ONTHAALBROCHURE
Vakgroep Organische en Macromoleculaire Chemie Krijgslaan 281 S4, 9000 Gent Voorzitter: Prof. dr. José Martins 1.Inleiding Als vakgroepvoorzitter wil ik u welkom heten in de vakgroep Organische en Macromoleculaire Chemie, die behoort tot de Faculteit Wetenschappen. Meer dan 120 medewerkers zijn actief in acht onderzoeksgroepen verdeeld over drie onderzoeksassen: •
• •
(Bio)-Organische Synthese o Organische Synthese (Prof. Johan Winne, Prof. em. Pierre De Clercq) o Organische en Biomimetische Chemie (Prof. Annemieke Madder) o Organische en Bio-Organische Synthese (Prof. Johan Van der Eycken) Organische Structuuranalyse en Scheidingstechnieken o Scheidingstechnieken (Prof. Frederic Lynen) o NMR en Structuuranalyse (Prof. José Martins) Macro- en Supramoleculaire Chemie o Polymeerchemie en Biomaterialen (Prof. Peter Dubruel) o Polymeerchemie (Prof. Filip Du Prez) o Supramoleculaire Chemie (Prof. Richard Hoogenboom)
Meer informatie over deze onderzoeksgroepen en hun activiteiten vindt u op de internetpagina van de vakgroep: http://www.orgchem.ugent.be. 2. Algemeen Om u wegwijs te maken in ons gebouw worden u hieronder een aantal medewerkers voorgesteld die u ongetwijfeld in uw loopbaan zal ontmoeten. 2.1 Administratieve medewerkers (algemeen contactadres:
[email protected]) Mevr. Carine Laurent Vakgroepsecretariaat (EIP) Lokaal 120.006 Tel: 4494
Mevr. Christel Swartelé Financieel verantwoordelijke Lokaal 120.006 Tel: 4468
Kan u terecht voor: • Reservatie auditoria • Opvragen van wetenschappelijke artikels • Kopieertoestel • EIP = lid van de eerste interventieploeg (zie verder)
Kan u terecht voor: • Projectverantwoordingen
1
Versie 05/01/2015
Mevr. Veerle Van de Velde (EIP) Verantwoordelijke onthaal Lokaal 100.006 Tel: 4473
Mevr. Queenie Van Muylem Secretariaatsmedewerker Lokaal 120.006 Tel: 9605
Kan u terecht voor: • Personeelszaken, verlof, ziekte • Toegangskaarten • Bestellingen • Werkaanvragen • Sleutelbeheer • EIP = lid van de eerste interventieploeg
Kan u terecht voor: • Admin. en logistieke ondersteuning • Reisaanvragen/ verzendingen • Kopieertoestel • Onkostennota’s • Nijverheidshelper
Carine Laurent, Christel Swartelé en Queenie Van Muylem delen één kantoorruimte (lokaal 120.006, 2e verdiep). Om redenen van efficiëntie wordt gevraagd om hun kantoor voor vragen enkel voor de lunch te betreden. Voor dringende zaken (zoals probleem met kopieerapparaat) kunnen ze ook in de namiddag gestoord worden. 2.2 Logistiek Dhr. Paul Hendrickx (EIP) Logistiek medewerker Verantw. Practicum B Lokaal 130.020 Tel: 4502 Kan u terecht voor: • Bestellingen • Bevoorrading solventlokaal •
Nijverheidshelper
•
EIP-lid
Dhr. Tom Debruyne (EIP) Logistiek medewerker Verantw. Practicum A Lokaal 130.006 Tel: 4483 Kan u terecht voor: • Ophaling chemisch afval Bevoorrading solventenlokaal • Melding van defecten / schade • EIP-lid • Nijverheidshelper
Ing. Pieter Surmont (EIP) Onderzoeksgroep Scheidingstechnieken Lokaal 140.023 Tel: 9602 Kan u terecht voor: • ICT (netwerk/auditoria ondersteuning) • EIP-lid • Back-up MS-analyses 2
Versie 05/01/2015
2.3 Het onthaal Het onthaal van de vakgroep situeert zich in lokaal 006 op het gelijkvloers S4 en kan elektronisch bereikt worden via
[email protected]. Paul Hendrickx verzorgt samen met Veerle Van de Velde de onthaalfuncties van de vakgroep. Eén van deze ATP leden is steeds aanwezig zodat permanentie verzekerd is. De onthaalruimte is de centrale draaischijf voor de logistieke en technische taken die centraal ondersteund worden. In principe is het onthaal open tijdens de reguliere werkuren, en zeker van 9 tot 12 en 13 tot 16u. Voor de goede werking van het onthaal is het belangrijk dat u rekening houdt met de volgende afspraken: •
•
•
•
•
Bestellingen : Uw bestellingen kunt u in een postvak buiten aan de deur deponeren. Bestelling zullen op twee bestelogenblikken verwerkt worden door Paul Hendrickx en Veerle Van de Velde. In normale weken (geen verlof) is dit maandagnamiddag en woensdagnamiddag uiterlijk tegen 15u30. Nadien ingebrachte bestellingen worden verwerkt op het volgende bestelogenblik. Dringende bestellingen op andere dagen kunnen uitzonderlijk uitgevoerd worden mits expliciete goedkeuring door de ZAP-groepsleider. Planning en vooruitkijken is dus aangewezen. Leveringen : Bestellingen die geleverd worden dienen eerst verwerkt door het onthaal. Dit gebeurt tweemaal daags. Per onderzoeksgroep zijn één of meerdere verantwoordelijken aangeduid die de geleverde producten die reeds verwerkt werden komen ophalen en binnen de eigen onderzoeksgroep verdelen (informeer bij het EIP van uw groep). Het is niet de bedoeling dat u dit zelf doet. Buiten de werkuren kunnen geen producten opgehaald worden. Technische vragen/problemen die mogelijks een tussenkomst van de dienst gebouwen en facilitair beheer vragen, kunnen gemeld worden aan Tom Debruyne, die deze via een herstellingsaanvraag zal inbrengen. Dit kan per e-mail of telefonisch gebeuren (4483). Centraal verdeelde gassen en solventen: Tom Debruyne is het aanspreekpunt voor het beheren en aansluiten van centraal verdeelde gassen, met name argon, zuivere perslucht en stikstof (backup) zoals ze in de beveiligde opslagplaats buiten verzameld en aangesloten zijn, alsook voor de solventvaten in het solventlokaal. Afvalvaten en afvalstromen: afvalvaten kunnen bekomen worden bij Tom Debruyne en worden bij voorkeur aangevraagd per e-mail (Cc Paul Hendrickx). Tom Debruyne is verantwoordelijk voor de centraal verzamelde afvalstromen.
3
Versie 05/01/2015
2.4 Analyse-Dienstverlening Dhr. Tim Courtin (EIP) NMR verantwoordelijke Lokaal 110.046 Tel: 9663
Ing. Jan Goeman (EIP) EIP kerngroep coördinator Lokaal 100.029 Tel: 4476
Kan u terecht voor: • NMR dienstverlening • EIP = lid van de eerste interventieploeg (zie verder)
Kan u terecht voor: • Algemene aspecten milieu/veiligheid • Chirale analyse, LC/MS en GC/MS dienstverlening • Gebruik van hogedrukreactoren • EIP = lid van de eerste interventieploeg (zie verder)
3. Algemene Reglementen 3.1 Uurregeling De diensturen worden bepaald volgens de noodwendigheden van de onderzoeksgroep, in overleg met uw promotor. Er dient een minimale prestatie van 38 uren per week geleverd te worden, wat wil zeggen dat per dag minstens 7u 36m moet gepresteerd worden. Over de middag dient minstens een half uur (30 minuten) lunchpauze genomen te worden. 3.2 Afwezigheden Elke afwezigheid wegens ziekte, ongeval, arbeidsongeval, ongeval op weg naar of van het werk, beroepsziekte, bevalling, miskraam of profylaxieverlof 1 dient onmiddellijk (d.w.z. vóór 10u.) medegedeeld te worden aan uw promotor en het onthaal (09/2644473,
[email protected]). Dit kan telefonisch of per mail gebeuren. In functie van de omstandigheden kan dit ook via een tussenpersoon gebeuren. Het onthaal of uw promotor zal de Dienst Personeel en Organisatie (DPO) per e-mail op de hoogte brengen. Wanneer u terug aan het werk kunt, dan meldt u dit ook op de dag van werkhervatting per email aan Veerle Van de Velde en uw promotor in cc. Het personeelslid draagt steeds de eindverantwoordelijkheid voor het verwittigen van de dienst. Indien het personeelslid niet tijdig zijn dienst kan verwittigen bij ziekte, moet het de materiële onmogelijkheid of overmacht aantonen. 1
verlof dat kan opgenomen worden voor een inwonend familielid met een besmettelijke ziekte
4
Versie 05/01/2015
In functie van de personeelscategorie waar u toe behoort gelden volgende procedures: Voor al het personeel tewerkgesteld door de UGent (AAP, ATP, WP, ZAP) met uitzondering van doctoraalbursalen: • verplicht uw promotor en het onthaal verwittigen vóór 10u • elke afwezigheid door ziekte moet gemeld worden aan het geneeskundig controleorganisme (Mensura), via een ziektekaart, die u gekregen hebt bij aanwerving. Als u hier niet over beschikt kunt u deze per e-mail opvragen bij
[email protected] • bent u maar één dag afwezig, dan hoeft u geen arts te raadplegen. U vult luik A én B van de ziektekaart in en stuurt deze binnen de 24u ondertekend, onder gesloten omslag en voldoende gefrankeerd naar Mensura, Pr. F. Rooseveltlaan 306 te 9000 Gent. Luik C van de ziektekaart bewaart u zelf • bent u meer dan één dag afwezig door ziekte, dan dient u een arts te raadplegen. In dit geval vult de arts luik A én B van de ziektekaart in. U stuurt deze binnen de 24u onder gesloten omslag en voldoende gefrankeerd naar het Mensura (Pr. F. Rooseveltlaan 306, 9000 Gent). Luik C van de ziektekaart bewaart u zelf. • van zodra de werkzaamheden hervat worden, uw promotor en Veerle Van de Velde per email verwittigen. Voor alle doctoraalbursalen tewerkgesteld door de UGent: • verplicht uw promotor en het onthaal verwittigen vóór 10u • afwezigheden voor één dag moeten niet gestaafd worden door een doktersbriefje. Dergelijke ééndaagse afwezigheid is beperkt tot maximum vier per jaar. Vanaf de vijfde ééndaagse afwezigheid is een doktersbriefje wel verplicht. • voor een afwezigheid van meer dan 1 dag moet een doktersbriefje ingediend worden aan het onthaal, die het attest verder verwerkt. • van zodra de werkzaamheden hervat worden, uw promotor en Veerle Van de Velde per email verwittigen. Voor alle medewerkers niet direct tewerkgesteld door de UGent (b.v. direct tewerkgesteld door FWO en IWT) gelden de afspraken opgesteld door hun respectieve werkgever. Voor IWT-ers dient u een ziekteattest door te geven aan Veerle Van de Velde, ten einde dit op te nemen in de jaarlijkse personeelsrapporteringen voor projecten. Voor al het voorgaande bent u zelf als eerste verantwoordelijk voor de correcte uitvoering en opvolging. Met vragen of wanneer zich problemen zouden voordoen, kun je terecht voor advies bij Veerle Van de Velde. 3.3 Afwezigheid wegens ziekte voor een periode langer dan 30 kalenderdagen.
Voor het statutair personeel (ZAP, AAP en niet contractueel ATP) Geldt de melding en het indienen van een Mensura-attest ingevuld door de behandelende geneesheer. Uiteraard wordt ook DPO, de promotor en Veerle Van de Velde op de hoogte gesteld. Eventuele verlengingen dienen zo spoedig mogelijk medegedeeld te worden, uiterlijk op de laatste werkdag van de vorige ziekteperiode.
5
Versie 05/01/2015
Voor het contractueel personeel tewerkgesteld aan de UGent: Uiterlijk de 28ste dag van de afwezigheid het ziekenfonds verwittigen aan de hand van een briefje "vertrouwelijk" (enkel te verkrijgen bij uw mutualiteit) ingevuld door de behandelende geneesheer. Bij erkenning van de arbeidsongeschiktheid door de mutualiteit ontvangt men een "inlichtingsblad uitkeringen" en een kaartje "werkhervatting", beide moeten door DPO ingevuld worden. De laatste twee pagina's van het inlichtingenblad moeten door de betrokkene zelf ingevuld worden. Zodra de mutualiteit het inlichtingsblad heeft ontvangen, kan de eerste vergoeding uitbetaald worden. Deze uitkering bedraagt 60 % van het gederfde begrensde brutoloon. Opgelet: de uitkeringen van het ziekenfonds zijn bruto bedragen, waarop geen inhouding aan de bron gebeurt. Voor alle medewerkers niet direct tewerkgesteld door de UGent (b.v. direct tewerkgesteld door FWO en IWT) gelden de afspraken opgesteld door hun respectievelijke werkgever. Voor IWT-ers dient u een ziekteattest door te geven aan Veerle Van de Velde, ten einde dit op te nemen in de jaarlijkse personeelsrapporteringen voor projecten. Voor al het voorgaande bent u zelf als eerste verantwoordelijk voor de correcte uitvoering en opvolging. Met vragen of wanneer zich problemen zouden voordoen, kun je terecht voor advies bij Veerle Van de Velde. 3.4 Verlofregeling Als men een volledig jaar werkt, d.w.z. van januari tot en met december, heeft men recht op 38 dagen verlof, alsook enkele extra dagen die jaarlijks vastgelegd worden (zie http://www.ugent.be/nl/werken/verlof/vakantie.htm). Verlof wordt bij voorkeur 5 dagen op voorhand en in elk geval minstens 1 dag voordien aangevraagd. Om verlof aan te vragen moet gebruik gemaakt worden van de HR applicatie in Apollo (nooit vergeten; te openen via https://athena.ugent.be). Daarnaast wordt aan elk personeelslid gevraagd om manueel op het zelfde moment de afwezigheidslijst van de onderzoeksgroep (in gang) in te vullen. Stagiairs, bezoekers, uitwisselingstudenten,... dienen hun verlof aan te vragen bij hun promotor, hetzij per mail of volgens de gemaakte afspraken en dienen dit eveneens manueel aan te geven op de afwezigheidslijst. Het aanvragen van verlof ontslaat u niet van de plicht dit te motiveren bij uw promotor, volgens de procedure die gangbaar is in uw onderzoeksgroep.
6
Versie 05/01/2015
3.5 Verplaatsingen in dienstverband Verplaatsingen binnen België minder dan 250 km rond Gent moeten voorafgaandelijk enkel gemeld worden per e-mail aan uw promotor of leidinggevende. Verplaatsingen met overnachting moeten, ongeacht de afstand, 5 werkdagen op voorhand aangevraagd worden om verzekerd te zijn. De aanvraag gebeurt in SAP (het boekhoudkundig systeem van de UGent). U maakt gebruik van het aanvraagdocument, beschikbaar op het intranet van de vakgroep (http://www.orgchem.ugent.be/). Na invullen van de pdf kunt u deze per mail bezorgen aan Queenie Van Muylem (
[email protected]). Enkel wanneer dit document tijdig ingevuld werd, is het mogelijk om eventuele gemaakte vervoerskosten terug te vorderen via SAP. Het reisnummer dat u nadien van Queenie Van Muylem ontvangt, dient op de onkostennota vermeld te worden. 3.6 Onkostennota indienen Onkosten gemaakt tijdens dienstverplaatsingen kunnen worden teruggevorderd. Hiervoor maakt u gebruik van het aanvraagdocument, beschikbaar op het intranet van de vakgroep. Dit document dient volledig ingevuld aan Queenie Van Muylem bezorgd te worden, door het in haar postvak te leggen (2e verdiep S4). Stoor haar aub niet indien er geen specifieke vragen zijn. Enkel met vermelding van het WBS element en handtekening van de promotor kunnen kosten worden terugbetaald. Let er op dat alle betalingsbewijzen in bijlage zitten en dat deze met plakband op een A4 blad worden gekleefd. Let er hierbij op dat de hoeken van de betalingsbewijzen helemaal bedekt zijn om het inscannen te vereenvoudigen. Vergeet niet om een bewijs van aanwezigheid op de dienstreis bij te voegen. 3.7 Labo- en werkplaatsreglement Bij indiensttreding krijgt u een labo- en werkplaatsreglement overhandigd van de Universiteit Gent met het algemeen reglement met betrekking tot gevarensymbolen, opslag en behandeling van chemicaliën. De laatste bladzijde van deze bundel moet ondertekend teruggebracht worden aan Veerle Van de Velde alvorens labowerkzaamheden te mogen uitvoeren. Het algemeen labo- en werkplaatsreglement (http://www.UGent.be/laboreglement) wordt tevens aangevuld met bepalingen die specifiek zijn voor de vakgroep Organische en Macromoleculaire Chemie. Deze aanvullende bepalingen evenals de belangrijkste reglementen uit het algemeen reglement zijn verzameld in een apart GLP document: “Rules of Good Laboratory Practice in the Department of Organic Chemistry”. Wij vragen dat u de GLP
7
Versie 05/01/2015
regelgeving, dat gericht is op preventie, risicobeperking en maximale bescherming op de werkvloer, actief zult toepassen. Het gebruik van dichloormethaan is gereguleerd wegens overschrijding van de milieunorm in het verleden. Medewerkers die voor een 1ste maal dichloormethaan gebruiken, dienen zich bij hun verantwoordelijke voor het labo, of het EIPlid aan te melden om over de gebruiksprocedure ingelicht te worden. 4. Varia 4.1 Personeels- en toegangskaarten Alle personeelsleden (inclusief doctoraatstudenten) krijgen bij hun aanwerving een personeelskaart die korting verleent bij de studentenrestaurants en in de sportfaciliteiten van de UGent. De personeelskaart is tevens de toegangskaart om ons gebouw te betreden buiten de diensturen, d.w.z. voor 8.00u ’s morgens en na 17u ’s avonds, of tijdens weekends en feestdagen, naargelang de noodzakelijkheid van uw onderzoek of activiteiten. De deuren kunnen soms vroeger open zijn of later open blijven ten gevolge van lesactiviteiten. Voor enkele bijzondere categorieën (o.m. Erasmus exchange en uitwisselingsstudenten die korte duur actief zijn in de onderzoeksgroep zonder noodzakelijkerwijze aangeworven te zijn aan de UGent) dient een toegangskaart expliciet aangevraagd te worden. Gelieve u, zo nodig, te wenden tot Veerle Van de Velde. Om redenen van visibiliteit, wordt gevraagd om deze personeelskaart (te gebruiken voor het kopieerapparaat) of een kopij ervan continu in een badgehouder gedragen wordt. 4.2 Aanvraag verblijfskaart Studenten /medewerkers moeten zelf de vernieuwing van hun verblijfskaart aanvragen. Vraag de vernieuwing op tijd aan: dat betekent tussen de 30e en 45e dag vóór de vervaldatum van uw huidige verblijfskaart (een medewerker die geen unieburger is, kan dit vanaf de 90e dag vóór de vervaldatum van zijn huidige verblijfskaart). Hou er ook rekening mee dat: • •
u hiervoor bij loket Migratie een afspraak moet maken en het soms enige tijd kan duren om op afspraak te kunnen langskomen. Maak dus tijdig een afspraak. uw verblijfskaart soms enkel na een beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken vernieuwd mag worden. Dit kan enige tijd duren.
Als u de aanvraag tot vernieuwing tijdig (= ten laatste op 30e dag voor de vervaldatum van uw kaart) indient én de Dienst Vreemdelingenzaken over deze aanvraag geen beslissing heeft genomen vóór de vervaldatum van uw huidige verblijfskaart, kan u een tijdelijk verblijfsdocument bekomen. Een tijdige aanvraag tot vernieuwing verhindert een onderbreking in uw legaal verblijf.
8
Versie 05/01/2015
4.3 Kopieermachine (lokaal 120.009) Uw personeelsbadge zal toelating geven voor het gebruik van de kopieermachine. Bij het eerste gebruikt dient u zich te registreren op het toestel. Het toestel is voor iedereen toegankelijk binnen onze dienst. Eénmaal per maand worden de tellerstanden gecontroleerd en doorgegeven ter facturatie aan de promotor. 4.4 Binnen- en buitenpost Zendingen worden bij voorkeur via binnen- of buitenpost gedaan. Binnenpost kan in het postvak aan het bureel van de praktijkassistenten (100.009) gelegd worden. Voor buitenpost kan je terecht bij Queenie Van Muylem voor postzegels. Deze zendingen kunnen nadien ook in het postvak gelegd worden. Voor pakjes kan u zich op de eerste plaats wenden tot het PostPunt bij Delhaize. De gemaakte onkosten kunnen teruggevorderd worden via een onkostennota. Enkel voor dringende zendingen, kan u beroep doen op een koerierdienst. 4.5 Zendingen/Koerierdienst Voor zendingen per koerier kan u terecht bij Queenie Van Muylem. Carine Laurent treedt op als backup wanneer dit nodig blijkt. Gelieve er rekening mee te houden dat voor zendingen die daags na afgifte dienen geleverd te zijn, deze vóór 11u30 bij Queenie Van Muylem bezorgd moeten worden. In geval van afwezigheid van Queenie Van Muylem en Carine Laurent kunnen geen zendingen worden gedaan, gelieve hier rekening mee te houden. Hou er rekening mee dat zendingen op vrijdag verstuurd pas maandag erop geleverd worden door weekendsluiting. Gelieve het invulformulier voor zendingen in te vullen. Dit kan u terugvinden op http://www.orgchem.ugent.be Hierbij dienen alle velden ingevuld te worden. 4.6 Eerste Interventie Ploeg (E.I.P.) In geval van onregelmatigheden van incidentele aard (brand, explosie, ongeval, diefstal, milieuvervuiling) en ernstige onregelmatigheden van technische aard (defecte liften, electriciteitspanne, wateroverlast, ...) belt u het centraal noodnummer 88 (extern 09/264.88.88). Vermeld aard en ernst van het incident, de juiste locatie en uw contactgegevens. Het permanentiecentrum is 24u/24, 7d/7 bereikbaar. Eveneens verwittigt u de Eerste Interventie-Ploeg van uw zone, hun contactgegevens vindt u aan beide uiteinden van elke gang. Volg de verdere instructies. De leden van de Eerste Interventie Ploeg zijn ook de hoeders van de goede opvolging van de GLP regelgeving door de medewerkers van de vakgroep. U kunt bij hen terecht voor meer
9
Versie 05/01/2015
informatie en zij zijn gemandateerd om u, wanneer dit nodig zou zijn, op uw verantwoordelijkheid te wijzen m.b.t. de opvolging van dit reglement. Een overzicht van de E.I.P.-leden vindt u terug op de telefoonlijst die in elk laboratorium hangt. Coördinator van het E.I.P. is Ing. Jan Goeman (4476). 4.7 Nuttige informatie Dit en andere nuttige documenten zijn beschikbaar op het intranet van de vakgroep. http://www.orgchem.ugent.be Permanentiecentrum: 09 264 88 88 (in geval van nood) Indien niet dringend: 09 264 71 25 Faxnummer vakgroep: 09 264 49 98 Paswoorden kunnen verkregen worden bij Peter/Meter. 4.8 Nota’s -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
10
Versie 05/01/2015
