Ontwikkeling van een ERP Bestek CSC_IT1201 bijlage A Technische kenmerken

THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE RUE LÉOPOLD 4 – BE 1000 BRUXELLES KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG LEOPOLDSTRAAT 4 – BE 1000 BRUSSEL T +32 2 229 12 00 – F +32 2 229 13 30 WWW.LAMONNAIE.BE – WWW.DEMUNT.BE

Ontwikkeling van een ERP Bestek CSC_IT1201 – bijlage A Technische kenmerken

1.

Inleiding a. b. c.

2.

Modules a. b. c. d.

3.

Module voor de planning Module voor contractbeheer Module voor prestaties Module voor het beheer van de muzikale bibliotheek

De interfaces met andere softwareprogramma’s a. b. c. d.

4.

Motivering voor de omschakeling naar een ERP Jaarlijkse hoeveelheid informatie De planning

Het softwarepakket voor loonbeheer Het softwarepakket van de ticketservice De archiefserver Maaltijdcheques

Algemene behoeften a. b. c. d.

Beheer van de toegang Webinterface Gebruikersaccount E-mailsysteem

Koninklijke Muntschouwburg • Informaticaproject • ERP • mei 2012

1

1. Inleiding a.

Motivering voor de omschakeling naar een ERP

Voor de planning, het beheer van de contracten en het beheer van de prestaties werken wij momenteel met verscheidene ’softwareprogramma's ( o.a. voor het berekenen van de time sheets van het technisch personeel). Die voldoen nu niet meer aan de behoeften van de schouwburg. Enerzijds leidt het kopiëren van gegevens van de ene database naar de andere vaak tot fouten en een verlies aan materiaal. Anderzijds werden bepaalde administratieve functies, die essentieel zijn voor de activiteiten van het theater, nog niet gedigitaliseerd en dat blijkt in het huidige systeem ook niet mogelijk. Deze situatie leidt tot een zekere ondoeltreffendheid bij het delen en onderhouden van de informatie. Wij willen van dit streven naar meer efficiëntie gebruikmaken om van software te veranderen en onze werkmethodes aan te passen om zo het proces voor het beheer van de informatie van de verschillende afdelingen eenvormig te maken, de informatiebronnen samen te brengen en de toegankelijkheid ervan te verbeteren. Dit project past in het kader van een strategie voor eenvormige communicatie. b. Jaarlijkse hoeveelheid informatie Wij organiseren ongeveer 130 artistieke activiteiten per jaar, waarvan 80 opera’s. De dienst voor culturele ontwikkeling organiseert ongeveer 1500 activiteiten per jaar (rondleidingen en workshops). Het technisch personeel bestaat uit 126 personen en wij beheren ongeveer 3300 bijkomende contracten per jaar. c.

De planning

Wij wensen tegen 22 juni een softwarepakket (basismodules: beheer van de planning, beheer van de middelen, beheer van de contracten) te installeren op een virtuele server. Eventuele ontwikkelingen zouden ten laatste op 20 augustus voltooid en gevalideerd moeten zijn. De planning voor de opleidingen daarentegen zal pas worden vastgelegd na de gunning van de opdracht. De opleidingen zullen plaatsvinden tussen 20 augustus en 31 december 2012.


2

!"#! 9&,-:((:-;5&<5=<->'<,'27'2<:((<05@%(', A2:;&;&+ 8'7'(5/0'&-5%2,C A2:;&;&+ 8'/(5)0'&-5;2E<524>',-2:C F:(;@:-;5&<5=<:((
$%&'

$%()

*%+%,-

.'/-'01'2

34-51'2

657'01'2

8'4'01'2

3


2. Modules a.

Module voor de planning

Raadplegen van de planningen Alle planningen moeten via deze module maar ook via andere communicatiemedia geraadpleegd kunnen worden in functie van de gebruikersrechten van de bezoeker. Bepaalde planningen zijn namelijk bestemd voor interne diensten, andere voor externe teams. Sommige zijn openbaar terwijl andere privé zijn. Wij wensen bepaalde planningen te publiceren op ons intranet (in pdf), op onze iCal server (ics-bestanden), op een webserver of te versturen via e-mail. We moeten de inhoud van deze planningen dus gemakkelijk kunnen invoeren en wijzigen in functie van het publicatiemedium. Wijzigen van de planningen De afdeling voor artistieke planning is verantwoordelijk voor het beheer van de algemene planning. De andere afdelingen beheren hun eigen planning, die weliswaar nauw samenhangt met de algemene planning. Het is dus nodig de toegang tot de verschillende planningen van de schouwburg nauwkeurig af te lijnen en precies te bepalen wie de inhoud van die planningen mag lezen en eventueel bewerken. Reserveren van zalen Momenteel gebruiken wij een systeem voor het reserveren van zalen. Dit systeem is voor ons onmisbaar. Het stelt ons in staat dubbele boekingen te beheren, de prioriteiten te beheren en de betrokken personen op een efficiënte manier te verwittigen. Slechts bepaalde personen hebben de bevoegdheid om bepaalde zalen te reserveren. Personen die bevoegd zijn om zalen te reserveren: -

kunnen de beschikbaarheid van de zalen nagaan kunnen één of meerdere reservatieverzoeken indienen

-

o doel van de reservatie o zaal die men wenst te reserveren o persoon voor wie de reservatie wordt aangevraagd o opmerkingen kunnen het resultaat van hun verzoeken raadplegen

De personen die bevoegd zijn voor het beheren van deze verzoeken kunnen: -

deze verzoeken raadplegen een verzoek aanvaarden een verzoek weigeren een verzoek wijzigen

Een reservatieverzoek dat in behandeling is, wordt als zodanig in de planning voor het reserveren van de zalen weergegeven.


4

Advies tot wijziging en meldingen Voor bepaalde aanpassingen zal per e-mail een advies tot wijziging worden verstuurd. Ze zullen ook worden aangekondigd door middel van een melding binnen het systeem. Het versturen van deze e-mail gebeurt automatisch of manueel. Een geautoriseerde gebruiker moet deze wijzigingen ook kunnen raadplegen door het instellen van een filter binnen deze module (bijvoorbeeld wanneer een gebruiker enkel de wijzigingen van de afgelopen maand, van één bepaalde productie en één bepaalde dienst wil raadplegen). Algemeen schema

Information relative aux activités artistiques

Informations générales (activités artistiques et autres réservations) PLANNING DE PRODUCTION

SERVICE EDUCATIF

PLANNING MENSUEL

PLANNING REGIE

PLANNING CHOEURS

PLANNING GENERAL

BILLET DE SERVICE

PLANNING ORCHESTRE

Algemene planning De planning van een seizoen wordt verscheidene jaren op voorhand voorbereid (zie bijlage A_1).Tijdens deze voorbereiding is de planning slechts voor enkele medewerkers toegankelijk. Pas daarna wordt zij openbaar gemaakt. Tijdens deze voorbereidende fase moeten verschillende programmatievarianten snel getest kunnen worden. De planning is opgedeeld in maanden en bevat de volgende elementen: Algemeen gegeven

Zichtbaar veld

Opmerking / voorbeeld

Uurrooster Dag Datum Aard van de activiteit


Dienst tech in, dienst tech out, TP, OA, ITA, BO, VGP, VGO, 5

opvoering Titel Opmerking

Verlof, externe activiteit

Dienstkaartje De afdeling bevoegd voor de artistieke planning beheert het dienstkaartje. Deze planning geeft per dag de bezetting van elke zaal weer. Die wordt dagelijks per e-mail verstuurd naar de computers van alle medewerkers van de schouwburg (zie bijlage A_2). Algemeen gegeven

Zichtbaar veld

Opmerking / Voorbeeld

Cartouche Titel Datum Dag

In het Frans, Nederlands en Engels

Datum update Uurrooster Per locatie Uren Activiteit Contact of groep Aard van de repetitie Opmerking Productieplanning De afdeling bevoegd voor de artistieke planning beheert een planning per productie. Deze planning geeft in chronologische volgorde de verschillende activiteiten weer die verband houden met een productie (zie bijlage A_3). Deze planning wordt na elke wijziging gepubliceerd op het intranet. Algemeen gegeven

Zichtbaar veld


Titel Productie Datum update

La Monnaie / De Munt

Uren Activiteit Contact of groep Aard van de activiteit Opmerking

dag + uren

Cartouche

Uurrooster


6

Maandelijkse planning De afdeling bevoegd voor de artistieke planning beheert een maandelijkse planning. Deze planning geeft een chronologisch overzicht van de belangrijkste activiteiten van de schouwburg, de lopende producties maar ook van andere essentiële of belangrijke activiteiten (zie bijlage A_4). Deze planning wordt na elke wijziging gepubliceerd op het intranet. Algemeen gegeven

Zichtbaar veld


Productie Titel Maand Begindatum Einddatum Datum laatste update Uurrooster Dag + datum Locatie Activiteit Uren Regieplanning De regie beheert de planning van de lopende productie. Deze dagelijkse planning wordt elke avond naar de betrokken technische en artistieke teams gestuurd en bevat de volgende elementen (zie bijlage A_5): Algemeen gegeven Productie

Zichtbaar veld Titel Datum Dag

Opmerking/Voorbeeld

In het Frans, Nederlands en Engels

Locatie Naam van de locatie Ligging van de locatie Aard van de samenkomst

Pianoconcert, Muzikale repetities, Costume fittings, Make up appointments

Uurrooster Contact of groep Actie

Figuratie, …

Planning van het orkest De algemene maandelijkse planning voor het orkest wordt twee maanden van tevoren naar de muzikanten gestuurd (zie bijlage A_6). Aan het einde van het seizoen wordt ook een voorlopige seizoensplanning naar de muzikanten gestuurd. Die laatste is opgedeeld in maanden. De Koninklijke Muntschouwburg • Informaticaproject • ERP • mei 2012

7

maandelijkse planning bevat de volgende elementen (zie bijlage A_7). Maandelijkse planning Algemeen gegeven Titel

Zichtbaar veld


La Monnaie / De Munt Planning orkest Periode Jaar Maand

In het Frans en het Nederlands

Productie / oeuvre Titel Samenstelling orkest per titel Duur Aantal diensten Opmerking

3/2/1/1 snaar…

Nog te bevestigen

Uurrooster Dag Datum Uren Productie Aard van de repetitie Opmerking Locatie


generale, tussentijdse, laatste, Italiaanse, lezing, SO/TO Fiocco, Bozar, podium

Planning van de koren De algemene maandelijkse planning van de koren wordt twee maanden van tevoren naar de koorleden gestuurd (zie bijlage A_8). Aan het einde van het seizoen wordt een voorlopige planning naar de koorleden gestuurd (zie bijlage A_9). Maandelijkse planning Algemeen gegeven

Zichtbaar veld


Titel La Monnaie / De Munt Planning koren Periode Jaar Maand


Productie Titel Koninklijke Muntschouwburg • Informaticaproject • ERP • mei 2012

8

Contact_1 Contact_2

naam telefoon naam telefoon

Uurrooster Periode Dag Datum Uren Productie Aard van de repetitie Opmerking Locatie

Matin/Morgen Apres-midi / middag Soir / Avond In het Frans en het Nederlands

Dames, heren, … Fiocco, podium, Malibran

Planning van de educatieve dienst Planning van de pedagogische activiteiten in scholen Deze planning is opgedeeld in maanden. Ze geeft de tijdbesteding weer van de externe medewerkers voor de pedagogische activiteiten van de schouwburg (zie bijlage A_10). Algemeen gegeven

Zichtbaar veld


Uurrooster Dag Datum Contact_medewerker Locatie Bevestigd Aantal deelnemers Planning van de rondleidingen Deze planning is opgedeeld in maanden. Ze geeft de tijdbesteding weer van de gidsen en de externe medewerkers voor de rondleidingen van de schouwburg (zie bijlage A_11.xls). Algemeen gegeven

Zichtbaar veld


Uurrooster Dag Datum Uur Dossiernummer Contact_gids Taal Koninklijke Muntschouwburg • Informaticaproject • ERP • mei 2012

9

Naam_school Opmerking Aantal deelnemers Leeftijd

Kleuterschool, volwassenen, …

b. Module voor contractbeheer Het contracttraject 1.1.1

Opstellen van een ontwerp

Over het algemeen verloopt de fase voorafgaand aan de voorbereiding van een contractverzoek op een informele manier, per telefoon, per e-mail of tijdens een vergadering. Tijdens deze fase kunnen door middel van discussies en onderhandelingen de nodige elementen verzameld worden voor het opstellen van een contractverzoek (identiteitsfiche, salaris, dienst, functie, diverse informatie, …). 1.1.2

Contractverzoek

Het contractverzoek, dat bestaat uit de informatie die verzameld werd tijdens de voorgaande fase, zal verstuurd worden via de module “Contract”. 1.1.3

Validatie & handtekening

Alvorens een contract bij de administratie belandt, doorloopt het een validatietraject dat varieert in functie van het type contract (zie samenvatting in bijlage). Het contract zal pas worden ondertekend door de aangeworven persoon nadat het door de verschillende interne verantwoordelijken werd gevalideerd. Over het algemeen wordt deze laatste fase bezegeld met een afdruk op papier van het contract, opgesteld in “Word”, en een handgeschreven handtekening. De contracten worden ofwel in het Nederlands, ofwel in het Frans opgesteld. 1.1.4

Invoering van het uiteindelijke contract in de loonberekening

Eens het contract gevalideerd en getekend is, zal het nog een laatste keer worden ingevoerd in het softwarepakket voor de loonberekening ArnoHR. Indien nodig zal het contract in ArnoHR worden opgedeeld in “statuten”.


10

1.1.5

Samengevat verkrijgen we het volgende schema:

Récolte d’information (fiche identité) nécessaire à l’introduction d’une demande de contrat.

Introduction d’une demande de contrat

Validation négative

Validation

Validation positive

Signature

Finalisation et encodage du contrat dans la paie


11

Identiteitsfiche Bepaalde informatie is nodig voor alle contracten (zie bijlage A_12). Algemene gegevens Datum indiensttreding

Velden

Opmerkingen/Voorbeelden

Datum Dienst Naam Huisadres Adres_straat Adres_nummer Adres_stad Adres_postcode Adres_gemeente Adres_land Contactgegevens Contact_telefoon Contact_e-mail Contact_geboortedatum Contact_geboorteplaats Contact_nationaliteit Contact_geslacht Contact_identiteitskaart Contact_arbeidsvergunning Contact_burgerlijke_staat Contact_bankrekeningnummer Contact_werkloosheid Contact_bloedgroep Contact_taal Gegevens partner Contact_geboortedatum Contact_geboorteplaats Contact_beroep Contact_ten_laste Contact_mindervalide Contact_trouwdatum Contact_scheidingsdatum Gegevens kinderen

Identiteitskaart

Aantal_kinderen_ten_laste Voornaam_kind Naam_kind Kopie van voor- en achterkant


12

De verschillende contracten van de schouwburg • Contracten van de technische dienst (bijkomende en seizoensgebonden) De diensthoofden van de technische dienst dienen geregeld contractverzoeken in voor bijkomende of seizoensgebonden werkkrachten. Deze verzoeken worden gevalideerd door de technische directie en de financiële directie. De volgende velden zijn daarvoor nodig (zie bijlage A_13). Algemene gegevens

Velden Identiteitsfiche Artiest Dienst Specialisatie_kwaliteit Contracttype Masker Aantal dagen/weken Datum_aanvang_contract Datum_einde_contract Boeking_jaar_seizoen Boeking_vaste_kost Boeking_productiekost Contracttype_vaste_kost Contracttype_productiekost Type_Uurrooster Deeltijds Schaal Brutoloon Transportclausule Vertrouwelijkheidsclausule Medisch attest Handtekening

Opmerkingen/Voorbeelden ja/neen Om de berekening van de overeenkomstige time sheets te activeren Activiteit het masker van het overeenkomstige contract

Tijdelijk contract, vast contract, vaste vervanging Aard van de productie (opera, dans, concert), naam van de productie Voltijds, deeltijds Prestatie (datum + uur)

Aangeworven persoon en administratief directeur

• Contracten van onbepaalde duur Dit contracttype wordt gevalideerd door het diensthoofd van de betrokken afdeling en het bestuur (zie bijlage A_14). Algemene gegevens

Velden Identiteitsfiche Identificatienummer uurrooster Type_deeltijds

Opmerkingen/Voorbeelden Voltijds, deeltijds


13

Schaal Brutoloon Vertrouwelijkheidsclausule Datum_aanvang Proefperiode Clausule_transportkosten Clausule_medisch_attest Handtekening

Financieel directeur, algemeen directeur, aangeworven persoon

• Artistieke contracten Dit contracttype wordt gevalideerd door het diensthoofd van de artistieke afdeling, het diensthoofd van de financiële dienst en de algemene directeur (budgetcontrole) alvorens het voor betaling wordt doorgestuurd naar de kassa (zie bijlage A_15). Er bestaan 15 verschillende modellen. Algemene gegevens

Velden Identiteitsfiche Productie


Contracttype Datum_aanvang_contract Datum_einde_contract Berekening RSZ Berekening bedrijfsvoorheffing Privé aftrek

Handtekening

Hotel, reis, verzending

Algemeen directeur, artistiek directeur, artiest

• Contracten van het orkest Dit contracttype wordt gevalideerd door het betrokken diensthoofd en het bestuur (zie bijlage A_16). Algemene gegevens

Velden Identiteitsfiche Contracttype Datum_aanvang_contract Datum_einde_contract Titel_productie Handtekening


Algemeen directeur, aangeworven persoon


14

• Contracten van de koren Dit contracttype wordt gevalideerd door het diensthoofd van de afdeling koren/orkest en het bestuur (zie bijlage A_17). Algemene gegevens

Velden Identiteitsfiche Contracttype Datum_aanvang_contract Datum_einde_contract Titel_productie Handtekening


Algemeen directeur, aangeworven persoon

• Contracten voor culturele ontwikkeling Dit contracttype wordt gevalideerd door het diensthoofd van de communicatieafdeling en het bestuur (zie bijlage A_18). Algemene gegevens

c.

Velden Identiteitsfiche Contracttype Presentatie_samenvatting Handtekening


Communicatiedirecteur, aangeworven persoon

Module voor prestaties

Het personeel van de technische dienst wordt ingepland met behulp van vooruitlopende roosters. Deze uurroosters worden vervolgens omgezet in een rooster met de daadwerkelijk gepresteerde uren. De gepresteerde uren worden daarna opgenomen in een berekening die in combinatie met het technisch regelement (zie bijlage A_19) het aantal uit te betalen en te recupereren uren zal weergeven. Met deze module moeten ongeveer 100 personen van de technische dienst kunnen worden ingepland. Het ingeven van de uren zou moeten kunnen gebeuren op basis van een “sjabloon”. Het wijzigen moet gebeuren per groep (voor meerdere werknemers tegelijk). De prestatiemetingen moeten in real time berekend worden om vervolgens te kunnen worden aangepast. d. Module voor het beheer van de muzikale bibliotheek Wij hebben een interne muzikale bibliotheek. Wij wensen de inventaris en uitleningen van de partituren te beheren in een speciaal daarvoor ontworpen module.


15

3. De interfaces met andere softwareprogramma’s a.

Het softwarepakket voor loonbeheer

Momenteel werken wij met het softwareprogramma ArnoHR. Dit pakket kan communiceren met om het even welke andere software, zolang die maar codering in XML toelaat. De gegevens betreffende het contract en het te betalen brutoloon moeten absoluut naar deze applicatie kunnen worden gestuurd om de RSZ- en DmfA-aangiftes te kunnen doen en de betaling van de werknemers te kunnen uitvoeren conform de Belgische wetgeving. b.

Het softwarepakket van de ticketservice

Om dubbele invoeringen te vermijden, moet het mogelijk zijn de informatie over de opvoeringen te synchroniseren met het softwarepakket van de ticketservice. c.

De archiefserver

Om dubbele invoeringen te vermijden, moet het mogelijk zijn de informatie over de opvoeringen terug te krijgen via de archiefsoftware. d.

Maaltijdcheques

Het vaste personeel van het theater zal vanaf september 2012 over maaltijdcheques beschikken. We willen deze cheques integreren in de nieuwe software. Want het uitdelen van deze cheques aan het personeel hangt af van de. Het systeem moet volgende functionaliteiten mogelijk maken: prestaties van deze laatste. Het aantal maaltijdcheques dat gegeven zal moeten worden aan elk personeelslid evalueren. (in functie van de previsionele planning) De vooraleer uitgerekende aantal voorspelde maaltijdcheques aanpassen ten gevolge van de gedane prestaties. Wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse rapporten aanmaken met het globale aantal gegeven maaltijdcheques of het aantal per werknemer, dienst, departement.

4. Algemene behoeften a.

Beheer van de afzonderlijke gebruikers

Het beheer van de toegang tot de informatie moet zeer precies en gefragmenteerd zijn. Het publiceren van informatie brengt namelijk een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Alle teams organiseren zich immers in functie van deze informatie. Het is dus onontbeerlijk dat de toegang tot de planning en de personen die deze informatie publiceren precies beheerd worden. b.

Webinterface

Wij wensen toegang te hebben tot de informatie in de verschillende modules. Onze teams gaan geregeld op verplaatsing naar alle hoeken van de wereld en moeten dus kunnen werken vanop om het even welke soort computer of tablet-pc. Koninklijke Muntschouwburg • Informaticaproject • ERP • mei 2012

16

c.

Integratie in de IT-architectuur van de schouwburg

Wij zouden graag onze nieuwe server virtualiseren onder VMWare teneinde het onderhoud ervan te vergemakkelijken. Het klantengedeelte moet even goed werken in Mac OS X (Snow, Leopard, Lion) als in Windows (XP en 7). d.

Emailsysteem

In sommige gevallen kan het nuttig zijn een e-mail rond te sturen om een bepaalde groep personen te verwittigen of te informeren. Wij hebben nood aan een goed beheer van de verzending, de inhoud van de verzonden informatie, de contactpersonen (getypeerd door bepaalde eigenschappen) en de contactgroepen, die dankzij opzoekcriteria ofwel dynamisch ofwel statisch gegenereerd worden. e.

Gebruikersaccount

Module Zaalreservatie Wijzigingen aan de planning

Aantal gebruikers 40 personen 14 personen

Beheer van contracten

20 personen

Beheer van de time sheets

16 personen

Muzikale bibliotheek Aantal verschillende gebruikers

2 personen 46 personen

Opmerking Kaderleden 2 bevoegde personen per dienst voor het beheer van een planning Diensthoofd technische dienst, bestuur, financiële directie, technische directie Diensthoofd technische dienst, bestuur en technische directie


17

Ontwikkeling van een ERP Bestek CSC_IT1201 bijlage A Technische kenmerken

Recommend Documents