ONTDEK DE ONVERWACHTE BESPARINGSMOGELIJKHEDEN BINNEN UW BEDRIJF. MANAGED DOCUMENT SERVICES VAN KYOCERA.
COUNT ON US.
WEET U ECHT WAT UW PRINTKOSTEN ZIJN?
HOEVEEL PAGINA'S WORDEN ER BINNEN UW BEDRIJF GEPRINT? HOEVEEL DAARVAN ZIJN EIGENLIJK OVERBODIG?
Met Managed Document Services (MDS) van KYOCERA zorgt u niet alleen voor een economisch efficiënte documentuitvoer, maar voldoet u ook aan de wettelijke of interne eisen op het gebied van milieubescherming.
WILT U
UW KOSTEN SUBSTANTIEEL VERLAGEN? WAAR GAAT HET GELD NAAR TOE?
een rol: grondstoffen worden verspild en belangrijke thema's zoals milieu- of gegevensbescherming worden
Uw kantoor- en administratiekosten moeten omlaag.
verwaarloosd. Mogelijkheden om ondersteunende en
U hebt echter al uw kosten al onder de loep genomen
administratieve processen te vereenvoudigen worden
en u kunt er niets aan doen, toch? Fout.
genegeerd en hoog opgeleide werknemers besteden te veel tijd aan routinetaken.
De meeste bedrijven weten niet hoeveel uitvoerapparaten zij in hun bezit hebben – en hoeveel en waarvoor ze
Achter het documentverkeer in uw kantoor gaan dus een
worden gebruikt. Ze beseffen niet hoe inefficiënt hun
groot aantal kosten schuil – en zelfs ervaren specialisten
workflows en daaraan gerelateerde processen in elkaar
zien ze over het hoofd. Deze onoplettendheid kost veel
zitten, zoals de aanschaf van voorraden. Of hoeveel tijd
geld: onderzoeken wijzen uit dat bedrijven circa 3% van
ze verspillen door te kiezen voor verschillende service-
hun omzet besteden aan documentuitvoer. En een
verleners. Daarnaast spelen nog een aantal andere zaken
groot deel daarvan is overbodig.
HOEVEEL DIENSTVERLENERS VERZORGEN MOMENTEEL UW DOCUMENTUITVOER?
HOEVEEL CONTACTPERSONEN HEBT U VOOR HET ONDERHOUDEN EN BEHEREN VAN UW UITVOERINFRASTRUCTUUR? HOE ZIT HET MET DE SNELHEID, HET REACTIEVERMOGEN EN DE ECONOMISCHE ASPECTEN VAN UW SERVICEPARTNERS?
Met KYOCERA MDS hebt u slechts één contactpunt voor al uw behoeften inzake documentuitvoer.
WEET U HOEVEEL UW VOORRAADBEHEER U KOST?
HOEVEEL MEDEWERKERS HOUDEN ZICH BEZIG MET DE BEVOORRADING? HOEVEEL TIJD GAAT ER VERLOREN DOORDAT VOORRADEN NIET VOORHANDEN ZIJN?
Met KYOCERA MDS hoeft u zich niet langer zorgen te maken over uw voorraadbeheer en kunt u er zeker van zijn dat u altijd over de benodigde goederen beschikt, waar en wanneer u ze ook nodig hebt. Hierdoor vermijdt u onnodige opslag en bespaart u tijd, geld en inspanningen.
HOEVEEL UITVOERAPPARATEN HEBT U IN UW BEZIT?
WORDT UW HARDWARE OP EEN EFFICIËNTE MANIER GEBRUIKT? GEBRUIKT U OPLOSSINGEN OM UW WORKFLOWS TE OPTIMALISEREN?
KYOCERA MDS zorgt ervoor dat de hardware optimaal wordt gebruikt en dat u altijd werkt met een modern en efficiënt ingericht printerpark.
EEN KWESTIE VAN PERSPECTIEF? Bij een efficiënte uitvoer komt meer kijken dan voordelige
Dit is vrij eenvoudig te verklaren: deze serviceverleners
hardware en een lage TCO (Total Cost of Ownership). Er
kijken namelijk meestal alleen naar die gebieden waar zij
zijn verborgen kosten die de uitvoer veel duurder maken
in gespecialiseerd zijn. Hierdoor maakt op dit moment
dan de meeste mensen aannemen. Daarom moeten alle
slechts 16 % (IdC) van alle bedrijven gebruik van document-
relevante kostenfactoren in acht worden genomen zodat
oplossingen, terwijl 67 % (Quocirca) een grote strategische
verborgen kosten kunnen worden vastgesteld en waar
waarde toekent aan uitvoer.
mogelijk kan worden bespaard. Deze holistische visie ontbreekt niet alleen bij de meeste bedrijven die
Door de holistische benadering is Managed Document
proberen hun uitvoerkosten omlaag te brengen, maar
Services een uniek en onmisbaar gereedschap voor
ook bij de aanpak van externe serviceverleners op het
ieder bedrijf dat alle mogelijkheden wil benutten om
gebied van uitvoerbeheer.
kosten te besparen.
HOEVEEL KOSTBARE TIJD WORDT BESTEED AAN HET BEHEREN VAN UW UITVOERINFRASTRUCTUUR?
HEBBEN UW IT-BEHEERDERS VOLDOENDE TIJD VOOR DE BELANGRIJKE ZAKEN? HEBT U EEN LANGE-TERMIJNSTRATEGIE VOOR DE INFRASTRUCTUUR VAN UW DOCUMENTUITVOER?
KYOCERA MDS neemt uw IT-beheerders alle vervelende administratieve taken uit handen, zodat zij hun vaardigheden in kunnen zetten voor belangrijkere zaken.
KYOCERA MANAGED DOCUMENT SERVICES:
HET ANTWOORD OP VELE VRAGEN ALLES WAT U NODIG HEBT – AFKOMSTIG VAN SLECHTS ÉÉN AANBIEDER.
werkzaamheden,
de
automatische
aanschaf
van
voorraden tot aan een snelle ondersteuning door de helpdesk, nu ontvangt u alle benodigde services op het gebied van uitvoerbeheer van één enkele aanbieder – om
De professionele Management Document Services (MDS)
het even van welk merk uw apparaten zijn.
van KYOCERA helpen bij het exact specificeren van uw
MDS is niet alleen geschikt voor grote, internationale
uitvoerkosten, op basis waarvan kan worden bepaald
bedrijven. Onze services zijn ook van groot voordeel voor
welke kostenbesparingen mogelijk zijn. Ervaringen uit de
kleine en middelgrote bedrijven. MDS van KYOCERA
praktijk laten zien dat er met MDS tot 30% kan worden
helpt ook u bij het bereiken van significante kosten-
bespaard op documentkosten. Bovendien kunnen onze
besparingen binnen uw bedrijf.
services uw uitvoerbeheer vereenvoudigen, de werklast van uw IT-afdeling verminderen en de belasting van het
Zoals u ziet zijn er vele redenen om voor Kyocera te
milieu door uw printers en MFP’s verbeteren.
kiezen, vooral zodra u ziet hoe weinig er eigenlijk bekend is over de uitvoerkosten van uw bedrijf en hoeveel
Met KYOCERA MDS bespaart u niet alleen op uw kosten,
mogelijkheden u hebt om hierop te besparen. En hier
maar verhoogt u ook uw productiviteit. Met MDS is het
houdt het niet op!
mogelijk om uw documentprocessen beter te organiseren. Bovendien kunt u de werklast van uw IT-afdeling vermin-
KYOCERA-printers en -multifunctionals staan bekend om
deren door hen routinetaken uit handen te nemen die
hun uitmuntende betrouwbaarheid en zuinig gebruik.
veel efficiënter door externe specialisten kunnen worden afgehandeld. KYOCERA MDS is een uitgebreid diensten-
Met de software van KYOCERA bent u verzekerd van
pakket. Na een zorgvuldige analyse van de behoeften en
goed georganiseerde en veilige documentprocessen.
structuren binnen uw bedrijf stellen wij een programma op maat voor u samen dat de voor u belangrijke zaken
Bij de ontwikkeling van producten en technologieën
aanpakt. Net als bij uw bedrijfsauto's kunt u afzonderlijke
heeft KYOCERA zich altijd bezig gehouden met de
delen of zelfs uw gehele uitvoersysteem aan toegewijde
bescherming van het milieu en het behoud van natuur-
specialisten overlaten. Van controle- en optimalisatie-
lijke hulpbronnen.
MDS VAN KYOCERA – DE VOORDELEN OP EEN RIJ. Significante besparing op de uitvoerkosten van een
Hogere productiviteit door minder storingen en
kantoor
gestroomlijnde workflows
Volledige kostentransparantie en flexibiliteit
Betere documentveiligheid en -flexibiliteit
Eén praktisch contactpunt voor alle uitvoerbehoeften
Betere gevolgen voor het milieu
DE DRIE STAPPEN NAAR UW SUCCES:
ASSESS, OPTIMALISEER, BEHEER KYOCERA MDS is een dynamisch proces dat in drie stappen de documentprocessen binnen uw kantoor optimaliseert. Stap-voor-stap worden de zwakke punten van uw uitvoeromgeving vastgesteld, oplossingen ontwikkeld en mogelijkheden geboden om meer efficiëntie en
MDS
besparingen te bereiken. Samen met u bekijken we uw gehele situatie en bepalen we welke aspecten van het MDS-proces het meest waardevol zijn voor uw bedrijf. Vervolgens creëren we een oplossing op maat die bestaat uit die elementen die voor u van belang zijn.
ASSESSMENTFASE Uit het MDS-assessmentproces rolt een gedetailleerd
Controle / beoordeling – analyse van de verzamelde
overzicht van uw huidige uitvoer- en documentom-
gegevens en vaststelling van de zwakke punten zoals
geving, de efficiëntie van uw processen en de daaruit
overbelaste of juist onderbelaste systemen, risico op
voortvloeiende kosten. Met behulp van gesprekken en
defecten en reparaties, berekening van gebruikscijfers van
onderzoeken stellen we uw persoonlijke behoeften en
voorraden
workflows vast en nemen deze mee in onze analyse.
Rapport – een heldere samenvatting en analyse van uw huidige situatie, sterke en zwakke punten en uw huidige behoeften. Met constante controles zorgen we er ook in
ONZE SERVICES: Voorraadanalyse – nauwkeurige registratie van alle gegevens die relevant zijn voor uw printomgeving, waaronder meterstanden, gebruikscijfers, consumptiecijfers voor toners en papier, staat van de afzonderlijke apparaten
de toekomst voor dat in al uw behoeften wordt voorzien.
OPTIMALISATIEFASE Op basis van de verzamelde gegevens wordt voor uw
Software-installatie – de software wordt zo geïnstalleerd
uitvoerbeheer een concept op maat ontwikkeld dat
en geconfigureerd dat deze voldoet aan al uw behoeften
rekening houdt met alle interne eisen van uw bedrijf –
omtrent boekhouding, workflowbeheer en veiligheid
zowel op technisch, economisch als organisatorisch
Customisation (op maat) – aanpassen van hardware en
gebied.
software aan de specifieke eisen van uw bedrijf Training / begeleiding bij de overstap – trainen en begeleiden van uw personeel om bijv. de nieuwe
ONZE SERVICES:
software zo efficiënt mogelijk te gebruiken en zoveel mogelijk kosten te besparen
Advies / voorstel – een gedetailleerd plan dat beschrijft
Projectbeheer – beheer van de optimalisatiefase inclus-
hoe u processen kunt verbeteren en kosten kunt
ief troubleshooting
besparen
Milieubeheer – aanpassen van de uitvoeromgeving om
Implementatie – het in de praktijk brengen van alle
te zorgen voor een zo laag mogelijk energieverbruik en
overeengekomen plannen
een lage CO2-uitstoot, geluidsreductie, milieuvriende-
Hardware-installatie – levering, installatie en toepassing
lijke afvalprocessen, etc.
van nieuwe systemen – inclusief systemen van derde partijen
BEHEERFASE Na de optimalisatiefase houden wij uw processen
Preventief onderhoud – proactieve onderhoudsservice
continu in beheer om ervoor te zorgen dat alles soepel
Voorraadbeheer – proactieve service voor tijdige
en effectief verloopt. We werken proactief om ervoor te
levering van voorraden zoals papier en toner
zorgen dat de prestaties altijd op het hoogste niveau
Retourenbeheer – beheren en organiseren van het
blijven. We controleren de gebruikscijfers van uw uitvoer-
retourneren van hardware aan het eind van de lease-
apparaten en de kosten continu. Door regelmatig
koopovereenkomst.
verslag te doen aan het management en het systeem
Service ter plaatse – het leveren van opgeleid personeel
continu aan te passen aan uw behoeften wordt altijd
om indien nodig ter plaatse te werken
gezorgd
Beheer van bedrijfsmiddelen – beheer van lease- en
voor
de
hoogste
mate
van
efficiëntie.
Dit betekent dat wij zelfs in de beheerfase blijven
koopovereenkomsten, contractvoorwaarden, etc.
controleren en optimaliseren, om ervoor te zorgen dat
Online rapportage – snelle en efficiënte rapportage via
uw uitvoerinfrastructuur zich altijd aanpast aan de
het internet Accountbeheer – beheer van alle kosten en facturen voor
veranderingen binnen uw bedrijf.
onderhoud, reparaties, lease en bevoorrading
ONZE SERVICES: AANVULLENDE VOORDELEN: Ondersteuning op afstand – controle en diagnose op afstand van de gehele uitvoeromgeving, inclusief de staat
Service-overeenkomsten – scheppen duidelijkheid en
van de apparaten, onderhoud, contractvoorwaarden en
bieden bescherming bij alle zaken omtrent prestaties en
-duur, gebruik van voorraden, etc.
levertijden
Helpdesk
–
snelle,
vriendelijke
en
ondersteuning door ons team van specialisten
efficiënte
Europawijd aanbod – KYOCERA MDS kan ook over de internationale grenzen worden gebruikt
KYOCERA MDS:
UW SERVICEPAKKET MET VELE VOORDELEN VOLLEDIGE KOSTENTRANSPARANTIE EN -BESPARINGEN TOT 30%. Goed georganiseerde processen. Lagere kosten. Toegenomen
waardoor onnodige kosten worden tegengegaan. En omdat
productiviteit en tevredenheid van werknemers. MDS heeft
de leeftijd en levensduur van de systemen bekend zijn,
vele praktische voordelen die u kunnen helpen bij het
kunnen systemen die de kosten omhoog drijven eenvoudig
efficiënter inrichten van uw bedrijf en het verhogen van
worden ontdekt en vervangen.
winst. Meer voorbeelden? Hoog opgeleide (en dure) IT-personeelsleden Er zijn vele manieren waarop MDS uw kosten kan reduceren.
besteden niet langer tijd aan routinetaken als het bestellen
Bijvoorbeeld: u kunt een bindend printbeleid opstellen
en vervangen van toners, zodat ze hun tijd en vaardigheden
dat bepaalt wanneer er in kleur mag worden geprint,
kunnen besteden aan productievere taken.
UW BESPARINGSMOGELIJKHEDEN OP EEN RIJTJE. door het gebruik van uw printerpark te optimaliseren door de duurzaamheid op het gebied van milieu te verbeteren door zuinige softwareapplicaties en ECOsys-technologie door de beheerkosten te minimaliseren
door de werklast te reduceren voor het IT-personeel dat voor uw printerpark zorgt door de productiviteit te verhogen door workflows te optimaliseren
MDS REDUCEERT KOSTEN
door storingen te reduceren door u uiterst rendabele voorwaarden op maat te bieden
door het gebruik van middelen als papier en toner te reduceren door uw TCO te verlagen
door te besparen op energiekosten door de service- en ondersteuningskosten te reduceren
TOEGENOMEN PRODUCTIVITEIT EN MOTIVATIE VAN WERKNEMERS.
BETER MILIEU- EN DUURZAAMHEIDSBEHEER.
Duidelijk waarneembare kostenvoordelen worden ook
KYOCERA MDS verbetert uw balans – zowel economisch
veroorzaakt door andere voordelen waarbij kosten niet
als ecologisch. Wij helpen u bij het terugbrengen van
of nauwelijks een rol spelen. Geavanceerde uitvoer-
uw energieverbruik. Door uw hardware met elkaar in
oplossingen
en
verbinding te brengen en gebruik te maken van
effectiever, bijvoorbeeld door automatische vastlegging
elektronisch gegevensbeheer gaat u veel efficiënter
en het versturen en archiveren van documenten zoals
om met energie. Wanneer u dit wenst kunnen kunnen
facturen, inkooporders of verzekeringsformulieren.
wij u ook informeren over het overstappen op
maken
documentbeheer
sneller
energiebesparende printers en kopieerapparaten die een Door een optimaal beheer van het printerpark worden
nog groter verschil maken voor uw energiekosten.
overbelasting en defecten voorkomen, waardoor u minder lang hoeft te wachten op uw uitvoer. Verder kunt u ervoor zorgen dat de uitvoer daar plaatsvindt waar werknemers deze het meeste nodig hebben. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de tevredenheid van de werknemers.
PROFESSIONEEL, OP MAAT GEMAAKT EN VAN ÉÉN ENKELE AANBIEDER.
KYOCERA biedt nog veel meer services die uw ecologische balans kunnen verbeteren. Hierbij gaat het
Met slechts één contactpunt bespaart u met MDS
bijvoorbeeld om het gebruik van gerecycled papier of
inspanningen en mankracht. Of het nu gaat om toner,
het ontwikkelen van een bedrijfsspecifiek afvalconcept.
papier of reserveonderdelen, wij leveren u alles wat u
Het invoeren van een 'printbeleid' kan een zeer
nodig hebt: voor iedere printer en multifunctional. U
effectieve maatregel zijn. Dit beleid eist van werknemers
hebt slechts één contactpersoon, één factuur en een
dat zij op ecologische wijze printen en kopiëren.
heleboel tijd die uw werknemers kunnen besteden aan andere, productievere taken.
De omvang van de belangrijke kosten- en organisatorische voordelen heeft er al voor gezorgd dat 54%
Hetzelfde geldt voor het onderhoud. Wij kunnen alle
(bron: Infotrends) van middelgrote bedrijven overwegen
onderhouds- en reparatiewerkzaamheden overnemen.
MDS binnen hun bedrijf te introduceren!
En hiervoor hoeft u niets te doen. Dankzij ons controlesysteem op afstand stellen wij afwijkingen in het functioneren van een apparaat vast en kunnen we waar nodig snel reageren, zonder dat wij daarvoor ter plaatse aanwezig hoeven te zijn.
KYOCERA MDS:
HET WERKT DELOITTE:
NEW COLLEGE DURHAM:
Verkleinen van het printerpark voor een betere kwaliteit
Kostenbesparing in een complexe omgeving met
en kostenefficiëntie.
20.000 gebruikers.
"Wij kunnen nu een consistent, kwalitatief hoogwaardig
"Een van de belangrijkste voordelen van KYOCERA
beeld uitdragen naar de markt dat strookt met onze
Managed Document Services is de transparantie van de
doelstellingen om onze klanten uitzonderlijke beheer-
printkosten. Nu weten we precies wat onze maandelijkse
oplossingen te bieden. Het KYOCERA-team doet er alles
kosten voor het printnetwerk zullen zijn en komen we bij
aan om de verwachtingen van de klant te overtreffen. Dit
het onderhoud niet voor nare verrassingen te staan!"
is echt een rendabele samenwerking." Alan Race, ICT-manager – New College Durham, UK Dhr. Simon Njuguna, regiomanager EA Information Technology – Deloitte, Kenia
DE GEMEENTE NAUMBURG: Hoe zelfs kleine steden grote kostenbesparingen kunnen bereiken. “Andere gemeentekantoren zijn compleet verrast over hoeveel er kan worden bespaard via de kopieer- en printinfrastructuur en komen naar ons toe om te kijken hoe we dat hebben bereikt.” Matthias Walther, Manager Gegevensverwerkingssystemen – Gemeente Naumburg, Duitsland
Uw KYOCERA partner:
KYOCERA MITA Nederland B.V., Beechavenue 25, 1119 RA Schiphol-Rijk, Tel +31 (0) 20 58 77 200, Fax +31 (0) 20 58 77 260, www.kyoceramita.nl,
[email protected] * KYOCERA kan niet garanderen dat de vermelde specificaties geen fouten bevatten. Specificaties kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. De informatie was juist op het moment dat deze ter perse ging. Alle andere merk- en productnamen kunnen gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van de betreffende eigenaren zijn en worden bij dezen erkend.
