Online ügyviteli rendszer Letölthető verzió (PDF)
CashMan-Fx súgó Üdvözöljük a CashMan-Fx online ügyviteli rendszer dokumentációjában. A dokumentáció elemei elérhetőek a CashMan-Fx rendszeren belül, az éppen használt modulban az ikonnal jelzett gombra kattintva. Ebben az esetben, úgynevezett helyzetérzékeny súgó ugrik fel, a használt modulnak megfelelő információkkal.
Belépés a rendszerbe A felhasználó a webcím megadása után a bejelentkező ablakkal találkozik. Itt három adatot kell megadnia: csoport: a csoport határozza meg, hogy minden felhasználó a saját adatait érje el. A csoport, a név és a jelszó együttes egyezősége szükséges a belépéshez felhasználói név: a felhasználó nevet a regisztráció után tőlünk kapja az első felhasználó (adminisztrátor) a továbbiakban már tőlünk függetlenül adhatók felhasználónevek. jelszó: minden felhasználó egy ideiglenes jelszót kap. Az első bejelentkezéskor ezt a jelszót meg kell változtatnia. A sikeres bejelentkezés után a felhasználói felület átvált a munkafelületre. A különböző monitorméretek miatt, a lehető legnagyobb kihasználtságot szerettük volna elérni, így a munkafelületet úgy alakítottuk ki, hogy a legnagyobb részt ez adja.
Kezelőszervek A különböző modulokban a feladattól függő kezelőszervek találhatók. Általánosságban elmondható, hogy a munkafelület tetején található gombokkal vezérelhetők a modulokon belül az éppen elvégzendő feladatok. Itt kezdeményezhetünk új adat rögzítését, meglévő adat megtekintését (adatlap) és módosítását. A gombokon rövid feliratok és beszédes ikonok jelzik a különböző funkciókat.
Menü A menü segítségével érhetők el a CashMan-Fx rendszerben lévő funkciók, modulok. A menürendszerben ezek a funkciók feladatok szerint csoportosítva vannak, így például külön csoportba kerültek a törzsadatok, az adminisztrációs feladatok és beállítások. - PRO verzióban található menüpontok
Rendszer Beállítások Felhasználók Cégadatok Évváltás Saját jelszó Kilépés
Törzsadatok Partnerek Csoport Tevékenységi kör Státusz Irányítószámok Országok Egyedi árak partnerenként Beszállítókhoz tartozó gyártók Termékek / szolgáltatások Termékcsoport Mennyiségi egységek VTSZ Költséghelyek Termékgyártás receptúra Számlatömbök Deviza Számla megjegyzés sablon Számla sablon Pénztárak
Levélsablonok Raktárak Saját telephelyek Üzletkötők
Adminisztráció Számlázás Csoportos számlázás Pultos értékesítés Számlakiegyenlítés Szállító Bizományos elszámolás Raktárak közötti mozgás Beérkezett számlák Beérkezett számlák kiegyenlítése Beérkezett szállító Ajánlat Vevői rendelés Szállítói rendelés Pénztár Leltár Leltár Termékgyártás
Statisztika Kiadott és beérkezett számlák Kintlévőségek / tartozások Árbevétel havonta Árbevétel partnerek szerint
Bevételek / kiadások Fizetésmód napi bontás Készletlista Termékforgalom Költséghelyek Vásárlási adatok El nem számolt előlegek El nem számolt szállítók Termékdíj Gyártás elszámolás Napló Adóhatósági ellenőrzés
Eszközök Feljegyzések
CRM Munkaterv Statisztika Hírlevél Feladat Eredmény
Információ Dokumentáció API információk
Ablak Bezár
Adatbiztonság Az adatok biztonsága érdekében a CashMan-Fx szerveren az adatok fizikailag külön merevlemez meghajtón kerülnek mentésre, tükörben (RAID 1). Napi mentés készül az adatokról, melyek egy hétre visszamenőleg megőrzésre kerülnek. A mentések egy példányát a szerveren, egy példányát fizikailag különálló számítógépen tároljuk. Saját szerveren vagy webszerveren történő használat esetén az adatmentés a szerver üzemeltetőjének feladata.
Nyilatkozat A NAV felé bemutatandó nyilatkozatunkat a Rendszer / Cégadatok ablakban nyomtatható.
Beállítások A Rendszer beállítások ablakban a CashMan-Fx egyes funkcióinak működését befolyásolhatjuk. Lássuk, melyek ezek, és milyen hatással vannak a működésre:
Alapértelmezett értékek Alapértelmezett áfa: az itt beállított értéket veszi alapul például új termék rögzítésekor, új számla készítésekor. Alapértelmezett áfa (beérkezett): az itt beállított értéket veszi alapul beérkezett számlák esetén Mennyiségi egység: az itt beállított értéket veszi alapul például új termék rögzítésekor, új számla készítésekor. Számla záradék: bekapcsolható és beállítható az alkalmazott számlazáradék Fizetésmód partner: az itt beállított értéket veszi alapul új partner rögzítésekor. Automatikus partnerkód: Minden partnerhez tartozik egy partner azonosító kód. Ha a kapcsolót üresen hagyjuk, akkor nekünk kell kézzel megadni a partnerhez tartozó kódot. Ez ott célszerű, ahol kevés partner van, vagy a gyakorlat a partnerek kód szerinti azonosítását alkalmazza. Amennyiben bepipáljuk a kis négyzetet, a rendszer önmaga generál azonosítót, így ezzel nekünk nem kell törődnünk, és ki lehet névre kereséssel választani a partnereket. A partner modulban automatikusan ne olvassa be az összes partnert: Több ezer partner esetén felesleges az összes partnert beolvasni, amúgy is kezelhetetlen és a rendszert is feleslegesen terheli. Akinek ilyen sok partnere van, itt kikapcsolhatja, hogy az összeset beolvassa. Ha a kapcsoló be van kapcsolva, akkor semmit nem olvas be, ha nincs, akkor az "A", "B" és "C" betűs partnereket olvassa be. A partner modulban látszódjék a telephely: Bekapcsolás esetén a táblázat kibővül a telephely oszloppal, így egy partner többször is szerepelhet, ha van több, különböző telephelye. Automatikus vonalkód (termék azonosító): Hasonlóan a partnerkódhoz itt is megadható kézzel a termékekhez tartozó egyedi azonosító (termékszám, vonalkód, cikkszám, stb.), amennyiben ez használatban van. Ha nincs, pipáljuk be, és szintén a névre kereséssel találjuk meg a termékeket.
3 féle ár használata: Bekapcsolása esetén egy-egy termékhez 3 különböző ár adható meg. Ez lehet például forintos ár, eurós ár, stb. Az árakhoz különböző áfa kapcsolható. A partnertörzsben a partnerekhez hozzákapcsolható, hogy melyik partnerhez, melyik ár tartozik. Alapértelmezett mindig az "Ár 1". Deviza ár HUF-ban nyilvántartva: Bekapcsolása esetén az AR1 tartalmazza a deviza eladási árat, amit a rendszer minden reggel (az első belépéskor) átszámol az aktuális árfolyammal az AR2-be. Számlaadatok exportálása az NTax könyvelési rendszernek: Bekapcsolásakor a kiadott és beérkezett számla modulban megjelenik egy gomb, melynek segítségével a Novitax könyvelési rendszernek átadható formában kiexportálhatók a számlaadatok. Nyomtatás (számla): Lehet választani, hogy a betekintő ablakos nyomtatással készüljön a számla, vagy PDF formában készüljön el. Excel export: Sajnos az Excel és más (opennO ice, LibreO ice) táblázatkezelők más-más formában kezelik a fájlokat. Itt adható meg, hogy melyik programot használják, így az Excel export funkcióknál ennek megfelelően készül el a fájl. MiniCRM URL: Ha ön a miniCRM felhasználója, akkor a CashMan-Fx partneradatok és a miniCRM adatai frissíthetők, így elég az Fx rendszerben rögzíteni a partner, nem kell megismételni a miniCRM rendszerben. Az itt kért adatot a minCRM rendszer szolgáltatja. Pultos értékesítés, bizonylatszám megadása.: Abban az esetben, ha kézi bizonylatot ad értékesítéskor (kihelyezett munkahely internet eléréssel, de nyomtató nélkül), akkor ezt a lehetőséget bekapcsolva, az egyes értékesítésekhez megadható a kézi bizonylat száma.
Számlázás Számla példányszáma: Itt adható meg, hogy a számla hány példányban készüljön. Számla megjegyzés: Ha van olyan szöveg, amelyet minden számlán szeretnénk feltüntetni, érdemes ide beírni, mert akkor alapértelmezettként rajta lesz az összes számlán. Természetesen a számlakészítés során ez is törölhető, módosítható, bővíthető például a számla megjegyzés sablonokkal is. A számlázás ablakban a mutatott számlák száma: Összes számla: Ha ezt választjuk, az összes, az aktuális évben kiadott számla megjelenik a táblázatban Az utolsó megadott darabszám megjelenése: Ebben az esetben az itt megadott számú számla jelenik meg. Például, ha megadunk 100-at, akkor 100 számla jelenik meg, és lehet százasával léptetni, vagy mégis lekérni az összeset. Annak érdemes bekapcsolni, akinek esetleg több ezer számlája van az adott évben. Készpénzes számlák pénztárba küldése automatikusan: Amennyiben ezt a lehetőséget bepipáljuk, a készpénzes számlák nyomtatásakor felugrik egy dialógus, ahol kiválaszthatjuk, melyik pénztárba kerüljön a tétel. MKB export fájl készítése a beérkezett számlák kiegyenlítésekor: Speciális lehetőség azoknak, aki az MKB bank internetes banki szolgáltatását használják. A kiegyenlítés során a kiegyenlített számlák adatai a vágólapra kerülnek, ahonnan elkészíthető a netes bankoláshoz az importálandó fájl.
Számla előnézet nyomtatás: Alaphelyzetben a számla előnézet csak a képernyőn jelenik meg. Ha ezt a kapcsolót bekapcsoljuk, az előnézet nyomtatható is. Ekkor természetesen, nem kap a számla még sorszámot, így még az esetleges hibák javíthatók. Ablakos borítékhoz a postázási cím nyomtatása: Ablakos boríték nyomtatásához formázza a számlát, kicsit nagyobb fejléccel és az ablakhoz tartozó címzéssel. Ha van postázási (szállítási) cím, akkor az jelenik meg, ha nincs, akkor a számlázási cím. A partnerkód kereső mező a partner nevében is keressen, ne csak a partnerkódban: Bekapcsolás esetén a számlázás ablakban a partnerkód mezője, enter után, nem csak a partnerkódra keres rá, hanem megnézi, hogy van-e a beírt adatnak megfelelően partner név is. Ha egyet talál, akkor azt behozza, ha többet, akkor a kereső ablakot hívja meg, ami már tartalmazza a találatokat és lehet választani. A vonalkód kereső mező a megnevezésben is keressen, ne csak a termék kódban: Bekapcsolás esetén a számlázás ablakban a termék vonalkód mezője, enter után, nem csak a vonalkódra keres rá, hanem megnézi, hogy van-e a beírt adatnak megfelelően kezdődő megnevezés is. Ha egyet talál, akkor azt behozza, ha többet, akkor a kereső ablakot hívja meg, ami már tartalmazza a találatokat és lehet választani. Vonalkód megjelenítése a számlán: Bekapcsolása esetén a számlán a tétel megjegyzésbe beszúrja a termék vonalkódját Egyenleg közlő az elszámoló számlán: Bekapcsolása esetén az elszámoló számlán megjelenik egy egyenleg közlő, ami mutatja, hogy az előleg számla ki van-e egyenlítve, így a teljes összeg vagy csak a különbözet fizetendő. Számlán jelenjen meg a készítő neve: Bekapcsolása esetén a számla alján megjelenik a belépett felhasználó neve Számlázás ablakban a számlák listázása a számlaszámok szerint jelenjen meg: Bekapcsolása esetén a számla lista tetején jelennek meg a proforma és be nem fejezett (kiadatlan) számlák. Számlán jelenjen meg az aláírás: Bekapcsolása esetén a megadott megnevezésekkel megjelenik az aláírás helye. Beérkezett számlák módosítása: Bekapcsolása esetén a beérkezett számlák módosíthatók lesznek. A módosítás bekapcsolását érdemes átgondolni. Egy szabály van, az automatikus pénztárba helyezés és a módosítás nem lehet egyszerre bekapcsolva, mert előfordulhat olyan eset, amikor a számla módosítással egy pénztár bizonylat is módosulna. Deviza árfolyam: Lehet választani, hogy az MNB automatikus deviza árfolyam frissítését vagy saját deviza adatokat használ. Saját deviza esetén az árfolyam frissítése kézzel történik a elhasználó által. Melyik árfolyamot használja: Be lehet állítani, hogy az előző vagy az aznapi árfolyamot használja, ha van már aznapi árfolyam. A teljesítés dátumát figyeli.
Automatikus értesítések Számlaperiódus riasztás: A számlázásnál megadható számlaperiódusban megadott dátum elérkezésekor nem csak saját magunkat, hanem a partnernek is küld e-mail értesítőt. Automatikus felszólító levelek: Ki- és bekapcsolható, megadható, hogy melyik levélminta menjen ki a partnernek, beállíthatók a napok, hogy a lejárat után, illetve a kiküldés után mikor menjen az első és következő levél.
Automatikus napi jelentés: Bekapcsolása esetén, a megadott e-mail címre küld egy összefoglalót a napi számlákról, termékforgalomról, kintlévőségekről, tartozásokról, stb.
Készletkezelés Szállító példány: Beállítható, hogy a szállítólevelet hány példányban nyomtassa. Szállító megjegyzés: Az itt megadott szöveg automatikusan rákerül minden szállítóra. Szállítólevél nyomtatás: Beállítható, hogy a szállítólevelet értékkel vagy érték nélkül nyomtassa, illetve megadható, hogy minden nyomtatásnál ezt megkérdezze a rendszer. Szállító elszámolás: A beállítással lehet befolyásolni a szállító elszámolását, amikor a tételek számlára kerülnek. Ajánlat példányszám: Beállítható, hogy az ajánlat hány példányban nyomtassa. Ajánlat megjegyzés: Az itt megadott szöveg automatikusan rákerül minden ajánlatra.
Munkafelvétel Paraméterek: Megadhatók a különböző munkalapok, munkafelvételi lapokon használt paraméterek megnevezései.
Gyártás Költség megnevezések Megadhatók a gyártás modulban használt költséghelyek megnevezései.
Felhasználók A felhasználók modulban rögzíthetők a felhasználók adatai, jogosultságuk, jelszavuk. A modul, a többi modulhoz hasonlóan, a nyitó oldalon a jelenleg rögzített felhasználókat mutatja táblázatos elrendezésben.
Felhasználói adatainak megtekintése A táblázatban a felhasználóra duplán kattintva vagy az adatlap gombra kattintva a felhasználó adatai megtekinthetők. Az adatlapon módosítás nem lehetséges, de az adat nézetben is megtalálható a módosítás gomb, amivel átválthatunk módosítás módba.
Új felhasználó rögzítése Új gombra kattintással lehetőség van új munkatárs felvitelére és hozzáférésének beállítására. Belépési név - A programba belépéshez szükséges rövid név. Csak nagybetűt fogad el. Teljes név - A felhasználó teljes neve. Ideiglenes jelszó - Egyszer használatos jelszó. Amikor a felhasználó ezzel a jelszóval belép a rendszerbe, egy felugró ablakban meg kell adnia az új jelszavát, amit a jövőben használni fog. Ez a jelszó a Rendszer / Saját jelszó ablakban megváltoztatható. A jelszó
minimális mérete 6 karakter. Domain (IP) cím - A CashMan-Fx rendszer az interneten keresztül bárhonnan elérhető, de ha a rendszer gazdája szeretné ezt a hozzáférést korlátozni, akkor csak az ide megadott I P cím, vagy domain névről lehetséges a belépés. Például a cég domain címe alól a munkatársak elérhetik a programot, de az otthoni számítógépükről vagy máshonnan nem. Jogosultságok - A jobb oldalon az adható jogosultságok, míg a bal oldalon a kapott jogosultságok láthatók egy-egy táblázatban. A kívánt műveletre kattintva a balra mutató nyíllal bővíthető a jogosultságok köre. Ugyanilyen elven a meglévő jogosultságok közül adott műveletre kattintva a jobbra mutató nyíl segítségével elvehető a munkatárstól a kiválasztott jogosultság. A dupla nyíllal (két oszlop között) az összes adható jogosultság egy gombnyomásra átkerül a jogosultságok közé.
Felhasználó törlése Bármely munkatársra kattintva az adatok törölhetők, mint felhasználó nem fér hozzá többet a programhoz.
Cégadatok Az itt feltöltött cégadatok a számlákon a szállító fejlécben szerepelnek. A cég nevén kívül az adatok módosíthatók. Lehetőség van bankszámlaszámok gombra kattintva több bank ill. bankszámlaszám felvitelére ill. törlésére. Az elsőként megadott bankszámlaszám az alapértelmezett bankszámlaszám, mely a számlázásnál automatikusan megjelenik. Nyilatkozat az APEH felé részben a program törvényi megfelelőségéről szóló nyilatkozat nyomtatható ki.
Számla logó Lehetőség van saját logó feltöltésére. Ez a logó fog megjelenni a kiadott számlák bal felső sarkában. A feltöltés gombra kattintva előugrik a feltöltő felület. Itt a kép kiválasztása gombbal nyitható a fájl kiválasztó dialógus ablak, és kiválasztható a képfájl. A kiválasztás után a feltöltés gombbal a kép feltöltődik, visszalép a cégadatok felületre, és a kis előnézeti ablakban megjelenik a logó. Ha mégsem szeretnénk a logót használni, akkor egy új képfájl feltöltésével lecserélhető vagy a törlés gombbal megszüntethető. A logóval a legjobb hatás akkor érhető el, ha a logó oldalaránya 18 : 5.
Számla háttérkép
Lehetőség van egy számla háttérkép feltöltésére is. Ez a háttérkép a számla alsó részén jelenik meg, a tételek alatt. A számla háttérkép többféle módon is használható. 1. Valódi háttérkép - Ebben az esetben egy valódi 500 x 400 pixel méretű képet készítsen, melynek az egész területét elfoglalja a logó vagy az ábra, amit megjeleníteni szeretne. Ekkor érdemes a képszerkesztő programban 10%-ra venni a megjelenítési értéket, mert így a rányomtatott tételek olvashatóak maradnak. 2. Kisebb kép, például "Köszönjük a vásárlást" pecsétnek tűnő kép elhelyezése. - Ha ilyenre van szükségünk, akkor is 500 x 400 pixeles képet készítsünk, de a pecsétet imitáló képet a kép alsó részén helyezzük el, ahol szeretnénk, hogy megjelenjen. Fontos, hogy a kép mérete 500 x 400 pixel legyen, de ezen belül szabadon lehet megvalósítani az elképzeléseket.
Évváltás Az évváltás funkcióval lezárhatja az előző évet és indíthatja a következőt. FIGYELEM! Az év zárásával az összes bizonylat számozása újraidul, és a zárás után már nem állíthatók vissza az előző év sorszámai. Emiatt ezt a menüpontot óvatosan kezelje.
Saját jelszó Minden új felhasználó egy ideiglenes jelszót kap, amit az első belépéskor meg kell változtatnia. A saját jelszó menüpont segítségével bármikor új jelszót adhat magának, ha úgy érzi, hogy erre szükség van (például, más számára kiderült az ő jelszava). Az ablak tartalmazza, hogy a jelszónak milyen feltételeknek kell megfelelni, addig, míg ezek a feltételek nem teljesülnek, a jelszó nem rögzíthető, a nagyobb biztonság érdekében.
Kilépés A kilépés menüponttal az éppen bejelentkezett felhasználó elhagyhatja a rendszert, a kilépés után a bejelentkező felület jelenik meg. A program bezárása előtt nem szükséges a kilépés. A böngésző bezárása után a kiléptetés automatikusan megtörténik, így az újraindítás után újra be kell lépni, akár történt kilépés, akár nem.
Partnerek A partnertörzsben tarthatók nyilván a partnerek, szállítók és vevők. A partnertörzs ad alapot a számlakészítéshez, a CRM rendszerhez, tárolja a partner fő adatait, szállítási címeit, telephelyeit, kapcsolattartók adatait és meghatározható, hogy mely számlacsoportba tartoznak a csoportos számlageneráláshoz. A partnerablakba belépve, táblázatos nézetben jelennek meg a partnerek ABC sorrendben. A szűrésnél a beírt kezdőbetűre vagy akár szótagra a szűrés gomb megnyomása után megkeresi az összes olyan partnert, amelyben szerepel a szűrési feltétel. A mellette levő X jellel a szűrés törölhető, megjelenik az alap partnernyilvántartó-táblázat.
Új partner rögzítése Új partner rögzítését az új gomb megnyomásával kezdhetjük. A szerkesztő módban az üres mezőkbe vihetjük fel az adatokat. A partner szerkesztő ablakban négy fülön csoportosítva vannak a különböző adatok.
Partner adatok A partneradatok fülön a partner alapadatait, számlázási adatait rögzíthetjük. Egyszerűbb nyilvántartáshoz az összes partneradat megtalálható ezen alapon. Partner kód: A partner egyedi azonosítója. Megadható vagy a rendszer beállítások alatt bekapcsolva, automatikusan adja a rendszer. Címadatok: A partner számlázási címe Banki adatok: A partner banki adatai Elérhetőségek: Telefon, email, webcím, stb. Fizetésmód: Itt választható ki, hogy a partner milyen módon fizet. Természetesen ez a számlázásnál megváltoztatható. Fizetési határidő: Itt adható meg, hogy a partner milyen fizetési határidővel kapja a számlákat átutalás esetén (nap). Természetesen ez a számlázásnál megváltoztatható. Állandó kedvezmény: A partnerhez rendelt állandó kedvezmény mértéke %-ban. Természetesen ez a számlázásnál megváltoztatható. A partner neve mellett található gombbal a hasonló nevekre kereshetünk rá. A hasonló nevek nem keresésre való, hanem hasonlóak szűrésére. Például, ha beírtuk a névhez, hogy Dr. Kiss Péter, akkor a Dr Kiss Pétert beírva azonosságot kapunk, még ha pont nélkül írtuk is be. De a Dr. Kiss -re nem kapunk, mert a betű eltérés sokkal nagyobb.
Kapcsolattartó A kapcsolattartó fülön adhatók meg a kapcsolattartó adatai. A partnerhez korlátlan számú kapcsolattartó adható meg. A kapcsolattartó adatainak kitöltése után a hozzáadás gombbal bekerül a táblázatba. Ezután hozzáadhatók a további kapcsolattartók. Kapcsolattartó módosításához rá kell állni a módosítani kívánt adatra. Ekkor megjelenik a módosítás gomb, amivel az adatok feltölthetők az adatmezőkbe. A kívánt módosítások után a kapcsolattartó újra hozzáadható a táblázathoz.
Szállítási cím / telephely A szállítási cím fülön adható meg a telephelyek, szállítási címek adatai. A partnerhez korlátlan számú telephely adható meg. A telephely adatainak kitöltése után a hozzáadás gombbal bekerül a táblázatba. Ezután hozzáadhatók a további telephelyek. A telephely módosításához rá kell állni a módosítani kívánt adatra. Ekkor megjelenik a módosítás gomb, amivel az adatok feltölthetők az adatmezőkbe. A kívánt módosítások után a telephely újra hozzáadható a táblázathoz.
Megjegyzés A megjegyzés fülön olyan adatok adhatók meg, ami az eddigi lehetőségekhez nem illik, vagy egyedi szöveges megjegyzés fűzhető hozzá.
Számla sablon A számla sablon fülön az elmentett számla sablonok rendelhetők a partnerhez. A hozzárendelt sablonok segítségével a csoportos számlagenerálásnál automatikusan elkészül a partnernek a számla.
Csoport A Törzsadatok / Csoport modulban felvitt csoportok rendelhetők a partnerekhez. Ezek segítségével az egy csoportba tartozó partnerek egyben kezelhetők, például a hírlevél küldés modulban.
Partner módosítása A partner táblázatban a módosítani kívánt partnerre állva a módosítás gombbal kezdeményezhető a módosítás mód. A szerkesztő módban az eddigi adatok megjelennek, módosíthatók, és a művelet végén a mentés gombbal tudjuk a változásokat véglegesíteni. Mentés nélkül a módosítások elvesznek.
Partner törlése A törléssel körültekintően járjunk el, mert a partnerhez kapcsolódó adatok visszakeresése meghiúsulhat, ha töröljük a partnert. A partnertáblázatban a törölni kívánt partnert kiválasztva a törlés gombbal (egy megerősítés után) törölhető.
Egyéb funkciók Partner összevonás: Ha véletlenül ugyan az a partner kétszer kerül rögzítésre, össze lehet vonni a két (vagy több) partnerbejegyzést, minden hozzá tartozó elemmel (szállítási címek, kapcsolattartók, számlák, stb.) és a jövőben már csak egy bejegyzéssel lehet a partnert kezelni. Csoportos csoport hozzárendelés: Ha a partner listában egy vagy több partnert jelölünk ki, lehetőségünk van egy csoporthoz rendelni őket egyszerre. Például, ha létrehoztunk egy Budapest csoportot, le tudjuk szűrni a partnereket a Budapest szó begépelésével és a szűrő használatával, majd az összes partnert jelöljük i (egérrel és ctrl vagy a shi billentyű segítségével) és a felugró ablakban válasszuk a Budapest csoportot, így az összes budapesti ügyfelünk bekerült a csoportba. Ezt a csoportot aztán jól tudjuk használni a hírlevél modulban. Csoportos számla sablon hozzárendelés: Az előbbi módszerhez hasonlóan, csoportosan rendelhetjük az elkészített számla sablonjainkat a partnerekhez.
Csoportok A csoportok törzsadatban tudunk felvenni különböző csoportokat, melyeket a partnerekhez lehet rendelni, így a partnerek egy-egy csoportja külön kezelhető, például a hírlevél
modulban egy-egy csoportnak lehet hírlevelet küldeni.
Tevékenységi kör A tevékenységi kör törzsadatban tudunk felvenni különböző tevékenységi köröket, melyeket a partnerekhez lehet rendelni.
Státusz Irányítószámok Az irányítószámok modulban megtalálja az összes magyar település irányítószámát és nevét. Az irányítószám segítségével a rendszer megtalálja a hozzá tartozó várost. Az irányítószám táblázat bővíthető, esetleges külföldi településekkel, hogy könnyebben megtalálja a hozzájuk tartozó városokat.
Országok Alap helyzeteben Magyarországot tartalmazza, de szabadon felvehető akármilyen ország.
Egyedi árak partnerenként Amennyiben egyedi megállapodása van egyes vagy az összes termékre partnerével, itt megadható, hogy az adott partner melyik terméket milyen áron és áfával kaphatja meg. Amelyik termék ide fel van véve, ezen az árokkerül a számlára. Amennyiben nincs itt, akkor a terméktörzsben meghatározott áron.
Beszállítókhoz tartozó gyártók Összerendelhető, hogy melyik beszállító melyik gyártó termékeit szállítja. Ez a szállítói rendeléseket segíti.
Termékek / szolgáltatások A terméktörzsben nyilvántarthatjuk a termékeinket, szolgáltatásainkat így a számlázás menete meggyorsítható. Természetesen az itt felvitt adatok nincsenek kőbe vésve, a számlázás folyamán csak segítséget nyújt a gyors tételrögzítéshez, de az adatok megváltoztathatók, bővíthetők a számlázás ablakban. A terméktörzsbe belépés után a már felvitt termékek és szolgáltatásokat ábécé sorrendben táblázatba rendezve láthatjuk.
Új termék felvitele Az Új gomb megnyomásával felvihető új termék vagy szolgáltatás.
Vtsz/szj - Vámtarifaszám, szolgáltatás jegyzék szám Vonalkód - A termék egyedi azonosítója, ami lehet cikkszám, vonalkód, termékszám, vagy bármilyen termék azonosító kód. Amennyiben a Rendszer/beállításoknál beállítottuk, akkor a program automatikusan generálja a termék lementése után, ha nem állítottuk be, akkor beírhatjuk az általunk használni kívánt vonalkódot. Megnevezés - Termék vagy szolgáltatás neve. Megjegyzés - Az ide írt megjegyzés közvetlenül a termékre vonatkozik, mely a számlán a termék megnevezése alatt megjelenik, lehet részletesebb ismertető, tartozékjegyzék, stb. Mennyiségi egység - A Rendszer/Beállításoknál az alapértelmezettnek beállított mennyiségi egység jelenik meg, de a lenyíló fül segítségével változtatható. Áfa - A Rendszer/Beállításoknál az alapértelmezettnek beállított áfa jelenik meg, de a lenyíló fül segítségével változtatható. Nettó egységár és Bruttó egységár - Bármelyiket kitöltve a program automatikusan kiszámolja a másikat. Kitöltése nem kötelező, a számlakészítésnél is be lehet írni. Tizedesjegyek is beírhatók. Nettó beszerzési és Bruttó beszerzési ár - Itt adható meg a termék beszerzési ára. Ha a terméket raktárra vételezzük, ez az utolsó beszerzési ár szerint frissül. Termékcsoport - Itt adható meg, hogy a termék mely termékcsoportba tartozik. Termék - Ha a jelölő négyzetet bekapcsoljuk, a termék készletezésre kerül. Ha kikapcsoljuk, a terméket szolgáltatásként kezeli, így nem jelenik meg a készletben sem darabszám, sem érték tekintetében.
Termékadatok megtekintése Bármelyik termékre duplán kattintva vagy az adatlap gombot megnyomva megtekinthető az adatlapja. Az adatlap csak betekintésre szolgál, módosítást nem enged, de a betekintő nézetben is megvan a módosítás gomb, amivel átválthatunk módosítás üzemmódra.
Termékadatok módosítása Bármelyik termék kiválasztva a módosító gomb megnyomásával változtathatóak az adatok, módosítás után mentés gomb megnyomásával jegyzi meg a gép a változtatásokat.
Termék törlése Bármelyik terméket kiválasztva a töröl gombbal (megerősítő kérdés után) törölhető.
Termékek keresése, szűrése A szűrésmezőbe a beírt kezdőbetűre vagy akár szótagra, ill. számra a szűrés gomb megnyomása után megkeresi az összes olyan termék/szolgáltatás megnevezést, ill. beírt szám esetén a vonalkódot amelyben szerepel a szűrési feltétel. A mellette levő X jellel a szűrés törölhető, megjelenik az alap terméknyilvántartó táblázat.
Termékek importálása A termékimportálás részletes leírását az alábbi linken olvashatja: Termék import
Termékcsoport Termékeinket termékcsoportokba gyűjthetjük. Ezzel leszűkíthető egy-egy csoport kezelése. A termékcsoportot a terméktörzsben adhatjuk meg. Az "Termékcsoport" ez az alapértelmezett termékcsoport, így nem törölhető, de a megnevezése módosítható.
Új termékcsoport rögzítése Az új gombbal vihetjük fel az új termékcsoportot.
Termékcsoport módosítása A termékcsoportot a módosítás gombbal módosíthatjuk. Ha a termékcsoport nevét módosítjuk, mindenhol ezzel az új névvel fog szerepelni.
Termékcsoport törlése A termékcsoportot a törlés gombbal törölhetjük. Csak olyan termékcsoportot töröljünk, amely nem volt termékhez rendelve.
VTSZ VTSZ számok rögzítése, karbantartása.
Költséghelyek A számlatételekhez rendelhető költséghelyek karbantartása, új hozzáadása, módosítása, törlése. A törléssel óvatosan, ha már felhasználtuk és töröljük, nem lesz lekérdezhető.
Termékgyártás receptúra A termék gyártás receptúra szolgál arra, hogy a gyártandó termékekhez hozzá lehet rendelni az összetevőket, alkatrészeket. A receptúra rögzítésének lépései: A táblázatos nézetben a már rögzített és összetevőkkel rögzített termékek látszanak A gombok segítségével rögzíthetünk új termék összetevőket vagy módosíthatjuk a meglévőket A gyártandó termék alatt válasszuk ki azt a terméket, melynek a gyártása történik,
amelyhez hozzá szeretnénk rendelni az összetevőket Az összetevők, alkatrészek alatt választhatók az összetevők, melyeket a gyártás során felhasználunk a gyártandó termékben A mennyiségnél adjuk meg a gyártáshoz szükséges mennyiséget A hozzáad gombbal a listába emelhetők az összetevők, majd a mentés gombbal lehet a receptúrát rögzíteni A törlés gombbal lehet a listából törölni a nem kívánt összetevőket, a listában kiválasztás után
Számlatömbök Számlatömbök, iktatótömbök vehetők fel. A különböző bizonylat rögzítésekkor lehet választani, hogy mely számlatömbbe, iktatótömbbe kerüljön a bizonylat.
Deviza A deviza törzsben a különböző devizák tarthatók karban, abban az esetben, ha a kézi megadást állítjuk be a program beállításokban (csak különleges esetben ajánlott).
Új deviza rögzítése Az új gomb megnyomásával a szerkesztő módban rögzíthető új deviza. Megadható a deviza neve (ajánlott a nemzetközi rövidítés (HUF, EUR, CHF, stb) és az árfolyam. Az EUR, CHF és USD árfolyamot a rendszer naponta automatikusan frissíti az MNB árfolyam alapján. (az előírásoknak megfelelően, mindig az előző napi árfolyam az aktív) Az EUR, CHF és USD árfolyamváltozásokat grafikonon követhetjük.
Deviza módosítása A táblázatban kiválasztva a devizát és a módosítás gombra kattintva a szerkesztő módban módosítható, vagy a táblázatban dupla kattintással hívható be a módosítás felület.
Deviza törlése A devizát válasszuk ki a táblázatban, majd a törlés gombbal törölhető. Az alap deviza HUF nem törölhető.
Számla megjegyzés sablonok A számla megjegyzés sablonban különböző megjegyzéseket rögzíthetünk, ezzel is gyorsítva a számlakészítést. Az itt rögzített megjegyzések a számlázás ablakban, a számla megjegyzés fülön jelennek meg egy legördülő menüben, és ott hozzáadhatók a hozzáadás gombbal.
Új sablon rögzítése
Az új gomb megnyomásával a szerkesztő módban rögzíthető új sablon. Megadható a sablon szövege.
Sablon módosítása A táblázatban kiválasztva a sablont és a módosítás gombra kattintva a szerkesztő módban módosítható, vagy a táblázatban dupla kattintással hívható be a módosítás felület.
Sablon törlése A sablont válasszuk ki a táblázatban, majd a törlés gombbal törölhető.
Számla sablonok / Csoportos számlagenerálás A számla sablonok arra adnak lehetőséget, hogy a tömeges számlázást megoldja, a hosszadalmas egyesével történő elkészítéssel szemben. A számla sablonok egy-egy azonos számlacsoporthoz tartozó számlákat mint sablon jegyzi meg, és ez a partnerekhez rendelve (akár többet is egy partnerhez) segíti a számlák generálását. Nagyon hasznos funkció, ha ön a szolgáltatását csomagokban értékesíti, például könyvelő irodák vagy internet szolgáltatóknál, ahol egy-egy csomag különböző szolgáltatásokat nyújtanak. Egy- egy partnerhez akár több csomag (sablon) is rendelhető, így a havi és esetlegesen negyedéves számlázásokat is meg lehet vele oldani.
Egyéb mező Itt adható meg egy olyan szöveg, ami mindegyik számlán megjelenik
Teljesítés dátum Itt adható meg, hogy a számláknak mi legyen a tejesítés dátuma. A folyamatos teljesítés kapcsolóval a fizetési határidő és a teljesítés szinkronba kerül, függetlenül a partner fizetési határidejétől.
Mi alapján lehet számlát generálni? Csoportosan számlákat kétféle módon generálhatunk: 1. Elmentett sablon alapján 2. Megjelölt számla alapján
Hogyan készíthető számla sablon? A számla sablonok a számlázás ablakban készíthetők el. 1. Lépjen be a számlázás ablakba (Adminisztráció/Számlázás) 2. Készítsen el egy számlát, a szokásos módon ( a partner kiléte nem számít) 3. Amint megvan a számla, a felső gombsoron válassza az Egyéb funkciók gombot, és a
legördülő menüben a Számla mentése sablonként menüpontot 4. A felugró ablakban adja meg a sablon nevét, majd a sablon mentése gombbal mentse el azt. Ezzel a számla sablonunk már el is készült.
Hogyan módosíthatom a számla sablont? A számla sablon módosítása a számlázás ablakban történik. A számla ablakban az egyéb funkciók gombbal előhívható menüben található a sablon beolvasása. Az itt kiválasztott sablont a rendszer betölti, módosítható. A sablon elmenthető újként (más név megadásával) és módosítható a már meglévő, ha sablon mentésekor ugyanazt a nevet adja meg, mint a módosítani kívánt sablon. Ekkor a rendszer érzékeli, hogy ilyen néven már van sablon elmentve, és rákérdez, hogy valóban módosítani szeretné a már meglévő sablont. Igennel válaszolva a legközelebbi számlagenerálásnál már a módosított sablon szerint készülnek a számlák.
Hogyan törölhető a sablon? Abban az esetben, ha egy sablonra már nincs szükség, elavult vagy megszűnt az a szolgáltatás, a sablont a Törzsadatok / Számla sablon ablakban lehet törölni. A törlés során nem csak a sablonhoz tartozó adatok (fejléc, tételek), hanem a partnereknél a sablon bejegyzés is törlésre kerül, így a későbbiekben nem szerepel ott, mint felesleges adat.
Hogyan rendelhetek sablont partnerhez? A Törzsadatok / Partnerek ablakban található a "Számla sablonok" fül. A fület kiválasztva lehet látni a sablonok legördülő menüt. Nem kell mást tenni, csak kiválasztani a sablont vagy sablonokat, amelyet a partnerhez szeretne rendelni és a hozzáadás gombbal hozzáadni a listához. Természetesen a végén a partneradatokat el kell menteni, így jegyzi meg a hozzárendelt sablonokat.
Hogyan készíthetek számlákat sablon alapján? Az Adminisztráció / Csoportos számlák ablakban lehet a számlákat generálni. Ez a modul két feladat megoldására is ad lehetőséget:
Csoportos számlagenerálás: Ez tulajdonképpen a sablon alapú számlázás. A legördülő menüből ki kell választani a sablont, majd a számlagenerálás gombra kattintva a rendszer megmondja nekünk, hogy ehhez a sablonhoz jelenleg hány partner van rendelve, hány számlát fog generálni. Itt eldönthetjük, hogy kérjük vagy nem. Ha az igent választjuk, akkor rövid munkálkodás után a rendszer legenerálja a számlákat, és ezek meg is jelennek a listában. Itt a szokott módon, a Ctrl+kattintással egyszerre több számla is kiválasztható, majd a Nyomtatás gombra kattintva, a számlák számlaszámot kapnak és nyomtatásra kerülnek. Érdemes megjegyezni, hogy a generálás és nyomtatás között, esetlegesen, ha szükséges, a számlák a számlázás ablakban még módosíthatók. Amennyiben a számlázás ablakban volt számlaszámmal nem rendelkező számlánk, a generálást követően ezek a számlák is bekerülnek a listába. A kiválasztásnál erre érdemes figyelni.
Meglévő számlák csoportos nyomtatása Lehetőségünk van számlagenerálás nélkül is használni a több számla egyszerre nyomtatás funkciót. Amennyiben a számlázás ablakban vannak olyan számlái, melyeknek még nincs számlaszáma (ezek lehettek kézzel elkészítve vagy generálással) akkor a meglévő számlák gomb segítségével ezek a számlák behívhatók az ablakba, és csoportosan nyomtathatók. A nyomtatás itt is úgy történik, mint a generált számláknál.
Újranyomtatás A már kiadott számlákról nyomtatható másolat és/vagy etikett címke borítékoláshoz.
Hogyan jelölhetem meg a számlát? A számla ablakban a táblázatos nézetben jelöljük ki a számlát, mely alapján szeretnénk a jövőben csoportosan számlákat generálni, majd az egyéb funkciók gombbal előugró menüből válasszuk a "Számla megjelölése automatikus számlának" menüpontot. Ekkor a számla lila színűre vált. Ha már megvolt jelölve, akkor a jelölést leveszi a rendszer.
Hogyan generálhatok számlákat a megjelölt számlákkal? Az Adminisztráció / Csoportos számlák ablakban lehet a megjelölt számlák alapján számlákat generálni. Az ablakban nyomjuk meg a "jelölt számlák" gombot. Ekkor a rendszer megszámolja a megjelölt számlákat, és az információval megkérdezi, hogy indulhat-e a számlagenerálás. Ha igennel válaszolunk, a legenerált számlák bekerülnek a táblázatba, és nyomtathatjuk őket.
Amire még érdemes figyelni A számlák nyomtatás során, először a betekintő ablakba kerülnek, nem közvetlenül a nyomtatóra, vagyis a számítógép memóriájában készülnek el. Érdemes arra figyelni, hogy egyszerre ne az összes számlát nyomtassuk ki, mert egyes számítógépeknek nem biztos, hogy elegendő a memóriája a tömeges művelet elvégzéséhez. Érdemes, 10-20 számlacsoportonként nyomtatni.
Pultos értékesítés Kiskereskedelmi boltokban használatos gyors értékesítési lehetőség. Leghatékonyabban vonalkódolvasóval használható, de lehet manuálisan is keresni. A vonalkód olvasó leolvassa a terméket, a rendszer azonosítja, majd beemeli a listába. Amennyiben szeretnénk mennyiséget módosítani, kattintsunk a mennyiség mezőre a táblázatban. Az összesen % gombbal utólag is adhatunk %-os kedvezményt a tételekre.
Mennyiségi egységek A mennyiségi egység ablakban különböző mennyiségi egységeket rögzíthetünk, ezzel is gyorsítva a számlakészítést. Az itt rögzített mennyiségi egységek a számlázás ablakban, a terméktörzsben használhatók.
Új mennyiségi egység rögzítése Az új gomb megnyomásával a szerkesztő módban rögzíthető új mennyiségi egység.
Megadható a mennyiségi egység jele, neve.
Mennyiségi egység módosítása A táblázatban kiválasztva a mennyiségi egységet, a módosítás gombra kattintva a szerkesztő módban módosítható, vagy a táblázatban dupla kattintással hívható be a módosítás felület.
Sablon törlése A mennyiségi egységet válasszuk ki a táblázatban, majd a törlés gombbal törölhető.
Pénztárak A pénztárak törzsben rögzíthetők a használni kívánt pénztárak. A pénztár számát a rendszer automatikusan adja. Megadható: A pénztár neve A pénztár devizája A pénztárak bevezetésével például megoldható, hogy a különböző telephelyeken lévő pénztárakat külön-külön kezeljük, valamint a különböző devizákat külön-külön pénztárakban tartsuk nyilván.
Új pénztár rögzítése Új pénztár rögzítését az új gombbal kezdeményezheti. A gombbal átvált szerkesztő módba, és a pénztár neve és a deviza kiválasztása után mentse el az adatokat.
Pénztár módosítása A táblázatban válassza ki a módosítani kívánt pénztárt, a módosítás gombbal váltson át szerkesztő módba, módosítsa a kívánt adatokat, ezután mentese el a változásokat.
Pénztár törlése A táblázatban válassza ki a törölni kívánt pénztárt, majd a törlés gombbal törölje. Amennyiben a pénztárhoz már tartozik kiadott pénztárbizonylat, a rendszer nem engedi törölni.
Levélsablonok A Törzsadatok / Levélsablonok modulban tetszőleges számú felszólítólevél vehető fel. Az alábbi adatokat lehet megadni: Választható, hogy milyen típusú sablont szeretnénk készíteni
Levél megnevezése: Ez lehet egyeztető levél, felszólítólevél, utolsó felszólítás, stb. amilyen szigorú hangvételű levelet szeretnénk írni A levél feladója: Ez lehet a saját adatai, könyvelőirodája vagy ügyvédje adatai, megint csak attól függően, hogy mely szakaszban tart az ügy Bevezető szöveg: A levél bevezetője, mellyel felvezetheti a tényként közölt adatokat A bevezető és a befejező szöveg közé a rendszer automatikusan beszúrja a nem teljesített tételeket Befejező szöveg: A levél lezárása, aláírások, stb. Az itt megadott felszólítóleveleket az Adminisztráció / Kintlévőségek - tartozások modulban tudja nyomtatni.
Raktárak Ha több raktárral, telephellyel rendelkezünk, itt azok rögzíthetők, így a készleteinket az adott raktár illetve telephely szerint is nyilván tudjuk tartani. A tételmozgások során a raktár kiválasztható. Az "Alapraktár" raktár nem törölhető, ez az alapértelmezett raktár, de a megnevezése módosítható.
Új raktár rögzítése Az új gombbal vihetjük fel az új raktárt.
Raktár módosítása A raktárt a módosítás gombbal módosíthatjuk. Ha a raktár nevét módosítjuk, mindenhol ezzel az új névvel fog szerepelni.
Raktár törlése A raktárt a törlés gombbal törölhetjük. Csak olyan raktárt töröljünk, melyben nem volt tételmozgás, mert ha mégis töröljük, azokat a raktármozgásokat nem fogjuk tudni elérni, lekérdezni.
Termékcsoport Termékeinket termékcsoportokba gyűjthetjük. Ezzel leszűkíthető egy-egy csoport kezelése. A termékcsoportot a terméktörzsben adhatjuk meg. Az "Termékcsoport" ez az alapértelmezett termékcsoport, így nem törölhető, de a megnevezése módosítható.
Új termékcsoport rögzítése
Az új gombbal vihetjük fel az új termékcsoportot.
Termékcsoport módosítása A termékcsoportot a módosítás gombbal módosíthatjuk. Ha a termékcsoport nevét módosítjuk, mindenhol ezzel az új névvel fog szerepelni.
Termékcsoport törlése A termékcsoportot a törlés gombbal törölhetjük. Csak olyan termékcsoportot töröljünk, amely nem volt termékhez rendelve.
Termékcsoport Saját telephelyek rögzítése, melyeket felhasználókhoz lehet rendelni.
Üzletkötők Üzletkötők rögzítése, melyeket felhasználókhoz lehet rendelni. Ha egy partnerhez így hozzá van rendelve egy üzletkötő, a felhasználó csak ezeket a partnereket láthatja
Számlázás A számlázás ablakban készíthetünk számlákat, díjbekérő számlákat, előleg és elszámoló számlákat, nyomtathatunk eredeti számlát, másolatot és készíthetünk számla sablonokat a csoportos számlageneráláshoz. A számla modul a már elkészített számlák listájával indul. A beállításokban megadhatjuk, hogy az aktuális évben elkészült számlák közül mennyit jelenítsen meg. Sok számla esetén (éves szinten több ezer számla) érdemes egy kisebb számot beállítani, hiszen ennyi számlát úgy sem lehet kezelni. A táblázat felett lehet léptetni a számlákat, a megadott értékkel, amennyiben mégis szükség lenne a régebbi számlákra, de ezekre a keresés funkcióval is rákereshet.
Új számla készítése Új számlát az új gomb megnyomásával készíthetünk. Az új számla készítés folyamata: Partner kiválasztása: A partnert a kódja alapján vagy a kereső ablak segítségével választhatjuk ki. A kereső ablakban ( ) írjuk be a partner nevének egy részletét, és a keresés gombbal megkeresi a partnert. Amennyiben olyan partnernek szeretnénk számlát készíteni, aki még nem szerepel a nyilvántartásunkban, az új partner gombbal ( ) előhívható ablakban rögzíthetjük anélkül, hogy kilépnénk a számlázásból. Szállítási cím: Ha van a partnernek szállítási címe, és szükség van rá, azt is kiválaszthatjuk a szállítási cím fülön. A keresés gombra a partnerhez rendelt szállítási címek jelennek csak meg.
Bank: Amennyiben több bankszámlaszámunk van, kiválasztható, hogy a számlára melyik kerüljön Adjuk meg a számla típusát: Normál Előleg Elszámoló Díjbekérő Válasszuk ki a devizát Válasszunk fizetésmódot Állítsuk be a dátumokat, ha nem megfelelőek. Időszakos elszámolás esetén kapcsoljuk be, majd a megjelenő dátum mezőben adjuk meg az időszak utolsó napját. Adjunk tételt a számlához. A számlához az alábbi módon adhatunk tételeket: Szabadon beírjuk a szöveget, mennyiséget, választunk mennyiségi egységet, árat és a hozzáad gombbal hozzáadjuk a tételt. A kereső ikon segítségével kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást a termék törzsből. A kereső ikon segítségével kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást a termék törzsből, és megadjuk, hogy melyik raktárból szeretnénk kiadni a terméket. Minden tételhez megadható tétel megjegyzés. Ha a tételek megvannak, adjunk hozzá számla (az egész számlára vonatkozó) megjegyzést a Számla megjegyzés fülön. Itt szabadon gépelhetünk szöveget, de választhatunk a sablonok közül is. Ha minden megvan, nyomtatható a számla. Díjbekérő számla esetén díjbekérő számot kap, számla esetén számlaszámot.
Tétel hozzáadása A tétel keresés kétféle módon működhet. Vagy csak a vonalkódra keres, vagy ha bekapcsoljuk a beállításokban, akkor a termék megnevezésében is keres (az elején). Példa a működésre: Tegyük fel, hogy van 3 termékünk (vonalkód, megnevezés): 12345 Termék 1 12378 Termék 2 10000 Talán egy másik termék Ha a vonalkód mezőbe az alábbi kereső betűket írjuk, akkor ezt az eredményt kapjuk ha KI
van kapcsolva a funkció: "123" - Többet is talál, emiatt felugrik a kereső ablak, melyben az1, 2 termék szerepel "1234" - Egy találat, így beemeli az 1. terméket "1" - mindhárom termékkel felugrik az ablak "Termék" - nincs találat "Tal" - nincs találat Ha a vonalkód mezőbe az alábbi kereső betűket írjuk, akkor ezt az eredményt kapjuk ha BE van kapcsolva a funkció: "123" - Többet is talál, emiatt felugrik a kereső ablak, melyben az1, 2 termék szerepel "1234" - Egy találat, így beemeli az 1. terméket "1" - mindhárom termékkel felugrik az ablak "Termék" - Az első és második termékkel felugrik az ablak "Tal" - Egy találat, a harmadik terméket behúzza
Számla záradék A számla tételhez választható számla záradék, ha ezt a beállításokban engedélyeztük.
Költséghely A számla tételhez hozzárendelhető a költséghely, melyeket a törzsadatokban lehet karbantartani.
Díjbekérőből számla Díjbekérő estén, ha a bankszámlánkra megérkezett a bekért összeg, könnyen készíthetünk számlát. Keressük meg a táblázatban (vagy a keresővel) a díjbekérőre, majd módosítás. Semmi mást nem kell tennünk, csak a számla típusát állítsuk át normálra. Ha így nyomtatjuk a számlát, a díjbekérő átalakul számlává. A számla megjegyzésbe automatikusan beírja, hogy melyik díjbekérő alapján készült, és nem igényel pénzügyi teljesítést.
Előleg és elszámoló számla Előleg számla úgy készíthető, hogy a számla típusnál az előleg típust kell választani. Innentől kezdve a számla készítés folyamata ugyan az, mint a sima számláé, természetesen figyelembe véve az előlegszámla okát, vagyis a szerződést, megállapodást, ami alapján az előleg készül. Amennyiben az előleg számlákat el akarjuk számolni, válasszuk ki a partnert, majd állítsuk a típust elszámoló számlára. Adjuk hozzá a tételeket, majd az "előlegek" gombra kattintva válasszuk ki, hogy mely előleg számlákat szeretnénk elszámolni, adjuk meg az elszámolandó összeet. Ezeket a számlákat a rendszer hozzáadja a tételekhez mínuszos előjellel, és így az egyenleg (ami lehet nulla is) kerül kiszámlázásra.
Számla adatlap Megtekinthető a számla tartalma. Már elkészült számláknál is működik, de a módosítás nem aktiválható.
Számla módosítás Míg a számlának nincs számlaszáma (nem bizonylat) módosítható, vagy akár törölhető is. Ehhez a módosítás gombot használjuk, ha a táblázatban ráálltunk a módosítani kívánt számlára.
Számla törlése Számlát lehet törölni, ha még nem kapott számlaszámot. Ezt a táblázatban a számlára állva a törlés gombbal tehetjük meg.
Stornó számla (számlával egy tekintet alá eső okirat) Ha olyan számlán állunk, aminek már van számlaszáma (kiadott számla), már nem törölhető, ekkor a törlés gomb átalakul "stornó" feliratú gombbá. A számlát "stornózni" lehet (elkészíteni a számlával egy tekintet alá eső okiratot). Ha ráállunk erre és megnyomjuk a stornó gombot, a rendszer automatikusan elkészíti a stornó számlát, bekérve a stornózás okát, ami rákerül a számlára.
Kiegyenlítés A kiválasztott számla kiegyenlítettnek jelölése. Itt egyszerre lehet kiegyenlíteni a számlát, részkiegyenlítés a számlakiegyenlítés menüpontban adható meg.
Számlatömb Kiválasztható, hogy a táblázat melyik számlatömb számláit jelenítse meg, illetve melyik számlatömbben készüljön el az új számla. Számlatömböket a törzsadatokban lehet felvenni.
Tételek megjelenítése Bekapcsolása esetén a számla táblázat alatt a kiválasztott számla téltelei is megjelennek.
Léptetés A - és + jelekkel valamit az összes gombbal lehet szabályozni, hogy mennyi számla jelenlen meg a táblázatban
Számla nyelve Be lehet állítani, hogy a számla milyen nyelven kerüljön nyomtatásra.
Egyéb funkciók Az egyéb funkciókkal az alábbi feladatokat lehet megoldani: A táblázatos nézetben:
Új számla másolással: Ha rajta álluk egy számlán, akkor egy gombnyomással ez a számla "klónozható", vagyis egy új számlát készíthetünk, természetesen aktuális dátumokkal és számlaszám nélkül, ezzel könnyítve a munkát. Ezt a számlát lehet nyomtatni, bővíteni, módosítani stb. Kiegyenlítési információk: Ha olyan számlán állunk, ami már ki van egyenlítve, akkor megnézhetjük, hogy mikor és hány részletben lett kiegyenlítve. Webáruház import: A beállításokban megadott webáruházból húzza át a számlákat számlázáshoz. (A kapcsolathoz speciális közös adattáblák szükségesek) Automatikus számlának jelölés: Ha egy számlát megjelölünk automatikus számlának, akkor a Csoportos számlagenerálásnál ezekből a számlákból tudunk új számlát generálni. Nagyon hasznos funkció azoknak, akik szinte ugyanolyan számlákat állítanak ki minden hónapban (könyvelő irodák, internet szolgáltatók, stb.). Téves kiegyenlítés törlése: Ha egy számla tévesen lett kiegyenlítettnek jelölve, itt törölhető a kiegyenlítés. Előkészített számla áthelyezése pultos értékesítésbe: Ha egy számla tévesen lett kiegyenlítettnek jelölve, itt törölhető a kiegyenlítés. Készlet ellenőrzés: Ellenőrzi, hogy a kiválasztott számlán lévő tételek készletmenyiségét és jelzi, ha valamelyikből nincs elegendő mennyiség Elintézendőnek jelöl / megszűntet: Narancsszínnel jelöli meg a számlát. Az API-n keresztül készült számlák automatikusan ezzel a színnel lesznek jelöltek. Számla szerkesztő ablakban: Előreutalt számlának jelölés: Ha előre utalták a számla összegét, akkor ezzel meg lehet jelölni. Ebben az esetben a számla kiegyenlítetté válik, és a megjegyzés rovatba bekerül a következő szöveg: "A számla előreutalással kiegyenlítve, pénzügyi rendezést nem igényel" Kedvezmény az összes tételre: Kedvezményt tételenként lehet adni. Abban az esetben, ha elmaradt ez a kedvezményadás, vagy csak a számla készítése közben határozunk úgy, hogy adunk kedvezményt, akkor itt lehet megadni, és ez a kedvezmény az összes már rögzített tételre érvényes lesz. Az utána rögzített tételekre nem. Áfakulcs módosítása az összes tételre : A már felvitt tételek áfakulcsa javítható, ha tévesen lettek rögzítve. Árválasztás: Számlázás közben az Egyéb funkciók alatt elérhető az "Árváltoztatás" funkció. Ezzel utólag átállítható a partnerhez rendelt ár a már felvitt tételeknél és az ezután hozzáadottaknál. Hasznos funkció például, ha a partner elért egy bizonyos összeghatárt, ami felett már a másik árral kapja a termékeket. Számla mentése sablonként: Az elkészített számlát lementhetjük mint sablon, ezeket a sablonokat hozzárendelhetjük partnereket, és a Csoportos számlagenerálás ablakban automatikusan generálhatók számlák.
Számla sablon kiválasztása: A már mentett sablonok hívhatók be módosítás céljából vagy új sablonként elmentés okán. Külső számla rögzítése: Előfordulhat, hogy nem csak a CashMan-Fx rendszerben állít ki számlát, például külső munka vagy üzletkötők esetén, de szeretné a nyilvántartásban ezeket a számlákat is vezetni, lehetőség van rá, hogy ezzel a menüponttal rögzítse a számlákat. Ebben az esetben a számlaszám írhatóvá válik és kézzel megadhatja a számlatömbös számla számát. Elmentés után a számla a továbbiakban ugyan úgy viselkedik, mint a normál módon kiadott számla. Számlaperiódus: A számlaperiódus funkcióval egy-egy számlához egy határidőt és egy megjegyzés szöveget adhatunk. A határidő megadja a számlaperiódus végét, például egy előfizetés lejártát vagy egyéb, határidőhöz kötött szolgáltatás lejártát. A szövegben tetszőleges adat megadható, akár a szerződés száma vagy bármi, ami jó információ, hogy miről is van szó. Amikor a dátumban megjelölt időpont elérkezik, a rendszer a cégadatoknál megadott értesítési címre e-mail értesítést küld a s zá m l a számával, a partner adataival és a megadott megjegyzés szöveggel. Szállítólevél elszámolás: Kiadott szállítóleveleket lehet a számlába beemelni. Az elszámolás során a számlatételeket átemeli a szállítóból, összegöngyölve az azonos termékeket ár szerint. A felugró ablakban az adott partnernek kiadott és az adott partnertől beérkezett szállítók is megjelennek, mivel előfordulhat, hogy a kiszállított termékekből hozott vissza. Példa: Cégnek szállítottunk raklapot: Elvitt 15 db raklapot, 1000 Ft / db áron. Visszahozott (mivel cég szállítólevéllel) 5 db raklapot 800 Ft-os áron. Ekkor két szállító lesz, egy kiadott és egy beérkezett. A számlán az elszámolás után 15 x 1000 és - 5 x 800 tétel fog szerepelni és a kettő egyenlegét adja a számla. Magánember: Elvitt 15 raklapot 1000 Ft-os áron és visszahozott 5 db-ot 800 Ft-os áron (ennyiért vesszük vissza). Mivel magánszemély nem ad szállítót, nekem kell készítenem egy kimenő szállítót -5 db-ról. Így az elszámoláskor két kimenő szállító lesz az ablakban. A beemelt tételek ugyan úgy viselkednek, mint céges esetben. Ajánlat elszámolás: Kiadott ajánlatot lehet a számlába beemelni. Vevői rendelés elszámolás: Vevői rendelést lehet a számlába beemelni. Munkalap elszámolás: Munkalapot lehet a számlába beemelni. Készlet ellenőrzés: Ellenőrzi, hogy a kiválasztott számlán lévő tételek készletmenyiségét és jelzi, ha valamelyikből nincs elegendő mennyiség
E-számla Az e-számla egy nyílt, platformfüggetlen, nemzetközi szabványokra é s ajánlásokra épülő elektronikus számla és számlafizetési szolgáltatás, amely az Interneten keresztül biztosítja
közhiteles elektronikus számla kibocsátását és befogadását, biztonságos körülmények között. A papíralapú bizonylatokat teljes egészében nélkülöző szolgáltatás megfelel az elektronikus számla jogszabályban (Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény) előírt követelményeinek, illetve az Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal 2009 10. 26., az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről kiadott közleményében foglalt ajánlásainak. A hiteles elektronikus számla a kiállítás időpontját hitelesítő időbélyeggel és elektronikus aláírással van ellátva.
Az e-számla használatával a vállalkozások és a magánszemélyek több területen profitálnak, a következő költségek csökkenésével: Postai költségek. Nyomtatvány-szükséglet, papírfelhasználás, valamint nyomtatási költségek. Rezsiköltségek. Az elektronikusan kiállított és tárolt számlák, nyomtatványok nem foglalnak fizikai tárolóterületet, nincs szükség külön irattári helyiségekre, külső adattárolón is hiteles, elektronikus formában tárolhatóak.
A számlázással kapcsolatos feladatokra fordított idő mennyiségének csökkenésével: A gazdasági folyamatok felgyorsulnak. A számlafizetés -a határidők figyelembevételével- a befogadó által választott időpontban, sorban állás és a hivatali nyitva tartáshoz való igazodás nélkül történik. A szolgáltatók által nyújtott kiegészítő szolgáltatások– hívásrészletezők, forgalmi adatok, kedvezmény értesítők stb.- is könnyen kezelhetők. A szolgáltatóktól érkező e-számlák egyetlen közös, biztonságos környezetben kezelhetők, fizethetők, archiválhatók.
Mi szükséges az e-számla kiadásához? A CashMan-Fx rendszer biztosítja az e-számla kibocsátásának technikai feltételeit. Az eszámla kiadásához szükséges, hogy szerződjön egy e-számla hitelesítővel. A CashMan-Fx rendszer által kiadott e-számla hitelesítő: Cégneve: E-számla Informatikai Zrt. rövidített cégneve: E-számla Zrt. székhelye: 2090 Remeteszőlős, Patak sétány 147. cégjegyzékszáma: 13-10-041028 cégbíróság: Fővárosi Bíróság Cégbírósága postacíme: 1276 Budapest, Postafiók: 28. adószáma: 14567432-2-13 e-mail cím:
[email protected]
honlap: www.e-szamla.hu
Hogyan készíthetek e-számlát a CashMan-Fx-ben? Maga a számlakészítés folyamata semmiben nem tér el a normál számla készítésétől. A számlát a szokásos módon kell elkészíteni, majd a nyomtat gombbal legördülő menüben az "E-számla készítés" menüpontot választva készül el az e-számla. A nyomtatás helyett a háttérben a rendszer elkészíti a számlát, felveszi a kapcsolatot a hitelesítővel, majd elküldi a számlát.
Mire van szükség, hogy e-számlát adhassak ki? Az e-számla készítéséhez az E-számla Zrt.-vel történt szerződés után a számlakibocsátó kap egy azonosítót és egy jelszót. Ezeket az adatokat a CashMan-Fx rendszerben az alábbi módon állíthatók be: Számlakibocsátó e-számla azonosító: Rendszer / Beállításokban állítható be Számlakibocsátó e-számla jelszó: Rendszer / Beállításokban állítható be
Mit kell tenni, hogy a partnerhez eljusson az e-számla? Ahhoz, hogy e-számlát adhassunk partnerünknek, szükséges, hogy a partner (számla befogadó) regisztrálva legyen az e-számla rendszerben. A partner karbantartás ablakban a partnernél meg kell adni a nevét, adószámát és e-mail címét, majd az "Azonosító generálás" gomb megnyomásával a regisztrációt elvégzi a rendszer. Ha minden adat rendben volt, megjelenik az azonosítószám, és lehet menteni az adatokat.
Számla nyomtatás Számla nyomtatási kép: Tulajdonképpen a nyomtatás szimulálása, vagyis minden úgy történik, mintha nyomtatná a számlát, csak a számla nem kap számlaszámot, így a megtekintés során észlelt hibák még javíthatók. Az így megtekintett számla ki is nyomtatható, de az még nem érvényes számla, mert nem rendelkezik számlaszámmal. Számla nyomtatás: Ennél a nyomtatásnál a számla valóban elkészül, kap számlaszámot, és ezután már nem módosítható, törölhető. E-számla/PDF-számla: E-számla: A CashMan-Fx rendszer rendelkezik e-számla kibocsátás funkcióval. Bővebb információ: E-számla PDF-számla: Az elkészült számlát PDF formában e-mailen keresztül elküldi a partnernek, melyet ő kinyomtat és lefűzi. Ez nem minősül e-számlának, ez egy elektronikus úton továbbított papír alapú számla.
Boríték nyomtatás: Az aktuális számlához (szerkesztett vagy a táblázatban kiválasztott) nyomtatható boríték. A pontos nyomtatáshoz szükséges, hogy a nyomtatón felvegyen egy egyedi (custom) papírméretet, aminek a szélessége: 162 mm és a magassága 229 mm. Csekk nyomtatás: Az aktuális számlához (szerkesztett vagy a táblázatban kiválasztott)
nyomtatható postai befizetési csekk, amennyiben ön ilyen csekkel rendelkezik. A csekk nyomtatásához nem kell különleges lapméretet választania.
Ajánlott blanketta nyomtatás: Az aktuális számlához (szerkesztett vagy a táblázatban kiválasztott) nyomtatható ajánlott levélhez feladóvevény. A pontos nyomtatáshoz szükséges, hogy a nyomtatón felvegyen egy egyedi (custom) papírméretet, aminek a szélessége: 162 mm és a magassága 229 mm. Utánvét blanketta nyomtatás: Az aktuális számlához (szerkesztett vagy a táblázatban kiválasztott) nyomtatható utánvét feladóvevény. A pontos nyomtatáshoz szükséges, hogy a nyomtatón felvegyen egy egyedi (custom) papírméretet, aminek a szélessége: 162 mm és a magassága 229 mm. EDI számla: A már elkészült számlákat az EDI rendszernek továbbítja.
Változások 2014.10.01 - 3.36 Kerekítés - Kikapcsolható a kerekítés (rendszer/beállítások/alapértelmezett értékek). Ez jól jön, ha például kis értékű, de nagy darabszámú terméket értékesít. Deviza váltás - Egyéb funkciók: Ha HUF a deviza és másik devizát választunk, akkor átszámolja az árfolyam alapján (csak HUF -> deviza irány) Termékdíj statisztika - A számlázás során gyűjti a felszámított termékdíjat, és erről időszaki listát készít Számlakupon bevezetés - Határidő előtti befizetés esetén, ha be van kapcsolva, a számla értékétől függő számlakupont rendel a partnerhez, melyet a számlán fel lehet venni, és csökkenti a számla végösszegét. Beállításokban be lehet kapcsolni és megadni, hogy hány % lehet a kedvezmény. Türelmi napnak a felszólítólevélnél megadott napokat veszi figyelembe Számlázásnál, ha be van kapcsolva és a kiválasztott partnernek van fel nem használt kuponja, hozzá lehet a számlához adni
2014.12.22 - 3.37 nullás tétel hozzáadásánál figyelmeztet Bankkártyás fizetés esetén azonnal kiegyenlítetté teszi a számlát a partner e-mail címet a küldéskor ellenőrzi, így ha nincs e-mail címe a partnernek, akkor is feljön az ablak és beírható. A partnerhez tartozó kapcsolattartók e-mail címet megjeleníti és hozzá lehet adni a címzettekhez Szállítón, számlán, ajánlaton, vevői és szállítói rendelésen a darabszámokat összegzi és megjeleníti külső számla rögzítésénél szabadon állíthatók a dátumok
Számlakiegyenlítés A kiadott számlák kiegyenlítésének tényét rögzíthetjük a modulban. A számlák kiegyenlítése két módon történhet meg: 1. Egyedi: Ebben az esetben egyszerre egy számlával tudunk foglalkozni, de lehetőségünk van a számla részkiegyenlítések rögzítésére is. A megnyíló új ablakban megadható, hogy a számla összegéből mennyi érkezett be a bankszámlánkra, és ezt a rendszer rögzíti. A kintlévőségek között ezzel az összeggel csökkentve jelenik meg a még teljesen ki nem egyenlített számlánk. Álljon rá a kiegyenlíteni kívánt számlára, és nyomja meg az "Egyedi" gombot. 2. Csoportosan: Abban az esetben, ha több számlánk kiegyenlítését jelzi a bankkivonatunk - és egyik sem részteljesített - érdemes használni a csoportos kiegyenlítést. Ebben az esetben gyorsan tudunk sok számlát kiegyenlíteni, de nincs lehetőség részteljesítést rögzíteni. A kontrol (CTRL) gomb lenyomásával és nyomva tartásával, és az egérrel tud több számlát kijelölni egyszerre. Ebben az esetben egyesével jelölheti ki a tételeket. Ha egy szakaszt szeretne kijelölni, jelölje ki az elsőt, majd a SHIFT gomb megnyomásával és az utolsó elemre kattintással az első és az utolsó kijelölt közötti tételek mindegyike ki lesz jelölve. Ha megtörtént a kijelölés, nyomja meg a csoportos gombot. A tételek megjelenítése kapcsolóval megjeleníthetők a számlához tartozó tételek, így ha meg szeretnénk nézni, hogy milyen tételek tartoznak az adott számlához, nem kell átmennünk a számlázás ablakba.
Szállító A szállító modul a már elkészített szállítók listájával indul.
Új szállító készítése Új szállító az új gomb megnyomásával készíthetünk. Az új szállító készítés folyamata: Partner kiválasztása: A partnert a kódja alapján vagy a kereső ablak segítségével választhatjuk ki. A kereső ablakban ( ) írjuk be a partner nevének egy részletét, és a keresés gombbal megkeresi a partnert. Amennyiben olyan partnernek szeretnénk szállítót készíteni, aki még nem szerepel a nyilvántartásunkban, az új partner gombbal ( ) előhívható ablakban rögzíthetjük anélkül, hogy kilépnénk. Szállítási cím: Ha van a partnernek szállítási címe, és szükség van rá, azt is kiválaszthatjuk a szállítási cím fülön. A keresés gombra a partnerhez rendelt szállítási címek jelennek csak meg. Válasszuk ki a devizát Adjunk tételt a szállítóhoz. Szabadon beírjuk a szöveget, mennyiséget, választunk mennyiségi egységet, árat, és a hozzáad gombbal hozzáadjuk a tételt. A kereső ikon segítségével kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást a terméktörzsből.
A kereső ikon segítségével kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást a terméktörzsből, és megadjuk, melyik raktárból szeretnénk kiadni a terméket. Minden tételhez megadható tételmegjegyzés. Ha a tételek megvannak, adjunk hozzá számla (az egész szállítóra vonatkozó) megjegyzést a Szállító megjegyzés fülön. Itt szabadon gépelhetünk szöveget, de választhatunk a sablonok közül is. Ha minden megvan, nyomtatható a szállító.
Szállító módosítás Míg a szállítónak nincs száma, módosítható vagy akár törölhető is. Ehhez a módosítás gombot használjuk, ha a táblázatban ráálltunk a módosítani kívánt szállítóra.
Szállító törlése Szállítót lehet törölni, ha még nem kapott számot. Ezt a táblázatban a szállítóra állva a törlés gombbal tehetjük meg.
Stornó szállító Ha olyan szállítón állunk, aminek már van száma (kiadott), már nem törölhető, ekkor a törlés gomb átalakul "stornó" feliratú gombbá. Ha ráállunk erre, és megnyomjuk a stornó gombot, a rendszer automatikusan elkészíti a stornó szállítót.
Egyéb funkciók Az egyéb funkciókkal az alábbi feladatokat lehet megoldani: A táblázatos nézetben: Új szállító másolással: Ha rajta álluk egy szállítón, akkor egy gombnyomással ez a szállító "klónozható", vagyis egy új szállítót készíthetünk, természetesen aktuális dátumokkal és szállító szám nélkül, ezzel könnyítve a munkát. Ezt a szállítót lehet nyomtatni, bővíteni, módosítani stb. Szállító szerkesztő ablakban: Kedvezmény az összes tételre: Kedvezményt tételenként lehet adni. Abban az esetben, ha elmaradt ez a kedvezményadás, vagy csak a számla készítése közben határozunk úgy, hogy adunk kedvezményt, akkor itt lehet megadni, és ez a kedvezmény az összes már rögzített tételre érvényes lesz. Az utána rögzített tételekre nem.
Bizományos elszámolás A bizományos elszámolnál lehetőségünk van a szállítólevélen kiadott termékeket a beérkezett fogyásjelentés alapján elszámolni. Ki kell választani a partnert, ami után a rendszer kilistázza (tételesen vagy göngyölítve) a partnernél lévő el nem számolt tételeket. A táblázatba beírható az elszámolandó és a visszáru mennyiségek. Az elszámolással a rendszer automatikusan elkészíti a szálát és/vagy a beérkezett visszáru szállítót.
Raktárak között mozgás A raktárak közötti mozgás átkönyveli az egyik raktárból a másik raktárba a termékeket. A mozgáshoz készül egy kiadási és egy bevételi szállító a forrás és a célraktárhoz.
Beérkezett számlák A beérkezett számlák ablakban lehet rögzíteni a beérkezett számlákat. Így követni tudjuk a költségeket, tartozásokat. A beérkezett számla rögzítés folyamata: Partner kiválasztása: A partnert a kódja alapján vagy a kereső ablak segítségével választhatjuk ki. A kereső ablakban ( ) írjuk be a partner nevének egy részletét, és a keresés gombbal megkeresi a partnert. Amennyiben olyan partnernek szeretnénk számlát készíteni, aki még nem szerepel a nyilvántartásunkban, az új partner gombbal ( ) előhívható ablakban rögzíthetjük anélkül, hogy kilépnénk a számlázásból. Válasszuk ki a devizát Válasszunk fizetésmódot Állítsuk be a dátumokat Adjunk tételt a számlához. A számlához az alábbi módon adhatunk tételeket Szabadon beírjuk a szöveget, mennyiséget, választunk mennyiségi egységet, árat és a hozzáad gombbal hozzáadjuk a tételt A kereső ikon segítségével kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást a termék törzsből A kereső ikon segítségével kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást a termék törzsből és megadjuk, hogy melyik raktárból szeretnénk kiadni a terméket Minden tételhez megadható tétel megjegyzés. Ha a tételek megvannak, adjunk hozzá számla (az egész számlára vonatkozó) megjegyzést a Számla megjegyzés fülön. Itt szabadon gépelhetünk szöveget, de választhatunk a sablonok közül is. Ha minden megvan, rögzíthető a számla.
Raktárra vételezés számlával
Ha olyan termékeket rögzítünk a beérkezett számlával, melyek a terméktörzsben terméknek vannak jelölve, raktárra vételezzük őket, így a raktárkészlet változik. Ezzel egy időben a pénzügyi rész is rögzítésre kerül. Ha a raktárra vételezést szállítóval oldottuk meg és a számla később érkezett, akkor a tételek helyett csak a szállítólevél számát és az összeget írjuk be, mivel ha megint rögzítjük a tételeket, duplán lesz a raktárra vételezve a termék.
Beérkezett számlák kiegyenlítése A beérkezett számlák kiegyenlítésének tényét rögzíthetjük a modulban. A számlák kiegyenlítése két módon történhet meg: 1. Egyedi: Ebben az esetben egyszerre egy számlával tudunk foglalkozni, de lehetőségünk van a számla részkiegyenlítések rögzítésére is. A megnyíló új ablakban megadható, hogy a számla összegéből mennyi érkezett be a bankszámlánkra, és ezt a rendszer rögzíti. A tartozások között ezzel az összeggel csökkentve jelenik meg a még teljesen ki nem egyenlített számlánk. Álljon rá a kiegyenlíteni kívánt számlára, és nyomja meg az "Egyedi" gombot. 2. Csoportosan: Abban az esetben, ha több számlánk kiegyenlítését jelzi a bankkivonatunk - és egyik sem részteljesített - érdemes használni a csoportos kiegyenlítést. Ebben az esetben gyorsan tudunk sok számlát kiegyenlíteni, de nincs lehetőség részteljesítést rögzíteni. A kontrol (CTRL) gomb lenyomásával és nyomva tartásával, és az egérrel tud több számlát kijelölni egyszerre. Ebben az esetben egyesével jelölheti ki a tételeket. Ha egy szakaszt szeretne kijelölni, jelölje ki az elsőt, majd a SHIFT gomb megnyomásával és az utolsó elemre kattintással az első és az utolsó kijelölt közötti tételek mindegyike ki lesz jelölve. Ha megtörtént a kijelölés, nyomja meg a csoportos gombot. A tételek megjelenítése kapcsolóval megjeleníthetők a számlához tartozó tételek, így ha meg szeretnénk nézni, hogy milyen tételek tartoznak az adott számlához, nem kell átmennünk a számlázás ablakba.
Beérkezett szállító A beérkezett szállító modulban rögzíthetők a beérkezett szállítólevelek, vagyis a beszállítások. Ha olyan termékeket szállítunk be, melyek a terméktörzsben terméknek vannak jelölve, módosítjuk a raktárkészletet.
Raktárra vételezés számlával Ha olyan termékeket rögzítünk a beérkezett számlával, mely a terméktörzsben terméknek vannak jelölve, raktárra vételezzük őket, így a raktárkészlet változik. Ezzel egy időben a pénzügyi rész is rögzítésre kerül. Ha a raktárra vételezést szállítóval oldottuk meg, és a számla később érkezett, akkor a tételek helyett csak a szállítólevél számát és az összeget írjuk be, mivel ha megint rögzítjük a tételeket, duplán lesz a raktárra vételezve a termék.
Ajánlat Ajánlat készíthető a vevők részére. Az ajánlatból később vevői rendelés, szállító, számla készíthető
Vevői rendelés Vevői rendelés rögzítése a rendszerbe. A vevői rendelésből később szállítói rendelés, szállító, számla készíthető
Szállítói rendelés Szállítói rendelés rögzítése a rendszerbe, melyet kinyomtatva vagy e-mailben elküldhet a beszállítóinak. A szállítói rendelés készíthető a beérkezett vevői rendelések alapján is.
Pénztár A pénztár modulban rögzíthetők a készpénz mozgások. Pénztári bevételek és pénztári kiadások. A pénztárba kerülhetnek manuálisan és automatikusan is tételek. Az automatikus pénztárba kerüléshez be kell kapcsolni ezt a beállításokban. A modul indulásakor a nyitó és záró pénzkészletet láthatjuk, illetve az aznapi pénzmozgások listáját. A megjelenített intervallum a dátumok módosításával megváltoztatható. Itt választható ki a megjelenítendő pénztár is.
Bevételi pénztárbizonylat Bevételi pénztárbizonylatot a Bevétel gombbal rögzíthetünk. Itt megadhatjuk a dátumot, bizonylatszámot, választhatunk partnert, beírhatjuk a tárgyat és az összeget, valamint a mellékletek darabszámát. A tétel elmentésekor a pénztárbizonylat nyomtatódik.
Kiadási pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylatot a Kiadás gombbal rögzíthetünk. Itt megadhatjuk a dátumot, bizonylatszámot, választhatunk partnert, beírhatjuk a tárgyat és az összeget, valamint a mellékletek darabszámát. A tétel elmentésekor a pénztárbizonylat nyomtatódik.
Időszaki pénztárjelentés Pénztárjelentést a dátumokkal megadott időszakra készíthetünk. Állítsuk be a dátumokat (napi pénztárjelentésnél hagyjuk a mai napon), majd nyomjuk meg a pénztárjelentés gombot. Ekkor a program bekéri a címleteket. Amíg a címletek összesenje nem egyezik meg a záró összeggel, a jelentés nem nyomtatható.
Leltár
A leltár modul lehetőséget biztosít a fizikai raktárkészlet szinkronba hozását a rendszer nyilvántartásával. Amennyiben a terméktörzs rögzítve van, a leltár alkalmas a nyitókészlet bevitelére. A leltár rögzítése után készíthető leltár eltérés. A leltár korrekció korrigálja a készletet a leltározott mennyiségre. A szállítók között megtalálja a leltárkorrekciós bizonylatot. FONTOS! A nem leltározott termékeket a rendszer nullázza, mivel úgy értelmezi, hogy nem volt belőle.
Dokumentumtár PDF, XLS, DOC dokumentumok tárolása, megtekintése egy helyen. A dokumentumok feltölthetők, különböző tulajdonságok rendelhetők hozzá és kereshetők.
Termékgyártás A termék gyártásban lehet az új termékeket "előállítani", raktárra vételezni és az összetevőket a raktárból kiadni egy művelettel. Azokat termékeket lehet gyártani, melyek a Törzsadatok / Termék gyártás receptúra modulban rögzítésre kerültek és az összetevők meg lettek adva.
A termékgyártás lépései: A táblázatos nézetben a már legyártott termékek listája látható úgy mint, gyártási szám, termék és a gyártott darabszám Új gyártási művelethez nyomja meg az "ÚJ" gombot, és átvált a gyártási felületre. A gyártás ablakban válassza ki az alábbi paramétereket: Szállítótömb: Az összetevőket ezen a szállítón vételezi ki Alapanyag raktár: Az összetevőket ebből a raktárból vételezi ki Késztermék raktár: A legyártott termékeket ebbe a raktárba vételezi be Válassza ki a gyártandó terméket vonalkód, cikkszám vagy név (kereső) alapján Adja meg a gyártandó mennyiséget Válassza ki, hogy összeszerelés vagy szétszerelés történik. Összeszerelés esetén a gyártott termék készlete növekszik, míg az összetevők készlete csökken. Szétszerelés esetén ennek a fordítottja történik. Nyomja meg az összetevők gombot, ekkor a program a termék receptúra és a gyártandó mennyiség alapján kikalkulálja a szükséges összetevők mennyiségét és megjeleníti a táblázatban Amennyiben minden rendben van, a gyártás gombbal indítható a gyártás A gyártás műveletének a végén a szállítólevél nyomtatható A beérkezett szállítók között elkészült a gyártott termék szállítja is. Ennek a száma megegyezik a szártási számmal
Kiadott / beérkezett számlák A kiadott / beérkezett számlák ablakban a számlákat kérdezhetjük le különböző feltételek szerint szűrve. A megadható paraméterek a következők: Számla iránya - kiadott, beérkezett, mindkettő Partner - egy adott partnerhez tartozó számlák Időszak - adott dátumintervallumba tartozó számlák. Itt megadható, hogy a dátum a számla mely dátumára vonatkozzon, úgy mint teljesítés, kelt, fizetési határidő, fizetve Típus - a számla típusa, ami lehet normál, előleg, elszámoló, proforma, illetve az összes típus Fizetésmód - mindegyik, átutalás, készpénz, utánvét, bankkártya Deviza Összegzés partnerek szerint - ebben az esetben a partnerenként összesen sorok is megjelennek időszak szerint - csak egy összesen sor jelenik meg, az egyéb paraméterekkel lekért időszakra.
Ha a paramétereket beállítjuk, a szűrés gomb segítségével indíthatjuk a szűrést. A kapott számlalistát megtekinthetjük a táblázatban, illetve nyomtatásban. Ha a beállításokban bekapcsoltuk az NTax rendszer felé az adatexport lehetőséget, a jobb oldalon egy újabb gomb jelenik meg, (Export NTax) mellyel elvégezhető ez exportálás. Az exportálás a leszűrt időszak számláinak adatait exportálja. A tételek megjelenítése kapcsolóval megjeleníthetők a számlához tartozó tételek, így ha meg szeretnénk nézni, hogy milyen tételek tartoznak az adott számlához, nem kell átmennünk a számlázás ablakba. A lekérdezett adatok Excel táblába exportálhatók.
Könyvelés A könyvelés gombbal a lekérdezett adatokat különböző könyvelési rendszerek felé lehet exportálni. PTGSZLAH - A pénztárgép helyett a számlázást választó adózóknak kell ezt a típusú bevallást elkészíteniük. Az adatok lekérése után (előző hónap) a PTGSZLAH elkészíti az xml fájlt, amit ez ABEV rendszerbe be lehet importálni. Az adatlapon a napok külön oldalakra kerülnek beimportálásra.
Kintlévőségek / tartozások A kintlévőségek / tartozások ablakban a belépés után az aktuális kintlévőségek és
tartozások látszanak. A fejlécben lévő kapcsolók segítségével a megjelenített adatokat szűkíthetjük, mint: Csak a kintlévőségek, csak a tartozások vagy mindkettő Időrendben vagy partnerek szerint Szűrhetünk adott partnerre A leszűrt lista kinyomtatható a nyomtatás gombbal. Ha egy partnerre leszűrtük a kintlévőségek listáját, felszólítólevél nyomtatható az adott partnernek a számlákról. A felszólítólevél tartalmát a Felszólítólevél törzsben adhatjuk meg. Amennyiben a partnernek meg van adva az e-mail címe, a felszólító levél elküldető emailben is. A táblázatban a különböző késedelmes nap intervallumokat az alábbi színek jelölik: Több, mint 360 nap: sor háttér színe 180 és 360 nap között: sor háttér színe 90 és 180 nap között: sor háttér színe 60 és 90 nap között: sor háttér színe 30 és 60 nap között: sor háttér színe 0 és 30 nap között: sor háttér színe Lejáratlan: (fehér) A grafikon fülre kattintva grafikonon is megtekinthető a tartozások időszak szerinti megoszlása. A tételek megjelenítése kapcsolóval megjeleníthetők a számlához tartozó tételek, így ha meg szeretnénk nézni, hogy milyen tételek tartoznak az adott számlához, nem kell átmennünk a számlázás ablakba. A lekérdezett adatok Excel táblába exportálhatók.
Árbevétel havonta A bruttó árbevétel megjelenítése havi bontásban. Bal oldalon táblázatban, a jobb oldalon grafikonon is megtekinthetők az adatok. A grafikon lehet oszlop és vonaldiagram is. Ha a grafikon oszlopára kattintunk, az adott hónap átvált napi eloszlási nézetre, így követhető, hogy az adott hónapban hogyan oszlott meg az árbevétel. A diagram elemeire rátolva az egeret, az adatok leolvashatók a felugró címkén.
Árbevétel partnerek szerint
Az árbevétel partnerek szerint statisztikában, tulajdonképpen, a partner toplista kérhető le. A megadott dátumintervallumon belül a megadott mennyiségű partnert az árbevétel szerinti fordított sorrendben összegzi, legfelül a legnagyobb forgalmú partnerrel. A lekérdezett adatok Excel táblába exportálhatók.
Bevételek / kiadások havonta A kiadások / bevételek havonta modul havi összesítésben jeleníti meg a nettó, áfa és bruttó bevételeket és kiadásokat, majd egyenleget számol. Az utolsó sorban megjeleníti az aktuális év összesen értékeket. Az adatok megtekinthetők grafikonon is. Szűrésként beállítható: A vizsgált év A figyelt dátum (kelt, teljesítés, fizetési határidő, fizetve) Deviza (összes deviza forintosítva is) Ha a feltételeket változtatja, a szűrés gombbal frissíthetők az adatok. A lekérdezett adatok Excel táblába exportálhatók.
Fizetésmód napi bontás A fizetésmód napi bontás statisztika kigyűjti a kiadott számlákat, fizetésmódok és napok szerint. Összesíti naponta és mindösszesen szerint. Az eredmény táblázatosan megtekinthető vagy Excel táblázatba exportálható Választható: Dátum típusa (Teljesítés, Kelt, Fizetési határidő, Fizetve) Dátumintervallum Deviza Nettó vagy bruttó összegben mutassa
Készletlista A készletlista modulban követhetjük nyomon a készleteink változásait. A készlet lekérhető: Adott raktárra Összes raktárra Adott termékcsoportra
Összes termékcsoportra Ha egy adott termékre állunk a táblázatban, a karton gombbal előhívható az adott termék mozgásának adatai. A karton figyelembe veszi a fő ablak szűrési feltételeit, vagyis, ha adott raktárra kértük a listát, akkor a karton is az adott raktáron belüli mozgásokat fogja mutatni. A lekérdezett adatok Excel táblába exportálhatók.
Termékforgalom A termékforgalom statisztika segítségével lekérdezhető az összes termék / szolgáltatás forgalma a dátumokkal meghatározott időszakban. A statisztika felsorolja a termékek / szolgáltatások nevét, és az adott időszakra az összesített forgalmat a választott devizák szerint. A lekérdezett adatok Excel táblába exportálhatók.
Költséghelyek A számlatételekhez hozzárendelt költséghely szerinti felosztás lekérdezése.
Vásárlási adatok Az értékesítés lekérdezése különböző szempontok szerint
Vásárlási adatok Azok az előlegszámlák kérdezhetők le, melyekhez nem készült végszámla
Vásárlási adatok Azok a szállítók kérdezhetők le, melyekhez nem készült számla. Bizományos tartozás.
Termékdíj A termékdíj bevalláshoz kilistázza adott időszakra a kiszámlázott termékdíjakat
Napló Eseménynapló. Jegyzi és megjeleníti a rendszerben végzett tevékenységet.
NAV - Adóhatósági Ellenőrzési Adatszolgáltatás Az adóhatóság számára készít adatállományt ([23/2014. (VI.30.) NGM rendelet 11/A. §-a]). Kétféle módon kérhetők le az adatok. Adott időintervallumon belül készült bizonylatok Adott sorszámtartományon belüli bizonylatok A szűrési feltételek megadása után az indító gombbal lehet az állományokat generálni, majd letölteni a megjelenő letöltés gombbal.
Feljegyzések Mindig akadnak olyan információk, melyek jó ha megvannak valahol. Ritkábban használt APEH számlaszámok, e-mail beállítások, személyes feljegyzések, egyszóval nagyon sok dolog. A feljegyzések modulban ezek az adatok tárolhatók és könnyen előkereshetők, ha szükség van rájuk. A feljegyzések modulban egy mini szövegszerkesztővel a megszokott elemekkel (betű, betűméret, szín, stílus) szerkesztheti a szöveget. Internetes link elhelyezése is lehetséges, így könnyen elérheti a feljegyzésben szereplő weboldalakat is.
Új feljegyzés készítése Az új gombbal előhívható az új feljegyzés megnevezése. Itt adjuk meg a nevet, majd adjuk hozzá a hozzáad gombbal. A mégsem gombbal visszavonható az új feljegyzés készítése.
Meglévő feljegyzés megtekintése A feljegyzések megtekintéséhez kattintson a feljegyzés nevére a bal oldali listában.
Meglévő feljegyzés módosítása A feljegyzések szerkesztéséhez kattintson a feljegyzés nevére a bal oldali listában. majd az egérrel kattintson a megjelenő szövegben oda, ahol módosítani szeretne és gépelje be a változásokat.
Meglévő feljegyzés törlése A feljegyzések törléséhez kattintson a feljegyzés nevére a bal oldali listában .majd kattintson a törlés gombra.
Internetes link elhelyezése a szövegben Jelölje ki a szövegben a linknek használt szövegrészt, majd alul, írja be a linket (http://...). Az így elhelyezett szövegre kattintva megnyílik az oldal az alapértelmezett böngészőben.
Keresés
A keresés mezőbe beírt szöveget a rendszer a feljegyzés megnevezésében és a szövegben egyaránt keresi és a keresés után a találatokat listázza, azok közül lehet választani. Ha leszűrt lista aktív, szűrés kikapcsoló gomb piros "X"-el jelzi. A piros "X" gomb megnyomásával lehet törölni a szűrési feltételt és az összes feljegyzést előhívni.
CRM - Partner kapcsolat feladatok modul (Munkaterv) A CashMan-Fx rendszeren belül egy CRM modul is helyet kapott. A CRM modul feladata, hogy megfelelő segítséget nyújtson a partnerkapcsolatok ápolására, a partnerekkel felvett munkafolyamatok követésére, ellenőrzésére és a folyamatok kézben tartására. A CRM rendszer több részből áll. Elsődlegesen ide tartozik a Partner modul, mint mindennek az alapja, ahol a partnerek adatain kívül a telephelyek, kapcsolattartók és egyéb adatok is nyilvántarthatók. A Partner kapcsolat feladatok modul feladata, hogy a partnerekkel történő kommunikációt nyomon kövesse, így segítve elő, hogy a leendő partnerből valódi, szerződött partner legyen. A Partner kapcsolat feladatok modul 3 részből áll:
Szótár / Feladatok Rögzíthetők a feladatok, például: Kapcsolat felvétele, ajánlat küldés, telefonhívás, e-mail küldés, számlázás, stb. A szótár segítségével e felhasználók "egy nyelvet beszélnek", így a kapott feladatoknál is egyértelmű, hogy mit is kell tenni.
Szótár / Eredmények Hasonlóan a feladatokhoz, ebben a szótárban is megadhatók a különböző eredmények meghatározásai, például: Szerződött, elutasította ajánlatunkat, stb.
Munkaterv A modul feladata, hogy a munkatárs lássa a ma elvégzendő feladatait, azok eredményeit rögzítse, és az eredménytől függő következő feladatot jelölje meg önmaga vagy a munkatársa számára. A munkaterv modul a folyamatok követésére szolgál. A legegyszerűbb és talán a legjobban érthető, ha egy példán keresztül mutatjuk be a modul működését: De először lássuk a kezelőfelületet. A kezelőfelület jól elkülöníthető részekre tagolódik. Felül található a szűrési feltételek terület. Itt állíthatjuk be, hogy milyen feladatokkal szeretnénk foglalkozni. Ezek lehetnek elmaradt feladatok, mára rendelt feladatok, összes partnerre vonatkozó, adott partnerre vonatkozó stb. A két szakasz között helyezkednek el a vezérlő gombok, melyek sorrendben: Új feladat
Partnerhez: A kereső ablakban a Partnert (Cég) válasszuk ki. Ez esetben nem fog a feladathoz tartozni Üzlet. Feladatot a lenyíló listából tudunk választani (melyeket a törzsadatokban már rögzítettünk). Az Ismétlődő kipipálásával a feladat ismétlődhet Évente, Havonta, Naponta. Évente és Havonta esetén beállíthatjuk, hogy
hányszor ismétlődjön a feladat. Naponta esetén megadható az is, hány naponta. Például: Naponta 7X12 – hét naponta fog ismétlődni a feladat, 12 alkalommal. Ha szerdára rögzítjük a feladatot, akkor a következő 12 héten, minden szerdán. Következő rögzítéskor a program már figyelni fogja a Partnert, és hozzá közvetlenül már nem rögzíthetünk új feladatot, csak a hozzá tartozó Üzlethez.
Üzlethez: A kereső ablakban a Szállítási címet/Telephelyet válasszuk. A program automatikusan hozzárendeli a Cég adatokat. Következő Új feladat rögzítéskor a program figyeli, hogy az Üzlethez tartozik-e feladat, már csak közvetlenül a Partnerhez (Cég) rögzíthetünk újat, illetve a Partnerhez tartozó egyéb Szállítási/Telephely címre. Leendő partnerhez: Az Új feladat ablakban a Leendő kipipálásával tudjuk beírni az Üzlet nevet és az E-mail c í m et . Ez esetben a Partner nem kerül rögzítésre a Törzsadatokban, csupán egy Üzlet név és egy email cím tartozik hozzá. Feladat szerkesztése A kiválasztott feladatot szerkeszthetjük, vagyis: A kiválasztott feladat kap Eredményt, és egyben rögzítjük a következő feladatot. Az ablak bal oldala a kiválasztott feladat, a jobb oldal pedig az új, következő feladat. Leendő partner szerkesztése esetén az Új feladat leírása alatt látható a Leendő partner jelölő négyzet. A pipa kivétele után vehetjük fel a Leendő partnert a törzsadatokba. Az így megjelenő ablakban kell kitöltenünk a Partner adatokat, itt beírható egyből Partnerhez tartozó Szállítási cím is, ami a feladathoz rendelt Üzlet adatoknak felel meg. Rögzítés után a Leendő partnerünk már mint "teljes értékű" partner fog szerepelni a Feladatok között visszamenőleg is, illetve bekerül a Törzsadatokba (akár Számlázhatunk is a Partnernek). Feladat átadása Több felhasználó esetén a rácsban kiválasztott feladatot átadhatjuk másik felhasználónak. A felugró ablakban csupán a felhasználót kell kiválasztanunk. Átadott feladat a rácsban lila színnel fog megjelenni, illetve a Munkatárs oszlopban a kitől>>kinek lesz látható. Az átadott feladatot az a felhasználó tudja majd szerkeszteni, akinek átadtuk. Feladat előzmények A kiválasztott feladatot láthatjuk részletes leírással az első feladattól az utolsóig a következő formában: Feladat dátuma – Feladat, a hozzá tartozó leírás, majd az eredmény és a hozzá tartozó részletes leírás, és így tovább sorban. Partner szerkesztése
A felugró ablak jelenik meg a rácsban kiválasztott feladaton dupla kattintással is. Itt karban tarthatjuk a Partnerhez (Cég) és a Szállítási címhez (Üzlet) tartozó adatokat. Például, ha az Üzlet e-mail címe változott, itt rögzíthető a változás. Törlés Csak admin jogosultsággal törölhető rácsban kiválasztott feladat. Ha Ismétlődő feladat lett kijelölve, akkor a program megkérdezi, hogy az Ismétlődő feladathoz tartozó összeset törölje-e.
A második szakasz, a feladatlista. Itt sorakoznak a feladatok, melyeket el kell végeznünk. A feladatokat a rendszer különböző színekkel jelzi, státuszuk szerint. Ezek: Piros – elmaradt feladat, lejárt az időpont, de még nincs eredmény Zöld – kész, van eredménye a feladatnak Sárga – mai feladat Lila – egy másik felhasználónak átadott feladat Fehér – jövőbeni feladat Harmadik szakasz a partner adatokat tartalmazza. A feladatok közül kiválasztotthoz tartozó adatok jelennek meg. A negyedik szakaszban, az aktuális feladat feladat és eredmény adatainak részletes megjelenítése történik.
Most, hogy megismerkedtünk a felhasználói felülettel, lássuk a példát, ami bemutatja a munkafolyamatot. A példánkban egy utazási iroda szerepel, végigkövetve egy ügyfél szerzési folyamatot a munkaterv modulban az ügyfél megkeresésétől a szerződés kötésen át az első számla elkészültéig. Az utazási iroda vendégeket szervez szállodáknak, panzióknak, egyéb vendéglátó helyeknek. Az egyik munkatárs feladata, hogy valamely adott megyében szerezzen partnereket. A munkatárs tudomására jut, hogy az egyik városban új szálloda nyílt, és a szálloda honlapjáról beszerezte az elérhetőségét a szállodának. Felveszi a feladatot, hogy fel kell venni a kapcsolatot a szállodával.
Mivel nem tudjuk, hogy ki az üzemeltető cég, és nem tudjuk, hogy lesz-e belőle valódi partner, leendő partnernek jelöljük. A feladatot rögzítettük. A megkeresés után a kapcsolatfelvételnek valamilyen eredménye van. Elutasítottak minket vagy érdekli őket az ajánlatunk. Most vegyük a kedvezőbb, második esetet. Szeretnék megtudni, mit is ajánlunk nekik. A feladat szerkesztésével rögzíthetjük az eredményt és a következő feladatot is.
Az ajánlat másnapra elkészül, és elküldésre kerül a megadott fax számra. Nem árt, ha az ajánlatra pár nap múlva rákérdezünk, nehogy feledésbe merüljön az ügy, ezért az újabb eredményt és feladatot rögzítjük.
Két nap múlva, az előirányzott feladat szerint a telefonos érdeklődés megtörténik. A választól függően lehet ismét az eredményt és a generálódott feladatot rögzíteni. Tételezzük fel, hogy az ajánlatunk megtetszett a partnernek, elküldte az adatait, és szeretne velünk szerződni. Ekkor a partner szerkesztés ablakban felvehetjük az ő valódi adatait, elkészülhet a szerződés, és a szolgáltatás beindulásával az első számla is. Először lássuk a partner rögzítés menetét. Ha már megvannak a partner valódi adatai, fel tudjuk venni őt a rendszerünkbe. Ehhez semmi mást nem kell tennünk, mint a leendő partner pipát kivenni, és máris felugrik (egy kérdés után) a partner rögzítő ablak, ahol az adatokat felvehetjük.
A szerződés megkötése után a feladat átadható a számlázást végző kollégának, így ő a saját feladatai között láthatja, és el tudja végezni ezt a feladatot. Itt természetesen a feladat sorsa nem zárul le, hiszen ez a szerződés egyszer le fog járni. A feladat lezárása lehet egy következő időszakra mutató feladat, ami lehet egy év is, szerződéstől függően. Ez a feladat majd a jövőben, a szerződés lejáratának ideje körül fog megjelenni, és újra megoldandó feladatként lehet kezelni.
Az adminisztrátor Az adminisztrátor jogokkal rendelkező felhasználó láthatja az összes munkatárs feladatait, ellenőrizheti a feladatokat , törölhet feladatot és adhat feladatot a többieknek. Az admin joggal nem rendelkező felhasználó csak a saját feladatait látja és csak magának vehet fel, illetve nem törölhet feladatot.
Statisztika Hírlevél A hírlevél modullal körlevelek küldhetők a partnereinknek vagy egyedileg felvitt e-mail címekre. A modul indulásakor a már meglévő hírlevelek láthatók, táblázatos nézetben, felül a legutóbb készült hírlevéllel.
Új hírlevél készítése
Az új gombbal megnyílik a levél szerkesztő ablak. Itt megadható, hogy a levél melyik naptól legyen kézbesítve, a levél tárgya és a szövege. A levél szövege egy egyszerű szövegszerkesztő módján működik, lehet állítani a betűt, méretet, színt, és ha kijelölünk egy szövegrészt, meg lehet adni egy internetes linket http://www.webcim.hu formában, vagy a mailto:email@email formában egy email küldési linket. A szerkesztés és a címzettek hozzáadása után, a mentés gombbal rögzíthető a hírlevél.
Címzettek kezelése A címzettek fülön adható meg, hogy ki is kapja meg a hírlevelet. A címeket három módon adhatjuk a listához: Manuálisan. Beírhatjuk a nevet és az e-mail címet, majd a hozzáadás gombbal a listába kerül Csoportok szerint. A legördülő menüből válasszuk ki a csoportot, majd a hozzáadás gombbal az összes, a csoportba tartozó email cím bekerül a listába. Összes partner. Az összes partner gombbal, az összes partner bekerül a címlistába, akinek az e-mail cím adata meg van adva.
Címzettek törlése A táblázatból a címzetteket a törlés gombbal lehet törölni, egyesével.
Hírlevél elküldése A mentés után a rendszer egy új hírlevél reményében kiüríti az adatokat. Amennyiben nem kívánunk további hírlevelet készíteni, a mégsem gombbal lépjünk vissza a táblázatos megtekintésbe. Itt megtalálható a táblázat tetején az elkészült hírlevelünk. A küldés gombot használva, a levél elküldhető. Ez azt jelenti, hogy a levél átkerül a szerver levélküldő részére, és a szerver folyamatosan kézbesíti a leveleket.
Hírlevél információk Az állapot gomb információt ad a kézbesített levelek számáról. Álljunk rá az elküldött levélre, majd nyomjuk meg a gombot. Ekkor egy felugró infó ablakban megtudhatjuk, hogy az elküldött levelek közül, jelenleg mennyi került már kézbesítésre.
Feladat Eredmény Dokumentáció Az Információk / Dokumentáció menüponttal érhető el a jelenleg is olvasott súgó. A különböző ablakokban a jobb felső sarokban található i betűs ikonnal az éppen használt modulról kaphat információt, segítséget. A dokumentáció menüponttal az egész súgó olvasható.
API információ Az API Információk alatt találja azokat az azonosítókat, melyek az API használatakor szükségesek lehetnek.
Bezár A menüpont segítségével az éppen megnyitott modul zárható be, így megkapjuk a nyitó felületet.
Copyright Ambrits Informatikai Tanácsadó Bt. 9400 Sopron, Frankenburg u. 2/E.
[email protected] www.ambrits.hu www.cmfx.hu
