Online Prequalification Guideline

Santos Indonesia Ratu Plaza Office Tower, 4th Floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 9 Jakarta 10270 www.santos.com

Santos Indonesia – Procurement and Logistics

Online Prequalification Guideline For Participant

Santos Indonesia, Supply Chain Excellence, Rev. 2014

1

Approval Sheet Document Name : Online Prequalification Guideline for Participant Author’s Org : Procurement & Logistic Department Effective Date : August 2014


2

DAFTAR ISI / TABLE OF CONTENTS 1

PENDAHULUAN / INTRODUCTION………………………………………………………..….………5 1.1 1.2 1.3 1.4

2

Latar Belakang / Background ...................................................................................5 Tujuan/ Purpose .................................................................................................... 5 Definisi/ Definition ................................................................................................ 5 Tujuan / Objective ................................................................................................. 6

PERATURAN DAN KEBIJAKAN / REGULATIONS AND POLICY............................................6 2.1 2.2

Pertentangan Hukum / Conflict of Laws ...................................................................6 Peraturan-Peraturan dan Kebijakan / Regulations and Policy .............................. 6

3

KERAHASIAAN / CONFIDENTIALITY ..................................................................................7

4

AKSES MENUJU SISTEM PQ ONLINE / ACCESS TO PQ ONLINE SYSTEM …………………..7

5

LAMPIRAN / ATTACHMENT ................................................................................................8 PQ Online Tutorial ................................................................................................................8


3

CATATAN MODIFIKASI / MODIFICATION RECORD

MODIFIKASI / MODIFICATION Mod #

Tanggal/ Date

Versi / Version

Segala modifikasi apapun terhadap isi Pedoman Pengadaan ini harus diketahui dan ditanda tangani oleh perwakilan dari departemen Pengadaan dan Logistik dan selanjutnya teks dokumen harus dimodifikasi (dengan satu catatan kaki yang mencatat nomor modifikasi).


BERLAKU / EFFECTED Tanda Tangan / Signature

Tanggal / Date

Any modifications to the content of this Procurement Guideline should be signed off by Procurement and Logistic department representatives and then the text of the document should be modified (with a footnote recording the modification number).

4

1

PENDAHULUAN

1

INTRODUCTION

1.1

LATAR BELAKANG

1.1

BACKGROUND

Pedoman ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai satu referensi untuk Peserta terkait kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur terkait dengan proses prakualifikasi di semua anak perusahaan Santos yang beroperasi di Republik Indonesia berdasarkan Kontrak Bagi Hasil (‘PSC’). 1.2

TUJUAN

This Guideline is intended to be used as a reference for Participant regarding to the policies and procedures relevant to prequalification process in Santos subsidiaries operating in the Republic of Indonesia under a Production Sharing Contract (‘PSC’). 1.2

Pedoman prakualifikasi online untuk Peserta (“Pedoman”) ini akan menjelaskan kepada Peserta bagaimana menggunakan Sistem untuk proses prakualifikasi (PQ) online. Pedoman ini berlaku untuk semua proses pengadaan barang dan jasa di Santos. 1.3

DEFINISI

PURPOSE This prequalification online Guideline for Participant (“Guideline”) will describe on how Participant use the System for prequalification (PQ) online process. This Guideline applies to all procurement process for goods and services in Santos.

1.3

DEFINITIONS

Kecuali dinyatakan lain dalam Pedoman ini, seluruh istilah yang digunakan mempunyai pengertian sebagai berikut:

Unless otherwise specifically provided in this Guideline, all terms used herein shall have the following meanings:

a. Prakualifikasi adalah proses penilaian kualifikasi Peserta yang dilakukan sebelum tahap pemasukan dokumen penawaran.

a. Prequalification is a process of qualification evaluation of Participant conducted prior to the stage of proposal document submission.

b. Sistem PQ Online adalah Sistem yang dapat digunakan oleh Peserta untuk proses penilaian prakualifikasi dengan mengisi data prakualifikasi secara online.

b. PQ Online System is a System that can be used by Participant for prequalification evaluation process by filling prequalification data online.

c. Penunjukan Langsung adalah proses pengadaan dengan mengundang hanya 1 (satu) Peserta yang dipilih.

c. Direct Appointment (DA) is procurement process with appointment only to 1 (one) invited Participant.

d. Pemilihan Langsung adalah proses pengadaan dengan mengundang paling sedikit 3 (tiga) Peserta.

d. Direct Selection (DS) is procurement process with minimum invitation to 3 (three) Participant.

e. Tender adalah proses pengadaan yang terbuka untuk umum, dengan mengacu pada dasar rantai suplai yang dilakukan dengan pengumuman di papan perusahaan, media cetak dan jika memungkinkan media elektronik.

e. Tender means procurement process that open for public, refer to basic supply chain management with announcement on official company’s noticeboard, printed media and if possible, electronic media.


5

f. Peserta adalah badan usaha atau mitra kerja yang memiliki kemampuan untuk menyediakan Barang atau Jasa untuk kepentingan Kontraktor KKS sesuai dengan bidang usaha dan kualifikasinya, terdiri dari Kontraktor, Pemasok, Konsultan, Usaha Kecil, Koperasi dan memiliki surat izin usaha yang dikeluarkan oleh instansi Pemerintah yang berwenang. 1.4

TUJUAN

f. Participant means the business entity or co-venturer that has the ability to provide Goods or Services for Cooperation Contract Contractor pursuant to its business filed and qualification, consisting of Contractors, Suppliers, Consultants, Small Scale Enterprises, and Cooperatives and having a business license issed by the authority. 1.4

Buku Pedoman ini diharapkan memberikan keuntungan untuk Peserta, sebagai berikut : a. Membantu Peserta untuk memahami bagaimana proses prakualifikasi pengadaan dengan Sistem PQ Online bekerja. b. Mempermudah kontrol proses prakualifikasi dalam pengadaan.

OBJECTIVE This Guideline is expected to give benefits to Participant, as follows: a.

Help Participant to understand how prequalification online via PQ Online System works.

b.

Simplify control for prequalification process in procurement.

2

PERATURAN DAN KEBIJAKAN

2

REGULATIONS AND POLICY

2.1

PERTENTANGAN HUKUM

2.1

CONFLICT OF LAWS

Jika terdapat pertentangan atau ketidakselarasan antara peraturan Pemerintah Indonesia dan Pedoman ini atau kebijakan internal yang lain, maka peraturan Pemerintah Indonesia yang akan berlaku. 2.2

PERATURAN-PERATURAN DAN KEBIJAKAN Peraturan-peraturan dan kebijakan yang terkait dalam Prosedur ini adalah sebagai berikut:

In case of conflict or inconsistency between Indonesian government regulations and this Guideline or any other internal policy, the Indonesian Government regulations shall prevail. 2.2

REGULATIONS AND POLICY Regulations and policy related to this Procedure are as follows:

a. Kebijakan Pengadaan dan Logistik

a.

Procurement & Logistic Policy

b. Petunjuk Pelaksanaan Barang/Jasa Santos

b.

Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Santos

c.

Prequalification Package

c.

Paket Prakualifikasi


Pengadaan

6

3

KERAHASIAAN

3

Peserta tidak boleh membuat pengumuman publik apapun yang berkaitan dengan Proses PQ. Kegagalan dalam memenuhi ketentuan ini dapat menyebabkan diskualifikasi atau tidak diterimanya PQ Dokumen Peserta.

4

5

AKSES MENUJU SISTEM PQ ONLINE

CONFIDENTIALITY Participant must not make any public announcement whatsoever relating to this PQ Process. Failure to comply with this could result in disqualification and/or rejection of the PQ Document.

4

ACCESS TO PQ ONLINE SYSTEM

Untuk memasukkan data prakualifikasi ke dalam Sistem PQ Online, bukalah browser di komputer anda. Kemudian, masukkan alamat aplikasi PQ Online ke address bar di browser anda.

To input prequalification data to PQ Online System, open a browser in your computer. Then, enter application address for PQ Online to your address bar in your browser.

PQ Online dapat diakses melalui website Santos Indonesia (http://procweb.santos.co.id/santosproc urement). Masukkan User ID dan Password anda untuk masuk ke Sistem PQ Online, kemudian Log In.

PQ Online can be access through Santos Indonesia’s website (http://procweb.santos.co.id/santosprocur ement). Fill in your User ID and Password to log in to PQ Online System.

LAMPIRAN PQ Online Tutorial


5

ATTACHMENT PQ Online Tutorial

7

Lampiran 1 / Attachment 1

PQ Online Tutorial Untuk menuju situs PQ Online Santos, masukkanlah alamat berikut ke tabel alamat pada browser anda :

To access Santos PQ Online website, fill the following address to your browser :

http://procweb.santos.co.id/santosprocurement

Anda akan menuju halaman web procurement online.

You will be directed to procurement online webpage.

1. PENGUMUMAN TENDER

1. TENDER ANNOUNCEMENT

Pengumuman pengadaan akan dipublikasikan di situs Procurement Online Santos. Di situs tersebut Peserta dapat melihat pengumuman prakualifikasi suatu pengadaan, pengumuman pengadaan yang aktif dan pengumuman pemenang pengadaan.

Procurement announcement will be published on Procurement Online Santos Web. On the website, Participant can see active tender prequalification announcement, tender announcement, and the winner of Tender announcement.

Pada halaman pengumuman pengadaan akan terlihat informasi pengadaan yang dapat diikuti oleh para Peserta.

On the tender announcement page, we will see tender information that Participant can participated in.


8

Jika anda meng klik link pada nomor pendaftaraan, maka akan muncul surat pengumuman pelelangan. Surat pengumuman pelelangan tersebut memuat informasi lebih lengkap tentang pengadaan dan syarat-syarat mengikuti pengadaan tersebut.


If you click link on nomor pengadaan, then tender announcement letter will be shown. That letter contains detail information about tender and the minimum requirement to participate in tender.

9

2.

Setelah anda memilih untuk mengikuti suatu pengadaan, maka klik “daftar” pada pengadaan yang akan anda ikuti.

After you choose to participate on a tender, then you have to click “daftar” on the tender you want to participate.

Kemudian akan muncul halaman seperti berikut :

Then following displayed :

REGISTRASI PESERTA TENDER

2.1 Peserta yang Telah Terdaftar Jika anda telah terdaftar dalam Sistem Santos dan telah memiliki user id, maka masukkan user id dan password anda, kemudian klik “Log In”. 2.2 Peserta yang Tidak Terdaftar Jika anda belum terdaftar dalam Sistem Santos, maka lakukan registrasi terlebih dahulu dengan meng klik “Tidak mempunyai user ID?”


2.

page

will

be

PARTICIPANT REGISTRATION

2.1 Registered Participant If you’ve been registered on Santos System and had have user id, then fill your user id and password, then click Log In. 2.2 Unregistered Participant If you haven’t registered on Santos System, then registered first by clicking “Tidak mempunyai user ID?”

10

Setelah itu akan muncul halaman seperti berikut :

After that the following page will be displayed :

Isilah semua informasi yang diperlukan ke dalam kolom yang telah disediakan. Untuk email, wajib mengisi kolom email dengan email yang valid karena semua notifikasi akan dikirimkan ke alamat email tersebut. Setelah semuanya terisi, klik “Register”.

Fill all the information needed into the sediakan column. For email, its mandatory to fill the column with the valid email because all the notification will be send to the registered email address. After all the column filled, click “Register”


11

Jika proses registrasi berhasil, maka akan muncul halaman seperti berikut :

If registration process is done, then the following page will be displayed :

Setelah itu, Santos akan mengirimkan notifikasi kepada Peserta melalui email yang mereka cantumkan sebelumnya bahwa registrasi telah berhasil seperti gambar di bawah ini :

After that, Santos will send notification to Participant through the registered email they submitted before like the picture under :

Untuk mendapatkan user id, silahkan datang ke Kantor Santos dengan membawa surat permohonan mengikuti tender untuk dilakukan verifikasi data.

To get the user id, please come to the Santos Office while bring the participation letter to be verified.

Setelah data selesai diverifikasi, maka Peserta akan mendapatkan user id dan password dari loket. Selain itu Peserta juga akan menerima

After all the data verified, then Participant will getting user id and password from the locket. After that, Participant will also get


12

email tentang user id dan password yang telah mereka dapat seperti gambar berikut :

notification email for user id and password, as following picture :

3. LOG IN

3. LOG IN

Jika anda telah memasukkan user id dan password ke dalam Sistem, maka anda akan dibawa ke halaman awal procurement online. Pada pojok kanan atas akan terlihat nama user id anda. Diharapkan Peserta mengganti password awal agar Peserta dapat lebih mudah dalam melakukan login ke procurement online System.

If you have input the user id and password to the System, then you will directed to home page of procurement online. On the corner right above you will see your user id. We hope Participant to change the first password to make it easier for Participant to log in to the procurement online System.


13

4. PEMASUKAN PQ

4. SUBMIT PQ

Pada halaman awal procurement online, Peserta dapat melihat beberapa informasi pengadaan. Peserta dapat melihat proses suatu pengadaan, pengadaaan yang dapat diikuti dan sedang diikuti dan juga pengadaan yang sudah pernah diikuti di Santos. Pada pengadaan yang dapat diikuti akan ada tombol “Submit PQ”. Untuk memasukan dokumen prakualifikasi ke pengadaan yang diinginkan, klik button “submit PQ” seperti gambar di bawah :

On the homepage of procurement online, Participant can see a few of tender information. Participant can view a tender process, the tender that can be participate or being participated and have been participated in Santos. For the tender you would like to participate, there will be “Submit PQ” button. To apply for the prequalification document to require tender, click “Submit PQ” button just like the picture under :

4.1

4.1 New Participant

Peserta Baru

Isilah semua kolom yang dibutuhkan untuk melengkapi data prakualifikasi.

Fill all the needed colum to complete the prequalificatin data.

Kolom dengan tanda bintang merah (*) bersifat mendatory yang harus diisi oleh Peserta.

Column with red star sign (*) is a mandatory, therefore Participant must fill it.

Isilah nama penanggung jawab perusahaan ke dalam kolom yang telah disediakan.

Fill the name who responsible of company to the require column.

Isilah nomor bukti pelunasan pajak terakhir dan tanggal pelunasan pajak terakhir, kemudian klik “add laporan bulanan” untuk menambahkan nomor pajak, tipe pajak dan tanggal pajak.

Fill the evidence of last tax repayment and the date of last tax repayment, then click “add laporan bulanan” for adding tax number, tax type, and tax date.


14

Untuk melakukan upload surat pernyataan pengadilan, pilih “Ya” kemudian klik browse dan pilih surat yang sesuai kemudian klik upload.

To upload court surveillance clearence statement letter, choose “Ya” then click browse and choose the required letter then, click upload.

Untuk susunan kepemilikan saham klik “add”, kemudian masukkan nama pemilik perusahaan, kewarganegaraan, nomor identitas dan persentase kepemilikan terhadap perusahaan. Jika pemilik perusahaan lebih dari satu, maka klik “add” untuk menambahkan kembali pemilik perusahaan.

For shareholding arrangement click “add”, the fill the name of company owner, nationality, id number, and shareholding percentage within the company. If the company owner more than one, click “add” to add more company owner.


15

Setelah semua data dimasukkan klik “next”.

After all the data were filled in, click “next”.

Anda akan menuju ke halaman prakualifikasi selanjutnya seperti gambar di bawah :

You will go to next prequalification page, just like the picture under :

Untuk memasukkan pengalaman pekerjaan maka klik “add” pada kolom pengalaman pekerjaan, maka akan muncul kolom seperti gambar.

To add work experience then click “add” on the work experience column, then the column will be shown just like the picture.


16

Jika kolom pengalaman kerja Peserta telah diisi lengkap, klik “OK”.

If work experience column has been filled, then click “OK”.

Peserta dapat memasukkan lebih dari satu pengalaman pekerjaan, sesuai dengan pengalaman pekerjaan yang pernah dilakukan. Peserta juga dapat memasukkan pengalaman pekerjaan yang berbeda bidangnya, tidak harus dalam satu bidang pekerjaan.

Participant can input more than one work experience matching the works they ever do. Participant also can input work experience on the different field, not just one field of work.

Untuk kolom bidang dan sub bidang, Peserta dapat memilih dari menu drop down yang telah disediakan yang sesuai dengan PTK 007 Rev-2.

For Field and Sub-field cloumn, Participant can choose form dropdown menu that available that fit PTK 007 Rev-2.

Untuk upload Daftar Karyawan, pilih “Ya” kemudian pilih “browse”, pilihlah file yang akan di upload kemudian klik “Upload”.

To upload employee list, choose “Ya” then chose “browse, select the file that you want to upload, then click “Upload”.

Untuk upload daftar peralatan, pilih “Ya”, kemudian pilih “browse”, kemudian pilih file yang akan di upload, kemudian klik “upload”.

To upload equipment list, coose “Ya”, the chose “browse”, then select the file you want to upload, then click “upload”

Jika semua kolom sudah terisi, maka klik “Next”. Isilah kembali halaman prakualifikasi selanjutnya.

If all the column are filled, click “Next”. Then fill again another prequalification page.

Untuk melakukan pengisisan data neraca keuangan, klik “Add” maka akan muncul pop up seperti gambar dibawah.

To fill data for financial balance sheet, click “add” then pop up box will be shown as in picture under.


17

Isilah semua data yang diperlukan, kemudian klik “OK”.

Fill all the data needed, the click “OK”.

Setelah semua data diisi, klik “submit”. Jika submit data telah berhasil maka akan muncul halaman seperti berikut:

After all data has filled, click “submit”. If the data has successfully submitted the page will be shown:


18

Klik “print” untuk mencetak sebagai tanda bukti bahwa Peserta telah mensubmit dokumen prakualifikasi ke System.

Click “print” to print out the letter as evidence that Participant has submitted the prequalification document to the System.

Klik “Close” untuk menutup halaman tersebut dan kembali ke beranda.

Click “Close” for closing the page and go back to homepage.

Selain itu, Peserta akan menerima notification melalui email sebagai tanda bukti bahwa Peserta telah men-submit dokumen prakualifikasi.

Participant also receive notification letter through the email as evidence that Participant has submitted the prequalification document.


19

4.2

Peserta Yang Telah Lulus Prakualifikasi Sebelumnya

4.2

Participant That Passed Prequalification Before

Bagi Peserta yang pernah lulus prakualifikasi pengadaan sebelumnya, pada saat masuk halaman prakualifikasi, akan tampil seperti gambar di bawah ini:

Participant that has pass prequalification before, when entering prequalification page, the page will be shown like the picture under:

Button “Pilih data prakualifikasi” dapat digunakan untuk menduplikasi data prakualifikasi sebelumnya. Klik “pilih data prakualifikasi” maka akan tampil pop up seperti gambar di bawah:

Button “pilih data prequalification” can be used to duplicate prequalification data before. Click “pilih data prakualifikasi” then box will pop up just like the picture under:

Pencarian data pengadaan dapat dilakukan dengan mengisi kriteria pada kolom Nomor Pengadaan atau judul Pengadaan dan mengklik button “Search”.

To search for tender data before fill the criteria for tender number or tender title and click “Search”.

Pengadaan dapat dipilih dengan mengklik salah satu Pengadaan pada kolom Nomor Pengadaan.

A tender can be choosen by clicking one of the tender on the “nomor pengadaan” column.

Setelah pengadaan dipilih maka akan muncul histori data prakualifikasi Peserta di halaman prakualifikasi. Peserta dapat mengedit data tersebut apabila terdapat perubahan data prakualifikasi dari data sebelumnya.

After chosing a tender then prequalification historical data of Participant on prequalification page. Participant can edit data if there are changes in prequalification before.


20

4.3 Konsorsium

4.3 Consortium

Pendaftar yang merupakan konsorsium, saat meng klik button “Submit PQ” akan muncul halaman seperti gambar berikut:

Participant that as consortium, when click button “Submit PQ” the following page will be shown:

Button “Back” digunakan untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Button “Back” used to go to previous page.

Klik nama Peserta untuk memasukkkan data prakualifikasi masing-masing anggota konsorsium.

Click on the Participant name to input the prequalification data for each of consortium member.

Untuk pemimpin konsorsium, pada halaman terakhir prakualifikasi akan tampil halaman pengisisan data konsorsium seperti gambar berikut:

For consortium leader, on the last page of prequalification page, there will be additional page for consortium data just like the picture shown:

Kolom “Surat perjanjian Konsorsium” diisi dari pilihan yang tersedia.

Choose from available option for “Surat Perjanjian Konsorsium”.

Kolom “Kemampuan Dasar” diisi dengan kemampuan dasar konsorsium.

Fill with basic compentency of consortium for “Kemampuan Dasar” column.

Kolom “kekayaan bersih” diisi dengan kekayaan bersih konsorsium.

Fill the net worth of consortium for “kekayaan bersih” column.

Kolom “persentase Kepemilikan” dengan persentase kepemilikan masing-masing anggota konsorsium.

Fill the shareholeder percentage from each of consortium member for “persentase kepemilikan” column.


disii dari

21

Kolom “Hak dan Tanggung Jawab” diisi dengan hak dan tanggung jawab dari masing-masing anggota konsorsium.

Fill the right and responsibility of each consortium for “Hak dan Tanggung Jawab” column.

Setelah semua terisi, klik “submit”. Jika data telah berhasil di submit maka akan muncul halaman sebagai berikut:

After all column filled, click “submit” then the following page will be shown:

Klik “Print” untuk mencetak tanda bukti pemasukan dokumen prakualifikasi.

Click “Print” to print out the evidence of submitting prequalification document.

Klik “Back” untuk kembali ke Beranda.

Click “Back” to go back to homepage.

Jika telah men-submit dokumen PQ, Peserta dapat mengubah kembali data yang telah dikirimkan ke Sistem selama jangka waktu pemasukan data PQ belum habis. Jika jangka waktu pemasukan data PQ telah berakhir, maka Peserta tidak dapat melakukan pengubahan data PQ, kecuali ada permintaan revisi dari pihak Santos.

If PQ document have been submitted, Participant still can edit data that have been submitted to the System as long as PQ submitting period not over. If PQ submitting period has over, then Participant can’t change PQ data, unless there is request for revise from Santos.


22

5. PERMINTAAN REVISI Saat menerima dokumen PQ dari Peserta dirasa ada yang kurang atau salah maka pihak Santos akan mengirimkan permintaan revisi untuk pihak Peserta. Harap segera melakukan revisi dalam waktu yang telah ditentukan. Peserta akan menerima email notifikasi seperti gambar berikut ini:


5. REQUEST FOR REVISE When receive the PQ document from Participant, Santos feel there is a mistake or lack of document, Santos will request for revise. Please revise on the determinated period. Participant will receive notification email as next picture:

23

Peserta akan menerima email reminder untuk mengingatkan bahwa masa pengisian data ulang untuk PQ telah habis, seperti gambar berikut:

Participant will receive reminder email to remind that prequalification revision submission time has over, as shown in the following picture:

-Selesai-

-End-


24

Online Prequalification Guideline

Recommend Documents