Inleiding – Een nieuwe website! Na een uitdagend traject van vele maanden zijn we nu bijna zo ver, de vernieuwde VBN website wordt binnenkort in gebruik genomen. Deze wijziging heeft gevolgen voor jouw profiel, weekgroep(en) en evenementen! (zie hoofdstuk: wat moet ik doen) De VBN site is een visitekaartje voor Biodanza in Nederland en voor jou als individuele docent. Belangrijk dus dat het een goed werkende website is, en dat alle informatie goed vindbaar is, er netjes uitziet en dansend Nederland geïnspireerd wordt om (nog meer) te dansen! In dit document neem ik je mee in de wijzigingen, en welke stappen je kunt doorlopen om je profiel te controleren en waar nodig netjes bij te werken.
Waarom een verandering? Om een aantal redenen. Ten eerste was de administratie van leden erg veel werk en niet netjes op orde. Ten tweede was het beheer van je profiel en weekgroepen / evenementen omslachtig en leidde dit tot veel vragen en frustratie. Maar bovenal hebben we geprobeerd de website nog prettiger te maken voor onze klanten, de dansers die op zoek zijn naar aanbod.
Ik vind IT moeilijk. Kan iemand me helpen? We hebben ons best gedaan om de site beter begrijpelijk te maken. Maar het beheer van profielen en groepen kan nog steeds lastig zijn en het maken van goede teksten is een vak apart. Vaak komen we er samen wel uit, zoals het statuut zegt: “Biodanza is een methode waarmee een levend proces van menselijke solidariteit wordt gecreëerd. Samenwerking is een sleutelelement binnen het karakter van Biodanza”. Durf dus je collega’s te vragen om elkaar vanuit liefde te steunen. Misschien ben je goed in teksten, vormgeving, techniek of iets anders? Wij proberen ook zoveel mogelijk te ondersteunen. Echter weet dat wij dit ook volledig vrijwillig naast andere drukke werkzaamheden doen. Veel leesplezier!
Wat is er veranderd We hebben geprobeerd een groot aantal problemen op te lossen, die zowel de administratie en het beheer van je eigen gegevens zal verbeteren als de ervaring voor de website bezoeker. In de subkopjes hieronder geven we aan wat de veranderingen zijn. In het hoofdstuk ‘wat moet ik doen’ proberen we in stappen aan te geven hoe je je gegevens optimaal kunt instellen voor de nieuwe website.
Algemene verbeteringen De structuur van de website is grotendeels gelijk gebleven. Algemene verbeteringen hebben betrekking op veiligheid en gebruik van de site op telefoon en tablet, wat weer zorgt voor een betere vindbaarheid in o.a Google.
Veiligheid De oude website voldeed niet aan de wettelijke eisen rondom privacy, gegevens van docenten en dansers waren onvoldoende beveiligd. In de nieuwe site is dit probleem opgelost. Je kunt dit zien in de browser doordat er ‘https’ in de adresbalk staat en bij sommige browsers een ‘slotje’. Dit geeft niet alleen een veilig gevoel maar zorgt ook voor een betere score bij zoekmachines als Google. (Opmerking: bij het live gaan van de site kan het zijn dat dit stuk nog niet af is)
Responsive Bovendien maken we een stap richting een volledig ‘responsive’ website (die op alle apparaten, ook tablets en telefoons, goed oogt). We zien dat steeds meer bezoekers de website bekijken met een tablet of telefoon, en bovendien zorgt ook deze aanpassing voor een hogere score in zoekmachines.
Inhoud van de website Op de website is inhoudelijk ook het een en ander veranderd. Naast een andere schikking van de gegevens over de VBN en de website hebben we inhoud toegevoegd die voor en door de leden is.
Afgeschermde inhoud In de nieuwe website is ook plaats gemaakt voor inhoud die alleen voor VBN leden bedoeld is. Deze onderdelen zijn alleen zichtbaar als je bent ingelogd. Onder het ‘nieuws’ menu is nu een VBN Nieuws pagina gemaakt waar we bijvoorbeeld de VBN vergaderingen (agenda en besluiten) kunnen publiceren. Onder het ‘biodanza’ menu is een pagina met tips voor en door docenten gemaakt. We willen je hiermee uitnodigen om kennis met elkaar te delen, Rolando schreef immers dat biodanza docenten elkaar steunen en helpen te groeien, kennis delen is daar een mooie manier voor.
Registratieprocedure nieuwe docent We stappen af van de registratie door middel van papieren formulieren, dit gaf een te grote druk op administratie. En studenten die onder supervisie gaan staan vaak te popelen om zichzelf te kunnen registreren, maar door de grote hoeveelheid handwerk kon dit vaak enige tijd kosten. In plaats
daarvan kunnen aspirant leden nu zichzelf registreren. De administratie kan daarna snel het profiel goedkeuren.
Docenten overzicht De weergave van docenten is nu meer gericht op de profielfoto’s, die groter worden getoond. Als de pagina wordt geopend, worden docenten in een willekeurige volgorde getoond, daarnaast is er de ‘lijst’ weergave die wat geschikter is om snel contactgegevens op te zoeken. De zoekfunctie is veranderd, het zoeken op naam werkt beter en de optie om op extensies/toepassingen of een specifiek geslacht te zoeken is toegevoegd.
Docent Profiel De profielpagina is het meest verbeterd, en geeft nu een gestructureerd beeld van de docent. We hebben dit gedaan zodat voor docenten met een beperkt budget eenvoudig via de VBN site een soort website te maken is die kan dienen als een (tijdelijke) persoonlijke website. Bovenaan de profielpagina worden de contact gegevens getoond, het is eenvoudiger om snel in contact te komen met een docent. Bovendien is snel te zien wat het afstudeernummer van de docent is. Als je bent ingelogd als lid kun je ook het huisadres, geboortedatum en school van collega’s zien, leuk om met elkaar in contact te komen of die ene fijne collega een bosje bloemen te sturen. In de uitgebreide tekst kan nu ook opmaak worden gebruikt, voor een professionelere uitstraling. Nieuw is het kunnen toevoegen van (gecertificeerde) trainingen zoals extensies, toepassingen en didactische training. Binnen de profielpagina worden bovendien automatisch je weekgroepen, evenementen en trainingen getoond, zodat je in een eenvoudig overzicht weet wat je als docent te bieden hebt. Ook fijn als je een reeks evenementen hebt die bij elkaar horen! Met al deze verbeteringen kun je van je docent pagina relatief eenvoudig een goed ogende ‘website’ maken!
Inloggen, wachtwoord vergeten Deze functies werkten niet altijd goed en zijn ‘gerepareerd’
Overzicht Weekgroepen De weekgroepen zijn beter gekoppeld aan docenten en locaties. Als een weekgroep door meerdere docenten wordt gegeven kan dit nu netjes worden aangegeven. In het overzicht van de weekgroepen kan eenvoudig worden gezocht op een locatie. Naast een lijst overzicht worden de zoekresultaten ook op een kaartje getoond. Op die kaart kun je bolletjes met een cijfer zien. Dat betekent dat er op die plek meerdere groepen zijn. Als je verder inzoomt zie je de afzonderlijke groepen (behalve als er meerdere groepen op één locatie zijn. We raden aan om in dat geval een gezamenlijke vermelding aan te maken)
Weekgroep detailpagina In het detailscherm is niet veel veranderd. Omdat veel mensen problemen hebben met het aanpassen van hun gegevens nog even de tip: Als je inlogt en je naar je eigen weekgroep gaat kun je met je muis over de weekgroep tekst gaan, er wordt dan dit blokje getoond in het scherm:
-‐ -‐ -‐
Het vlaggetje geeft de optie om een opmerking te geven over de groep richting administratie. Die optie zal niet vaak nodig zijn; Het tweede blokje geeft de mogelijkheid om je weekgroep aan te passen; Het derde blokje geeft de mogelijkheid de weekgroep te wissen.
Opmerking: als je weekgroep van locatie verandert kun je beter een nieuwe weekgroep aanmaken, het blijkt dat de locatie niet goed wordt aangepast
Overzicht Evenementen De evenementen kunnen nu ook worden doorzocht op niveau, doelgroep en duur. Zo kunnen bijvoorbeeld Biodanza vakanties of speciale evenementen voor docenten heel simpel worden gezocht. Ook kun je een nieuw evenement maken op basis van een ander evenement, handig om een reeks van evenementen te maken zoals een jaartraining of samenhangende reeks.
Evenement Detailpagina De detailpagina toont in een vernieuwd en fris uiterlijk alle relevante gegevens. Vanuit het evenement is uiteraard simpel door te klikken naar de docent(en), en de detail beschrijving kun je extra opmaken waardoor je een fraaie mini-‐website voor je evenement kunt maken. Let op bij het maken van evenementen dat je vierkante foto’s gebruikt.
Wat moet ik doen? Belangrijk: de nieuwe website is eerst alleen bereikbaar met de link www.biodanza.nl/nieuw Helaas is het niet mogelijk om alle gegevens automatisch over te zetten, een aantal basis gegevens wordt wel overgezet maar controleren en aanvullen is wel zeer aan te raden. Je hebt twee weken de tijd om je profiel, weekgroepen en evenementen over te zetten vanuit de oude naar de nieuwe omgeving. Daarna wordt de nieuwe omgeving ‘live’ gezet en blijft de oude omgeving nog even beschikbaar onder www.biodanza.nl/oud De geplande belangrijke data zijn: • • •
17 Apr De nieuwe site is beschikbaar. Tijd om te gaan migreren 1 Mei Livegang nieuwe site. Oude site blijft nog even beschikbaar 1 Juni Oude site wordt uit gezet
Gedurende de migratie periode zullen we tips en trucs delen via Facebook en op de nieuwe site. Als je vragen hebt of tegen problemen aan loopt kun je ons mailen op
[email protected] We zullen alle problemen terugkoppelen aan de website bouwer. Je wachtwoord moet je opnieuw instellen, dat kon niet mee vanuit de vorige website helaas. Als het niet lukt om in te loggen kun je de ‘wachtwoord vergeten’ functie gebruiken om een nieuw wachtwoord aan te vragen.
Algemene tips Het handigste is om de nieuwe en oude website naast elkaar te openen. Bijvoorbeeld op twee tabbladen in je browser. Je kunt dan je profiel en al je weekgroepen en evenementen een voor een controleren of opnieuw aanmaken en de gegevens van de oude naar de nieuwe omgeving overzetten.
Aanvullen en Verbeteren van je profiel Een deel van je profielgegevens wordt automatisch overgezet, maar zeker niet alles. We willen je daarom verzoeken om de ontbrekende gegevens snel aan te vullen. Dat is voor de administratie ook belangrijk, omdat we vanuit de website gegevens de facturatie gaan aansturen. Gegevens die je zult moeten aanvullen zijn bijvoorbeeld een aantal persoonsgegevens die we eerder niet ondersteunden, je afstudeer gegevens, en je Buma gegevens. Doordat iedereen zijn gegevens netjes kan beheren op de website kan een forse hoeveelheid werk van de administratie vereenvoudigd worden. Nog even over het invullen van alle door jouw gevolgde extensie trainingen. Er is vaak verwarring over wat er nu precies bedoeld wordt. Onderstaande definitie helpt daarin:
Er zijn t.a.v. extensies en specialisaties 3 niveaus te onderscheiden: Train de facilitator: Je leidt facilitatoren op om de extensie te faciliteren dan wel Biodanza te geven aan een speciale doelgroep. Dit kan alleen als je didactisch docent bent en gespecialiseerd/zeer ervaren m.b.t. het onderwerp. Je dient autorisatie te krijgen van het IBF om deze training te mogen geven. Training: Je hebt als facilitator de extensie/specialisatie training met succes gevolgd en hebt hiervan een IBF erkend diploma. Als afgestudeerd facilitator mag je met dit diploma Biodanza workshops geven met deze EXTENSIE. De dansen en muziek die tot de extensie behoren, mag je gebruiken in je lessen en workshops. In het geval van een gevolgde SPECIALISATIE, kun je nu Biodanza geven aan de doelgroep waar de specialisatie op gericht is. Ervaring workshop: Je hebt als Biodancero een ervaringsworkshop (vivencia/dag/weekend/vakantie/etc.) van de extensie gevolgd. Deze derde categorie is niet van belang voor deze website! Zorg dat je ook een profiel hebt als je geen weekgroepen hebt, graag mét herkenbare foto, zodat we geen ‘gaten’ hebben in de docentenlijst.
Wijzigen profielfoto De profielfoto moet je nu aanpassen via een losstaande menu optie: Mijn Profiel à Wijzig Profielfoto. Je foto is (net als bij de evenementen) een ‘bolletje’ geworden, dat doet de website automatisch. Om dat goed te laten gaan moet de foto die je gebruikt vierkant zijn. Bij het uploaden kun je nog wat bijsnijden maar het is handig om te beginnen met een foto die ongeveer vierkant is.
Overzetten van je weekgroepen Omdat de weekgroepen op een andere manier aan het docentprofiel gekoppeld zijn, kunnen we ze niet automatisch migreren. We hebben wél geprobeerd de weekgroepen over te zetten, maar dat lukte niet goed, daarom zal je helaas je weekgroepen opnieuw aan moeten maken. Voordeel is, dat we dan meteen met een schone lei beginnen en de vele verouderde groepen kunnen opschonen. Ook voor de foto’s van de weekgroepen raden we je aan om (min of meer) vierkante foto’s te gebruiken. Helaas hebben we het vervelende probleem van meerdere weekgroepen op één locatie niet kunnen oplossen (het kaartje toont dan niet alle groepen op die locatie). Als er meerdere docenten op één locatie les geven raden we je aan in de tekst van je weekgroep naar elkaar door te verwijzen.
Overzetten van je evenementen De evenementen zijn op een nieuwe manier gebouwd, wat meer mogelijkheden geeft. Je zult daarom je evenementen opnieuw moeten aanmaken. Dat vinden wij ook jammer, omdat we weten dat er docenten zijn met veel evenementen. Dat gaat dus even wat meer werk opleveren. Nieuw is dat je via Mijn Evenementen (in menu onder mijn profiel) een overzicht krijgt van alle ooit door jou aangemaakte evenementen en deze kunt kopiëren, bewerken, of verwijderen mbv de icoontjes: Het voordeel is dan wel dat je evenementen veel mooier gepresenteerd worden en netjes binnen je docentprofiel gegroepeerd worden. Of bij meerdere docenten, als het evenement door meerderen wordt georganiseerd. Het gemakkelijkste is, om op de oude site in te loggen en naar ‘evenement bewerken’ (onder ‘mijn profiel’) te gaan, en dan je lijst van evenementen af te gaan en opnieuw aanmaken in de nieuwe website.
Foto’s bij evenementen Als je een foto bij je evenement wilt plaatsen gaat dat via de standaard media bibliotheek. Daar staan álle foto’s en andere bestanden in, van álle docenten. Als je een foto van een andere docent ziet die je wilt gebruiken, vraag daar dan eerst toestemming voor. Om een nieuwe afbeelding toe te voegen klik je linksboven op ‘bestanden uploaden’. Je kunt dan een afbeelding vanuit je computer naar de website sturen.
