BILLZONE.EU ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER HASZNÁLATI ÚTMUTATÓJA

A BILLZONE.EU ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER HASZNÁLATI ÚTMUTATÓJA

VERZIÓ SZÁM: 2.0 KELT: 2013.01.01

www.billzone.eu|[email protected]

Dokumentum történet Dátum 2010. 2011.03.18. 2011.04.05. 2011.08.02. 2011.12.16. 2012.05.12 2012.06.01

Módosították Szentpéteri Zsuzsanna Besenyei Ildikó Besenyei Ildikó Besenyei Ildikó Besenyei Ildikó Katona Andrea Katona Andrea

2012.06.10 2012.10.30 2013.01.01

Katona Andrea Katona Andrea Katona Andrea

Változások Dokumentum létrehozása Verziófrissítés – 2011.02. Verziófrissítés – 2011.04. Verziófrissítés – 2011.07. ÁFA kulcs változás (27%) Verziófrissítés – 2012.05. Új exportálási lehetőség: DimDOS könyvelőprogram részére Felhasználói dokumentum bővítése Verziófrissítés – 2012.11. 2013. január 1-jén életbe lépő jogszabályi változások átvezetése a rendszerbe

Verziószám: 2.0

Verzió 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 2 / 65


Tartalom 1.

A dokumentum célja ....................................................................................................................................... 6 1.1.

Mire való a Billzone.eu? ......................................................................................................................... 6

1.1.1.

2.

3.

4.

Elektronikus számlázás ..................................................................................................................... 6

1.1.1.1.

Az elektronikus aláírás ............................................................................................................. 6

1.1.1.2.

Időbélyegzés ............................................................................................................................. 6

1.1.1.3.

Elektronikus számla formátuma és csatolmánya ...................................................................... 6

1.2.

Automatizált számlázás funkció .............................................................................................................. 7

1.3.

Országonkénti szabálykövetés ................................................................................................................ 7

Regisztráció ..................................................................................................................................................... 8 2.1.

OpenID szolgáltató kiválasztása ............................................................................................................. 8

2.2.

Felhasználói fiók regisztrálása ................................................................................................................ 8

2.2.1.

Felhasználó neve ............................................................................................................................... 8

2.2.2.

E-mail címek ..................................................................................................................................... 9

2.2.3.

Felhasználói felület nyelve ................................................................................................................ 9

Cégregisztráció .............................................................................................................................................. 11 3.1.

Regisztráló vállalkozás adatai ............................................................................................................... 12

3.2.

Vállalkozás székhelyének adatai ........................................................................................................... 12

3.3.

Egyéb adatok ......................................................................................................................................... 12

Belépés .......................................................................................................................................................... 14 4.1.

Céges kapcsolat nélküli belépés ............................................................................................................ 14

4.2.

Céges kapcsolattal történő belépés ........................................................................................................ 14

5.

Nyitó oldal..................................................................................................................................................... 16

6.

Vásárlás a rendszerben .................................................................................................................................. 17 6.1.

Vásárlási folyamat elérése a rendszerben .............................................................................................. 17

6.1.1.

A vásárlási oldal felülete ................................................................................................................. 18

6.1.2.

Banki átutalásos fizetési mód .......................................................................................................... 19

6.1.2.1.

Vásárlás jóváhagyása .............................................................................................................. 19

6.1.2.2.

Átutalási adatok megjelenítése ............................................................................................... 19

6.1.3.

6.2.

7.

PayPal internetes online vásárlás fizetési mód ................................................................................ 20

6.1.3.1.

Vásárlás jóváhagyása .............................................................................................................. 20

6.1.3.2.

Fizetés teljesítése a PayPal fiókon keresztül........................................................................... 21

6.1.3.3.

Visszatérés a Billzone.eu rendszerbe: Vásárlás adatai oldal................................................... 21

Megrendelések listájának megjelenítése ............................................................................................... 22

6.2.1.

Megrendelések listája oldal elérése ................................................................................................. 22

6.2.2.

Megrendelések lista oldal tartalma és kinézete ............................................................................... 23

Céges beállítások........................................................................................................................................... 24 7.1.

Alapadatok ............................................................................................................................................ 24

7.1.1.

Cég adatai ........................................................................................................................................ 25

7.1.2.

E-számla csomag egyenleg ............................................................................................................. 25

7.1.3.

Egyéb adatok ................................................................................................................................... 25

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 3 / 65


7.2.

7.1.3.1.

Logó feltöltése ........................................................................................................................ 25

7.1.3.2.

Kapcsolattartási adatok megadása .......................................................................................... 26

Házirend beállítások .............................................................................................................................. 26

7.2.1.

Számla kézbesítő küldése email-ben a vevőnek .............................................................................. 27

7.2.2.

Értesítés számla kézbesítési státusz változásról .............................................................................. 27

7.2.3.

Fokozott biztonság engedélyezése .................................................................................................. 27

7.2.4.

A számla állományok nevének előtagja .......................................................................................... 27

7.2.5.

Napi számla limit ............................................................................................................................ 27

7.2.6.

Külső alkalmazás csatlakoztatása (interfészen keresztüli automatizált számlázás) ......................... 28

7.2.7.

DimDOS integráció ......................................................................................................................... 28

7.3.

Felhasználók .......................................................................................................................................... 28

7.3.1.

Felhasználói szerepkörök ................................................................................................................ 28

7.3.1.1.

8.

9.

Jogosultságok szerepkörönként .............................................................................................. 28

7.3.2.

Felhasználó meghívása .................................................................................................................... 30

7.3.3.

Felhasználó adatok szerkesztése...................................................................................................... 30

7.3.4.

Felhasználó adatai ........................................................................................................................... 31

7.3.4.1.

Számlán megjelenő felhasználói adatok ................................................................................. 31

7.3.4.2.

Felhasználó céges adatai ......................................................................................................... 31

7.3.4.2.1.

Szerepkör beállítása ........................................................................................................... 31

7.3.4.2.2.

Regisztráció dátuma ........................................................................................................... 32

Törzsadatok felvétele .................................................................................................................................... 33 8.1.

Telephelyek hozzáadása ........................................................................................................................ 33

8.2.

Számlatömbök ....................................................................................................................................... 33

8.3.

Banki kapcsolatok felvétele .................................................................................................................. 35

8.4.

Vevő hozzáadása ................................................................................................................................... 36

8.5.

Mennyiségi egységek létrehozása ......................................................................................................... 38

8.6.

Termékek hozzáadása ........................................................................................................................... 39

Számla kiállítás ............................................................................................................................................. 41 9.1.

Billzone.eu számlakép ........................................................................................................................... 41

9.2.

Új elektronikus számla létrehozása ....................................................................................................... 41

9.2.1.

Szállító adatai .................................................................................................................................. 41

9.2.2.

Vevő adatai...................................................................................................................................... 41

9.2.3.

Számla adatai .................................................................................................................................. 43

9.2.4.

Banki adatok.................................................................................................................................... 43

9.2.5.

Számlatétel adatok........................................................................................................................... 44

9.2.6.

Elektronikus számla mentése és csatolmányának megtekintése ...................................................... 45

9.3.

Új papír alapú számla létrehozása ......................................................................................................... 45

9.4.

Érvénytelenítő számla létrehozása ........................................................................................................ 46

9.5.

Számla létrehozása egy már létező alapján ........................................................................................... 46

9.6.

Devizás számla kiállítása ...................................................................................................................... 47

9.6.1.

Devizás számla ................................................................................................................................ 47

9.6.1.1.

Számla nyelve ......................................................................................................................... 47

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 4 / 65


9.6.1.2.

Pénznem ................................................................................................................................. 48

9.6.1.3.

Közösségen belüli számlázás.................................................................................................. 48

9.6.1.3.1.

Nyilatkozat a Közösségen belüli számlázás tényéről ......................................................... 49

9.6.1.3.2.

’EU’ ÁFA kulcs használata................................................................................................ 49

9.6.1.3.3.

Közösségi adószám ............................................................................................................ 49

9.6.1.3.4.

IBAN.................................................................................................................................. 49

9.6.1.3.5.

SWIFT/BIC........................................................................................................................ 50

9.6.2.

Belföldi devizás számla ................................................................................................................... 50

9.6.2.1.

Egyéb számlafajták kiállítása ................................................................................................................ 51

9.7.

9.7.1.

Proforma számla (díjbekérő) ........................................................................................................... 51

9.7.2.

Előleg számla .................................................................................................................................. 51

9.7.3.

Részszámla ...................................................................................................................................... 52

9.7.4.

Végszámla ....................................................................................................................................... 53

A rendszerben használt ÁFA kulcsok ................................................................................................... 54

9.8.

10.

9.8.1.

Magyarországi ÁFA kulcsok ........................................................................................................... 54

9.8.2.

Osztrák ÁFA kulcsok ...................................................................................................................... 55

9.8.3.

Németországi ÁFA kulcsok ............................................................................................................ 55

Számla kiállítási ellenőrzések a rendszerben ............................................................................................ 56

10.1.

ÁFA kulcs ellenőrzések .................................................................................................................. 56 Magyarországi ÁFA kulcs ellenőrzés ......................................................................................... 56

10.1.1. 10.1.1.1.

Kedvezményes ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................... 56

10.1.1.2.

‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................... 56

10.1.1.3.

‘EXP’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................. 56

10.1.1.4.

‘FAD’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................ 57 Osztrák ÁFA kulcs ellenőrzés..................................................................................................... 57

10.1.2. 10.1.2.1. 10.1.3.1. 10.2.

‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................... 57 Németországi ÁFA kulcs ellenőrzés ........................................................................................... 57

10.1.3.

11.

Árfolyam ................................................................................................................................ 50

‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................... 57

Kerekítési szabályok ....................................................................................................................... 57

Statisztikák ................................................................................................................................................ 59

11.1.

Számla szerinti szűrés ..................................................................................................................... 60

11.2.

Tétel szerinti szűrés ......................................................................................................................... 60

11.3.

Exportálás ........................................................................................................................................ 61

11.4.

Exportálás DimDos Könyvelőprogram részére ............................................................................... 63

12.

Számlák archiválása ................................................................................................................................ 65

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 5 / 65


1.

A DOKUMENTUM CÉLJA

Jelen dokumentum célja, hogy útmutatást adjon a Billzone.eu online elektronikus számlázó rendszer használatáról.

1.1. Mire való a Billzone.eu? A Billzone.eu egy elektronikus és papír alapú számlák előállítására alkalmas internetes (online) számlázó rendszer. További információk:Mit jelent az online számlázó rendszer?

1.1.1. Elektronikus számlázás Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és kizárólag módosítás nélkül sokszorosítható fájl másolás útján. A számla eredetiségét egy hitelesítő szolgáltató által kiállított tanúsítvánnyal való elektronikus aláírás biztosítja. Ezen felül az e-számlát egy időbélyegző szolgáltató által időpecséttel kell ellátni, így garantálva a kiállítás dátumának valósságát. További információk:Elektronikus számla fogalma és jogszabályi háttere;

Mitől elektronikus az elektronikus számla? 1.1.1.1.Az elektronikus aláírás A digitális aláírás az elektronikus kommunikációban használt titkosítási eljárás, melynek segítségével használója hitelesítheti az általa kiállított dokumentumokat. Amennyiben a digitális aláírás egy minősített szolgáltatótól származik, akkor azt elektronikus aláírásnak hívjuk, és használata egyenértékű a kézzel írott-, vagy közjegyző előtt tett aláírással. Elektronikus aláírást kizárólag a Nemzeti Hírközlési Hatóság által minősített szolgáltatótól lehet vásárolni. A minősített szolgáltatók listája megtekinthető a Nemzeti Hírközlési Hatóság weboldalán: http://webold.nhh.hu/esign/szolgParams/init.do?tipus=mi. Az elektronikus aláírás kibocsátását a 2001. évi XXXV. törvény szabályozza, melynek alapja az Európai Unió elektronikus aláírásról szóló 1999/93/EC irányelve. A Billzone.eu (N-Ware Kft.) elektronikus aláírását a Microsec Kft. e-Szignó Hitelesítés Szolgáltató (https://srv.e-szigno.hu/) biztosítja. További információk:Elektronikus aláírásblogcikk

1.1.1.2.Időbélyegzés További információk:Időbélyegzés blogcikk

1.1.1.3.Elektronikus számla formátuma és csatolmánya

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 6 / 65


Az elektronikus számla több különböző fájl formátumban is készülhet, azonban minden esetben tartalmazza csatolmányként a számla adatainak algoritmikus feldolgozását elősegítő adatfájlt. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) 2009.10.26-án közreadott rendelete („Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről”) alapján a Billzone.eu rendszer a számlákat PDF formátumban készíti el, mely dokumentum csatolmányként tartalmazza az adatok gépi feldolgozását elősegítő TXT fájlt. További információk:Elektronikus számla megjelenési formája és csatolmánya

1.2. Automatizált számlázás funkció Automatizált (interfészen keresztüli) számlázás funkciónk - platform függetlenül - egy SOAP webservice (speciális szabályoknak megfelelő HTTPS hívás) segítségével érhető el azon ügyfeleink számára, akik előtte aktiválták ezt a szolgáltatást. A beállításokról bővebb információ jelen dokumentum „Házirend beállítások / Külső alkalmazás csatlakoztatása” (interfészen keresztüli automatizált számlázás)című részében olvasható.

További információk:Automatizált számlázás funkció, Billzone.eu GYIK vonatkozó tájékoztatása

1.3. Országonkénti szabálykövetés A Billzone.eu nemzetközi számlázó szoftver, amely a számlakiállítás során mindig a regisztrált cég, azaz számlakiállító székhelye szerinti ország szabályai szerint működik. Például egy magyarországi székhelyű cég csak a Magyarországon érvényes ÁFA kulcsokkal hozhat létre számlát, míg egy osztrák cég csak az Ausztriában érvényes ÁFA kulcsokkal.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 7 / 65


2.

REGISZTRÁCIÓ

2.1. OpenID szolgáltató kiválasztása Ahhoz, hogy Ön a Billzone.eu rendszerbe beléphessen, ki kell választania, hogy melyik OpenID szolgáltatót szeretné igénybe venni. A következő OpenID szolgáltatók közül választhat: Gmail (Google), Yahoo és MyOpenID. További információk:Minden, amit az OpenID-ról tudni lehet

Billzone.eu GYIK vonatkozó tájékoztatása

2.2. Felhasználói fiók regisztrálása Az OpenID szolgáltató kiválasztása után elnavigáljuk az Ön által kiválasztott OpenID szolgáltató beléptető oldalára, ahol biztonságosan, és mások számára megismerhetetlen módon megadhatja belépési adatait (felhasználónév és jelszó). Amennyiben ezt első alkalommal teszi meg, úgy a sikeres azonosítást követően a Billzone.eu„Felhasználói fiók regisztráció” oldalára kerül, ahol megadhatja a rendszerben a következő adatokat:

1. kép - Felhasználói fiók regisztráció

2.2.1. Felhasználó neve Az Ön felhasználói neve, amely más céges felhasználók számára is látható az Ön ténykedése nyomán. Amennyiben Ön számlát állít ki, akkor ez a név jelenik meg majd a kiállító adatai között.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 8 / 65


2.2.2. E-mail címek A rendszerben szükséges két email cím megadása, amelyek közül az elsőt előtöltjük az OpenID szolgáltatótól megkapott címével. A második email címre a későbbi belépéskor lesz szükség, mivel az egyszer használatos jelszavakat arra küldjük ki. Ha netán nincs használatban két email címe, akkor megadható mindekét mezőben ugyanaz az e-mail cím.

2.2.3. Felhasználói felület nyelve A regisztráció során kiválasztható, hogy a rendszer felületét milyen nyelven szeretnénk használni. Jelenleg a rendszer az alábbi nyelvi felületet támogatja:

 

magyar angol

A későbbiekben a felület nyelve állítható a „Felhasználói fiók/Alapadatok/Nyelv/Beállítások módosítása” oldalon.

2. kép - Felhasználói felület nyelve

A regisztrációs folyamat véglegesítéséhez meg kell nyomni a “Regisztrálás” gombot. A regisztrálási folyamat befejeztével rendszerünk a “Felhasználói fiók adatai” oldalra irányítja, ahol a regisztráció során megadott adatokat megtekintheti, valamint szerkesztheti.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 9 / 65


3. kép - Felhasználói fiók adatai

A rendszerben minden egyes felhasználóhoz tartozik egy egyedi, publikus azonosító. A rendszer használata során a felhasználó neve mellett zárójelben mindig megjelenik az azonosítója (amely 9 karakter betűből és számjegyekből áll). A felhasználó semmilyen természetes vagy egyéb adatára nem utal, kizárólag a rendszerben történő gyorsabb egyedi azonosítást segíti elő.

4. kép - Felhasználói egyedi azonosító

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 10 / 65


3.

CÉGREGISZTRÁCIÓ

Cégét a “Fiók beállítások / Céges kapcsolatok karbantartása” fül alatt az “Új cég regisztrálása” linkre kattintva regisztrálhatja be a Billzone.eu rendszerbe. A regisztrációhoz Önnek egy regisztrációs űrlapot kell kitöltenie, amely a következő mezőket tartalmazza (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 11 / 65


3.1. Regisztráló vállalkozás adatai    

Regisztráló vállalkozás neve* - A cég teljes neve, úgy, ahogyan a hivatalos nyilvántartásban szerepel.) Cégjegyzékszám vagy nyilvántartási szám*- A cégjegyzékszám cégének egyedi azonosítója, mely egy 12-34-567891 formátumú számsor. Adószám*: - az adóhatóság által kiosztott 11 számjegyű azonosítóját kell megadnia a következő formátumban: 12345678-9-01 Közösségi adószám - Amennyiben Ön rendelkezik közösségi adószámmal, kérjük, adja meg.

3.2. Vállalkozás székhelyének adatai      

Ország* Megye Irányítószám* Helység* Címsor 1* Címsor 2

3.3. Egyéb adatok      

Kapcsolattartási e-mail cím (Az az e-mail cím, amelyre a rendszer az automatikus üzeneteket küldi) Kapcsolattartó neve Kapcsolattartó telefon-száma Kapcsolattartás nyelve (magyar vagy angol) Honnan értesült a Billzone.eu-ról Ajánló cég hivatkozása (Annak a cégnek az azonosítója - adószám, EU adószám vagy cégjegyzékszám -, amely munkatársa Önnek ajánlotta a Billzone.eu szolgáltatást. Amennyiben megadja, úgy a hivatkozott (ajánló) cég kedvezményben részesül.)

A regisztrálás véglegesítéséhez kattintson a “Regisztrálás” gombra. A sikeres regisztrációt e-mailben is megerősítjük, valamint tájékoztatjuk Önt a regisztráció további folyamatáról is. 1. A regisztrációkövetkező lépése, hogy kollégáink ellenőrzik és feldolgozzák az Ön által megadott adatokat, majd postázzák a Billzone.eu (N-ware Kft.) részéről aláírt szerződés 2 példányát az Ön cégének székhelyére. 2. Miután Önök egy példányt aláírtak és számunkra visszajuttattak, meg lehet kezdeni a számlázást a rendszerben. 3. Amint visszaérkezett hozzánk a szerződés, azonnal aktiváljuk céges fiókját, és Ön megkezdheti a szolgáltatás használatát. A regisztráció folyamata a “Szerződés előkészítés alatt” státuszba kerül. A fiók aktiválásáig Önnek lehetősége van a törzsadatok felvételére. Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 12 / 65


5. kép - 'Szerződés előkészítés alatt' státusz

További információk:Cégregisztráció a Billzone.eu rendszerben

Billzone.eu GYIK vonatkozó tájékoztatása

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 13 / 65


4.

BELÉPÉS

A rendszerbe történő belépést a Billzone.eu főoldalon a „Belépés” gomb megnyomásával kezdeményezheti.

6. kép - Belépés

Ezek után a rendszer kétféle módon léptetheti be:  Céges kapcsolat nélküli belépés  Céges kapcsolattal történő belépés A kétféle belépés bővebben az alábbi fejezetekben van kifejtve.

4.1. Céges kapcsolat nélküli belépés Amennyiben nem rendelkezik még céges kapcsolattal, azaz a felhasználói fiókja nincsen hozzárendelve egyetlen a rendszerben regisztrált céghez sem és úgy lépett be a rendszerbe, akkor a rendszer a „Fiók beállítások”oldalra navigálja, ahol új cég regisztrálását kezdeményezheti (amelynek lépéseit elolvashatja a Cégregisztráció pontban).

7. kép - Céges kapcsolat nélküli belépés

4.2. Céges kapcsolattal történő belépés Amennyiben felhasználói fiókja egy vagy több céghez már hozzá van rendelve, úgy a rendszer a „Fokozott biztonságú belépés” oldalra navigál, ahol meg kell adnunk a belépéshez szükséges egyszer használatos jelszavunkat. A jelszó arra az e-mail címre kerül kiküldésre, amelyet a „Felhasználói fiók regisztrációja” során megadtunk, továbbá a rendszer kiírja, hogy a fokozott biztonságú kód melyik Ön által megadott e-mail címére kerül kiküldésre. Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 14 / 65


8. kép - Céges kapcsolattal történő belépés

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 15 / 65


NYITÓ OLDAL

5.

A Nyitó oldal úgy került kialakításra, hogy a legfontosabb és leggyakrabban használt funkciók illetve adatok gyorsgombokkal elérhetők legyenek innen is. Ezek a következők:

9. kép - Nyitó oldal

  

Cég alapadatai Házirend beállítások Felhasználók

 

Kiállítható e-számlák száma Megrendelések listája



Vásárlás gomb

 

Elektronikus számla létrehozása link Új papír alapú számla létrehozása link 40%-os banner kihelyezési akcióra történő jelentkezés



Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 16 / 65


VÁSÁRLÁS A RENDSZERBEN

6.

Cégregisztráció után lehetőség van e-számla csomag, azaz felhasználható számlaszám tartományok vásárlására a rendszerben. A számlaszám tartományok egyfajta licenszként foghatók fel, melyek díja a rendszer használati díját foglalják magukba. Számla kiállítására csak akkor nyílik lehetőség, ha az eszámlatömbökhöz e-számla csomagot, azaz felhasználható számlaszám tartományokat vásárol a beépített elektronikus megrendelési folyamat segítségével. Amennyiben cége már vásárolt egyszer a rendszerben, akkor egy évig ingyen korlátlan számú hagyományos számla kiállítására is lehetősége van, ami mindig megkülönböztetett számlatömbökbe történhet. Ha az egy év eltelte után is tovább kíván számlázni hagyományos számlákat, akkor újból valamelyik - akár a legkisebb - e-számla csomagot meg kell vennie.

6.1. Vásárlási folyamat elérése a rendszerben A vásárlásra az alábbi felületeken van lehetőség: 

Nyitóoldal / VÁSÁRLÁS gomb megnyomásával.

10. kép - Vásárlás gomb



Céges beállítások / Alapadatok / E-számla csomag egyenleg / ’E-számlák vásárlása’ link megnyomásával.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 17 / 65


11. kép - E-számlák vásárlása link

6.1.1. A vásárlási oldal felülete A ’Vásárlás’ gomb megnyomásával vagy az ’E-számlák vásárlása’ link megnyomásával a ’Vásárlás’ oldalra navigál a rendszer. Az oldalon ki kell választani a megvásárolni kívánt e-számla csomagot, a fizetési módot, továbbá ha van, akkor a kupon kedvezmény érvényesítése történik.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 18 / 65


12. kép - Vásárlás oldal

6.1.2. Banki átutalásos fizetési mód 6.1.2.1.Vásárlás jóváhagyása A ’Vásárlás jóváhagyása’ oldalon tájékoztatásul megjelenik a megrendelt számlacsomag neve, annak nettó és bruttó végösszege, továbbá a fizetési mód típusa. A vásárlás jóváhagyása a ’Tovább’ gomb megnyomásával történik.

13. kép - Vásárlás jóváhagyása banki átutalás fizetési mód esetén

6.1.2.2.Átutalási adatok megjelenítése A vásárlás jóváhagyása után megjelennek az átutalás adatai: •

Kedvezményezett neve

•

Kedvezményezett számlaszáma

•

Átutalás összege

•

Átutalás közleménye

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 19 / 65


14. kép - Átutalási adatok megjelenítése

Az átutalási adatok alapján a megrendelést kezdeményező cég miután teljesíti az átutalást, a megrendelt e-számlák jóváírásra kerülnek számára és arról számlát állít ki részére az N-Ware Kft.

6.1.3. PayPal internetes online vásárlás fizetési mód Internetes vásárlás esetén a ’Vásárlás’ oldalon ki kell választani a PayPal szolgáltató, mint fizetési módot.

15. kép - PayPal fizetési mód kiválasztása

6.1.3.1.Vásárlás jóváhagyása Vásárlás jóváhagyása oldalon PayPal fizetési mód esetében szintén megjelennek a vásárlás adatai, a Tovább gomb megnyomásával pedig a fizetés teljesítése kezdeményezhető a PayPal szolgáltató oldalán.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 20 / 65

www.billzone.eu|[email protected] 16. kép - Vásárlás jóváhagyása PayPal fizetési mód esetében

6.1.3.2.Fizetés teljesítése a PayPal fiókon keresztül A rendszer átnavigálja a vásárlót a PayPal belépési oldalára, ahol a megrendelés kifizetése teljesíthető. A fizetési információk jóváhagyása után a ’Pay Now’ gomb megnyomásával azonnal teljesül a kifizetés.

17. kép - Fizetés teljesítése a PayPal fiókban

6.1.3.3.Visszatérés a Billzone.eu rendszerbe: Vásárlás adatai oldal A szolgáltató oldaláról visszaérkezve az ’Online vásárlás’ oldalra navigál a rendszer, ahol a teljesített fizetési információk kerülnek felsorolásra.

18. kép - Online vásárlás oldal

A ’Vissza’ gomb megnyomásával a felhasználó a ’Nyitó oldalra’ kerül.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 21 / 65


6.2. Megrendelések listájának megjelenítése A rendszerben megtekinthetők a kezdeményezett megrendelések és a már teljesített vásárlások listája a ’Megrendelések listája’ nevezetű oldalon.

6.2.1. Megrendelések listája oldal elérése Ügyfeleink számára a megrendeléseik és azok státuszának listája az alábbi oldalakon található linkekről érhetők el: 

Nyitóoldal:

19. kép - Nyitó oldal / Megrendelések listája



Céges beállítások / Alapadatok / E-számla csomag egyenleg:

20. kép - E-számla csomag egyenleg / Megrendelések listája oldal Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 22 / 65


6.2.2. Megrendelések lista oldal tartalma és kinézete A ’Megrendelések listája’ oldalon az alábbi adatok találhatók:         

  

Megrendelés száma Megrendelt e-számla csomag megnevezése Megrendelés dátuma Nettó és Bruttó ár Igénybe vett kedvezmény %-ban Fizetendő nettó és bruttó ár Felhasznált kupon megnevezése Pénznem Megrendelés státusza, amely lehet: o Rögzítve o Fizetés nem teljesült o Teljesítve o Elutasítva Fizetés módja, amely lehet: o Átutalás o PayPal Fizetett összeg E-számla feltöltés dátuma, azaz a megvásárolt és kifizetett e-számlák jóváírásának dátuma.

21. kép - Megrendelések listája oldal

Miután a megrendelést kezdeményező cég teljesíti az online fizetést a PayPal szolgáltatón keresztül, a megrendelt e-számlák jóváírásra kerülnek számára és arról számlát állít ki részére az N-Ware Kft.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 23 / 65


7.

CÉGES BEÁLLÍTÁSOK

7.1. Alapadatok A Céges beállítások / Alapadatok oldalon a cég adatai láthatók, amelyek a cégregisztráció során megadásra kerültek a rendszerben.

22. kép - Céges beállítások / Alapadatok

A “Számlázás / Céges beállítások / Alapadatok” fül alatt az alábbiakat módosíthatja:

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 24 / 65


7.1.1. Cég adatai “Cég adatainak szerkesztése” link segítségével módosíthatja a regisztrációkor megadott alapadatokat. Figyelem: ahhoz, hogy a megváltozott cégadatok (pl. székhelyváltozás esetében) a kiállított számlán is szerepeljenek, ahhoz a módosításokat szintén el kell végezni a „Törzsadatok / Telephelyek” oldalon. Figyelem: amennyiben bepipálja, hogy a kisadózók tételes adója (KATA) szerinti adózó, úgy a számlán feltüntetésre kerül a „Kisadózó” szövegezés.

23. kép - KATA adzózó esetében a számlán megjelenik a "Kisadózó" szövegezés

7.1.2. E-számla csomag egyenleg Leellenőrizheti, illetve feltöltheti e-számlacsomag egyenlegét. E-számla csomag vásárlást az “Eszámlák vásárlása” linkre kattintva kezdeményezhet. A vásárlás folyamatáról bővebben a Vásárlás fejezetben olvashat. Az e-számla csomag megrendelések és korábbi vásárlások állapota a „Megrendelések listája” linkre kattintva érhető el.

7.1.3. Egyéb adatok 7.1.3.1.Logó feltöltése A rendszerben lehetőség van céges logó feltöltésére a“Logó feltöltése” link segítségével.

24. kép - Logó feltöltése Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 25 / 65


A rendszerben a következő logó méretek elfogadottak: 217x85 px nagyságú, illetve a jobb minőségért a 434x170 px méretű logók feltöltése engedélyezett. A kép-formátumok közül a .jpg, .png illetve a .bmp a megengedett.

7.1.3.2.Kapcsolattartási adatok megadása A regisztrációnál megadott kapcsolattartási adatok szerkesztésére ebben a menüpontban van lehetőség.

7.2. Házirend beállítások A “Számlázás / Céges beállítások / Házirend beállítások” fül alatt a céghez tartozó házirend beállításokat tekintheti meg, valamint kezdeményezheti módosításukat.

25. kép - Céges beállítások / Házirend beállítások

Az adatok módosításához kattintson az “Adatok szerkesztése” linkre.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 26 / 65


26. kép - Házirend bejegyzés módosítása

7.2.1. Számla kézbesítő küldése email-ben a vevőnek Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor számlakészítéskor alapértelmezés szerint be lesz jelölve a „Számla kézbesítő levél elküldése vevőnek” opció. Az elküldéshez szükséges aktuális email címet a számla létrehozáskor kell megadni.

7.2.2. Értesítés számla kézbesítési státusz változásról Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a kiállított számlát elolvasta vagy letöltötte.

7.2.3. Fokozott biztonság engedélyezése A biztonság növelése érdekében a rendszer minden számla kiállításakor egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól.

7.2.4. A számla állományok nevének előtagja Megadható a generált számla állomány (PDF fájl) nevének előtagját. Az utótag a számlaszámból és a .pdf kiterjesztésből képződik. Pl.: TESZTCEG_BL00236.pdf

7.2.5. Napi számla limit A rendszer számára megadható a napi számla limit darabszáma.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 27 / 65


7.2.6. Külső alkalmazás csatlakoztatása (interfészen keresztüli automatizált számlázás) A Billzone.eu rendszerhez lehetőség van külső alkalmazásokat csatlakoztatni, melyekkel számlalétrehozás kezdeményezhető. A külső kommunikációhoz több IP cím megadása is engedélyezett a következő kikötésekkel:  

az IP cím mező hossza maximum 250 karakter lehet „;”-vel elválasztva

27. kép - Külső alkalmazás csatlakoztatása

7.2.7. DimDOS integráció A DimDOS integrációról bővebben jelen dokumentum „Statisztikák / Exportálás DimDOS Könyvelőprogram részére” című részben olvasható.

7.3. Felhasználók 7.3.1. Felhasználói szerepkörök A Billzone.eu rendszerben lehetőség van arra, hogy egy céghez több felhasználó is regisztráljon. Jelenleg kétféle felhasználói típust különböztetünk meg:  céges adminisztrátor  céges felhasználó

7.3.1.1.Jogosultságok szerepkörönként Jogosultságtól függően az alábbi tevékenységeket végezhetik a felhasználók a rendszerben: Jogosultságok / Szerepkörök 

SZÁMLÁZÁS  Céges beállítások: 

Alapadatok 

Cégadatok szerkesztése



E-számla csomag vásárlása



Egyéb adatok Logó feltöltése

o

Kapcsolattartó adatainak szerkesztése



Házirend beállítások



Felhasználók kezelése 



o

Felhasználó meghívása

Törzsadatok 

Telephelyek listája (szűréssel)

Verziószám: 2.0

Céges adminisztrátor

Céges felhasználó

+ + + + + + + + + + + +

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 28 / 65


 

Számlatömbök kezelése 





Mennyiségi egység létrehozása

Termékek listája (szűréssel) 



Vevő hozzáadása

Mennyiségi egység kezelése 



Banki kapcsolat felvétele

Vevők listája (szűréssel) 



Számlatömb hozzáadása

Banki kapcsolatok kezelése 



Telephely hozzáadása

Termék hozzáadása

Statisztikák 

Számlák



Tételek

Számlák 

Korábban létrehozott számlák listája (szűréssel)



Számla létrehozása 

Új elektronikus számla létrehozása o



o

Szállító adatainak betöltése telephely listából Vevő adatok betöltése vevő listából

o

Számla adatok kitöltése

o

Banki adatok kitöltése

o o

Új számlatétel rögzítése vagy kiválasztása listából Előnézet megtekintése és mentése

o

Számla mentése

Új papír alapú számla létrehozása o





o

Szállító adatainak betöltése telephely listából Vevő adatok betöltése vevő listából

o

Számla adatok kitöltése

o

Banki adatok kitöltése

o o

Új számlatétel rögzítése vagy kiválasztása listából Előnézet megtekintése és mentése

o

Számla mentése



Érvénytelenítő számla létrehozása



Számla létrehozása egy már létező alapján



40% kedvezményre regisztrálás



40% kedvezmény regisztrációjának módosítása

Nyitóoldal

FIÓK BEÁLLÍTÁSOK  Felhasználói fiók adatai 

Alapadat beállítások módosítása





Fokozott biztonságú belépés hitelesítésre szolgáló email cím szerkesztése Céges kapcsolatok karbantartása 



Új cég regisztrálása

CÉGVÁLASZTÓ 

Alapértelmezett cég kiválasztása

Verziószám: 2.0

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + +

+ + + + + + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + + + + + + + + +

+ + + + + + + + +

+ + + +

+ + + + Kelt: 2013.01.01

Oldal: 29 / 65

www.billzone.eu|[email protected] 

+

KIJELENTKEZÉS

+

7.3.2. Felhasználó meghívása Felhasználókat a "Számlázás/Céges beállítások/Felhasználók" menüpont alatt lehetmeghívni regisztrált cégéhez. A felhasználó meghívásakor a meghívott félnek be kell regisztrálnia magát a rendszerbe (meg kell adnia felhasználónevét és e-mailcímét), így a belépéshez szükséges egyszer használandó ideiglenes kód az ő általa megadott e-mailcímre kerül majd kiküldésre. Tehát, ha egy céghez több felhasználót is hozzárendelnek, a felhasználók belépéskor mindig egy egyedi, limitált ideig használható belépési kódot fognak kapni.

28. kép - Új felhasználó meghívása céghez

7.3.3. Felhasználó adatok szerkesztése A felhasználói listából kiválasztott felhasználó adatai ezen az oldalon módosíthatók.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 30 / 65


29. kép - Felhasználó adatok szerkesztése

7.3.4. Felhasználó adatai A felhasználói fiók regisztrálása során megadott adatok megjelenítése.

7.3.4.1.Számlán megjelenő felhasználói adatok A számlát kibocsátó cég nevében eljáró, a számlát kitöltő neve és email címe megjelenik a kiállított számla láblécében. A rendszerben opcionális, hogy a számlaképen a teljes név és postafiók elérhetőség vagy egy alternatív név kerüljön megjelölésre, például monogram esetleg egy kód (pl. ügyintéző1, IC, stb.) Amennyiben a mező nem kerül kitöltésre, akkor a felhasználó teljes neve fog megjelenni a számlán.

30. kép - Számlán megjelenő felhasználói adatok

7.3.4.2.Felhasználó céges adatai 7.3.4.2.1.Szerepkör beállítása Az adminisztrátori státuszban lévő felhasználónak lehetősége van a céghez rendelt felhasználók szerepkörét módosítani vagy törölni. Ha valamelyik munkatárs távozik a cégtől, akkor ki lehet zárni a rendszerből, megakadályozva ezzel az illetéktelen belépést/felhasználást.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 31 / 65


7.3.4.2.2.Regisztráció dátuma A rendszer nyilvántartja az egyes felhasználók regisztrációjának dátumát és az utolsó bejelentkezés időpontját.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 32 / 65


8.

TÖRZSADATOK FELVÉTELE

8.1. Telephelyek hozzáadása „Telephely hozzáadása”– a telephely létrehozásakor a következő adatokat kell megadnia(a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):        

Megnevezés* - a szállító / kiállító telephely neve Telephely azonosító - létrehozott telephely azonosítója a rendszer számára Ország Megye Irányítószám* Helység* Címsor 1* Címsor 2

31. kép - Telephely hozzáadása

A “Mentés” gomb megnyomásával a betáplált adatok elmentődnek és lista formájában megjeleníthetőek. Amennyiben meglévő telephelyeit szeretné módosítani, kattintson a telephely nevére (“Megnevezés”) és tetszőlegesen módosítsa, ha viszont törölni szeretné valamelyik telephelyét, akkor a listából kiválasztva a “Törlés” gombra kattintva teheti meg. Telephelynek mindig csak hivatalosan is bejegyzett címet adhat meg.

8.2. Számlatömbök Ahhoz, hogy számlát tudjunk kiállítani a Billzone.eu rendszerben, számlatömböket kell létrehoznunk. Számlatömb létrehozásánál megadhatjuk a számlatömb betűjelét (pl.: BLF), illetve a sorszám számjegyeinek számát (pl.: 4 számjegy). Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 33 / 65


Az egy számlatömbön belüli sorszámozás mindig egynél kezdődik és megszakítás nélkül, sorfolytonosan halad előre (pl.: az első számla sorszáma – BLF0001). A számlák sorszámát a rendszer automatikusan generálja sorfolytonosan, így azt a felhasználó nem tudja befolyásolni vagy módosítani. A rendszer a kiállított számlák sorszámát adatbázisban tárolja sorfolytonosan. Számlatömb létrehozása után a számlák betűjele, illetve a fix számjegyek száma már nem módosítható. A számlatömb létrehozásához kattintson a “Számlatömb létrehozása” linkre, valamint töltse ki a következő adatokat(a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező): Számlatömb adatai:  Számlatömb jele*- ez a jel a számlaszám elejét képezi. Általában egy vagy több nagybetű alkotja  Sorszámon a fix számjegyek száma* - a sorszámon szereplő fix számjegyek száma  Számlatömb típusa* - elektronikus vagy papír alapú számlák létrehozására alkalmazható Alapértelmezett beállítások:  Bank - Alapértelmezett bank. Számla létrehozásakor a rendszer az itt beállított bank adataival fogja előtölteni a számlát (mint alapértelmezett értékek)  Pénznem - Alapértelmezett pénznem. Számla létrehozáskor a rendszer az itt beállított pénznemet fogja felajánlani a számlán, mint alapértelmezett értéket  Számla kiállító - Alapértelmezett számlakibocsátó telephely. Számla létrehozáskor a rendszer az itt beállított telephely adataival fogja előtölteni a szállító adatait a számlán (mint alapértelmezett értékekkel).  Alapértelmezett számla-sablon - A számla készítés során alkalmazott, nyelvesített és országonként eltérő riport sablon. Számlán megjelenő tételnév felépítése Kiválaszthatja, hogy a tételekhez kapcsolódó leíró adatok milyen sorrendben és formában jelenjenek meg a számlatétel megnevezés mezőjében: 1. sablon: statisztikai kód + név együttes megjelenítése 2. sablon: termékkód + név együttes megjelenítése 3. sablon: statisztikai kód + név + termékkód együttes megjelenítése Ha a VTSZ (Statisztikai kód) vagy a termékkód nem kerül kitöltésre, akkor a számlán az a rész üresen marad. 

Alapértelmezett megjegyzés - Alapértelmezett megjegyzés, amely létrehozásakor kezdő értékkel tölti fel a számla megjegyzés mezőjét.

Verziószám: 2.0

a

számla

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 34 / 65


32. kép - Számlatömb létrehozása

A “Mentés” gomb megnyomása után a rendszer a “Törzsadatok / Számlatömbök” oldalra irányítja, ahol új számlatömböt tud majd létrehozni vagy a meglévőre vonatkozó beállításokat tudja módosítani.

8.3. Banki kapcsolatok felvétele „Banki kapcsolatok felvétele” – a számla kiállításához legalább egy banki kapcsolatot meg kell adnia. Ennek érdekében Önnek a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):      

Bank neve*- a számlavezető bankjának hivatalos neve Bankazonosító - a létrehozott bank azonosítója a rendszer számára SWIFT / BIC kód*- a SWIFT kódok a nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankokat jelölik IBAN - egységes felépítésű nemzetközi bankszámlaszám Bankszámlaszám* - háromszor nyolc számjegyből álló szám, kötőjelekkel elválasztva. Alapértelmezett megjegyzés

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 35 / 65


33. kép - Banki kapcsolatok felvétele

Az adatok elmentése érdekében kattintson a “Mentés” gombra. A “Banki kapcsolatok” oldalon további lehetőség van: új banki kapcsolat felvételére, jelenlegi banki adatok módosítására valamint törlésére.

8.4. Vevő hozzáadása „Vevő hozzáadása” – Új vevő adatainak rögzítéséhez a “Vevő hozzáadása” linkre kell kattintania, majd a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező): Általános adatok:  Vevőszám - Vevő vagy folyószámla azonosító  Név*  Cégjegyzékszám  Adószám  Közösségi adószám  Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes Számlázási cím  Ország*  Megye  Irányítószám*  Helység*  Címsor 1*  Címsor 2 Kapcsolattartási adatok  Telefonszám  Fax Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 36 / 65




  

Email cím: a kiállított elektronikus számlaértesítő e-mail egyszerre több email címre is kiküldhető. Több email cím esetén a címeket vesszővel vagy pontos-vesszővel kell elválasztani. Webcím Ügyintéző neve Ügyintéző telefonszáma

Alapértelmezett beállítások  Számlatömb* - a legördülő listából kiválaszthatja a számlatömb típusát  Fizetési mód* - számla létrehozásakor ez lesz az alapértelmezett fizetési mód a vevő kiválasztása esetén.  Fizetési idő (nap)* -a rendszer a fizetési türelmi idő alapján számolja ki a számla kiegyenlítésének határidejét (azaz a fizetési határidőt).

34. kép - Vevő adatok szerkesztése (1)

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 37 / 65


35. kép - Vevő adatok szerkesztése (2)

A “Vevők” fül alatt megtekintheti cége vevőinek listáját, rákereshet egy bizonyos vevőre (Vevőszám, Név, Adószám vagy akár Cégjegyzékszám szerint), valamint a Vevő nevére kattintva módosíthatja a kiválasztott vevő adatait. Amennyiben valamelyik vevőjét törölni szeretné, akkor a listából kiválasztva a “Törlés” gombra kattintva teheti meg.

8.5. Mennyiségi egységek létrehozása „Mennyiségi egységek létrehozása” – ABillzone.eu rendszerben két alapértelmezett mennyiségi egység létezik: Darab és Óra. Új mennyiségi egységet a “Mennyiségi egység létrehozása” linkre kattintva tud felvenni a következő mezők kitöltésével:  

Mennyiségi egység neve Mennyiségi egység azonosító

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 38 / 65


36. kép - Mennyiségi egység létrehozása

A “Mentés” gombra kattintva elmentheti a bevitt adatokat. A megadott mennyiségi egységek utólag módosíthatóak, illetve törölhetőek a rendszerből a név kiválasztása, illetve a “Törlés” gomb megnyomásával.

8.6. Termékek hozzáadása „Termékek hozzáadása” – Új termék rögzítéséhez a “Termékek hozzáadása” linkre kell kattintania, majd a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):      

Termék neve* - ez a megnevezés jelenik majd meg a számlákon Azonosító - például: termékszám, vonalkód vagy készletezési azonosító VTSZ / SZJ - a termék esetén a Vámtarifa Szám, szolgáltatás esetén a Szolgáltatások Jegyzéke kód ÁFA %* - a termékre vonatkozó ÁFA mértéke Alapértelmezett nettó egységár* - a termék egységára Mennyiségi egység* - mennyiségi egység

37. kép - Termékek hozzáadása

*A rendszerben használt ÁFA kulcsok felsorolása megtekinthető jelen felhasználói kézikönyv „A rendszerben használt ÁFA kulcsok”bekezdésben. Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 39 / 65


A “Termékek” fül alatt megtekintheti termékeit, rákereshet egy bizonyos termékre (Termék neve valamint Azonosítója alapján), valamint a termék nevére kattintva módosíthatja a kiválasztott termék adatait. Amennyiben törölni szeretne egy adott terméket, akkor a listából kiválasztva a “Törlés” gomb megnyomásával teheti meg.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 40 / 65


9.

SZÁMLA KIÁLLÍTÁS

A kiállítandó számla adatainak megadása kézzel történik. A számlához szükséges adatokat a felhasználónak kell begépelnie a számla létrehozásakor. Automatizált számlakiállításkor nem szükséges egyesével, kézzel begépelni a számlaadatokat. (Bővebben az Automatizált számlázás funkció részben vagy a Külső alkalmazás csatlakoztatása részben). Számla kiállításához a “Számlázás” menüt kell kiválasztania, majd a “Számlák” fül alatt, a “Számla létrehozása” linket. A folyamat megkönnyítése érdekében, már a “Nyitóoldalon” elhelyezett gyors linkek segítségével is létre hozhat papír alapú, elektronikus vagy akár érvénytelenítő számlát is. Elektronikus számlát az “Új elektronikus számla létrehozása” linkre kattintva tud kiállítani, papír alapúhoz pedig használja az “Új papír alapú számla létrehozása” linket.

9.1. Billzone.eu számlakép További információk: Billzone.eu számlaképről bővebben

9.2. Új elektronikus számla létrehozása Megadhatja a kiállítandó számla alapadatait és rögzítheti a számlatételeket. Eldöntheti, hogy mely céges telephely nevében kíván számlát kiállítani (amennyiben több telephelyen kíván számlázni), valamint választhat az előzőleg rögzített bank adatai közül egyet, melyet a számlán fel kíván tüntetni. A számla véglegesítése előtt az “Előnézet” funkció segítségével ellenőrizheti a bevitt adatokat.

9.2.1. Szállító adatai A „Szállító adatai” mezőkben az Ön által a rendszerbe regisztrált cégének adatai fognak megjelenni: név, cím, adóigazgatási szám, közösségi adószám. Alapértelmezett címként a székhely fog megjelenni. Ha más telephelyet szeretne megadni, akkor kattintson a “Telephely listából szeretnék választani” linkre.

38. kép - Szállító adatai (előtöltött)

9.2.2. Vevő adatai A „Vevő adatai” mezőket annak megfelelően kell kitölteni, akinek a részére a számla kiállításra kerül. Lehetőség van új vevő hozzáadására vagy a vevő listából történő választásra a “Vevő listából szeretnék választani” linkre kattintva. Amennyiben a keresési folyamatot szeretné felgyorsítani, Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 41 / 65


kattintson a „Szűrő megjelenítése” linkre, továbbá a „Vevőszám” illetve „Név”mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet. Új vevő hozzáadásakor a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):  Vevőszám (folyószámlaszám)  Név*  Ország*  Megye  Irányítószám*  Helység*  Közösségi adóigazgatási szám  Adóigazgatási szám  Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes  Számla küldése a vevőnek email-ben  Vevő e-mail címe: a számlaértesítő email-t több email címre is kiküldheti, a címeket vesszővel vagy pontosvesszővel kell elválasztani.

39. kép - Vevő adatai

Fontos tudni, hogyha a számla ÁFA tartalma eléri a 2 millió forintot vagy annál több, akkor a számlán kötelező tartalmi elem lesz a vevő adószáma.

40. kép - Vevő adószáma kötelező a számlán 2 milliós vagy annál nagyobb ÁFA tartalom esetében

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 42 / 65


9.2.3. Számla adatai A „Számla adatai” mezők kitöltése során a - mindenkori hivatalos jogszabályi megfelelőségek alapján kötelezően megjelölt - számla adattartalma tölthető ki. A kötelező adattartalmon felül további információkat jeleníthetünk meg a számlán:  



 

 

Kiállítás dátuma–a rendszer automatikusan előtölti a dátumot, amely mindig a tényleges kiállítás napja. A felhasználónak nincs lehetősége a számla keltének dátumát módosítani. Fizetési határidő*- A kiállított számlák fizetési határideje szabadon megadható. Amennyiben a vevőnél beállításra kerül a fizetési határidő, úgy a rendszer számlakészítéskor előtölti ezt az adatot. Teljesítés időpontja* – a számla teljesítésének időpontja. A kiállított számlák teljesítési határideje a számla keltéhez képest maximum 15 nappal datálható vissza. Ennél nagyobb módosítást nem enged a rendszer. Számlatömb* – válassza ki, hogy a számla melyik számlatömbhöz tartozzon Pénznem* – a számlán szereplő összeg valutájának kiválasztása. Fizetés módja* – a számla fizetési módja. A Billzone.eu rendszerben a következő fizetési módok vannak: Átutalás, Készpénz, Utánvét, Bankkártya, Internetes fizetés, Mobiltelefonos fizetés, Csekk, Beszedési megbízás Egyéb adatok Megrendelési szám

41. kép - Számla adatai

9.2.4. Banki adatok A „Banki adatok” mező kitöltésével a számlakiállító banki adatait tüntethetjük fel a számlán. A banki adatokat a rendszer automatikusan előtölti, csupán ki kell választani a legördülő listából annak a banknak a nevét, amely az adott számlán szerepelni fog.      

Bank* Bank neve SWIFT/BIC kód Bankszámla szám IBAN Banki kapcsolat megjegyzése

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 43 / 65


42. kép - Banki adatok

9.2.5. Számlatétel adatok „Tételek” – a számla előállításakor lehetőség van tetszőleges számú tétel felvételére az “Új számlatétel rögzítése” linkre kattintva, illetve választhat a terméklistából: “Új tétel hozzáadása terméklistából”. Amennyiben a tétel keresési folyamatát szeretné felgyorsítani, kattintson a „Szűrő megjelenítése” linkre, továbbá a „Termékneve” illetve „Azonosító” mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet. Számlatétel adatainak szerkesztése: - megadhatja a számlatétel adatait vagy választhat a korábban rögzített céges termékei (vagy szolgáltatásai) közül “A terméklistából szeretnék választani” linkre kattintva.          

VTSZ / SZJ Megnevezés* Megjegyzés Mennyiség* Mennyiségi egység* Nettó egységár* ÁFA (%)* Nettó érték ÁFA érték Bruttó érték

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 44 / 65


43. kép - Számlatételek

9.2.6. Elektronikus számla mentése és csatolmányának megtekintése A számla adatainak kitöltése után a következőket teheti:   

mentés (a “Mentés” gomb használatával), mentés és új tétel hozzáadása a terméklistából (“Mentés és új tétel a terméklistából”), mentés és új tétel felvétele (“Mentés és új tétel”).

A számlát a “Mentés” gomb megnyomásával mentheti el. Az “Előnézet” gomb megnyomásával egy sorszám nélküli PDF formátumú fájl generálódik, így tehát megtekintheti, hogyan fog kinézni számlája. A rendszer nem egy proforma számlát hoz létre, csupán egy előképet mutat. Ezt a funkciót mindegyik „típusú” számlakészítésnél alkalmazhatja. Számlái közt keresési műveleteket is végrehajthat (Vevő neve, Számlatömb, Valuta, Számla típusa, Kelt, -tól, -ig), kilistázhatja, valamint le is töltheti meglévő számláit. Ezen műveleteket a “Számlázás / Számlák / Korábbi számlák” menü alatt végezheti el. A beágyazott csatolmány a következő módon tekinthető meg: 1. Nyissa meg az elektronikus számlát Adobe Reader programmal. 2. A menüsorból válassza ki a "Nézet/ navigálási panelek/ csatolmányok" lehetőséget, vagy keresse meg a megnyitott számla bal alsó sarkában a "gemkapocs" ikont és kattintson rá. 3. Ezután a számla alján megjelenik egy új ablak, melyben megtalálja a számlaadatokat .txt formátumban (a file neve a számla sorszáma, kiterjesztése pedig txt lesz). További információk:Elektronikus számla megjelenési formája és csatolmánya

9.3. Új papír alapú számla létrehozása Ahhoz, hogy papíralapú számlát tudjon kiállítani a Billzone.eu rendszerben, papír alapú számlatömböket kell létrehoznia. Számlatömb létrehozásához olvassa el jelen dokumentum „Törzsadatok felvétele / Számlatömbök” bekezdését. Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 45 / 65


A papíralapú számla létrehozásához ugyanazokat a lépéseket kell megtennie, mint az elektronikus számla készítése esetén („Új elektronikus számla létrehozása” bekezdés).

9.4. Érvénytelenítő számla létrehozása Érvénytelenítő (jóváíró) számlát a “Számlázás / Számlák / Számla létrehozása” menünél, az “Érvénytelenítő számla létrehozása” linkre kattintva hozhat létre. Jóváíró számla létrehozásához ki kell választani és be kell tölteni azt a számlát, amelyet érvényteleníteni szeretne. A betöltött számlán a mennyiségi egység mínuszos előtaggal jelenik meg.

44. kép - Érvénytelenítő számla előtöltött megjegyzés mezővel

A jóváíró számlán lehetőség van módosítani a Szállító adatait, a Vevő adatait, a Számla adatait,valamint a Banki adatokat. A “Tételek” résznél továbbá szerkeszteni / törölni lehet a meglévő tételeket, illetve új tételt felvételére is lehetőség van. A “Megjegyzés” mezőbe bekerül a bizonylat sorszáma, az eredeti teljesítés kelte, valamint a kiállítás okát is fel kell tüntetni. További információk:Számlakorrekció a gyakorlatban

9.5. Számla létrehozása egy már létező alapján Amennyiben a “Számla létrehozása egy már létező alapján” opciót választja a“Számlázás / Számlák / Számla létrehozása” menüből, ez esetben egy olyan új számlát hozhat létre, melyen a listából kiválasztott számla alapján a mezők és tételek elő vannak töltve. A számla adatai tetszőlegesen módosíthatóak, majd a “Mentés” gomb segítségével elmenthetőek. Az “Előnézet” gomb megnyomásával ellenőrizheti, illetve megtekintheti a bevitt adatokat.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 46 / 65


Számlázó rendszerünk "Számla létrehozása egy korábbi számla létrehozása alapján" funkciója alap esetben úgy működik, hogy a korábbi számla összes adatát megtartva tölti elő a rendszer a kiválasztott számlát. Azonban abban az esetben, ha a korábbi számla alapján történő számlakészítés során olyan adatot használunk (pl. termék, termékhez tartozó ÁFA kulcs, banki adatok, stb), amely a törzsadatokban már korábban mentésre került, akkor a törzsadatban szereplő értékek mindig magasabb rendűek és minden esetben alapértelmezettként a törzsadatban szereplő értékek fognak betöltődni. Speciális eset a korábbi ÁFA kulcs rendszerrel készült számlák betöltése, amely esetében a rendszer úgy működik, hogyha a betöltés során a korábbi 0%-os számláról a rendszer nem tudja eldönteni, hogy jelenleg melyik adómentes ÁFA kulcsba tartozik, akkor a kialakított szabály szerint az érvényben lévő általános ÁFA kulcsot (27%) tölti be, amely természetesen számlázáskor megváltoztatható. A statisztikák oldalon és szűrések esetében azonban üres mezőt találunk a korábbi 0%-os ÁFA kulcsok helyén.

9.6. Devizás számla kiállítása A rendszerben lehetőség van export devizás és belföldi devizás számla kiállítására egyaránt.

9.6.1. Devizás számla A rendszerben lehetőség van egyaránt elektronikus és papír alapú devizás számla kiállítására. Devizás számlát a „Számlázás / Számlák” oldalon„Új elektronikus számla létrehozása” vagy „Új papír alapú számla létrehozása” link megnyitásával kezdeményezhető. A devizás számla speciális adatainak megadására a továbbiakban a számla adatok kitöltése során van lehetőség:

9.6.1.1.Számla nyelve Elektronikus és papír alapú számlázás során egyformán elérhetők kétnyelvű számla sablonjaink, amelynek kiválasztásával a számlán egyszerre magyar és idegen nyelven is megjelenik a számla tartalma. A kezelőfelület nyelve továbbra is magyar marad. A számlasablonok Számlatömbök létrehozásakor vagy a Számlatömb alapértelmezett értékeinek módosításakor állíthatók.

45. kép - Kétnyelvű számla sablonok

A rendszerben található kétnyelvű számla sablonok:  

angol-magyar német-magyar

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 47 / 65


  

olasz-magyar román-magyar szlovák-magyar

46. kép - Kétnyelvű számlakép

9.6.1.2.Pénznem Számla kiállítása során a következő pénznemek választására van lehetőség a „Számla adatai / Pénznem” menüben: magyar forint (HUF); kanadai dollár (CAD); amerikai dollár (USD); angol font (GBP); japán jen (JPY); Euró (EUR); svájci frank (CHF).

47. kép - Pénznem

Az általunk választott pénznemet beállíthatjuk alapértelmezettként („Törzsadatok/Alapértelmezett beállítások/Pénznem”menüben), ekkor belföldi és devizás számlatömb esetében egyaránt megjegyzi a rendszer a különböző tömbökhöz tartozó pénznemeket. Pénznem továbbá utólag is módosítható mind a számlatömb beállításainál, mind pedig számla létrehozásakor.

9.6.1.3.Közösségen belüli számlázás Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 48 / 65


A közösségen belüli számlázás az alábbi speciális elemeket tartalmazza: 9.6.1.3.1.Nyilatkozat a Közösségen belüli számlázás tényéről Közösségen belüli számlázás esetében be kell jelölnünk a „Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes” jelölőnégyzetet.

48. kép - Nyilatkozat Közösségen belüli számlázás tényéről

9.6.1.3.2.’EU’ ÁFA kulcs használata A számlatételek kitöltése során az ’EU’ ÁFA kulcs kiválasztása kötelező a legördülő listából.

49. kép - 'EU' ÁFA kulcs kiválasztása

9.6.1.3.3.Közösségi adószám A vevő közösségi adószámának kitöltése kötelező. A közösségi adószámok formátumát tartalmazó lista a rendszerben található linken érhető el.

50. kép - Közösségi adószám formátumok listájának megjelenítése (link)

9.6.1.3.4.IBAN Az egységes felépítésű nemzetközi bankszámlaszám (International Bank Account Number = IBAN) használata elősegíti az Európán belüli nemzetközi fizetési ügyletek pontos, gyors, hatékony lebonyolítását, ezért tehát a számlakibocsátónak a számlán szerepeltetnie kell számlaszámának IBAN formátumát. Az adatok felvitelére vagy módosítására a „Törzsadatok / Banki kapcsolatok” menüpont alatt van lehetőség.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 49 / 65


9.6.1.3.5.SWIFT/BIC A SWIFT/BIC kód a nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankok kódjait jelöli. Ezzel pluszban elősegítjük a fizetési ügylet végrehajtását. A Billzone.eu rendszerben a számlavezető bank SWIFT/BIC kódját kötelező megadni a „Banki kapcsolat felvétele” során. A bankok a SWIFT kódjaikat a legtöbb esetben hivatalos weboldalaikon közzéteszik.

9.6.2. Belföldi devizás számla Amennyiben belföldi devizás számlát szeretne kiállítani, akkor a partnere belföldi székhelyű, azonban forinttól eltérő devizanemben szeretne számlázni. Az ilyen típusú számlákon a keletkezett számlakép egy új elemmel fog bővülni, ugyanis a felvett számlatételek alatt megjelenik egy új doboz, ahol forintba átszámolva láthatja a kiszámlázott tételek adóját.

51. kép - Belföldi devizás számla

9.6.2.1.Árfolyam A számlán az áthárított adót (ÁFA) forintban kifejezve minden esetben fel kell tüntetni. Akkor is, ha az egyéb adatok külföldi pénznemben kifejezettek (választott árfolyam alkalmazásával). A belföldi devizás számlák ÁFA tartalmának forintra történő átszámításához a rendszerben szükséges megadni a kiválasztott pénznem és a forint árfolyamát.

52. kép - Árfolyam

A számla megjegyzés mezőjébe célszerű feltűntetni a hivatalos árfolyam forrását (pl. Magyar Nemzeti Bank). További információk:Hogyan állítsunk ki export deviza számlát?

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 50 / 65


9.7. Egyéb számlafajták kiállítása 9.7.1. Proforma számla (díjbekérő) Proforma számlát úgy lehet kiállítani a Billzone.eu rendszerben, hogy az előnézeti számlaképet kell lementi és azt megküldeni a vevő részére. Hangsúlyozzuk, hogy ez esetben az előnézeti számlán nem szerepel számla sorszám, ehelyett az “ELŐNÉZET” kifejezés található, ezzel téve eleget a hatályos jogszabályoknak, miszerint a proforma vagy előnézeti számla nem minősül számlának/bizonylatnak, így az semmilyen körülmények között nem alkalmas adóigazgatási azonosításra és ÁFA visszaigénylésre.

53. kép - Proforma számla

9.7.2. Előleg számla Mivel a hatályos jogszabályok szerint az előleg számla fejlécében nem kell feltüntetni az “előleg” kifejezést, ezért a Billzone.eu rendszerben az előleg számla készítésére nincsen külön funkció. Előleg számlát úgy lehet kiállítani a rendszerben, mint egy hagyományos számlát, amely esetben a tételsoron vagy a megjegyzés mezőben jelezni kell az előleg tényét.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 51 / 65


54. kép - Előleg számla

9.7.3. Részszámla Részszámlát részteljesítéskor kell kiállítani amennyiben a felek közötti szerződés erre lehetőséget ad. A részteljesítésről szóló számla teljesen önálló számlaként kezelendő, ugyanakkor a számlán célszerű szerepeltetni a szerződésre vonatkozó hivatkozást és azt az információt, hogy hányadik részszámla és pontosan milyen összegnek a részszámlája. Mindezen adatok szerepeltetésére a rendszerben lehetőség van a számlatétel megjegyzés mezőben és a számla megjegyzés mezőben egyaránt.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 52 / 65


55. kép - Részszámla

9.7.4. Végszámla Amennyiben egy ügyletre vonatkozóan előleg számlát állítottak ki, abban az esetben az értékesítés teljesítését követően, azaz a kifizetés megtörténte után a teljes ellenértékről végszámlát kell kibocsátania a szolgáltatónak. A végszámlát úgy kell kiállítani, hogy a pénzügyileg teljesítendő végösszegből le kell vonni az előleg számlán előlegként szereplő összeget. Ehhez arra van szükség, hogy az előlegként szereplő tételsor összegét mínuszos előjellel kell kitölteni a rendszerben.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 53 / 65


56. kép - Végszámla

További információk:Előleg és proforma számla tudnivalók

9.8. A rendszerben használt ÁFA kulcsok 9.8.1. Magyarországi ÁFA kulcsok Rövidítés Megnevezés 27 18 5 AM MAAK MAAS

FAD

EXP

EXPK

Kedvezményes ÁFA mentes ÁFA

27%-os ÁFA kulcs (2012. 01. 01-től) 18%-os ÁFA kulcs 5%-os ÁFA kulcs Alanyi adómentes (az ÁFA tv. 187-196.§ szerint). Mentes az adó alól a tevékenység közérdekű jellegére tekintettel (az ÁFA tv. 85.§ szerint). Mentes az adó alól a tevékenység sajátos jellegére tekintettel (az ÁFA tv. 86-87.§ szerint). Fordított adózás: A termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett (az ÁFA tv. 142.§ szerint). Export tevékenység Közösségen (EU-n) kívüli, harmadik államba (az ÁFA tv. 98-102.§ szerint). Export termékértékesítéshez közvetlen kapcsolódó szolgáltatásnyújtás (ÁFA törvény

Verziószám: 2.0

X X X X X

X

X

X Kelt: 2013.01.01

Oldal: 54 / 65


EU

IMP

102§ (2). Közösségen (EU-n) belüli közösségi adószámmal rendelkező partnerek közötti számlázás (az ÁFA tv. 89-90.§ szerint). Mentes az adó alól a termékimporthoz kapcsolódó szolgáltatás nyújtása (az ÁFA tv. 93.§. (2) szerint).

X

X

9.8.2. Osztrák ÁFA kulcsok Rövidítés Megnevezés 20 12 5 0 EU


20%-os ÁFA kulcs 12%-os ÁFA kulcs 5%-os ÁFA kulcs 0%-os ÁFA kulcs Közösségen (EU-n) belüli közösségi adószámmal rendelkező partnerek közötti számlázás

X X X X

9.8.3. Németországi ÁFA kulcsok Rövidítés Megnevezés 19 7 0 EU


19%-os ÁFA kulcs 7%-os ÁFA kulcs 0%-os ÁFA kulcs Közösségen (EU-n) belüli közösségi adószámmal rendelkező partnerek közötti számlázás

Verziószám: 2.0

X X X

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 55 / 65


10. SZÁMLAKIÁLLÍTÁSI ELLENŐRZÉSEK A RENDSZERBEN 10.1.ÁFA kulcs ellenőrzések A Billzone.eu számlázó rendszerben az általános ÁFA kulcstól eltérő ÁFA kulcs választása esetén a rendszer az alábbi ellenőrzéseket végzi a számlakiállító székhelye szerinti ország jogszabályainak megfelelően:

10.1.1.Magyarországi ÁFA kulcs ellenőrzés 10.1.1.1.Kedvezményes ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Kedvezményes ÁFA kulcs használata esetében kötelező elfogadni „A kedvezményes ÁFA kategóriákba tartozó termékek a hatályos jogszabályok szerint kerültek beállításra.” nyilatkozatot.

57. kép - Nyilatkozat kedvezményes ÁFA kulcs használatáról

10.1.1.2.‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Közösségen belüli számlázás esetében az ’EU’ ÁFA kulcsot kell használni. Ez esetben a rendszer az alábbi ellenőrzéseket végzi:       

A számlakiállító Közösségi adóigazgatási száma kitöltésre került-e? Hibaüzenet = A kiállító cégnek rendelkeznie kell közösségi adószámmal, amennyiben az 'EU' ÁFA kulcsot szeretné használni! A vevő székhelye Közösségen belüli ország-e? Hibaüzenet = A vevő és a kiállító országának Közösségen (EU-n) belülinek kell lennie. A vevő nem lehet a számlakiállítója szerinti belföldi székhelyű. Hibaüzenet = Közösségen belüli adózás vagy exportos számla esetén a vevő nem lehet hazai. A vevő Közösségi adóigazgatási száma kitöltésre került-e? Hibaüzenet = A mező kitöltése kötelező! A vevő Közösségi adóigazgatási számának formátuma megfelelő-e. Hibaüzenet = A megadott közösségi adószám formátuma nem megfelelő. A közösségi adószám formátumok itt megtekinthetők. „Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes” jelölés bepipálásra került-e? Hibaüzenet = Amennyiben az 'EU' ÁFA kulcsot használja, akkor fentebb hibásan nyilatkozott arról, hogy nem Közösségen (EU-n) belüli számlázást rögzít. ’EU’ ÁFA kulcs került-e kiválasztásra? Hibaüzenet = Közösségen belüli számlázáskor használja az 'EU' ÁFA kulcsot!

További információk:Közösségi adószámok formátuma

10.1.1.3.‘EXP’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 56 / 65




A vevő országa nem lehet belföldi és Közösségen belüli. Hibaüzenet = A vevő országa nem lehet Közösségen (EU-n) belüli.

10.1.1.4.‘FAD’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések  

A vevő adóigazgatási száma kitöltésre került-e? Hibaüzenet = Fordított adózás esetén a vevő adóigazgatási számát kötelező megadni, amelynek hátulról harmadik számjegye kizárólag 2, 3, 4 vagy 5-ös lehet. A vevő adóigazgatási számának hátulról harmadik számjegye 2, 3, 4 vagy 5? Hibaüzenet = Fordított adózás esetén a vevő adóigazgatási számát kötelező megadni, amelynek hátulról harmadik számjegye kizárólag 2, 3, 4 vagy 5-ös lehet.

További információk:Számla kiállítás a fordított adózás alapján

10.1.2.Osztrák ÁFA kulcs ellenőrzés 10.1.2.1.‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Közösségen belüli számlázás esetében az ’EU’ ÁFA kulcsot kell használni. Ez esetben a rendszer a korábban már részletezett ’EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzést végzi. További információk:Közösségi adószámok formátuma

10.1.3.Németországi ÁFA kulcs ellenőrzés 10.1.3.1.‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Közösségen belüli számlázás esetében az ’EU’ ÁFA kulcsot kell használni. Ez esetben a rendszer a korábban már részletezett ’EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzést végzi. További információk:Közösségi adószámok formátuma

10.2.Kerekítési szabályok A számla tételeinél a mennyiséget 4 tizedesre kerekíti a rendszer, míg a nettó egységárat, nettó értéket és az ÁFA értéket 2 tizedesre. A bruttó érték a nettó érték és az ÁFA érték összegéből adódik, és mivel mindkettő kerekített szám, ezért azt már nem kell kerekíteni. Az összegzésben devizanemtől függően történik a kerekítés: 

Euró (EUR) esetén nincs szükség további kerekítésre, a 2 tizedesre kerekített összegek összegei is maximum 2 tizedes jegyűek maradnak.



Forint (HUF) esetén ÁFA kulcsonként egészre kerekítjük a nettó egységárat és az ÁFA értékét.

Általános szabály: amennyiben egy kerekítendő számmal továbbszámolunk, mindig a kerekített számból kell kiindulni (pl. az ÁFA érték a kerekített nettó érték és az ÁFA szorzatából számolódik). A kerekítés banki kerekítés szerint történik, amely esetében mindig a közelebbi páros számra kell kerekíteni (pl. 3.5 -> 4, 4.5 -> 4). Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 57 / 65


További információk:Billzone.eu GYIK vonatkozó tájékoztatása

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 58 / 65


11. STATISZTIKÁK Amennyiben meglévő számlái alapján statisztikákat szeretne készíteni, kérem, navigáljon el a “Számlázás/Statisztikák” oldalra, majd a “Számlák” vagy “Tételek” fül kiválasztása után a megjelenő szövegdobozokba írja be azon adatokat, melyeknek alapján kimutatást szeretne készíteni. A “Lekérdezés” gomb megnyomásával az eredmények kilistázódnak. Amennyiben a szövegdobozba nem ír be semmiféle adatot, az összes számlája listázásra kerül. A lekérdezések történhetnek a „Számla szerinti szűrés” vagy „Tétel szerinti szűrés” alapján:

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 59 / 65


11.1.Számla szerinti szűrés

58. kép - Statisztikák / Számla szerinti szűrés

11.2.Tétel szerinti szűrés

59. kép - Statisztikák / Tételek szerinti szűrés Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 60 / 65


11.3.Exportálás Ahhoz, hogy a letöltött statisztikai adatok egyszerűen feldolgozásra kerülhessenek, az “Exportálás” gomb megnyomásával lehetőség van az adatok exportálására, amelynek következtében az adatokból egy „.csv” fájl keletkezik, ami további feldolgozásra alkalmas. A .csv fájl adatai további feldolgozásra alkalmasak a Microsoft Excel programmal. Ahhoz, hogy .csv fájl adatai Microsoft Excel programon keresztül egyszerűen feldolgozásra kerülhessenek (átláthatóak és jól értelmezhetőek legyenek) a következőket kell tenni: 

a Microsoft Excel program elindítása után válasszuk ki a "Fájl / Megnyitás" menüpontot, majd a választható fájl típusok közül a "Szövegfájlok"formátumot.

60. kép– .cvs fájl betöltése Microsoft Excel programba 1.



Kattintsunk a "Megnyitás" gombra, majd válasszuk ki a rendszerből letöltött csv fájlt.



Ezután megjelenik egy ablak, ahol meg kell adni a betöltendő .csv fájl formátumát. Ezt a következő módon tehetjük meg: o

a fájl típusnál válasszuk ki a "Tagolt" opciót;

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 61 / 65


o

a "A fájl eredete" ablakban a lenyíló listából válasszuk ki az "65001: Unicode (UTF-8)"-at;

61. kép- .cvs fájl betöltése Microsoft Excel programba 2.



Kattintsunk a "Tovább" gombra és a következő lépésben, a "Határoló jelek"-nél válasszuk ki a "Tabulátor" lehetőséget.



Ugyanitt "Szövegjelölő"-ként be kell állítani a"{semmi}"-t.

62. kép- .cvs fájl betöltése Microsoft Excel programba 3.



Végül nyomjuk meg a "Befejezés" gombot, amely következtében betöltődik a .csv fájl az Excel programba.

A leírt lépések végrehajtása után a folyamat eredményeként az adatok nem egy cellába "ömlesztve", hanem külön oszlopba rendezve fognak megjelenni. (Felhívjuk a figyelmet, hogy a leírás a Microsoft Office 2007 alapján készült, az ettől eltérő verziókban előfordulhatnak különbségek!) A .csv fájl használatának oka: A rendszerben a .csv fájl formátum használatának több oka is van, melyek közül a legfontosabb, hogy ezen fájltípus megnyitására minden platformon van ingyenes és fizetős szoftverrel is lehetőség, Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 62 / 65


illetve a felépítéséből fakadóan a gépi feldolgozása is egyszerű és szintén platform függetlenül megoldható.

11.4.Exportálás DimDos Könyvelőprogram részére A „Számlázás/Statisztikák” oldalon lehetőség van a DimDOS Könyvelőprogram részére exportot generálni. Ehhez először a „Céges beállítások/Házirend beállítások” oldalon jóvá kell hagynunk a DimDOS integráció engedélyezését.

63. kép - DimDOS integráció engedélyezése (1)

A DimDOS integráció jóváhagyásához kattintson az „Adatok szerkesztése” linkre, ahol bepipálhatja az engedélyezést és a „Mentés” gombbal véglegesíti azt.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 63 / 65


64. kép - DimDOS integráció engedélyezése (2)

A DimDOS integráció engedélyezésének következtében a „Számlázás/Statisztikák” oldalon megjelenik egy új gomb „DimDOS exportálás” néven. Annak érdekében, hogy ne kerüljön ki üres főkönyvi számmal számla, ezért töltse ki a szűrőfeltételek mellett megjelenő további három új mezőt (Vevő főkönyvi számlaszáma; Termék főkönyvi számlaszáma; Fizetendő ÁFA főkönyvi számlaszáma).

65. kép - DimDOS exportálás

A szűrőfeltételek beállítása és a megadott három mező kitöltése után a „DimDOS exportálás” gomb megnyomása után elkészül az export ZIP fájl formátumban tömörítve. Ezt a fájlt a DimDOS könyvelőprogram be tudja olvasni a további feldolgozás végett.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 64 / 65


12. SZÁMLÁK ARCHIVÁLÁSA A Billzone.eu rendszer jelenleg egy évig online elérhetőséget biztosít a kiállított számlákhoz, de tervezzük kiterjeszteni a szolgáltatást és bevezetni az archiválási szolgáltatást. Jelenleg mind a számlát kiállítónak, mind a számlát befogadónak a feladata és felelőssége, hogy a rendszerben elkészült számlákat a megfelelő módon és ideig tárolja.

Verziószám: 2.0

Kelt: 2013.01.01

Oldal: 65 / 65

BILLZONE.EU ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER HASZNÁLATI ÚTMUTATÓJA

Recommend Documents