Felhasználói kézikönyv Flaga Online számlarögzítő rendszer V2.0
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés ......................................................................................................................................... 3 2. Rendszerkövetelmények .................................................................................................................. 4 3. Elérhetőség, belépés ........................................................................................................................ 5 4. Jelszó változtatása oldal ................................................................................................................... 6 5. Számlatömbök oldal ........................................................................................................................ 7 Aktív számlatömb kijelölése ................................................................................................................ 7 6. Számlák oldal ................................................................................................................................... 8 Új számla rögzítése ............................................................................................................................. 9 Számla módosítása ............................................................................................................................ 10 Amennyiben a héten nem állított ki számlát .................................................................................... 10
1. Bevezetés A jogszabályi változások miatt a Flaga Gáz Kft. hetente jelentést kell, hogy készítsen a kiállított készpénzes számláiról a Nemzeti Adó és Vámhivatal felé. Az adatközlés során minden, a Flaga ügynökei és alügynökei által az adott héten kiállított számla adatait összesíteni kell, így olyan központi felület kialakítására volt szükség, melyen keresztül az értékesítő partnerek a szükséges adatokat könnyedén továbbíthatják a Flaga központjának. Az értékesítő partnerek felőli adatrögzítés a legkönnyebben egy webalkalmazás, weboldal segítségével biztosítható. Jelen dokumentum a Flaga Gáz Kft. online számlarögzítő alkalmazásának használati utasításait tartalmazza. Mivel a rendszer a jogszabályi környezet változásait követi, a jövőben frissítés tárgyát képezi. Az aktuális változtatásokkal kapcsolatos információk a számlarögzítő weboldalon lesznek megtalálhatók.
2. Rendszerkövetelmények -‐ -‐
A rendszer eléréséhez mindenképpen rendelkezni kell internet eléréssel. Internet kapcsolat hiányában a rendszer nem működik. A rendszer eléréséhez használt számítógépnek rendelkeznie kell az alábbi böngészők legalább egyikével: o Internet Explorer 7+ (7.x verzió, vagy frissebb) o Mozilla Firefox 24+ (24.x verzió, vagy frissebb) o Google Chrome 30+ (30.x verzió, vagy frissebb) o A rendszer elképzelhető, hogy a felsoroltaknál régebbi verziókkal is működik, azonban a böngészők napra készen tartása biztonsági okokból erősen ajánlott.
3. Elérhetőség, belépés A számlarögzítő oldal megnyitásához a következő címet kell a böngésző címsorába írni:
http://flaga.techtree.eu
Az oldal betöltését követően a Flaga Gáz Kft. által megadott felhasználói azonosítóval és az alapértelmezett jelszóval kell belépni: -‐ -‐
Felhasználói azonosító: az Ön Telephely kódja Jelszó: 123456, amelyet az első belépést követően a rendszer kötelezően megváltoztat
A sikeres első bejelentkezést követően a rendszer a Jelszó változtatása oldalra irányít. Sikertelen bejelentkezés esetén kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Flaga Gáz Kft. munkatársaival.
4. Jelszó változtatása oldal Az első bejelentkezést követően mindenképpen meg kell változtatni az ideiglenes jelszót. Jelszavát ezt követően bármikor megváltoztathatja. FONTOS: Amennyiben jelszavát elfelejtette kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Flaga Gáz Kft. munkatársaival.
Jelszava megváltoztatásához először meg kell adni régi, aktuális jelszavát, majd meg kell adnia új jelszavát. Az új jelszavát még egyszer meg kell adnia. Sikeres jelszóváltoztatás esetén a rendszer nyugtázza a jelszó módosítását, s továbbléphet.
5. Számlatömbök oldal Aktív számlatömb kijelölése Az aktív számlatömb az, amelybe a soron következő új számlát a rendszer rögzíteni fogja! Egyszerre csak egy aktív számlatömb lehet, azonban bármikor kiválaszthatja, hogy melyik legyen az aktív. Ehhez meg kell nyitnia az adott számlatömböt szerkesztésre, a „Számlatömbök” menüpont segítségével. Ekkor megjelenik a felhasználóhoz társított számlatömbök listája, a sorok végén egy „Szerkeszt” lehetőséggel. Válassza ki az aktiválni kívánt számlatömböt, kattintson a „Szerkeszt” hivatkozásra, majd a megnyiló ablakban jelölje be az „Aktív” jelölőnégyzetet. Ezt követően mentse a változtatásokat!
6. Számlák oldal Amennyiben már van aktív számlatömbje, megkezdheti a számlák rögzítését a „Számlák” menüpont alatt. A számlák rögzítése minden esetben csak az adott hétre vonatkozóan történhet. A tárgyhéten kiállított számlákat legkésőbb tárgyhét vasárnapján 23:59-‐ig be rögzíteni kell a rendszerbe. FONTOS: Tárgyhétre vonatkozó számlákat tárgyhét vasárnap 23:59 után már nem tud rögzíteni!
Új számla rögzítése Új számla rögzítéséhez nyomja meg az ’Új számla’ gombot:
Az új számla ügynök/alügynökre vonatkozó adatait a rendszer automatikusan feltölti! FONTOS: a számla sorszámát a rendszer automatikusan adja meg. Rögzíteni mindig csak az aktív számlatömb soron következő számláját lehet! FONTOS: mindig ügyeljen a számlák sorfolytonos rögzítésére! Amennyiben az éppen soron követező számla rontott, a számla adatait nem kell kitöltenie, csupán bejelölni a ’Rontott’ jelölőnégyzetet és elmenteni a számlát! Új számla rögzítésekor kitöltendő adatok: -‐ -‐
-‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Vevő neve: A számlán szereplő vevő neve Irányítószám: A vevő irányítószáma: Az irányítószám gépelésével a rendszer automatikusan felajánlja az ismert irányítószám-‐város kombinációkat. A felsorolt listáról kiválasztva a Város is feltöltődik! Város: A vevő címének város értéke Cím: A számlán szereplő vevő címe Vevő adószáma: A számlán szereplő vevő adószáma (XXXXXXYZZ formátumban, kötőjelek nélkül!) Számla kelte: A számla kiállításának dátuma Termék: adja meg, melyik termékből hány darab szerepel a számlán. Ha egy adott termék nem szerepel, hagyja 0-‐n az értéket! Termék Bruttó e.ár: A számlán szereplő bruttó egységár (automatikusan feltöltött, de szerkeszthető! Számla bruttó végösszege: A rendszer automatikusan feltölti a bruttó összeget, de szerkeszthető állapotban hagyja. A bruttó összeg alapján automatikusan feltölti a számla nettó végösszegét és az ÁFA tartalmát.
Ha az adott számla minden adatát helyesen feltöltötte, az alábbi lehetőségek közül:
-‐ -‐
Mentés: Elmenti a kitöltött számlát és visszalép a Számlák oldalra Mentés és következő számla rögzítése: Elmenti a kitöltött számlát és megnyitja kitöltésre a soron következő számú számlát.
Amennyiben nem kívánja menteni a számlát, válassza a ’Vissza a listához’ nyomógombot! FONTOS: Amennyiben az aktív számlatömb utolsó számláját is rögzítette, az új számla rögzítése előtt a rendszer figyelmezteti, hogy adjon meg aktív számlatömböt. Ekkor a meglevő számlatömbjei közül kell választania egyet!
Számla módosítása Amennyiben egy kitöltött számlát módosítani szeretne, keresse meg a módosítani kívánt számlát a listában, és a legutolsó, ’Művelet’ oszlopban kattintson a ’Kiválaszt’ feliratra. Ekkor a számla adatai betöltődnek, s szabadon módosíthatja azokat. A módosítások érvényesítéséhez ne felejtse el elmenteni a számlát!
Amennyiben a héten nem állított ki számlát Amennyiben az adott héten nem állított ki számlát, úgy a Számlák menüpontba belépve kérjük, kattintson a ’A felhasználónak (Felhasználó_neve – Felhasználó_kódja) a héten nincsenek számlái’ feliratú gombra!
A gomb megnyomását követően a rendszer nyugtázza, hogy az adott periódusra vonatkozóan nem kíván számlát rögzíteni. Amennyiben mégis szeretne számlát felvinni a rendszerbe, vagy a gombot tévedésből nyomta meg, kérjük, frissítse a Számlák oldalt, s kattintson az ’Új számla’ gombra! FONTOS: Kérjük, amennyiben az adott héten nem állított ki számlát, mindenképpen jelezze a gomb megnyomásával!
Jutalékkal kapcsolatos információ és teendők Amennyiben az adott héten (periódusban) minden kiállított számlát felrögzített a rendszeben, nyomja meg az ’Aktuális periódus lezárása’ gombot! FONTOS: A gomb megnyomásakor az aktulis periódus zárásra kerül a rendszerben, és több számlát nem vihet már fel a hétre! Ha megnyomta a gombot, a rendszer egjelenít egy üzenetet, amelyben kiírja a számlázható jutalék bruttó összegét. FONTOS: A jutalékot megjelenítő üzenet csak vasárnap 23:59-‐ig jelenik meg, utána új periódus indul, a felirat eltűnik!
Értékesítés/Számlázás/WEB rögzítés/ Rendelés/Dokumentumok áramlása • • • • •
az új rendszer szerint heti periódusok vannak ,amelyek hétfőtől vasárnap éjfélig tartanak az értékesítés folyamán a vevőknek kézi számlát kell kiállítani minden esetben a kézi számlákat heti szinten a WEB felületre is fel kell vinni,vasárnap éjfélig a gáz rendelés a megszokott módon történik cserekor a sofőrnek mindig a szállítólevélen feltüntetett időszakkal kell elszámolni o számláit o jutalék számláit o pénz kell odaadni
•
az árváltozás mindig hétfőtől érvényes!
