BILLZONE.EU ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER HASZNÁLATI ÚTMUTATÓJA

A BILLZONE.EU ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER HASZNÁLATI ÚTMUTATÓJA

VERZIÓ SZÁM: 3.6 KELT: 2013.10.15

www.billzone.eu|[email protected]

Dokumentum történet Dátum 2010. 2011.03.18. 2011.04.05. 2011.08.02. 2011.12.16. 2012.05.12 2012.06.01

Módosították Szentpéteri Zsuzsanna Besenyei Ildikó Besenyei Ildikó Besenyei Ildikó Besenyei Ildikó Katona Andrea Katona Andrea

2012.06.10 2012.10.30 2013.01.01

Katona Andrea Katona Andrea Katona Andrea

2013.01.31

Katona Andrea

2013.03.25

Katona Andrea

2013.05.13. 2013.06.10

Katona Andrea Katona Andrea

2013.07.22 2013.08.21

Katona Andrea Katona Andrea

2013.10.15

Katona Andrea

Változások Dokumentum létrehozása Verziófrissítés – 2011.02. Verziófrissítés – 2011.04. Verziófrissítés – 2011.07. ÁFA kulcs változás (27%) Verziófrissítés – 2012.05. Exportálási lehetőség: DimDOS könyvelőprogram részére Felhasználói dokumentum bővítése Verziófrissítés – 2012.11. 2013. január 1-jén életbe lépő jogszabályi változások átvezetése a rendszerbe Arculatváltás és csomagmodellek bevezetése a rendszerbe Exportálási lehetőség: DimSQL könyvelőprogram részére Verziófrissítés – 2013.05 Verziófrissítés – 2013.06 „Megbízható számítógép” funkció bevezetése Verziófrissítés – 2013.07 Verziófrissítés – 2013.08 – NAV xml csatolmány bevezetése Verziófrissítés – 2013.10

Verziószám: 3.6

Verzió 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0

3.0 3.1 3.2 3.3

3.4 3.5 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 2 / 86


Tartalom 1.

A dokumentum célja ....................................................................................................................................... 8 1.1.

Mire való a Billzone.eu? ......................................................................................................................... 8

1.1.1.

Elektronikus számlázás ..................................................................................................................... 8

1.1.1.1.

Az elektronikus aláírás ............................................................................................................. 8

1.1.1.2.

Időbélyegzés ............................................................................................................................. 8

1.1.1.3.

Elektronikus számla formátuma és csatolmánya ...................................................................... 9

2.

Funkcióelérések a rendszerben...................................................................................................................... 10

3.

Regisztrációs folyamat a rendszerben ........................................................................................................... 11

4.

Felhasználói regisztráció ............................................................................................................................... 12 4.1.

5.

6.

Egyedi azonosítás alapján ..................................................................................................................... 12

4.1.1.

Felhasználónév ................................................................................................................................ 12

4.1.2.

Jelszó ............................................................................................................................................... 12

4.2.

OpenID azonosítás alapján .................................................................................................................... 13

4.3.

E-mail címek ......................................................................................................................................... 14

4.4.

Felhasználói felület nyelve .................................................................................................................... 14

4.5.

Személyes adatok marketing célra történő felhasználása ...................................................................... 15

4.6.

Szolgáltatási feltételek elfogadása......................................................................................................... 15

4.7.

Regisztráció véglegesítése ..................................................................................................................... 16

4.7.1.

Fiókaktiválás ................................................................................................................................... 16

4.7.2.

Fiókaktivációs kód újraküldése ....................................................................................................... 16

4.8.

A felhasználó rendszerazonosítója ........................................................................................................ 17

4.9.

A felhasználói fiók beállításainak módosítása....................................................................................... 17

4.9.1.

Alapadatok ...................................................................................................................................... 18

4.9.2.

Fokozott biztonságú belépés ........................................................................................................... 18

4.9.3.

Beállítások módosítása .................................................................................................................... 18

4.9.4.

Megbízható számítógép funkció ..................................................................................................... 19

Cégregisztráció .............................................................................................................................................. 21 5.1.

Azonosító adatok ................................................................................................................................... 22

5.2.

Székhely adatok .................................................................................................................................... 22

5.3.

Kapcsolattartási adatok ......................................................................................................................... 22

5.4.

Számlázási adatok ................................................................................................................................. 23

5.5.

Előfizetési adatok .................................................................................................................................. 23

5.6.

Marketing adatok .................................................................................................................................. 23

5.7.

Szolgáltatási feltételek........................................................................................................................... 23

Megrendelés .................................................................................................................................................. 24 6.1.

Megrendelés kezdeményezője ............................................................................................................... 24

6.1.1.

Ügyfél által kezdeményezett megrendelés ...................................................................................... 24

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 3 / 86


6.1.1.1.

6.1.1.1.1.

Ingyenes előfizetési csomag............................................................................................... 26

6.1.1.1.2.

Fizetős előfizetési csomag ................................................................................................. 26

6.1.2.

Rendszer által kezdeményezett automatikus megrendelés .............................................................. 26

6.1.2.1. 6.2.

Termék kiválasztása ........................................................................................................................ 27

6.2.1.1.

Előfizetések ............................................................................................................................ 27

6.2.1.2.

Fizetési mód kiválasztása ....................................................................................................... 27

6.2.1.3.

Kedvezmény ........................................................................................................................... 27

6.2.2.

Megrendelés véglegesítése .............................................................................................................. 27

6.2.2.1. 6.2.3.

7.

8.

9.

Előfizetési csomag lejáratról figyelmeztető e-mail................................................................. 26

A megrendelési oldal felülete ................................................................................................................ 26

6.2.1.

6.3.

Előfizetési csomagok .............................................................................................................. 25

Megrendelési adatok javítása .................................................................................................. 27

Vásárlás befejezése ......................................................................................................................... 28

A vásárlás teljesítése ............................................................................................................................. 28

6.3.1.

Átutalásos fizetési mód ................................................................................................................... 28

6.3.2.

PayPal internetes online vásárlás fizetési mód ................................................................................ 29

6.3.2.1.

Fizetés teljesítése a PayPal fiókon keresztül........................................................................... 29

6.3.2.2.

Visszatérés a Billzone.eu rendszerbe ...................................................................................... 30

Belépés .......................................................................................................................................................... 31 7.1.

Céges kapcsolat nélküli belépés ............................................................................................................ 31

7.2.

Céges kapcsolattal történő belépés ........................................................................................................ 31

7.3.

Rendszerüzenetek a Belépés panelen .................................................................................................... 32

Nyitó oldal..................................................................................................................................................... 33 8.1.

Cégadatok doboz ................................................................................................................................... 33

8.2.

Számlázás doboz ................................................................................................................................... 33

8.3.

Előfizetés doboz .................................................................................................................................... 34

8.4.

Megrendelés doboz ............................................................................................................................... 34

8.4.1.

Elszámolások listája ........................................................................................................................ 34

8.4.2.

Elszámolási adatlap ......................................................................................................................... 36

Céges beállítások........................................................................................................................................... 38 9.1.

Alapadatok ............................................................................................................................................ 38

9.1.1.

Cég adatai ........................................................................................................................................ 38

9.1.2.

Számlázási adatok ........................................................................................................................... 39

9.1.3.

Kapcsolattartási adatok ................................................................................................................... 39

9.1.4.

Számla letöltő oldal egyedi testre szabása....................................................................................... 39

9.1.5.

Logó a számlaképen ........................................................................................................................ 39

9.2.

Házirend beállítások .............................................................................................................................. 40

9.2.1.

Számla kézbesítő levél küldése a vevőnek ...................................................................................... 41

9.2.1.1.

Számla kézbesítő levél nyelve ................................................................................................ 41

9.2.1.2.

Számla letöltő oldal vevő partner részére ............................................................................... 42

9.2.2.

Számla kézbesítő levél státusz változásáról értesítés ...................................................................... 44

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 4 / 86


9.2.3.

Számla kézbesítő levél egyedi üzenete ............................................................................................ 44

9.2.4.

Fokozott biztonság engedélyezése .................................................................................................. 44

9.2.5.

Fokozott biztonságú belépés használata .......................................................................................... 45

9.2.6.

A számla állományok nevének előtagja .......................................................................................... 45

9.2.7.

Külső alkalmazás csatlakoztatása .................................................. Hiba! A könyvjelző nem létezik.

9.2.8.

DimDOS vagy DimSQL integráció .............................................. Hiba! A könyvjelző nem létezik.

Felhasználók .......................................................................................................................................... 45

9.3.

9.3.1.

Felhasználói szerepkörök ................................................................................................................ 45

9.3.1.1. 9.3.2.

Felhasználó meghívása céghez ........................................................................................................ 47

9.3.3.

Meghívó elfogadása ........................................................................................................................ 47

9.3.4.

Felhasználó adatok szerkesztése...................................................................................................... 50

9.3.5.

Felhasználó adatai ........................................................................................................................... 50

9.3.5.1.

Számlán megjelenő felhasználói adatok ................................................................................. 50

9.3.5.2.

Felhasználó céges adatai ......................................................................................................... 51

9.3.5.2.1.

Jogosultság beállítása ......................................................................................................... 51

9.3.5.2.2.

Regisztráció dátuma ........................................................................................................... 51

Letölthető dokumentumok .................................................................................................................... 51

9.4. 10.

Jogosultságok szerepkörönként .............................................................................................. 45

Törzsadatok felvétele ................................................................................................................................ 52

10.1.

Telephelyek hozzáadása .................................................................................................................. 52

10.2.

Számlatömbök ................................................................................................................................. 52

10.3.

Banki kapcsolatok felvétele............................................................................................................. 54

10.4.

Vevő hozzáadása ............................................................................................................................. 55

10.5.

Mennyiségi egységek létrehozása ................................................................................................... 58

10.6.

Termékek hozzáadása ..................................................................................................................... 58

11.

Számla kiállítás ......................................................................................................................................... 60

11.1.

Billzone.eu számlakép ..................................................................................................................... 60

11.2.

Új elektronikus számla létrehozása ................................................................................................. 60

11.2.1.

Szállító adatai .............................................................................................................................. 60

11.2.2.

Vevő adatai ................................................................................................................................. 60

11.2.3.

Számla adatai .............................................................................................................................. 61

11.2.4.

Banki adatok ............................................................................................................................... 62

11.2.5.

Számlatétel adatok ...................................................................................................................... 63

11.2.6.

Elektronikus számla mentése és csatolmányának megtekintése ................................................. 63

11.3.

Új papír alapú számla létrehozása ................................................................................................... 64

11.4.

Sztornó (érvénytelenítő) számla létrehozása ................................................................................... 64

11.5.

Számla létrehozása egy már létező alapján ..................................................................................... 65

11.6.

Devizás számla kiállítása................................................................................................................. 66

11.6.1.

Devizás számla ........................................................................................................................... 66

11.6.1.1.

Számla nyelve ......................................................................................................................... 66

11.6.1.2.

Pénznem ................................................................................................................................. 67

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 5 / 86


11.6.1.3.

11.6.1.3.1.

Nyilatkozat a Közösségen belüli számlázásról ................................................................ 68

11.6.1.3.2.

’EU’ ÁFA kulcs használata .............................................................................................. 68

11.6.1.3.3.

Közösségi adószám .......................................................................................................... 68

11.6.1.3.4.

IBAN ................................................................................................................................ 68

11.6.1.3.5.

SWIFT/BIC ...................................................................................................................... 69

Belföldi devizás számla .............................................................................................................. 69

11.6.2. 11.6.2.1. 11.7.

12.

Közösségen belüli számlázás.................................................................................................. 67

Árfolyam ................................................................................................................................ 69

Egyéb számlafajták kiállítása .......................................................................................................... 70

11.7.1.

Proforma számla (díjbekérő) ....................................................................................................... 70

11.7.2.

Előleg számla .............................................................................................................................. 70

11.7.3.

Részszámla.................................................................................................................................. 71

11.7.4.

Végszámla ................................................................................................................................... 72

Statisztikák ................................................................................................................................................ 74

12.1.

Számla szerinti szűrés ..................................................................................................................... 74

12.2.

Tétel szerinti szűrés ......................................................................................................................... 75

12.3.

Exportálás ........................................................................................................................................ 75

12.4.

Exportálás DimDos vagy DimSQL Könyvelőprogram részére ....................................................... 78

13.

Országonkénti szabálykövetés .................................................................................................................. 81

13.1.

Magyar szabálykövetés ................................................................................................................... 81

13.1.1.

ÁFA kulcsok ............................................................................................................................... 81

13.1.2.

ÁFA kulcs ellenőrzések a rendszerben ....................................................................................... 81

13.1.2.1.

Kedvezményes ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................... 81

13.1.2.2.

‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................... 82

13.1.2.3.

‘EXP’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................. 82

13.1.2.4.

‘FAD’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések ............................................................................ 82

13.2.

Osztrák szabálykövetés ................................................................................................................... 83

13.2.1.

ÁFA kulcsok ............................................................................................................................... 83

13.2.2.


13.2.2.1. 13.3.

Német szabálykövetés ..................................................................................................................... 83

13.3.1.

ÁFA kulcsok ............................................................................................................................... 83

13.3.2.


13.3.2.1. 13.4. 14.


Kerekítési szabályok ....................................................................................................................... 84

Interfészen keresztül történő automatizált számlázás funkció................................................................... 85

14.1. 15.


Külső alkalmazás csatlakoztatása .................................................. Hiba! A könyvjelző nem létezik.

Számlák tárolása........................................................................................................................................ 86

15.1.

Türelmi idő ...................................................................................................................................... 86

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 6 / 86


Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 7 / 86


1. A DOKUMENTUM CÉLJA Jelen dokumentum célja, hogy útmutatást adjon a Billzone.eu online elektronikus számlázó rendszer használatáról.

1.1.

Mire való a Billzone.eu?

A Billzone.eu egy elektronikus és papír alapú számlák előállítására alkalmas internetes (online) számlázó rendszer. További információk: Mit jelent az online számlázó rendszer?

1.1.1. Elektronikus számlázás A 2010/45/EU direktíva fogalma szerint e-számlának minősül az a számla, amely a kiállítás és a befogadás pillanatában elektronikus. Azonban mind az említett direktíva, mind a magyar jogszabály (ÁFA törvény) kimondja, hogy ugyanakkor az e-számlának teljesítenie kell az alábbi alapelveket: megbízható módon biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. Mind az említett EU direktíva, mind a magyar ÁFA törvény az egyéb és új hitelesítési lehetőségek mellett továbbra is az egyik megbízható hitelesítési módnak a digitális aláírást javasolja. A hatályos jogszabályokban elvárt megbízható ellenőrzési nyomvonal létesítése érdekében a Billzone.eu elektronikus számlái eredetiségét egy hitelesítő szolgáltató által kiállított tanúsítvánnyal való elektronikus aláírás biztosítja. Ezen felül az e-számlát egy időbélyegző szolgáltató által időpecséttel látjuk el, így garantálva a kiállítás dátumának valósságát.

1.1.1.1.

Az elektronikus aláírás

A digitális aláírás az elektronikus kommunikációban használt titkosítási eljárás, melynek segítségével használója hitelesítheti az általa kiállított dokumentumokat. Amennyiben a digitális aláírás egy minősített szolgáltatótól származik, akkor azt elektronikus aláírásnak hívjuk, és használata egyenértékű a kézzel írott-, vagy közjegyző előtt tett aláírással. Elektronikus aláírást kizárólag a Nemzeti Hírközlési Hatóság által minősített szolgáltatótól lehet vásárolni. A minősített szolgáltatók listája megtekinthető a Nemzeti Hírközlési Hatóság weboldalán: http://webold.nhh.hu/esign/szolgParams/init.do?tipus=mi. Az elektronikus aláírás kibocsátását a 2001. évi XXXV. törvény szabályozza, melynek alapja az Európai Unió elektronikus aláírásról szóló 1999/93/EC irányelve. A Billzone.eu (N-Ware Kft.) elektronikus aláírását a Microsec Kft. e-Szignó Hitelesítés Szolgáltató (https://srv.e-szigno.hu/) biztosítja. További információk: Elektronikus aláírás blogcikk

1.1.1.2.

Időbélyegzés

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 8 / 86


További információk: Időbélyegzés blogcikk

1.1.1.3.

Elektronikus számla formátuma és csatolmánya

Az elektronikus számla több különböző fájl formátumban is készülhet, azonban minden esetben tartalmazza csatolmányként a számla adatainak algoritmikus feldolgozását elősegítő adatfájlt. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) 2009.10.26-án közreadott rendeletében („Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről”) felsorolt elektronikus számla fájlformátumai alapján a Billzone.eu rendszer a számlákat PDF formátumban készíti el, mely dokumentum csatolmányként tartalmazza az adatok gépi feldolgozását elősegítő TXT és NAV xml fájlt.

Billzone.eu elektronikus számla csatolmányai

További információk: Elektronikus számla megjelenési formája és csatolmánya

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 9 / 86


2. FUNKCIÓELÉRÉSEK A RENDSZERBEN Az alábbiakban leírt funkciók nem minden előfizetési csomagban érhetők el. Azonban a felhasználói kézikönyv úgy került kialakításra, hogy a rendszer teljes leírását tartalmazza, minden egyes funkciót összegyűjt és bemutat előfizetési csomagtól függetlenül. Amennyiben nem tudja, hogy előfizetési csomagja tartalmazza-e az adott funkciót, akkor tekintse meg a Billzone.eu Szolgáltató Szolgáltatások oldalán az előfizetési csomagok árazását és tartalmát.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 10 / 86


3. REGISZTRÁCIÓS FOLYAMAT A RENDSZERBEN A rendszerben a regisztrációs folyamat az alábbi lépéseken megy keresztül:   

Felhasználói regisztráció Cégregisztráció Vásárlási folyamat (fizetős előfizetési csomag kiválasztása esetén)

A regisztrációs folyamat és annak oldalain történő navigáció automatikus, továbbá mindez a lapok tetején egy navigációs állapotjelző segítségével történik.

Navigációs állapotjelző

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 11 / 86


4. FELHASZNÁLÓI REGISZTRÁCIÓ A Billzone.eu rendszerben a felhasználó kétféle módon azonosíthatja magát. A későbbi belépés során történő azonosítás módját a regisztráció során kell eldöntenie leendő ügyfelünknek, ugyanis az azonosítástól függően eltérő módon történik a felhasználó regisztrációja a rendszerben.

Felhasználói regisztráció

4.1.

Egyedi azonosítás alapján

Ebben az esetben az azonosítás a Billzone.eu rendszerben létrehozott felhasználói fiókhoz tartozó felhasználónévvel és jelszóval történik, amelyeket a „Felhasználó adatainak megadása” űrlapon kell megadni.

4.1.1. Felhasználónév A felhasználónév a felhasználó egyedi azonosítója, amelyet mindenegyes belépéskor meg kell adnia a rendszerben. Maximum 20 karakter lehet.

4.1.2. Jelszó A jelszó egy a felhasználó által megadott titkos karakterlánc, amellyel belépéskor bejelentkezhetnek a rendszerbe. A jelszó abban segít, hogy a rendszerben a felhasználó törzsadataihoz jogosulatlan személy(ek) ne férhessen(ek) hozzá. A rendszerben a jelszó minimum 6, maximum 20 karakter lehet, továbbá tartalmaznia kell számot és betűt egyaránt.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 12 / 86


Felhasználói fiók regisztrálása egyedi azonosítással

4.2.

OpenID azonosítás alapján

Ez esetben a támogatott OpenID szolgáltatók egyikén keresztül történik az azonosítás a rendszerükben. A következő OpenID szolgáltatók közül választhat: Gmail (Google), Yahoo és MyOpenID. További információk: Minden, amit az OpenID-ról tudni lehet Az OpenID szolgáltató kiválasztása után elnavigáljuk az Ön által kiválasztott OpenID szolgáltató beléptető oldalára, ahol biztonságosan, és mások számára megismerhetetlen módon megadhatja belépési adatait (felhasználónév és jelszó). Amennyiben ezt első alkalommal teszi meg, úgy a sikeres azonosítást követően a Billzone.eu„Felhasználó adatainak megadása” űrlap oldalra kerül, ahol az OpenID szolgáltatóján keresztül megadott nyilvános adatokat előtöltjük Önnek. Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 13 / 86


OpenID-n keresztül történő azonosítás

4.3.

E-mail címek

A két email cím bekérésével a rendszerhasználat további és fokozott biztonságára adunk lehetőséget. Az első a kapcsolattartási email cím, ahova a rendszer által generált automatikus üzeneteket és figyelmeztetéseket küldjük ki. OpenID-val történő azonosítás esetében regisztrációkor ezt a címet előtöltjük az OpenID szolgáltatótól megkapott címmel. Egyedi azonosítás választása esetében mindkét e-mail címet Önnek kell megadnia.

Két e-mail cím megadása a rendszerben

A második e-mail cím szerepe, hogy felhasználóink ide kapják meg minden egyes bejelentkezéskor a belépéshez szükséges ellenőrző kódot (egyszer használatos jelszót). Ez a megoldás csak akkor nyújt tényleges biztonságot, ha első és második e-mail címnek két különböző cím kerül megadásra. Amennyiben nem rendelkezik két e-mail címmel, abban az esetben mindkét e-mail címhez megadhat azonos elérhetőséget, ez esetben azonban kérjük, e-mail fiókját és jelszavait kellő gonddal kezelje!

4.4.

Felhasználói felület nyelve

A regisztráció során kiválasztható, hogy a rendszer felületét milyen nyelven szeretnénk használni. Jelenleg a rendszer az alábbi nyelvi felületet támogatja: Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 14 / 86


 

magyar angol

A későbbiekben a felület nyelve állítható a „Felhasználói fiók/Alapadatok/Nyelv/Beállítások módosítása” oldalon.

Felhasználói felület nyelve

4.5. Személyes felhasználása

adatok

marketing

célra

történő

A jelölő négyzet bejelölésével a felhasználó a regisztráció során hozzájárul az adatainak marketing célra történő felhasználásához. Amennyiben nem szeretné az adatai felhasználását, úgy kérjük a mező üresen hagyását.

4.6.

Szolgáltatási feltételek elfogadása

A felhasználói regisztráció során letölthető formában ügyfeleink elolvashatják a Szolgáltatási feltételeket tartalmazó Egységes Szolgáltatási Szerződést. Ennek megismerése és elfogadása kötelező jellegű. Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 15 / 86


Szolgáltatási feltételek elfogadása

4.7.

Regisztráció véglegesítése

4.7.1. Fiókaktiválás Egyedi azonosítóval történő regisztráció esetében a folyamat véglegesítéséhez meg kell adni az aktivációs kódot, amelyet e-mailben küldünk ki regisztráló ügyfeleinknek.

Felhasználó regisztrálás befejezése

OpenID szolgáltatón keresztül történő regisztráció esetében a „Felhasználói regisztrálás befejezése” automatikusan megtörténik.

Felhasználói fiók aktiválása

4.7.2. Fiókaktivációs kód újraküldése Amennyiben a fiókaktiváláshoz szükséges kód nem érkezett meg levélben, úgy a levelet a „Fiók beállítások / Felhasználói fiók adatai” oldalon ismét kiküldheti a rendszerből ahhoz, hogy megadhassa a kiküldött kódot az aktiváláshoz.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 16 / 86


Aktivációs levél újraküldése

4.8.

A felhasználó rendszerazonosítója

A rendszerben minden egyes felhasználóhoz tartozik egy egyedi, publikus azonosító. A rendszer használata során a felhasználó neve mellett zárójelben mindig megjelenik az azonosítója (amely 9 karakter betűből és számjegyekből áll). A felhasználó semmilyen természetes vagy egyéb adatára nem utal, kizárólag a rendszerben történő gyorsabb egyedi azonosítást segíti elő.

Felhasználói egyedi azonosító

4.9.

A felhasználói fiók beállításainak módosítása

A felhasználói fiók módosítása a jobb felső menüsorban található „Fiók beállítások” menü alatt található.

Felhasználói fiók beállítások módosítása

A felhasználói fiók adatai oldalon a felhasználó éppen aktuális beállításai tekinthetők meg, amely a következő adatokat tartalmazza:

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 17 / 86


Felhasználói fiók adatai

4.9.1. Alapadatok 

Felhasználó neve – A felhasználói regisztráció során megadott név



Azonosító – A felhasználó rendszerazonosítója, amelyet a rendszer generál automatikusan. Lásd bővebben jelen dokumentum „Felhasználó rendszerazonosítója” pontját.



E-mail cím – A felhasználói regisztráció során megadott e-mail cím. Lásd bővebben jelen dokumentum „E-mail címek” pontját.



Nyelv – A felhasználói regisztráció során megadott alapértelmezett nyelv. Lásd bővebben jelen dokumentum „Felhasználói felület nyelve” pontját.



Megbízható számítógép – Lásd bővebben jelen dokumentum „Megbízható számítógép funkció” pontját.

4.9.2. Fokozott biztonságú belépés 

E-mail cím – A felhasználói regisztráció során a hitelesítéshez megadott (fokozott biztonságú belépéshez szükséges) e-mail cím. Lásd bővebben jelen dokumentum „E-mail címek” pontját.

4.9.3. Beállítások módosítása A „Beállítások módosítása” link megnyomásával érhető el a „Felhasználói fiók adatainak módosítása” oldal, ahol az éppen aktuális adatokat szerkesztheti, módosíthatja.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 18 / 86


Felhasználói fiók adatai

4.9.4. Megbízható számítógép funkció

Ha nem szeretne egyszer használatos jelszót megadni minden alkalommal, amikor bejelentkezik a Billzone.eu rendszerbe, akkor számítógépét megbízhatónak nyilváníthatja. A „Megbízható számítógép” lehetőség bejelölésével állíthatja megbízhatónak az adott számítógépet, így a következő bejelentkezésekkor már nem kell ellenőrző kódot megadnia. A beállítás a „Fokozott biztonságú belépés” oldalon kezdeményezhető.

Megbízható számítógép funkció

Amennyiben az adott számítógépet több Billzone.eu felhasználó is használja, akkor az adott számítógép csak annál a Billzone.eu felhasználónál működik megbízható számítógépként, amelyik felhasználó ezt a funkciót bekapcsolta. Számítógépét bármikor megbízhatónak nyilváníthatja, amely visszavonásig érvényes. A „Megbízható számítógép funkció” visszavonása a „Felhasználói fiók adatainak módosítása” oldalon lehetséges, amely visszavonás az adott felhasználó összes megbízhatónak jelölt számítógépére érvényes lesz.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 19 / 86


Megbízható számítógép funkció

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 20 / 86


5. CÉGREGISZTRÁCIÓ A regisztrációs folyamat következő lépése a Cégregisztráció, amely oldalra újonnan regisztráló felhasználóink automatikusan kerülnek.

Cégregisztráció Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 21 / 86


Felhasználói fiókkal rendelkező ügyfél új céget a “Fiók beállítások / Céges kapcsolatok karbantartása” fül alatt az “Új cég regisztrálása” linkre kattintva regisztrálhat. A cégregisztrációs űrlapon a következő mezőket (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező) kell kitölteni:

5.1. 



 

5.2.      

5.3.    

Azonosító adatok Cégnév* - A cégnek a hivatalos nyilvántartásban szereplő teljes neve. Egyéni vállalkozóként regisztrálóknak a neve mögött használniuk kell az e.v. (egyéni vállalkozó) rövidítést, valamint nyolc számjegyű nyilvántartási számát. Pl.: Kovács József e.v. (ny.sz.: 12345678) Hivatalos azonosító*- Cég esetében a cégjegyzékszámot kell megadni, amelynek formátuma: 12-34-567891. Egyéni vállalkozó esetében a nyolc számjegyű nyilvántartási számot kell szerepeltetni. Adószámos magánszemély esetében az adókártyán szereplő 10 számjegyű adóazonosító jelet kell begépelni. Adószám* - az adóhatóság által kiosztott 11 számjegyű azonosítóját kell megadnia a következő formátumban: 12345678-9-01 Közösségi adószám - Amennyiben cége rendelkezik közösségi adószámmal, itt, adhatja meg a rendszer számára.

Székhely adatok Ország* Megye Irányítószám* Helység* Címsor 1* Címsor 2

Kapcsolattartási adatok Kapcsolattartási e-mail cím* - Az az e-mail cím, amelyre a rendszer az automatikus üzeneteket küldi. Kapcsolattartó neve* Kapcsolattartó telefonszáma* Kapcsolattartás nyelve (magyar vagy angol) – Kapcsolattartási e-mail címre kimenő rendszerüzenetek nyelve.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 22 / 86


5.4.    



5.5. 

5.6.  

5.7. 

Számlázási adatok Bank neve* - A cég számlavezető bankjának hivatalos megnevezése Bankszámlaszám* - A bankszámlaszám a számlavezető bankjánál nyilvántartott bankszámlaszám, amely háromszor nyolc számjegyből áll. SWIFT / BIC kód - A nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankokat jelöli. Elektronikus számlatömb előjele* - Az előtag a számlaszám elejét képezi. Általában egy vagy több nagybetű alkotja. Az elektronikus és a papír alapú számlatömb előjele nem lehet azonos. Papír alapú számlatömb előjele* - Az előtag a számlaszám elejét képezi. Általában egy vagy több nagybetű alkotja. Az elektronikus és a papír alapú számlatömb előjele nem lehet azonos.

Előfizetési adatok Előfizetési csomag – A korábban kiválasztott előfizetési csomag neve jelenik meg előtöltve.

Marketing adatok Honnan értesült a Billzone.eu-ról? – Válaszával munkánkat segíti elő. Ajánló cég hivatkozása - Annak a cégnek az azonosítója - adószám, EU adószám vagy cégjegyzékszám -, amely munkatársa Önnek ajánlotta a Billzone.eu szolgáltatást. Amennyiben megadja, úgy a hivatkozott (ajánló) cég kedvezményben részesül.

Szolgáltatási feltételek Szolgáltatási feltételek elfogadása* – A Szolgáltatási Feltételek letölthető formában elérhető ügyfeleink részére, amelynek elfogadása a rendszer használatához átolvasás és értelmezés után kötelező.

A cégregisztrálás véglegesítéséhez a “Tovább” gombra kell kattintani. A sikeres regisztrációt emailben is megerősítjük.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 23 / 86


6. MEGRENDELÉS Megrendelés kezdeményezésével előfizetési csomagok vásárolhatók. A mindenkor aktuális szolgáltatásaink és az ahhoz kapcsolódó díjazás megtalálható a Billzone.eu Szolgáltatások publikus oldalán.

6.1.

Megrendelés kezdeményezője

A megrendelést kezdeményezője alapján két megrendelés típust különböztet meg a rendszer:  

Ügyfél által kezdeményezett megrendelés Rendszer által kezdeményezett automatikus megrendelés

6.1.1. Ügyfél által kezdeményezett megrendelés A felhasználó által kezdeményezett megrendelés elérésére és indítására az alábbi felületeken van lehetőség: 

Billzone.eu publikus főoldal / MEGRENDELÉS gomb megnyomásával a regisztráció részeként

Főoldalról kezdeményezett vásárlás

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 24 / 86




Céges Nyitóoldal / MEGRENDELÉS gomb megnyomásával

Céges nyitóoldalról kezdeményezett vásárlás

6.1.1.1.

Előfizetési csomagok

Mind a Billzone.eu főoldalról indított, mind pedig a rendszerben belülről kezdeményezett regisztrációt megelőzően egyaránt kötelező a csomagmodell választás.

Előfizetési csomag választása

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 25 / 86


Az alábbi csomagok közül történhet a választás: 6.1.1.1.1.

Ingyenes előfizetési csomag

Ingyenes csomagmodell választása esetében a regisztrációs folyamat a cégregisztrációval zárul, nincsen szükség a továbbiakban a vásárlási folyamat folytatására. 6.1.1.1.2.

Fizetős előfizetési csomag

Amennyiben fizetős előfizetési csomagot vásárol, úgy a vásárlás folyamata a regisztráció részeként történik meg.

6.1.2. Rendszer által kezdeményezett automatikus megrendelés Előfizetéses ügyfeleink részére az előfizetési csomag lejárati dátuma előtt 30 nappal a rendszer automatikusan generál egy a jelenlegi előfizetési csomagjukkal azonos csomag-meghosszabbítást tartalmazó megrendelést. Az automatikus megrendelés nem kötelezi semmire előfizetőinket, a megrendelés törölhető és kezdeményezhető egy másik vásárlás helyette. Az új automatikus megrendelésről a MEGRENDELÉS dobozban található „Új tétel a listában!” figyelmeztetés tájékoztatja ügyfeleinket, amely tétel és annak részletei megtekinthetők az „Elszámolások listája” linkre kattintva.

"Új tétel a listában" figyelmeztetés

6.1.2.1.

Előfizetési csomag lejáratról figyelmeztető e-mail

Előfizetéses ügyfeleink az előfizetési csomag lejáratról figyelmeztető levelet kapnak a rendszertől a lejárat előtt 20 illetve 10 nappal.

6.2.

A megrendelési oldal felülete

A vásárlás folyamata az alábbi űrlapok kitöltéséből, jóváhagyásából áll:   

Termék kiválasztása Megrendelés véglegesítése Vásárlás befejezése

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 26 / 86


Termék kiválasztása

6.2.1. Termék kiválasztása A „Termék kiválasztása” oldalon a megvásárolni kívánt terméket lehet kiválasztani, amely lehet előfizetési csomag vagy e-számla feltöltés. Egyszerre csak az egyik fajta termékből lehet vásárolni.

6.2.1.1.

Előfizetések

Előfizetési csomagok választása lehetséges a megadott fizetési intervallum kiválasztásával (negyedéves, éves).

6.2.1.2.

Fizetési mód kiválasztása

Átutalásos vagy PayPal internetes fizetési módra van lehetőség rendszerünkben. Bővebben a fizetési módokról a Megrendelés teljesítése részben olvashat.

6.2.1.3.

Kedvezmény

Kedvezményeink kupon formájában vehetők igénybe, amelynek kódja megadható a megrendelés folyamán.

6.2.2. Megrendelés véglegesítése A „Megrendelés véglegesítése” oldal tartalmazza a megrendelés és díjfizetés paramétereinek listáját. Itt történik meg a megadott vásárlási adatok ellenőrzése.

6.2.2.1.

Megrendelési adatok javítása

A megrendelés során létrejött adatbeviteli hibát vagy a rendelés tartalmára vonatkozó esetleges tévedés javítására lehetősége van a felhasználónak a "Vissza" gomb megnyomásával

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 27 / 86


Megrendelés véglegesítése

6.2.3. Vásárlás befejezése A „Vásárlás befejezése” oldalon a megrendelés rögzítése vagy a teljesítés visszaigazolása történik meg. Előbbi az átutalással végbemenő fizetés esetében, utóbbi pedig a PayPal szolgáltatón keresztül történő fizetésnek az eredménye.

Vásárlás befejezése

6.3.

A vásárlás teljesítése

A megrendelést a vásárlási folyamat során megadott fizetési mód alapján lehet teljesíteni a Billzone.eu szolgáltatója felé.

6.3.1. Átutalásos fizetési mód Átutalásos fizetési mód választása esetén a vásárlási folyamat befejező oldalán megjelenítésre kerülnek a teljesítéshez szükséges adatok: Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 28 / 86


• • • •

Kedvezményezett neve Kedvezményezett számlaszáma Átutalás összege Átutalás közleménye

Átutalási adatok megjelenítése

Az átutalási adatok alapján a megrendelést kezdeményező cég miután teljesíti az átutalást, a megrendelt termék jóváírásra kerül számára, amelyről számlát állít ki részére az N-Ware Kft.

6.3.2. PayPal internetes online vásárlás fizetési mód Internetes vásárlás esetén a „Termék kiválasztása” oldalon be kell jelölni a PayPal szolgáltatót, mint internetes fizetési módot.

PayPal fizetési mód kiválasztása

6.3.2.1.

Fizetés teljesítése a PayPal fiókon keresztül

A rendszer átnavigálja a vásárlót a PayPal belépési oldalára, ahol a megrendelés kifizetése teljesíthető. A fizetési információk jóváhagyása után a ’Pay Now’ gomb megnyomásával azonnal teljesül a kifizetés.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 29 / 86


Fizetés teljesítése a PayPal fiókon keresztül

6.3.2.2.

Visszatérés a Billzone.eu rendszerbe

A szolgáltató oldaláról visszaérkezve a ’Vásárlás befejezése’ oldalra navigál a rendszer, ahol a teljesített fizetési információk kerülnek felsorolásra.

Teljesített fizetési információk megjelenítése

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 30 / 86


7. BELÉPÉS A rendszerbe történő belépést a Billzone.eu főoldalon a „Belépés” gomb megnyomásával kezdeményezheti. A korábbi regisztráció alapján a belépés történhet egyedi azonosítás (felhasználónév, jelszó) útján vagy OpenID szolgáltatón keresztül.

Belépés

A rendszerben annak megfelelően, hogy van-e már a felhasználói fiókhoz rendelt cég regisztrálva, kétféleképpen történhet a belépés:  

Céges kapcsolat nélküli belépés Céges kapcsolattal történő belépés

7.1.

Céges kapcsolat nélküli belépés

Amennyiben nem rendelkezik még céges kapcsolattal, azaz a felhasználói fiókja nincsen hozzárendelve egyetlen a rendszerben regisztrált céghez sem és úgy lépett be a rendszerbe, akkor a rendszer a „Fiók beállítások”oldalra navigálja, ahol új cég regisztrálását kezdeményezheti (amelynek lépéseit elolvashatja a Cégregisztráció pontban).

Céges kapcsolat nélküli belépés

7.2.

Céges kapcsolattal történő belépés

Amennyiben felhasználói fiókja egy vagy több céghez már hozzá van rendelve, úgy a rendszer a „Fokozott biztonságú belépés” oldalra navigál, ahol meg kell adnunk a belépéshez szükséges egyszer használatos jelszavunkat. A jelszó arra az e-mail címre kerül kiküldésre, amelyet a „Felhasználói fiók Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 31 / 86


regisztrációja” során megadtunk, továbbá a rendszer kiírja, hogy a fokozott biztonságú kód melyik Ön által megadott e-mail címére kerül kiküldésre.

Céges kapcsolattal történő belépés

7.3.

Rendszerüzenetek a Belépés panelen

Az üzemeltető által fontos közléssel bíró rendszerüzenetek a Belépés panelen jelennek meg, így a belépéskor azonnal elolvashatóak a lényeges és sürgős információk.

Rendszerüzenetek a Belépés panelen

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 32 / 86


8. NYITÓ OLDAL A Nyitó oldal úgy került kialakításra, hogy a legfontosabb és leggyakrabban használt funkciók illetve adatok gyorsgombokkal elérhetők legyenek innen is. Ezek a következők:

Nyitó oldal

8.1.

Cégadatok doboz

A Cégadatok dobozban a cég alapadatai találhatók, mint például a neve, székhelye. Továbbá gyors linkekkel elérhetők az:    

Alapadatok Házirend beállítások Felhasználók 40% kedvezmény

8.2.

Számlázás doboz

A Számlázás dobozban a számlázáshoz szükséges leggyakrabban használt linkeket gyűjtöttük össze, annak érdekében, hogy már a főoldalról egyetlen kattintással elérhetővé váljék a számlakiállítás:    

Új elektronikus számla létrehozása link Új papír alapú számla létrehozása link Számla létrehozása egy már létező alapján Sztornó (érvénytelenítő) számla létrehozása

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 33 / 86


8.3.

Előfizetés doboz

Az Előfizetés dobozban az elfizetési csomaghoz tartozó legfőbb információk jelennek meg:

 

Előfizetési csomag neve Előfizetési csomag érvényessége – az előfizetési díj (éves vagy negyedéves) befizetésétől függően.

8.4.

Megrendelés doboz

A Megrendelés dobozban a vásárlásokkal összefüggő legfőbb információk jelennek meg:  

MEGRENDELÉS gomb Elszámolások listája

8.4.1. Elszámolások listája A rendszerben megtekinthetők a kezdeményezett megrendelések és a már teljesített vásárlások listája a ’Elszámolások listája’ nevezetű oldalon. Az oldalon táblázatba rendezve az alábbi adatok találhatók:          

Megrendelés száma Termék Megrendelés dátuma Nettó és Bruttó ár Kedvezmény %-os árengedmény esetében Kedvezmény fix összegű árengedmény esetében Fizetendő nettó és bruttó ár Felhasznált kupon megnevezése Pénznem Megrendelés státusza, amely lehet: o Feladva = A megrendelés véglegesítve el lett küldve ügyfél vagy rendszer részéről. o Fizetés nem teljesült = Online fizetés esetén a fizetés sikertelenségekor vagy az automatikus megrendelés a rendszer által történő automatikus státuszváltással. A rendszer az automatikus megrendeléseket automatikusan „Fizetés nem teljesült” státuszba állítja a keletezésük után 60 nappal, ha azok nem kerültek teljesítésre. o Teljesítve = Kifizetésre került megrendelés. o Elutasítva = Billzone.eu (rendszeradminisztrátor) által elutasításra kerül a megrendelés. o Ügyfél által elutasítva = Ügyfél elutasítja a megrendelést. Jó tudni: Ügyfél az automatikus interfész elszámolásos megrendelést nem tudja elutasítani, mivel azok utólagos elszámolások, ezért azok teljesítése elvárt. Jó tudni:

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 34 / 86


 

  

Megrendelés ügyfél általi elutasításáról tájékoztató levél kerül kiküldésre a cég központi e-mail címére, amelyben megjegyzésként automatikusan szerepel az elutasítás okaként az „Ügyfél által elutasítva” szövegezés. Megrendelés kezdeményezője, amely lehet: o Ügyfél o Automatikus Megrendelés típusa, amely lehet: o Előfizetés vásárlása vagy hosszabbítása o E-számla feltöltés o Előfizetés vásárlása jóváírással o Automatikus megrendelés o Interfészen kiállított e-számlák hó végi elszámolása Fizetés módja, amely lehet: o Átutalás o PayPal Fizetett összeg Termék jóváírásának dátuma.

Elszámolások listája oldal

A megrendelések között kereshet a „Szűrő megjelenítése” link, majd a „Szűrés” gomb segítségével. A keresés az alábbi szűrők beállításával történhet:    

Megrendelés státusza Megrendelés kezdeményezője Megrendelés típusa Megrendelés dátuma, -tól -ig

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 35 / 86


Elszámolások listája oldalon található szűrő

8.4.2. Elszámolási adatlap Az „Elszámolások listája” oldalon a Megrendelések száma linkre kattintva megnyílik az adott tétel „Elszámolási adatlap”-ja.

Megrendelés száma link megnyitja a tételenkénti Elszámolási adatlapot

Az „Elszámolási adatlap” oldalon részletesen megtekinthetők az adott tétel adatai.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 36 / 86


Elszámolási adatlap

Az „Elszámolási adatlap”-ról felhasználó a következő tevékenységeket kezdeményezheti: o o o

PayPal gomb megnyomásával online fizetést, Átutalási adatok segítségével átutalást végezhet, Megrendelési tételt az „Elutasít” gomb megnyomásával elutasíthatja (kivéve az interfész elszámolású megrendeléseket).

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 37 / 86


9. CÉGES BEÁLLÍTÁSOK 9.1.

Alapadatok

A Céges beállítások / Alapadatok oldalon a cég adatai láthatók, amelyek a cégregisztráció során megadásra kerültek a rendszerben.

Céges beállítások / Alapadatok

A “Számlázás / Céges beállítások / Alapadatok” fül alatt az alábbiakat módosíthatja:

9.1.1. Cég adatai “Beállítások szerkesztése” link segítségével módosíthatja a regisztrációkor megadott cégadatokat. Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 38 / 86


Figyelem: ahhoz, hogy a megváltozott székhelyadatok a kiállított számlán is szerepeljenek, ahhoz a módosításokat szintén el kell végezni a „Törzsadatok / Telephelyek” oldalon. Figyelem: amennyiben bepipálja, hogy a kisadózók tételes adója (KATA) szerinti adózó, úgy a számlán feltüntetésre kerül a „Kisadózó” szövegezés.

KATA adzózó esetében a számlán megjelenik a "Kisadózó" szövegezés

9.1.2. Számlázási adatok Amennyiben a regisztrált cég számlázási és előfizetési címe eltér egymástól, úgy lehetőség van a számlázási adatok módosítására. A cég számlázási adatai a Céges beállítások / Alapadatok oldalon találhatók. Amennyiben a Cég adatai részben megadott címtől eltérő számlázási adatokat szeretne megadni, úgy kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatunkkal e-mailen: [email protected]. Itt megadhatja írásban pontosan az új számlázási címet, amelyet ügyfélszolgálatunk feldolgozás után a rendszerben Önnek is láthatóvá tesz a Számlázási adatok blokkban.

9.1.3. Kapcsolattartási adatok “Beállítások szerkesztése” link segítségével módosíthatja a regisztrációkor kapcsolattartási adatokat.

9.1.4. Számla letöltő oldal egyedi testre szabása “Beállítások szerkesztése” link segítségével lehetőség van a számla letöltő oldal egyedi testre szabására. Számla letöltő oldal egyedi szövege – Korábban megadott egyedi szöveg megjelenítése. Számla letöltő oldalon logó megjelenítése – Bekapcsolt állapotban a feltöltött logó megjelenik a számla letöltő oldalon is.

9.1.5. Logó a számlaképen Logó feltöltése - Lehetőség van céges logó feltöltésére a“Logó feltöltése” link segítségével.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 39 / 86


Logó feltöltése

A rendszerben a következő logó méretek elfogadottak: 217x85 px nagyságú, illetve a jobb minőségért a 434x170 px méretű logók feltöltése engedélyezett. A kép-formátumok közül a .jpg, .png illetve a .bmp a megengedett.

9.2.

Házirend beállítások

A “Számlázás / Céges beállítások / Házirend beállítások” fül alatt a céghez tartozó házirend beállítások tekinthetők meg, valamint kezdeményezhető azok módosítása.

Céges beállítások / Házirend beállítások

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 40 / 86


Az adatok módosításához kattintson a “Házirend beállítások szerkesztése” linkre.

Házirend bejegyzés módosítása

9.2.1. Számla kézbesítő levél küldése a vevőnek Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor számlakészítéskor alapértelmezés szerint be lesz jelölve a „Számlakézbesítő levél elküldése vevőnek” opció, amely azt jelenti, hogy a vevője részére kiállított számláról számlaértesítőt küld ki a rendszer e-mailben partnere részére. Az elküldéshez szükséges aktuális e-mail címet a számla létrehozásakor kell megadni.

9.2.1.1.

Számla kézbesítő levél nyelve

A számlaértesítő levél alapbeállításként azon a nyelven megy ki, amely ország székhelyére számláz. Belföldi számlázás esetében magyar nyelven kerül kiküldésre a számlaértesítő. Külföldi számlázás esetében alapbeállításként angolul megy ki a számlaértesítő. Azonban, ha a rendszerben megtalálható az adott ország nyelvén a számlaértesítő fordításunk, akkor az adott nyelven fog kimenni a számlaértesítő. Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 41 / 86


Jelenleg a rendszerben található számlaértesítő levélfordítások:     

angol német olasz román szlovák

9.2.1.2.

Számla letöltő oldal vevő partner részére

A vevő partner számára kiküldött számlaértesítő levél egy linket tartalmaz, amely a számla letöltő oldalra navigál, ahonnan a számla letölthető.

Számla letöltő oldal

A számla letöltő oldalon lehetőség van a céghez tartozóan egyedi üzenet megjelenítésére az „Egyedi üzenet partner részére” blokkban, továbbá a cég egyedi logójának feltüntetésére. A számla letöltő oldal egyedi megjelenési elemeinek bekapcsolása és szerkesztése a Céges beállítások / Alapadatok oldalon történik.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 42 / 86


Számla letöltő oldal egyedi testre szabása

Az egyedi üzenet az Egyedi üzenet partner részére blokkban kiemelten jelenik meg a számla letöltő oldalon. Továbbá a feltöltött logó a Szállító adatainál kerül megjelenítésre.

Egyedi üzenet megjelenítése a számla letöltő oldalon

FONTOS: Amennyiben az egyedi üzenet az Egységes Szolgáltatási Szerződésben felsorolt tiltott tartalmak valamelyikét tartalmazza, vagy Szolgáltató úgy véli, hogy megjelenítéséhez nem járul hozzá, abban az esetben Szolgáltató jogosult a szöveg azonnali törlésére, amiről felhasználót írásban tájékoztatja.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 43 / 86


9.2.2. Számla kézbesítő levél válasz (reply to) e-mail címe A számla kézbesítő levél feladójának címe alapbeállításként a [email protected]. A Házirend beállítások szerkesztése oldalon található vonatkozó beállítással megoldható, hogy a számlát befogadó a válaszlevelében közvetlen a számla kiállítónak küldheti levelét (a Billzone.eu helyett). Érdemes egy nyilvános e-mail címet megadni erre a célra.

9.2.3. Számla kézbesítő levél státusz változásáról értesítés Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a kiállított számlát elolvasta vagy letöltötte.

9.2.4. Számla kézbesítő levél egyedi üzenete Amennyiben kitöltésre kerül a mező, úgy a beírt egyedi szöveg a partnere számára kiküldött számla kézbesítő levélben fog megjelenni.

Egyedi üzenet megjelenítése a számla kézbesítő levélben

FONTOS: Amennyiben az egyedi üzenet az Egységes Szolgáltatási Szerződésben felsorolt tiltott tartalmak valamelyikét tartalmazza, vagy Szolgáltató úgy véli, hogy megjelenítéséhez nem járul hozzá, abban az esetben Szolgáltató jogosult a szöveg azonnali törlésére, amiről felhasználót írásban tájékoztatja.

9.2.5. Fokozott biztonság engedélyezése A biztonság növelése érdekében a rendszer minden számla kiállításakor egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 44 / 86


9.2.6. Fokozott biztonságú belépés használata A biztonság növelése érdekében a rendszer minden belépéskor egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól, amelyet a regisztrációkor megadott e-mail címre küld ki.

9.2.7. A számla állományok nevének előtagja Megadható a generált számla állomány (PDF fájl) nevének előtagját. Az utótag a számlaszámból és a .pdf kiterjesztésből képződik. Pl.: TESZTCEG_BL00236.pdf

9.2.8. Integráció interfészen keresztül A Billzone.eu rendszerhez lehetőség van külső alkalmazásokat csatlakoztatni, melyekkel számlalétrehozás kezdeményezhető. A csatlakozás beállításának részleteiről jelen dokumentum „Interfészen keresztül történő automatizált számlázás” fejezetében olvashat.

9.2.9. Integráció ügyviteli programhoz A rendszerben lehetőség van különböző ügyviteli programok csatlakoztatására. Az "Ügyviteli program integráció engedélyezése" beállítással megadhatjuk, hogy melyik ügyviteli programba szeretnénk majd számlaadatainkat exportálni.

Integráció ügyviteli programhoz

Az ügyviteli programhoz történő integrációról bővebben jelen dokumentum „Statisztikák / Számlaadat exportálás ügyviteli program részére” című részben olvasható.

9.3.

Felhasználók

9.3.1. Felhasználói szerepkörök A Billzone.eu rendszerben lehetőség van arra, hogy egy céghez több felhasználó is regisztráljon. Jelenleg kétféle felhasználói típust különböztetünk meg:  céges adminisztrátor  céges felhasználó

9.3.1.1.

Jogosultságok szerepkörönként

Jogosultságtól függően az alábbi tevékenységeket végezhetik a felhasználók a rendszerben: Céges adminisztrátor

Jogosultságok / Szerepkörök

Verziószám: 3.6

Céges felhasználó

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 45 / 86




SZÁMLÁZÁS 

Céges beállítások: 

Alapadatok 

Cégadatok szerkesztése



E-számla csomag vásárlása



Egyéb adatok Kapcsolattartó adatainak szerkesztése



Felhasználók kezelése Felhasználó meghívása

Törzsadatok 

Telephelyek listája (szűréssel)



Számlatömbök kezelése



Banki kapcsolatok kezelése

   

Számlatömb hozzáadása Banki kapcsolat felvétele Vevő hozzáadása

Mennyiségi egység kezelése 



Telephely hozzáadása

Vevők listája (szűréssel) 

Mennyiségi egység létrehozása

Termékek listája (szűréssel) 



o

Házirend beállítások





Logó feltöltése



 

o

Termék hozzáadása

Statisztikák 

Számlák



Tételek

Számlák 

Korábban létrehozott számlák listája (szűréssel)



Számla létrehozása 

Új elektronikus számla létrehozása o



o

Szállító adatainak betöltése telephely listából Vevő adatok betöltése vevő listából

o

Számla adatok kitöltése

o

Banki adatok kitöltése

o o

Új számlatétel rögzítése vagy kiválasztása listából Előnézet megtekintése és mentése

o

Számla mentése

Új papír alapú számla létrehozása o o

Szállító adatainak betöltése telephely listából Vevő adatok betöltése vevő listából

o

Számla adatok kitöltése

o

Banki adatok kitöltése

o

Új számlatétel rögzítése vagy kiválasztása listából

Verziószám: 3.6

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

+ + + + + + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + +

+ + + + Kelt: 2013.10.15

Oldal: 46 / 86






o

Előnézet megtekintése és mentése

o

Számla mentése



Érvénytelenítő számla létrehozása



Számla létrehozása egy már létező alapján



40% kedvezményre regisztrálás



40% kedvezmény regisztrációjának módosítása

Nyitóoldal

FIÓK BEÁLLÍTÁSOK 

Felhasználói fiók adatai 

Alapadat beállítások módosítása





Fokozott biztonságú belépés hitelesítésre szolgáló email cím szerkesztése Céges kapcsolatok karbantartása 



CÉGVÁLASZTÓ 



Új cég regisztrálása

Alapértelmezett cég kiválasztása

KIJELENTKEZÉS

+ + + + + + + + + + +

+ + + + + + + + +

+ + + + +

+ + + + +

9.3.2. Felhasználó meghívása céghez Felhasználókat a "Számlázás/Céges beállítások/Felhasználók" menüpont alatt tud meghívni regisztrált cégéhez. A felhasználó meghívásakor a meghívott félnek be kell regisztrálnia magát a rendszerbe.

Új felhasználó meghívása céghez

9.3.3. Meghívó elfogadása Meghívó elfogadása az alábbi lépésekből áll: 

A meghívott felhasználó nyissa meg a levelező rendszerét, ahol a levelei között megtalálja a rendszer által kiküldött meghívót:

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 47 / 86


A rendszer kiküldi a meghívót a felhasználó e-mail címére



A levél megnyitása után a levélben található linkre kell kattintani. Kérjük, a linket ne másolják, hanem kattintsanak rá, csak így tud megtörténni az összerendelés az új felhasználó és a cég között.

Meghívó linkje



A link megnyomásával az „Ügyfél azonosító lap” jelenik meg, ahol a meghívásról az információk a pirossal keretezett részben olvashatók.  Amennyiben a meghívott felhasználó még nem regisztrált a rendszerben, akkor a barnával keretezett „Billzone.eu felhasználói fiók létrehozása” gombra kell kattintani.  Ha a felhasználó már korábban regisztrált a rendszerben, akkor a kék kerettel ellátott „Meglévő ügyfelek” linkre kell kattintani, majd be kell jelentkezni a rendszerbe.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 48 / 86


Ügyfél azonosító lap



Regisztráció vagy bejelentkezés után a „Meghívó ellenőrzése” oldal jelenik meg a képernyőn, ahol az ELFOGAD gombra kattintva megtörténik a meghívott felhasználó és a meghívót kiküldő cég összerendelése.

Meghívó elfogadása

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 49 / 86




Az Elfogad gomb megnyomása után a „Fokozott biztonságú jelszó bekérése” oldal jelenik meg, ahol már a szokásos módon be kell írni a megadott e-mail címre kiküldött egyszer használatos jelszót. Jelszó megadása után az összerendelődés ellenőrizhető oly módon, hogy ha egyetlen céggel rendelkezik a felhasználó, akkor a meghívót kiküldő cég Nyitó oldalára kerül az új felhasználó. Amennyiben több céggel is rendelkezik a felhasználó a meghívás következtében, akkor a „Cégválasztó oldalon” ellenőrizheti, hogy bekerült-e a listába az új cég.

9.3.4. Felhasználó adatok szerkesztése A felhasználói listából kiválasztott felhasználó adatai ezen az oldalon módosíthatók.

Felhasználó adatok szerkesztése

9.3.5. Felhasználó adatai A felhasználói fiók regisztrálása során megadott adatok megjelenítése.

9.3.5.1.

Számlán megjelenő felhasználói adatok

A számlát kibocsátó cég nevében eljáró, a számlát kitöltő neve és email címe megjelenik a kiállított számla láblécében. A rendszerben opcionális, hogy a számlaképen a teljes név és postafiók elérhetőség vagy egy alternatív név kerüljön megjelölésre, például monogram esetleg egy kód (pl. ügyintéző1, IC, stb.) Amennyiben a mező nem kerül kitöltésre, akkor a felhasználó teljes neve fog megjelenni a számlán.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 50 / 86


Számlán megjelenő felhasználói adatok

9.3.5.2.

Felhasználó céges adatai

9.3.5.2.1.

Jogosultság beállítása

Az adminisztrátori státuszban lévő felhasználónak lehetősége van a céghez rendelt felhasználók szerepkörét és ezzel együtt a jogosultságait módosítani. Továbbá lehetőség van a felhasználó törlésére, például ha valamelyik munkatárs távozik a cégtől, akkor ki lehet zárni a rendszerből, megakadályozva ezzel az illetéktelen belépést/felhasználást. 9.3.5.2.2.

Regisztráció dátuma

A rendszer nyilvántartja az egyes felhasználók regisztrációjának dátumát és az utolsó bejelentkezés időpontját.

9.4.

Letölthető dokumentumok

A „Céges beállítások / Letölthető dokumentumok” oldalra összegyűjtöttük pár hasznos dokumentumot, amelyek PDF formátumban egy helyről letölthetők.

Letölthető dokumentumok

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 51 / 86


10. TÖRZSADATOK FELVÉTELE 10.1.

Telephelyek hozzáadása

„Telephely hozzáadása”– a telephely létrehozásakor a következő adatokat kell megadni a (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):        

Megnevezés* - a szállító / kiállító telephely neve Telephely azonosító - létrehozott telephely azonosítója a rendszer számára Ország Megye Irányítószám* Helység* Címsor 1* Címsor 2

Telephely hozzáadása

A “Mentés” gomb megnyomásával a betáplált adatok elmentődnek és lista formájában megjeleníthetőek. Amennyiben meglévő telephelyeit szeretné módosítani, kattintson a telephely nevére (“Megnevezés”) és tetszőlegesen módosítsa, ha viszont törölni szeretné valamelyik telephelyét, akkor a listából kiválasztva a “Törlés” gombra kattintva teheti meg. Telephelynek mindig csak hivatalosan bejegyzett címet adhat meg.

10.2.

Számlatömbök

Ahhoz, hogy számlát tudjunk kiállítani a Billzone.eu rendszerben, számlatömböket kell létrehoznunk. Számlatömb létrehozásánál megadhatjuk a számlatömb betűjelét (pl.: BLF), illetve a sorszám számjegyeinek számát (pl.: 4 számjegy).

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 52 / 86


Az egy számlatömbön belüli sorszámozás mindig egynél kezdődik és megszakítás nélkül, sorfolytonosan halad előre (pl.: az első számla sorszáma pl.: BLF0001). A számlák sorszámát a rendszer automatikusan generálja sorfolytonosan, így azt a felhasználó nem tudja befolyásolni vagy módosítani. A rendszer a kiállított számlák sorszámát adatbázisban tárolja sorfolytonosan. Számlatömb létrehozása után a számlák betűjele, illetve a fix számjegyek száma már nem módosítható. A számlatömb létrehozásához kattintson a “Számlatömb létrehozása” linkre, valamint töltse ki a következő adatokat (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező): Számlatömb adatai:  Számlatömb jele*- ez a jel a számlaszám elejét képezi. Általában egy vagy több nagybetű alkotja  Sorszámon a fix számjegyek száma* - a sorszámon szereplő fix számjegyek száma  Számlatömb típusa* - elektronikus vagy papír alapú számlák létrehozására alkalmazható Alapértelmezett beállítások:  Bank* - Alapértelmezett bank. Számla létrehozásakor a rendszer az itt beállított bank adataival fogja előtölteni a számlát (mint alapértelmezett értékek)  Pénznem* - Alapértelmezett pénznem. Számlalétrehozáskor a rendszer az itt beállított pénznemet fogja felajánlani a számlán, mint alapértelmezett értéket  Számla kiállító* - Alapértelmezett számlakibocsátó telephely. Számlalétrehozáskor a rendszer az itt beállított telephely adataival fogja előtölteni a szállító adatait a számlán (mint alapértelmezett értékekkel).  Alapértelmezett számla-sablon* - A számla készítés során alkalmazott, nyelvesített és országonként eltérő riport sablon.  Számlán megjelenő tételnév felépítése* - Kiválaszthatja, hogy a tételekhez kapcsolódó leíró adatok milyen sorrendben és formában jelenjenek meg a számlatétel megnevezés mezőjében: 1. sablon: statisztikai kód + név együttes megjelenítése 2. sablon: termékkód + név együttes megjelenítése 3. sablon: statisztikai kód + név + termékkód együttes megjelenítése Ha a VTSZ (Statisztikai kód) vagy a termékkód nem kerül kitöltésre, akkor a számlán az a rész üresen marad. 

Alapértelmezett megjegyzés - Alapértelmezett megjegyzés, amely létrehozásakor kezdő értékkel tölti fel a számla megjegyzés mezőjét.

Verziószám: 3.6

a számla

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 53 / 86


Számlatömb létrehozása

A “Mentés” gomb megnyomása után a rendszer a “Törzsadatok / Számlatömbök” oldalra irányítja, ahol új számlatömböt tud majd létrehozni vagy a meglévőre vonatkozó beállításokat tudja módosítani.

10.3.

Banki kapcsolatok felvétele

„Banki kapcsolatok felvétele” – a számla kiállításához legalább egy banki kapcsolatot meg kell adnia. Ennek érdekében Önnek a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):      

Bank neve*- a számlavezető bankjának hivatalos neve Bankazonosító - a létrehozott bank azonosítója a rendszer számára SWIFT / BIC kód - a SWIFT kódok a nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankokat jelölik IBAN - egységes felépítésű nemzetközi bankszámlaszám Bankszámlaszám* - háromszor nyolc számjegyből álló szám, kötőjelekkel elválasztva. Alapértelmezett megjegyzés

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 54 / 86


Banki kapcsolatok felvétele

Az adatok elmentése érdekében kattintson a “Mentés” gombra. A “Banki kapcsolatok” oldalon további lehetőség van: új banki kapcsolat felvételére, jelenlegi banki adatok módosítására valamint törlésére.

10.4.

Vevő hozzáadása

„Vevő hozzáadása” – Új vevő adatainak rögzítéséhez a “Vevő hozzáadása” linkre kell kattintania, majd a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező): Általános adatok:  Vevőszám - Vevő vagy folyószámla azonosító, melyet akkor érdemes kitölteni, ha Ön már rendelkezik egy azonosítóval más vevő vagy folyószámla nyilvántartásban (pl. CRM vagy főkönyv). Szám és betűk kombinációjából állhat ez az azonosító.  Név* - Vevő teljes neve  Cégjegyzékszám - A cégjegyzékszám a cég egyedi azonosítója. 12-34-567891 formátumú.  Adószám - Az állami adóhatóság által az adózó azonosítására, bejelentkezését követő nyilvántartásba vétele céljából képzett 11 számjegyű azonosító.  Közösségi adószám - A közösségi (uniós) adószám Magyarországon az APEH által kerül kiadásra, és a HU előtagból és az adószám első 8 számjegyéből áll.  Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes - EU adószámmal rendelkező, különböző tagországok cégei közötti tranzakció esetén érvényes opció (amennyiben nem belföldi teljesítésű szolgáltatásról szól a számla, illetve az ÁFA törvény szerint). Számlázási cím  Ország*  Megye  Irányítószám* Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 55 / 86


  

Helység* Címsor 1* Címsor 2

Kapcsolattartási adatok  Telefonszám  Fax  Email cím - a kiállított elektronikus számlaértesítő e-mail egyszerre több email címre is kiküldhető. Több email cím esetén a címeket vesszővel vagy pontos-vesszővel kell elválasztani.  Webcím  Ügyintéző neve  Ügyintéző telefonszáma Alapértelmezett beállítások  Számlatömb* - a legördülő listából kiválaszthatja a számlatömb típusát  Fizetési mód* - számla létrehozásakor ez lesz az alapértelmezett fizetési mód a vevő kiválasztása esetén.  Fizetési idő (nap)* - a rendszer a fizetési türelmi idő alapján számolja ki a számla kiegyenlítésének határidejét (azaz a fizetési határidőt).

Vevő adatok szerkesztése (1)

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 56 / 86


Vevő adatok szerkesztése (2)

A “Vevők” fül alatt tekinthetők meg a cég vevőinek listája. A Vevő nevére kattintva módosíthatók a kiválasztott vevő adata. Amennyiben valamelyik vevőjét törölni szeretné, akkor azt a listából kiválasztva a “Törlés” gomb megnyomásával tehető meg. Vevői között kereshet a „Szűrő megjelenítése” link, majd a „Szűrés” gomb segítségével. A keresés történhet vevőszám, név, adószám vagy cégjegyzékszám alapján.

Szűrés vevőre

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 57 / 86


10.5.

Mennyiségi egységek létrehozása

„Mennyiségi egységek létrehozása” – A Billzone.eu rendszerben két alapértelmezett mennyiségi egység létezik: Darab és Óra. Új mennyiségi egységet a “Mennyiségi egység létrehozása” linkre kattintva tud felvenni a következő mezők kitöltésével:  

Mennyiségi egység neve Mennyiségi egység azonosító

Mennyiségi egység létrehozása

A “Mentés” gombra kattintva elmentheti a bevitt adatokat. A megadott mennyiségi egységek utólag módosíthatóak, illetve törölhetőek a rendszerből a név kiválasztása, illetve a “Törlés” gomb megnyomásával.

10.6.

Termékek hozzáadása

„Termékek hozzáadása” – Új termék rögzítéséhez a “Termékek hozzáadása” linkre kell kattintania, majd a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):      

Termék neve* - ez a megnevezés jelenik majd meg a számlákon Termékkód - például: termékszám, vonalkód vagy készletezési azonosító VTSZ / SZJ - a termék esetén a Vámtarifa Szám, szolgáltatás esetén a Szolgáltatások Jegyzéke kód ÁFA %* - a termékre vonatkozó ÁFA mértéke Alapértelmezett nettó egységár* - a termék egységára Mennyiségi egység* - mennyiségi egység

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 58 / 86


Termékek hozzáadása

A rendszerben használt ÁFA kulcsok felsorolása megtekinthető jelen felhasználói kézikönyv „A rendszerben használt ÁFA kulcsok” bekezdésben. A “Termékek” fül alatt megtekintheti termékeit, rákereshet egy bizonyos termékre (Termék neve valamint Azonosítója alapján), valamint a termék nevére kattintva módosíthatja a kiválasztott termék adatait. Amennyiben törölni szeretne egy adott terméket, akkor a listából kiválasztva a “Törlés” gomb megnyomásával teheti meg.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 59 / 86


11. SZÁMLA KIÁLLÍTÁS A kiállítandó számla adatainak megadása kézzel történik. A számlához szükséges adatokat a felhasználónak kell begépelnie a számla létrehozásakor. Automatizált számlakiállításkor nem szükséges egyesével, kézzel begépelni a számlaadatokat. (Bővebben az Automatizált számlázás funkció részben vagy a Külső alkalmazás csatlakoztatása részben). Számla kiállításához a “Számlázás” menüt kell kiválasztania, majd a “Számlák” fül alatt, a “Számla létrehozása” linket. A folyamat megkönnyítése érdekében, már a “Nyitóoldalon” elhelyezett gyors linkek segítségével is létre hozhat papír alapú, elektronikus vagy akár érvénytelenítő számlát is. Elektronikus számlát az “Új elektronikus számla létrehozása” linkre kattintva tud kiállítani, papír alapúhoz pedig használja az “Új papír alapú számla létrehozása” linket.

11.1.

Billzone.eu számlakép

További információk: Billzone.eu számlaképről bővebben

11.2.

Új elektronikus számla létrehozása

Megadhatja a kiállítandó számla alapadatait és rögzítheti a számlatételeket. Eldöntheti, hogy mely céges telephely nevében kíván számlát kiállítani (amennyiben több telephelyen kíván számlázni), valamint választhat az előzőleg rögzített bank adatai közül egyet, melyet a számlán fel kíván tüntetni. A számla véglegesítése előtt az “Előnézet” funkció segítségével ellenőrizheti a bevitt adatokat.

11.2.1.

Szállító adatai

A „Szállító adatai” mezőkben az Ön által a rendszerbe regisztrált cégének adatai fognak megjelenni: név, cím, adóigazgatási szám, közösségi adószám. Alapértelmezett címként a székhely fog megjelenni. Ha más telephelyet szeretne megadni, akkor kattintson a “Telephely listából szeretnék választani” linkre.

Szállító adatai (előtöltött)

11.2.2.

Vevő adatai

A „Vevő adatai” mezőket annak megfelelően kell kitölteni, akinek a részére a számla kiállításra kerül. Lehetőség van új vevő hozzáadására vagy a vevő listából történő választásra a “Vevő listából szeretnék választani” linkre kattintva. Amennyiben a keresési folyamatot szeretné felgyorsítani,

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 60 / 86


kattintson a „Szűrő megjelenítése” linkre, továbbá a „Vevőszám” illetve „Név”mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet. Új vevő hozzáadásakor a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):  Vevőszám (folyószámlaszám)  Név*  Ország*  Megye  Irányítószám*  Helység*  Közösségi adóigazgatási szám  Adóigazgatási szám  Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes  Számla küldése a vevőnek email-ben  Vevő e-mail címe: a számlaértesítő email-t több email címre is kiküldheti, a címeket vesszővel vagy pontosvesszővel kell elválasztani.

Vevő adatai

11.2.3.

Számla adatai

A „Számla adatai” mezők kitöltése során a - mindenkori hivatalos jogszabályi megfelelőségek alapján kötelezően megjelölt - számla adattartalma tölthető ki. A kötelező adattartalmon felül további információkat jeleníthetünk meg a számlán: 

Kiállítás dátuma – a rendszer automatikusan előtölti a dátumot, amely mindig a tényleges kiállítás napja. A felhasználónak nincs lehetősége a számla keltének dátumát módosítani.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 61 / 86






  

 

Fizetési határidő* - A kiállított számlák fizetési határideje szabadon megadható. Amennyiben a vevőnél beállításra kerül a fizetési határidő, úgy a rendszer számlakészítéskor előtölti ezt az adatot. Teljesítés időpontja* – a számla teljesítésének időpontja. A kiállított számlák teljesítési határideje a számla keltéhez képest maximum 15 nappal datálható vissza. Ennél nagyobb módosítást nem enged a rendszer. Számlatömb* – válassza ki, hogy a számla melyik számlatömbhöz tartozzon. Pénznem* – a számlán szereplő összeg valutájának kiválasztása. Fizetés módja* – a számla fizetési módja. A Billzone.eu rendszerben a következő fizetési módok vannak: Átutalás, Készpénz, Utánvét, Bankkártya, Internetes fizetés, Mobiltelefonos fizetés, Csekk, Beszedési megbízás Egyéb adatok Megrendelési szám

Számla adatai

11.2.4.

Banki adatok

A „Banki adatok” mező kitöltésével a számlakiállító banki adatait tüntethetjük fel a számlán. A banki adatokat a rendszer automatikusan előtölti, csupán ki kell választani a legördülő listából annak a banknak a nevét, amely az adott számlán szerepelni fog.      

Bank* Bank neve SWIFT/BIC kód Bankszámla szám IBAN Banki kapcsolat megjegyzése

Banki adatok Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 62 / 86


11.2.5.

Számlatétel adatok

„Tételek” – a számla előállításakor lehetőség van tetszőleges számú tétel felvételére az “Új számlatétel rögzítése” linkre kattintva, illetve választhat a terméklistából: “Új tétel hozzáadása terméklistából”. Amennyiben a tétel keresési folyamatát szeretné felgyorsítani, kattintson a „Szűrő megjelenítése” linkre, továbbá a „Termékneve” illetve „Azonosító” mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet. Számlatétel adatainak szerkesztése: - megadhatja a számlatétel adatait vagy választhat a korábban rögzített céges termékei (vagy szolgáltatásai) közül “A terméklistából szeretnék választani” linkre kattintva.          

VTSZ / SZJ Megnevezés* Megjegyzés Mennyiség* Mennyiségi egység* Nettó egységár* ÁFA (%)* Nettó érték ÁFA érték Bruttó érték

Számlatételek

11.2.6. Elektronikus megtekintése

számla

mentése

és

csatolmányának

A számla adatainak kitöltése után a következőket teheti:   

mentés (a “Mentés” gomb használatával), mentés és új tétel hozzáadása a terméklistából (“Mentés és új tétel a terméklistából”), mentés és új tétel felvétele (“Mentés és új tétel”).

A számlát a “Mentés” gomb megnyomásával mentheti el. Az “Előnézet” gomb megnyomásával egy sorszám nélküli PDF formátumú fájl generálódik, így tehát megtekintheti, hogyan fog kinézni Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 63 / 86


számlája. A rendszer nem egy proforma számlát hoz létre, csupán egy előképet mutat. Ezt a funkciót mindegyik „típusú” számlakészítésnél alkalmazhatja. Számlái közt keresési műveleteket is végrehajthat (Vevő neve, Számlatömb, Valuta, Számla típusa, Kelt, -tól, -ig), kilistázhatja, valamint le is töltheti meglévő számláit. Ezen műveleteket a “Számlázás / Számlák / Korábbi számlák” menü alatt végezheti el. A beágyazott csatolmány a következő módon tekinthető meg: 1. Nyissa meg az elektronikus számlát Adobe Reader programmal. 2. A menüsorból válassza ki a "Nézet/ navigálási panelek/ csatolmányok" lehetőséget, vagy keresse meg a megnyitott számla bal alsó sarkában a "gemkapocs" ikont és kattintson rá. 3. Ezután a számla alján megjelenik egy új ablak, melyben megtalálja a számlaadatokat .txt formátumban (a file neve a számla sorszáma, kiterjesztése pedig txt lesz). További információk: Elektronikus számla megjelenési formája és csatolmánya

11.3.

Új papír alapú számla létrehozása

Ahhoz, hogy papíralapú számlát tudjon kiállítani a Billzone.eu rendszerben, papír alapú számlatömböket kell létrehoznia. Számlatömb létrehozásához olvassa el jelen dokumentum „Törzsadatok felvétele / Számlatömbök” bekezdését. A papíralapú számla létrehozásához ugyanazokat a lépéseket kell megtennie, mint az elektronikus számla készítése esetén („Új elektronikus számla létrehozása” bekezdés).

11.4.

Sztornó (érvénytelenítő) számla létrehozása

Érvénytelenítő (jóváíró) számlát a “Számlázás / Számlák / Számla létrehozása” menünél, a “Sztornó (érvénytelenítő) számla létrehozása” linkre kattintva hozhat létre. Jóváíró számla létrehozásához ki kell választani és be kell tölteni azt a számlát, amelyet érvényteleníteni szeretne. A betöltött számlán a mennyiségi egység automatikusan mínuszos előtaggal jelenik meg.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 64 / 86


Érvénytelenítő számla előtöltött megjegyzés mezővel

A jóváíró számlán lehetőség van módosítani a Szállító adatait, a Vevő adatait, a Számla adatait, valamint a Banki adatokat. A “Tételek” résznél továbbá szerkeszteni / törölni lehet a meglévő tételeket, illetve új tételt felvételére is lehetőség van. A “Megjegyzés” mezőbe bekerül a bizonylat sorszáma, az eredeti teljesítés kelte, valamint a kiállítás okát is fel kell tüntetni. További információk: Számlakorrekció a gyakorlatban

11.5.

Számla létrehozása egy már létező alapján

Amennyiben a “Számla létrehozása egy már létező alapján” opciót választja a“Számlázás / Számlák / Számla létrehozása” menüből, ez esetben egy olyan új számlát hozhat létre, melyen a listából kiválasztott számla alapján a mezők és tételek elő vannak töltve. A számla adatai tetszőlegesen módosíthatóak, majd a “Mentés” gomb segítségével elmenthetőek. Az “Előnézet” gomb megnyomásával ellenőrizheti, illetve megtekintheti a bevitt adatokat. Számlázó rendszerünk "Számla létrehozása egy korábbi számla létrehozása alapján" funkciója alap esetben úgy működik, hogy a korábbi számla összes adatát megtartva tölti elő a rendszer a kiválasztott számlát. Azonban abban az esetben, ha a korábbi számla alapján történő számlakészítés során olyan adatot használunk (pl. termék, termékhez tartozó ÁFA kulcs, banki adatok, stb), amely a törzsadatokban már korábban mentésre került, akkor a törzsadatban szereplő értékek mindig magasabb rendűek és minden esetben alapértelmezettként a törzsadatban szereplő értékek fognak betöltődni. Speciális eset a korábbi ÁFA kulcs rendszerrel készült számlák betöltése, amely esetében a rendszer úgy működik, hogyha a betöltés során a korábbi 0%-os számláról a rendszer nem tudja eldönteni, Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 65 / 86


hogy jelenleg melyik adómentes ÁFA kulcsba tartozik, akkor a kialakított szabály szerint az érvényben lévő általános ÁFA kulcsot (27%) tölti be, amely természetesen számlázáskor megváltoztatható. A statisztikák oldalon és szűrések esetében azonban üres mezőt találunk a korábbi 0%-os ÁFA kulcsok helyén.

11.6.

Devizás számla kiállítása

A rendszerben lehetőség van export devizás és belföldi devizás számla kiállítására egyaránt.

11.6.1.

Devizás számla

A rendszerben lehetőség van egyaránt elektronikus és papír alapú devizás számla kiállítására. Devizás számlát a „Számlázás / Számlák” oldalon „Új elektronikus számla létrehozása” vagy „Új papír alapú számla létrehozása” link megnyitásával kezdeményezhető. A devizás számla speciális adatainak megadására a továbbiakban a számla adatok kitöltése során van lehetőség:

11.6.1.1. Számla nyelve Elektronikus és papír alapú számlázás során egyformán elérhetők kétnyelvű számla sablonjaink, amelynek kiválasztásával a számlán egyszerre magyar és idegen nyelven is megjelenik a számla tartalma. A kezelőfelület nyelve továbbra is magyar marad. A számlasablonok Számlatömbök létrehozásakor vagy a Számlatömb alapértelmezett értékeinek módosításakor állíthatók.

Kétnyelvű számla sablonok

A rendszerben található kétnyelvű számla sablonok:     

angol-magyar német-magyar olasz-magyar román-magyar szlovák-magyar

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 66 / 86


Kétnyelvű számlakép

11.6.1.2. Pénznem Számla kiállítása során a következő pénznemek választására van lehetőség a „Számla adatai / Pénznem” menüben: magyar forint (HUF); kanadai dollár (CAD); amerikai dollár (USD); angol font (GBP); japán jen (JPY); Euró (EUR); svájci frank (CHF).

Pénznem

Az általunk választott pénznemet beállíthatjuk alapértelmezettként („Törzsadatok/Alapértelmezett beállítások/Pénznem”menüben), ekkor belföldi és devizás számlatömb esetében egyaránt megjegyzi a rendszer a különböző tömbökhöz tartozó pénznemeket. Pénznem továbbá utólag is módosítható mind a számlatömb beállításainál, mind pedig számla létrehozásakor.

11.6.1.3. Közösségen belüli számlázás A közösségen belüli számlázás az alábbi speciális elemeket tartalmazza: Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 67 / 86


11.6.1.3.1.

Nyilatkozat a Közösségen belüli számlázásról

Közösségen belüli számlázás esetében be kell jelölnünk a „Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes” jelölőnégyzetet.

Nyilatkozat Közösségen belüli számlázásról

11.6.1.3.2.

’EU’ ÁFA kulcs használata

A számlatételek kitöltése során az ’EU’ ÁFA kulcs kiválasztása kötelező a legördülő listából.

'EU' ÁFA kulcs kiválasztása

11.6.1.3.3.

Közösségi adószám

A vevő közösségi adószámának kitöltése kötelező. A közösségi adószámok formátumát tartalmazó lista a rendszerben található linken érhető el.

Közösségi adószám formátumok listájának megjelenítése (link)

11.6.1.3.4.

IBAN

Az egységes felépítésű nemzetközi bankszámlaszám (International Bank Account Number = IBAN) használata elősegíti az Európán belüli nemzetközi fizetési ügyletek pontos, gyors, hatékony lebonyolítását, ezért tehát a számlakibocsátónak a számlán szerepeltetnie kell számlaszámának IBAN formátumát. Az adatok felvitelére vagy módosítására a „Törzsadatok / Banki kapcsolatok” menüpont alatt van lehetőség.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 68 / 86


11.6.1.3.5.

SWIFT/BIC

A SWIFT/BIC kód a nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankok kódjait jelöli. Ezzel pluszban elősegítjük a fizetési ügylet végrehajtását. A Billzone.eu rendszerben a számlavezető bank SWIFT/BIC kódját kötelező megadni a „Banki kapcsolat felvétele” során. A bankok a SWIFT kódjaikat a legtöbb esetben hivatalos weboldalaikon közzéteszik.

11.6.2.

Belföldi devizás számla

Amennyiben belföldi devizás számlát szeretne kiállítani, akkor a partnere belföldi székhelyű, azonban forinttól eltérő devizanemben szeretne számlázni. Az ilyen típusú számlákon a keletkezett számlakép egy új elemmel fog bővülni, ugyanis a felvett számlatételek alatt megjelenik egy új doboz, ahol forintba átszámolva láthatja a kiszámlázott tételek adóját.

Belföldi devizás számla

11.6.2.1. Árfolyam A számlán az áthárított adót (ÁFA) forintban kifejezve minden esetben fel kell tüntetni. Akkor is, ha az egyéb adatok külföldi pénznemben kifejezettek (választott árfolyam alkalmazásával). A belföldi devizás számlák ÁFA tartalmának forintra történő átszámításához a rendszerben szükséges megadni a kiválasztott pénznem és a forint árfolyamát.

1. kép - Árfolyam

A számla megjegyzés mezőjébe célszerű feltűntetni a hivatalos árfolyam forrását (pl. Magyar Nemzeti Bank). További információk: Hogyan állítsunk ki export deviza számlát?

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 69 / 86


11.7.

Egyéb számlafajták kiállítása

11.7.1.

Proforma számla (díjbekérő)

Proforma számlát úgy lehet kiállítani a Billzone.eu rendszerben, hogy az előnézeti számlaképet kell lementi és azt megküldeni a vevő részére. Hangsúlyozzuk, hogy ez esetben az előnézeti számlán nem szerepel számla sorszám, ehelyett az “ELŐNÉZET” kifejezés található, ezzel téve eleget a hatályos jogszabályoknak, miszerint a proforma vagy előnézeti számla nem minősül számlának/bizonylatnak, így az semmilyen körülmények között nem alkalmas adóigazgatási azonosításra és ÁFA visszaigénylésre.

Proforma számla

11.7.2.

Előleg számla

Mivel a hatályos jogszabályok szerint az előleg számla fejlécében nem kell feltüntetni az “előleg” kifejezést, ezért a Billzone.eu rendszerben az előleg számla készítésére nincsen külön funkció. Előleg számlát úgy lehet kiállítani a rendszerben, mint egy hagyományos számlát, amely esetben a tételsoron vagy a megjegyzés mezőben jelezni kell az előleg tényét.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 70 / 86


Előleg számla

11.7.3.

Részszámla

Részszámlát részteljesítéskor kell kiállítani amennyiben a felek közötti szerződés erre lehetőséget ad. A részteljesítésről szóló számla teljesen önálló számlaként kezelendő, ugyanakkor a számlán célszerű szerepeltetni a szerződésre vonatkozó hivatkozást és azt az információt, hogy hányadik részszámla és pontosan milyen összegnek a részszámlája. Mindezen adatok szerepeltetésére a rendszerben lehetőség van a számlatétel megjegyzés mezőben és a számla megjegyzés mezőben egyaránt.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 71 / 86


Részszámla

11.7.4.

Végszámla

Amennyiben egy ügyletre vonatkozóan előleg számlát állítottak ki, abban az esetben az értékesítés teljesítését követően, azaz a kifizetés megtörténte után a teljes ellenértékről végszámlát kell kibocsátania a szolgáltatónak. A végszámlát úgy kell kiállítani, hogy a pénzügyileg teljesítendő végösszegből le kell vonni az előleg számlán előlegként szereplő összeget. Ehhez arra van szükség, hogy az előlegként szereplő tételsor összegét mínuszos előjellel kell kitölteni a rendszerben.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 72 / 86


Végszámla

További információk: Előleg és proforma számla tudnivalók

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 73 / 86


12. STATISZTIKÁK Amennyiben meglévő számlái alapján statisztikákat szeretne készíteni, kérem, navigáljon el a “Számlázás/Statisztikák” oldalra. A lekérdezések történhetnek a „Számla szerinti szűrés” vagy „Tétel szerinti szűrés” alapján:

12.1.

Számla szerinti szűrés

A számla szerinti szűrés oldalon az alábbi szűrők találhatók:  Sorszám – számla sorszáma  Vevő neve  Számlatömb  Valuta  Számla típusa  Számla létrehozásának módja (Normál, Interfész)  Kelt, -tól –ig  Teljesítés ideje, -tól –ig  Fizetési határidő, -tól ig

Statisztikák / Számla szerinti szűrés

A “Számlák” fül kiválasztása után a megjelenő szövegdobozokba írja be azon adatokat, melyeknek alapján kimutatást szeretne készíteni. A “Lekérdezés” gomb megnyomásával az eredmények kilistázódnak. Amennyiben a szövegdobozba nem ír be semmiféle adatot, az összes számlája listázásra kerül. Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 74 / 86


Az „Exportálás” gomb segítségével az adatok .csv fájlba exportálhatók. Az exportálás menetéről bővebben olvashat az Exportálás menüpont alatt.

12.2.

Tétel szerinti szűrés

A tétel szerinti szűrés oldalon az alábbi szűrők találhatók:  Vevő neve  Termék neve  Számlatömb  Valuta  Számla típusa  Kelt, -tól –ig

Statisztikák / Tételek szerinti szűrés

A “Tételek” fül kiválasztása után a megjelenő szövegdobozokba írja be azon adatokat, melyeknek alapján kimutatást szeretne készíteni. A “Lekérdezés” gomb megnyomásával az eredmények kilistázódnak. Amennyiben a szövegdobozba nem ír be semmiféle adatot, az összes számlája listázásra kerül.

12.3.

Exportálás

Ahhoz, hogy a letöltött statisztikai adatok egyszerűen feldolgozásra kerülhessenek, az “Exportálás” gomb megnyomásával lehetőség van az adatok exportálására, amelynek következtében az adatokból egy „.csv” fájl keletkezik, ami további feldolgozásra alkalmas. A .csv fájl adatai további feldolgozásra alkalmasak a Microsoft Excel programmal. Ahhoz, hogy .csv fájl adatai Microsoft Excel programon keresztül egyszerűen feldolgozásra kerülhessenek (átláthatóak és jól értelmezhetőek legyenek) a következőket kell tenni:

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 75 / 86




a Microsoft Excel program elindítása után válasszuk ki a "Fájl / Megnyitás" menüpontot, majd a választható fájl típusok közül a "Szövegfájlok"formátumot.

.cvs fájl betöltése Microsoft Excel programba 1.



Kattintsunk a "Megnyitás" gombra, majd válasszuk ki a rendszerből letöltött csv fájlt.



Ezután megjelenik egy ablak, ahol meg kell adni a betöltendő .csv fájl formátumát. Ezt a következő módon tehetjük meg: o a fájl típusnál válasszuk ki a "Tagolt" opciót; o a "A fájl eredete" ablakban a lenyíló listából válasszuk ki az "65001: Unicode (UTF-8)"-at;

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 76 / 86





Kattintsunk a "Tovább" gombra és a következő lépésben, a "Határoló jelek"-nél válasszuk ki a "Tabulátor" lehetőséget.



Ugyanitt "Szövegjelölő"-ként be kell állítani a"{semmi}"-t.




Végül nyomjuk meg a "Befejezés" gombot, amely következtében betöltődik a .csv fájl az Excel programba.

A leírt lépések végrehajtása után a folyamat eredményeként az adatok nem egy cellába "ömlesztve", hanem külön oszlopba rendezve fognak megjelenni. (Felhívjuk a figyelmet, hogy a leírás a Microsoft Office 2007 alapján készült, az ettől eltérő verziókban előfordulhatnak különbségek!) A .csv fájl használatának oka: A rendszerben a .csv fájl formátum használatának több oka is van, melyek közül a legfontosabb, hogy ezen fájltípus megnyitására minden platformon van ingyenes és fizetős szoftverrel is lehetőség, illetve a felépítéséből fakadóan a gépi feldolgozása is egyszerű és szintén platform függetlenül megoldható.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 77 / 86


12.4.

Számlaadat exportálás ügyviteli program részére

A „Számlázás/Statisztikák” oldalon lehetőség van különböző számlaadat exportot generálni.

ügyviteli programok részére

Ehhez először a „Céges beállítások/Házirend beállítások” oldalon jóvá kell hagynunk az ügyviteli programhoz történő integráció engedélyezését.

Ügyviteli program integrációjának engedélyezése (1)

Az ügyviteli program integráció jóváhagyásához kattintson a „Házirend beállítások szerkesztése” linkre, ahol kiválaszthatja az engedélyezni kívánt programot.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 78 / 86


Ügyviteli program integráció engedélyezése (2)

Az ügyviteli program integráció engedélyezésének következtében a „Számlázás/Statisztikák” oldalon megjelenik az exportáláshoz szükséges gomb az adott ügyviteli program nevével (pl. DimDOS exportálás). Annak érdekében, hogy az exportálás során minden adatot megadhassunk a könyvelői program részére, ezért szükséges az adott könyvelői program exporthoz tartozó további mezők kitöltése (pl. vevő főkönyvi számlaszáma, stb.)

DimDOS / DimSQL exportálás Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 79 / 86


A szűrőfeltételek beállítása és a megadott mezők kitöltése után a könyvelői exportálás gomb (pl. DimDOS exportálás) megnyomása után elkészül az export fájl olyan formátumban, ahogy azt a könyvelői program beolvasása elvárja.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 80 / 86


13. ORSZÁGONKÉNTI SZABÁLYKÖVETÉS A Billzone.eu nemzetközi számlázó szoftver, amely a számlakiállítás során mindig a regisztrált cég, azaz számlakiállító székhelye szerinti ország szabályai szerint működik. Például egy magyarországi székhelyű cég csak a Magyarországon érvényes ÁFA kulcsokkal hozhat létre számlát, míg egy osztrák cég csak az Ausztriában érvényes ÁFA kulcsokkal.

13.1.

Magyar szabálykövetés

13.1.1.

ÁFA kulcsok

Rövidítés

Megnevezés

27 18 5 AM

27%-os ÁFA kulcs (2012. 01. 01-től) 18%-os ÁFA kulcs 5%-os ÁFA kulcs Alanyi adómentes (az ÁFA tv. 187-196.§ szerint). Mentes az adó alól a tevékenység közérdekű jellegére tekintettel (az ÁFA tv. 85.§ szerint). Mentes az adó alól a tevékenység sajátos jellegére tekintettel (az ÁFA tv. 86-87.§ szerint). Fordított adózás: A termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett (az ÁFA tv. 142.§ szerint). Export tevékenység Közösségen (EU-n) kívüli, harmadik államba (az ÁFA tv. 98-102.§ szerint). Export termékértékesítéshez közvetlen kapcsolódó szolgáltatásnyújtás (ÁFA törvény 102§ (2). Közösségen (EU-n) belüli közösségi adószámmal rendelkező partnerek közötti számlázás (az ÁFA tv. 89-90.§ szerint). Mentes az adó alól a termékimporthoz kapcsolódó szolgáltatás nyújtása (az ÁFA tv. 93.§. (2) szerint).

MAAK MAAS

FAD

EXP

EXPK

EU

IMP

13.1.2.

Kedvezményes ÁFA

ÁFA mentes

X X X X X

X

X

X

X

X

ÁFA kulcs ellenőrzések a rendszerben

13.1.2.1. Kedvezményes ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Kedvezményes ÁFA kulcs használata esetében kötelező elfogadni „A kedvezményes ÁFA kategóriákba tartozó termékek a hatályos jogszabályok szerint kerültek beállításra.” nyilatkozatot.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 81 / 86


Nyilatkozat kedvezményes ÁFA kulcs használatáról

13.1.2.2. ‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Közösségen belüli számlázás esetében az ’EU’ ÁFA kulcsot kell használni. Ez esetben a rendszer az alábbi ellenőrzéseket végzi:       

A számlakiállító Közösségi adóigazgatási száma kitöltésre került-e? Hibaüzenet = A kiállító cégnek rendelkeznie kell közösségi adószámmal, amennyiben az 'EU' ÁFA kulcsot szeretné használni! A vevő székhelye Közösségen belüli ország-e? Hibaüzenet = A vevő és a kiállító országának Közösségen (EU-n) belülinek kell lennie. A vevő nem lehet a számlakiállítója szerinti belföldi székhelyű. Hibaüzenet = Közösségen belüli adózás vagy exportos számla esetén a vevő nem lehet hazai. A vevő Közösségi adóigazgatási száma kitöltésre került-e? Hibaüzenet = A mező kitöltése kötelező! A vevő Közösségi adóigazgatási számának formátuma megfelelő-e. Hibaüzenet = A megadott közösségi adószám formátuma nem megfelelő. A közösségi adószám formátumok itt megtekinthetők. „Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes” jelölés bepipálásra került-e? Hibaüzenet = Amennyiben az 'EU' ÁFA kulcsot használja, akkor fentebb hibásan nyilatkozott arról, hogy nem Közösségen (EU-n) belüli számlázást rögzít. ’EU’ ÁFA kulcs került-e kiválasztásra? Hibaüzenet = Közösségen belüli számlázáskor használja az 'EU' ÁFA kulcsot!

További információk: Közösségi adószámok formátuma

13.1.2.3. ‘EXP’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések 

A vevő országa nem lehet belföldi és Közösségen belüli. Hibaüzenet = A vevő országa nem lehet Közösségen (EU-n) belüli.

13.1.2.4. ‘FAD’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések  

A vevő adóigazgatási száma kitöltésre került-e? Hibaüzenet = Fordított adózás esetén a vevő adóigazgatási számát kötelező megadni, amelynek hátulról harmadik számjegye kizárólag 2, 3, 4 vagy 5-ös lehet. A vevő adóigazgatási számának hátulról harmadik számjegye 2, 3, 4 vagy 5? Hibaüzenet = Fordított adózás esetén a vevő adóigazgatási számát kötelező megadni, amelynek hátulról harmadik számjegye kizárólag 2, 3, 4 vagy 5-ös lehet.

További információk: Számla kiállítás a fordított adózás alapján

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 82 / 86


13.2.

Osztrák szabálykövetés

13.2.1.

ÁFA kulcsok

Rövidítés

Megnevezés

20 12 5 0 EU

20%-os ÁFA kulcs 12%-os ÁFA kulcs 5%-os ÁFA kulcs 0%-os ÁFA kulcs Közösségen (EU-n) belüli közösségi adószámmal rendelkező partnerek közötti számlázás

13.2.2.

Kedvezményes ÁFA

ÁFA mentes

X X X X


13.2.2.1. ‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések Közösségen belüli számlázás esetében az ’EU’ ÁFA kulcsot kell használni. Ez esetben a rendszer a korábban (magyar ÁFA kulcs ellenőrzések pontban) már részletezett ’EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzést végzi. További információk: Közösségi adószámok formátuma

13.3.

Német szabálykövetés

13.3.1.

ÁFA kulcsok

Rövidítés

Megnevezés

19 7 0 EU

19%-os ÁFA kulcs 7%-os ÁFA kulcs 0%-os ÁFA kulcs Közösségen (EU-n) belüli közösségi adószámmal rendelkező partnerek közötti számlázás

13.3.2.

Kedvezményes ÁFA

ÁFA mentes

X X X


13.3.2.1. ‘EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzések

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 83 / 86


Közösségen belüli számlázás esetében az ’EU’ ÁFA kulcsot kell használni. Ez esetben a rendszer a korábban (magyar ÁFA kulcs ellenőrzések pontban) már részletezett ’EU’ ÁFA kulcshoz tartozó ellenőrzést végzi. További információk: Közösségi adószámok formátuma

13.4.

Kerekítési szabályok

A számla tételeinél a mennyiséget 4 tizedesre kerekíti a rendszer, míg a nettó egységárat, nettó értéket és az ÁFA értéket 2 tizedesre. A bruttó érték a nettó érték és az ÁFA érték összegéből adódik, és mivel mindkettő kerekített szám, ezért azt már nem kell kerekíteni. Az összegzésben devizanemtől függően történik a kerekítés: 

Euró (EUR) esetén nincs szükség további kerekítésre, a 2 tizedesre kerekített összegek összegei is maximum 2 tizedes jegyűek maradnak.



Forint (HUF) esetén ÁFA kulcsonként egészre kerekítjük a nettó egységárat és az ÁFA értékét.

Általános szabály: amennyiben egy kerekítendő számmal továbbszámolunk, mindig a kerekített számból kell kiindulni (pl. az ÁFA érték a kerekített nettó érték és az ÁFA szorzatából számolódik). A kerekítés banki kerekítés szerint történik, amely esetében mindig a közelebbi páros számra kell kerekíteni (pl. 3.5 -> 4, 4.5 -> 4). További információk:Billzone.eu GYIK vonatkozó tájékoztatása

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 84 / 86


14. INTERFÉSZEN

KERESZTÜL TÖRTÉNŐ AUTOMATIZÁLT SZÁMLÁZÁS FUNKCIÓ

Az interfészen keresztüli automatizált számlázás funkciónk segítségével tetszőleges rendszert lehet integrálni a Billzone.eu rendszerhez, így például webáruházak automatizáltan tudnak számlát kiállítani. Automatizált (interfészen keresztüli) számlázás funkciónk - platform függetlenül - egy SOAP webservice (speciális szabályoknak megfelelő HTTPS hívás) segítségével érhető el.

További információk: Automatizált számlázás funkció

14.1.

Integráció interfészen keresztül

A külső kommunikációhoz a „Céges kapcsolatok / Házirend beállítások” oldalon be kell jelölni az integráció engedélyezését. Az engedélyezést követően a rendszer automatikusan generál egy „Biztonsági azonosítót”, melyet az interfészen történő kommunikáció során meg kell adni. A rendszerhez kizárólag az „Engedélyezett IP-cím*”-mel rendelkező gép(ek)ről lehet csatlakozni. A kommunikációhoz több IP cím megadása is engedélyezett a következő kikötésekkel:  

az IP cím mező hossza maximum 250 karakter lehet „;”-vel elválasztva

Integráció interfészen keresztül

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 85 / 86


15. SZÁMLÁK TÁROLÁSA A Billzone.eu rendszer az előfizetési csomagoktól függően online elérhetőséget biztosít a kiállított számlákhoz 1 hónaptól akár 10 évig. Az elektronikus dokumentumok digitális archiválását, így az elektronikus számlák megőrzésének módját a 114/2007 (XII.29) GKM rendelet szabályozza. Az online elérés biztosítása azt jelenti, hogy ez esetben csupán a számlák tárolása történik meg, azok archiválása nem. E-számla tárolás szolgáltatása esetében a Szolgáltató a számlák tárolását biztosítja, azonban nem köteles gondoskodni arról, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. Jelen esetben mind a számlát kiállítónak, mind a számlát befogadónak (mint megőrzésre kötelezettnek) a feladata és felelőssége, hogy a rendszerben elkészült számlákat a megfelelő módon és ideig archiválja.

15.1.

Türelmi idő

A Billzone.eu rendszerben a számlák tárolása akkor valósul meg folyamatosan (akár 10 évig), ha az előfizetés folytonosságában nem történik 30 napnál nagyobb megszakítás. Amennyiben az előfizetés nem kerül meghosszabbításra, úgy cégét automatikusan az INGYENES csomagba teszi vissza a rendszer a lejárat napján éjfélkor. Innentől az INGYENES csomag feltételeinek megfelelően érheti majd el rendszerünk szolgáltatásait és funkcióit. Felhívjuk figyelmét, hogy az INGYENES csomagban a számlák tárolása a kiállítást követő tárgyhó végéig történik a rendszerben, tehát ha az előfizetés nem kerül meghosszabbításra, úgy maximum 2 hónapra visszamenőlegesen férhetnek hozzá korábbi számláikhoz, a régebbi számlákról a lejárat előtt másolatot kell készíteniük. A 2 hónapnál régebbi számlák az előfizetés lejárta után véglegesen törlésre kerülnek a rendszerben! TÜRELMI IDŐN BELÜL (előfizetési csomag lejárati dátumát követő 30 napon belül) történő csomag hosszabbítás esetén a 2 hónapnál régebbi számlák ismételten elérhetővé válnak.

Verziószám: 3.6

Kelt: 2013.10.15

Oldal: 86 / 86

BILLZONE.EU ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER HASZNÁLATI ÚTMUTATÓJA

Recommend Documents