OneXS Business Pro. Advanced Training

OneXS Business Pro Advanced Training

Programma 09:30 – 10:00 Aanvang 10:00 – 10:30 Recap basis training 10:30 – 11:30 Zelfstandige Opdracht in tweetallen 11:30 – 12:00 Advanced Features 12:00 – 13:00 Ruimte voor uitloop, vragen en Lunch 13:00 – 14:30 Advanced Features #2 14:30 – 14:45 Pauze 14:45 – 15:15 Receptionist 15:15 – 16:00 Vragen en Opmerkingen 16:00 – 16:15 Afsluiting

OneXS Business Pro Recap Basis Training

Nummerlengte intern nummer Nummerlengte partitie Voordat er users met een intern nummer aangemaakt kunnen worden dient eerst de lengte van het nummer te worden ingesteld. Deze is te wijzigen onder: Utilities->Extension Dialing De lengte die gekozen kan worden is 2,3,4,5 of 6 cijferig intern nummerplan. Indien een lengte is gekozen kan deze niet meer aangepast worden naar een korter nummerplan. Eventueel vergroten van bijvoorbeeld 3 naar 4 is wel mogelijk. De interne nummers kunnen bij de user gekozen worden. En hoeven niet vooraf afgestemd te worden.

OneXS Business Pro Credentials

Aanmaken van een gebruiker Ga hiervoor naar Profile -> Users en klik op Add Het formaat van User ID is uniek en moet aan het volgende formaat voldoen User ID = Groepsnaam_Voornaam_Achternaam Voor gebruiker Marvin Kroonenburg in de groep 1XS_ONEXS leidt dit tot de gebruikersnaam -

1XS_ONEXS_Marvin_Kroonenburg

Het Wachtwoord dient minimaal uit 6 karakters te bestaan, het dient een combinatie te zijn van cijfers en letters. OneXS adviseert uit veiligheids oogpunt om een moeilijk wachtwoord te kiezen van minimaal 8 karakters. Die niet gelijk is aan telefoonnummer en/of gebruikersnaam. De reseller is verplicht om veilig om te gaan met deze gegevens. Indien niet zorgvuldig wordt omgegaan met de login gegevens is fraude mogelijk.

Aanmaken gebruiker Voor het aanmaken van een device profile moet je het juiste profiel dat bij het toestel van deze gebruiker past selecteren, hieronder is een overzicht waarin te zien is met welk toestel welk profiel word gebruikt. Type Toestel

Profiel

Polycom 321/331/335

Polycom

Polycom 450

Polycom

Polycom 550/560

Polycom

Polycom 650

Polycom

Polycom 670

Polycom

Polycom IP5000

Polycom

Polycom IP6000

Polycom

Polycom IP7000

Polycom

Polycom VVX1500

Polycom-VVX1500

Linksys SPA2102

Linksys SPA-2102

Bria Softphone (iphone,android)

Counterpath Bria

Aanmaken device profile Intern nummer Na aanmaken van user dient zijn toestelprofiel te worden aangemaakt. Ga hiervoor naar: Profile-> Addresses Device Profile Name dient gelijk te zijn aan het formaat: Groepsnaam_Extensie. Devide Profile type dient gelijk te zijn aan het te gebruiken toestel. In geval van een polycom toestel kan het generieke polycom profiel gebruikt worden. Line/Port dient gelijk te zijn aan het formaat: Groepsnaam_Extensie. De lengte van het interne nummer kan ingesteld worden op het groups niveau. Voorbeeld: [email protected]

Aanmaken device profile credentials Instellen van een username en password waarmee het toestel zich kan aanmelden. Ga naar: Profile-> Users > Selecteer de juiste gebruiker-> address ->Configure Identity/Device Profile. De User Name dient gelijk te zijn aan het User ID. Voorbeeld: 1XS_ONEXS_Marvin_Kroonenburg (Max 30 karakters) Let op: Dit wordt ook als username gebruikt in het toestel, het is mogelijk om de username in te korten, zolang deze maar uniek blijft en begint met de Groepsnaam. Ik zou dus ook een van de volgende voorbeelden kunnen gebruiken: 1XS_ONEXS_Marvin 1XS_ONEXS_7913 1XS_ONEXS_MKR Wachtwoord dient minimaal uit 6 karakters te bestaan, het dient een combinatie te zijn van cijfers en letters. OneXS adviseert om wachtwoord te kiezen met letters en cijfers hier een te kiezen van minimaal 8 karakters welke niet gelijk is aan telefoonnummer en/of username. ( om fraude te voorkomen) OneXS adviseert om verschillende type karakters door elkaar te gebruiken.

Toekennen van een licentiepack aan user Kies bij users de juiste gebruiker. Onder de kop Assign Services kunnen de licentie packs toegevoegd worden. Losse Services zijn voor Virtual users tbv huntgroepen/IVR/CallCenter/ software applicatie.(Virtual User Power Pack) Door de licenties naar rechts te plaatsen worden de licenties toegekend aan de gebruiker. Indien het niet mogelijk is om licenties te selecteren kunt u contact opnemen met OneXS. Features van users worden pas zichtbaar na toevoegen van het licentie pack.

Aanmaken gebruiker Authenticatie Instellen van een username/ wachtwoord waarmee het toestel zich kan authenticeren. Ga naar: Users -> Selecteer de juiste gebruiker -> Utilities -> Authentication Daar dient de username en het wachtwoord te worden ingevuld. Deze dient gelijk te zijn aan de User ID. Deze hoeven niet in het toestel te worden geconfigureerd, de Authenticatie settings worden automatisch opgehaald in de Device Profile settings. Gebruik een maximum van 30 karakters voor de User Name.

Groep Voicemail naar email Voicemail is beschikbaar icm elke licentie. Voicemail is geïntergreerd met een Standard en Executive user, bij een Basic user moet je nog een extra service pack toevoegen, namelijk Unified Messaging. Wanneer de juiste licentie is toegewezen, kun je onder Messaging -> Voice Management de Voicemail aanmaken. Om een Groep Voicemail aan te maken, maak je als het ware een “dummy” user aan. Deze gebruiker bevat geen Device Profile omdat er geen toestel aan zit, hierbij hoef je dus ook geen Authentication in te vullen voor het beveiligen van uitgaande gesprekken. Ga na het aanmaken van de “dummy” user, naar Messaging > Voice Management en vink vervolgens de boolean “Forward it to this e-mail address:” aan en vul een email adres in. (Vergeet niet “Send All Calls to Voice Mail” aan te vinken, sinds de gebruiker geen toestel heeft kan deze ook niet Busy zijn.)

Tijdschakelingen Het is mogelijk om tijdschakelingen te maken op basis van Schedules. Het is mogelijk om een tijdschakeling te maken op een Huntgroep of een User. Voor tijdschakelingen is de feature Call Forwarding Selective vereist. Deze is beschikbaar met een Executive licentie of een Virtual User Power Pack Maak eerst een schedule aan (dit kan zowel onder een groep als een gebruiker) Dit doe je onder Profile > Schedules Vervolgens druk je op “Add” en kies je voor een Time of Holiday schedule. Time schedules worden gebruikt om “Buiten kantoor uren” te defineren, of weekenden. Holiday schedules worden gebruikt om “Vrije dagen/Vakanties” te defineren.

Tijdschakelingen Onder een Schedule defineer je events, dit zijn de tijden/datums welke actief zijn binnen de schedule. Maak een event aan onder een schedule, hier kun je kiezen voor een bepaalde tijd of gehele dag. Selecteer bij Start Date de begin datum waarop je wilt dat het event actief is, en vul hierbij de Start Time in. Vul bij End Date en End Time de datum en tijd waarop het specifieke event eindigt. Onder een event kun je kiezen voor de herhalingsperiode (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks).

Tijdschakelingen Het is mogelijk de tijden aan te passen van 12uurs klok naar 24uurs klok. Ga hiervoor naar Group > Administrators Selecteer je Admin ID Kies onder “Language” voor “Dutch” Druk op OK. Log opnieuw in en de events zullen niet meer om AM of PM vragen maar bijvoorbeeld 17:30 accepteren.

Tijdschakelingen Voeg vervolgens de schedule toe aan Call Forwarding Selective. Dit kan onder Incoming Calls > Call Forwarding Selective.

Druk hier op Add om de schedule toe te voegen. Je kunt per schedule een ander nummer opgeven of een standaard nummer instellen. Je kunt alle calls forwarden of een specifiek nummer. Je kunt tot 12 nummers defineren, deze kun je tevens gebruiken als soort “Black list”

Tijdschakelingen Druk hierna op “OK” Zet hierna Call Forwarding Selective op “On”

Druk op “Apply” en

OneXS BusinessPro Basis Zelfstandige Opdracht

Basis: Zelfstandige Opdracht Maak nu de zelfstandige opdracht Wanneer je klaar bent, meld dit dan word deze nagekeken.

OneXS BusinessPro Advanced Features

Advanced Features IVR/Auto Attendant OneXS Remote Anywhere Voiceportal Shared Call Appearance Hotdesking Password/Passcode rules

IVR/Auto Attendant Hoe maak je een IVR aan. Hoe gebruik je de schedules. Hoe defineer je keuzes. Hoe koppel je de groep voicemail. Wat zijn de mogelijkheden in een keuze. Video manual.

Hoe maak je een IVR aan Ga naar Services > Auto Attendant Druk vervolgens op “Add” Gebruik bij het ID het volgende formaat: _ Zorg voor passende namen Druk op “OK” Druk bij de volgende menu’s direct op “OK” totdat de pagina van Auto Attendant weer te zien is.

Hoe gebruik je de schedules De schedules die je defineert onder de groep, kun je toekennen aan de Auto Attendant, zodat er een onderscheid worden gemaakt tussen Business en After Hours. Dit houd in dat je 2 IVR menu’s kunt configureren in 1 Auto Attendant. Om een schedule toe te voegen, ga naar Auto Attendant, selecteer het IVR menu en druk vervolgens op “Profile”. Hier kun je onder “Business Hours:” een Time schedule koppellen en onder “Holiday Schedule” een Holiday schedule koppellen. Voorbeeld: Time Schedule van 09:00 t/m 17:00, dan is de After Hours IVR actief buiten deze tijden.

Wat zijn de mogelijkheden in een keuze "Transfer with prompt": Plays the message, Your call is being transferred, please hold, and then transfers the call to the specified number "Transfer without prompt": Transfers the call to the specified number, without playing a transfer prompt "Transfer to operator": Plays the message, Please stay on the line while your call is transferred to the operator, and then transfers the call to the specified operator number "Name dialing": Brings the user into the automated name directory "Extension dialing": Prompts the user for an extension, and transfers the user "Repeat menu": Replays the Auto Attendant greeting "Exit": Terminates the call

Hoe defineer je keuzes Om de verschillende keuzes in te stellen, ga naar de Auto Attendant en klik op “Profile” Vervolgens zie je 2 Menu’s beschikbaar, “Business Hours Menu” en “After Hours Menu” Wanneer je op een van deze klikt kun je deze configureren.

Hoe koppel je de groep voicemail Om de groep voicemail te koppellen aan het IVR menu, kun je bijvoorbeeld bij keuze “0” een Actie instellen om door te verbinden naar de voicemail. Voorbeeld:

Hierbij is 9000 het nummer van mijn groep voicemail.

IVR/Auto Attendant: Video manual Bekijk nu de video.

OneXS Remote Wat zijn de mogelijkheden? Hoe stel je deze in?

OneXS Remote: Mogelijkheden

Gratis App voor iPhone en Android Bedienen van features vaste telefoon One Number OneXS Anywhere Kantoor op afstand

OneXS Remote: Configuratie Om de OneXS Remote te configureren dien je eerst de applicatie uit de appstore of market te installeren. Wanneer de applicatie is geinstalleerd dien je een account toe te kennen. Voor het gebruiken van de App is een Executive licentie vereist. Of de add-on MobileApp. Ga hiervoor naar “Instellingen” > “Account” en vul de User ID van de gebruiker in welke je wilt beheren. Dit zijn dezelfde credentials als waarmee de gebruiker de webportal kan bereiken en waarmee de toolbar word geconfigureerd.

Anywhere Wat zijn de mogelijkheden? Hoe stel je deze in?

Anywhere: De mogelijkheden Met één telefoonnummer bereikbaar op meerdere toestellen Locaties eenvoudig toe te voegen Via OneXS Remote App Via OneXS Toolbar

Met één druk op de kop activeren/de-activeren

Anywhere: De mogelijkheden Kantoor

088-5005000

Mobiel

Beller belt uw vaste nummer Kantoortelefoon, mobiel en thuistelefoon gaan rinkelen Naam / nummer van beller wordt getoond Gesprek kan op alle toestellen worden aangenomen Gesprek kan worden doorverbonden (via OneXS Toolbar)

Thuis

Anywhere: Configuratie De Anywhere kun je configureren vanaf de OneXS Remote App, de OneXS Toolbar en via de webinterface. Via welke je het ook configureert, de configuratie kun je terugvinden in de webportal onder Call Control > Broadworks Anywhere. Hierin kun je een Lokatie toevoegen, hierbij moet je een nummer opgeven, bijvoorbeeld je 06, en vervolgens op “Enable this Location” drukken. Hierna kun je je vaste nummer ook aannemen op je mobiel en ben je dus “Anywhere” bereikbaar.

OneXS BusinessPro Lunchpauze

OneXS BusinessPro Advanced Features

Voiceportal

Wat kun je met een voiceportal? Hoe stel je deze in?

Voiceportal: Mogelijkheden Met de voiceportal kun je het toestel beheren op afstand. Een voiceportal is vereist voor het goed functioneren van de voicemail. In de voiceportal kun je: - CommPilot Express Profile wissellen - Voicemail beluisteren - Call Forwards instellen - Oproep plaatsen

Voiceportal: Configuratie Je kunt de voiceportal welkomstboodschap zelf vervangen door een ingesproken tekst, dit kan onder Utilities > Voice Portal Branding. Om de voiceportal aan te maken, ga naar Services > Voiceportal, vul vervolgens een extentie in of selecteer een nummer. Selecteer hierna “On” en druk op “OK” De voiceportal kun je instellen in het Nederlands, je zult dan ook een Nederlandse boodschap horen.

Shared Call Appearance

Wat kun je er mee? Hoe configureer je het? Verschil tussen SCA en BLF? Video manual.

Shared Call Appearance: Mogelijkheden Met Shared Call Appearance kun je twee toestellen aan een nummer koppellen welke op een gebruiker staat toegekent. Hierbij kun je dus zonder pickup codes een inkomend gesprek beantwoorden. Je kunt ook uitbellen met het toegewezen nummer. Als het ware “deel” je jou toestel met een ander.

Shared Call Appearance: Configuratie Ga naar de gebruiker welke je wilt “delen” Ga naar “Call Control” > “Shared Call Appearance” Druk op “Add” Selecteer het Device Profile van degene waarmee je jou nummer wilt delen. Vul een uniek line/port ID in, bijvoorbeeld: [email protected]

Shared Call Appearance: Configuratie

Druk op “OK” Vink “Allow Call Retrieve” aan zodat gesprekken ook overgenomen kunnen worden tijdens een gesprek. Herstart het toestel waarmee je jou nummer hebt gedeeld.

Shared Call Appearance: Configuratie Let op dat onder de gebruiker(s) welke gebruik gaan maken van “Call Retrieve” wel de optie “In-Call Service Activation” moet zijn ingeschakelt.

Shared Call Appearance: Verschil met Busy Lamp Field Met Busy Lamp Field, kun je alleen iemand anders “Monitoren” en opnemen dmv Pickup. Met Shared Call Appearance, kun je het nummer opnemen zonder dat daarvoor een Pickup actie plaatsvind. Met Shared Call Appearance kun je uitbellen met het nummer van een andere gebruiker. Met Busy Lamp Field, kun je naar iemand toe bellen welke je “Monitored” als zijnde een speeddial.

Shared Call Appearance: Video manual Bekijk nu de video.

Hotdesking

Wat zijn de mogelijkheden? Hoe te configureren? Video manual.

Hotdesking: Mogelijkheden

Met Hotdesking kun je je toestel instellingen meenemen naar een ander toestel. Hierbij maak je gebruik van “Hosts” en “Guests” Voor de Host is een Executive licentie nodig. Voor de Guest is een Standard licentie nodig. Je kunt geen sneltoetsen meenemen naar een ander toestel. Je kunt een “leasetijd” instellen, hoelang een Guest gebruik kan maken van een Host.

Hotdesking: configuratie

Je maakt 2 gebruikers aan, 1 Host en 1 Guest. De Host heeft een device profile, en ook een toestel welke verbonden dient te worden. De Guest heeft geen device profile nodig, en kan dus op elk toestel gebruikt worden (zolang dit een Host is.) Wanneer de guest is ingelogt op de host, komen alle gesprekken van de guest binnen op het toestel van de host. Uitgaande oproepen worden ook via de instellingen van de guest geplaatst, dus als deze een eigen nummer heeft, word deze ook meegestuurd.

Hotdesking: configuratie Ga op de host naar Call Control > Hotdesking Host Druk op “On” en vul een limiet/leasetijd in. Indien “Enforce Association Limit” niet aangevinkt is, kan de guest ingelogt blijven zolang hij wilt. Ga op de guest naar Call Control > Hotdesking Guest Druk op “Search” en zoek een beschikbare host, selecteer deze, druk op “Add”. Druk op “On” en vul een limiet/leasetijd in. De leasetijd van de guest kan nooit groter zijn als die van de host, dan zul je ook een error te zien krijgen.

Hotdesking: video manual

Bekijk nu de video.

Password/Passcode Rules

Password Rules kunnen niet aangepast worden maar wel ingezien, dit zijn de eisen die gesteld worden aan het wachtwoord. Deze kun je vinden onder Utilities > Password Rules Passcode Rules kunnen wel worden aangepast per groep, dit kan onder Utilities > Passcode Rules Passcodes worden gebruikt voor de voicemail en voiceportal, indien een klant een aantal maal het verkeerde wachtwoord gebruikt word dit automatisch naar [email protected] gemaild, dit is verstandig te wijzigen naar jullie eigen support email.

OneXS BusinessPro Receptionist

Receptionist Verschillende Licenties Koppeling met Queue Video manual. Zelfstandige opdracht.

Receptionist: Licenties Er zijn 3 soorten receptionist licenties: - Receptionist Office User - Receptionist Small Business User - Receptionist Enterprise User

Receptionist: Queue Het is mogelijk om in de Receptionist Enterprise applicatie een queue te monitoren/beheren. Hiervoor is een Call Center met queue vereist. Hiervoor is ook een extra licentie vereist, namelijk een Call Center licentie. Voor configuratie voorbeeld, zie video manual.

Receptionist: Video manual Bekijk de video.

OneXS BusinessPro Receptionist Zelfstandige Opdracht

Receptionist: Zelfstandige Opdracht Maak nu de zelfstandige opdracht Wanneer je klaar bent, meld dit dan word deze nagekeken.

OneXS BusinessPro Vragen & Opmerkingen

OneXS BusinessPro Afsluiting