Onthaalbrochure voor groepsleiding. Editie 2013

Onthaalbrochure voor groepsleiding Editie 2013

1

COLOFON

INHOUD

Deze onthaalbrochure werd gemaakt door het commissariaat Groepsleiding.

1 Welkom

3

2 En wie zijn wij dan wel?

4

3 De werking van groepsleiding

5

Update 2008: Annemie Claes en Charlotte Vanoverbeke

Taken Jaarlijn Groepsraad Jouw groep

Update 2013: Jolien Legrand

6 Vorming

14

Lay-out: Marc Hens

7 Structuur

15

8 Leesvoer Verantwoordelijke Uitgever SCOUTS en GIDSEN VLAANDEREN vzw Christophe Lambrechts Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen © september 2013 www.scoutsengidsenvlaanderen.be [email protected]

2

17

1

Welkom

Dat je deze onthaalbrochure in je handen hebt, wil zeggen dat je net begonnen bent aan het spannende avontuur dat groepsleiding is. Proficiat! Je kan niet wachten om erin te vliegen, maar hebt vast ook heel wat vragen. Wel, met dit boekje hopen we je een eerste houvast te bieden. Hoewel we niet twijfelen aan jullie goesting en capaciteiten, kan je zo'n houvast wel kunnen gebruiken. Niet voor niets wordt de groepsleid(st)er wel eens een koorddanser of duizendpoot genoemd. Als koorddanser: je moet voortdurend het evenwicht bewaren tussen de belangen en de verwachtingen van je leiding, je leden, ouders, Scouts en Gidsen Vlaanderen en alle andere mensen of organisaties die betrokken zijn bij het spel van scouting. Als groepsleid(st)er heb je de touwtjes in handen en zorg je ervoor dat niemand moet dansen op een slappe koord. Jij bent de knoop die al die mensen verbindt. Als duizendpoot: als hoofdverantwoordelijke van je groep ben je doorgaans met duizend dingen tegelijk bezig. Multitasking heet dat tegenwoordig, manusje-van-alles zou je grootmoeder zeggen. Dat constant vanalles door elkaar doen maakt het natuurlijk leuk, maar kan evengoed je hoofd op hol brengen. Daarom bieden we jou met deze onthaalbrochure een kompas dat ervoor zorgt dat je het noorden niet verliest.

3

2

De werking van groepsleiding Wat zijn je taken als groepsleiding?

De groepsleiding heeft heel wat op zijn bord, maar staat er niet alleen voor. Alle leid(st)ers delen in de verantwoordelijkheid voor de goede werking van de groep. Je taak in een notendop is: je groep doen draaien. Zonder je te beperken in je persoonlijke stijl of gewoonten van je groep, vind je hier een aantal taken die sowieso van jou verwacht worden.

De groepsraad Voorbereiden en leiden (zie verder)

Takwerking Takploegen opvolgen en begeleiden Extra aandacht en coaching voor jonge en nieuwe leiding Takevaluaties organiseren Groepsdynamiek bewaken (zie ook 'In}Leiding' p39-40 of leer meer op Gilwell) Leiding motiveren (zie ook 'Nee heb je, ja kan je krijgen')

Kampbegeleiding Takploegen coachen bij hun kampvoorbereiding (het kampvisum kan je hierbij sterk helpen)

Leiding vormen Leiding de kans geven om vanalles bij te leren, op de groepsraad, in het district, op cursus…

Sfeerbeheer Maak duidelijke afspraken met leiding, om conflicten te vermijden Organiseer nu en dan een leuke, groepsbindende activiteit Heb oog voor onderlinge spanningen. Probeer aan te voelen wanneer het nodig is om in te grijpen.

Planning Jaarplanning opstellen in overleg met de leiding en communiceren naar ouders Groepsactiviteiten en de voorbereiding ervan opvolgen

4

Communicatie Voldoende en helder communiceren met ouders, leiding, district, jeugdraad, parochie, ... Informatie van deze partijen laten doorstromen Laat je zien en vertegenwoordig je groep in je district en de gouw en op het groepsleidingscongres (op 27 april 2014). Kan je er zelf niet zijn? Zorg dan zeker voor vervanging! Belangrijk om weten is dat je als groepsleiding ‘eindverantwoordelijke bent voor het spel van scouting in je groep en in je takken’. Dat wil zeggen dat je kan aangesproken worden over de manier waarop jouw groep scouting aanpakt.

Delegeren? Natuurlijk kan je als groepsleiding niet alles zelf doen. Maak je deel uit van een groepsleidingsploeg, dan kun je die taken onderling verdelen. Welke taken je aan andere leiding delegeert, hangt van jou en je groep af.

Administratie/verzekeringen Zijn alle leden ingeschreven in de Groepsadministratie? Heb je alle gegevens? Zijn de leden en de lokalen verzekerd? Hoe zit het met het materiaal?

Financieel Subsidies aanvragen (vraag raad bij de jeugddienst), inkomsten en uitgaven bijhouden (een voorbeeld vind je in de Groepsraadmap of op de website)…

Secretariaat Uitnodiging, verslag en agenda groepsblad, een archief bijhouden…

van

de

groepsraad,

het

Materiaalbeheer Is alle materiaal in orde? Hoe verdelen we het over de takken?

Onderhoud en beheer Hoe zit het met de toestand van de lokalen? Wie regelt de verhuur? (Vul zeker het lokalenvisum in) Vergeet niet dat delegeren inhoudt dat je er als groepsleiding op toeziet dat dit alles vlot verloopt en goed uitgevoerd wordt. Je hebt ook hier de eindverantwoordelijkheid.

5

Gedeelde verantwoordelijkheid Wat je sowieso samen doet is waken over het spel van scouting, over de eigen stijl in je groep, maar ook binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen. Hoe je naar buiten treedt, is ook heel belangrijk en dat doe je met de hele groep. Mensen vormen zich een beeld door wat ze ‘zien’. Ook de leidingsverdeling is een gedeelde uitdaging. Als groepsleiding leidt je het proces, maar iedereen moet mee zoeken en bereid zijn compromissen te sluiten. (Meer hierover in de Groepsraadmap of op de website) Denk eraan: veel leiding ziet jou als voorbeeld. Ze kijken hoe jij je gedraagt, hoe jij naar de scouts komt, hoe nauw je het neemt met het uniform… Als je bijvoorbeeld wilt dat je leiding op tijd is, wees dan ook op tijd.

Jaarlijn Een jaarlijn is belangrijk voor jezelf en als groep. Je plant samen data in, ziet wat je nog te wachten staat en hebt een 'handleiding' voor jouw scoutsjaar. Een voorbeeld... (om zelf aan te vullen)

September Opmaken jaarlijn Leden nakijken in de Groepsadministratie Planweekend en teambuilding voor de leidingsploeg Opvang nieuwe leiding Gouw- en districtskalender bekijken

Oktober Subsidies aanvragen Afscheid ex-leiding Aanvraag tenten voor het kamp

6

November Cursusdeelname promoten Liggen alle kampplaatsen vast? Dringend werk van maken! Vastleggen kampperiodes en aan ouders doorgeven

December Zorg voor één goede Sint Opgelet: examens van je leden

Januari Takevaluaties Examens leiding: organiseer een ontspanningsmoment

Februari Nazicht kampmateriaal Heb je al aan je jins gedacht? Wie wordt leiding? Zijn er stages?

Maart Start kampvoorbereidingen Cursusdeelname promoten Districtsactiviteiten

April Lenteschoonmaak lokalen Groepsleidingscongres (zie p17)

Mei Wie blijft volgend jaar in leiding? Vergadering tijdens de examens? Kampinschrijvingen Fiscale attesten van vorig jaar Opvolgen kampvoorbereiding

Juni Kampvisum bespreken met takleiding en DC Planning leden- en leidingwerving Organisatie kampvervoer Alle kampen geregistreerd? Fouriers verzekerd?

7

Juli Kampbezoek Evaluatie kampen

Augustus Herfstontmoeting! Definitieve samenstelling van de takploegen en andere functies, zoals materiaalmeester

8

Groepsraad ...is meer dan een vergadering De groepsraad is het kloppend hart van de groep. Leid(st)ers vinden er elkaar in goede en slechte tijden, maken er ruzie, smeden er wilde plannen, vinden er de liefde van hun leven. Toch beslissen ze er vooral samen welke weg ze als groep willen gaan, altijd vanuit het belang van de groep en de leden.

...maar toch ook een vergadering Bij de meeste groepen is de groepsraad als vergadering een maandelijkse bijeenkomst. De groepsleiding voorziet de omkadering (agenda, locatie, uitnodiging, ...), alle leiding neemt samen de beslissingen. De groepsraad heeft vrijwel alles te zeggen in de groep, en dat moet je als groepsleiding ook bewaken. Voorbereidende werkgroepjes en informele babbels op café horen erbij, maar de groepsraad neemt altijd de beslissing! Alle mogelijke onderwerpen kunnen aan bod komen, zoals: Een takrondje Standpunten bepalen over werking van de groep tegenover de jeugdraad, oudercomité,… Nieuws vanuit het verbond, de gouw, het district Groepsfeesten, fuiven, overgang,… Financiële acties Groepsvormende activiteiten Besteden we voldoende aandacht aan openluchtleven, diversiteit,… De groepsraad is meer dan alleen praktische puntjes overlopen en beslissingen nemen. Het is evenzeer de vormingsplek voor je leiding. Door een inhoudelijk aanbod zorg je ook voor kwaliteit binnen je groep. Denk eens aan: de groeilijn in de takken (zie ook 'Kijk op Scouting') drugs- en alcoholbeleid hoe omgaan met belonen en straffen? totemisatie …

9

In de Groepsraadmap vind je leuke methodieken voor de groepsraad. Je kunt ook eens iemand van buiten de groep uitnodigen om te praten over bijvoorbeeld EHBO of verkeersveiligheid. Vraag eventueel hulp aan je districtscommissaris.

Hoe doe je dat? Een goede voorbereiding Een goede groepsraad is: een vergadering waar leiding graag naartoe komt, omdat er iets leuk en zinvol gebeurt. Dat vraagt natuurlijk een beetje voorbereiding. Om te zorgen dat iedereen aan het woord komt, kan je een methodiek uitproberen of de discussie op een andere manier voorbereiden. Het is uiteraard niet de bedoeling dat je een strategie bedenkt om je eigen zin erdoor te krijgen.

Maak een agenda Een goede groepsraad duurt ongeveer tweeënhalf uur. Om alles binnen die tijd rond te krijgen is het handig om een duidelijke agenda op te stellen en een timing op de agendapunten te zetten. Bezorg de agenda op voorhand aan de leiding. Zo kunnen ze hun eigen puntjes voorbereiden en eventueel nog dingen toevoegen.

Tips Voorzie ongeveer elke groepsraad een moment voor opvolging van werkgroepjes en andere lopende zaken Laat ruimte in de agenda voor last-minute varia, zodat je vergadering niet toch nog uitloopt

De vergadering zelf Tips Wissel ernst af met ontspanning Zorg voor een goed verwarmd lokaal met voldoende zitcomfort Maak afspraken over roken, gsm, drinken,… Zorg voor inkleding 10

Overloop alle afspraken en data op het einde van de groepsraad, zet ze duidelijk in het verslag of geef ze mee op een lijstje.

Het verslag Het verslag hoeft geen letterlijke weergave te zijn van wat er allemaal gezegd is. Zorg vooral voor een goede samenvatting van wat er beslist werd. Als je de vergadering voorzit, vraag je best iemand anders om verslag te maken, eventueel in een beurtrol.

Tips Verstuur het kort na de groepsraad. Zo zijn afwezigen onmiddellijk mee en wordt de rest herinnerd aan gemaakte afspraken. Haal het verslag aan het begin van de volgende groepsraad er even bij. Zijn er bedenkingen? Zijn de to do's gedaan? (Let wel: het is niet de bedoeling om discussies te heropenen.)

Werkgroepjes De groepsraad heeft de eindbeslissing, maar vaak is het handig om werkgroepjes op te richten die dingen als de fuif, het eetfestijn of de overgang apart voorbereiden. De werkgroepjes kunnen dan een verslag maken of hun ideeën op de groepsraad presenteren. Door zelf aan een projectje te werken, wordt leiding betrokken bij de werking van de groep. Zorg er wel voor dat de werkgroepjes geen eigen leven gaan leiden.

11

Jouw groep Els zit op kot, volgt muziekles en geeft basketbaltraining. In leiding staan betekent voor haar op zondag met de kapoenen komen spelen. Michiel woont vlakbij, heeft vroeg gedaan met werken en heeft geen hobby naast scouting. Hij is overal en altijd aanwezig als de groep iets organiseert. Michiel vindt scouting vooral iets om zich te amuseren, terwijl Els zich graag inzet voor anderen. Leiding heb je, net zoals je leden, in alle maten en gewichten. Toch merk je dat ze langzaam geduldiger worden, makkelijker dingen gaan relativeren. Stijl en imago worden steeds minder belangrijk, gelukkig worden en de juiste keuzes maken worden onderwerp van gesprek. Hoewel hun leven zich kenmerkt door veranderingen, worden ze standvastiger en zekerder in wie ze zijn en wat ze willen. Alle scouts en gidsen krijgen de kans om in leiding te komen. Bert, die een licht mentale handicap heeft, blijkt een ongelofelijke flair te hebben om met de kapoenen om te gaan. Zijn medeleider Ivo houdt het na een half jaar bekeken om zich volledig te wijden aan het materiaalkot.

12

3

Vorming

Drie, twee, één, START!!! We stormen de kamer uit, struikelen, trekken aan hemden en proberen overeind te blijven ... Vooral dan op de steile trap, waar we halverwege een ander groepje ontketende leiding tegenkomen die net proberen om in de tegengestelde richting te geraken. De winnaars? Geen idee, gewoon vergeten een scheidsrechter aan te stellen! Waar het bovenstaande zich afspeelde? Op animatorcursus natuurlijk. Wil je je een week onderdompelen in scouting, dan is er de Animatorcursus. Leiding wisselt zes dagen lang ervaringen uit. Je gaat op zoek naar wat 'in leiding staan' allemaal kan betekenen, je leeft je in in de wereld van kapoenen of jonggivers, je bekijkt hoe de takwerking in elkaar zit en natuurlijk komen je eigen vragen ook aan bod. Je kan er kiezen uit een hele hoop werkwinkels: tocht, technieken, expressie, EHBO, relaties en seksualiteit ... Ben je al iets meer ervaren, dan kan je op Hoofdanimatorcursus. Deze cursus bestaat uit een aantal modules, zelf te kiezen welke je wanneer volgt. Zo is Gilwell er een deel van. Hier leer je iets over jezelf in groep: welke rol neem ik snel in? Hoe kom ik over bij anderen? Wat zijn mijn sterke en zwakke kanten? Door een zicht te krijgen op jezelf, kan je de kwaliteit van je begeleiden en samenwerken verbeteren. Al deze initiatieven worden georganiseerd door ploeg en dienst Vorming. Meer info vind je terug op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/vorming, in het eerste nummer van Over en Weer (oktober) en in de jaarthemakalender (bij O&W juli). Inschrijven doe je online op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/vorming Daarnaast zijn er weekendjes vorming of vormingsdagen rond zeer specifieke thema's zoals technieken, zingeving... Ook is er het Akabeconvent, speciaal voor akabeleiding. Daar worden verschillende werkwinkels georganiseerd, gaande van praktische doedingen tot meer theoretische (maar verstaanbare) uitleg over achtergronden van bepaalde handicaps en manieren om er mee om te gaan...

13

4

En wie zijn wij dan wel?

Wij zijn een ploegje vrijwilligers die groepsleiding is of is geweest. We proberen groepsleiding ten velde te ondersteunen door: het (vormings)aanbod op Herfstontmoeting aan te bieden het organiseren van vormende aanbodjes voor groepsleiding, rond thema’s die leven in groepen een vaste bijdrage in Over & Weer te schrijven het lanceren van (vormings)methodieken (bruikbaar op de groepsraad). info te bieden aan groepsleiding en vragen te beantwoorden deze onthaalbrochure en andere ondersteunende publicaties te maken mee het pedagogische beleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen uit te stippelen. Vragen, reacties of zin om een af en toe een stukje te schrijven, een werkwinkel te geven of mee na te denken over, bijvoorbeeld, motiveren van leiding?

Eén adres:

Commissariaat Groepsleiding [email protected] -> Groepsleiding -> Commissariaat Groepsleiding Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen

14

Structuur

Van hier tot in de Lange Kievitstraat 74 Scouting is een wereldbeweging met maar liefst 25 miljoen leden. Binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen zijn we met bijna 72 000. Deze grote club heeft een goede structuur nodig om één geheel te blijven en om permanent een degelijke service te kunnen bieden. Ook iedereen op de hoogte houden en informeren kan niet zonder onze uitgebreide vrijwilligerswerking.

Waar kan ik terecht? Scouts en Gidsen Vlaanderen heeft een uitgebreide structuur van ondersteuning en vertegenwoordiging. Die begint uiteraard bij de groep, en eindigt bij de nationale leiding, de ‘verbondsleiding’.

Groep De 575 plaatselijke scouts- en gidsengroepen zijn de basis van de beweging. Een groep bepaalt, begeleid door de groepsleiding, op welke manier er wordt gewerkt: gemengd of niet, stijl en inhoud van de werking, beheer van financiën, lokalen en materiaal, ... Jij bent de dirigent en het is de groepsraad die beslist. Jij draagt zorg voor je groep en men kan op je rekenen! Maar, je bent dus niet alleen!

District De eerste schakel na de groep is het district. Hiervan zijn er 56, verspreid over heel Vlaanderen. Samen met een tiental andere collega-groepsleiding uit de buurt 15

vormen jullie de districtsraad, die geleid wordt door de districtscommissaris (DC). Je kunt dit een beetje zien als een zelfhulpgroepje voor groepsleiding. Je kan er terecht met vragen, wensen, problemen,… Dit is het dichtstbijzijnde inspraakorgaan voor jou. Je kunt er je standpunten naar voren brengen, die dan door de DC verder doorgegeven worden. Je krijgt ook info voor je groep, die jij dan weer moet doorvertellen. Jullie kunnen hier gemeenschappelijke dingen aanpakken, gaande van speldagen tot gezamenlijk kampvervoer. Ook vorming voor groepsleiding is op een districtsraad niet onbelangrijk. Specifieke taken voor de DC zijn de groepsleidingverkiezing en het ondertekenen van het kampvisum.

Gouw De 12 gouwen, elk samengesteld uit 4 of 5 districten, zijn samen 'het verbond'.

Verbond Het verbond wordt geleid door een verbondsraad waar de eindverantwoordelijken van de gouwen, districten, commissariaten en ploegen vertegenwoordigd zijn. Zij bepalen het algemeen financieel en pedagogisch beleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen. De uitwerking van dit beleid is in handen van commissies en diensten.

Ploegen en commissariaten Terwijl de gouwen zich richten op voornamelijk een rechtstreeks aanbod voor de leiding, zijn er ook vrijwilligers bezig met de pedagogische elementen van de (tak)werking. Zo is er voor elke tak een commissariaat en voor elk thema een ploeg. 16

Heb je vragen over wat kapoenen wel of niet kunnen? Nood aan een methodiek voor de groepsraad? Graag een internationaal avontuur, maar geen idee hoe eraan te beginnen? Je vindt alle ploegen en commissariaten op de website onder 'Kijk op scouting'. Zo zit de structuur in elkaar en beïnvloedt de ene de andere via verschillende kanalen. Dat heet een vertegenwoordigingsstructuur. Jij zorgt voor de doorstroming naar je groep via bijvoorbeeld de nieuwsbrief voor groepsleiding; en je wordt op de hoogte gehouden door je DC van belangrijke beslissingen.

Nationaal secretariaat Naast een uitgebreide structuur van vrijwilligers die je kunnen helpen, zijn er ook een aantal betaalde krachten die instaan voor dienstverlening. Zit je met een groot probleem in je groep? Vraag over administratie of verzekeringen? Contacteer ons op [email protected] of bel naar 03 231 16 20.

Hopper Winkels en Jeugdverblijven Kampmateriaal nodig aan een vriendenprijsje? Zin in een weekendje in de natuur? Daarvoor moet je uiteraard bij onze eigen winkels en jeugdverblijven zijn! Meer info op www.hopper.be!

Groepsleidingscongres Om de drie jaar is er ook een groepsleidingscongres waar jij je kunt uitspreken over de grote lijnen van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Dit is de 'hoogste' vergadering van onze beweging en zet het beleid uit op langere termijn. Dit jaar is het jouw beurt! Het groepsleidingscongres gaat door op 27 april 2014 en zal gaan over de identiteit van scouting: wie zijn we eigenlijk? Waarom en waarin zijn we anders dan anderen? Wil jij hierover mee iets te zeggen hebben? Dan ben je van harte welkom om mee te praten! Alle praktische informatie krijg je vanzelf nog in je (digitale) brievenbus.

17

Leesvoer Praten langs papier. Dé manier waarop wij van het commissariaat jou iets proberen te vertellen. Zo ook deze onthaalbrochure. We maken brochures, tijdschriften voor jou en je leiding en leden. Hier staan er enkele bij elkaar. In het lijstje dat we je hier meegeven, vind je een aantal boeken en brochures die te verkrijgen zijn in de Hopper Winkel of te downloaden op onze website: www.scoutsengidsenvlaanderen.be.

De Groepsraadmap We hebben er al enkele keren naar verwezen in deze brochure: dé map voor groepsleiding! Informatie over groepsraden, groepswerking, administratie en netwerken; maar ook een handig instrument om al je documenten bij elkaar te houden.

In}Leiding Het basiswerk over in leiding staan bij Scouts en Gidsen Vlaanderen. Hoe pak je ouders aan, wat is je begeleidershouding, hoe maak ik leuke activiteiten, ... The place to be!

Kijk op Scouting In deze brochure vind je de visie, missie, en manier waarop wij aan scouting willen doen.

GR, de Over&Weer van oktober De bijbel van alle dienstverlening van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Een vraag, maar je weet niet waar je moet zijn? Volg deze wegwijzer.

Nee heb je, ja kan je krijgen Leiding motiveren, jezelf motiveren, leden motiveren, oudleiding motiveren... Veel van je taak als groepsleiding heeft iets met motivatie te maken, net als dit boekje!

Wortelspel Een spel over het engagement van leiding: stem verwachtingen op elkaar af, maak duidelijke afspraken en wees paraat!

18

Speel op veilig Een brochure boordevol tips om activiteiten veilig te organiseren.

(Internationaal) kamp-, kies- en lokalenvisum Gratis brochures met een bom aan praktische info over de onderwerpen die de titels al laten vermoeden.

Over & Weer Het tijdschrift van Scouts en Gidsen Vlaanderen voor alle leiding en jins. In Over & Weer schrijven we iedere keer een eigen artikel. We vertellen wat we zelf meemaakten en geprobeerd hebben, geven onze kijk op groepsleiding zijn en staan stil bij wat jij jouw leiding aanbiedt. Ideeën, teksten en foto's kunnen altijd opgestuurd worden naar het commissariaat op [email protected].

WWW.WWW.WWW Surfen, snuffelen, verdiepen, downloaden… je kan het allemaal op www.scoutsengidsenvlaanderen.be Je vindt er vorming over groepsdynamica, jezelf in de groep, technieken, ... Over&Weer, als je ooit een artikel gemist hebt de groepsraadmap (volledig online) alle dienstverlening contactgegevens ...

19

20