Ontwerp nieuwe statuten Mensa Be

Mensa Be vzw Van Overbekelaan 13 1083 Ganshoren

Ontwerp nieuwe statuten Mensa Be Revisie: 12/OKT/2012 Inhoudsopgave

1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.23 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 5. 5.1 5.2

Revisie Historiek ............................................................................................................................................................ 2 Inleiding ......................................................................................................................................................................... 2 Basis ......................................................................................................................................................................... 2 Bronvermelding ......................................................................................................................................................... 9 Inleidende tekst ......................................................................................................................................................... 9 Artikel 1 ..................................................................................................................................................................... 9 Artikel 2 ..................................................................................................................................................................... 9 Artikel 3 ................................................................................................................................................................... 10 Artikel 4 ................................................................................................................................................................... 11 Artikel 5 en 6 ........................................................................................................................................................... 11 Artikel 7 ................................................................................................................................................................... 12 Nieuw artikel 7..................................................................................................................................................... 14 Artikel 8 ............................................................................................................................................................... 14 Artikel 9 en 10 ..................................................................................................................................................... 15 Artikel 10 ............................................................................................................................................................. 21 Artikel 11 ............................................................................................................................................................. 21 Artikel 12 ............................................................................................................................................................. 22 Artikel 13 ............................................................................................................................................................. 31 Artikel 14 ............................................................................................................................................................. 31 Nieuw artikel 12 betreffende geschillen (verplicht) ............................................................................................... 33 Nieuw artikel 13 betreffende Ombudsman (niet verplicht) .................................................................................... 35 Nieuw artikel 14 betreffende SIG’s en lokale groepen (niet verplicht) .................................................................. 35 Nieuw artikel 15 betreffende Wijziging statuten (verplicht) ................................................................................... 36 Nieuw artikel 16 betreffende het huishoudelijk reglement (niet verplicht) ............................................................. 36 Nieuw Artikel 17 betreffende Controleur van de rekeningen (niet verplicht) ......................................................... 37 Statuten ....................................................................................................................................................................... 38 Inleidende tekst ....................................................................................................................................................... 38 Artikel 1 Naam ......................................................................................................................................................... 38 Artikel 2 Algemeen .................................................................................................................................................. 38 Artikel 3 Doel ........................................................................................................................................................... 38 Artikel 4 Middelen .................................................................................................................................................... 38 Artikel 5 Beleid......................................................................................................................................................... 38 Artikel 6 Lidmaatschap ............................................................................................................................................ 39 Artikel 7 De international society Mensa .................................................................................................................. 40 Artikel 8 Algemene vergadering ............................................................................................................................... 41 Artikel 9 Bestuur .................................................................................................................................................. 45 Artikel 10 Verkiezingen........................................................................................................................................ 47 Artikel 11 Ontbinding ........................................................................................................................................... 51 Artikel 12 Geschillen en sancties ......................................................................................................................... 52 Artikel 13 Ombudsman ........................................................................................................................................ 54 Artikel 14 SIG’s en lokale groepen ...................................................................................................................... 54 Artikel 15 Wijziging statuten ................................................................................................................................ 55 Artikel 16 Huishoudelijk reglement ...................................................................................................................... 56 Artikel 17 Controleur van de rekeningen .............................................................................................................. 56 Bylaws ......................................................................................................................................................................... 57 Introductory text ....................................................................................................................................................... 57 Article 1 Name ......................................................................................................................................................... 57 Article 2 General ...................................................................................................................................................... 57 Article 3 Purpose ..................................................................................................................................................... 57 Article 4 Means ........................................................................................................................................................ 57 Article 5 Policy ......................................................................................................................................................... 58 Article 6 Membership ............................................................................................................................................... 58 Article 7 The international organisation Mensa......................................................................................................... 59 Article 8 General Assembly...................................................................................................................................... 60 Article 9 Board..................................................................................................................................................... 65 Article 10 Elections .............................................................................................................................................. 67 Article 11 Dissolution ........................................................................................................................................... 71 Article 12 Disputes and sanctions........................................................................................................................ 72 Article 13 Ombud ................................................................................................................................................ 74 Article 14 SIG’s and local groups......................................................................................................................... 74 Article 15 Amendments to the constitution ........................................................................................................... 75 Article 16 Regulations ......................................................................................................................................... 75 Article 17 Auditor of the accounts ........................................................................................................................ 76 Index ............................................................................................................................................................................ 77 Index proper ............................................................................................................................................................ 77 Classification of MSCR’s.......................................................................................................................................... 78

© Mensa Be

Pagina -1- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


1. Revisie Historiek Datum 12/OKT/2012

Sectie N/A

Actie Creatie

Onderwerp Versie 6a

2. Inleiding 2.1 Basis 2.1.1

Originele basis

Als basis worden de statuten van Mensa Nederland genomen. Deze zijn immers reeds goedgekeurd door MIL. De omschrijving van de ombudsman wordt overgenomen van de statuten van Mensa Zweden. We duiden ook aan waar de statuten beantwoorden aan de MSCR van MIL. In de sample constitution staat ook aangegeven aan welke MSCR’s worden voldaan. De MSCR’s staan voor minimum standard constitutional requirements en bevatten elementen die in de statuten moeten staan en elementen die er mogen in staan. Op basis van die lijst van elementen worden statuten door MIL beoordeeld. We duiden ook aan hoe de oude artikels worden veranderd. Dit moet vermeld worden op de uitnodiging voor de algemene vergadering. In deel drie staat de definitieve tekst. In dit deel verduidelijken we. In deel vier staat de vertaling naar het Engels die door Mensa International gescreend moet worden. 2.1.2

Feedback MIL op 25/FEB/2012.

Na feedback door MIL moeten de volgende zaken nog worden ingevoegd en/of aangepast. Should be added: 1.3 A policy statement regarding the community. 2.2.5 permit their names and addresses to be published in Mensa listing, as authorized by a (country) Mensa Board MSCR 5.8 Provisions for referenda of the membership by postal ballot or by another method that allows participation by all members regardless of their physical location. MSCR 5.9 Provisions that all referenda be conducted by secure means.) MSCR 9.2.1 payment of any existing obligations from (country) Mensa's funds; MSCR 9.2.2 Transfer of all testing and membership records to Mensa International Limited; MSCR 9.2.3 Reassignment of all legal rights to the Mensa name and logo to Mensa International MSCR 10 (new) Obligation to maintain proper archives. EXAMPLE: The Board of (country) Mensa will set up an archive that will contain at least the most relevant documents concerning the management decisions, elections and referenda, financial positions, membership activities and legal documents. It must contain, but is not restricted to: 10.1.1 National bylaws and articles of association (or similar documents as used in that country); 10.1.2 Management decisions (minutes of Board Meetings); 10.1.3 Minutes of ABMs; 10.1.4 Publications of their national magazine; 10.1.5 Publication of all formal election material; 10.1.6 Material concerning referenda; 10.1.7 Annual membership lists; Contracts; End of year financial documents. The archive shall contain documents and information from the date of passage of motion 05-39 (October 2005) forward. Previous documents and information should also be added if available and practicable.

© Mensa Be

Pagina -2- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


In 1.1 Article 6 Membership §2 Condition for membership a. The membership is open to everyone who in terms of overall intelligence belongs to the two highest percentiles of the worldpopulation. b. One can become member of the society if one of the following conditions is met: b.1 handing over the test results and a declaration as intended by part a of this article, that must be sent for the evaluation and approval by the nominated psychologists of Mensa Belgium. (Please note some differences with your formulation and the following example from the MSCRs: Persons who have obtained a score within the upper two percent of the general population on an intelligence test that has been approved by the Inter-national Supervisory Psychologist and that has been properly administered and supervised shall be eligible for membership.) Recommended provisions The following provisions should be included in order to clarify duties and responsibilities, and avoid multiple interpretations of the constitution: 3.3 A description of the duties of elected officers. 3.1 A definition of the governing body. 4.2 A statement establishing the frequency of regular meetings of the National Committee, with provisions regulating special meetings of the Committee. The following provisions, although recommended, are not included in the document: 3.5 A provision for appointed officers, if desired. 3.6 A provision for a paid administrator, if desired. 8.3 A provision for amendment in order to conform with new IDB minimum constitutional standards. Op basis van deze tekst werd een aangepaste versie ge-emaild op 27/FEB/2012, die ook aan een legale toetsing werd onderworpen. 2.1.3

Feedback MIL op 29/FEB/2012.

Article 6 Membership §2 Condition for membership a. The membership is open to everyone who in terms of overall intelligence belongs to the two highest percentiles of the general worldpopulation. (It should simply be general population) b. One can become member of the society if one of the following conditions is met: b.1 handing over the test results and a declaration as intended by part a of this article, that must be sent for the evaluation and approval by the nominated psychologists of Mensa Belgium. (This should meet the 2 tests of properly administered and supervised intelligence test and approved by the International Supervisory Psychologist of Mensa International.) b.2 succeeding in a for this goal appropriate test under supervision of testing staff, who are assigned by the psychologist. The used test and guidelines have to be approved by the International Supervisory Psychologist of Mensa International. (This should meet the 2 tests of properly administered and supervised intelligence test and approved by the International Supervisory Psychologist of Mensa International.) § 4 Suspension and termination of membership Provisions are not in line with MSCR 2.5. If a suspension of 3 months is the sanction, then it should mean a suspension of 3 months for all members falling under the same sanction. The Board should not arbitrarily decide whether the 3 month suspension should be actually 1 and a half month, or 6 months, based upon the same factual case. Article 8 General Assembly § 1 Normal operations Articles c. Members can have themselves be represented by another member by mandating another member. Each member can have a maximum of four mandates. Maybe people from IBD can comment on this please?: in all my documents, one member can only have one proxy. Articles d1 to d8: These provisions do not meet the requirements of MSCR 5: unless it is a matter of wording the article, all members should be allowed to elect and vote on important issues regardless of their physical presence at the meeting. Why would a secret vote (do you mean kept secret from the members not attending?) take place with handraising at the AGM, beside using the regular ballot? Should not all the members use the same kind of ballot? Provision g) of this paragraph seems to infer that all the votes would not be considered (only those of the physically present and the proxies). Hence there is a contradiction with your newly added paragraphs about postal voting.

© Mensa Be

Pagina -3- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


§6 Other commissioners a. The Board can propose to the General Assembly, to institute a commissioner with a well defined function. b. As determined by the Law, the General Assembly must decide on eventual financial recompensation. c. The specific function of such commissioner is detailled in the Regulations. It is not clear from your document whether such commissioner is a member of the board (elected) or just an appointed person. According to Article 10 (Elections §2 Ballot a.2 Director function or commissioner), such commissioners are elected, therefore, they should not be paid (MSCR 3.7). Hence, paid commissioners should only be appointed. The confusion, here, is about the elected and appointed commissioners. Article 10 Elections §3 Election process c.1 If three candidates obtain an equally high score, then fate will decide who of the three will drop out for the next round. This provision might be a source of conflict among candidates. Normally, votes should decide the outcomes of election under the Mensa constitution. §7 Period a. An election is organised every two years. b. The directors are appointed for a period of 3 years. Directors can be reappointed. This is inconsistent with the term of the directors which is for two years. ( per Article 9 Board §2. Terms of service and filling vacancies). Please also note that according to this document, directors are elected and not appointed. Article 11 MSCR 9.2.1 could be expressed more clearly than in "a. If there is any surplus left after the final settling of the account of the terminated society". MSCR 9.2.1 just states that in case of dissolution, Mensa Belgium would pay all its obligations from its funds. 2.1.4

Feedback MIL op 05/MAR/2012.

Regarding your Article 6 Membership (§2 Condition for membership a.), you should not have any fear to put general population, or even population in Belgium, since the guest members fall under b.2. For further reference to your Article 6 Membership (§2 Condition for membership b.1): it should be forwarded to the International Psychologist for I am not in a position to make the distinction between the duties and competence of the national and the international psychologists. Article 8 General Assembly (§ 1 Normal operations d1 to d8), according to your own explanations, if a group of members physically present at a meeting decides to change some aspect of the organization, then it can go ahead and vote. This is not in conformity with the MSCR as well as the other provisions about secured referendas which you recently added. Article 10 Elections (§3 Election process c.1): It is up to you to establish the tie break rule, based upon the electoral results. The national chapters have each a different rule in case of tie break. Please note that you might also need such tie break rule, for example, in c.2. Having such clear tie break rule could avoid complaints and resentment among members later on. May I also remind that you can circulate motions and deliberations items electronically? You can also choose to have such motions and deliberations to be voted electronically, hence making the organization of, for example, a second round or an emergency deliberation more effective. Regarding the members of the board, MSCR states that they should not be paid. If I have read your Article 9 Board (§6 Other commissioners b), the Belgian Law infers that the financial remuneration is not mandatory. By the way, you can call the member of the board otherwise than director. Regarding the sanctions, in order to prevent problems with your future members, you should state distinctively the cases of suspension and those of removal, for the members as well as the elected board members, bearing in mind, that they all should have the same right to defend themselves.

© Mensa Be

Pagina -4- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


In the same vein, I would like to remind you, that there is an International Ombudsman within Mensa International who is involved when cases are not settled nationally. Finally, regarding your last Article 11 Dissolution (§ 1. General. b. ). “If recognition of the society as a national Mensa by the international society Mensa is revoked, a General Assembly will be held within 90 days, that needs to decide on the dissolution of the association.” Normally, when Mensa International has decided about the dissolution, then the general assembly should recognize it. By decide, to you mean to acknowledge or to accept the dissolution? This could be just a matter of wording. 2.1.5

Feedback op 13/APR/2012

Reviewing the latest version of your constitution, I have the following general remarks: The voting at the General Assembly does still not meet the MSCR definition of “secured means”. You do have two sets of ballots (for people present and for those voting by post). Why? Your footnote regarding the General Assembly moreover suggests that you are not actually going to take the postal ballots into account in the total tally (only the present and the represented/proxy votes are considered valid votes?), although here and there, you have included literature concerning voting by secured means from the MSCRs. Please see the details below. MSCR 5.8 is not covered. Regarding the involuntary dissolution, you are inferring in your footnote that IBD could never derecognize a Mensa Belgium chapter? MSCR 9.2 is not fully covered. These two MSCRs should be worded more strongly in the constitution in order to avoid interpretations. Most chapters in the European space have included these provisions without any problem at all with their local laws, so it is a bit strange to me that they would find obstacles in Belgium. In addition, I would like to remind you some recommended provisions which should be integrated in your constitution, in regard the recent history of the chapter: Provision 4.1. A statement of the right of members to attend meetings and functions. Provision 4.2. A statement establishing the frequency of regular meetings of the National Committee, with provisions regulating special meetings of the Committee Provision 4.4. Provisions for calling an Extraordinary AGM Provision 8.3. A provision for amendment in order to conform with new IDB minimum constitutional standards. Finally, I have other minor remarks which could help streamlining your document: Remarks from the revised constitution of Mensa Belgium: General Assembly: since it is mentioned in your constitution as a normal way of functioning, you do not need any more to “call” for it, “h. The statutory General Assembly will be held in Belgium before the 1st of April of every year and must approve or disprove of the accounts of the previous year and the budget of the current year.” (1.1 Article 8). The Board, then, only organizes it according to the provisions of the constitution. The Board calls for another AG only if the provisions in the constitution could not be observed. If members are calling for an assembly, it becomes an Extraordinary General Assembly. Maybe, you could then fix it to “once a year”, but not “at least once a year”. I do not understand your footnote regarding the General Assembly: “The key phrase here is “present or represented”. We realise that in the MSCR’s it is suggested to write that the General Assembly shall confirm/ratify the election result. Alas, that is a violation of the supreme authority of the General Assembly since this is telling the General Assembly how it should vote. . The MSCR only states that all the votes should be counted included those of the members not present. The AG then takes into account all the votes and declares the results of such proceedings. The MSCR does not tell at all the General Assembly how to vote. In the MSCR, all the members constitute the General

© Mensa Be

Pagina -5- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


Assembly and not just the members present at the meeting. Not allowing the votes of the absent members to be taken into account would deprive them of their basic right to vote. Article 10 h.2 states that “.At election, each member can have only one mandate.”, while in Art 8. General Assembly c., it states “Each member can have a maximum of four mandates “. Regarding 1.1. Article 8 General Assembly, provisions d1 to d8, normally, during a vote, all the voting members use all the same ballot throughout, otherwise the proceedings are considered invalid. Why do you want to have ballots for handraising (with green and red ballots) which are different from the ballots used for postal ballots (1.1 Art 8. c. The ballot will contain cases for all the points of the agenda.) for the same vote? Regarding 1.3. Article 11. Par 1. General. b. If recognition of the society as a national Mensa by the international society Mensa is revoked, a General Assembly will be held within 90 days, that needs to decide on the dissolution of the association.(Footnote: The Belgian law clearly states in article 4, 6°, that a decision of the Annual Business Gathering is required for the dissolution of the association. It goes even further, in article 20, the law states that the ABG can only dissolve the association if its goal was modified. And to top it of, article 20 refers to article 8, in where it says that in order to change the goals in the bylaws, you need a 4/5th majority. So, the law is very clear and strict in this particular instance. ) Would this mean that the IBD can never derecognize the future Mensa Belgium? Regarding your General Assembly, f. The number of present or represented members is determined by the total of ballots that are handed in. It does not include the members who vote by postal ballots? Make sure that a member of the board does not become a paid commissionner In 11.Art 9. Par 1. f, you mentioned a General Council that is not defined anywhere else in the constitution, do you mean the General Assembly, here? Dit was de 5e versie. 2.1.6

Feedback op 26/APR/2012, 27/APR/2012 en 10/MAY/2012

De volgende feedback kwam met horten en stoten door en was niet altijd even duidelijk. De wijzigingen die hieronder nog werden gevraagd, zijn opgenomen in versie 6. --- 26/APR/2012 --I just want to pick up the point about dissolution. Tom is correct - if MBe was to be fully derecognised as a Mensa group (not just reduced to PNM/ENM), Mensa could not require the dissolution of the association, as it has its own, separate legal existence in Belgium. However, Mensa International could withdraw from the association the right to use the Mensa name, as it implies offfial recognition and the name is effectively only 'lent' for the period during which the association is recognised. In addition, after full derecognition, Mensa International would have the right to give the Mensa name to another association in Belgium, as full derecognition would probably mean MBe had completely failed to live up to the obligations it had to Mensa and the conditions for using the Mensa name. I think the clause about dissolution is there to provide for what happens to any money or assets of the association should it be wound up. Dissolution of the association could be caused voluntarily by MBe/its members or enforced by Belgian law. Mensa International cannot enforce it. The association needs to be clear in its own rules that the Mensa name is not its own asset and cannot be transferred to a third party without Mensa International's agreement. It is similar to conditions in a licensing agreement - and effectively, that's what national groups agreed to when they were first granted permission to use the name (some a long time ago!). The name was not a gift.

© Mensa Be

Pagina -6- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


So we have two separate things here - full derecognition of the association by Mensa International (requiring it to cease using the Mensa name or claiming to be official Mensa), and voluntary dissolution of the association (which involves the association ceasing to trade and the return to MIL of those things that belong to MIL). --- 27/APR/2012 --You need to cover these two eventualities. MBe can decide what happens to its assets if it is dissolved - are physical assets to be sold and the proceeds distributed to members? Are all its assets/money transferred to a similar organisation with similar/complementary aims? Etc. However, the Mensa name cannot be treated as an asset or transferred anywhere (unless MIL permitted that to take place) and it should be 'returned' to Mensa International. And what would you do with membership lists, testing records, etc? A NM is required to keep an archive for posterity. What would happen to that material/information? You need to provide for dissolution and derecognition. Both require the Mensa name to be relinquished. If dissolved, your members need to be assured about what happens to any assets and personal information (and if MBe were to be dissolved forcibly in Belgium, MIL needs to be assured the court cannot take Mensa assets and sell them or destroy the archives, etc ...) The provisions you write in do not need to be complicated or long. They will help if either eventuality ever occurs. --- 10/MAY/2012 --In the meantime, we have a last clarification to make regarding the proceedings at the AGM. I would prefer the use of the same ballot for all proceedings. However, if you want really to use various ballot for the same referenda, you need to explain how you will make the proceedings and records secure. For example, how do you show the secured records for the handraising, if someone makes any complaint after the results. We need to make sure that all the elections and referenda are transparent and recorded appropriately, for we all know that they are most sensitive to claims and discords. 2.1.7

Feedback 29/MAY/2012 en 12/JUN/2012

Nu komt de zesde versie. Het gaat nu over het merkenrecht en de handopsteking. --- 29/MAY/2012 --In both cases of dissolution and derecognition, all the legal rights to the name and logo of Mensa must be given back to MIL. Hence, your latest provision: "4.12 Article 11 Dissolution §4 Relationship towards Mensa International b. The General Assembly must decide what happens to all legal rights to the name Mensa and the trademark logo, respecting the stipulations of Article 9 §7" ïs not conform to MSCR. (Please refer to S. Herbert email of April 26th, 2012 which you have copied in the latest version of the document). I have understood that the document you are drafting is for a new Mensa group. Please let me know how the following: "4.11 Article 10 Elections §7 Periode. In disaccordance of §7 of this article, the mandate of the Board that was elected on 20/11/2011 ends on the General Assembly of 2014.", should have any pertinence in this new document? I may not be aware of any decision made regarding any potential conflict/agreement of this provision. I have also noticed the following ""1.1 Article 8 General Assembly § 2 Normal operations d.11 After the end of each handraising, these three counters will declare the counts they have made. If they disagree amongst each other, they will decide what is the correct count."". Do you mean 3 persons would decide whether the members have actually voted yes or no, regardless of the hands raised or ballots shown? How will you keep the records for such proceedings? De aanzet is nu versie 6a, vermits de handopsteking niet ‘secure’ genoeg is.

© Mensa Be

Pagina -7- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


--- 12/JUN/2012 --Thank you very much for your long explanation. I have read it with great interest. Knowing the history of your national group, it is not superfluous to make sure that everything is conducted most rigorously. Hence, your new method of counting and verifying votes is not totally reliable because there is not any hard data/hard evidence about the vote counts done through handraising. On what support can one verify that whatever the three men have agreed is really the correct result? On one hand you have the verifiable ballots from the postal voting, on the other, just the words of the three men. How can you add both results together to declare the final results> Here you have again a "weakness" in your procedure which should be reformulated to make it "secured". Besides, MSCR 10 specifically mention the maintaining of archives. Any reference to Mensa Netherlands is not so relevant, because document are reviewed according to the MSCRs only.

© Mensa Be

Pagina -8- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


2.2 Bronvermelding Document Fouten in Statuten volgens MIL.doc Statuten_2011bis.pdf Statuten Nederland.pdf wet2meiversievooropsite.pdf Wetgeving VZW.pdf MSCRs.pdf Sample%20Constitution%20of%20a%2 0National%20Mensa%204_0.pdf From the bylaws of Mensa Sweden ASIE 92-27 MSCR Constitution2009.pdf

Omschrijving Uittrekstel van de e-mail van Frank Parth betreffende problemen in de statuten van MensaBe vzw Statuten MensaBe vzw van 20 november 2011. Statuten Mensa Nederland Wet betreffende de vzw’s van de FOD Justitie Verklarende tekst van de FOD Justitie Document van MIL met MSCR’s Voorbeeld van statuten Uittreksel van de statuten van Mensa Zweden Aangepaste MSCR’s Mensa Constitution

2.3 Inleidende tekst Dit is een vormvereiste van de Belgische wet, volgens artikel 2 paragraaf 1: ‘de naam, voornamen en woonplaats van iedere stichter, of ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel;’ We verwijzen nu naar de wet van 2002 en niet die van 1921. 2.4 Artikel 1 Artikel 1 beantwoordt aan de wet volgens artikel 2, paragraaf 2: ‘de naam en het adres van de zetel van de vereniging, alsook de vermelding van het gerechtelijk arrondissement waaronder zij ressorteert;’ en paragraaf 10: ‘de duur van de vereniging ingeval zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan’. De volgende tekst wordt geschrapt: Deze kan, zonder statutenwijziging en bij besluit van de Raad van Bestuur worden verplaatst in België.

vermits enkel de algemene vergadering kan beslissen om de inhoud van de statuten te wijzigen. Dit staat zo beschreven in de brochure Wet op de VZW, opgemaakt door de FOD Justitie, p.10, tweede kolom, eerste paragraaf. 2.5 Artikel 2 De tekst: Definities: “Mensa International”, of afgekort “Mensa” is een internationale vereniging die bestaat uit de nationale Mensa’s en de rechtstreekse internationale leden, en waarvan de statuten werden goedgekeurd in april 1982.

wordt vervangen door: a. Mensa Be is een vzw naar Belgisch recht. b. Het verenigingsjaar loopt van één januari tot en met eenendertig december. c. ‘Mensa Be’ valt als aangesloten vereniging onder de constitutie van de internationale organisatie Mensa, voor zover dit niet in strijd is met de Belgische wet.

Deze laatste tekst beantwoordt aan MSCR ‘1.7 A statement specifying the governing law’ en ‘1.8 A statement that the National Mensa is subject to the Constitution of International Mensa’. De vroegere tekst was niet expliciet genoeg.

© Mensa Be

Pagina -9- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


2.6 Artikel 3 Artikel 3 wordt opgesplitst in verschillende artikels om de leesbaarheid te verbeteren en om duidelijker aan de MSCR’s te beantwoorden. Punt a wordt artikel 3 en beantwoordt aan ‘1.1 A statement describing the purposes of Mensa’. Punt b wordt artikel 4 en beantwoordt aan ‘1.2 A statement describing the activities of Mensa’. Punt c wordt in artikel 4 opgenomen, als punt d. Artikel 3 beantwoordt aan artikel 2 van de wet, paragraaf 4: ‘de precieze omschrijving van het doel of van de doeleinden waarvoor zij is opgericht;’ De tekst: a. De vereniging heeft tot doel om, conform de statuten van Mensa International, de menselijke intelligentie te identificeren en verder te ontwikkelen ten bate van de mensheid; om het onderzoek naar de aard, de kenmerken en de toepassingsgebieden van de intelligentie aan te moedigen; om een voor haar leden stimulerend intellectueel en sociaal kader aan te reiken.

wordt vervangen door: De doelstelling van de vereniging is: a. de onderlinge contacten van personen met een hoge algemene intelligentie bevorderen; b. de belangen van personen met een hoge algemene intelligentie behartigen; c. de ideeën en interesses van haar leden een ruimere ontplooiingsmogelijkheid bieden; d. medewerking verlenen aan algemeen onderzoek op het gebied van intelligentie en dergelijk onderzoek stimuleren.

De tekst: b. Mensa Be heeft tot doel een forum te bieden dat voor haar leden intellectuele uitwisselingen mogelijk maakt. Haar activiteiten omvatten o.a. het uitwisselen van ideeën d.m.v. lezingen, discussies, publicaties, speciale interessegroepen en bijeenkomsten op plaatselijk, gewestelijk, nationaal en internationaal vlak; hulp aan onderzoekers zowel binnen als buiten Mensa Be bij onderzoeksprogramma’s die betrekking hebben op intelligentie of op Mensa zelf; specifieke hulp aan kinderen en volwassenen met bijzonder opmerkelijke intellectuele capaciteiten; en elke andere activiteit die erop gericht is haar in artikel 3.a bepaalde doelstelling te verwezenlijken. c. Mensa Be kan alle handelingen stellen en globaal genomen eender dewelke (industriële, commerciële, financiële, roerende of onroerende) acties ondernemen, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar maatschappelijke doelstelling. De vereniging kan een mandaat van beheerder of vereffenaar in elke maatschappij vervullen. Ze kan bovendien elke hypotheek of andere borg instellen op de maatschappelijke bezittingen of zich garant stellen voor derden.

wordt vervangen door: De a. b. c. d.

vereniging tracht dit doel te bereiken door: de contacten tussen de leden uit alle lagen van de bevolking te bevorderen; lezingen, discussies en bijeenkomsten te organiseren; onderzoek te doen naar meningen en standpunten van haar leden; andere, niet met de wet in strijd zijnde middelen.

© Mensa Be

Pagina -10- van -78-

Datum: 12/OKT/2012


2.7 Artikel 4 Artikel 4 wordt hernummerd en is nu artikel 5. De huidige tekst beantwoordt niet aan de MSCR’s van MIL. In de nieuwe tekst beantwoordt punt a aan MSCR ‘1.3 A policy statement regarding the community’ en punt ‘1.8 A statement that the National Mensa is subject to the Constitution of International’. Mensa Punt b beantwoordt aan MSCR ‘1.4 A policy statement covering opinions and actions in the name of Mensa’. Punt c beantwoordt aan niet verplichte MSCR 1.5 ‘A policy statement covering opinions of individual members (Il-C)’. Punt d beantwoordt aan MSCR ‘1.6 A statement indicating that Mensa does not exist for profit purposes’. De tekst: Mensa Be telt leden uit verschillende opiniegroepen. Bijgevolg mag Mensa Be als organisatie geen eigen mening uiten en geen ideologisch, filosofisch, politiek of religieus gedachtengoed onderschrijven. De leden van Mensa Be mogen, individueel of als groep, hun mening te kennen geven, als leden van Mensa, voor zover hun opinie of hun optreden niet naar voor geschoven worden als de opinie of het optreden van Mensa zelf als organisatie.

wordt vervangen door: a. De vereniging voert een beleid dat niet in strijd is met de constitutie van de internationale organisatie Mensa. De vereniging zal geen doel hebben dat ten nadele is van de mensheid. b. De vereniging onthoudt zich van een mening als zijnde de mening van Mensa en zal geen politieke actie ondernemen of enige ideologische, filosofische, politieke of godsdienstige binding aangaan. De publicatie van de resultaten van een onderzoek van of door de vereniging wordt niet als politieke actie beschouwd. c. Leden of ledengroepen kunnen meningen uiten als lid van de vereniging indien zij daarbij duidelijk maken dat zij niet namens de vereniging als organisatie spreken. d. De vereniging heeft geen winstoogmerk.

2.8 Artikel 5 en 6 Artikels 5 en 6 worden samengevoegd tot één artikel en beantwoorden aan artikel 2 van de wet, paragrafen 3 ‘het minimumaantal leden, dat niet minder mag zijn dan drie;’ en 8 ‘het maximumbedrag van de bijdragen of van de stortingen ten laste van de leden;’ Dit is een zuiver technisch artikel en er bestaat geen MSCR voor. Er is één bepaling die in strijd geacht kan worden met ‘2.5 A statement that Mensa has only one class of membership, and each member in good standing has equal rights and privileges, except insofar as a class of membership known as guest membership is permitted in accordance with Constitution III B 4.’ We bedoelen hier de woorden verschillende ledencategorieën die geïnterpreteerd kan worden als zouden er verschillen bestaan in rechten van de verschillende leden. De tekst: De jaarlijkse bijdrage mag niet hoger zijn dan 500 EUR. Het bedrag wordt vastgelegd door de Raad van Bestuur, die het kan laten verschillen naargelang de verschillende ledencategorieën.

wordt vervangen door: b. Ieder lid is verplicht een jaarlijkse bijdrage te betalen waarvoor de onderstaande punten gelden: b.1 de jaarlijkse bijdrage - vastgesteld door de raad van bestuur - moet uiterlijk binnen dertig dagen na de aanvang van het verenigingsjaar op de rekening van de vereniging staan; b.2 bij de toetreding in de loop van het verenigingsjaar is voor de rest van het jaar een deel van de jaarbijdrage verschuldigd. De toetreding is een feit nadat de bijdrage op de rekening van de vereniging staat. b.3 Het bestuur kan om uitzonderlijke redenen een vermindering van de bijdrage toestaan. Elk lid dat hier gebruik van wil maken, richt een gemotiveerd verzoek aan het bestuur. c. de jaarlijkse bijdrage mag niet hoger zijn dan € 1500.

Er bestaan op dit moment leden voor het leven. Voor hen verandert er niets, vermits zij voor elk jaar dat zij leven lidgeld hebben betaald.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.9 Artikel 7 Artikel 7 wordt toegevoegd aan artikel 6, met verschillende paragrafen zodat ze gemakkelijker beantwoorden aan de verschillende MSCR’s. Het artikel is een wettelijke verplichting, artikel 2 paragraaf 5, ‘de voorwaarden en de formaliteiten betreffende toetreding en uittreding van de leden;’. Het is ook het voorwerp van een aantal verplichte MSCR’s onder rubriek 2. Het artikel komt tegemoet aan MSCR ‘2.1 A statement of eligibility for membership’. In de Mensa Constitution, artikel III lid A, staat het volgende te lezen: “Persons who have attained a score within the upper two percent of the general population on an intelligence test that has been approved by the International Supervisory Psychologist and that has been properly administered and supervised shall be eligible for membership. There shall be no other qualification or disqualification for initial membership eligibility.” Hoewel het begrip ‘general population’ juridisch niet duidelijk is, is het wel degelijk een aanvaard begrip in de statistiek. De term is standaard binnen de statistiek. Zie ook: http://www.topsupportweb.net/psywiki/index.php?title=Steekproef_en_populatie_%28Sample_and_po pulation%29. Indien we er ‘in België’ aan toegevoegd zouden hebben, dan zou men kunnen begrijpen dat er geen gastleden kunnen zijn. We wijken ook af van de tekst van Mensa Nederland, vermits de formulering niet ten volle overeenkomt met de tekst die in de Mensa Constitution staat. “10. Voorwaarden voor het lidmaatschap A. Het lidmaatschap staat open voor iedereen die qua algemene intelligentie behoort tot de hoogste twee procent van de bevolking. B. Men kan als lid van de vereniging worden toegelaten door: 1. het overleggen van een verklaring met een strekking als bedoeld onder lid A van dit Artikel van een gekwalificeerd psycholoog, zulks ter beoordeling van hiertoe door de vereniging aangewezen psychologen, of 2. het voldoen aan een daartoe geëigende test onder toezicht van hiertoe door de vereniging aangewezen psychologen en met inachtneming van de richtlijnen van de internationale organisatie Mensa, of 3. het tonen van een bewijs dat men reeds lid is of was van een andere Mensagroepering. C. Het lidmaatschap vangt aan zodra een schriftelijke verklaring in deze door het bestuur is ontvangen.” De tekst onder lid a van de statuten van Mensa Nederland, wordt vervangen door die van de Mensa Constitution. De tekst onder lid b en c wordt van de statuten van Mensa Nederland overgenomen. De tekst: a. Iedereen die op een door de adviserende psycholoog van Mensa International erkende en een onder de leiding van een bevoegde testafnemer doorgevoerde IQ-test een resultaat behaalt dat hem/haar plaatst bij de bovenste twee percent van de totale bevolking, is geschikt om lid te worden van Mensa. Een ander toelatingscriterium is er niet.

wordt vervangen door: §2 Voorwaarden voor het lidmaatschap a. Het lidmaatschap staat open voor iedere meerderjarige die een score heeft behaald binnen de hoogste twee procent van de algehele bevolking, op een intelligentietest die door de Internationale Supervisory Psychologist is goedgekeurd en die behoorlijk werd uitgevoerd en begeleid. Er is geen andere voorwaarde voor het initiële lidmaatschap. b. Men kan als lid van de vereniging worden toegelaten als aan één van de volgende voorwaarden is voldaan: b.1. het voorleggen van een bevestiging met een strekking als bedoeld onder lid a van dit artikel van een gekwalificeerd psycholoog, hetgeen beoordeeld zal worden door de psychologen hiertoe aangewezen door de vereniging. b.2 het voldoen aan een daartoe geëigende test onder toezicht van psychologen hiertoe aangewezen door de vereniging, die aanvaard zijn door de Internationale Supervisory Psychologist en met inachtneming van de richtlijnen van de internationale organisatie Mensa. b.3 het tonen van een bewijs dat men reeds lid is of was van een andere Mensavereniging, met inachtneming van §3, b2 en b3 van dit artikel.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


c. Zodra een schriftelijke verklaring door het bestuur is ontvangen, is de voorwaarde voor het lidmaatschap vervuld.

Het wordt toegevoegd aan artikel 6 en het beantwoordt aan MSCR ‘2.5 A statement that Mensa has only one class of membership, and each member in good standing has equal rights and privileges, except insofar as a class of membership known as guest membership is permitted in accordance with Constitution III B 4. De term zoals gevraagd in MSCR ‘2.4 A definition of the term "Member in good standing"’, is beschreven in de nieuwe tekst b, nu §3. MSCR ‘2.2 A listing of conditions of membership is’ beschreven in tekst c, nu §4. De tekst: b. Zijn effectieve leden de meerderjarige leden gedomicilieerd in België en in regel met hun bijdrage, vanaf de 1ste januari die volgt op het jaar waarin ze meerderjarig worden. Zijn aangesloten leden de minderjarige leden gedomicilieerd in België en in regel met hun bijdrage, tot en met het burgerlijk jaar waarin ze meerderjarig worden. Zijn genodigde leden de leden van een buitenlandse Mensa in regel met hun bijdrage bij hun Mensa en bij Mensa Be. Alleen de effectieve leden hebben stemrecht op de Algemene Vergadering. c. Om lid te worden en te blijven van Mensa Be moet men: - aanvaarden zich te schikken naar de statuten en het reglement van inwendige orde van Mensa Be; - zijn lidmaatschapsbijdrage betalen; - de toestemming geven om zijn naam en adres op te nemen in de officiële lijsten van Mensa Be en van Mensa International. Het niet betalen van de in dit artikel vermelde bijdrage staat, zonder dat een verdere kennisgeving vereist is, gelijk met ontslag nemen als lid.

wordt vervangen door: §3 Lidgeld a. De leden van de vereniging zijn diegenen die op grond van de statuten tot de vereniging zijn toegelaten. Alle volwaardige leden in de zin van lid b van dit artikel en deze paragraaf hebben dezelfde rechten. b. Een volwaardig lid van de vereniging is een lid dat: b.1 het lidgeld heeft betaald en b.2 niet onderworpen is aan enige sanctie, opgelegd door de vereniging, een andere nationale Mensa of de internationale organisatie Mensa. b.3 niet levenslang geschorst is door een van hogervermelde entiteiten. b.4 de toestemming geeft om zijn naam en adres op te nemen in de officiële lijsten van Mensa Be en van Mensa International. c. Waar in deze statuten wordt gesproken van lid of leden van de vereniging is/zijn daarmee een lid of leden als omschreven in lid a van dit artikel en deze paragraaf bedoeld, tenzij het tegendeel uitdrukkelijk blijkt. § 4 Reglementen a. De leden van de vereniging moeten de statuten en het huishoudelijk reglement kennen en naleven. De statuten en het huishoudelijk reglement zijn beschikbaar op de website van de vereniging of kunnen op eenvoudig schriftelijk verzoek bij de raad van bestuur bekomen worden. b. De leden van de vereniging moeten de statuten van Mensa International (ook bekend als de Mensa Constitution) en de huishoudelijke reglementen van Mensa International (ook bekend als de ASIE’s) kennen en naleven. De statuten en het huishoudelijk reglement zijn beschikbaar op de website van de vereniging of kunnen op eenvoudig schriftelijk verzoek bij de raad van bestuur bekomen worden.

We spreken in de bovengaande sectie over huishoudelijk reglement. Dit wordt ook al eens reglement van inwendige orde genoemd of RIO. Beide woorden betekenen exact hetzelfde maar huishoudelijk reglement is de hedendaagse benaming (zoals bijvoorbeeld raad van bestuur in plaats van raad van beheer). Een aparte afdeling bepaalt hoe het lidmaatschap beëindigd wordt. Artikel 9, a. beantwoordt aan MSCR ‘2.3 A statement of the consequences of non-payment of dues’. De tekst: d. Leden kunnen op elk ogenblik de vereniging verlaten mits schriftelijk ontslag te nemen bij de Voorzitter van de Raad van Bestuur.

wordt vervangen door: § 5 Ontslag en beëindiging lidmaatschap a.1 Een lid wordt geacht ontslag te hebben genomen wanneer het lidgeld niet wordt betaald binnen de door de raad van bestuur voorziene termijn. a.2 Het lidmaatschap neemt aanvang zodra de bijdrage van het lid op de rekening van de vereniging staat.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


a.3 De periode van niet-betaling betekent een onderbreking van het lidmaatschap zoals bedoeld in artikel 9. b. De algemene vergadering kan een lid uitsluiten met inachtneming van de bepalingen in artikel 12. c. Het lidmaatschap eindigt op verzoek van het lid met onmiddellijke ingang, met handhaving van de bepalingen in de wet en zonder teruggave van het betaalde lidgeld. d. Het lidmaatschap eindigt voorts zoals in de wet is omschreven.

De volgende tekst wordt geschrapt: e. Ontslagnemende of uitgesloten leden en de erfgenamen of rechthebbenden van een ontslagnemend, uitgesloten of overleden lid kunnen geen enkel recht laten gelden op de maatschappelijke activa van de vereniging. Ze kunnen geen enkele rekening opeisen, geen zegels laten leggen of inventaris opvragen, noch de terugbetaling vragen van enige inbreng of bijdrage.

In deze tekst wordt gesproken van ontslagnemend, uitgesloten of overleden. Hoe dan ook is het lidmaatschap met de persoon verbonden en het kan dus niet overgedragen worden. In geval van een ontslagnemend of uitgesloten lid zijn er geen andere rechthebbenden dan de persoon in kwestie. In geval van overlijden houdt het lidmaatschap van rechtswege op te bestaan, m.a.w., er moet geen expliciete procedure gevolgd worden opdat het lidmaatschap stopgezet wordt. De voornoemde tekst brengt dus niets bij. 2.10

Nieuw artikel 7

Volgens MSCR, ‘1.9 A statement of obligations to international Mensa’ moet er in de statuten duidelijk gemaakt worden wat de verplichtingen zijn aan MIL. Nieuw artikel 7 wordt bijgevoegd met de volgende tekst: a. Uit hoofde van de aansluiting bij de internationale organisatie Mensa mag de vereniging de naam ‘Mensa’ en het bijbehorende beeldmerk gebruiken. Deze toestemming is verleend door de internationale organisatie Mensa en door Mensa International Limited, de eigenaar van de naam en het beeldmerk. Een deel van de inkomsten van de vereniging zal worden afgedragen aan Mensa International Limited. De hoogte van het af te dragen bedrag wordt vastgesteld door de International Board of Directors (IBD) van de internationale organisatie Mensa. b. Leden van andere Mensa’s of leden van de internationale organisatie Mensa hebben het recht door de vereniging georganiseerde activiteiten bij te wonen. Ze hebben toegang tot de website en alle digitale communicatiemedia behalve deze die strikt voor de leden van Mensa Be zijn voorbehouden. Zij hebben echter geen stemrecht en kunnen geen geen deel uitmaken van de raad van bestuur van de vereniging.

Volgens de bepalingen van MIL moeten mensen lid worden van de Mensa van het land waar ze wonen. Ze kunnen echter tegelijkertijd gastlid zijn van andere Mensa’s. Gastleden kunnen dus helpen met organiseren van activiteiten maar niet stemmen en geen bestuurslid zijn. 2.11

Artikel 8

Het oude artikel 8 wordt geschrapt vermits het verwijst naar de wet en niets bij brengt.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.12

Artikel 9 en 10

Het oude artikel 9 wordt artikel 8 en regelt de organisatie van de algemene vergadering. Dit is een wettelijke verplichting, zie artikel 2, paragraaf 6: ‘de bevoegdheden van de algemene vergadering en de wijze van bijeenroeping ervan, alsook de wijze waarop haar beslissingen aan de leden en aan derden ter kennis worden gebracht;’ Het is evenzeer een verplichte MSCR ‘4.3 Provisions for an annual general meeting of members’. MIL had evenwel geen opmerkingen over de huidige versie. “Het is gebruikelijk dat de vzw een register houdt waarin de beslissingen van de algemene vergadering worden genotuleerd. In de statuten moet worden bepaald hoe de leden hiervan kennis kunnen nemen. Source: De VZW, door de Federale Overheidsdienst Justitie, p11. Laatste paragraaf. Er dienen zich twee opties voor: als basis de oude tekst nemen of die van Mensa Nederland. Na beraadslaging door de RvB op de werkvergadering op 5/JAN/2012 werd beslist de tekst van de huidige statuten te nemen als basis. Betreffende d stelt MIL maximaal 3 volmachten per aanwezig lid voor (maar legt dit niet op) en in Nederland 5. Vermits een volmacht wordt gegeven voor een algemene vergadering, geldt de volmacht dus voor alle punten van de algemene vergadering. Vandaar is het onmogelijk een verschillend aantal volmachten te hebben voor verkiezingen en voor zaken die geen verkiezingen zijn. We volgen de suggestie van MIL. Betreffende e is het altijd de gewoonte om 2 algemene vergaderingen te houden om tot het quorum van 2/3 te komen. Volgens de wet is die 2/3 alleen nodig om de statuten te wijzigen. Indien het doel van de vereniging wordt gewijzigd, is 4/5 nodig. Na beraadslaging door de RvB op de werkvergadering op 5/JAN/2012 nemen we het wettelijke systeem waarbij er slechts één algemene vergadering is, indien er niet over statuten (art. 8) noch over wijzigen van het doel (art. 8) of ontbinden van de vereniging (art. 20) wordt vergaderd. Hieronder de oude tekst van artikels 9 en 10: Artikel 9 a. Elk jaar heeft er tenminste één Algemene Ledenvergadering plaats. Telkens als de Raad van Bestuur daartoe besluit of als de wet dit voorschrijft, vindt er een buitengewone Algemene Vergadering plaats. b. De oproeping wordt verstuurd door de voorzitter of de secretaris van de vereniging; dit gebeurt door middel van rondschrijven, fax of elektronisch bericht met vermelding van de dagorde, en tenminste twee weken vooraf verstuurd. c. De leden kunnen zich op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid schriftelijk daartoe te mandateren. Met uitzondering van de verkiezingen van een nieuw bestuur waarvoor het aantal volmachten onbeperkt is kan elk effectief lid als mandataris slechts één afwezig effectief lid vertegenwoordigen. d. De Algemene Vergadering is bevoegd voor elk door de wet voorzien geval en voor elke zaak waarover de Raad van Bestuur wenst te beraadslagen en eventueel de leden wenst te laten stemmen, alsook voor de artikelen van de voorliggende statuten waarvoor haar bevoegdheid werd ingesteld. e. De Algemene Vergadering stemt geldig als het quorum van tweederden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden bereikt is. De beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor lopende zaken en bij de meerderheden voorzien in artikel 8 van de wet. Als het quorum van tweederden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden niet bereikt wordt, wordt binnen een termijn van dertig dagen een tweede Algemene Vergadering bijeengeroepen, die beslist bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor lopende zaken en bij de meerderheden voorzien in artikel 8 van de wet. Artikel 10 De statutaire Algemene Vergadering komt samen in België vóór de 1ste april van elk jaar en moet de rekeningen van het afgelopen jaar en het voorziene budget voor het volgende boekjaar, beide opgesteld door de Raad van Beheer, goed- of afkeuren.

De Mensa Constiution stelt in artikel XII, lid C het volgende: “All elections and referenda conducted by international Mensa or by national Mensas in which all members are eligible to vote shall be by postal ballot or another method that allows participation by all members regardless of their physical location. For these elections and referenda, at no stage of the process shall voting be limited to those persons physically present at a meeting.” Verder gaat het ook in lid D van hetzelfde artikel:

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


“In all elections and referenda conducted by or within Mensa and by or within national Mensas: 1. proponents and opponents shall be given reasonable opportunity to state their positions, and 2. no recommendations on how to vote shall appear on the ballot.” Vandaar wordt in het nieuwe artikel 8 een algemene regel toegevoegd. §1 Grondbeginsel a. In overeenstemming met de Mensa Constitution zullen alle leden de mogelijkheid hebben om te stemmen op de algemene vergadering, ook al zijn ze niet fysiek aanwezig. Leden kunnen daarom ook per post stemmen zoals beschreven in §3, of per volmacht zoals beschreven in punt j. b. Voor beslissingen die op de algemene vergadering worden genomen, zal voor- en tegenstanders de mogelijkheid worden geboden hun standpunten te verduidelijken. Indien mogelijk gebeurt dit in de oproep voor de algemene vergaderingof op de website om ook mensen te informeren die per post stemmen. Anders ten laatste op de algemene vergadering zelf voorafgaand aan de stemming, waarbij uiteraard enkel de aanwezigen nog overtuigd kunnen worden. c. Op het stembiljet zullen geen aanbevelingen staan over hoe de leden moeten stemmen.

Er wordt een nieuwe paragraaf toegevoegd: normale werking. De formulering in lid a wordt lichtjes gewijzigd. a. Elk jaar heeft er tenminste één statutaire algemene ledenvergadering plaats. Telkens de raad van bestuur daartoe besluit of als de wet dit voorschrijft, vindt er een buitengewone algemene vergadering plaats.

Oud artikel 10 wordt lid b met lichtjes gewijzigde tekst. b. De statutaire algemene vergadering komt samen in België vóór 1 april van elk jaar en moet de rekeningen van het afgelopen jaar en het voorziene budget voor het volgende boekjaar - beide opgesteld door de raad van bestuur - goed- of afkeuren.

Ter verduidelijking van artikel 5 van de wet wordt aan een paragraaf 2, lid c het volgende toegevoegd: c. Zoals bepaald in de wet, kan een algemene vergadering ook gevraagd worden door een vijfde van de leden van de vereniging. c.1 Het totaal aantal leden wordt bepaald door het aantal leden dat lid was op het moment van de datum van de brief. c.2 De groep die de algemene vergadering vraagt, zal een aangetekende brief en een email zenden naar de raad van bestuur. De raad van bestuur moet dan binnen een termijn van 90 dagen een algemene vergadering inrichten. c.3. Indien een vijfde niet wordt gehaald, wordt dit bekendgemaakt door middel van een aangetekende brief en een e-mail aan de persoon die de brief heeft ondertekend en een aankondiging binnen de 30 dagen op de website van de vereniging.

We komen hier ook tegemoet aan de verzuchting van sommige leden dat alléén de raad van bestuur een algemene vergadering kan samenroepen. Hoewel dit reeds zo bepaald is in de wet, is het nu ondubbelzinnig vastgelegd. De tekst: b. De oproeping wordt verstuurd door de voorzitter of de secretaris van de vereniging; dit gebeurt door middel van rondschrijven, fax of elektronisch bericht met vermelding van de dagorde, en tenminste twee weken vooraf verstuurd.

wordt vervangen door: d. De oproeping wordt verstuurd door de voorzitter of de secretaris van de vereniging. Dit gebeurt door middel van een brief met vermelding van de agenda. De brief wordt ten minste zes weken voor de datum van de algemene vergadering verstuurd.

We gaan voor zes weken, omdat leden ook nog agendapunten moeten kunnen toevoegen. Dit wordt duidelijk in de tekst hierna.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


De tekst: c. De leden kunnen zich op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid schriftelijk daartoe te mandateren. Met uitzondering van de verkiezingen van een nieuw bestuur waarvoor het aantal volmachten onbeperkt is kan elk effectief lid als mandataris slechts één afwezig effectief lid vertegenwoordigen.

wordt geschrapt vermits de volmachten zijn beschreven in punt j. Lid d wordt hernummerd en is nu lid e. De inhoud wijzigt niet, enkel de taal wordt wat aangepast. e. De algemene vergadering is bevoegd voor alle in de wet voorziene gevallen en voor elke zaak waarover de raad van bestuur wenst te beraadslagen en eventueel de leden wenst te laten stemmen alsook voor de artikelen van de voorliggende statuten waarvoor haar bevoegdheid werd ingesteld.

De tekst: e. De Algemene Vergadering stemt geldig als het quorum van tweederden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden bereikt is. De beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor lopende zaken en bij de meerderheden voorzien in artikel 8 van de wet. Als het quorum van tweederden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden niet bereikt wordt, wordt binnen een termijn van dertig dagen een tweede Algemene Vergadering bijeengeroepen, die beslist bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor lopende zaken en bij de meerderheden voorzien in artikel 8 van de wet.

wordt vervangen door een hele reeks nieuwe bepalingen: f. Het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden wordt bepaald door het totaal aantal op de algemene vergadering uitgereikte sets stembiljetten, vermeerderd met het aantal leden dat een stem per post heeft verstuurd die niet vernietigd is volgens §3.m. g. Indien de agenda onderwerpen bevat waarvoor een wettelijk quorum vereist is, zoals bijvoorbeeld bij twee derde bij §4. punt 2 en 3, zal deze vereiste uitgebreid worden tot de volledige agenda. Indien het quorum, berekend door deling van het getal uit punt f door het aantal leden van de vereniging op het moment van de algemene vergadering, niet wordt gehaald, wordt de vergadering afgesloten en wordt er binnen een termijn van maximaal dertig dagen - en minimaal vijftien - een tweede algemene vergadering bijeengeroepen. Op deze tweede algemene vergadering is geen quorum vereist en de beslissingen worden er genomen zoals bepaald in §4 van ditzelfde artikel, of voor verkiezingen in artikel 10.

Wanneer er een statutenwijziging op de agenda staat, wordt een eerste AV bijeengeroepen. Indien er op de AV de aanwezige of vertegenwoordige leden meer dan twee derde van de leden uitmaken, dan kan er gestemd worden over een statutaire wijziging, met een tweederdemeerderheid van de stemmen. Indien het quorum van twee derde niet wordt gehaald, dan moet een tweede AV bijeengeroepen worden. Die tweede AV beslist nog altijd met tweederdemeerderheid over de statutenwijziging. Op die manier wordt ook vermeden dat er op de eerste AV al beslissingen worden genomen met gewone meerderheid. De meeste mensen komen niet naar de eerste AV omdat dat toch nog niet de "echte" is en dan zouden daar onverwacht toch al een aantal dingen beslist kunnen worden. We staan nog even stil bij het begrip ‘aanwezige of vertegenwoordigde leden’. Het kan verwarrend zijn maar de wet gebruikt deze term in onder andere artikel 7, 8 en 12. Het is niet óf de aanwezige óf de vertegenwoordigde maar allebei samen. We nemen dus de som van de aanwezige en de vertegenwoordigde. Onderstaand lid h is een wettelijke vereiste. Er is ook een MSCR4.3 die duidelijk stelt dat de leden op de hoogte moeten worden gebracht van de beslissingen van de algemene vergadering. h. De beslissingen van de algemene vergadering zullen op het ledengedeelte van de website worden gepubliceerd, ten laatste dertig dagen na het houden van de algemene vergadering. Leden die geen toegang hebben tot het internet kunnen op aanvraag bij één van de leden van de raad van bestuur een kopie van de beslissingen via de post toegestuurd krijgen op het adres gekend door de raad van bestuur.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


Het vroegere artikel 10 wordt nu punt b in paragraaf 2. De wet voorziet in artikel 7 dat er alleen kan beslist worden over punten die in de agenda zijn vermeld, tenzij anders vermeld in de statuten. Omdat echter ook moet voorzien worden in mensen die niet fysiek op de vergadering zijn, stellen we een termijn voor waarop de agendapunten moeten worden meegedeeld en wanneer de agendapunten aan de leden kenbaar gemaakt moeten worden. Het document met waar agendapunten kunnen worden toegvoegd staat op de website, ledengedeelte, rechts onderaan ‘Aanvraag AV-agenda puntje [PDF]’. i. Op de algemene vergadering kan alleen beslist worden over punten die op de agenda staan. i.1. Extra agendapunten worden toegevoegd indien een twintigste van de leden daarom vraagt. Het totaal aantal leden wordt bepaald zoals vermeld in lid c.1 van deze paragraaf. i.2. Een agendapunt wordt enkel aanvaard indien het wordt geschreven op het daartoe bestemde formulier. Dit formulier kan worden gedownload van de website of worden opgestuurd met de post op aanvraag bij de raad van bestuur. i.3. Het agendapunt moet ten laatste drie weken voor de algemene vergadering aankomen op de administratieve zetel. i.4. De aangepaste agenda wordt twee weken voor de algemene vergadering opgestuurd naar alle leden.

Omdat de wet duidelijk stelt dat leden zich kunnen laten vertegenwoordigen, wordt een stuk voorzien die de volmachten beschrijft. De volgende tekst wordt toegevoegd. j. Leden kunnen ook stemmen per volmacht j.1.a Elk aanwezig lid op de algemene vergadering krijgt naast zijn eigen set stembiljetten een extra set voor elke volmacht die hij voorlegt. j.1.b Daarnaast krijgt dit lid ook rode en groene kaarten zoals bepaald in §5 van dit artikel. j.2. Het aantal volmachten is beperkt tot drie. j.3. Volmachten worden alleen aanvaard als ze op het daartoe geëigende document zijn geschreven. j.4. Dit document kan van de website gedownload worden of verkregen worden op aanvraag bij de raad van bestuur. j.5. De volmacht vermeldt welk lid de volmacht geeft, aan wie de volmacht gegeven wordt, de datum van de algemene vergadering, de gedateerde handtekening van het lid dat de volmacht geeft en eventueel de code uit §3.b indien het betreffende lid reeds eerder een stem per post had verstuurd die het wenst te annuleren. j.6. Zoals beschreven in §3.m, wordt de volmacht niet aanvaard indien van het lid reeds een stem per post werd ontvangen die niet geïdentificeerd kan worden ter annulatie.

Nog twee zaken worden verduidelijkt. Ten eerste dat geschorste leden niet kunnen stemmen of hun volmacht geven. Ten tweede dat alles wat met verkiezingen te maken heeft besproken wordt in artikel 10. Het volgende wordt dus toegevoegd. k. Geschorste leden kunnen aan geen enkele stemming deelnemen, niet door aanwezigheid en niet per post en niet per volmacht. Ze kunnen ook geen volmacht krijgen van een ander lid. l. Stemmingen voor verkiezingen van bestuursleden en van alle soorten commissarissen, inclusief ombudsman en controleur van de rekeningen, volgen de procedure voorzien in artikel 10. Alle andere stemmingen volgen de procedure voorzien in §4, §5 en §6 van dit artikel. Het versturen van stemmen per post voor zowel verkiezingen als andere zaken wordt beschreven in §3.

Om te voldoen aan MSCR 5.8 Provisions for referenda of the membership by postal ballot or by another method that allows participation by all members regardless of their physical location en MSCR 5.9 Provisions that all referenda be conducted by secure means wordt de volgende tekst toegevoegd.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


De tekst beoogt twee doelstellingen te bereiken: aan de ene kant dat de stemming geheim is en aan de andere kant dat er geen manipulatie mogelijk is. §3 Versturen van stemformulieren per post a. Bij de oproepingsbrief voor de algemene vergadering zit een stembiljet dat gebruikt kan worden om per post te stemmen, een vooraf geadresseerde envelop om de stem in terug te sturen en een etiket met identificatiegegevens van het lid om de envelop mee te verzegelen. b. Bovenaan het stembiljet is een vak voorzien waarin het lid een zelf willekeurig gekozen persoonlijke code moet schrijven. Een biljet zonder code is ongeldig. Deze code mag letters, cijfers en leestekens bevatten zoals het lid zelf verkiest. Het is de bedoeling dat deze codes zo veel mogelijk uniek zijn, hoewel dit geen absolute vereiste is. Indien twee leden toevallig dezelfde code kiezen, kan de stem normaal behandeld worden doch kan het lid mogelijk later zijn stem niet annuleren zoals beschreven in m.5. c. De rest van het stembiljet heeft dezelfde vorm als voor schriftelijke stemmingen ter plaatse, zoals beschreven in §5 en in artikel 10 §2. Het biljet bevat alle agendapunten van de volledige algemene vergadering. d. Voor het versturen moet verplicht gebruikt gemaakt worden van het biljet en de envelop beschreven in punt a, waarbij de envelop verzegeld wordt met het etiket uit datzelfde punt a en gehandtekend wordt over de grens tussen envelop en etiket. Anders is de stem niet geldig. e. Elk lid dat een stem per post verstuurt, dient dit per e-mail te melden aan de voorzitter van de verkiezingscommissie, beschreven in artikel 10 §1, naar het emailadres dat vermeld staat in de oproepingsbrief. f.1 De enveloppen zijn geadresseerd aan een persoon hiertoe aangesteld door de raad van bestuur, die geen lid is van de verkiezingscommissie. f.2 Deze persoon hoeft niet noodzakelijk lid te zijn van de vereniging doch mag, indien hij wel lid is, geen commissaris of bestuurslid zijn, moet als effectief lid van Mensa Be in orde zijn met het lidgeld op het ogenblik van zijn aanstelling en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben. f.3 Deze geeft aan de voorzitter van de verkiezingscommissie de lidnummers door van de leden waarvan hij een stemenvelop ontvangen heeft en houdt deze nummers zelf ook bij in een lijst. g. De voorzitter van de verkiezingscommissie bevestigt aan het lid per e-mail de ontvangst van zowel de e-mail als de envelop. Hij stuurt dit bericht ook aan alle eventuele andere e-mailadressen die van dit lid in de database bekend zijn. h. Indien de procedure van bevestiging via e-mail niet kan toegepast worden, bijvoorbeeld omdat het lid geen toegang heeft tot internet, zal met de verkiezingscommissie een andere methode overeengekomen worden om het versturen en het ontvangen van de envelop te bevestigen, op een manier die zekerheid biedt dat een ander lid zich niet kan uitgeven voor dit lid. i. Indien een stemenvelop ontvangen wordt zonder dat er een e-mail van het lid ontvangen is, wordt per e-mail bevestiging van het lid gevraagd. Indien dit niet lukt of indien er geen e-mailadres bekend is, worden de bepalingen in lid h toegepast. Indien op de datum van de algemene vergadering nog steeds geen bevestiging verkregen is, wordt de stem vernietigd. j. Elke per post verstuurde envelop moet ten laatste zeven kalenderdagen voorafgaand aan de algemene vergadering verstuurd worden. De poststempel geldt als bewijs. Elke later verstuurde envelop wordt geweigerd en het lid wordt hiervan geïnformeerd via email of indien dat niet lukt, via telefoon of per gewone brief. k. De ontvanger uit punt f bezorgt de enveloppen ongeopend aan de verkiezingscommissie. l. De verkiezingscommissie opent de enveloppen ten vroegste twee uur voor de algemene vergadering, haalt ze willekeurig door elkaar op zodanige wijze dat niet gezien kan worden welk biljet van welk lid was en voert ze in in een elektronisch rekenblad. l.1. Voor elk stembiljet worden de code en de stemmen voor de verschillende punten ingevoerd. l.2. De leden van de verkiezingscommissie houden de stemmen voor elk agendapunt geheim totdat de aanwezigen over het betreffende punt gestemd hebben. l.3. Het rekenblad berekent tijdens de algemene vergadering bij elk agendapunt automatisch het aantal voor-stemmen, tegenstemmen en onthoudingen, alsook de stemmen voor verkiezingen zoals beschreven in artikel 10 §4.c. De totalen worden telkens opgeteld bij de stemmen van de aanwezigen en per volmacht. l.4. Het rekenblad bevat eveneens een aparte lijst waarin de lidnummers worden ingevoerd van leden die per envelop gestemd hebben. Deze lijst moet overeenkomen met de lijst uit punt f en het aantal lidnummers moet gelijk zijn aan het aantal codes. l.5. Het rekenblad wordt achteraf gepubliceerd op de website, zodat elk lid kan verifiëren dat zijn stem, met de zelfgekozen code die niemand anders kent, correct is geregistreerd en dat zijn lidnummer eveneens in de lijst staat. Ook mensen die niet gestemd hebben, kunnen verifiëren dat niemand anders een stem voor hun lidnummer heeft ingestuurd. Bovendien kan de correcte werking van de automatische telling geverifieerd worden.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


l.6. In afwijking van l.5 worden enkel de lidnummers en de codes zonder bijhorende stemmen gepubliceerd indien het totaal aantal ontvangen enveloppen minder is dan 5, dit om het geheim van de stemming te vrijwaren. m. Voor elk lid dat zich aanbiedt op de algemene vergadering of zich er per volmacht laat vertegenwoordigen, wordt nagekeken of er reeds een poststem voor dit lidnummer ontvangen is. Indien dit zo is, mag dit lid zijn oude stem laten vernietigen om vervolgens een nieuwe stem uit te brengen of te laten uitbrengen. m.1. Indien het lid per volmacht laat stemmen, moet het vooraf zijn persoonlijke code uit punt b op de volmacht geschreven hebben. m.2. Indien het lid persoonlijk aanwezig is, schrijft het zijn persoonlijke code uit punt b op een stuk papier. m.3. De verkiezingscommissie zoekt het biljet met de gegeven code. Indien dit wordt teruggevonden, wordt het vernietigd en gewist in het rekenblad en kan het lid alsnog stemmen als aanwezige of per volmacht. m.4. Indien het stembiljet niet wordt teruggevonden, krijgt het lid geen nieuwe stem omdat de oude niet vernietigd kan worden. m.5. Indien twee stembiljetten met dezelfde code worden teruggevonden, kijkt de verkiezingscommissie of aan de hand van het handschrift kan vastgesteld worden welke code overeenstemt met de gegeven code. Indien het juiste biljet zonder redelijke twijfel geïdentificeerd wordt, wordt gehandeld zoals in m.3. Anders zoals in m.4. n. Indien omwille van een vereist quorum een tweede algemene vergadering wordt voorzien zoals bepaald in §2.g n.1. is de uiterste verzenddatum van stemmen per post, zoals bedoeld in punt j, zeven kalenderdagen voorafgaand aan de tweede algemene vergadering n.2. gelden de ontvangen poststemmen voor beide vergaderingen indien ze minstens zeven kalenderdagen voor de eerste vergadering verstuurd zijn, en anders enkel voor de tweede. n.3. wordt een stem pas definitief vernietigd volgens punt i indien op de datum van de tweede algemene vergadering geen bevestiging verkregen is. n.4. wordt de opening van de enveloppen zoals beschreven in punt l uitgesteld totdat duidelijk is dat het quorum bereikt is, en anders tot twee uur voor de tweede vergadering.

De rest van dit artikel behandelt enkel stemmingen voor zaken die geen verkiezingen zijn. Verkiezingen van bestuursleden en alle soorten commissarissen, inclusief ombudsman en controleur van de rekeningen, vinden eveneens plaats op de algemene vergadering doch volgen een aparte procedure die wordt beschreven in artikel 10. §4. Stemmingen voor zaken die geen verkiezingen zijn a. Voor het bepalen van een meerderheid wordt het aantal geldig uitgebrachte voorstemmen gedeeld door de som van het aantal geldig uitgebrachte voor- en tegenstemmen, zonder rekening te houden met onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen. De beslissingen worden genomen zoals voorzien in de wet of elders in de statuten, onder andere a.1 met een eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor lopende zaken, a.2 met een tweederdemeerderheid voor statutaire wijzigingen, a.3 met een viervijfdemeerderheid voor wijzigingen van het doel of de ontbinding van de vereniging. a.4 Voor eenvoudige meerderheden moet strikt meer dan de helft gehaald worden. Voor grotere meerderheden volstaat een evenaring van de vereiste fractie. b. De stemming door de aanwezigen gebeurt per handopsteking zoals beschreven in §5, tenzij wordt beslist tot een geheime, schriftelijke stemming volgens §6. b.1. De algemene vergadering kan beslissen tot geheime stemming voor eender welk agendapunt. Dit stemmen per geheime stemming moet echter als agendapunt worden goedgekeurd door handopsteking. b.2. Stemmingen die meer dan een eenvoudige meerderheid vereisen, gebeuren altijd schriftelijk. c. Het totaal aantal voor-stemmen, tegenstemmen, onthoudingen, blanco's en ongeldige stemmen is de som van deze aantallen stemmen in de stemming van de aanwezigen en de stemming per post. d. Aan het begin van de algemene vergadering worden drie volwaardige leden aangeduid door de algemene vergadering als tellers van de stemmen. e. Deze tellers zijn geen leden van de raad van bestuur, noch commissarissen, aangeduid of niet.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


We hebben paragraaf 5 toegevoegd om de handopsteking te regelen. §5 Stemming met handopsteking a. De handopsteking wordt georganiseerd door groene en rode biljetten die bij het begin van de algemene vergadering worden uitgedeeld. Elk aanwezig lid op de algemene vergadering krijgt naast zijn eigen set rood en groen een extra set rood en groen voor elke volmacht die hij voorlegt. b. Groen betekent ja en rood betekent nee. c. Na oproeping tot stemming worden eerst de groene biljetten opgestoken en geteld. Daarna worden de rode opgestoken en geteld. d. Niet opsteken wordt als onthouding geteld. Het aantal onthoudingen is gelijk aan het totaal aantal uitgereikte sets biljetten bij de inschrijving, min de som van het aantal getelde groene en rode biljetten. e. Na elke handopsteking zullen de tellers uit §3.e de gemaakte telling bekendmaken. De telling wordt georganiseerd als volgt: e.1. Elke teller krijgt zijn eigen telformulier met hokjes bestemd voor het noteren van de tellingen. Deze documenten worden voorbereid door de secretaris of een ander lid van de raad van bestuur en worden aan de tellers overhandigd bij hun aanstelling. e.2. Op elk telformulier zal de naam van de teller worden geschreven. De datum van de algemene vergadering en alle agendapunten zullen vooraf gedrukt zijn. e.3. Naast elk agendapunt op de agenda waarvoor met handopsteking gestemd wordt zijn er vier hokjes. Het eerste hokje is de persoonlijke telling van de groene kaartjes door de teller, het tweede is de overeengekomen telling van groen zoals bepaald door e.4 t/m e.7. Het derde hokje is de persoonlijke telling van rood, het vierde de overeengekomen telling van rood zoals bepaald door e.4 t/m e.7. e.4. Als de persoonlijke tellingen van de tellers niet alle drie hetzelfde zijn, zullen zij onder elkaar bepalen welke van de tellingen de correcte is. e.5. Als een gewone meerderheid van de algemene vergadering niet akkoord is met het resultaat van punt e.4, zal de handopsteking nog eens gebeuren. e.6. Er is geen beroep mogelijk tegen deze tweede handopsteking. e.7. De uiteindelijk overeengekomen telling wordt in het tweede, respectievelijk het vierde vakje ingevuld zoals bepaald in e.3.

§6 beantwoordt aan MSCR 5.8. Ballot distribution, waarbij vooral het feit dat een lid dat niet fysiek aanwezig kan zijn primeert. §6. Schriftelijke stemming voor zaken die geen verkiezingen zijn a. Opdat alle leden onafgezien van hun fysieke aanwezigheid alsnog zouden kunnen stemmen per post zoals beschreven in §4.c, evenals voor het organiseren van geheime stemmingen zoals beschreven in §4.b, wordt het volgende schriftelijke stembiljet voorzien. a.1. Voor elk punt op de agenda worden twee hokjes voorzien: voor of tegen. a.2. Om voor of tegen te stemmen, wordt het betreffende hokje opgevuld. a.3. Doorhalen van hokjes mag. Indien er een hokje opgevuld is en doorgehaald, dan wordt het vakje als leeg beschouwd. a.4. Indien alle hokjes leeg zijn, dan stemt het lid voor dat agendapunt blanco. Dit geldt als een onthouding. a.5. Indien meerdere vakjes opgevuld en niet doorgehaald zijn, is de stem ongeldig. b. Bij elke stemming tellen de tellers uit § 4d elk afzonderlijk de ingediende stembiljetten. Indien hun tellingen niet overeen komen, tellen ze de biljetten opnieuw.

§ 7 beantwoordt aan MSCR 5.9. Provisions for the conduct of referenda §7. Referendum a. Een referendum wordt behandeld als een gewoon agendapunt. b. De stemming hierover wordt gedaan zoals beschreven in §4 van dit artikel.

2.13

Artikel 10

Hoort logischerwijs bij artikel 9 en wordt daarin geïncorporeerd en wordt nu deel van artikel 8, §2, punt h. 2.14

Artikel 11

Artikel 11 voegt eigenlijk niks nieuws toe aan de statuten vermits de wet, artikel 10, dit allemaal regelt. Er is ook geen MSCR die hier naar vraagt. Het artikel wordt daarom geschrapt.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.15

Artikel 12

Gezien de eerdere hernummering van de artikels, wordt artikel 12 nu ook hernummerd. Het worden artikels 9 die het bestuur regelt en 10 die de verkiezingen bepaalt. Regelt het mandaat van de bestuurders en is een verplichte vermelding, volgens de wet, artikel 2, paragraaf 7. Volgende MSCR’s verwijzen hier naar. MIL had geen opmerkingen. 3.1 A definition of the governing body. (niet verplicht) 3.2 A description of the qualifications of elected officers. (niet verplicht) 3.3 A description of the duties of elected officers. (niet verplicht) 3.4 A statement of how vacancies on the governing body may be filled. (niet verplicht) 3.5 A provision for appointed officers, if desired. (niet verplicht) 3.7 A statement that members of a National Committee shall not be paid. (verplicht) 3.8 A statement of the terms of office of elected officers. (verplicht) 3.9 Provisions for removal of elected officers. (verplicht) 4.2 A statement establishing the frequency of regular meetings of the National Committee, with provisions regulating special meetings of the Committee. Het regelt ook de verkiezing, wat geen wettelijk verplichte vermelding is. Alle MSCR’s hieronder zijn verplicht en volgens MIL kwam de bestaande tekst aan geen enkele MSCR tegemoet. 5.1 Description of the election committee and its duties 5.2 Inviting nominations 5.4 Nomination – details 5.5 Design of ballots - details 5.6 Balloting observers – details 5.7 Certification and notification – details 5.8 Ballot distribution 5.9 Provisions that all referenda be conducted by secure means Na de eerste verificatie door MIL werd er een opmerking gemaakt dat er geen rekening was gehouden met MSCR 3.1 A definition of the governing body. Dit artikel 8 beantwoordt hieraan. 2.15.1 Artikel 8 (bestuur) De tekst hieronder: a. Het bestuur van de vereniging berust bij de Raad van Bestuur samengesteld uit tenminste drie en tenhoogste zes bestuurders waarbij die Raad van Bestuur minstens bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een schatbewaarder. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de Raad van Bestuur voorgezeten door de ondervoorzitter, zo niet door de bestuurder met het langste lidmaatschap van een officiële vertegenwoordiging van Mensa in België. De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering naar aanleiding van een verkiezing volgens navolgende modaliteiten.

wordt vervangen door: §1 Algemeen a. Het bestuur wordt gevormd door ten minste vijf en ten hoogste zeven leden van de vereniging en en heeft de algemene leiding over de vereniging op de in de wet voorziene wijze. b. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een secretaris, een vicevoorzitter en andere bestuursleden. De precieze omschrijving van elke functie wordt beschreven in het huishoudelijk reglement.

De tekst: a.5. Alleen effectieve leden kunnen kandideren als bestuurder. Kandideren kan voor meerdere functies maar men kan slechts voor één functie gekozen worden. Zodra een bestuurder gekozen is vervallen zijn eventuele andere kandidaturen.

wordt vervangen door: c. Twee of meer bestuursfuncties zijn niet in één persoon verenigbaar.

Men mag zich kandidaat stellen voor verschillende functies, maar slechts één functie opnemen.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


De tekst: e. De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit.

wordt vervangen door: d. De bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor de door hen verrichte werkzaamheden voor de vereniging, met uitzondering van werkelijke door hen gemaakte kosten, voor zover het bedrag redelijk is en de kosten noodzakelijk zijn voor de vereniging. Deze onkosten moeten door het voltallige bestuur met tweederdemeerderheid worden goedgekeurd.

Sectie d beantwoordt aan MSCR 3.7 A statement that members of a National Committee shall not be paid. Belangrijk is echter dat er wel onkosten vergoed kunnen worden. De tekst: c. Ieder lid van de Raad van Bestuur kan ook zelf ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur. Een bestuurder is verplicht na zijn ontslag zijn opdracht verder te vervullen totdat redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien.

wordt geschrapt: Blijft behouden: e. Alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden, horen collegiaal toe aan de raad van bestuur. De overschrijding met meer dan 10% van het goedgekeurde budget vereist echter de voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering.

Wordt toegevoegd: f. Het bestuur is verplicht over al wat onder zijn verantwoordelijkheid valt desgevraagd in een algemene vergadering opening van zaken te geven.

Wordt toegevoegd: g. Het bestuur zal minstens zes keer per verenigingsjaar samenkomen. h. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat ofwel op de volgende vergadering ofwel via elektronische media door het bestuur wordt goedgekeurd. i. Het goedgekeurde verslag wordt op de website van de vereniging gepubliceerd.

Paragraaf 2 regelt de termijn van de bestuursleden en wat er moet gebeuren als er tussentijdse stopzettingen gebeuren. Deze nieuwe tekst beantwoordt aan MSCR 3.8 A statement of the terms of office of elected officers, tekst die in de huidige statuten niet is voorzien. De volgende paragraaf is nieuw. §2. Zittingstermijn en vervulling van tussentijdse vacatures a. De zittingstermijn van de bestuursleden is twee jaar, waarna herverkiezing voor een nieuwe zittingstermijn van twee jaar mogelijk is. De zittingstermijn begint na de verkiezing en loopt tot de benoeming van een nieuw bestuur op de algemene vergadering twee jaar later. b. Bij het tussentijds aftreden van een bestuurslid beslist de raad van bestuur wie van de verkozen bestuursleden de vacature opvult. Indien er geen vijf bestuursleden meer zijn, wordt door de verkiezingscommissie uiterlijk binnen drie maanden na dit aftreden een nieuwe bestuursverkiezing georganiseerd om de vacatures te kunnen invullen. De zittingstermijn van de aldus gekozen bestuursleden begint onmiddellijk nadat ze zijn gekozen en eindigt op het moment dat de zittingstermijn van de betreffende afgetreden bestuursleden geëindigd zou zijn. c. Indien het gehele bestuur aftreedt, of geen nieuw voltallig bestuur is verkozen conform de bepalingen van artikel 10, dient het het bestaande bestuur de lopende zaken te blijven behartigen tot een nieuw bestuur is gekozen of er, conform lid d van dit artikel en deze paragraaf, door de algemene vergadering vervangers zijn benoemd. d. Indien het gehele bestuur of een meerderheid van een bestuur tijdens een algemene vergadering om welke reden dan ook aftreedt, kan de algemene vergadering voor de afgetreden bestuursleden vervangers benoemen. Deze vervangers hebben als taak de lopende zaken te behartigen en zorg te dragen dat de verkiezingen in artikel 10 worden georganiseerd.

Paragraaf 3 meldt de minimumvoorwaarden van een bestuurslid. Dit is niet verplicht maar - hoewel evident - toch het vermelden waard.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


De tekst: a.8. Elke kandidaat voorzitter moet het bewijs van effectief lidmaatschap kunnen leveren tijdens tenminste drie opeenvolgende maatschappelijke boekjaren onmiddellijk vóór zijn kandidatuurstelling. a.9. Iedere kandidaat bestuurder moet gedurende minstens het maatschappelijk boekjaar vóór zijn kandidatuur effectief lid geweest zijn van Mensa Be en een getuigschrift van goed gedrag en zeden (model 2) of wettelijk gelijkwaardig document bijvoegen, geldend voor de animatie en/of omkadering van minderjarigen. Hij mag de laatste 3 maatschappelijke boekjaren onmiddellijk voorafgaand aan zijn kandidatuur geen straf vanwege een Mensa instantie opgelegd hebben gekregen.

wordt vervangen door: §3 Voorwaarden voor het bestuurslidmaatschap Een bestuurslid dient: a. op het moment van kandidatuurstelling ten minste drie opeenvolgende verenigingsjaren ononderbroken lid geweest zijn van de vereniging en b. een volwaardig lid te zijn zoals omschreven in artikel 6 § 3 van deze statuten op het moment van de verkiezingen. c. geen sanctie of schorsing van Mensa te hebben op het moment van zijn kandidatuur, noch ooit een schorsing van 1 jaar te hebben opgelopen, zoals bepaald in artikel 12.

Het getuigschrift van goed zedelijk gedrag is nodig wanneer bestuursleden met jongeren moeten werken. Niet alleen de voorzitter maar alle bestuursleden moeten minstens drie jaar ononderbroken lid zijn. Indien alle leden op z’n minst drie jaar lid zijn geweest, hebben we de zekerheid ervaring aan boord te hebben. Er is ook de negatieve mogelijkheid dat er géén voorzitter wordt verkozen omdat er ofwel geen kandidaat was ofwel geen enkele kandidaat werd verkozen. In de latere artikels staat dat indien er geen van de te verkiezen functies is ingevuld, de bestuurders onder elkaar uitmaken wie welke functie neemt. Maar indien geen van de verkozenen de drie jaar limiet haalt, moet de hele ploeg worden herverkozen en blijft het bestaand bestuur de lopende zaken waarnemen. Of er wordt wel een voorzitter verkozen maar die neemt ontslag in een groep waar hij/zij de enige is met de drie jaar anciëniteit. De bedoeling van de uniforme 3 jaarregel is om te vermijden dat we in deze valkuil trappen. Ter vergelijking: onze noorderburen lossen het op dat een kandidaat ófwel een bestuurslid is, ófwel door het bestuur wordt voorgedragen, óf minstens vijf procent van de leden achter zich heeft. Dit is nog veel stringenter máár heeft het voordeel dat het bestuur gedwongen wordt om in de continuïteit te investeren en te zorgen dat er kandidaten zijn. We quoteren uit artikel 27 Verkiezing Bestuur en Leden-commissies, punt C van de statuten van Mensa Nederland: “Kandidaten voor het bestuur kunnen zijn: 1. aftredende bestuursleden die zich herkiesbaar stellen; 2. leden van de vereniging die door het bestuur als kandidaat worden voorgedragen; 3. leden van de vereniging die door ten minste vijf procent van de leden of – indien dit minder is – door ten minste dertig leden in hun kandidatuur worden ondersteund.” De volgende tekst beantwoordt aan MSCR 3.9 Provisions for removal of elected officers.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


De tekst: b. De bestuurders kunnen te allen tijde worden ontslagen door de Algemene Vergadering die daarover beslist bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. d. Ingeval het mandaat van de bestuurder ten einde loopt door het normale verstrijken van zijn ambtstermijn, is de bestuurder na het verstrijken van die termijn verplicht zijn opdracht alsnog verder te vervullen totdat redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien. g. Met uitzondering van bestuurders, kan elke persoon die zich terugtrekt uit een door de Algemene Vergadering toegewezen functie, door een door de Raad van Bestuur aangeduide persoon vervangen worden. Bij het ontslag of niet-verkiezing van een bestuurder kan zijn functie overgenomen worden door een andere bestuurder.

wordt vervangen door: §4. Beëindiging en schorsing van het bestuurslidmaatschap a. Het bestuurslidmaatschap eindigt: a.1 wanneer het lidmaatschap van de vereniging van het betreffende bestuurslid op enigerlei wijze eindigt; a.2 na afloop van de zittingstermijn; a.3 op verzoek van het bestuurslid met onmiddellijke ingang; a.4 door middel van ontslag door de algemene vergadering; a.5 voorts op de in de wet vermelde wijze. b. De algemene vergadering kan een bestuurslid tijdelijk schorsen indien zij dit nodig acht. Vooraleer een dergelijk besluit wordt genomen, krijgt de betrokkene de gelegenheid zich te verdedigen. c. Binnen de 90 dagen moet een algemene vergadering worden georganiseerd die beslist om het bestuurslid te ontslaan of om de schorsing op te heffen. De schorsing wordt opgeheven door de verstrijking van de termijn. Gedurende de schorsing kan een bestuurslid zijn bestuurstaken niet uitoefenen. d. Indien het bestuur met een tweederdemeerderheid door de algemene vergadering wordt ontslagen, kan de algemene vergadering conform § 2 van dit artikel een waarnemend bestuur benoemen. Indien de algemene vergadering dit niet doet, blijft het ontslagen bestuur de lopende zaken behartigen.

Een nieuw MSCR 10 werd door MIL toegevoegd en hieronder de nieuwe tekst. §5 Archivering a. Het bestuur zal een archief opzetten dat op zijn minst de meest relevante documenten zal bevatten betreffende de beheersbeslissingen, verkiezingen, referenda, financiële situatie, activiteiten van leden en andere wettelijke documenten. b. Hierbij een lijst (geen volledige opsomming maar de documenten hieronder zijn verplicht): b.1 Statuten en huishoudelijk reglement b. 2 Verslagen van de vergaderingen van het bestuur b. 3 Verslagen van de algemene vergaderingen b. 4 Publicaties van het ledenblad b. 5 Formeel verkiezingsmateriaal b. 6 Formeel materiaal betreffende referenda b. 7 Ledenlijsten b. 8 Contracten b. 9 Jaarrekeningen c. De voormelde documenten vanaf 2005 moeten in dit archief worden bijgehouden.

Om ook te voldoen aan MSRC 3.5 A provision for appointed officers, if desired en 3.6 A provision for a paid administrator, if desired is paragraaf zes toegevoegd. §6 Benoemde commissarissen a. Het bestuur kan aan de algemene vergadering voorstellen om een commissaris met een welbepaalde functie te benoemen. b. Zoals bepaald door de wet moet de algemene vergadering beslissen over de eventuele bezoldiging van deze benoemde commissaris. c. De specifieke functie van een benoemde commissaris wordt geregeld in het huishoudelijk reglement.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


Er wordt ook een paragraaf 7 toegevoegd die het logo en de naam regelt. §7 Naam Mensa en logo a. Geen enkel lid van de raad van bestuur noch eender welk ander lid van de vereniging kan de rechten op de naam en het logo van Mensa overdragen. b. Het adres van de naam en het logo is het adres van de voorzitter. c. Na de verkiezing van de nieuwe voorzitter zal de oude voorzitter het adres veranderen binnen de twee maanden na de aanstelling als voorzitter. d. Wanneer een voorzitter wordt afgezet zal het adres daar blijven tot de nieuwe voorzitter het adres heeft gewijzigd. e. Alleen de algemene vergadering kan beslissen om de rechten op de naam en het logo aan een andere partij over te dragen. f. De algemene vergadering kan dit alleen doen wanneer ze bijeenkomt zoals beschreven in artikel 11, meer bepaald §4 b. g. Geen andere partij dan Mensa International kan de rechten op de naam en het logo ontvangen.

De procedure om de rechten over te dragen is vrij eenvoudig. Het behoeft enkel een ondertekend document tussen de huidige houder van de rechten en de nieuwe. Dit document moet opgestuurd worden naar het merkenbureau in Nederland. Alle correspondentie van het merkenbureau wordt opgestuurd naar het adres dat bij het merkenbureau bekend is. De bedoeling is dus duidelijk de naam en het logo zo stevig mogelijk te verankeren met de vereniging en ervoor te zorgen dat het niet aan een organisatie vreemd aan Mensa wordt overgedragen. 2.15.2 Nieuw Artikel 10 Relevante tekst uit de huidige statuten: De tekst hieronder wordt volledig gewijzigd en anders geschikt. a.1. De verkiezing wordt om de twee jaar georganiseerd tijdens de Algemene Vergadering. Er zal gekozen worden voor elke functie afzonderlijk en wel in de volgorde: 1. voorzitter 2. ondervoorzitter 3. schatbewaarder 4. secretaris 5. bestuurder 6. bestuurder a.3. Indien meer dan één kandidaat hetzelfde hoogste aantal stemmen haalt of indien drie of meer kandidaten meedingen voor een functie volgt een nieuwe stemronde met alleen de kandidaten met hetzelfde hoogste aantal stemmen of de 2 kandidaten met de hoogste aantallen stemmen totdat uiteindelijk één kandidaat de meerderheid haalt. a.4. De Raad van Bestuur zal de datum van die Algemene Vergadering waarop de verkiezing van de bestuurders wordt georganiseerd minstens 1 maand op voorhand bekend maken. a.6. Kandidaturen dienen bij de Raad van Bestuur toe te komen uiterlijk 3 weken voor de Algemene Vergadering. a.7. De kandidaturen zullen door de Raad van Bestuur op de uitnodiging voor de Algemene Vergadering vermeld worden. a.10. Kandidaten mogen zich als groep voorstellen, doch moeten in dit geval nog steeds individueel voor elke functie afzonderlijk verkozen worden volgens de normale procedure.

De wet zegt niets over de verkiezingen of hoe die georganiseerd moeten zijn. De enige tekst die verwijst naar verkiezingen is de volgende: “ Art. 4 Een besluit van de algemene vergadering is vereist voor: Z 2° de benoeming en de afzetting van de bestuurders. Z” Hier wordt dus niet gezegd of we per brief of op de algemene vergadering moeten stemmen. a3 zorgde voor veel vertraging op de laatste algemene vergadering vermits er mensen waren die voor alles kandidaat waren. a9 zal geen getuigschrift van goed zedelijk gedrag nodig hebben indien MYF een aparte entiteit wordt. Ontbreekt MSCR 5.1 Description of the election committee and its duties. Er moet dus een verkiezingscommissie zijn die de verkiezingen organiseert en controleert. MSCR 5.2 Inviting nominations wordt behandeld in a5 en a6. MSCR 5.4 Nomination – details wordt behandeld in a7. Ontbreekt MSCR 5.5 Design of ballots – details Ontbreekt MSCR 5.6 Balloting observers – details (wordt nu apart beschreven)

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


Ontbreekt MSCR 5.7 Certification and notification – details (hoe wordt de nieuwe RvB gemeld aan de leden enz.) Ontbreekt MSCR 5.8 Ballot distribution (hoe krijgen de mensen de stembiljetten) Ontbreekt MSCR 5.9 Provisions that all referenda be conducted by secure means In ASIE 92-27 Appendix 30 werd MSCR 5.9 onlangs nog verstrengd met de zinsnede: “All referenda will be conducted in a manner that affords all members equal access to voting on the measure. Members who do not have access to a secure electronic balloting process will be given the option to vote by postal ballot”. Vandaar werd deze bepaling in § 4 bijgevoegd. Hierna volgt de herschikte tekst: §1 Verkiezingscommissie a. Alle verkiezingen verlopen onder het toezicht van een verkiezingscommissie, bestaande uit drie verkiezingscommissarissen, die eveneens verantwoordelijk zijn voor het behandelen van andere soorten stemmingen per post zoals voorzien in artikel 8. b. Deze verkiezingscommissarissen worden verkozen door de leden op de algemene vergadering het jaar voorafgaand aan de verkiezing van een nieuwe raad van bestuur, volgens de procedure van ditzelfde artikel 10 en dus onder toezicht van de voorgaande verkiezingscommissarissen. c. Indien er om welke reden ook geen drie verkiezingscommissarissen meer zijn, bijvoorbeeld bij ontslag of overlijden, of als voor één van de drie posten niemand verkozen is, of als overgangsmaatregel voor de allereerste verkiezingscommissie, duidt de raad van bestuur tijdelijke verkiezingscommissarissen aan die worden vervangen of bevestigd op de eerstvolgende algemene vergadering volgens de normale verkiezingsprocedure, beschreven in dit artikel. d. Een verkiezingscommissaris mag geen lid zijn van de raad van bestuur, moet als effectief lid van Mensa Be in orde zijn met het lidgeld op het ogenblik van de aanstelling van de verkiezingscommissie en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben op het moment van zijn kandidatuur. e. De verkiezingscommissarissen blijven volwaardig lid van de vereniging en mogen aldus aan de stemming deelnemen. Zij mogen echter niet zelf kandidaat zijn bij verkiezingen voor de raad van bestuur. f. De verkiezingscommissarissen blijven lid van de verkiezingscommissie tot de volgende verkiezing van verkiezingscommissarissen. g. De verkiezingscommissarissen verkiezen onder elkaar een voorzitter van de verkiezingscommissie. h. De rol van de verkiezingscommissie bestaat erin toe te zien op een goed technisch verloop van elke verkiezingsprocedure. i. De verkiezingscommissie lanceert de aanvraag tot kandidatuurstelling. j. Ieder lid van de vereniging dat één of meer inbreuken vaststelt, moet dit melden door een eenmalig verslag te sturen naar de voorzitter van de verkiezingscommissie. k. Op de algemene vergadering brengt de voorzitter van de verkiezingscommissie een verslag uit over het verloop van de verkiezingen. l. Eventuele betwistingen worden door de voorzitter van de verkiezingscommissie aan de secretaris van de raad van bestuur gemeld en worden behandeld door de algemene vergadering. Hiervoor zal steeds op voorhand een agendapunt 'eventuele betwistingen' voorzien worden waarin deze betwistingen in voorkomend geval behandeld kunnen worden. Die punten moeten behandeld worden vooraleer de verkiezing kan beginnen en kunnen een stemming omvatten over de uitsluiting van een kandidaat van de verkiezingen. m. De raad van bestuur legt een ledenlijst voor aan de voorzitter van de verkiezingscommissie. n.1 Een verkiezingscommissaris kan zichzelf tijdelijk laten vervangen door een lid naar keuze indien hij niet aanwezig kan zijn op een algemene vergadering. De vervanger moet voldoen aan de eisen om verkiezingscommissaris te kunnen zijn zoals bepaald in punt d en e. n.2 Indien een verkiezingscommissaris door ernstige ziekte of andere redenen zelf geen vervanger kan kiezen, kiest de raad van bestuur een vervanger voor hem. n.3 De vervanger vervangt de verkiezingscommisaris enkel voor één bepaalde algemene vergadering. §2 Stembiljet a. Het stembiljet voor de verkiezing van bestuursleden en commissarissen vermeldt: a.1 de datum van de algemene vergadering, a.2 de functie waarvoor iemand verkozen moet worden, a.3 enkel voor de stemming ter plaatse, het nummer van de ronde. Voor de stemming per post is er maar één biljet per functie dat voor alle rondes opnieuw geteld wordt. a.4 de familie- en voornamen van de kandidaten, alfabetisch gerangschikt op familienaam, a.5 een vakje voor elke naam, a.6 een vakje met de tekst "Niemand" erachter. b. De stemming gebeurt in meerdere rondes totdat er maximaal één kandidaat overblijft, zoals beschreven in §5.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


§3 Stemming door de aanwezigen of per volmacht a. De stembiljetten worden overhandigd bij de inschrijving op de algemene vergadering. b. Voor elke te verkiezen functie worden voldoende biljetten voorzien voor de verschillende rondes, met telkens het nummer van de ronde zoals voorzien in §2.a.3. c. Men kan enkel stemmen door één hokje te kleuren. Verder gelden de volgende bepalingen: c.1 Doorhalen van hokjes mag. c.2 Indien er een hokje opgevuld is en doorgehaald, dan wordt het vakje als leeg beschouwd. c.3 Indien alle hokjes blanco zijn, dan stemt het lid blanco. c.4 Indien er meerdere vakjes opgevuld en niet doorgehaald zijn, is de stem ongeldig. c.5 De stemmen voor "Niemand" worden geteld op dezelfde wijze als de stemmen voor kandidaten, zoals verder beschreven in §5. §4 Stemming per post a. Het versturen van stembiljetten per post wordt beschreven in artikel 8 §3 b. Het stembiljet is hetzelfde als datgene dat wordt gebruikt in de verkiezing op de algemene vergadering, doch wordt op een andere manier gebruikt: b.1. In het vakje voor elke kandidaat, evenals in het vakje voor "Niemand", kan een geheel getal ingevuld worden van minimum 1 en maximum een getal gelijk aan het aantal vakjes. Een kleiner getal betekent een grotere voorkeur. b.2. Vakjes kunnen ook leeg gelaten worden. b.3. Een doorgehaald vakje telt als leeg. b.4. Correcties zijn toegelaten voor zover er geen verwarring mogelijk is. In geval van twijfel beslist de verkiezingscommissie of de stem ongeldig is. b.5. Indien meerdere vakjes hetzelfde, niet doorgehaalde getal bevatten, is de stem ongeldig. c. Bij elke ronde wordt de stem van elk biljet als volgt gerekend: c.1. Alle vakjes van kandidaten die reeds zijn afgevallen in vorige rondes of om andere redenen niet meer verkiesbaar zijn, worden buiten beschouwing gelaten. c.2. De stem geldt voor het vakje met het kleinste getal, dat niet volgens c.1 buiten beschouwing gelaten is. c.3. Indien er enkel blanco vakjes overblijven, telt de stem als blanco. c.4. Hetzelfde biljet wordt voor volgende rondes opnieuw geteld, doch stemt na het afvallen van kandidaten mogelijk voor een andere kandidaat, voor "Niemand", of blanco. §5 Verloop van de verkiezing op de algemene vergadering a. Bij elke ronde van elke stemming worden de stembiljetten van de leden op de algemene vergadering opgehaald door een lid van de verkiezingscommissie. b. De verkiezingscommissie maakt voor de stemmen van de aanwezigen aparte stapeltjes met de biljetten die stemmen voor elk van de kandidaten, voor "Niemand" en voor blanco en ongeldige stemmen b.1. Elke verkiezingscommissaris kijkt na of alle biljetten op het juiste stapeltje liggen en telt het aantal in elk van de stapeltjes. b.2. Indien de tellingen door de drie verkiezingscommissarissen niet met elkaar overeenkomen, tellen ze de biljetten opnieuw. b.3. De poststemmen worden in een rekenblad ingevoerd zoals beschreven in artikel 8 §3.l en automatisch geteld, rekening houdend met reeds afgevallen kandidaten zoals beschreven in §4.c. b.4. Het aantal poststemmen en het aantal stemmen door aanwezigen worden bij elkaar opgeteld voor elke kandidaat, voor "Niemand", en voor blanco en ongeldige stemmen. b.5. Het percentage voor elk vakje van het stemformulier, inclusief "Niemand", wordt bepaald door het aantal stemmen voor dat vakje te delen door het totale aantal stemmen voor alle vakjes samen, inclusief "Niemand". b.6. Voor elke volgende ronde worden de stapeltjes stemmen van aanwezigen gearchiveerd en vervangen door de nieuw uitgebrachte stemmen van de volgende ronde. In het rekenblad voor de poststemmen wordt aangegeven welke kandidaten afgevallen zijn zodat de totalen voor de volgende ronde automatisch berekend worden. c. Blanco stemmen gelden als onthouding en maken op geen enkele manier deel uit van de berekening van punt b.5. Ongeldige stemmen worden eveneens niet meegerekend. d. Indien een kandidaat meer dan 50% van de stemmen haalt, is de kandidaat onmiddellijk verkozen en zijn er geen verdere rondes nodig. e. Indien het vakje "Niemand" meer dan 50% van de stemmen haalt, is geen enkele van de kandidaten verkozen voor de betreffende functie. f. Indien een kandidaat en het vakje "Niemand" beide exact 50% halen, is de kandidaat verkozen. g. Indien geen enkel van de voorgaande gevallen d, e en f van toepassing zijn, wordt overgegaan tot de volgende ronde als volgt: g.1. Indien er meer dan twee kandidaten waren, blijven de twee kandidaten met het hoogste percentage over voor de volgende ronde. Als ten minste drie kandidaten het hoogste aantal stemmen halen of ten minste twee kandidaten het tweede hoogste aantal, dan wordt de ex aequoregel uit punt h toegepast zodat er in totaal twee kandidaten over blijven voor de volgende ronde. g.2. Indien er twee kandidaten waren, blijft degene met het hoogste percentage over. Deze moet dan alsnog 50% halen in de volgende (laatste) ronde. In geval beide

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012

Mensa Be vzw Van Overbekelaan 13 1083 Ganshoren kandidaten hetzelfde percentage halen, wordt de ex aequoregel uit punt h toegepast om te bepalen welke van de twee afvalt. g.3. Stemmen voor "Niemand" blijft bij elke ronde mogelijk. h. De ex aequoregel werkt als volgt. Uit een volledig spel kaarten zal één soort geselecteerd worden. De kaarten 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 en 10 worden omgekeerd op een tafel gelegd. De kandidaten beslissen zelf in welke volgorde de kaarten worden getrokken. Elke kandidaat moet een kaart met een getal trekken. De kandidaat of kandidaten met de hoogste getallen vallen af zodat het vereiste aantal kandidaten overblijft. i. De voorzitter van de verkiezingscommissie deelt het resultaat mee vlak na de telling. Pas nadat de telling is bekendgemaakt, wordt overgegaan tot de volgende ronde of, na de laatste ronde, de verkiezing van de eventuele volgende functie. j. De resultaten worden vermeld in het verslag van de algemene vergadering en op de website en in het ledenblad. Ze worden ook binnen de 30 dagen aan de internationale vereniging Mensa bekendgemaakt. k. De stembiljetten en de lege genummerde enveloppen worden gedurende een jaarna de algemene vergadering door de secretaris van de vereniging bijgehouden en daarna vernietigd. Het rekenblad gebruikt voor het tellen van de poststemmen wordt gepubliceerd zoals bepaald in artikel 8 §3.l.5 en 6. §6 Verkiezing van bestuursleden a. De bestuursleden worden één voor één verkozen volgens de voorgaande procedure, in de volgorde voorzitter: vicevoorzitter, penningmeester , secretaris, bestuurder 1, bestuurder 2, bestuurder 3. b. Wanneer een kandidaat verkozen is voor een bepaalde functie, vervallen zijn andere kandidatuurstellingen. c. Indien voor een bepaalde functie niemand verkozen wordt, dan wordt verder gegaan met de stemming voor de volgende functie. d. Indien niet voldoende bestuursleden verkozen werden om tot een totaal van vijf te komen, neemt het aftredende bestuur de lopende zaken waar en organiseert de verkiezingscommissie nieuwe verkiezingen binnen de drie maanden voor de niet ingevulde functies. e. Indien wel voldoende bestuursleden verkozen zijn om tot een totaal van vijf te komen, doch één of meer van de functies voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester niet verkozen zijn, dan beslissen de wel verkozen bestuursleden onderling wie van hen deze functie opneemt. Indien zij hier niet in slagen, worden nieuwe verkiezingen georganiseerd zoals in punt d. f. Elke twee jaar wordt er een verkiezing georganiseerd. g. De bestuurders worden benoemd voor een termijn van 2 jaar. Bestuurders zijn herbenoembaar. h. De voorzitter is slechts twee opeenvolgende keren herbenoembaar, dus voor een totaal van maximaal drie opeenvolgende termijnen. i. De algemene vergadering benoemt de bestuurders door de hogervermelde verkiezing. j. In afwijking van punt g van dit artikel loopt het mandaat van de raad van bestuur die op 20/11/2011 werd verkozen, tot de algemene vergadering van 2014. §7 Oproep tot kandidaten a. De verkiezingscommissie plaatst in het ledenblad of in een door haar ontworpen document een oproep voor verkiezingen en dit minstens twee maanden voor de algemene vergadering. b. De kandidaten versturen een brief naar het adres dat wordt vermeld op de oproep tot kandidaten. c. In de oproeping wordt vermeld: c.1. welke functies er verkozen worden, c.2. de termijn waarin de kandidatuur moet aankomen, c.3. het adres waarnaar de kandidaturen verstuurd moeten worden. d. Een persoon kan voor meerdere bestuursfuncties kandidaat zijn maar kan slechts voor één effectief zetelen zoals bepaald door §6.b. Analoog vervallen ook eventuele kandidaturen voor commissarisfuncties die onverenigbaar zijn met een eerdere functie waarvoor men verkozen is. e. Na de afsluiting van de termijn publiceert de verkiezingscommissie in het ledenblad of een document dat zij zelf opstelt, welke kandidaten er zijn voor welke functie. In dit verslag wordt ook vermeld wanneer de algemene vergadering plaatsvindt waarop de stemming zal gebeuren. §8 Promotie van kandidaten voor de raad van bestuur a. Om elke kandidaat voor een functie in de raad van bestuur gelijke kansen te verzekeren zal aan elk van hen een gelijk aantal pagina’s worden toegekend in het ledenblad of in een document dat de verkiezingscommissie opstelt. b. De kandidaten beslissen onder elkaar, in samenspraak met de verkiezingscommissie, welke andere vormen van promotie, naast de fysieke aanwezigheid bij Mensa-activiteiten, toegestaan zijn. c. Elke andere promotie kan leiden tot de uitsluiting van de kandidaat door de verkiezingscommissie of zal minstens op de algemene vergadering besproken worden zoals voorzien in §1.l.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


Paragraaf 8, betekent dat reclame via briefwisseling uitgesloten is, tenzij de partijen allemaal akkoord gaan. Worden geheel geschrapt: a.2. Als er voor een functie slechts één kandidatuur is, zal toch over de al dan niet benoeming van die kandidaat gestemd worden en dient die kandidaat een meerderheid te halen om verkozen te worden. a.11. Op straffe van uitsluiting uit de verkiezingen is elke verkiezingspropaganda die gebruik maakt van brievenpost of de kiezers geschenken of directe voordelen laat genieten verboden. Klachten dienen op de Algemene Vergadering voorgelegd en worden behandeld door de Algemene Vergadering voor dat tot de verkiezing wordt overgegaan.

Wordt behouden, maar wordt herschikt onder §6, g en h a.12. De bestuurders worden benoemd voor een termijn van twee jaar. Bestuurders zijn herbenoembaar. a.13. De voorzitter is slechts twee opeenvolgende keren herbenoembaar.

Er wordt een lijntje toegevoegd. Het is de algemene vergadering die de bestuurders benoemt. In de wet wordt zelfs niks gezegd over verkiezingen. Voor MIL is dit echter wel een duidelijke doorn in het oog, wanneer dit zo in statuten wordt vermeld. Het woord aangeduid staat haaks op het woord verkozen. i. De algemene vergadering benoemt de bestuurders door de hogervermelde verkiezing.

Op de algemene vergadering van 24 maart 2012 werd aan de algemene vergadering gevraagd om het mandaat dat normaal in 2013 zou aflopen, te verlengen tot 2014. De reden hiervoor was dat het mandaat in 2011 nog geen twee maand had geduurd. Gezien die beslissing van de algemene vergadering wordt een speciale voorziening toegevoegd. j. In afwijking van § 7 van dit artikel loopt het mandaat van de raad van bestuur die op 20/11/2011 werd verkozen, tot de algemene vergadering van 2014.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.16

Artikel 13

Artikel 13 wordt geschrapt, aangezien het reeds is vervat in de nieuwe versie van artikel 2, b. 2.17

Artikel 14

Wordt artikel 11. Is wettelijk verplicht, zie de wet, artikel 2, paragraaf 9. MSCR 9.1 en MSCR 9.2 zijn beide verplicht. Dit artikel werd als onvoldoende beschouwd door MIL. MSCR 9.1 en MSCR 9.2 staan in artikel 11 paragraaf 1. 2.17.1 Artikel 11 eerste paragraaf De oude tekst: Ingeval van ontbinding benoemt de Algemene Vergadering een of meerdere vereffenaars en bepaalt hun bevoegdheden. Na vereffening van de passiva, worden de waarden en goederen van de ontbonden vereniging als gift toegewezen aan een vereniging of een stichting met een gelijkaardig doel en onbaatzuchtig oogmerk.

Wordt vervangen door de hiernavolgende teksten: paragrafen 1, 2 en 3. § 1. Algemeen a. De vereniging wordt ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering indien daarbij aan de voorwaarden van §2 van dit artikel is voldaan, of b. Indien de intrekking van de erkenning van de vereniging als nationale Mensa door de internationale organisatie Mensa is gebeurd, wordt een algemene vergadering samengeroepen binnen de 90 dagen, die moet beslissen over de ontbinding van de vereniging.

2.17.2 Artikel 11 tweede paragraaf § 2. Voorwaarden voor de ontbinding door de algemene vergadering Bij ontbinding van de vereniging door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering zijn de volgende voorwaarden van toepassing: a. Het besluit tot ontbinding van de vereniging moet worden genomen met ten minste vier vijfde van het aantal uitgebrachte stemmen tijdens een algemene vergadering waar ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. b. Indien het vereiste aantal leden niet op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is, kan op een volgende te houden algemene vergadering alsnog, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden op deze vergadering, met een vier vijfde meerderheid van de uitgebrachte stemmen tot ontbinding worden besloten. c. Bij de oproeping tot de in de leden a en b van dit artikel bedoelde vergaderingen moet worden meegedeeld dat er aan de vergadering zal worden voorgesteld de vereniging te ontbinden.

In punt b wijken we af van de Nederlandse statuten omdat de wet in art. 20 stelt dat de ontbinding dezelfde regels volgt als het wijzigen van het doel. Op de tweede algemene vergadering moet gestemd worden met een viervijfdemeerderheid (zie wet Artikel 20 dat verwijst naar artikel 8, vierde lid).

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.17.3 Artikel 11 derde paragraaf De volgende tekst wordt toegevoegd. De eerste zin is een verplichte vermelding van MIL. De tekst die daarna volgt is de wettelijke verplichting. § 3. Vereffening a. Wanneer de vereniging wordt ontbonden, wordt haar actief gebruikt om eventuele schulden te vereffenen. Bij de uitkering van een eventueel batig saldo van de ontbonden vereniging gelden de volgende regels: a.1 het batig saldo moet worden uitgekeerd aan een rechtspersoon of aan rechtspersonen in België; a.2 de doelstellingen van deze rechtsperso(o)n(en) moeten zoveel mogelijk overeenkomen met het doel van de vereniging. b. De bestemming van een eventueel batig saldo van de ontbonden vereniging wordt bepaald door de algemene vergadering op voorstel van de raad van bestuur. Indien en voor zover een dergelijke aanwijzing niet heeft plaatsgehad of niet meer uitgevoerd kan worden, wordt op verzoek van de vereffenaar(s) het batig saldo besteed overeenkomstig een doel, bepaald door de rechter binnen wiens gebied de zetel van de vereniging is gelegen. c. Indien bij een besluit tot ontbinding geen vereffenaars zijn aangewezen, geschiedt de vereffening door de raad van bestuur. d. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zo veel mogelijk van kracht. e. Gedurende de vereffening moet de vermelding ‘in vereffening’ toegevoegd worden aan de naam op alle stukken en aankondigingen die vanaf dan van de vereniging uitgaan.

§4 werd expliciet door MIL gevraagd. §4 Verhouding tegenover Mensa International a. Alle archieven met betrekking tot leden en testen worden terug overgemaakt aan Mensa International Limited b. De algemene vergadering moet beslissen wat er gebeurt met al de rechten op de naam Mensa en het logo, met inachtneming van de bepalingen van artikel 9 §7.

MIL had gevraagd om de naam en het logo over te dragen bij niet-erkenning en bij ontbindingen. De tekst is nu dat enkel bij besluit van de algemene vergadering de naam en het logo kunnen worden overgedragen en dit enkel wanneer de vereniging ontbonden wordt. Een eenvoudig besluit van de algemene vergadering kan niet.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.18

Nieuw artikel 12 betreffende geschillen (verplicht)

MSCR 7.1 voor a., MSCR 7.2 voor b. MIL wilde echter ook dat de te volgen procedure duidelijk werd uitgeschreven. Daarenboven is het beter duidelijk te zijn over de procedure, zodat dit achteraf niet wordt gebruikt om achterpoortjes te vinden. §1 Geschillen a. Indien een lid een verschil van mening heeft met het bestuur, een commissie of enig ander lid over activiteiten of handelingen die voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging, of zeer ernstig hinder ondervindt van gedragingen of handelingen van een ander lid, zullen alle middelen binnen de vereniging of de internationale organisatie Mensa gebruikt worden om het geschil bij te leggen of om de hinder te doen stoppen. b. Alle geschillen moeten worden voorgelegd aan de ombudsman. c. Indien de in lid a bedoelde middelen niet volledig benut en wegen buiten de vereniging bewandeld worden, kan dit beschouwd worden als onredelijke benadeling van de vereniging. §2 Misdragingen tijdens een activiteit a. Wanneer een lid zich tijdens een activiteit van de vereniging niet gedraagt volgens de afspraken die gelden voor die activiteit, dan kan hij daarop worden aangesproken door elk ander aanwezig lid. b. Bij overtredingen kan de verantwoordelijke voor deze activiteit het zich misdragend lid uitsluiten voor de rest van deze activiteit. c. Onder “de rest van deze activiteit” wordt verstaan voor de rest van die dag, die avond, dat weekend of hoe lang deze activiteit ook aaneensluitend duurt. d. Bij uitsluiting zorgt de verantwoordelijke dat de raad van bestuur en de ombudsman op de hoogte worden gebracht, opdat deze de situatie verder opvolgen. e Ongeacht of er een uitsluiting was of niet staat het alle leden vrij om de feiten te melden bij de raad van bestuur en de ombudsman. §3 Elektronische communicatiemedia a. Wanneer een lid zich op een forum of een mailinglijst (of andere elektronische communicatiemedia) van de vereniging niet gedraagt volgens de regels, dan kan hij daarop worden aangesproken door elk ander aanwezig lid. b. Bij overtredingen kan een door de raad van bestuur aangestelde moderator het zich misdragend lid onder moderatie plaatsen of de toegang ontzeggen gedurende één week tot drie maand. c. Wanneer de toegang ontzegd wordt zorgt, de moderator dat de raad van bestuur en de ombudsman op de hoogte worden gebracht, opdat deze de situatie verder opvolgen. d. Ongeacht of de toegang ontzegd was of niet, staat het alle leden vrij om de feiten te melden bij de raad van bestuur en de ombudsman. §4 Waarschuwing voor overtredingen a.1 Indien een lid zich niet houdt aan de bepalingen van artikel 6, § 4, wordt de volgende tuchtprocedure voorzien. a.2 Vooraleer een beslissing genomen wordt in de tuchtprocedure krijgt de betrokkene de kans om zich te verweren in een mondeling gesprek met de raad van bestuur en de ombudsman. a.3 Op basis van dit gesprek zal de raad van bestuur in overleg met de ombudsman beslissen welke de volgende stappen zijn in de tuchtprocedure. b. Indien het gesprek geen uitkomst biedt of in het geval het lid zich nog steeds niet bereid toont zich te houden aan de bepalingen van artikel 6, § 4, zal de raad van bestuur óf de ombudsman een schriftelijke waarschuwing sturen, waarin wordt verduidelijkt welk reglement het lid heeft overtreden. c. Indien het lid binnen een termijn van een jaar, te tellen vanaf de datum van de eerste waarschuwing opnieuw een reglement heeft overtreden, gelden de bepalingen van § 5. §5 Schorsing a. De raad van bestuur kan een lid schorsen indien óf a.1 de voorwaarde in §1, punt c is vervuld a.2 de voorwaarde in §4, punt c is vervuld b. Het lid wordt schriftelijk op de hoogte gesteld door de raad van bestuur. c. Het geschorste lid moet bemiddeling aanvaarden van de ombudsman van de vereniging. d. De schorsing blijft lopen zolang de zaak hangende is bij de ombudsman, met een maximum van 1 jaar. e. Het lid kan tegen de schorsing beroep aantekenen bij de ombudsman. f.1 De raad van bestuur zal alle lokale verantwoordelijken, de verantwoordelijken van de SIG’s en andere belanghebbenden binnen de vereniging op de hoogte brengen van de schorsing. f.2 Schorsen betekent dat het lid niet meer mag deelnemen aan de activiteiten van de vereniging. f.3 Het betekent ook dat de toegang tot de website, het ledenblad en de elektronische communicatiemedia wordt ontzegd. g.1 Indien het lid tijdens de schorsing of binnen het jaar na het aflopen van een eerdere schorsing opnieuw een reglement overtreedt zoals bedoeld in §1, punt c of in §4, punt c, dan kan de raad van bestuur een bijkomende schorsing opleggen, zonder voorafgaande waarschuwing.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


g.2 Het geschorste lid moet bij de tweede schorsing een bemiddeling aanvaarden van de ombudsman van de vereniging. g.3 Ook nu worden de personen bedoeld in punt f. 1 op de hoogte gebracht. h.1 Bij een schorsing volgens punt g kan aan de agenda van de eerstvolgende AV een punt worden toegevoegd om te beslissen over de uitsluiting van het lid. Indien dit het geval is, dan wordt het lid hierop gewezen in de schriftelijke mededeling van schorsing. h.2a Als beroepsmogelijkheid kan het lid zich verdedigen op de algemene vergadering. h.2b Een schriftelijke verklaring kan worden opgestuurd binnen de termijn zoals bepaald in artikel 8 §1.b. De schriftelijke verklaring zal dan op het ledengedeelte van de website geplaatst worden. h.3 Zoals bepaald in de wet, kan alleen de algemene vergadering beslissen om het lid uit te sluiten en dat met tweederdemeerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. h.4 Indien de algemene vergadering beslist tot uitsluiting, zal dit in het verslag van de algemene vergadering worden opgenomen. i. Een lid dat ooit een schorsing heeft opgelopen van een jaar, kan zich geen kandidaat meer stellen voor het bestuur, of voor commissaris . Voorbeelden van commissarissen zijn: verkiezingscommissaris, ombudsman, controleur van de rekeningen, of andere functies zoals besloten door de raad van bestuur. j. Een uitgesloten lid kan na zeven jaar aanvraag doen bij de raad van bestuur om deze uitsluiting op te heffen. De raad van bestuur voegt dan dit punt toe aan de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering waarvoor zij de agenda nog kan wijzigen. De algemene vergadering beslist met gewone meerderheid over het ongedaan maken van de uitsluiting k. Het bestuur of de ombudsman kunnen in gezamenlijk besluit, na op z'n minst één waarschuwing gestuurd te hebben, de betrokkene gehoord te hebben, en met het fiat van de internationale ombudsman de hierboven beschreven procedure inkorten indien het gaat om grove of heel frequente schendingen van deze statuten of het huishoudelijk reglement. Indien deze procedure wordt gevolgd, kan de raad van bestuur aan de algemene vergadering voorstellen om het lid onmiddellijk uit te sluiten. Deze beslissing vereist een tweederdemeerderheid.

Het verschil met de Nederlandse statuten, is in het feit dat de ombudsman de functie van de geschillencommissie overneemt. In paragraaf 1 gaat het erover dat elk lid de interne procedures moet volgen. In paragraaf 2 wordt bepaald hoe misdragingen op activiteiten kunnen worden aangepakt. Op deze manier zijn organisatoren van activiteiten geruggesteund door de statuten wanneer leden zich misgedragen. In paragraaf 3 wordt moderatie van de nieuwe communicatiemedia geregeld. In paragraaf 4 gaat het over waarschuwen. Belangrijk is hierbij dat één en ander schriftelijk moet gebeuren, zodat het niet zomaar een telefoongesprek is dat achteraf ontkend kan worden. In paragraaf 5 wordt de schorsing beschreven, waarbij de maximum termijnen worden vastgelegd. De schorsing kan door de raad van bestuur ook na een kortere termijn worden opgeheven. Er is ook een mogelijkheid tot beroep voorzien. We verduidelijken hier dat er eerst waarschuwingen worden verstuurd, daarna schorsing wordt uitgesproken en als ultiem middel uitsluiting kan volgen. Dit laatste kan echter alleen maar door een besluit van de algemene vergadering, zoals bepaald in de wet artikel 4, lid 6. De uitsluiting is ook maar voor zeven jaar. Het is echter het uitgesloten lid dat actie moet ondernemen om er weer bij te horen. In de Mensa Constitution, artikel III Individual Membership E1 Disciplinary action is een explusion definitief.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.19

Nieuw artikel 13 betreffende Ombudsman (niet verplicht)

Dit beantwoordt aan de niet verplichte MSCR 7.3. Het is gebaseerd op de statuten van Mensa Zweden De volgende tekst wordt opgenomen: a. De ombudsman waakt er over dat Mensa Be haar zaken doet conform deze statuten en de statuten van de internationale vereniging Mensa. Daarnaast is het ook de taak van de ombudsman om te bemiddelen, raad te geven, arbitraire of ongeoorloofde acties van leden van de raad van bestuur , gewone leden of andere instanties binnen de vereniging te bekritiseren en te beslissen in geschillen binnen de vereniging. b. De ombudsman zal feiten en bewijzen verzamelen betreffende eender welk geschil of beschuldiging, zal hoorzittingen organiseren indien hij/zij dit nodig acht en zal zijn/haar bevindingen en conclusies uitvaardigen. De ombudsman zal verslag uitbrengen aan alle betrokken partijen en zal aanbevelingen doen voor sancties of andere maatregelen. De ombudsman beslist of zijn/haar bevindingen en conclusies bekendgemaakt zullen worden aan anderen dan de betrokken partijen en de raad van bestuur. c. Mocht de ombudsman niet in staat blijken in het geschil te bemiddelen, dan mag de hulp van de internationale ombudsman ingeroepen worden. d. De ombudsman moet een volwaardig lid zijn en mag geen lid zijn van de raad van bestuur of een andere functie uitoefenen binnen de vereniging en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben op het moment van zijn kandidatuur en mag nooit een schorsing van één jaar hebben gehad. e. De verkiezingscommissie organiseert de verkiezing van de ombudsman tijdens de algemene vergadering waarop de raad van bestuur verkozen wordt, elke twee jaar. f. Een ombudsman kan voor maximaal drie opeenvolgende periodes van twee jaar zetelen. g. De ombudsman kan worden ontslagen door de algemene vergadering of kan zelf ontslag nemen. Indien de algemene vergadering besluit de ombudsman te ontslaan, moet dit gebeuren met een tweederdemeerderheid. De algemene vergadering kiest naast de ombudsman ook een vervanger. Indien de ombudsman ontslag neemt op een ander tijdstip dan de algemene vergadering, zal de vervanger ombudsman zijn tot de volgende verkiezing van de ombudsman. De tijd dat deze vervanger ombudsman is geweest, telt mee in de regel voor drie periodes.

2.20

Nieuw artikel 14 betreffende SIG’s en lokale groepen (niet verplicht)

Dit artikel beantwoordt aan MSCR 6.1 Provisions permitting the National Committee to organize or recognize local groups of members to facilitate activities en MSCR 6.2 Provisions for establishing Special Interest Groups. We spreken over een minimum van vijf leden om een wildgroei aan SIG’s (cfr. Mensa Nederland) te voorkomen. De volgende tekst wordt bijgevoegd: a. Vijf of meer leden die een gemeenschappelijke interesse hebben kunnen daarvoor een Speciale Interesse Groep (SIG) oprichten. b. Ieder lid van de vereniging heeft het recht lid te worden van elke reeds bestaande SIG. c. De structuur, de leiding en de activiteiten van iedere SIG worden bepaald door de leden van de betreffende SIG. De organisatie moet financieel onafhankelijk zijn van de vereniging. d. Het is een SIG, noch enig ander Mensa lid in eender welke hoedanigheid dan ook, toegestaan de naam ‘Mensa’, het Mensa-beeldmerk of het gedeponeerde symbool ‘M’ te gebruiken, tenzij het bestuur daartoe toestemming heeft verleend.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.21

Nieuw artikel 15 betreffende Wijziging statuten (verplicht)

Dit beantwoordt aan MSCR 8.1 en MSCR 8.2. De volgende tekst wordt toegevoegd: § 1. Voorstellen tot statutenwijziging Bij de totstandkoming van voorstellen tot statutenwijziging wordt de volgende procedure gevolgd: a. Alle voorgestelde wijzigingen worden vooraf getoetst aan de Minimum Standard Constitutional Requirements, vastgesteld door de internationale organisatie Mensa. De Minimum Standard Constitutional Requirements bevat eisen waaraan statuten van bij de internationale organisatie Mensa aangesloten verenigingen moeten voldoen. b. Als een voorgestelde wijziging niet aan de verplichte eisen van de Minimum Standard Constitutional Requirements voldoet, wordt het voorstel na overleg met de indiener aangepast. c. Er wordt eveneens onderzocht of de statuten als geheel aan de verplichte Minimum Standard Constitutional Requirements voldoen en of er, bijvoorbeeld, sinds de laatste statutenwijziging wijzigingen in de verplichte Minimum Standard Constitutional Requirements zijn geweest die nog niet in de statuten zijn verwerkt. Eventueel hieruit voortvloeiende wijzigingen worden opgenomen in de voorgestelde statutenwijziging. d. Het op bovenbeschreven wijze tot stand gekomen voorstel tot statutenwijziging wordt vervolgens voorgelegd aan de constitution review officer van de International Board of Directors van de internationale organisatie Mensa. Enkel na diens akkoord mag de wijziging ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd. e. Zodra de wijzigingen in de minimale standaarden van statuten van Mensa International worden bekendgemaakt aan het bestuur, zal het bestuur deze wijzigingen verwerken en voorstellen op de eerstvolgende algemene vergadering, voorzover er een termijn van negentig dagen is tussen het aankomen van de gevraagde wijzigingen en de eerstvolgende algemene vergadering. Indien de wijzigingen binnen een termijn van negentig dagen aan het bestuur wordt gemeld, worden deze wijzigingen voorgesteld op de algemene vergadering die daarop volgt. § 2. Besluiten tot statutenwijziging a. De statuten kunnen slechts worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat een statutenwijziging voorgelegd zal worden. b. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste eenentwintig dagen voor de vergadering dit voorstel aan de leden bekendmaken in het verenigingsblad of per schriftelijke mededeling. De woordelijke tekst van de voorgedragen wijziging zal ten minste veertien dagen voor de algemene vergadering voor leden beschikbaar zijn. c. Het stemmen op de algemene vergadering gebeurt zoals bepaald in artikel 8 van deze statuten. § 3. Inwerkingtreding van wijzigingen van de statuten Een statutenwijziging treedt in werking na de publicatie in de bijlagen van het Staatsblad. Daarna wordt dit meegedeeld in het verenigingsblad. Iedere bestuurder is bevoegd om tot publicatie over te gaan in de bijlagen in het Staatsblad.

§2 artikel c wijkt af van de Nederlandse tekst, vermits het stemmen op de algemene vergadering reeds geregeld is in artikel 11, e 2. §3 wijkt af van de Nederlandse tekst, vermits er geen notariële akte moet zijn, enkel publicatie in de bijlagen van het Staatsblad. 2.22

Nieuw artikel 16 betreffende het huishoudelijk reglement (niet verplicht)

a. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen. b. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, of met de statuten. c. De wijziging van het huishoudelijk reglement geschiedt door een besluit van de algemene vergadering. d. Het huishoudelijk reglement of een wijziging daarvan treedt in werking zodra het verslag van de algemene vergadering is bekendgemaakt zoals in artikel 8 §2 h van deze statuten.

Punt d wijkt af van de Nederlandse statuten, vermits we hier verwijzen naar een verplichte publicatie van het verslag in artikel 11 g van deze statuten.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


2.23

Nieuw Artikel 17 betreffende Controleur van de rekeningen (niet verplicht)

De wet stelt in artikel 17 paragraaf 5 dat een controleur van de rekeningen alleen verplicht is wanneer de vereniging 100 werknemers heeft of wanneer voldaan is aan twee van de volgende criteria: 50 werknemers, bedragen van 6,25 miljoen euro ontvangsten zonder BTW, balanstotaal van 3,125 miljoen euro. Die controleur moet daarenboven van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren zijn. Het is nochtans raadzaam zo een functie te hebben opdat: - het een vorm van openheid geeft - een externe controle maakt dat de penningmeester weet dat er controle is en daardoor zal die minder geneigd zijn de procedures niet correct toe te passen. - de AV kiest de controleur en hiermee delegeren de individuele leden hun controlebevoegdheid naar 1 persoon zodat niet elk lid zomaar kan vragen om alle stukken in te kijken. a. De controleur van de rekeningen controleert de jaarrekening, opgesteld door de raad van bestuur. b. Elk jaar, voor de kwijting van de bestuurders, brengt de controleur verslag uit op de algemene vergadering. c. Het verslag van de controleur wordt bijgevoegd in het verslag van de algemene vergadering. d. De controleur van de rekeningen moet een volwaardig lid zijn en mag geen lid zijn van de raad van bestuur of een andere functie uitoefenen binnen de vereniging en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben op het moment van zijn kandidatuur en mag nooit een schorsing van één jaar hebben gehad. e. De verkiezingscommissie organiseert de verkiezing van de controleur van de rekeningen tijdens de algemene vergadering waarop de raad van bestuur verkozen wordt, elke twee jaar. f. Een controleur van de rekeningen kan voor maximaal drie opeenvolgende periodes van twee jaar zetelen.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3. Statuten 3.1 Inleidende tekst De ondergetekenden: 1. François Chatelain, wonende in de Alsembergsesteenweg 129 te 1630 Linkebeek (België), Belg; 2. Jean Marc De Vos, wonende in de rue Joseph Clokers 76 te 4041 Vottem (België), Belg; 3. Peter Kravanja, wonende in de Boomkwekerijstraat 14/1 te 1000 Brussel (België), Belg; 4. Filip Troch, wonende in de J. Lipsiusstraat 20/204 te 3000 Leuven (België), Belg; 5. Alain Van Kerckhoven, wonende in de Broustinlaan 110 te 1083 Ganshoren (België), Belg handelend in eigen naam, hebben als volgt de statuten vastgelegd van een tussen hen, en voor al wie er later lid van wordt, opgerichte vereniging zonder winstoogmerk conform de wet van 11 december 2002. 3.2 Artikel 1 Naam a. De benaming van de vereniging is “Mensa Be”. b. De zetel van de vereniging is gevestigd in de Van Overbekelaan 13 te 1083 Ganshoren, rechtsarrondissement Brussel. c. De vereniging is opgericht voor onbeperkte duur. Ze kan te allen tijde ontbonden worden. 3.3 Artikel 2 Algemeen a. Mensa Be is een vzw naar Belgisch recht. b. Het verenigingsjaar loopt van één januari tot en met eenendertig december. c. ‘Mensa Be’ valt als aangesloten vereniging onder de constitutie van de internationale organisatie Mensa, voor zover dit niet in strijd is met de Belgische wet. 3.4 Artikel 3 Doel De doelstelling van de vereniging is: a. de onderlinge contacten van personen met een hoge algemene intelligentie bevorderen; b. de belangen van personen met een hoge algemene intelligentie behartigen; c. de ideeën en interesses van haar leden een ruimere ontplooiingsmogelijkheid bieden; d. medewerking verlenen aan algemeen onderzoek op het gebied van intelligentie en dergelijk onderzoek stimuleren. 3.5 Artikel 4 Middelen De vereniging tracht dit doel te bereiken door: a. de contacten tussen de leden uit alle lagen van de bevolking te bevorderen; b. lezingen, discussies en bijeenkomsten te organiseren; c. onderzoek te doen naar meningen en standpunten van haar leden; d. andere, niet met de wet in strijd zijnde middelen. 3.6 Artikel 5 Beleid a. De vereniging voert een beleid dat niet in strijd is met de constitutie van de internationale organisatie Mensa. De vereniging zal geen doel hebben dat ten nadele is van de mensheid. b. De vereniging onthoudt zich van een mening als zijnde de mening van Mensa en zal geen politieke actie ondernemen of enige ideologische, filosofische, politieke of godsdienstige binding aangaan. De publicatie van de resultaten van een onderzoek van of door de vereniging wordt niet als politieke actie beschouwd. c. Leden of ledengroepen kunnen meningen uiten als lid van de vereniging indien zij daarbij duidelijk maken dat zij niet namens de vereniging als organisatie spreken. d. De vereniging heeft geen winstoogmerk.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.7 Artikel 6 Lidmaatschap §1 Algemeen a. Het aantal leden is onbeperkt. Het minimumaantal is bepaald op 5. b. Ieder lid is verplicht een jaarlijkse bijdrage te betalen waarvoor de onderstaande punten gelden: b.1 de jaarlijkse bijdrage - vastgesteld door de raad van bestuur - moet uiterlijk binnen dertig dagen na de aanvang van het verenigingsjaar op de rekening van de vereniging staan; b.2 bij de toetreding in de loop van het verenigingsjaar is voor de rest van het jaar een deel van de jaarbijdrage verschuldigd. De toetreding is een feit nadat de bijdrage op de rekening van de vereniging staat. b.3 Het bestuur kan om uitzonderlijke redenen een vermindering van de bijdrage toestaan. Elk lid dat hier gebruik van wil maken, richt een gemotiveerd verzoek aan het bestuur. c. de jaarlijkse bijdrage mag niet hoger zijn dan € 1500. §2 Voorwaarden voor het lidmaatschap a. Het lidmaatschap staat open voor iedere meerderjarige die een score heeft behaald binnen de hoogste twee procent van de algehele bevolking, op een intelligentietest die door de Internationale Supervisory Psychologist is goedgekeurd en die behoorlijk werd uitgevoerd en begeleid. Er is geen andere voorwaarde voor het initiële lidmaatschap. b. Men kan als lid van de vereniging worden toegelaten als aan één van de volgende voorwaarden is voldaan: b.1. het voorleggen van een bevestiging met een strekking als bedoeld onder lid a van dit artikel van een gekwalificeerd psycholoog, hetgeen beoordeeld zal worden door de psychologen hiertoe aangewezen door de vereniging. b.2 het voldoen aan een daartoe geëigende test onder toezicht van psychologen hiertoe aangewezen door de vereniging, die aanvaard zijn door de Internationale Supervisory Psychologist en met inachtneming van de richtlijnen van de internationale organisatie Mensa. b.3 het tonen van een bewijs dat men reeds lid is of was van een andere Mensavereniging, met inachtneming van §3, b2 en b3 van dit artikel. c. Zodra een schriftelijke verklaring door het bestuur is ontvangen, is de voorwaarde voor het lidmaatschap vervuld. §3 Lidgeld a. De leden van de vereniging zijn diegenen die op grond van de statuten tot de vereniging zijn toegelaten. Alle volwaardige leden in de zin van lid b van dit artikel en deze paragraaf hebben dezelfde rechten. b. Een volwaardig lid van de vereniging is een lid dat: b.1 het lidgeld heeft betaald en b.2 niet onderworpen is aan enige sanctie of schorsing, opgelegd door de vereniging, een andere nationale Mensa of de internationale organisatie Mensa. b.3 niet levenslang geschorst is door een van hogervermelde entiteiten. b.4 de toestemming geeft om zijn naam en adres op te nemen in de officiële lijsten van Mensa Be en van Mensa International. c. Waar in deze statuten wordt gesproken van lid of leden van de vereniging is/zijn daarmee een lid of leden als omschreven in lid a van dit artikel en deze paragraaf bedoeld, tenzij het tegendeel uitdrukkelijk blijkt. § 4 Reglementen a. De leden van de vereniging moeten de statuten en het huishoudelijk reglement kennen en naleven. De statuten en het huishoudelijk reglement zijn beschikbaar op de website van de vereniging of kunnen op eenvoudig schriftelijk verzoek bij de raad van bestuur bekomen worden. b. De leden van de vereniging moeten de statuten van Mensa International (ook bekend als de Mensa Constitution) en het huishoudelijk reglement van Mensa International (ook bekend als de ASIE’s) kennen en naleven. De statuten en het huishoudelijk reglement zijn beschikbaar op de website van de vereniging of kunnen op eenvoudig schriftelijk verzoek bij de raad van bestuur bekomen worden. § 5 Ontslag en beëindiging lidmaatschap a.1 Een lid wordt geacht ontslag te hebben genomen wanneer het lidgeld niet wordt betaald binnen de door de raad van bestuur voorziene termijn. a.2 Het lidmaatschap neemt aanvang zodra de bijdrage van het lid op de rekening van de vereniging staat. a.3 De periode van niet-betaling betekent een onderbreking van het lidmaatschap zoals bedoeld in artikel 9.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


b. De algemene vergadering kan een lid uitsluiten met inachtneming van de bepalingen in artikel 12. c. Het lidmaatschap eindigt op verzoek van het lid met onmiddellijke ingang, met handhaving van de bepalingen in de wet en zonder teruggave van het betaalde lidgeld. d. Het lidmaatschap eindigt voorts zoals in de wet is omschreven. 3.8 Artikel 7 De international society Mensa a. Uit hoofde van de aansluiting bij de internationale organisatie Mensa mag de vereniging de naam ‘Mensa’ en het bijbehorende beeldmerk gebruiken. Deze toestemming is verleend door de internationale organisatie Mensa en door Mensa International Limited, de eigenaar van de naam en het beeldmerk. Een deel van de inkomsten van de vereniging zal worden afgedragen aan Mensa International Limited. De hoogte van het af te dragen bedrag wordt vastgesteld door de International Board of Directors (IBD) van de internationale organisatie Mensa. b. Leden van andere Mensa’s of leden van de internationale organisatie Mensa hebben het recht door de vereniging georganiseerde activiteiten bij te wonen. Ze hebben toegang tot de website en alle digitale communicatiemedia behalve deze die strikt voor de leden van Mensa Be zijn voorbehouden. Zij hebben echter geen stemrecht en kunnen geen deel uitmaken van de raad van bestuur van de vereniging.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.9 Artikel 8 Algemene vergadering §1 Grondbeginsel a. In overeenstemming met de Mensa Constitution zullen alle leden de mogelijkheid hebben om te stemmen op de algemene vergadering, ook al zijn ze niet fysiek aanwezig. Leden kunnen daarom ook per post stemmen zoals beschreven in §3, of per volmacht zoals beschreven in punt j. b. Voor beslissingen die op de algemene vergadering worden genomen, zal voor- en tegenstanders de mogelijkheid worden geboden hun standpunten te verduidelijken. Indien mogelijk gebeurt dit in de oproep voor de algemene vergadering of op de website om ook mensen te informeren die per post stemmen. Anders ten laatste op de algemene vergadering zelf voorafgaand aan de stemming, waarbij uiteraard enkel de aanwezigen nog overtuigd kunnen worden. c. Op het stembiljet zullen geen aanbevelingen staan over hoe de leden moeten stemmen. § 2 Normale werking a. Elk jaar heeft er tenminste één statutaire algemene ledenvergadering plaats. Telkens de raad van bestuur daartoe besluit of als de wet dit voorschrijft, vindt er een buitengewone algemene vergadering plaats. b. De statutaire algemene vergadering komt samen in België vóór 1 april van elk jaar en moet de rekeningen van het afgelopen jaar en het voorziene budget voor het volgende boekjaar - beide opgesteld door de raad van bestuur - goed- of afkeuren. c. Zoals bepaald in de wet, kan een algemene vergadering ook gevraagd worden door een vijfde van de leden van de vereniging. c.1 Het totaal aantal leden wordt bepaald door het aantal leden dat lid was op het moment van de datum van de brief. c.2 De groep die de algemene vergadering vraagt, zal een aangetekende brief en een e-mail zenden naar de raad van bestuur. De raad van bestuur moet dan binnen een termijn van 90 dagen een algemene vergadering inrichten. c.3. Indien een vijfde niet wordt gehaald, wordt dit bekendgemaakt door middel van een aangetekende brief en een e-mail aan de persoon die de brief heeft ondertekend en een aankondiging binnen de 30 dagen op de website van de vereniging. d. De oproeping wordt verstuurd door de voorzitter of de secretaris van de vereniging. Dit gebeurt door middel van een brief met vermelding van de agenda. De brief wordt ten minste zes weken voor de datum van de algemene vergadering verstuurd. e.De algemene vergadering is bevoegd voor alle in de wet voorziene gevallen en voor elke zaak waarover de raad van bestuur wenst te beraadslagen en eventueel de leden wenst te laten stemmen en voor de artikelen van de voorliggende statuten waarvoor haar bevoegdheid werd ingesteld. f. Het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden wordt bepaald door het totaal aantal op de algemene vergadering uitgereikte sets stembiljetten, vermeerderd met het aantal leden dat een stem per post heeft verstuurd die niet vernietigd is volgens § 3.m. g. Indien de agenda onderwerpen bevat waarvoor een wettelijk quorum vereist is, zoals bijvoorbeeld twee derde bij § 4.a punt 2 en 3, zal deze vereiste uitgebreid worden tot de volledige agenda. Indien het quorum, berekend door deling van het getal uit punt f door het aantal leden van de vereniging op het moment van de algemene vergadering, niet wordt gehaald, wordt de vergadering afgesloten en wordt er binnen een termijn van maximaal dertig dagen - en minimaal vijftien - een tweede algemene vergadering bijeengeroepen. Op deze tweede algemene vergadering is geen quorum vereist en de beslissingen worden er genomen zoals bepaald in § 4 van ditzelfde artikel, of voor verkiezingen in artikel 10. h. De beslissingen van de algemene vergadering zullen op het ledengedeelte van de website worden gepubliceerd, ten laatste dertig dagen na het houden van de algemene vergadering. Leden die geen toegang hebben tot het internet kunnen op aanvraag bij één van de leden van de raad van bestuur een kopie van de beslissingen via de post toegestuurd krijgen op het adres gekend door de raad van bestuur. i. Op de algemene vergadering kan alleen beslist worden over punten die op de agenda staan. i.1. Extra agendapunten worden toegevoegd indien een twintigste van de leden daarom vraagt. Het totaal aantal leden wordt bepaald zoals vermeld in lid c.1 van deze paragraaf. i.2. Een agendapunt wordt enkel aanvaard indien het wordt geschreven op het daartoe bestemde formulier. Dit formulier kan worden gedownload van de website of worden opgestuurd met de post op aanvraag bij de raad van bestuur.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


i.3. Het agendapunt moet ten laatste drie weken voor de algemene vergadering aankomen op de administratieve zetel. i.4. De aangepaste agenda wordt twee weken voor de algemene vergadering opgestuurd naar alle leden. j. Leden kunnen ook stemmen per volmacht j.1. a Elk aanwezig lid op de algemene vergadering krijgt naast zijn eigen set stembiljetten een extra set voor elke volmacht die hij voorlegt. j.1. b Daarnaast krijgt dit lid ook rode en groene kaarten zoals bepaald in §5 van dit artikel. j.2. Het aantal volmachten is beperkt tot drie. j.3. Volmachten worden alleen aanvaard als ze op het daartoe geëigende document zijn geschreven. j.4. Dit document kan van de website gedownload worden of verkregen worden op aanvraag bij de raad van bestuur. j.5. De volmacht vermeldt welk lid de volmacht geeft, aan wie de volmacht gegeven wordt, de datum van de algemene vergadering, de gedateerde handtekening van het lid dat de volmacht geeft en eventueel de code uit §3.b indien het betreffende lid reeds eerder een stem per post had verstuurd die het wenst te annuleren. j.6. Zoals beschreven in §3.m, wordt de volmacht niet aanvaard indien van het lid reeds een stem per post werd ontvangen die niet geïdentificeerd kan worden ter annulatie. k. Geschorste leden kunnen aan geen enkele stemming deelnemen, niet door aanwezigheid en niet per post en niet per volmacht. Ze kunnen ook geen volmacht krijgen van een ander lid. l. Stemmingen voor verkiezingen van bestuursleden en van alle soorten commissarissen, inclusief ombudsman en controleur van de rekeningen, volgen de procedure voorzien in artikel 10. Alle andere stemmingen volgen de procedure voorzien in §4, §5 en §6 van dit artikel. Het versturen van stemmen per post voor zowel verkiezingen als andere zaken wordt beschreven in §3. §3 Versturen van stemformulieren per post a. Bij de oproepingsbrief voor de algemene vergadering zit een stembiljet dat gebruikt kan worden om per post te stemmen, een vooraf geadresseerde envelop om de stem in terug te sturen en een etiket met identificatiegegevens van het lid om de envelop mee te verzegelen. b. Bovenaan het stembiljet is een vak voorzien waarin het lid een zelf willekeurig gekozen persoonlijke code moet schrijven. Een biljet zonder code is ongeldig. Deze code mag letters, cijfers en leestekens bevatten zoals het lid zelf verkiest. Het is de bedoeling dat deze codes zo veel mogelijk uniek zijn, hoewel dit geen absolute vereiste is. Indien twee leden toevallig dezelfde code kiezen, kan de stem normaal behandeld worden doch kan het lid mogelijk later zijn stem niet annuleren zoals beschreven in m.5. c. De rest van het stembiljet heeft dezelfde vorm als voor schriftelijke stemmingen ter plaatse, zoals beschreven in §5 en in artikel 10 §2. Het biljet bevat alle agendapunten van de volledige algemene vergadering. d. Voor het versturen moet verplicht gebruikt gemaakt worden van het biljet en de envelop beschreven in punt a, waarbij de envelop verzegeld wordt met het etiket uit datzelfde punt a en gehandtekend wordt over de grens tussen envelop en etiket. Anders is de stem niet geldig. e. Elk lid dat een stem per post verstuurt, dient dit per e-mail te melden aan de voorzitter van de verkiezingscommissie, beschreven in artikel 10 §1, naar het e-mailadres dat vermeld staat in de oproepingsbrief. f.1 De enveloppen zijn geadresseerd aan een persoon hiertoe aangesteld door de raad van bestuur, die geen lid is van de verkiezingscommissie. f.2 Deze persoon hoeft niet noodzakelijk lid te zijn van de vereniging doch mag, indien hij wel lid is, geen commissaris of bestuurslid zijn, moet als effectief lid van Mensa Be in orde zijn met het lidgeld op het ogenblik van zijn aanstelling en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben. f.3 Deze geeft aan de voorzitter van de verkiezingscommissie de lidnummers door van de leden waarvan hij een stemenvelop ontvangen heeft en houdt deze nummers zelf ook bij in een lijst. g. De voorzitter van de verkiezingscommissie bevestigt aan het lid per e-mail de ontvangst van zowel de e-mail als de envelop. Hij stuurt dit bericht ook aan alle eventuele andere e-mailadressen die van dit lid in de database bekend zijn. h. Indien de procedure van bevestiging via e-mail niet kan toegepast worden, bijvoorbeeld omdat het lid geen toegang heeft tot internet, zal met de verkiezingscommissie een andere methode overeengekomen worden om het versturen en het ontvangen van de envelop te bevestigen, op een manier die zekerheid biedt dat een ander lid zich niet kan uitgeven voor dit lid. i. Indien een stemenvelop ontvangen wordt zonder dat er een e-mail van het lid ontvangen is, wordt per e-mail bevestiging van het lid gevraagd. Indien dit niet lukt of indien er geen e-mailadres bekend

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


is, worden de bepalingen in lid h toegepast. Indien op de datum van de algemene vergadering nog steeds geen bevestiging verkregen is, wordt de stem vernietigd. j. Elke per post verstuurde envelop moet ten laatste zeven kalenderdagen voorafgaand aan de algemene vergadering verstuurd worden. De poststempel geldt als bewijs. Elke later verstuurde envelop wordt geweigerd en het lid wordt hiervan geïnformeerd via e-mail of indien dat niet lukt, via telefoon of per gewone brief. k. De ontvanger uit punt f bezorgt de enveloppen ongeopend aan de verkiezingscommissie. l. De verkiezingscommissie opent de enveloppen ten vroegste twee uur voor de algemene vergadering, haalt ze willekeurig door elkaar op zodanige wijze dat niet gezien kan worden welk biljet van welk lid was en voert ze in in een elektronisch rekenblad. l.1. Voor elk stembiljet worden de code en de stemmen voor de verschillende punten ingevoerd. l.2. De leden van de verkiezingscommissie houden de stemmen voor elk agendapunt geheim totdat de aanwezigen over het betreffende punt gestemd hebben. l.3. Het rekenblad berekent tijdens de algemene vergadering bij elk agendapunt automatisch het aantal voor-stemmen, tegenstemmen en onthoudingen, alsook de stemmen voor verkiezingen zoals beschreven in artikel 10 §4.c. De totalen worden telkens opgeteld bij de stemmen van de aanwezigen en per volmacht. l.4. Het rekenblad bevat eveneens een aparte lijst waarin de lidnummers worden ingevoerd van leden die per envelop gestemd hebben. Deze lijst moet overeenkomen met de lijst uit punt f en het aantal lidnummers moet gelijk zijn aan het aantal codes. l.5. Het rekenblad wordt achteraf gepubliceerd op de website, zodat elk lid kan verifiëren dat zijn stem, met de zelfgekozen code die niemand anders kent, correct is geregistreerd en dat zijn lidnummer eveneens in de lijst staat. Ook mensen die niet gestemd hebben, kunnen verifiëren dat niemand anders een stem voor hun lidnummer heeft ingestuurd. Bovendien kan de correcte werking van de automatische telling geverifieerd worden. l.6. In afwijking van l.5 worden enkel de lidnummers en de codes zonder bijhorende stemmen gepubliceerd indien het totaal aantal ontvangen enveloppen minder is dan 5, dit om het geheim van de stemming te vrijwaren. m. Voor elk lid dat zich aanbiedt op de algemene vergadering of zich er per volmacht laat vertegenwoordigen, wordt nagekeken of er reeds een poststem voor dit lidnummer ontvangen is. Indien dit zo is, mag dit lid zijn oude stem laten vernietigen om vervolgens een nieuwe stem uit te brengen of te laten uitbrengen. m.1. Indien het lid per volmacht laat stemmen, moet het vooraf zijn persoonlijke code uit punt b op de volmacht geschreven hebben. m.2. Indien het lid persoonlijk aanwezig is, schrijft het zijn persoonlijke code uit punt b op een stuk papier. m.3. De verkiezingscommissie zoekt het biljet met de gegeven code. Indien dit wordt teruggevonden, wordt het vernietigd en gewist in het rekenblad en kan het lid alsnog stemmen als aanwezige of per volmacht. m.4. Indien het stembiljet niet wordt teruggevonden, krijgt het lid geen nieuwe stem omdat de oude niet vernietigd kan worden. m.5. Indien twee stembiljetten met dezelfde code worden teruggevonden, kijkt de verkiezingscommissie of aan de hand van het handschrift kan vastgesteld worden welke code overeenstemt met de gegeven code. Indien het juiste biljet zonder redelijke twijfel geïdentificeerd wordt, wordt gehandeld zoals in m.3. Anders zoals in m.4. n. Indien omwille van een vereist quorum een tweede algemene vergadering wordt voorzien zoals bepaald in §2.g n.1. is de uiterste verzenddatum van stemmen per post, zoals bedoeld in punt j, zeven kalenderdagen voorafgaand aan de tweede algemene vergadering n.2. gelden de ontvangen poststemmen voor beide vergaderingen indien ze minstens zeven kalenderdagen voor de eerste vergadering verstuurd zijn, en anders enkel voor de tweede. n.3. wordt een stem pas definitief vernietigd volgens punt i indien op de datum van de tweede algemene vergadering geen bevestiging verkregen is. n.4. wordt de opening van de enveloppen zoals beschreven in punt l uitgesteld totdat duidelijk is dat het quorum bereikt is, en anders tot twee uur voor de tweede vergadering. §4 Stemmingen voor zaken die geen verkiezingen zijn a. Voor het bepalen van een meerderheid wordt het aantal geldig uitgebrachte voor-stemmen gedeeld door de som van het aantal geldig uitgebrachte voor- en tegenstemmen, zonder rekening te houden met onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen. De beslissingen worden genomen zoals voorzien in de wet of elders in de statuten, onder andere

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


a.1 met een eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor lopende zaken, a.2 met een tweederdemeerderheid voor statutaire wijzigingen, a.3 met een viervijfdemeerderheid voor wijzigingen van het doel of de ontbinding van de vereniging. a.4 Voor eenvoudige meerderheden moet strikt meer dan de helft gehaald worden. Voor grotere meerderheden volstaat een evenaring van de vereiste fractie. b. De stemming door de aanwezigen gebeurt per handopsteking zoals beschreven in §5, tenzij wordt beslist tot een geheime, schriftelijke stemming volgens §6. b.1. De algemene vergadering kan beslissen tot geheime stemming voor eender welk agendapunt. Dit stemmen per geheime stemming moet echter als agendapunt worden goedgekeurd door handopsteking. b.2. Stemmingen die meer dan een eenvoudige meerderheid vereisen, gebeuren altijd schriftelijk. c. Het totaal aantal voor-stemmen, tegenstemmen, onthoudingen, blanco's en ongeldige stemmen is de som van deze aantallen stemmen in de stemming van de aanwezigen en de stemming per post. d. Aan het begin van de algemene vergadering worden drie volwaardige leden aangeduid door de algemene vergadering als tellers van de stemmen. e. Deze tellers zijn geen leden van de raad van bestuur, noch commissarissen, aangeduid of niet. § 5 Stemming met handopsteking a. De handopsteking wordt georganiseerd door groene en rode biljetten die bij het begin van de algemene vergadering worden uitgedeeld. Elk aanwezig lid op de algemene vergadering krijgt naast zijn eigen set rood en groen een extra set rood en groen voor elke volmacht die hij voorlegt. b. Groen betekent ja en rood betekent nee. c. Na oproeping tot stemming worden eerst de groene biljetten opgestoken en geteld. Daarna worden de rode opgestoken en geteld. d. Niet opsteken wordt als onthouding geteld. Het aantal onthoudingen is gelijk aan het totaal aantal uitgereikte sets biljetten bij de inschrijving, min de som van het aantal getelde groene en rode biljetten. e. Na elke handopsteking zullen de tellers uit § 4.d de gemaakte telling bekendmaken. De telling wordt georganiseerd als volgt: e.1. Elke teller krijgt zijn eigen telformulier met hokjes bestemd voor het noteren van de tellingen. Deze documenten worden voorbereid door de secretaris of een ander lid van de raad van bestuur en worden aan de tellers overhandigd bij hun aanstelling. e.2. Op elk telformulier zal de naam van de teller worden geschreven. De datum van de algemene vergadering en alle agendapunten zullen vooraf gedrukt zijn. e.3. Naast elk agendapunt op de agenda waarvoor met handopsteking gestemd wordt zijn er vier hokjes. Het eerste hokje is de persoonlijke telling van de groene kaartjes door de teller, het tweede is de overeengekomen telling van groen zoals bepaald door e.4 t/m e.7. Het derde hokje is de persoonlijke telling van rood, het vierde de overeengekomen telling van rood zoals bepaald door e.4 t/m e.7. e.4. Als de persoonlijke tellingen van de tellers niet alle drie hetzelfde zijn, zullen zij onder elkaar bepalen welke van de tellingen de correcte is. e.5. Als een gewone meerderheid van de algemene vergadering niet akkoord is met het resultaat van punt e.4, zal de handopsteking nog eens gebeuren. e.6. Er is geen beroep mogelijk tegen deze tweede handopsteking. e.7. De uiteindelijk overeengekomen telling wordt in het tweede, respectievelijk het vierde vakje ingevuld zoals bepaald in e.3. §6. Schriftelijke stemming voor zaken die geen verkiezingen zijn a. Opdat alle leden onafgezien van hun fysieke aanwezigheid alsnog zouden kunnen stemmen per post zoals beschreven in § 4.c, evenals voor het organiseren van geheime stemmingen zoals beschreven in §4.b, wordt het volgende schriftelijke stembiljet voorzien. a.1. Voor elk punt op de agenda worden twee hokjes voorzien: voor of tegen. a.2. Om voor of tegen te stemmen, wordt het betreffende hokje opgevuld. a.3. Doorhalen van hokjes mag. Indien er een hokje opgevuld is en doorgehaald, dan wordt het vakje als leeg beschouwd. a.4. Indien alle hokjes leeg zijn, dan stemt het lid voor dat agendapunt blanco. Dit geldt als een onthouding. a.5. Indien meerdere vakjes opgevuld en niet doorgehaald zijn, is de stem ongeldig. b. Bij elke stemming tellen de tellers uit § 4d elk afzonderlijk de ingediende stembiljetten. Indien hun tellingen niet overeen komen, tellen ze de biljetten opnieuw. §7. Referendum a. Een referendum wordt behandeld als een gewoon agendapunt. b. De stemming hierover wordt gedaan zoals beschreven in § 4 van dit artikel.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.10

Artikel 9 Bestuur

§1 Algemeen a. Het bestuur wordt gevormd door ten minste vijf en ten hoogste zeven leden van de vereniging en heeft de algemene leiding over de vereniging op de in de wet voorziene wijze. b. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een secretaris, een vicevoorzitter en andere bestuursleden. De precieze omschrijving van elke functie wordt beschreven in het huishoudelijk reglement. c. Twee of meer bestuursfuncties zijn niet in één persoon verenigbaar. d. De bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor de door hen verrichte werkzaamheden voor de vereniging, met uitzondering van werkelijke door hen gemaakte kosten, voor zover het bedrag redelijk is en de kosten noodzakelijk zijn voor de vereniging. Deze onkosten moeten door het voltallige bestuur met tweederdemeerderheid worden goedgekeurd. e. Alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden, horen collegiaal toe aan de raad van bestuur. De overschrijding met meer dan 10% van het goedgekeurde budget vereist echter de voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering. f. Het bestuur is verplicht over al wat onder zijn verantwoordelijkheid valt desgevraagd in een algemene vergadering opening van zaken te geven. g. Het bestuur zal minstens zes keer per verenigingsjaar samenkomen. h. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat ofwel op de volgende vergadering ofwel via elektronische media door het bestuur wordt goedgekeurd. i. Het goedgekeurde verslag wordt op de website van de vereniging gepubliceerd. §2. Zittingstermijn en vervulling van tussentijdse vacatures a. De zittingstermijn van de bestuursleden is twee jaar, waarna herverkiezing voor een nieuwe zittingstermijn van twee jaar mogelijk is. De zittingstermijn begint na de verkiezing en loopt tot de benoeming van een nieuw bestuur op de algemene vergadering twee jaar later. b. Bij het tussentijds aftreden van een bestuurslid beslist de raad van bestuur wie van de verkozen bestuursleden de vacature opvult. Indien er geen vijf bestuursleden meer zijn, wordt door de verkiezingscommissie uiterlijk binnen drie maanden na dit aftreden een nieuwe bestuursverkiezing georganiseerd om de vacatures te kunnen invullen. De zittingstermijn van de aldus gekozen bestuursleden begint onmiddellijk nadat ze zijn gekozen en eindigt op het moment dat de zittingstermijn van de betreffende afgetreden bestuursleden geëindigd zou zijn. c. Indien het gehele bestuur aftreedt, of geen nieuw voltallig bestuur is verkozen conform de bepaling van artikel 10, dient het bestaande bestuur de lopende zaken te blijven behartigen tot een nieuw bestuur is gekozen of er, conform lid d van dit artikel en deze paragraaf, door de algemene vergadering vervangers zijn benoemd. d. Indien het gehele bestuur of een meerderheid van een bestuur tijdens een algemene vergadering om welke reden dan ook aftreedt, kan de algemene vergadering voor de afgetreden bestuursleden vervangers benoemen. Deze vervangers hebben als taak de lopende zaken te behartigen en zorg te dragen dat de verkiezingen in artikel 10 worden georganiseerd. §3 Voorwaarden voor het bestuurslidmaatschap Een bestuurslid dient: a. op het moment van kandidatuurstelling ten minste drie opeenvolgende verenigingsjaren ononderbroken lid geweest zijn van de vereniging en b. een volwaardig lid te zijn zoals omschreven in artikel 6 § 3 van deze statuten op het moment van de verkiezingen. c. geen sanctie of schorsing van Mensa te hebben op het moment van zijn kandidatuur, noch ooit een schorsing van 1 jaar te hebben opgelopen, zoals bepaald in artikel 12. §4. Beëindiging en schorsing van het bestuurslidmaatschap a. Het bestuurslidmaatschap eindigt: a.1 wanneer het lidmaatschap van de vereniging van het betreffende bestuurslid op enigerlei wijze eindigt; a.2 na afloop van de zittingstermijn; a.3 op verzoek van het bestuurslid met onmiddellijke ingang; a.4 door middel van ontslag door de algemene vergadering; a.5 voorts op de in de wet vermelde wijze. b. De algemene vergadering kan een bestuurslid tijdelijk schorsen indien zij dit nodig acht. Vooraleer een dergelijk besluit wordt genomen, krijgt de betrokkene de gelegenheid zich te verdedigen.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


c. Binnen de 90 dagen moet een algemene vergadering worden georganiseerd die beslist om het bestuurslid te ontslaan of om de schorsing op te heffen. De schorsing wordt opgeheven door de verstrijking van de termijn. Gedurende de schorsing kan een bestuurslid zijn bestuurstaken niet uitoefenen. d. Indien het bestuur met een tweederdemeerderheid door de algemene vergadering wordt ontslagen, kan de algemene vergadering conform § 2 van dit artikel een waarnemend bestuur benoemen. Indien de algemene vergadering dit niet doet, blijft het ontslagen bestuur de lopende zaken behartigen. §5 Archivering a. Het bestuur zal een archief opzetten dat op zijn minst de meest relevante documenten zal bevatten betreffende de beheersbeslissingen, verkiezingen, referenda, financiële situatie, activiteiten van leden en andere wettelijke documenten. b. Hierbij een lijst (geen volledige opsomming maar de documenten hieronder zijn verplicht): b.1 Statuten en huishoudelijk reglement b. 2 Verslagen van de vergaderingen van het bestuur b. 3 Verslagen van de algemene vergaderingen b. 4 Publicaties van het ledenblad b. 5 Formeel verkiezingsmateriaal b. 6 Formeel materiaal betreffende referenda b. 7 Ledenlijsten b. 8 Contracten b. 9 Jaarrekeningen c. De voormelde documenten vanaf 2005 moeten in dit archief worden bijgehouden. §6 Benoemde commissarissen a. Het bestuur kan aan de algemene vergadering voorstellen om een commissaris met een welbepaalde functie te benoemen. b. Zoals bepaald door de wet moet de algemene vergadering beslissen over de eventuele bezoldiging van de benoemde commissaris. c. De specifieke functie van een benoemde commissaris wordt geregeld in het huishoudelijk reglement. §7 Naam Mensa en logo a. Geen enkel lid van de raad van bestuur noch eender welk ander lid van de vereniging kan de rechten op de naam en het logo van Mensa overdragen. b. Het adres van de naam en het logo is het adres van de voorzitter. c. Na de verkiezing van de nieuwe voorzitter zal de oude voorzitter het adres veranderen binnen de twee maanden na de aanstelling als voorzitter. d. Wanneer een voorzitter wordt afgezet zal het adres daar blijven tot de nieuwe voorzitter het adres heeft gewijzigd. e. Alleen de algemene vergadering kan beslissen om de rechten op de naam en het logo aan een andere partij over te dragen. f. De algemene vergadering kan dit alleen doen wanneer ze bijeenkomt zoals beschreven in artikel 11, meer bepaald §4 b. g. Geen andere partij dan Mensa International kan de rechten op de naam en het logo ontvangen.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.11

Artikel 10 Verkiezingen

Dit artikel regelt de verkiezing, op de algemene vergadering, van bestuursleden en van alle soorten commissarissen, inclusief de ombudsman en de controleur van de rekeningen. §1 Verkiezingscommissie a. Alle verkiezingen verlopen onder het toezicht van een verkiezingscommissie, bestaande uit drie verkiezingscommissarissen, die eveneens verantwoordelijk zijn voor het behandelen van andere soorten stemmingen per post zoals voorzien in artikel 8. b. Deze verkiezingscommissarissen worden verkozen door de leden op de algemene vergadering het jaar voorafgaand aan de verkiezing van een nieuwe raad van bestuur, volgens de procedure van ditzelfde artikel 10 en dus onder toezicht van de voorgaande verkiezingscommissarissen. c. Indien er om welke reden ook geen drie verkiezingscommissarissen meer zijn, bijvoorbeeld bij ontslag of overlijden, of als voor één van de drie posten niemand verkozen is, of als overgangsmaatregel voor de allereerste verkiezingscommissie, duidt de raad van bestuur tijdelijke verkiezingscommissarissen aan die worden vervangen of bevestigd op de eerstvolgende algemene vergadering volgens de normale verkiezingsprocedure, beschreven in dit artikel. d. Een verkiezingscommissaris mag geen lid zijn van de raad van bestuur, moet als effectief lid van Mensa Be in orde zijn met het lidgeld op het ogenblik van de aanstelling van de verkiezingscommissie en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben op het moment van zijn kandidatuur. e. De verkiezingscommissarissen blijven volwaardig lid van de vereniging en mogen aldus aan de stemming deelnemen. Zij mogen echter niet zelf kandidaat zijn bij verkiezingen voor de raad van bestuur. f. De verkiezingscommissarissen blijven lid van de verkiezingscommissie tot de volgende verkiezing van verkiezingscommissarissen. g. De verkiezingscommissarissen verkiezen onder elkaar een voorzitter van de verkiezingscommissie. h. De rol van de verkiezingscommissie bestaat erin toe te zien op een goed technisch verloop van elke verkiezingsprocedure. i. De verkiezingscommissie lanceert de aanvraag tot kandidatuurstelling. j. Ieder lid van de vereniging dat één of meer inbreuken vaststelt, moet dit melden door een eenmalig verslag te sturen naar de voorzitter van de verkiezingscommissie. k. Op de algemene vergadering brengt de voorzitter van de verkiezingscommissie een verslag uit over het verloop van de verkiezingen. l. Eventuele betwistingen worden door de voorzitter van de verkiezingscommissie aan de secretaris van de raad van bestuur gemeld en worden behandeld door de algemene vergadering. Hiervoor zal steeds op voorhand een agendapunt 'eventuele betwistingen' voorzien worden waarin deze betwistingen in voorkomend geval behandeld kunnen worden. Die punten moeten behandeld worden vooraleer de verkiezing kan beginnen en kunnen een stemming omvatten over de uitsluiting van een kandidaat van de verkiezingen. m. De raad van bestuur legt een ledenlijst voor aan de voorzitter van de verkiezingscommissie. n.1 Een verkiezingscommissaris kan zichzelf tijdelijk laten vervangen door een lid naar keuze indien hij niet aanwezig kan zijn op een algemene vergadering. De vervanger moet voldoen aan de eisen om verkiezingscommissaris te kunnen zijn zoals bepaald in punt d en e. n.2 Indien een verkiezingscommissaris door ernstige ziekte of andere redenen zelf geen vervanger kan kiezen, kiest de raad van bestuur een vervanger voor hem. n.3 De vervanger vervangt de verkiezingscommisaris enkel voor één bepaalde algemene vergadering. §2 Stembiljet a. Het stembiljet voor de verkiezing van bestuursleden en commissarissen vermeldt: a.1 de datum van de algemene vergadering, a.2 de functie waarvoor iemand verkozen moet worden, a.3 enkel voor de stemming ter plaatse, het nummer van de ronde. Voor de stemming per post is er maar één biljet per functie dat voor alle rondes opnieuw geteld wordt. a.4 de familie- en voornamen van de kandidaten, alfabetisch gerangschikt op familienaam, a.5 een vakje voor elke naam, a.6 een vakje met de tekst "Niemand" erachter. b. De stemming gebeurt in meerdere rondes totdat er maximaal één kandidaat overblijft, zoals beschreven in §5.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


§3 Stemming door de aanwezigen of per volmacht a. De stembiljetten worden overhandigd bij de inschrijving op de algemene vergadering. b. Voor elke te verkiezen functie worden voldoende biljetten voorzien voor de verschillende rondes, met telkens het nummer van de ronde zoals voorzien in §2.a.3. c. Men kan enkel stemmen door één hokje te kleuren. Verder gelden de volgende bepalingen: c.1 Doorhalen van hokjes mag. c.2 Indien er een hokje opgevuld is en doorgehaald, dan wordt het vakje als leeg beschouwd. c.3 Indien alle hokjes blanco zijn, dan stemt het lid blanco. c.4 Indien er meerdere vakjes opgevuld en niet doorgehaald zijn, is de stem ongeldig. c.5 De stemmen voor "Niemand" worden geteld op dezelfde wijze als de stemmen voor kandidaten, zoals verder beschreven in §5. §4 Stemming per post a. Het versturen van stembiljetten per post wordt beschreven in artikel 8 §3 b. Het stembiljet is hetzelfde als datgene dat wordt gebruikt in de verkiezing op de algemene vergadering, doch wordt op een andere manier gebruikt: b.1. In het vakje voor elke kandidaat, evenals in het vakje voor "Niemand", kan een geheel getal ingevuld worden van minimum 1 en maximum een getal gelijk aan het aantal vakjes. Een kleiner getal betekent een grotere voorkeur. b.2. Vakjes kunnen ook leeg gelaten worden. b.3. Een doorgehaald vakje telt als leeg. b.4. Correcties zijn toegelaten voor zover er geen verwarring mogelijk is. In geval van twijfel beslist de verkiezingscommissie of de stem ongeldig is. b.5. Indien meerdere vakjes hetzelfde, niet doorgehaalde getal bevatten, is de stem ongeldig. c. Bij elke ronde wordt de stem van elk biljet als volgt gerekend: c.1. Alle vakjes van kandidaten die reeds zijn afgevallen in vorige rondes of om andere redenen niet meer verkiesbaar zijn, worden buiten beschouwing gelaten. c.2. De stem geldt voor het vakje met het kleinste getal, dat niet volgens c.1 buiten beschouwing gelaten is. c.3. Indien er enkel blanco vakjes overblijven, telt de stem als blanco. c.4. Hetzelfde biljet wordt voor volgende rondes opnieuw geteld, doch stemt na het afvallen van kandidaten mogelijk voor een andere kandidaat, voor "Niemand", of blanco. §5 Verloop van de verkiezing op de algemene vergadering a. Bij elke ronde van elke stemming worden de stembiljetten van de leden op de algemene vergadering opgehaald door een lid van de verkiezingscommissie. b. De verkiezingscommissie maakt voor de stemmen van de aanwezigen aparte stapeltjes met de biljetten die stemmen voor elk van de kandidaten, voor "Niemand" en voor blanco en ongeldige stemmen b.1. Elke verkiezingscommissaris kijkt na of alle biljetten op het juiste stapeltje liggen en telt het aantal in elk van de stapeltjes. b.2. Indien de tellingen door de drie verkiezingscommissarissen niet met elkaar overeenkomen, tellen ze de biljetten opnieuw. b.3. De poststemmen worden in een rekenblad ingevoerd zoals beschreven in artikel 8 §3.l en automatisch geteld, rekening houdend met reeds afgevallen kandidaten zoals beschreven in §4.c. b.4. Het aantal poststemmen en het aantal stemmen door aanwezigen worden bij elkaar opgeteld voor elke kandidaat, voor "Niemand", en voor blanco en ongeldige stemmen. b.5. Het percentage voor elk vakje van het stemformulier, inclusief "Niemand", wordt bepaald door het aantal stemmen voor dat vakje te delen door het totale aantal stemmen voor alle vakjes samen, inclusief "Niemand". b.6. Voor elke volgende ronde worden de stapeltjes stemmen van aanwezigen gearchiveerd en vervangen door de nieuw uitgebrachte stemmen van de volgende ronde. In het rekenblad voor de poststemmen wordt aangegeven welke kandidaten afgevallen zijn zodat de totalen voor de volgende ronde automatisch berekend worden. c. Blanco stemmen gelden als onthouding en maken op geen enkele manier deel uit van de berekening van punt b. 5. Ongeldige stemmen worden eveneens niet meegerekend. d. Indien een kandidaat meer dan 50% van de stemmen haalt, is de kandidaat onmiddellijk verkozen en zijn er geen verdere rondes nodig. e. Indien het vakje "Niemand" meer dan 50% van de stemmen haalt, is geen enkele van de kandidaten verkozen voor de betreffende functie.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


f. Indien een kandidaat en het vakje "Niemand" beide exact 50% halen, is de kandidaat verkozen. g. Indien geen enkel van de voorgaande gevallen d, e en f van toepassing zijn, wordt overgegaan tot de volgende ronde als volgt: g.1. Indien er meer dan twee kandidaten waren, blijven de twee kandidaten met het hoogste percentage over voor de volgende ronde. Als ten minste drie kandidaten het hoogste aantal stemmen halen of ten minste twee kandidaten het tweede hoogste aantal, dan wordt de ex aequoregel uit punt h toegepast zodat er in totaal twee kandidaten over blijven voor de volgende ronde. g.2. Indien er twee kandidaten waren, blijft degene met het hoogste percentage over. Deze moet dan alsnog 50% halen in de volgende (laatste) ronde. In geval beide kandidaten hetzelfde percentage halen, wordt de ex aequoregel uit punt h toegepast om te bepalen welke van de twee afvalt. g.3. Stemmen voor "Niemand" blijft bij elke ronde mogelijk. h. De ex aequoregel werkt als volgt. Uit een volledig spel kaarten zal één soort geselecteerd worden. De kaarten 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 en 10 worden omgekeerd op een tafel gelegd. De kandidaten beslissen zelf in welke volgorde de kaarten worden getrokken. Elke kandidaat moet een kaart met een getal trekken. De kandidaat of kandidaten met de hoogste getallen vallen af zodat het vereiste aantal kandidaten overblijft. i. De voorzitter van de verkiezingscommissie deelt het resultaat mee vlak na de telling. Pas nadat de telling is bekendgemaakt, wordt overgegaan tot de volgende ronde of, na de laatste ronde, de verkiezing van de eventuele volgende functie. j. De resultaten worden vermeld in het verslag van de algemene vergadering en op de website en in het ledenblad. Ze worden ook binnen de 30 dagen aan de internationale vereniging Mensa bekendgemaakt. k. De stembiljetten en de lege genummerde enveloppen worden gedurende een jaarna de algemene vergadering door de secretaris van de vereniging bijgehouden en daarna vernietigd. Het rekenblad gebruikt voor het tellen van de poststemmen wordt gepubliceerd zoals bepaald in artikel 8 §3.l.5 en 6. §6 Verkiezing van bestuursleden a. De bestuursleden worden één voor één verkozen volgens de voorgaande procedure, in de volgorde voorzitter: vicevoorzitter, penningmeester , secretaris, bestuurder 1, bestuurder 2, bestuurder 3. b. Wanneer een kandidaat verkozen is voor een bepaalde functie, vervallen zijn andere kandidatuurstellingen. c. Indien voor een bepaalde functie niemand verkozen wordt, dan wordt verder gegaan met de stemming voor de volgende functie. d. Indien niet voldoende bestuursleden verkozen werden om tot een totaal van vijf te komen, neemt het aftredende bestuur de lopende zaken waar en organiseert de verkiezingscommissie nieuwe verkiezingen binnen de drie maanden voor de niet ingevulde functies. e. Indien wel voldoende bestuursleden verkozen zijn om tot een totaal van vijf te komen, doch één of meer van de functies voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester niet verkozen zijn, dan beslissen de wel verkozen bestuursleden onderling wie van hen deze functie opneemt. Indien zij hier niet in slagen, worden nieuwe verkiezingen georganiseerd zoals in punt d. f. Elke twee jaar wordt er een verkiezing georganiseerd. g. De bestuurders worden benoemd voor een termijn van 2 jaar. Bestuurders zijn herbenoembaar. h. De voorzitter is slechts twee opeenvolgende keren herbenoembaar, dus voor een totaal van maximaal drie opeenvolgende termijnen. i. De algemene vergadering benoemt de bestuurders door de hogervermelde verkiezing. j. In afwijking van punt g van dit artikel loopt het mandaat van de raad van bestuur die op 20/11/2011 werd verkozen, tot de algemene vergadering van 2014. §7 Oproep tot kandidaten a. De verkiezingscommissie plaatst in het ledenblad of in een door haar ontworpen document een oproep voor verkiezingen en dit minstens twee maanden voor de algemene vergadering. b. De kandidaten versturen een brief naar het adres dat wordt vermeld op de oproep tot kandidaten. c. In de oproeping wordt vermeld: c.1. welke functies er verkozen worden, c.2. de termijn waarin de kandidatuur moet aankomen, c.3. het adres waarnaar de kandidaturen verstuurd moeten worden. d. Een persoon kan voor meerdere bestuursfuncties kandidaat zijn maar kan slechts voor één effectief zetelen zoals bepaald door §6.b. Analoog vervallen ook eventuele kandidaturen voor commissarisfuncties die onverenigbaar zijn met een eerdere functie waarvoor men verkozen is.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


e. Na de afsluiting van de termijn publiceert de verkiezingscommissie in het ledenblad of een document dat zij zelf opstelt, welke kandidaten er zijn voor welke functie. In dit verslag wordt ook vermeld wanneer de algemene vergadering plaatsvindt waarop de stemming zal gebeuren. §8 Promotie van kandidaten voor de raad van bestuur a. Om elke kandidaat voor een functie in de raad van bestuur gelijke kansen te verzekeren zal aan elk van hen een gelijk aantal pagina’s worden toegekend in het ledenblad of in een document dat de verkiezingscommissie opstelt. b. De kandidaten beslissen onder elkaar, in samenspraak met de verkiezingscommissie, welke andere vormen van promotie, naast de fysieke aanwezigheid bij Mensa-activiteiten, toegestaan zijn. c. Elke andere promotie kan leiden tot de uitsluiting van de kandidaat door de verkiezingscommissie of zal minstens op de algemene vergadering besproken worden zoals voorzien in §1.l.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.12

Artikel 11 Ontbinding

§ 1. Algemeen a. De vereniging wordt ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering indien daarbij aan de voorwaarden van §2 van dit artikel is voldaan, of b. Indien de intrekking van de erkenning van de vereniging als nationale Mensa door de internationale organisatie Mensa is gebeurd, wordt een algemene vergadering samengeroepen binnen de 90 dagen, die moet beslissen over de ontbinding van de vereniging. § 2. Voorwaarden voor de ontbinding door de algemene vergadering Bij ontbinding van de vereniging door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering zijn de volgende voorwaarden van toepassing: a. Het besluit tot ontbinding van de vereniging moet worden genomen met ten minste vier vijfde van het aantal uitgebrachte stemmen tijdens een algemene vergadering waar ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. b. Indien het vereiste aantal leden niet op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is, kan op een volgende te houden algemene vergadering alsnog, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden op deze vergadering, met een vier vijfde meerderheid van de uitgebrachte stemmen tot ontbinding worden besloten. c. Bij de oproeping tot de in de leden a en b van dit artikel bedoelde vergaderingen moet worden meegedeeld dat er aan de vergadering zal worden voorgesteld de vereniging te ontbinden. § 3. Vereffening a. Wanneer de vereniging wordt ontbonden, wordt haar actief gebruikt om eventuele schulden te vereffenen. Bij de uitkering van een eventueel batig saldo van de ontbonden vereniging gelden de volgende regels: a.1 het batig saldo moet worden uitgekeerd aan een rechtspersoon of aan rechtspersonen in België; a.2 de doelstellingen van deze rechtsperso(o)n(en) moeten zoveel mogelijk overeenkomen met het doel van de vereniging. b. De bestemming van een eventueel batig saldo van de ontbonden vereniging wordt bepaald door de algemene vergadering op voorstel van de raad van bestuur. Indien en voor zover een dergelijke aanwijzing niet heeft plaatsgehad of niet meer uitgevoerd kan worden, wordt op verzoek van de vereffenaar(s) het batig saldo besteed overeenkomstig een doel, bepaald door de rechter binnen wiens gebied de zetel van de vereniging is gelegen. c. Indien bij een besluit tot ontbinding geen vereffenaars zijn aangewezen, geschiedt de vereffening door de raad van bestuur. d. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zo veel mogelijk van kracht. e. Gedurende de vereffening moet de vermelding ‘in vereffening’ toegevoegd worden aan de naam op alle stukken en aankondigingen die vanaf dan van de vereniging uitgaan. §4 Verhouding tegenover Mensa International a. Alle archieven met betrekking tot leden en testen worden terug overgemaakt aan Mensa International Limited b. De algemene vergadering moet beslissen wat er gebeurt met al de rechten op de naam Mensa en het logo, met inachtneming van de bepalingen van artikel 9 §7.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.13

Artikel 12 Geschillen en sancties

§1 Geschillen a. Indien een lid een verschil van mening heeft met het bestuur, een commissie of enig ander lid over activiteiten of handelingen die voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging, of zeer ernstig hinder ondervindt van gedragingen of handelingen van een ander lid, zullen alle middelen binnen de vereniging of de internationale organisatie Mensa gebruikt worden om het geschil bij te leggen of om de hinder te doen stoppen. b. Alle geschillen moeten worden voorgelegd aan de ombudsman. c. Indien de in lid a bedoelde middelen niet volledig benut en wegen buiten de vereniging bewandeld worden, kan dit beschouwd worden als onredelijke benadeling van de vereniging. §2 Misdragingen tijdens een activiteit a. Wanneer een lid zich tijdens een activiteit van de vereniging niet gedraagt volgens de afspraken die gelden voor die activiteit, dan kan hij daarop worden aangesproken door elk ander aanwezig lid. b. Bij overtredingen kan de verantwoordelijke voor deze activiteit het zich misdragend lid uitsluiten voor de rest van deze activiteit. c. Onder “de rest van deze activiteit” wordt verstaan voor de rest van die dag, die avond, dat weekend of hoe lang deze activiteit ook aaneensluitend duurt. d. Bij uitsluiting van de activiteit zorgt de verantwoordelijke dat de raad van bestuur en de ombudsman op de hoogte worden gebracht, opdat deze de situatie verder opvolgen. e Ongeacht of er een uitsluiting van de activiteit was of niet staat het alle leden vrij om de feiten te melden bij de raad van bestuur en de ombudsman. §3 Elektronische communicatiemedia a. Wanneer een lid zich op een forum of een mailinglijst (of andere elektronische communicatiemedia) van de vereniging niet gedraagt volgens de regels, dan kan hij daarop worden aangesproken door elk ander aanwezig lid. b. Bij overtredingen kan een door de raad van bestuur aangestelde moderator het zich misdragend lid onder moderatie plaatsen of de toegang ontzeggen gedurende één week tot drie maand. c. Wanneer de toegang ontzegd wordt, zorgt de moderator dat de raad van bestuur en de ombudsman op de hoogte worden gebracht, opdat deze de situatie verder opvolgen. d. Ongeacht of de toegang ontzegd was of niet, staat het alle leden vrij om de feiten te melden bij de raad van bestuur en de ombudsman. §4 Waarschuwing voor overtredingen a.1 Indien een lid zich niet houdt aan de bepalingen van artikel 6, § 4, wordt de volgende tuchtprocedure voorzien. a.2 Vooraleer een beslissing genomen wordt in de tuchtprocedure krijgt de betrokkene de kans om zich te verweren in een mondeling gesprek met de raad van bestuur en de ombudsman. a.3 Op basis van dit gesprek zal de raad van bestuur in overleg met de ombudsman beslissen welke de volgende stappen zijn in de tuchtprocedure. b. Indien het gesprek geen uitkomst biedt of in het geval het lid zich nog steeds niet bereid toont zich te houden aan de bepalingen van artikel 6, § 4, zal de raad van bestuur óf de ombudsman een schriftelijke waarschuwing sturen, waarin wordt verduidelijkt welk reglement het lid heeft overtreden. c. Indien het lid binnen een termijn van een jaar, te tellen vanaf de datum van de eerste waarschuwing opnieuw een reglement heeft overtreden, gelden de bepalingen van § 5. §5 Schorsing a. De raad van bestuur kan een lid schorsen indien óf a.1 de voorwaarde in §1, punt c is vervuld a.2 de voorwaarde in §4, punt c is vervuld b. Het lid wordt schriftelijk op de hoogte gesteld door de raad van bestuur. c. Het geschorste lid moet bemiddeling aanvaarden van de ombudsman van de vereniging. d. De schorsing blijft lopen zolang de zaak hangende is bij de ombudsman, met een maximum van 1 jaar. e. Het lid kan tegen de schorsing beroep aantekenen bij de ombudsman. f.1 De raad van bestuur zal alle lokale verantwoordelijken, de verantwoordelijken van de SIG’s en andere belanghebbenden binnen de vereniging op de hoogte brengen van de schorsing.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


f.2 Schorsen betekent dat het lid niet meer mag deelnemen aan de activiteiten van de vereniging. f.3 Het betekent ook dat de toegang tot de website, het ledenblad en de elektronische communicatiemedia wordt ontzegd. g.1 Indien het lid tijdens de schorsing of binnen het jaar na het aflopen van een eerdere schorsing opnieuw een reglement overtreedt zoals bedoeld in §1, punt c of in §4, punt c, dan kan de raad van bestuur een bijkomende schorsing opleggen, zonder voorafgaande waarschuwing. g.2 Het geschorste lid moet bij de tweede schorsing een bemiddeling aanvaarden van de ombudsman van de vereniging. g.3 Ook nu worden de personen bedoeld in punt f. 1 op de hoogte gebracht. h.1 Bij een schorsing volgens punt g kan aan de agenda van de eerstvolgende AV een punt worden toegevoegd om te beslissen over de uitsluiting van het lid. Indien dit het geval is, dan wordt het lid hierop gewezen in de schriftelijke mededeling van schorsing. h.2a Als beroepsmogelijkheid kan het lid zich verdedigen op de algemene vergadering. h.2b Een schriftelijke verklaring kan worden opgestuurd binnen de termijn zoals bepaald in artikel 8 §1.b. De schriftelijke verklaring zal dan op het ledengedeelte van de website geplaatst worden. h. 3 Zoals bepaald in de wet, kan alleen de algemene vergadering beslissen om het lid uit te sluiten en dat met tweederdemeerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. h. 4 Indien de algemene vergadering beslist tot uitsluiting, zal dit in het verslag van de algemene vergadering worden opgenomen. i. Een lid dat ooit een schorsing heeft opgelopen van een jaar, kan zich geen kandidaat meer stellen voor het bestuur, of voor commissaris . Voorbeelden van commissarissen zijn: verkiezingscommissaris, ombudsman, controleur van de rekeningen, of andere functies zoals besloten door de raad van bestuur . j. Een uitgesloten lid kan na zeven jaar aanvraag doen bij de raad van bestuur om deze uitsluiting op te heffen. De raad van bestuur voegt dan dit punt toe aan de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering waarvoor zij de agenda nog kan wijzigen. De algemene vergadering beslist met gewone meerderheid over het ongedaan maken van de uitsluiting. k. Het bestuur of de ombudsman kan in gezamenlijk besluit, na op z'n minst één waarschuwing gestuurd te hebben, de betrokkene gehoord te hebben, en met het fiat van de internationale ombudsman de hierboven beschreven procedure inkorten indien het gaat om grove of heel frequente schendingen van deze statuten of het huishoudelijk reglement. Indien deze procedure wordt gevolgd, kan de raad van bestuur aan de algemene vergadering voorstellen om het lid onmiddellijk uit te sluiten. Deze beslissing vereist een tweederdemeerderheid.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.14

Artikel 13 Ombudsman

a. De ombudsman waakt er over dat Mensa Be haar zaken doet conform deze statuten en de statuten van de internationale vereniging Mensa. Daarnaast is het ook de taak van de ombudsman om te bemiddelen, raad te geven, arbitraire of ongeoorloofde acties van leden van de raad van bestuur, gewone leden of andere instanties binnen de vereniging te bekritiseren en te beslissen in geschillen binnen de vereniging. b. De ombudsman zal feiten en bewijzen verzamelen betreffende eender welk geschil of beschuldiging, zal hoorzittingen organiseren indien hij/zij dit nodig acht en zal zijn/haar bevindingen en conclusies uitvaardigen. De ombudsman zal verslag uitbrengen aan alle betrokken partijen en zal aanbevelingen doen voor sancties of andere maatregelen. De ombudsman beslist of zijn/haar bevindingen en conclusies bekendgemaakt zullen worden aan anderen dan de betrokken partijen en de raad van bestuur. c. Mocht de ombudsman niet in staat blijken in het geschil te bemiddelen, dan mag de hulp van de internationale ombudsman ingeroepen worden. d. De ombudsman moet een volwaardig lid zijn en mag geen lid zijn van de raad van bestuur of een andere functie uitoefenen binnen de vereniging en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben op het moment van zijn kandidatuur en mag nooit een schorsing van één jaar hebben gehad. e. De verkiezingscommissie organiseert de verkiezing van de ombudsman tijdens de algemene vergadering waarop de raad van bestuur verkozen wordt, elke twee jaar. f. Een ombudsman kan voor maximaal drie opeenvolgende periodes van twee jaar zetelen. g. De ombudsman kan worden ontslagen door de algemene vergadering of kan zelf ontslag nemen. Indien de algemene vergadering besluit de ombudsman te ontslaan, moet dit gebeuren met een tweederdemeerderheid. De algemene vergadering kiest naast de ombudsman ook een vervanger. Indien de ombudsman ontslag neemt op een ander tijdstip dan de algemene vergadering, zal de vervanger ombudsman zijn tot de volgende verkiezing van de ombudsman. De tijd dat deze vervanger ombudsman is geweest, telt mee in de regel voor drie periodes. 3.15

Artikel 14 SIG’s en lokale groepen

a. Vijf of meer leden die een gemeenschappelijke interesse hebben kunnen daarvoor een Speciale Interesse Groep (SIG) oprichten. b. Ieder lid van de vereniging heeft het recht lid te worden van elke reeds bestaande SIG. c. De structuur, de leiding en de activiteiten van iedere SIG worden bepaald door de leden van de betreffende SIG. De organisatie moet financieel onafhankelijk zijn van de vereniging. d. Het is een SIG, noch enig ander Mensa lid in eender welke hoedanigheid dan ook, toegestaan de naam ‘Mensa’ het Mensa-beeldmerk of het gedeponeerde symbool ‘M’ te gebruiken, tenzij het bestuur daartoe toestemming heeft verleend.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.16

Artikel 15 Wijziging statuten

§ 1. Voorstellen tot statutenwijziging Bij de totstandkoming van voorstellen tot statutenwijziging wordt de volgende procedure gevolgd: a. Alle voorgestelde wijzigingen worden vooraf getoetst aan de Minimum Standard Constitutional Requirements, vastgesteld door de internationale organisatie Mensa. De Minimum Standard Constitutional Requirements bevat eisen waaraan statuten van bij de internationale organisatie Mensa aangesloten verenigingen moeten voldoen. b. Als een voorgestelde wijziging niet aan de verplichte eisen van de Minimum Standard Constitutional Requirements voldoet, wordt het voorstel na overleg met de indiener aangepast. c. Er wordt eveneens onderzocht of de statuten als geheel aan de verplichte Minimum Standard Constitutional Requirements voldoen en of er, bijvoorbeeld, sinds de laatste statutenwijziging wijzigingen in de verplichte Minimum Standard Constitutional Requirements zijn geweest die nog niet in de statuten zijn verwerkt. Eventueel hieruit voortvloeiende wijzigingen worden opgenomen in de voorgestelde statutenwijziging. d. Het op bovenbeschreven wijze tot stand gekomen voorstel tot statutenwijziging wordt vervolgens voorgelegd aan de constitution review officer van de International Board of Directors van de internationale organisatie Mensa. Enkel na diens akkoord mag de wijziging ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd. e. Zodra de wijzigingen in de minimale standaarden van statuten van Mensa International worden bekendgemaakt aan het bestuur, zal het bestuur deze wijzigingen verwerken en voorstellen op de eerstvolgende algemene vergadering, voorzover er een termijn van negentig dagen is tussen het aankomen van de gevraagde wijzigingen en de eerstvolgende algemene vergadering. Indien de wijzigingen binnen een termijn van negentig dagen aan het bestuur wordt gemeld, worden deze wijzigingen voorgesteld op de algemene vergadering die daarop volgt. § 2. Besluiten tot statutenwijziging a. De statuten kunnen slechts worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat een statutenwijziging voorgelegd zal worden. b. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste eenentwintig dagen voor de vergadering dit voorstel aan de leden bekendmaken in het verenigingsblad of per schriftelijke mededeling. De woordelijke tekst van de voorgedragen wijziging zal ten minste veertien dagen voor de algemene vergadering voor leden beschikbaar zijn. c. Het stemmen op de algemene vergadering gebeurt zoals bepaald in artikel 8 van deze statuten. § 3. Inwerkingtreding van wijzigingen van de statuten Een statutenwijziging treedt in werking na de publicatie in de bijlagen van het Staatsblad. Daarna wordt dit meegedeeld in het verenigingsblad. Iedere bestuurder is bevoegd om tot publicatie over te gaan in de bijlagen in het Staatsblad.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


3.17

Artikel 16 Huishoudelijk reglement

a. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen. b. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, of met de statuten. c. De wijziging van het huishoudelijk reglement geschiedt door een besluit van de algemene vergadering. d. Het huishoudelijk reglement of een wijziging daarvan treedt in werking zodra het verslag van de algemene vergadering is bekendgemaakt zoals in artikel 8, §2 h van deze statuten. 3.18

Artikel 17 Controleur van de rekeningen

a. De controleur van de rekeningen controleert de jaarrekening, opgesteld door de raad van bestuur. b. Elk jaar, voor de kwijting van de bestuurders, brengt de controleur verslag uit op de algemene vergadering. c. Het verslag van de controleur wordt bijgevoegd in het verslag van de algemene vergadering. d. De controleur van de rekeningen moet een volwaardig lid zijn en mag geen lid zijn van de raad van bestuur of een andere functie uitoefenen binnen de vereniging en mag geen sanctie of schorsing van Mensa hebben op het moment van zijn kandidatuur en mag nooit een schorsing van één jaar hebben gehad. e. De verkiezingscommissie organiseert de verkiezing van de controleur van de rekeningen tijdens de algemene vergadering waarop de raad van bestuur verkozen wordt, elke twee jaar. f. Een controleur van de rekeningen kan voor maximaal drie opeenvolgende periodes van twee jaar zetelen.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4. Bylaws Herewith a translation of aforementioned Bylaws IMPORTANT NOTE Article 8 and 10 had over the course of their existence suffered from so many additions, deletions and other alterations by various people involved, that their structure ended up being quite convoluted and some sections became hard to interpret unambiguously. We therefore decided to rewrite these two articles from the ground up to give them a more logical structure, using copy and paste to conserve as much of the original text as possible. This has actually brought to light a few omissions and contradictions that had previously gone unnoticed but have now been addressed as well. Important changes in the actual content of the articles have been marked with explanatory footnotes. 4.1 Introductory text The undersigned: 1. François Chatelain, living in Alsembergsesteenweg 129 in 1630 Linkebeek (België), Belgian; 2. Jean Marc De Vos, living in rue Joseph Clokers 76 in 4041 Vottem (België), Belgian; 3. Peter Kravanja, living in Boomkwekerijstraat 14/1 in 1000 Brussel (België), Belgian; 4. Filip Troch, living in J. Lipsiusstraat 20/204 in 3000 Leuven (België), Belgian; 5. Alain Van Kerckhoven, living in Broustinlaan 110 in 1083 Ganshoren (België), Belgian acting in own name, have fixed following bylaws between themselves, and anyone who later becomes a member, for the founded association without profit, following the Law of december 11 th 2002. 4.2 Article 1 Name a. The name of the association is “Mensa Be”. b. The seat of the association is in Van Overbekelaan 13 te 1083 Ganshoren, jurisdiction Brussel. c. The association has been founded for an unlimited time span. It can be dissolved at any time. 4.3 Article 2 General a. The assocation is founded based on Belgian Law. b. The administrative and fiscal year runs from January 1 through to December 31. c. As an associated association, "Mensa Be" resides under the constitution of the international association Mensa, in so far as this is not in conflict with Belgian law. 4.4 Article 3 Purpose The association has as its objectives: a. to stimulate/promote mutual contact between people with a high general intelligence; b. to represent the interests of people with a high general intelligence; c. to promote the ideas and interests of its members; d. to cooperate in general research on the subject of intelligence and to stimulate such research. 4.5 Article 4 Means The association attempts to realise its objectives by: a. promoting mutual contact of its members; b. organising lectures, discussions and meetings; c. investigating the opinions and points of view of its members; d. any other means allowed by law.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.6 Article 5 Policy a. The association carries out a policy that is not contrary to the constitution of the international association Mensa. MensaBe shall have no aim which is to the disadvantage of humanity. b. The association will not state any opinion as being that of Mensa and will take no political action or commit itself in any ideological, philosophical or religious way. Publication of the results of research by the association will not be considered as a political action. c. Members or groups of members may venture opinions as members of the association, provided they make clear that they do not speak on behalf of the association. d. The association is not-for-profit. 4.7 Article 6 Membership §1 General a. There is no limitation to the number of members. The minimum number of members is 5. b. Every member must pay a yearly fee, for which the following applies: b.1 the yearly fee must be paid utterly within thirty days after the beginning of the year of the association. b.2 upon joining during the year of the association, a part of the yearly fee must be paid. Joining 1 occurs when the fee has arrived on the account of the association. b.3 The Board can allow for a reduced fee for exceptional reasons. Every member that wants to apply for a reduction, will have to deliver a motivated request to the Board c. The yearly fee cannot be higher than 1500 EUR. §2 Condition for membership a. The membership is open to adult who has scored in the upper two percent of the general population , on an intelligence test that has been approved by the International Supervisory Psychologist and that has been properly administered and supervised. There is no other qualification or disqualification for 2 initial membership eligibility. b. One can become member of the association if one of the following conditions is met: b.1 showing a statement by a licensed psychologist which confirms one is eligible on the ground that is stated in point a. subject to the opinion of the psychologist(s) who are appointed by the association. b.2 submitting oneself to an intelligence-test supervised by the psychologists who are appointed by the association, in accordance with the guidelines of the international association Mensa. b.3 showing proof that one is or has been a member of any other Mensagroup, taking into 3 consideration §3, b2 and b3 of this same article. 4 c. The condition for membership is fulfilled at the moment a written declaration has been received by the Board. §3 Membership fee a. Members of the association are those that according to these Bylaws have been allowed to join. All members in good standing in the sense of part b of this Article and paragraph have the same rights. b. A member in good standing is a member that: b.1 has paid the membership, and b.2 is not subject to any sanction imposed upon by the association, another national Mensa or the international organisation Mensa. b.3 does not have a lifelong suspension by one of the aforementioned entities. b.4 have given permission to have his name and address published in the official lists of Mensa Be and of Mensa International. c. where in these Bylaws, the word member or members of the association are mentioned, intended are those by section a of this paragraph and article, unless it is clearly not so. §4 Rules

1

Was already in the previous original text, but had been mistranslated We follow the text of the Mensa Constitution. We just added ‘Belgium’, because the term ‘general population’ is a legally void term, albeit it is accepted by psychologists. 3 We follow the text as it is written in the Bylaws of Mensa the Netherlands. In the original Dutch text, we used another word that is in disuse in Belgium, and we refer to the fact that members cannot be in good standing, if they are under a punishment somewhere else. 4 Had been mistranslated in previous versions 2

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


a. The members of the association must know and abide by the Bylaws and the regulations of the association. The Bylaws and the regulations are available on the website of the association or can be obtained through a mere written request from the Board. b. The members must know and abide by the Bylaws of Mensa International (also known as the Mensa Constitution) and the regulations of Mensa International (also known as the ASIE’s). The Bylaws and the regulations are available on the website of the association or can be obtained through a mere written request from the Board. 5 § 5 Resignation and termination of membership a.1 A member is considered to have resigned if the membership fee was not paid in the term foreseen by the Board. a.2 The membership starts at the moment the payment has arrived on the bankaccount of the association. a.3 The period of non payment means a interruption of the membership as intended in article 9. b. The General Assembly can exclude a member following the specifications in article 12. c. The membership terminates with immediate effect upon request of the member himself, in concordance with the definitions in the Law, without refunding the fee. d. Furthermore, the membership ends as is foreseen in the Law. 4.8 Article 7 The international organisation Mensa a. According to its association with the international association Mensa, the association is allowed to use both the name "Mensa" and its logo. Permission is granted by the international association Mensa and by Mensa International Limited, the owner of the name and logo. Part of the income of the association will be paid to Mensa International Limited. The exact amount of this contribution will be stated by the International ExCom of Directors (IBD) of Mensa International Limited. b. Members of other national Mensa's and direct international members of Mensa have the right of access to all events and meetings organized by the association. They have access to the website and all digital means of communication, with exception of those that are strictly reserved for members of Mensa Be. However, such members do not have voting rights nor can hold a function in the Board.

5

This is only when a member resigns or has not paid. All disputes are covered by article 12.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.9 Article 8 General Assembly §1 General principle a. In accordance with the Mensa Constitution, all members will have the opportunity to vote at the 6 General Assembly, even if they are not physically present. Members can therefore also vote by mail 7 as described in §3, or by proxy as described in point j . b. For decisions that are to be taken by the General Assembly, proponents and opponents will be given the opportunity to clarify their positions. When possible, these clarifications are included with the summons to the general assembly or published on the website so as to be able to inform people 8 voting by mail . Otherwise, clarifications may be made at the latest during the general assembly before the vote. In the latter case, of course, only the members present at the meeting can still be persuaded. c. On the ballot, there will be no recommendations made as to how the members should vote. § 2 Normal operations 9 a. At least once every year, a statutory General Assembly will be held. Whenever the board decides or the law prescribes it, an Extraordinary General Assembly will take place. b. The statutory General Assembly will be held in Belgium before the 1st of April of every year and must approve or reject the accounts of the previous year and the budget of the current year, both as reported by the Board of Directors. 10 c. As specified in the Law, a General Assembly can also be requested by one fifth of the members of 11 the association. 12 c.1. The total number of members is the number of members on the date of the letter. c.2. The group that calls for a General Assembly shall send a registered letter and an e-mail to the Board. The Board must then organise a General Assembly within a period of 90 days. c.3. If one fifth is not reached, the person who has signed the letter shall be notified by registered mail and by e-mail, and a notification shall be posted within 30 days on the website of the association. d. The summons will be sent by the chairman or the secretary of the association. This occurs by means of a letter which specifies the agenda. The letter must be sent at least six weeks before the date of the General Assembly. e. The General Assembly is qualified for any case foreseen by the law, and for every case the Board wants to deliberate upon and possibly wants to have the members vote upon, and also for all articles in these Bylaws for which her competence has been established. f. The number of present or represented members is determined by the number of sets of ballots that were distributed on the General Assembly plus the number of ballots per mail that have not been 13 destroyed as per §3.m 14 15 g . If the agenda contains items requiring a legal quorum, like for example two thirds for §4.a point 2 and 3, this requirement shall be extended to the entire agenda. If the quorum, calculated by dividing 6

The Law is very clear in Article 7: “During the General Assembly every member has an equal vote and decisions are taken by majority of the present or represented members, except in cases where the law or bylaws decide otherwise”. The key phrase here is “present or represented”. We realise that in the MSCR’s it is suggested to write that the General Assembly shall confirm/ratify the election result. Alas, that is a violation of the supreme authority of the General Assembly since this is telling the General Assembly how it should vote. In Belgium, exactly this phrase led to the fact that the election results were not accepted, and the General Assembly could legally do this. If we were to state this, any member that goes to court, would win the argument, that this stipulation would have to be eliminated. It is explicitly stated that the members can vote per mail. The previous reference under c, has been eliminated. 7 After implementing votes by mail, we initially removed votes by proxy from the bylaws since we felt they were no longer necessary. However, it turned out the possibility of using proxies is required by Belgian law, and since votes by mail are not exactly the same thing, we had to put proxies back in (in addition to votes by mail). 8 The previous version did give specifics about the timing of these clarifications, which could result in the clarification only being allowed at the GA. But it is clearly preferable to offer this opportunity much earlier so as to be able to influence postal votes as well. 9 Translation was poor and misleading. The previous sentence was ‘At least every year’ and is now replaced by ‘At least once every year’. 10 They cannot actually "call" a general assembly, since this must legally be done by the board. As stipulated in c.2, the board must honor this request. 11 This is a general rule foreseen by the Law, but since rumors have it that only the Board can call a General Assembly, we added it. We have written this in the explanation in the original language. What is more, it also ensures that the members can vote per regular mail, as requested by the MSCR 5.8. It also states that when a General Assembly is called, it does not mean that only the Board can call for it, it can be called for by sufficient members. 12 Changed from the previous version, which took the higher of the number of members in the preceding year and the number of members at the moment the letter was sent. This would be against the law, which states "one fifth (or one twentieth) of the number of members". The earlier version makes the requirement more difficult to achieve, which is not allowed. 13 This last sentence existed in the original version, but had not been translated.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


the number from point f by the number of members of the association at the time of the general assembly, is not reached, the meeting is closed and withing a term of maximum thirty, and minimum fifteen, days a second general assembly shall be called. On this second general assembly, no quorum is required and decisions are taken as specified in §4 of this article, or for elections article 10. h. The decisions of the General Assembly will be published on the members only section of the website, at the latest thirty days after the General Assembly was held. Members that do not have access to the Internet can, upon simple request with one of the members of the Board, receive a copy of the decisions by regular mail to the address known to the Board. i. On the General Assembly, decisions can only be taken on issues that have been introduced in the 16 agenda. i.1. Extra points can be added to the agenda if one twentieth of the members requests so. The total number of members is determined as specified in part c.1 of this paragraph. i.2. A point for the agenda can only be accepted if it is written on the appropriate form. This form can be downloaded from the website of the association, or sent by mail upon request with the Board. i.3. The point for the agenda must arrive at least three weeks before the General Assembly at the administrative address of the association. i.4. The modified agenda will be sent to all members, two weeks prior to the General Assembly. 17 j. Members can also vote by proxy j.1.a. Every member present at the General Assembly gets an extra set of voting ballots for every proxy he carries, in addition to his own set. j.1.b. He also receives red and green voting cards as described in §5 of this article. j.2. The number of proxies is limited to three. j.3. Proxies will only be accepted if the applicable form is used. j.4. This form may be downloaded from the website or received on request from the board. j.5. The proxy stated which member gives the proxy, to whom the proxy is given, the date of the general assembly, the dated signature of the member giving the proxy, and possibly the the code described in §3.b if the member had earlier sent a postal vote which it wants to cancel. j.6. As described in §3.m, the proxy is not accepted if a vote from that member has been received by mail and cannot be identified to be canceled. 18 k . Suspended members cannot participate in any vote, not in person, nor by mail, nor by proxy. They also cannot carry a proxy for another member. l. Votes for elections of board members and all sorts of officers, including election commissioners, ombudsman and auditor of accounts, follow the procedure described in article 10. All other votes follow the procedure in §3, §5 and §6 of this article. Sending of votes by mail for both elections and other matters is described in §3 19

§3. Sending votes by mail a. The summons for the general assembly includes a ballot form to be used for voting by mail, a preaddressed envelope to send the form, and a label with the identification details of the member to seal the envelope b. The top of the ballot form contains a space where the member has to write a personal code randomly chosen by himself. A form without a code is invalid. The code may contain letters, digits and 14

Since the law requires quorums for many things, for example two thirds for bylaw changes, and these quorums are almost never met in most associations, Belgian tradition is to circumvent this silly requirement by holding a first, pro forma meeting where practically nobody shows up, and a second, "real" meeting where no quorum is required anymore. Since these quorums, of which there are several, are decided by law, beyond our control, and subject to change, we no longer list the exact quorums. We have added, though, an unambiguous way of calculating whether a quorum requirement has been met, taking postal ballots into account as well. Also, we have added a provision to avoid the situation where certain points not requiring a quorum would be decided on the first pro forma meeting. 15 Clarification as requested by CRO. These are currently the only quorums required by law, but by stating it this way, as an "example", it is clear that the law is the only source for the required quorums, and any future changes in the law will not immediately require a change in the bylaws. 16 This too is straight from the Law. The following provisions k through n are introduced to ensure that members that vote per postal ballot have the same agenda as the ones present on the meeting itself. 17 New provision, as described in footnote for §1.a 18 New provision 19 Everything to do with the process of sending votes by mail has been moved here. It was previously divided between articles 8 and 10, which no longer made sense since all votes are entered on a single ballot which is sent in a single envelope. The previous procedure was critically flawed: since no link existed between ballot numbers and membership numbers, a member could send his own ballot form in an envelope with the membership number of someone else who he knew was not going to vote, and then come to the GA to vote a second time. In the new procedure, members choose their own secret code for the ballot form and can identify this vote in the spreadsheet afterwards. Membership numbers of those who voted are also published separately so no extra votes can be added. And to top it off, confirmation e-mails are used to catch possible fraud well before the GA.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


diacritical marks as the member chooses. The goal is for these codes to be as unique as possible, although this is not an absolute requirement. If two members happen to choose the same code, the vote can be treated normally but the member might not be able to cancel his vote afterwards as described in m.5. c. The rest of the ballot form has the same structure as for written votes by members present at the general assembly, as described in §5 and article 10 §2. The form contains all points on the entire agenda of the general assembly. d. To send a vote, the form and envelope described in point a must be used, and the envelope must be sealed with the label from the same point a and signed over the boundary between label and envelope. Otherwise the vote is not valid. e. Every member sending a vote by mail, must notify the president of the election committee described in article 10 §1 by e-mail to the address stated in the summons. 20 f.1. The envelopes are addressed to a person appointed by the board of directors. 21 f.2. This person needs not be a member of the association but, if he is a member, must not be an officer or board member, must have paid his dues at the moment of his appointment, and must not be subject to a sanction or suspension by Mensa. f.3. This person will transmit the membership numbers of members who voted to the president of the election committee, and also keep his own list of these members. g. The president of the election committee sends a confirmation of the reception of both the e-mail and the envelope by e-mail to the member. He will also send this message to all known e-mail addresses of this member in the database. h. If the procedure of confirmation by e-mail cannot be applied, for example if the member has no access to internet, an alternative means of confirmation shall be agreed with the election committee to confirm the transmission and reception of the envelope in a way that certifies that no other member can have pretended to be this member. i. If an envelope is received without an e-mail of the member, confirmation is asked by e-mail. If this fails or if no e-mail address is known, point h is applied. If at the date of the general assembly no 22 confirmation has been made, the vote is destroyed. j. Every envelope sent by mail must be sent at the latest seven calendar days before the general assembly. The postal stamp is used to certify this. Any envelope sent later shall be refused and the member shall be notified by e-mail or, if that fails, by telephone or postal letter. k. The recipient described in point f delivers the unopened envelopes to the election committee. l. The election committee opens the envelopes at the earliest two hours before the general 23 assembly , mixes them up in such a way that they cannot tell which vote belonged to which member, and enters them into an electronic spreadsheet. l.1. For each ballot form, the code and the votes for the different points are entered i.2. The members of the election committee keep the votes for each point secret until the point has been voted on by the members present. 24 i.3. The spreadsheet automatically computes the number of yes-votes, no-votes and abstentions for each point during the general assembly, as well as the votes for elections as described in article 10 §4.c. The totals are added to the votes by the members present or represented by proxy. i.4. The spreadsheet also contains a separate list of the membership numbers of members that have voted. This list must match the list from point f.3, and the number of membership members must be equal to the number of codes. i.5. The spreadsheet is published on the website afterwards, so that each member may verify that his vote, with the code that nobody else knows, has been registered correctly and his membership number is also in the list. Members who have not voted, can verify that their membership number is not in the list. The correct functioning of the spreadsheet can be verified by anyone as well. l.6. Contrary to what is stated in l.5, only the membership numbers and codes without the actual votes will be published if the total number of received envelopes is less than five, in order to keep the secrecy of the vote. 20 Using two separate people for the e-mails and the envelopes reduces the chance of envelopes being "lost" by a rogue recipient. 21 In past times, Mensa Be used to use a notary as the recipient of the votes. We decided this was no longer necessary but future boards may decide to reintroduce this practice if any security problems with the current procedure are encountered. So we included the possibility of using an outsider to receive the envelopes. 22 This is to avoid someone sending a fake vote for another member whom he knows to be impossible to contact, for example sailing the world or hit by a bus unbeknownst to Mensa Be. 23 This is to avoid them being able to see the partial result early and then call lots of supporters for the other side if they don't like the party that's winning. Two hours before the start, it's impossible to start such a campaign. 24 There is no problem with hacks or fraudulent algorithms since any member can download the spreadsheet afterwards and count the votes manually to verify the correct operation.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


m. For every member registering at the general assembly or having himself represented by proxy, it shall be verified whether a postal vote has been received for this member. If so, the member may choose to have his old vote destroyed in order to cast a new vote himself or by proxy. m.1. If the member is giving a proxy, the personal code from point b must be entered onto the proxy form. m.2. If the member is present personally, he writes his personal code from point b on a piece of paper. m.3. The election committee looks up the ballot with the given code. If it is found, it is destroyed and erased from the spreadsheet, and the member can vote personally or by proxy. m.4. If the ballot form is not found, the member does not get a new vote because the old vote cannot be destroyed. m.5. If two forms with the same code are found, the election committee checks if they can determine unambiguously which code matches the handwriting of the given code. If the correct form can be identified without reasonable doubt, m.3 is applied. Otherwise, m.4. n. If due to a required quorum a second general assembly is planned as per §2.g, n.1. the limit date for sending votes as per point j, is seven calendar days before the second assembly n.2. postal votes count for both assemblies if sent at the latest seven days before the first assembly, and only for the second assembly otherwise. n.3. ballots are only definitively destroyed as per point i if no confirmation has been received on the date of the second general assembly n.4. the opening of envelopes as described in point l is postponed until it is clear that the quorum has been reached, or two hours before the second assembly otherwise. §4. Votes for anything but elections 25 a. For the determination of a majority , the number of yes votes is divided by the sum of the number of yes votes and the number of no votes without taking abstentions, blank votes and invalid votes into account. All decisions are made as prescribed in the law or elsewhere in these bylaws, for example a.1 Simple majority of the present or represented members for current affairs, a.2 Two thirds for modifications of the Bylaws, a.3 Four fifths for modifications of the goal or dissolution of the association a.4 For a simple majority one must have a strict minimum of half the votes. For a higher majority it suffices having the required fraction. b. Voting by members present at the meeting is performed by handraising as described in §4, unless a secret, paper ballot is decided b.1. The General Assembly can decide to hold a secret vote on any point on the agenda. The decision to do so, however, must be a preceding point on the agenda which is approved by handraising. b.2. Votes requiring more than a simple majority, are always performed by paper ballot. c. The total number of votes for yes, no, blank, abstention and invalid votes shall be the sum of the respective numbers of votes cast by members present at the meeting and those sent by mail. d. At the start of the General Assembly, three members in good standing shall be appointed by the 26 General Assembly as counters of the votes. e. These counters must not be members of the Board nor officers, appointed or not. §5 Vote by handraising a. Handraising is organised by using green and red voting cards that are handed out at the beginning of the General Assembly. Every member present at the general assembly receives an extra set of red and green cards for every proxy he carries, in addition to his own. b. Green means yes, and Red means no. c. After the call for voting, first the green cards are lifted and counted. Then the red ones are lifted and counted. d. Not lifting either colour is considered to be an abstention. The number of abstentions equals the number of sets of ballots handed out at the inscription of the General Assembly, minus the sum of the counted green and red cards. e. With each handraising, the counters described in §4.d will declare the counts they have made. The 27 count is organised as follows : 25

Earlier versions contained conflicting definitions of blank votes and abstentions being counted either as no votes or as real abstentions, with differences between different types of votes. The new definition is clear and unambiguous: abstentions have no impact, positive nor negative, on the result of a vote. The same is true for elections in article 10, where a new provision has been added to explicitly vote against all candidates instead of the old system where abstentions counted as votes against all. 26 In earlier versions, counters were only defined for handraising. Now they count all non-election votes (election votes being counted by the election committee) 27 Procedure clarified but essentially almost unchanged.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


e.1. Each counter receives his own form with boxes destined for the notation of counts. These documents are prepared in advance by the secretary or another member of the Board and are handed to the counters at the moment of their appointment e.2. On this document, the name of the counter will be written. The date of the General Assembly and all the points of the agenda will be preprinted on this document. e.3. Next to each point of the agenda which is to be voted by hand raising, four boxes are provided. The first is the personal count of green ballots by the counter, the second is the agreed count by all counters as described in e.4 through e.7. The third is the personal count of red ballots, and the fourth is the agreed count of red ballots as in e.4 through e.7. e.4. If the personal counts of the three counters do not match, they will determine which of the counts is valid. e.5. If a simple majority of the General Assembly does not agree with the result of e.4, the raise of hands shall be repeated. 28 e.6. The second attempt cannot be appealed . e.7. The final agreed count will be entered in the second or fourth box as described in e.3. §6 Paper ballot for anything but elections a. In order to allow members to vote by mail irrespective of their physical presence at the meeting as described in §4.c, as well as to organise secret ballots as described in §4.b, the following paper ballot is described a.1. Two boxes are provided for each point: yes and no. a.2. To vote yes or no, the corresponding box is filled a.3. Striking through filled boxes is allowed. If a box is filled and stricken through, the box is considered to be empty. a.4. If all boxes are empty, the vote is blank. This counts as an abstention. a.5. If more than one box is filled and not stricken through, the vote is invalid. b. At each vote, each of the counters appointed in §4.d shall individually count the ballots. If their counts do not match, the ballots are counted again. §7. Referendum a. A referendum is treated like any point on the agenda b. Voting is performed as described in §4 of this article.

28

This last sentence we added to avoid an endless reraising of hands.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.10

Article 9 Board

§1 General a. The Board consists of at least five members and seven at the most of the association and manages the general affairs of the association in the sense of the law. b. The Board consists of a president, a vice president, a treasurer, a secretary and other directors. c. Two or more functions cannot be held by one and the same person. d. Members of the Board will receive no rewards except reimbursement of costs they have made in the execution of their duties for the association and provided these are within reasonable limits and are judged to be necessary. These costs have to be approved by the Board with a two third majority. e. When the Board, by whatever cause, does not consist of at least five members anymore, it shall keep functioning as such until the vacant positions are filled. f. All competences that are not explicitly reserved for the General Assembly, are a collegiate responsability of the Board. Exceeding the budget by 10% requires the prior consent of the General Assembly. g. The Board is obliged to answer any question from the General Assembly concerning all matters that fall under the responsibility of the Board. h. The Board shall meet at least six times per year. i. Of each meeting a report is made. That report is approved of or on the next meeting or using electronic media. j. The approved report will be published on the website of the association. §2. Terms of service and filling vacancies a. The term of service for directors is two years, after which the directors can be reelected again for a period of two years. The term starts after the election and goes untill the nomination of a new Board at the General Assembly two years later. b. At the premature resignation of a director the board will decide who of the elected directors will fill the vacancy. If there are less than five directors, the Election Committee wil organise new elections within three months after the date of the resignation, in order to fill the vacancy. The terms of these elected directors start immediately after their election and ends at the moment the term would end of that director they replace. c. If the whole Board resigns, or a complete new Board was not elected as per conditions in article 10, the existing Board needs to deal with the current affairs, until a new Board has been elected, or, until in conformity with part d of this article and paragraph, the General Assembly has appointed replacements. d. If the whole Board, or a majority of the Board resigns during a General Assembly, the General Assembly may appoint replacements whose function it is to deal with current affairs and to ensure that the elections in Article 10 are organised. §3 Conditions for directorship A director has to: a. at the moment of taking up the function, have been at least three consecutive years a member of the association and, b. be a member in good standing as described in Article 6 paragraph 3 of these Bylaws at the moment of the elections. c. not have incurred a sanction of Mensa at the moment of his candidacy, nor ever having had a suspension of 1 year, as specified in article 12. §4. Termination and suspension of the directorship a. The directorship ends: a.1 when the membership of the association of the director in question ends in any which way; a.2 after the term; a.3 at request of the director himself, effective immediately; a.4 through dismissal by the General Assembly; a.5 furthermore through any way described in the Law. b. The General Assembly may suspend a director temporarily, if she feels the circumstances demand it. Before such an act is undertaken, the concerned will have the opportunity to defend himself.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


c. Within ninety days, a General Assembly needs to be orgainsed, that decides to dismiss the member or to lift the suspension. When the term for decision has been expired, the suspension is lifted. During the suspension, a director cannot fulfill his tasks in the Board. d. If the Board is dismissed by the General Assembly with a two third majority, the General Assembly may appoint an acting in conformity with paragraph 2 of this Article. If the General Assembly does not do this, the dismissed Board will continue to deal with current affairs. § 5 Archiving a. The Board will set up an archive that will contain at least the most relevant documents concerning the management decisions, elections and referenda, financial positions, membership activities and legal documents. b. It must contain, but is not restricted to: b.1 National bylaws and regulations b. 2 Minutes of Board Meetings b. 3 Minutes of General Assembly b. 4 Publications of the national magazine; b. 5 Publication of all formal election material; b. 6 Material concerning referenda; b.7 Annual membership lists; b. 8 Contracts b. 9 End of year financial documents. c. The aforementioned documents must be kept from 2005 onwards. §6 Appointed commissioners a. The Board can propose to the General Assembly, to appoint a commissioner with a well defined function. b. As determined by the Law, the General Assembly must decide on any financial recompensation of such appointed commissioners. c. The specific function of an appointed commissioner is detailed in the Regulations. §7 Name Mensa and logo a. No member of the Board or any other member of the association can transfer the rights to the name 29 and logo of Mensa. . 30 b. The address of the name and logo is the address of the chairman. c. After election of a new chairman, the old chairman will have the address changed within two months after the appointment as chairman. d. If a chairman is removed from office, the address remains untill the new chairman has changed the address. e. Only the General Assembly can decide to transfer the rights to name and the logo to another party. . 31

f. The General Assembly can do so only during the meeting as described in Article 11, more 32 specifically §4 b. . g. No other party than Mensa International can receive the rights to the name and logo.

29 According to the law, any Board member can transfer the rights to any other party. It suffices the two parties sign a document to that effect and mail that to the Bureau of Trademarks in the Netherlands. 30 The Bureau of Trademarks in the Netherlands will send a letter to the address given by the association, to ensure the transfer is legitimate. We want to ensure that the letters of the Bureau arrive at the proper place. 31 To avoid we have a ‘looney’ Board, we pass the right to transfer the trade mark to the General Assembly. Ok, if the General Assembly is equally ‘looney’, then there is no recourse. 32 And as a last safety measure, we ensure no ‘alien’ association can claim the name and logo.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.11

Article 10 Elections

§1 Election committee a. All elections are held under the supervision of an election committee composed of three election commissioners, who are also responsible for counting other kinds of votes by mail as stipulated in 33 article 8. b. The election commissioners are elected by the members at the General Assembly the year prior to the election of the Board of Directors, using the procedure of this same article 10 and therefore under 34 supervision of the preceding election commissioners. c. If for whatever reason there are no longer three election commissioners, for example after resignation or decease, or if nobody has been elected for one of the positions, or as a transition measure for the very first committee, the Board of Directors will appoint temporary election commissioners who will be replaced or confirmed at the next General Assembly according to the 35 normal election procedure described in this article. d. An election commissioner cannot be a director of the Board, must be a member in good standingat the moment of his appointment in the election committee, with membership paid, and may not be subject to a sanction or suspension at the moment of his candidacy. e. The election commissioners remain full members in good standing and may therefore participate in the vote. They may not, however, be candidates in the elections for the Board of Directors. f. The election commissioners remain members of the election committee until the next election of 36 election commissioners. g. The election commissioners choose amongst themselves who will be chairman of the election 37 committee. h. The role of the election committee is to oversee the correct technical proceedings of each election procedure. i. The election committee initiates the call for cadidates j. Any member of the association who notices one or more infractions, mustbrief the president of the election committee in a one time report. k. The president of the election committee will report on the proceedings of the elections on the General Assembly. l. Any dispute will be reported by the president of the election committee to the secretary of the Board and will be dealt with during the General Assembly. To that end, the agenda will always feature an agenda point "Any possible disputes" during which these disputes, if they arise, can be treated. These points must be treated before the actual election can start, and may include a vote by the general 38 assembly to exclude the candidate from the election. m. The Board of Directors will present a list of members to the president of the election committee n. If due to a required quorum a second general assembly is planned as per §2.g, n.1. the limit date for sending votes as per point j, is seven calendar days before the second assembly n.2. postal votes count for both assemblies if sent at the latest seven days before the first assembly, and only for the second assembly otherwise. n.3. ballots are only definitively destroyed as per point i if no confirmation has been received on the date of the second general assembly n.4. the opening of envelopes as described in point l is postponed until it is clear that the quorum has 39 been reached, or two hours before the second assembly otherwise..

33 Since election commissioners are already responsible for elections, and the same ballot contains both elections and other points on the agenda, we figured we might as well make these people responsible for the entire postal ballot. 34 In previous versions, one extra commissioner for each candidate was added. This would lead to an impractical number of commissioners in elections with many candidates, so it was decided to just keep the three that are elected by the General Assembly. 35 Previous versions were unclear about the election procedure of positions other than board members. It was decided to use the same election procedure for all of them, including ombudsman, auditor and election commisioners. 36 Previous versions ended the function of the committee at the appointment of the board of directors, but they now remain responsible for all other elections in later general assemblies as well. 37 This is not a position of great responsibility, so they should manage to decide this among themselves. 38 The problem was that postal votes may already have been cast, so merely discussing the issue at the General Assembly to influence the votes of the attendees is not enough. The point on the agenda is always added as a precaution because the agenda cannot be altered at the last moment if an issue with the elections arises shortly before the General Assembly. 39 We realised this was necessary because all the procedures needed three commissioners to be present, and this would cause problems if one of them got sick.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


§2 Ballot a. The ballot form for the election of board members and commissioners will state: a.1 The date of the General Assembly a.2. The function to be elected a.3. Only for ballots cast during the General Assembly itself, the number of the round. For postal ballots there is only one ballot for each function, which is counted repeatedly for every round. a.4. The family name and first name of the cadidates, sorted alphabetically by last name a.5. A box in front of every name 40 a.6. A box with the text "Nobody" b. The vote is performed in multiple rounds until a maximum of one candidate remains, as described in §5. §3. Votes by those physically present at the General Assembly or by proxy a. The ballot forms will be distributed at the inscription for the General Assembly b. For every post to be elected, a sufficient number of ballots is provided for the different rounds, marked with the number of the round as described in §2.a.3. c. One can only vote by filling up a single box. Furthermore, c.1 Striking boxes is allowed c.2. If a box is filled and stricken through, the box is considered to be empty c.3. If all boxes are empty, the vote is blank. c.4. If several boxes have been filled and not stricken through, the vote is invalid 41 c.5. Votes for "nobody" are counted in the same way as votes for candidates, as described in §5. §4 Vote by mail a. The procedure for sending votes by mail is described in article 8 §3. b. The ballot is the same as the one used by the participants at the General Assembly, but is used in a 42 different way: b.1. In the box in front of each candidate, as well as in the box for "Nobody", an integer number of minimum 1 and maximum a number equal to the number of boxes, may be entered. A smaller number indicates a greater preference. b.2. Boxes may also be left empty b.3. A box that has been stricken through counts as empty b.4. Corrections are allowed as long as no confusion is possible. In case of doubt, the election 43 committee decides if the vote is invalid. b.5. If multiple boxes contain the same number that has not been stricken through, the vote is invalid. c. In each round of the election, the vote of each ballot is counted as follows: c.1. All boxes of candidates who have already dropped out in previous rounds or who are no longer eligible for whatever other reason, are disregarded. c.2. The ballot votes for the box containing the smallest number which has not been disregarded in c.1. c.3. If only blank boxes remain, the vote is blank. c.4. The same ballot is counted again for subsequent rounds, but may vote for a different candidate, for "Nobody", or blank after candidates dropped out.

40

This is a new addition. In the old procedure, abstentions counted as votes against all candidates, making it possible for undesired candidates to be turned down even if they were the last ones. This meant, however, that true, neutral abstentions were not possible and it was also inconsistent with other types of votes described in §8. Therefore, it was decided to include this extra "Nobody" which counts against all candidates. If "Nobody" gets more than 50%, all candidates are turned down. Blank votes are now truly neutral abstentions. 41 Just made this a bit clearer. 42 This is a completely new procedure. In the old system with proxies, one could give oral instructions with preferences for certain candidates over others. In the new system by mail, we could not just let people tick a single box because this would not work very well in a multiple round system and with people being candidates for multiple positions. So we decided to invent this system with integer numbers indicating preferences for candidates, and the vote going to the lowest integer participating in the round (1 being the first choice). If certain candidates are really undesired, they can be left blank while "Nobody" gets a number, indicating a preference for "Nobody" over those candidates. For people present at the meeting, the old system is still used. 43 With numbers instead of just ticked boxes, the likelihood for mistakes was increased. We decided to allow corrections as long as they were reasonably unambiguous, as decided by the election committee, to allow some room for common sense.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


§5 Proceedings of the vote at the General Assembly a. In each round of the vote, the ballots of the members at the General Assembly are collected by a member of the election committee. b. The election committee places these votes onto separate stacks for each of the candidates, for 44 "Nobody", and for blank and invalid votes. b.1. Every election commissioner verifies that all ballots are on the correct stack and counts the number of votes in each stack. b.2. If the counts by the three election commissioners do not match, the ballots are counted again. b.3. The postal votes are entered into a spreadsheet as described in article 8 §3.l and counted 45 automatically, taking into account candidates who have dropped out as described in §4.c. b.4. The number of postal votes and votes by members present at the assembly are added up for each candidate, for "Nobody", and for blank and invalid votes. b.5. The percentage for each box on the ballot, including for "Nobody", is determined by dividing the number of votes for that box by the total number of votes for all boxes together, including "Nobody". b.6. In each subsequent round, the stacks of ballots cast by the participants at the assembly are archived and replaced by the newly cast votes in the next round. In the spreadsheet for postal votes, the candidates who dropped out are marked so that the totals for the next round are calculated automatically. c. Blank votes count as abstentions and are in no way part of the calculation in b.5. Invalid votes are 46 not taken into account either. d. If a candidate gets more than 50% of the votes, this candidate is elected immediately and no further rounds are necessary. e. If the box for "Nobody" gets more than 50% of the votes, none of the candidates is elected for this function. f. If both a candidate and "Nobody" get exactly 50% of the votes, the candidate is elected. g. If none of the preceding cases d, e nor f are applicable, a new round is started as follows: g.1. If there were more than two candidates, only the two candidates with the highest percentage of the votes remain for the next round. If at least three candidates have the highest percentage, or at least two have the second highest percentage, the tie break rule in point h is applied so that only a total of two candidates remain for the next round. g.2. If there were two candidates, the one with the highest percentage remains. This candidate must still get 50% of the votes in the subsequent (final) round. If both candidates get the same 47 percentage , the tie break rule in point h is applied to determine which of the candidates drops out. g.3. Voting for "Nobody" remains possible in every round. h. The tie break rule works as follows. Of a complete set of cards, one suit will be selected. The cards 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 and 10 will be laid face down on a table. The candidates themselves determine who draws first. Each candidate must draw a card with a number. The candidate or candidates with 48 the highest numbers drop out so that the required number of candidates remains. i. The president of the election committee announces the result immediately after the count. After this announcement, the next round is started or, after the final round, the next election if any. j. The results are reported in the report of the General Assembly and on the website and in the members magazine. They are also transmitted to Mensa International within 30 days. k. The ballots and the empty numbered envelopes are kept for one year after the General Assembly 49 by the secretary of the association and then destroyed. The spreadsheet used for counting the votes is published as stipulated in article 8 §3.l.5 and 6.

44

This part originally talked about both postal and local votes. Since postal votes are now counted automatically, no system with stacks of votes is necessary anymore for postal votes. 45 Again, this is secure since the spreadsheet is published afterwards and anyone can check his own vote and recount the totals of all votes. 46 Thanks to "Nobody", abstentions are now neutral instead of negative. 47 Mistake in previous version which said "if they both get 50%". For example, it could be that A and B both get 40% and "Nobody" gets 20%. 48 This rule was omitted in the translation but existed already in the original language. 49 The envelopes carry member numbers, the ballots carry personal codes, both are important to keep since they cannot be linked to each other afterwards.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


§6 Election of board members a. Board members are elected one by one using the preceding procedure in the following order: president, vice president, treasurer, secretary, director 1, director 2, director 3. b. If a candidate is elected for a certain position, his other candidacies are removed. c. If nobody is elected for a certain position, election continues with the next post. d. If an insufficient number of board members is elected to reach a total of five, the resigning board continues to take care of current affairs and organises new elections within three months for the unfilled positions. e. If a sufficient number of board members has been elected to reach a total of five, but one or more of the functions president, vice president, treasurer and secretary have not been elected, the elected board members decide among themselves which of them takes up these functions. If they do not succeed in doing so, new elections are organised as in point d. f. Every two years an election is held. g. Board members are appointed for a term of two years. Board members may be reelected. h. The chairman may only be reelected twice successively, so for a total of maximum three 50 consecutive terms. 51 i. The general assembly appoints the Board Members through the above election procedure. j. Contrary to point g of this article, the term of the Board of Directors elected on the 20th of november 52 2011 ends at the general assembly of 2014 . §7 Call for candidates a. The election committee will publish in the member magazine, or in a document by their own design, a call for candidates, at least two months before the General Assembly. b. The candidates will send a letter to the address mentioned on the call for candidates. c. The call for candidates will mention: c.1. Which functions will be elected. c.2. The deadline by when the candidacy should arrive. c.3. The address to which the candidacies should be sent. d. A member may be a candidate for multiple positions in the board but may only effectively take up one, as described in §6.b. Likewise, any candidacies for officer functions incompatible with a function for which the candidate has already been elected, become void. e. After the close of the term, the election committee will publish the candidates for each function in the member magazine or a document by their own design. This document will also state when the General Assembly where the election will be held, will take place. §8 Promotion of candidates for the Board of Directors a. In order to ensure equal chances for all candidates for functions in the Board, each will be assigned an equal number of pages in the member magazine or in a document created by the election committee. 53 b. The candidates will agree among each other, together with the election committee , which other forms of promotion are allowed apart from physical appearance at Mensa activities which is always allowed. c. Every other form of promotion can lead to the exclusion of the candidate by the election committee or shall at least be discussed at the General Assembly as described in §1.l.

50

Original phraseology was a bit ambiguous, it is now clear that two reelections means three terms. Just a legal clarification that this election is the "appointment" required in the law. 52 During the last General Assembly, we have asked this, since 2010 was a mere five weeks long, and the General Assembly accepted this with unanimity. This is a one time exception. 53 Many discussions have existed in the past, whether or not certain kinds of promotion were allowed. One time several years ago, a team had sent professionally printed brochures to all members' home addresses just a few days before the election, giving the other team no time to react. This is the kind of action we want to avoid. 51

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.12

Article 11 Dissolution

§ 1. General a. the association will be dissolved by a decision to do this of the General Assembly, provided the conditions as mentioned in this Article, paragraph 2 b. If recognition of the association as a national Mensa by the international association Mensa is revoked, a General Assembly will be held within 90 days, that needs to decide on the dissolution of the 54 association. § 2. Conditions for termination by the General Assembly a. The decision to terminate the association must be taken with a majority of at least four fifths of all the executed votes in a general assembly in which at least two thirds of the total membership is present or represented. b. When the required quorum is not met, the decision to terminate the association can be made in the next General Assembly, no matter how many members are then present or represented at that meeting, with a four fifth majority. c. In the announcement of both the meetings as meant in a and b of this Article the intention to terminate the association must be clearly stated. § 3. Final settlement of the accounts a. When the association is dissolved, her means will be used to pay off any debts. If there is any surplus left after the final settling of the account of the terminated association, the following applies: a.1 the surplus can only be paid to a corporate body or corporate bodies registered in Belgium; b.2 the aim(s) of such organization(s) must be similar to the aims of the terminated association as much as possible. b. The destination of such a surplus of the terminated association may be determined by the General Assembly on a proposal by the Board. When this is not determined or cannot be determined anymore in such a way, the executors will put forward a request to determine a proper destination of the surplus to the Court of the administrative region in which the association was registered. c. When no executors are appointed at the time the decision was made to terminate the association, the Board will take care of all settlements. d. During the final settlements these Bylaws will remain valid as much as possible. e. During the final settlements in all correspondence the phrase "in liquidation" must be added to the name of the association in the letterhead. §4 Relationship towards Mensa International a. All archives pertaining to the members and testing, must be passed back to Mensa International Limited. b. The General Assembly must decide what happens to all legal rights to the name Mensa and the trademark logo, respecting the stipulations of Article 9 §7.

54

The Belgian law clearly states in article 4, 6°, that a decision of the Annual Business Gathering is required for the dissolution of the association. It goes even further, in article 20, the law states that the ABG can only dissolve the association if its goal was modified. And to top it of, article 20 refers to article 8, in where it says that in order to change the goals in the bylaws, you need a 4/5th majority. So, the law is very clear and strict in this particular instance. The association cannot be dissolved by a decision by MIL, but the effects of the derecognition are clearly stated in §4. So we must stress that there is a difference between derecognition by MIL, and dissolution of the association in terms of the law.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.13

Article 12 Disputes and sanctions

§1 Disputes a. If any member has a dispute with the Board, a committee or any other member about activities or actions that are a consequence of the membership of the association, or is very seriously hindered by the conduct or actions of another member, all avenues of settlement and redress within the association or the International association Mensa must be used to settle the dispute or to terminate the hindering. b. All disputes must be presented to the ombud directly. c. If the in part a intended means are not used to the fullest extent entirely and ways outside the association have been used, this can be considered as an act inimical to the assocation and lead to suspension of the association; 55

§2 Misconduct during an activitity a. When a member during an activity of the association does not behave according to the rules that count for that activity, then any other member present may point this out to this member. b. When violations of these rules occur, the responsible for this activity may expell this member for the remainder of the activity. c. “Remainder of the activity” is to be understood the rest of that day, that evening, that weekend or no matter how long this acitivity unbrokenly lasts. d. Upon expulsion, the responsible will inform the Board and the ombud, so these shall follow up the situation. e. Regardless of an expulsion or lack thereof, member can always report facts to the Board and the ombud. §3 Electronic communication media a. When a member does not follow the rules on a forum or a mailinglist (or other electronic communication media), then any other member may point this out to this member. b. When violations of these rules occur, a moderator appointed by the Board may put the offending member on moderation or block access from one week to three months. c. When access was blocked, the moderator will inform the Board and the ombud so that they follow up the situation. d. Regardless of blocking of access, the members can always report the facts to the Board and the ombud. 56

§4 Warning in case of violations a.1 When a member does not comply with the stipulation of article 6, §4, the following disciplinary procedure is foreseen: a.2 Prior to a decision in the disciplinary procedure, the member in question will get a chance to defend himself in an oral discussion with the board and the ombud. b. If this discussion does not bring any solution or in case the member does not show that he will follow the regulations of article 6 paragraph 4, the board or the ombud will send a written warning, in which shall be clarified what rule has been broken. c. If the member within a period of one year to be counted after the date of the first warning , again breaks a rule, then the stipulations of § 5 are in effect..

55

We do this so organising members may call unruly members to order. This is a new procedure, with the necessary checks and balances: a member must be notified before getting a warning and must be heard. We also foresaw maximum terms and a possibility for appeal. 56

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


§5 Suspension a. The board can suspend a member when or a.1 the condition in §1, point c is met a.2 the condition in §4, point d is met b. The member shall be informed by the Board c. The member must accept the mediation of the ombud of the association. d. The suspension is in effect foraslong as the ombud is dealing with the issue, with a maximum of one year. e. The member can appeal against this with the ombud. f1. The Board will inform all local responsibles, the responsibles of the SIG’s and other interested parties within the association of the suspension. f.2 Suspension means that the member cannot participate in activities of the association. f.3 It also means that the access to the website, the journal as well as electronic communication media is denied. g.1 If the member during the term of suspension or within one year after a previous suspension, breaks another rule as meant in §1, point c or in §4 point d, the Board can add to the existing suspension without advance warning. g.2 The suspended member must now accept the mediation of the ombud of the association. g.3 Also here, the people intended in point f1 shall be informed. h.1 During suspension as meant in point g a point can be added to the agenda of the next General Assembly to decide on the exclusion of the member. If this is the case, the member will be notified in the written communication of the suspension. h.2a The manner of appeal of the member is a defense during the General Assembly. h.2 b A written declaration can be sent within a term as specified in article 8 §1b.. The written declaration will be published on the website. h.3 As determined in the Law, only the General Assembly can decide to expell the member and that with a two third majority of votes. h.4 If the General Assembly decides for expulsion, this will be written in the minutes of the General Assembly. i. A member that has once received a suspension of one year, can no longer be a candidate for the Board or for commissioner. Examples of commissioners are election commissioner, ombud, auditor of the accounts or other functions decided by the board. j. An expelled member can request the Board after a period of seven years to lift the expulsion. The Board will add this point to the agenda of the next General Assembly for which she can still modify the agenda. The General Assembly shall decide with a normal majority whether or not to cancel the exclusion. k. In a joint decision the board or the ombudsman can, after having sent at least one warning, have listened to the person envolved, and after the go-ahead of the international ombud, shorten the aforementioned procedure if very serious or very frequent transgression of these bylaws or the regulations occur. If this procedure is followed, the board can ask the General Assembly to expell the member immediately. This decision does require a two third majority.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.14

Article 13 Ombud

a. The ombud will guard over the fact that Mensa Be conducts her business in line with the Constitution of the internation organisation Mensa and in coordance with these Bylaws. In addition, it is also the task of the ombud to mediate, advise, or criticise on arbitrary or improper action from the members of the Board, normal members or any other instances within the association, and to decide in disputes within the association. b. The ombud will collect facts and proof concerning whatever dispute or accusation, shall conduct hearings as he sees fit, and shall issue findings and conclusions. The ombud shall report to all parties concerned and issue recommendation for sanctions or other measures. The ombud decides whether his findings will be published to other than the interested parties or the Board. c. If the ombud proves to be unable to mediate within the dispute, help of the Internationale Ombudsman may be called in. d. The ombud must be a member in good standing, cannot be member of the Board, cannot hold any other office within the association and cannot have any sanction by Mensa at the moment of his candidacy and may never have received a suspension of one year. e. The election committee organises the election of the ombud on and during the General Assembly, where the Board is elected, every two years. f. An ombud can take office for maximum three consecutive periods of two years. g. The ombud can be dismissed by the General Assembly or resign himself. If the General Assembly decides to dismiss an ombud, it must be by a two third majority. The General Assembly always elects a replacement for the ombud alongside the election of the ombud. In case the ombud would resign on another time than the General Assembly, the replacement will be ombud. The time this replacement has been ombud, is counted in the rule of the three consecutive periods. 4.15

Article 14 SIG’s and local groups

57

a. Five or more members sharing the same interest may found a Special Interest Group. b. Every member of the association has the right to join any existing SIG. c. Organization, management and activities of any SIG will be determined by its members. Financially it must be independent of the association. d. Nor SIG’s, nor any other member in not matter what function, are allowed to use the name Mensa or the registered logo "M", unless the Board has permitted this.

57

This text was taken from the constition of Mensa Netherlands, and since there was no mention there of local groups, we opted not to mention it either.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.16

Article 15 Amendments to the constitution

§ 1. Proposals for amendment Concerning proposals for amendment of the constitution the following procedure must be followed whenever possible: a. All proposals must be checked to see whether they comply with the Minimum Standard Constitutional Requirements (MSCR) of the international association Mensa. The MSCR consists of a set of demands, with which the association must comply. b. When a proposed amendment does not comply with the obligatory part of the MSCR after consulting the person who made the amendement, it will be adjusted until it does. c. Also, it will be checked whether there have been any changes in the mandatory part of MSCR that have yet to be incorporated in the Bylaws, since the last time amendments to the constitution were made. If so, the necessary adjustments will be made and proposed together with the already proposed amendments. d. The proposal for the amendments of the constitution created by aforementioned procedure, will then be presented to the Constitution Review Committee appointed by the International ExCom of Directors of Mensa International Ltd. Only after his approval, the change may be presented for the General 58 Assembly to vote upon. e. As soon as modifications to the minimal constitutional standards of Mensa International is communicated to the Board, the Board will process these modifications and suggest them on the first following General Assembly, insofar there is a term of ninety days between the arrival of the requested modification and the first following General Assembly. If the changes are communicated to the Board within the time frame of ninety days, these modifications will be proposed on the General Assembly that follows the next one. § 2. Deciding on amendments a. The constitution can be amended only by a decision of the General Assembly. In the announcement it must be clearly stated that amendment is on the agenda of this General Assembly. b. Those who will announce the General Assembly to amend the constitution must also state the text of these amendments in the newsletter of the association or by regular mail at least 21 days before the meeting. Members will receive the ad verbatim text of the amendment(s) upon request. c. Voting on the General Assembly occurs as defined in Article 8 of these bylaws. § 3. Coming into of effect amendments of the Bylaws An amendment comes into affect after publication in the ‘Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad’ (red. the official paper where all laws and such need to be published in Belgium). After that, there is a notification in the journal. Every director can do the publication in the ‘Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad’. 4.17

Article 16 Regulations

a. The General Assembly can establish regulations. b. The regulations cannot be in conflict with the laws, also where it is not mandatory law, nor these Bylaws. c. Amendment of the regulations occurs by decision of the General Assembly. d. The regulations or a change thereof are effective as soon as the report of the General Assembly was made as defined in Article 8 §2 of these Bylaws.

58

Changed to better reflect the MSCR, as requested.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


4.18

Article 17 Auditor of the accounts

a. The auditor of the accounts, verifies the annual statement of accounts managed by the Board. b. Every year, before the acquittal of the officers, the auditor will report at and to the General Assembly. c. The report of the auditor is added to the report of the General Assembly. d. The auditor must be a member in good standing, cannot be member of the Board, cannot hold any other office within the association and cannot have any sanction by Mensa at the moment of his candidacy and may never have received a suspension of one year. e. The election committee organises the election of the ombud on and during the General Assembly, where the Board is elected, every two years. f. An auditor can take office for maximum three consecutive periods of two years.

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


5. Index 5.1 Index proper MSCR1.1 .................................................................................................................................................................................. 57 MSCR1.2 .................................................................................................................................................................................. 57 MSCR1.3 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR1.4 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR1.5 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR1.6 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR1.7 .................................................................................................................................................................................. 57 MSCR1.8 .............................................................................................................................................................................57, 58 MSCR1.9 .................................................................................................................................................................................. 59 MSCR10.1 ................................................................................................................................................................................ 66 MSCR2.1 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR2.2 .................................................................................................................................................................................. 59 MSCR2.3 .................................................................................................................................................................................. 59 MSCR2.4 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR2.5 .................................................................................................................................................................................. 58 MSCR3.1 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR3.2 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR3.3 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR3.4 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR3.5 .................................................................................................................................................................................. 66 MSCR3.6 .................................................................................................................................................................................. 66 MSCR3.7 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR3.8 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR3.9 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR4.2 .................................................................................................................................................................................. 65 MSCR4.3 .................................................................................................................................................................................. 60 MSCR4.4 .................................................................................................................................................................................. 60 MSCR5.1 .................................................................................................................................................................................. 67 MSCR5.2 .................................................................................................................................................................................. 70 MSCR5.3 .................................................................................................................................................................................. 70 MSCR5.8 .................................................................................................................................................................................. 60 MSCR5.9 .................................................................................................................................................................................. 64 MSCR6.2 .................................................................................................................................................................................. 74 MSCR7.1 .................................................................................................................................................................................. 72 MSCR7.2 .............................................................................................................................................................................72, 73 MSCR7.3 .................................................................................................................................................................................. 74 MSCR8.1 .................................................................................................................................................................................. 75 MSCR8.2 .................................................................................................................................................................................. 75 MSCR8.3 .................................................................................................................................................................................. 75 MSCR9.1 .................................................................................................................................................................................. 71 MSCR9.2 .............................................................................................................................................................................66, 71 MSCR9.2.1 ............................................................................................................................................................................... 71 MSCR9.2.2 ............................................................................................................................................................................... 71 MSCR9.2.3 ............................................................................................................................................................................... 71 MSCR9.2.4 ............................................................................................................................................................................... 71

© Mensa Be


Datum: 12/OKT/2012


5.2 Classification of MSCR’s Code MSCR1.1 MSCR1.2 MSCR1.3 MSCR1.4 MSCR1.5 MSCR1.6 MSCR1.7 MSCR1.8 MSCR1.9 MSCR10.1 MSCR2.1 MSCR2.2 MSCR2.3 MSCR2.4 MSCR2.5 MSCR3.1 MSCR3.2 MSCR3.3 MSCR3.4 MSCR3.5 MSCR3.6 MSCR3.7 MSCR3.8 MSCR3.9 MSCR4.1 MSCR4.2 MSCR4.3 MSCR4.4 MSCR5.1 MSCR5.2 MSCR5.3 MSCR5.4 MSCR5.5 MSCR5.6 MSCR5.7 MSCR5.8 MSCR5.9 MSCR6.1 MSCR6.2 MSCR7.1 MSCR7.2 MSCR7.3 MSCR8.1 MSCR8.2 MSCR8.3 MSCR9.1 MSCR9.2 MSCR9.2.1 MSCR9.2.2 MSCR9.2.3 MSCR9.2.4 MSCR10.1

© Mensa Be

Class Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Optional Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Optional Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Optional Optional Optional Optional Optional Optional Mandatory Mandatory Mandatory Optional Optional Mandatory Optional Mandatory Optional Optional Optional Optional Optional Optional Mandatory Optional Optional Optional Mandatory Mandatory Optional Mandatory Mandatory Optional Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Optional

Present in Bylaws Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes No Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes No Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes


Datum: 12/OKT/2012

Ontwerp nieuwe statuten Mensa Be

Recommend Documents