het licht niet onder de korenmaat zetten maar het laten schijnen voor ieder die ernaar verlangt. Ook vandaag gaat de levende Heer ons voor in het ‘Galilea’ van onze leefwereld. Hij zendt ons uit als Zijn vrienden……… Dat is het uitdagende perspectief waaraan alle activiteit in de plaatselijke geloofsgemeenschap wordt getoetst en de reden waarom plaatselijke geloofsgemeenschappen en pastorale beroepskrachten samenwerken. Context In de context verwoordt het parochieverband kernachtig welke positie de parochie in huidige en toekomstige ontwikkelingen wil innemen. Welke mogelijkheden heb je als parochieverband? Welke kansen liggen er in het gebied? Tegen welke grenzen/beperkingen loop je aan? Beschrijf in het kort de belangrijkste kenmerken van het gebied. Gaat het om platteland, om een stad, om een vergrijsde samenleving, om nieuwbouw? Welke bijdrage kan iedere geloofsgemeenschap leveren aan het doel dat je wilt bereiken. Maak een ‘foto’ van elke geloofsgemeenschap. De beschrijving beslaat niet meer dan een half A-4.. Verzamel relevante cijfers van het KASKI en uit de ledenadministratie. Beschrijf de sterkte en zwakte van elke geloofsgemeenschap. Waar is enthousiasme en energie voor? Wat lukt niet (meer)? Waar is samenwerking geboden? In een grote parochie hoeft niet elke geloofsgemeenschap álles te kunnen! Beschrijf kort de sociale en maatschappelijke kenmerken van elke geloofsgemeenschap. Hoe leven en werken de mensen daar? Wellicht geeft een dergelijke beschrijving de kansen aan voor missionaire initiatieven. God trekt Zijn spoor immers in het geleefde leven van alledag. In het leven dat we concreet dagelijks met elkaar delen zullen we Hem ontmoeten.
28
-
Het kan zijn dat er in het gebied van de parochie kloosters zijn gelegen of bewegingen waar men mee kan samenwerken. Betrek ook hen bij beleidsvorming. Wees in de beschrijving van de geloofsgemeenschappen niet te uitputtend. Bij het uitwerken van het concrete werkplan kan alsnog nader ingegaan worden op de feitelijke situatie van de lokale gemeenschappen. Pastoraal programma In het programma staan de activiteiten beschreven die nodig zijn om de missie te realiseren. Maak van de verzamelde ideeën een lijst van speerpunten van beleid voor de komende 5 jaar (maximaal). Geef vervolgens prioriteiten aan. Wat willen we eerst realiseren, wat kan nog even wachten? Aangeraden wordt om bij de start van de nieuwe parochie een paar aansprekende projecten te realiseren, die op korte termijn tastbaar resultaat opleveren en die dus motiverend zijn. Schenk aandacht aan vraagstukken van integratie en reik in het begin niet te hoog of te ver. Personeelsbeleid Het gaat hier om de vraag hoe talenten en vaardigheden zo goed mogelijk kunnen worden ingezet ter realisering van het voorgenomen beleid. Het gaat om de verdeling van het werk: wie doet wat, hoe en wanneer. Denk hierbij aan pastorale beroepskrachten en aan vrijwilligers. Welke aanvullende toerusting is er nodig? Wat moet er gebeuren om nieuw talent aan te boren? Hoe kunnen we mensen die werkzaamheden verrichten ondersteunen? Welke voorzieningen zijn er voor hen? Met het beantwoorden van deze vragen verzamelt men bouwstenen voor een stimulerend personeels- en vrijwilligersbeleid voor de parochie. Zie ook de bijlage ‘Pro Deo, vrijwilligersbeleid’ in de map Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen. Beheer gebouwen Om pastoraal beleid te kunnen uitvoeren zijn gebouwen en werkruimten nodig. In het verlengde van de pastoraal inhoudelijke keuzes dient een plan gemaakt te worden in verband met het beheer en het gebruik van de verschillende gebouwen, op de korte en op de lange termijn. Rekening gehouden wordt met de verschillende plaatselijke geloofsgemeenschappen. Er kan gebruik gemaakt worden van de bijlage ‘Gebouwen en financiën’ uit de map Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen. Financiën Het pastoraal beleidsplan moet afgestemd worden op de middelen en op diocesaan beleid. Hierbij komen vragen aan de orde komen als: Hoe zien de prognoses er voor de nieuwe parochie uit? Zijn er nieuwe vormen van geldwerving te ontwikkelen, zoals externe subsidiëring en fondswerving? Hoe wordt er gewerkt met budgetten per geloofsgemeenschap en wat wordt centraal geregeld? Deze vragen komen jaarlijks aan de orde bij het opstellen van de begroting. Belangrijk aandachtspunt is de vraag hoe het financiële draagvlak voor het realiseren van het pastorale programma kan worden verbreed. In de bijlage ‘Gebouwen en financiën’ uit de map Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen is dit verder uitgewerkt. Werkplan Per werkjaar wordt een werkplan gemaakt. Dit wordt geëvalueerd in de periode januari-april. Mede op grond van de evaluatie, worden (wensen ten aanzien van) de activiteiten voor het komende seizoen beschreven. Een werkplan moet haalbaar zijn, en de te realiseren doelen meetbaar. Wees in een werkplan zo concreet mogelijk Maak een overzicht van de groepen die bij de uitvoering betrokken zijn en zet ze in een tabel. Geef vervolgens aan wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer een bepaalde taak moet zijn
29
uitgevoerd. Deze tabel kan helpen om het geheel overzichtelijk bij elkaar te zetten. Kies voor elke groep en elke taak een aparte regel. Groep pastoraal team
taak
uitvoeren voor (datum invullen)
verantwoordelijk evaluatie op (naam invullen) (datum invullen)
pastoraatsgroepen Etc
Investeren in draagvlak Het is zaak te zorgen voor draagvlak voor het beleid in de parochie. Dat betekent niet alleen dat parochianen worden betrokken bij ontwikkelingen maar ook dat zij er vertrouwd mee worden gemaakt. Een bondig geschreven beleidsplan kan gemakkelijker onder parochianen worden verspreid. Let er daarbij op dat het plan taalkundig zo is geschreven dat iedereen het gemakkelijk kan lezen. Stuur ook een exemplaar van het beleidsplan aan het dekenaat. Het plan kan bij visitaties een belangrijk onderwerp van gesprek zijn. Ter informatie ontvangt ook het bisdom een exemplaar.
30
7.
WERKEN MET LOCATIERADEN
Inleiding Ook de grote parochie wordt geregeerd door het kerkelijk recht, het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie en aanverwante regelingen. Het bestuurlijk juridisch kader staat daarmee vast. Een grote parochie met meer locaties vergt wel een andere wijze van aansturing en een andere organisatie dan de meeste parochies tot nu toe gewend waren. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de door het bisdom voorgestane structuur van het werken met locatieraden. Daartoe bevat dit hoofdstuk een model voor een huishoudelijk reglement dat van toepassing dient te worden gemaakt op de concrete situatie in een parochie. Er wordt uitgegaan van een model, waarin de parochie eigen elementen kan aanbrengen. De vrijheid ter zake wordt begrensd door juridische regels. Daarnaast is het van belang om regelingen praktisch hanteerbaar en werkbaar te houden. De grote parochie Een grote parochie heeft meer dan één locatie. Onder locatie verstaan we elk gebouw waarin bepaalde omschreven activiteiten van de parochie plaatsvinden. Dat hoeft dus niet per se een kerkgebouw te zijn, het kan ook gaan om een parochiehuis, een wijkgebouw of een ander gebouw. Omdat elke locatie praktisch beheerd dient te worden, dient elke locatie een zgn. locatieraad te hebben. De voorkeur van het bisdom gaat uit naar het gebruik van het woord ‘locatieraad’, omdat dit goed aangeeft dat het een raad betreft die de locatie beheert. Men kan ook een andere naam kiezen, echter niet iets waar het woord ‘bestuur’ in voorkomt, omdat dit een suggestie zou wekken die niet bestaat, met alle misverstanden en problemen van dien. Naast locatieraden zijn er in de parochie ook allerlei werkgroepen en commissies actief, daarnaast zullen overal ook pastoraatsgroepen ontstaan. Het werk van de diverse groepen dient op elkaar aan te sluiten en elkaar niet te overlappen. Aan dit aspect dient het bestuur van de parochie bijzondere aandacht te besteden. Taken van de locatieraad De locatieraad regelt, binnen het kader van het huishoudelijk reglement, het beleidsplan en de begroting, de praktische gang van zaken op een locatie. Hieronder wordt de dagelijkse zorg voor het gebouw verstaan. Wat dit precies betekent dient per geval bekeken te worden. Het modelreglement geeft wel de contouren aan. Het is verstandig om over de precieze verdeling van taken goede afspraken te maken en na verloop van tijd regelmatig te bespreken of de gemaakte afspraken ook goed werken. Zeker in het begin zal het extra tijd en aandacht vergen, van alle betrokkenen, om in de nieuwe structuur te werken. Om ook op het terrein van beheer en onderhoud van gebouwen meer voordeel te behalen uit bestuurlijke schaalvergroting worden alle beslissingen op het niveau van onderhoud in het bestuur van de parochie genomen, dat ook zorg draagt voor betaling van verzekeringen, nutsbedrijven, belastingen e.d.. Het bestuur dient hiertoe plannen te maken en een goede administratie in te richten. De locatieraad is geen pastoraal inhoudelijke raad, en ondersteunt de pastorale activiteiten van de parochie, meer specifiek: op de locatie. Hiertoe is een goede samenwerking met betrokkenen in de parochie (pastoraatsgroepen, werkgroepen e.d.) van groot belang. Om die goede samenwerking te bereiken dient primair vooral duidelijk te zijn wie wat doet, hetgeen door het bestuur van de parochie wordt beschreven. Vervolgens dient goed gecommuniceerd te
31
worden hoe de zaken geregeld zijn en – niet onbelangrijk – dient ieder zijn of haar eigen rol te spelen. Door (ook goedbedoeld) dingen te gaan doen die eigenlijk aan anderen zijn voorbehouden ontstaan gemakkelijk problemen in de vorm van overbelaste vrijwilligers, een cultuur van enkelen waar niemand meer tussenkomt, het creëren van eigen doelstellingen etc. Allemaal dingen die niet bevorderlijk zijn voor een open en goed functioneren van een parochie. Budget De locatieraad hoeft geen grote uitgaven te doen, die doet het bestuur van de parochie, en dient over een eigen budget te beschikken in verband met de noodzakelijke kleine uitgaven, zoals klein materiaal voor onderhoud (nieuwe gloeilampen, stoppen, schoonmaakmiddelen etc.), versiering (bloemen, kaarsen, kleden etc.), catering (koffie, thee, servetten etc.) en andere zaken die in overleg met het bestuur door de locatie worden geregeld. In verband met deze uitgaven stelt de locatieraad een begroting op, die wordt besproken met het bestuur van de parochie en die in de begroting van de parochie wordt opgenomen. De begroting dient als beleidskader voor de uitvoering. De locatieraad krijgt van het bestuur van de parochie de juiste voorschotten. Aan het einde van het lopend jaar legt de locatieraad schriftelijk verantwoording af over het gevoerde beleid en de daarmee samenhangende uitgaven. Deze gegevens worden door de penningmeester meegenomen in de jaarstukken van de parochie. De locatieraad kan geen rechtshandelingen verrichten die bindend zijn voor de parochie. Daartoe dient men zich te verstaan met het bestuur van de parochie. Ook in het geval zich zaken voordoen die niet in het afgesproken beleidskader en/of het budget vallen, dient de locatieraad daarover overleg te voeren met het bestuur. Leden locatieraad De locatieraad functioneert als een team, waarin diverse talenten aanwezig zijn. Het is van belang dat in de locatieraad mensen zitten met ervaring in de locale gemeenschap. Zij zijn (of worden) goed ingevoerd in de parochie en in de parochiële activiteiten en bekend met de wijk, de buurt, het dorp of de stad. Zij zijn praktiserend rooms-katholiek, onderschrijven de leer van de Kerk en voeren een levensstaat die daarmee overeenstemt. Verder dient men toegerust te zijn voor het werk dat men gaat doen, of de bereidheid te hebben zich te laten toerusten. Een communicatieve en vriendelijke houding alsmede het vermogen om met mensen van allerlei slag en in verschillende situaties goed om te gaan zijn evenzeer van belang. Tot slot is het van belang dat leden van de locatieraad de verschillende verantwoordelijkheden in de parochie, goed begrijpen en hanteren.
32
(MODEL) HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR EEN LOCATIERAAD 1. 1.1
1.2
1.3
1.4
1.5 1.6 1.7
1.8
2. 2.1
2.2
3. 3.1
3.2
Begrippen Een parochie is een bepaalde gemeenschap van katholieken, in een bisdom duurzaam opgericht, waarover de herderlijke zorg, onder het gezag van een bisschop, aan een pastoor als haar eigen herder toevertrouwd wordt (canon 515.1 CIC). De parochie is een kerkelijk rechtspersoon in de zin van canon 116 CIC, die krachtens een wettige oprichting van rechtswege rechtspersoonlijkheid bezit (canon 515.3), welke ingevolge artikel 2 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek als zodanig is erkend naar Nederlands recht. De pastoor is de eigen herder van de hem toevertrouwde parochie. Hij oefent de pastorale zorg over de hem toevertrouwde gemeenschap uit onder het gezag van de bisschop, tot wiens deel aan het dienstwerk van Christus hij geroepen is, om voor die gemeenschap de verkondigingstaak, de heiligingstaak en de bestuurstaak uit te oefenen, ook met medewerking van andere priesters of diakens en met hulp van christengelovigen-leken. Het bestuur is het bestuur van de parochie X , dat bestaat uit … parochianen en de pastoor van de parochie. Het bestuur bestuurt de parochie voor zover het betreft het parochieel vermogen en de zorg voor een doelmatige aanwending daarvan ten bate van de parochie, met inachtneming van het kerkelijk recht en hetgeen de bisschop daarover bepaalt. Het Algemeen Reglement (verder: AR) is het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’ zoals dat door de bisschoppen in Nederland is vastgesteld en dat het bestuur van de parochie regelt. Een locatie is een (kerk)gebouw waarin bepaalde en omschreven activiteiten van de parochie plaatsvinden. De locatieraad is de raad die de werkzaamheden op de locatie ……….. te ………………. coördineert conform dit huishoudelijk reglement. De pastoraatsgroep is de groep die er mee zorg voor draagt dat het (pastoraal) beleid van de parochie en in de locale geloofsgemeenschappen uitgevoerd wordt, en die daarmee zichtbaar maakt dat de leden hun aandeel in de pastorale zorg dragen. Een werkgroep is een werkgroep van de parochie X, zoals deze op grond van het AR door het bestuur van de parochie is ingericht. Kader De parochie X is een rechtspersoon naar kerkelijk recht die met ingang van 1 januari 2010 is ontstaan door samenvoeging van de parochies …………., ……….., ………… en ………….. en……………. te……… en die bestaat uit een aantal geloofsgemeenschappen die geconcentreerd kunnen zijn rond een locatie. Overal waar sprake is van een locatie wordt een locatieraad ingericht. De taken en bevoegdheden van de locatieraad worden op grond van artikel 37 van het AR door het bestuur van de parochie vastgelegd in dit huishoudelijk reglement. Taken bestuur Het bestuur heeft als taak om de pastoor te adviseren over pastoraal beleid. De pastoor heeft de plicht ervoor te zorgen, dat het kerkbestuur deze taak naar behoren kan uitoefenen. Het bestuur bestuurt de parochie en heeft met name tot taak:
33
a.
3.3
4. 4.1 4.2
4.3
5. 5.1
5.2
5.3
6. 6.1
het bestuur over de roerende en onroerende zaken, die behoren tot het parochieel vermogen; b. het verwerven en ontvangen van geldelijke bijdragen van de parochianen, alsook van andere bijdragen en inkomsten ten behoeve van de parochie; c. het vaststellen en doen van uitgaven ten behoeve van de parochie; d. het verlenen van financiële medewerking aan taken, welke geacht kunnen worden te behoren tot het terrein van de parochiële zielzorg; e. het nakomen van verplichtingen, welke op de parochie als deel van het dekenaat, van het bisdom en van de gehele Kerk rusten; f. het toelaten van financiële activiteiten en behoeve van de onder d en e genoemde taken; g. het verrichten van andere rechtshandelingen en het aangaan van overeenkomsten ten name van de parochie. In het kader van zijn taken stelt het bestuur een beleidsplan en een begroting voor de parochie vast. De begroting dient als grondslag voor de uitvoering van het beleid in het betrokken dienstjaar. Samenstelling en werkwijze locatieraad De locatieraad bestaat uit .. personen (minimaal drie en maximaal zeven). Leden van de locatieraad komen uit de eigen geloofsgemeenschap. Zij worden benoemd door het bestuur van de parochie. Zij vervullen hun functie gedurende maximaal tweemaal vier jaar. De locatieraad bepaalt zelf wie als voorzitter, secretaris en penningmeester optreden en verdeelt intern de eigen taken. Taken De locatieraad organiseert binnen het kader van dit huishoudelijk reglement en in goede afstemming met het bestuur van de parochie alles ter zake de praktische gang van zaken van de locatie, te weten: de dagelijkse zorg rondom het (kerk)gebouw, waaronder te verstaan het openen en sluiten daarvan alsmede van andere ruimten, het bijhouden van de agenda, het ontvangen van groepen, het schenken van koffie en dergelijke, het schoonmaken en versieren, alsmede kleine eenvoudige onderhoudswerkzaamheden; en het organiseren van het vrijwilligerswerk, eventuele commissies en werkgroepen in de eigen gemeenschap. Het bestuur van de parochie is verantwoordelijk voor het (groot) onderhoud van de (kerk)gebouwen, de financiële administratie van de parochie, het (doen) opstellen van beleidsplannen, het werkgeverschap en het secretariaat van de parochie. De afstemming van werkzaamheden tussen de locatieraad en de parochie geschiedt op een zodanige wijze dat het parochiebestuur de normale taken conform het AR uitoefent en de locale gemeenschap daadwerkelijk de eigen dagelijkse gang van zaken kan regelen en organiseren. Begroting Jaarlijks legt de locatieraad in de maand oktober een begroting voor haar eigen werkzaamheden voor aan het bestuur van de parochie.
34
6.2
6.3 6.4
7. 7.1 7.2 7.3
8. 8.1 8.2
8.3
9. 9.1
9.2
9.3
10. 10.1 10.2 10.3
De in artikel 6.1 genoemde begroting behoeft de goedkeuring van het bestuur van de parochie. De goedgekeurde begroting wordt opgenomen in de begroting van de parochie en strekt als grondslag voor de werkzaamheden voor het komende jaar. Op basis van de goedgekeurde begroting wordt een budget voor de locatieraad vastgesteld. De locatieraad kan geen uitgaven doen die niet op de begroting staan. In voorkomende gevallen vindt overleg tussen de locatieraad en het bestuur van de parochie plaats. Beheer en vertegenwoordiging De locatieraad beheert het budget dat op grond van artikel 6 is vastgesteld en houdt een administratie ter zake bij. Het bestuur van de parochie wordt overeenkomstig artikel 51 van het AR vertegenwoordigt door de (vice)voorzitter en de secretaris, en wel tezamen. De locatieraad kan geen rechtshandelingen verrichten of de parochie rechtsgeldig vertegenwoordigen, tenzij daartoe een specifieke schriftelijke volmacht is verkregen van het bestuur van de parochie. Rekening en verantwoording Jaarlijks in de maand februari legt de locatieraad rekening en verantwoording af aan het bestuur van de parochie en evalueert de werkzaamheden. Bij de evaluatie wordt in elk geval betrokken: het functioneren van de locatieraad (intern en in relatie tot het parochiebestuur) in het afgelopen jaar, wensen ten aanzien van het functioneren in de toekomst. De in artikel 8.1 genoemde rekening en verantwoording wordt na goedkeuring door de penningmeester van de parochie opgenomen in de jaarrekening van de parochie, die vóór 1 mei aan de bisschop dient te worden gezonden. Geschillenregeling De pastoor, de overige leden van het bestuur en de leden van de locatieraad dienen in respect voor ieders verantwoordelijkheid met elkaar samen te werken in de behartiging van het algemeen beleid en bestuur van de parochie. Indien deze samenwerking naar de mening van de pastoor, het bestuur of de locatieraad verstoord is dient door één van hen of door hen gezamenlijk in der minne een oplossing te worden nagestreefd. Indien dit niet tot een oplossing leidt legt één van hen of legt men gezamenlijk het geschil schriftelijk aan de bisschop voor, die een bindende besluit neemt. Slotbepaling Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd in de vergadering van het bestuur van de parochie op …. Dit huishoudelijk reglement wordt geacht geen bepalingen te kennen die in strijd zijn met het AR. In geval van twijfel geldt het AR. Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd. Wijziging behoeft de goedkeuring van het bestuur van de parochie.
Aldus vastgesteld in een vergadering van het parochiebestuur, gehouden op ……………. te ………………………… en ondertekent door (vice)voorzitter parochiebestuur secretaris parochiebestuur
35
8.
HARMONISATIE EN INTEGRATIE ADMINISTRATIES
Integratie administratie: een stevige klus Louter de bewerkstelliging van een samengevoegde parochie vergt geen ingewikkelde handeling. In hoofdstuk 14 wordt duidelijk uiteengezet dat met de ondertekening van het decreet door de bisschop alle activa, schulden alsmede rechten en verplichtingen onder algemene titel overgaan naar de nieuwe grote parochie. Overigens zal daarvan wel een specificatie in de vorm van een vermogensopstelling per parochie worden gehecht (de inventarisatie). Voordat de samenvoeging een feit is, is het nodig om te werken aan harmonisatie en integratie van de administratie en van de administratieve procedures. Dat onderdeel van het samenvoegingtraject vergt een zorgvuldige voorbereiding, is zonder meer een stevige klus en vereist de nodige deskundigheid. Dit hoofdstuk gaat daar uitgebreid op in. Openheid en vertrouwen Indien men, op weg naar samenvoeging, met succes aan een integratietraject wil werken, zijn openheid en vertrouwen belangrijke randvoorwaarden. Zoals blijkt uit de navolgende paragraaf is een van de eerste stappen in het proces gelegen in een uitgebreide inventarisatie, die overigens per parochie standaard aanwezig hoort te zijn. Een uitgebreide inventarisatie werkt niet als men sommige boeken en/of kastdeuren voor elkaar gesloten houdt. Ook het praten over grondslagen voor verslaggeving is weinig zinvol als men het belang van posten in de afzonderlijke administraties niet kent. In parochieverbanden bestaat nog vaak een bepaalde terughoudendheid om cijfers aan elkaar openbaar te maken. “De ander hoeft geen exact inzicht in onze bezittingen te hebben”. Los van het feit dat die houding van weinig vertrouwen in de goede bedoelingen over en weer getuigt, is dit in een traject van samenvoeging weinig zinvol. Alle vermogensbestanddelen vallen immers uiteindelijk straks onder dezelfde parochie en de goederen worden ook nu al beheerd ten behoeve van de gehele geloofsgemeenschap en onder (uiteindelijk) de verantwoordelijkheid van de bisschop. Een andere reden voor terughoudendheid kan zijn gelegen in het feit dat bepaalde posten ongunstig zijn of financiële zwakte tonen. Of dat sommige delen van de administratie of procedures niet helemaal op orde zijn. Ook hiervoor geldt dat verreweg de gemakkelijkste weg is om dit zo vroeg mogelijk na aanvang van het traject open te leggen. Eerlijkheid bij de start wekt doorgaans de meeste waardering en uitstel maakt de boodschap steeds lastiger: “Dat had u wel eens eerder mogen zeggen!”. Het is daarbij goed om te beseffen dat bij veel parochies de zaak redelijk op orde is, en dat er ook veel zijn waar, vanwege tal van valide redenen, zwakke punten bestaan. Juist daarin moet de samenvoeging ondersteunend werken. Inventarisatie bestaande positie Voor de feitelijke harmonisatie en de integratie van start kunnen gaan is het van belang dat een goede inventarisatie plaatsvindt van hetgeen er is bij de afzonderlijke parochies. Deze inventarisatie moet breed worden opgezet. Een goede en volledige inventarisatie maakt niet alleen inzichtelijk op welke punten verschillen bestaan, zij helpt ook om te voorkomen dat in een later stadium blinde vlekken ontstaan van zaken die over het hoofd worden gezien. In bijlage 1 bij dit hoofdstuk is een (niet uitputtende) checklist opgenomen als hulpmiddel.
36
Formuleren doelstellingen en randvoorwaarden toekomst Verder is het voor een goed vervolg van het traject evenzo belangrijk dat goed wordt nagedacht over de (management)informatie waarin de administratie moet kunnen voorzien. En over belangrijke randvoorwaarden die de inrichting kunnen beïnvloeden. Veel zaken zijn in dit kader van volstrekt duidelijk: wettelijke voorschriften vragen om een deugdelijke personeelsregistratie en salarisadministratie; men moet kunnen voldoen aan voorschriften voor belastingen, sociale wetgeving, de Wet Poortwachter en dergelijke; minimaal moet de administratie de basis kunnen vormen voor een jaarlijkse deugdelijke financiële verantwoording in de vorm van een jaarrekening; de administratie moet het mogelijk maken om toegezegde bijdragen te incasseren; er moet inzicht zijn in de betalingsverplichtingen; er moet sprake zijn van een deugdelijke ledenregistratie: enz, enz. Voor andere punten bestaan geen strikte voorschriften maar keuzes ter zake zijn wel degelijk van belang, we noemen er een paar. Hoe dikwijls moet men kunnen beschikken over financiële informatie? Maandelijks of één keer per kwartaal? Keuzes ter zake raken aan de inrichting van de begroting en aan de eisen die men aan de betrokken mensen stelt. Welke detaillering streeft men na? Wil men inzicht houden in de exploitatiesaldi van de afzonderlijke locaties? Een voordeel hiervan is gelegen in de mogelijkheid om parochianen inzicht in de eigen gemeenschap te geven. Een duidelijk nadeel is gelegen in de groter complexiteit. Over welke kenmerken wil men in de ledenregistratie kunnen beschikken? In dit kader lijkt een logische keuze dat men aan ieder lid een veld koppelt waarin men de locatie kan opgeven. Verder is van belang om te bedenken welke doelgroepen men wil kunnen definiëren in het kader van bijvoorbeeld Kerkbalans Nieuwe Stijl. Op welke wijze wordt de taakverdeling ingericht? Geografisch (per geloofsgemeenschap) of functioneel (bijvoorbeeld financiële boekhouding/begraafplaats/bijdrageregistratie enz.) Geografisch heeft als voordeel dat de administrateurs hun “eigen locatie” kunnen behouden. Een nadeel is dat voor de penningmeester het overzicht moeilijker wordt. Verder kan dit betekenen dat ook op langere termijn veel bankrekeningen nodig zijn Harmonisatie grondslagen Aan de samenvoeging van de administraties van de afzonderlijke parochies gaat vooraf het in overeenstemming brengen van de grondslagen. In sommige gevallen kan het voorkomen dat grondslagen dermate afwijkend zijn van elkaar dat de vermogensposities van parochies niet zonder meer met elkaar kunnen worden vergeleken. Wanneer men in een dergelijke situatie de posten in de administratie samenvoegt, telt men appels en peren bij elkaar. Een eenvoudig onderwerp in dit kader vergt de keuze voor gelijke afschrijvingstermijnen voor de te onderscheiden activa als gebouwen, verbouwingen, inventarissen en dergelijke. Het gelijktrekken hiervan kan ertoe leiden dat in het jaar voor de samenvoeging een hogere/lagere afschrijving nodig is. Een andere eenvoudige post in dit verband betreft de reservering voor vakantiedagen en het saldo vrije dagen, volgens moderne richtlijnen van verslaglegging. Meer fundamenteel is de vraag of men gebouwen (met uitzondering van kerkgebouwen) waardeert op een vorm van actuele waarde. Deze wijze van waarderen geeft het meeste inzicht
37
in de vermogenspositie, maar is tegelijkertijd ook erg bewerkelijk. Ook de waardering van aandelen of obligaties kan verschillen. Stelselwijzigingen ter zake voert men eveneens door in het jaar voor samenvoeging. Een ingewikkeld vraagstuk vormt de onderhoudsvoorziening. Het verdient aanbeveling om in de samengevoegde administratie een onderhoudsvoorziening op te nemen die is uitgesplitst per gebouw. Daartoe is het nodig dat voorafgaande aan de samenvoeging een gelijke systematiek voor de onderhoudsvoorziening bestaat. Idealiter is een goede onderhoudsvoorziening gebaseerd op de inventarisatie van achterstallig onderhoud en een goed onderhoudsplan voor een periode van bijvoorbeeld 6 jaar. Indien geen goed inzicht in de omvang van achterstallig onderhoud bestaat, schakelt men bij voorkeur een derde (bijvoorbeeld Monumenten Wacht) in om daarover te adviseren. Inschakeling van een derde voorkomt discussie. (Let op! Het is niet noodzakelijk dat een voorziening het volledige budget van een restauratie omvat. Deze wordt immers pas uitgevoerd indien een redelijk deel aan subsidie kan worden verkregen.) Een andere post die harmonisatie kan vergen vormt de wijze waarop men de ontvangen grafrechten verantwoordt. In sommige gevallen komt het voor dat men de grafrechten als bate neemt in het jaar van ontvangst. De juiste methode is dat men een deugdelijke reservering voor de onderhoudskosten gedurende de looptijd van het grafrecht treft. Zie hiervoor ook hoofdstuk 12 (begraafplaatsen). De aanpassingen uit hoofde van de harmonisatie kan tot vragen leiden over de te maken keuzes. Het is goed om deze vragen aan de procesbegeleider kenbaar te maken. Het kan nodig zijn dat hij of zij daarover advies vraagt aan de dekenale financiële adviseur dan wel de econoom van het bisdom. Verder is het van belang dat u uw accountant informeert over eventuele gevolgen van de harmonisatie in het jaar voorafgaande aan de samenvoeging. Hij zal erop moeten toezien dat de jaarrekening een juist inzicht geeft. Eventueel kan hij daarover adviseren. Bij een geplande samenvoeging per 1-1-2010 is een bijkomend voordeel gelegen in de harmonisatie van grondslagen per 1-1-2009. Ten behoeve van de eerste verslaggeving van de samengevoegde parochie over 2010 is alsdan een goede vergelijking met 2009 mogelijk. Het administratieve team Naast de keuzes omtrent de doelstellingen van de administraties, de inrichting en de grondslagen is uiteraard van belang wie de administratie gaan voeren. Gelet op de omvang van de administratie van een grote parochie is het niet waarschijnlijk en ook niet aan te bevelen dat de penningmeester deze zelf (volledig) gaat voeren. In grote parochies ziet men doorgaans een klein team van vrijwilligers, waarbij ieder teamlid een vaste afgebakende taak heeft. Veelal geldt een uitzondering voor de ledenregistratie die op het centrale secretariaat wordt bijgehouden (eventueel door een professionele kracht). Hiervoor is al uiteengezet dat het mogelijk is om per locatie een administrateur in te schakelen die alles voor die locatie administreert. In de meest verregaande vorm is zelfs sprake van gescheiden administraties die periodiek worden samengevoegd. Aan te bevelen is dit niet. Samenvoeging is omslachtig en de penningmeester heeft vrijwel nooit een goed overzicht. Een beter systeem is een functionele splitsing. Het is goed mogelijk om de begraafplaatsadministratie en de bijdrageadministratie af te splitsen van de financiële administratie. Evenzo kan is de financiële administratie een splitsing over verschillende dagboeken plaatsvinden.
38
Het is wel van belang dat de administrateurs goede afspraken maken over de tijden waarop zij werken. Dit in verband met het inloggen op het portal. Ook kan het zijn dat een en ander de noodzaak van aparte bankrekeningen voor de bijdragen oproept. In dit kader kan men voor bijdragen overigens ook gebruik maken van tussenrekeningen. Bij een groter team is het van groot belang om heldere afspraken vast te leggen over de data waarop de administratie moet zijn bijgewerkt. Vooraf aan ieder boekjaar maakt men een planning ter zake. Financiële administratie Hiervoor is al het een en ander gezegd over belangrijke keuzes die nodig zijn voor de inrichting. In deze paragraaf beveelt het bisdom concreet aan om te kiezen voor een systematiek waarbij de volledige exploitatierekening van de grote parochie wordt gekoppeld aan kostenplaatsen. Dit opent de mogelijkheid om aan parochianen van de verschillende locaties de inkomsten en bestedingen specifiek voor hun locaties te tonen. Dit is met name van belang om hen te motiveren bij geldwerving. In verreweg de meeste locaties zal zichtbaar worden dat meer dan 90% van de te werven gelden direct of indirect ten goede komt aan bestedingen in de eigen locatie. Het is van groot belang daarover nu reeds met parochianen te communiceren. Nodig is dat niet alleen persoonskosten, maar ook afschrijvingen, onderhoudskosten en overige kosten worden toegerekend aan de locaties. Hetzelfde geldt voor de inkomsten. Bij veel geavanceerde financiële softwarepakketten bestaan goede mogelijkheden voor toerekening. Het bisdom propageert in dit kader het gebruik van de software van Navision die door de gezamenlijke bisdommen in Nederland wordt aangeboden aan alle parochies tegen een geringen kostenvergoeding. Navision beschikt over de mogelijkheid om te werken met zogenaamde Multi-dimensies, waarmee men bijvoorbeeld de kosten voor onderhoud kan toerekenen aan gebouwen (dimensie1) die men koppelt aan een locatie (dimensie 2). Evenzo kan men de loonkosten van personen koppelen aan een functie (dimensie 1) die men volgens een vaste verdeelsleutel toerekent aan locaties (dimensie 2). De mogelijkheden zijn onbegrensd. Met behulp van de genoemde dimensies zijn ook specificaties van balansposten per locatie of gebouw mogelijk. Dit is bijvoorbeeld van belang voor de administratie van de post onderhoudsvoorziening. Ledenregistratie / Bijdrageadministratie Gekoppeld aan de vorige paragraaf is van belang dat ook in de ledenregistratie en in de bijdrageadministratie een heldere keuze wordt gemaakt ten aanzien van de splitsing naar locaties of gemeenschappen. Ook op dit punt biedt Navision goede mogelijkheden. Indien bij de leden een locatiecode is ingevuld, opent Navision de mogelijkheid om de bijdragen van leden rechtstreeks toe te rekenen aan de juiste kostenplaats. De samenvoeging van parochies vormt een goed moment om aandacht te besteden aan wensen die samenhangen met Kerkbalans Nieuwe Stijl (zie www.kerkbalans.nl). Van belang is dat men in de toekomst leden kan selecteren op geefgedrag en andere specifieke kenmerken. Ondersteuning Navision Zoals uit het vorenstaande blijkt, is de software van Navision specifiek toegesneden op de eisen die aan de administratie van de grote parochie worden gesteld. Niet voor niets hebben de gezamenlijk bisdommen veel geld in maatwerk van deze software geïnvesteerd. Het bisdom beveelt het gebruik van Navision nadrukkelijk aan. Dikwijls klinkt het bezwaar dat de software complex is en voor menig vrijwilliger ontoegankelijk. Inderdaad is voor een goed gebruik van de software een zekere basiskennis op het gebied van geautomatiseerde administratie een vereiste. Maar dit past ook binnen het kader van een
39
grotere parochie. Wel geldt voor iedere gebruiker dat hij/zij eerst zelf met de software aan de slag gaat nadat een op parochies toegesneden training is gevolgd. De kosten daarvan komen vanzelfsprekend voor het bisdom. In Nederland zullen ongeveer 1200 parochies uiteindelijk de overstap naar Navison maken. Er is enorme belangstelling. In samenhang hiermee geldt normaliter een wachttijd voor de conversie en de trainingen. Let op! Met IPAL (Interkerkelijk Platform Automatisering en Ledenregistratie) bestaat de afspraak dat cursisten die in het kader van het project in Utrecht als trekker binnen een parochieverband willen optreden voorrang krijgen in de planning voor de conversie en de training. Van belang is dat een deelnemer die van deze voorrang gebruik wil maken, zich ook nadrukkelijke als zodanig meldt. Daarbij moet hij een brief overleggen, waaruit blijkt dat alle parochies de betrokkene als trekker erkennen. Archivering In veel administraties vormt een goede archivering een stiefkindje. Toch is het van belang om voor de samenvoeging goed na te denken over de archivering. Daarbij dient men een splitsing maken in de periode voor en na samenvoeging. Vóór samenvoeging: In de bijlage bij dit hoofdstuk is aangegeven hoe men dient te inventariseren welke archieven er zijn. Het is zonder meer een enorme klus om oude archieven samen te voegen en te harmoniseren. Dit is zeker ook niet zinvol. Het is wel belangrijk om archieven centraal te bewaren, conform de door het bisdom uitgegeven richtlijnen. Wel van belang is dat men heldere en logische keuzes maakt ten aanzien van de opslag en de bewaartijden van de oude archieven (in overeenstemming met (wettelijke) eisen). Indien mogelijk is de opslag op een unielocatie in de parochie (en dus niet thuis bij bestuurders!) aan te bevelen. Het verdient aanbeveling om per locatie te beschrijven welke oude (statische) archieven er zijn, wat daarin is terug te vinden en waar ze staan. Bij voorkeur maakt men van een dergelijke beschrijving een kleine database (kan bijvoorbeeld in Excel) zodat men vanuit verschillende gezichtspunten kan selecteren. En uitzondering geldt ten aanzien van de archivering van lopende contracten (dynamisch archief). Van belang is dat alle lopende contracten en overeenkomsten per locatie worden verzameld en dat men daarvan een deugdelijk contractregister aanlegt met informatie over: De leverancier; De te leveren goederen/diensten; Prijsafspraken; Looptijd; Overige relevante zaken. Na samenvoeging: Het is noodzakelijk om goed keuzes te maken over de te volgen systematiek van archiveren na de samenvoeging. De systematiek moet goed aansluiten bij de nieuwe situatie. Voor bankafschriften is de keuze dikwijls eenvoudig (chronologisch per jaar). Voor facturen en andere poststukken is de keuze veelal lastiger. Let op dat met alfabetische systemen dikwijls een knelpunt ontstaat indien mappen vol raken. Dat kan leiden tot de noodzaak tot herhaaldelijke verschuivingen. Numerieke volgordes kennen dit nadeel niet maar vergen een heldere koppeling in de administratie waarbij de nummers moeten worden vermeld.
40
Overige randvoorwaarden Het is voor de nieuwe situatie na samenvoeging van belang dat goede procedureafspraken worden gemaakt rond het inboeken en het sorteren van poststukken. Verder is evident dat men heldere afspraken maakt over de betalingsprocedure en de bevoegdheden ter zake. Van belang is dat men bestaande bevoegdheden goed in kaart brengt zodat men bij de aanpassingen geen doorhalingen vergeet. Het opvragen van standaard bankverklaringen kan in dit kader nuttig zijn. Het is van belang om na te denken over de hoeveelheid bankrekeningen die men op langere termijn wil aanhouden. Indien iedere locatie twee of drie bankrekeningen heeft, wordt men na samenvoeging al gauw geconfronteerd met twintig tot vijfentwintig bankrekeningen. Dit is op langere termijn weinig rationeel. Herstructurering zal nodig zijn. Voor betaalrekeningen is dit relatief eenvoudig. De herstructurering van de incassorekeningen voor bijdragen zal wel enige tijde vergen. Dit vergt een goede communicatie met parochianen.
41
CHECKLIST INVENTARISATIE ADMINISTRATIES 1. Welke administraties worden er bijgehouden op de locaties; Ledenregistratie; Bijdragen; Financieel; Begraafplaats; Salarissen; kasadministratie; Overigen. HARDWARE / SOFTWARE 2. Welke software gebruiken de locaties voor deze administraties? Weke locaties zijn aangemeld bij / actief in Navision? Welke maken gebruik van ander software (KLA, kerkhulp, Exact, Afas etc?) Welke niet financiële software is in gebruik ( Microsoft office 2003 0f 2007, andere?) 3. Welke hardware is op locaties beschikbaar? Desktops, Laptops, printers, multifunctionals, enz. INRICHTING ADMINISTRATIES 4. Welke kenmerken worden in de ledenregistraties geregistreerd? 5. Hoe luiden de rekeningschema’s die in de financiële administraties worden gebruikt? Tot welke niveaus gebruikt men verdichtingen? In hoeverre gebruikt men dimensies (Navision) kostenplaatsen en/of kostendragers? Is de begroting in de administratie opgenomen? welke dagboeken gebruikt men? 6. Welke rapportages zijn beschikbaar en met welke frequentie? 7 Hoe houdt men zicht op: De incasso van bijdragen; Andere vorderingen; Te betalen rekeningen. GRONSLAGEN /PERODIEKE BOEKINGEN 8 Hoe luiden de grondslagen die men toepast in de administratie en de verslaggeving? Hoe gaat men om met de waardering van gebouwen (aankoopprijs min afschrijving, actuele waarde, anders)? Welke afschrijvingspercentages gebruikt men voor de verschillende activa? Hoe gaat men om met effecten, obligaties en koerswinsten daarop? Hoe zijn de onderhoudsvoorzieningen opgebouwd? Hoe gaat men om met de reserveringen voor de toekomst uit grafrechten? Is er een reservering voor vakantiedagen en / of snipperdagen? Enz. enz. 9. Welke periodieke boekingen maakt men (van belang voor een zuivere periodieke verslaggeving? Afschrijvingen; Toerekening van jaarabonnementen / premielasten aan een periode; Toerekening van rente; Enz. enz.
42
ARCHIEVEN 10. Hoe worden administratieve bescheiden bewaard? Dagafschriften; Facturen / rekeningen; Declaraties; Poststukken; Contracten (zie hoofdstuk 14) 11. Welke archieven kent men en hoe zijn die ingericht? Chronologisch; Numeriek; Alfabetisch; Anders. BANKREKENINGEN / KASSEN 12. Kassen Welke kassen zijn er? Waarvoor dienen ze en wie houdt ze bij? 13. Bankrekeningen? Welke bankrekeningen zijn er Waarvoor dienen ze? Wie zijn tekeningsbevoegden? (Vraag standaard bankverklaringen op) MENSEN EN PROCEDURES 14. Welke vrijwilligers (en of professionals) zijn betrokken bij de administraties en de archivering? 15 Hoe zijn belangrijke procedures ingericht rond; Ledenregistratie; Postontvangst; Bestellingen van goederen en of diensten; Betalingen; Enz. enz. 16 Inkomsten Hoe is de organisatie rond de Aktie kerkbalans geregeld? Zijn er andere belangrijke geldwervingsacties? Hoe luidt de procedure rond collecte gelden? OVERIGEN In verband met samenvoeging (zie hoofdstuk 14) bovendien: inventarisatie kerkelijk kunstbezit (geregistreerd via de SKKN); inventarisatie roerende zaken (huisraad, inventaris).
43
9.
EEN CENTRAAL SECRETARIAAT
Inleiding De parochie van tegenwoordig is niet meer te vergelijken met de parochie van zo’n 10 tot 20 jaar geleden. Niet alleen omdat er sinds het Tweede Vaticaans Concilie en de komst van het nieuwe Wetboek van kerkelijk recht anders wordt gedacht over de parochie, ook externe factoren spelen een belangrijke rol. Er worden andere vragen en eisen aan de parochie gesteld, geloof is geen vanzelfsprekendheid meer en het zijn van katholiek betekent niet een vast patroon van gedragingen. Daarnaast, en dat is voor de inrichting van de werkzaamheden in een parochie van groot belang, worden er tegenwoordig allerlei eisen gesteld aan een organisatie. Permanente bereikbaarheid, goede informatie, een professionele financiële administratie, het gebruiken van allerlei soorten media, een adequate omgang met mensen en instanties en het toepassen van de juist regels: het wordt tegenwoordig vanzelfsprekend verwacht, ook van de parochie. Dat is nogal wat, en heel veel parochies kunnen daar dan ook niet aan voldoen. Waar straks grote besturen ontstaan, met een redelijke belasting voor de betrokken bestuurders en het pastoraal team, is een goed functionerend secretariaat een belangrijke en onmisbare schakel. Eén secretariaat Om op een goede en efficiënte wijze aan de diverse hiervoor genoemde eisen te kunnen voldoen, is het van belang dat de parochie één centraal en goed opgezet secretariaat heeft. In de map ‘Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen’ – die aan alle parochies is gezonden - is een uitgebreid hoofdstuk aan het secretariaat gewijd en worden tips gegeven voor het opzetten daarvan. In deze informatiemap verwijzen we naar dat hoofdstuk. In de grote parochie kennen we diverse locaties, die soms ver van elkaar verwijderd zullen liggen. Ondanks toegenomen mogelijkheden van communicatie via onder andere e-mail en mobiele telefoon, blijft het voor parochianen van belang om de kerk nabij te weten. Ook waar het administratieve zaken betreft. Er dient daarom een goed evenwicht gevonden te worden in het centrale en het locale niveau, ook wat dit soort zaken betreft. Op een locatie kan men een aantal administratieve en secretariële handelingen heel goed behartigen, waarbij het wel van belang is dat de locatie goed met het secretariaat van de parochie communiceert. Taken Een centraal secretariaat van een grote parochie zal dagelijks een groot deel van de dag bemand zijn ter wille van de bereikbaarheid. Dit is een heel belangrijk aspect, zeker als het secretariaat in de organisatorische sfeer de daadwerkelijke spin in het web moet zijn. Dit aspect vereist ook dat de mensen die op het secretariaat werken zich professioneel en dienstbaar opstellen. Men hoeft zich niet alles aan te laten leunen of voor elk karretje te laten spannen. Het adequaat en vriendelijk te woord staan van allerlei soorten mensen, met allerlei soorten vragen, is wel een primair taak van het secretariaat. Daarnaast zal het secretariaat een belangrijke rol spelen bij het beheren van de agenda van de parochie en de agenda van de pastorale beroepskrachten. Veel pastores moeten nog wennen aan het idee dat zij hierbij ondersteuning kunnen krijgen. Door het maken van afspraken meer op één punt te organiseren worden pastores minder belast. Het secretariaat zorgt verder voor alle voorkomende ‘papierwerk’, zoals het notuleren van vergaderingen, het kopiëren van stukken, het verzorgen van de post etc.. Op het secretariaat worden verder een aantal administraties of registraties bijgehouden, zoals de ledenregistratie (goeddeels geautomatiseerd), een financiële administratie, een registratie van de begraafplaats, diverse kerkelijke registers (doop, vormsel, huwelijk en overlijden), en
44
eventueel andere min of meer geautomatiseerde bestanden. Met betrekking tot al deze onderdelen dienen de betrokken medewerkers goed toegerust te zijn voor hun taak, zodat zij de programma’s kunnen bedienen en weten wat ze wel/niet kunnen en mogen doen, niet alleen op grond van wet- en regelgeving, doch ook op grond van afspraken. Aansturing Het secretariaat zoals hier omschreven draait waarschijnlijk niet op enkel vrijwilligers. Als op een bestuurlijk grotere schaal wordt gewerkt is het ook mogelijk om te investeren in een goed secretariaat. Het verdient de voorkeur dat in elk geval een betaalde kracht substantieel aanwezig is, zodat er één persoon is die goed weet wat er moet gebeuren. Deze persoon kan heel goed terzijde worden gestaan door vrijwilligers. Het secretariaat wordt ingericht door het bestuur van de parochie. Het bestuur dient aan te geven wat er moet gebeuren en op welke wijze. Daartoe stelt het bestuur ook de nodige middelen (apparatuur, programma’s, artikelen, een goede werkruimte etc.). beschikbaar. Het aansturen van het secretariaat wordt in de portefeuille van een van de bestuursleden gelegd. Dit bestuurslid geeft extra aandacht en zorg aan het secretariaat, lost problemen (mee) op en houdt toezicht op de dagelijkse werkzaamheden. Valkuilen Een parochie is een vrijwilligersorganisatie en gewend aan een – vooral - informele sfeer. Niet elke betrokkene heeft dan in de gaten dat er mensen op het secretariaat werken die in dienst zijn, waarvoor ze worden betaald. Er ontstaat daarnaast een zekere rangorde, niet omdat men betaald wordt, maar omdat men bepaalde taken en bevoegdheden heeft gekregen, waarop men ook beoordeeld wordt. Het vergt van de betrokken medewerkers, en van het bestuur, inspanning om dit goed te laten functioneren. Het secretariaat verricht, als het goed is, ook veel werkzaamheden voor het pastoraal team, terwijl de formele werkgever het bestuur van de parochie is. Het is van belang dat ook het pastoraal team goed weet wat men wel/niet kan verwachten en vragen van het secretariaat. Als zich op dit vlak in de praktijk problemen voordoen is het bestuur (of de portefeuillehouder) degene die daarin optreedt, op verzoek van een van de betrokkenen. Tot slot krijgt een goed functionerend secretariaat soms zoveel op het bord, dat men er langzaam maar zeker onder bezwijkt. De werkzaamheden dienen dan ook goed omschreven te zijn. Als er behoefte is aan meer ondersteuning en inzet van het secretariaat, dient dat voorgelegd te worden aan het bestuur, en niet op het secretariaat gedropt te worden. Rechtspositieregeling Voor secretarieel en administratief medewerkers kennen we in de RK Kerk geen landelijke rechtspositieregeling. Wel hanteert het Aartsbisdom een Rechtspositieregeling voor lekenpersoneel, welke goed gebruikt kan worden. Vrijwilligers ontvangen – indien gewenst – een vergoeding. Een voorbeeld van een regeling is aan dit hoofdstuk toegevoegd.
45
10
DE BEGROTING
Beleidskader In de begroting wordt het toekomstig beleid van een organisatie vertaald naar de financiële componenten. Daarbij toetst het bestuur of de behoeften passen binnen de financiële mogelijkheden. Het op- en vaststellen van een begroting is daarmee een van de belangrijkste taken van het bestuur, en zeker niet van de penningmeester alleen. De voorzitter van de parochie, pastoor en tevens lid van het pastoraal team, zal de wensen ten aanzien van het pastoraal beleid inbrengen, welke door het bestuur worden opgenomen in een sluitende begroting. Het opstellen, bespreken en vaststellen van een begroting is belangrijk in het kader van professioneel besturen. Een goed doordachte en gemotiveerde begroting, die door het hele bestuur in alle facetten begrepen wordt, schept de mogelijkheid voor ordelijk bestuurlijk functioneren, omdat in een goede begroting 80% van de beslissingen op bestuurlijk terrein min of meer genomen zijn. De begroting formeel De begroting van de parochie dient uiterlijk op 1 november voorafgaand aan het jaar waarop deze betrekking heeft, ter goedkeuring aan de bisschop te worden gezonden (artikel 55 Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie). Een eenmaal door de bisschop goedgekeurde begroting geldt vervolgens als grondslag voor de uitgaven in het komende jaar. Alles dat binnen de begroting valt – zowel kwantitatief als kwalitatief – kan door het bestuur in dat kader worden uitgevoerd. Dit betekent niet dat de artikelen 53 en 54 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie, buiten werking worden gesteld. Voor alle in die artikelen genoemde rechtshandelingen heeft het bestuur van de parochie de voorafgaande bisschoppelijke goedkeuring nodig. Die goedkeuring ziet dan niet meer op de vraag of de parochie de rechtshandeling financieel en beleidsmatig kan uitvoeren, maar op de vraag of zij op basis van de juiste contracten en andere noodzakelijke stukken is gebaseerd (zoals bijvoorbeeld bij arbeidsovereenkomsten, aanneming van werk, het verkopen van onroerend goed etc.). De exploitatiebegroting De grote parochie kent één administratie en dus ook één begroting, en uiteindelijk ook één jaarrekening. De begroting van de parochie wordt opgesteld aan de hand van een door het bisdom verstrekt model. De begroting van een grote parochie komt volgens een zorgvuldig gestructureerd proces tot stand en sluit aan op het beleidsplan. Voor het draagvlak van de begroting is het nodig dat locatieraden en werkgroepen onderbouwd kunnen aangeven welke middelen zij voor het opvolgende boekjaar nodig hebben om hun activiteiten binnen het beleid te kunnen uitdragen. De penningmeester zal hen in de gelegenheid stellen om dit voor een bepaalde datum te doen. De penningmeester verwerkt deze opgaven in een totale exploitatiebegroting. Indien hij onderdelen van de opgaven niet overneemt, bericht hij dit aan de werkgroepen onder opgave van redenen. Het verdient aanbeveling om de exploitatiebegroting per locatie vorm te geven. Dit kan de communicatie over financiën naar de afzonderlijke geloofsgemeenschappen (bijvoorbeeld rond de actie kerkbalans) verhelderen. Budgetten In een grote parochie zal men doorgaans aan de hand van de vastgesteld begroting budgetten beschikbaar stellen aan budgethouders. Het bisdom beveelt aan om een budgethouder per
46
locatie aan te stellen. Vanuit het budget worden specifieke kosten voor de betreffende locatie bekostigd. Let op! Het budget moet wel betrekking hebben op kosten waarvoor de budgethouder op de locatie verantwoordelijkheid kan dragen. Persoonskosten en grote onderhoudsuitgaven komen niet voor opname in een budget in aanmerking. Er kunnen ook diverse budgethouders worden aangewezen. Bijvoorbeeld de leiding van een pastoraatsgroep en/of andere werkgroepen. Toch moet men hier terughoudend mee omgaan. Het risico van onregelmatigheden neemt toe evenals het risico dat de penningmeester onvoldoende toezicht kan houden. Exploitatie versus liquiditeit Door de samenvoeging van parochies ontstaan grotere financiële eenheden die vragen om toenemende kwaliteit in de financiële beheersing. Het verdient sterke aanbeveling om in de nieuwe grote parochie te werken aan een begrotingssystematiek waarbij vanuit de exploitatiebegroting ook wordt toegewerkt naar een liquiditeitsbegroting. In de bijlage bij dit hoofdstuk is een en ander nader uitgewerkt. In dit kader werkt het bisdom aan beleid waarmee een vereenvoudigd machtigingsregime van toepassing kan worden voor parochies die gebruik maken van zorgvuldig en volledig uitgewerkte onderhoudsplannen, exploitatiebegrotingen en liquiditeitsbegrotingen. Beoordeling begroting Op grond van zijn toezichthoudende taak dient de bisschop de begroting van de parochie goed te keuren. Hiertoe hanteert de bisschop een aantal criteria. In de eerste plaats dient de begroting te sluiten met een positief resultaat. Vervolgens wordt gekeken naar aspecten van -
opportuniteit: doelmatigheid: financiën: zorgvuldigheid:
de begroting past in het bisdombeleid zoals dat is gepresenteerd; de doelstelling van de parochie wordt door de begroting gediend; het parochievermogen wordt niet onverantwoord zwaar belast; de begroting beantwoordt aan eisen van canoniek en civiel recht.
47
VAN EXPLOITATIEBEGROTING NAAR LIQUIDITEITSBEGROTING Aan de hand van de onderstaande sterk vereenvoudigde en verkorte voorbeelden volgt een stapsgewijze uiteenzetting van het onderscheid tussen beide hiervoor genoemde begrotingen. Als uitgangspunt geldt de onderstaande verkorte exploitatiebegroting van een parochie met drie locaties (Geloofsgemeenschappen 1,2 en 3; GG1 t/m GG3). De exploitatie van de parochie als geheel bedraagt in 2009 naar verwachting € 4.500 negatief. 1.BEGROTING 2009 GG1 Baten Parochianen Overigen Lasten Persoonskosten Afschrijvingen Onderhoudsdotatie Overige kosten Exploitatie uitkomst
GG2
GG3
Totaal
135.000,00 52.000,00 187.000,00
79.000,00 37.000,00 116.000,00
158.000,00 101.000,00 259.000,00
372.000,00 190.000,00 562.000,00
91.000,00 13.000,00 25.500,00 61.000,00 190.500,00 -3.500,00
49.000,00 11.000,00 21.000,00 51.000,00 132.000,00 -16.000,00
108.000,00 22.000,00 45.000,00 69.000,00 244.000,00 15.000,00
248.000,00 46.000,00 91.500,00 181.000,00 566.500,00 -4.500,00
De parochie beschikt over een onderhoudsplan dat hieronder is weergegeven. In dit plan is voor ieder afzonderlijk gebouw binnen de parochie het planmatig onderhoud uitgewerkt. 2.ONDERHOUDSPLANNING 2009 nr.
2010 nr.
begr.
2011 nr.
begr.
2012 nr.
be
2013 nr.
b
2014 nr.
b
be
Geloofsgemeenschap 1 € Kerkgebouw Schilderwerk Dakgoten Dakvlakken Voegwerk
€
€
€
€
€
35.000,00 10901 2009 12.000,00 11001 48.000,00 11101 112.000,00 11301
Geloofsgemeenschap 2 Kerkgebouw Schilderwerk Dakgoten Dakvlakken
27.500,00 20901 2009
Pastorie Schilderwerk
6.000,00 20902 2009
47.500,00 21001 2009 13.000,00 21201
Geloofsgemeenschap 3
68.500,00
44.000,00
19.000,00
103.500,00
32.000,00
109.000,00
112.000,00
6.500,00 21401 115.500,00
Het kan zijn dat het onderhoud niet precies volgens het tijdpad van de onderhoudsplanning wordt uitgevoerd.
48
3. ONDERHOUDSBEGROTING 2009 Geloofsgemeenschap 1 10901
35.000,00
Geloofsgemeenschap 2 20901 27.500,00 20902 6.000,00 21001 42.500,00 Totaal 111.000,00
Naast het onderhoud zal in 2009 een bedrag van € 55.000 worden besteed aan de inrichting van een centraal secretariaat (€ 30.000) en nieuw meubilair (€ 25.000).
In deze casus heeft de beheergroep gebouwen aangegeven dat het schilderwerk van de beide kerkgebouwen en de pastorie gelijktijdig in 2009 kan plaatsvinden, waarmee een korting van € 5.000 is bedongen op nr. 21001 die anders in 2010 zou zijn uitgevoerd. De onderhoudsbegroting voor 2009 gaat uit van totale onderhouduitgaven van € 111.000
4. LIQUIDITEITSBEGROTING 2009 Uitkomst exploitatiebegroting Afschrijving Dotatie onderhoudsvoorziening Cash Flow Onderhoudsbegroting
-4.500,00 46.000,00 91.500,00 133.000,00 -111.000,00
De opbouw van de Investeringen -55.000,00 liquiditeitsbegroting komt -166.000,00 dan als volgt tot stand. In de exploitatiebegroting Afname debiteuren 6.000,00 zitten posten die niet direct Afname schulden -9.000,00 een uitgave Mutatie werkkapitaal -3.000,00 vertegenwoordigen (afschrijvingen en dotatie -36.000,00 Ontwikkeling liquiditeit onderhoudsvoorziening). Deze worden uit de exploitatiebegroting gelicht, waarna een saldo ontstaat waarvoor de vakterm ‘Cash flow’ luidt. De Cashflow in deze parochie is voor 2009 begroot op € 133.000. Hierop in mindering brengt men de werkelijke verwachte onderhoudsuitgaven (€ 111.000) en de geplande investeringen ad € 55.000. De verwachte uitgaven in 2009 ad € 166.000 liggen hoger dan de lasten die in de exploitatiebegroting zijn meegewogen (€ 46.000 en € 91.500, ofwel € 137.500 in totaal). Tot slot is van belang welke ontwikkeling men in 2009 verwacht ten aanzien van vorderingen en schulden. Indien vorderingen gedurende het jaar per saldo afnemen (parochianen lopen in op achterstanden) dan neemt het banksaldo gedurende het jaar toe (in het voorbeeld € 6.000). Als de schulden van de parochie per 31 december 2009 naar verwachting € 9.000 lager zijn dan per 31 december 2008, neemt het banksaldo extra af. (€ 9.000). Per saldo spreekt men van een mutatie werkkapitaal van € 3.000. (Let op: onder het werkkapitaal vallen alle kortlopende vorderingen en schulden, waaronder belastingen, rente enzovoort). In het voorbeeld zullen de geldmiddelen van de parochie in 2009 volgens de begroting met € 36.000 afnemen, bij een exploitatietekort van € 4.500. In veel gevallen is het verschil tussen de exploitatiebegroting en de liquiditeitsbegroting fors hoger. Dit onderstreept het belang van de liquiditeitsbegroting2. 2
De eerste opzet van een liquiditeitsbegroting kan complex zijn. Neem voor nader advies contact op met de dekenaal financieel adviseur.
49
11.
WERKGROEPEN
Het Algemeen Reglement Voor alle parochies in Nederland geldt het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’ dat door de gezamenlijke bisschoppen is vastgesteld. Het reglement voorziet in artikel 49 in het inrichten van werkgroepen en in artikel 37 in het vaststellen van nadere regelingen door huishoudelijke reglementen. Om het werk in een parochie goed te organiseren, hetgeen nu al belangrijk is en nog meer aan belang wint bij schaalvergroting, is het noodzakelijk om de diverse activiteiten in de parochie goed op elkaar af te stemmen. Werkgroepen zijn een vast en belangrijk onderdeel van de parochie, terwijl verrassend vaak niet duidelijk is hoe hun werk is geregeld, wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe verschillende werkzaamheden zijn ingebed in het grotere geheel etc. Dat is op zich niet goed voor de organisatie, maar ook niet voor degenen die zich daarvoor in willen zetten en die gefrustreerd raken door de slechte organisatie. Een parochie kan de werkzaamheden van werkgroepen daarom heel goed regelen met hulp van een reglement. Een voorbeeld daarvan is als bijlage aan dit hoofdstuk toegevoegd. Het modelreglement is zodanig opgesteld dat het eenvoudig van toepassing kan zijn op heel verschillende werkgroepen en toch een uniform kader schept waarbinnen gewerkt wordt. Een huishoudelijk reglement bevat in elk geval geen bepalingen die in strijd zijn met het kerkelijk recht, meer specifiek: met het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie. Het oprichten van werkgroepen Vaker niet dan wel zijn werkgroepen formeel opgericht, hebben ze een duidelijke taak en wordt hun werk geëvalueerd, terwijl het niet alleen voor de parochie, doch ook voor de individuele vrijwilligers juist van groot belang is dat er een duidelijke structuur is waarbinnen men werkt. De motivatie van mensen gaat zienderogen achteruit als hun bijdrage niet wordt gewaardeerd of nergens toe leidt. Net zo goed is het jammer als mensen veel energie ergens in stoppen, terwijl niet duidelijk is waarom en hoezo ze dat doen. Onder de vlag van ‘de parochie’ is soms een veelheid aan activiteiten te vinden, waar het bestuur niet of nauwelijks zicht op heeft. Dat maakt de activiteiten die worden verricht en de mensen die daarbij betrokken zijn onnodig kwetsbaar. Het model huishoudelijk reglement voorziet in een duidelijke oprichting van een werkgroep door een besluit van het bestuur van de parochie. In het bestuur van de parochie is het pastoraal team vertegenwoordigt, via de voorzitter, zijnde de pastoor van de parochie. Het initiatief tot het oprichten van werkgroepen kan uitgaan van het bestuur, het pastoraal team of van parochianen. Het is aan het bestuur van de parochie om te bekijken of het oprichten van een bepaalde werkgroepen zinvol is, en past in het beleidsplan dat men hanteert en de doelstellingen die men wil bereiken. In het besluit dat het bestuur neemt worden in dit verband dan ook een aantal zaken opgenomen (zie artikel 2.5 van het model). Samenstelling Werkgroepen worden nogal eens willekeurig samengesteld. Niet zozeer op basis van datgene dat nodig is maar op basis van degenen die zich min of meer toevallig aandienen. Parochies zijn blij met iedere vrijwilliger die zich meldt, doch deze blijdschap kan er ook toe leiden dat allerlei mensen tamelijk ongericht aan het werk gaan. Of dat mensen afhaken, omdat niet duidelijk is wat het doel is, er geen samenhang zit in de werkzaamheden, er teveel mensen met hetzelfde profiel in een werkgroep zitten, er te weinig betrokken mensen zijn, een bestaande groep geen anderen toelaat, het eigenlijke werk niet wordt gedaan omdat het eigenlijk vooral gezellig is om bij elkaar te komen etc.
50
Bij het inrichten van een werkgroep doet men er dus goed aan om zich ook af te vragen wat voor mensen men zoekt in deze specifieke groep (doeners of denkers, of een mix daarvan?). Er is sprake van verschillende soorten werk en iemand die heel graag meedenkt over beleid hoeft nog niet goed te zijn in het organiseren van een viering, en iemand die aardigheid heeft in het versieren van de kerk wil nog niet meteen ook nadenken over beleidsplannen. Iemand die een ochtend per week gastvrouw wil zijn, wil niet de computer van het secretariaat bedienen en ga zo maar door. Een bestuur dat de juiste mensen op de juiste plaats weet te krijgen motiveert daarmee iedereen en helpt de organisatie een heel eind op weg bij het bereiken van de verschillende doelstellingen. In het modelreglement (artikel 3.3) is opgenomen dat men voor vier jaar wordt benoemd als lid van een werkgroep, welke termijn een of tweemaal verlengd kan worden. Het is goed om met termijnen te werken. Doorstroming houdt groepen fris en bij de tijd. Iemand die acht jaar in een werkgroep heeft gezeten, kan vervolgens best in een andere werkgroep benoemd worden. Op het principe van termijnen bestaan overigens wel uitzonderingen. Zo kan men van een koor best langer dan twee of driemaal vier jaar lid zijn en ook in een groep die de tuinen bijhoudt en klussen doet kan langer dan de genoemde termijn functioneren. Relatie met het bestuur Het is in alle gevallen van belang dat er een levendige relatie is tussen het bestuur van de parochie en de verschillende werkgroepen. Voor iedereen is het van belang dat men over en weer aandacht heeft voor elkaar, het menselijke aspect, voor elkaars werk en het functioneren in de organisatie, het organisatorische aspect. Het reglement voorziet erin dat elke werkgroep iemand uit het bestuur (of het pastoraal team) in haar gelederen heeft. Deze persoon fungeert als intermediair, als schakel, tussen het bestuur en de werkgroep. Op die manier kan men informatie uitwisselen, problemen aan de orde stellen en de uitvoering van werkzaamheden coördineren. De betrokken persoon is geen luistervink of zetbaas die om een boodschap wordt gestuurd. Hij of zij zorgt wel dat de werkzaamheden van een werkgroep aansluiting houden met het grote geheel en kan knelpunten tijdig signaleren. Werkwijze Elke werkgroep bepaalt – binnen het kader van reglementen en beleid – de eigen werkwijze. Eenmaal per jaar wordt door de werkgroep vastgesteld hoe vaak, waar en wanneer men vergadert. Voor vrijwilligers is het van groot belang om te weten waar men aan toe is. Ook andere belangrijke momenten worden aan het begin van het jaar in de agenda gezet en aan de leden van de werkgroep gegeven. Van vergaderingen wordt een kort verslag gemaakt. Alleen de actiepunten kan vaak al volstaan. De werkgroep voert een onderdeel van het werk van de parochie uit. Haar taak, positie en bevoegdheden zijn bepaald, zelf maakt de werkgroep elk jaar een jaarplan en – indien nodig – een bijbehorende begroting met betrekking tot haar eigen werkzaamheden. Genoemde plannen worden met het bestuur besproken en door het bestuur formeel goedgekeurd of vastgesteld. Daarmee neemt het bestuur ook verantwoordelijkheid voor de plannen en zorgt dat de benodigde middelen ter beschikking worden gesteld. Bij deze systematiek hoort uiteraard ook dat de werkgroep eenmaal per jaar de eigen werkzaamheden evalueert, met het bestuur en/of het pastoraal team bespreekt en wensen voor de toekomst kenbaar maakt. Opheffing In parochiegidsen komt men soms ellenlange lijsten van werkgroepen tegen, die feitelijk al lang niet meer of nog maar uit één persoon bestaan. Het opheffen van een werkgroep lijkt soms nog lastiger dan het oprichten ervan. Toch kan het heel verstandig zijn om een werkgroep op te
51
heffen. Bij werkgroepen die een specifieke activiteit verrichten ligt dit al erg voor de hand. Als de klus is geklaard markeert een besluit en het opheffen van de werkgroep dat moment. Er kunnen ook minder plezierige redenen zijn waarom een werkgroep niet meer functioneert. Het is voor alle betrokkenen beter, en bestuurlijk zorgvuldiger, om deze dingen dan ook bespreekbaar te maken en naar een goede oplossing te streven.
52
(MODEL) HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR PAROCHIËLE WERKGROEPEN (en/of BERADEN)
Artikel 1 omschrijving 1.1 Een werkgroep bestaat uit een groep van vrijwilligers die ondersteuning bieden aan bepaalde omschreven activiteiten van de RK Parochie ……………………………….. te ……………………………………. 1.2 Voor werkgroepen van deze parochie is onderstaand reglement van toepassing. 1.3 Dit reglement is overeenkomstig de artikelen 37 en 49 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie vastgesteld door het bestuur van de parochie. Artikel 2 oprichten van werkgroepen 2.1 Een werkgroep wordt formeel opgericht door het bestuur van de parochie. 2.2 Het initiatief tot oprichten van een werkgroep kan uitgaan van het bestuur, het pastoraal team of parochianen. 2.3 Bij het indienen van een initiatief tot oprichting van een werkgroep worden het doel van de werkgroep, het werkterrein en de wijze waarop aan de taken vorm wordt gegeven schriftelijk aangereikt. 2.4 Het voorstel als genoemd onder 2.3 wordt in het bestuur van de parochie besproken, waarna een gemotiveerd besluit wordt genomen. 2.5 Het oprichtingsbesluit vermeldt in elk geval: het doel van de werkgroep, de samenstelling en het aantal leden, de werkwijze, de wijze van jaarlijkse verslaggeving naar het bestuur en/of het pastoraal team, de wijze van secretariële ondersteuning van de werkgroep, de duur waarvoor de werkgroep wordt opgericht en dat dit reglement op de werkgroep van toepassing is. Artikel 3 samenstelling 3.1 Ten behoeve van de samenstelling van een werkgroep worden door het bestuur van de parochie profielschetsen opgesteld. Een profielschets houdt rekening met persoonlijke kwaliteiten (deskundigheid, ervaring, inzet), differentiatie binnen de groep (mannen, vrouwen, leeftijd, gewijde bedienaren, leken) en regionale spreiding over het bisdom. 3.2 De werkgroep kan bij het bestuur leden ter benoeming voordragen. 3.3 Het bestuur benoemt leden van een werkgroep voor een periode van vier jaar, welke periode eenmaal/tweemaal verlengd kan worden. 3.4 Het lidmaatschap van een werkgroep eindigt door: a het verstrijken van de termijn waarvoor men benoemd is; b opzegging door het lid; en op grond van disfunctioneren door; c opzegging door de werkgroep; d door ontslag uit de werkgroep door het bestuur van de parochie. 3.5 De in 3.4 sub c en d genoemde wijzen van beëindiging vinden niet plaats dan nadat hoor en wederhoor tussen betrokken partijen heeft plaatsgevonden. 3.6 Een bestuurslid of een lid van het pastoraal team is verbonden aan de werkgroep en maakt daarvan deel uit. Hij of zij woont de vergaderingen bij, heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid en kan indien nodig betrokken worden bij de uitvoering van besluiten van de werkgroep.
53
Artikel 4 werkwijze 4.1 De werkgroep kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Eventuele andere functies en taken worden in onderling overleg geregeld. De werkgroep draagt zelf zorg voor de voorwaarden van een goed functioneren, waaronder begrepen het motiveren van individuele leden, de werving van nieuwe leden op basis van de profielschets, het toerusten van leden, het bemoedigen en ondersteunen van leden, en overigens alles dat dienstig is aan het goed functioneren. 4.2 De werkgroep stelt eenmaal per jaar het aantal vergaderingen voor het komende jaar vast. De voorzitter draagt zorg voor de uitnodiging van de leden van de werkgroep door middel van een agenda waarbij relevante informatie wordt meegezonden. 4.3 De secretaris draagt zorg voor een kort verslag van het besprokene. In de eerstvolgende vergadering van de werkgroep wordt het verslag vastgesteld. 4.4 De voorzitter draagt er zorg voor dat de werkgroep een jaarplan en indien nodig een begroting maakt. 4.5 Het jaarplan en de begroting worden besproken met het bestuur van de parochie en door deze formeel vastgesteld. 4.6 Jaarlijks doet de voorzitter verslag van de werkzaamheden aan het bestuur en/of het pastoraal team van de parochie, waarbij de werkzaamheden worden geëvalueerd en wensen voor de toekomst worden besproken. Artikel 5 opheffing 5.1 Een werkgroep kan door het bestuur van de parochie worden opgeheven: a omdat de termijn waarvoor zij is opgericht is, is verstreken; b omdat het doel waarvoor zij is opgericht bereikt is; c omdat de werkgroep een gemotiveerd verzoek daartoe heeft gedaan; d omdat na zorgvuldig onderzoek is gebleken dat voor het voortbestaan van de werkgroep geen of onvoldoende draagvlak bestaat, hetgeen wordt veroorzaakt door onoverbrugbare meningsverschillen tussen leden van de werkgroep onderling of tussen de werkgroep en andere betrokkenen. 5.2 Een besluit als bedoeld onder 5.1 sub b t/m d wordt pas genomen nadat betrokkenen in de gelegenheid zijn gesteld hun opvatting te geven. 5.3 Het besluit tot opheffing bevat tevens de overwegingen die tot dat besluit hebben geleid. Artikel 6 slotbepalingen 6.1 Dit reglement bevat geen bepalingen die in strijd zijn met het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie. Bij twijfel gaan de bepalingen van het Algemeen Reglement voor. 6.2 Dit reglement kan door het bestuur van de parochie worden gewijzigd. 6.3 Bij (interpretatie)vragen over de toepassing van dit reglement beslist de werkgroep in principe zelf, eventueel nadat aan het bestuur van de parochie om advies is gevraagd. Dit reglement treedt in werking op: ………………………………… bestuur parochie …………………………… te ……………………… ……………………………………………… (vice)voorzitter
………………………………………… secretaris
54
12.
BEHEER VAN BEGRAAFPLAATSEN
Inleiding Een grote parochie bezit in de meeste gevallen meer dan één begraafplaats. Begraafplaatsen dienen goed beheerd te worden. Dit betekent dat ze in het bezit moeten zijn van een door de bisschop goedgekeurd reglement, een goede administratie hebben, in hun eigen exploitatie kunnen voorzien en er goed uitzien. Lang niet in alle gevallen blijken begraafplaatsen te kunnen voldoen aan de hiervoor genoemde eisen. Toch is dat belangrijk. De Wet op de Lijkbezorging is namelijk van toepassing, en deze wet kent een heleboel formele regels waar ook de parochiële begraafplaats aan dient te voldoen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op mogelijkheden van een zorgvuldig beheer van katholieke begraafplaatsen. Het betreft hier de beheersmatige aspecten. Via het bisdom is de brochure ‘Rusten in gewijde aarde’ verkrijgbaar, welke brochure ingaat op de achtergrond, de inrichting en de gebruiken op een katholieke begraafplaats. Diverse soorten Onder de naam ‘katholieke begraafplaats’ gaan heel verschillende vormen schuil. Ten eerste kennen we de begraafplaats die in eigendom en in beheer is van de parochie. Vervolgens zijn er begraafplaatsen ondergebracht in een kerkelijke of in een burgerlijke rechtspersoon. Tot slot zijn er de katholieke gedeeltes om te begraven op een algemene begraafplaats. Een algemene begraafplaats is een begraafplaats die wordt beheerd door de burgerlijke overheid (gemeente). De katholieke begraafplaatsen die worden beheerd door een kerkelijke rechtspersoon van de RK Kerk zijn collectief (mee)verzekerd in een aantal polissen en beheren kerkelijk vermogen. Het begraven van overledenen wordt door de RK Kerk traditioneel als een eigen taak van de kerk beschouwd. Dit neemt niet weg dat in het verleden begraafplaatsen zijn ondergebracht in een burgerlijke rechtspersoon, of zijn opgeheven, of gesloten. Reglementering Een begraafplaats dient een door de bisschop goedgekeurd reglement te hebben en dat ook daadwerkelijk te hanteren. In de praktijk blijkt het nogal eens hieraan te schorten, met allerlei vervelende gevolgen van dien. Grafrechten dienen schriftelijk te worden aangegaan en de beheerder van een begraafplaats dient nauwkeurig bij te houden wie waar begraven wordt (inclusief registratienummer) wie de rechthebbende is, hoe lang het grafrecht loopt etc. De beheerder dient ook te weten om wat voor soort grafrecht het gaat (algemeen of eigen) en in het geval van eigen graven dient men een jaar voor het aflopen van de termijn van het grafrecht verlenging aan te bieden aan de rechthebbende. Dit is maar een greep uit de regelingen die van toepassing zijn en waar men als beheerder van een begraafplaats niet omheen kan. Door de Kerkprovincie worden modelreglementen ter beschikking gesteld, die vervolgens op de eigen situatie van toepassing dienen te worden gemaakt. Het hanteren van het modelreglement betekent voor sommige begraafplaatsen dat men bekende en vertrouwde werkwijzen moet veranderen. Dit gebeurt niet in alle gevallen goed, hetgeen de beheerder kwetsbaar maakt voor verwijten van derden. Het beheer van begraafplaatsen Het beheer van begraafplaatsen valt in feite uiteen in twee belangrijke componenten: het dagelijks beheer en onderhoud (buiten) en het voeren van een juiste administratie (inclusief grafakte, nota’s, verlenging, registratie etc.). Daarnaast of daardoorheen loopt de component van de viering van de kerkelijke uitvaart, een taak waar doorgaans iemand van het pastoraal team en parochianen bij betrokken is/zijn. Voor
55
de kerkelijke uitvaart dienen ook afspraken met de parochie gemaakt te worden, echter betreft het hier een enigszins te onderscheiden onderwerp. Niet elke kerkelijke uitvaart resulteert immers in een begraving op het parochiekerkhof en andersom kan ook begraven worden zonder voorafgaande kerkelijke uitvaart. De pastorale aspecten worden hier niet nader beschreven, omdat we hier spreken over het beheer van de begraafplaats. Het beheer van de begraafplaats(en) gebeurt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de parochie. Hiertoe kan men heel goed een commissie in het leven roepen, die binnen een bepaald beschreven kader de uitvoering van het werk ter hand neemt. Het is van belang dat het bestuur dat kader stelt en dat ook binnen dat kader wordt gewerkt. Het bestuur blijft immers verantwoordelijk voor de juiste en zorgvuldige uitvoering van de werkzaamheden. In dat verband is het bestuur ook verantwoordelijk voor het voeren van een juiste administratie. Een geautomatiseerde verwerking van gegevens wordt op afzienbare tijd mogelijk. De administratie van de begraafplaats kan heel goed op een centraal punt (het parochiesecretariaat) worden gedaan. Op die manier ontstaat ook ervaring met de verschillende regels die nu eenmaal gelden en kan daar adequaat mee worden omgegaan. Het dagelijks onderhoud op de begraafplaatsen, inclusief het delven van graven, zal het beste per begraafplaats geregeld kunnen worden. Veel werk wordt nog verzet door vrijwilligers. Om dit werk in goede banen te leiden en een juiste afstemming te krijgen tussen de administratie en het dagelijkse beheer dienen goede afspraken gemaakt te worden. In dit verband is het van groot belang dat medewerkers op de begraafplaats (betaald of onbetaald) niet op eigen gezag grafrechten gaan uitgeven of anderszins een eigen koers gaan varen. Dit vergt, zeker in het begin, de nodige aandacht. Het model huishoudelijk reglement voor de locatieraad of voor een werkgroep (elders in deze informatiemap) kan hier nut bewijzen. De exploitatie Een begraafplaats dient zichzelf te kunnen bedruipen. De inkomsten bestaan uit de grafrechten, bijkomende kosten en de tarieven voor verlenging. In veel parochies stromen de inkomsten in de exploitatie van de parochie, omdat er geen afgescheiden voorziening voor de begraafplaats is getroffen. Dit leidt ertoe dat de begraafplaats ‘nooit middelen heeft’ voor (groot) onderhoud. In een aantal gevallen heeft dit tot gevolg dat middelen uit de exploitatie van de parochie naar de begraafplaats moet, hetgeen een ongewenste situatie is. Een begraafplaats kan zelf in de eigen exploitatie voorzien en – als men het goed doet – zelfs geld voor de parochie opleveren. Om een goed functionerende begraafplaats te realiseren dient een aantal zaken op orde te zijn. De begraafplaats ziet er goed uit, als grafrechten vervallen zijn worden graftekens verwijderd, de registratie van de begraafplaats is op orde (van alle graven is bekend wie er begraven is, hoe lang het grafrecht duurt, wie de rechthebbende is) afspraken worden op de juiste manier gemaakt en in de uitvoering blijken ze te kloppen. Aan dit alles hangt een prijskaartje. In veel parochies worden tarieven voor grafrechten geheven die op geen enkele manier in verhouding staan tot de hier genoemde voorwaarden. Omdat men ‘toch met vrijwilligers werkt’, of ‘de begraafplaats er niet goed bij ligt’ of ‘het altijd zo is geweest’ ziet men nut en noodzaak van een zakelijker aanpak niet. Op het moment dat rechthebbenden klagen, juridische procedures aanspannen en vergoedingen eisen bij fouten ligt dit ineens heel anders. In een gezonde exploitatie reserveert de begraafplaats voor de toekomst. Grafrechten die nu worden betaald in verband met een grafrecht voor 20 jaar, dienen in die periode afgeschreven te worden en niet in één keer opgesoupeerd. Hetzelfde geldt voor verlenging. De exploitatie houdt rekening met kosten voor grotere investeringen en in de toekomst wellicht ook voor meer
56
ondersteuning door betaalde bedrijven of medewerkers. In het algemeen wordt aanbevolen om de tarieven van de RK begraafplaats te relateren aan de tarieven die de gemeente hanteert op de algemene begraafplaats. Stappenplan De grote parochie die meer dan één begraafplaats beheert dient dit beheer op de een of andere manier zorgvuldig uit te voeren. Daartoe valt het volgende stappenplan te schetsen. 1. Inventariseer of alle begraafplaatsen een door de bisschop goedgekeurd reglement hebben. 2. Inventariseer of van alle begraafplaatsen een sluitende registratie aanwezig is. 3. Bekijk de begraafplaatsen op onderhoudstoestand en aanzien. Met de hiervoor genoemde gegevens kan men besluiten tot: 4. Het opstellen van één reglement dat rekening houdt met de historie van de verschillende begraafplaatsen (oude rechten) en met ingang van de datum van het nieuwe reglement harmonisering probeert door te voeren. 5. Het inrichten van één sluitende administratie (geautomatiseerd). 6. Het aanschrijven van alle rechthebbenden over hun grafrecht en de wijze waarop zij geregistreerd zijn, meesturen van het nieuwe reglement. 7. Maken van afspraken met de beheerders over onderhoud, delven van graven, wijze van uitgifte van graven, betalingen etc. NB: Het hanteren van één reglement voor alle begraafplaatsen in de parochie betekent niet dat ook elke begraafplaats opengesteld moet worden voor alle parochianen. Men kan hierover per begraafplaats beslissingen nemen. Aparte rechtspersoon De begraafplaats kan ook onder worden of zijn gebracht bij een aparte rechtspersoon. Kerkelijk vermogen wordt ondergebracht in een publieke kerkelijke rechtspersoon. Deze zijn collectief verzekerd en fungeren in relatie tot de bisschop zoals de parochie of een PCI. Een model voor statuten van een dergelijke rechtspersoon is als bijlage toegevoegd. Het oprichten van een kerkelijke rechtspersoon betekent nog niet dat ook de gronden over moeten worden gedragen. Per parochie dient bekeken te worden wat – gelet op de historisch gegroeide situatie – de beste vormgeving voor de toekomst zou kunnen zijn.
57
MODEL STATUTEN voor een KERKELIJKE INSTELLING RK BEGRAAFPLAATS(EN) PAROCHIE …………………. PREAMBULE (bevattende voorgeschiedenis; samenvoeging parochies, wel/geen eigendom van de diverse begraafplaatsen etc.) ARTIKEL 1 naam, zetel en aard 1.1 De kerkelijke instelling draagt de naam ‘RK begraafplaatsen Parochie …………….’ en is gevestigd te …………………….. 1.2 De kerkelijke instelling is een publieke kerkelijke instelling van de Rooms Katholieke Kerk in de zin van canon 116 van de Codex Iuris Canonici, en bezit als zodanig rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht op grond van artikel 2:2 BW. 1.3 De Algemene Bepalingen voor Kerkelijke rechtspersonen en katholieke burgerlijke rechtspersonen in de RK Kerkprovincie in Nederland, voor de laatste maal vastgesteld door de Bisschoppenconferentie van de RK Kerkprovincie op 12/13 december 1994, zijn van toepassing op de kerkelijke instelling. ARTIKEL 2 doelstelling De instelling heeft ten doel het beheer en de exploitatie van de Rooms Katholieke Begraafplaatsen van de parochie ………………………. gelegen aan de …………………… te ……………………, de ……………………… te………………….., (etcetera), alsmede al hetgeen daarmee in verband staat. ARTIKEL 3 geldmiddelen De geldmiddelen van de instelling bestaan uit: a. opbrengsten uit de bedrijfsvoering; b. het door de instelling gevormd vermogen; c. subsidies, bijdragen, giften, erfstellingen en legaten; d. andere baten. Het vermogen van de instelling wordt aangewend met betrekking tot het doel, zoals dat in deze statuten staat omschreven. ARTIKEL 4 bestuur 4.1 Het bestuur van de instelling bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste zeven personen. 4.2 Een lid van het bestuur wordt – op voordracht van het bestuur – benoemd door de aartsbisschop. 4.3 Als lid van het bestuur zijn benoembaar katholieken die uitmunten door een vast geloof, een rechtschapen levenswandel en een wijs oordeel. 4.4 De bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar, en zijn terstond eenmaal herbenoembaar. 4.5 Als lid van het bestuur kunnen niet benoemd worden zij, die door het bestuur in loondienst zijn aangesteld, en zij, die leveringen van goederen en betaalde diensten ten behoeve van de instelling verrichten. 4.6 Het bestuurslidmaatschap is verenigbaar met het bestuurslidmaatschap van de parochie.
58
ARTIKEL 5 einde bestuurslidmaatschap 5.1 Het bestuurslidmaatschap eindigt: door aftreden; door overlijden; door ontslag door de aartsbisschop van Utrecht; doordat men onder curatele wordt gesteld. 5.2 De aartsbisschop van Utrecht kan om gewichtige, te zijner beoordeling staande redenen, een bestuurslid uit zijn functie ontslaan, alsook het gehele bestaande bestuur ontbinden, nadat in beide gevallen een onderzoek der feiten heeft plaatsgehad, de betrokkenen in hun belang zijn gehoord en de pastoor is geraadpleegd. 5.3 Wanneer het bestuur wordt ontbonden, regelt de bisschop de vervulling van de daardoor ontstane vacature en de verdere gevolgen in verband met de omstandigheden. 5.4 Indien het aantal bestuursleden daalt beneden drie, dan vormen de overige bestuursleden desalniettemin een bevoegd kollege onder de verplichting zo spoedig mogelijk in de vacatures te voorzien. Indien het bestuur verzuimt binnen drie maanden na het ontstaan der vacature een voordracht van kandidaten bij de bisschop in te dienen, is deze bevoegd zelfstandig in deze vacature(s) te voorzien. ARTIKEL 6 werkwijze bestuur 6.1 Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris, voorzitter en penningmeester kunnen niet in een persoon verenigd worden. 6.2 De bestuursleden ontvangen als zodanig geen beloning, doch kunnen de in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten in rekening brengen bij de instelling. 6.3 Het bestuur vergadert tenminste zes maal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden zulks nodig achten. In dit laatste geval is de voorzitter verplicht het bestuur binnen veertien dagen na ontvangst van het verzoek bijeen te roepen. 6.4 De voorzitter roept de vergadering bijeen en stelt de agenda vast. 6.5 De secretaris houdt notulen van het verhandelde in elke vergadering. Deze notulen worden in de eerstvolgende vergadering van het bestuur vastgesteld en getekend door de voorzitter en de secretaris. 6.6 Van schriftelijk genomen besluiten wordt in de eerstvolgende vergadering melding gemaakt, zij worden in de notulen van deze vergadering opgenomen. ARTIKEL 7 besluitvorming 7.1 Besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen der aanwezige leden. 7.2 In een vergadering waarin niet meer dan de helft van de leden aanwezig is, kunnen geen geldige besluiten worden genomen. 7.3 In dringende omstandigheden, zulks ter bepaling van de voorzitter, kunnen ook buiten de vergadering besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. 7.4 Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij één der aanwezigen schriftelijke stemming verlangt. 7.5 Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 7.6 Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen; bij staking van stemmen over personen beslist het lot.
59
ARTIKEL 8 bevoegdheden van het bestuur 8.1 Het bestuur is belast met bestuur van de instelling en met het beheer van het vermogen, en is bevoegd tot alle daden van beheer en beschikking. 8.2 Het bestuur heeft de schriftelijke en voorafgaande goedkeuring van de aartsbisschop nodig voor: a. het aannemen of verwerpen van erfstellingen, legaten, schenkingen of fundaties, alsmede het doen van schenkingen. b het verkrijgen, vervreemden, hypothecair belasten, in pacht of huur geven, in gebruik of bruikleen geven van onroerende zaken of vestigen van zakelijke rechten, het instemmen met plaatsing op een monumentenlijst, alsmede het aangaan van andere overeenkomsten die bezwarend zijn voor de instelling. c. het verstrekken en aangaan van geldleningen, anders dan de gewone transacties met bankiers of kassiers. d. het vervreemden, verpanden, in bruikleen geven en op welke wijze dan ook aan zijn bestemming onttrekken van voorwerpen van kunst en wetenschap, geschiedkundige gedenkstukken of andere roerende zaken van bijzondere waarde. e. het oprichten, afbreken, verbouwen of van bestemming veranderen van tot het vermogen der instelling behorende gebouwen en van meubelen van bijzondere waarde, alsmede het verrichten van buitengewone herstellingen. f. het aanleggen, uitbreiden of sluiten van (een deel van) de begraafplaats. g. het voeren van processen als eiser of verweerder, het opdragen van geschillen aan de beslissingen van scheidsgerechten en het aangaan van dadingen. 8.3 De instelling wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris dan wel door het bestuur in zijn geheel. ARTIKEL 9 rekening en verantwoording 9.1 Het boekjaar van de instelling valt samen met het kalenderjaar. 9.2 Jaarlijks vóór één november maakt het bestuur de begroting op van alle inkomsten en uitgaven voor het volgend boekjaar en zendt deze ter goedkeuring naar de aartsbisschop. 9.3 De penningmeester doet jaarlijks aan het bestuur vóór de eerste mei rekening en verantwoording van zijn beheer over het afgelopen boekjaar door overlegging van de rekening en verantwoording van alle inkomsten en uitgaven en van een balans van alle bezittingen en schulden bij het einde van het boekjaar. 9.4 Het bestuur zal deze jaarstukken doen controleren door een registeraccountant of, na voorafgaande goedkeuring van de bisschop, door een daartoe toegelaten persoon of instantie. 9.5 De rekening en verantwoording worden ter goedkeuring aan de aartsbisschop gezonden. ARTIKEL 10 penningmeester 10.1 De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen der ontvangsten, het verlenen van kwijting en het doen van de uitgaven, voor het behoorlijk bijhouden van de financiële administratie en het aanleggen en bijhouden van zodanige registers als voor een juist beheer door het bestuur nodig wordt geoordeeld. 10.2 De penningmeester geeft het bestuur kennis wanneer schuldenaren in betaling nalatig zijn. 10.3 De penningmeester betaalt geen rekeningen van boven 2.500 euro tenzij deze door minstens één ander lid van het bestuur zijn gefiatteerd.
60
10.4
Het bestuur heeft te allen tijde het recht om inzage te nemen van de kas, boeken en bewijsstukken van de penningmeester; deze is verplicht alle gevraagde inlichtingen en ophelderingen van zijn geldelijk beheer te verschaffen.
ARTIKEL 11 dagelijks beheer 11.1 Het bestuur kan voor het dagelijks beheer een beheerder aanstellen. 11.2 De bevoegdheden, taken en werkzaamheden van de beheerder worden door het bestuur vastgesteld. 11.3 De rechtspositie en de arbeidsvoorwaarden van voornoemde medewerkers worden geregeld door het bestuur, met inachtneming van de daarvoor geldende regels. ARTIKEL 12 reglementen Het bestuur legt in een beheersreglement de nadere regelingen omtrent de uitgifte van grafrechten vast. Dit reglement behoeft de schriftelijke goedkeuring van de aartsbisschop. ARTIKEL 13 statutenwijziging 13.1 Het bestuur kan besluiten tot het wijzigen van deze statuten. 13.2 Een besluit tot wijziging van deze statuten kan slechts genomen worden met meerderheid van stemmen in een vergadering van het bestuur waarbij tenminste 2/3 van het aantal in functie zijnde bestuursleden aanwezig is. 13.3 Indien in een vergadering het vereiste aantal leden van het bestuur niet aanwezig is, wordt opnieuw een vergadering uitgeschreven. In deze vergadering kunnen de aanwezige bestuursleden bij meerderheid van stemmen besluiten. 13.4 Een besluit tot statutenwijziging behoeft de goedkeuring van de aartsbisschop. ARTIKEL 14 ontbinding 14.1 Bij ontbinding van de instelling geschiedt de liquidatie door het bestuur. 14.2 Een eventueel batig saldo zal door het bestuur worden bestemd voor een ideëel doel, zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel van de instelling. 14.3 Een besluit tot ontbinding alsmede de bestemming van het eventueel batig saldo behoeven de goedkeuring van de aartsbisschop. ARTIKEL 15 slotbepaling In alle gevallen waarin deze statuten of eventuele reglementen niet voorzien, beslist het bestuur met inachtneming van de geldende wettelijke regelingen.
61
13.
GEBOUWEN
Hardnekkig misverstand: samenvoeging in verband met kerksluiting Een hardnekkig en welhaast onuitroeibaar en schadelijk misverstand is de gedachte dat met de samenvoeging van parochies ook een keuze wordt gemaakt voor de sluiting van kerkgebouwen in (kleinere) dorpsgemeenschappen. Niets is minder waar. Toegegeven. Garanties bestaan niet. Indien parochies gebukt gaan onder permanente exploitatietekorten en onderhoudskosten van gebouwen die niet meer op te brengen zijn, kan een situatie ontstaan, waarbij keuzevraagstukken rond kerkgebouwen onvermijdelijk zijn. Waar die problematiek zich gaat voordoen, staat dat los van de samenvoeging van parochies. Het bisdombeleid ongewijzigd Het beleid van het bisdom ten aanzien van gebouwen, zoals onder meer vastgelegd in de map ‘Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen’ blijft gehandhaafd. Dat beleid is samengevat weer te geven als volgt. Voor kerkgebouwen geldt dat het bisdom zoveel als mogelijk de instandhouding nastreeft. De noodzaak hiertoe weegt zwaarder in dorpgemeenschappen, waarbij de naastgelegen kerklocaties relatief ver weg liggen. Hoewel ook in stedelijke gebieden een natuurlijke voorkeur tot instandhouding bestaat, kan sluiting eerder in overweging worden genomen. Ten aanzien van de instandhouding is eerder een notitie verschenen waarbij het bisdom mogelijkheden aanreikt om creatief om te gaan met de openstelling van kerkgebouwen. Voor andere gebouwen is het beleid van het bisdom erop gericht om te komen tot een volume dat past in het pastorale beleid voor de grote parochie (tot 2010 het parochieverband). Doelstelling is dat in de grote parochie (op termijn) wordt geformuleerd over welke ruimten en gebouwen men in de nabije toekomst moet kunnen beschikken. In dit verband kan worden gedacht aan: pastorieën (hoeveel woonruimte is nodig), mortuaria, secretariaatsruimtes, parochiezalen enz. Doelstelling is dat het aandeel van de kosten van gebouwen ten laste van de exploitatiebegroting op langere termijn geleidelijk wordt teruggebracht tot 30%-35%. In dit verband is al langer het beleid van kracht waarbij, binnen parochieverbanden, overleg moet worden gevoerd over grote investeringen (> € 75.000) alvorens men ter zake een machtigingsaanvraag bij het bisdom indient. Gevolgen van samenvoeging Door samenvoeging gaat de eigendom van alle gebouwen van rechtswege over op de nieuwe parochie. Het is niet nodig dat hiertoe aparte transportaktes passeren, omdat het decreet van de bisschop rechtsgeldig een nieuwe situatie schept. Zie voor nadere uitleg van juridische aspecten hoofdstuk 14. Het bestuur van de nieuwe grote parochie is verantwoordelijk voor het beheer van alle kerkgebouwen en overige gebouwen in de parochie. Ook voor de grote parochie geldt dat het zorgvuldige beheer van gebouwen plaatsvindt binnen de criteria die zijn geformuleerd vanuit pastoraal beleid. De regel dat voor machtigingsaanvragen overleg binnen het parochieverband nodig is, is na de samenvoeging uiteraard niet langer opportuun. Adviescommissie gebouwenbeheer Het organigram elders in deze informatiemap kent een adviescommissie gebouwen, vanwege het feit dat in de grote parochie de totale component gebouwen een aanzienlijke werklast met zich mee zal brengen op het gebied van:
62
het beheer van alle gebouwen; planvorming/advisering rond (toekomstig) gebruik, verhuur en/of verkoop; planvorming/advisering rond renovatie en restauratie; onderhoudsplanning; begeleiding van/toezicht op de uitvoering van werkzaamheden. Vanzelfsprekend geld bij deze opsomming het uitgangspunt dat het bestuur eindverantwoordelijkheid draagt en dat op veel punten gebruik kan en zal worden gemaakt van de deskundigheid van derden en of van de bouwadviseurs van het bisdom. De werkzaamheden en contacten die daartoe nodig zijn, vergen naar verwachting zoveel tijdsbeslag dat het zinvol is om een aparte adviescommissie van vrijwilligers in te richten. Het bestuur zal wel regelmatig en intensief contact met deze groep onderhouden, bij voorkeur via een lid van het bestuur die de vergaderingen van de adviescommissie bijwoont. Verder is van belang dat de leden van de adviesgroep op een zorgvuldig gestructureerde wijze contacten onderhouden met de locatieraden, die in verband met het dagelijks onderhoud en toezicht actief zijn in de diverse gebouwen. Aangenomen mag worden dat de omvang van de onroerend goed portefeuille een zekere aantrekkingskracht heeft op vrijwilligers die hun specifieke deskundigheid op dit gebied willen inzetten. Indien mogelijk verdient het aanbeveling om de adviesgroep al voor de feitelijke samenvoeging te formeren, zodat men kan gaan werken aan de inventarisatie van het gebouwenbezit. Inventarisatie in aanloop naar samenvoeging Het gebouwenbeleid dat in aansluiting op het pastorale beleid dient te worden gemaakt, is geen zaak die perse voor de datum van samenvoeging moet zijn afgerond. In feite is sprake van een doorlopend proces van ontwikkeling en voortschrijdend inzicht. Het is van belang dat in verband met de samenvoeging een goede inventarisatie tot stand komt van het totale gebouwenbezit. Aansluitend hierop kan een centraal archief voor de gebouwen worden aangelegd. Ten aanzien van een goede inventarisatie valt te denken aan een gedocumenteerde registratie waarin onder meer de volgende gegevens worden opgenomen: Algemeen Omschrijving van het gebouw. Beschrijving bouwaard / ligging Bouwjaar Architect Kadastrale gegevens Status (rijksmonument / gemeentelijk monument / geen monument) Gebruik en mogelijkheden Beschrijving van de ruimtes Oppervlak Huidig gebruik Frequentie van huidig gebruik Eigen gebruik / derden Onderhoud Staat van onderhoud Aanwezigheid onderhoudsplanning
63
-
Beschrijving eventueel achterstallig onderhoud
Financieel OZB waarde Verzekerde waarde Taxatiewaarde geschatte marktwaarde Jaarlijkse lasten (verzekeringspremie, zakelijke lasten, energie) Noodzakelijke dotatie jaarlijks onderhoud Geschatte omvang eventueel achterstallig onderhoud Eventuele jaarlijkse opbrengsten Onderhoudsplannen / harmonisatie Voor een zorgvuldig beheer van gebouwen en een gedegen financieel beleid zijn goed onderbouwde meerjaren- onderhoudsplannen onontbeerlijk. In het kader van de harmonisatie voorafgaande aan samenvoeging kunnen onderhoudsplannen en inventarisaties rond achterstallig onderhoud worden gebruikt om tot een evenwichtige vaststelling van onderhoudsvoorzieningen voor de afzonderlijke gebouwen te komen (zie ook hoofdstuk 8). Voor het bestuur van de grote parochie zijn onderhoudsplannen nodig om te kunnen komen tot goede (liquiditeitsbegrotingen, zie ook hoofdstuk 10). Hoewel met het opstellen van onderhoudsplannen kosten samenhangen, zijn deze, afgezet tegen het belang, relatief gering. Daarbij geldt bovendien dat deze kosten zich doorgaans slechts eens in de vijf of zes jaar voordoen. In dit kader heeft het bisdom met de Monumentenwachten van de provincies Overijssel, Gelderland en Utrecht afspraken gemaakt over het tegen gunstige tarieven vervaardigen van onderhoudsplannen. Deze mogelijkheid staat open voor parochies die zich met hun gebouwen als lid van de Monumentenwacht hebben aangemeld. De bereidheid bestaat om naast de monumentale (kerk)gebouwen ook niet monumentale kerkgebouwen in de onderhoudsplannen op te nemen. Voor gebouwen die vallen onder het Besluit Rijkssubsidiëring Instandhouding Monumenten (BRIM) komen zowel het abonnementsgeld voor de monumentenwacht alsook de kosten van de onderhoudsplannen voor subsidiëring in aanmerking. Desgewenst kunnen de adviseurs op het gebied van bouwzaken van het bisdom behulpzaam zijn voor informatie over dit onderwerp.
64
14.
SAMENVOEGING (FUSIE)
Inleiding De bevoegdheid om parochies op te richten, op te heffen of deze te veranderen komt toe aan de bisschop. Hij dient hiertoe de priesterraad te horen. De plaatselijke kerk (het bisdom) is verdeeld in parochies, die elk een eigen territorium hebben. De grenzen van de parochie zijn in de loop der tijd aan verandering onderhevig (geweest), al naar gelang de omstandigheden daarom vragen. De samenvoeging van parochies gebeurt door een decreet van de bisschop, waarin de oude parochies worden opgeheven, onder gelijktijdige oprichting van een nieuwe parochie, die als rechtsopvolger alle rechten, verplichtingen, schulden en bezittingen van haar voorgangers op zich neemt. In het Nederlands recht wordt de samenvoeging naar kerkelijk recht erkend. De figuur van de samenvoeging wordt in het Nederlands recht fusie genoemd. Verhouding parochie, bisdom en bisschop De door de bisschop wettig opgerichte parochie is een zelfstandige rechtspersoon, waarvoor het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie geldt, en die naar Nederlands recht wordt erkend als rechtspersoon naar Nederlands recht. In het kerkelijk recht van de RK Kerk is het bisdom en niet de parochie de plaatselijke kerk. De bisschop is zelf géén bestuurder van de parochies, hij bestuurt het bisdom en heeft een toezichthoudende rol op het hele reilen en zeilen in zijn bisdom, dus zowel op pastorale-inhoudelijk, als op bestuurlijk en financieel terrein. Aan zijn verantwoordelijkheden als bestuurder van het bisdom - en toezichthouder van de parochies - geeft de bisschop inhoud door pastorale beroepskrachten en bestuurders te benoemen, reglementen vast te stellen, bisschoppelijke machtigingen af te geven bij bepaalde handelingen, de begroting van instellingen goed te keuren, alsmede de jaarrekening én door de omvang van parochies te bepalen. Samenvoeging in de praktijk Door de samenvoeging van parochies ontstaat een nieuwe parochie. Het decreet van de bisschop somt de parochies op die het betreft, hoe de nieuwe parochie gaat heten, welke pastorale beroepskrachten en bestuursleden worden benoemd, de datum waarop de nieuwe parochie een feit is en welke rechtsgevolgen dat met zich meebrengt. Het decreet schept een nieuwe situatie en is constituerend. De samenvoeging door middel van een decreet van een bisschop blijkt een formeel stuk waar de rechtspraktijk niet mee uit de voeten kan en is bijvoorbeeld ook geen inschrijfbaar feit voor registratie in openbare registers. Ofschoon voor de geldigheid niet vereist, draagt de bisschop het nieuwe bestuur op om een zogenaamde akte van fusie bij de notaris te doen passeren. Deze akte houdt in dat de notaris constateert dat de bisschop een decreet heeft uitgevaardigd, waarmee een nieuwe parochie is opgericht en dat hij dit op grond van het kerkelijk recht kon doen. Met de akte van fusie kan de notaris vervolgens een zogenaamde wijziging tenaamstelling van onroerende zaken bewerkstelligen. De akte kan ook in het rechtsverkeer gebruikt worden om in voorkomende gevallen aan derden te overhandigen. Rechtsgevolgen De samenvoeging van parochies heeft als belangrijk rechtsgevolg dat vanaf het moment van samenvoeging alle bezittingen, rechten, verplichtingen en schulden van de voormalige parochies naar de nieuwe parochie gaan. Dit noemt men juridische een overdracht onder algemene titel. Niet alleen die bezittingen, goederen en rechten die men kende gaan op deze
65
manier over naar de nieuwe rechtspersoon, ook hetgeen men niet wist of kende gaat over, alsmede toekomstige rechten (erfenissen bijvoorbeeld). Dit heeft tot gevolg dat formeel een nieuwe situatie ontstaat, en die moet in feite ten uitvoer worden gebracht. Daarmee wordt bedoeld dat op allerlei niveau aan betrokkenen kenbaar dient te worden gemaakt dat een nieuwe parochie is ontstaan. Te denken valt aan werknemers, banken, leveranciers, de gemeentelijke overheid, de belastingdienst, bedrijfsverenigingen, pensioenfondsen en andere instanties. Aan genoemden wordt ter informatie een bericht gestuurd dat de nieuwe parochie, door samenvoeging van de voormalige parochie, de nieuwe partij in het contract of contact is. Het is van belang om de wijziging tenaamstelling op alle niveaus zo spoedig mogelijk door te voeren, ter voorkoming van misverstand en verwarring. Inventarisatie ex canon 1283 CIC Op grond van canon 1283 van het Wetboek van canoniek recht dient elke parochie een overzicht te hebben van haar rechten en verplichtingen. Dit betekent een recent financieel overzicht (balans of recente jaarrekening), een overzicht van de bestaande contracten (rondom personen, gebouwen etc.), een overzicht van de onroerende en roerende zaken (kerkelijke en profane). Waar een dergelijk overzicht onverhoopt ontbreekt is de samenvoeging een goed moment om het op te stellen. Zie in dit verband ook hoofdstuk 8! De inventarisatie bevat in elk geval: een balans een lijst met onroerende zaken (eventueel met waardestelling) een lijst inzake kerkelijk kunstbezit (geregistreerd via de SKKN) een lijst met roerende goederen (huisraad en kantoorinventaris) een overzicht van lopende verplichtingen, te weten: arbeidsovereenkomsten of daarmee vergelijkbare overeenkomsten; huur- en pachtovereenkomsten; fundaties; hypotheken; zakelijke rechten; geldleningen; bruikleenovereenkomsten; lasten en dergelijke, voortkomend uit erfstellingen; verzekeringsovereenkomsten (met name i.v.m. opstallen); andere overeenkomsten die van belang zijn. Pensioenkwesties Door samenvoeging van parochies kan een situatie ontstaan dat het bestuur van de parochie met een veelheid aan verschillende pensioenregelingen te maken krijgt. Dit is ook voor de toekomst niet helemaal te vermijden, omdat voor een aantal categorieën een specifieke regeling geldt, die deels voortkomt uit een andere positie en deels historisch verklaarbaar is. Behalve in de categorie van de zogenaamde uitgeslotenen, dit zijn - naast de priesters en diakens (formeel geen werknemers) - pastoraal werkers (PNB), huishoudelijke medewerkers (PNB) en kerkmusici (Centraal Beheer/Achmea), kunnen parochies mensen in dienst hebben die aangemeld zijn bij het PGGM of bij een ander fonds. Het PGGM kent als regel in de polis dat, indien een werkgever eenmaal een contract met het PGGM is aangegaan, hij álle werknemers (behalve de uitgeslotenen) dient aan te melden bij het PGGM. Bij gelegenheid van een samenvoeging van parochies dient de situatie met betrekking tot de aanmelding van werknemers dan ook gesaneerd worden. Hierbij doen zich de volgende twee situaties voor.
66
I. Werknemers die eerder geen pensioenvoorziening hadden maar die dat nu wel dienen te krijgen. Een pensioenvoorziening behoeft op grond van de wet niet aangeboden te worden. Doet men dit voor één werknemer wel, dan moet men dit (op grond van het gelijkheidsbeginsel) voor alle werknemers doen. Door schaalvergroting én door het afnemend aantal priesters (die formeel geen pensioenvoorziening hebben) hebben veel parochies nu al te maken met pastoraal werkers, voor wie in elk geval de pensioenvoorziening via het PNB loopt. Heeft men een dergelijke werknemer in huis dan ontstaat vanzelf ook voor andere eventuele werknemers het recht op een pensioenvoorziening. Door samenvoeging komen parochies bij elkaar en dus ook werknemers. Zij die nog niet aangemeld waren, dienen dat op de datum van de samenvoeging te worden. De regeling gaat voor hen dan ook op die datum in, het betreft namelijk een nieuwe situatie in een nieuwe rechtspersoon, zodat geen sprake is van een regeling met terugwerkende kracht. Eventuele inkoop is een privé zaak. Het kan zijn dat een werknemer geen prijs stelt op een pensioenvoorziening en daarvan dus afstand wil (blijven) doen. Dit is op grond van de wet echter niet meer toegestaan. Bestaande zogenaamde afstandsverklaringen worden bij gelegenheid van overgang naar een andere werkgever geactualiseerd. Oude rechten worden dus gerespecteerd, wel wordt opnieuw de vraag gesteld of men afstand wil blijven doen van een pensioenvoorziening. II. Werknemers die een pensioenvoorziening elders hebben. Op grond van de overeenkomsten die het PGGM nu met parochies sluit, kan deze situatie gelet op zich niet meer voorkomen. Uitgangspunt is nu immers dat álle niet uitgesloten medewerkers bij het PGGM worden aangemeld en hier wordt meer dan voorheen op gecontroleerd. Er doen zich voor wat betreft sanering van het verleden twee mogelijkheden voor: óf het contract elders wordt opgezegd en er vindt al dan niet waardeoverdracht plaats óf de betreffende medewerker wordt expliciet uitgesloten bij het PGGM. In beide gevallen dient per casus en in overleg met de werknemer beslist te worden. Bij samenvoeging van parochies neemt de nieuwe rechtspersoon alle rechten en plichten van de opgeheven parochies over, omdat sprake is van overdracht onder algemene titel. Daarmee gaan dus ook de arbeidscontracten automatisch en in de bestaande vorm over. Er hoeven in principe geen nieuwe contracten gemaakt te worden. Deze materie is geregeld in het BW boek 7:662 t/m 665a. Van de algemene regel rondom overgang van rechten en verplichtingen wordt ten aanzien van pensioenen enigszins genuanceerd. Uitgangspunt blijft een gelijke behandeling van werknemers die in dienst zijn van de nieuwe organisatie, per datum van overgang. Dit betekent dat aan álle werknemers de pensioenvoorziening van het PGGM wordt aangeboden, vóórdat de overgang een feit is. Blijft de vraag over of werknemers formeel gedwongen kunnen worden om bij gelegenheid van de samenvoeging van parochies over te stappen naar het PGGM. In het geval een CAO van toepassing is, kan dat wel. Aangezien daar in de RK Kerk geen sprake van is - en ook niet van iets dat daarop lijkt – kent elk individueel geval een eigen beoordeling. Het PGGM wil in die gevallen bestaande situaties respecteren, zodat een weigerachtige werknemer voor het PGGM geen reden is om de hele betrokken organisatie uit te schrijven. Het PGGM heeft twee medewerkers van het centrale kantoor te Zeist belast met alle zaken betreffende parochies. Dit zijn mevrouw Lieke Berrelkamp en de heer Manfred Nigbur. Let op!: Bij samenvoeging van parochies dient men er wel op attent te zijn dat de hiervoor genoemde regelingen met betrekking tot pensioen vóór de datum van overgang met het PGGM moeten zijn geregeld.
67
Procedureel Uiterlijk twee maanden voor de datum waarop de samenvoeging een feit zal zijn, ontvangt het bisdom van de parochies de noodzakelijke gegevens, dat wil zeggen: de namen (van de nieuwe parochie, pastorale beroepskrachten, bestuurders), de inventarisatie en een beleidsplan. Op grond van het Algemeen Reglement (artikel 55) ontvangt het bisdom uiterlijk op 1 november een begroting voor de nieuwe parochie. Medewerkers van het bisdom bekijken de door de parochies ingezonden stukken, controleren deze op volledigheid en juistheid, waarna het decreet wordt opgesteld, door de bisschop ondertekent en aan de parochie verzonden. Nadat de samenvoeging een feit is zorgt het nieuwe bestuur van de nieuwe parochie voor het passeren van de akte van fusie bij de notaris. Bezwaar en beroep Op grond van het kerkelijk recht kan iedere belanghebbende aan de bisschop verzoeken om een door hem opgesteld decreet te herroepen. In voorkomende gevallen wordt een dergelijk bezwaar behandeld door het Diocesaan Bureau voor Geschillen, die een advies geeft aan de bisschop. Het staat de bisschop vrij dit advies al dan niet te volgen. De belanghebbende kan tegen een voor hem onbevredigende uitslag binnen tien nuttige dagen beroep aantekenen bij de Apostolische Stoel te Rome.
68
MODEL DECREET
Mgr. Willem Jacobus Eijk aartsbisschop van Utrecht, aan alle parochianen van de parochies A, B en C, te X en Y
Om in de zich wijzigende omstandigheden Uw geestelijke verzorging goed te blijven behartigen heb ik, overeenkomstig en op grond van mijn bevoegdheid daartoe zoals bepaald in canon 515 van de Codex Iuris Canonici (CIC), en met inachtneming en van toepassing verklaren van canon 121 CIC, gehoord de priesterraad van het bisdom besloten om, de parochies A, B en C, te X en Y te verenigen, zodat hieruit één nieuwe parochie ontstaat in de zin van de CIC, canon 515. Ik bepaal derhalve het volgende: 1. 2. 3.
4.
5. 6.
7.
8. 9.
10.
Met ingang van ........................... voeg ik samen de parochies A, B en C, te X en Y, en richt ik in hetzelfde territorium één nieuwe parochie op, welke hierbij de naam Z krijgt. De grenzen van deze nieuwe parochie omvatten het gebied van de drie vroegere parochies tezamen. Overeenkomstig canon 121 CIC verkrijgt de nieuwe parochie met ingang van .................. alle zaken en vermogensrechten eigen aan de vroegere parochies, en neemt zij alle verplichtingen op zich, welke op dezen rustten. Hieronder zijn begrepen alle rechten en plichten, schulden en bezittingen, overeenkomsten, fundaties, hypotheken, geldleningen e.d., zoals deze overeenkomstig canon 1283 CIC zijn vastgelegd op de hier bijgaande inventarisatie van ................ .........., en overigens ook die welke daarbij niet zijn genoemd doch geacht moeten worden hier eveneens onder te vallen. Voor de nieuwe parochie geldt als statuut het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie in de RK Kerk in Nederland, zoals opnieuw vastgesteld op 14 juni 1988 en in werking getreden op 1 januari 1989, voor de laatste maal gewijzigd in 2006. Het nieuwe parochiebestuur bestaat uit ... personen; de pastoor is van rechtswege voorzitter van het bestuur. Met ingang van genoemde datum benoem ik bij als leden van het bestuur de volgende personen ....................................................... ....................................................... etc. Het nieuwe parochiebestuur draag ik op ervoor zorg te dragen, dat alle nodige regelingen voortkomend uit dit besluit naar kerkelijk en naar Nederlands recht worden nageleefd, en tevens dat hiervan vóór ....... ............. blijkt uit een notariële akte. Als pastoor van de nieuwe parochie wordt benoemd de heer .......... ............... Binnen de termijn van 10 nuttige dagen na betekening van dit decreet kan overeenkomstig canon 1734 CIC aan mij een verzoek om verbetering of herziening van dit decreet gedaan worden. Als datum van betekening van dit decreet bepaal ik: ...............
69
Allen die tot dusver behoorden tot de parochies A, B en C, verklaar ik met ingang van ................. te behoren tot de nieuwe parochie Z. Dit besluit wordt op de gebruikelijke wijze aan de parochianen bekend gemaakt. Utrecht, ................ … 200 besluit nummer:
……………………………............................,
……………………............................,
aartsbisschop van Utrecht
kanselier aartsbisdom
70
MODEL AKTE FUSIE VAN PAROCHIES
Heden, tweeduizenden……………… verschenen voor mij, notaris ter standplaats: 1. 2.
mevrouw/de heer mevrouw/de heer
te dezen handelend als mondelinge lasthebbers van: -
de Rooms Katholieke Parochie..................... te..............
De comparanten verklaarden: -
-
-
dat overeenkomstig het bepaalde in de canones 515 en 121 van de Codex Iuris Canonici (CIC), met ingang van ................... de parochies A, B en C door mgr. dr. W.J. Eijk, aartsbisschop van Utrecht, zijn samengevoegd tot een nieuwe parochie, die de naam draagt: Z dat een kopie van het decreet van de bisschop d.d. ................. dienaangaande, aan deze akte is gehecht; dat de parochie is een rechtspersoon naar eigen aard, welke rechtspersoon op grond van artikel 2 Boek 2 BW rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht bezit; dat deze samenvoeging volgens het kerkelijk recht, naar de termen van Nederlands recht is te verstaan als een fusie, zoals dit begrip wordt omschreven in artikel 2:309 BW, waarbij de nieuwe rechtspersoon het vermogen van de samengevoegde rechtspersonen onder algemene titel verkrijgt, welke verkrijging in artikel 3:80 lid 1 BW eveneens is geregeld; dat van de vermogenstoestand van de beide parochies blijkt uit aan deze akte gehechte en door de comparanten getekende specificaties.
Op grond van bovenstaande wensen de comparanten bij deze vast te leggen: 1.
Genoemde parochies zijn met ingang van ............................... samengevoegd overeenkomstig en op grond van het bepaalde in de Codex Iuris Canonici, canones 515 en 121. De aldus ontstane nieuwe parochie draagt de naam Rooms Katholieke Parochie ..................................................................... In verband met het zijn van zelfstandig onderdeel van een kerkgenootschap behoeft ter zake van deze samenvoeging niet aan verdere vormvoorschriften op grond van het Nederlands burgerlijk recht te worden voldaan.
2.
Met ingang van ........................ heeft deze nieuwe parochie alle zaken en vermogensrechten eigen aan de vroegere parochies verkregen, en neemt zij alle verplichtingen op zich, welke op dezen rustten. Hieronder zijn begrepen alle rechten en plichten, schulden en bezittingen, overeenkomsten, fundaties, hypotheken, geldleningen e.d., zoals deze
71
overeenkomstig canon 1283 CIC zijn vastgelegd op de bij het decreet van de bisschop behorende inventarisatie van, en overigens ook die welke daarbij niet zijn genoemd doch geacht moeten worden hier eveneens onder te vallen. 3.
Artikel 4:56 lid 1 BW is op deze rechtshandeling van toepassing, zodat de nieuwe parochie, als rechtsopvolger van de samengevoegde parochies, in alle uit kracht van een uiterste wil aan die parochies gedane rechten treedt.
4.
Als statuut geldt het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie.
5.
De bisschop heeft met ingang van ................ een bestuur van de nieuwe parochie benoemd, waarvan blijkt uit een brief de dato ...... ......, welke aan deze akte is gehecht.
6.
Voor alle overige regelingen betreffende deze samenvoeging wordt hier volstaan met een verwijzing naar het decreet ter zake van de bisschop.
De comparanten zijn mij bekend. Deze akte, in minuut opgemaakt, is verleden te ........... op de datum in het hoofd dezer akte vermeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen personen, hebben deze eenparig verklaard van de inhoud van deze akte te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen. Vervolgens is deze akte, na beperkte voorlezing, door de comparanten en mij ondertekend,
72
BIJLAGEN 1.
MATERIËLE REGELINGEN VRIJWILLIGERS
Nut en noodzaak regeling Vrijwilligers hebben geen dienstverband met de parochie. Voor hen dient goed gezorgd te worden. Op functioneel vlak door een goede inbedding in de organisatie en door het regelmatig evalueren van werkzaamheden, op inhoudelijk vlak door goede ondersteuning en toerusting en op materieel vlak door aan hen die dat wensen een vergoeding voor gemaakte kosten te geven. Voor alle vrijwilligers in de parochie geldt bovendien dat zij collectief verzekerd zijn in verband met eventuele wettelijke aansprakelijkheid of bij ongeval. De regelingen ter zake zijn na te lezen in het Oranje boek en (vanaf april 2008) via het extranet voor parochiebestuurders. Het staat een parochie vrij om een vergoedingsregeling voor vrijwilligers van kracht te laten zijn. Indien men daartoe besluit, dienen de verwachte kosten opgenomen te worden in de begroting van de parochie. Onderstaand is een voorbeeld voor een regeling opgenomen. Vastgelegd dient te worden voor wie de vergoedingsregeling is. Alleen degenen die op grond van een regeling recht hebben op een vergoeding kunnen de niet gedeclareerde kosten in hun IBaangifte aftrekken als gift aan de parochie. Voorbeeld van een regeling 1. Vrijwilligers in de parochie ………………………. te ……………………………. kunnen in aanmerking komen voor de vergoeding van door hen ten behoeve van hun werkzaamheden gemaakte kosten. Voor deze vergoeding komen in aanmerking: leden van het bestuur; leden van locatieraden; leden van pastoraatsgroepen; leden van werkgroepen en commissies; ………………….. 2. Onder kosten wordt verstaan: alle werkelijk gemaakte kosten verband houdende met de werkzaamheden; alle bureau- en documentatiekosten; kosten ten behoeve van bijeenkomsten, inclusief verblijfskosten voor zover dit is goedgekeurd door het bestuur; werkelijk gemaakte reiskosten. 3. Kosten dienen te worden aangetoond en worden alleen vergoed op basis van een declaratie. 4. Indien de vergoeding van kosten meer bedraagt dan het wettelijk toegestane bedrag dat aan vrijwilligers kan worden uitgekeerd (voor 2008: € 1500,- per jaar, met een maximum van € 150,- per maand), wordt door het bestuur van de parochie opgave daarvan gedaan aan de belastingdienst. 5. Vrijwilligers zijn collectief verzekerd tegen de risico’s van door hen veroorzaakte schade en bij ongeval. Er dient een causaal verband te bestaan tussen de schade en de voor de parochie verrichte werkzaamheden. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de parochie op ……………
73
Organigram grote parochie
GG = Geloofsgemeenschap LR = Locatieraad PG = Pastoraatsgroep Voorzitter Pastoor
Bestuur
= Voorwaardenscheppend
Pastoraal team
Bestuurlijke stafdiensten en adviesorganen Secr etariaat Administratie Gebou wen
Geloofsgemeenschappen
LR PG LR PG
Werkgroepen
LR PG LR PG LR PG Gem.schap sopb.
GG 1
GG 2
GG 3
GG 4
GG 5
Liturgie Catechese Diaconie
= Pastoraal inhoudelijk
