OP KAMP IN HET BUITENLAND

OP KAMP IN HET BUITENLAND Trekken door de Alpen, zeilen op Zeelands water, vrijwilligerswerk in Roemenië, een culturele onderdompeling in Italië, ... Het zijn maar enkele van de vele mogelijkheden die het buitenland te bieden heeft. Nieuwsgierig hoe groen het gras aan de overkant is? Op zoek naar iets anders? Dan is een kamp over de landgrenzen heen zeker iets voor jullie. Een buitenlands kamp is een groot avontuur, maar het brengt ook extra uitdagingen met zich mee. We zochten alvast voor je uit hoe je de organisatie van een buitenlands kamp aanpakt. In het eerste deel gaan we dieper in op de meerwaarde en de planning van een buitenlands kamp. Het tweede deel gaat over de praktische voorbereidingen. Het derde deel handelt over het kamp zelf en tot slot staan we in het vierde deel stil bij de nazorg.

No 1

Een buitenlandse kriebel Een nieuw scouts- en gidsenjaar, nieuwe plannen, nieuwe ideeën en misschien wel een buitenlandse kriebel. Als je volgende zomer de landsgrenzen wil oversteken, denk je daar best eerst even goed over na. Hoe bereid je dit voor zodat het niet enkel een duur kamp wordt? Want uiteraard wil je een spetterend kamp waar de factor buitenland optimaal benut wordt.

De meerwaarde van een buitenlands kamp De meerwaardezoeker Ga samen met je leden op zoek naar antwoorden op vragen, zoals “Wat is de meerwaarde van het buitenland? Wat willen we op buitenlands kamp doen, dat we hier in België niet kunnen?”. Deze inhoudelijke invulling is van groot belang. Door samen stil te staan bij het waarom geef je aan iedereen de kans om te vertellen wat zij in het buitenland willen doen, welk soort kamp ieder wil doen, wat voor hen de meerwaarde moet zijn, … Zo worden de verschillende verwachtingen geuit en scherp gesteld en kan er gemakkelijker en sneller beslist worden over de doelstellingen, activiteiten en bestemmingen. Wanneer je bij de start samen met je leden naar de meerwaarde zoekt van jullie buitenlands kamp kan dit al heel wat problemen vermijden tijdens de verdere uitwerking. Deze stap is niet enkel voor je leden belangrijk, maar ook ter verantwoording naar de eenheidsraad, ouders, en eventuele andere partners. Tenslotte zullen zij hun goedkeuring moeten geven. Een voorbereid scout of gids is er nu eenmaal twee waard. Enkele mogelijke pluspunten van een buitenlands kamp: Culturele beleving Een buitenlands kamp biedt je de mogelijkheid om kennis te maken met de cultuur van het gastland. Cultuur kan je erg breed invullen: kennismaken met de levenswijze, geschiedenis en kunst van het land, maar ook op café gaan en het verschil merken in uitgaansleven, plaatselijk eten & drank proeven, meeleven met de plaatselijke sportobsessie, …. Uitwisseling tussen scouts & gidsen Een buitenlands kamp geeft je de kans om in contact te komen met andere invullingen van scouting. Vaak is de scoutscultuur anders, is er een andere manier van werken. Door contacten met andere scouts en gidsen kan je hun werking leren kennen, om van elkaar nieuwe ideeën op te doen en de eigen werking eens vanuit een andere invalshoek te bekijken. Bovendien bieden deze contacten een springplank om de bevolking en cultuur van het gastland te leren kennen. Ontdekken van een andere omgeving Het buitenland biedt je de kans om een ander landschap, andere fauna en flora te leren ontdekken. Een andere omgeving leent zich tot andere activiteiten: bergbeklimmen, dagenlange tochten door de ongerepte natuur, ongekende watersportmogelijkheden en dergelijke meer.

Neem een kijkje op websites zoals www.vrijwilligerswerk.be, www.bouworde.be, ... voor meer informatie en inspiratie. Teamwork Een buitenlands kamp leidt tot intense samenwerking en groepsvorming. Het is een groots project dat niet vrijblijvend is en dat enkel kan slagen als de leden mee verantwoordelijkheid opnemen. Ze worden geconfronteerd met dingen die ze niet verwachten. Daardoor moeten ze creatief denken & oplossingen zoeken, samenwerken, afwegingen maken, argumenteren, keuzes maken en verantwoordelijkheid dragen.

Soorten kampen Kampen bestaan er in verschillende soorten en maten. Afhankelijk van de invulling en de meerwaarde die jullie aan het kamp willen geven, zal je voor een bepaalde vorm kiezen:  Trekkamp: Je hebt geen vaste verblijfplaats, maar trekt rond te voet, met de fiets, boot of een ander vervoermiddel.  Vast kamp: Je hebt een vaste overnachtingsplek die je gebruikt als uitvalsbasis voor je dagactiviteiten.  Internationaal kamp: Je neemt deel aan een meerdaagse bijeenkomst van scouts en gidsen uit verschillende landen. In verschillende landen en op verschillende momenten worden dergelijke kampen georganiseerd. Je kan eraan deelnemen als patrouille, tak of contingent. De activiteiten op een internationaal kamp kunnen heel uiteenlopend zijn en hangen af van de organisatie. Enkele voorbeelden zijn de Wereldjamboree, Roverway of Intercamp.

TIP Een overzicht van geplande internationale kampen vind je op www.fos.be of door te mailen naar [email protected]. 

Home hospitality: Je overnacht bij de plaatselijke bevolking, een lokale scoutsgroep, …

Deelnemers Een buitenlands kamp is een uniek avontuur. Vraag je echter af voor wie dat avontuur het meest geschikt is. Bevers-Zeehonden en Welpen ervaren nog weinig verschil tussen Roemeense bossen en de bossen in de Ardennen. Een zomerkamp in de Ardennen is voor hen nog nieuw en spannend, een buitenlands kamp is dan ook niet echt noodzakelijk om hun enthousiasme op te wekken. Hou ook rekening met de uitdagingen en groeitrap binnen scouting en guiding. Als je met je Welpen reeds naar Spanje trekt, wordt het moeilijker om voor de VG’s-Juniors nog iets uitdagends te bedenken.

Op kamp in het buitenland - 3 —

TIP

— Weekends en kampen 

Vrijwilligerswerk Het buitenland biedt je volop kansen om rond solidariteit te werken. Je kan je kampactiviteiten afwisselen met de deelname aan een plaatselijk project. In samenwerking met een andere organisatie kan je bijvoorbeeld een oude school opknappen.

VG’s-Juniors en Seniors zullen veel meer plezier en uitdaging beleven aan een buitenlands kamp. Ze zijn in staat om verwonderd te zijn over de andere omgeving en de cultuurverschillen en kunnen contacten leggen met de plaatselijke scouts & gidsen. Voor Seniors kan een buitenlands kamp een mooie afsluiter zijn van hun carrière als scoutslid. Het is bovendien een uniek project, waarin ze alle kansen krijgen om te leren plannen, verantwoordelijkheid te nemen en samen te werken. Veel eenheden gaan op eenheidskamp. Het is fijn om er allemaal samen op uit te trekken. Bovendien is het gemakkelijk, want je moet maar één keer een kampplaats en vervoer regelen, je hebt veel helpende handen bij het laden en lossen van de vrachtwagen, … Toch is het beter je eerst goed te bezinnen vooraleer je ook van je buitenlands kamp een eenheidskamp maakt. Denk goed na of het de moeite loont om ook je jongste leden mee te nemen op buitenlands avontuur.

Inspraak Afhankelijk van de leeftijd van de deelnemers, zal je je leden meer of minder betrekken in het voorbereidingsproces voor je buitenlands kamp. In dit artikel focussen we voornamelijk op de organisatie van een buitenlands kamp voor en met Seniors en bespreken we dan ook uitgebreid hoe je hen in het hele proces kan betrekken. Zoals bij elke andere activiteit zal de gedrevenheid en het enthousiasme van je leden groter zijn indien ze mee mogen beslissen over de invulling en bestemming. Als je voldoende tijd spendeert met je leden om alle mogelijkheden en verwachtingen duidelijk te stellen én je gaat er effectief mee aan de slag, zal de keuze gemakkelijker te maken zijn. Ga er echter niet vanuit dat dit proces vanzelf zal verlopen. Je zal je Seniors moeten begeleiden en ze wijzen op mogelijkheden en grenzen. Als je allemaal dezelfde verwachtingen hebt, zal de keuze snel gemaakt zijn. Zijn de meningen verdeeld, dan zal je via overleg tot een compromis moeten komen waarin iedereen zich kan vinden.

LEESTIP Je kan bijvoorbeeld gebruik maken van de Geen-verlies-methode. Lees hierover meer in het artikel ‘Leiden zonder lijden’, pagina 16 en 17. Niet enkel je leden moeten zich vinden in de keuze, maar ook jij als leid(st)er of moderator. Jij zal tenslotte je leden moeten begeleiden, motiveren, stimuleren bij de gehele en/of gedeeltelijke organisatie én je blijft de eindverantwoordelijke.

Het financiële plaatje De financiën vormen een niet te onderschatten onderdeel van de voorbereiding. Het beschikbare budget zal voor een groot stuk bepalen welke activiteiten je kan doen, waar je heen kan trekken en op welke wijze je je kan verplaatsen. Begroting Het is dan ook belangrijk om in de voorbereiding van je kamp voldoende stil te staan bij de begroting van het kamp en andere financiële aangelegenheden. Beantwoord samen de volgende vragen:  Hoeveel is iedereen bereid om te betalen?  Hoeveel geld hebben jullie nodig om alle onkosten te dekken?  Welke inkomsten en uitgaven verwacht je?  Zijn er mogelijkheden om de uitgaven te beperken zonder in te boeten aan kwaliteit (bijvoorbeeld door samen te werken met een lokale scoutsgroep)?

Als je op financieel vlak niet voor onaangename verrassingen wil komen te staan, giet je het antwoord op bovenstaande vragen best in een goede begroting. Een begroting is een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Streef steeds een evenwicht na tussen de inkomsten en de uitgaven. Uiteraard weet je van heel wat zaken niet hoeveel ze precies zullen kosten of opbrengen. Om te vermijden dat je met een financiële put eindigt, schat je de inkomsten best iets lager en de uitgaven iets hoger in. Wees voorzichtig met het uitgeven van middelen waar je niet zeker van bent, zoals subsidies die nog niet goedgekeurd zijn of de opbrengst van een geldactie die je nog moet uitvoeren. De begroting van een buitenlands kamp lijkt in vele opzichten op die van een binnenlands kamp. Vaste posten zoals deelnamegeld, kampplaats, vervoer en voeding zullen zeker terugkomen. Bij een buitenlands kamp vormen het transport en de overnachtingen meestal de grootste kost.

VUISTREGEL 100% kampbudget = 50% vervoer + 25% overnachtingen + 25% voedsel en activiteiten Hou bij een buitenlands kamp ook rekening met de volgende extra uitgaven:  Extra verzekering: Indien jullie speciale activiteiten plannen of ter plaatse een auto huren kan het noodzakelijk zijn hiervoor een aparte verzekering af te sluiten.

MEER INFO Lees meer over verzekeringen op p. 14 van dit artikel en op www.fos.be/nl/administratie/ verzekeringen.  





Transport ter plaatse: Indien jullie geen vaste kampplaats hebben of jullie van de kampplaats naar bepaalde activiteiten moeten verplaatsen, zal je hiervoor vervoer moeten voorzien. Reservebudget: Ter plaatse kan je nog heel wat onverwachte zaken meemaken, die jullie op kosten kunnen jagen. Een schommeling van de wisselkoers of pech met de bus waardoor je een aansluiting mist, kunnen het financieel evenwicht in gevaar brengen. Bedanking van de lokale scoutsgroep: Als je gebruik gemaakt hebt van de kennis, contacten of overnachtingsmogelijkheden van een lokale scouts- of gidsengroep, vergeet hen dan niet uitgebreid te bedanken. Voorzie hiervoor misschien een geschenkje. Extra materiaal dat ter plaatse wordt gehuurd.

Kampprijs Een hoge kampprijs lijkt een eenvoudige oplossing om een duur kamp te kunnen organiseren, maar heeft natuurlijk ook nadelen. Een zomerkamp is vaak het hoogtepunt van een scoutsjaar en het zou jammer zijn als enkele leden niet mee kunnen omwille van een te hoge kostprijs. Hou steeds in het achterhoofd dat een scoutsjaar ook zonder buitenlands kamp al heel wat kost voor de ouders. Omdat niet iedereen even kapitaalkrachtig is, kan er een spaarplan opgesteld worden. Wie wil krijgt de mogelijkheid om in schijven te betalen die op voorhand worden vastgelegd. Wanneer jullie zo’n plan opstellen, leg je dit best even naast de praktische planning. Bekijk welke momenten jullie voorzien hebben om grote kosten, zoals het




Zijn er mogelijkheden om de inkomsten te verhogen zonder de leden en ouders op kosten te jagen? Zijn er bijvoorbeeld subsidies die aangevraagd kunnen worden of zijn jullie bereid om geldinzamelingsacties te organiseren? Wat doe je indien er een overschot is op het einde van de reis? Wat gebeurt er als er geld tekort is?




reserveren van trein- of vliegtuigtickets, te maken. Idealiter hebben jullie dan al voldoende geld in kas om dit te doen. Maak met je leiding en/of Seniors onderling goede afspraken. Wie houdt de financiën bij? Op welke manier krijgen je leden een bewijs van betaling? Hoe gaan jullie de boekhouding bijhouden? Fundraising Om de inkomsten te verhogen kan je als tak beslissen om een inzamelactie te doen: een fuif, een eetavond rond een thema, … Geldinzamelacties zijn leuk, maar zorg ervoor dat ze je werking niet overheersen. Het hele jaar in het teken stellen van het buitenlands kamp, elke twee weken carwash aan de supermarkt, … het kan misschien wel te veel van het goede worden. Zorg dus voor een goed evenwicht. Het zou jammer zijn als jullie door een overdaad aan geldinzamelacties helemaal geen zin meer hebben om op kamp te vertrekken. Denk goed na over de doelgroep die je met je inzamelactie wil aanspreken. Als je de ouders uitnodigt voor een taartnamiddag, haal je je geld opnieuw bij de mensen die ook al de kampprijs betalen. Verzin dus originele acties waarbij je een andere doelgroep aanspreekt. Ga eens voorlezen aan huis, poppenkast spelen voor kinderen, een dag tuinonderhoud doen in het rust- en verzorgingstehuis achter het lokaal, … Op die manier verdienen jullie een centje extra en help je er een ander mee. Bovendien is het toffer dan op straat appelen te verkopen. Het is dus een win-winsituatie voor iedereen. Denk na over een plan B voor als je fundraising niet voldoende opbrengt. Om te voorkomen dat jullie plots in geldnood komen, kan je de opbrengst van geldinzamelacties best enkel gebruiken voor de extra’s van het kamp. Zo hoef je het kamp niet te annuleren als de actie weinig opbrengt. Door middel van fundraising verzamel je niet alleen een financieel extraatje, maar bekom je ook een grote betrokkenheid bij het project. Door aan te geven dat het budget niet volledig is zonder een eigen inspanning van de leden geef je mee dat het kamp niet zomaar in hun schoot geworpen wordt. Je stimuleert hiermee de eigen verantwoordelijkheid van je leden en verhoogt hun binding met het project. Subsidies In de zoektocht naar extra centen hoef je niet enkel beroep te doen op de ouders of op geldacties. Er zijn nog een aantal kanalen waar je extra geld kan vinden. Via lokale, nationale en Europese instanties kan je, na het indienen van een goed doordacht subsidiedossier, vaak extra financiële middelen ontvangen. Vooral voor kampen die focussen op interculturele uitwisseling en vrijwilligerswerk zijn er heel wat subsidiemogelijkheden.

TIP Vraag bij je plaatstelijke jeugddienst of je gemeente hiervoor subsidies toekent en wat de voorwaarden zijn. Neem ook een kijkje op www.jint.be voor meer informatie over mogelijke subsidies. Wanneer je subsidies ontvangt, verbind je je ook tot de voorwaarden die daaraan verbonden zijn. Je sluit eigenlijk een contract af met de subsidiërende instelling. Daarin staan een reeks engagementen waartoe beide partijen zich verplichten. Je bent dus verplicht om die voorwaarden en afspraken na te komen. Zo kan men je bijvoorbeeld vragen om bepaalde doelstellingen te bereiken, een eindverslag in te dienen of een financieel verslag op te maken.

 

Ga zo efficiënt mogelijk op zoektocht. Er zijn heel veel geldschieters, maar vraag je af of zij wel de juiste zijn voor jullie project. Breng daarom je projectidee goed in kaart. Laat andere mensen in en buiten jullie eenheid weten dat je subsidiebronnen zoekt. Wie weet krijg je wel tips uit onverwachte hoek. Laat het gehele kampidee niet afhangen van een mogelijke subsidie. De teleurstelling zou wel eens groot kunnen zijn.

Kampplaats Land & streek bepalen Zoek naar een locatie die het best overeenkomt met de vooropgestelde verwachtingen voor jullie kamp. Dat lijkt eenvoudig, maar je denkt er best toch eerst eens goed over na. Zomaar een land of streek prikken op de wereldkaart kan best leuk zijn, maar is niet dé oplossing. Je zou bedrogen kunnen uitkomen omdat het land te duur of te ver is of zich niet leent voor de activiteiten die jullie voor ogen hadden. Neem je tijd Bekijk rustig alle mogelijkheden en ga niet onmiddellijk dromen van exotische bestemmingen. Hou voor ogen dat een verre bestemming niet noodzakelijk tot een beter kamp leidt. Verzamel voldoende informatie door reisgidsen en –verslagen te lezen, infodagen en reisbeurzen te bezoeken en vorm jullie zo een idee van de invulling en bestemming van jullie kamp.

TIP FOS Open Scouting organiseert jaarlijks in samenwerking met de andere Belgische scouts- en gidsenfederaties International Day, een dag boordevol informatie over buitenlandse kampen. Meer info op www.internationalday.be. In functie van je kampprogramma In de eerste plaats laat je de keuze afhangen van de inhoud van het kamp. Als jullie voorkeur uitgaat naar een trekkamp in de bergen zal je uiteraard een andere bestemming kiezen dan wanneer jullie door middel van home hospitality intensief willen kennismaken met de Zuid-Europese cultuur. Hou dus rekening met de mogelijkheden die de streek biedt op vlak van activiteiten en overnachtingen. Praktische bedenkingen Daarnaast hou je best ook rekening met een aantal praktische zaken:  Welke culturele affiniteit en/of expertise is er aanwezig binnen je tak of eenheid? Iemand van Spaanse afkomst of goede Spaanse contacten kan jullie Spanje doen verkiezen boven, zeg maar, Frankrijk.  Welk budget hebben jullie ter beschikking? Oost-Europa is minder duur dan West-Europa. Overnachten bij een lokale scoutsgroep is vaak goedkoper dan overnachten in een jeugdherberg of op een camping.  Welk transport willen jullie gebruiken? Waarheen kan dit transport je brengen? Welk materiaal willen en kunnen jullie meenemen? Indien je met eigen vervoer gaat, welke afstand is dan haalbaar?  Hou rekening met de veiligheid in de streek en/of het land.

MEER INFORMATIE Informatie over de veiligheid in een bepaald land vind je op www.diplomatie.belgium.be, in reisgidsen, reisverslagen van andere reizigers en reisblogs.





TIPS

Europa of daarbuiten? Je hoeft zeker niet buiten Europa te gaan om een schitterend kamp te hebben. Europa heeft voldoende mogelijkheden om jullie een unieke ervaring te bieden. Het cultuurverschil zal in een ander continent waarschijnlijk wel groter zijn, maar anderzijds krijg je er ook heel wat extra werk bij, zoals een visum regelen en een internationaal paspoort aanvragen. Indien je dan toch naar een ander werelddeel trekt, raden we je dan ook aan om tijdig te beginnen aan de voorbereidingen. Hou ook rekening met het veiligheidsaspect en met het kostenplaatje. Visum, internationaal paspoort, inentingen en verplaatsingskosten kunnen de prijs al gauw de hoogte injagen.

Planning Tijdig starten Op kamp gaan naar het buitenland vraagt heel wat voorbereidingstijd. Start dan ook tijdig met het maken van plannen. Het is aan te raden om tegen december de grote lijnen van het kamp uit te stippelen, zoals een duidelijk beeld op de verwachtingen, de bestemming en de maximale kostprijs. Vraag op dat moment zeker ook de toestemming aan de eenheidsleiding en ouders. Op die manier heb je nog ruim voldoende de tijd om:  jullie voldoende en diepgaander te informeren;  contacten te leggen in het buitenland;  vervoer, overnachtingen en activiteiten te reserveren;  geld in te zamelen.

MOGELIJKE PLANNING    

September – december: Brainstormen, beslissen, plannen en afspraken maken. De kamp plannen laten weten aan FOS. December – februari: Boeken van transport en het kampprogramma uitdenken. Februari – juni: Op punt stellen van het programma, boeken van overnachtingen, reserveren van activiteiten, contacten onderhouden en afspraken maken met de lokale scoutsgroep ter plaatse. Juni: Overlopen van de checklist en de laatste kleine praktische zaken regelen.

Taakverdeling Maak goede afspraken met je leden en medeleiding. Verdeel de taken en prik deadlines. Wanneer komen jullie opnieuw samen en wordt alle gevonden informatie bekeken? Wie zal de financiën beheren? Hoe wordt de boekhouding bijgehouden? Wanneer en op welke wijze neem je de definitieve beslissingen over bestemming, activiteiten, overnachtingen, vervoer, …? Op welke wijze willen jullie als leiding je leden begeleiden? Wat laat je aan hen over, en wat doen jullie eventueel zelf? Waar nemen jullie de eindbeslissing, en waar de leden? Luister ook eens bij je eenheidsleiding, want zij zullen zeker ook een oogje in het zeil willen houden.

MOGELIJKE AFSPRAKEN  

Elke eerste vergadering van de maand zitten we samen om de gevonden informatie te bekijken, door te nemen en beslissingen te nemen. Iedereen houdt elkaar via het scoutsforum op de hoogte van de stand van zaken van zijn of haar opdracht.

Natuurlijk zijn jullie niet de enigen die hierin kunnen beslissen. Bij dit hele denkproces zal je ook de eenheidsleiding, eenheidsraad en de ouders moeten betrekken. De eenheidsleiding en eenheidsraad zullen jullie plannen moeten goedkeuren. De eenheidsleiding blijft nu eenmaal verantwoordelijk voor jullie. Betrek hen van bij de start bij jullie denkproces. Zo vermijd je dat je na vele maanden hard werken plots teruggefloten wordt.

Ouders Ouders zijn een belangrijke partner in het buitenlands verhaal. Zij geven jullie de toestemming en het vertrouwen om met hun zoon of dochter naar het buitenland te trekken. Bovendien zullen ze hoogst waarschijnlijk een groot deel van het kamp betalen. Daarnaast zijn ouders nieuwsgierig naar wat hun kind allemaal uitspookt bij de scouts. Ze kunnen ook interessante aanvullingen, contacten, opmerkingen, … geven waar jullie misschien nog niet aan gedacht hebben. Oudermanagement, een kwestie van goed communiceren Betrek de ouders bij alle stappen die jullie ondernemen, zowel voor, tijdens als na jullie buitenlandse avonturen. Hoe jammer zou het niet zijn dat na al jullie denkwerk ouders niet toestemmen met de plannen? Je zal de ouders dus moeten geruststellen en hun vertrouwen moeten winnen. Als jullie een sterk, inhoudelijk en doordacht plan kunnen voorleggen, zullen zij ook veel sneller instemmen met jullie plannen. Informeer hen over het financieel kader, mogelijke tussenkomsten, spaaracties en geldinzamelacties. Ouders informeren kan op verschillende momenten en via verschillende kanalen: per brief, eenheidssite of -tijdschrift, e-mail of huisbezoek. Helemaal ideaal is een infomoment, omdat …  … je veel meer informatie kan meedelen.  … je alle ouders op hetzelfde moment dezelfde informatie kan meegeven.  … het de ouders jullie professionaliteit toont als leidingsteam en tak.  … je laat zien dat het een goed doordacht plan is.  … er ruimte is voor het stellen van vragen.  … er een rechtstreeks contact is, wat jullie band versterkt. In de loop van het jaar kan je meerdere infomomenten houden, bijvoorbeeld:  bij de start van het project om jullie plannen uit te doeken te doen;  tussendoor om de voortgang van de kampvoorbereidingen mee te delen;  net voor vertrek om de laatste info te geven;  en na het kamp als afronding. Wees goed voorbereid en zorg dat er voldoende ruimte is om de ouders rechtstreeks vragen te laten stellen. Zorg ook dat de ouders die niet aanwezig kunnen zijn op het infomoment voldoende geïnformeerd worden.


Eenheidsleid(st)er - Eenheidsraad


Betrokkenen

No 2

Zoeken & boeken Nu je weet wat je wil en iedereen akkoord gaat met de plannen, kan je beginnen met de concrete uitwerking van de voorbereidingen. Zowel op inhoudelijk als praktisch vlak, heb je nog heel wat werk voor de boeg. Jullie weten waarheen, wat jullie ongeveer willen doen, wat de financiële mogelijkheden zijn en vooral ... jullie hebben de goedkeuring van de eenheidsleiding en ouders.

Bestemming & programma Op kampverkenning gaan is bij een buitenlands kamp niet altijd mogelijk. Gelukkig zijn er heel wat andere bronnen die je diepgaande informatie kunnen geven over je bestemming en de mogelijkheden:  Schaf je een (paar) goede reisgids(en) aan. Praktische reisgidsen geven het antwoord op vragen over klimaat, veiligheid, levensstandaard, verplichte documenten, gezondheid, verblijfsmogelijkheden, lokaal transport, wat te zien en wat te doen, do’s en don’ts, …  Neem een kijkje in reisverslagen op het internet. Deze verslagen zijn gemaakt door en voor reizigers en bieden je heel wat praktische informatie.

TIP Op www.wegwijzer.be vind je meer dan 7000 reisverslagen. 

Bezoek samen met je tak reisbeurzen gericht op (goedkoop) reizen.

TIP 

Wegwijzer Reisinfo vzw organiseert jaarlijks een alternatieve reisbeurs, met ervaringsinfo uit eerste hand. Meer info op www.wegwijzer.be/reismarkt.  

 

Leg je oor te luisteren bij andere eenheden of bij vrienden en vriendinnen met reiservaringen in de streek waar jullie heen trekken. Breng ons via [email protected] op de hoogte van jullie plannen. We kunnen je vast helpen met contactgegevens van scouts- en gidsengroepen in het buitenland, een andere eenheid met dezelfde plannen of eenheden die voorheen een gelijkaardig kamp hebben georganiseerd. Neem een kijkje op de FOSwiki bij het thema ‘Buitenlandse kampen’. Daar vind je voor vrijwel elk Europees land een fiche met praktische informatie. In deze digitale tijd heeft bijna elke grote stad, bijzondere attractie of toeristische streek zijn eigen webstek. Deze sites zijn niet altijd gericht op lowbudgetreizen, maar ze kunnen je wel een idee geven van de mogelijkheden.

Op basis van deze informatie kan je nu je kampprogramma invullen. Werk dit zowel inhoudelijk als praktisch goed uit en vermeld ook routebeschrijvingen en contactgegevens van bijvoorbeeld organisaties waarmee je zal samenwerken. Hou bij wat je eventueel ter plaatse nog moet regelen, zoals het reserveren van een busrit. Spreek ook duidelijk af wie dit verder zal regelen.

Heen & terug Bus, trein, boot, vliegtuig, minibus, … het is maar wat je wil. De keuze van je transportmiddel is onder andere afhankelijk van je bestemming en de financiële mogelijkheden. Denk ook eens na over de ecologische voetafdruk die je met je tripje achterlaat. Privé-autobus Als je groep vrij groot is en jullie niet te ver weg trekken dan kan je overwegen om een bus met chauffeur te huren om jullie ter plaatse te brengen en weer op te halen. Wegens de hoge dagprijs is het onwaarschijnlijk dat de bus ook ter plaatse beschikbaar blijft. Voordeel van de bus is dat je heel veel materiaal kan meenemen zoals tenten, kookgerei, … Ideaal dus voor een vast kamp. Minibus Met een kleinere groep kan je ervoor kiezen om voor de duur van het kamp een minibus te huren. Uiteraard kan dit enkel als je voldoende chauffeurs hebt en als deze chauffeurs oud genoeg zijn en voldoende rijervaring hebben. Bovendien moeten zij (en de leden en hun ouders) het zien zitten om zo ver te rijden. Met een minibus heb je ter plaatse heel wat vrijheid en kan je extra materiaal meenemen. Weet wel dat je met een huurwagen niet zomaar naar elke bestemming kan/mag rijden van de maatschappij. Bekijk de financiële meerkost van de brandstof en tol die jullie onderweg nog extra moeten betalen. Trein Reizen met de trein is comfortabel. Je ziet heel wat van het landschap, je hebt contact met de plaatselijke bevolking en je kan wel wat extra materiaal meenemen. Mogelijke nadelen zijn dat aansluitingen soms lang op zich kunnen laten wachten en losse treintickets erg duur kunnen zijn. Informeer je bij de NMBS of treinmaatschappij van het land in kwestie over interessante en voordelige tarieven voor groepen.

TIPS  

Op www.b-europe.com vind je meer informatie over reizen met de trein in het buitenland. Je vindt er ook meer informatie over interessante formules, zoals Interrail. Kinderen van treinpersoneel kunnen doorgaans in heel Europa gratis rondsporen. Dit kan een fikse korting opleveren.

Buslijndienst Enkele busmaatschappijen (bv. Eurolines) zijn gespecialiseerd in busverbindingen tussen honderden Europese steden. De bus brengt je rechtstreeks van de ene naar de andere stad. Je kan een beetje extra materiaal meenemen. Het is een relatief goedkope manier van reizen en soms worden er groepskortingen aangeboden. Je hebt echter wel tijd nodig, want een busrit naar bijvoorbeeld Polen vraagt nu eenmaal de nodige tijd. Hou er ook rekening mee dat het bij verre afstanden niet altijd mogelijk is om vroeg op voorhand te boeken.


Vervoer


Zorg voor een goede afwisseling tussen inspanning en ontspanning en hou de gezamenlijke doelstellingen en verwachtingen goed voor ogen. Door het verder uitzoeken en het concreet maken van jullie programma kan er onbewust een verandering komen in de invulling. Blijf er steeds over waken dat iedereen zich kan vinden in de plannen.

Vliegtuig Met het vliegtuig kan je op relatief korte tijd een grote afstand overbruggen. Bovendien kan je – mits het nodige zoekwerk – de prijs drukken door gebruik te maken van vroegboekkortingen of eventuele groepstarieven. Je vliegtickets boek je in een reisbureau of online. Met het vliegtuig mag je slechts een beperkte hoeveelheid bagage meenemen. Extra bagage meenemen is meestal erg duur. Hou er ook rekening mee dat vliegen heel belastend is voor het milieu. Voor reizen binnen Europa zijn er zeker duurzamere alternatieven.

TIP Een overzicht van Europese vliegmaatschappijen en hun bestemmingen vind je op www.airtraffic.eu.

Ter plaatse Voor je verplaatsingen ter plaatse kan je bijvoorbeeld gebruik maken van het openbaar vervoer, een gehuurde minibus of de fiets. Ook hier is je groepssamenstelling en het doel van je verplaatsing bepalend voor je keuze en heeft elk transportmiddel zijn eigen voor- en nadelen. Huurwagen Huur je een minibus ter plaatse, dan heb je heel wat vrijheid. Je kan gaan en staan waar je wil. Je hoeft je geen zorgen te maken over uurregelingen, boekingen of ticketverkoop. De minimumleeftijd om een auto te huren verschilt per land en soms ook per maatschappij. Jonge bestuurders betalen soms meer. Een internationaal rijbewijs is niet altijd nodig in Europa, maar zoek dit toch even uit zodat je ter plaatse niet voor verrassingen komt te staan. Ga je buiten Europa, dan is dit (meestal) wel nodig. Openbaar vervoer Gebruikmaken van het plaatselijke openbaar vervoer is soms een hele uitdaging, maar je hebt wel veel meer contact met de plaatselijke bevolking. Op de bus of trein zie je, hoor je en beleef je nu eenmaal veel meer. Bovendien is het in vele landen een goedkoop transportmiddel. Hou er rekening mee dat het openbaar vervoer niet altijd even stipt is. Maak je planningen dus niet te krap, zodat jullie kamp niet in duigen valt wanneer de bus vertraging heeft. Fiets Bij een aantal internationale trein- en luchtvaartmaatschappijen kan je tegen een meerprijs je fiets meenemen op de trein of het vliegtuig. Weet wel dat niet alle maatschappijen dit doen en dat het aantal plaatsen vaak heel beperkt is. Informeer je vooraf goed zodat jullie zeker alle fietsen kunnen meenemen.

Overnachten Er zijn heel wat mogelijkheden om op kamp de nacht door te brengen: van jeugdherbergen, over berghutten tot kampeerplaatsen. Vrij kamperen is, op Scandinavië na, in de meeste landen verboden. Het is vaak wel toegelaten als je de toestemming van de eigenaar van bos of wei hebt. Hoe dan ook vertrek je best niet op kamp zonder je overnachtingsplaatsen vastgelegd te hebben. Reisgidsen en -verslagen, talloze websites en de landenfiches op de FOSwiki kunnen je op weg helpen om een geschikte verblijfplaats te vinden.

www.hostelworld.com www.hihostels.com www.wegwijzer.be/dossier/groepsaccommodatie_voor_jongeren

Een scouts- of gidsendomein In vrijwel elk Europees land vind je domeinen uitgebaat door scouts- en gidsenorganisaties. Deze domeinen bieden een terrein aan dat voorzien is voor een echt scoutskamp, met kampvuurplaatsen, tentengrond en sanitaire voorzieningen. Bovendien is de eigenaar meestal ook erg scoutsminded. Hij of zij kan jullie misschien wel bijstaan in het plannen van een aantal activiteiten of het contacteren van plaatselijke scouts- of gidsengroepen of andere organisaties. Daarnaast zitten jullie ook niet alleen op zo’n domein, maar samen met scouts en gidsen uit andere landen.

INTERESSANTE WEBSITES  

http://www.scout.org/en/around_the_world/europe/information_events/scout_centres http://www.wagggsworld.org/en/world/centres

Een lokale scouts- of gidsengroep Via ons wereldwijde netwerk van scouts en gidsen kan je misschien wel een groep vinden die jullie een overnachtingsplek wil geven in hun lokaal. Vaak leidt dit ook tot samenwerking op andere vlakken. Ze nemen je mee door hun land of streek, je komt op plaatsen waar je anders niet zou komen, je leert de plaatselijke cultuur kennen, kortom ... alleen maar voordelen.

De papierwinkel Identiteitspapieren In alle landen van de Europese Unie volstaat een identiteitskaart. Ook in enkele landen daarbuiten, zoals Ijsland of Turkije, is die voldoende. Kinderen onder de 12 jaar nemen best een Kids-ID of papieren identiteitsbewijs mee. Voor andere landen, zoals Marokko, is een paspoort nodig. Het paspoort is een officieel wereldwijd erkend en bruikbaar reisdocument in de vorm van een boekje dat een land aan zijn onderdanen afgeeft. Een paspoort moet je tijdig (best minimaal 6 weken op voorhand) aanvragen bij de gemeentediensten. Voor landen die nog verder liggen, is vaak een visum nodig. Dat koop je op de ambassade van dat land of bij inreis (dat laatste is niet altijd mogelijk).

MEER INFO Op http://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland/reisdocumenten kan je heel eenvoudig controleren of je een paspoort en/of visum nodig hebt.

Ouderlijke toestemming Er bestaan geen Belgische of internationale procedures of formulieren die de ouderlijke toestemming voor reizen met minderjarigen vastleggen. We raden je echter wel aan om een ouderlijke toestemming te vragen voor ieder minderjarig lid. Laat deze toestemming handtekenen door beide ouders en deze handtekeningen ‘voor echt verklaren’ door de gemeente.


  


INTERESSANTE WEBSITES

VOORBEELDFORMULIER Een voorbeeldformulier kan je downloaden op www.fos.be.

Verzekeringen Persoonlijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid De FOS-ledenverzekering geldt wereldwijd. Dat betekent dat je voor alle scoutsactiviteiten op het buitenlands kamp en voor de verplaatsing heen en terug verzekerd bent. Uiteraard geldt dit enkel voor leden en leiding die hun lidgeld betaald hebben! Controleer dus voor vertrek nog eens of iedereen wel degelijk verzekerd is. Medische kosten bij een ongeval moet je altijd eerst indienen bij de eigen ziekteverzekering (de mutualiteit), pas daarna komt de FOS-ledenverzekering tussen. De ziekteverzekering is in ons land verplicht, dus al je leden hebben zo’n verzekering. Ze moeten er wel een bewijs van meenemen als ze naar het buitenland gaan, namelijk de zogenaamde Europese Ziekteverzekeringskaart (EZVK) of een ander reisformulier (afhankelijk van de bestemming). De kaart verleent je eenvoudige toegang tot gezondheidszorgen. Als je ze niet bij hebt, zal je vaak eerst contant (hoge) bedragen moeten betalen vooraleer je verzorgd wordt. Een SIS-kaart is zinloos in het buitenland. Mutualiteitsklevers kunnen wel van dienst zijn, al is het maar om alle documenten onmiddellijk te voorzien van de juiste identificatiegegevens. Wanneer er zich een ongeval voordoet, moet je hiervan zo snel mogelijk aangifte doen. Neem dus voldoende ongevalsaangiftes mee. Een ongevalsaangifte bevat o.a. het medisch getuigschrift dat je bij een ongeval door de behandelende arts moet laten invullen. Om problemen te vermijden neem je best een formulier mee in een taal waarvan je verwacht dat de artsen in je bestemmingsland ze begrijpen. De formulieren bestaan in het Engels, Frans, Duits en Spaans. Reisbijstandsverzekering De FOS-ledenverzekering dekt geen kosten voor repatriëring. De meeste leden en leiding zijn echter via hun mutualiteit aangesloten bij Mutas voor een aanvullende verzekering voor dringende medische bijstand in het buitenland. De alarmcentrale Mutas verleent administratieve, medische en financiële bijstand als je in het buitenland medische hulp nodig hebt. De voorwaarden verschillen per mutualiteit, maar meestal vallen repatriëringskosten hieronder. Laat alle deelnemers van het buitenlands kamp (ook de leiding) navragen of ze zo’n aanvullende verzekering hebben en wat de voorwaarden zijn. Indien dit het geval is moeten ze ook hiervan een bewijs meenemen, namelijk een Medical Assistance Card (MAC), een World Assistance Card (WAC) of een Mutaskaart. Indien niet iedereen voldoende verzekerd is, moeten jullie uitmaken of een aanvullende reisbijstandsverzekering voor de groep en/of een lid nodig is. Je kan zo’n verzekering aanvragen via het Landelijk Secretariaat ([email protected]). Annulatieverzekering De FOS-ledenverzekering dekt geen annulatiekosten. Wanneer iemand om welke reden dan ook niet mee kan op kamp komt de verzekering niet tussen. Je kan wel zo’n verzekering op maat laten afsluiten. Als eenheid moet je deze verzekering afsluiten voor de inschrijvingen van je kamp starten. Je leden duiden dan bij de inschrijving voor het kamp aan of ze deze annulatieverzekering wensen. Bijkomende verzekeringen voor de auto, materiaal, ... Je kan via het Landelijk Secretariaat bijkomende verzekeringen laten afsluiten als je een auto meeneemt, tenten of ander duur materiaal.

  

Meer info over de ledenverzekering en over de bijkomende verzekeringen die je via FOS kan afsluiten vind je op www.fos.be/nl/administratie/verzekeringen. Bijkomende vragen kan je altijd stellen via [email protected]. Meer info over de procedure bij ongevallen vind je ook op www.fos.be/nl/administratie/ verzekeringen. Daar kan je meteen ook de nodige formulieren voor ongevalsaangiftes downloaden. Meer info over de ziekteverzekering en reisbijstand via Mutas vind je op de websites van de mutualiteiten en op www.mutas.be. Vraag bij je mutualiteit na welke kaart of welk formulier je precies moet meenemen naar het land van bestemming.

Gezondheid Laat iedereen, ook de leiding, een medische fiche invullen. Dit is een klein medisch dossier, waarin nuttige informatie staat zoals bloedgroep, inentingen of allergieën. De informatie die op de medische fiche staat, kan op crisismomenten van belang zijn. Zie er dus op toe dat ze goed wordt ingevuld en bewaar ze op een bereikbare, afgesproken plaats. Een medische fiche bevat echter ook persoonlijke gegevens, dus zorg dat de fiches enkel toegankelijk zijn voor de leiding! Na het kamp moet je de medische fiches vernietigen of teruggeven aan de ouders. Trek je verder dan de Europese landen? Neem dan zeker een kijkje op de site van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (www.itg.be) voor informatie over inentingen en gezondheid.

In geval van nood Geef jullie reisroute door aan je eenheidsleiding en aan FOS Open Scouting (het kampprogramma en de reisroute worden opgevraagd van zodra je de kampmelding indient via www.fos.be). Zo weet iedereen waar jullie zich op elk moment bevinden. Neem zeker ook het nummer van de FOS-noodlijn, het Europees noodnummer 112 (dat in alle lidstaten van de Europese Unie kan gebruikt worden) en het nummer van een contactpersoon in je eenheid mee. Enkele weken voor jullie vertrek ontvang je van FOS de contactgegevens van de scouts- en gidsenfederatie(s) in jullie land van bestemming. In geval van nood kan je hen contacteren voor ondersteuning. Bij een ongeval zal je de ernst van de situatie moeten inschatten en oordelen of er naar de dokter gegaan moet worden of dat er een ziekenwagen gebeld moet worden. Laat de behandelende arts zeker het medisch getuigschrift van de ongevalsaangifte invullen. Bij zeer ernstige ongevallen moet je deze aangifte binnen de 24 uur doorsturen en de FOS-noodlijn (0473/63.20.80 24u/24u en 7d/7d) inlichten. Controleer ook in welke gevallen je de mutualiteit moet inlichten.


MEER INFO OVER VERZEKERINGEN


Als je gebruik maakt van je eigen autoverzekering, controleer dan eerst of ze ook geldig is in het land van je bestemming. Bij autohuur is het aangeraden om heel aandachtig de kleine lettertjes te lezen. Ga na wat wel en niet verzekerd is en hoeveel de vrijstelling bedraagt. Vaak is het nuttig of nodig extra te betalen voor een bijkomende verzekering.

Documenten bewaren Laat alle documenten inscannen en plaats ze online op een blog of in je mailbox. Het is ook verstandig om bij een contactpersoon in België (bijvoorbeeld je eenheidsleiding) kopieën van de volgende documenten achter te laten:  volledige reisroute met bijhorende adressen en telefoonnummers;  identiteitskaarten van iedereen;  medische fiches;  deelnemerslijst (inclusief leiding) met contactgegevens van de ouders;  reserveringsbewijzen van transport, overnachtingen, … Wanneer jullie dan onderweg documenten verliezen, kan je de documenten online terugvinden of ze door de contactpersoon laten faxen.

Financiën Euro’s – ponden - dollars In heel wat Europese landen kan je betalen met euro’s, maar niet overal. Bekijk op voorhand de munteenheid en –waarde van het land. Hou rekening met de wisselkoersen als je grote bedragen moet betalen. Een kleine schommeling in de koers kan een groot verschil maken.

Geld beheren Volg de financiële stand van zaken goed op. Hou alle uitgaven en inkomsten nauwkeurig bij in een kasboek. Zo kan je het budget beter beheren en onder controle houden. Spreek op voorhand af wie het geld ter plaatse zal beheren. Maak op voorhand samen afspraken over zakgeld. Spreek af welk bedrag meegenomen mag worden en waaraan het wel en niet uitgegeven kan worden. Hou er rekening mee dat je leden mogelijk niet allemaal over een betaalkaart beschikken. Zij zullen aangewezen zijn op contant geld, tenzij jullie andere afspraken maken.

Bankkaart – contant geld De Travellercheque was een veilig betaalmiddel, maar heeft helemaal afgedaan. Plastic is tegenwoordig de norm. Om in het buitenland met een kaart te kunnen betalen, heb je een betaalkaart met Maestro-functie nodig of een kredietkaart van Visa of Mastercard. Geld ophalen met een Maestro-kaart in de eurozone is gratis. Geld ophalen met een kredietkaart is niet gratis, net als geld ophalen met Maestro buiten de eurozone. Controleer op voorhand bij de bank of de kaart in het buitenland zeker dienst zal doen. Verlies je de kaart, meld dit dan zo snel mogelijk via CARD STOP (+32 70 344 344). Een klein bedrag in euro’s meenemen is handig voor de eerste uitgaven en in meer afgelegen gebieden, maar minder veilig dan een bankkaart.

TIPS  

Probeer zoveel mogelijk te betalen met kaart. Zo hoef je niet met te veel contant geld op zak te lopen. Stel een dagbudget op, zo kan je gemakkelijker de uitgaven onder controle houden.

Het thuisfront Maak duidelijke afspraken met leden en ouders over communicatie tijdens het kamp. Maak geen beloftes die jullie niet zullen waarmaken. Sommige eenheden houden regelmatig contact met ouders, andere gaan uit van het principe ‘geen nieuws, goed nieuws’. Zorg dat ouders op voorhand weten hoe jullie dit zullen aanpakken. Met je gsm heb je zowat overal (in Europa) bereik. Let wel op de kosten! Gebruik je de gsm om lokaal te bellen, dan koop je best een plaatselijke simkaart. Internet is wijdverspreid in steden. Je vindt er internetcafés of zelfs draadloos internet, waar je kunt mailen, de laatste uurregelingen opzoeken, … Als je het thuisfront op de hoogte wenst te houden, is de ‘tele-express’ een handig systeem: voor afreis bezorg je alle ouders een belvolgorde en de telefoonnummers. De leiding belt naar ouder 1, ouder 1 belt naar ouder 2, enz. De laatste ouder belt terug naar de leiding. De cirkel is rond en je weet dat de boodschap bij iedereen goed is aangekomen. Duid een contactpersoon aan in België. Deze persoon kan zowel door jullie als door de ouders gecontacteerd worden bij problemen. Veelal zal dit de eenheidsleid(st)er zijn, indien hij of zij zelf niet op kamp is.


Spreid jullie budget over twee bankrekeningen. Zo kunnen jullie steeds aan geld komen indien er een bankkaart verloren raakt en vermijd je problemen met het overschrijden van de daglimieten bij afhaling.




No 3

Naar het buitenland

Nog ... keer slapen, de laatste dagen Een checklist Vlak voor het vertrek, overloop je best nog eens de volgende checklist:  Is iedereen verzekerd?  Heeft iedereen betaald?  Is iedereen op de hoogte van de juiste datum, uur en plaats van vertrek en aankomst?  Heb je van iedereen een kopie van de identiteitskaart?  Heb je de toelating van de ouders ontvangen?  Zijn alle medische zaken in orde? Heb je de medische fiches van iedereen ontvangen?  Zijn de nodige ongevalsaangiftes mee?  Is de EHBO-koffer in orde?  Heb je het adres van een ziekenhuis en noodnummers gevonden?  Heeft iedereen de nodige documenten van de mutualiteit mee (een Europese Ziekteverzekeringskaart en een Medical Assistance Card, World Assistance Card of Mutaskaart)?  Zijn alle bewijzen van boekingen in orde? Sommige jeugdherbergen vragen om enkele dagen vooraf je komst definitief te bevestigen.  Heb je de contactgegevens van lokale groepen?  Weet iedereen welke bagage er mee moet?  Heb je de nodige landen stafkaarten mee?  Heb je iemand aangeduid die verantwoordelijk is voor de financiën?  Zijn er afspraken gemaakt met het thuisfront?  ……

Ik ga op reis en ik neem mee ... Je bagagelijst hangt uiteraard af van je bestemming en de manier waarop je zal reizen. Stel op voorhand samen een lijst op zodat jullie niets belangrijks vergeten. Licht reizen is een kunst, maar volgende essentiële zaken heb je toch beter mee:  Paperassen: identiteitskaart, paspoort (indien van toepassing), rijbewijs, documenten mutualiteit, medische fiches, bankkaart, kredietkaart, documenten verzekering, reisgidsen, landkaarten, notaboekje, adresboekje, geld, tickets, reserveringen, buideltasje, …  Groepsmateriaal zoals kookgerief, EHBO-koffer en kampeermateriaal.  Voldoende kledij voor verschillende weersomstandigheden.  Fototoestel, gsm, oplader en reisstekker.

TIPS    

Neem geen overbodige zaken mee. Steek je zakmes niet in je handbagage als je met het vliegtuig reist. Neem wat wasmiddel mee, zodat je onderweg je kleren kan wassen. Op die manier hoef je niet zoveel kledij mee te nemen. Vul je checklist en bagagelijst tijdens het kamp aan, zodat je volgend jaar nog beter voorbereid op buitenlands kamp kan vertrekken.

De plaatselijke cultuur Laat jullie onderdompelen in de plaatselijke cultuur. Maak zoveel mogelijk contact met de lokale bevolking en ga mee in de plaatselijke gebruiken en gewoonten. Koop je eten op de markt en bij de lokale handelaar of ga eten in lokale eetgelegenheden. Stem je reistempo af op je bestemming, want trager reizen is meer contact hebben met de plaatselijke bevolking en het dagelijks leven. Reizen is de ideale manier om vooroordelen over andere plekken en andere mensen te laten varen. Durf genieten van die andere levenswijze en cultuur en verrijk jezelf.

BELANGRIJK Heb respect voor de mensen, cultuur en natuur:  Fotografeer niet zomaar mensen. Doe dit met respect en vraag eerst de toestemming aan de persoon die je wil fotograferen.  Draag gepaste kledij als je godsdienstige gebouwen bezoekt.  Leer minstens een aantal woorden van de plaatselijke taal. Spreek mensen in hun eigen taal aan en schakel pas daarna over naar het Engels of Frans.  Laat geen afval achter.  Bedank mensen die je een overnachtingsplaats bieden, de weg wijzen, tips geven, …

De praktische zaken Tijdens al dat genieten moet je toch steeds een aantal praktische zaken in het oog houden:  Hou de financiën goed bij. Doe dit dagelijks, zo heb je achteraf veel minder werk en zal de afrekening vlotter verlopen.  Laat af en toe aan de verantwoordelijke thuis weten hoe jullie het stellen.  Maak afspraken met je leden omtrent veiligheid in steden zodat jullie niet voor onaangename verrassingen komen te staan.


Na een jaar van voorbereiden ben je dan ter plaatse. Nu is het aan jullie om te genieten, genieten en nog eens te genieten. Een kamp is vrije tijd, en vrije tijd is er om je te ontspannen en te ontwikkelen op een manier die het dagelijkse leven niet toelaat. Zorg ervoor dat zoveel mogelijk deelnemers zoveel mogelijk hebben aan het kamp. Het is een unieke tijd samen met unieke mensen op een buitengewone plaats. Niet de afstand van huis of de duur van het verblijf bepaalt de slaagkans, wel de chemie die in de groep ontstaat.


Genieten!!!

No 4

Het is weer voorbij Het kamp: de mooiste tijd van het jaar! Maar het gaat zo snel voorbij. Een buitenlands kamp stopt echter niet bij aankomst aan het lokaal. Er zijn nog een aantal acties die je moet ondernemen.

Financiën Wanneer je de financiën voor en tijdens het kamp goed bijgehouden hebt, zal je niet veel werk meer hebben aan de afrekening. Voer de laatste betalingen (zoals de afrekening van het kampdomein) uit en kom jullie afspraken in verband met eventuele overschotten of tekorten na. Indien je subsidies ontvangen hebt, kom dan tijdig de gemaakte afspraken (zoals een financieel of inhoudelijk verslag) na. Hou je begroting goed bij. Bekijk welke posten je te weinig of te veel gebudgetteerd hebt. Dit kan helpen bij het opstellen van de begroting van het volgend buitenlands kamp.

Evaluatie met leden & leiding Evalueer samen met je leden het proces en de reis. Wat zat goed? Wat kon beter of anders? Voldeed het kamp aan ieders verwachting? Wat is zeker voor herhaling vatbaar, wat niet? Benoem zo concreet mogelijk de positieve en negatieve punten, aandachtspunten en valkuilen. Probeer vooral ook te achterhalen waarom iets (niet) goed liep. Evalueer het kamp ook met je leidingsploeg. Richt je hierbij op het begeleiden van je leden doorheen het hele proces. Maak van evaluaties steeds een duidelijk verslag en hou de verslagen goed bij. Dit kan een goede start zijn bij de voorbereidingen van een volgend buitenlands kamp.

LEESTIP Op de pagina ‘evalueren’ op wiki.fos.be vind je meer informatie over dit thema.

Herinneringen bijhouden Herinneringen wil je niet verliezen. Je kan je herinneringen op verschillende manieren vastleggen via foto’s, filmpjes, notities of verslagen. Foto’s en filmpjes kun je op een website/reisblog posten en je kunt er een reportage van maken. Teksten kun je uitschrijven tot een reisverslag, eventueel online plaatsen op een website of reisblog en publiceren op de eenheidssite of in een eenheidstijdschrift. Deze beelden en aantekeningen vormen een blijvende mooie herinnering aan het kamp. Ze zijn ook uitstekend bruikbaar voor andere groepen die later een gelijkaardig kamp willen organiseren! Ervaringsgerichte informatie is de beste informatie! De neerslag van jullie kamp is niet enkel nuttig om te informeren, maar ook om anderen te prikkelen.

Omdat ouders nu eenmaal graag weten wat hun zoon of dochter doet bij de scouts is het zeker de moeite waard om hen na het kamp opnieuw te informeren. Tenslotte hebben de ouders zoveel vertrouwen in jullie gehad, dat ze bereid waren hun kind voor twee weken te laten meegaan naar het buitenland. Organiseer met je leden een laatste infomoment. Daar kunnen jullie een beeld geven van jullie avonturen, financiële afrekening, … en je kan aan de ouders vragen naar feedback. Zij hebben misschien nog aanvullingen en opmerkingen bij het verloop van het proces en de communicatie naar hen toe. Ook dit is interessant voor later.

FOS Open Scouting Laat aan FOS Open Scouting weten hoe jullie kamp verlopen is. Wat waren jullie bevindingen omtrent de verblijfplaats(en)? Hoe verliep de eventuele samenwerking met een lokale groep ter plaatse? Met deze informatie kan FOS andere eenheden helpen om dezelfde successen te boeken of net te vermijden dat ze met dezelfde problemen geconfronteerd worden.

Buitenlandse partners Heb je samengewerkt met een lokale groep? Bedank hen dan nog even als je terug in België bent. In deze digitale tijd is dit een kleine moeite en misschien is het wel de start van een fijne verdere samenwerking. Misschien komt de Hongaarse scoutsgroep volgend jaar wel naar België?

Eenheid, leid(st)ers & leden Bedank je eenheidsleiding voor het vertrouwen dat ze in jullie stelden. Vergeet ook niet het opgenomen engagement van je leden in de voorbereiding te waarderen. Tenslotte is het mogelijk dat ze (binnen enkele jaren) na het kamp in leiding komen, en kan dit voor hen al een goede start zijn.


Ouders


Vergeet je partners niet

Bronnen wiki.fos.be/foswiki www.hujo.be www.jint.be www.kriskras.be www.wegwijzer.be

Colofon Een realisatie van JaHoe!? in samenwerking met Hujo vzw en Wegwijzer vzw. Foto’s van Chris Depecker, Aron e Machiels, Femke Vandormael en 204 De Tortels. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent www.fosopenscouting.be © 2012 FOS Open Scouting

OP KAMP IN HET BUITENLAND

Recommend Documents