DIENST INFORMATICA BIJZONDER BESTEK. Betreffende de ontwikkeling van een ERP softwarepakket (Enterprise Resource Planning) KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG

KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG

LEOPOLDSTRAAT 4 - BE 1000 BRUSSEL THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE

RUE LEOPOLD 4 - BE 1000 BRUXELLES

WWW.DEMUNT.BE - WWW.LAMONNAIE.BE

DIENST INFORMATICA

BIJZONDER BESTEK Betreffende de ontwikkeling van een ERP softwarepakket (Enterprise Resource Planning) KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG Mei 2012 Referentienummer: CSC-IT1201

ALGEMENE AANBESTEDING – BELGISCHE BEKENDMAKING

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





INHOUDSOPGAVE 1. AFWIJKINGEN VAN ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN 2. AANBESTEDENDE OVERHEID 3. GUNNINGSPROCEDURE 4. DUUR VAN DE OPDRACHT 5. BEPALINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN 6. VOORWERP VAN DE OPDRACHT 7. OPTIES 8. ONDERAANNEMING 9. CRITERIA VOOR KWALITATIEVE SELECTIE 9.1. Voorwaarden voor deelname 9.2. Criteria voor uitsluiting 9.3. Financiële, economische en technische capaciteiten 10. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN 11. ONREGELMATIGE PRIJSOPGAVEN 12. CRITERIA VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 13. PRIJSOPGAVEN 13.1.

Indiening en opening van de prijsopgaven

13.2.

Mogelijkheden voor indiening van de prijsopgaven

13.3.

Geldigheid van de prijsopgave

13.4.

Gunning

14. PRIJS 14.1.

Prijsbepaling

14.2.

Bij de prijs inbegrepen elementen

15. LEVERING / ONTVANGST 16. BOETES VOOR LAATTIJDIGE LEVERING EN UITVOERING 17. FACTURERING EN BETALING 18. WAARBORGSOM 19. VARIA 19.1.

Intellectuele eigendomsrechten

19.2.

Vertrouwelijkheid

19.3.

Rechtsvordering

20. BIJLAGEN A. Technische kenmerken en extra bijlagen B. Offerteformulier

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





1. AFWIJKINGEN VAN ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN (Bijlage bij het KB van 26/09/1996) Niet van toepassing.

2. AANBESTEDENDE OVERHEID (AO) De KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG is een semioverheidsinstelling van categorie B die niet aan btw is onderworpen. Ondernemingsnummer BE 206.492.907 Adres van de aanbestedende overheid: Koninklijke Muntschouwburg Leopoldstraat 4 1000 Brussel De KMS wordt wettig vertegenwoordigd door Algemeen Directeur M. Peter de Caluwe en Financieel beheerder M. Bernard Coutant. De leidende ambtenaar is de enige die mag tussenkomen bij de toekenning en uitvoering van de opdracht. De leidende am btenaar belast m et de leiding en controle van de opdracht is Mijnheer Peter de Caluwe, Algemeen directeur. De leidende ambtenaar kan een deel of al zijn bevoegdheden overdragen. De financiële beheerder en de Raad van Bestuur moeten het bijzondere bestek en de toekenning van de onderhavige opdracht goedkeuren.

Aankoopdienst, informatie: Financieel beheer - dienst informatica Bevoegde contactpersoon om te antwoorden op de vragen van de inschrijvers: M. Sébastien FORTHOMME, hoofd van de dienst informatica Leopoldstraat 23 – 1000 Brussel Tel.: 02 / 210 84 63 Fax: 02 / 229 13 93 E-mail: [email protected] De contactpersoon zal eveneens optreden in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





3. GUNNINGSPROCEDURE De onderhavige opdracht wordt toegekend via een procedure met een algemene openbare aanbesteding met voorafgaande Belgische bekendmaking. Met toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 kan de aanbestedende overheid mits motivering afzien van de uitvoering van de opdracht of de procedure overdoen, indien nodig via een andere gunningsprocedure. De inschrijvers kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding wanneer de aanbestedende overheid van die mogelijkheid gebruikmaakt.

4. DUUR VAN DE OPDRACHT Deze opdracht wordt vanaf de dag van de toewijzing toegekend voor een periode van 12 maanden. De overeenkomst zal ongeacht eventuele maatregelen die ambtshalve werden getroffen opzegbaar zijn door beide partijen op voorwaarde dat 30 (dertig) kalenderdagen van tevoren via een aangetekende brief een voorafgaande kennisgeving geschiedt, te tellen vanaf de datum van verzending van de brief (de poststempel geldt als bewijs). De opzegging van de opdracht in het bovengenoemde geval geeft geen enkel recht op een schadevergoeding.

5. BEPALINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN Het bijzondere bestek en de onderstaande beschikkingen (en de wijzigingen daarvan) regelen de opdracht met uitsluiting van alle andere beschikkingen, met name de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijver: o

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

o

Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.

o

Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken,

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken evenals de bijlage ervan met het bestek. o

Alle wijzigingen aan de wet en de voornoemde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste datum voor de ontvangst van de prijsopgaven.

o

Alle documenten waarnaar een van de bovenvermelde documenten of dit bijzondere bestek verwijzen.

Bovenvermelde teksten gelden slechts al voorbeeld. In werkelijkheid mag de inschrijver de diverse wetgevingen en voorschriften die van kracht zijn in België alsmede hun wijzigingen niet negeren. Hij moet ze naleven en toepassen. De inschrijver wordt geacht alle verplichtingen die hem worden opgelegd te hebben begrepen zoals ze voortvloeien uit de hierboven opgesomde algemene documenten en de bijzondere bepalingen in dit bijzondere bestek. Alle documenten met betrekking tot overheidsopdrachten kunnen worden geraadpleegd op de website van de FOD Justitie: www.just.fgov.be. Deze documenten zijn gratis te downloaden.

6. VOORWERP VAN DE OPDRACHT De onderhavige opdracht is bestemd voor de aankoop, installatie en implementatie van een ERP (Enterprise Resource Planning) softwarepakket in een heterogene omgeving. De voornoemde onderneming vormt een opdracht waarvan de KMS zich het recht voorbehoudt de context en het kader van de ontwikkeling aan te passen aan haar noden. De inschrijver moet een prijsopgave indienen voor het geheel van volgende modules: -

module 1: algemene planning

-

module 2: beheer van de middelen (planning van uurroosters en time sheets)

-

module 3: beheer van de contracten

-

module 4: beheer van het koor

-

module 5: beheer van het orkest

-

module 6: internetmodule

-

module 7: module voor de export van gegevens tussen applicaties

Bovenop de hierboven vermelde verplichte modules wordt de inschrijver ook uitgenodigd om een prijs op te maken voor de volgende optionele modules:

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





-

module 8: beheer van de muzikale bibliotheek

-

module 9: mailing

De inschrijver moet eveneens een prijsopgave indienen voor het geheel van de volgende onderdelen: -

Module 10: voorbereiding/installatie

-

Module 11: contract voor ondersteuning en onderhoud

-

Module 12: aanpassing van de bepalingen voor de exportsjablonen

-

Module 13: opleiding beheer algemene planning (per uur)

-

Module 14: opleiding beheer van de middelen (per uur)

-

Module 15: opleiding beheer van de contracten (per uur)

-

Module 16: opleiding beheer van het koor (per uur)

-

Module 17: opleiding beheer van het orkest (per uur)

Ten slotte moeten de inschrijvers voorzien in de integratie van de ERP-software in de softwarepakketten voor loonbeheer en het intranet van de KMS. De technische kenm erken worden in detail beschreven in bijlage A .

7. OPTIES De inschrijver heeft het recht om alle opties voor te stellen waarmee hij denkt zijn aanbod te kunnen verbeteren. Hiervoor voegt hij bij zijn prijsopgave een gedetailleerde omschrijving van de opties die hij voorstelt, vergezeld van hun eenheidsprijs exclusief btw. De inschrijver motiveert de meerwaarde van de voorgestelde opties. De aanbestedende overheid behoudt zich evenwel het recht voor om deze opties al dan niet te bestellen.

8. ONDERAANNEMING Indien de inschrijver een beroep doet op de medewerking van een derde, dient hij dat duidelijk in zijn prijsopgave te vermelden. Hij bezorgt daarbij de gegevens van de onderaannemer en de mate waarin die zal tussenkomen. De inschrijver zal de goedkeuring van de aanbestedende overheid moeten krijgen.

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





Die goedkeuring ontslaat hem niet van zijn aansprakelijkheid, die volledig gedragen wordt door de inschrijver. De aanbestedende overheid erkent geen enkele contractuele relatie met de onderaannemer.

9. CRITERIA VOOR KWALITATIEVE SELECTIE 9.1.

Voorwaarden voor deelname

De prijsopgave wordt in twee exem plaren opgesteld, naar het voorbeeld van de sjabloon in bijlage B van dit bijzondere bestek. Bij elke offerte moeten alle documenten, formulieren of bijlagen worden gevoegd die door dit bijzondere bestek worden verplicht, namelijk: 1) Het bewijs

(kopie

van

registratie) van

de

inschrijving

in

het handels-

of

beroepsregister of de statuten van de vennootschap evenals elk ander nuttig document om de deskundigheid van de ondertekenaars aan te tonen. 2) De volledige gegevens van de contactpersoon van de inschrijver. 3) Het

bij

dit

bijzondere

bestek

gevoegde

offerteformulier

(en

samenvattend

quantabestek (en samenvattend quantabestek aanpasbaar in functie van de voorgestelde oplossing) in twee exemplaren, volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend. 4) De documenten die hieronder bij de criteria voor uitsluiting en de financiële, technische en economische capaciteiten zijn vermeld.

9.2.

Criteria voor uitsluiting

Door zijn deelname aan de onderhavige gunningsprocedure van de opdracht verklaart de inschrijver op erewoord dat de gevallen voor uitsluiting zoals bedoeld in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken niet op hem van toepassing zijn. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid zich voor de gunning van de opdracht, en ter aanvulling van de verklaringen waar hierboven sprake van is, de mogelijkheid voorbehoudt om van de inschrijver te eisen dat hij informatie verschaft of volgende documenten indient die de AO in staat stellen zijn persoonlijke situatie te verifiëren:

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





1) Een attest betreffende het voorlaatste afgelopen kwartaal ten opzichte van de uiterste datum

voor

indiening

van

de

prijsopgaves,

afgeleverd

door

de

bevoegde

overheidsinstantie van het desbetreffende land en waaruit blijkt dat de inschrijver in orde is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid (RSZ attest). 2) De documenten die aantonen dat de inschrijver in orde is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van zijn directe belastingen en van de btw (in België: een recent attest 276 C2 van de directe bijdragen en een attest van de btw-administratie). Opmerkingen: De twee laatstgenoemde fiscale attesten mogen niet ouder zijn dan 6 maanden ten opzichte van de uiterste datum voor indiening van de offertes. De kandidaat-opdrachtnemer beschikt over maximum 12 kalenderdagen, te tellen vanaf de datum van het hem toegestuurde verzoek, om deze documenten te verschaffen. Indien hij niet in staat is deze documenten te verschaffen binnen deze termijn, behoudt de aanbestedende overheid zich de mogelijkheid voor om de inschrijver uit te sluiten.

9.3.

Financiële, economische en technische capaciteiten

Deze capaciteiten zullen aan de hand van volgende gegevens geëvalueerd worden: -

De totale omzet van de inschrijver voor de jaren 2009, 2010 en 2011.

-

Een referentielijst met naam en telefoonnummer van de verantwoordelijke van minimum 3 ondernemingen die gebruikmaken van het softwarepakket. Deze lijst dient te worden opgesteld voor elk van de volgende modules: algemene planning, beheer van de middelen en de contracten.

De aanbestedende overheid kan elke inschrijver die de bovengenoemde vereiste bewijstukken niet of niet in de vereiste vorm aanlevert, uitsluiten van de opdracht.

10.

BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





Naast de documenten voor de kwalitatieve selectie dienen ook de onderstaande documenten verplicht bij de offerte te worden gevoegd: Het

-

bij

dit

bijzondere

bestek

gevoegde

offerteformulier

(en

samenvattend

quantabestek) in twee exemplaren, volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend. De statuten evenals elk ander nuttig document om de deskundigheid van de

-

ondertekenaars aan te tonen. De volledige gegevens van de contactpersoon van de onderaannemer.

-

Vergezeld van: -

Een planning voor de levering en ontwikkeling in overeenstemming met de planning van de KMS (zie bijlage A).

-

Een

voorstel

voor

een

onderhoudscontract

waarin

de

beschikbaarheid

van

ondersteuning en de interventietijden precies beschreven staan.

Conformiteitsvoorwaarden: 1. De mogelijkheid om planningen op te maken die dezelfde informatie bevatten als de planningen in bijlage A. 2. De mogelijkheid om contracten op te maken die dezelfde informatie bevatten als de contracten in bijlage A. 3. De mogelijkheid om alle in het bestek vermelde planningen te beheren. 4. De mogelijkheid om alle in het bestek vermelde contracten te beheren. 5. De mogelijkheid om de individuele planningen van het personeel van de technische dienst te beheren. 6. De mogelijkheid om het technische reglement te programmeren voor het berekenen van de uren (zie bijlage A). 7. De aanwezigheid van een systeem voor het reserveren van zalen of een voorstel voor de specificaties van een hiervoor te ontwikkelen module binnen de voorgestelde planning. 8. De aanwezigheid van een systeem voor het valideren van contracten of een voorstel voor de specificaties van een hiervoor te ontwikkelen module binnen de voorgestelde planning. 9. Mogelijkheid om de clientgedeelde zowel op PC als op Mac te laten draaien. Elke conformiteitsvoorwaarde wordt beschreven in een technische beschrijving die ons in staat stelt te concluderen of de vereiste functionaliteit beschikbaar is binnen het voorgestelde softwarepakket.

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





De KMS behoudt zich het recht voor de offerte van een inschrijver die niet al deze docum enten heeft bijgevoegd, als onregelm atig en dus nietig te beschouwen. De inschrijver beschikt over de mogelijkheid om aan zijn offerte alle nodige documenten en inlichtingen toe te voegen die hij nuttig acht om de kwalitatieve aspecten van zijn offerte te staven. Door de indiening van zijn offerte doet de inschrijver afstand van al zijn algemene verkoopsvoorwaarden en aanvaardt hij de volledige en gehele toepassing van de voorwaarden die bepaald werden door de bovenvermelde wettelijke bepalingen en door het onderhavige bijzondere bestek en de verscheidene documenten waaraan het refereert. 11.

ONREGELMATIGE PRIJSOPGAVEN Na opening van de prijsopgaven worden die bestudeerd door een evaluatiecommissie. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de offertes die niet voldoen aan de voorwaarden in dit bestek als niet-conform en dus nietig te beschouwen. Prijsopgaven met ongewoon lage of hoge prijzen kunnen worden afgevoerd. De inschrijvers kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding wanneer de aanbestedende overheid deze bepaling toepast. De inschrijvers moeten binnen 7 kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na verzending van de brief door de aanbestedende overheid, reageren op elke vraag naar bijkomende inlichtingen ingediend na de opening van de prijsopgaven. Afhankelijk van de vraag kan de genoemde brief een gepastere termijn voorzien.

12.

CRITERIA VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT Welke reglementaire offerte de interessantste is, zal worden bepaald op basis van de punten die worden verkregen voor de volgende criteria: De aankoop- en installatieprijs van de volgende modules: •

Voor de software en licenties

•

Diensten (voorbereiding en installatie, ondersteuning

35 punten

en onderhoud, opleidingen, diverse aanpassingen)

CSC-IT1201

45 punten

PAGE 19/19

10 punten

IT Service





De kwaliteit van de prijsopgave, geëvalueerd op basis van : 45 punten •

De mate waarin het voorgestelde softwarepakket beantwoordt aan de in het bijzondere bestek beschreven behoeften inzake het beheer van de planningen 10 punten

•

De mate waarin het voorgestelde softwarepakket beantwoordt aan de in het bijzondere bestek beschreven behoeften inzake het beheer van de contracten 7 punten

•

De mate waarin het voorgestelde softwarepakket beantwoordt aan de in het bijzondere bestek beschreven behoeften inzake het beheer van de planning van de middelen en het berekenen van de time sheets

•

8 punten

De mate waarin het voorgestelde softwarepakket beantwoordt aan de in het bijzondere bestek beschreven behoeften inzake het beheer van het koor 5 punten

•

De mate waarin het voorgestelde softwarepakket beantwoordt aan de in het bijzondere bestek beschreven behoeften inzake het beheer van het orkest 5 punten

•

Beheer van de rechten van de gebruikers

5 punten

•

De mogelijkheid om de planning te raadplegen in ics-format

5 punten

Het onderhoudscontract

2 punten

Levering van de server en levering van de te ontwikkelen

3 punten

onderdelen (indien nodig ) Beschikbaarheid van ondersteuning (zie ondersteuningscontract) 2 punten De interventietijd (zie ondersteuningscontract)

3 punten

Beoordeling van de criteria voor de gunning van de opdracht: De criteria voor de gunning van de opdracht zullen worden beoordeeld volgens de onderstaande procedure: De interessantste reglementaire offerte: De interessantste reglementaire offerte is die offerte die voor alle criteria samen de meeste punten behaalt.

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





Regel van drie: De aanbestedende overheid zal de becijferde antwoorden van de offerte beoordelen via een “regel van drie”. Beoordeling van de kwaliteit van het aanbod en varia: De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de algemene planning tot stand te brengen. (2 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de productieplanning tot stand te brengen. (2 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de maandelijkse planning tot stand te brengen. (2 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is het dienstkaartje tot stand te brengen. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de regieplanning tot stand te brengen. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de planning voor de koren tot stand te brengen. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of de planning voor het orkest tot stand te brengen. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de contracten van onbepaalde duur tot stand te brengen. (2 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de contracten van bepaalde duur tot stand te brengen. (5 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de time sheets te berekenen. (4 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de planning van de middelen van de technische dienst te beheren. (4 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de planning van de middelen van het koor te beheren en de diensten te tellen. (5 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de planning van de middelen van het orkest te beheren en de diensten te tellen. (5 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is op eenvoudige en flexibele wijze de gebruikersrechten te beheren. (5 punten) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de algemene planning te raadplegen via een webpagina of zich erop te abonneren via het ics-formaat. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is het dienstkaartje te raadplegen via een webpagina of zich erop te abonneren via het ics-formaat. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de productieplanning te raadplegen via een webpagina of zich erop te abonneren via het ics-formaat. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de planning voor de koren te raadplegen via een webpagina of zich erop te abonneren via het ics-formaat. (1 punt) De beoordeling zal gebaseerd zijn op de aspecten van het aanbod die ons in staat

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





stellen duidelijk te bepalen of het mogelijk is de planning voor het orkest te raadplegen via een webpagina of zich erop te abonneren via het ics-formaat. (1 punt) Indien de ondersteuning 7 dagen op 7 10 van de 24 uur beschikbaar is, geven wij de helft van de punten. Indien de offerte onze verwachtingen overtreft, geven we meer punten. Is het tegendeel waar, dan geven we er minder. Indien de interventietermijn 4 u bedraagt, geven wij de helft van de punten. Indien de offerte onze verwachtingen overtreft, geven we meer punten. Is het tegendeel waar, dan geven we er minder.

Ontbrekende informatie: Voor alle naar aanleiding van dit bijzondere bestek beoordeelde inlichtingen die ontbreken in de offerte van de inschrijver, zal telkens een score van nul worden toegekend. De aanbestedende overheid is immers niet in staat om een oordeel te vellen als de inschrijver gewoonweg nalaat die informatie te vermelden of als hij niet voldoet aan één van de (sub)criteria. De inschrijver dient er dus goed op te letten dat hij voor elk van de voorziene (sub)criteria een voorstel doet.

Eindcijfer: De scores voor de verschillende criteria voor gunning van de opdracht worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver wiens offerte het hoogste eindcijfer krijgt.

13.

PRIJSOPGAVEN 13.1.

Indiening en opening van de prijsopgaven

De uiterste datum voor de ontvangst van de prijsopgaven is donderdag 14 juni 2012 om 10.30 u ’s ochtends. De zitting voor de opening van de prijsopgaven zal diezelfde dag op datzelfde uur plaatsvinden in de Leopoldstraat nr. 23 (lokaal nog te bepalen, inlichten te verkrijgen aan het onthaal). De inschrijver zal zijn prijsopgave indienen in een gesloten omslag.

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





De buitenkant van de omslag toont de volgende informatie: -

De vermelding ‟VERTROUWELIJKE PRIJSOPGAVE”.

-

Benaming van de opdracht: ontwikkeling van een ERP softwarepakket.

-

Referentienummer van de KMS: CSC – IT1201.

De ondertekende prijsopgave moet samen met alle bijgevoegde documenten in twee exemplaren worden bezorgd. De prijsopgaven dienen te zijn opgesteld in het Frans of Nederlands. Bij de beoordeling van de ingediende prijsopgaven wordt alleen rekening gehouden met offertes die strikt overeenkomen met de indeling van de tabel die werd toegevoegd aan het prijsopgaveform ulier (bijlage B). Indien een inschrijver fouten of weglatingen ontdekt in het bijzondere bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht waardoor het bepalen van zijn prijs onmogelijk of het vergelijken van de offertes onwerkzaam wordt, dient hij dit onmiddellijk via e-mail of fax mee te delen aan de KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG en dat ten laatste 7 kalenderdagen voor de datum van opening van de prijsopgaven. 13.2.

Mogelijkheden voor indiening van de prijsopgaven

a) Ofwel per e-mail verzenden: De

prijsopgaven

mogen

worden

verstuurd

naar

het

e-mailadres

[email protected] ten laatste op de vastgestelde dag en het vastgestelde uur voor de ontvangst van de offertes. De inschrijver zal vervolgens een origineel, ondertekend exemplaar van zijn offerte per post versturen. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat de ontvangst van zijn offerte wordt bevestigd. b) Ofwel persoonlijk afgeven: De offertes kunnen ten laatste op het uur en de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes persoonlijk worden afgegeven bij de receptie van de Koninklijke Muntschouwburg, ter attentie van Bernard Coutant – Financieel Beheer, Leopoldstraat 23 - 1000 Brussel, waarna de indiener onmiddellijk een ontvangstbevestiging krijgt. c) Ofwel per post verzenden: De offertes kunnen als een gewone of aangetekende brief worden verzonden naar de

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





Koninklijke Muntschouwburg ter attentie van Bernard Coutant – Financieel Beheer – Leopoldstraat 23 – 1000 Brussel. Ze moeten hem ten laatste toekomen op het uur en de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat de ontvangst van zijn offerte wordt bevestigd.

13.3.

Geldigheid van de prijsopgave

De inschrijvers blijven aan de verplichtingen van hun prijsopgave gebonden gedurende 120 (honderdtwintig) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na de uiterste datum vastgelegd voor de ontvangst van de prijsopgaven.

13.4.

Gunning

De opdracht is toegewezen zodra de desbetreffende inschrijver door middel van een aangetekende brief de schriftelijke goedkeuring van zijn inschrijving ontvangt.

14.

PRIJS 14.1.

Prijsbepaling

De onderhavige opdracht is een opdracht met een prijslijst (prijs per module) volgens de technische kenmerken (bijlage A). De prijzen zijn vast en kunnen niet worden herzien. De in de offerte vermelde prijzen worden geformuleerd in euro, tot twee cijfers na de komma. Dat geldt zowel voor de eenheidsprijzen als voor de totaalbedragen. Alleen voorstellen die exact stroken met de sjabloon voor offertes en die de prijzen vermelden zoals bepaald in het offerteformulier, worden bij de verwerking van de offertes in aanmerking genomen zodat de prijzen van de verschillende geïnteresseerde inschrijvers met elkaar kunnen worden vergeleken.

14.2.

Bij de prijs inbegrepen elementen

Alle kosten, rechten, lasten en belastingen (uitgezonderd btw) worden geacht bij de prijs

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





te zijn inbegrepen. Het btw-percentage en –bedrag zullen voor elke dienst apart vermeld worden. De inschrijver vermeldt ten slotte voor elke dienst ook nog het bedrag inclusief btw. 15.

LEVERING / ONTVANGST De inschrijver verbindt zich ertoe de gevraagde ontwikkeling in 2 fases af te leveren: -

Voorlopige ontvangst: algemene installatie uitgevoerd 1 – installatie van de basismodules (planning, contract, beheer van de middelen en time sheets) ten laatste op 18 juni 2012. 2 – bijkomende ontwikkelingen (indien nodig) op 6 augustus 2012. 3 – installatie van de modules voor het beheer van het koor en het orkest op 24 september 2012.

- Definitieve ontvangst: na het programmeren en wanneer het ontwikkelde systeem stabiel is gebleken gedurende een periode van drie maanden. - Een begeleidsperiode voorzien tussen de installatie van het systeem en de ingebruikneming van de software. Bij de ontvangst van de eerste stabiele versie zullen eveneens een handleiding en verklarende documentatie over de opbouw van het systeem worden overhandigd.

16.

BOETES VOOR LAATTIJDIGE LEVERING EN UITVOERING Indien de inschrijver de verplichtingen die voortvloeien uit de onderhavige opdracht niet nakomt, zal een proces-verbaal voor de vaststelling van die niet-naleving worden opgesteld conform de Algemene Aannemingsvoorwaarden bij het KB van 26 september 1996.

De opdrachtnemer wordt in elk geval beschouwd als falend bij de uitvoering wanneer de dienstverlening niet binnen de overeengekomen termijnen gebeurt. Die vertraging bij de uitvoering kan leiden tot de ontbinding van de opdracht zonder schadevergoeding voor de inschrijver. Alle voorschriften aangaande boetes voor vertragingen die in de Algemene

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





Aannemingsvoorwaarden zijn vermeld, zijn van toepassing op het onderhavige bijzondere bestek.

17.

FACTURERING EN BETALING De facturen vermelden het nummer van de bestelbon die door de aanbestedende overheid werd afgeleverd; er zal slechts één factuur worden opgemaakt per bestelbon. De facturen met daarop het nummer van de bestelbon moeten worden verstuurd naar: Koninklijke Muntschouwburg Bernard Coutant – Financieel Beheer Leopoldstraat 23 1000 Brussel 20% van het totaalbedrag van de offerte wordt betaald bij aanvang van het project. De rest zal aan het einde van het project en na de definitieve ontvangst worden uitbetaald. De betaling gebeurt op het rekeningnummer dat in de offerte van de inschrijver vermeld staat.

18.

WAARBORGSOM De inschrijver moet een waarborgsom ten bedrage van 5% van de jaarlijkse waarde excl. btw van zijn offerte vestigen. Dat bedrag wordt afgerond naar het hogere tiental euro’s. Hij plaatst de waarborgsom bij een instelling naar keuze, conform de bepalingen van artikel 5§3 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (gewijzigd door het KB van 200107-04). Binnen 30 kalenderdagen na de dag van kennisgeving van de toekenning moet de inschrijver aan de aanbestedende overheid het door de instelling ondertekende bewijs tot vastlegging van de waarborgsom bezorgen om de waarborgsom aan te tonen. De door de houder ondertekende documenten voor het vestigen van de waarborgsom vermelden het doel waarvoor de waarborgsom werd vastgelegd evenals de precieze bestemming ervan en geven daarbij beknopte informatie over het doel van de opdracht, het referentienummer van het bestek evenals de naam, de voornaam en het volledige adres van de inschrijver en eventueel van de derde die de indiening in naam van de inschrijver heeft uitgevoerd, met de vermelding “sponsor” of “gevolmachtigde”,

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





naargelang wat van toepassing is. De waarborgsom, die bij wijze van garantie van de naleving van de verplichtingen door de inschrijver bewaard blijft tot de definitieve ontvangst van de opdracht, zal op schriftelijk verzoek van die laatste worden vrijgegeven. 19.

VARIA 19.1.

Intellectuele eigendomsrechten

De opdrachtnemer kan op geen enkele manier aanspraak maken op een speciale vergoeding of eender welke vorm van schadevergoeding of schadeloosstelling voor het gebruik van patenten, licenties, copyright, ... bij de uitvoering van de onderhavige opdracht. Hij wordt geacht rekening te hebben gehouden met de daaraan verbonden kosten bij de uitwerking van zijn offerte. Bovendien wordt gepreciseerd dat de aanbestedende overheid onder geen beding kan worden verplicht om wat voor bedrag dan ook te betalen aan eender welke derde partij die in het bezit is van een patent, licentie, ... gebruikt voor de uitvoering van de onderhavige opdracht en/of die die exploiteert. De opdrachtnemer draagt in alle gevallen de exclusieve last van de leveringen en diensten (forfaitaire eenheidsprijzen en/of

forfaitaire

prijzen

per

post).

Hij

draagt

eveneens

alle

lasten

van

de

uitvoeringsprocedures. Zelfs wanneer uit de voorschriften die van toepassing zijn op de onderhavige opdracht slechts op indirecte manier blijkt dat het gebruik van een patent, licentie, ... nodig is voor de uitvoering van de opdracht conform de leveringen en diensten, ... die door dit bijzondere bestek worden geregeld. Samengevat

vallen

alleen

rechten

van

patenten,

licenties,

royalty’s

of

fees,

auteursrechten, ... ten laste van de opdrachtnemer, die alleen verantwoordelijk blijft voor alle vorderingen die binnen dit kader zouden kunnen opduiken. Als een derde de aanbestedende overheid zou dagvaarden wegens schending van de auteursrechten, dan verbindt de opdrachtnemer zich ertoe op simpel verzoek van de KMS voor het gerecht te verschijnen.

19.2.

Vertrouwelijkheid

De informatie, inlichtingen en documenten bezorgd aan de inschrijver of de opdrachtnemer of waarvan die kennis heeft genomen, zijn vertrouwelijk. De inschrijver of opdrachtnemer verbindt zich dus tot discretie.

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service





19.3.

Rechtsvordering

Elk geschil dat voortvloeit uit het bestaan, de interpretatie en de uitvoering van de onderhavige opdracht is onderworpen aan het Belgisch recht en valt onder de bevoegdheid van de Rechtbanken te Brussel.

************************************

CSC-IT1201

PAGE 19/19

IT Service

DIENST INFORMATICA BIJZONDER BESTEK. Betreffende de ontwikkeling van een ERP softwarepakket (Enterprise Resource Planning) KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG

Recommend Documents