Ontwerp nieuwe website

Ontwerp nieuwe website Voorstel voor de vergadering van 17 december 2017

1 Inleiding We moeten migreren naar een nieuwe website. Hieronder volgt een korte schets van wat ons voor ogen staat. Het belangrijkste is dat de site alleen publiek toegankelijke documenten gaat bevatten. U hoeft dus nooit meer in te loggen en het password kan vergeten worden. Graag op- en aanmerkingen.

2 Het hoofdscherm; de HOME page Daarop verschijnt 1. het logo en een aardige foto van Leiden, zoals nu. (Floris ververst de foto per seizoen.) Vervolgens komen er een paar “Knoppen”. 1. Knop “Home Page (?) 2. Knop: “Over de LMR” 3. Knop: “Voorgenomen vergaderdata “ 4. Knop: “agenda voor de volgende vergadering” 5. Knop: “Uitgebrachte adviezen” 6. Knop: directe link met “Facebook” en “Twitter” (Momenteel alleen “Twitter”)

3 Menu’s onder de Knoppen op het hoofdscherm: 1. 2.

Home Page: laat een foto zien van Leiden, het LM-logo, en 5 of 6 Knoppen (icoontjes waar je op kunt klikken) Knop “Over de LMR”: Dit scherm heeft een andere achtergrond. Hier komen weer subknoppen. Aanklikken van de subknop geeft meteen een nieuw scherm waar een tekst op verschijnt, met subknoppen. a. Subknop: tekst: Opdracht aan de LMR: LMR brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college van B&W over het gemeentelijke beleid op Duurzaamheidonderwerpen: “People Planet Profit en EmPowerment” b. Subknop: tekst: Statuten c. Subknop: tekst: Reglement d. Subknop: tekst: Huidige samenstelling; 10 cv’s van de leden en (1) naam en functie contactpersoon. Vraag is of er foto’s bij moeten (Wat mij betreft niet)

1

e.

3.

4.

Subknop: tekst: Contactinformatie (momenteel is dat alleen het privé e-mail adres en het privé telefoonnummer van de secretaris. Voorgesteld wordt daarvan te maken: [email protected] waaraan de e-mails van voorzitter en secretaris zijn gekoppeld, en behalve het telefoonnummer van de secretaris ook dat van de voorzitter te vermelden) 1 Mooi zou zijn als: i. Klikken op [email protected] ook meteen zou voeren tot het e-mailadres. Knop: “Voorgenomen Vergaderdata”: tekst. Zoals nu, een document waarop de volgende 6-7 gereserveerde vergaderdata zijn genoemd. Ik stel voor op dit document toe te voegen dat de vergaderingen openbaar zijn, maar dat men geacht wordt zich uiterlijk 24 uur tevoren aan te melden via [email protected] Knop: ”Agenda voor de volgende vergadering”: tekst de tekst van de agenda. Opmerking: we handhaven daarmee dat de stukken niet openbaar zijn. Dat is niet fraai voor een orgaan waarvan de vergaderingen openbaar zijn. Dan zouden de ‘gasten’ toch ook over de stukken moeten kunnen beschikken. Maar momenteel zijn de stukken ook niet openbaar. Zouden we de stukken openbaar maken dan wordt het beheer van de site gecompliceerder omdat de secretaris dan alle stukken op de site moet zetten. Maar dan is het niet nodig om de stukken te verzenden via Dropbox. Als ze via de voor het publiek toegankelijke site benaderbaar zijn en blijven (omdat de stukken openbaar zijn) kunnen ze ook wel gearchiveerd worden via de site. Het is overigens ook mogelijk documenten te delen, te archiveren (“in the cloud”) en er gezamenlijk aan te schrijven via een programma van Google “Google Drive” Ook hier worden mensen gemachtigd bepaalde dingen te doen en andere te laten.

5.

6.

Knop Uitgebrachte Adviezen: tekst met subknoppen a. Subknop (5x): jaartal: [2011-2015] vijf jaar lijkt me genoeg voor de publieksite. Per slot kan via de contactknop altijd contact opgenomen worden met de voorzitter en de secretatis om een ouder advies op te vragen i. Subknop jaartal leidt tot sub/subknop: naam van het advies: daarop klikken leidt tot 1. de tekst van het advies. 2. Daarnaast komt er een tweede sub/subknop. Die leidt tot de tekst van de B&W-reacties. {Dit onder voorbehoud dat me dit niet teveel tijd kost. Ik stel voor met 2015 te beginnen en te kijken waanneer ik aangeland ben bij 2011. Voorstel voor een nieuwe site De knop met links naar Twitter blijft op de homepage. Overwogen kan woerden daaraan toe te voegen een knop met een link naar Facebook

4 Verschillen met de bestaande site: “Links” en “Begrippen ABC” verdwijnen. Dat geldt ook voor “Leden” omdat er geen behoefte is aan een besloten deel van de site. Als je het reglement leest dan zijn de vergaderingen openbaar (tenzij anders wordt besloten); we moeten de agenda tevoren bekend maken en bij de agenda moeten we de stukken versturen. Als ik het reglement goed interpreteer, hadden wij onze stukken in het verleden altijd via het openbare deel van de site moeten versturen. Als dat zo is, dan kunnen we in de toekomst de vergaderstukken via de site blijven verspreiden, maar niemand hoeft meer in te loggen. Samenstelling LMR, Statuten en Huishoudelijk reglement, worden samengevoegd onder “Over de LMR”, waar onder dan weer knoppen komen voor “Samenstelling. LMR” (tevens info bevattende over het “schema van open aftreden”) “Contact”, Taakopvatting/Missie van de LMR, mogelijk met het laatste jaarverslag? 1

Opgemerkt zij dat ik de afgelopen jaren nooit opgebeld ben, behalve naar aanleiding van een persbericht bij een advies, waarin de telefoonnummers van de opstellers van het betreffende advies werden gemeld. Storm zal het niet lopen.

2

5 Aanpassing van de site Ontwerp door een extern bureau De site zal in de toekomst moeten worden aangepast. Momenteel is het al dan niet aanpassen van de site afhankelijk van vaardigheden van leden van de LMR. Om te vermijden dat de LMR bij het werven van nieuwe leden ook vermogens tot het inrichten en beheren van websites als selectiecriterium moet gaan hanteren, wordt een extern bureau gevraagd de website te ontwerpen , zodat de secretaris alleen in staat moet zijn stukken op die site te plaatsen en ervan te verwijderen. Een mogelijk bureau is EZERO, 2e Binnenvestgracht 14 a. http://ezero.nl/ In overleg met het extern bureau gaat de secretaris na hoe en in welke volgorde de oude website kan worden gesloten en hoe gegarandeerd kan worden dat de nieuwe site onder de oude naam benaderd kan worden. De enige documenten die overgezet worden zijn: 1. 2.

Die welke betrekking hebben op de LMR zelf (missie, samenstelling e.d) De oude adviezen sedert 2011

Het archief voor oude vergaderstukken is opvraagbaar bij de secretaris. Delen daarvan zullen in het archief m.b.v. Dropbox of Google Drive worden gekopieerd.

Toekomstige Archivering voor de LMR De secretaris ontwerpt een archiefstructuur die ingevoerd kan worden onder Dropbox of Google Drive. Een aandachtspunt betreft een archief waarin documentatie wordt bewaard, bijvoorbeeld een Energieakkoord of documenten over energiebesparing, duurzame mobiliteit Afvalverwerking, Biodiversiteit en dergelijke.

6 Beslispunten a

Besloten wordt om de stukken voor de vergadering openbaar te maken. Dit wil zeggen dat ze via de site verstuurd worden, maar dat niemand hoeft in te loggen.

b

Akkoord gaan met de voorgestelde structuur van de site, meer expliciet met de voorgestelde knoppen en subknoppen

c

De secretaris zorgt ervoor dat er steeds op een aparte externe schijf een kopie is van het archief “in the cloud”

d

Het linken aan Twitter blijft gehandhaafd

e

Overwogen om ook een link met Facebook op te zetten

f

Een extern bureau wordt ingehuurd voor het ontwerpen van de website

g

De secretaris maakt geholpen door LMR-leden een keus tussen Dropbox en Google Drive voor het uitwisselen, archiveren en gezamenlijk bewerken van documenten.

h

De secretaris gaat samen met enkele leden van de raad na, of het goed zou zijn voor de leden toegankelijk LMR-archief op te zetten.

3

7 Voorgestelde Website in Schema Homepage knoppen

Home page Over de LMR

Voorgenomen vergaderdata Agenda komende vergadering Uitgebrachte Adviezen

1) 2)

3)

4)

Subknoppen,  Wijzen naar tekst  of naar sub/subknoppen Home page subknoppen  Doel van de LMR  Statuten  Reglement  Huidige samenstelling  contact Subknop link naar Twitter Subknop link naar Facebook Tekst met data Tekst van de agenda Subknoppen3) 2012 2013 2014 2015 2016 Oudere adviezen

Sub/subknoppen,  Wijzen naar tekst Misschien hier links naar Twitter en Facebook? Tekst van het doel, taakopdracht, ‘missie’: “Duurzaamheid” Tekst van de Statuten Tekst van het Reglement Tekst met 11 cv’s, vaardigheden en ervaringen van de leden Tekst met een koppeling naar [email protected] Tekst met telefoonnummers van voorzitter en secretaris Twitterberichtjes1) Facebookberichtjes2) Als we de vergaderstukken openbaar zouden willen maken, dan moeten hier links aangemaakt worden voor de vergaderstukken Sub/subknoppen, die verwijzen naar de teksten van de adviezen Namen van de adviezen Namen van de adviezen Namen van de adviezen Namen van de adviezen Namen van de adviezen Sub/subknop met link naar [email protected]

Tekst vergaderstuk 1 – N 4)

Tekst van elk afzonderlijk advies Tekst van elk afzonderlijk advies Tekst van elk afzonderlijk advies Tekst van elk afzonderlijk advies Tekst van elk afzonderlijk advies

De berichten kunnen een beperkte mate van terugkoppeling opleveren. De verwerking daarvan kan aan de orde komen als het onderwerp terugkomt. We zouden in aanvulling wellicht een facebookaccount voor de LMR kunnen aanmaken. Misschien dat met Facebook zich aanvullende mogelijkheden voordoen voor interactie met de lezers/volgers van de LMR. Het openen van een knop waardoor bezoekers van de site een bericht op de site kunnen achterlaten wordt ontraden, omdat dit het beheer van de site zeer tijdintensief maakt. Voorgesteld wordt om alleen de adviezen van de laatste 5 jaar op de site toegankelijk te maken. Dat betekent wel dat jaarlijks een schoonmaakactie moet worden ondernomen, maar erg oude adviezen zijn niet actueel, vaak achterhaald, en een periode van 5 jaar betekent dat altijd een hele raadsperiode ‘gedekt’ wordt. Oudere adviezen kunnen natuurlijk altijd opgevraagd worden Als we dat doen dan kunnen we besluiten de stukken niet via drop-box te versturen. Maar dan missen we de mogelijkheid om één voor de leden toegankelijk archief te maken, inclusief voorstadia van stukken (waarin gezamenlijk gewerkt kan worden aan één tekst

4

Bijlage:

Uit het Reglement

Artikel 8 Voorafgaand aan elk jaar maakt de Leidse MilieuRaad een vergaderrooster voor het gehele volgende jaar en publiceert dat op zijn eigen website. Ook wordt bevorderd dat dit rooster op de gemeentelijke website wordt gepubliceerd. Artikel 9 1.

Voor elke vergadering doet de voorzitter een oproep. Deze oproep vindt – bijzondere gevallen daargelaten - uiterlijk een week voor de datum van de vergadering plaats. In deze oproep worden in elk geval vermeld: · Het tijdstip en de plaats van de vergadering; · De agenda; · Of er sprake is van (gedeeltelijke) beslotenheid van de vergadering.

1.

De oproep vindt uitsluitend elektronisch plaats:  Via e-mail aan de leden, de gemeentelijke contactpersoon en eventuele derden wier betrokkenheid voortvloeit uit de agenda,  Via de website van de raad en van de gemeente Bij de agenda worden de relevante stukken gevoegd, dan wel worden deze via de website downloadbaar ter beschikking gesteld.

2.

Artikel 10 1. 2.

3.

Bij de oproep voor een vergadering van de raad wordt belangstellenden er op gewezen dat de vergadering openbaar is en dat bijwonen mogelijk is. Degenen die hiervan gebruik willen maken en tevens iets in het midden willen brengen dienen dit ten minste 24 uur vóór het begin van de vergadering aan de voorzitter per telefoon of e-mail te melden. Deze inbreng kan uitsluitend betrekking hebben op het werkgebied van de Leidse MilieuRaad. Tenzij de orde van de vergadering zich daar tegen verzet geeft de voorzitter bij het begin van de vergadering, voordat de raad met het bespreken van de agenda begint, gelegenheid voor een inbreng. Per inbreng wordt niet meer dan ten hoogste 5 minuten beschikbaar gesteld.

Artikel 11 Elk lid van de raad kan in de vergadering of – buiten de vergadering - aan de voorzitter onder werpen ter bespreking aandragen. De voorzitter doet vervolgens een voorstel aan de raad over de behandeling van het aangedragen onderwerp. Artikel 12 1.

2.

De vergaderingen van de raad zijn openbaar. Indien een lid van oordeel is dat de vergadering geheel of gedeeltelijk in beslotenheid moet plaatsvinden doet dit lid daartoe uiterlijk 48 uur vóór het vergadertijdstip een met redenen omkleed voorstel aan de voorzitter. De voorzitter gaat vervolgens – telefonisch of via e-mail - na of een meerderheid van de raad dit voorstel deelt. Is dit het geval dan kondigt hij via de website van de raad en de gemeente aan dat de vergadering geheel of gedeeltelijk in beslotenheid zal plaats vinden. In bijzondere gevallen kan tijdens een vergadering tot beslotenheid worden besloten. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een bijzonder geval.

5