Ontwerp en implementatie van een conferentiemanagementsysteem: partim artikelbeheer Joni Vandenberghe

Ontwerp en implementatie van een conferentiemanagementsysteem: partim artikelbeheer Joni Vandenberghe Promotor: prof. dr. Guy De Tré Begeleiders: ir. Tom Matthé, Antoon Bronselaer

Masterproef ingediend tot het behalen van de academische graad van Master in de toegepaste informatica

Vakgroep Telecommunicatie en informatieverwerking Voorzitter: prof. dr. ir. Herwig Bruneel Faculteit Ingenieurswetenschappen Academiejaar 2009-2010

DANKWOORD

Voor we beginnen met onze scriptie wil ik graag de personen bedanken die rechtstreeks, of onrechtstreeks hebben bijgedragen aan deze scriptie. Op de eerste plaats mijn familie, die doorheen mijn studies voor de nodige aanmoediging hebben gezorgd, verdienen een woordje van dank. Ik wil ik ook al mijn vrienden bedanken, zowel de vrienden die ik in doorheen mijn studie heb ontmoet, als de vrienden die ik op mijn studentenhome heb leren kennen. Deze zijn een enorme steun geweest, gedurende mijn hele studieperiode kon ik bij hun terecht voor raad en morele steun, en zelfs hulp bij de studie. Als laatste wil ook mijn promotor bedanken, prof. dr. Guy De Tré en mijn begeleider Tom Matthé voor de goede begeleiding, de tips en inzichten die ze mij hebben verschaft gedurende de laatste maanden.

2

Inhoud Dankwoord ....................................................................................................................................... 2 Inleiding............................................................................................................................................ 5 Situering ....................................................................................................................................... 5 Probleemstelling ........................................................................................................................... 5 Doelstelling .................................................................................................................................. 5 Deel 1: de website ............................................................................................................................ 7 1 Drupal ........................................................................................................................................ 7 2 Het opzetten van de website: gemeenschappelijk deel.............................................................. 8 2.1 De installatie van Drupal .................................................................................................... 8 2.2 De Boomstructuur .............................................................................................................. 8 3 De eigenlijke website: wat na de basisinstallatie? ................................................................... 11 Deel 2: De eigen webpagina‟s ........................................................................................................ 15 1 De practical tak........................................................................................................................ 15 2 De admin pagina...................................................................................................................... 17 3 Problemen en oplossingen ....................................................................................................... 20 3.1 Fatal Error......................................................................................................................... 20 3.2 De Drupal titels verbergen ............................................................................................... 21 Deel 3: Onderzoek van de conferentie managementsystemen ....................................................... 22 1 Edas ......................................................................................................................................... 22 1.1 Installatie .......................................................................................................................... 22 1.2 Gebruik & features ........................................................................................................... 22 1.3 Besluit............................................................................................................................... 23 2 Het binnen Telin ontwikkelde conferentie management systeem ........................................... 23 2.1 Eerste indruk en features .................................................................................................. 23 2.2 Besluit............................................................................................................................... 25 3 Easychair ................................................................................................................................. 25 3.1 Installatie en eerste indruk ................................................................................................ 25 3

3.2 Features ............................................................................................................................ 26 3.3 Besluit............................................................................................................................... 27 4 Eindoordeel en besluit ............................................................................................................. 27 Nuttige links ................................................................................................................................... 28

4

INLEIDING Situering In 2011 wordt voor de negende keer het internationale congres Flexible querying and Answering Systems georganiseerd. FQAS legt de focus op de informatie in onze samenleving. Ze willen deze informatie op een eenvoudige en intuïtieve manier voor iedereen ter beschikking stellen. Hiervoor worden bekende onderzoeksdomeinen, zoals database management, management van multimedia informatie, interactie tussen computers en personen, representatie van kennis, en het filteren van informatie gebruikt. Op de conferentie kunnen onderzoekers informatie uitwisselen, en de basis leggen voor nieuwe ideeën of nieuwe ideeën verder uitwerken. Dit jaar valt de eer te beurt aan de UGent om de conferentie te organiseren.

Probleemstelling Om deze conferentie te promoten en administratief te ondersteunen zal er eerst een website ontwikkeld moeten worden. De website zal alle informatie moeten bevatten rond fqas2011, of de mogelijkheid bieden aan de organisatoren om snel en eenvoudig informatie op de website aan te passen en toe te voegen. Er zal nood zijn aan een registratieformulier waar geïnteresseerden in fqas2011 de mogelijkheid hebben om zich te registreren voor het congres. Bovendien moet er een platform beschikbaar zijn waar geregistreerden papers voor het congres kunnen opsturen. Tot slot willen de organisatoren ook beschikken over een snelle en eenvoudige manier om enkele bruikbare statistieken over fqas2011 op te vragen.

Doelstelling Twee groepen mogen op dit onderwerp samenwerken. Sommige delen zullen gemeenschappelijk zijn, maar aan bepaalde delen zal door slechts één van de groepen gewerkt worden. Natuurlijk moet er onderlinge communicatie zijn om het gewenste resultaat te bekomen. Niet alleen tussen de groepen onderling maar ook tussen de groepen, prof. dr. Guy De Tré en Tom Matthé. Er zal gebruik gemaakt worden van met het content-management systeem Drupal om de website te ontwikkelen. Om het indienen en beheren van papers te vergemakkelijken moet er externe software gebruikt worden die speciaal ontwikkeld is om het organiseren van conferenties te vereenvoudigen. Door een eerste groep moet er een onderzoek en vergelijkende studie gevoerd worden naar verschillende conferentie management systemen. Na een beredeneerde keuze 5

gemaakt te hebben zal er ook hiervan al een initiële installatie gedaan worden. Een tweede groep zal voor de website databankondersteuning creeëren.

Aangezien ik vrij veel positieve verhalen gehoord had over Drupal, en onder de indruk was van enkele sites die met Drupal ontwikkeld zijn, is dit voor mij de hoofdreden om mee te werken aan dit project. Na het verkrijgen van de definitieve onderwerpen werd afgesproken dat ik in groep een zou zitten. De groep die de conferentie management systemen onderzoekt. Het opzetten van de website in Drupal zal voor het grootste deel in samenwerking met de tweede groep gedaan worden.

6

DEEL 1: DE WEBSITE

1 Drupal Voor het opzetten van de website is Drupal optimaal. Het open source content management systeem Drupal was oorspronkelijk bedoeld als een bulletin board system voor het in 2001 een open source project werd. Dries Buytaert, die Drupal leven inblies, had Drupal eerst Dorp genoemd, een verwijzing naar de gemeenschap die uit Drupal zou ontstaan. Een spelfout leidde tot Drop ipv. Dorp. Buytaert vond dit beter klinken en maakte er Drupal van, komende van druppel. Drupal is sindsdien verder gestegen in populariteit en in zijn ontwikkeling. De mogelijkheden zijn best indrukwekkend te noemen. Drupal stelt ontwikkelaars in staat variabele websites te ontwikkelen, geoptimaliseerd voor de door de ontwikkelaar gestelde verwachtingen. Op de website stelt men dat men met Drupal in staat is community portaalsites, discussiesites, intranet portaalsites, websites voor bedrijven, persoonlijke websites, fan sites, e-commerce applicaties en resource directories te ontwikkelen. De grote handigheid aan Drupal is dat het, na installatie, komt met voorgeïnstalleerde features. Voor de lay-out zijn reeds enkele thema‟s voorzien, en voor uitgebreide mogelijkheden komt Drupal met enkele standaard modules. Deze standaard modules variëren van een content management systeem, blogs en nieuwsbrieven, tot meer geavanceerde zoals fora en fotogalerijen. Het eindigt niet bij het standaardpakket want op de website zijn honderden thema‟s en duizenden modules van enthousiaste Drupal ontwikkelaars te downloaden en vrij te gebruiken. Het blijft natuurlijk open source dus vooraleer men een module download kan men best eerst kijken naar commentaar van vorige gebruikers, en de status van het project. Sommige modules zijn na verloop van tijd zoveel gebruikt dat ze deel zijn gaan uitmaken van de standaardmodules die reeds bij het downloaden van Drupal meegeleverd worden. De toegenomen populariteit van Drupal (meer dan een miljoen downloads per jaar), heeft er voor gezorgd dat er zich een uitgebreide gemeenschap heeft ontwikkeld rond Drupal. Dit zorgt ervoor dat je voor eventuele vragen je bij een uitgebreid publiek terecht kan op het Drupal forum. Dat er buiten het Engelstalige forum ook een Nederlandstalig forum bestaat is een extra handigheid1.

1

Zie: http://drupal.be/, Nederlandstalige Drupal website http://drupal.org/, Engelstalige drupal website

7

2 Het opzetten van de website: gemeenschappelijk deel 2.1 De installatie van Drupal Philippe Serbruyns werd, als systeembeheerder, gecontacteerd om de website op te zetten. Eerst en vooral moest er immers een basisinstallatie van Drupal komen, op een eigen webruimte met een webadres. Philippe Serbruyns stelde voor de installatie te doen op een Virtual Machine, waarop dan Linux geïnstalleerd werd. Daar werd dan een appache server met Drupal op geplaatst. Als webadres werd besloten http://fqas2011.ugent.be/ te gebruiken. Reeds diezelfde week was de basisinstallatie van Drupal klaar. Voor aan het eigenlijke werk kan begonnen worden moet er eerst een akkoord zijn over de structuur van onze website. Hiervoor moet natuurlijk rekening gehouden worden met de verwachtingen van Guy De Tré en Tom Matthé, die eerder in de week al mee vergaderd hadden. Verder geven websites van eerdere conferenties ons een goed overzicht van wat er minimum aanwezig moest zijn. 2 Met al deze referenties werd in samenspraak met de tweede groep en de organisatoren een boomstructuur opgezet die als kapstok voor de website kon dienen. De wortel of boomstam Home bestaat uit verschillende takken. Deze takken stellen menuknoppen voor op de eigenlijke site.

2.2 De Boomstructuur General De General tak is de eerste tak op onze boomstructuur. Hij bevat nog drie subtakken die elk naar hun eigen pagina leiden : Home, Contact en Faq. Home is een bijzondere pagina. Buiten een kort overzicht van wat fqas2011 eigenlijk is, moet de mogelijkheid bestaan om blogs te posten van het organiserend comité. Contact en Faq3 zijn zelfverklarend. Op de faq pagina komen er enkele veelgestelde, vaak ook verwachte, vragen. Indien de gebruiker geen antwoord vindt op deze vragen kan hij op het contact formulier een e-mail adres vinden, waarnaar hij zijn vragen kan sturen. Practical Practical bevat een subtak, Venue, en een verwijzing naar een pagina : „Hotel en travel info‟. De subtak Venue geeft toegang tot drie andere pagina‟s, respectievelijk „About Ghent‟, „About Het Pand‟ en „Location map‟. „About Ghent‟ zal de gebruiker voorzien van een kort woordje uitleg over Gent, enkele sfeervolle foto‟s, en eventueel doorverwijzen naar enkele handige sites. Het is vrij snel te raden dat „About Het Pand‟ hetzelfde zal doen, maar dan voor Het Pand. Op de pagina „Location Map‟ zou een kaartje van google maps komen waar Het Pand op aangeduid wordt. Als

2 3

Zie: http://www.ir.disco.unimib.it/FQAS2006/home.html en http://fqas2009.org/ Frequently Asked Questions

8

laatste site in de tak Pactical hebben we „Hotel en Travel info‟. De bedoeling hier is de gebruiker in beperkte mate bij te staan met het vinden van een geschikt hotel.

Call for Papers De oproep van het organiserend comité tot het opsturen van papers wordt „Call for Papers‟ genoemd. Op deze pagina komt een flyer met wat uitleg over de conferentie. Deze flyer kan dan ook gebruikt worden door individuelen of het organiserend comité om eventueel geïntereseerden te vragen papers in te dienen. About the conference About the conference verwijst naar enkele belangrijke pagina‟s: „Program‟, „Program Commitee‟, „Organisers‟, „About the Conference‟ en „Important Dates‟. De „Program‟ pagina bevat uiteraard het programma voor de twee dagen, en de eventuele speciale sessies. Op de „Program Commitee‟ pagina komen de namen van de „organisers‟ en „invited speakers‟. „About the Conference‟ geeft een kort woordje uitleg over de conferentie, en „Important dates‟, waarschijnlijk een van de belangrijkste, moet de data bevatten. Hier gaat het, buiten natuurlijk de datum van de conferentie, over de inschrijvingsdata (een latere inschrijving betekent hoger inschrijvingsgeld), en de data voor het indienen van papers. Online Registration Deze tak verwijst onmiddellijk naar één pagina, de inschrijving voor de deelnemers. Een SQL databank en een betalingsysteem zal worden opgezet om dit te regelen. Dit is een deel dat volledig door de andere groep wordt verzorgd. Paper Submissions Als laatste tak hebben we de Paper Submissions tak. Deze verwijst naar twee pagina‟s: „Instructions for Authors‟ en „Submissions‟. Op de eerste pagina staat een duidelijke lijst van de belangrijke punten, gericht aan de auteurs, in verband met de vorm van de paper. Het is belangrijk dat hier op voorhand duidelijke richtlijnen over geformuleerd worden. Indien dit niet voorzien wordt kan het later voor veel werk zorgen. De Submissions pagina wijst door naar een extern platform dat speciaal ontwikkeld is voor het indienen, nakijken en raten van de papers. Welk platform hiervoor gebruikt gaat worden staat nog ter discussie. Hiervoor zullen drie platformen onder de loep genomen worden. Het platform dat het meest geschikt is voor de conferentie zal gebruikt worden. Hieronder nog even een uitgewerkt schema dat duidelijk weergeeft hoe de boomstructuur er uitziet. De groene omkadering is het gedeelte dat specifiek door mij uitgewerkt wordt, de rode omkadering wordt door de andere groep uitgewerkt.

9

Home

General

Contact

Faq

About Het Pand

Venue

About Ghent

Hotel & travel info

Location Map

Practical

Home

Call for papers

Program

Program commitee

About the conference

Organizers

Online registration

About the conference

Overzicht program committee + invited speakers

Important dates!

Paper submission

Instructions for Authors Submissions

10

3 De eigenlijke website: wat na de basisinstallatie? Eenmaal Drupal geïnstalleerd is, krijgt men een eerste „resultaat‟ op het scherm te zien . De

basisinstallatie van Drupal komt met het basisthema Garland, dat hier te zien is.

11

Screenshot: Drupal, zo ziet de site eruit na basisinstallatie Garland wordt bij Drupal geleverd sinds Drupal 5.0. Het grote voordeel van Garland is dat de kleuren vrij eenvoudig aan te passen zijn, zonder dat je in de CSS files moet gaan graven. Desondanks zijn de „looks‟ van Garland niet geschikt voor de website. In gedachte houdend dat we op zoek zijn naar een frisse, moderne „look‟, moeten nog enkele andere thema‟s uitgeprobeerd worden.4 Het „Jaded‟ thema voldoet aan deze eigenschappen. Het straalt een natuurlijk en modern groen uit. Het heeft bovendien een zeker 3D gevoel. Het doel van de conferentie is uitwisseling en vernieuwing te brengen. Het Jaded thema straalt dit uit. De volgende stap was het implementeren van de boomstructuur. Links kunnen vrij eenvoudig worden toegevoegd bij Administer > Site Building > Menus > Primary links. Hier onstond de basis van onze boomstructuur de zogenaamde primary links, ofwel de eerste takken van de boom die nog niet rechtstreeks naar een pagina leiden. Enkel naar meer links dus. De tweede takken van de boomstructuur kunnen ook in primary links aangemaakt worden, zolang de juiste parent item wordt aangeduid en er duidelijk wordt gemaakt dat de parent item uitklapbaar moet zijn. Als laatste zijn de pagina‟s zelf aan de beurt. Dit kan met „Create content‟. In de basisinstallatie van Drupal heeft men de keuze, een „Story‟ of een „Page‟ aanmaken. Een story is eerder een soort blog. Er kunnen nieuws items op gepost worden, maar ook kan men commentaar toevoegen. Elke aangemaakte pagina bevat een „Title‟ en een „Menu link title‟. De title is de eigenlijke naam van de pagina. De menu link title is de naam zoals hij wordt weergegeven voor de gebruiker. Een laatste belangrijke optie is het „Parent Item‟. Hier kunnen we aanduiden door welk menu de pagina wordt voorgebracht. Indien de pagina een eerste tak is, is het parent item „Primary links‟. Ook hier moet duidelijk worden gezet dat het parent item uitklapbaar moet zijn.

Onderstaand schema is nog even een duidelijk overzicht. De primary links zijn aangeduid in het rood, secondary links in het groen, en (licht)blauw zijn de pagina‟s.

4

Zie: http://drupal.org/project/Themes?page=1

12

Home

General

Contact

Faq About Het Pand

Venue

About Ghent

Hotel & travel info

Location Map

Practical

Home

Call for papers

Program Program commitee

About the conference

Organizers

Online registration

About the conference Important dates!

Paper submission

Instructions for Authors Submissions

Als laatste zullen nog vijf pagina‟s worden aangemaakt waar men op terecht komt indien men toch op de primary (=rood) of secondary(=groen) links klikt. Via een kleine edit in Administer > Site Building > Primary Links en kan in het path worden verwezen naar de pagina‟s. Zo komt de gebruiker op de pagina terecht indien hij op de juiste link klikt.

13

Op de pagina‟s zelf zetten we dan een klein stukje code met de links, zoals dit stukje code op de venue pagina: Make your choice:

• About 'Het Pand'
• About Ghent
• Location map

14

DEEL 2: DE EIGEN WEBPAGINA’S 1 De practical tak Nu het gemeenschappelijke deel achter de rug is, gaat elke groep zijn eigen pad. De practical tak heeft niet enkel tot doel de gebruiker te informeren. Het wil de gebruiker prikkelen voor de locatie van het Congres. De informatie moet niet alleen een goede eerste indruk achterlaten, maar moet ook de gebruiker op het juiste pad zetten voor er zelf dieper op in te gaan. Enkele belangrijke sites hebben bijgedragen tot de informatie die er op werd geplaatst. Het Pand beschikt zelf over een Engeltalige site5 waar vrij veel informatie over de club Het Pand beschikbaar is. De Toeristische dienst Gent is ook heel behulpzaam geweest. Niet alleen in het voorstellen van enkele foto‟s, maar ook op de meertalige site van de toeristische dienst6 zelf is vrij veel informatie beschikbaar. Een laatste bron was de fotografe van de UGent, Hilde Christiaans, die het grote fotoarchief van de UGent beschikbaar stelde. Voorwaarde tot het gebruiken van al deze foto‟s was natuurlijk dat we de juiste bron vermeldden.

Bij de „Hotel & Travel info‟ is de informatie beperkt. Het is niet de bedoeling dat de organisatoren de gebruiker vertellen in welk hotel hij de nacht kan doorbrengen. Gent beschikt immers zelf al 5 6

Zie: http://www.ugent.be/en/facilities/hall-hiring Zie: http://www.visitgent.be/

15

over een site waar men aan een schappelijke prijs Gentse hotels kan boeken. De site in kwestie wordt trouwens aangeraden door de toeristische dienst.7 Nadat alle informatie op de site is geplaatst rest nog de „Location map‟. De bedoeling van deze pagina is dat er een „google map‟ komt waar de locatie „Het Pand‟ op aangeduid staat. Hiervoor moet eerst op de Homepagina van Drupal worden gekeken om te kijken of er al een goede module beschikbaar is.8 Na even te zoeken blijkt dat er een voldoende aanbod is aan modules die men kan gebruiken om een google map te laten zien op een Drupal website. Als leek is het natuurlijk niet meteen duidelijk waar de beste boom staat in het bos. Er zal dan ook aan het selecteren van een module vrij veel onderzoekswerk voorafgaan. Een manier om ze onderling te testen is verscheidene modules installeren en dan te vergelijken. Maar aangezien je niet meteen weet hoe een module moet geïnstalleerd worden, of hoe ze werkt9, is het beter eerst even de fora door te nemen op zoek naar ervaringen van andere gebruikers met specifieke modules. Ook de pagina, die elke module krijgt bevat al wat basisinfo. Zoals de versies van Drupal waarmee een module werkt. De module voor fqas moet natuurlijk met Drupal 6 kunnen werken. Enkele modules zitten om onduidelijke redenen nog in het alfa of beta stadium. Tenzij men geen andere keuzes heeft laat men deze ook beter links liggen. De „gmap module‟ is een bijna noodzakelijke module om een kaart te laten zien op een Drupal pagina. De gmap laat toe een google map in een pagina weer te geven. Vooraleer dit kan werken moet er een API key opgegeven worden. Elke website moet „Google‟ vragen of ze wel een google map mogen weergeven op hun website.10 Dit is meestal geen probleem, en de API key werd dan ook zonder enig probleem verstrekt. Buiten de gmap module bestaan er nog enkele modules die in combinatie met gmap kunnen werken. De „location module‟ is de eerste die uitgetest werd. De installatie, en implementatie van deze module is de meest gebruiksvriendelijke, toch hebben we besloten deze niet verder te gebruiken. De location module is eigenlijk bedoeld om meerdere gebruikers of locaties op een kaart aan te duiden. Voor een (online) gemeenschap kan zo een functie vrij handig zijn. Al direct werden echter enkele beperkingen opgemerkt, zoals de onmogelijkheid om de grootte van het kaartje aan te passen. Dit ondanks het feit dat de grootte in de instellingen werd aangepast. Mogelijks was dit een gevolg van het thema „Jaded‟, dat zelf de integratie van de map in het thema voor zijn rekening nam. Het resultaat was een klein kaartje dat wel breed genoeg was maar niet hoog genoeg. De „simplemap module‟ blijkt beter geschikt voor het doel. De installatie verliep hetzelfde zoals de meeste modules in het begin. Eerst download men de module van de site. Vervolgens wordt ze uitgepakt op de locale harde schijf. Dan moet 7

Zie: http://www.gent-hotels.eu/ Zie: http://drupal.org/project/Modules 9 De meeste modules hebben een eigen installatie en werkwijze. Sommige modules hebben zoveel mogelijkheden dat een weekendje niet voldoende is om vertrouwd te worden met deze mogelijkheden. 10 Deze API key kan aangevraagd worden op http://code.google.com/intl/nl/apis/maps/signup.html 8

16

met winscp verbinding gemaakt worden met de server. Als laatste worden de bestanden in de Drupal module map geplaatst. Drupal detecteert automatisch dat er een nieuwe module geïnstalleerd is dus ze kan nu in het admin panel (Administer > Site building > Modules) geactiveerd worden. De simplemap module maakt ook gebruik van de gmap module, die met de API key communiceert met google maps. Met simplemap kan je zoveel kaartjes aanmaken als je wil. Dit kan in Administer > Site Building > Blocks, door te klikken op “Add map Block”. Na het invoeren van het correcte adres wordt de kaart gecreëerd. Nu moet enkel nog de map op de pagina kunnen weergegeven worden. Eerst moet in Administration > Site configuration > Input Formats op het “html format” en “filtered html format” aangevinkt zijn dat Drupal de code om een simplemap op een pagina te zetten moeten aanvaarden. Hierna is het enkel nog een kwestie van [simplemap id='x']11 op de „Location map‟ pagina te zetten.

Het resultaat mag er zijn : een duidelijke kaart waarop het Pand aangegeven staat, en waar de gebruiker vrij kan op in- en uitzoomen.

2 De admin pagina Iets wat typisch is bij Drupal is dat je standaard altijd de login ziet op elke pagina. Dit is vrij vervelend, op de fqas2011 site heeft een gewone gebruiker hier geen nood aan, en dit neemt dan ook de plaats in van nuttiger informatie. Deze „user block‟ verbergen is vrij eenvoudig. In Administer > Site Building > Blocks, kunnen ze gewoon worden uitgeschakeld. Gelukkig is ze hierna dan niet direct verloren. Ze is nog steeds beschikbaar op yoursite/drupal6/?q=user.12

11 12

X is het ID van de kaart in kwestie. We hebben maar een kaart aangemaakt, dus ons id is 1. Yoursite is hier natuurlijk ons gebruikelijk adres: http://fqas2011.ugent.be/

17

Hierna moet enkel nog een doorverwijzing gemaakt worden die de gebruiker na in te loggen naar een admin pagina stuurt. Na deze aan te maken via Create content > Page en er voor te zorgen dat ze enkel voor administrators zichtbaar is13 , moeten we enkel nog zorgen dat de gebruiker na login hiernaar doorverwezen wordt. Bij Administer > User management > Login destination kan dit eenvoudig ingesteld worden. Tenslotte moet op deze pagina wat overzichtelijke informatie uit de databank kunnen worden opgehaald. Een eerste gegeven dat de pagina moet weergeven, is wie er precies ingeschreven is. Drupal gebruikt een eigen php code om informatie uit een Drupal DB te halen. Vooraleer php code kan gebruikt worden in Drupal moet wel eerst de php snippets module geactiveerd zijn. Volgende php code geeft ons een eenvoudige namenlijst van de ingeschreven personen.

FirstName." ".$data->LastName." ".$data->Country."
"; } print $output; ?> Aangezien de tabel Person nog vrij leeg is, zijn er twee testnamen ingevoerd in de tabel om dit de testen.

Een eerste test leverde een foutmelding op, dit werd verholpen door Drupal6 in

phpmyadmin14 toegangsrechten te geven tot de database registrations. Een tweede test toonde een overzichtelijke lijst van ingeschreven personen. Voordat de lijst van personen getoond wordt zal er eerst het aantal personen aangegeven worden. Hiervoor kan volgende eenvoudige SQL query gebruikt worden: SELECT count(*) AS Aantal FROM registrations.Person"); De rest van de code is gelijkaardig aan wat we boven gezien hebben. Een laatste statistiekje dat op de admin pagina staat geeft weer hoeveel inkomsten er tot dusver verwacht zijn, hoeveel er reeds betaald is en hoeveel er nog moet betaald worden. Hiervoor wordt een gelijkaardige php code gebruikt, met dat verschil dat we de output deze keer gebruiken om in een interactieve grafiek om te zetten. Dit kan via „Google Charts‟. Google Charts stelt de gebruiker in staat om een gepersonaliseerde grafiek aan te maken voor een website. Zowel

13

Dit is eenvoudig door ervoor te zorgen dat “Published” niet aangevinkt staat De drupal databases en alle data van drupal staan in phpmyadmin. Phpmyadmin van fqas2011 is te vinden op http://fqas2011.ugent.be/phpmyadmin 14

18

eenvoudige imagecharts als interactieve, veranderlijke grafieken.15 Volgende code haalt de juiste informatie op uit de database en geeft deze weer als een google chart:

Betaald; } $result2 = db_query("SELECT SUM(Cost) AS Tebetalen FROM registrations.Type INNER JOIN registrations.Registration USING(Tid) WHERE Paid ='0'"); while ($data2 = db_fetch_object($result2)){ $output2.=$data2->Tebetalen; } $output3.=(int)$output+(int)$output2; $graph.=""; print $graph; ?>

15

http://code.google.com/intl/nl/apis/charttools/

19

Na nog een telling op het aantal studenten toe te voegen toont de site de gebruiker volgend eindresultaat16:

3 Problemen en oplossingen 3.1 Fatal Error Fatal

error:

Allowed

memory

size

of

16777216

bytes

exhausted

(tried

to

allocate 212277 bytes) in /usr/share/drupal6/modules/menu/menu.admin.inc

Reeds bij de installatie verscheen deze error wanneer naar Administer > Site Building > Menus > Navigation gegaan werd. Nadat gmap geïnstalleerd was vergrootte de error. De site gaf helemaal niet meer weer. Op elke pagina kwam deze error naar voor. Na de Drupal fora te doorzoeken en Philippe Serbruyns te hebben geraadpleegd vonden we een oplossing. De oorzaak was dat de appache server de „memory limit‟ te laag had gezet. Na in /etc/php5/apache2/php.ini de memory limit trapsgewijs te verhogen eindigde ze op 150M. Pas dan was de website terug zichtbaar, en kon men ook „Navigation‟ bereiken zonder „fatal errors‟ te krijgen.

16

Ook hier moeten we benadrukken dat we fictionele waarden in onze database hebben ingevoerd om onze code en grafiek uit te testen. Twee personen waren ingevoerd, één persoon die reeds 14€ betaald had en één persoon die nog moest betalen.

20

3.2 De Drupal titels verbergen Binnen Drupal heeft elke pagina een titel. Deze titels kan men niet zomaar verwijderen. Dit is dus vrij onhandig, omdat de opmaak vaak verschilt van andere hoofdingen. Ondanks deze onhandigheid hebben Drupal titels toch een belangrijk doel. Ze zorgen namelijk dat zoekmachines het eenvoudiger hebben om informatie van een website te halen. Indien we dit willen behouden is een mogelijke oplossing de „formats‟ van de andere hoofdingen in het CSS file zodanig aan te passen dat ze meer in lijn lopen met de Drupal titels. Voor een kleine website als fqas2011 speelt dit echter niet zo een grote rol. Een tweede, makkelijkere oplossing ligt in het page.tpl.php bestand, in de map waar het Jaded thema zich bevind. Bij de class “PostContent" staat de regel: '. $title .''; endif; ?>

Indien deze wordt verwijderd, verdwijnen ook onze Drupal titels.

21

DEEL 3: ONDERZOEK VAN DE CONFERENTIE MANAGEMENTSYSTEMEN 1 Edas17 1.1 Installatie Met 591 conferenties in 2010 en 57000 actieve gebruikers in datzelfde jaar is het een van de grotere spelers op de markt.18 De installatie van een Edas conference management systeem is vrij eenvoudig. Na een account aan te maken, heb je binnen die account de mogelijkheid om een nieuwe conferentie aan te maken. Het is mogelijk om een nieuwe conferentie volledig van nul af aan op te bouwen of deze te baseren op een eerdere conferentie. Zeker een handige optie indien een conferentie jaarlijks terugkeert. Indien dit niet het geval is kan je de conferentie van nul opbouwen. Dan zijn er enkel een aantal vragen te beantwoorden. Dit gaat van basisvragen zoals de naam van de conferentie en de datum, tot meer belangrijke vragen zoals of auteurs na het verstrijken van de deadline nog wijzigingen aan hun paper kunnen aanbrengen. Dit is vrij specifiek, het is zo mogelijk om in te stellen dat enkel het veld titel of de auteur nog mogen wijzigen. Eenmaal de conferentie is aangemaakt is ze onmiddellijk ook zichtbaar voor alle EDAS leden.

1.2 Gebruik & features EDAS is een ondersteunend programma voor conferenties. Dat wil zeggen dat het zeker niet de bedoeling is dat een conferentie enkel EDAS gebruikt. Een eigen website is onontbeerlijk. Voor het insturen en nakijken van papers is EDAS wel heel geschikt. Voordat een gebruiker zijn paper kan insturen moet een „TPC Chair lid‟ eerst een uitnodiging sturen. Op de fqas2011 website staan natuurlijk de vereisten waaraan een paper moet voldoen. Eenmaal ingestuurd kunnen een of meer „reviewers‟ aangesteld worden om de paper na te kijken. Een leuke optie is dat EDAS enkele statistieken voorziet zodat chair leden een overzicht hebben van bv. de deelnemers, wat voor deelnemers, hoeveel papers er zijn ingestuurd, hoeveel er nog bijkomende reviewers nodig hebben enz. Een conferentie binnen EDAS bestaat uit enkele sessies. Voor elke sessie kan ingesteld worden hoelang ze duurt, hoeveel tijd sprekers hebben, en welke papers bij welke sessies horen.

17 18

Zie: http://www.edas.info/index.php Informatie bekomen na contact opgenomen te hebben met Edas

22

Edas: bij wijze van test is er een testsessie aangemaakt Zoals de screenshot reeds toont zijn de „looks‟ van Edas vrij eenvoudig. De basisfunctionaliteit is er, de makers vonden dat er weinig nood is aan meer. Bij een standaard Edas installatie komt enkel bovenvermelde basisfunctionaliteit. Indien de gebruiker bereid is te betalen is er een lange lijst met extra functies. Edas kan zo bijvoorbeeld hosting voor de website van de gebruiker aanbieden, inclusief een veilig betalingsmiddel. Edas kan de conferentie ook publiek maken voor alle Edas gebruikers. Ook enkele andere opties komen zo vrij, zoals double blind bij het reviewen van papers.19

1.3 Besluit Edas heeft alles in huis om een uitgebreide site als fqas2011 voldoende te ondersteunen. Ondanks de basisuitstraling zijn er vrij veel mogelijkheden binnen Edas. Wie bereid is te betalen kan bovendien nog over een uitgebreider aantal features beschikken.

2 Het binnen Telin ontwikkelde conferentie management systeem 2.1 Eerste indruk en features Een demo versie van dit conferentie management systeem staat online voor test doeleinden.20 Het is opvallend dat bij dit conferentie management systeem het systeem volledig geïntegreerd is in de site. Erg handig dus indien je niet over de tijd of mogelijkheden beschikt om zelf een site te ontwerpen.

19 20

Zowel auteurs als reviewer zien elkaars namen niet Deze kan bekeken worden op https://acivs.org/demo2004V2/

23

Gebruikers kunnen inloggen, zich registreren voor de conferentie, betalen via een betalingsysteem in de site verwerkt, papers insturen, en indien het program committee dit beslist kunnen ze ook papers nakijken. Vooral de twee laatste interesseren ons natuurlijk, fqas2011 beschikt immers al over een website die de andere mogelijkheden integreert. Als admin ingelogd wordt, wordt het duidelijker wat precies de mogelijkheden zijn. De help beperkt zich tot de meest gebruikte features, maar de site legt zich vrijwel zelf uit, dus er is ook niet direct nood aan een uitgebreide help functie. Al meteen valt op dat de site heel handig kan zijn voor een groot aantal ingestuurde papers.

Screenshot: Het program committee heeft de mogelijkheid om papers te browsen van 13 verschillende types en nog meer subtypes

24

Binnen die types zijn er dan nog onderverdelingen. Zo kan je bijvoorbeeld enkel papers waar een pdf beschikbaar is bekijken. Misschien wat overdreven opties voor de kleinere conferenties, maar voor de grotere kan het helpen om de bomen door het bos te zien. Een gelijkaardig systeem is er voor de gebruikers. Wil je alle gebruikers weergeven die nog geen aanvaarde paper hebben? Geen probleem dus. De andere opties zijn gelijkaardig aan Edas. Gebruikers kunnen papers insturen, het program committee kan papers toewijzen aan “reviewers”, en als laatste kan het program committee enkele handige, overzichtelijke review statistics opvragen.

2.2 Besluit Het binnen Telin ontwikkelde conferentie management systeem heeft zeker voldoende mogelijkheden om een conferentie zoals fqas2011 te voorzien van een goed systeem om papers in te sturen en na te kijken. Dat het reeds een webstek en een eigen betalingsysteem voorziet is een extra handigheid. Voor dit laatste moest er in Edas zelfs bijbetaald worden.

3 Easychair21 3.1 Installatie en eerste indruk Met 2755 conferenties in 2010 is Easychair het meest gebruikte conferentie management systeem op de markt.22 Elke installatie van Easychair moet aangevraagd worden. Indien goedgekeurd zorgt Easychair zelf voor een installatie. Natuurlijk moet hier wat basisinformatie voorzien worden. Deze is vrij elementair en gaat dan ook van identificatie van de gebruiker tot naam en jaartal van de conferentie. Eenmaal goedgekeurd ontvangt de gebruiker een e-mail met verdere instructies. Voor de gebruiker toegang krijgt tot zijn conferentie moet hij nog enkele andere vragen beantwoorden. De datum van de conferentie is hier de belangrijkste. Na het inloggen geeft Easychair een frisse overzichtelijke indruk. Op dit vlak heeft Easychair zeker een streepje voor op de andere conferentie management systemen, die aan het uiterlijk iets minder aandacht hebben besteed.

21 22

Zie: http://www.easychair.org/ Info gehaald van http://www.easychair.org/users.cgi

25

Screenshot: Fqas2011 laat een frisse en ontspannende indruk na

3.2 Features Binnen Easychair zijn er „PC leden‟ en „PC Chair leden‟. De Chair leden, zijn de eigenlijke administrators en zij hebben dan ook de mogelijkheid om personen uit te nodigen om PC of PC Chair lid te worden. Pas na een uitnodiging krijgt men toegang tot de mogelijkheden van Easychair. Deze zijn gelijkaardig aan de eerdere geziene conferentie management systemen. Ook binnen Easychair kunnen PC leden papers opsturen, waaraan de PC Chair leden dan „reviewers‟ kunnen binden. Leuke optie van Easychair is dat Easychair over een demoversie beschikt binnen je eigen aangemaakte conferentie. Zo kan je al spelend Easychair ontdekken, en hoef je niet meerdere accounts aan te maken om te zien wat verschillende rollen kunnen zien.

Screenshot: er kan ingelogd worden als verschillende rollen in de demoversie Binnen het configuratiescherm van Easychair kunnen enkele meer geavanceerde instellingen aangepast worden. Bijvoorbeeld het formaat voor in te sturen papers, het aantal reviewers per paper en

26

of een gebruiker kan zien wie zijn paper heeft nagekeken. Ook kunnen net zoals de andere conferentie management systemen enkele overzichtelijke statistieken opgevraagd worden.

3.3 Besluit Easychair heeft bewezen dat het niet onverdiend het meest gebruikte conferentie management systeem is. Op dit moment is het het leidende conferentie management systeem, en aangezien de concurrentie met gelijkaardige wapens strijd is er niet direct een reden te vinden waarom dit in de nabije toekomst zal veranderen.

4 Eindoordeel en besluit De drie conferentie management systemen hebben allen gelijkaardige opties. Men kan er papers mee insturen, papers mee reviewen, en statistieken over opvragen. Dit is niet verbazend : hier zijn ze voor ontwikkeld. Op zich is er dus geen slechte keuze. Elk systeem slaagt erin te presteren wat het belooft. Een keuze tussen deze systemen zal dus altijd deels een persoonlijke voorkeur bevatten. Indien men graag een volledige website geïntegreerd ziet samen met het conferentie management systeem, is het binnen Telin ontwikkelde systeem het meeste aan te raden. Indien men graag veel reclame maakt, en bereid is te betalen, kan men overwegen het Edas systeem te gebruiken. Als een modernere uitstraling belangrijker lijkt kan men neigen naar Easychair. Een laatste oordeel dat in overweging mag genomen worden is het gebruikersaantal. Er is een grotere kan dat gebruikers Easychair kennen. Een bekend conferentie management systeem kan het program committee en andere gebruikers veel tijd besparen bij het aanleren van nieuwe software. Uiteraard kan dit enkel doorwegen indien er geen systeem overduidelijk beter is dan een ander. Omdat we vinden dat de systemen aan elkaar gewaagd zijn hebben we dus voor Easychair gekozen. Gebruiksvriendelijkheid en modern uiterlijk zijn hierbij doorwegend geweest.

27

NUTTIGE LINKS http://code.google.com/intl/nl/apis/charttools/ Informatie over interactieve grafieken http://drupal.be De Nederlandstalige Drupal website http://drupal.org/ De Engelstalige Drupal website http://fqas2009.org/ De Homepagina van de vorige fqas conferentie http://fqas2011.ugent.be/ De Homepagina van de huidige fqas conferentie http://www.easychair.org/ De Website van Easychair, een conferentiemanagement systeem http://www.edas.info/index.php De Website van Edas, een conferentiemanagement systeem http://www.gent-hotels.eu/ Een website waar men hotels binnen Gent onder kortingstarief kan boeken http://www.ir.disco.unimib.it/FQAS2006/home.html Homepagina van fqas2006 http://www.ugent.be/en/facilities/hall-hiring De Engelstalige site van Het Pand http://www.visitgent.be/ De meertalige site van de Gentse toeristische dienst https://acivs.org/demo2004V2/ Website van de demoversie van het binnen Telin ontwikkelde conferentiemanagement systeem

28