Ook verricht de gemeente geen periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. En houdt hier geen overzicht van bij

*13.20303*

Rekenkamercommissie Borger-Odoorn

Uw bsn nummer

Gemeenteraad van Borger-Odoorn Postbus 3 7875 ZG EXLOO

Uw brief Ons kenmerk

13.20303 Behandeld door

F. Koenders Doorkiesnummer

0591-535443 Bijlage

2 Datum

10 september 2013 Onderwerp

Aanbieding onderzoeksrapport "Beleid en uitvoering integriteit". Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u als Rekenkamercommissie het onderzoeksrapport “Beleid en uitvoering integriteit” aan. Dit rapport beschrijft de resultaten van ons onderzoek naar het beleid betreffende integriteit, de wijze waarop dit beleid verder is vormgegeven, maar ook hoe in de praktijk met integriteit wordt omgegaan in het licht van het eerder genoemde beleid en de gemaakte afspraken. De commissie benadrukt, dat de integriteit van individuele personen niet het doel van het onderzoek is geweest. Zogenaamd persoonsgericht onderzoek is dus expliciet buiten het bereik van het onderzoek gelaten. De commissie heeft tijdens het onderzoek samengewerkt met medewerkers van het bureau Deloitte en Touch. Tevens hebben de ambtelijke en bestuurlijke organisatie volledige medewerking verleend. Uit het onderzoek is volgens de commissie gebleken dat het integriteitbeleid van de gemeente grotendeels voldoet aan de wettelijke basisnormen. Wel zijn er een aantal kanttekeningen te plaatsen. 

De RKC concludeert dat op een beperkt aantal aspecten het integriteitbeleid manco’s kent dan wel sprake is van gedateerdheid. Zo heeft het integriteitbeleid niet de voortdurende aandacht. Is het de laatste jaren niet weer onder de loep genomen en de klokkenluiderregeling is gedateerd.



Ook verricht de gemeente geen periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. En houdt hier geen overzicht van bij.

2 

En binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de werving- en selectieprocedures wordt van de geldende regels afgeweken zonder dat hiervoor afzonderlijke spelregels vastgesteld zijn.

Wat de commissie daarnaast in het bijzonder heeft verbaasd is het gegeven dat er voor de raad geen specifiek integriteitbeleid geformuleerd en via besluitvorming in de raad vastgesteld is. Naleving van landelijke normen is dus afhankelijk van het attentieniveau van de griffier. Hier is volgens de commissie duidelijk sprake van een omissie. Op bladzijden 18 en 19 van bijgaand rapport vind u onze conclusies en aanbevelingen opgesomd. Wij vragen en adviseren u als leden van de Raad deze aanbevelingen ter harte te nemen en de nodige besluiten te nemen c.q. stappen te (laten) zetten door college en ambtelijke organisatie om het integriteitbeleid en –uitvoering weer bij de tijd te laten zijn. Voor het volledige resultaat van het onderzoek verwijzen wij u naar bijgevoegd rapport. Namens de Rekenkamercommissie,

F. Assen, voorzitter.

Bijlagen: - rapport beleid en uitvoering integriteit; - brief van college en ambtelijke organisatie inzake hoor en wederhoor.

Gemeente Borger-Odoorn Rekenkamercommissie Onderzoek beleid en uitvoering Integriteit

Rekenkamercommissiekamer Gemeente Borger-Odoorn 24 juli 2013

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Integriteitbeleid

5

3.

Integriteit voor ambtenaren

8

4.

Integriteit ambtsdragers

11

5.

Recapitulatie normenkader

13

6.

Integriteit in casuïstiek

15

7.

Conclusies en aanbevelingen

18

1.

Inleiding

1.1 Aanleiding De Rekenkamercommissie (RKC) van de gemeente Borger-Odoorn voert in het kader van haar afgesproken rol en taken onderzoeken uit bij de gemeente Borger-Odoorn. Zij beschikt daarvoor over een jaarlijks onderzoeksprogramma welke wordt opgesteld op basis van informatie uit gemeentelijk beleid, jaarstukken en andere mogelijke informatiebronnen. Ook college(leden) en gemeenteraad(sleden), inwoners en belangengroeperingen uit Borger-Odoorn kunnen onderwerpen inbrengen voor dit onderzoeksprogramma. Een thema dat in dit kader naar voren is gekomen voor een onderzoek door de RKC betreft Integriteit. Integriteit is een actueel onderwerp. Integriteit is verbonden met rechtmatigheid en maakt daarom deel uit van het aandachtsveld van de RKC. Integriteit is daarmee een voorwaarde voor het vertrouwen in de overheid en het functioneren van de democratie.

1.2 Onderzoeksvraag Het thema Integriteit kent vele invalshoeken en kan derhalve ook op verschillende wijzen worden onderzocht. Bij de RKC bestond de wens om zowel onderzoek te doen naar het beleid omtrent integriteit, de wijze waarop dit beleid verder is vormgegeven, maar ook hoe in de praktijk met integriteit wordt omgegaan in het licht van het eerder genoemde beleid en de gemaakte afspraken. De RKC heeft de volgende drie vragen geformuleerd voor haar onderzoek naar integriteit: 

Beleidsmatig: Wat heeft de gemeente Borger-Odoorn aan beleid op het gebied van integriteit formeel vastgesteld ?



Procedureel: Op welke wijze heeft de gemeente het vastgestelde beleid nader vormgegeven in termen van processen, afspraken, functiebeschrijvingen, regelingen enz. ?



Uitvoering / casuïstiek: Hoe wordt in de praktijk omgegaan met integriteit in het licht van het bovengenoemde Integriteitbeleid en de (procedurele) vormgeving daarvan ?

1.3 Reikwijdte - scope De RKC benadrukt dat de integriteit van individuele personen niet het doel van het onderzoek is geweest. Zogenaamd persoonsgericht onderzoek is dus expliciet buiten de scope van het onderzoek gelaten.

24 juli2013

Integriteit – Gemeente Borger-Odoorn

3

1.4 Aanpak van het onderzoek De RKC heeft het onderzoek laten uitvoeren door het bureau Deloitte Risk Services B V. De werkzaamheden die daarbij verricht zijn, zijn onder te verdelen in de volgende vijf stappen: 1.

Inventariseren en analyseren documentatie inzake Integriteit

In deze stap heeft een inventarisatie plaatsgevonden van documentatie binnen de gemeente die betrekking heeft op integriteit. Dit betreft bijvoorbeeld beleidsnota’s, regeling, gedragscodes etc. De ontvangen documentatie is geanalyseerd en gebruikt voor het opstellen van het normenkader van stap 3. In bijlage D is een overzicht opgenomen van ontvangen en gebruikte documentatie.

2.

Interviews met sleutelfunctionarissen

Bij stap twee is een aantal sleutelfunctionarissen geïnterviewd over het thema integriteit bij de gemeente en de opbouw van het normenkader. In bijlage E is een overzicht opgenomen van de geïnterviewde sleutelfunctionarissen.

3.

Uitwerken normenkader inzake Integriteit bij de gemeente

Stap drie betrof het uitwerken en vaststellen van een normenkader Integriteit specifiek voor de gemeente Borger-Odoorn. Het normenkader, dat bestaat uit drie deel-normenkaders, is opgesteld op basis van algemene normenkaders inzake integriteit, het documentatieonderzoek en de interviews van stap 2. Het normenkader is opgenomen in bijlagen A, B en C. Het definitieve normenkader bestaat uit drie hoofdonderdelen: het normenkader aangaande het integriteitbeleid in brede zin, het normenkader integriteit voor ambtenaren en het normenkader integriteit voor politieke ambtsdragers.

4.

Onderzoek Integriteit in de praktijk: casuïstiek.

Tijdens stap vier is een aantal transacties c.q. aspecten uit de praktijk getoetst aan de hand van het ontwikkelde normenkader om vast te stellen hoe in de praktijk met integriteit wordt omgegaan. In bijlage F is een samenvatting opgenomen van deze toetsing.

5.

Rapportage en afstemming.

De bevindingen van de vorige stappen zijn eerst verwoord in een conceptrapportage. Feitelijkheden in deze conceptrapportage zijn met de betrokkenen gedurende het onderzoek afgestemd. De rapportage geeft antwoord op de drie geformuleerde centrale vragen van het onderzoek zoals benoemd in de paragraaf onderzoeksvraag.

1.5 Leeswijzer In hoofdstuk twee is het algemene integriteitbeleid beschreven inclusief de historische ontwikkeling. Hoofdstuk drie heeft betrekking op het normenkader integriteit voor ambtenaren, hoofdstuk vier gaat over het normenkader integriteit voor politieke ambtsdragers. In hoofdstuk 5 worden de drie deelnormenkaders gerecapituleerd, waarop in hoofdstuk 6 de toetsing van transacties met de normenkaders wordt beschreven. In hoofdstuk 7 tot slot zijn de conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie opgenomen.

24juli 2013


4

2.

Integriteitbeleid

2.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de wijze waarop de gemeente Borger-Odoorn haar integriteitbeleid heeft vormgegeven.

2.2 Wettelijk kader en basisnormen Vanuit de Rijksoverheid bestaat er sinds 2006 versterkte aandacht voor integriteit in die zin dat er vanaf dat moment integriteitnormen zijn vastgelegd en een stappenplan is afgesproken om tot integriteitbevordering te komen binnen het openbaar bestuur. In april 2006 is vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de “Modelaanpak basisnormen integriteit – openbaar bestuur en politie” uitgegeven en daarna heeft dit ministerie het initiatief genomen voor de opzet van BIOS: het Bureau Integriteitbevordering Openbare Sector. BIOS is een onderdeel van het CAOP (Centrum Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel). BIOS is een onafhankelijk centraal instituut gericht op het bevorderen van integriteit(beleid ) binnen de (semi)publieke sector, zowel op organisatorisch als strategisch niveau. (zie ook: www.integriteitoverheid.nl). BIOS heeft de zogenaamde Integriteitwijzer ontwikkeld. Deze wijzer biedt onder meer een totaaloverzicht van wettelijke normen, alsmede de overeengekomen, eerdergenoemde, basisnormen van april 2006. De Integriteitwijzer is daarmee een modelaanpak – en hulpmiddel om de verplichting te kunnen realiseren om een samenhangend integriteitbeleid te voeren. De RKC heeft de basisnormen integriteit en de Integriteitwijzer (mede) als opzet gebruik voor het onderzoek.

2.3 Essentie van Integriteitbeleid De essentie van integriteitbeleid behelst, naast het stellen van gedragsregels, diverse activiteiten zoals: 

het bevorderen van bewustwording van integriteitrisico’s;



het vaststellen van kwetsbare plekken binnen de organisatie;



het op een centrale plek ter beschikking hebben en stellen van relevante aan integriteit gerelateerde onderwerpen;



het kunnen omgaan met integriteitaantastingen;



het blijven ontwikkelen en onderhouden van het integriteitbeleid. (Bron: Basisnormen Integriteit, april 2006)

Elke overheidsorganisatie is verantwoordelijk is voor het vormgeven van zijn eigen integriteitbeleid binnen de kaders van de wet en basisnormen.

24 juli2013


5

2.4 Integriteitbeleid bij de gemeente Borger-Odoorn Op basis van de elementen zoals beschreven in paragraaf 2.3 heeft de RKC onderzocht hoe de gemeente Borger-Odoorn haar integriteitbeleid heeft vormgegeven en in welke mate dat voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Integriteitbeleid tot 2009/2010 Tot medio 2009 had de gemeente Borger-Odoorn op een aantal onderdelen integriteitbeleid vormgegeven, maar tot dan was nog geen sprake van een integraal en samenhangend integriteitbeleid. Voorbeelden van deze onderdelen van het integriteitbeleid van destijds waren (niet limitatief):

    

Verordening Regeling Klokkenluiders (december 2001); Gedragscode burgemeester en wethouders (mei 2002); Aanwijzing vertrouwenspersoon (november 2002); Actualisatie gedragscode burgemeester en wethouders (september 2006); Kaders en uitgangspunten inkopen en aanbesteden (januari 2008).

In 2008 heeft de gemeente inloop-discussiebijeenkomsten over integriteit georganiseerd en in september 2009 is het besluit genomen tot het invoeren van een (samenhangend) integriteitbeleid.

Integriteitbeleid vanaf 2010 Op 1 januari 2010 heeft de Gemeente formeel en materieel een integraal integriteitbeleid geïmplementeerd. Met de zelf ontwikkelde gedragscode integriteit getiteld “Een beetje integriteit bestaat niet” is het besluit van B&W concreet vormgegeven in meerdere maatregelen, regels, afspraken en procedures. Gesteld kan worden dat de gemeente Borger-Odoorn vanaf 1 januari 2010 een samenhangend integriteitbeleid heeft ingevoerd. Vervolgens zijn in de periode februari t/m april 2010 diverse interne integriteit-bijeenkomsten gehouden in het kader van uitleg, bewustwording en stimulering. In december 2011 zijn er dilemma-trainingen georganiseerd binnen de gemeente en voor de Raad.

Actualiteit Uit de interviews en ontvangen stukken blijkt dat het integriteitbeleid zoals in 2010 is geïmplementeerd sindsdien vrijwel ongewijzigd van kracht is geweest.

24juli 2013


6

2.5 Normenkader integriteitbeleid en de toetsing daarvan Om vast te stellen hoe het concrete integriteitbeleid en de vormgeving ervan er uitziet voor de Gemeente Borger-Odoorn is een normenkader ontwikkeld. Dit normenkader is later in het onderzoek gebruikt voor de toetsing van feitelijke transacties in het licht van integriteit. De term transacties dient daarbij breed te worden geïnterpreteerd, het gaat daarbij bijvoorbeeld over ook werving- en selectie van medewerkers of opgaven van nevenfuncties. Het door de RKC ontwikkelde normenkader bestaat uit drie deelnormenkaders: 1. 2. 3.

Algemeen normenkader integriteitbeleid; Normenkader integriteit voor ambtenaren (hoofdstuk 3); Normenkader integriteit voor politieke ambtsdragers (hoofdstuk 4).

Het normenkader, dat aangeeft wat bij de gemeente geregeld c.q. georganiseerd moet zijn, bestaat uit de elementen afkomstig uit de wettelijke en basisnormen van paragraaf 2.2. plus eventuele normen die de gemeente zich zelf aanvullend heeft opgelegd. Het algemeen normenkader integriteitbeleid bestaat uit de volgende 9 elementen: 1.

De verschillende aspecten van integriteit zijn in een schriftelijk document vastgelegd;

2.

De gemeente verricht vanuit integriteitoogpunt periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen;

3.

Relevante aan integriteit gerelateerde informatie is beschikbaar in een centraal register of anderszins op centraal niveau;

4.

De Raad en het College worden betrokken bij de ontwikkeling en de evaluatie / verantwoording van het integriteitbeleid;

5.

Er zijn meetbare doelstellingen voor het integriteitbeleid geformuleerd;

6.

Er is sprake van het bevorderen van de bewustwording van integriteitrisico’s;

7.

Op het gebied van integriteit wordt scholing en vorming aangeboden (dilemmatrainingen);

8.

Het integriteitbeleid wordt blijvend ontwikkeld en onderhouden;

9.

Er is sprake van communicatie(beleid) inzake integriteit naar alle betrokkenen.

Bevindingen inzake het algemene normenkader In bijlage A is het algemene normenkader opgenomen en is per onderdeel uitgewerkt of de gemeente het element feitelijk heeft uitgewerkt en geïmplementeerd. De bevindingen vloeien voort uit documentatieonderzoek en interviews. Uit deze bevindingen blijkt dat de elementen 1, 3, 6, 7 en 9 als adequaat kunnen worden aangemerkt, de elementen 4, 5 en 8 zijn deels adequaat en kunnen deels verbeterd worden, element 2 is niet georganiseerd. In hoofdstuk 7 wordt nader ingegaan op deze bevindingen.

24juli 2013


7

3. Integriteit voor ambtenaren 3.1

Inleiding

In het voorgaande hoofdstuk is uitgewerkt hoe het integriteitbeleid in meer algemene zin is vormgegeven, mede in de context van de historische ontwikkeling. Dit hoofdstuk gaat in op de specifieke elementen van het integriteitbeleid voor ambtenaren. Het betreft dus het geldende normenkader voor integriteit van ambtenaren van de gemeente Borger-Odoorn.

3.2

Indeling hoofdstuk en nummeringen

Het normenkader integriteit voor ambtenaren dat tijdens het onderzoek door de RKC is ontwikkeld bestaat uit 15 elementen. Zoals in het voorgaande hoofdstuk is aangegeven betreffen dit dus normen die afkomstig zijn uit de wettelijke en basisnormen plus normen die de gemeente zich aanvullend zelf heeft opgelegd. Het normenkader is integraal opgenomen in bijlage B inclusief de bevindingen inzake de aanwezigheid c.q. vormgeving van ieder element. De 15 elementen zijn omschreven in paragraaf 3.3 tot en met 3.17. De A staat voor Ambtenaren, het nummer voor één van de 15 elementen.

3.3

A1: Gedragscode

Per 1 januari 2010 beschikt de gemeente over een gedragscode Integriteit (“Een beetje integer bestaat niet”). Deze gedragscode gaat specifiek in op de volgende elementen:

      

3.4

Het aannemen van geschenken van derden (A8). Omgaan met uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies en evenementen (A8). Hoe om te gaan met uitnodigingen voor lunches, diners en recepties (A8). Het verrichten van nevenwerkzaamheden (A5). Declaratiegedrag (A14). Het gebruik van gemeente eigendommen (A15). Omgaan met vertrouwelijke informatie (A7).

A2: Onderzoeken bij Werving en selectie

Ten aanzien van werving en selectie in het licht van integriteit gaat het om procedures waarbij aandacht wordt besteed aan integriteit. Het gaat bijvoorbeeld om procedures ten aanzien van het controleren van diploma’s en referenties, het sollicitatiegesprekken het hanteren van een verklaring omtrent gedrag. De gemeente kent de Regeling Werving en Selectie. In het licht van integriteit komen hier de volgende aspecten uit naar voren:

24 juli2013



Voorkeursbeleid (streven naar afspiegeling plaatselijke bevolking).



Aanstelling van selectiecommissie per vacature.



Aanstelling van een selectieadviescommissie per vacature.



Stappenplan / procedure (voor)selectie.



(Eventuele) mondeling inwinnen van referenties.


8

3.5

A3: Kwetsbare functies

Kwetsbare functies betreffen functies die extra risico’s op integriteitinbreuken met zich meebrengen in verband met onder meer werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over gelden en de omgang met zakelijke relaties. De gemeente beschikt niet over een analyse en een overzicht van zogenaamde kwetsbare functies.

3.6

A4: Het afleggen van de eed of de belofte

Een essentieel onderdeel van het per 1 januari 2010 ingevoerde integriteitbeleid betrof de procedure omtrent de ambtseed en integriteitverklaring. Bij de invoering van het integriteitbeleid en de gedragscode is hieraan veel energie besteed, getuige de uitwerking van de deelprocedures, tekstformuleringen voor de eed of gelofte, integriteitverklaring en voorbeeldbrieven ingeval van bijvoorbeeld sollicitaties.

3.7

A5: Nevenwerkzaamheden

In de gedragscode (zie ook A1: Gedragscode) wordt ingegaan op nevenwerkzaamheden en de eventuele melding daarvan bij het College. De gedragscode (A1) gaat niet in op het bijhouden van een geactualiseerd overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden en een regeling voor verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden. De gemeente houdt op totaalniveau geen overzicht bij van nevenfuncties.

3.8

A6: Financiële belangen

Ten aanzien van financiële belangen gaat het om regeling voor verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten en functies waarvoor deze meldplicht geldt. De gemeente beschikt niet over een regeling meldplicht financiële belangen.

3.9

A7: Maatregelen gericht op informatiebeveiliging

In de gedragscode (zie ook A1: Gedragscode) wordt ingegaan op informatiebeveiliging. Elke ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover het om vertrouwelijke of geheime informatie gaat. Voor het toetsingskader wordt verwezen naar de Wet openbaarheid van bestuur.

3.10

A8: Relatiegeschenken en uitnodigingen

De gedragscode (zie ook A1:Gedragscode) gaat ten aanzien van relatiegeschenken en uitnodigingen in op de volgende aspecten: 

Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies en evenementen.



Uitnodigingen voor lunches, diners en recepties.



Geschenken.

Generiek geldt voor alle bovenstaande punten een meldplicht bij de leidinggevende. Voor buitenlandse reizen geldt dat toestemming nodig is van de directie en college, voor binnenlandse reizen van de direct leidinggevende. Geschenken met een (vermoedelijke) waarde van EUR 50,00 of hoger worden niet geaccepteerd, het aanvaarden van geld en geschenken op het privé-adres is verboden.

24juli 2013


9

3.11

A9: Inkoop- en aanbestedingsprocedures

De gemeente kent een strategisch beleidsplan “Inkoop en aanbesteden”. In het kader van integriteit zijn de onderdelen “Drempelwaarden en bijbehorende aanbestedingsvormen” en de “Specifieke beleidsuitgangspunten” zoals ontheffing, inschakeling inkoopfunctie, lokaal voorkeursbeleid, duurzaam inkopen etc.

3.12

A10: Vertrouwenspersoon voor integriteit

Sinds december 2002 kent de gemeente een vertrouwenspersoon integriteit in het licht van de klokkenluiderregeling (zie 3.14).

3.13

A11: Meldingsprocedure bij vermoeden van een misstand

Deze (melding)procedure bij een vermoeden van een misstand bestaat uit een klokkenluiderregeling met toegang tot een onafhankelijke instantie alsmede een registratie van meldingen en van schendingen. De gemeente beschikt hierover in de vorm van de regeling Klokkenluiders uit november 2002. Aangezien tot op heden nimmer beroep op deze regeling is gedaan, is geen onderhoud aan deze regeling gedaan en worden ook geen jaarverslagen uitgebracht.

3.14

A12: Handelswijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan

Deze norm ziet toe op het ter beschikking hebben van een schriftelijk vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek nadat een vermoeden van misstand is gemeld. De regeling Klokkenluiders Gemeente Borger-Odoorn (uit november 2002) bevat deze procedure.

3.15

A13: Protocol ongewenste omgangsvormen

Sinds november 2006 kent de gemeente een “Protocol ongewenste omgangsvormen” die gaat over het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen. Daarnaast heeft dit protocol betrekking op de opvang en begeleiding van medewerkers die hier mee te maken hebben.

3.16

A14: Declaratiegedrag

Declaraties van ambtenaren dienen altijd voor akkoord te worden getekend door de direct leidinggevende. Declaraties dienen van bewijsstukken te worden voorzien.

3.17

A15: Het gebruik van gemeente-eigendommen

Het gebruik van gemeente-eigendommen voor privé-doeleinden is in principe niet toegestaan. Met in principe wordt bedoeld dat bijvoorbeeld het maken van een privé kopie geen bezwaar hoeft te zijn, maar het zonder betaling kopiëren van bijvoorbeeld een clubblad niet toegestaan is.

3.18

Opmerkingen inzake beschikbare documentatie

Voor het opstellen van het normenkader integriteit ambtenaren heeft de RKC de beschikbare documentatie ontvangen en interviews gehouden. Een aanzienlijk deel van de documentatie is opgesteld in de jaren tussen 2001 en 2009 en later niet meer geëvalueerd of geactualiseerd is

24juli 2013


10

4. Integriteit ambtsdragers

4.1

Inleiding

Dit hoofdstuk gaat in op de specifieke elementen van het integriteitbeleid voor politieke ambtsdragers. Het betreft dus het geldende normenkader voor integriteit van politieke ambtsdragers van de gemeente Borger-Odoorn.

4.2

Politieke ambtsdragers

Onder politieke ambtsdragers wordt in dit kader verstaan: 

Bestuurders, dus burgemeester en wethouders



Raadsleden

Voor burgemeester en wethouders is bij de gemeente Borger-Odoorn een afzonderlijke, dus specifieke, gedragscode opgesteld. Deze gedragscode is gebruikt om het normenkader te ontwikkelen en tegelijkertijd vast te stellen of aan de basisnormen integriteit wordt voldaan. Wij hebben geen formele documentatie aangetroffen inzake regels, afspraken etc met betrekking tot integriteit voor raadsleden die betrekking heeft of gebruikt kon worden voor het normenkader integriteit. Wel is uit de interviews gebleken dat alle raadsleden de eed en belofte moeten afleggen en geacht worden (voorgenomen) nevenwerkzaamheden af te stemmen met de gemeente via de griffier. Het normenkader voor politieke ambtsdragers is integraal in bijlage C opgenomen inclusief de bevindingen inzake de aanwezigheid c.q. vormgeving van ieder element. Onderstaand is in paragraaf 4.3 tot en met 4.12 daarom per element alleen de essentie opgenomen. Uit analyse blijkt dat deze gedragscode uitgebreider en gedetailleerder is dan de set aan basisnormen integriteit die in eerste instantie als uitgangspunt is genomen door de RKC. De RKC heeft er daarom voor gekozen deze gedragscode zelf als compleet normenkader te gebruiken inzake integriteit bestuurders. Het normenkader telt 10 elementen. De 10 elementen zijn omschreven in paragraaf 4.3 tot en met 4.13. De duiding PA staat voor politieke ambtsdragers, het nummer voor één van de 10 elementen.

4.3

PA1: Gedragscode

In het najaar van 2006 heeft de raad de “Gedragscode leden van het college van burgemeester en wethouders” vastgesteld. De inhoud van de code is gebaseerd op de modelcode die door de VNG was aangereikt. De onderwerpen in de verordening betreffen: belangenverstrengeling en aanbesteding, nevenfuncties, informatie, aannemen van geschenken, bestuurlijke uitgaven, declaraties, creditcards/ bankpasjes, gebruik gemeentelijke voorzieningen en reizen buitenland. De gedragscode wordt uitgereikt aan iedere nieuwe burgemeester en wethouder.

24juli 2013


11

4.4

PA2: Belangenverstrengeling en aanbesteding

Bestuurders dienen jaarlijks opgave te doen van financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar. Bevoordeling bij samenwerkingsrelaties moet worden voorkomen. Oud-bestuurders worden het eerste jaar na beëindiging van de ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente

4.5

PA3: Nevenfuncties

Bestuurders maken jaarlijks melding van de nevenfuncties, deze worden openbaar gemaakt. Voornemens voor nevenfuncties worden besproken in het College

4.6

PA4: Maatregelen gericht op informatiebescherming

Een bestuurder gaat zorgvuldig om met informatie en brengt geen geheime informatie naar buiten. Informatie mag niet ten eigen bate worden gebruikt.

4.7

PA5: Aannemen van geschenken

Ontvangen geschenken en giften worden gemeld en geregistreerd en er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht. Dit geldt voor geschenken met een (vermoedelijke) waarde vanaf EUR 50 of hoger.

4.8

PA6: Bestuurlijke uitgaven

Bestuurlijke uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en functionaliteit kunnen worden aangetoond. Dit is een eigenstandige bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders.

4.9

PA7: Declaraties

De bestuurder declareert geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed.

4.10

PA8: Creditcards / gemeentelijke bankpasjes

Het gebruik van creditcards/bankpasjes wordt zoveel mogelijk beperkt en kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

4.11

PA9: Gebruik gemeentelijke voorzieningen

Gebruik van gemeentelijke eigendommen voor privé doeleinden is niet toegestaan. Voor zakelijk gebruik kan een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen worden verkregen.

4.12

PA10: Reizen (buitenland)

Voor buitenlandse reizen is toestemming nodig van het College op basis van informatie omtrent doel, beleidsoverwegingen, samenstelling gezelschap en raming van kosten. Van iedere reis wordt een reisverslag opgesteld. Het meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan.

24juli 2013


12

5. Recapitulatie normenkader

5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de totstandkoming van het normenkader en de toetsing daarvan aan de basisnormen gerecapituleerd alvorens de integriteit in casuïstiek wordt behandeld (hoofdstuk 6) Het normenkader integriteit van de gemeente Borger-Odoorn bestaat uit drie deelnormen kaders te weten: 

Normenkader integriteitbeleid.



Normenkader integriteit voor ambtenaren.



Normenkader integriteit voor politieke ambtsdragers.

5.2

Recapitulatie normenkader integriteitbeleid algemeen

Het (meer) algemene normenkader voor het voeren van een integriteitbeleid is afgeleid uit de wettelijke/basisnormen en uit de interviews en documentatie. Op de meeste punten beschikt de gemeente over beleid, codes, registraties, trainingsvormen die voldoen aan de wettelijke/basisnormen.

Aanvullende algemene integriteitnormen vanwege de gemeente Geen.

Ontbrekend in de vormgeving/uitwerking van het integriteitbeleid: De gemeente verricht zelf geen periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen.

5.3

Recapitulatie normenkader integriteit voor ambtenaren

Het normenkader integriteit voor ambtenaren komt voort uit de wettelijke/basisnormen, de interviews en documentatie. Op de meeste punten houdt de gemeente zich aan deze wettelijke/basisnormen.

Aanvullende integriteitnormen vanwege de gemeente De gemeente kent een protocol “Ongewenste omgangsvormen” inclusief vertrouwenspersoon daarvoor; De gemeente heeft strikte regels voor het (niet) gebruikmaken van gemeente eigendommen.

Ontbrekend in de vormgeving/uitwerking van het integriteitbeleid: De gemeente voert niet periodiek een beoordeling uit van kwetsbare functies en houdt daarvan derhalve ook geen overzicht bij. De gemeente houdt op totaalniveau geen overzicht bij nevenfuncties en financiële belangen en doet derhalve ook niet aan openbaarmaking.

24juli 2013


13

5.4

Recapitulatie normenkader integriteit voor politieke ambtsdragers

De gedragscode voor bestuurders is veel breder en uitgebreider dan de wettelijke en basisnormen die gelden voor politieke ambtsdragers. Deze gedragscode is daarom integraal als normenkader gebruikt. Daar staat tegenover dat voor raadsleden schriftelijk geen normen c.q. afspraken zijn vastgelegd inzake integriteit.

24juli 2013


14

6. Integriteit in casuïstiek 6.1

Inleiding

In de voorgaande hoofdstukken is het normenkader integriteit uitgewerkt en heeft toetsing plaatsgevonden van de beschikbare regelingen, afspraken, protocollen aan de hand van de wettelijke/basisnormen. Een volgende stap in het onderzoek betrof een toetsing van de praktijk aan dit normenkader. Met andere woorden hoe wordt in de praktijk met integriteit omgegaan in relatie met de bestaande geldende afspraken, regels, protocollen, registraties, meldingen etc. De RKC heeft voor deze toetsing de keuze gemaakt om voor zowel ambtenaren als voor de politieke ambtsdragers ieder drie typen transacties in de toetsing te betrekken. De reikwijdte van de periode die daarbij betrokken was betrof 1 januari 2012 tot 1 april 2013. Zoals eerder vermeld dient de term transacties breed te worden opgevat. De volgende typen transacties zijn door de RKC gekozen: Met betrekking tot integriteit ambtenaren - onderzoek bij werving en selectie (A2); - nevenfuncties (A5); - inkoop en aanbesteding (A9).

Met betrekking tot integriteit politieke ambtsdragers - belangenverstrengeling en aanbesteding (PA2); - nevenfuncties (inclusief raadsleden) (PA3); - reiskosten en reizen buitenland (PA10).

De gehanteerde werkwijze is dat de RKC per type transactie een aantal transacties heeft gekozen en deze heeft getoetst met het ontwikkelde normenkader zoals beschreven in drie voorgaande hoofdstukken. In dit hoofdstuk en in de bijbehorende bijlage is daarbij gekozen om niet op detail niveau de uitkomsten te rapporteren om daarmee zoveel mogelijk te voorkomen dat transacties zijn te herleiden naar specifieke personen, activiteiten en/of uitgaven.

6.2

Toetsing werving en selectie bij ambtenaren

De RKC heeft een drietal werving- en selectietrajecten onderzocht en getoetst aan de geldende procedure voor werving en selectie. Uit deze toetsing komen de volgende bevindingen:

24juli 2013



Voor één vacature is gezien de aard van de functie, gekozen voor een afwijkende procedure. In deze afwijkende procedure is daarbij sprake geweest van een grote betrokkenheid van diverse organisatieleden en de OR ter borging van een, voor de betrokkenen zichtbare, zorgvuldige en transparante procedure.



Voor de twee andere vacatures is de bestaande werving- en selectieprocedure deels wel en deels niet gevolgd. Dit enerzijds omdat de focus met name op interne in plaats van externe


15

werving heeft gelegen en anderzijds omdat vanuit HRM wordt aangegeven dat de bestaande werving- en selectieprocedure verouderd is en niet meer aansluit op de marktsituatie c.q. nieuwe arbeidsconstructies (zoals pay-roll). Voor één van de twee vacatures is in de uitvoering, dus in de contractfase, een andere wijze van aanstelling gehanteerd dan in de oorspronkelijke vacaturetekst is aangegeven.

6.3

Toetsing nevenfuncties bij ambtenaren

Zoals al bleek bij de ontwikkeling van het normenkader was geen totaalregistratie en methodiek beschikbaar inzake nevenfuncties. Bij het transactieonderzoek heeft de RKC voor drie afdelingen detailoverzichten, individuele overzichten of andere beschikbare stukken over nevenfuncties op gevraagd. Deze bleken niet te bestaan en daarmee niet beschikbaar.

6.4

Toetsing inkoop en aanbesteding

De RKC heeft voor drie objecten waarvan in 2012/2013 uitgaven als materiële vaste activa waren geactiveerd onderzocht of de inkoop- en aanbestedingsprocedure was gehanteerd. Voor object 1 was sprake van onderhandse aanbesteding en was de inkoopprocedure transparant en zijn geen afwijkingen geconstateerd. Voor object 2 was gezien de aard van het te verwerven object sprake van een toegestane afwijking van de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Gedurende het traject is een bestuurder betrokken geweest en is het college geïnformeerd. De gevolgde inkoopprocedure was transparant. Voor object 3 was sprake van onderhandse aanbesteding en was de inkoopprocedure transparant. De technisch adviserende partij is ook de leverende partij geworden, maar binnen de inkoop- en aanbestedingsprocedure is dat mogelijk als sprake is van onderhandse aanbesteding. De RKC heeft tijdens de toetsing geconstateerd dat op twee punten de inkoop- en aanbestedingsprocedure ten aanzien van het aspect lokaal voorkeursbeleid op meerdere wijzen interpretabel is. Het gaat daarbij om de volgende twee formuleringen: (par 5.9) “Wanneer lokale partijen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding, is het ook verplicht om minimaal 1 niet-lokale partij uit te nodigen”. Er kunnen interpretatieverschillen ontstaan ingeval het enkelvoudig onderhands aanbesteden, waarbij één offerte wordt aangevraagd en wel bij een lokale partij. Dan is er kennelijk niet sprake van partijen en hoeft kennelijk geen niet-lokale partij te worden uitgenodigd. (par 5.9) “[…….] Zij zal in de selectie van de leverancier bij repeterende opdrachten zoveel mogelijk wisselen van leveranciers welke zij uitnodigt”. Een nadere definitie van repeterend is niet gegeven.

6.5

Toetsing belangverstrengeling en aanbesteding bij politieke ambtsdragers

De RKC heeft een toetsing uitgevoerd inzake opgaven van bestuurders van hun (eventuele) financiële belangen in ondernemingen waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt en de openbaarmaking daarvan. Er bestaan geen meldingen. De RKC heeft geen aanwijzingen gevonden waaruit zou blijken dat er wel opgaven zouden moeten zijn, met die beperking dat geen persoonlijk

24juli 2013


16

onderzoek is verricht, een en ander conform de aangegeven reikwijdte in paragraaf 1.3

6.6

Toetsing nevenfuncties bij politieke ambtsdragers

De RKC heeft een toetsing uitgevoerd op de opgegeven nevenfuncties van de politieke ambtsdragers, inclusief raadsleden. Daarbij zijn de openbaar gemaakte nevenfuncties (via de website van de gemeente) getoetst aan de hand van openbaar beschikbare informatie. In twee gevallen bleek de openbare opgave op het moment van onderzoek niet actueel, deze zijn direct na constatering geactualiseerd. Voor het overige heeft de RKC geen afwijkingen geconstateerd.

6.7

Toetsing reiskosten en reizen buitenland bij politieke ambtsdragers

De RKC heeft een studiereis buitenland onderzocht die heeft plaatsgevonden in 2012 naar een Europees land. Daarbij zijn geen afwijkingen geconstateerd ten opzichte van het geldende gedragscode (onderdeel PA10 Reizen buitenland). De RKC heeft voor twee maanden in 2012 de reiskosten getoetst aan de hand van de gedragscode. Daarbij zijn geen afwijkingen geconstateerd ten opzichte van deze gedragscode.

6.8

Overige bevindingen ten aanzien van integriteit in de praktijk

Uit alle interviews die zijn gevoerd komt het beeld voren dat zich bij de Gemeente Borger-Odoorn het afgelopen decennium geen kwesties op integriteitgebied hebben voor gedaan. Ook uit een analyse op het internet komen geen zaken naar voren die gaan over integriteit in relatie met de gemeente BorgerOdoorn die wijzen op integriteitkwesties. Van de klokkenluiderregeling is volgens betrokkenen nog nooit gebruik gemaakt.

24juli 2013


17

7. Conclusies en aanbevelingen

7.1

Inleiding

Dit hoofdstuk bevat de samenvattende conclusies en aanbevelingen van de RKC naar aanleiding van het onderzoek naar integriteit bij de gemeente Borger-Odoorn.

7.2

Conclusies van de rekenkamercommissie 

De RKC concludeert dat het integriteitbeleid van de gemeente grotendeels voldoet aan de wettelijke/basisnormen. De RKC concludeert eveneens dat uit de toetsing van recente casuïstiek aan de normenkaders geen markante bevindingen komen en dat de daarbij geconstateerde afwijkingen op een verdedigbare wijze zijn behandeld. Tijdens het onderzoek was er ook sprake van een open houding van alle betrokkenen en snelle beschikbaarheid van documentatie ten behoeve van het normenkader en de toetsing daarvan.

De RKC concludeert dat op een beperkt aantal aspecten het integriteitbeleid manco’s kent dan wel sprake is van gedateerdheid.

Positieve punten 

Er is een gemeenschappelijk gedeeld beeld inzake integriteit bij de gemeente van zaken die goed gaan en zaken welke aandacht behoeven.



Op de meeste punten voldoet het integriteitbeleid van de gemeenten (uitgewerkt in de normenkaders) aan de wettelijke/basisnormen integriteit lokaal bestuur.



Het Strategisch Beleidsplan Inkoop en Aanbesteden wordt momenteel geactualiseerd.



Op de meeste punten voldoen de onderzochte transacties aan de integriteitnormen zoals verwoord in de normenkaders.

Aandachtspunten

24juli 2013



De gemeente verricht vanuit integriteitoogpunt geen periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. En houdt hier geen overzicht van bij.



Het integriteitbeleid heeft niet de voortdurende aandacht en is de laatste jaren niet weer onder de loep genomen.



De klokkenluiderregeling is gedateerd.



Voor de raad is er geen specifiek integriteitbeleid geformuleerd en via besluitvorming in de raad vastgesteld. Naleving van landelijke normen is afhankelijk van het attentieniveau van de griffier.



Binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de werving- en selectieprocedures wordt van de geldende regels afgeweken zonder dat hiervoor afzonderlijke spelregels vastgesteld zijn.


18

7.3

24juli 2013

Aanbevelingen van de rekenkamercommissie 

Er dient voldoende aandacht te zijn en blijven ten aanzien van de verdere ontwikkeling van het integriteitbeleid. Het onderwerp verdient de voortdurende aandacht.



De klokkenluiderregeling stamt uit 2002 en is daarna niet meer geüpdate. De regeling verdient opnieuw aandacht en onderhoud. Tevens is de RKC van mening dat het wenselijk en verstandig is om het meldpunt ( in de vorm van een vertrouwenspersoon) buiten de gemeentelijke organisatie te beleggen. Dit omdat ze van mening is, dat (hoewel er geen enkele indicatie hiervoor tijdens het onderzoek is gevonden) het de drempel om zich te uiten of iets aan de kaak te stellen, verhoogd. Ook is het wenselijk om jaarlijks verslag te doen. Ook als er geen meldingen geweest zijn. Het geeft aan dat er de nodige aandacht voor bestaat.



Geadviseerd wordt om een analyse uit te voeren naar en een overzicht op te stellen van kwetsbare functies bij ambtenaren(A3). En dit eens per drie á vier jaar te herhalen. Ook is het aan te bevelen spelregels en een toetsingskader voor nevenfuncties van ambtenaren te ontwikkelen. Registratie van gemelde nevenfuncties in voor het politiek bestuur en het management beschikbare overzichten is daarbij een voorwaarde.



Zowel bij de geldende procedures voor werving en selectie alsook het inkoop- en aanbestedingbeleid is gebleken dat niet in alle gevallen de geldende regels gehanteerd worden. Hoewel dit in de onderzochte casussen niet tot vreemde situaties heeft geleid, bevreemd het de RKC dat men zich in casu niet aan de geldende regels heeft gehouden. Ook ontbreekt er blijkbaar een intern controlemechanisme waarbij een dergelijke afwijking wordt opgemerkt. Daarom adviseert de RKC nadrukkelijk om deze twee procedures te voorzien van aanvullende regels inzake afwijking van de geldende procedures. Hierdoor blijven het transparante en controleerbare processen.



Uit ons onderzoek blijkt dat de gemeenteraad voor haar eigen functioneren geen integriteitbeleid heeft laten ontwikkelen en formeel bekrachtigd. Dat bevreemdt de RKC ten zeerste. Zij adviseert de Raad dan ook dit manco snel te repareren.


19

Bijlagen

24 juli2013


20

24 juli2013

Bijlage ANormenkader Integriteitsbeleid Normenkader R.K.C. inzake onderzoek "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" ALGEMEEN Categorie

Aandacht voor integriteit / integriteitsbeleid

Nr Normen / afspraken

Vormgeving bij de gemeente Borger-Odoorn

1.1 De verschillende aspecten van integriteit zijn in een schriftelijk document vastgelegd.

Vormgegeven in de Gedragscode Integriteit - Een beetje Integer bestaat niet - december 2009

a

1.2 De gemeente verricht vanuit integriteitsoogpunt periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. 1.3 Relevante aan integriteit gerelateerde informatie is beschikbaar in een centraal register of anderszins op centraal niveau. 1.4 De Raad en het College worden betrokken bij de ontwikkeling en de evaluatie/verantwoording van het integriteitsbeleid. 1.5 Er zijn meetbare doelstellingen voor het integriteitsbeleid geformuleerd. 1.6 Er is sprake van het bevorderen van de bewustwording van integriteitsrisico's

Dit is niet vormgegeven

r

Dit is beschikbaar via het Intranet, daar staan echter (nog) niet alle documenten op Verslag, burgerjaarverslag etc met onderwerp/paragraaf Integriteit

a

Beleidsnota(s) Integriteit. (zie ook 1.1) Ja, onder andere via dilemmatrainingen

1.7 Op het gebied van integriteit wordt scholing en vorming aangeboden (dilemmatrainingen) 1.8 Het integriteitsbeleid wordt blijvend ontwikkeld en onderhouden

Ja, onder meer via dilemmatrainingen

1.9 Er is sprake van communicatie(beleid) inzake integriteit naar alle betrokken.

Beleidsnota(s) Integriteit (zie 1.1). Communicatiebeleid c.q. afspraken communicatie inzake integriteit


Tot 2011 gedaan. Momenteel is onderdeel inkoop en aanbesteding in herziening.

21

Deels Deels

a a Deels

a

Bijlage B Normenkader integriteit ambtenaren Normenkader ambtenaren inzake onderzoek RKC "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" AMBTENAREN Categorie 1. Gedragscode


Documentatie / regeling etc

1.1 De gemeente beschikt over een gedragscode voor ambtenaren

Gemeentelijke Gedragscode

Aanwezig

a

1.2 De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers.

a

2. Onderzoeken bij werving en selectie

2.1 De gemeente beschikt over procedures in het kader van werving- en selectie waarin aandacht wordt Werving- en selectieprocedure (handboek P&O) besteed aan integriteit (13). Deze procedures kunnen zien op het controleren van diploma's en getuigschriften, procedures tijdens het sollicitatiegesprek, het controleren van referenties en het hanteren van een verklaring omtrent gedrag.

r

3. Kwetsbare functies

3.1 Beoordeeld wordt welke functies binnen de gemeente als kwetsbaar dienen te worden aangemerkt. Overzicht kwetsbare functie in het licht van integriteit. Kwetsbare functies zijn functies, die extra risico's op integriteitsinbreuken met zich meebrengen in verband met onder meer het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. 3.2 De gemeente houdt een overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van integriteitsinbreuken bij kwetsbare functies. 4.1 5.1 5.2 5.3 6.1

Regeling melding nevenwerkzaamheden Actueel overzicht nevenwerkzaamheden Regeling openbaarmaking gemelde nevenwerkzaamheden Regeling melding financiële belangen en transacties in effecten

a a r r r

Voorschriften inzake omgaan met vertrouwelijke gegevens

a

4. Het afleggen van de eed of belofte 5. Nevenwerkzaamheden 6. Financiële belangen

7. Maatregelen gericht op informatiebeveiliging

Bij indienstreding van medewerkers leggen deze de eed of de belofte af. Er is een nadere regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden. De gemeente houdt een geactualiseerd overzicht bij van de gemelde nevenwerkzaamheden. Er is een nadere regeling voor de verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden. Is er een nadere regeling voor de verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 7.1 De gemeente stelt voorschriften voor over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie.

a

7.2 Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 8.1 Voor het aannemen van relatiegeschenken of uitnodigingen is een regeling getroffen.

Regeling relatiegeschenken en uitnodigingen

a a a

Inkoop- en aanbestedingsbeleid-> beleidsnota(s)

a a

Documentatie inzake vertrouwenspersoon: rol, aanstelling etc

a

8. Relatiegeschenken, uitnodigingen, (buitenlandse) 8.2 De regeling bevat een meldingplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen. reizen enz

9. Inkoop- en aanbestedingsprocedures

10. Vertrouwenspersoon voor integriteit

24 juli2013

8.3 Er is een regeling getroffen voor het omgaan met (buitenlandse) reizen, verblijven, excursies en evenementen 9.1 De gemeente stelt een inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. 9.2 Het beleid bevat richtlijnen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding.

10.1 Er wordt een vertrouwenspersoon of orgaan voor integriteitskwesties aangesteld. De vertrouwenspersoon kan tevens belast zijn met vertrouwenstaken voor discriminatie of seksuele intimidatie.


22

r

Normenkader ambtenaren inzake onderzoek RKC "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" AMBTENAREN Categorie 11. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand

12. Handelswijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan

13. Protocal ongewenste omgangsvormen


Documentatie / regeling etc

11.1 Er is voorzien in een procedure voor de wijze waarop binnen de gemeente vermoedens van aantastingen van de integriteit van medewerkers aangekaart kunnen worden (klokkenluidersregeling).

Klokkenluidersregeling

a a

11.2 De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie. 11.3 Er is sprake van een registratie van meldingen.

Opzet registratie meldingen

11.4 Er is sprake van een registratie van schendingen.

Opzet registratie schendingen

12.1 De gemeente heeft een schriftelijke vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van een misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitsinbreuk) gemeld is.

Procedure onderzoek vermoeden misstand (bv klokkenluidersregeling)

a

13.1 De gemeente kent een klachtenprocedure inzake ongewenste omgangsvormen

protocol

13.2 De gemeente heeft een vertrouwenspersoon aangesteld aangaande ongewenste omgangsvormen

protocol

a a

13.3 Er is sprake van voorlichting en informatieverspreiding inzake grensoverschrijdend gedrag, uitgevoerde risico-analyses, procedures

protocol

deels

13.4 Er is sprake van opleiding en training hiërachische lijn en operationele medewerkers

protocol

deels

13.5 Binnen het directieteam wordt het beleid periodiek geevalueerd.

protocol

deels

14. Declaratiegedrag

14.1 Er zijn voorschriften inzake het indienen van declaraties, de goedkeuring en administratieve verwerking

15. Het gebruik van gemeente-eigendommen

15.1 Het gebruik van gemeente-eigendommen voor privé-doeleinden zonder toestemming van de leidinggevende is in principe niet toegestaan

24 juli2013

Aanwezig


23

Gedragscode

geen meldingen voorgedaan volgens gemeente geen schendingen voorgedaan volgens gemeente

a a

Bijlage C Normenkader integriteit politieke ambtsdragers Normenkader politieke ambtsdragers inzake onderzoek RKC "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" POLITIEKE AMBTSDRAGERS (BESTUURDERS) Categorie 1. Gedragscode

2. Belangenverstrengeling en aanbesteding

3. Nevenfuncties

Nr Normen / afspraken 1.1 De gemeente beschikt over een gedragscode voor politieke ambtsdragers 1.2 De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen. 2.1 Een bestuurder doet jaarlijks opgave van financiële belangen in organisaties waarmee de gemeente zakelijke belangen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen 2.2 Bij privaat-publiekrechtelijke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen 2.3 Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na beëindiging ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente 3.1 Een bestuurder maakt jaarlijks melding van alle nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie al dan niet bezoldigd is. De gegevens worden openbaar gemaakt. 3.2 Kosten die een bestuurder maakt i.v.m. een nevenfunctie uit hoofde van het ambt als bestuurder wordt in de regel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend 3.3 Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt als bestuurder bespreekt dit voornemen in het college 4.1 een bestuurder gaat zorgvuldig om met informatie waarover hij/zij uit hoofde van zijn/haar ambt beschikt

4. Maatregelen gericht op informatiebescherming

4.2 Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is (art 10WOB) 4.3 Een bestuurder maakt niet ten eigen bate gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie

5. Aannemen van geschenken

6. Bestuurlijke uitgaven

7. Declaraties

5.1 Ontvangen geschenken die een waarde van 50 euro te boven gaan worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente 5.2 Door derden aangeboden "culturele uitstapjes" of anders genoemde reisjes worden vooraf binnen het college overlegd 6.1 Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond (belang gemeente en uitgave vloeit voort uit de functie 7.1 De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed 7.2 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure, gemaakte kosten worden binnen drie manaden gedeclareerd 7.3 Het declaratieformulier bevat een betalingswijze, duiding functionaliteit en akkoord verklaring gemeentesecretaris. Bij eventuele twijfel wordt de declaratie voorgelegd aan burgemeester en/of college 8.1 De gemeentesecretaris draagt zorg voor het aanvragen, verstrekken en intrekken van eventueel benodigde creditcards/bankpassen. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten deze kunnen worden gebruikt.

8. Creditcards / gemeentelijke bankpasjes 8.2 Bij de afhandeling van creditcard-betalingen wordt een daartoe vastgesteld formulier gebruikt, voor kosten die door de bestuurder zelf moeten worden betaald wordt een factuur verzonden 9.1 Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan

9. Gebruik gemeentelijke voorzieningen

10. Reizen (buitenland)

24 juli2013

9.2 bestuurder kunnen en fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen krijgen. Alle privé-gesprekken naar en vanuit het buitenland gemaakt met de mobiele telefoon van de gemeente komen voor rekening van de bestuurder 10.1 Voor een buitenlandse reis is vooraf toestemming nodig van het college, daarvoor moet een onderbouw en gespecificeerd verzoek worden ingediend 10.2 Voor uitnodiging van reizen, werkbezoeken ed. op kosten van derden vindt toetsing plaats op het risico van 10.3 Van iedere reis wordt een verslag gemaakt , buitenlandse reizen worden vermeld in het burgerjaarverslag 10.4 Meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan, verlengen van buitenlandse reizen voor privé-doeleinden is onder voorwaarden toegestaan


24

Bijlage D Overzicht ontvangen documentatie Wij hebben de volgende documentatie van de gemeente ontvangen en gebruikt voor het onderzoek ten aanzien van de ontwikkeling van het normenkader en de toetsing van beschikbare stukken aan de basisnormen integriteit:           

Gedragscode integriteit (2009/2010); Beleidsstukken gedragscode integriteit (2009); Protocol ongewenste omgangsvormen (2006); Ingevulde on-line enquêtes MWM2; Gedragscode leden van het college van burgemeester en wethouders (2002 en herziening 2006); Intranet: eed en belofte, integriteitsverklaring, gedragscode, vertrouwenspersoon (actueel); Presentatiestukken bijeenkomsten integriteit (2010); Regeling Werving en Selectie (ongedateerd); Strategisch Beleidsplan Inkoop en Aanbesteden (2011); Regeling klokkenluiders (2002) Aanstelling vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling (2002)

Voor het transactie hebben wij diverse documenten ontvangen en ingezien. Dit betreffen onder meer kostendeclaraties, een studiereisverzoek en eindverslag, facturen, vacatureteksten, selectieverslagen etc. Gezien de specifiekheid van deze documentatie en de mogelijkheid dat de documenten kunnen worden herleid naar individuele personen is van deze documentatie geen afzonderlijke lijst in deze bijlage opgenomen.

24 juli2013


25

BijlageEOverzicht van geïnterviewde personen De volgende personen zijn geïnterviewd door de RKC ten behoeve van het onderzoek:

Functie

Naam

Burgemeester

De heer M.Out

Griffier

Mevrouw H. van Olst

Algemeen directeur/Gemeentesecretaris

De heer P.Post

(Namens) concern-control / financiën

De heer J. Gorseling

Vertrouwenspersoon in het kader protocol ongewenste omgangsvormen en vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling

Mevrouw I. Snippe

Daarnaast zijn tijdens het transactieonderzoek diverse gesproken ten behoeve van de toelichting op de onderzochte transacties in relatie met integriteit

24 juli2013


26

BijlageF Overzicht onderzoek casuïstiek Onderzoek Rekenkamercommissie inzake Integriteit - onderdeel transactie onderzoek AMBTENAREN Onderwerp Onderzoek bij Werving en Selectie

Vacature 1 (2012)

Vacature 2 (2012)

Vacature 3 (2012)

Gezien de aard van deze functie is een andere procedure, dan de geldende beschreven wervingsprocedure, gevolgd, namelijk uitbesteding aan een extern werving- & selectiebureau. Daarbij zijn overigens, middels interviews, meerdere organisatieleden betrokken bij geweest inclusief de OR. De geldende beschreven wervingsprocedure is deels wel en deels niet gebruikt. Er heeft geen focus gelegen op voorkeursbeleid. De selectie- en selectie-adviescommissie verstrekt hun adviezen mondeling waardoor op dat punt geen toetsing kan plaatsvinden. De betreffende tijdelijke functie van 2 jaar is via een payrollconstructie ingevuld. De geldende beschreven wervingsprocedure is deels wel en deels niet gebruikt. Er heeft geen focus gelegen op voorkeursbeleid. De selectie en selectie-adviescommissie verstrekt hun adviezen mondeling waardoor op dat punt geen toetsing kan plaatsvinden. Als eindresultaat zijn twee medewerkers iedere voor 18 uur aangesteld. Bij het uiteindelijk splitsen van de vacature/functie in twee aanstellingen van 18 uur is het wervingsproces niet opnieuw gestart met twee vacatures van 18 uur, dan wel teruggekeken naar de oorspronkelijke groep belangstellenden.

Nevenwerkzaamheden

Ambtenaar 1 (niveau directie / management) Drie afdelingen integraal actueel overzicht

Geen bijzonderheden of afwijkingen geconstateerd. Er zijn geen overzichten van nevenfuncties beschikbaar.

Inkoop en aanbesteding

Object 1

De investeringen najaar 2012 inzake Object 1 zijn lager dan EUR 80.000 en kunnen onderhands worden aanbesteed. De gevolgde inkoopprocedure is transparant en er zijn geen afwijkingen geconstateerd. Voor de inrichting van Object 2 is aparte inkoopprocedure gevolgd gezien de aard van het te verwerven goed. De gevolgde procedure is transparant en volgbaar. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. De investeringen voorjaar 2013 in Object 3 zijn lager dan EUR 80.000 en kunnen onderhands worden aanbesteed. De gevolgde inkoopprocedure is transparant en volgbaar en er zijn geen afwijkingen geconstateerd. Wel is het zo dat de technisch adviserende partij uiteindelijk ook de leverende partij is geworden in de onderhandse aanbesteding.

Object 2

Object 2

POLITIEKE AMBTSDRAGERS Belangenverstrengeling en aanbestedingOpgave en openbaarmaking financiële belangen

Geen financiële belangen - geen meldingen

Nevenfuncties

Melding en openbaarmaking nevenfuncties

Voor twee politieke ambtsdragers bleek dat het (publieke) overzicht op moment van onderzoek niet actueel was, inmiddels zijn de overzichten geactualiseerd.

Reizen en reiskosten

Reiskostendeclaraties Maand X 2012 Reiskostendeclaraties Maand Y 2012

Geen bijzonderheden of afwijkingen geconstateerd Geen bijzonderheden of afwijkingen geconstateerd

Reizen buitenland

Studiereis land in Europa in 2012

Geen bijzonderheden of afwijkingen geconstateerd

24 juli2013


27

Ook verricht de gemeente geen periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. En houdt hier geen overzicht van bij

Recommend Documents