O.C.M.W.- LOCHRISTI FUNCTIEBESCHRIJVING AFDELING: DIENST: FUNCTIEBENAMING:
SECRETARIAAT COMMUNICATIEDIENST communicatiemedewerk(st)er
1. Plaats in de organisatie De communicatiemedewerk(st)er werkt onder leiding van de secretaris en werkt samen met de medewerkers van het secretariaat, sociale dienst, dienst huishoudelijk en technisch onderhoud en woonzorgcentrum.
2. Functie -analyse De communicatiemedewerk(st)er functioneert in een dubbele functie:
Instaan voor het uitbouwen van het communicatiebeleid, inclusief verzorgen van publicaties en brochures, instaan voor de bewaking van een uniforme huisstijl, toezien dat bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal zijn opgesteld, instaan voor folderbeheer, algemene rondleidingen verzorgen enz.
Instaan voor de interne begeleiding van de eindgebruikers van zowel de hardware als de software en adviseren inzake informaticabeleid in samenwerking met helpdesk informaticaleverancier en interne back-ups.
2.2. Inhoud van de functie
- t.a.v. interne cliënten Op vlak van communicatie: 1. Externe imagovorming van het O.C.M.W. verzorgen o.a. door opmaak persberichten, artikels, contacten met pers verzorgen, … 2. Waken over de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten, inzonderheid wat de communicatieve aspecten betreft o.a. toezien dat bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal (met respect voor de NBN-normen (de vroegere BIN-normen)) zijn opgesteld, instaan voor het folderbeheer enz. 3. Ontwikkelen van en controleren op het gebruik van een uniforme huisstijl in alle O.C.M.W.-diensten. 4. Contacten met de verschillende O.C.M.W.-diensten in het kader van ondersteuning, begeleiding, probleemanalyse en -oplossing i.v.m. e aspecten communicatie. Op vlak van hard-en software-ondersteuning:
1. Beheer en ondersteuning van de in het O.C.M.W. gebruikte informaticaapparatuur en software in nauwe samenwerking met de interne back-ups o.a. beveiliging opgeslagen gegevens, nemen van back-ups, gedragscode pc gebruikers, enz. 2. Installeren en opstarten software op pc’s en netwerken i.s.m. de leveranciers 3. Organisatie opleiding personeel, zowel intern als extern i.s.m. vormingsambtenaar, staat zo mogelijk zelf in voor opleiding ‘on-site’. 4. Instaan voor het dagelijks beheer en verder uitbouwen van de website van het O.C.M.W. en het Sociaal Huis. - t.a.v. externe cliënten Op vlak van communicatie: 1. De functie van communicatiemedewerk(st)er is sterk communicatief gericht en houdt in dat op een vlotte wijze contacten moeten kunnen gelegd worden met externe instellingen en personen, bewonersgroepen, verenigingen, enz. 2. Verzorgen van publicaties en brochures. 3. Voorbereiden van persmededelingen en –artikelen. 4. Verzorgen van rondleidingen in de O.C.M.W.-diensten. Op vlak van hard- en software-ondersteuning: 1. Als conctactpersoon optreden van leveranciers hard- en software en assistentie verlenen bij interventies ter plaatse. 2. Bijhouden en controleren van interventieverslagen. - t.a.v. O.C.M.W.-secretaris Op vlak van communicatie: 1. Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot het gevoerde communicatiebeleid. Op vlak van hard- en software- ondersteuning: 1. Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot het gevoerde informaticabeleid zoals adviseren i.v.m. invoeren nieuwe toepassingen en aankoop en vervanging van nieuwe informatica-apparatuur. 2. Een bijdrage leveren bij het beleidsvoorbereidend werk zoals o.a. budgetvoorstellen doen in het kader van de opmaak van het budget en de meerjarenplanning. - verruimende bepalingen
Op verzoek van de O.C.M.W. -secretaris en in het belang van de goede werking van het O.C.M.W., kan de communicatiemedewerk(st)er ook belast worden met andere taken, zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt.
2.3. Aard van de functie 2.3.1.Verantwoordelijkheidsdomein De communicatiemedewerk(st)er is verantwoordelijk voor de coördinatie van de taken en opdrachten behorende tot zijn werkgebied en staat in voor een kwalitatieve uitbouw en optimalisatie van het communicatiebeleid en de organisatie van de hard- en softwareondersteuning.
2.3.2. Specifieke moeilijkheidsgraad van de functie • Kunnen omgaan met verschillende zaken tegelijk. 2.3.3. Voornaamste contacten in de functie De contacten in deze functie liggen op verschillend vlak. Intern: collega’s andere O.C.M.W.diensten, O.C.M.W.-secretaris, O.C.M.W.-financieel beheerder, O.C.M.W.-voorzitter, … Extern: diverse diensten en organisaties waaronder leveranciers hard- en software, personen die een rondleiding wensen, pers,...enz.
2.4. Functieprofiel 2.4.1. Uitvoering van de taak
- Vakkennis -
Grondige kennis van de onderrichtingen m.b.t. informatie en communicatie, openbaarheid van bestuur e.d.m. Grondige kennis van de werking en de organisatie van de verschillende O.C.M.W.diensten (organogram, uitgeoefende taken,...), het Sociaal Huis en overheidsinstellingen (organisatie, bevoegdheidsverdeling, ...) Basiskennis van de O.C.M.W.-wet en het administratief toezicht Talenkennis: grondige kennis van een correct Nederlands taalgebruik en de BINnormen, basiskennis Frans en Engels (schrijven en spreken) Praktische kennis van de gangbare soft -en hardware in een O.C.M.W.-context Kennis van de werking en doelstelling van een O.C.M.W.
Technische vaardigheden en administratieve vaardigheden De aangehaalde vakkennis kunnen toepassen in de dagelijkse praktijk Instaan voor het beheer van de O.C.M.W.-computerinstallaties Hanteren van administratief-technische vaardigheden, o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren en verslag uitbrengen Volgen van de bestuurlijke actualiteit en het lokaal verenigingsleven Vlot gebruik van moderne kantoorapparatuur en communicatiemedia. Vaardig omgaan met computersystemen (Windows, bestandsbeheer, printer, …) Kunnen gebruiken van andere softwareprogramma’s (Exel, Access, …) en O.C.M.W.-gebonden softwareprogramma’s Zorgvuldig bijhouden van een geactualiseerde inventaris van de in het O.C.M.W. aanwezige informatica-apparatuur en toepassingen i.s.m. de econoom – boekhouder
- Persoonlijke en organisatorische vaardigheden
Werkzaamheden zelfstandig en systematisch kunnen plannen. Kunnen stellen van prioriteiten binnen de ruime context van de organisatie. Snel en doeltreffend informatie kunnen opzoeken en functioneel toepassen. Praktische problemen zelf kunnen oplossen. Doorspelen van problemen die betrokkene niet zelf kan oplossen naar de leidinggevende of de juiste dienst/persoon binnen het O.C.M.W. De functie uitvoeren met een behoorlijk en regelmatig werktempo. In staat zijn om tijdens een periode van hogere werkdruk het normale werktempo op te drijven. Opdrachten zorgvuldig en correct kunnen uitvoeren (zonder fouten, volledig, enz.).
- Relationele en communicatieve vaardigheden Kunnen werken in teamverband. Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback. Duidelijk kunnen communiceren.
- Attitudes
Heeft een professionele betrokkenheid tegenover het O.C.M.W. Objectief zijn en kunnen relativeren. Bereidheid om verworven vaardigheden voortdurend te hanteren en verder te ontwikkelen. Bereidheid om eigen mogelijkheden en beperktheden te onderkennen en, indien nodig, spontaan advies te vragen of doorverwijzen wanneer een probleem de eigen competentie te boven gaat. Bereidheid tot permanente vorming, opvolgen van relevante vakliteratuur,… Beschikken over een actieve werkhouding en een grote dosis doorzettingsvermogen. Het beroepsgeheim respecteren. Anderen benaderen met tact, discretie en respect. Beschikken over voldoende verantwoordelijkheidszin. Zin voor orde en stiptheid. Geduldig en stressbestendig zijn. De nodige flexibiliteit vertonen om zonder moeite te kunnen overstappen van de ene in de andere situatie (bvb. bij nieuwe functie-inhoud of nieuwe beleidsopties die van invloed zijn op de functie). Bereid zijn om sporadisch te werken buiten de normale werkuren indien nodig in het belang van de dienst. Loyaal zijn t.a.v. het bestuur.
3. Aanwervings- en benoemingsvoorwaarden Wordt begeven bij aanwerving of bevordering van functie. Overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in de rechtspositieregling van het O.C.M.W.personeel 4. Functiewaarderingsniveau -
Niveau:
B
-
Weddenschaal:
B1-B3
5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: Tweede beoordelaar:
O.C.M.W.-secretaris diensthoofd algemene zaken
