Hoofdstuk 1
Jezelf voorbereiden op succes In dit hoofdstuk: Een solide timemanagementsysteem opbouwen De grootste uitdagingen van timemanagement het hoofd bieden Het verband zien tussen doelen stellen en timemanagement Je doelen op papier zetten Meer uit de tijd halen die je hebt
O
ntdekken hoe je je tijd goed kunt beheren, bestaat voor een deel uit mentale reorganisatie en voor een deel uit het opbouwen van een systeem. In dit hoofdstuk laat ik je zien hoe je die 24 uur in je dag zo goed mogelijk kunt benutten. Ook leer je hoe je je sterke punten bepaalt en hoe je je doelen op papier kunt zetten.
Leer jezelf kennen Je gaat nu je sterke punten en doelen bepalen, en je kijkt hoe je persoonlijke energie en gedragspatronen je focus de hele dag door beïnvloeden.
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 15
22-07-2010 15:28:48
16
De kleine Timemanagement voor Dummies ________________
Je sterke en zwakke punten beoordelen Je moet nu niet alleen bepalen wat je sterke punten zijn, maar ook op welke gebieden je vaardigheden minder goed zijn. Bedenk daarna welke taken essentieel zijn om de doelen te bereiken die je nastreeft, en bouw die vaardigheden op. Investeer tijd in het bijslijpen en onderhouden van je sterke punten, en verbeter je zwakke punten die je moet overwinnen om je doelen te bereiken. Onthoud: om succesvol te zijn, moet je selectief zijn.
Doelen benoemen om koers te houden Wanneer je ergens naartoe werkt, is het veel gemakkelijker je te focussen. Schrijf je doelen allemaal op. In de paragraaf ‘Je Fantastische 50 opstellen’, verderop in dit hoofdstuk, lees je waar je aan moet denken.
Je ritme bepalen Als je weet wat je ritme is (wanneer je het fitst bent, op welke momenten van de dag je het best uitgerust bent om bepaalde taken uit te voeren), kun je je belangrijkste activiteiten op dat moment uitoefenen. Hier volgen een paar van de aspecten die je moet verkennen: Hoeveel uur kun je per dag op hoog niveau werken? Op welk moment van de dag ben je het productiefst? Hoeveel weken kun je zonder pauze zeer intensief werken? Hoeveel pauze heb je nodig om weer geconcentreerd en intensief aan het werk te kunnen gaan?
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 16
22-07-2010 15:28:48
_______________ Hoofdstuk 1: Jezelf voorbereiden op succes
17
Een systeem volgen Voor effectief timemanagement is meer nodig dan goede bedoelingen en zelfkennis alleen. Een stevig systeem opzetten dat je keer op keer kunt toepassen is de sleutel tot een succesvol beheer van je tijd. Meer hierover lees je in hoofdstuk 2. Naast het volgen van een tijdsplanningssysteem, moet je ook proberen vooruit te plannen, zodat je tijd kunt vrijmaken om alle belangrijke dingen eerst te doen. Tot slot is het van belang dat je werkplek ordent (zie hoofdstuk 3) en gebruikmaakt van tijdsbesparende technologie (zie hoofdstuk 4).
Timemanagementobstakels overwinnen Iedereen kan zich meester maken van timemanagement, maar het is niet altijd gemakkelijk. Een van de beste manieren om je tijd te maximaliseren is effectief communiceren. In hoofdstuk 5 lees je hier meer over. Toch sluipen onderbrekingen op allerlei slinkse manieren je werkdag binnen. In hoofdstuk 6 geef ik je advies om deze onderbrekingen voor te zijn en er korte metten mee te maken. Naast onderbrekingen van collega’s kun je soms in de verleiding komen om onderbrekingen te gebruiken als excuus om een project of een taak uit te stellen. In hoofdstuk 7 worden de gevaren van het uitstellen van zaken behandeld en leer je ze overwinnen. Een van de gemakkelijkste dingen om uit te stellen is het nemen van beslissingen. In hoofdstuk 8 geef ik je wat advies om je keuzen iets te beperken om sneller de juiste beslissing te nemen.
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 17
22-07-2010 15:28:48
18
De kleine Timemanagement voor Dummies ________________
Steun verwerven terwijl je je grenzen stelt Soms zijn je familie, vrienden en collega’s je grootste probleem wanneer het erom gaat je tijd succesvol te managen. Ondanks alle problemen die ze je opleveren, kunnen deze mensen ook fungeren als je bondgenoten in je streven naar een beter gebruik van je tijd. Hen erbij betrekken is een geweldige manier om de onderbrekingen te compenseren die zij onvermijdelijk ook veroorzaken. Zie hoofdstuk 3 voor tips voor het managen van je tijd wanneer je thuis werkt. Als je controle wilt houden over de tijd op je werk lees dan hoofdstuk 9 en 10 voor tactieken om bijeenkomsten met collega’s en klanten te plannen, op te zetten, te leiden of simpelweg bij te wonen.
De motivatie hoog houden Gedurende het hele proces waarin je je best doet om de manier waarop je je tijd beheert te verbeteren, zullen af en toe momenten zijn waarop je teleurgesteld begint te raken. Een fantastische manier om gemotiveerd te blijven bestaat eruit motivatie te koppelen aan bevestiging. Met andere woorden: beloon jezelf.
Begrijpen waarom je je doelen op papier moet zetten Wanneer je de tijd neemt om je doelen op te schrijven, breng je ze duidelijk in kaart en krijg je een scherper beeld van hoe je ze kunt bereiken, waardoor je het volgende kunt doen: Controle krijgen over je leven.
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 18
22-07-2010 15:28:48
_______________ Hoofdstuk 1: Jezelf voorbereiden op succes
19
De meest rechtstreekse route naar resultaat in kaart brengen. Omwegen beperken. Gemotiveerd blijven.
Je Fantastische 50 opstellen Na deze paragraaf bedenk je minstens vijftig doelen die je de komende tien jaar wilt bereiken én je schrijft deze op je doelenlijst. Houd daarbij rekening met de volgende punten:
NG
RIJK
Denk groot. Als je je verbeelding laat spreken en de grote droom nastreeft, heb je veel meer kans om dat niveau van plezier en vervulling te behalen.
B EL
A
Zorg ervoor dat je doelen overeenstemmen met wat je wilt. Beoordeel doelen niet op grond van wat je denkt nodig te hebben, te verdienen of realistisch te kunnen verwezenlijken. Ga uit van wat je wilt.
Kies een tijdstip ergens in de toekomst en werk van daaruit terug. Verdeel ieder doel dat meer dan tien jaar weg ligt in kleinere doelen met kortere tijdskaders. Dit helpt je om je focus, intensiteit en inzet te vergroten. Maak je doelen meetbaar. Wanneer je een meetbaar, kwantificeerbaar doel stelt, weet je altijd zeker of je het doel hebt behaald of niet. Laat je leiden door de volgende vijf kernvragen: Wat wil je hebben? De vraag wat je wilt hebben, is gericht op het verwerven van materiële zaken. Naar welke bezittingen verlang je?
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 19
22-07-2010 15:28:48
20 NG
RIJK
Hoewel het belangrijk is na te denken over bezittingen, zijn dit meestal slechts middelen om een doel te bereiken: ze stellen je in staat de levensstijl tot stand te brengen die je ambieert.
B EL
A
De kleine Timemanagement voor Dummies ________________
Wat wil je zien? Wanneer je jezelf afvraagt wat je wilt zien, denk dan aan het opdoen van ervaringen. Reizen is waarschijnlijk een van de belangrijkste doelen. Wat wil je doen? Welke activiteiten wil je nog doen, welke vaardigheden wil je verwerven en wat wil je in je carrière bereiken? Wat wil je geven? Een belangrijke manier om alle wil-, zien- en doenonderdelen van je Fantastische 50-lijst in balans te brengen, is door ook geef-doelen erin op te nemen. Wat ben je bereid terug te geven of wat vind je interessant om terug te geven? Hoe wil je je fortuin delen met anderen? Welke zaken liggen je na aan het hart? Wat wil je worden? Stel jezelf hierbij de volgende vragen wanneer je je doelen als geheel bekijkt: • Welke persoonlijke eigenschappen moet je veranderen of verbeteren? • Welke disciplines heb je nodig om beter je best te doen consistent te werk te gaan?
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 20
22-07-2010 15:28:48
_______________ Hoofdstuk 1: Jezelf voorbereiden op succes
21
Je Fantastische 50 uitwerken en in balans brengen
NG
RIJK
B EL
A
Nadat je een lijst hebt opgesteld van de vijftig doelen die je de komende tien jaar wilt bereiken, ga je aan elk doel een categorie en tijdskader toekennen. Het gaat er niet om dat je per categorie een gelijk aantal doelen van gelijke grootte hebt. Het streven is om doelen op te stellen die betrekking hebben op je hele persoon en waar je gemotiveerd naartoe kunt werken.
Een tijdskader toekennen aan elk doel NG
RIJK
Er zijn geen onrealistische doelen, maar onrealistische tijdskaders bestaan wel.
B EL
A
Je doelen verwezenlijken behelst een proces waarvoor specifieke activiteiten en tijd nodig zijn.
Lees voordat je naar de volgende paragraaf gaat eerst je lijst met 50 doelen (die je eerder hebt opgesteld in de paragraaf ‘Je Fantastische 50 opstellen’) nog eens door, en zet een 1, 3, 5 of 10 naast ieder doel om aan te geven of je dat doel wilt bereiken binnen 1, 3, 5 of 10 jaar.
NG
RIJK
B EL
A
Nadat je ieder doel hebt gekoppeld aan een tijdskader, tel je de doelen op die je voor ieder tijdscategorie hebt en schrijf je deze totalen op. Daarna bekijk je hoe de doelen zijn verspreid over deze tijdskaders om te bepalen of ze goed in balans zijn.
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 21
Onthoud, vooral wanneer het gaat om geld, dat je moet genieten van het toewerken naar je doelen. Het is belangrijk de toekomst te plannen, maar ontzeg jezelf niet alle plezier.
22-07-2010 15:28:48
22
De kleine Timemanagement voor Dummies ________________
Je doelen in categorieën indelen Nadat je aan elk van je vijftig doelen een tijdskader hebt toegekend, bestaat de volgende stap eruit aan elk doel een categorie toe te kennen. Meestal behoren je doelen tot een van deze zes categorieën: C=Carrière F=Familie Gz=Gezondheid Gd=Geld/financieel P=Persoonlijk S=Spiritueel Plaats het doel in de categorie waar je dit het meest bij vindt passen of aarzel niet om bepaalde doelen in meerdere categorieën in te delen. Ga nu terug naar je lijst van vijftig doelen en zet de betreffende categorieletter naast elk doel. Tel het totaal aantal doelen dat je voor elke categorie hebt op en beoordeel dan of je doelen evenwichtig verspreid zijn over deze categorieën.
Twaalf doelen stellen om mee te beginnen Je hebt nu een lijst met vijftig doelen die je de komende tien jaar wilt bereiken. Al deze doelen zijn voorzien van het tijdskader waarbinnen je ze wilt bereiken en het aspect van je leven waartoe ze behoren (zie de vorige paragraaf). De volgende stap bestaat er daarom uit je lijst van vijftig doelen op te splitsen in hanteerbare brokken.
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 22
22-07-2010 15:28:48
_______________ Hoofdstuk 1: Jezelf voorbereiden op succes
23
Je lijst inkorten Om je lijst met doelen in te korten tot een beheersbare omvang, kies je binnen elk tijdskader de drie belangrijkste doelen uit die je wilt bereiken na één, drie, vijf en tien jaar. Ga, wanneer je de doelen op je top 12-lijst volbrengt, telkens terug naar je Fantastische 50 en stel je top 12 bij. Voeg nieuwe doelen toe en streep de doelen af die je hebt bereikt. Blijf je doelen in ieder geval eens per maand herbeoordelen. Je wilt immers zien dat je vooruitgang boekt.
Weten waarom je top 12-doelen belangrijk voor je zijn Nadat je hebt bepaald met welke twaalf doelen je wilt beginnen, ga je na waarom elk doel belangrijk voor je is en schrijf je dit op. Waarom heb je deze twaalf doelen gekozen in plaats van andere? Wat leveren deze doelen je op? Je doelen hardop voorlezen is een fantastische manier om je onderbewuste processen te steunen. Het versterkt de boodschap in je hoofd.
Bepalen welke hulpbronnen je nodig hebt Om doelen te bereiken, heb je hulpbronnen nodig. Dit kan geld zijn, maar ook contacten, kennis, vaardigheden, tijd of alles bij elkaar. Als je de volgende paragrafen leest, bedenk dan welke hulpbronnen je nodig hebt om elk van de top 12-doelen te bereiken die je eerder in dit hoofdstuk hebt vastgesteld. Wanneer je deze stap hebt voltooid, beschik je over een effectief stel doelen dat je kunt opnemen in je tijdschema, dat ik in hoofdstuk 2 behandel.
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 23
22-07-2010 15:28:48
24
De kleine Timemanagement voor Dummies ________________
Geld vergaren: een kapitaal idee Als je merkt dat je doel kapitaal vereist, probeer dan te berekenen hoeveel kapitaal je nodig hebt. Bepaal vervolgens of je genoeg geld hebt om je doel te bereiken of dat je meer geld nodig hebt door harder te werken, geld te lenen of het op een andere manier te compenseren.
Je kennis uitbreiden Wanneer je je succeslijst met doelen bekijkt en vaststelt dat je meer informatie nodig hebt om te slagen, vraag je dan het volgende af: Welke kennis heb je precies nodig om je doel te realiseren? Hoe kun je die kennis het best verwerven? Hoe lang duurt het om deze kennis te verwerven en past dit in het tijdskader van je doel?
Je vaardigheden bijslijpen Voor het bereiken van veel doelen zijn extra vaardigheden vereist. Bij vaardigheden gaat het erom dat je kennis omzet in effectieve actie. Kijk nogmaals naar je succeslijst om te beoordelen waar je extra vaardigheden nodig kunt hebben: Welke vaardigheden zijn vereist voor elk doel? Zijn dit vaardigheden die je al bezit of moet je ze verwerven? Zijn dit vaardigheden die je kunt leren binnen het tijdskader? Zo niet, hoe kun je het gebrek aan die vaardigheid
00-KleineTimemngmnt-boek.indb 24
22-07-2010 15:28:48
