R e g i s t r a t i e k a m e r
Aartsbisdom Utrecht t.a.v. A
22 september 2000Wbp tekstmw. mr. P.G.C. Bunt070-381.1355 ..'s-Gravenhage, 22 januari 2001 . Ons kenmerk z1999-0267 . Onderwerp Wet persoonsregistraties
In het kader van de behandeling van een bemiddelingsverzoek als bedoeld in artikel 34, derde lid, Wet persoonsregistraties (Wpr), heeft de Registratiekamer u bij brief van 19 november 1999 geattendeerd op de reikwijdte van de Wpr en de betekenis van de daarin vervatte regeling voor het recht op inzage. Bij brief van 21 juni 2000 heeft u laten weten, dat aan betrokkene alsnog gedeeltelijk inzage zou worden verleend op de wijze als in die brief nader aangegeven. In het licht hiervan beschouwde de Registratiekamer haar bemiddeling in de zaak als beëindigd. Na overleg met diverse betrokkenen, externe deskundigen en de officialaten van de bisdommen, bent u bij brief van 22 september 2000 ingegaan op de principiële aspecten van de zaak. Daarbij ging het met name om een viertal vragen, die de Registratiekamer in deze reactie achtereenvolgens de revue zal laten passeren. 1. Toepasselijkheid Wet persoonsregistraties In haar brief van 19 november 1999 met bijlage gaf de Registratiekamer aan, dat zij het aannemelijk achtte dat de dossiers, opgebouwd in het kader van de ongeldigverklaring van huwelijken, tezamen een persoonsregistratie in de zin van de Wpr vormen. Tenzij anders zou blijken, diende naar haar oordeel hiervan te worden uitgegaan. Uw brief van 22 september 2000 bevat geen informatie die dwingt tot het tegendeel. Wel kan uit uw brief worden opgemaakt, dat in elk geval met betrekking tot een deel van de bisdommen ook naar uw voorlopig inzicht sprake is van een persoonsregistratie. Nu de afdoening van de onderhavige zaak geen nader onderzoek naar de status van de onderhavige dossiers noodzakelijk maakt, meent de Registratiekamer deze kwestie hier verder te kunnen laten rusten. Wel zij in dit verband gewezen op het laatste onderdeel
Prins Clauslaan 20 Uw brief
22 september 2000
Postbus 93374
Bijlagen
2509 AJ 's-Gravenhage
Contactpersoon
Tel. 070-3811300
Doorkiesnummer
070-381.135500
Fax 070-3811301
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 2
van deze brief. Voor zover sprake is van een persoonsregistratie is de Wpr toepasselijk, omdat geen van de in de wet voorziene uitzonderingen van toepassing is. Uit het vervolg van uw brief blijkt, dat bij het vraagstuk van inzage op grond van de Wpr in dit soort gevallen naar uw mening sprake is van een botsing van grondrechten, namelijk van de vrijheid van godsdienst en de vrijheid van inrichting, en van het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens. Voor zover er sprake is van een botsing van grondrechten, heeft de wetgever er niet voor gekozen een uitzondering te maken voor kerkgenootschappen. Zo heeft hij persoonsregistraties gehouden door kerkgenootschappen niet via artikel 2 Wpr buiten de reikwijdte van de Wpr gebracht. Met het oog op het grondrecht van de vrijheid van meningsuiting is dit wel gebeurd voor de persoonsregistraties die uitsluitend ten dienste staan van de openbare informatievoorziening door pers, radio en televisie. De positie van de kerkgenootschappen heeft op verschillende tijdstippen overigens uitdrukkelijk de aandacht gehad (zie Memorie van Toelichting, Kamerstukken II, 1984-1985, 19 095, nrs. 1-3, blz. 18 en 38). Dit heeft ook geleid tot de indiening van twee amendementen met tegengestelde strekking (nrs. 14 van het lid Schutte en nr. 15 van het lid Kosto), waarbij het laatste door de Tweede Kamer werd aanvaard (Handelingen II, 1986-1987, blz. 5071-5072). In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), die de Wpr in de loop van dit jaar gaat vervangen, wordt de bestaande situatie voor wat betreft de positie van de kerkgenootschappen gecontinueerd. Ook in de aan de Wbp ten grondslag liggende Europese Richtlijn bescherming persoonsgegevens (nr.95/46/EG) is geen uitzondering opgenomen voor kerkgenootschappen. Dat degenen die zijn aangesloten bij een kerkgenootschap zich onderwerpen aan de regels die binnen dat kerkgenootschap gelden en daarmee aangeven dat men binnen de regelingen van dat kerkgenootschap wil leven, zoals u op bladzijde 3 van uw brief opmerkt, kan naar het oordeel van de Registratiekamer niet tot gevolg hebben, dat men daarmee afstand zou doen van rechten die de wetgever op grond van de Wpr toekent.
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 3
Dit zou ook niet stroken met het dwingendrechtelijke karakter van de Wpr. Zie in dit verband bijvoorbeeld de volgende passage in de Memorie van Antwoord aan de Eerste Kamer: “Wij stellen voorop dat de bepalingen van het onderhavige wetsvoorstel naar ons oordeel een dwingendrechtelijk karakter hebben. Gelet op de aard en de formulering van de voorgestelde normen gaat het hierbij ook om fundamentele regels van Nederlands recht, zij het dat deze betrekking hebben op een rechtsgoed dat pas sinds kort de nodige aandacht heeft gekregen. Deze regels zijn afgeleid van internationale normen op het gebied van de privacybescherming, die bij deze gelegenheid in onze wetgeving worden vastgelegd maar via de jurisprudentie van de burgerlijke rechter al eerder in onze rechtsorde tot ontwikkeling waren gekomen. Het valt niet in te zien in welk opzicht deze normen wezenlijk afwijken van de normen van objectieve goede trouw ofwel redelijkheid en billijkheid, die volgens prof. M wel als fundamentele regels met een voorrangspretentie beschouwd moeten worden. Naar ons oordeel houden bijvoorbeeld de normen van de artikelen 4, 5 en 6 voor de kerkgenootschappen weinig meer in dan voor hen ingevolge het bestaande recht reeds geldt.” (Kamerstukken I, 1987-1988, 19 095, nr. 2b, blz. 25)
2. Inzage Het voorgaande brengt met zich mee, dat de door u aan de orde gestelde problematiek moet worden opgelost binnen het kader van de Wpr, voor zover deze van toepassing is. In haar brief van 19 november 1999 heeft de Registratiekamer reeds aangegeven, dat het op grond van artikel 29 Wpr aan de geregistreerde toekomende inzagerecht onder meer inhoudt dat deze zijn verzoek om inzage niet behoeft te motiveren. Het enkele feit dat over hem gegevens in de registratie zijn opgenomen, is wat dit betreft voldoende. Wel zal de houder op dat verzoek een beslissing kunnen nemen met inachtneming van de uitzonderingen en de overige beperkingen die aan de uitoefening van het inzagerecht zijn gesteld. De Registratiekamer hecht er aan u de volgende passage uit haar brief van 19 november 1999 in herinnering te brengen: “Het inzagerecht strekt zich in beginsel uit over alle gegevens van betrokkene die in de persoonsregistratie zijn opgenomen. Dit is slechts anders voor zover een gewichtig belang van de houder of een derde zich tegen het verlenen van volledige inzage verzet. Het gaat hierbij om een afweging in concreto, waarbij het belang van de houder of de derde duidelijk
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 4
zwaarder dient te wegen. Ook de mogelijkheid van een gedeeltelijke voldoening aan het inzageverzoek dient hierbij in aanmerking te worden genomen. Op grond van artikel 30 Wpr kan de houder immers slechts weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen “voor zover” dit op één van de genoemde gronden “noodzakelijk” is.”
Het is niet uitgesloten, dat het door u aangevoerde belang van een goede kerkelijke rechtspleging, al dan niet in bijzondere situaties, kan worden aangemerkt als een gewichtig belang van de houder, dat aan het verlenen van volledige inzage in de weg staat. Het is ook zeer wel denkbaar, dat het gewichtig belang van een derde zich tegen de onbeperkte inzage van mede op hem betrekking hebbende of door hem verschafte gegevens verzet. Een dergelijk oordeel dient echter steeds het resultaat te zijn van een afweging in concreto, waarbij de uitzonderingsgronden in artikel 30 Wpr naar hun aard restrictief moeten worden toegepast. Algemene beginselen van behoorlijke rechtspraak dienen hierbij uiteraard mede in aanmerking te worden genomen. Tegen de achtergrond van het voorgaande meent de Registratiekamer zich te moeten beperken tot het plaatsen van enkele kanttekeningen. Een recht op inzage onder voorwaarden, kent de Wpr niet. Dat de kerkelijke procedure waarin de gegevens verzameld zijn beëindigd is, kan daarom niet en in elk geval niet zonder meer, tot gevolg hebben dat de geregistreerde geen beroep meer kan doen op zijn inzagerecht. Het al of niet voorkomen in de persoonsregistratie is hiervoor immers het criterium. De omstandigheid dat het kerkelijk recht in bepaalde gevallen niet aan het verlenen van inzage in de weg staat, zal des te meer nadruk leggen op de vraag welke gewichtige belangen zich in concreto tegen de inzage zouden kunnen verzetten. Aan de daadwerkelijke inzageverlening kunnen natuurlijk wel praktische voorwaarden, zoals een bepaalde datum en tijdstip gesteld worden, zolang dit geschiedt binnen redelijke grenzen en de inhoud van het recht op inzage onverlet blijft. De Wpr kent alleen persoonsgegevens en ‘gevoelige gegevens’ als een bijzondere categorie daarvan. In welke omgeving en onder welke omstandigheden men gegevens over iemand verzamelt, is behalve voor het bepalen of gegevens rechtmatig verzameld worden, van belang voor de mate van zorg die de houder moet betrachten ten aanzien van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het opslaan, eventueel verstrekken binnen de
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 5
organisatie van de houder dan wel aan derden, de beveiliging van die gegevens, en het in voorkomende gevallen verlenen van inzage aan betrokkenen. In het bijzonder zal die zorg een rol kunnen spelen waar de belangen van betrokkenen met elkaar op gespannen voet staan. De door u genoemde vertrouwelijkheid in de procedure van ongeldigverklaring van huwelijken, is vergelijkbaar met de hoge mate van vertrouwelijkheid in andere situaties, bij andere soorten houders. Te denken valt aan medici, advocaten, notarissen, accountants, Raad voor de Kinderbescherming, etc. Ook op persoonsregistraties in die sectoren is de Wpr van toepassing. Daarbij zal het in de regel zo zijn, dat het beroepsgeheim zich niet verzet tegen kennisneming door de cliënt van zijn eigen gegevens, maar wel tegen een kennisneming door derden zonder diens instemming. In hoeverre de houder inzage moet verlenen, kan mede worden bepaald door andere belangen die door de houder behartigd moeten worden en die in concreto zwaarder kunnen wegen. Het is in laatste instantie de burgerlijke rechter die bepaalt of de houder bij deze afweging de juiste conclusie heeft getrokken. Om mogelijk misverstand weg te nemen, wijst de Registratiekamer er op dat alleen aan een geregistreerde inzage verleend kan worden. Als gegevens ter beschikking gesteld worden aan anderen, is in de zin van de Wpr sprake van het verstrekken van gegevens aan een derde. Het inzagerecht kan binnen de daarvoor geldende grenzen wel worden uitgeoefend door een wettelijk vertegenwoordiger of een uitdrukkelijk gemachtigde (zie onder meer artikel 29, vijfde lid Wpr en artikel 2:1 en 2:2 Awb).
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 6
3. Bewaren In paragraaf 3 van uw brief reageert u op een passage in de brief van 19 november 1999 van de Registratiekamer met betrekking tot de artikelen 4 en 5 Wpr. Daarbij stelt u onder meer het volgende: “Het kerkelijk recht bepaalt dat als een zaak gesloten is, niemand het dossier meer mag inzien. De vonnissen met betrekking tot de staat van personen gaan echter, eveneens op grond van het kerkelijk recht, nooit in kracht van gewijsde. Als er eventueel nieuwe gegevens zijn, kan een zaak weer heropend worden. In dit geval geldt een recente instructie uit Rome dat de akten bewaard moeten blijven minstens tot één van beide partners is overleden. ( ) Het is ons derhalve op grond van het kerkelijk recht niet toegestaan dossiers zonder meer te vernietigen.”
De Registratiekamer begrijpt deze reactie aldus dat het bewaren van de dossiers naar uw mening in overeenstemming is met het doel waarvoor de registratie is aangelegd en dat het nakomen van het kerkelijk recht in dit verband een ‘redelijk belang’ oplevert in de zin van artikel 4 Wpr. Zij acht die stellingname op zichzelf verdedigbaar, maar wil er wel op wijzen dat de Wpr een zekere afweging van belangen veronderstelt, waarbij mede rekening moet worden gehouden met de belangen van de geregistreerde. Deze belangen kunnen zich in de tijd ontwikkelen, zodat een terughoudende benadering en periodieke toetsing van de bewaartermijn in de rede ligt. Zeker in het geval dat dossiers veel gevoelige gegevens bevatten, zal de houder goed moeten kunnen motiveren waarom en hoe lang gegevens bewaard moeten worden. Daarbij dient onder meer de vraag gesteld te worden hoe vaak het voorkomt dat dossiers weer heropend worden. Is het bewaren van alle dossiers daardoor gerechtvaardigd? Van belang is tevens dat de beveiliging van de persoonsgegevens, ook indien dossiers “in ruste” zijn, adequaat is. Aan het beschermen van gevoelige gegevens worden hogere eisen gesteld. De Wpr sluit niet uit dat gegevens bewaard worden. Zie bijvoorbeeld artikel 17 van het Besluit genormeerde vrijstelling, dat informatie geeft over de inrichting en het gebruik van ‘standaard-bewaar-registraties’. Overigens gaat dat artikel over de vrijstelling van aanmelding van persoonsregistraties die uitsluitend een archiefbestemming hebben.
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 7
Voor het overige geldt gewoon de Wpr, waarbij mede gedacht kan worden aan inzage door betrokkenen en beveiliging tegen kennisneming door derden. 4. Aanmelding De Registratiekamer heeft met belangstelling kennisgenomen van de toegezonden Regeling Persoonsregistraties van het Aartsbisdom Utrecht (maart 1992). Tot de persoonsregistraties waarop de Regeling van toepassing is, behoren de procesdossiers met verklaringen van partijen, getuigenverhoor en alle overige processtukken. Dit staat in punt 4 van de bijlage die behoort bij artikel 1 van de Regeling. Andere bisdommen hanteren volgens uw brief een vergelijkbare regeling. Dit lijkt op zichzelf reeds de conclusie te ondersteunen, dat ook in die gevallen sprake is van persoonsregistraties in de zin van de Wpr. In uw brief staat voorts dat de Regeling Persoonsregistraties door het Aartsbisdom in 1992 bij de Registratiekamer is gemeld. Aanmeldingen worden altijd per omgaande door de Registratiekamer bevestigd onder vermelding van het aanmeldingsnummer. Raadpleging van het aanmeldingenbestand leverde echter geen aanmelding op onder Aartsbisdom of bisdom, noch onder enig ander aanknopingspunt. De Registratiekamer handhaaft daarom vooralsnog haar conclusie dat de door het Aartsbisdom gehouden persoonsregistraties niet zijn aangemeld. Zij constateert tevens dat geen van de andere bisdommen een persoonsregistratie bij haar heeft aangemeld. Dit kan maar voor een deel verklaard worden door de inhoud van het Besluit genormeerde vrijstelling. Voor de goede orde zij nogmaals vermeld dat de Wet persoonsregistraties in de loop van dit jaar zal worden vervangen door de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302). Een van de verschillen tussen de Wpr en de Wbp is, dat het onder de Wbp gaat om het ‘verwerken’ van persoonsgegevens; de term persoonsregistratie speelt als zodanig geen rol. Voor de reikwijdte van de wet bij niet geautomatiseerde verwerkingen blijft echter het begrip ‘bestand’ van belang (zie artikel 1, onder c, en artikel 2, eerste lid). Blijkens de wetsgeschiedenis sluit de betekenis van dit begrip, voor zover hier van belang, volledig aan bij die van het begrip ‘persoonsregistratie’.
Datum
Ons k enmerk Blad
22 januari 2001 z1999-0267 8
Bijgaand treft u ter informatie de tekst van de Wbp aan. Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens is bereikbaar via www.registratiekamer.nl, waarop ook relevante uitspraken zoals deze door de Registratiekamer gepubliceerd worden. De Registratiekamer beschouwt de onderhavige zaak hiermee als beëindigd. Een afschrift van deze brief zal ter informatie worden gestuurd naar de advocaat van degene die deze zaak indertijd aan de Registratiekamer heeft voorgelegd. Hoogachtend,
mr. P.J. Hustinx voorzitter
